Cómo escribir un informe de discusión. (Brief paper= documento breve)  ¿Qué es un informe de discusión?  Los documentos de discusión, ya sea en forma de notas, documentos informativos más largos, o información oral, se utilizan  para  mantener  informados  los  tomadores  de  decisiones  sobre  los  temas  que  son  responsables.  En  el gobierno,  los  informes  son  el  principal  medio  de  comunicación  entre  los  administradores  del  gobierno  y  sus ministros (u otros funcionarios de alto nivel). Las exigencias del gobierno en estos días son tales que los altos funcionarios deben aprender y retener información sobre una enorme variedad de temas y cuestiones, que cambian con una rapidez constante. La única manera que pueden hacerlo es confiar en, claro, informes fiables y concisos.   ¿Qué es un documento informativo y cuándo se utiliza?   Los  informes  escritos  se  realizan  generalmente  en  forma  de  notas  informativas.  Una  nota  informativa  es  un documento  breve  que  con  rapidez  y  eficacia  informa  a  un  tomador  de  decisiones  sobre  un  tema. Una  útil  nota informativa destila información a menudo compleja en un documento corto y bien estructurado. Las notas informativas suelen tratar con "problemas" ‐ los temas de debate. Pero las notas informativas también son preparadas para todo tema que alguien necesite para estar informado sobre el mismo. Puede ser que sea un tema de política, una situación, un reporte/informe, la acción de otro gobierno, de hecho, cualquier cosa con que trate el gobierno. Las notas informativas son habitualmente escritas para aquellos tomadores de decisiones de alto nivel que   

• tienen que realizar un seguimiento de muchos, y a menudo sin relación, problemas • pueden no estar familiarizados con los problemas y pueden no tener ningún antecedente relacionado • por cualquier razón, no pueden pasar el tiempo haciendo su propia investigación • necesitan una versión cápsula (comprimida) de los puntos y consideraciones claves sobre un tema 

 ¿Cuáles son las características de una buena nota informativa?  Una nota informativa bien preparada, rápida y eficientemente, amplía a una persona sobre un tema. Lo más valioso de una nota informativa es que sea clara, concisa y fácil de leer. Para tener éxito, una nota informativa debe ser: 

• corta: una o dos páginas, y siempre lo más corta posible • concisa: un documento breve no es necesariamente conciso; conciso significa que cada palabra sea utilizada 

tan eficientemente como sea posible • clara: que sea sencillo y vaya al grano; que siempre mantenga a su  lector en mente e  incluya sólo  lo que 

importe para ese lector • fiable:  la  información en una nota  informativa debe ser exacta, sólida y confiable; cualquier  información o 

preguntas faltantes acerca de la información deben señalarse • legible:  utilizar  un  lenguaje  sencillo  y  diseñar  su  nota  informativa  para  una máxima  facilidad  de  lectura 

(utilización de espacios en blanco, subtítulos, listas, fuente tipográfica, y otros medios que hagan más fácil la lectura) 

 ¿Cómo se estructura una nota informativa?  Las notas informativas a menudo siguen un formato estándar, pero hay muchas variaciones en ese formato. Vamos a ver una variedad de ejemplos y plantillas (esquemas) de notas  informativas en  la clase. El punto más  importante a recordar acerca de la estructura de las notas informativas es que tienen tres partes principales: 

• el propósito (generalmente indicado como el problema, tema o propósito) • un  resumen de  los hechos  (lo que esta sección contiene y  los  títulos utilizados serán determinados por el 

propósito de la nota informativa) • la conclusión (esto puede ser una conclusión, una recomendación u otro tipo de asesoramiento, o ambos) 

 Estas tres partes principales se presentan en algunos o en todos los títulos siguientes de las secciones.  

Recuerde, cualquier nota informativa que se escriba sólo tendrá las secciones que son relevantes para su propósito y audiencia. 

• Problema  (también tema, propósito): Una descripción concisa de  la cuestión, propuesta o problema. Esta sección  debe  explicar  en  una  o  dos  líneas  por  qué  la  nota  informativa  es  importante  para  el  lector.  Se establece en forma de una pregunta o de una afirmación lo que el resto de la nota tratará. 

• Antecedentes: Los detalles que el lector necesita para entender lo que sigue (cómo surgió una situación, las decisiones  anteriores  /  problemas,  las  acciones  que  conducen  a  la  situación  actual).  Normalmente  esta sección  ofrece  un  breve  resumen  de  la  historia  del  tema  y  otros  antecedentes.  ¿Qué  condujo  a  este problema o asunto? ¿Cómo ha evolucionado? No repita  información que está  incluida en  la sección Estado actual. 

• Estado actual: describe  sólo  la  situación actual, quién está  involucrado,  lo que está  sucediendo ahora, el estado actual de la cuestión, problema, situación, etc. 

• Consideraciones clave: Un resumen de  los hechos, consideraciones y desarrollos  importantes, todo  lo que debe tenerse en cuenta actualmente. Mientras que usted tendrá que decidir qué  incluir y qué dejar fuera, esta sección debe ser  lo más  imparcial posible. Su objetivo es presentar todos  los detalles necesarios para que  el  lector  se  informe  o  para  tomar  una  decisión  informada.  Mantenga  bien  alto  en  su  mente  las necesidades del lector en  la selección y en la presentación de  los hechos. Recuerde que debe fundamentar cualquier declaración con evidencia y corroborar  los hechos. Los detalles adicionales pueden unirse como apéndices. 

• Opciones  (también  Próximos  Pasos,  comentarios):  Básicamente,  las  observaciones  sobre  las consideraciones claves y  lo que significan; una descripción concisa de cualquiera de  las opciones y, a veces sus pros y sus contras, o sobre lo que va a ocurrir a continuación. 

• Conclusiones y/o recomendaciones: Las conclusiones resumen lo que usted quiere que su lector infiriera de la nota informativa. Muchos lectores saltan inmediatamente a esta sección, así que asegúrese de que cubra los puntos que más desee que su lector tenga en claro. No introduzca nada nuevo en la Conclusión. Si va a incluir una  sección de  recomendaciones,  se debe ofrecer el mejor y más  sólido  consejo que usted pueda ofrecer.  Asegúrese  de  que  la  recomendación  sea  clara,  directa  y  justificada  por  los  hechos  que  ha presentado. 

 Antes de empezar a escribir, asegúrese de tener en claro: 

• ¿Por qué estás escribiendo la nota de información? (su propósito) • ¿Para quién está escribiendo la nota de información? (su lector) • Lo que esa persona más necesita conocer • Los puntos que cubrirá • Cómo va a estructurar su información 

  Después de haber redactado su nota de información, utilice las siguientes preguntas como una guía de edición: 

• ¿Está claro el propósito de la nota informativa? • ¿Es el lenguaje sencillo, económico y claro? • ¿Es todo lo que hay que necesita estar allí? • ¿Hay algo allí que no es esencial para el propósito? • ¿Es la nota de información fácil de leer, entender y recordar? • ¿Las secciones conducen lógicamente de una a otra? • ¿Está diseñada la nota de información de modo que invite al lector? • ¿Hay un buen equilibrio entre los espacios en blanco y el texto? • ¿Ha sido editado y revisado cuidadosamente la nota informativa?