Come organizzare e gestire un ufficio stampa 2.0

Centro Servizi per il Volontariato di Teramo

Venerdì 31 luglio 2015

Di cosa si occupa l’ufficio stampa?

ü L’ufficio stampa è chiamato a gestire una parte importante del piano di comunicazione: si occupa infatti dell’informazione da destinare all’esterno di un’organizzazione;

ü Il compito principale dell’ufficio stampa è quello di trasformare un fatto interno o un avvenimento in una notizia da diffondere all’opinione pubblica, tramite i media, cioè gli organi d’informazione.

01/12/15 2 Nicola Catenaro

Le definizioni “incomplete” di ufficio stampa

ü L’ufficio stampa è preposto alla redazione dei comunicati stampa ed alla gestione delle relazioni con gli organi d’informazione ai quali deve sollecitare la pubblicazione degli stessi;

ü L’ufficio stampa si occupa di cercare le strade migliori o le “scorciatoie” perché la NOTIZIA da diffondere si conquisti uno spazio all’interno dei mass-media.

01/12/15 3 Nicola Catenaro

La mappa dei contatti

ü E’ fondamentale per un ufficio stampa costruire una mappa dei contatti, ovvero creare liste di distribuzione, indirizzari, recapiti telefonici suddivisi per categoria (es. mailing stampa locale, mailing stampa locale di settore, locali e nazionali, quotidiani, periodici, agenzie, etc.);

ü È altrettanto importante aggiornare costantemente la mappa dei contatti.

01/12/15 4 Nicola Catenaro

Il vero ruolo dell’ufficio stampa

ü L’ufficio stampa è chiamato a PROGETTARE L’INFORMAZIONE garantendo il raccordo e l’equilibrio tra associazione (o ente o azienda), mass-media e pubblico

01/12/15 5 Nicola Catenaro

La strategia dell’ufficio stampa

ü Il fine ultimo dell’ufficio stampa non può essere soltanto quello di “trovare spazio” nei giornali, nelle radio, sul web, nei social network, nelle televisioni o sulle agenzie di stampa, ma quello di costruire un circuito virtuoso della comunicazione in base al quale un fatto, una notizia, possa facilmente raggiungere gli organi d’informazione per parlare direttamente alla gente!

ü Diventa importante capire se e in quale modo il messaggio è arrivato e quali reazioni ha suscitato. In base all’analisi svolta, si potranno adottare per il futuro diverse strategie di comunicazione.

01/12/15 6 Nicola Catenaro

La selezione delle notizie

ü Non tutto ha il carattere di una notizia, non tutto merita di essere diffuso all’esterno. Non tutto, in poche parole, ha il carattere della notiziabilità, cioè la predisposizione di un fatto a diventare notizia;

ü Un fatto è notizia - e quindi merita di essere divulgato all’esterno – se interessa la platea dei nostri destinatari incidendo sulla loro vita e sulle loro attività;

ü Mettersi nei panni dei destinatari della notizia è la prima cosa da fare per valutare la “notiziabilità” di un fatto o di un evento.

01/12/15 7 Nicola Catenaro

Caratteristiche della notizia

ü L’ufficio stampa deve garantire alle proprie informazioni AUTENTICITÀ ed AFFIDABILITÀ;

ü La NOTIZIA trasmessa, quindi, deve essere: attendibile, completa, comprensibile, veritiera.

01/12/15 8 Nicola Catenaro

La multicanalità

ü L'aumento della complessità delle informazioni da fornire, la diversità della composizione del pubblico con il quale ci si confronta attraverso vari strumenti (carta, web, smartphone, tablet, radio, tv) impongono anche l’adozione di una strategia di multicanalità, oltre che naturalmente la ricerca di una corrispondenza tra obiettivi, destinatari e canali comunicativi sempre più “social”.

01/12/15 9 Nicola Catenaro

Un’ardua conquista …

ü I giornalisti (locali, nazionali e di settore) sono letteralmente invasi ogni giorno da centinaia di email il cui contenuto non sempre finisce sui loro media (blog, quotidiani, etc.);

ü Eppure i giornalisti e i blogger sono continuamente a caccia di storie, persone e aziende interessanti e usano il web per cercarli.

ü Difficile, dunque, ma non impossibile che i due mondi si incontrino …

01/12/15 10 Nicola Catenaro

Vecchie e nuove regole

ü Una volta l’unico modo per fare notizia era passare attraverso i media: le aziende, infatti, comunicavano con i giornalisti attraverso i comunicati stampa e nessuno aveva accesso a queste informazioni se non pochi giornalisti

ü Oggi posso dialogare con il pubblico (evitando di usare un linguaggio per esperti) anche senza passare necessariamente per i media

01/12/15 11 Nicola Catenaro

Parola d’ordine: ignorare le vecchie regole

ü Invece di puntare solo sui media generalisti tradizionali (giornali, tv), è necessario anche targetizzare la nostra comunicazione sui siti e sui blog di settore;

ü Invece di scrivere comunicati stampa solo quando abbiamo una notizia importante, sarebbe il caso di concentrarsi sui contenuti che possono essere creati ad hoc per i nostri destinatari, diffusi attraverso i canali di cui si servono e nel momento in cui ne hanno bisogno.

