como planejar sua empresa e colocar em prática seus projetos para crescimento - volume 1

Como planejar sua empresa e ColoCar em prátiCa seus projetos para CresCimentoVolume 1

olá,

obrigado por baixar o nosso material. este é o primeiro de uma série de três e-books sobre o assunto e espero que acompanhe os outros dois que virão a seguir. Pretendemos com este material disseminar as boas práticas da Administração no Brasil, ensinando e de-monstrando, com exemplos práticos e exer-cícios, como estas práticas podem ser muito úteis para qualquer empresa, em qualquer setor.

Não importa o tamanho, se você já tem ou pretende ter uma empresa, este material é para você que quer seu negócio no caminho certo. o conteúdo aqui disponibilizado servirá como base para que você possa saber qual a melhor direção e a maneira correta de segui-la, utilizando as melhores técnicas de gestão.

Como agradecimento, gostaria de presen-tear você com uma consultoria individu-alizada. Por isso, ao longo do texto você en-contrará exercícios sobre cada assunto falado, e, ao final, encontrará um link para enviá-los diretamente a mim, para que eu possa avaliá-los individualmente e te dar um retorno.

Aproveite o conteúdo!

Hayala CurtoCeo – Seed Intelligence Company

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Desde o início do século XX, com a chegada dos computadores, o mundo vive a era da Informa-ção. Neste período, a livre circulação de co-nhecimento e know-how tornou o mundo mais competitivo e neste mercado de constantes novidades, as empresas que mais se destacam são aquelas que melhor seorganizam e otimi-zam os recursos que possuem.

Se você está pensando em abrir uma empre-sa, saiba que pensar o negócio é importan-tíssimo para ter sucesso, mas se você já tem uma empresa, não se preocupe, organização e planejamento são fundamentais para melhorar a administração de um negócio já constituído.

As grandes empresas são grandes porque entendem que para sobreviver e se destacar, devem estar em constante inovação, investindo em diversos meios ao mesmo tempo, diversi-ficando e remanejando seu esforço ocioso. E para isso, é preciso uma organização e admi-nistração que não desperdice os investimentos feitos e os recursos disponíveis, sendo essen-cialum Planejamento Estratégico bem feito.

o nome parece complicado, mas seguindo algumas diretrizes é possível elaborar um bom Planejamento estratégico. ele serve como um guia importante na definição de quais proje-tos devem ser executados para que a empresa concretize sua Missão e Visão.

Introdução

Planejamento estratégico é um processo gerencial que diz respeito à for-mulação de objetivos para a seleção de programas de ação e para sua exe-cução, levando em conta as condições internas e externas à empresa e sua evolução esperada. Também considera premissas básicas que a empresa deve respeitar para que todo o processo tenha coerência e sustentação.

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outro ponto importante é acompanhar periodi-camente os projetos definidos no Planejamento estratégico.

atrasos e gastos excessivos, por exemplo, devem ser prontamente identificados e, nesse momento, é preciso ter um plano de ação para correção da rota da empresa.

Para ter êxito, deve-se acompanhar um ciclo que tem por objetivo organizar a empresa e seus processos para melhor performance, de acordo com o seguinte fluxo:

Plano estratégico: Veja o quadro na página 3.

objetivos estratégicos: São os resultados que a organização pretende atingir a longo prazo.

Metas e indicadores:

Metas: apontam o desempenho desejado para um determinado indicador.

Indicadores: mostram se os esforços para alcançar os objetivos estão indo de acordo com o esperado ou se há necessidade de intensificá-los ou empreender novos.

Projetos: um projeto é um esforço temporário empreendido exclusivamente criar um produto, serviço ou resultado único. um projeto é tem-porário no sentido de que tem um início e fim definidos no tempo, e, por isso, um escopo e recursos definidos.

PlANo eSTRATÉGICo

oBJeTIVoS eSTRATÉGICoS

meTAS eINDICADoReS

PRoJeToS





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Qualidade: Determina padrões de qualidade para o projeto, para garantir que ele satisfaça as necessidades para as quais foi estruturado.

