comune della spezia protocollo informatico ......protocollo informatico - manuale utente 2.2 e-mail...

Manuale Utente

COMUNE DELLA SPEZIA

PROTOCOLLO INFORMATICO

E

GESTIONE DOCUMENTALE

MANUALE UTENTE

2

Protocollo Informatico - Manuale Utente

SOMMARIO

1 ACCESSO AL SISTEMA DI PROTOCOLLO INFORMATICO ....................................................................... 5 1.1 Modality di accesso ................................................................................................................................. 5 1.2 Profilo utente ........................................................................................................................................... 6

1.2.1 Personalizzazione profilo utente ...................................................................................................... 6 2 REGISTRAZIONE ........................................................................................................................................... 7

2.1 Registrazione in ENTRATA .................................................................................................................... 8 2.2 E-mail ...................................................................................................................................................... 9 2.3 Descrizione dei campi di registrazione ................................................................................................. 10

2.3.1 Tipologia di protocollo .................................................................................................................... 10 2.3.2 Livello di riservatezza ..................................................................................................................... 10 2.3.3 Corrispondente (mittente) .............................................................................................................. 11 2.3.4 Altri corrispondenti ......................................................................................................................... 11 2.3.5 Protocollo mittente e data .............................................................................................................. 12 2.3.6 Controllo eventuale esistenza documenti analoghi ....................................................................... 12 2.3.7 Tipo di trasmissione ...................................................................................................................... 14 2.3.8 Oggetto .......................................................................................................................................... 14 2.3.9 Classificazione ............................................................................................................................... 16 2.3.10 Unity organizzativa responsabile (UOR) ...................................................................................... 17 2.3.11 Annotazioni ................................................................................................................................. 18 2.3.12 Campi opzionali ........................................................................................................................... 18 2.3.13 Assegnazione del numero di protocollo ....................................................................................... 18

2.4 Registrazione in USCITA ...................................................................................................................... 20 2.5 Descrizione dei campi di registrazione ................................................................................................. 21

2.5.1 Tipologia di protocollo .................................................................................................................... 21 2.5.2 Livello di riservatezza ..................................................................................................................... 21 2.5.3 Corrispondente esterno (destinatario) ........................................................................................... 22 2.5.4 Altri destinatari esterni .................................................................................................................. 23 2.5.5 Altri corrispondenti interni per conoscenza o competenza ............................................................ 23 2.5.6 Oggetto .......................................................................................................................................... 24 2.5.7 Classificazione ............................................................................................................................... 25 2.5.8 Unity organizzativa responsabile (UOR) ........................................................................................ 26 2.5.9 Annotazioni ................................................................................................................................... 26 2.5.10 Campi opzionali ........................................................................................................................... 27 2.5.11 Assegnazione del numero di protocollo ....................................................................................... 27

2.6 Registrazione INTERNO ....................................................................................................................... 28 2.7 Descrizione dei campi di registrazione ................................................................................................. 29

2.7.1 Tipologia di protocollo .................................................................................................................... 29 2.7.2 Livello di riservatezza ..................................................................................................................... 29 2.7.3 Corrispondente interno (UOR destinataria ) .................................................................................. 30 2.7.4 Oggetto .......................................................................................................................................... 31 2.7.5 Classificazione ............................................................................................................................... 32 2.7.6 Unity organizzativa responsabile (UOR) ........................................................................................ 33 2.7.7 Annotazioni ................................................................................................................................... 33 2.7.8 Campi opzionali.............................................................................................................................. 33 2.7.9 Assegnazione del numero di protocollo ......................................................................................... 34

3 Operazioni successive alla protocollazione .................................................................................................. 35 4 SPEDIZIONE................................................................................................................................................. 36

4.1 Modality Spedizione .............................................................................................................................. 36 4.2 Ricerca destinatario e-mail ................................................................................................................... 37

4.2.1 Ricerca nell'indice CNIPA .............................................................................................................. 38 4.2.2 Ricerca nell'indirizzario del Comune .............................................................................................. 39

5 Annullamento ................................................................................................................................................ 40 6 STAMPA ETICHETTA .................................................................................................................................. 41 7 ALLEGATI ..................................................................................................................................................... 42 8 RICERCA REGISTRAZIONI PROTOCOLLO ............................................................................................... 43

8.1 Accesso alla ricerca .............................................................................................................................. 43 8.2 Ricerca registrazioni ............................................................................................................................. 43

8.2.1 Visualizzazione a video .................................................................................................................. 45 8.2.2 Visualizzazione ad elenco .............................................................................................................. 46

8.3 Ricerca documenti ................................................................................................................................ 48

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9 GESTIONE DELLE STAMPE ......................................................................................................................... 49 9.1 Accesso alle funzioni di stampa .............................................................................................................. 49 9.2 Stampa di Registro Giornaliero ............................................................................................................... 50

10 STATISTICHE ............................................................................................................................................... 51 10.1 Tipologia delle statistiche ...................................................................................................................... 51 10.2 Statistiche protocolli .............................................................................................................................. 51 10.3 Creazione delle statistiche .................................................................................................................... 51

11 REGISTRO DI EMERGENZA ....................................................................................................................... 52 12 ZONA LAVORO ............................................................................................................................................ 53

12.1 Cruscotto personale .............................................................................................................................. 53 12.1.1 Fascicoli correnti ............................................................................................................................ 54 12.1.2 Compiti assegnati ......................................................................................................................... 54 12.1.3 Notifiche ......................................................................................................................................... 56 12.1.4 Compiti rifiutati ............................................................................................................................... 57 12.1.5 Compiti elaborati ............................................................................................................................ 58 12.1.6 Smistamento/Assegnamento compiti cruscotti .............................................................................. 59 12.1.7 Rifiuto dei compiti dei cruscotti ...................................................................................................... 59 12.1.8 Protocolli da Pubbliche amministrazioni ........................................................................................ 60

12.1.8.1 Posta in arrivo .......................................................................................... 60 12.1.8.2 Posta non conforme .................................................................................. 63 12.1.8.3 Ricevute di ripudio .................................................................................... 63

12.1.8.4 Ricevute conferma .................................................................................... 65 12.1.8.5 Protocolli in attesa .................................................................................... 67 12.1.8.6 Procedura conferma manuale protocollo ..................................................... 68 12.1.8.7 Procedura ripudio manuale protocollo ......................................................... 68

12.1.9 Posta certificata ............................................................................................................................. 69

12.1.9.1 Posta in arrivo .......................................................................................... 69 12.1.9.2 Posta non conforme .................................................................................. 70

12.1.9.3 Ricevute ripudio ........................................................................................ 70 12.1.9.4 Ricevute conferma .................................................................................... 71 12.1.9.5 Protocolli in attesa .................................................................................... 71 12.1.9.6 Procedura conferma manuale protocollo ..................................................... 72

12.1.9.7 Procedura ripudio manuale protocollo ......................................................... 72 12.1.10 Posta elettronica tradizionale ....................................................................................................... 72 12.1.11 Fax in arrivo ................................................................................................................................. 72

12.2 Cruscotto ufficio .................................................................................................................................... 73 13 GLOSSARIO ................................................................................................................................................. 74

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1 ACCESSO AL SISTEMA DI PROTOCOLLO INFORMATICO

1.1 Modality di accesso

Per accedere al programma di protocollo informatico è necessario essere registrati, cioè essere dotati di nome utente e password. Il rilascio delle credenziali per l’autenticazione è effettuato dal responsabile del Servizio archivistico previa richiesta da parte del responsabile del Settore.

Si accede al sistema mediante l'apposita icona sul sito intranet che identifica il nuovo Protocollo Informatico.

Nella finestra iniziale l’operatore deve inserire il proprio nome utente e password e cliccare sul tasto

.

L’utente accede all’homepage nella quale, in alto a sinistra, compare il menù di navigazione. Il menù che viene visualizzato può variare a seconda dei diversi profili utente. Per uscire dal sistema cliccare sulla voce “esci” del menù e poi sulla voce "chiudi la sessione".

Il mancato utilizzo del programma per la durata di quaranta minuti comporta la disconnessione automatica dal sistema.

Per configurare scanner e stampanti e scaricare il Manuale utente selezionare dal menù la voce “utility”.

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1.2 Profilo utente

Ad ogni utente è associato un profilo, cioè ogni operazione che egli compie deve essere preventivamente abilitata dall’amministratore del sistema. È possibile, inoltre, definire dei ruoli, cioè insiemi di autorizzazioni selezionate tra tutte le funzionality operative proprie della procedura informatica. Questo permette, pur garantendo la massima personalizzazione dei profili, di creare dei gruppi di utenti in grado di svolgere le medesime operazioni in relazione alla loro posizione organizzativa. Per ogni profilo, pertanto, vengono stabiliti dei criteri per definire le modality di:

visibility: possibility di visualizzare le registrazioni di protocollo

inserimento: possibility di provvedere ad una registrazione di protocollo e alla gestione di un documento

modifica: possibility di modificare i dati di una registrazione ad esclusione di quelli obbligatori

annullamento: possibility di annullare una registrazione (propria del Responsabile del protocollo informatico)

1.2.1 Personalizzazione profilo utente

In alto a destra della videata appare il nome dell'utente; ulteriori informazioni sull’utente collegato sono visibili posizionando il mouse sull’icona con il (=informazioni). Cliccando sul nome utente appare la pagina seguente:

Opzioni possibili:

- cambio password: possibility di modificare la password in corso; - cambio carica di appartenenza: nel caso di dipendenza funzionale su più UOR l'utente deve

selezionare la UOR cui si riferisce l'attivity di protocollazione corrente; - cambia colore interfaccia: l'utente può personalizzare a proprio piacere l'impostazione grafica del

proprio contesto di lavoro. Questa impostazione diventa permanente e può essere modificata solo ricorrendo al citato pannello.

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2 REGISTRAZIONE

La possibility di eseguire registrazioni in entrata, in uscita e interne dipende dal profilo dell’utente. I campi che compongono la pagina variano a seconda dell’origine del documento cioè se esso è in arrivo, in partenza o interno.

Anno, data e numero di protocollo vengono assegnati automaticamente dal sistema e, risultano, pertanto immodificabili nel rispetto della normativa (art. 53 del DPR 445/2000). In particolare, il numero di protocollo viene assegnato solo dopo la compilazione dei campi obbligatori:

tipologia del protocollo (in entrata / in uscita / interno)

mittente per il documento in arrivo / destinatario per il documenti in partenza o interno o g g e t t o

classificazione

smistamento (UOR)

All’utente è richiesto, inoltre, di indicare anche in un momento successivo alla registrazione, i seguenti campi: livello di riservatezza (se abilitato)

data del documento ricevuto (se disponibile)numero di protocollo del documento ricevuto (se disponibile)tipo di trasmissione

numero degli allegati descrizione degli allegati annotazioni

campi opzionali (per le raccomandate ed il registro di emergenza)

Per uscire dalla pagina di registrazione e tornare alla homepage ciccare il tasto .

