Atos AdministrativosComo redigir ofcios, memorandos, e-mails e outras formas de correspondncia oficial

Rey Vinas

Atos AdministrativosComo redigir ofcios, memorandos, e-mails e outras formas de correspondncia oficial

Rey Vinas Todos os direitos desta edio reservados

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VINAS, Rey. Atos administrativos: como redigir ofcios, memorandos, e-mails e outras formas de correspondncia oficial. / Rey Vinas. Braslia: Projecto Editorial, 2003. 166p. ISBN 85-98401-19-3 1. Correspondncia oficial 2. Administrao pblica. 3. Redao oficial. CDD 651.75

A Elisabete, que luz, e a Nadja, Beatriz, Nathlia e Emanuel, outros astros.

SumrioApresentao, 11 Princpios, 13 Da publicidade, 14 Da impessoalidade, 15 Polidez, 16 A quem se fala, 16 Clareza, objetividade e conciso, 16 Para dizer s o necessrio: a conciso, 17 O custo invisvel da m redao, 18 Estrutura complexa, 19 Atualizao permanente, 19 Linguagem e texto, 21 Linguagem e pensamento, 21 A organizao do pensamento, 22 A seduo da escrita, 23 Tcnica de escrita, 24 Simplicidade, 25 Objetividade, 26 Conciso, 27 A redao passo a passo, 29 Conhecer essencial, 29 O plano da redao, 30 Tudo o que fica pronto na vida foi construdo antes, na alma, 33 Formas de tratamento, 37 Concordncia com os pronomes de tratamento, 38 Emprego dos pronomes de tratamento, 39

Fechos, 42 Ttulo de representante diplomtico, 45 O que deve ser evitado na redao oficial, 45 Remisso a texto legal, 45 Redao de atos normativos, 47 Do geral para o particular, 49 Numerao, 50 Citaes, 50 Folhas de continuao, 52 Atos administrativos, 53 Apostila, 55 Elementos da apostila, 55 Ata, 59 Regras gerais, 59 Ato de assentamento, de valor jurdico, 61 Elementos da ata, 61 Atestado, 67 Elementos do atestado, 67 Certido, 71 Elementos da certido, 71 Despacho, 75 Elementos do despacho, 75 Exposio de motivos, 79 Elementos da exposio de motivos, 79 Fac-smile, 83 Informao, 85 Elementos da informao, 86 Memorando, 89 Elementos do memorando, 90 Ofcio, 95 Outras observaes sobre o ofcio, 95 Elementos do ofcio, 97 Instruo Normativa & Ordem de Servio, 101 Elementos da instruo normativa e da OS, 102 Parecer, 107 Elementos do parecer, 108 Portaria, 111 Elementos da portaria, 111 Requerimento, 115 Elementos do requerimento, 115 Projeto bsico & Projeto executivo, 119

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Projeto bsico, 121 Requisitos, 123 Padronizao, 123 Elementos, 123 Elaborao, 124 Consideraes iniciais, 124 Projeto executivo, 129 Roteiro, 131 Redao de e-mail, 135 Discernimento, 137 Assuntos pessoais e corporativos: distino, 137 Estrutura do e-mail, 138 Smbolos, 139 Outras recomendaes, 139 Expresses & vocbulos latinos nos atos oficiais, 143

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ApresentaoPadronizar os atos administrativos condio essencial eficincia das instituies pblicas e decorre da necessidade de racionalizar o trabalho da Administrao. Atos padronizados do carter profissional documentao, tornam uniformes os documentos e lhes atribuem boa aparncia e legibilidade. Um outro fator leva necessidade da padronizao: o controle da qualidade. Atos no normatizados, irregulares, revelam desconcerto, apontam desacerto, at desorganizao, porque so precariamente concebidos e produzidos. comum um mesmo rgo pblico utilizar diferentes modelos de portaria, ofcio, memorando, executados em variados formatos de papel, s vezes at com texto em colorido. A qualidade decai na mesma proporo do mau gosto; a legibilidade dificultada. H m idealizao do ato, m diagramao e exposio desordenada das idias. Constata-se, por tudo isso, que a observao de normas na elaborao dos atos oficiais contribui para textos objetivos, comunicativos, limpos. Este livro baseia-se num conjunto de concepes sobre atos administrativos que reuni num manual para o Tribunal Superior Eleitoral. Sai, porm, com maior quantidade de informaes. Nele me foi possvel expor pontos de vista que no considerei adequados a uma obra institucional. AAtos oficiais

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escrita segue o princpio da redao jornalstica, profisso que exerci durante vrios anos e que me permitiu uma experincia diferenciada com o texto. O livro pretende funcionar como um guia para a redao de atas, portarias, ofcios, memorandos, instrues normativas e e-mails, entre outros documentos da moderna Administrao. Estabelece padres de forma e de fundo s mensagens e alerta para a criatividade como fator que contribui para a vivacidade da comunicao; objetiva explicar quais os padres de emisso dos principais documentos utilizados pelas reparties pblicas e os critrios mnimos a serem atendidos quando de sua elaborao. Servir ainda, em muitos pontos, como conselheiro na produo de textos de diversa natureza. O Autor

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Princpios curioso constatar a relao entre a redao de atos oficiais (ofcios, memorandos, portarias, etc.) e o Direito. A muitos escapa que a escrita de um simples despacho deve atender a dois princpios constitucionais caros s atividades da Administrao: a impessoalidade e a publicidade. Essa exigncia evidenciada logo nas primeiras pginas do Manual da Presidncia da Repblica (Braslia: Presidncia da Repblica, 1991. p. 5), publicao muito utilizada pelos rgos do Poder Executivo. H, porm, na Administrao, quem produza atos oficiais sem critrio, sem rigor, esquecendo-se de que estes, como mensagens de natureza pblica, necessitam de uniformidade, condio essencial comunicao eficiente e objetiva. Por comodidade ou descaso, h quem ignore as normas de elaborao de atos administrativos. H instituies que acatam sem o menor desconforto esse descuido, considerando filigrana estabelecer padres para a redao oficial. No raro encontrar uma mesma instituio valendo-se de um sem-nmero de formas para o ofcio ou o memorando, ou utilizando-se de um mesmo modelo para ambos. Isso no s desaconselhvel, como tambm pouco prtico e antieconmico. O ideal que toda correspondncia utilizada no mbito de uma entidade, seja ela pblica ou privada, siga padresAtos administrativos

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de elaborao, normas concebidas para a eficincia da comunicao. A comunicao eficiente, alis, um dos requisitos para o sucesso das organizaes. fator de economia e interfere positivamente nos resultados da empresa, mas, para chegar a isso, necessrio seguir alguns pequenos conselhos. Diz o Manual da Presidncia da Repblica:A redao oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padro culto da linguagem, clareza, conciso, formalidade e uniformidade. Fundamentalmente, esses atributos decorrem da Constituio, que dispe, no art. 37: A administrao pblica direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos poderes da Unio, dos estados, do Distrito Federal e dos municpios obedecer aos princpios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade (...). Sendo a publicidade e a impessoalidade princpios fundamentais de toda administrao pblica, claro est que devem igualmente nortear a elaborao dos atos e comunicaes oficiais.

Da publicidade

Para dar real publicidade a um ato necessrio que seu texto seja claro. Publicar em dirio oficial texto obscuro ou dbio cumpre mera formalidade. A publicidade de um ato extrapola a divulgao pura e simples, por qualquer meio. Ao cidado deve ser dado conhecer o contedo do ato, a sua mensagem efetiva. Nisso reside a verdadeira publicidade. Nos casos em que o texto eminentemente tcnico, pelo menos os especialistas na matria devem compreender a linguagem em que ele se apresenta. E h casos em que no possvel de nenhum modo compreender a escrita. Atos dessa natureza, incompreensveis, no do14Rey Vinas

conhecimento das prticas da Administrao. A publicidade, assim, no se efetiva.Da impessoalidade

A impessoalidade no consiste em deixar de utilizar a primeira pessoal gramatical. H quem considere o uso do plural (como que) de modstia como indicador de impessoalidade (Encaminhamos a V. Sa. as informaes...). um expediente equivocado. Ser impessoal na redao tcnica significa retirar do texto traos de subjetivismo que atribuam mensagem uma viso inaceitavelmente particularizada do assunto tratado, que possa resultar em preconceito, juzos ntimos ou emocionais, egocentrismos... Um memorando, ainda que em terceira pessoa, que demonstre impertinncia, arrogncia, sarcasmo, um documento que no possui o atributo da impessoalidade. Quando um documento resvala dessa forma para o mbito subjetivo, perde em eficcia, porque os atos na esfera pblica cumpremse por serem objetivos, exatos, racionais, praticveis. A emocionalidade desequilibrada nessa rea um dos caminhos para o erro e para o fracasso das realizaes. Em nenhum momento poder a figura do redator projetar-se na mente do destinatrio. O receptor de uma mensagem cheia de ironia estar muito pouco propenso a dar soluo ao que quer que seja. Poder at dar encaminhamento s questes demandadas no documento, mas de malgrado. E se se tratar de um esprito vingativo ou magoado, far de tudo para que nada ocorra a contento. Perde o interesse pblico, que no se efetiva, diante de rusgas internas e dissabores interpessoais.Atos administrativos

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A redao oficial deve preocupar-se acima de tudo com a eficcia e a exatido das informaes.Polidez

Todos os cuidados relacionados impessoalidade tambm constituem requisitos da polidez, qualidade essencial aos atos oficiais. O tratamento respeitoso e digno deve estar presente em todo documento, qualquer que seja o destinatrio. Expresses rudes ou irreverentes, intimidades, linguagem rs ao cho, tudo isto denuncia falta de cortesia.A quem se fala

A considerao do destinatrio um outro importante fator para a eficcia da redao oficial. Em qualquer processo de comunicao, to importante saber a quem se fala quanto aquilo que se diz. Em muitos casos, o modo de dizer estar subordinado ao perfil do destinatrio, e a pergunta a quem se fala determinar em alto grau o modo de concepo da mensagem. Pensar no destinatrio um dos indicadores de qualidade da comunicao. Diz Adalberto J. Kaspary no seu Redao oficial: normas e modelos (14. ed. Porto Alegre: Edita, 1998):A mensagem no compreendida exatamente pelo seu receptor pretendido torna-se, muitas vezes, motivo de conflitos ou, ao menos, de reaes inadequadas, quando sua finalidade concorrer para o funcionamento harmnico e operante de um rgo ou setor de trabalho. O destinatrio , pois, elemento de extrema importncia a ser considerado em qualquer comunicao.

Clareza, objetividade e conciso

A clareza, a objetividade e a conciso so elementos que devem presidir a elaborao dos atos oficiais. Elas impedem que o16Rey Vinas

texto do ato chegue ao obscuro e ao incompreensvel e asseguram a comunicabilidade, portanto a eficcia, da mensagem. A mensagem de uma instituio deve comunicar de modo transparente e ser o resultado de uma aspirao quase utpica, representada na frase de Geir Campos: Eu quisera ser to claro que ao dizer rosa! todos soubessem o que haviam de pensar. Mais, quisera ser to claro que ao dizer j! todos soubessem o que haviam de fazer. A padronizao do leiaute e dos textos dos atos oficiais deve contribuir para essa finalidade bsica: comunicar com impessoalidade e clareza. A clareza do texto, aliada correta diagramao do documento, possibilita a rpida compreenso do contedo da mensagem pelo leitor.Para dizer s o necessrio: a conciso

O autor de Grande serto: veredas, Guimares Rosa, assim resumiu, num insight potico: Escrever a arte de cortar palavras. O professor William Strunk Jr., de altos estudos da lngua inglesa, ensinou de modo mais extenso:A prosa vigorosa concisa. A frase no deve ter palavras desnecessrias nem o pargrafo frases desnecessrias, pela mesma razo que o desenho no deve ter linhas desnecessrias, nem a mquina partes desnecessrias. Isso no quer dizer que o autor faa breves todas as suas frases, nem que se evite todo detalhe, nem que trate seus temas s na superfcie: apenas que cada palavra conta (Correio Braziliense. Braslia, mar. 1999. Apud SQUARISI, Dad. Dicas de Portugus).

