compass grp - flowfabric · 2020-03-07 · compass grp 02 compass group heeft de smaak van...
TRANSCRIPT
C O M P A S S G R O U P
01
C a s e
d e s m a a k va n o p t i m a l i s at i e e n i n n o vat i e
F L O W FA B R I COP TI MISATION ENGINEERS
C O M P A S S G R O U P
02
C o m p a s s G r o u p h e e f t d e s m a a k va n o p t i m a l i s at i e e n i n n o vat i e t e p a k k e n
Compass Group, is onderdeel van het toonaangevende Compass Group PLC, wereldwijd marktleider
in food en support services. Alleen al in Nederland telt de dienstverlener bijna 5.000 medewerkers. Of
ze nu eten en drinken verzorgen, een gebouw beveiligen of gespecialiseerd schoonmaken; alles wat zij
doen, doen ze met liefde voor het vak en professionaliteit. Compass Group streeft naar een sublieme
dienstverlening, waardoor zij bijdragen aan het versterken van het gevoel van welbevinden onder de
medewerkers van hun klanten. Om deze merkbelofte te realiseren is het van belang om constant te
optimaliseren en te innoveren.
C O M P A S S G R O U P
03
De activiteiten van Compass Group worden uitgevoerd
onder de namen Eurest, Eurest Services, Xandrion
en Famous Flavours. Eurest biedt foodservice-
oplossingen voor uiteenlopende branches. Eurest
Services is een betrouwbare partner voor volledig en
geïntegreerd facilitair management.
Xandrion is de inkooporganisatie van Compass
Group en hét inkoop- en kennisnetwerk voor de
vrijetijdsbranche. Famous Flavours is de specialist voor
culinaire events op spraakmakende locaties. Inmiddels
verleent Compass Group in Nederland haar diensten
aan bijna 1.700 organisaties in het bedrijfsleven,
zorg & welzijn, het onderwijs, de overheid, de
horeca en de vrijetijdssector. Om de kwaliteit van
de dienstverlening te borgen, is het belangrijk om
complexiteit in processen terug te dringen. Juist
als het aantal klanten verder toeneemt en daarmee
ook het aantal medewerkers, locaties en processen.
“Je komt op een punt, waarop je niet ontkomt aan
automatisering van processen”, stelt Tim Hagebeek,
verantwoordelijk voor IT bij Compass Group.
“FlowFabric was betrokken bij de eerste ideeën op het
gebied van procesoptimalisatie rondom het opstarten
van vestigingen en urenregistratie en is dat nu, vele
optimalisaties verder, nog steeds.”
C O M P A S S G R O U P
04
01E e r s t e u i t d a g i n g
“Wij doen er alles aan om ervoor te zorgen dat klanten
en hun medewerkers happy zijn. Onze klantrelaties
zijn daarom bijna altijd van lange duur. Ook omdat
onze diensten vaak een belangrijke plek innemen in
organisaties. Een bedrijfsrestaurant is bijvoorbeeld
de centrale ontmoetingsplek, waar we het gevoel van
thuiskomen en ontspanning willen creëren. Dat lukt
niet als er telkens een andere organisatie dienstdoet.
Bovendien vergt het de nodige investering vooraf om
een bedrijfsrestaurant stevig neer te zetten. Kennis en
ervaring om de operatie gelijk goed te laten verlopen
is een vereiste.” Compass Group zag in het proces
van het opstarten van nieuwe klanten een groot
verbeterpotentieel.
Successen bij de opstart van de ene klant wil Compass
Group bij de volgende zo goed mogelijk kopiëren. Er
werd voorheen gewerkt met een Excelbestand waarin
een checklist van de activiteiten, aandachtspunten en
learnings werden opgenomen en de status nauwgezet
werd bijgehouden. Dit was een tijdrovende opgave
die bovendien foutgevoeligheid met zich meebracht
en op het gebied van overzicht houden soms zijn doel
voorbijstreefde. In een ongunstig geval zou dit kunnen
leiden tot een slechte start van de samenwerking.
Eind 2012 besloot Compass Group dit verder te
professionaliseren om meer grip op het opstartproces
te krijgen. “Hierbij was het belangrijk dat medewerkers
beter door het opstartproces werden geleid, de taak-
en rolverdeling voor iedereen in beeld werd gebracht
en dat iedereen zich op dezelfde gegevens zou
baseren”, stelt Tim.
