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Como gerenciar uma transportadora?

IntroduçãoA logística tem sido sempre um desafio para empresários de pequenas e grandes empresas do setor de transportes, onde o crescimento e sucesso neste segmento têm sido constantemente buscados. Como apoio para conquista de melhores resultados, a gestão do transporte atua para administrar processos, buscar otimizações, melhorar desempenhos e promover a satisfação dos clientes.

Deste modo, conhecer o valor da gestão de transportes bem como o seu campo atuação, torna-se um dos primeiros passos para auxiliar na administração de equipes, cargas, frotas, além do gerenciamento financeiro para a minimização de custos e a busca pelo progresso da companhia.

Neste e-book, você irá encontrar um resumo dos principais fatores a serem conhecidos dentro do gerenciamento de uma transportadora. Desta forma, após sua leitura, será possível conhecer a base para se gerenciar uma transportadora de maneira eficiente.

Boa leitura!

SumárioDocumentos Fiscais 3

Gestão de Taxas do Frete 5

Controle Operacional 9

Gestão da Informação 15

Monitoramento de Desempenho 17

Tecnologia da Informação 20

Conclusão 23

Sobre a empresa 23

Documentos FiscaisSeja qual for o segmento de atuação, as obrigações fiscais são sempre um fator a ser dada atenção, já que em certos casos, a irregularidade fiscal pode acarretar em prejuízos para a empresa como multas, processos judiciais, entre outros. Dentro de uma transportadora, estes cuidados também devem prevalecer e desta forma, é essencial conhecer os documentos fiscais necessários para atuar legalmente com transportes de cargas. Conheça a seguir a documentação necessária e suas respectivas finalidades.

1.1 Nota Fiscal de Serviço Eletrônica

A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) é um documento fiscal digital criado e armazenado eletronicamente e assinado com certificado digital, tendo o objetivo de padronizar e melhorar a qualidade das informações, além de evitar a necessidade de impressão e armazenamento de

papéis, que também podem gerar o extravio de informações.

Este documento deve ser emitido sempre que houver transporte de cargas intramunicipiais (dentro do mesmo município) para o recolhimento de imposto sobre serviço (ISS).

Dependendo da regra de cada município, a emissão da nota fiscal ainda poderá ser realizada via papel.

1.2 Conhecimento de Transporte Eletrônico

O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) é um documento semelhante à nota fiscal eletrônica de serviço, cujo objetivo é documentar a prestação de serviços de transportes intermunicipais, ou seja, fora do município de atuação.

Substituído por alguns documentos como Nota Fiscal de Serviço de Transportes, Conhecimento de Transportes de cargas, entre outros, o CT-e possui a finalidade de registrar operações com incidência de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), já que em transportes intermunicipais existe o reconhecimento deste imposto.

Obrigatório desde dezembro de 2013, a emissão do CT-e é feita eletronicamente, sendo exigidos os seguintes requisitos: certificado digital e-CNPJ, acesso à internet, credenciamento na SEFAZ como Emissor de CTe, além de um Programa para a Emissão do CTe.

1.3 Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e)

O Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e) é um documento fiscal que tem a finalidade de agrupar outros documentos como Nota fiscal de Serviços de Transporte e Conhecimento de Transporte Eletrônico.

O MDF-e deve ser emitido pelas transportadoras quando há o transporte com mais de um Conhecimento de Transportes e/ou Nota Fiscal. Logo, em casos da não existência deste documento, há a possibilidade de penalização fiscal para a transportadora e seu cliente.

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Seja qual for o segmento de atuação, as obrigações fiscais são sempre um fator a ser dada atenção, já que em certos casos, a irregularidade fiscal pode acarretar em prejuízos para a empresa como multas, processos judiciais, entre outros. Dentro de uma transportadora, estes cuidados também devem prevalecer e desta forma, é essencial conhecer os documentos fiscais necessários para atuar legalmente com transportes de cargas. Conheça a seguir a documentação necessária e suas respectivas finalidades.

1.1 Nota Fiscal de Serviço Eletrônica

A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) é um documento fiscal digital criado e armazenado eletronicamente e assinado com certificado digital, tendo o objetivo de padronizar e melhorar a qualidade das informações, além de evitar a necessidade de impressão e armazenamento de

papéis, que também podem gerar o extravio de informações.

Este documento deve ser emitido sempre que houver transporte de cargas intramunicipiais (dentro do mesmo município) para o recolhimento de imposto sobre serviço (ISS).

Dependendo da regra de cada município, a emissão da nota fiscal ainda poderá ser realizada via papel.

1.2 Conhecimento de Transporte Eletrônico

O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) é um documento semelhante à nota fiscal eletrônica de serviço, cujo objetivo é documentar a prestação de serviços de transportes intermunicipais, ou seja, fora do município de atuação.