Esse ensinamento vlido para qualquer tipo de texto, seja ele literrio ou tcnico-administrativo. a base de toda boa escrita e parece simples. Apenas parece. Alcanar umAtos administrativos

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texto enxuto, sem gorduras, tarefa das mais rduas. Fazer-se compreender de modo translcido exige o esforo de uma epopia.O custo invisvel da m redao

As dificuldades de redao emperram o andamento da organizao, conduzem a desentendimentos e a um altssimo custo invisvel (que no aparece na contabilidade da instituio), resultante da demora na execuo de uma atividade, do retrabalho, da burocracia intil, do estresse pelo malfeito, das dificuldades na recuperao de informaes, etc.) Em seu Pronturio de redao oficial (14. ed. Rio de Janeiro: Nova Fronteira, 1988), Joo Luiz Ney afirma:A dinmica administrativa encontra, na capacidade de redao de seus servidores, recursos dos mais eficazes para o seu processamento. Ausente essa capacidade num setor da administrao, mais difcil se torna ao seu dirigente dedicar-se aos problemas que lhe so pertinentes o planejamento, a coordenao e o comando. Seu tempo estar quase totalmente absorvido na reviso e emenda de textos mal redigidos e suas energias logo se esgotaro no esforo dirio de reescrever o que seus auxiliares no souberam estruturar em linguagem apropriada e correta.

Luiz Ney, porm, parte de um princpio nem sempre verdadeiro: o de que o dirigente sabe escrever. O dirigente muitas vezes sabe apenas o que quer, o que pretende dizer. Isso no o habilita necessariamente a conseguir reescrever a m redao de seus auxiliares.18Rey Vinas

Estrutura complexa

Toda escrita uma estrutura complexa. Passar da idia ao texto exige treinamento constante. Escrever bem escrever sempre. E no caso da redao oficial, necessrio conhecer ainda os aspectos especficos desse tipo de mensagem. Ela exige unidade, deve ser escrita em padro culto de linguagem e seguir formalidades que a caracterizam de modo inconfundvel.Atualizao permanente

O estilo da redao oficial, apesar de seus vrios aspectos limitadores, no deve estagnar. Ele precisar estar sempre em atualizao. O redator, ao longo do exerccio de sua atividade, dever estar permanentemente buscando a maneira mais eficiente de produzir o texto, a forma mais agradvel (ela geralmente a mais simples) de dizer a mensagem, para evitar a construo aptica, as frmulas desgastadas, a estrutura dbil. certo que no se pode realizar uma revoluo a cada escrita, mas no se pode tambm acomodar ao que j se tornou inexpressivo.

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Linguagem e textoAo redigir atos oficiais, deve-se obedecer de certa forma aos mesmos princpios de organizao de qualquer outro tipo de texto para alcanar clareza na exposio e, assim, comunicao eficaz. A eficcia de que falo refere-se capacidade de fazer o leitor compreender com facilidade aquilo que est escrito e mais ainda de convenc-lo, se for o caso, com o argumento dessa escrita. No manual que desenvolvi para o Tribunal Superior Eleitoral (Manual de padronizao de atos oficiais administrativos. Braslia: TSE/SDI, 2002), em que tive o apoio da equipe de editorao daquela instituio e a crtica valiosa de muitos, dediquei um captulo inteiro a esse tema, com fundamento em minha experincia como editor e jornalista, e nos estudos que desenvolvi acerca da teoria do texto, da teoria literria e da comunicao empresarial. So consideraes pontuais do que coligi de mais significativo sobre a arte/tcnica da escrita, que agora apresento em resumo.

Linguagem e pensamentoO pensamento humano se organiza, articula-se e ganha nitidez medida que o indivduo exercita a linguagem. Quanto mais nos esforamos para exprimir nossasAtos administrativos

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idias de modo claro, mais alcanamos essa virtude rara na comunicao. Isso nos leva a admitir que a escrita pode ser aprimorada ao longo do tempo. No h a menor dvida quanto a isso. Uma criana, logo que consegue utilizar a linguagem dos adultos e deixa para trs as expresses desconexas e fragmentadas e o balbucio de seus primeiros anos, consegue um desenvolvimento espetacular de raciocnio que transforma o seu modo de estar no mundo: ganha autoconfiana e se reconhece possuidora de um alto grau de convencimento. medida que aperfeioa a linguagem, aprimora o modo de pensar, porque o desenvolvimento da linguagem permite a organizao do pensamento e a exteriorizao deste em toda a sua complexidade. Disso deduzimos que a boa linguagem aquela que: 1) expressa adequadamente um assunto pensado; 2) possui caractersticas que levam total ateno ao que est sendo comunicado (porque nos seduz e nos convence); e 3) respeita um padro lingstico admitido coletivamente como ideal (a correo gramatical).

A organizao do pensamentoDiz o poeta francs Boileau que aquilo que bem concebido se enuncia com clareza (Ars potique, I, p. 153), o que nos leva importncia da reflexo como pr-requisito para a expresso. necessrio pensar detidamente sobre um assunto, uma idia, antes de express-la. Ao refletir sobre a massa disforme e confusa que a origem do pensamento, vai-se aos poucos dando a ele ordem e corporificao e, ato contnuo, um comando interno passa a tentar encontrar as palavras exatas que22Rey Vinas

serviro para diz-lo. impressionante como raramente fazemos isso em nossa vida diria. O que dizemos normalmente nos sai por impulso, aps um mnimo de reflexo. O mestre J. Mattoso Cmara Jr. ensina em seu Manual de expresso oral e escrita (2. ed. J. Ozon, 1966. p. 10):A preciso lgica da exposio lingstica importa, antes de tudo, no problema da composio, que consiste em ajustar e concatenar os pensamentos. O prprio raciocnio ainda no exteriorizado depende disso para desenvolver-se. Antes de nos fazermos entender pelos outros, temos de nos entender a ns mesmos (...).

A seduo da escritaPara seduzir, ainda que em uma comunicao oficial, preciso um mnimo de preocupao esttica com o argumento, o que pressupe a escolha de palavras, um agradvel ritmo frasal, um tom ideal e, sobretudo, leveza. O sentimento esttico (artstico) inerente ao ser humano. Todos reconhecem uma escrita pesada e seca, s vezes rspida; todos reconhecem de imediato uma sentena sem vida. possvel, pois, vencer a monotonia e a esterilidade de um ato administrativo com o uso de uma linguagem mais inspirada (que nem por isso deve deixar de ser adequada e objetiva). s vezes uma nica palavra muda radicalmente a forma de recepo de um texto. E deve-se levar em conta que, por si s, a correo gramatical fator de atrao. Uma escrita com erros grosseiros impe reao mensagem, depe contra o emissor, reduz o seu status e expe debilidade cultural.Atos administrativos

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ainda de Mattoso, na obra citada (p. 12), a afirmao de que a obedincia s regras gramaticais se impe por trs motivos:Em primeiro lugar, elas consubstanciam as concluses de vrias geraes de homens que se especializaram em estudar a lngua e em observar a sua ao e os seus efeitos no intercmbio social. Muitas normas e convenes da gramtica representam uma experincia longa e coletiva em matria de expresso lingstica, e acatlas seguir uma estrada batida e correr menos riscos, mesmo no mbito da lgica da formulao. Em segundo lugar, acham-se apoiadas por um consenso geral e atravs delas se facilita a projeo de nossas idias e a aceitao do que assim dizemos. Finalmente, estranho como parea, perfeitamente lcito afirmar que uma atitude de independncia em face de regras gramaticais cabe de direito aos literatos, antes que aos que usam a linguagem com objetivo prtico. Do literato espera-se uma viso pessoal em questes de forma lingstica, j que a lngua a sua preocupao primria e a matriaprima de sua arte.

A gramaticalidade essencial ao ato administrativo, mas deve-se ter cuidado com os excessos. Grandes efeitos retricos e escrpulos exagerados de gramaticalidade podem atribuir ao texto jeito de literatura, artificialidade ou empfia verdadeiras armadilhas boa comunicao.

Tcnica de escritaRedigir bem resulta do desenvolvimento de uma tcnica de escrita que deve ser cuidadosamente adquirida. Se produto de tcnica, envolve trabalho sistemtico e supe24Rey Vinas

possibilidade de aperfeioamento. Redigir bem, portanto e nisso parecem unnimes especialistas e tericos do texto , origina-se do redigir sempre, do exercitar-se na linguagem escrita. Um texto eficiente e claro (digamos tambm elegante), deve suas qualidades ao modo de dizer, no quilo que diz. O que valoriza um assunto a maneira de cont-lo, de exp-lo. Um enunciado capaz de transmitir com clareza e simplicidade uma mensagem uma conquista que se obtm pouco a pouco, no duro ofcio de redigir e redigir criticamente, mas isso guarda alguns segredos: simplicidade, objetividade e conciso, clareza. Diz Quintiliano:(...) que seja tal a clareza, que a mais fraca ateno baste para compreender e o pensamento impressione os espritos, como o sol impressiona a vista. No basta que o ouvinte possa compreender-nos; mister , mais do que isso, que de nenhum modo possa deixar de nos compreender.

Um conjunto de observaes pode auxiliar nessa tarefa:

SimplicidadeUm dos principais problemas de quem passa a dedicarse mais intensamente escrita a inclinao a dizer de forma complicada. Talvez por ser a linguagem escrita mais artificial, menos espontnea que a linguagem falada, comum que o redator iniciante seja levado a fazer rodeios, a falar difcil, a ser prolixo, como se a forma obscura (at incompreensvel) da escrita fosse sinnimo de erudio e sabedoria. Nada mais falso. A escrita admirvel aquela que reta naquilo que diz, sem volteios, sem labirintos. Dizer eficientemente dizer deAtos administrativos

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forma simples. Escreva indo diretamente ao ponto; se possvel, como se conversasse. Escrever apenas o essencial tambm questo de hbito. Disciplinar-se para ser objetivo vem de determinao interior e da adoo de princpios rigorosos de escrita. Quem se permite ser prolixo no conseguir escrever com simplicidade. E a grandeza da redao oficial e de quase toda escrita consiste em ser humilde diante da linguagem. H um historiador radicado em Braslia, Fernando Tamanini, que constri seus livros sobre a capital federal seguindo o princpio rduo e trabalhoso da redao lmpida. Leva esse princpio a ferro e fogo. Como resultado, aos 80 anos de idade, apresenta em suas obras um tal grau de legibilidade que no recordo ter deparado textos de histria mais bem elaborados.

