comment optimiser ses achats pour augmenter sa marge?

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Comment la maitrise et l’optimisation des achats, Copyright © Optiz SAS l’optimisation des achats, permettent l’augmentation de marge de manière significative

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Comment la maitrise et l’optimisation des achats,

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l’optimisation des achats, permettent l’augmentation de marge de manière

significative

Définition de la Fonction achat selon Olivier Bruel

« Nous définirons la fonction Achats comme lafonction responsable de l’acquisition des biens etdes services nécessaires au fonctionnementde toute entreprise ou entrant dans les produitset services qu’elle produit et vend. Cette mission

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et services qu’elle produit et vend. Cette missiondoit en général s’exécuter dans le respect despoints suivants :

niveau de qualité exigé,

livraison des quantités souhaitées,

dans les délais attendus,

dans les meilleures conditions économiques deservice et de sécurité d’approvisionnement. »

Les 5 Forces de Porter

Obligations légales

ConcurrentsProduits de Substitution

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Compétitivité

ClientsFournisseurs

La fonction Achats Aujourd’hui

En temps de crise, 2 priorités sont données aux fonctions Achats :

� la réduction des coûts complets

� la réduction du risque fournisseur

Les craintes de baisse de rentabilité due à la crise explique la pression sur les coûts.

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Les préoccupations des Directions achats ont évolué :

� Le recours aux pays à bas coûts (LCC) n’est plus systématique car certains ont eu de mauvais retours d’expérience d’un point de vue qualité et le coût global n’est plus forcément si intéressant

� La gestion des risques fournisseurs devient un point critique : la fragilité financière de certains fournisseurs doit être prise en compte. Les événements politiques dans les pays arabes ainsi que l’accident nucléaire au Japon ont entrainé la nécessité de revoir la stratégie panel fournisseurs

Les Missions de la fonction Achat

Sourcer (rechercher) et acquérir les biens et les services nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise

Constituer, homologuer et piloter le panel fournisseurs, ainsi que de mettre en œuvre la politique fournisseurs

Contribuer au processus d’innovation de l’entreprise par

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Contribuer au processus d’innovation de l’entreprise par leur connaissance des marchés fournisseurs et leurs échanges avec les clients et les prescripteurs internes.

Anticiper et maitriser tous les risques que l’entreprise peut courir dans l’exercice de son activité sur les marchés amonts ( Rupture d’approvisionnement, défaillance, qualité, maitrise de la Supply Chain, fragilité ou disparition de fournisseurs, protection de la Propriété Intellectuelle et industrielle, etc) .

LES PRATIQUES ABUSIVES

Dans les appels d’offres : l’acheteur privilégie un frs dans son cahier des charges et biaise le processus.

Au cours du contrat : modification du cahier des charges sans réajustement de prix.

Dans les contrats : quantités, désengagement rapide sans indemnisation, relations inéquitables,

Baisse des prix imposée, annulation de commande sans

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Baisse des prix imposée, annulation de commande sans indemnité, exigence d’amortissement pour réduire les coûts

Incitation à la délocalisation

Brevets exploités sans accord

Retards de paiement (opération « payment freeze »)

Escomptes et pénalités excessifs

Avoirs d’office etc…

La recherche de compétitivité

La première étape réside dans l’analyse concurrentielle afin d’identifier la position concurrentielle de l’entreprise dans son activité :

� Contexte concurrentiel général :

• Analyse des positions de force des fournisseurs et des clients (parts de marché, capacité de production, les risques de différenciation, les intégrations

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les risques de différenciation, les intégrations possibles, la répartition de la valeur etc…)

• Identification des menaces

• Identification des barrières à l’entrée…

� La logique du système concurrentiel :

• Système de volume

• Customisation

• La durée de vie des produits / services

Processus Achat

Analyse Amont :