Substituído por alguns documentos como Nota Fiscal de Serviço de Transportes, Conhecimento de Transportes de cargas, entre outros, o CT-e possui a finalidade de registrar operações com incidência de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), já que em transportes intermunicipais existe o reconhecimento deste imposto.

Obrigatório desde dezembro de 2013, a emissão do CT-e é feita eletronicamente, sendo exigidos os seguintes requisitos: certificado digital e-CNPJ, acesso à internet, credenciamento na SEFAZ como Emissor de CTe, além de um Programa para a Emissão do CTe.

1.3 Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e)

O Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e) é um documento fiscal que tem a finalidade de agrupar outros documentos como Nota fiscal de Serviços de Transporte e Conhecimento de Transporte Eletrônico.

O MDF-e deve ser emitido pelas transportadoras quando há o transporte com mais de um Conhecimento de Transportes e/ou Nota Fiscal. Logo, em casos da não existência deste documento, há a possibilidade de penalização fiscal para a transportadora e seu cliente.

Quem atua no segmento de transportes têm como uma das principais preocupações a correta gestão de taxas de fretes, seja para evitar transtornos como a falta de pagamento destas, seja para poder estipular o correto valor de seus serviços, obtendo o percentual de lucro desejado. Deste modo, conheça a seguir as principais taxas, além de como realizar o cálculo de frete de maneira efetiva. Acompanhe!

2.1 Principais tarifas cobradas no transporte de cargas

As tarifas cobradas no transporte de cargas são quesitos importantes para a formação do valor total do frete a ser cobrado ao cliente, além disso, a cobrança destas taxas é essencial para evitar transtornos com fiscalizações. Deste modo, dentre as diversas tarifas existentes, pode-se destacar as seguintes:

Pedágio: Taxa cobrada em alguns percursos em postos situados nas estradas, tendo seu preço variado de acordo com cada região, empresa que administra a rodovia e quantidade de eixos do veículo que transporta a mercadoria. Vale ressaltar ainda que o custo das tarifas de pedágio é rateado com o dono da mercadoria (conforme lei nº 10209/2001) para caso de transporte de cargas fracionadas.

TDE (Taxa de Dificuldade na Entrega): Esta taxa é cobrada para ressarcimento da transportadora em casos onde existam dificuldades para a entrega de mercadorias ou casos excepcionais como, por exemplo: entregas fora de horário, alocação adicional de funcionários para carga e descarga, espera em filas e demais fatores que possam aumentar o custo do transporte.

Gestão de Taxas do Frete

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Dentre as diversas operações existentes em uma transportadora, é possível observar que muitos processos são repetidos diariamente. Deste modo, a programação destas atividades trará maior agilidade para o desempenho da equipe como um todo. Acompanhe a seguir, as principais atividades que devem ser gerenciadas.

3.1 Fluxo de Operação

Toda empresa possui fluxos de operações de seus processos, independente do segmento em que atue e para as transportadoras, isto também não é diferente, já que se observarmos, é possível notar uma sequência de processos que devem ser acionados e monitorados para que o transporte seja realizado. Neste caso, é possível separar este fluxo nas seguintes etapas:

Vendas e Negociação: Etapa inicial onde o setor comercial da transportadora negocia com seu cliente

o valor do frete para a prestação de serviços de transporte. Desta forma, é definido o preço de fretes e apresentados os parâmetros de qualidade do serviço (prazo de entrega, índice de avarias/faltas, entre outros), além do registro de parâmetros de frete para que haja a oficialização de um contrato de prestação de serviço.

Nesta etapa, é essencial a gestão dos seguintes quesitos:

- Gestão do relacionamento com o cliente, para compreender suas necessidades, demandas de transporte de mercadorias, além de conhecer seu ramo de negócio.

- Registro das tabelas de frete e parâmetros de serviço para apresentar faixas de preços aos clientes e os serviços prestados com a firmação de contrato;

Cotação de Frete: O cliente entra em contato

solicitando valor de frete para operação spot. Esta etapa ocorre quando não há uma negociação de longo prazo estabelecida entre transportador e embarcador. Deste modo, a transportadora registra a cotação do valor de frete com base nas informações passadas pelo cliente.

Para esta fase, deve haver a gestão das seguintes atividades:

- Registro de Tabela de Frete padrão para operações SPOT, onde deve estar sempre atualizada para informar preços e prazos de fretes aos clientes que solicitarem esta modalidade de operação;

- Controle de orçamentos e cálculo automático de valores, a fim de manter atualizados os gastos de cada operação bem como, agilizar o procedimento de cotação para os clientes.