ObjetividadeUse no seu texto frases curtas, preferencialmente. Frases longas cansam e levam o leitor disperso. Enunciados breves facilitam a compreenso. Evite contaminar o seu texto com uma infinidade de vrgulas. Uma frase longa nada mais que o acmulo de duas ou mais frases curtas. Prefira tambm palavras breves. Entre duas palavras, opte pela de menor extenso. Ensina a jornalista Dad Squarisi, do Correio Braziliense, especialista em questes da linguagem: Em vez de falar falecer, escreva morrer; em lugar de somente, s; de matrimnio, casamento; de fretro, caixo; de morosidade, lentido (SQUARISI, Dad. Dicas de Portugus. Correio Braziliense. Braslia, mar. 1999).26Rey Vinas

Organize suas sentenas de forma positiva, evite dizer por meio de negativas: no lembrar esquecer; no comparecer faltar; no chegar no horrio atrasar. Opte tambm pela voz ativa. A voz passiva uma estrutura sem vigor, aptica. Em vez de: A portaria foi assinada pelo diretor-geral, prefira: O diretorgeral assinou a portaria.

ConcisoA conciso consiste em dizer o mximo com um mnimo de palavras. Isto no guarda nada de abstrato ou subjetivo. Um dos caminhos para a conciso, alis, resulta da adoo de um procedimento simples, que pode ser extrado dos conselhos de Dad:Abuse de substantivos e verbos: escreva com a convico de que no idioma s existem essas duas classes de palavras. As demais sobretudo adjetivos e advrbios devem ser usadas com a sovinice do Tio Patinhas. Na dvida, deixe-os pra l: (Normalmente) ao redigir textos (informativos), use substantivos (fortes) e verbos (expressivos).1

Essa, alis, como ressalta a jornalista, uma lio de Veuillot: preciso escrever com a convico de que s h duas palavras no idioma o substantivo e o verbo. Ponhamo-nos em guarda contra as outras palavras.2 O que se quer dizer com isso no que se atirem fora as outras classes gramaticais, mas apenas que se usem adjetivos e advrbios com sua especfica funo: tornar1 SQUARISI, Dad. Dicas de Portugus. Correio Braziliense. Braslia, mar. 1999. 2 Id. Ibid.

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preciso e exato aquilo que realmente precisa de especificao para ser exato e convincente. Quanto preciso, valemo-nos mais uma vez do ensinamento da jornalista:Gato siams mais singular que simplesmente gato; homem, mais do que animal; laranjeira, mais do que rvore; rvore, mais do que planta ou vegetal. Escrever foi um perodo difcil constitui uma vagueza. Estive desempregado durante trs meses d o recado. No foi por acidente que Gonalves Dias comps: Minha terra tem palmeiras/Onde canta o sabi. Se tivesse dito, Minha terra tem rvores/Onde canta o pssaro, seus versos estariam mortos e enterrados. Sem direito a missa.3

3 SQUARISI, Dad. Op. cit.

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A redao passo a passoAntes de retomar o estudo dos atos oficiais, vale realizar algumas reflexes sobre a arte da livre escrita. Qualquer pessoa que conhea um assunto capaz de escrever sobre ele. No h receitas de como redigir, embora haja sobre isso princpios razoavelmente aceitos, que fazem parte de uma preparao inicial de que do conta a prtica e o esforo. Parte dessa prtica se adquire com o ensino escolar, a outra parte com a leitura conduzida de forma inteligente. E alguns instrumentos precisam ser conhecidos, como a organizao de um plano de redao, alm de informaes valiosas, tiradas da experincia, sobre o que deve e o que no deve ser feito.

Conhecer essencialO primeiro passo para chegar a uma boa redao avaliar se o conhecimento que se tem do assunto a ser desenvolvido suficiente para um bom argumento. Se se conhece pouco, dificilmente haver bom resultado. Leia. Converse. Consulte. Oua. Neste exato momento, comece a anotar aspectos que interessam ao seu texto. Crie a fora do seu argumento!Atos administrativos

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Ao coletar as informaes, estabelea uma hierarquia entre elas. Destaque as mais importantes, as de maior impacto, as que contribuiro mais decisivamente para o que voc pretende. Esta uma das etapas da organizao do pensamento. Quando me iniciei no jornalismo, h 15 anos, como reprter, nos primeiros dias vivi uma tortura. Chegava redao com pginas e pginas de anotaes das reportagens que me davam a realizar. Perdia-me no emaranhado de depoimentos, de registros, de observaes pessoais. E me demorava na elaborao das matrias porque gastava um tempo precioso tentanto achar um nexo entre os dados, faz-los coerentes entre si. At que descobri que poderia organizar toda a informao ainda em campo, exercitando a memria e o ouvir. Passei a anotar apenas tpicos, que me permitiam reconstituir mentalmente, na Redao do jornal, num plano estruturado de trabalho, toda a histria que eu precisava contar. Anos depois, as minhas anotaes serviam apenas como lembranas do que a memria duvidava houvesse retido. Eu escrevia ento diretamente no computador, indo raramente s notas, como resultado de uma organizao mental exercitada cotidianamente que me permitia redigir de uma penada.

O plano da redaoUm plano de redao no consiste de simples anotaes sobre o que se pretende escrever. Pode at resultar30Rey Vinas

de uma tempestade de idias (aquele exerccio de criatividade em que se registra no papel tudo o que vem mente, ainda que aparentemente nesse mister surjam coisas sem sentido), mas o jorro de pensamentos deve ser logo depois organizado em conjuntos de significados conexos e coesos que permitam dar unidade comunicao. De outra maneira, a redao se tornar uma colcha de retalhos, inconsistente. H um texto de Nizan Guanaes que exemplar da unidade comunicativa. um discurso feito por ele para uma turma de formandos em Administrao, na Bahia. Aqui o reproduzo a ttulo de exemplo. Os significados conexos nesse texto so organizados a partir das oposies dinheiro versus realizao, e trabalho versus acomodao. Nizan articula em blocos os seguintes argumentos: o pensar em realizar traz mais fortuna do que o pensar em fortuna e o realizar deve ter como combustvel o amor ao trabalho e o trabalho incessante. A partir dessa espinha dorsal, que serve de sustentao s reflexes desenvolvidas no texto, foi possvel ao autor seguir um planejamento ntido e indiscutvel: 1. o discurso formado por aconselhamentos. Isto ser dito logo no primeiro pargrafo e preparar o esprito do leitor. Essa deciso tornar a abertura algo inusitado para o comeo de uma explanao e permitir desenvolver quase todo o trabalho com frases no imperativo. Os argumentos, assim, ganharo em contundncia; 2. o segundo pargrafo inicia-se com o juzo bsico do texto: No paute sua vida nem sua carreira pelo dinheiro. a indicao do que no deve ser feito, seguida do argumento sobre o que se deve fazer: Ame seu ofcio comAtos administrativos

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todo corao, etc. uma frmula simples: no faa isto, faa aquilo... 3. O terceiro pargrafo busca justificativas externas que reforcem a opinio do autor: Napoleo no invadiu...; Hitler no matou... Michelngelo no passou... por dinheiro. Essa linha de raciocnio impacta, porque mostra que grandes realizaes e feitos espetaculares, para o bem ou para o mal, tm antes como motor ideais de realizao e convices. 4. O quarto pargrafo parte do mesmo princpio do anterior, mas opta por dar enfoque a um comportamento positivo e altrusta que nada tem a ver com dinheiro: o da freira que assiste leprosos. Percebe-se a toda uma concepo dramtica da linguagem, que se desenvolve a partir de um eixo de argumentao baseado no grau de impacto das idias e revelaes que so levadas ao leitor, pautadas na vivncia e na experincia de leitura do autor, de tal modo que at as referncias textuais, alm de adequadas, so provocativas: Seja quente ou seja frio, no seja morno que eu te vomito, condenao metafrica da indeciso, apologia da firmeza, no importa o rumo. Isso poderia ser dito de outra maneira: Quem quer agradar a todos no agrada a ningum. S que esta frase, por demais usual, um clich, no detm o poder de mobilizao daqueloutra, tirada da Bblia! Seria excessivo discorrer sobre a concepo estrutural de todo o texto. O leitor habilidoso saber encontrar o grau de coeso e unicidade argumentativa alcanado por Nizan. Ento vamos a ele.32Rey Vinas

Tudo o que fica pronto na vida foi construdo antes, na almaNizan Guanaes Dizem que conselho s se d a quem pede. E se vocs me convidaram para paraninfo, sou tentado a acreditar que tenho sua licena para d-los. Portanto, apesar da minha pouca autoridade para dar conselhos a quem quer que seja, aqui vo alguns que julgo valiosos. No paute sua vida nem sua carreira pelo dinheiro. Ame seu ofcio com todo corao. Persiga fazer o melhor. Seja fascinado pelo realizar, que o dinheiro vir como conseqncia. Quem pensa s em dinheiro no consegue sequer ser um grande bandido ou um grande canalha. Napoleo no invadiu a Europa por dinheiro. Hitler no matou seis milhes de judeus por dinheiro. Michelngelo no passou 16 anos pintando a Capela Sistina por dinheiro. E, geralmente, os que s pensam nele no o ganham. Porque so incapazes de sonhar. E tudo o que fica pronto na vida foi construdo antes, na alma. A propsito disso, lembro-me de uma passagem extraordinria, que descreve o dilogo entre uma freira americana cuidando de leprosos no Pacfico e um milionrio texano. O milionrio, vendo-a tratar daqueles leprosos, disse: Freira, eu no faria isso por dinheiro nenhum no mundo. E ela respondeu: Eu tambm no, meu filho. No estou fazendo com isso nenhuma apologia pobreza, muito pelo contrrio. Digo apenas que pensar em realizar tem trazido mais fortuna do que pensar em fortuna. Meu segundo conselho: pense no seu Pas. Porque, principalmente hoje, pensar em todos a melhor maneira de pensar em si. Afinal difcil viver numa nao onde a maioria morre de fome e a minoria morre de medo. O caos poltico gera uma queda de padro de vida

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generalizada. Os pobres vivem como bichos, e uma elite brega, sem cultura e sem refinamento, no chega a viver como homens. (...) Meu terceiro conselho vem diretamente da Bblia: seja quente ou seja frio, no seja morno que eu te vomito. exatamente isso que est escrito na carta de Laudicia: seja quente ou seja frio, no seja morno que eu te vomito. prefervel o erro omisso. O fracasso, ao tdio. O escndalo, ao vazio. Porque j vi grandes livros e filmes sobre a tristeza, a tragdia, o fracasso. Mas ningum narra o cio, a acomodao, o no-fazer, o remanso. Colabore com seu bigrafo. Faa, erre, tente, falhe, lute. Mas, por favor, no jogue fora, se acomodando, a extraordinria oportunidade de ter vivido, tendo conscincia de que cada homem foi feito para fazer histria. Que todo homem um milagre e traz em si uma revoluo. Que mais do que sexo ou dinheiro. Voc foi criado para construir pirmides e versos, descobrir continentes e mundos, e caminhar sempre, com um saco de interrogaes na mo e uma caixa de possibilidades na outra. No use rider, no d frias a seus ps. No se sente e passe a ser analista da vida alheia, espectador do mundo, comentarista do cotidiano, dessas pessoas que vivem a dizer: eu no disse!, eu sabia! Toda famlia tem um tio batalhador e bem de vida. E, durante o almoo de domingo, tem de agentar aquele outro tio muito inteligente e fracassado contar tudo o que ele faria, se fizesse alguma coisa. Chega dos poetas no publicados. Empresrios de mesa de bar. Pessoas que fazem coisas fantsticas toda sexta noite, todo sbado e domingo, mas que na segunda no sabem concretizar o que falam. Porque no sabem ansiar, no sabem perder a pose, porque no sabem recomear. Porque no sabem trabalhar. Eu digo: trabalhem, trabalhem, trabalhem. De 8 s 12, de 12 s 18 e mais se for preciso. Trabalho no mata. Ocupa o

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tempo. Evita o cio, que a morada do demnio. E constri prodgios. O Brasil, este pas de malandros e espertos, da vantagem em tudo, tem muito a aprender com aqueles trouxas dos japoneses. Porque aqueles trouxas japoneses que trabalham de sol a sol construram, em menos de 50 anos, a segunda maior megapotncia do planeta. Enquanto ns, os espertos, construmos uma das maiores impotncias do trabalho. Trabalhe! Muitos de seus colegas diro que voc est perdendo sua vida, porque voc vai trabalhar enquanto eles veraneiam. Porque voc vai trabalhar, enquanto eles vo ao mesmo bar da semana anterior, conversar as mesmas conversas, mas o tempo, que mesmo o senhor da razo, vai bendizer o fruto do seu esforo. E s o trabalho lhe leva a conhecer pessoas e mundos que os acomodados no conhecero. E a isso se chama sucesso. (...).