•Définition ou redéfinition du besoin •Analyse du marché fournisseurs

Lancement de l’Appel d’Offres

•Signature de l’Accord de Confidentialité

•Analyse des offres et Validation de la short list

Négociation

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Négociation

•Remise de la Meilleure Offre•Choix Final

Contractualisation

Implémentation et suivi contrat fournisseur

ANALYSE AMONT

Définition du besoin / Cahier des Charges

�Analyse de la situation historique

�Compréhension détaillée du besoin et de ses spécificités

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spécificités

�Analyse de la structure de coûts

�Définition des contraintes techniques, juridiques, économiques

� Identification des principaux risques (techniques, qualité, commerciaux, délais)

ANALYSE AMONT

Analyse Marché :

�Quels fournisseurs potentiels ? Incluant le processus d’homologation

�Lancement d’une demande d’Informations (RFI

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�Lancement d’une demande d’Informations (RFI - Request For Information) auprès des fournisseurs identifiés : Informations techniques, industrielles, financières, géographiques, qualité (certifications) etc…

�Evolutions techniques & Innovations (cycle de vie du produit)

�Position en temps que client sur le marché.

LANCEMENT APPELS D’OFFRES

Les documents d’appel d’offres :

� Avant tout envoi de documents techniques ou financiers, il est indispensable de faire signer un accord de confidentialité aux fournisseurs que vous allez consulter.

� Un accusé de réception à l’appel d’Offres, permettant de savoir rapidement qui répondra ou non (afin d’étendre

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savoir rapidement qui répondra ou non (afin d’étendre éventuellement le panel des fournisseurs consultés)

� Le cahier des charges

� La grille de cotation

� Le système de pénalité

� Le contrat potentiel

� Le processus de passation de commande jusqu’à la facturation

Tout d’abord, il faut analyser le volume :

Définition du coût :

- Où ?

La structure du coût:

- Fixe ou variable ? - Coûts Directs ou

Evolution des Coûts :

- Tendance Marché ?

Comment adresser la dépense ?

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- Où ? - Pourquoi ? (dans quel but ?)- L’origine de la dépense

- Coûts Directs ouIndirects ?

- Tendance Marché ?- L’évolution des besoins internes ?

Tout cela permet de mieux comprendre les fournisseurs et son compte de résultat.

Etude des besoins :

Cahier des

Charges

Quel type de besoin ?

Type de

Transaction

Délais deLivraison

Performance

• Qualité ? • Papier ? • Fréquences ? • Niveau de Service

• Cahier des charges

Comment adresser la dépense ?

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• Process ?

• Volume ?

• Localisation ?

• Reporting ?

• Personnel Interne impliqué?

• Téléphone ?

• Fax ?

• E-mails ?

• Temps de livraison?

• Temps Pleins ou partiels ?

Service

• Indicateurs de Performance

• Evaluation ?

• Back to back Process ?

charges Fonctionnel?

• Cahier des charges Technique ?

• Transfer de Responsabilité?

Comment adresser la dépense ?

Le coût total de possession est nécessaire pour donner une vision globale :

Coût du Service

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Coût de transaction (Commande, Réception, facture…)

Contrôle &Suivi (qualité, Niveau de service, etc…)

Coût du Plan de Transition

Coût de la Réversibilité

Coût de structure (Achats, management…)

Les forces en action

Définir ses besoins à couvrir par des

ressources externes

Stratégie relationsfournisseurs et

capacité à répondre

Quels sont les risques en interne ?

INTERNEFOURNISSEURS

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ressources externes

Analyse du Marché

Analyse de La maturité du marché

capacités actuelles et futures

SelectionFournisseurs

MARCHE

Exemples – Charges récurrentes

4/5 salariés 10 salariés 15 salariés 20 salariés

Fournitures Générales

700 € HT 1 200 € HT 3 000 € HT 5000 € HT

Informatiques 5000 € HT 10 000 € HT 15 000 € HT 20 000 € HT

Quelles charges en montants annuels selon les derniers audits réalisés

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Informatiques(équipement/ maintenance etc..)