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2.1 Registrazione in ENTRATA

Per accedere alle funzioni di registrazione di protocollo, selezionare dalla barra del menù la voce “Protocollo” e quindi, “Registrazione di Protocollo”. La pagina che si apre è impostata sulla funzione di registrazione in ENTRATA.

Per le registrazioni di documenti in arrivo la pagina presenta i seguenti campi:

tipologia del protocollo (entrata)livello di riservatezza

anno, numero e data del documento (assegnate dal sistema) m i t ten te

numero di protocollo mittente

data del documento ricevuto tipo di trasmissione

numero e data raccomandata

o g g e t t o

classificazione

UOR (smistamento)

annotazioni opzional i

etichetta automatica

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2.2 E-mail

Il sistema permette di registrare un documento informatico pervenuto alla casella di posta elettronica

istituzionale della UOR . Per attivare questa funzione premere il tasto ai piedi della maschera di registrazione in entrata prima di procedere alla registrazione.

Si apre una finestra nella quale appare l’elenco di mails in arrivo. L’utente, quindi, può procedere:

- alla visualizzare il contenuto del messaggio

- alla registrazione cliccando sul freccia - alla

cancellazione cliccando sul tasto

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2.3 Descrizione dei campi di registrazione

Si procede alla descrizione di tutti campi che compongono le maschere nell’ordine in cui

appaiono. 2.3.1 Tipologia di protocollo

Prima di procedere all’inserimento dei dati, si deve scegliere la seguente tipologia di registrazione di protocollo:

- entrata: per registrare i documenti in arrivo

Selezionando questa opzione si aggiornano immediatamente i campi che compongono la pagina di inserimento (cfr. le maschere presentate in 2.1). Si ricorda che non è possibile in fase di registrazione cambiare tipologia.

P e r l a d e f i n i z i o n e d e l l e t i p o l o g i e d e i d o c u m e n t i e d e l t r a t t a m e n t o a d e s s i r i s e r v a t i s i v e d a i l M a n u a l e d i g e s t i o n e , p p . 1 8 - 1 9 .

2.3.2 Livello di riservatezza

In fase di registrazione gli utenti autorizzati sono chiamati a definire il livello di riservatezza di un documento secondo quanto previsto dalle disposizioni legislative in materia di tutela dei dati personali e del diritto di accesso. Tale scelta incide sulla possibilità di visibilità e di gestione di un documento. I livelli di riservatezza sono così definiti:

– 0 – non riservato

– 1 – privacy – D.lgs. 196/2003

– 2 – riservato – L. 241/1990

– 3 – sottratti all’accesso

I documenti registrati con tali forme appartengono al cosiddetto Protocollo particolare o riservato, il cui accesso è autorizzato alle persone indicate da apposito regolamento, in relazione alle tipologie documentarie ed ai procedimenti amministrativi. L’utente non abilitato alla gestione dei Protocolli particolari o riservati può registrare un documento che appartiene alle categorie sopraccitate qualora questo sia preventivamente codificato. Dopo la registrazione l’utente non autorizzato avrà visibilità sui seguenti dati: numero e data di protocollo, mittente/destinatario, UOR competente. I dati contenuti nei campi oggetto e classifica saranno sostituiti dal carattere asterisco.

P e r l a d e f i n i z i o n e d e l l e t i p o l o g i e d e i d o c u m e n t i a p p a r t e n e n t i a l P r o t o c o l l o r i s e r v a t o s i v e d a i l M a n u a l e d i g e s t i o n e p p . 2 8 , 5 4 - 5 5 .

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2.3.3 Corrispondente (mittente)

Al momento della registrazione l’utente può avvalersi delle funzione di compilazione automatica selezionando il mittente dalla banca dati implementata esclusivamente dall’amministrazione (cfr. le modality descritte in 2.2). In questo caso è possibile procedere secondo una delle due modality di seguito illustrate:

1. digitare direttamente il codice (se conosciuto) nel primo campo disponibile e cliccare sulla lente

2. se il codice non è conosciuto, digitare nel secondo campo un nome o parte di esso e cliccare sulla

lente ; dalla lista dei risultati selezionare mediante la freccia la voce desiderata.

Nel caso in cui la ricerca abbia un unico risultato il campo viene compilato automaticamente.

Se si desidera cancellare la voce selezionata premere sul tasto

Nel caso in cui il corrispondente non sia stato precedentemente codificato o si richiede al Servizio archivistico la creazione di una nuova anagrafica o, se si ritiene che si tratti di un corrispondente “occasionale”, si può procedere alla compilazione libera del campo nel seguente modo:

1. cliccare sul tasto a lato del campo destinatario 2. compilare i campi: intestazione (cognome, nome, ragione sociale, ecc.), indirizzo, CAP,

Comune, Provincia, e-mail

Si ricorda che tale operazione non va ad accrescere la lista delle anagrafiche del sistema di protocollo informatico del Comune della Spezia.

2.3.4 Altri corrispondenti

E' possibile registrare altri mittenti oltre al primo già indicato. Per fare questo selezionare con il mouse l'icona contrassegnata (riselezionando l'icona il campo scompare)

Si presenta una seconda riga per inserire di seguito, eventualmente separati da una virgola, tutti gli altri mittenti successivi al primo.

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2.3.5 Protocollo mittente e data

Nel caso di un documento in entrata, qualora questo riporti a sua volta un numero di protocollo e la data, questi vanno riportati rispettivamente nel campo 'protocollo mittente' e 'data documento'. Per la data ci si può avvalere della funzione del 'calendario' (icona a lato del campo di inserimento).

2.3.6 Controllo eventuale esistenza documenti analoghi

E' possibile verificare l'esistenza di un documento analogo già registrato, al fine di evitare inutili duplicazioni (vedi fax a cui segue l'originale). Una volta inseriti il 'protocollo mittente' e 'data documento' premendo sul

tasto . Nel caso in cui siano trovati uno o piu' elementi, la risposta è quella rappresentata nell'immagine che segue.

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2.3.7 Tipo di trasmissione

La trasmissione corrisponde al mezzo di ricevimento o di invio di un documento. Questo deve essere scelto tra quelli presenti nel menù a tendina:

consegna a mano

f a x

e - m a i l

raccomandata

Nel caso si tratti di raccomandata indicare anche numero e data. Nel caso si protocolli da e-mail l'impostazione è automatica e non deve essere fatta dall'utente.

2.3.8 Oggetto

L’oggetto di un documento sintetizza il suo contenuto, pertanto, deve essere compilato in modo preciso, completo e comprensibile. Per questo motivo, è necessario evitare abbreviazioni, segni algebrici e di punteggiatura. Per guidare l’utente nell’inserimento, inoltre, è stata creata dall’amministrazione una lista degli oggetti più frequenti. Questi sono identificati da un codice (primo campo) e da una descrizione (secondo campo). Per inserire un oggetto predefinito è possibile procedere secondo una delle modality di seguito illustrate:

1. digitare direttamente il codice (se conosciuto) e ciccare sulla lente

2. se il codice non è conosciuto, digitare una o più parole e cliccare sulla lente ; dalla lista dei

risultati selezionare la voce desiderata cliccando sulla freccia 3. modificare l’oggetto predefinito con le opportune integrazioni


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Ad ogni oggetto dalla banca dati è associato un indice di classificazione e un settore/ufficio di assegnazione che compaiono automaticamente nel campi destinati al titolario (riga al di sotto dell’oggetto) e UOR

Quest’associazione è modificabile:

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2.3.9 Classificazione

Ogni documento protocollato deve essere classificato, cioè deve essere associato ad un indice di classificazione del titolario (o piano di classificazione) adottato dal Comune della Spezia. L’indice di classificazione è rappresentato da un codice numerico articolato su due livelli (titolo, classe) e da una breve descrizione che individua la funzione dell’ente cui il documento può essere ricondotto.

Per inserire un indice di classificazione è possibile:

1. digitare direttamente il codice (se conosciuto) e cliccare sulla lente.

2. digitare una o più parole da ricercare e cliccare sulla lente ; quindi, selezionare dalla lista dei

risultati la voce desiderata cliccando sulla freccia . È possibile condurre la ricerca anche navigando attraverso le voci che compongono la struttura ad albero del titolario.

Per facilitare l’operazione di classificazione dei documenti è stato predisposto un prontuario, cioè un indice alfabetico delle voci del titolario consultabile sulla intranet.

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2.3.10 Unità organizzativa responsabile (UOR)

Corrisponde al servizio/settore/ufficio cui appartiene il RPA che riceve o trasmette il documento in fase di registrazione.

Per ricercare all’interno della struttura organizzativa del Comune cliccare sulla lente . Si apre una finestra

nella quale compare la struttura ad albero dell’organigramma che può essere esplosa cliccando sull’icona.

Quindi, selezionare l’unity competente cliccando sulla freccia . Le unity selezionate possono essere

rimosse dall’elenco cliccando sul tasto .

È necessario distinguere per:

1. Documenti in entrata smistamento Lo smistamento corrisponde all’assegnazione di un documento all’unity organizzativa responsabile (UOR) all’interno del quale è individuato il RPA. Questa operazione incide sulla visibility del documento, cioè solo i settori e gli uffici gerarchicamente dipendenti che ne hanno competenza, possono vedere e gestire il documento assegnato. Il sistema assegna automaticamente la UOR dell’utente che sta eseguendo la registrazione.

2. Documenti in uscita, interni UOR mittente Il sistema assegna automaticamente la UOR dell’utente che sta eseguendo la registrazione.

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i l t a s t o


2.3.11 Annotazioni

Questo campo è destinato a raccogliere informazioni relative alla documentazione ritenute importanti al fine di completare la descrizione e di assicurarne una corretta gestione.

2.3.12 Campi opzionali

Ai piedi della pagina di registrazione compare il tasto che nasconde alcuni campi. Questi devono essere compilati solo nel caso specifico di protocollo di emergenza.

Nel caso si sia dovuti ricorrere al Registro di emergenza (art. 63 del D.P.R. n. 445/2000) per interruzione del servizio dovuta a cause tecniche è necessario inserire per ogni documento protocollato manualmente:

registro: numero cronologico del registro di emergenza di settore

numero: numero di protocollo del registro di emergenza assegnato al

documento data: data del registro del protocollo di emergenza

utente: l'utente che ha effettuato le registrazioni nel registro di emergenza.

Per questa funzione si veda il capitolo 11.

Nota: i campi 'registro' data e utente rimangono preimpostati al fine di agevolare l'azione di recupero del registro di emergenza

2.3.13 Assegnazione del numero di protocollo

Dopo avere compilato la pagina con tutti gli elementi obbligatori, è possibile premere: per cancellare i dati

inseriti e “ripulire” la pagina

il tasto per protocollare il documento. Con questa operazione vengono aggiornati il

campo anno, numero e data con valori immodificabili

Dopo la registrazione i campi possono essere modificati per correggere un errore di ortografia, aggiungere dati mancanti (es. descrizione degli allegati, acquisizione di documenti in formato digitale, ecc.) e fare annotazioni.

Queste operazioni sono consentite solo agli utenti abilitati e sono tracciate dal sistema, in modo che ne sia sempre identificabile la responsabilità.