Nizan Guanaes realiza um texto sedutor ao unir informao e criatividade a uma eficiente organizao das idias. Faa o mesmo.

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Formas de tratamentoA comunicao oficial segue padres rigorosos quanto ao emprego dos pronomes de tratamento, forma dos fechos e identificao do signatrio. Pronomes de tratamento so palavras ou expresses que valem por pronomes pessoais, tais como voc, Vossa Excelncia, Vossa Senhoria. O fillogo Said Ali, em sua Gramtica secundria histrica da lngua portuguesa (3. ed. Braslia: Editora UnB, 1964), apresenta uma breve histria dos pronomes de tratamento. Diz ele que, aps serem incorporados ao portugus os pronomes latinos tu e vs, como tratamento direto da pessoa ou pessoas a quem se dirigia a palavra, passou-se a empregar, como expediente lingstico de distino e de respeito, a segunda pessoa do plural no tratamento de indivduos de hierarquia superior. Outro modo de tratamento indireto consistiu em fingir que a palavra era dirigida a um atributo ou qualidade da pessoa de categoria superior, e no a ela prpria: assim, os vassalos aproximavam-se do rei com o tratamento Vossa Merc, Vossa Senhoria; usou-se o tratamento ducal de Vossa Excelncia e adotaramse na hierarquia eclesistica Vossa Reverncia, Vossa Santidade. O tratamento indireto passou a vigorar, a partir do final do sculo XVI, tambm para os ocupantes de determinados cargos pblicos:Atos oficiais

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Vossa merc evoluiu para vosmec, e depois para o coloquial voc. E o pronome vs, com o tempo, caiu em desuso. dessa tradio que provm o atual emprego de pronomes de tratamento indireto como forma de dirigirmo-nos s autoridades civis, militares e eclesisticas. (g. n.) (op. cit.)

Concordncia com os pronomes de tratamentoOs pronomes de tratamento levam a concordncia para a terceira pessoa, embora se refiram pessoa com quem se fala. O verbo concordar com o substantivo que integra a locuo pronominal: Vossa Excelncia continuar na caminhada; Vossa Senhoria conseguir dar bom termo ao caso. Tambm os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento so sempre os da terceira pessoa: Vossa Senhoria encaminhar sua solicitao (e no vossa solicitao). Quando nos dirigimos pessoa, usamos as expresses Vossa Excelncia, Vossa Senhoria, etc.; quando a ela nos referimos, utilizamos Sua Excelncia, Sua Senhoria. O gnero dos adjetivos que se referem a esses pronomes deve remeter ao sexo da pessoa, no ao substantivo. Deve-se dizer Vossa Excelncia est atarefado, se o interlocutor for homem; Vossa Senhoria deve estar satisfeita, se for mulher. Deve-se evitar substituir os pronomes de tratamento pelas formas seu, sua, lhe e o, principalmente em relao s pessoas tratadas por Vossa Excelncia, Vossa Eminncia e outros de alta cerimnia. Os pronomes de tratamento, em comunicaes dirigidas a altas autoridades dos Poderes da Repblica e eclesisticas, no devem ser abreviados.38Rey Vinas

Emprego dos pronomes de tratamentoEm maro de 1992, a Instruo Normativa n. 4 da ento Secretaria de Administrao Federal fixou o emprego dos pronomes de tratamento mais utilizados pela Administrao como a seguir apresentado:Vossa Excelncia, em comunicaes dirigidas s seguintes autoridades: a) do Poder Executivo: Presidente da Repblica; Vice-Presidente da Repblica; Ministros de Estado; Secretrio-Geral da Presidncia da Repblica; Consultor-Geral da Repblica; Chefe do Estado-Maior das Foras Armadas; Chefe do Gabinete Militar da Presidncia da Repblica; Chefe do Gabinete Pessoal do Presidente da Repblica; Secretrios da Presidncia da Repblica; Procurador-Geral da Repblica; Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal; Chefes de Estado-Maior das Trs Armas; Oficiais-Generais das Foras Armadas; Embaixadores; Secretrio Executivo e Secretrio Nacional de Ministrios; Secretrios de Estado dos Governos Estaduais; Prefeitos Municipais; b) do Poder Legislativo Presidente, Vice-Presidente e membros da Cmara dos Deputados e do Senado Federal; Presidente e membros do Tribunal de Contas da Unio;

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Presidente e membros dos Tribunais de Contas Estaduais; Presidente e membros das Assemblias Legislativas Estaduais; Presidentes das Cmaras Municipais; c) do Poder Judicirio: Presidente e membros do Supremo Tribunal Federal; Presidente e membros do Superior Tribunal de Justia; Presidente e membros do Superior Tribunal Militar; Presidente e membros do Tribunal Superior Eleitoral; Presidente e membros do Tribunal Superior do Trabalho; Presidente e membros dos Tribunais de Justia; Presidente e membros dos Tribunais Regionais Federais; Presidente e membros dos Tribunais Regionais Eleitorais; Presidente e membros dos Tribunais Regionais do Trabalho; Juzes e Desembargadores; Auditores da Justia Militar. O vocativo a ser empregado em comunicaes dirigidas aos chefes de poder Excelentssimo Senhor, seguido do cargo respectivo: Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica; Excelentssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional; Excelentssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal; As demais autoridades sero tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo respectivo: Senhor Senador; Senhor Juiz; Senhor Ministro; Senhor Governador. No envelope, o endereamento das comunicaes dirigidas s autoridades tratadas por Vossa Excelncia ter a seguinte forma:

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Excelentssimo Senhor Fulano de tal Ministro da Justia 70064-000 Braslia/DF Excelentssimo Senhor Senador Fulano de Tal Senado Federal 70160-000 Braslia/DF Excelentssimo Senhor Fulano de Tal Juiz de Direito da 10. Vara Cvel Rua ABC, n. 123, 01010-000 So Paulo/SP Fica abolido o uso do tratamento Dignssimo s autoridades arroladas acima. A dignidade pressuposto para que se ocupe qualquer cargo pblico, sendo desnecessria sua repetida evocao. Vossa Senhoria empregado para as demais autoridades e para os particulares. O vocativo adequado Senhor, seguido do cargo do destinatrio: Senhor Chefe da Diviso de Servios Gerais. No envelope, deve constar: Ao Senhor Fulano de Tal Rua Mariana n. 1223 70123-000 Curitiba/PR Como se depreende do exemplo acima, fica dispensado o emprego do superlativo Ilustrssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor.

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Acrescente-se que doutor no forma de tratamento, e sim ttulo acadmico. Seu emprego deve restringir-se apenas s comunicaes dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concludo curso universitrio de doutorado. Nos demais casos, o tratamento Senhor confere a desejada formalidade s comunicaes. Mencionemos, ainda, a forma Vossa Magnificncia, empregada, por fora de tradio, em comunicaes dirigidas a reitores de universidade. Corresponde-lhe o vocativo: Magnfico Reitor, Os pronomes de tratamento para religiosos, de acordo com a hierarquia eclesistica, so: Vossa Santidade, em comunicaes dirigidas ao Papa. O vocativo correspondente : Santssimo Padre, Vossa Eminncia ou Vossa Eminncia Reverendssima, em comunicaes aos cardeais. Corresponde-lhe o vocativo: Eminentssimo Senhor Cardeal, ou Eminentssimo e Reverendssimo Senhor Cardeal, Vossa Excelncia Reverendssima usado em comunicaes dirigidas a arcebispos e bispos; Vossa Reverendssima, para monsenhores, cnegos e superiores religiosos. Vossa Reverncia empregado para sacerdotes, clricos e demais religiosos.

FechosHouve um tempo, no muito distante, em que os fechos das comunicaes oficiais iam do excessivo e inadequado ao francamente inadmissvel. Eram usadas expresses ocas e rebarbativas como indicadores de deferncia. Alguns exemplos:42Rey Vinas

Sem mais delongas, e na oportunidade, manifestamos total apreo; Nada mais tendo a acrescentar, e por oportuno, os agradecimentos manifestao de Vossa Senhoria, etc. A Instruo Normativa n. 4/92 deu boa soluo ao problema: estabeleceu o fecho das comunicaes oficiais em apenas duas formas. Veja-se:O fecho das comunicaes oficiais possui, alm da finalidade bvia de arrematar o texto, a de saudar o destinatrio. Os modelos para fecho que vinham sendo utilizados foram regulados pela Portaria n. 1 do Ministrio da Justia, de julho de 1937, que estabelecia cerca de quinze padres diferentes. Com o fito de simplificlos e uniformiz-los, a IN estabelece o emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicao oficial: a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da Repblica: Respeitosamente, b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior: Atenciosamente. Ficam excludas dessa frmula as comunicaes dirigidas a autoridades estrangeiras, que atendem a rito e tradio prprios.

O fecho das correspondncias tambm denominado antefirma. Muitos consideram o fecho formado em verdade pela antefirma e pela assinatura do emissor. Um esclarecimento necessrio: no recomendvel usar trao para apoiar a assinatura. Esse procedimento leva a crer que h necessidade de demarcar a rea para facilitar a subscrio. Bastam o nome daquele que assinar o documentoAtos administrativos

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e, abaixo deste, o registro do cargo ou funo que ele ocupa. muito mais sbrio e elegante. Nada de trao, embora este seja usado por muita gente, exausto. Excetuando-se a comunicao assinada pelo Presidente da Repblica, todas as demais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede. Esse procedimento facilita a identificao da origem das comunicaes. A forma deve ser a seguinte: (espao para assinatura) Elisabete Vinas Diretora (espao para assinatura) Roberto Esex Secretrio de Comunicao e Imprensa O nome do signatrio deve apresentar maisculas apenas nas iniciais, sem negrito ou destaques. H fartas recomendaes quanto a isso. Em nenhuma hiptese o cargo do signatrio deve constar inteiramente em maisculas. Evitem-se: ELISABETE VINAS Diretora ROBERTO ESEX SECRETRIO DE COMUNICAO E IMPRENSA A antefirma no deve ficar sozinha em pgina isolada. Pelo menos as duas ltimas linhas do pargrafo anterior ao fecho devem acompanh-la na ltima pgina do ato.44Rey Vinas

Ttulo de representante diplomtico

O ttulo de representante diplomtico ou cnsul no deve preceder o nome da pessoa. A forma adequada de registro O Sr. Alfredo Castelo, Embaixador do Brasil na Guatemala, e no O Embaixador do Brasil na Guatemala, Sr. Alfredo Castelo.

