communicatieplan event duurzaam ondernemen

Communicatieplan event Duurzaam Ondernemen

Versie document: 1.0, 25 februari 2014 Opsteller: Roeland Tameling, Nel van Vessem, Geurt Valkenburg

Marktplaats Duurzaam Ondernemen

Samenvatting draaiboek:deadline Pers-

berichtenFree publicity

Sociale media

e-mail uitnodi-ging

Nieuws-brieven

websites 7 8 9

15-6 PV / BKV ALLEN PB ALLEN1-7 PV / BKV ALLEN ALLEN ALLEN1-8 BKV ALLEN ALLEN16-8 ALLEN PB1-9 PV / BKV BKV ALLEN ALLEN ALLEN16-9 PV / BKV ALLEN ALLEN ALLEN

Toelichting op de volgende pagina’s.1. Doelgroep bepalen2. Doelstellingen bepalen3. Boodschap: wat wil je communiceren4. Middelen & media5. Planning6. Organisatie7. Financiën8. Monitoring9. Evaluatie

1 Samenwerking voor Duurzaam Ondernemen event tussen Promotie Veenendaal, Platform Bedrijventerreinen, Bedrijvenkring Veenendaal en Gemeente Veenendaal, samen handelend onder de naam Ondernemend Veenendaal


1. Doelgroep bepalen

Wie willen we bereiken: Welke doelgroep(en) wordt onderscheiden

a. Bestuurders en (potentiële) leden van Bedrijvenkring Veenendaalb. Bestuurders en (potentiële) leden van Platform Bedrijventerreinenc. Overige ondernemers uit Veenendaal (via Gemeente en Promotie Veenendaal)d. Bestuurders en relaties van Ondernemend Veenendaal, voor zover relevant voor

het ondernemersnetwerk (KvK en andere non-profit organisaties /intermediairs)e. Bestuurders en leden uit de regio van landelijke ondernemersorganisaties in

Nederland: mkb, vnoncw, … (via Ondernemend Veenendaal)f. bestuurders van overige lokale en regionale ondernemersnetwerken:

0318Samen, Open Coffee, leden business clubs, stichting Food Valley etc. (via Ondernemend Veenendaal)

g. Gemeenteraadsleden en leden College van Burgemeester & Wethouders (via Gemeente Veenendaal of Promotie Veenendaal?)

h. Relevante ambtenaren (EZ, Projecten…) (via Gemeente Veenendaal)i. media (vakbladen, lokale pers, ondernemersbladen) (via Promotie Veenendaal)j. contactpersonen relevante overheden (provincies, regio FoodValley) (via

Gemeente Veenendaal) Wat is de primaire doelgroep

B2B Ondernemers uit Veenendaal

Wat is de secundaire doelgroep Mogelijke standhouders op de beursvloer:

o B2B Ondernemers uit Veenendaal die ‘duurzaam ondernemen tools’ verkopen

o B2B Ondernemers buiten Veenendaal die ‘duurzaam ondernemen tools’ verkopen

Wie zijn de intermediairs? Organiserend comité (Promotie Veenendaal, Platform Bedrijventerreinen,

Bedrijvenkring Veenendaal en Gemeente Veenendaal) Overige partners (sponsors oid?)

Wat zijn de kenmerken van de doelgroepen Iedereen belangstelling voor economische zaken, (latent) belang bij duurzaam

ondernemen Groot deel profit, ingeschreven in handelsregister Merendeel uit Veenendaal



2. Doelstellingen bepalen

Vóór 1 september 2014 moet de primaire doelgroep, te weten ondernemers uit Veenendaal, minstens tweemaal actief zijn benaderd over het event.

Vóór 1 september 2014 moeten 100 leden van de secundaire doelgroep, te weten ondernemers met duurzaamheid als sales item, minstens tweemaal actief zijn benaderd over het event.

Vóór 1 september 2014 moeten alle onderscheiden doelgroepen minstens tweemaal de kans hebben gehad informatie te verwerken over (kennis hebben genomen van) het event.

Vóór 10 september 2014 moeten minstens 10 standhouders voor het event zich hebben aangemeld.

Vóór 10 september moeten minstens 75 deelnemers (van alle doelgroepen) voor het event zich hebben aangemeld.

Hiervan moeten minstens 50 deelnemers behoren tot de primaire doelgroep, te weten ondernemers uit Veenendaal.



3. Boodschap: wat wil je communiceren Boodschap aan doelgroepen

De doelgroepen wervend informeren over de mogelijkheden om deel te nemen aan het event.- weten dat het event bestaat en op 15 september plaatsvindt- daar positief tegenover staan- actie nemen door je aan te melden

De secundaire doelgroep wervend informeren over de mogelijkheden om een beursstand te huren op het event.- weten dat de mogelijkheid bestaat om aan het event deel te nemen als standhouder- daar positief tegenover staan- actie nemen door je aan te melden

Boodschap: schrijf je in

Belofte: Duurzaam ondernemen biedt kansen op langere termijn, maar ook op korte termijn. Dat bewijzen we met concrete, aansprekende voorbeelden. Hiermee kunnen ondernemers in Veenendaal hun voordeel doen!