02M e e r k l a n t e n , m i n d e r f o u t e n
Het eerste project in samenwerking met FlowFabric
was een feit. Op basis van applicatieontwikkelplatform
Mendix werd de opstartformulier (OSF-)applicatie
ontwikkeld om de opstart van nieuwe klanten
te stroomlijnen en te versnellen. Een omvangrijk
aantal taken op verschillende domeinen werd hierin
ondergebracht. Van de inrichting van de keuken
tot aan de IT-infrastructuur. Van de aanschaf van
computers en printers tot kassasystemen. Maar denk
ook aan bijbehorende bestel- en afleverschema’s van
voedingswaren en andere benodigdheden.
“De OSF-applicatie gaat verder dan het automatiseren
van het proces, oftewel de checklist in Excel. Naast
de status van taken, brengt de applicatie gelaagdheid
C O M P A S S G R O U P
05
aan. Afhankelijk van de verantwoordelijkheid van een
medewerker, kunnen zij een taak inzien of bewerken.
Daarnaast biedt de applicatie een signalerende
functie. Als er informatie ontbreekt en als een deadline
nadert, wordt de medewerker daarop attent gemaakt.
Iedere medewerker weet nu waar hij aan toe is”, legt
Tim uit.
Ook genereert de applicatie standaard e-mails,
wat tijd bespaart en repeterende werkzaamheden
terugdringt. Bijvoorbeeld, bij iedere nieuwe klant of
vestiging moeten leveranciers op de hoogte gesteld
worden. Dankzij de automatisch gegenereerde
e-mails is dit één druk op de knop geworden. Het
opstartproces van nieuwe klanten loopt nu veel
efficiënter. Klanten worden hierdoor sneller opgestart
en de kans op fouten is gereduceerd.
03I n n o vat i e s m a a k t n a a r m e e r
Wat begon als een applicatie om klanten soepel op
te starten, mondde uit in een zucht naar optimalisatie.
Compass Group behandelt iedere klant individueel,
maar processen kunnen slimmer worden ingericht.
Het volgende proces dat werd gestroomlijnd, was
de urenregistratie. Tim: “Feitelijk wordt het geld op
de locaties verdiend, maar de administratie rondom
omzet en kosten vindt op het servicekantoor plaats.
Vestigingsmanagers hadden hun handen eraan vol om
het hoofdkantoor van de juiste informatie te voorzien
en dit in goede banen te leiden.”
Om de gewerkte uren op de vestigingen bij te houden,
werden formulieren in Excel ingevuld. Echter, dit
was een tijdrovende klus waar veel kennis van cao’s
en urencodes voor nodig was. “Onze medewerkers
werken onder 5 cao’s, namelijk: bedrijfscatering,
horeca, institutionele catering, onderwijscatering
en schoonmaak. Een vestigingsmanager moet niet
alleen de juiste cao kunnen opvoeren, maar moet ook
verstand hebben van de urencodes die aangeven of
het gaat om normale werktijden, meerwerk, atv-dagen,
et cetera.” De Excellijsten werden vervolgens gemaild
naar het hoofdkantoor.
C O M P A S S G R O U P
06
04R e g i s t r e r e n e n r a p p o r t e r e n
Compass Group vroeg FlowFabric eenvoud aan
te brengen in de registratie van uren door het
proces te automatiseren. “De uursoorten worden
nu automatisch berekend. Over alle uitzonderingen
hoeven vestigingsmanagers zich niet meer te buigen.
Dit was vroeger een enorm gepuzzel, maar nu hoeven
ze alleen nog een begin en eindtijd in te vullen. Óók
als voor een dienst van 8 uur meerdere urencodes
gelden, bijvoorbeeld bij diensten die in de namiddag
beginnen en tot in de late avond duren. Dit bleek ook
tijdens het automatiseren een complexe opgave, maar
wel eentje die je FlowFabric goed kunt toevertrouwen.
Dankzij het portaal worden uren nu op uniforme wijze
gerapporteerd naar het hoofdkantoor.”