O que deve ser evitado na redao oficialA IN n. 4/92 da extinta Secretaria de Administrao Federal determina que, na redao dos atos e comunicaes oficiais, deve-se evitar: repetir palavras; usar palavras cognatas (designao e designado, compete e competente, etc.); utilizar expresso ou palavra de duplo sentido ou expresses locais ou regionais; utilizar palavra ou expresso de lngua estrangeira, exceto quando indispensvel, porque de uso j consagrado ou porque no se tem sua exata traduo. Nesse caso, deve ser grafada em itlico ou entre aspas. Exemplos: ad referendum ou ad referendum, royalties ou royalties.

Remisso a texto legalQuando for necessria a remisso a texto legal, a primeira referncia deve indicar o nmero da norma, seguido da data, sem abreviao de ms e ano (exemplo: Lei n. 4.860, de 26 de novembro de 1965). Nas referncias subseqentes, indicar apenas o nmero e o ano (exemplo: Lei n. 4.860, de 1965; ou Lei n. 4.860/65).Atos administrativos

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Joo Bosco Medeiros, em seu livro Correspondncia: tcnicas de comunicao criativa (So Paulo: Atlas, 1996. p. 29), ensina vrias tcnicas que permitem captar a ateno do leitor. Vejamos: escrever pargrafos curtos e objetivos; usar oraes coordenadas; manter o leitor em constante curiosidade, apresentando os fatos num crescendo; falar somente do que se conhece bem; dividir as aes em partes; juntar apenas o que significativo; ter presente o objetivo da comunicao; sugerir solues, mais do que explicar acontecimentos. Diz ele ainda que, antes de dar incio redao, deve o redator, com clareza de objetivos, colocar-se no lugar do receptor; obter informaes suficientes sobre o fato a ser apresentado; planejar a estrutura da comunicao; refletir adequada e suficientemente sobre o assunto; ser natural, conciso e correto; e usar linguagem de fcil compreenso. Joo Bosco preceitua que a linguagem da comunicao ser adequada quando o redator preocupar-se com a capacidade de entendimento do receptor. Assim, o vocabulrio tcnico pode ser usado sem problemas se o destinatrio for um tcnico. Do mesmo modo, deve-se proceder em relao a pessoas de nvel escolar elevado, quando ser possvel usar padro lingstico mais elaborado. Isso no quer dizer que palavras raras e desconhecidas sejam aceitveis, muito pelo contrrio. Em qualquer situao, elas devem ser evitadas.46Rey Vinas

Redao de atos normativosNa redao dos atos normativos: a) os artigos devem ser designados pela forma abreviada Art., seguida de algarismo arbico e do smbolo de nmero ordinal o at o nmero 9, inclusive (Art. 1o, Art. 2o, etc.); a partir do nmero 10, usa-se o algarismo arbico correspondente, seguido de ponto (Art. 10., Art. 11., etc.). A indicao de artigo ser separada do texto por um espao em branco, sem traos ou outros sinais, portanto. O texto de um artigo inicia-se sempre por maiscula e termina por ponto, salvo nos casos em que contiver incisos, quando dever terminar por dois-pontos; b) os incisos dos artigos devem ser designados por algarismos romanos seguidos de hfen, e iniciados por letra minscula, a menos que a primeira palavra seja nome prprio; ao final, so pontuados com ponto-e-vrgula, exceto o ltimo, que se encerra em ponto; e aquele que contiver desdobramento em alneas encerra-se por dois-pontos; c) quando um artigo contiver mais de um pargrafo, estes sero designados pelo smbolo , seguido do algarismo arbico correspondente e do smbolo de nmero ordinal o at o nono pargrafo, inclusive ( 1o, 2o, etc.). A partir do nmero 10, a designao deve ser feita pelo smbolo seguido do algarismo arbico correspondente e de ponto ( 10., 11., etc.). Entretanto, nas referncias a pargrafo nico, pargrafo seguinte e pargrafo anterior e semelhantes, a grafia por extenso. O texto dos pargrafos inicia-se com maiscula e encerra-se com ponto, exceto se for desdobrado em alneas, caso em que dever findar por dois-pontos;47

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d) as alneas ou letras de um inciso ou pargrafo devero ser grafadas com a letra minscula correspondente, seguida de parnteses: a), b), etc; e) os nmeros que correspondem ao desdobramento de alnea devero ser grafados em algarismos arbicos seguidos de ponto (1., 2., etc.). Os textos que se seguem aos nmeros iniciam-se por minscula e terminam em ponto-evrgula. O ltimo deve-se encerrar por ponto; f) os numerais devem ser escritos por extenso quando constiturem uma nica palavra (quinze, trezentos, mil, etc). Quando constiturem mais de uma, devero ser grafados em algarismos (25, 141, etc.). Os numerais que indiquem porcentagem seguem a mesma regra: a expresso por cento ser grafada por extenso se o numeral constituir uma nica palavra (quinze por cento, cem por cento), e na forma numrica seguida do smbolo % se o numeral constituir mais de uma palavra (142%, 57%, etc.). No se usar indicao em algarismos, acompanhada da sua grafia por extenso, por exemplo: 25% (vinte e cinco por cento); g) os valores monetrios devem ser expressos em algarismos, seguidos da indicao, por extenso, entre parnteses: Cr$1.000.000,00 (um milho de cruzeiros). Se o valor a ser mencionado estiver localizado no final de uma linha, no deve ser separado: o cifro deve ser colocado em uma linha e o numeral na seguinte; h) as datas devem ser escritas por extenso, sem que o algarismo indicativo do dia do ms seja precedido de zero (exemplo: 2 de maio de 1991, e no 02 de maio de 1991). O primeiro dia do ms ser indicado pelo algarismo 1 seguido do smbolo de nmero ordinal, por exemplo, 1o de junho de 1991;48Rey Vinas

i) a indicao do ano, ao contrrio da referncia a nmero de leis, no deve conter ponto entre a casa do milhar e a da centena: 1991, 1992, e no 1.991; (...).

Do geral para o particularNo texto dos atos, deve-se partir do geral para o particular. Se a comunicao contiver mais de uma idia sobre um assunto, elas devem ser tratadas em pargrafos distintos. Isso d exposio organicidade e clareza. Evite-se dividir as palavras. Caso seja inevitvel a diviso silbica, seguir as recomendaes de: 1) nunca dividir grupos voclicos: ai, ui, o, etc.; 2) no deixar letra isolada em uma linha, o que esteticamente desastroso e dificulta a legibilidade; 3) no deixar slabas s quais se possa atribuir outro sentido; 4) nos casos de palavras compostas, no repetir o hfen na linha seguinte; 5) evitar a separao de hiatos e de nomes prprios; 6) evitar a separao de palavras de lngua estrangeira; 7) nmeros no devem ser separados; 8) no caso de cifras, pode-se colocar o cifro numa linha e o nmero da cifra em outra. Os mltiplos e submltiplos das unidades de medida devem ser designados pelo nome ou pelo smbolo.Este no deve ser seguido de ponto (.) ou da letra s para indicar plural. Caso a grandeza seja expressa em nmero fracionrio, o smbolo deve ser escrito no final, exceto quando se trata de horas e minutos. Exemplos: 18,98m; 19h32min49

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Os smbolos podem ser escritos na mesma linha dos nmeros ou em forma de expoente. Exemplos: 19m2 ou 19m

NumeraoOs documentos devem ser numerados em ordem crescente cronolgica ou, em situaes especiais, de acordo com critrio estabelecido pelo emissor. Deve-se reinici-la a cada ano, em janeiro, a partir do nmero 1. Deve-se ter em mente que a numerao um dos indicadores (ou ndices) de recuperao do documento. Consiste, portanto, em informao que deve ser atribuda com ateno, para evitar que se atribua um mesmo nmero a documento diverso de uma mesma unidade ou um mesmo setor da instituio.

CitaesO registro de uma informao extrada de outra fonte denomina-se citao, que pode ser uma transcrio ou parfrase. Pode ser direta, quando reproduz o texto original, ou indireta, quando reproduz uma fonte intermediria. Em qualquer situao, contudo, deve-se manter a fidedignidade s idias do autor, se parfrase, ou ao texto citado, se transcrio, fazendo neste caso apenas a correo de erros tipogrficos. Se houver outros tipos de erro alm do tipogrfico, deve-se empregar a palavra latina sic (assim) entre parnteses ou colchetes, ao final da citao ou logo aps a palavra ou expresso estranha ou incorreta, para indicar que se trata de reproduo fiel do original. Ex.: unanimidade, negar provimento o50Rey Vinas

(sic) recurso, j que o correto seria unanimidade, negar provimento ao recurso. Para indicar a transcrio, devem-se usar aspas duplas no incio e no final da transcrio e aspas simples em transcrio inserida no trecho transcrito. Tambm deve-se fazer recuo do texto da transcrio, em relao margem esquerda, e usar corpo (tamanho da letra) menor que o do texto principal, quando a transcrio contiver mais de trs linhas. Quando se tratar de texto de lei, recuar independentemente do nmero de linhas. Tambm possvel fazer apenas recuo na transcrio principal. Este o caso das transcris feitas neste livro. Ex.:Pois hoje em dia, nada, ou quase nada, se faz sem fala, e necessrio saber apesar de tudo se essa coisa que fala quando eu falo e que me implica totalmente em cada som que enuncio, em cada palavra que escrevo, em cada signo que fao, se essa coisa realmente eu, ou um outro que existe em mim, ou ainda um no sei qu de exterior a mim mesmo que se exprime atravs da minha boca em virtude de qualquer processo ainda inexplicado. (KRISTEVA, Jlia. Histria da linguagem. Trad.: Maria Margarida Barahona. Lisboa/Portugal: Edies 70, 1988. Coleco Signos.)

As supresses feitas numa transcrio so indicadas por reticncias entre parnteses (...) e os acrscimos ou comentrios feitos pelo autor aparecem entre colchetes. Ex.:Segundo Joo Barbalho, a clusula final do art. 28 resultara de uma falha da redao, pois a emenda aditiva (...) dizia: representao das minorias [e no da minoria] com mais propriedade e acerto.

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Folhas de continuaoEm qualquer ato oficial administrativo, as folhas de continuao devero conter, no mnimo, as seguintes informaes, entre parnteses: nmero respectivo da folha seqencial, tipo do ato e sua numerao institucional e data: Ex.:(Fls. 2 do Ofcio n. 302/DG, de 27.2.01.)

As folhas seqnciais no devem trazer o timbre, apresentado na primeira pgina.

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Rey Vinas

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ApostilaA apostila ato enunciativo de acrscimo de informaes a documento que manifesta ou declara situao criada por lei. Utiliza-se-a geralmente para complementar um outro ato oficial, em geral ligado vida funcional de servidor pblico. Por meio da apostila possvel fixar vantagens pecunirias, como tambm retificar ou atualizar dados funcionais. O ideal que seja produzida em folha independente, mas as averbaes das correes ou alteraes podem ser feitas abaixo ou no verso de textos de decretos e portarias de nomeao, promoo, ascenso, reconduo, remoo, reintegrao, dispensa, disponibilidade, demisso, aposentadoria, reintegrao, readaptao e aproveitamento. Ao apostilar ttulo, porm, a Administrao no cria direito apenas reconhece a existncia de direito criado por lei.