Coleta: Após fechamento de cotação, o transportador despacha seu veículo para coleta de mercadorias no estabelecimento do cliente. Vale destacar que em operações de carga fechada/lotação, após a coleta da mercadoria, o veículo dirige-se imediatamente ao estabelecimento de destino da carga. Em caso de

carga fracionada, o veículo é direcionado ao centro de distribuição para consolidação de carga.Na etapa de coleta deve ser realizada a gestão dos seguintes processos:

- Acompanhamento de status das solicitações de coleta efetuadas, a fim de verificar as pendências de cada carga e efetuar o despacho;- Monitoramento de custos operacionais para efetuar o rateio dos custos entre entregas;- Emissão de documentos fiscais do transporte para mercadoria coletada (NF-e ou MDF-e);

- Averbação de carga coletada, onde a transportadora passa os detalhes da carga para a seguradora contratada. Deste modo, havendo algum imprevisto com a carga a segurada poderá ressarcir o cliente em casos de sinistros;

Transferência: Após coletar a mercadoria, o transportador realizada a consolidação e a transfere para centro de distribuição mais próximo do local de entrega. Esta etapa é comum em transportadores de carga fracionada.

Na fase de transferência da mercadoria, deve ser

GRIS (Gerenciamento de Risco e Segurança): O GRIS tem como objetivo cobrir os custos em casos de roubos de cargas, não importando a distância percorrida. Vale ressaltar que o valor desta taxa poderá variar de acordo com fatores como: valor da carga, grau de risco das regiões de carga e descarga, entre outros.

Taxas de coleta, entrega e despacho: Esta taxa é cobrada para ressarcir a empresa das despesas com o despacho, coleta e entrega de mercadorias. Sua cobrança depende do peso da carga transportada, sendo cobrado um valor para até 100Kg e um adicional para cada quilo excedido.

2.2 Componentes do Frete

Além das taxas apresentadas anteriormente, existe ainda um outro agrupamento que ajuda a determinar o custo total do frete, sendo conhecido comocomponentes do frete. São eles:

Frete-peso: Representa uma parte da tarifa que precifica o transporte da carga entre sua origem e destino, no qual também são incluídas despesas diretas e indiretas (custos do caminhão, despesas

administrativas, além do percentual de lucro). Desta forma, ao somar estas despesas, obtém-se o custo operacional que é variável para cada transportadora ou serviço realizado. Vale ressaltar que o percentual de lucro, no geral é de 11%, porém este valor poderá variar entre as transportadoras de acordo com a concorrência do mercado.

Frete-valor: Esta modalidade de tarifa tem a finalidade de cobrir gastos ocasionados por avarias e acidentes no transporte, pelo uso de equipamentos especiais para carga e descarga, além de despesas com seguro obrigatório e material de segurança para funcionários da transportadora.

Deste modo, a cobrança desta taxa é tão importante para a transportadora que poderá ser ressarcidas das despesas adicionais quanto para os clientes que poderão ter maior confiança na integridade da entrega de suas mercadorias.

Taxas complementares: Estas taxas representam as demais cobranças que podem ser obrigatórias ou complementares, dependendo da ocasião. Neste caso é possível destacar:

realizada a gestão dos seguintes processos:

- Acompanhamento do status das transferências efetuadas a fim de supervisionar o tempo de entrega;- Monitoramento dos custos operacionais para rateio dos custos entre entregas;- Controle de contratação de autônomos quando a entrega exigir mão de obra adicional;- Emissão de documentos fiscais exibidos (MDFe) quando necessários para o transporte;

Agendamento de Entrega: O processo de agendamento de entrega consiste em contatar o destinatário para agendamento de data e horário para realização da entrega. Nesta fase é necessária a gestão das seguintes atividades:

- Registrar agendamentos realizados para otimizar o tempo de entrega de cada mercadoria;- Acompanhar status dos agendamentos para verificar reagendamentos e cancelamentos que possam ocorrer;- Monitorar custos operacionais com rateio dos custos entre entregas;

Entrega (Distribuição): Na fase de entrega, o transportador consolida várias entregas em um veículo e realiza o transporte até o destino final. Em casos de carga fechada/lotação, o veículo que realiza a coleta imediatamente segue para a entrega da carga. Para o processo de entrega devem ser realizados os seguintes acompanhamentos:

- Acompanhamento do status das entregas efetuadas para baixas em sistemas e criação de faturas;- Monitoramentos dos custos operacionais com rateio dos custos entre entregas;- Emissão de documentos fiscais exibidos (MDFe);- Registro e monitoramento de ocorrências de entrega, para controlar atrasos, extravios, roubos, ausência de cliente no local de entrega, entre outros;

Redespacho e/o Redespacho Intermediário: Ocorrem quando, respectivamente, as atividades de entrega e/ou transferência são terceirizadas para outro transportador. Muito comum em operações destinadas ao interior dos estados ou operações com trechos aéreos, aquaviários ou ferroviários.