Nel caso in cui la modifica riguardi una parte sostanziale della registrazione (data, numero di protocollo, mittente/destinatario, oggetto, ecc) si deve ricorrere alla procedura dell’annullamento (capitolo 5).

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2.4 Registrazione in USCITA

Per accedere alle funzioni di registrazione di protocollo, selezionare dalla barra del menù la voce “Protocollo” e quindi, “Registrazione di Protocollo”. Selezionare il tipo di registrazione USCITA.

Per le registrazioni di documenti in uscita la pagina presenta i seguenti campi:

tipologia del protocollo (uscita)livello di riservatezza anno, numero e data del documento (assegnate dal sistema)

destinatario o g g e t t o

classificazione

a l l ega t i UOR (smistamento) annotazioni

opzionali (protocollo di emergenza)

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Prima di procedere all’inserimento dei dati, si deve scegliere la seguente tipologia di registrazioni di protocollo:

- uscita: per registrare documenti in partenza

Selezionando questa opzione si aggiornano immediatamente i campi che compongono la pagina di inserimento (cfr. le maschere presentate in 2.4). Si ricorda che non è possibile in fase di registrazione cambiare tipologia.





– 1 – privacy – D.lgs. 196/2003

– 2 – riservato – L. 241/1990


I documenti registrati con tali forme appartengono al cosiddetto Protocollo particolare o riservato, il cui accesso è autorizzato alle persone indicate da apposito regolamento, in relazione alle tipologie documentarie ed ai procedimenti amministrativi. L’utente non abilitato alla gestione dei Protocolli particolari o riservati può registrare un documento che appartiene alle categorie sopraccitate qualora questo sia preventivamente codificato. Dopo la registrazione l’utente non autorizzato avrà visibilità sui seguenti dati: numero e data di protocollo, mittente/destinatario, UOR competente. I dati contenuti nei campi oggetto e classifica saranno sostituiti dal carattere asterisco.


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2.5.3 Corrispondente esterno (destinatario)

Al momento della registrazione l’utente può avvalersi delle funzione di compilazione automatica selezionando il destinatario dalla banca dati implementata esclusivamente dall’amministrazione (cfr. le modality descritte in 2.4). In questo caso è possibile procedere secondo una delle due modality di seguito illustrate:

3. digitare direttamente il codice (se conosciuto) nel primo campo disponibile e cliccare sulla lente

4. se il codice non è conosciuto, digitare nel secondo campo un nome o parte di esso e cliccare sulla

lente ; dalla lista dei risultati selezionare mediante la freccia la voce desiderata.

Nel caso in cui la ricerca abbia un unico risultato il campo viene compilato automaticamente.


Nel caso in cui il corrispondente non sia stato precedentemente codificato o si richiede al Servizio archivistico la creazione di una nuova anagrafica o, se si ritiene che si tratti di un corrispondente “occasionale”, si può procedere alla compilazione libera del campo nel seguente modo:

3. cliccare sul tasto a lato del campo destinatario 4. compilare i campi: intestazione (cognome, nome, ragione sociale, ecc.), indirizzo, CAP,

Comune, Provincia, e-mail

Si ricorda che:

- tale operazione non va ad accrescere la lista delle anagrafiche del sistema di protocollo informatico del Comune della Spezia.

- ATTENZIONE: Non devono in questo campo essere indicati i settori interni. Per questo e' prevista una specifica modalita' (vedere 2.5.8)

- NOTA: La compilazione completa dei dati identificativi consente di stampare anche l'etichetta con

l'indirizzo da applicare sulla busta di spedizione

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2.5.4 Altri destinatari esterni

E' possibile registrare altri destinatari oltre al primo già indicato.

Per fare questo selezionare con il mouse l'icona contrassegnata campo scompare)

(riselezionando l'icona il

Si presenta una seconda riga per inserire di seguito, eventualmente separati da una virgola, tutti gli altri destinatari successivi al primo.

Ricordiamo ancora che:

- Non devono in questo campo essere indicati i settori interni. Per questo e' prevista la modality descritta nel paragrafo successivo 2.5.5.

2.5.5 Altri corrispondenti interni per conoscenza o competenza

Relativamente agli uffici interni ai quali si intende inoltrare il documento previsto per l'uscita, ai fini dell'utilizzo per conoscenza o competenza, si procede allo smistamento come indicato nel capitolo 2.5.8 Unity organizzativa responsabile (UOR).

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2.5.6 Oggetto



5. digitare una o più parole e cliccare sulla lente ; dalla lista dei risultati selezionare la voce

desiderata cliccando sulla freccia 6. modificare l’oggetto predefinito con le opportune integrazioni

Ad ogni oggetto dalla banca dati è associato un indice di classificazione e un settore/ufficio di assegnazione che compaiono automaticamente nel campi destinati al titolario (riga al di sotto dell’oggetto) e UOR Quest’associazione è modificabile:

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3. digitare direttamente il codice (se conosciuto)




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Corrisponde al servizio/settore/ufficio cui appartiene il RPA che trasmette il documento in fase di registrazione.

Nel caso in cui il protocollo in uscita debba essere inoltrato ad una o più strutture interne è necessario

ricercarlo all'interno della struttura organizzativa del comune mediante clic sulla lente

Si apre una finestra nella quale compare la struttura ad albero dell’organigramma che può essere esplosa

cliccando sull’icona .

Quindi, selezionare l’unità competente cliccando sulla freccia .

Le unità selezionate possono essere rimosse dall’elenco cliccando sul tasto .

2.5.9 Annotazioni


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numero: numero di protocollo del registro di emergenza assegnato al

documento data: data del registro del protocollo di emergenza





Dopo avere compilato la pagina con tutti gli elementi obbligatori, è possibile premere:

- il tasto ______ per cancellare i dati inseriti e “ripulire” la pagina

- il tasto per protocollare il documento. Con questa operazione vengono aggiornati il campo anno, numero e data con valori immodificabili



Nel caso in cui la modifica riguardi una parte sostanziale della registrazione (data, numero di protocollo, mittente/destinatario, oggetto, ecc) si deve ricorrere alla procedura dell’annullamento (capitolo 5 ).

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2.6 Registrazione INTERNO

Per accedere alle funzioni di registrazione di protocollo, selezionare dalla barra del menù la voce “Protocollo” e quindi, “Registrazione di Protocollo”. Selezionare il bottone INTERNO.

Per le registrazioni di documenti interni la pagina presenta i seguenti campi:

tipologia del protocollo (interno)livello di riservatezza

anno, numero e data del documento (assegnate dal sistema)

corrispondente interno o g g e t t o

classificazione

a l l ega t i UOR (responsabile)

annotazioni

opzionali (protocolli di emergenza)

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Prima di procedere all’inserimento dei dati, si deve scegliere la seguente tipologia di registrazione di protocollo:

- interno: per registrare documenti interni

Con detta opzione si aggiornano immediatamente i campi che compongono la pagina di inserimento (cfr. le maschere presentate in 2.7). Si ricorda che non è possibile in fase di registrazione cambiare tipologia.





– 1 – privacy – D.lgs. 196/2003

– 2 – riservato – L. 241/1990


I documenti registrati con tali forme appartengono al cosiddetto Protocollo particolare o riservato, il cui accesso è autorizzato alle persone indicate da apposito regolamento, in relazione alle tipologie documentarie ed ai procedimenti amministrativi.

L’utente non abilitato alla gestione dei Protocolli particolari o riservati può registrare un documento che appartiene alle categorie sopraccitate qualora questo sia preventivamente codificato.

Dopo la registrazione l’utente non autorizzato avrà visibilità sui seguenti dati: numero e data di protocollo, mittente/destinatario, UOR competente. I dati contenuti nei campi oggetto e classifica saranno sostituiti dal carattere asterisco.


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2.7.3 Corrispondente interno (UOR destinataria )

Per questo tipo di protocolli il corrispondente, essendo un settore del comune non deve essere descritto manualmente, ma deve essere identificato sfogliando l'organigramma.

Selezionare la lente per aprire l'organigramma

Devono essere selezionate tutte le UOR cui si riferisce il protocollo, siano esse interessate per competenza che per conoscenza.

N.B. Selezionando un oggetto codificato per il quale sia stabilita anche la UOR competente questa viene riportata automaticamente nel campo Corrispondente interno, senza doverlo selezionare dall'organigramma.

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2.7.4 Oggetto



8. se il codice non è conosciuto, digitare una o più parole e cliccare sulla lente ; dalla lista dei

risultati selezionare la voce desiderata cliccando sulla freccia 9. modificare l’oggetto predefinito con le opportune integrazioni

Nel caso in cui la ricerca abbia un unico risultato il campo viene compilato

automaticamente. Se si desidera cancellare la voce selezionata premere sul tasto

Ad ogni oggetto dalla banca dati è associato un indice di classificazione e un settore/ufficio di assegnazione che compaiono automaticamente nel campi destinati al titolario (riga al di sotto dell’oggetto) e UOR Quest’associazione è modificabile:

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5. digitare direttamente il codice (se conosciuto)





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Corrisponde al servizio/settore/ufficio cui appartiene il RPA che riceve o trasmette il documento in fase di registrazione.

Il sistema riporta automaticamente la UOR dell'utente che sta eseguendo la registrazione (in neretto) e anche la UOR destinataria (in grigio) che si è provveduto a selezionare sfogliando l'organigramma dal campo Corrispondente interno.

2.7.7 Annotazioni






numero: numero di protocollo del registro di emergenza assegnato al documento

data: data del registro del protocollo di emergenza




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Dopo avere compilato la pagina con tutti gli elementi obbligatori, è possibile premere:

- il tasto per cancellare i dati inseriti e "ripulire" la pagina

- il tasto per protocollare il documento. Con questa operazione vengono aggiornati il campo anno, numero e data con valori immodificabili



Nel caso in cui la modifica riguardi una parte sostanziale della registrazione (data, numero di protocollo, mittente/destinatario, oggetto, ecc) si deve ricorrere alla procedura dell’annullamento (capitolo 5 ).

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3 OPERAZIONI SUCCESSIVE ALLA PROTOCOLLAZIONE

Dopo avere effettuato la registrazione ai piedi della pagina si attivano alcuni tasti che permettono ulteriori operazioni.

Nuovo Permette di eseguire un nuova registrazione.

Duplica Permette di duplicare i dati della registrazione appena conclusa. Dopo la duplicazione e l’eventuale modifica dei dati, è possibile procedere all’assegnazione del numero di protocollo premendo su REGISTRA.

Modifica Permette agli utenti abilitati di modificare i dati gestionali di una registrazione con l’esclusione di quelli obbligatori.

Etichetta Permette di stampare, al termine della registrazione, l’etichetta da apporre sul documento con il numero e la data di protocollo, la classificazione del documento, il numero di fascicolo, la UOR.

Annullamento Permette agli utenti abilitati (il Responsabile del servizio archivistico) di annullare una registrazione di protocollo dietro motivata richiesta (si veda il capitolo 5).

Allegati Permette di descrivere ed acquisire nel caso di documenti digitali, gli allegati di un documento (documento principale). Si veda il paragrafo ...