Escopo: Verifica se o projeto possui todo o necessário para a sua conclusão.e somente o necessário.

tempo: Controla os prazos do projeto. Cria-se e acompanha o cronograma, além de garantir que cada etapa comece e termine no momento programado.

Ao dividir o Plano estratégico de sua empresa em projetos você tem mais controle sobre o que está sendo executado e como está sendo executado.

Neste e-book, vamos te auxiliar nesse processo e também sugerir ferramentas interessantes para que as nove dimensões, acima citadas, sejam bem controladas. Aproveite!

Custo: Define recursos da forma mais real possível, suas quantidades e datas ne-cessárias. o orçamento do projeto precisa ser concluído dentro do previsto.

recursos Humanos: organiza e gerencia a equipe alocada no projeto. Determina as funções, responsabilidades e hierarquia. Além de motivar e qualificar os envolvi-dos.

riscos: Analisa eventos ou condições incertas. e tem como objetivo aumentar a probabilidade e impacto dos eventos positivos e reduzir a probabilidade e conse-quências dos eventos negativos.

Aquisições: Gerencia produtos e serviços sob responsabilidade dos fornecedores. Serve para assegurar que cada parceiro está cumprindo com seu compromisso.

Partes interessadas: Serve para garantir que o projeto cumpra as necessidades dos envolvidos. Integrando todas as áreas para realização do objetivo comum.

Comunicações: É o planejamento da comunicação com todos os envolvidos no projeto, para que as informações cheguem da maneira e na hora correta.

Depois de identificados, os projetos podem ser acompanhados por nove áreas específicas. Ao trabalhar cada uma dessas áreas você tem a garantia de que seus projetos serão desenvolvidos da melhor forma possível.





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o PlAnEjAMEnto EstrAtégICo

Já a Visão de uma empresa é responsável por nortear a organização. É um acumula-do de convicções que direcionam sua trajetó-ria. o professor de empreendedorismo louis Jacques Filion define Visão como “a imagem projetada no futuro do espaço de mercado futuro a ser ocupado pelos produtos e o tipo de organização necessária para se alcançar isso”.

em suma, a Visão pode ser percebida como a direção desejada, o caminho que se pretende percorrer, uma proposta do que a empresa deseja ser a médio e longo prazo e, ainda, de como ela espera ser vista por todos.

Por último, os Valores, que são as con-vicções da empresa. os Valores regulam a conduta tanto de um indivíduo quanto de uma organização. Richard Barrett, ex-dire-tor do Banco mundial, declara que em uma organização os valores “dizem” e os compor-tamentos “fazem”. Assim sendo, os Valores organizacionais podem ser definidos como princípios que guiam a vida da organização, tendo um papel tanto de atender seus obje-tivos quanto de atender às necessidades de todos aqueles à sua volta.

Para Peter Drucker, considerado o pai da Admi-nistração moderna, planejamento é a tomada de decisão com antecipação, algo que podemos fazer antes de começar a agir. Pode ser consi-derado o “plano de voo” para gerar o negócio das empresas, definindo as decisões e cami-nhos com o objetivo de atingir uma situação futura. Não basta ter somente as estratégias bem definidas, é necessário prever os caminhos que a empresa quer seguir, pois de nada adian-tam as boas ideias, se elas não saírem do papel. Além disso, traçarum caminho auxilia a empre-sa a não ser surpreendida por acontecimentos não previstos ou contabilizados.

1) Identificação da Missão, Visão e Valores da empresa

Poucas pessoas dão a devida importância a essas três palavras, mas elas são a o mapa do sucesso para qualquer negócio. A missão é tida como o detalhamento da razão de ser da empresa, ou seja, traduz a finalidade última da empresa e consiste na definição dos seus fins estratégicos gerais. Na missão, tem-se acentu-ado o que a empresa produz, sua previsão de conquistas futuras e como espera ser reconhe-cida pelos clientes e demais stakeholders.