Nestas etapas é essencial a gestão dos seguintes processos:

- Acompanhamento de status dos redespachos para a liberação de cargas que serão encaminhadas para outras transportadoras;- Monitoramento de custos operacionais para rateio dos custos entre entregas;- Auditoria de negociação e pagamento de frete visando verificar o percentual de valor total de frete que cada transportadora receberá.

Faturamento: O faturamento é a última etapa do fluxo operacional, onde é realizado o levantamento das entregas efetuadas em um determinado período, feita a cobrança e recebimento dos serviços prestados.

Para esta fase deve haver os seguintes monitoramentos:

- Controle de entregas faturadas e não faturadas;- Controle de recebimento para baixas em sistemas e controle de atrasos em pagamentos e inadimplência;

3.2 Faturamento

Outro setor importante na gestão de uma transportadora é o de faturamento. Desta forma, é

essencial controlar desde a emissão de novas faturas diárias até a relação de faturas em aberto.

Com isso, é imprescindível que a transportadora faça uso de um sistema adequado para gerenciar e acompanhar as faturas dos clientes, além de ser possível extrair relatórios por períodos, acompanhar prazo médio de recebimento, entre outras informações de interesse da empresa.

3.3 Controle de Custos da Operação: Pagamento ao Motorista e Recibo de Pagamento Autônomo (RPA)

Controlar os custos das operações também é essencial para alocar recursos adequadamente. Deste modo, outro ponto importante para gestão operacional das transportadoras é saber emitir o Recibo de Pagamento Autônomo (RPA), sendo este, um documento gerado pela transportadora para o profissional contratado (pessoa física) na prestação de serviços.

Neste caso, para que haja a emissão deste recibo, é necessário conhecer os cálculos necessários de impostos. Veja a seguir as taxas que compõem o RPA e como calculá-las.

INSSA contribuição do INSS é realizada conforme base de cálculo de 20%, descontando-se um percentual de acordo com a tabela mostrada abaixo:

Exemplo de cálculo:

SEST/SENATO Serviço Social do Transporte/Serviço Nacional de Aprendizagem do Transporte (SEST/SENAT) ocorre sobre o valor da prestação de serviços efetuada por terceiros (TAC) somado ao valor retido em conjunto.Exemplo de cálculo:

ISSO ISS deve ser recolhido quando o transporte é realizado dentro no mesmo município. Seu cálculo é realizado da seguinte forma:


IRRFO Imposto de Renda Retido na Fonte tem como base de cálculo 10% sobre o frete do carreteiro, sendo comparada com a faixa para avaliar que haverá retenção ou isenção. Veja o exemplo abaixo:

Exemplo Prático de Cálculo para emissão RPA




















• Tarifas de pedágios de acordo com o número de eixos do veículo;• Impostos;• Taxa de despacho;• Custo Adicional de Transporte Rodoviário (CAT);• Tarifas adicionais: armazenamento de mercadorias, entrega em locais de difícil acesso, horas paradas em excesso, cubagem, entre outros.

2.3 Definição de Preços

Após conhecermos as principais taxas e os componentes do frete, chega o momento de analisar como o valor de frete é definido. Neste caso, separamos a os principais fatores a serem calculados para se obter o valor final do frete. Veja ao lado:

2.4 Cálculo do Frete

Para melhor compreensão a respeito do cálculo de fretes, temos abaixo um exemplo prático. Acompanhe:

Exemplo:

Uma mercadoria avaliada em R$500,00 cujo é peso é de 105Kg e as dimensões são: largura 50cm x comprimento 100 x altura 65cm, deve ser transportada a uma distância de 400km. O local de entrega possui restrições de horários, devendo ser entregue com hora marcada.

Neste caso, para calcular o valor do frete, o primeiro passo é conhecer qual o valor do frete-peso. Veja a seguir.

Valor da mercadoria: R$500,00Distância percorrida: 400KmPeso: 105KgDimensões: largura 50cm x comprimento 100 x altura 65cm peso cubado (0,50x1x0,65)= 0325m3 x 300 = 97,5 (utilizaremos o peso total já que este é maior que o peso cubado)













3.2 Faturamento














Valor da mercadoria Valor total avaliado na NF da mercadoria

PercursoDistância Percorrida durante o tranporte da mercadoria. E dadaem Km

Peso Peso total da mercadoria. Dado em quilo ou toneladaDimensões Dimensões totais da carga. Dada em cm ou metro

Peso CubadoMultiplicação entre as dimensões pelo fator de cubagem.(A*L*C)*Fator de cubagem

Frete-Peso

Representa a soma da distância percorrida em Km com a taxa decoleta/despacho multiplicando-se o resultado pelo fator 1 mais opercentual de lucro

Frete-valor

Representa a soma do seguro obrigatório de cargas (RCTRC) com aadministração de seguros, indenização de perdas e extravios,segurança interna e seguro de instalações. O resultado é divididopelo total de cargas e multiplicado por 8% da taxa deadministração.