Fascicolo Permette di inserire il documento appena registrato in un fascicolo esistente o in un fascicolo nuovo, secondo le modality descritte nel paragrafo.....

Ricevuta Permette di stampare la ricevuta di protocollo da consegnare direttamente al cittadino presentatosi allo sportello

Traccia Permette agli utenti abilitati di aprire una finestra in cui sono descritte tutte le operazioni effettuate relative alla registrazione che si sta visionando. A partire dal “Registro modifiche” che presenta l’elenco cronologico, ovvero la traccia, delle modificazioni memorizzate dal sistema con l’indicazione dalla data, dell’ora e dell’utente che le ha eseguite, è possibile visualizzare le versioni storicizzate delle registrazioni di protocollo.

Spedizione Permette di selezionare il mezzo di spedizione del documento in partenza. Si veda capitolo 4.

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4 SPEDIZIONE

Per le registrazioni in uscita, inoltre, compaiono anche le seguenti funzioni:

4.1 Modality Spedizione

Permette di selezionare il mezzo di spedizione del documento in partenza. Dalla finestra di dialogo è necessario selezionare una delle tre opzioni:

- Posta (cartacea): permette di stampare l’etichetta con l’indirizzo del destinatario da apporre sulla busta. Bisogna indicare: denominazione, indirizzo, cap., città, provincia. E' possibile selezionare il numero di copie da stampare impostando correttamente il campo “Copie”.

- E-mail (tradizionale): permette di inviare il documento informatico dalla propria casella di posta elettronica ad un qualsiasi indirizzo di posta elettronica. Compare una finestra nella quale indicare l’indirizzo di posta elettronica del destinatario, gli eventuali destinatari per conoscenza con relativo indirizzo mail, modificare l’oggetto assegnato automaticamente dal sistema - coincidente con l’oggetto del documento protocollato -, aggiungere un testo di accompagnamento. L’indirizzo di posta elettronica del destinatario (A) e del destinatario per per conoscenza (Cc) possono essere digitati direttamente e aggiunti utilizzando le rispettive caselle e i

rispettivi pulsanti , oppure, può essere selezionato dall’indirizzario del Comune o dagli indici on-line (es. indice CNIPA) cliccando

sull'icona (Vedi sezione

“Ricerca destinatario e-mail”). E possibile impostare quale account email utilizzare per eseguire l'invio selezionandolo mediante il menù a tendina “Account E-Mail”.

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e-mail certificata: permette di inviare il documento informatico dalla propria casella di posta certificata ad un qualsiasi indirizzo di posta elettronica. Per il funzionamento si veda il punto precedente.

e-mail interoperabilità: permette di spedire una documento informatico ad una casella di posta certificata appartenente all’Indice CNIPA. Gli indirizzi dei destinatari devono essere inseriti

utilizzando la ricerca all'interno dell'indice CNIPA cliccando sul pulsante , non sono ammesse

altre modality di inserimento. Per il funzionamento (dell'invio e-mail) si veda il punto precedente, per la ricerca nell'indice Cnipa si veda la sezione seguente.

NOTE: La posta elettronica certificata e l'interoperability prevedono il ricevimento di ulteriori messaggi di posta elettronica con le ricevute di avvenuto inoltro e di ricezione. Il programma tiene conto automaticamente di questo aspetto. Tali ricevute vengono visualizzate, nelle rispettive sezioni, all'interno dei cruscotti per la gestione delle e-mail in ingresso (certificata e interoperabile).

4.2 Ricerca destinatario e-mail

Permette di ricercare l'indirizzo e-mail del destinatario all'interno dell'indirizzario del Comune oppure all'interno degli indici on-line messi a disposizione. Per quanto riguarda l'e-mail interoperabile i destinatari devono essere ricercati solamente all'interno dell'indice CNIPA.

La finestra per la ricerca viene aperta cliccando sul pulsante presente nella maschera per l'invio delle

email.

La schermata è suddivisa verticalmente in due parti.

La sezione di sinistra denominata “Ricerca in” permette di selezionare all'interno di quale indice/rubrica eseguire la ricerca del destinatario. L'indice selezionato è evidenziato mediante uno sfondo di colorazione gialla.

La sezione di destra permette di inserire la denominazione/descrizione del destinatario da ricercare e visualizzare i destinatari trovati.

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4.2.1 Ricerca nell'indice CNIPA

Per ricercare nell'indice CNIPA selezionare, utilizzando la colonna di sinistra, la rubrica denominata “Indice CNIPA pubbliche amministrazioni”. Digitare nel campo “Descrizione” il nome della pubblica amministrazione da cercare, (es. Comune di Roma), quindi cliccare sul pulsante “Cerca”. E' necessario attendere alcuni secondi affinché il sistema centralizzato venga interrogato correttamente. I risultati così ottenuti vengono riportati nella colonna di destra, al di sotto del pulsante “Cerca” (come visibile in figura).

Ad ogni elemento trovato viene associata una icona, tale icona può assumere i seguenti significati:

Impossibile selezionare il destinatario in quanto non è riportato alcun indirizzo e-mail valido.

E' possibile selezionare l'elemento, è indicato un indirizzo e-mail valido. L'icona a forma di albero indica che l'elemento visualizzato fa rifermento ad una struttura principale e non ad un sotto-ufficio/servizio.

E' possibile selezionare l'elemento, è indicato un indirizzo e-mail valido. L'icona a forma di foglia indica che l'elemento visualizzato fa rifermento un sotto-ufficio o servizio di una struttura principale.

Per selezionare il destinatario desiderato cliccare sulla denominazione riportata in grassetto oppure sull'icona associata, l'indirizzo verrà riportato automaticamente nella maschera di invio e-mail.

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4.2.2 Ricerca nell'indirizzario del Comune

La ricerca nell'indirizzario del Comune avviene nella medesima modality descritta per la ricerca nell'indice CNIPA. A differenza di questa ultima è invece necessario selezionare, utilizzando la colonna di sinistra, la rubrica denominata “Corrispondenti”.

I risultati vengono sempre visualizzati nella colonna di destra ed è possibile selezionarli con la medesima modality.

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5 ANNULLAM ENTO

La procedura di annullamento di una registrazione di protocollo è disciplinata dall’art. 54 del DPR 445/2000 secondo cui numero e data di protocollo, mittente/destinatario, oggetto, numero e data di protocollo del mittente sono informazioni immodificabili e, pertanto, in caso di errore, può essere solo annullata l’intera registrazione. L’operazione viene effettuata, dietro motivata richiesta, solo dal Responsabile del Servizio archivistico il quale, servendosi dell’apposita funzione presente nel programma, deve indicare utente, data, ora, estremi del provvedimento e causale. Le informazioni relative ad una registrazione annullata non vengono cancellate dal sistema, ma rimangono memorizzate e nei report di stampa appaiono depennate, accompagnate dall’espressione “annullata”.

Per la procedura di annullamento si veda il Manuale di gestione p. 54.

Da visualizza a video

Da visualizza elenco

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6 STAMPA ETICHETTA

L'utente che abbia in dotazione la stampante termica deve abilitarla per la stampa dell'etichetta, dei barcode e della digitalizzazione dei documenti.

Dal menù 'Utilità' selezionare la voce 'Plug-in stampanti e scanner' e seguire le indicazioni per scaricare sulla propria postazione la plug-in ed eseguire la procedura guidata di installazione della stampante.

La stampa dell'etichetta, da apporre sul documento al termine della registrazione, riporterà il numero e la data di protocollo, la classificazione, il numero di fascicolo, la UOR e un codice a barre che permetterà l'associazione del documento acquisito mediante lo scanner alla registrazione a protocollo.

Per la posta in uscita, cliccando il pulsante 'Spedizione' e selezionando la voce 'posta cartacea' viene stampata l'etichetta con l'indirizzo del destinatario da apporre sulla busta

Centro per L'Impiego della

Spezia Sottopasso M. Saggin

5 35131 - LA SPEZIA

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7 ALLE G AT I

Gli allegati sono documenti che “accompagnano” per prova, per chiarimento o per memoria un documento (documento principale) e ne fanno parte integrante. Devono, pertanto, riportare la stessa segnatura di protocollo e visto la loro rilevanza giuridica, devono essere descritti singolarmente. Quest’operazione, per la sua complessità (ad esempio concorsi e gare), può essere eseguita anche in un momento successivo alla registrazione del documento principale.

Gli allegati possono presentarsi in formato cartaceo o digitale. È possibile provvedere alla digitalizzazione mediante scansione degli originali cartacei in modo da renderne possibile l’acquisizione nel sistema.

La scansione dei documenti può essere effettuata sia durante la registrazione sia in una fase successiva.

Per inserire gli allegati cliccare sul tasto al di sotto della pagina di registrazione. Nella finestra di dialogo compaiono le seguenti sezioni da compilare:

1. Nel campo “Descrizione”, inserire il nome del

documento da allegare e cliccare sull’icona . Il documento viene aggiunto nella sezione “Allega Descrizione”.

2. Cliccare sopra il nome dell’allegato: compare la sezione “Gestisci il documento”

3. Selezionare l'icona corrispondente al tipo di allegato: cartaceo, file, scansione.

Cartaceo scegliere questa opzione per dichiarare che l'allegato è di tipo cartaceo

file premere il pulsante “Sfoglia” per selezionare il file dalle risorse del computer. Cliccando

sull’icona il file scelto viene aggiunto nella sezione "documenti presenti". Terminare l'inserimento utilizzando il tasto "conferma sessione".

digitalizza permette di effettuare la scansione del documento che si vuole allegare. Dopo aver inserito il nome del documento da digitalizzare, cliccare sulla sottostante icona . Si avvia la procedura di scansione e il testo digitalizzato viene inserito nella sezione “Documenti presenti” . Terminare l'inserimento utilizzando il tasto "conferma sessione".

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8 RICERCA REGISTRAZIONI PROTOCOLLO

8.1 Accesso alla ricerca

Per accedere alle funzioni di ricerca spostarsi con il mouse dal menù 'Protocollo' sulla voce 'Ricerca' quindi selezionare una delle banche dati in cui eseguire la ricerca:

Regis t razioni

D o c u m e n t i

8.2 Ricerca registrazioni

Attraverso questa maschera è possibile effettuare le ricerche di documenti protocollati. I campi ricercabili sono gli stessi compilati in fase di registrazione (cfr. 2.1): Non è ammessa la ricerca a maschera vuota, bisogna inserire almeno un dato.

