como elaborar um manual da qualidade. seja sua empresa, contábil, de gestão de recursos humanos,...
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COMO ELABORAR UM MANUAL DA QUALIDADE
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Seja sua empresa, contábil, de gestão de recursos humanos, metalúrgica, médica ou
de qualquer outro seguimento, caso ela seja ou pretenda ser certificada com base na
norma ISO 9001:2008 certamente ela necessitará de um Manual da Qualidade. Dentre as
grandes dúvidas a cerca do Manual da Qualidade, a maioria tende a um ponto em comum:
“sobre a existência de um modelo específico de manual da qualidade, um modelo que
atenda empresas de ramos variados, um modelo para metalúrgicas e outro para empresas
de tele-atendimento”. Seja qual for o seguimento da sua empresa, o manual da qualidade
deverá ter uma estrutura básica, conforme definido na norma, porém, haverá sim
diferenciações que se darão no desenvolvimento do manual que o deixarão com a ‘cara’
da sua empresa. Mas como fazer isso?
Introdução
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Montei abaixo uma lista dos itens que você deve incluir no seu manual da qualidade
enquanto o estiver elaborando, de tal forma que conseguirá atender aos requisitos da
norma e poderá deixar o manual mais alinhado à sua empresa. De acordo com o modelo
abaixo, seu manual terá em média 20 páginas, porém esse número poderá variar de
acordo com a formatação ou conteúdo escolhido. Tente representar no manual o espírito
da sua empresa, deixe-o fácil de ler e que ele possa ser atrativo, com imagens e cores que
chamem a atenção.
Introdução
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1 – Sumário
1 – Monte um sumário e tente seguir a seqüência da norma separe os itens 1, 2 e 3
para incluir um histórico da sua empresa ou unidades, os principais prêmios obtidos,
visões, missões, diretrizes, os ramos e as linhas de negócio da empresa. À partir do item 4,
siga a estrutura formal da norma. Lembre-se, isso não é obrigatório, mas pode ser útil para
aqueles que estão começando e ainda não possuem muita familiaridade com a norma.
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1 – Sumário
Modelo de sumário:
1 – Histórico da empresa2 – Diretrizes da empresa para a qualidade3 – Escopo do Sistema de Gestão, Visão, Missão e Valores4 – Sistema de Gestão da Qualidade4.1 – Requisitos Gerais4.2 – Requisitos de Documentação4.2.1 – Generalidades4.2.2 – Manual da Qualidade...5 – Responsabilidade da Direção
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2 – Itens obrigatórios
2 – Inclua os itens exigidos pela norma no manual da qualidade
• A definição do escopo de sistema de gestão da qualidade, incluindo detalhes e
justificativas para quaisquer exclusões;
Inclua um item ou subitem chamado escopo e escreva o seu escopo de certificação
com todas as exclusões e justificativas necessárias.
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• Os procedimentos documentados para o sistema de gestão da qualidade, ou referência
a eles;
O manual pode ser composto pela descrição dos demais documentos e
procedimentos do sistema, porém, o mais comum á referenciar os procedimentos
obrigatórios e demais documentos necessários durante o manual, por exemplo: seguindo
a itemização da norma, quando você chegar no item 4.2.3, descreverá o sistema de
controle de documentos, ao invés de escrever o procedimento, escreva um texto sucinto
dizendo que há um procedimento específico para o controle de documentos.
2 – Itens obrigatórios
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Exemplo de texto a ser descrito no manual da qualidade, para o requisito 4.2.3:
“4.2.3 – Controle de documentos
A Empresa definiu no procedimento ‘XXX – Xxxxxxx’ os controles necessários controlar
documentos, de tal forma que os documentos possam ser aprovados e analisados
criticamente antes do uso (…)”.
2 – Itens obrigatórios
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• A descrição da interação entre os processos do sistema de gestão da qualidade.
A descrição pode ser textual, em forma de fluxograma ou ilustrativa.
2 – Itens obrigatórios
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O manual da qualidade pode ser útil para atender alguns outros requisitos
solicitados ou não pela ISO 9001:08, mas que serão de grande valia para o amplo
entendimento das atividades de sua empresa, tais como:
A – Inclua um organograma da sua empresa
Não é necessário um organograma detalhado, um organograma com as áreas
setoriais já é suficiente (Direção, Qualidade, Produção, Vendas e etc). Fique atento ao
tamanho do organograma, pois empresas grandes podem possuir muitas áreas setoriais.
3 – Complementos
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B – A descrição da política da qualidade
O manual da qualidade é uma ótima opção para documentar a política da qualidade,
pois pode lhe auxiliar quanto ao controle da divulgação da política. No manual da
qualidade, descreva os locais onde a política será divulgada, exemplo: “a política será
divulgada através de crachás, página da empresa na internet e cartazes dentro da
empresa”. Não esqueça que a política da qualidade também deve ser controlada e possuir
revisões. Caso contrário, poderá formalizar a politica da qualidade em um documento
controlado a parte.
3 – Complementos
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C – A indicação do RD da empresa
O manual da qualidade é também uma boa opção para que você possa indicar
formalmente o RD da empresa e descrever quais serão suas responsabilidades. Indique a
função que é designada como RD ou caso existam muitas pessoas nessa mesma função,
indique o nome do funcionário nomeado RD.
3 – Complementos
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