comment optimiser ses achats pour augmenter sa marge?
DESCRIPTION
Présentation réalisée par le cabinet OptizTRANSCRIPT
Comment la maitrise et l’optimisation des achats,
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l’optimisation des achats, permettent l’augmentation de marge de manière
significative
Définition de la Fonction achat selon Olivier Bruel
« Nous définirons la fonction Achats comme lafonction responsable de l’acquisition des biens etdes services nécessaires au fonctionnementde toute entreprise ou entrant dans les produitset services qu’elle produit et vend. Cette mission
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et services qu’elle produit et vend. Cette missiondoit en général s’exécuter dans le respect despoints suivants :
niveau de qualité exigé,
livraison des quantités souhaitées,
dans les délais attendus,
dans les meilleures conditions économiques deservice et de sécurité d’approvisionnement. »
Les 5 Forces de Porter
Obligations légales
ConcurrentsProduits de Substitution
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Compétitivité
ClientsFournisseurs
La fonction Achats Aujourd’hui
En temps de crise, 2 priorités sont données aux fonctions Achats :
� la réduction des coûts complets
� la réduction du risque fournisseur
Les craintes de baisse de rentabilité due à la crise explique la pression sur les coûts.
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Les préoccupations des Directions achats ont évolué :
� Le recours aux pays à bas coûts (LCC) n’est plus systématique car certains ont eu de mauvais retours d’expérience d’un point de vue qualité et le coût global n’est plus forcément si intéressant
� La gestion des risques fournisseurs devient un point critique : la fragilité financière de certains fournisseurs doit être prise en compte. Les événements politiques dans les pays arabes ainsi que l’accident nucléaire au Japon ont entrainé la nécessité de revoir la stratégie panel fournisseurs
Les Missions de la fonction Achat
Sourcer (rechercher) et acquérir les biens et les services nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise
Constituer, homologuer et piloter le panel fournisseurs, ainsi que de mettre en œuvre la politique fournisseurs
Contribuer au processus d’innovation de l’entreprise par
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Contribuer au processus d’innovation de l’entreprise par leur connaissance des marchés fournisseurs et leurs échanges avec les clients et les prescripteurs internes.
Anticiper et maitriser tous les risques que l’entreprise peut courir dans l’exercice de son activité sur les marchés amonts ( Rupture d’approvisionnement, défaillance, qualité, maitrise de la Supply Chain, fragilité ou disparition de fournisseurs, protection de la Propriété Intellectuelle et industrielle, etc) .
LES PRATIQUES ABUSIVES
Dans les appels d’offres : l’acheteur privilégie un frs dans son cahier des charges et biaise le processus.
Au cours du contrat : modification du cahier des charges sans réajustement de prix.
Dans les contrats : quantités, désengagement rapide sans indemnisation, relations inéquitables,
Baisse des prix imposée, annulation de commande sans
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Baisse des prix imposée, annulation de commande sans indemnité, exigence d’amortissement pour réduire les coûts
Incitation à la délocalisation
Brevets exploités sans accord
Retards de paiement (opération « payment freeze »)
Escomptes et pénalités excessifs
Avoirs d’office etc…
La recherche de compétitivité
La première étape réside dans l’analyse concurrentielle afin d’identifier la position concurrentielle de l’entreprise dans son activité :
� Contexte concurrentiel général :
• Analyse des positions de force des fournisseurs et des clients (parts de marché, capacité de production, les risques de différenciation, les intégrations
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les risques de différenciation, les intégrations possibles, la répartition de la valeur etc…)
• Identification des menaces
• Identification des barrières à l’entrée…
� La logique du système concurrentiel :
• Système de volume
• Customisation
• La durée de vie des produits / services
Processus Achat
Analyse Amont :
•Définition ou redéfinition du besoin •Analyse du marché fournisseurs
Lancement de l’Appel d’Offres
•Signature de l’Accord de Confidentialité
•Analyse des offres et Validation de la short list
Négociation
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Négociation
•Remise de la Meilleure Offre•Choix Final
Contractualisation
Implémentation et suivi contrat fournisseur
ANALYSE AMONT
Définition du besoin / Cahier des Charges
�Analyse de la situation historique
�Compréhension détaillée du besoin et de ses spécificités
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spécificités
�Analyse de la structure de coûts
�Définition des contraintes techniques, juridiques, économiques
� Identification des principaux risques (techniques, qualité, commerciaux, délais)
ANALYSE AMONT
Analyse Marché :
�Quels fournisseurs potentiels ? Incluant le processus d’homologation
�Lancement d’une demande d’Informations (RFI
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�Lancement d’une demande d’Informations (RFI - Request For Information) auprès des fournisseurs identifiés : Informations techniques, industrielles, financières, géographiques, qualité (certifications) etc…
�Evolutions techniques & Innovations (cycle de vie du produit)
�Position en temps que client sur le marché.