In particolare è possibile ricercare per:

- documenti solo in arrivo, in partenza o interni o per tutte le tipologie

- a n n o

- estremi dei numeri di protocollo (Numero dal - al) - se è da ricercare un solo numero non è necessario ripeterlo nel secondo campo

- estremi della data di protocollo (Data da - al ) - se è un solo giorno da ricercare non serve ripeterlo anche nel secondo campo

- corrispondenti (mittenti/destinatari)

- numero di protocollo e data mittente

- ogget to

- classificazione

- tipo di trasmissione da selezionare dall’elenco

- annotazioni

- U O R

- campi opzionali (raccomandata, registro di emergenza)

Il criterio con cui viene impostata la ricerca in relazione ai campi testuali (corrispondenti, oggetto e annotazioni) è per:

- qualsiasi parola

- parti di testo

- combinazione di tutti i campi

- più parole anche non consecutive nello stesso campo

Se si desidera procedere ad una ricerca per “parola esatta” premere l’icona :i risultati corrispondono ai record che contengono solo ed esclusivamente la/e parola/e nell’ordine e nella forma digitate. (es. oggetti codificati senza aggiunte)

o per avviare la ricerca

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Per gli utenti autorizzati è possibile ricercare anche per:

- settore/servizio/ufficio che ha il protocollo assegnato : UOR -

utente che ha eseguito l’inserimento (inserito da)

- protocolli riservati - protocolli modificati

Dopo avere immesso i termini da ricercare, premere su uno dei tasti ai piedi della maschera:

per pulire i campi compilati

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8.2.1 Visualizzazione a video

I risultati sono presentati singolarmente utilizzando la maschera di registrazione. Il numero complessivo dei risultati trovati compare in alto a sinistra. Per spostarsi da un risultato all’altro usare i tasti di navigazione al di sopra della maschera (avanti, indietro, primo, ultimo, selezione di un risultato).

In basso appaiono alcuni tasti che permettono di attivare le seguenti funzioni:

Stampa selezione: viene elaborato un report con il riepilogo dei risultati trovati per la stampa (in formato pdf)

Esporta Excel: viene creato un file excel con il riepilogo dei risultati

trovati Nuova ricerca

Modifica ricerca:permette di modificare i criteri di ricerca

Etichetta: stampa l'etichetta della registrazione a video

Modifica: permette la modifica dei dati della registrazione a video

Annullamento (capitolo 5)

Fascicolazione (cfr. 2.5)

Traccia: ricostruzione cronologica delle azioni effettuate

Duplica: permette di duplicare i dati della registrazione a video

Chiudi: permette di uscire dalla funzione di ricerca

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8.2.2 Visualizzazione ad elenco

I risultati sono presentati in forma di lista divisa in pagine (20 risultati per ogni pagina) che possono essere sfogliate attraverso i tasti di navigazione al di sopra di essa (avanti, indietro, primo, ultimo, selezione di una pagina).

I risultati sono presentati in forma di lista divisa in pagine (20 risultati per ogni pagina) che possono essere sfogliate attraverso i tasti di navigazione al di sopra di essa (avanti, indietro, primo, ultimo, selezione di una pagina).

Ciascun risultato è rappresentato da una riga in cui sono riassunti i dati identificativi del documento: data, numero, tipologia di protocollo (E,U,I), corrispondente, oggetto e l’informazione se è stato annullato

modificato o se il documento possiede anche il numero di protocollo di emergenza

Se l'utente non è abilitato alla gestione dei protocolli riservati le informazioni relative all'oggetto, classifica, annotazioni appaiono sostituite da asterischi.

Passando il mouse sui vari dati, appare una finestra popup contenente i dati di completamento del campo. Segue l’esempio di finestra esplicativa nel caso di posizionamento del mouse sul campo ‘Oggetto’:

Inoltre, cliccando sul numero di protocollo o sull’oggetto di un documento si apre la finestra in cui appare la registrazione a video con i pulsanti: etichetta, fascicolazione, traccia,duplica, indietro, chiudi.

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Per il documento selezionato si attivano nuove funzioni corrispondenti alle icone in alto a destra della lista e a destra di ogni elemento di protocollo rappresentato:

Modifica ricerca. E’ possibile reiterare i criteri di ricerca per ottenere nuovi risultati. Ricorda i criteri di selezione della ricerca precedente

Stampa della selezione

Esporta la lista in formato Excel

Nuova ricerca. L’impostazione dei criteri di ricerca va fatto ex novo

Chiudi sessione di ricerca

Vedi la Traccia della registratura

Stampa o ristampa della etichetta

Stampa o ristampa della Ricevuta

Annulla Protocollo (solo per abilitati)

Avvia attivita’ di fascicolazione

Avvia la transazione di duplica registratura

Mostra documenti allegati alla registratura

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8.3 Rscerca documents

Da questa maschera è possibile ricercare un documento che è stato acquisito dal sistema in formato digitale.

È possibile ricercare per:

- Nome del documento

- Testo del documento (parole o frasi): solo se il documento è stato acquisito dal sistema in formato digitale e sottoposto ad OCR

- Nome del file: nome originariamente assegnato al file

- Tipo registrazione: documento protocollato in entrata, uscita, interno, documento non protocollato;

- Data: data di creazione della registrazione

Se il documento è stato acquisito dal sistema in formato digitale e sottoposto ad OCR è, inoltre, possibile ricercare parole e frasi all’interno del documento.

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9 GESTIONE DELLE STAMPE

9.1 Accesso alle funzioni di stampa

Per accedere alle funzioni di stampa selezionare la voce “Stampe” da menù.

Ogni utente può generare delle stampe del registro di protocollo a seconda del suo profilo. Ad esempio, può stampare tutti i documenti che vengono assegnati e/o prodotti alla propria UOR.

Le registrazioni contrassegnate come riservate che l’utente non è autorizzato a visualizzare sono nascoste da asterischi.

I report prodotti sono contrassegnati da una filigrana con la dicitura “copia” per distinguerli da quello originale stampato esclusivamente dal Servizio archivistico.

È possibile effettuare:

Stampa di Registro Giornaliera: permette di stampare una copia del registro di protocollo relativo ad una giorno specifico.

Stampa di Registro Giornaliera (riservati) solo utenti abilitati

Stampa di Registro Generale: permette di stampare una copia del registro di protocollo relativo ad un intervallo di giorni specificato.

Stampa di Registro Generale (riservati) solo utenti abilitati.

o esempio di scelta date

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9.2 Stampa di Registro Giornaliero

Per elaborare una stampa, dopo avere selezionato la funzione di stampa desiderata (Registro Giornaliera o Registro Generale) dal menù:

- indicare la data per il registro giornaliero o gli estremi di date per il registro generale da stampare e cliccare sul tasto

o esempio di data per registro

giornaliero

- il sistema genera un report in formato pdf. Cliccare sull’icona . Selezionare le funzioni che si intendono attivare (stampa, salva, trova, seleziona, ecc.) tipiche di Acrobat reader

Esempio di stampa Registro

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10 STATISTICHE

10.1 Tipologia delle statistiche

Le statistiche prodotte a partire dai dati inseriti nel registro di protocollo permettono di monitorare l’attivity degli uffici, il loro carico di lavoro, i tempi di evasione delle pratiche e altro

La possibility di elaborare statistiche dipende dal profilo utente: ad alcuni sary consentito produrre statistiche per tutta l’area organizzativa (Comune), ad altri solo per la loro unity organizzativa e, al limite, per quelle gerarchicamente inferiori.

10.2 Statistiche protocolli

Attraverso il registro di protocollo si possono elaborare le seguenti tipologie di statistiche:

Generale: viene prodotta una statistica annuale sul numero complessivo dei documenti protocollati, annullati, modificati, riservati, del registro di emergenza e fascicolati

Registrati: viene prodotto un report delle registrazioni effettuate in entrata, in uscita e interne per UOR

Modificati: viene prodotto un report sulle registrazioni modificate (oggetto e/mittente/destinatario) in entrata, in uscita e interne per settore

Annullati: viene prodotto un report sulle registrazioni annullate in entrata, in uscita e interne per UOR

Riservati: viene prodotto un report sulle registrazioni di documenti definiti come riservati in entrata, in uscita e interne per UOR

Fascicolati: viene prodotto un report sui documenti in entrata, in uscita e interne fascicolati, ovvero confluiti in una fascicolo, per UOR

10.3 Creazione delle statistiche

Per accedere alle funzioni di statistica del protocollo selezionare la voce “statistiche” dal menù e, quindi “protocolli”. Scegliere la tipologia di statistica desiderata.

Se l’utente è autorizzato ad effettuare statistiche su tutte le registrazioni può selezionare l’anno, un intervallo cronologico (data da - a) e l’unity organizzativa, altrimenti solo l’anno o la data intendendo come unity organizzativa quella cui appartiene.

Una volta impostati i parametri premere il tasto . Al termine del processo di elaborazione, la cui durata dipende dalla dimensione della banca dati, viene generato un report di stampa.

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11 REGISTRO DI EMERGENZA

Qualora per cause tecniche non sia possibile utilizzare il protocollo informatico, il Responsabile del servizio archivistico per garantire il servizio di protocollazione autorizza l’utilizzo del registro di emergenza, come previsto dall’art. 63 del DPR 445/2000. Sul registro il Responsabile deve riportare la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione nonché la data e l’ora del ripristino delle funzionality del sistema ed il numero delle registrazioni effettuate. I documenti devono essere numerati progressivamente per anno secondo le modality descritte nel Manuale di gestione, pp. 56-57. Non appena ripristinato il funzionamento della procedura, gli utenti devono riversare le registrazioni effettuate manualmente nel sistema informatico.

Dopo avere inserito i dati di un documento nella maschera di registrazione (in entrata, uscita o interno), aprire i campi opzionali. Nella sezione dedicata al registro di emergenza, indicare:

Registro cronologico annuale di settoreNumero di protocollo registro di emergenza

Data di protocollo registro di emergenzaUtente protocollatore

Dopo la conferma il documento riceve un nuovo numero di protocollo.

I documenti annotati nel registro di emergenza e trasferiti nel protocollo informatico, pertanto, recano due numeri: uno del protocollo di emergenza e uno del protocollo informatico unico. Tuttavia, l’avvio dei termini del procedimento amministrativo è associato al numero del protocollo di emergenza, cioè alla prima registrazione effettuata.

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12 ZONA LAVORO

La Zona Lavoro permette di gestire le attività e i compiti assegnati al proprio ufficio o al proprio utente.

La zona lavoro può essere considerata come una scrivania virtuale sulla quale giungono i documenti provenienti da altri settori del comune o da enti esterni (e-mail istituzionali).

In funzione dei permessi assegnati all'utente la Zona Lavoro è costituita da due zone principali:

– Cruscotto personale – Cruscotto ufficio

12.1 Cruscotto personale

Mediante il cruscotto personale l'utente può visualizzare e trattare tutti i documenti assegnati all'ufficio di appartenenza o alla sua utenza.

Il cruscotto persona permette inoltre la gestione dei documenti provenienti da enti esterni attraverso le caselle e-mail istituzionali o mediante il più tradizionale fax.

Eseguendo l'accesso al Cruscotto personale viene visualizzato il menù delle attività, riportato nella seguente immagine, attraverso il quale è possibile scegliere quale compito svolgere. Le attività disponibili, alle quali è possibile accedere, variano in funzione dei permessi assegnati alla propria utenza.

– Fascicoli Correnti Gestione dei fascicoli attualmente aperti o chiusi

– Compiti assegnati Documenti smistati al proprio ufficio o utente

– Notifiche Documenti notificati al proprio settore

– Compiti rifiutati Documenti precedentemente smistati ad altri settori o utenti e rifiutati da quest'ultimi.