5000 € HT 10 000 € HT 15 000 € HT 20 000 € HT

Impressions 700 € HT 1 500 € HT 2 000 € HT 2 500 € HT

Téléphonie / Internet

3000 € HT 6 000 € HT 10 000 € HT 15 000 € HT

Total : 9700 € HT 18 700 € HT 30 000 € HT 42 500 € HT

Exemples – Charges récurrentes

4/5 salariés 10 salariés 15 salariés 20 salariés

Fournitures Générales

350 € HT 600 € HT 1500 € HT 2500€ HT

Informatiques 3000 € HT 6000 € HT 9 000 € HT 12 000 € HT

Quelles charges négociées et challengées

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Informatiques(équipement/ maintenance etc..)

3000 € HT 6000 € HT 9 000 € HT 12 000 € HT

Impressions 200 € HT 400 € HT 600 € HT 1000 € HT

Téléphonie / Internet

1200 € HT 3 500 € HT 5 000 € HT 8 000 € HT

Total : 4 750 € HT 10 500 € HT 17 100 € HT 23 500 € HT

Economie : 4 950 € (- 51 %)

8 200 € (- 44 % )

12 900 € (-43%)

19 000 € (-45%)

Les familles à traiter immédiatement

A cela vous pouvez ajouter les charges liées :

�Assurances

�Mobilier

�Signalétique

�Emballage / Cartons / adhésif etc…

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�Emballage / Cartons / adhésif etc…

�Transports et expéditions

�Extincteurs / Sécurité Incendie

�Fontaines à eaux / distribution automatique etc…

�Maintenance technique

�Contrôles règlementaires

�Etudes des déplacements

�Etc…

Demain, votre entreprise déménage… avez-vous pensé à ?

Reprographie

Contrat location photocopieur

Contrat maintenance photocopieur

Modification des cartes de visite, plaquettes..

Equipement

Téléphonie fixe

Téléphonie mobile

Extincteur

Matériel informatique

Facility Management

Assurance multi-risques

Assurance RC Pro

Assurance Prévoyance

Assurance homme clef

Assurance véhicule de société

Assurance chomage

Nettoyage

Consommable sanitaire

Gardiennage

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Equipement d'impression

Signalétique

Plan d'intervention

Plan d'évacuation

Installation climatisation et chauffage

Mobilier

Fourniture de bureau

Second œuvre

Equipement contrôle d'accès

Gardiennage

Maintenance matériel informatique

Transfert téléphonie fixe

Maintenance standard téléphonique

Entretien espaces verts intérieurs

Entretien espaces verts exterieurs

Maintenance exctincteur

Maintenance ascenceur

Transfert des contrats eau et électricité

Installation climatisation et chauffage

Maintenance climatisation et chauffage

Demain, votre entreprise déménage… avez-vous pensé à ?

Location matériel de sureté (vidéo surveillance..)

Maintenance matériel de sureté

Maintenance équipement contrôle d'accès

Maintenance portes et portails

Second œuvre

Location machine à affranchir

Restauration et logement

Prestation de restauration

Entretien du matériel de cuisine

Location machines à café

Maintenance machines à café

Distributeur d'eau

Maintenance distributeur d'eau

Distribution automatique

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Location machine à affranchir

Maintenance machine à affranchir

Location machine à mettre sous pli

Maintenance machine à mettre sous pli

Transport colis

Transport colis express

Transfert courrier

Distribution automatique

Maintenance distribution automatique

Transport

Achat véhicule de société

Location véhicules

Politique de voyage

Taxi

Questions ?

Qui a des conditions générales de vente ?

Qui a des conditions générales d’achat ?

Qui passe des commandes à ses fournisseurs ?

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Qui passe des commandes à ses fournisseurs ?

Qui signe les devis des fournisseurs ?

Quels sont vos délais de paiement client ?

Quels sont vos délais de paiement fournisseur ?

Combien de consultations avez-vous menées sur les 6 derniers mois ? Et pourquoi ?

Merci pour attention !

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[email protected]