Comptes Téléservices et assistance

Pré-création des comptes depuis Administration téléservices, à l’initiative du chef d’établissement lors de la notification (un compte par élève et par responsable/élève)

Notification d’identifiants normalisés (et de mots de passe provisoires)- Format: prénom.nom + auto-incrément (longueurs max de nom et prénom paramétrables

par l’académie). A Bordeaux :[4 lettres max prénom].[12 lettres max nom]+auto-incrément

Les Codes d’Activation (CA) ne seront plus visibles pour les familles et les établissements et sont remplacés par la notion de compte (mais CA conservés « en interne » pour les traitements).

Conservation des comptes existants pour les responsables

Réinitialisation des comptes existants des élèves

Adresse mail facultative pour les élèves

Principes majeurs des évolutions de rentrée – 1/2

Suppression du délai de 24h entre les opérations de notification dans Administration téléservices et l’accès aux comptes par les familles => les accès sont immédiatement disponibles ce qui devrait simplifier l’assistance en établissement.

Sécurité:

oComptes pré-créés dans un état inactifoRequis pour activer le compte: login + mot de passe (provisoire) + date de naissance (de l’élève)oChangement de mot de passe à la première connexion

Nettoyage des comptes:oEn cas de refus du responsable pour son compte propreoPurge des comptes inactifs (notifiés et non utilisés): après un délai de 3 mois.oPurge des comptes activés par les familles mais plus utilisés après un délai de 12 mois.

Conservation de la continuité d’accès aux services en ligne, un élève ou responsable qui dispose d’un compte doit pouvoir le conserver en cas de changement d’établissement de l’élève.

Principes majeurs des évolutions de rentrée – 2/2

Assistance

Le premier niveau d'assistance aux parents et aux élèves est effectué par l'établissement depuis le module Siecle Administration téléservices

Pour le niveau d'assistance supérieure (cas non résolus en établissement), il est demandé de déposer la demande par GlContact (http://www.helpdesk.ac-bordeaux.fr/Glcontact) en y insérant en pièce jointe le formulaire parents ou élèves renseigné par vos soins.

Attention : Sans ces informations, le personnel technique ne peut lancer de recherche.

Le premier niveau d'assistance aux parents et aux élèves est effectué par l'établissement depuis le module Siecle Administration téléservices

Pour le niveau d'assistance supérieure (cas non résolus en établissement), il est demandé de déposer la demande par GlContact (http://www.helpdesk.ac-bordeaux.fr/Glcontact) en y insérant en pièce jointe le formulaire parents ou élèves renseigné par vos soins.

Attention : Sans ces informations, le personnel technique ne peut lancer de recherche.

• Création de compte• Problème sur CAR ou CAE

• Invalide• Délais J+1• Déjà utilisé

• Problème identifiant• Déjà existant

• Problème association élèves

Cas d’assistance signalés

• Utilisation des comptes• Login oublié• Mot de passe oublié• Email oublié

• Régénération d’un compte

Cas d’assistance signalés

Nouveaux cas d’assistance

• Activation des comptes• Activation impossible depuis l’ENT• Activation impossible quand erreur de saisie de

la date de naissance• Problème d’activation liée à la charge réseau• Erreur technique survenue

Depuis l’intranet Hors de l’intranet

Accès à l’administration des Téléservices

La gestion des Téléservices s’effectue dans le module « Administration Téléservices ». Le chef d’établissement peut donner accès à un personnel de son choix par le biais de la gestion des délégations.

La gestion des Téléservices s’effectue dans le module « Administration Téléservices ». Le chef d’établissement peut donner accès à un personnel de son choix par le biais de la gestion des délégations.

Module « Administration Téléservices »

Activer la fonctionnalité « Téléservices »

C’est la 1ère étape. Elle consiste à valider le fait que vous souhaitez utiliser ce mode de communication avec les responsables et les élèves.

C’est la 1ère étape. Elle consiste à valider le fait que vous souhaitez utiliser ce mode de communication avec les responsables et les élèves.

Menu « Gestion des téléservices » Ouverture/fermeture

A faire uniquement en début d’année scolaire ou si vous n’utilisez pas déjà les téléservices.

A faire uniquement en début d’année scolaire ou si vous n’utilisez pas déjà les téléservices.

Activer la fonctionnalité « Téléservices » (suite)

Activer les Téléservices

Ouvrir un Téléservice ou l’ENT L’établissement doit obligatoirement activer les Téléservices pour

permettre la création des comptes. Par contre, il n’est plus obligatoire d’ouvrir un Téléservice pour utiliser les comptes avec l’ENT.

L’établissement doit obligatoirement activer les Téléservices pour permettre la création des comptes. Par contre, il n’est plus obligatoire d’ouvrir un Téléservice pour utiliser les comptes avec l’ENT.

Sélectionner le bouton « Ouvert » pour rendre le Téléservice fonctionnel

Valider

Paramétrage des Téléservices

Message d’accueil: L’établissement peut personnaliser son message d’accueil qui sera affiché à la fois sur la page de l’élève et du responsable.