– Compiti elaborati Documenti già elaborati in precedenza

– Protocolli da Pubbliche amministrazioni E-mail giunte da altre Pubbliche amministrazioni mediante la casella interoperabile

– Posta certificata E-mail giunte mediante la casella certificata

– Posta elettronica tradizionale E-mail ricevute mediante la tradizionale casella e-mail di settore

– Fax in arrivo Fax inviati al proprio settore

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12.1.1 Fascicoli correnti

Permette la visualizzazione e la gestione dei fascicoli attualmente chiusi o aperti. Per maggiori informazioni su questa funzionality fai riferimento alla sezione sui fascicoli.

12.1.2 Compiti assegnati

La sezione “compiti assegnati” permette di trattare tutti quei documenti che sono stati assegnati direttamente all'ufficio/servizio di appartenenza o alla propria utenza.

All'accesso viene visualizzata la seguente schermata.

La schermata risulta suddivisa in tre sezioni, la navigazione delle pagine, gli strumenti di ricerca/stampa e i compiti trovati.

I compiti visualizzati vengono suddivisi in più pagine per una migliore gestione, è possibile navigare attraverso esse utilizzando la barra di navigazione posta in alto.

La parte centrale dell'interfaccia permette di filtrare i compiti visualizzati eseguendo una ricerca su campi, Numero (di protocollo), data (di protocollo), Tipo (di protocollo), Oggetto e Corrispondente/Mittente. Il filtro viene applicato cliccando sul pulsante “Cerca”, per rimuoverlo è sufficiente premere il pulsante “Ignora”, visualizzando così nuovamente tutti i compiti.

Utilizzando i pulsanti “Stampa PDF” e “Stampa Excel” è possibile esportare, rispettivamente in formato PDF ed Excel, le informazioni relative ai compiti visualizzati.

All'apertura il sistema visualizza solamente i compiti assegnati negli ultimi 3 mesi. E' possibile visualizzare anche compiti antecedenti premendo sul pulsante “Mostra tutti”. Per tornare alla visualizzazione dei compiti più recenti è sufficiente cliccare sul pulsante “Mostra recenti” (non visibile in figura in quanto viene visualizzato solo in modality “Mostra tutti”).

Combinando quest'ultima funzionality con la funzione di ricerca è possibile filtrare adeguatamente i documenti assegnati.

Casetta – Indica che il documento proviene dal proprio settore/ufficio

Mondo – Indica che il documento proviene da un settore differente dal nostro

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Per ogni compito visualizzato vengono riportate le seguenti informazioni (organizzate in colonne):

– Da, indica da quale settore (ed utente) è stata effettuata l'assegnazione, le informazioni vengono visualizzate soffermandosi con il mouse al di sopra dell' icona. L'icona può assumere due diversi valori:

– A, indica a chi è stato assegnato il documento, anche in questo caso le informazioni vengono visualizzate soffermandosi col mouse. L'icona assume i seguenti valori:

Casetta – Indica che il documento è stato assegnato al nostro settore e non ad uno specifico impiegato

Persona – Il documento è stato assegnato all'utente autenticato (me medesimo)

– Info, visualizza informazioni aggiuntive relative al compito assegnato; le note inviate dall'utente che ha effettuato l'assegnazione/smistamento e l'ora in cui l'operazione è stata eseguita. Tali informazioni vengono visualizzate soffermandosi col mouse sull'icona a forma di “fumetto”.

– Tipo, indica il tipo di protocollo

– Numero, indica il numero di protocollo

– Data, visualizza la data assegnata al protocollo in fase di registrazione

– Oggetto, riporta l'oggetto del protocollo. Nel caso in cui l'oggetto sia tropo esteso il sistema ne visualizza solo una porzione. Per poter vedere l'oggetto nella sua interezza è possibile posizionarsi col mouse al di sopra di esso per alcuni istanti.

– Corrispondente, indica il corrispondente del protocollo, come per l'oggetto ne viene riportato solo una parte se troppo esteso. Con la medesima modality (posizionandosi sopra il corrispondente) è possibile visualizzare internamento il corrispondete.

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– Azioni, vengono qui indicate le possibili operazioni che possono essere effettuate sul documento, queste possono variare in funzione della tipologia del documento e dei permessi attribuiti all'utente.

– Permette di fascicolare il documento all'interno di un fascicolo nuovo o esistente. Si rimanda per maggiori dettagli alla documentazione sui fascicoli trattandosi della medesima funzione.

– Mediante questa azione è possibile smistare/assegnare il documento ad un altro settore o

ad un qualsiasi altro utente. Si rimanda alla successiva sezione per la modality di

smistamento.

– Utilizzando questo pulsante è possibile rimandare il documento al settore o utente di provenienza indicato nella colonna Da. Vedi la successiva sezione sul rifiuto del documento per maggiori informazioni.

Nel caso si necessiti di maggiori dettagli, inerenti al protocollo, è possibile visionarlo cliccando con il mouse sul numero di protocollo, come sull'oggetto o sul corrispondente. Viene così aperta una nuova maschera che riporta in dettaglio il protocollo scelto.

12.1.3 Notifiche

Nel cruscotto “Notifiche” vengono riportati tutti documenti notificati al settore di appartenenza o al proprio utente.

La seguente schermata riporta la struttura dell'interfaccia, come è possibile notare non differisce da quella dei compiti assegnati.

Nel caso delle notifiche si ha a disposizione una sola azione, individuata dall'icona a forma di cestino, che permette di eliminare la notifica ricevuta. Alla pressione di tale pulsante il sistema chiede conferma prima di rendere effettiva l'eliminazione.

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12.1.4 Compiti rifiutati

Vengono visualizzati i documenti che sono già stati smistati ad altri, da parte del proprio settore o del proprio utente, ma che sono stati rifiutati dal destinatario dello smistamento.

L'interfaccia è leggermente difforme dalle precedenti, come è possibile vedere dalla seguente immagine.

La colonna Da indica, in questo caso, colui che originariamente aveva assegnato al nostro settore, o alla propria utenza, il documento. Le icone assumo i medesimi valori già descritti in precedenza.

La colonna Rif. Indica il settore o l'utente che ha eseguito il rifiuto, le icone assumo il medesimo significato della colonna Da. Soffermandosi con il mouse è possibile visualizzare le informazioni relative all'utente o settore rifiutante.

La colonna A indica a chi è indirizzato il rifiuto, le icone assumo lo stesso significato precedentemente indicato.

La colonna Info, contraddistinta dall'icona a forma di “fumetto”, riporta, soffermandosi con il mouse, le note di rifiuto. Queste sono state indicate dall'utente rifiutante durante la procedura di rifiuto.

Le azioni che si possono intraprendere su un documento rifiutato sono:

– Fascicolazione – Assegnamento, ad un settore o utente – Eliminazione, elimina dal cruscotto il documento nel caso non vi sia più alcuna azione da

compiere su di esso.

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12.1.5 Compiti elaborati

La scrivania in questione riporta i documenti che sono giy stati presi in carico (dal proprio utente) e che sono stati smistati/assegnati ad altri.

Le informazioni riportate, e le modality d'uso, sono similari a quelle del cruscotto “Compiti Assegnati”.

La colonna “Info” e leggermente differente. Essa riporta le note che erano state ricevute (quelle che erano visibili nel cruscotto “Compiti Assegnati”), i settori o utenti ai quali abbiamo assegnato il documento, le note a loro inviate e l'ora in cui abbiamo eseguito l'operazione di smistamento.

L'unica azione che è possibile intraprendere è “Elimina”, individuato dal cestino, mediante la quale è possibile eliminare dalla scrivania il documento in questione.

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12.1.6 Smistamento/Assegnamento compiti cruscotti

L'assegnamento di un compito/documento viene attivato premendo il pulsante in corrispondenza del

documento desiderato. A fronte di tale azione il sistema visualizza la seguente interfaccia:

La prima parte riporta alcune informazioni relative al documento selezionato quali l'oggetto, il numero e data di protocollo e l'utente che ha effettuato l'assegnazione nei nostri confronti.

Mediante la lente posta in corrispondenza di “Riassegna a” è possibile aprire l'organigramma e selezionare i settori e/o utenti a cui smistare il protocollo, è possibile selezionare più settori e/o utenti contemporaneamente.

Il campo “Note” permette di digitare del testo libero da inviare ai destinatari dell'assegnazione. Tale testo sarà visualizzato sul cruscotto dei “compiti assegnati” dei destinatari (sull'icona a forma di “fumetto”) assieme al documento.

Lo smistamento viene confermato cliccando sul pulsante “Assegna”, per annullare l'operazione è sufficiente cliccare su “Indietro” oppure “Chiudi”.

12.1.7 Rifiuto dei compiti dei cruscotti

Il rifiuto di un documento avviene cliccando sul pulsante posto in corrispondenza del documento prescelto.

Viene così visualizzata la maschera riportata di seguito.

In corrispondenza di “Protocollo da rifiutare” vengono riportate alcune informazioni inerenti al documento in questione. Viene riportato l'oggetto, il numero e la data del protocollo. Il campo “Rifiuta a” indica il mittente originario e l'attuale destinatario del rifiuto. Il campo “il” indica la data in cui era stata fatta l'assegnazione originaria relativa al compito prescelto. Il campo “Note” permette di digitare del testo da inviare assieme al rifiuto. Tale testo verrà visualizzato nel cruscotto dei “compiti rifiutati” in corrispondenza del documento mediante l'icona a forma di “fumetto”.

La procedura viene conclusa cliccando sul pulsante “Rifiuta”, per annullare il tutto è sufficiente cliccare su “Indietro” o “Chiudi”.

L'azione di rifiuto posiziona il documento sul cruscotto dei “compiti rifiutati” del settore (o utente) mittente (Normalmente indicato nella colonna “Da” del cruscotto “compiti assegnati”).

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12.1.8 Protocolli da Pubbliche amministrazioni

Il cruscotto in esame permette di gestire i protocolli in arrivo da altre pubbliche amministrazione, le ricevute di ricezione (relative a protocolli inviati) e monitorare lo stato delle protocolli inviati mediante l'interoperabilità.

L'interfaccia si presenta all'apertura come riportato di seguito.

La maschera si compone di due sezioni verticali, la sezione di sinistra riporta una serie di cartelle all'interno delle quali le varie e-mail ricevute vengono catalogate. La sezione di destra visualizza invece il contenuto della cartella selezionata.

La selezione avviene semplicemente cliccando sulle icone o diciture della sezione sinistra. La cartella selezionata viene indicata mediante la dicitura in grassetto.

Cliccando su “Scarica posta” è possibile scaricare eventuali nuovi messaggi giunti.

12.1.8.1 Posta in arrivo

In questa cartella vengono posti i messaggi che hanno superato i controlli preliminari previsti dal sistema.

Le email che non superano i controlli preliminari, quindi completamente non conformi al canale interoperabile (mancanza di segnatura, eventuale invio non certificato ), vengono poste in “Posta non conforme” e sono dunque rifiutabili.