TDETaxa cobrada com piso mínimo de 20% sobre o valor do freteoriginal. Para fretes até R$125,00 é cobrada taxa mínima

CRIS

Soma das taxas de seguros e demais gastos com monitoramento ecustos operacionais. O resultado é dividido pelo valor carga emultiplicado pela taxa de administração de 0,8%

Taxas de coleta,entrega e despacho

Taxa cobrada para entrega e despacho, sendo recomendadoconforme tabela NTC/Fipe era de R$18,36 para até 100Kg eadiocional de R$0,18 por Kg adicional
































3.2 Faturamento












Taxas de coleta, entrega e despacho: R$19,53Frete-peso: 519,53*(1+11)/100 = R$62,34

O segundo passo é calcular o frete-valor, sendo necessário ter informações referentes aos prêmios do RCTRC, administração de seguros, indenização por perda e extravios, segurança interna e seguros de instalações. Deste modo, o resultado desta soma é dividido pelo valor total da carga e multiplicado pela taxa administrativa de 8%.

Acrescenta-se ainda para o cálculo do frete, o valor do GRIS e demais taxas complementares.


































3.2 Faturamento












Controle Operacional



3
































3.2 Faturamento














Ao longo das atividades desenvolvidas nas transportadoras, é fato de que muitos processos ocorrem simultaneamente. Deste modo, é essencial que a transportadora disponibilize sistemas adequados para unificar a comunicação entre os envolvidos nas operações de transporte, sejam operadores, sejam remetentes, destinatários ou até mesmo gestores de áreas específicas. A seguir, conheça alguns recursos básicos, porém essenciais para otimizar o tráfego da informação e auxiliar nos processos diários.

4.1 Importação e Exportação de Dados através do EDI

EDI é um termo em inglês que representa Electronic Data Interchange, ou em português, Intercâmbio Eletrônico de Dados, sendo representado por qualquer processo que realiza a troca de dados entre sistemas de maneira automatizada. Isto significa que sua função básica é evitar a inserção de informações

em sistemas de maneira manual (digitação), evitando também a possibilidade de erros operacionais.Além da vantagem em automatizar processos que até então seriam realizados manualmente, o EDI permite agilidade na transmissão de informações, diminuindo o tempo gasto para coletas e entregas de mercadorias, por exemplo.

Os principais formatos suportados para a troca de dados entre sistemas são: XML, RND, EDIFACT,NTC,CONEMB Proceda 3.x, OCOREN Proceda 3.x, entre outros.

Vale ressaltar que os EDIs mais comuns dentro do segmento de transportes são classificados conforme os tipos de dados que são trocados, o remetendo e destinatário, além da finalidade da troca de dados.

A tabela abaixo lista os principais formatos utilizados na logística.

4.2 Acompanhamento em tempo real de coleta e entrega

Outro recurso fundamental para automatizar os processos no transporte é a possibilidade de acompanhar a movimentação da mercadoria em tempo real. Desta forma, este recurso apresenta-se como grande vantagem ao cliente, que poderá acompanhar a entrega de seu pedido, planejar o recebimento de mercadorias em seu estoque e evitar ligações à transportadora para obter o status de sua encomenda.

Pelo lado da transportadora, o recurso de acompanhamento da mercadoria em tempo real possibilita a verificação do cumprimento do prazo de entrega, a agilidade em dar baixas em sistemas e até mesmo a fidelização de clientes que em muitos casos consideram este recurso como um diferencial.

Além disso, a substituição de comprovantes de entrega em papel traz maior segurança, tanto para o cliente quanto para a transportadora, já que o uso da tecnologia móvel proporciona e economia com suprimentos (papel e tinta) e evita extravios e perdas destes documentos - que podem ser facilmente consultados quando se desejar.

Portanto, a implementação de um sistema de acompanhamento de transporte de cargas em tempo real, além de facilitar grande parte da gestão na transportadora, torna-se ainda um excelente diferencial perante a concorrência.
































3.2 Faturamento

























































3.2 Faturamento














Salário-de-Contribuição Alíquota para fins de reconhimento ao INSSAté 1.399,12 8%

De 1.399,12 até 2.331,88 9%De 2.331,88 até 4.663,75 11%

Nova Tabela de INSS para janeiro de 2015

Descrição ValorValor do RPA 3.000,00

Base de Cálculo (20% de 3000,00) 600INSS a ser retido (descontado) 54

Desconto máximo no mês (teto): 513,01

Descrição ValorBase de cálculo do SEST/SENAT 20%Alíquota de SEST 1,50%Alíquota de SENAT 1%