Stakeholder é qualquer pessoa ou organização que tenha inte-resse ou seja afetado pela sua empresa, podendo ter um efeito direto ou indireto sobre ela.






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Refrescar o mundo em corpo, mente e espí-rito. Inspirar momentos de otimismo atra-vés de nossas marcas e ações. Criar valor e fazer a diferença onde estivermos, em tudo que fizermos.

CoNHeçA A MIssão DE AlguMAs grANDEs EMPrEsAs:

InsPIrE-sE!

AGoRA, VeJA A VIsão DA CoCA-ColA E DA MICrosoFt:

Ajudar pessoas, empresas e parceiros a atin-girem todo o seu potencial.

Disponibilizar às pessoas software de excelente quali-dade – a qualquer momento, em qualquer local e em qualquer dispositivo.

Pessoas: ser um ótimo lugar para trabalhar onde as pessoas são inspiradas a ser o melhor que podem ser.

Portfólio: trazer para o mundo um portfólio de marcas de bebidas de qualidade que antecipam e satisfazem os desejos e necessidades das pessoas.

Parceiros: alimentar uma rede vencedora de clientes e fornecedores, onde juntos criamos mútuo e duradouro valor.

Planeta: Ser um cidadão responsável que faz a diferen-ça, ajudando a criar e apoiar comunidades sustentáveis.

lucro: maximizar retorno de longo prazo para os acio-nistas, sendo consciente das nossas responsabilidades globais.

Produtividade: ser uma organização altamente eficaz, enxuta e veloz.





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e, eNfIm, CoNHeçA oS VAlorEs DA CoCA-ColA e DA mICRoSofT

liderança: A coragem de construir um futuro melhor;

Colaboração: Alavancar gênios coletivos;

Integridade: Ser real;

Prestação de contas: Se é para ser, é para mim;

Paixão: Comprometimento no coração e na mente;

diversidade: Tão inclusiva quanto nossas marcas;

Qualidade: o que fazemos, fazemos bem.

Valorizamos a integridade, a honestidade, o cres-cimento pessoal contínuo, a abertura e o respeito mútuo. Somos comprometidos com nossos clien-tes e parceiros e temos paixão por tecnologia. temos disposição de sobra para assumir desafios e levá-los até o fim.

estamos completamente comprometidos com nossos clientes, acionistas, parceiros e funcioná-rios. Honramos nossos compromissos, entrega-mos resultados e buscamos a mais alta qualidade em tudo o que fazemos.





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PrAtIQuE!

Definição da Missão

1. Defina qual é o principal benefício que sua empresa leva a seu público-alvo.

2. Defina qual é a principal vantagem (diferencial) competitiva que distingue sua empresa da concorrência.

3. Defina se há algum interesse especial que deveria estar na missão da empresa. ou se o interesse seria uma consequênciado sucesso do negócio.

4. elabore uma frase curta que apresente o benefício, a vantagem competitiva e, se apropriado, o interesse do empreendedor.

Depois, valide com os interessados no negócio se essa frase poderia ser a missão da empresa

Definição da Visão

1. Defina um horizonte de planejamento de 3 ou 5 anos. Como gostaria que sua empresa estivesse ao final desse período?

2. Na resposta acima, seria possível determinar algum tipo de indicador de avalia-ção e metas numéricas que poderiam ser atingidas nesse período de tempo?

3. Elabore uma declaração em que conste o(s) objetivo(s) que a empresa irá atin-gir durante o período.

Depois, valide com os interessados no negócio se ela poderia ser a Visão de futu-ro da empresa.

Definição dos Valores

1. Se sua empresa fosse uma pessoa, por quais atitudes ela deveria ser conheci-da, lembrada e admirada?

2. Essa lista de atitudes poderia servir como a lista de valores do seu negócio? Se não, refaça a lista de atitudes.





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2) Análise sWot

A análise sWot (do inglês Strengths, Weaknes-ses, Opportunities e Threats), ou em português, matriz FoFA (Forças, oportunidades, Fraquezas e Ameaças), é uma análise relacionada ao am-biente interno e externo de uma organização, como parte do Planejamento estratégico. Para seu preenchimento, é necessário identificar cada um desses quesitos para que forças, fra-quezas,oportunidades e Ameaças à organiza-ção.