Estrutura da apostilaQuando produzida em folha solta, a apostila compe-se de:Timbre

Identifica a instituio, seguida logo abaixo da unidade gestora que expede o ato. Compe-se juntamente com a logomarca ou o selo do rgo.Atos administrativos

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ndice

O nome do ato em letras maisculas, centralizado na pgina.Prembulo

Compe-se da nominao do cargo da autoridade expedidora do ato (O Diretor de Administrao de Pessoal da Secretaria...), seguida via de regra da expresso no uso de suas atribuies ou equivalente. O prembulo finalizado pela expresso que introduz a Comunicao: RESOLVE.Comunicao

Contedo da apostila, iniciado com a referncia ao ato a que se refere, bem como data desse documento, e.g.: ATO DE INVESTIDURA DE 19.5.2003, seguida do nome da pessoa em questo e da indicao de seus dados funcionais. Continua com a descrio das retificaes, atualizaes ou alteraes que devam ser consideradas.Local e data

O local e a data devem ser registrados sem abreviatura, centralizados na metade direita da pgina.Assinatura

Campo formado pelo conjunto assinatura, nome e cargo da autoridade ou chefia que subscreve o documento.

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1,5 cm

TIMBRE

1,5 cmAPOSTILAPREMBULO

NDICE

1,5 cmO Diretor de Administrao de Pessoal da Secretaria de Estado de Administrao..., no uso de suas atribuies, RESOLVE: ATO DE INVESTIDURA DE 17.3.88 Jos Dias Corra, Matrcula n. 554 Fica o servidor em tela reposicionado no nvel I da categoria funcional de administrador, a contar do dia 19.4.97, por ter completado mais de 15 anos no cargo, de acordo com o Processo n. 2.345/87.COMUNICAO

1 cm

1 cmLOCAL E DATA

Rio de Janeiro, 15 de abril de 2003.

2 cmASSINATURA

2 cm

HUMBERTO MORAES Diretor de Administrao de Pessoal

1,5 cm

2 cm

AtaA ata o documento que traz o registro sucinto das decises e acontecimentos havidos em reunio, congresso, mesaredonda, conveno, encontros em geral, etc. Deve ser fiel aos fatos relatados. De forma simples, conceitua o Regulamento de Correspondncia do Exrcito: Ata o documento em que se narra o que se disse ou se fez numa reunio ou sesso. A ata costumava ser lavrada em livro ou formulrio prprio, autenticado. Suas pginas eram rubricadas por quem redigira os termos de abertura e de encerramento. Atualmente, porm, apresenta-se na forma dos demais documentos: em folhas soltas, datilografadas ou digitadas em computador, em papel A-4. Esse sistema prtico, mas tem como inconveniente, contornvel com os necessrios cuidados, a facilidade de extravio ou acrscimos posteriores, inadmissveis nesse tipo de documento. O livro de atas pode ser dispensado ou substitudo por pastas que tragam, uma a uma, as atas em ordem cronolgica.

Regras geraisA ata no deve apresentar rasuras, emendas ou entrelinhas. Os numerais devem ser escritos por extenso, evitando-seAtos administrativos

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abreviaturas, e podem ser repetidos, em algarismos, entre parnteses, para facilitar a visualizao e a compreenso. Ex.: O saldo de dois mil, trezentos e trinta e sete reais e vinte e um centavos (R$ 2.337,21). As correes nas atas produzidas na forma tradicional (em mquina de escrever ou manuscritas) so sempre feitas imediatamente, na seqncia do texto, aps a expresso digo. Se o registro deveria ser: O diretor suspendeu a reforma do prdio, em vez de O diretor finalizou a reforma do prdio, seria feita assim a retificao: O diretor finalizou, digo, suspendeu a reforma do prdio, ou O diretor finalizou a reforma do prdio, digo, suspendeu a reforma do prdio. Diante da ocorrncia de qualquer omisso ou erro depois de lavrada a ata, deve-se fazer uma ressalva: Em tempo: na linha (...), onde se l (...), leia-se (...). Com as atas sendo feitas modernamente em computador, as correes passaram a ser procedidas de imediato, logo que detectado o erro. Isso evita as ressalvas e emendas com o expediente digo ou o em tempo na seqncia do texto. A ata tem como caracterstica ser organizada sem entradas na primeira linha dos pargrafos. Tudo deve ser escrito seguidamente, para evitar que nos espaos em branco sejam feitos acrscimos. Alerta Adalberto J. Kaspary (1998, p. 70.) para certos tipos de ata que, por se referirem a atos rotineiros, so feitas em modo formulrio, por convenincia e praticidade, com espaos em branco para preenchimento. Mesmo nestes casos, prudente que, aps lanadas as informaes, os espaos que restarem sejam preenchidos com tracejados ou sinais convencionais, para prevenir fraudes.60Rey Vinas

Ato de assentamento, de valor jurdicoA ata encontra-se entre os atos de assentamento e possui valor jurdico. Por essa razo que deve ser lavrada de tal maneira que no se possam introduzir modificaes posteriores a sua assinatura. Na ata feita em computador, os cuidados quanto a isso devem ser redobrados. Aqueles que iro assin-la, precisam, portanto, l-la com ateno e, caso aprovem a redao, devem tambm rubricar todas as pginas do documento. A ata normalmente redigida por um secretrio efetivo ou, na falta deste, por um secretrio eventual (ad hoc), designado para a ocasio.

Elementos da ataSo elementos necessrios elaborao da ata:Timbre

Identifica o setor da instituio que elabora o documento. Compe-se juntamente com a logomarca ou o selo do rgo.ndice

O ndice das atas pode ser composto de dois blocos de informao. No primeiro, constam o nome do ato, seguido imediatamente da sigla do setor responsvel pela elaborao do documento, e o nmero da ata (ex.: ATA GABINETE DA SECRETARIA DE TURISMO/CO N. 28/03). Logo abaixo, constam dia, ms e ano, e hora.Atos administrativos

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Ex.: 14.2.2003 13h. Esses elementos so grafados em negrito, posicionados de forma centralizada. Ex.:ATA GABIBNETE DA SECRETARIA DE TURISMO/CO N. 28/03 14.2.2003, 13h

O segundo bloco apresenta informaes mais especficas sobre o evento e esclarece o objetivo da reunio. Ex.:Ata da reunio de avaliao dos projetos publicitrios criados pela agncia Design para a Secretaria de Turismo do Municpio de Concrdia.

Comunicao

o contedo da ata. Deve ser elaborado em linguagem clara e concisa. O padro da escrita o da lngua culta. Observem-se regras como impessoalidade na exposio, preciso quanto aos fatos narrados e formalidade. Compe-se, via de regra, de Abertura, Legalidade, Relao nominal, Aprovao da ata anterior, Texto e Fecho. Cada uma dessas partes no precisa estar subdividida no documento. Basta que se apresentem em seqncia, acompanhando o fluxo da informao. possvel, assim, reconhec-las na estrutura do texto.Abertura

Na abertura da ata, a indicao do dia, ms e ano, e hora do evento devem vir por extenso. A abertura traz ainda o local em que est sendo realizada a reunio, o nome da unidade ou grupo que est reunido, o nome do presidente e do secretrio do evento, bem como a finalidade do encontro. Ex.:62Rey Vinas

Aos dezesseis de fevereiro do ano de dois mil e trs, s quatorze horas, na sala de reunies da Prefeitura de Concrdia, reuniram-se representantes da agncia de publicidade Design, o secretrio de Turismo, Hamlton Campos, e o assessor de Comunicao do municpio, Murilo Neves, para avaliar projeto publicitrio de incremento ao turismo regional. A reunio foi presidida pela diretora da Design, Sra. Elisabete Vinas, e secretariada por Rones Lima, da prefeitura local.

Legalidade

A meno legalidade faz-se nos casos em que norma vigente na instituio exija quorum para validar as decises da reunio. Se assim o for, deve-se declarar a legalidade da reunio, por existir quorum, conforme a norma. Ex.:A presidenta declarou a legalidade da reunio, por haver quorum, conforme preceitua o art. 45 do Regimento.

A respeito do quorum, Reinaldo Mathias Ferreira, em sua Correspondncia comercial e oficial (12. ed., tica, 1997, p. 151), observa:No havendo quorum, a reunio no pode ser realizada, mas a ata deve ser lavrada para que o fato fique registrado. Em geral, os estatutos, prevendo que isso possa acontecer, estipulam uma segunda (e at uma terceira) convocao no mesmo dia, mas em horrio diferente, ou em outro dia, quando a reunio ter legalidade com qualquer nmero de membros. O edital de convocao, com base nos estatutos, deve esclarecer a data, o local e o horrio da nova reunio.

Relao nominal

Faz-se em seguida a indicao do nome dos integrantes da reunio ou a referncia que os identifique. Em eventosAtos administrativos

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com muitos participantes, costuma-se indicar apenas o nmero de presentes, conforme lista de presena. Ex.:Estiveram presentes reunio os seguintes membros da Projecto Editorial e da Design (...); ou Estiveram presentes dois produtores da Design e dois editores da Projecto.

Aprovao da ata anterior

Pode acontecer de a ata da reunio anterior no ter sido lida e aprovada. Caso isto acontea, faz-se ento a necessria leitura, seguida do registro: a ata da reunio anterior foi neste momento discutida e aprovada.Texto

o registro em si dos acontecimentos. Deve ser feito de forma sintetizada e fiel aos fatos (v. Regras gerais).Fecho

O Fecho da ata pode obedecer ao seguinte padro: Nada mais havendo a tratar, foi encerrada a reunio. E, para constar, eu, secretrio, lavrei a presente ata, que vai assinada por mim e pelo sr. presidente, e possveis variaes.Assinatura

o campo formado pela assinatura do presidente e do secretrio da reunio. Podem constar assinaturas de outros participantes. Esses elementos devem estar posicionados centralizadamente, na metade direita da pgina.

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Rey Vinas

1,5 cm

TIMBRE

1,5 cmATA GABINETE DA SECRETARIA DE TURISMO/CO N. 28/03 (16.2.2003 13h)NDICE

1 cmAta da reunio de avaliao dos projetos publicitrios criados pela agncia Design para a Secretaria de Turismo do Municpio de Condrdia.

1 cmAos dezesseis dias do ms de fevereiro do ano de dois mil e trs, s quatorze horas, na sala de reunies da Prefeitura de Concrdia/PA, reuniram-se representantes da agncia de publicidade Design, o secretrio de Turismo, Hamlton Campos, e o assessor de Comunicao do Municpio, Murilo Neves, para avaliar projeto publicitrio de incremento ao turismo regional. A reunio foi presidida pela diretora da Design, Sra. Elisabete Vinas, e secretariada por Rones Lima, da prefeitura local. Foram apresentados trs peas para rdio, uma para televiso, dois tipos de cartazes e um modelo de revista, todos com a mesma identidade visual e valendo-se dos mesmos personagens. A diretora da Design destacou que o ponto central de toda a campanha residia no bucolismo e na tranqilidade da regio como alternativa vida agitada das grandes cidades. Os projetos foram aprovados sem ressalvas pela Prefeitura. O secretrio de Turismo manifestou-se extremamente satisfeito com a concepo grfica e visual de todo o projeto, cujas cpias, em papel e magnticas, ficaro guardadas no arquivo central da Prefeitura. A Design comprometeu-se a apresentar o resultado final da campanha no prazo de um ms, aps o que seriam veiculadas as peas nas capitais brasileiras, no horrio nobre das emissoras de rdio e de telviso. Nada mais havendo a tratar, foi encerrada a reunio s dezesseis horas e trinta minutos deste dia. E, para constar, eu, secretrio, lavrei esta ata, que depois de lida e achada conforme, vai assinada pelos participantes da reunio.