01/12/15 12 Nicola Catenaro

Attenzione ai contenuti

ü La cura dei contenuti (di un sito, di un blog, di una newsletter) fa acquistare credibilità agli occhi del pubblico e crea un rapporto di lealtà tra emittente e utenti finali di quell’informazione

ü  I contenuti sono più importanti del lato estetico di un sito

ü Il nuovo modello di pubblicazione non si concentra sulla promozione ma sulla realizzazione di contenuti quando e dove ce n’è bisogno (attenzione ai bisogni dei clienti)

01/12/15 13 Nicola Catenaro

Le regole, cioè l’ABC dell’addetto stampa

L’ABC dell’addetto stampa è il seguente: 1)   ACCURATEZZA (essere sicuri di ciò che si scrive o

si dice; controllare le informazioni dalla fonte ufficiale; controllare cifre e dati);

2)   BREVITA’ (concentrare i comunicati nel minor numero di parole, abolendo tutto ciò che risulta superfluo);

3)   CHIAREZZA (rendere facilmente comprensibile il messaggio impegnandosi al massimo nella sua sintesi ma senza snaturarne il significato)

Il comunicato stampa

E’ lo strumento più comune e immediato di trasmissione di informazioni ai mass-media. Il più delle volte si tratta del resoconto di un avvenimento: un fatto già accaduto o la presentazione di una manifestazione o di un’iniziativa che si deve ancora svolgere.

Il comunicato: cosa contiene, quando serve

ü In generale, il comunicato stampa è la semplice descrizione di un evento, senza l’aggiunta di opinioni personali o commenti o di valutazioni “auto-celebrative”, propagandistiche o pubblicitarie.

ü Il presupposto fondamentale di un comunicato stampa è l’esistenza di una NOTIZIA ovvero di un FATTO che, come detto, si consideri utile far conoscere alla gente o ad una determinata categoria di referenti.

Le “varianti”

ü  Il COMUNICATO STAMPA, in alcuni casi specifici, può anche andare oltre la semplice descrizione di un fatto, per esempio:

1) esprimendo opinioni (o pareri o anche prese di posizione) in relazione a determinati temi;

2) rettificando ed integrando altre fonti d’informazione su particolari temi oggetto di discussione o polemica;

3) fornendo dati statistici, bilanci o risultati di indagini in particolari settori.

Raggiungere chi?

DESTINATARI del comunicato stampa sono:

ü QUOTIDIANI (anche online)

ü AGENZIE DI STAMPA

ü EMITTENTI RADIO-TELEVISIVE

ü BLOG

ü PERIODICI

ü MAGAZINE E STAMPA DI SETTORE

ü SOCIAL NETWORK (Facebook, Twitter etc)

ü Il “nostro” pubblico

Aiutarsi con le cinque W

Un comunicato dovrebbe seguire le regole base di un pezzo giornalistico e soddisfare 5 domande:

ü WHO (chi)

ü WHAT (cosa)

ü WHERE (dove)

ü WHEN (quando)

ü WHY (perché)

La conferenza stampa

ü E’ lo strumento più comune per stabilire un contatto diretto con gli organi d’informazione.

ü Costituisce di fatto l’alternativa al comunicato stampa ogni volta che l’associazione (o l’ente o l’azienda) deve comunicare all’esterno una notizia.

Quando organizzare una conferenza stampa

Si dovrebbe ricorrere alla conferenza stampa:

ü tutte le volte in cui non si riesce a dire tutto in un comunicato;

ü quando si tratta di ascoltare più voci su un determinato argomento;

ü quando è opportuno dare maggiore spazio alle interviste tv.

Consigli utili/1

ü DATA: di solito tra martedì e venerdì (nel week-end le redazioni subiscono spesso riduzioni di organico);

ü ORA: tra le 11,00 e le 12,00 (le redazioni si “svegliano” soltanto in pochi casi prima delle 10; dopo mezzogiorno, invece, si rischia di mettere in difficoltà soprattutto i giornalisti televisivi che devono montare il servizio per il notiziario dell’ora di pranzo); in ogni caso, è sconsigliabile convocare una conferenza stampa nelle ore pomeridiane di superlavoro per le redazioni;

ü LUOGO: va bene la sede dell’associazione purché non sia troppo lontana dalle redazioni o dai loro corrispondenti.

Consigli utili/2

ü SPEDIZIONE INVITO (esclusivamente via email): né troppo in anticipo né troppo a ridosso della data fissata: consigliabile il periodo da tre a due giorni prima;

ü VERIFICHE: consigliabile verificare il giorno prima, con una telefonata, che l’invito alla conferenza stampa sia regolarmente pervenuto all’email della redazione; è opportuno anche accertarsi che nella data fissata non siano in programma altri importanti eventi o conferenze stampa di particolare rilievo;

ü CARTELLA STAMPA: può essere utile fornire ai giornalisti una sintesi degli argomenti da trattare, eventualmente corredati da altri materiali.

ü POST-PRODUZIONE: è utile, anzi utilissimo (soprattutto per blog e siti) inviare un resoconto dell’incontro con materiale fotografico.

La rassegna stampa

ü E’ la raccolta delle copie degli articoli riguardanti le attività dell’associazione o dell’organizzazione pubblicati su carta (quotidiani e periodici) o web.

GRAZIE!!!

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