Message d’accueil: L’établissement peut personnaliser son message d’accueil qui sera affiché à la fois sur la page de l’élève et du responsable.

Paramétrage des Téléservices

Courrier de notification : L’établissement peut choisir le type de courrier de notification. Choisissez le courrier « Mixte ENT/téléservices », si vous avez ouvert un téléservice, les parents donneront ainsi leur aval pour l’utilisation de l’ENT et des téléservices.

Courrier de notification : L’établissement peut choisir le type de courrier de notification. Choisissez le courrier « Mixte ENT/téléservices », si vous avez ouvert un téléservice, les parents donneront ainsi leur aval pour l’utilisation de l’ENT et des téléservices.

Paramétrage des Téléservices

Courrier de notification parent: Les parents peuvent refuser l’accès aux téléservices pour leur enfant mais ils ne peuvent pas refuser l’accès aux applications pédagogiques et aux ENT

Il est donc possible de distribuer les comptes aux élèves sans attendre le retour des parents. L’accès à l’élève (pour les téléservices non pédagogiques) pourra être enlevé par la suite.

Courrier de notification parent: Les parents peuvent refuser l’accès aux téléservices pour leur enfant mais ils ne peuvent pas refuser l’accès aux applications pédagogiques et aux ENT

Il est donc possible de distribuer les comptes aux élèves sans attendre le retour des parents. L’accès à l’élève (pour les téléservices non pédagogiques) pourra être enlevé par la suite.

Le menu « Accès des Responsables » permet de gérer les accès des responsables au Téléservice:

Notifier en masse

Attention à bien enregistrer le fichier pdf généré qui contient toutes les notifications

Le menu « Accès des Responsables » permet de gérer les accès des responsables au Téléservice:

Notifier en masse

Attention à bien enregistrer le fichier pdf généré qui contient toutes les notifications

Gestion des Comptes Responsables

Définir le mode de transmission désiré :•Par courrier électronique (courriel)•Par courrier papier

Définir le mode de transmission désiré :•Par courrier électronique (courriel)•Par courrier papier

Le bouton « Notifier » exécute l’envoi des courriels et/ou génère le fichier pour les responsables concernés

Le bouton « Notifier » exécute l’envoi des courriels et/ou génère le fichier pour les responsables concernés

Sélectionner la MEF ou la division concernée et définir les responsables à notifier :•Legal 1 et ou Legal 2•Tous ou seulement les comptes A notifier (conseillé)

Sélectionner la MEF ou la division concernée et définir les responsables à notifier :•Legal 1 et ou Legal 2•Tous ou seulement les comptes A notifier (conseillé)

Le menu « Accès des Responsables » permet également de notifier individuellement un parent Le menu « Accès des Responsables » permet également de notifier individuellement un parent

Gestion des Comptes Responsables

Pour un parent qui aurait été notifié dans l’ancien format et qui n’aurait pas créé son compte, forcer la création d’un nouveau compte.

Pour un parent qui aurait été notifié dans l’ancien format et qui n’aurait pas créé son compte, forcer la création d’un nouveau compte.

Le menu «Accès des Responsables» «Gérer le compte responsable/élève», vous permet de connaître:Le menu «Accès des Responsables» «Gérer le compte responsable/élève», vous permet de connaître:

login saisi par le responsable lors de sa

création de compte.

login saisi par le responsable lors de sa

création de compte.

le mail associé au compte

(pas forcément celui saisi dans BASE ELEVES)

le mail associé au compte

(pas forcément celui saisi dans BASE ELEVES)

« A notifier », « Notifié », « Utilisé » ou « Refusé » selon l’état de la

procédure de création de compte

« A notifier », « Notifié », « Utilisé » ou « Refusé » selon l’état de la

procédure de création de compte

Assistance des responsables

Identifiant Email du compte Etat du compte

Assistance des responsables

Un compte est caractérisé par un « état » qui peut prendre les valeurs suivantes :

« A notifier » : compte non encore notifié ou qui nécessite une renotification (accès impossible par la famille suite à invalidation du compte, …)

« Notifié » : compte notifié mais non utilisé ou non accédé depuis la dernière réinitialisation du mot de passe.

« Refusé » : parent ayant refusé l ’accès des services en ligne. Cet état n’est pas possible pour un élève

« Utilisé » : compte activé et utilisé au moins une fois par la famille. Quand le compte est dans cet état, le bouton « Notifier le compte » dans l’écran précédent est remplacé par « Réinitialiser le mot de passe ».

Un compte est caractérisé par un « état » qui peut prendre les valeurs suivantes :

« A notifier » : compte non encore notifié ou qui nécessite une renotification (accès impossible par la famille suite à invalidation du compte, …)

« Notifié » : compte notifié mais non utilisé ou non accédé depuis la dernière réinitialisation du mot de passe.