1 cm(a) .........................................., presidente (a) ..........................................., secretrioASSINATURA

(a) ............................................., (a) .............................................,

2 cm

1,5 cm

2 cm

COMUNICAO

AtestadoAtestado o documento por meio do qual a administrao comprova fato ou situao de que a autoridade tenha conhecimento, em razo do cargo que ocupa. Pelo atestado comprovam-se ocorrncias no necessariamente constantes nos arquivos institucionais, mas de carter transitrio, sujeitas a modificao. E nesse sentido difere da certido, por meio da qual se comprovam fatos e situaes permanentes e que constam dos livros e documentos da instituio. O atestado simples declarao; a certido uma transcrio. Atestados de vida, residncia, pobreza, dependncia econmica, idoneidade moral e bons antecedentes foram abolidos na administrao federal direta e indireta pelo Decreto n. 83.936/79 (arts. 1. e 2.).

Elementos do atestadoO atestado conta com estrutura simplificada. formado somente de Timbre, Nome do ato, Comunicao, Local e Data e Assinatura.Timbre

Identifica o setor da instituio que expede o documento. Compe-se juntamente com a logomarca ou o selo do rgo.Atos oficiais

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ndice

Os atestados no so numerados. Basta nomin-los, j que so atos que costumam ser emitidos esporadicamente. Nos casos em que venham a ser expedidos rotineiramente, convm numer-los, para facilitar-lhes a localizao.Comunicao

aquilo que se atesta. Deve-se especificar, se possvel, a finalidade do ato (Atesto, para comprovao na Secretaria da Fazenda...). Nos casos em que se atesta algo acerca de algum, devese fazer referncia aos documentos de identificao da pessoa, para que no haja dvidas quanto identidade. A redao do atestado no pode deixar o receptor em dvida acerca do que est sendo afirmado ou quanto ao objeto da afirmao. O atestado estrutura-se normalmente em um nico pargrafo. Nos casos em que houver mais de dois pargrafos, convm numer-los a partir do segundo. O campo Local e data no deve ser numerado.Local e data

Local e data sero registrados por extenso. A grafia deve ser feita com apenas a inicial em maiscula (rejeitamse formas como BSB, 16.5.99 ou assemelhadas). Ex.:Braslia, 18 de dezembro de 2003.

Assinatura

o campo formado pelo conjunto assinatura, nome e cargo da autoridade expedidora. Esses elementos devem ser posicionados centralizadamente, na metade direita da pgina.68Rey Vinas

1,5 cm

TIMBRE

1,5 cmATESTADONDICECOMUNICAO

1,5 cmAtesto, para os devidos fins, que CLAUDIA TAVARES, CI n. 1483605-SSP/DF, atuou como consultora de informtica, na rea de comunicao visual, nesta Secretaria de Turismo do Municpio de Concrdia, no perodo de 28 de agosto de 1997 a 28 de agosto de 1998.

1 cmLOCAL E DATA

Braslia, 15 de abril de 2001.

2 cmASSINATURA

Cludio Moraes Rego Secretrio de Turismo

2 cm

1,5 cm

2 cm

CertidoA certido documento declaratrio cujo fim comprovar ato ou assentamento constante de processo, livro ou documento que se encontre nos arquivos da instituio. As declaraes podem trazer o inteiro teor dos documentos aos quais se refiram essa transcrio integral tambm chamada de traslado ou apresentar apenas o resumo das informaes encontradas, desde que essa sntese seja fiel ao contedo do original. Certides autenticadas tm o mesmo valor probatrio do original e seu fornecimento, gratuito por parte da repartio pblica, obrigao constitucional (CF 1988, art. 5, XXXIV, b).

Estrutura da certidoTimbre

Identifica a unidade da instituio que expede o ato. Compe-se juntamente com a logomarca ou o selo do rgo.ndice

o nome do ato em letras maisculas, centralizado na pgina, seguido de sua numerao seqencial.Atos oficiais

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Comunicao

Contedo do ato, aquilo que se certifica e para qual finalidade. Em qualquer situao, deve-se fazer referncia aos dados de identificao, especialmente funcionais, da pessoa de quem se trata, alm de citar os livros e/ou documentos em que se baseiam as informaes prestadas.Fecho

No fecho, quem redige a certido deve confirmar que nada mais consta sobre o assunto nos assentamentos da instituio e afirmar-se como responsvel pela transcrio, datando e assinando o termo.Local e data

O local e a data devem ser registrados sem abreviatura, centralizados na metade direita da pgina.Assinatura

Do datilgrafo ou digitador da certidoVisto

Do chefe imediato do setor ou da unidade que expede a certido.

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Rey Vinas

1,5 cm

TIMBRE

1,5 cmCERTIDO N. 37/03NDICE

1,5 cmCertifico, em cumprimento ao despacho de quatro de janeiro do ano de dois mil e trs, do Sr. Diretor do Departamento de Cadastro da Superintendncia da Central de Recursos Humanos desta Secretaria de Estado de Administrao e Reestruturao, no Processo E-03/22743/03, em aditamento Certido n. 76/87, para fins de prova Cmara Municipal do Rio de Janeiro, que, conforme o consignado no Processo E-03/11.234/66, a ex-servidora Maria Nonata Lemos, Matrcula n. 455, gozou 3 (trs) meses de licena especial, de 7/8 a 6/11/71, referentes ao tempo de servio apurado entre 7/4/60 e 4/4/65. Nada mais constando dos assentamentos, eu, Paulo Abranches, agente administrativo, Matrcula n. 555, datilografei esta certido, que dato e assino.COMUNICAO

1 cm 2 cmLOCAL E DATA

Rio de Janeiro, 15 de fe vereiro de 2003.

1,5 cm

1,5 cmASSINATURA

Paulo Abranches Agente Administrativo

1 cmVistoVISTO

1,5 cmJos Firmino de Souza Diretor do Departamento de Cadastro

2 cm

DespachoDespacho deciso ou encaminhamento de autoridade administrativa acerca de assunto submetido a sua apreciao. O despacho pode ser: 1. terminativo ou definitivo (tambm denominado de decisrio) aquele que d soluo ao que foi submetido autoridade e pe termo questo; 2. de mero expediente ou ordinatrio aquele que apenas d andamento ao documento; 3. interlocutrio aquele que, sem resolver terminantemente a questo, transfere-a a autoridade hierarquicamente superior ou de outra unidade da repartio. O despacho tambm pode ser saneador, se sua finalidade for resolver falhas encontradas no andamento do processo. O despacho pode ser formado por apenas uma ou duas palavras: Encaminhe-se; Aprovo; Autorizo. A expresso De acordo, muito utilizada, gera alguma dubiedade. Muitas vezes o interessado no tem oportunidade de manusear o processo e conhece da deciso apenas pelo dirio oficial. Assim, no tem como certificar-se sobre o que foi decidido. Deve aquele que despacha, por isso, esclarecer aquilo com o que est de acordo. Ex.: De acordo com o parecer da Consultoria, que considerou no haver direito assegurado ao interessado.Atos oficiais

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ato que pode ser manuscrito, proferido preferencialmente no corpo do documento de que parte. Quando isso no for possvel, deve ser escrito em folha parte.

Estrutura do despachoO despacho possui estrutura simplificada. Compe-se de Identificao, Comunicao e Assinatura.ndice

Nome do ato, que se compe da discriminao do cargo da autoridade que se manifesta. Abaixo se faz meno ao documento a que o ato se refere.Data

A data deve estar posicionada direita, iniciada pela preposio Em.Comunicao

o contedo do despacho, a exposio do assunto, com as informaes da deciso ou do encaminhamento.Assinatura

Da autoridade expedidora. Deve ser posicionada centralizadamente, na metade direita da pgina. O despacho no segue padro rgido de leiaute. Sobretudo o interlocutrio pode ser inclusive manuscrito, aproveitando-se dos espaos em branco abaixo da assinatura do ato a que ele se reporta. Deve-se evitar proferir despacho no verso de documento.76Rey Vinas

1,5 cm

1,5 cmDESPACHO DO SECRETRIO DE MEIO AMBIENTE Processo n. 18.534/2003NDICE

1 cmDATA

Em 20 de maio de 2003.COMUNICAO

1 cmO projeto de criao do Plo Turstico da Baa do Guajar, formulado pela Companhia Verdes Mares Ltda., no contemplou a necessidade de detalhamento das fases de execuo das obras de urbanizao da orla. Isto inviabiliza a adoo de medidas visando a harmonizar o andamento dos trabalhos com a divulgao dos projetos de incrementao do turismo no Estado. Assim, fao retornar o projeto para as complementaes necessrias e o necessrio detalhamento.

2 cm

1,5 cmASSINATURA

1,5 cm

Roberto Madureira

2 cm

Exposio de motivosA exposio de motivos o ato de correspondncia por meio do qual o titular de Ministrio ou Secretaria de Estado ou rgo equivalente dirige-se ao chefe do Executivo propondo a adoo de medida ou justificando a necessidade de edio de determinado ato normativo para dar soluo a problemas da administrao ou para melhorar o desempenho da gesto governamental . Comporta consideraes preliminares e doutrinrias que justifiquem a proposio. A Exposio de Motivos que submeta apreciao do chefe do Executivo propostas de medidas a serem adotadas ou que apresente projeto de ato normativo deve apontar o problema a ser enfrentado, dizer da necessidade de adoo da medida e a natureza do ato a ser editado. Deve conter ainda, se necessrios, apensos e anexos que elucidem a proposio.

Estrutura da exposio de motivosA exposio de motivos compe-se de:Timbre

Identifica a instituio que expede o ato e compe-se juntamente com a logomarca ou o selo do rgo.Atos administrativos

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ndice

Compe-se do nome do ato, abreviado, em letras maisculas, seguido da sigla do rgo expedidor e sua esfera administrativa. Deve estar posicionado esquerda da pgina.Local e data

Local e data devem ser escritos por extenso e estar posicionados direita da pgina, uma linha abaixo do ndice.Vocativo

Formado da palavra Senhor ou Senhora, seguida de vrgula, e do cargo da autoridade a quem se destina o documento. No caso de se dirigir ao Presidente da Repblica, obrigatrio o vocativo Excelentssimo Senhor.Comunicao

o contedo da exposio de motivos, desdobrado em: Introduo parte onde se esclarece o problema que est exigindo a adoo da medida ou a edio do ato normativo proposto; Desenvolvimento parte onde se esclarecem as razes de ser da medida ou do ato; Concluso parte em que se refora a necessidade de adoo da medida ou a edio do ato.Fecho

Respeitosamente.Assinatura

o campo formado pelo conjunto assinatura, nome e cargo da autoridade que subscreve o ato.80Rey Vinas

1,5 cm

TIMBRE

1,5 cmEM/MARE n. 53NDICE LOCAL E DATA

Braslia, 28 de julho de 1998.