Affinchè una email sia di tipo interoperabile è necessario che riporti in allegato un file di segnatura valido, file indispensabile allo scambio di informazioni tra le due pubbliche amministrazioni.

Le mail, provviste di segnatura non conforme allo standard, o non controllabili per motivi tecnici, sono poste in “Posta in arrivo” ma non sono protocollabili e possono essere rifiutate.

Le email vengono visualizzate come elenco verticale, per ciascuna viene riportato il mittente, l'oggetto e la

data di ricezione. La presenza di eventuali allegati viene evidenziata mediante l'icona posta in

corrispondenza della riga sul lato destro. La tipologia viene indicata mediante l'apposita icona posizionata sulla destra ed assume i seguenti significati:

– L'e-mail è di tipo interoperabile

– L'e-mail è di tipo certificato (spedita attraverso caselle certificate, ma non interoperabile)

– L'e-mail è di tipo tradizionale, né interoperabile, né trasmessa mediante caselle certificate

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Affinché sia protocollabile è necessario che il sistema la riconosca come interoperabile (prima icona riportata), in tutti gli altri casi l'e-mail verry scartata e posizionata nella cartella “Posta non conforme”.

E' possibile visualizzare una serie di dettagli maggiori, relativi ad una determinata e-mail, cliccando sulle informazioni (sul testo), dell'email desiderata.

Viene visualizzata così la seguente maschera.

Vengono riportate alcune informazioni aggiuntive quali, gli indirizzi del mittente e dei vari destinatari (Cc compresi) e la dimensione della mail stessa.

Cliccando sul pulsante è possibile avere maggiori dettagli, quali il testo inviato e gli allegati presenti.

Cliccando su quest'ultimi è possibile prenderne visione.

Come giy evidenziato in precedenza, le email per le quali non è possibile eseguire il controllo della segnatura per motivi tecnici o la cui segnatura è difforme dallo standard, vengono poste in “Posta in arrivo” senza possibility di registrazione. Lo stato di errore viene evidenziato mediante una icona riportante un punto esclamativo.

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La motivazione per la quale non è possibile eseguire la protocollazione è riportata in rosso.

Il rifiuto viene eseguito cliccando sull'icona a forma di cestino ( ).

L'esecuzione del rifiuto comporta l'invio automatico al mittente della ricevuta di avvenuto rifiuto.

Di seguito è riportato un possibile caso di mancata validazione della segnatura per motivi tecnici interni al sistema di protocollazione (XMLEngine non configurato) o imputabile a problemi al sistema informatico del mittente ( Host non raggiungibile ).

In questo caso è possibile non eseguire il rifiuto subito, contattare l'amministratore avvertendolo del problema.

Nel caso si fosse trattato di un problema tecnico interno al sistema sary possibile eseguire la protocollazione in un secondo momento alla risoluzione della problematica.

Nel caso in cui il problema sia legato a errori nel sistema informatico del mittente non vi è alcuna possibility da parte dell'amministratore di intervenire, le uniche azioni possibili sono rifiutare l'email o attendere che il sistema remoto venga riparato.

In tutti gli altri casi è necessario eseguire il rifiuto.

Di seguito viene invece riportato il caso in cui l'email ricevuta riporti una segnatura non valida.

L'unica azione possibile in questo caso è rifiutare la

mail. Di seguito è riportata una e-mail protocollabile.

La protocollazione viene avviata cliccando sul pulsante .

La procedura provvede a controllare i dati riportati nella segnatura inviata, in caso di esito negativo avverte l'utente della mancata protocollazione e avvia automaticamente la procedura di rifiuto inviando al mittente la relativa ricevuta.

Se si dovessero verificare degli errori interni al sistema l'email non viene rifiutata, ma viene mantenuta, per poter essere protocollata al ripristino della situazione ottimale. La procedura di protocollazione è in questo caso completamente automatica, al termine l'utente ne riceve conferma mediante l'indicazione del numero di protocollo assegnato.

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12.1.8.2 Posta non conforme

Vengono qui poste tutte le email che differiscono completamente con i parametri imposti per la casella interoperabile in uso. Le email sprovviste di segnatura, vengono poste al suo interno. Nel caso la casella di posta interoperabile sia anche certificata, le email giunte da caselle non certificate, (quindi posta tradizionale, definite come “Busta di anomalia” dallo standard certificato), sono catalogate al suo interno.

Non è possibile protocollare in alcun modo tali email, l'unica azione resa possibile dal sistema è il rifiuto.

E' possibile ottenere maggiori dettagli relativi alla email come già illustrato nella precedente sezione.

12.1.8.3 Ricevute di ripudio

In questa cartella vengono posizionate le email arrivate che identificano delle ricevute di ripudio relative a protocolli inviati.

Nel caso la casella di posta interoperabile sia anche certificata, i messaggi di mancata consegna, vengono memorizzati in questa posizione.

Al momento dell'arrivo di una nuova ricevuta di ripudio il sistema provvede automaticamente a identificare a quale protocollo inviato faccia riferimento. Nel caso in cui l'identificazione abbia successo il protocollo coinvolto viene rimosso dalla cartella “Protocolli in attesa” e impostato nel sistema come rifiutato.

Le ricevute di mancata consegna (dovute al canale certificato) provvedono automaticamente a rimuovere il protocollo interessato dallo stato di “attesa”.

Nel caso in cui la ricevuta di ripudio non contenga tutti i dati necessari si deve procedere manualmente.

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Utilizzando le informazioni riportate nella ricevuta di ripudio è possibile visionare i protocolli posti “Protocolli in attesa” e individuare quale impostare a “rifiutato” (vedi la successiva sezione relativa ai protocolli in attesa).

L'immagine successiva individua una ricevuta di ripudio elaborata correttamente dal sistema in automatico.

La prima porzione di informazioni è utile a individuare a quale protocollo inviato la ricevuta fa riferimento, (con relativo indirizzo di destinazione), e la casella email sulla quale la ricevuta è giunta (“Casella e-mail”).

La dicitura “Posta USCITA” serve ad indicare che la ricevuta fa riferimento ad una email inviata dalla propria amministrazione.

Nel caso in cui venga visualizzata la dicitura “Posta ENTRATA” la ricevuta fa riferimento ad una email giunta da un'altra pubblica amministrazione.

E' il caso in cui, per esempio, una email giunta da un'altra amministrazione sia stata rifiutata e il messaggio di ripudio non sia stato consegnato con successo al destinatario.

La ricevuta di mancata consegna del ripudio viene etichettata con la dicitura “Posta ENTRATA” per informare l'utente che fa riferimento ad un protocollo ricevuto da altri enti e non ad uno da noi inviato.

Maggiori informazioni in relazione alla ricevuta vengono riportate sotto la dicitura di “Ricevuta”. E' possibile visualizzarne il motivo del ripudio soffermandoci con il mouse sull'icona a forma di “fumetto”, se presente.

Per poter eliminare la ricevuta, e confermarne la presa visione e sufficiente cliccare sul pulsante .

L'immagine che segue mostra un esempio di ricevuta di ripudio non elaborata automaticamente.

Nello specifico questo risulta essere il caso peggior che si può verificare. Nella ricevuta il mittente non ha specificato a quale nostro numero di protocollo si faccia riferimento, (viene visualizzata la dicitura “Valore sconosciuto”).

Eventuali informazioni, utili per l'individuazione del protocollo, potrebbero essere visualizzate nel campo “Identificativo e-mail rifiutata” dove il mittente della ricevuta potrebbe aver indicato riferimenti alla nostra email inviata.

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Nel caso in cui, neppure questo sia utile, è necessario procedere valutando il campo “a” che identifica a chi era stato spedito il protocollo (chi ha inviato la ricevuta di ripudio). Di conseguenza è possibile individuare quale protocollo sia stato inviato dalla nostra amministrazione a tale casella email.

12.1.8.4 Ricevute conferma

Nella sezione in esame vengono memorizzate le ricevute di avvenuta accettazione (protocollazione) da parte di altre pubbliche amministrazione in conseguenza a protocolli inviati dalla propria amministrazione.

Nel caso in cui la casella di interoperabilità sia anche certificata vengono qui posizionate anche le ricevute di avvenuta consegna relative a messaggi email inviati.

Come è possibile vedere l'interfaccia è similare a quella di “Ricevute ripudio”.

Come per le ricevute di ripudio la dicitura “Posta USCITA” serve ad indicare che la ricevuta fa riferimento ad una email inviata dalla nostra amministrazione.

Nel caso in cui venga visualizzata la dicitura “Posta ENTRATA” la ricevuta fa riferimento ad una email giunta da un'altra pubblica amministrazione.

E' il caso in cui, per esempio, una email giunta da un'altra amministrazione sia stata rifiutata e il messaggio di ripudio sia stato consegnato con successo al destinatario.

La ricevuta di avvenuta consegna del ripudio viene etichettata con la dicitura “Posta ENTRATA” per informare l'utente che fa riferimento ad un protocollo ricevuto da un altro ente.

E' possibile confermare la presa visone della ricevuta cliccando su .

Le ricevute vengono elaborate automaticamente, il sistema provvede automaticamente ad individuare il protocollo di riferimento.

Solo le ricevute di “Avvenuta protocollazione” (definite con la dicitura “Posta interoperabile, l'amministrazione di destinazione ha accettato la tua e-mail” e recanti il numero protocollo assegnato dal destinatario ) comportano la rimozione del protocollo inviato dalla lista “Protocolli in attesa”.

Il sistema provvede automaticamente ad eseguire tale operazione. In caso contrario (insufficienti informazioni comunicate dal mittente) è possibile utilizzare le informazioni riportate (nella ricevuta) per individuare il protocollo di riferimento e confermare manualmente la sua ricezione (vedi nella sezione “Protocolli in attesa” la procedura manuale di conferma ricezione).

Tutte le altre tipologie di conferma non comportano il cambio automatico dello stato del protocollo inviato e non devono comunque comportarne uno manuale.

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L'immagine seguente illustra una ricevuta di conferma protocollazione (da parte del destinatario).

La tipologia della ricevuta è indicata da “Ricevuta”, mentre “Protocollo assegnato n.” indica il numero e la data assegnata al proprio documento dall'altra pubblica amministrazione.

“Casella e-mail” identifica su quale casella è giunta la ricevuta, “Invio protocollo n.” indica a quale protocollo (della propria amministrazione) la ricevuta fa riferimento. “A” individua l'indirizzo del destinatario (del protocollo) e colui che ha inviato la ricevuta.

La dicitura “Posta USCITA” informa all'utente che la ricevuta fa riferimento a documenti inviati.

La seguente figura illustra una ricevuta di avvenuta protocollazione non gestita automaticamente dal sistema.

In questo caso è necessario utilizzare i dati riportati (“Invio protocollo n.”, “del”, “a”) per individuare a quale protocollo inviato fa riferimento e procedere alla conferma manuale di ricezione (Vedi sezione “Protocolli in attesa”, procedura manuale conferma ricezione).

La ricevuta riportata di seguito illustra una ricevuta di avvenuta consegna (al destinatario) di un protocollo da noi inviato (mediante casella interoperabile e certificata). Informa l'utente che l'email è giunta correttamente a destinazione.

