como gerir de forma eficaz um projeto do portugal 2020 | modelos e relatórios de controlo p2020

Setembro de 2016

COMO GERIR DE FORMA EFICAZ UM PROJETO DO PORTUGAL 2020Modelos e Relatórios de Controlo P2020

Carlos Jerónimo, PMPDiretor Executivo do Mestrado Gestão de Programas e Projetos no INDEG-ISCTE

[email protected]

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Da ideia à concretização

Necessidades

Avaliação

EstratégiaProjetos

Mudança

Projetos - Forma de implementar estratégias!


3

Porque existem projetos?

Aumento da capacidade

Progresso tecnológico

Aumento da população

Legal / regulamentar Novos mercados

Economia global

Escassez de recursos

I&DEquipas virtuais

Conflitos sociais

Ambientes complexos

Agilidade Estratégica

Fato

res

Exte

rnos

ao

Neg

ócio

Estado Atual

Estado FuturoPROJETOS

Fato

res

Inte

rnos


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Os projetos estão em todo o lado

Transversabilidade da aplicação da Ciência de Gestão de projeto:

Saúde, Farmacêutica, Investigação Científica

Construção Civil, Infra-estrututras, Indústria

Tecnologias da Informação e Banca

Re-Engenharia, Marketing, Comunicação

Energia, Indústria Extractora, Transportes

Eventos (conferências, desportivos, ...)

Agricultura, Pescas

Biotecnologia

Urbanismo


5

Falhas de projetos

Standish Group

1. Em média os projetos que falham:− Custam mais 98,5% que o orçamento inicial− Demoram mais 115% que o prazo inicial− Apenas cumprem 61% do âmbito inicial

2. Mais de 50% no passado e não estão documentados3. Causas:

28% 22%

Fraca Comunicação

18% 13% 10% 7%

Critérios de Sucesso do projeto

indefinidos

Fraca Identificação de Requisitos

Falta de suporte do Executivo

Falta de controlo no processo de alterações

Gestão de Capacidade / Prioridades

…


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A Ciência da Gestão de projeto contempla as 10 Áreas do Conhecimento identificadas pelo

PMBoK® do PMI®:

Áreas de Conhecimento

ÂmbitoTempo Qualidade

Custo

Risco

RH

Comunicações

FornecedoresStakeholders

Integração


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Controlo Ciclo de Vida P2020

MEDIÇÃO BENEFÍCIOS

DEFINIÇÃO DO PROJETO

PLANO DE PROJETO

PROJECT EXE

• Replaneamento• Ações Preventivas• Ações Corretivas

MONITORIZAÇÃO & CONTROLO (EVM)

ACEITAÇÃO FORMALLIÇÕES APRENDIDAS

“GO LIVE” “GO / NO GO” Interno

BUSINESS CASE

234

5

6 1

Submissão / Termo de Aceitação PlaneamentoReconhecimento / Pedidos de PagamentoEncerramento


8


Erros Comuns:• Empresas não envolvem os seus clientes na definição dos

requisitos• Falta de interligação com os modelos de negócio dos outros

players do mercado• Não envolvimento de stakeholders• Âmbito genérico• Gestão “common-sense” sem procedimentos definidos e

adaptados ao tipo de projeto/financiamento

Boa práticas:• Evolver todas as partes impactadas (stakeholders)• Requisitos detalhados de acordo com nível de complexidade e

risco• Requisitos baseados na necessidade e não na solução• Requisitos específicos e mensuráveis• Critérios de aceitação de acordo os Critérios referentes ao

respetivo aviso


9


Erros Comuns:• Incluir demasiada informação que não acrescenta valor ao plano• Orçamentos empolados• Cronograma muito longo• Falta de milestones, descrição de riscos e plano de contingência

que permitam a monitorização do projeto (Critérios de referencial de mérito)

Boa práticas:• Planear com base nos objetivos e não apenas para os incentivos• Uso de técnicas de estimativa normalizadas• Estimar tempo e custo de suporte administrativo necessário aos

pedidos de pagamento• Todos os entregáveis com responsabilidades definidas (um

empregável um dono)• Envolvimento dos stakeholders na construção do cronograma e

estimativas• Incluir no mínimo uma milestone mensal• Incluir Riscos, triggers e planos de mitigação


10

Gestão de RiscoA volatilidade do contexto e a inovação tecnológica garantem o princípio que não já projetos iguais.


11

Modelos de EstimaçãoGarantir estimativas rápidas e fiáveis é essencial para proteger margens e time-to-market.

BD Projectos

Modelo Paramétrico

Dimensão

Ambiente

MÉTRICAS

ORÇAMENTODURAÇÃOFTE’s

ESTIMAÇÃO:

OUT

IN

DIM (f(uc/fp))AMB (f1, f2, f3, …, fn)


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Erros Comuns:• Não execução do que foi proposto devido a excesso de zelo, má

gestão, perda de prioridade entre outros• Demasiados pedidos de alteração• Incumprimento de prazos• Ilegibilidade das despesas• Falta de monitorização de:

• Riscos• Indicadores de performance• Indicadores de previsão• Mede-se progresso de projetos através do tempo e da

consumo económico• Iniciar atividades sem plano definido• Colocar o urgente antes do importante

Boa práticas:• Medição deve acontecer em primeira instância pelo %PF e não

pelo consumo de orçamento e de tempo• Avaliação de impacto de todos os pedidos de alteração• Gestão mensal de indicadores de riscos, desvios e previsão• Replanear mensalmente• Processos são mais importantes que ferramentas


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Avaliação de performance


14

Avaliação de performance


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Erros Comuns:• Não cumprimento do âmbito total• Falta de partilha de conhecimento e repetição de erros• Não conclusão administrativa de todos os contratos

Boa práticas:• O projeto termina apenas quando o cliente diz “It’s done”• Lições aprendidas são futuro e não passado


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Recomendações Gerais

• O Projeto não é do “2020”. O Projeto é Vosso!• A aprovação da candidatura é apenas o inicio.• Ter um plano pode não representar nada mas planear significa tudo! • As estimativas devem ser cientificas e não baseadas em pressupostos.

• A qualidade da gestão financeira do projeto resulta da qualidade da produção económica.

• Um desvio antes de ser grande é pequeno. É preciso controlar os pequenos para evitar os grandes.

• Despesas ilegíveis e alterações de âmbito destroem pressupostos de incentivos.• Questionem, questionem, questionem!• Façam acontecer!

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