1 cmExcelentssimo Senhor Presidente da Repblica,VOCATIVO

2 cmEncaminho a Vossa Excelncia a presente Exposio de Motivos proposta de edio de Decreto, que, ao regulamentar a Medida Provisria n. 1.704, de 30 de junho de 1998, dispe sobre os procedimentos para pagamento da integralizao da vantagem de vinte e oito vrgula oitenta e seis por cento aos servidores pblicos do Poder Executivo Federal, objeto da deciso do Supremo Tribunal Federal assentada no julgamento do Recurso Ordinrio no Mandado de Segurana n. 22.307-7. 2. Ao estabelecer o destinatrio da norma, a proposta de Decreto buscou, a partir do disposto na Lei n. 8.627, de 19 de fevereiro de 1993, identificar os cargos e carreiras a cujos ocupantes devida a extenso da vantagem, consolidando no Anexo da proposta os cargos integrantes das tabelas de que trata a Lei n. 8.622, de 19 de janeiro de 1993. 3. Para fim do pagamento da integralizao pretendida, ser calculado o percentual resultante da diferena entre os vinte e oito vrgula oitenta e seis por cento e os acrscimos percentuais concedidos em decorrncia da aplicao da Lei n. 8.627, de 1993, o qual, por referncia desta lei, incidir sobre os valores das tabelas de vencimento anexas Lei n. 8.622, de 1993, e, sucessivamente, s tabelas posteriormente introduzidas, de forma a possibilitar o clculo dos valores do vencimento atual. O valor resultante constituir parcela complementar do vencimento do servidor, a compor a base de clculo das vantagens pecunirias que incidam sobre o vencimento bsico. Dessa forma, as gratificaes que tenham por base o vencimento bsico do servidor sero igualmente majoradas. 4. Concomitantemente edio do Decreto prope-se a publicao de Portaria deste Ministrio que divulgar os percentuais obtidos para os cargos e carreiras, tendo por base a classe e padro da respectiva estrutura.. 5. A frmula de clculo apresentada busca correspondncia na supracitada deciso do Supremo Tribunal Federal, que acolheu recurso da Unio nesse sentido, como bem demonstra o voto do Senhor Ministro Ilmar Galvo, a seguir parcialmente transcrita:(...) Trata-se de circunstncia que no se pode deixar de ter em conta, quando se cuida de estender o percentual de 28,86% s categorias funcionais que restaram excludas da reviso geral. certo que a matria no chegou a ser argida pela Unio, no curso do processo, no tendo restado esclarecido, seno por meio de memorial do Advogado-Geral da Unio, datado de ltimo dia 02 de setembro, que alguns dos impetrantes integram categorias beneficiadas pela referida lei. Assim que trs deles (Helena da Silva Simes, Lzaro Jos Casimiro e Alusio Oliveira Queiroga) tiveram seus vencimentos reajustados em mais de 28,86%; enquanto seis outros (Janete Balzani Marques, Leonardo Soares do Nascimento, Clara Diana de Souza Pinto, Nilton Antnio dos Santos, Adlia da Silva Aguiar e Nilza Maria de Paula Pires) foram beneficiados com aumentos variveis de 3,55% a 11,29%. Um deles apenas Edna Kinoshita, ocupante de cargo em comisso, no teve os vencimentos reajustados pela referida lei. A Lei n. 8.627/93 contm elementos concretos que permitem chegar a esses resultados; elementos, alis, a partir dos quais foi deduzida a regra que resultou aplicada. No poderiam eles, portanto, ter sido desprezados pelo acrdo, que julgou o recurso como se apenas os servidores militares houvessem sido beneficiados pelo mencionado diploma legal, no obstante as observaes contidas no voto do emitente Ministro Octavio Gallotti.

2 cm

2 cm

1,5 cm

COMUNICAO

(Fl. 2 da EM/MARE n. 53, de 28.7.1998)

1 cmA hiptese, portanto, no de simples obscuridade, mas de erro material, corrigvel pelo rgo julgador a qualquer tempo (art. 463 do CPC). provido apenas em relao recorrente Edna Kinoshita; foi provido, em parte, quanto aos seis impetrantes supra relacionados; e foi desprovido no tocante aos demais. Assim, meu voto acolhe parcialmente os embargos, para o fim de declarar que o recurso foi

6. Com a finalidade de exercer controle sobre os pagamentos efetuados, inclusive para evitar duplicidade de pagamento em face das milhares de aes judiciais em tramitao, estabeleceu-se que o pagamento dos valores correspondentes integralizao dar-se- por rubrica especfica. Este cuidado tornou-se necessrio a partir da constatao da existncia de um mesmo servidor atuando como parte em mais de um processo judicial sobre o mesmo tema. 7. Ainda na esteira do entendimento da Suprema Corte relativamente impetrante Edna Kinoshita, prope, ainda, o Decreto, nos artigos 3. a 6., a extenso da referida vantagem aos ocupantes de Cargos em Comisso, de Natureza Especial, Funo de Confiana e Gratificada, alcanando, inclusive, as parcelas de quintos e dcimos incorporadas pelo exerccio de cargos ou funes comissionados, benefcio extinto pela Lei n. 9.527, de 10 de dezembro de 1997, mas ainda percebido como vantagem pessoal nominalmente identificvel. 8. No que concerne, porm, aos ocupantes de cargos em comisso de Direo e Assessoramento Superiores DAS 4, 5 e 6 e de Natureza Especial, a aplicao da extenso ocorrer somente at 28 de fevereiro de 1995, dado que, a partir dessa data, por fora da Lei n. 9.030, de 13 de maro de 1995, cujos efeitos retroagiram a 1. de maro de 1995, os mencionados cargos tiveram reorganizadas suas estruturas remuneratrias, com expressivas melhorias que superaram o percentual de 28,86. 9. Quanto ao pagamento das diferenas devidas, correspondentes ao perodo entre 1. de janeiro de 1993 e 30 de junho de 1998, a ser liquidado em at sete anos na forma do art. 6. da Medida Provisria que ora se regulamenta, introduziu o 3. do art. 8. desta proposta a possibilidade de reduo daquele prazo, a fim de eventualmente antecipar-se a liquidao dos dbitos de pequena monta. Assim, observados os critrios a serem estabelecidos por este Ministrio, com oitiva dos Ministrios da Fazenda e do Planejamento e Oramento, poder o servidor, mediante acordo a ser firmado com o rgo, beneficiar-se da antecipao. Tal dispositivo possibilitar, de um lado, a satisfao do servidor, que ter o seu crdito antecipado, e de outro, reduzir a necessidade de controles operacionais por parte da Unio e racionalizar os procedimentos. 10. Para os servidores que se encontrem em litgio judicial, visando ao pagamento da vantagem, manteve-se a possibilidade de alternativa de recebimento pela via administrativa do passivo (arts. 9. e 10), cabendo Advocacia-Geral da Unio elaborar e divulgar s unidades jurdicas os termos da transao a ser homologada no juzo da causa. 11. A proposta disciplina, ainda, o pagamento do passivo devido a servidores exonerados ou demitidos, mediante requerimento do interessado, em processo especfico de reconhecimento de dvida, contendo os valores devidos apurados pelo respectivo rgo setorial ou seccional do SIPEC (art. 13). 12. Todos os procedimentos determinados no Decreto proposto sero objeto de verificao quanto regularidade pela Secretaria Federal de Controle. 13. Estas ento, Senhor Presidente, so em sntese, as razes que justificam a edio do Decreto que disciplina os procedimentos para pagamento da extenso da vantagem de vinte e oito vrgula oitenta e seis por cento aos servidores pblicos do Poder Executivo Federal, que ora submeto elevada apreciao de Vossa Excelncia.

1 cmRespeitosamente,FECHO

1 cmASSINATURA

Claudia Maria Costin Ministra Interina da Administrao Federal e Reforma do Estado

COMUNICAO

Fac-smileO fac-smile (ou simplesmente fax) , no conjunto das correspondncias administrativas, um documento sui generis. Tanto pode ser ele mesmo o ato administrativo em si, com mensagem e numerao prpria (e neste caso temos uma mensagem-fax), quanto servir apenas de folha de rosto para o encaminhamento de um outro ato (como ocorre nos casos em que o emissor transmite, pelo aparelho de fax, um ofcio, uma portaria, um relatrio, etc.). O fac-smile , antes de tudo, um meio, um instrumento de transmisso de mensagens. Seria, assim, mais adequado consider-lo uma modalidade de comunicao, caracterizada pela agilidade. Deve ser, por isso mesmo, utilizado principalmente para a transmisso e o recebimento de assuntos oficiais de urgncia e para o envio antecipado de documentos prementes.

Atos administrativos

83

TIMBRE

FAX

simples

circular

Mensagem n. _______________ / 2001

Destinatrio: ________________________________________________________________________________ Remetente: _________________________________________________________________________________ Fax do Destinatrio: _______________________________________ No de Pginas (incluindo esta): _______ Cidade/Estado: ___________________________________________ Data: ____________________________ Telefone para contato: ________________________________________________________________________ Mensagem

Ateno: Em caso de falha de transmisso, favor entrar em contato com (61) 000-0000/0000 Nome legvel do responsvel da unidade remetente:

DADOS DA INSTITUIO

InformaoA informao o ato por meio do qual o servidor se pronuncia acerca de assunto submetido a sua apreciao e manifestao demandado em processo ou qualquer outro documento. A finalidade da informao fundamentar questes e esclarecer fatos para que a Administrao possa deliberar com segurana sobre um determinado problema. Na informao, o servidor apresenta esclarecimentos necessrios ao bom trmite da documentao e das questes sob anlise, a fim de auxiliar a autoridade nos seus despachos e decises. Baseia-se geralmente no exame do processo ou em fato cuja descrio contribua para a elucidao de situaes pendentes. A informao, assim, compe o conjunto de atos destinados a esclarecer, provar e documentar um fato objeto de processo. A informao deve se ater ao rigorosamente necessrio soluo do problema. O redator, portanto, dever eximirse tanto quanto possvel de fazer consideraes alheias ao que est em discusso. conveniente iniciar a informao relatando sucintamente o que motivou o ato, de forma a permitir ao receptor conhecer de imediato o assunto.

Atos administrativos

85

Estrutura da informaoSo elementos da informao:Timbre

Identifica o setor da instituio que expede o documento. Compe-se juntamente com a logomarca ou o selo do rgo.ndice

Nome do ato e nmero respectivo, seguido da sigla da unidade expedidora do documento. Esses dados so complementados pela referncia ao processo a que se refere a informao, e do qual ela far parte, e ao assunto do ato.Ex.: Informao n. 22 SRH/TSE Referncia: Processo n. 3.282/03 Assunto: Avaliao de treinamento.

Vocativo

Invoca o destinatrio e seguido de vrgula.Comunicao

o contedo da informao. Deve ser elaborado com objetividade e clareza. A parte introdutria do documento remeter questo que motivou o ato, de forma a permitir que o leitor, de imediato, saiba do assunto que est sendo tratado. A informao deve discorrer sobre todas as questes reclamadas e que esclaream a situao sob anlise. No texto, exceo do primeiro pargrafo e do fecho, todos os demais pargrafos devem ser numerados, para facilitar remisses.86Rey Vinas

Fecho

Apresenta-se de forma sinttica, sem delongas. Ex.: o que informo.

Local e data

Devem ser registrados por extenso e sem qualquer supresso. A grafia deve ser feita com apenas a primeira letra em maiscula. Rejeitem-se, portanto, formas como BSB, 16.5.99 ou assemelhadas. Ex.:So Paulo, 20 de julho de 2003.

Assinatura

Campo formad