1 - Divida a empresa em ambiente interno e externo;2 – Determine as forças e fraquezas do ambien-te interno;3 – Determine as oportunidades e ameaças do ambiente externo;4 - Preencha cada quesito em um diagrama como o apresentado na página 12.

Daremos aqui o exemplo da Dona luciana, que melhorou sua sorveteria depois de utili-zar a Matriz sWot para identificar as amea-ças e oportunidades da sua empresa.

Há anos Dona luciana faz deliciosos sorvetes caseiros que atraem todos da região. Con-tudo, da mesma forma que os clientes aparecem no verão, desaparecem no inverno.

Ao aplicar os conhecimentos da “sorvete-ria da Dona luciana” para realizar a análise sWot, fica fácil entender as oportunidades e ameaças com apenas uma breve reflexão. o primeiro ponto a refletir são as forças do ne-gócio. “Que variações no cenário fazem meu negócio prosperar? Quem é meu principal cliente?”

Dona luciana sabe que no calor seus sorve-tes vendem muito mais, e que nesses dias, quem mais consome são as crianças. Con-tudo, no frio, estas mesmas crianças não compram tanto sorvete, muito por causa das mães, que têm medo que seus filhos gripem. No inverno somente clientes fiéis costumam tomar o sorvete ao passar por perto.

Com estas informações, podemos criar o primeiro quadro do modelo SWoT, as forças do negócio: a sorveteria possui maior volume de clientes no verão, mas no inverno também há oportunidade de captar clientes que se exercitam no parque próximo à sorveteria, ou servir como local de descanso para pais que levam seus filhos para passear. E apesar das crianças serem os maiores consumido-res, adultos costumam tomar sorvete em dias mais amenos, desde que tenham algum atrativo.

InsPIrE-sE!





11Depois de analisar as forças, o próximo quadro da Matriz sWot indica que reflitamos a respeito das fraquezas do negócio.

As fraquezas mais óbvias são aquelas inversas às forças, por exemplo, se “dias quentes” for uma força, a dependência do clima é claramente uma fraqueza da sorveteria.

e assim como acontece no negócio da Dona luciana, olhando para as forças e fraquezas do seu negócio, as oportunidades praticamente aparecem por si só. Continuando no exemplo, se vemos que adultos compram pela qualidade, então atrair um público Premium, com sabores de sorve-tes tropicais e naturais pode ser uma boa ideia. Aproveitar os dias frios para vender bebidas e alguns pratos quentes também soa óbvio depois da Análise SWoT.

Veja como as ameaças e oportunidades de crescimento da sorveteria da Dona luciana ficam evidentes após pensar nestes pontos:

Forças

Dias quentes Crianças Sorvete premium

oportunidades

Bebidas e comidas quentes Versões de baixa calorias Produtos premium Toldo

Fraquezas

Dependência do clima Pessoas em dieta Crianças dependem dos pais

Ameaças

loja simples Desconfiança da qualidade do produto caseiro Chuva ou outros fenômenos temporais

Gelato da Lusorveteria

Gelato da Lu

Depois de refletir sobre sua Matriz sWot, Dona luciana al-terou o nome da sua sorveteria, pintou as cadeiras e apren-deu a fazer chocolate quente, petit gateau, e alguns outros pratos e bebidas quentes para quando o frio chegar. Dessa forma, seu lucro cresceu em todas as estações do ano.

Na análise sWot do seu negócio, reflita profundamente sobre cada um dos quatro quadros do modelo e ordene os itens por importância.

A ordem do pensar da Análise SWoT pode ser usada não apenas no estudo geral do modelo de negócio da empresa, mas também em questões específicas e pontuais.