LANCEMENT APPELS D’OFFRES
Les documents d’appel d’offres :
� Avant tout envoi de documents techniques ou financiers, il est indispensable de faire signer un accord de confidentialité aux fournisseurs que vous allez consulter.
� Un accusé de réception à l’appel d’Offres, permettant de savoir rapidement qui répondra ou non (afin d’étendre
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savoir rapidement qui répondra ou non (afin d’étendre éventuellement le panel des fournisseurs consultés)
� Le cahier des charges
� La grille de cotation
� Le système de pénalité
� Le contrat potentiel
� Le processus de passation de commande jusqu’à la facturation
Tout d’abord, il faut analyser le volume :
Définition du coût :
- Où ?
La structure du coût:
- Fixe ou variable ? - Coûts Directs ou
Evolution des Coûts :
- Tendance Marché ?
Comment adresser la dépense ?
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- Où ? - Pourquoi ? (dans quel but ?)- L’origine de la dépense
- Coûts Directs ouIndirects ?
- Tendance Marché ?- L’évolution des besoins internes ?
Tout cela permet de mieux comprendre les fournisseurs et son compte de résultat.
Etude des besoins :
Cahier des
Charges
Quel type de besoin ?
Type de
Transaction
Délais deLivraison
Performance
• Qualité ? • Papier ? • Fréquences ? • Niveau de Service
• Cahier des charges
Comment adresser la dépense ?
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• Process ?
• Volume ?
• Localisation ?
• Reporting ?
• Personnel Interne impliqué?
• Téléphone ?
• Fax ?
• E-mails ?
• Temps de livraison?
• Temps Pleins ou partiels ?
Service
• Indicateurs de Performance
• Evaluation ?
• Back to back Process ?
charges Fonctionnel?
• Cahier des charges Technique ?
• Transfer de Responsabilité?
Comment adresser la dépense ?
Le coût total de possession est nécessaire pour donner une vision globale :
Coût du Service
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Coût de transaction (Commande, Réception, facture…)
Contrôle &Suivi (qualité, Niveau de service, etc…)
Coût du Plan de Transition
Coût de la Réversibilité
Coût de structure (Achats, management…)
Les forces en action
Définir ses besoins à couvrir par des
ressources externes
Stratégie relationsfournisseurs et
capacité à répondre
Quels sont les risques en interne ?
INTERNEFOURNISSEURS
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ressources externes
Analyse du Marché
Analyse de La maturité du marché
capacités actuelles et futures
SelectionFournisseurs
MARCHE
Exemples – Charges récurrentes
4/5 salariés 10 salariés 15 salariés 20 salariés
Fournitures Générales
700 € HT 1 200 € HT 3 000 € HT 5000 € HT
Informatiques 5000 € HT 10 000 € HT 15 000 € HT 20 000 € HT
Quelles charges en montants annuels selon les derniers audits réalisés
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Informatiques(équipement/ maintenance etc..)