« Refusé » : parent ayant refusé l ’accès des services en ligne. Cet état n’est pas possible pour un élève

« Utilisé » : compte activé et utilisé au moins une fois par la famille. Quand le compte est dans cet état, le bouton « Notifier le compte » dans l’écran précédent est remplacé par « Réinitialiser le mot de passe ».

Assistance: Réinitialiser le mot de passe responsable

L’établissement peut également réinitialiser le mot de passe du responsable (à noter que le responsable a la possibilité d’obtenir un nouveau mot de passe depuis le portail ATEN).

Le nouveau mot de passe est alors envoyé par mail au responsable.

L’établissement peut également réinitialiser le mot de passe du responsable (à noter que le responsable a la possibilité d’obtenir un nouveau mot de passe depuis le portail ATEN).

Le nouveau mot de passe est alors envoyé par mail au responsable.

Assistance des élèves

Le menu « Accès des Elèves » « Gérer le compte pour un élève », bouton vous obtenez le même écran que pour les parents

Le menu « Accès des Elèves » « Gérer le compte pour un élève », bouton vous obtenez le même écran que pour les parents

Vous pouvez visualiser l’identité, l’adresse de messagerie (éventuelle) et l’état du compte ou enlever l’accèsVous pouvez visualiser l’identité, l’adresse de messagerie (éventuelle) et l’état du compte ou enlever l’accès

Assistance: Réinitialiser le mot de passe élève

L’établissement peut notifier à nouveau un compte non utilisé ou réinitialiser le mot de passe de l’élève.

(à noter que l’élève a aussi la possibilité d’obtenir un nouveau mot de passe depuis le portail ATEN s’il possède une adresse mail)

Lorsque l’on actionne le bouton (« Notifier le compte » ou «Réinitialiser le mot de passe »), il n’y a plus de boite de dialogue et le mode de transmission est automatiquement la lettre. Il faut donc enregistrer le PDF. Ce mot de passe sera temporaire car lors de sa première connexion, il devra le changer.

L’établissement peut notifier à nouveau un compte non utilisé ou réinitialiser le mot de passe de l’élève.

(à noter que l’élève a aussi la possibilité d’obtenir un nouveau mot de passe depuis le portail ATEN s’il possède une adresse mail)

Lorsque l’on actionne le bouton (« Notifier le compte » ou «Réinitialiser le mot de passe »), il n’y a plus de boite de dialogue et le mode de transmission est automatiquement la lettre. Il faut donc enregistrer le PDF. Ce mot de passe sera temporaire car lors de sa première connexion, il devra le changer.

L’administrateur des Téléservices

Ce module d’administration des téléservices vous permet d’autres actions telles que la gestion des refus d’utiliser les Téléservices, le fait de notifier une nouvelle fois un code d’activation…

Il est important que la personne en charge des Téléservices dans l’établissement ait accès à ce module ou bien travaille en étroite collaboration avec l’un des personnels de direction.

Nous invitons ces acteurs à se référer au guide d’administration des Téléservices (cf site web http://cria.ac-bordeaux.fr) et de suivre les évolutions de ce service en pleine expansion.

Ce module d’administration des téléservices vous permet d’autres actions telles que la gestion des refus d’utiliser les Téléservices, le fait de notifier une nouvelle fois un code d’activation…

Il est important que la personne en charge des Téléservices dans l’établissement ait accès à ce module ou bien travaille en étroite collaboration avec l’un des personnels de direction.

Nous invitons ces acteurs à se référer au guide d’administration des Téléservices (cf site web http://cria.ac-bordeaux.fr) et de suivre les évolutions de ce service en pleine expansion.

DU COTEDU RESPONSABLE

ET DE L’ELEVE

Auto-dépannage

l’utilisateur qui a oublié son identifiant saisit l’adresse mail qu’il a donné lors de la création du compte.

Un mail lui sera envoyé avec son identifiant.

L’utilisateur saisit son identifiant Il reçoit un mot de passe temporaire

à modifier à la première connexion

Les documentations

Sur le site de Scol-Téléservices: http://cria.ac-bordeaux.frdepuis l’accès « Pédagogique »

Le Guide d’ Administration des téléservices Un Guide de l’utilisateur des téléservices Les fiches d’assistances TS élèves et responsable à remplir et à

transmettre par Glcontact pour toute demande d’assistance sur un compte téléservices

Depuis l’accès « Administratif » (uniquement sur le réseau administratif de l’établissement

Vous trouverez d’autres informations dans la partie Applications Web / Siecle / Téléservices

Sur le site de Scol-Téléservices: http://cria.ac-bordeaux.frdepuis l’accès « Pédagogique »

Le Guide d’ Administration des téléservices Un Guide de l’utilisateur des téléservices Les fiches d’assistances TS élèves et responsable à remplir et à

transmettre par Glcontact pour toute demande d’assistance sur un compte téléservices

Depuis l’accès « Administratif » (uniquement sur le réseau administratif de l’établissement

Vous trouverez d’autres informations dans la partie Applications Web / Siecle / Téléservices

septembre 2014

FINMerci de votre attention