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PrAtIQuE!

Agora é sua vez. Preencha o quadro abaixo com as suas ForÇAs, FrAQuEZAs, oPoRTuNIDADeS e AmeAçAS.

Forças

oportunidades

Fraquezas

Ameaças

3) Mapa Estratégico utilizando BsC (BalancedscoreCard)

BSC - Balanced Scorecard é uma ferramenta de Planejamento estratégico na qual a organização tem claramente definidas as suas metas e estratégias, com o ob-jetivo medir o desempenho empresarial através de indicadores quantificáveis e verificáveis. o método consiste em determinar de modo balanceado as ligações de causa/efeito entre áreas da empresa (também chamadas de dimensões) e ob-jetivos estratégicos escolhidos para avaliação.

As dimensões financeiras, clientes, processos internos, aprendizado e crescimen-to. Veja no exemplo abaixo uma forma de trabalhar essas dimensões.





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Financeira: Criar novos indicadores de desempenho para que os acionistas pos-sam ter melhor rentabilidade dos seus investimentos;

Clientes: Saber qual o grau de satisfação dos clientes com a empresa;

Processos internos: Identificar se há produtos com problemas, se foram entre-gues no tempo previsto e apostar na inovação dos seus produtos, e;

Na análise do BSC, se os quatros indicadores estiverem aplicados de acordo com os objetivos pro-postos pela organização, ou seja, se estiverem equilibrados, significa que a empresa conseguirá ter um melhor desempenho, permitindo a concepção de novas estratégias.

Cada objetivo Estratégico deve ser atingido por uma série de projetos definidos pela administra-ção da empresa.

Na figura abaixo é possível visualizar como são aplicados os objetivos Estratégicos em cada di-mensão. Cada “caixinha” deve ser composta por projetos que serão responsáveis pelo alcance dos objetivos traçados.

BsC com dimensões e exemplos de objetivos estratégicos

Aprendizado e crescimento: Capacitar e motivar equipe interna.





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InsPIrE-sE!Criamos os objetivos Estratégicos da empresa fictícia ACME para ilustrar o que apresentamos.

DImeNSão oBJeTIVo 1 oBJeTIVo 2 oBJeTIVo 3

fINANCeIRA

ClIeNTe e meRCADo

PRoCeSSoS INTeRNoS

APrENDIZADo E CReSCImeNTo

oBJeTIVo 4

maximizar o valor para o acionista de forma sustentável

Garantir a satisfa-ção dos clientes

Aumentar a eficiên-cia operacional

expandir os negócios em que atuamos de forma rentável e susten-tável

melhorar o desempenho em sustentabilidade

Garantir equilí-brio financeiro da tarifa e da RAP

Ser excelente em gestão de oPeX e CAPeX

Promover a ges-tão integrada das áreas da empresa

Promover soluções inovadoras e efica-zes em tecnologia

Preservar o conhecimento da companhia

Promover exce-lência em segu-rança do trabalho

Ter pessoas capa-citadas, motiva-das,comprometi-das e felizes

APrENDIZADo E CReSCImeNTo





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Agora a Seed Intelligence Company vai te auxiliar em todo o processo mostrado até aqui. Clique no link abaixo ou copie-o em seu navegador para ter acesso ao nosso ambiente eletrônico e preencher os campos com o que você idealizou para sua empresa.

Nós vamos avaliar os seus planos e, se preciso, indicar caminhos mais eficientes para o seu negócio.

survey.seedintelligence.com.br

Defina os seus próprios objetivos estratégicos. Como você pôde ver, é possível ter ob-jetivos de quaisquer âmbito, desde aumentar lucro até ter pessoas felizes trabalhando com você.

DImeNSão oBJeTIVo 1 oBJeTIVo 2 oBJeTIVo 3

fINANCeIRA

ClIeNTe e meRCADo

PRoCeSSoS INTeRNoS

oBJeTIVo 4

PrAtIQuE!




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