Descrição ValorValor de RPA 3.000,00

Base de Cálculo (20% de 30.000,00) 600Desconto SEST/SENAT 15

Descrição ValorAlíquota definida pelo Município x%

(Alíquota de 2% a 5%)

Descrição ValorValor RPA 3.000,00

Alíquota (5%) 150












































3.2 Faturamento














Base de Cálculo (R$) Alíquota (%) Parcela a Deduzir do IR (R$)Até 1.868,22 0 0

De 1.868,23 até 2.799,86 7,5 140,12De 2.799,87 até 3.733,19 15 350,11De 3.733,20 até 4.664,68 22,5 630,1

Acima de 4.664,68 27,5 863,33

Ano-Calendário 2015

Dedução por dependente: R$ 187,80

Descrição ValorValor de RPA 3.000,00

Base de Cálculo (10% de 7.500,00) 300300,00 < 1.868,22 Isento

1ª Prestação de ServiçoDescrição Valor Cálculo

Valor do serviço 4.500,00

Desconto de INSS 99 = 4500 * (20%) * (11%)IRRF 0 = 4.500,00 * (10%) < 1.868,22 – IsentoISS municipal (5%) 225 = 4.500,00 * (5%)SEST/SENAT 22,5 =4500*(20%)*(2,5%)Líquido a rceber 4.153,50

2ª Prestação de ServiçoValor do serviço 8.000,00

Desconto de INSS 176 = 8000 * (20%) * (11%)IRRF 0 = (8000+4500,00) * (10%) < 1.868,22 – IsentoISS municipal (5%) 400 = 8000 * (5%)SEST/SENAT 40 = 8000 * (20%) * (2,5%)Líquido a receber 7.384,003ª Prestação de ServiçoValor do serviço 7.000,00

Desconto de INSS 154 = 7000 * (20%) * (11%)IRRF 6,14 = ((19.500,00 * 10% * 7,5%) – 140,11)ISS municipal (5%) 350 = 7000 * (5%)SEST/SENAT 35 = 7000 * (20%) * (2,5%)Líquido a receber 6.454,864ª Prestação de ServiçoValor do serviço 6.000,00

Desconto de INSS 132 = (6000,00 * (20%) * (11%))IRRF 51,14 = ((25500,00 * 10% * 7,5% – 140,11)ISS municipal (5%) 300 = 6000 * (5%)SEST/SENAT 30 = 6000 * (20%) * (2,5%)Líquido a receber 5.486,865ª Prestação de ServiçoValor do serviço 5.500,00

Desconto de INSS 47,99 = (5.500,00 * (20%) * (11%)) Obs: [513,01 - ∑ INSS)IRRF 114,89 = ((31.500,00 * 10% *15%) – 350,11)ISS municipal (5%) 275 = 5500,00 * (5%)SEST/SENAT 27,5 = 5500,00 * (20%) * (2,5%)Líquido a receber 5.034,62












































3.2 Faturamento












Gestão da InformaçãoIRRFO Imposto de Renda Retido na Fonte tem como base de cálculo 10% sobre o frete do carreteiro, sendo comparada com a faixa para avaliar que haverá retenção ou isenção. Veja o exemplo abaixo:


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Sabe-se que a tecnologia tem trazido cada vez mais a evolução em diferentes segmentos de mercado e na logística não é diferente. Com isso, tem sido possível automatizar tarefas e torná-las também mais seguras com relação a falhas operacionais. Desta forma, veja a seguir a importância e o papel da tecnologia para as transportadoras.

6.1 Como a logística utiliza a tecnologia da informação?

Atualmente, o avanço tecnológico aliado à busca pela otimização de processos, redução de tempo e mão de obra, além da procura contínua pela satisfação dos clientes, tem impulsionado a obtenção de excelentes resultados para a criação de recursos com o uso da tecnologia da informação dentro da área de logística.

Desta forma, o que em primeiro momento parecia ser investimentos de luxo, atualmente virou uma necessidade, já que o uso destes recursos tornou-se fundamentais para o dia a dia das transportadoras.

Para melhor análise do uso da tecnologia dentro da logística, é possível citar alguns exemplos como:

- Acompanhamento de mercadoria online e em tempo real;- Cálculo automatizado de taxas;- Facilidade no controle de faturamento;- Agilidade para emissão de NF-e, CT-e MDF-e;- Mobilidade para desenvolvimento de relatórios de desempenho e pendências;- Acompanhamento de entregas em tempo real via celular;- Emissão automatizada de Recibo de Pagamento a Autônomo (RPA);

- Importação e exportação de dados de maneira automática com uso de EDIs;- Facilidade de automatização em gestão de armazéns, entre outros.

Sendo assim, as transportadoras que pretendem automatizar suas atividades, devem avaliar que o investimento em tecnologia vai além da otimização dos resultados, sendo também, um grande diferencial competitivo.