5000 € HT 10 000 € HT 15 000 € HT 20 000 € HT
Impressions 700 € HT 1 500 € HT 2 000 € HT 2 500 € HT
Téléphonie / Internet
3000 € HT 6 000 € HT 10 000 € HT 15 000 € HT
Total : 9700 € HT 18 700 € HT 30 000 € HT 42 500 € HT
Exemples – Charges récurrentes
4/5 salariés 10 salariés 15 salariés 20 salariés
Fournitures Générales
350 € HT 600 € HT 1500 € HT 2500€ HT
Informatiques 3000 € HT 6000 € HT 9 000 € HT 12 000 € HT
Quelles charges négociées et challengées
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Informatiques(équipement/ maintenance etc..)
3000 € HT 6000 € HT 9 000 € HT 12 000 € HT
Impressions 200 € HT 400 € HT 600 € HT 1000 € HT
Téléphonie / Internet
1200 € HT 3 500 € HT 5 000 € HT 8 000 € HT
Total : 4 750 € HT 10 500 € HT 17 100 € HT 23 500 € HT
Economie : 4 950 € (- 51 %)
8 200 € (- 44 % )
12 900 € (-43%)
19 000 € (-45%)
Les familles à traiter immédiatement
A cela vous pouvez ajouter les charges liées :
�Assurances
�Mobilier
�Signalétique
�Emballage / Cartons / adhésif etc…
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�Emballage / Cartons / adhésif etc…
�Transports et expéditions
�Extincteurs / Sécurité Incendie
�Fontaines à eaux / distribution automatique etc…
�Maintenance technique
�Contrôles règlementaires
�Etudes des déplacements
�Etc…
Demain, votre entreprise déménage… avez-vous pensé à ?
Reprographie
Contrat location photocopieur
Contrat maintenance photocopieur
Modification des cartes de visite, plaquettes..
Equipement
Téléphonie fixe
Téléphonie mobile
Extincteur
Matériel informatique
Facility Management
Assurance multi-risques
Assurance RC Pro
Assurance Prévoyance
Assurance homme clef
Assurance véhicule de société
Assurance chomage
Nettoyage
Consommable sanitaire
Gardiennage
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Equipement d'impression
Signalétique
Plan d'intervention
Plan d'évacuation
Installation climatisation et chauffage
Mobilier
Fourniture de bureau
Second œuvre
Equipement contrôle d'accès
Gardiennage
Maintenance matériel informatique
Transfert téléphonie fixe
Maintenance standard téléphonique
Entretien espaces verts intérieurs
Entretien espaces verts exterieurs
Maintenance exctincteur
Maintenance ascenceur
Transfert des contrats eau et électricité
Installation climatisation et chauffage
Maintenance climatisation et chauffage
Demain, votre entreprise déménage… avez-vous pensé à ?
Location matériel de sureté (vidéo surveillance..)
Maintenance matériel de sureté
Maintenance équipement contrôle d'accès
Maintenance portes et portails
Second œuvre
Location machine à affranchir
Restauration et logement
Prestation de restauration
Entretien du matériel de cuisine
Location machines à café
Maintenance machines à café
Distributeur d'eau
Maintenance distributeur d'eau
Distribution automatique
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Location machine à affranchir
Maintenance machine à affranchir
Location machine à mettre sous pli
Maintenance machine à mettre sous pli
Transport colis
Transport colis express
Transfert courrier
Distribution automatique
Maintenance distribution automatique
Transport
Achat véhicule de société
Location véhicules
Politique de voyage
Taxi
Questions ?
Qui a des conditions générales de vente ?
Qui a des conditions générales d’achat ?
Qui passe des commandes à ses fournisseurs ?
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Qui passe des commandes à ses fournisseurs ?
Qui signe les devis des fournisseurs ?
Quels sont vos délais de paiement client ?
Quels sont vos délais de paiement fournisseur ?
Combien de consultations avez-vous menées sur les 6 derniers mois ? Et pourquoi ?