Toon:Enthousiasmerend (maar niet overdonderend), professioneel, je aansprekend op je vakkundigheid en ervaring, verleidend via de inhoud van het programma (wat en wie kun je er horen en kun je zelf mee in contact komen)



4. Middelen/mediaWelke middelen/media gaan we inschakelen om de boodschap aan de doelgroep te kunnen communiceren:

1. persberichten “we organiseren event over duurzaam ondernemen” “standhouders gezocht” “al X deelnemers en Y standhouders aangemeld”

2. Free publicity in lokale / regionale bladen (interviews e.d.)3. Twitterberichten en overige sociale media (Linkedin groepen enz.)4. E-mail uitnodiging5. E-mail nieuwsbrieven van de partners6. Websites van de partners7. …8. …9. …

Er wordt expliciet geen gebruik gemaakt van papieren direct mailings e.d. vanwege het thema duurzaamheid.



5. Planning

deadline 1 2 3 4 5 6 7 8 915-6 x x x x1-7 x x x x1-8 x x x16-8 x x1-9 x x x x x16-9 x x x x(in overleg samen in te vullen)

1. persberichten “we organiseren event over duurzaam ondernemen” “standhouders gezocht” “al X deelnemers en Y standhouders aangemeld” “event geslaagd”

2. Free publicity in lokale / regionale bladen (interviews e.d.)3. Twitterberichten en overige sociale media (Linkedin groepen enz.)4. E-mail uitnodiging5. E-mail nieuwsbrieven van de partners (content: persberichten)6. Websites van de partners (content: persberichten)7. …8. …9. …



6. OrganisatieWie doet wat binnen de organisatie. Vooraf moet duidelijk worden vastgelegd in het communicatieplan, wie welke taken heeft. Niet alleen intern, maar ook bij het inschakelen van derden, zoals reclamebureaus.

1 2 3 4 5 6 7 8 9PV X X - X XV’daal - -BKV - X - - -PB - X - -

PV = Promotie Veenendaal (Roeland Tameling)V’daal = Gemeente Veenendaal (Veronica Gieben)BKV = Bedrijvenkring Veenendaal (Nel van Vessem)PB = Platform Bedrijventerreinen (Geurt Valkenburg)

Uitgangspunt: iedereen zet (1) zijn eigen reguliere communicatiekanalen in, hiervoor heeft iedereen een eigen verantwoordelijkheid, definitieve planning enzovoorts. Enkele voorbeelden per organisatie van (2) specifieke middelen die anderen wellicht niet hebben:PV: Facebook fanpagina, Veenendaal Doet pagina in Veenendaalse Krant…V’daal: Gemeentepagina, Intranet, Yammer,…BKV: ledenbijeenkomst, LinkedIn groep, …PB: persoonlijke benadering,…

Daarnaast is in de tabel aangegeven wie coördinator/ eindverantwoordelijke is per onderdeel van (3) ons gezamenlijke communicatie offensief:X = eindverantwoordelijk- = ondersteunend (de organisatie heeft beschikking over vergelijkbare communicatiemedia)

1. persberichten (BKV schrijft, PV verzendt)a. “we organiseren event over duurzaam ondernemen”b. “standhouders gezocht”c. “al X deelnemers en Y standhouders aangemeld”

2. Free publicity in lokale / regionale bladen (interviews e.d.)3. Twitterberichten en overige sociale media (Linkedin groepen enz.)4. E-mail uitnodiging (SPV schrijft, PB verzendt, iedereen stuurt ledenlijst in

Excel naar PB, PB ontdubbelt)NB: PV maakt voor PB aanmeldmodules aan per workshop via Eventbrite plus een landingspagina op www.ondernemendveenendaal.nl.

5. E-mail nieuwsbrieven van de partners6. Websites van de partners

NB: PV claimt relevante domeinnaam en linkt deze door naar de landingspagina met aanmeldmogelijkheid.

7. …8. …9. …


http://www.ondernemendveenendaal.nl/


7. FinanciënDe uitvoering van een communicatieplan kost over het algemeen geld. In een kostenbegroting kunnen we alle kosten op een rij zetten. Denk niet alleen aan mediaplaatsingen, maar ook aan de aanmaakkosten van advertenties e.d., rechten op foto's, inschakeling van bureaus en de post onvoorzien (5-10% van het totaalbudget).

Interne en nog onbekende kosten, hoeven voorlopig niet uitgesplitst. Iedereen neemt eigen kosten voor zijn rekening, geen extra out-of-pocket kosten maken



8. MonitoringDoor tussentijdse meetpunten in te stellen, kunnen we kijken of de activiteiten voldoende opleveren en zo niet kunnen we zaken bijstellen. Door goed te monitoren kunnen we tijdig bijspringen als het niet goed gaat.

Voorstel:

10 augustus: vaststellen tussenstand aanmeldingen bezoekers event. Eventueel extra wervingsactie als < 50 deelnemers

10 augustus: vaststellen tussenstand aanmeldingen standhouders. Eventueel extra wervingsactie als < 10 deelnemers



9. EvaluatieHebben we de doelstelling gehaald? Wat ging er goed? Wat ging er minder? Door dit goed inzichtelijk te maken, zorgen we ervoor dat we in de toekomst een (nog) beter communicatieplan kunnen maken.

Standaard bij werkgroepoverleg tussen organisatiepartners op de agenda. Ondernemend Veenendaal nodigt uit.

Een week na afloop: Verbeterpuntenverslag event vastgesteld door Geurt Valkenburg. Inclusief verbeterpuntenverslag communicatieplan.

Binnen drie weken na afloop: definitieve evaluatie event, inclusief communicatie/ werving.


communicatieplan event duurzaam ondernemen

Marketing