6.2 Softwares e tecnologias utilizadas no transporte de cargas

Após conhecer algumas das vantagens que a tecnologia tem proporcionado ao setor logístico com a automatização de processos, é possível nos aprofundarmos ainda mais neste tema para conhecermos os principais softwares e tecnologias utilizadas na gestão de transportadora. Veja:

Sistemas de Gestão de Transportes (TMS)

Também conhecidos como Transportation Management System (TMS), os Sistemas de Gestão de Transportes possuem diversas características como

otimização de rotas e cargas, gestão de pátios, auditorias, entre outros. Deste modo, é possível obter algumas vantagens com a sua implementação como: redução de custos, flexibilidade de alterações de planos de entrega, efetiva prestação de contas, entre outros.

Sistemas de Gestão de Armazéns (WMS)

O WMS (Warehouse Management System) é um sistema focado na gestão de armazéns, podendo ser um software único ou parte de um sistema integrado (ERP). Sua função básica é unificar as tarefas como monitoramento, níveis de inventário e demais rotinas de um armazém.

Dentre as diversas vantagens deste sistema, é possível destacar: controle de entrada e saída de cargas, otimização para alocação de recursos, recebimento e inspeção de cargas, carregamento, expedição, emissão automatizada de documentos, entre outros.

Sistema de Monitoramento de Entregas

Essenciais para o controle de entrega de mercadorias, este sistema possibilita aos gestores acompanharem se o tempo de entrega está sendo realizado conforme estipulado ao cliente. Outras vantagens do uso destes sistemas está na agilidade de comunicação entre gestores e motoristas, sendo possível confirmar a entrega por meio de fotos, vídeos e até mesmo check in via GPS no local da entrega.

Sistemas de Roteirização

Os sistemas de Roteirização também são excelentes recursos para planejamento de frotas e despesas da transportadora. Com ele é possível calcular exatamente a quilometragem a ser percorrida em uma entrega, definir a melhor rota, calcular o consumo de combustível e até mesmo auxiliar na escolha do tamanho da frota para o transporte de uma carga. Desta forma, para quem deseja evitar desperdícios, o uso de um sistema de Roteirização é muito recomendado.

Sistemas de Gestão de Frotas

Os Sistemas de Gestão de Frotas são muito indicados para automatizar os processos que envolvem o planejamento, controle e manutenção de frotas. Com ele é possível programar as principais atividades envolvidas no gerenciamento de frotas como: escalas de motoristas, consumo de combustível, controle de manutenções, entre outros.Além dos principais sistemas para logística apresentados acima, é possível destacar ainda a existência de outros sistemas como: sistemas para agendamento de ocas, gestão de contratos logísticos, rastreamento e monitoramento de pedidos, agendamento de entregas, entre outros.

Nome Dados Trafegados PrincipaisFormatos Remetente Destinatário

Notas Fiscais Dados das notas ficaisremetidas ao transportador.

NOTFIS Proceda3.x XML NF-e

v2.0Embarcador Transportador

Conhecimentos deTransporte

Conhecimentos deTransporte Embarcados pelo

Transportador.

CONEMBProceda 3.x XML

CTe v2.0Transportador Embarcador

Ocorrências deEntregas

Eventos e ocorrênciasdurante o processo de

entrega.OCOREN

Proceda 3.x Transportador Embarcador

Pré-faturas detransporte

Conhecimentos e valoresliberados para faturamento e

pagamento.PREFAT Proceda

3.x Embarcador Transportador

Documentos deCobrança

Faturas e respectivosconhecimentos para

pagamento do embarcador.DOCCOB

Proceda 3.x Transportador Embarcad













programar para investimentos ou cortes de gastos.

Dentro da área de logística, as transportadoras também devem adotar uma rigorosa análise de suas rentabilidades a fim de observar se cada frete realizado está contribuindo efetivamente para o pagamento das despesas fixas, além de sobrar o percentual adequado de lucro.

Deste modo, um dos indicadores utilizados para realizar a análise da rentabilidade das transportadoras é a margem de contribuição. Veja abaixo um exemplo para melhor compreensão:

No exemplo abaixo, o valor do frete é de R$1.000,00, sendo distribuído pelas despesas na tabela.

Com o resultado, é possível observar que a margem de contribuição está cobrindo os custos e gerando uma margem de 28%.

5.3 Monitoramento de Ocorrência

Durante o transporte de cargas alguns eventos inesperados podem ocorrer, provocando atrasos na entrega de mercadorias que podem gerar prejuízos financeiros e a insatisfação de clientes.

Deste modo, para evitar prejuízos é essencial que a empresa monitore estas ocorrências de forma rápida e eficaz. Para isso, a transportadora poderá utilizar dispositivos móveis, como aplicativos que permitem o monitoramento em tempo real de toda trajetória da mercadoria.