“De geautomatiseerde urenregistratie is de basis
voor verdere optimalisatiemogelijkheden. Om als
vestigingsmanager te excelleren, moet dit proces
vlekkeloos verlopen. Echter, bij het managen van
een vestiging komt meer kijken. “Samen met
FlowFabric hebben we ingezoomd op het werk
van vestigingsmanagers om te zien waar nog meer
verbeterkansen liggen. Het succes valt of staat bij de
juiste inzet van onze mensen, oftewel een efficiënte
inzet van de beschikbare capaciteit.”
05H e t v e s t i g i n g s p o r ta a l M A AT
Inmiddels vormt de urenregistratie het kloppend hart
van MAAT, het vestigingsportaal. MAAT is bedoeld
als de one-stop-shop voor de vestigingsmanagers
van Compass Group, waarmee ze hun administratieve
taken kunnen uitvoeren en zicht hebben op hun
performance. Hiermee staan de circa 2.000 gebruikers
direct in contact met het servicekantoor. Het
prognosticeren van de benodigde capaciteit, tot
het werkelijk plannen, registreren, rapporteren en
analyseren gebeurt nu vanuit één centraal punt.
Dankzij dit proces wordt de capaciteit steeds
verfijnder afgestemd op de behoefte van het moment
en wordt de gast optimaal bediend. Hiervoor is de
arbeidsproductiviteitsnorm het vertrekpunt, maar de
ingeschatte drukte van de dag wordt meegewogen
voor de planning van benodigde manuren. Vervolgens
worden niet alleen de uren geregistreerd in MAAT,
maar ook de kassaomzet. Zo kan ook de effectiviteit en
productiviteit goed bijgestuurd worden. De opgedane
ervaringen en resultaten dienen als leidraad voor
verdere verbeteringen van het planningsproces. Het
lerend vermogen wordt hierdoor gestimuleerd.
“Samen met FlowFabric hebben we ingezoomd op het werk van vestigingsmanagers om te zien waar nog meer verbeterkansen liggen. Het succes valt of
staat bij de juiste inzet van onze mensen.”
C O M P A S S G R O U P
07
06L e r e n d v e r m o g e n e n m a x i m a a l r e n d e m e n t
Dit geldt niet alleen voor het planningsproces zelf,
maar voor alle optimalisaties binnen Compass Group.
“Tijdens de samenwerking met FlowFabric hebben we
menig optimalisatie opgepakt. De ene optimalisatie
is de voedingsbodem voor de andere. Daarnaast
maximaliseren we het resultaat van de investering door
slimme integratie met bestaande systemen of met die
van derden. Hierdoor hoeven minder bestanden te
worden uitgewisseld en zijn handmatige handelingen
beperkt. De foutgevoeligheid bij uitbetalingen is op
die manier sterk verminderd. Een andere integratie
waar we veel baat bij hebben, is die met onze
uitzendpartner. Uitzendkrachten voor verschillende
functies kunnen we nu via MAAT direct aanvragen.”
07T o e k o m s t Compass Group en FlowFabric groeien met elkaar
mee en houden elkaar scherp. “Dit doen we al 5 jaar.
De toegevoegde waarde van onze samenwerking is
flink toegenomen. FlowFabric heeft niet alleen veel
kennis onze organisatie maar ook van de business. Met
elkaar spotten we kansen en realiseren we die in een
multidisciplinair team, bestaande uit medewerkers van
Compass Group en FlowFabric. Met MAAT hebben
we een hele mooie basis maar we blijven in beweging.
Terwijl onze internationale collega’s nieuwsgierig zijn
naar MAAT, kijken wij ondertussen al verder in de
toekomst. Zo zullen we ons tijdens de eerstvolgende
inspiratiesessie met FlowFabric afvragen wat het
‘Internet of Things’ ons als facilitair-dienstverlener kan
bieden”, besluit Tim.
C O M P A S S G R O U P
08F L O W FA B R I C
OP TI MISATION ENGINEERS
w w w.f low fabr ic .com
M e e r w e t e n o v e r d i t p r o j e c t o f g e i n t r e s s e e r d n a a r w at w i j v o o r j o u k u n n e n b e t e k e n e n ?
FlowFabric B.V.
Amperestraat 3b
3861 NC, Nijkerk
G e n e r a l S u p p o r t
+31 (0)33 744 00 [email protected]
+31 (0)33 744 00 [email protected]