Além disso, é possível registrar estas ocorrências através de fotos no ato da entrega, coordenadas do GPS para monitorar se a mercadoria foi entregue no lugar correto, ou até mesmo o registro biométrico do recebedor.

5.4 Monitoramento de Mark up da Operação

Além dos monitores de desempenho citados, pode-se destacar o Mark up, que é utilizado para calcular o preço de venda do frete, com base no custo da empresa.

O Mark up representa um índice que é aplicado sobre o custo do serviço, baseando-se na ideia de preço margem, no qual consiste em somar todas despesas do serviço junto com uma margem de lucro para obter o preço final.

Veja abaixo um exemplo para melhor compreensão:

Vale ressaltar que o Mark up é diretamente proporcional ao valor do custo fixo total do frete.























Tão importante quanto realizar o gerenciamento operacional de uma transportadora é gerenciar o monitoramento do seu desempenho, sendo neste caso, essencial para poder mensurar e realizar a análise de diversos indicadores como lucratividade, produtividade e rentabilidade. Acompanhe a seguir, alguns dos relatórios que auxiliam as transportadoras na análise de seu desempenho.

5.1 Relatório de Performance

Os relatórios de performance permitem ao transportador analisar e mensurar os resultados que irão auxiliá-lo na tomada de decisões, garantindo a eficaz gestão da empresa. Deste modo, é importante que a transportadora utilize sistemas que facilitem esta mensuração e sua análise. Para isso é recomendada a utilização do software TMS (Transportation Management System).

O TMS possibilita à empresa o controle e o acompanhamento de áreas operacionais, comerciais e financeiras, além de calcular as despesas com a manutenção de frota, mão-de-obra e mensurar os índices de estregas.

Além da utilização de sistemas que possibilitam o acompanhamento da performance da empresa, é essencial realizar o acompanhamento dos Indicadores de Performance (KPIs- Key Performance Indicators). Na área de transportes de cargas o indicador OTIF (On Time In Full) permite que o gestor monitore a qualidade da entrega do produto ao cliente, podendo assim, se necessário, realizar melhorias para promover a satisfação dos clientes.

5.2 Relatório de Análise de Rentabilidade

A análise da rentabilidade é um dos fatores chave para determinar se a empresa está ou não obtendo os lucros esperados, de modo a ser possível se

Monitoramento de Desempenho

5
























































Composição do preço de venda Valores % de Participação Margem de contribuiçãoCusto variável R$ 500.00 50.00% -

Despesas comerciais R$ 102.00 10.20% -Parcela da despesa fixa R$ 180.00 18.00% 18.00%

Parcela para lucro R$ 110.00 11% 10%Margem de contribuição unitária - - 28.00%

Total = preço de venda R$ 1,000.00
























































Preço de Venda 100% R$ 1,500.00PIS/Cofins 17% R$ 255.00Comissão 3.50% R$ 52.50

Despesas Gerais 6% R$ 90.00Despesas Fixas 5% R$ 75.00

Custos indiretos 8% R$ 120.00Lucro de 11% 11% R$ 165.00Custo Total 50.50%

Mark up DivisorMark up = (100-50,5) / 100Mark up = 0,495

Mark up MultiplicadorMark up = (1 / 0,495)Mark up = 2,02



































Tecnologia da Informação

6























Portanto, é de suma importância que gestores e líderes de transportadoras avaliem a necessidade de suas empresas contarem com sistemas automatizados que proporcione excelente custo-benefícios para a empresa como um todo.

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Sobre a empresaA Hive.log é uma fornecedora de serviços de tecnologia da informação para gerenciamento de operações logísticas em transportadoras via internet. Ajudamos as empresas a aumentar a produtividade, agilidade e eficiência de informações. Com sede em no Recife (PE) e graduada do C.E.S.A.R (Centro de Estudos e Sistemas Avançados do Recife), a empresa foi fundada em 2006.

ConclusãoCom base no aprendizado aqui adquirido, foi possível conhecer os principais fatores que englobam a gestão de uma transportadora, podendo destacar o uso correto dos documentos fiscais, a efetiva gestão das taxas de fretes, além do controle operacional e o gerenciamento das informações diárias.

Deste modo, as informações apresentadas são a base teórica para se gerenciar uma transportadora, onde os processos precisam ser guiados de maneira eficiente para a busca por melhores preços, satisfação de clientes e crescimento da empresa.

Vale destacar ainda que, tão importante quanto a efetiva gestão de uma transportadora, tem sido o uso da tecnologia neste segmento. Desta forma, é possível enfatizar que a tecnologia da informação dentro da logística, representa atualmente muito mais do que inovações em processos, já que esta tem desempenhado um papel fundamental para otimizar atividades, reduzir falhas operacionais, gerenciar efetivamente processos diários e até mesmo apresentar-se como um diferencial competitivo.

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