Viene riportato il numero di protocollo inviato, la data della spedizione e l'indirizzo del destinatario (colui che ha inviato la ricevuta).

La data e ora di consegna è riportata in “Ricevuta”. Questo tipo di ricevuta non modifica lo stato di attesa del documento inviato, (né automaticamente, né manualmente), in quanto ci informa solamente che il destinatario ha ricevuto la mail. Questo non comporta peril che l'abbia accettata e protocollata. Per questa conferma è necessario ricevere una ricevuta di avvenuta protocollazione (o eventualmente di rifiuto).

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La figura che segue identifica una ricevuta di avvenuta consegna di un messaggio di ripudio, (relativa ad un protocollo ricevuto da un'altra amministrazione e rifiutato; viene infatti catalogata come “Posta Entrata”).

L'oggetto riportato fa riferimento all'oggetto indicato nella email ricevuta, “Spedito il” e “Spedito a” indicano quanto e a quale indirizzo è stato inviato il ripudio. “Casella e-mail”, come negli altri casi indica in quale casella è giunta la ricevuta.

12.1.8.5 Protocolli in attesa

Vengono qui visualizzati tutti i protocolli inviati verso altre pubbliche amministrazioni e in attesa di ricevere una ricevuta di avvenuta protocollazione, di ripudio oppure di mancata consegna.

Nel caso in cui venga ricevuta, per un determino protocollo inviato, la ricevuta di avvenuta protocollazione, il sistema, automaticamente, provvede ad impostare il protocollo come ricevuto con successo e a rimuoverlo dalla lista in esame.

Negli altri due casi (ripudio o mancata consegna) il sistema, provvede a impostare il protocollo come rifiutato (o non ricevuto) rimuovendolo dall'elenco. Altre tipologie di ricevute non modificano lo stato dei protocolli in attesa.

Per poter gestire, come illustrato nelle precedenti sezioni, manualmente le ricevute non elaborate in automatico è stata prevista un procedura manuale per segnalare un determinato protocollo come ricevuto o rifiutato.

Nel caso in cui le procedure manuali siano state attivate, (erroneamente o per altri motivi), senza aver ricevuto effettivamente alcuna ricevuta (conferma o ripudio), il sistema provvederà automaticamente ad aggiornare correttamente lo stato del protocollo nel caso in cui la ricevuta sopraggiunga in un secondo momento.

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12.1.8.6 Procedura conferma manuale protocollo

La procedura di conferma manuale di un protocollo inviato in stato di attesa viene attivato premendo il

pulsante .

Tale procedura elimina il protocollo dalla lista di attesa e lo imposta come manualmente confermato. Nel caso in cui sopraggiunga soltanto in un secondo momento un ricevuta, di conferma o ripudio (o mancata consegna), il sistema aggiornerà il protocollo assegnandogli di conseguenza lo stato corretto.

12.1.8.7 Procedura ripudio manuale protocollo

La procedura di ripudio manuale viene attivata cliccando sull'icona .

Il protocollo viene impostato a “rifiutato manualmente” e tolto dalla lista delle email in attesa. Come per la procedura manuale di conferma ricezione, nel caso di ricezione successiva di ricevute (conferma o rifiuto), il sistema procede a impostarne lo stato.

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12.1.9 Posta certificata

All'interno di questo cruscotto è possibile gestire le email giunte sulle caselle certificate alle quali, un determinato settore, è abilitato ad accedere. E' altresì possibile visionare le email inviate in attesa di conferma e le ricevute previste dal sistema di posta certificata.

La struttura del cruscotto risulta essere la medesima della posta interoperabile. Le informazioni riportate per ciascuna email, e ricevute, risultano essere le medesime di quanto illustrato nella sezione precedente. Per maggiori dettagli fare quindi riferimento a quanto già riportato.

12.1.9.1 Posta in arrivo

Al suo interno vengono poste le email protocollabili giunte sulla casella certificata.

E' possibile avviare la procedura di protocollazione cliccando il pulsante .

A causa della mancanza in allegato della segnatura, (non prevista per la posta certificata), la procedura di registrazione risulta non essere completamente automatica. Di conseguenza il sistema propone la normale maschera di protocollazione in ingresso con i campi precompilati, non essendo possibile dedurre automaticamente tutte le informazioni indispensabili.

Una volta completata la normale procedura prevista per i protocolli in ingresso il sistema ritorna al cruscotto in oggetto. La conferma dell'avvenuta registrazione avviene mediante l'indicazione del numero assegnato all'email.

E' possibile eventualmente non protocollare un determinata email cliccando sul pulsante .

Questo ne determina l'eliminazione dalla casella di posta. Per la posta certificata non è previsto, a fronte dell'eliminazione, l'invio al mittente di una ricevuta di ripudio.

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12.1.9.2 Posta non conforme

Le email che non rispondono ai parametri stabiliti per la posta certificata vengono poste in questa cartella. Tali email vengono classificate, dal sistema di posta certificata, come “buste di anomalia”. Le email giunte su una casella certificata da una tradizionale vengono classificate in tal modo.

Non è possibile proseguire con la loro registrazione, l'unica azione possibile è la rimozione mediante il

pulsante .

12.1.9.3 Ricevute ripudio

Il sistema di posta certificata permette di conoscere con certezza se il destinatario abbia ricevuto o meno un messaggio inoltrato. Nel caso in cui l'invio fallisca, il mittente viene avvisato con una ricevuta di mancata consegna.

Tali ricevute vengono memorizzate all'interno della cartella “Ricevute ripudio”.

Il sistema provvede automaticamente, come per la posta interoperabile, ad aggiornare lo stato delle email inviate e poste in “Protocolli in attesa”. Il riconoscimento del protocollo collegato risulta essere in questo caso molto preciso grazie alla struttura del sistema di posta certificata.

Nell'eventuality in cui il sistema non riuscisse comunque ad eseguire l'associazione è necessario procedere

manualmente. Tale eventuality è evidenziata da un messaggio di avvertimento e dall'icona in corrispondenza della ricevuta.

Utilizzando le informazioni riportate dalla ricevuta è possibile individuare il protocollo collegato visionando fra quelli riportati in “Protocolli in attesa”. Riconosciuto il protocollo in questione è quindi possibile porlo nello stato di “Non ricevuto” utilizzando l'apposita procedura manuale (vedi “Procedura ripudio manuale”).

E' possibile confermare la presa visione della ricevuta con il pulsante .

Il sistema di posta certificata prevede alcuni avvisi di “possibile” mancata consegna. Questo avviene quanto il proprio sistema di posta non riceve, (entro le 12 e le 24 ore dall'invio), alcuna risposta da parte del sistema di posta certificata di destinazione.

La ricezione di questa tipologia di ricevuta non determina automaticamente la modifica dello stato del protocollo di riferimento. E' possibile che si tratti solo di un ritardo tecnico e che successivamente giunga al mittente la ricevuta di avvenuta consegna.

Nel caso in cui non giungano risposte, entro un lasso di tempo congruo, è possibile procedere con la procedura manuale di ripudio (vedi “Procedura ripudio manuale”).

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Nell'eventualità che la ricevuta giunga solo successivamente all'esecuzione della procedura manuale il sistema provvede, in automatico, ad assegnare lo stato più adatto al protocollo in questione.

12.1.9.4 Ricevute conferma

E' possibile visionare le ricevute di avvenuta consegna accedendo a questa sezione dell'interfaccia.

I protocolli a cui tali ricevute fanno riferimento vengono automaticamente aggiornati e tolti dalla lista dei “protocolli in attesa”.

Nel caso in cui ciò non avvenisse la ricevuta viene evidenziata da un messaggio di avvertimento e dall'icona

. E' dunque necessario individuare manualmente il protocollo fra quelli riportati in “Protocolli in attesa” e procedere con la procedura manuale di “conferma ricezione” (vedi sezione “Procedura conferma manuale protocollo”).

12.1.9.5 Protocolli in attesa

Vengono qui visualizzati tutti i protocolli inviati attraverso la posta certificata e in attesa di ricevere dal destinatario (sistema di posta) la ricevuta di avvenuta consegna (o rifiuto).

A fronte dell'arrivo di una ricevuta di avvenuta consegna, il sistema, automaticamente, provvede ad impostare il protocollo collegato alla ricevuta come ricevuto con successo e a rimuoverlo dalla lista.

Allo stesso modo, al sopraggiungere di una ricevuta di mancata consegna, il protocollo viene posto nello stato di “non consegnato”.

Per poter gestire, come illustrato nelle precedenti sezioni, manualmente le ricevute non elaborate in automatico è stata prevista un procedura manuale per segnalare un determinato protocollo come ricevuto o non consegnato.

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Nel caso in cui le procedure manuali siano state attivate, (erroneamente o per altri motivi), senza aver ricevuto effettivamente alcuna ricevuta (conferma o rifiuto), il sistema provvederà automaticamente ad aggiornare correttamente lo stato del protocollo nel caso in cui la ricevuta sopraggiunga in un secondo momento.

12.1.9.6 Procedura conferma manuale protocollo

La procedura di conferma manuale di un protocollo inviato (in stato di attesa) viene attivata premendo il

pulsante .

Tale procedura elimina il protocollo dalla lista di attesa e lo imposta come manualmente confermato. Nel caso in cui sopraggiunga soltanto in un secondo momento un ricevuta, di conferma o mancata consegna, il sistema aggiornerà il protocollo assegnandogli di conseguenza lo stato corretto.

12.1.9.7 Procedura ripudio manuale protocollo

La procedura di ripudio manuale viene attivata cliccando sull'icona .

Il protocollo viene impostato a “rifiutato manualmente” e tolto dalla lista delle email in attesa. Come per la procedura manuale di conferma ricezione, nel caso di ricezione successiva di ricevute (conferma o rifiuto), il sistema procede a impostarne lo stato corretto.

12.1.10 Posta elettronica tradizionale

Mediante questo cruscotto è possibile gestire le email inviate alla tradizionale casella di posta elettronica del settore di riferimento.

A differenza degli altri cruscotti esiste soltanto la cartella “Posta in arrivo” mediante la quale è possibile visionare i messaggi arrivati e procedere alla loro protocollazione. Per maggiori dettagli vedi quanto già riportato nelle precedenti sezioni.

La protocollazione viene avviata mediante il pulsante , come per la posta certificata risulta non essere

completamente automatica (vedi quanto già riportato per il cruscotto posta certificata).

Eventualmente è possibile rimuovere l'email dalla casella mediante l'utilizzo del pulsante.

12.1.11 Fax in arrivo

Il cruscotto dei fax permette di registrare i fax giunti al settore di appartenenza. L'interfaccia si presenta perfettamente uguale a quella della posta elettronica tradizionale, fare quindi riferimento alla relativa sezione.

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12.2 Cruscotto ufficio

Viene di norma abilitato al responsabile del proprio settore o ufficio. Permette di visionare le scrivanie virtuali dei propri sottoposti al fine di comprenderne lo stato attuale.

Si compone di due sezioni verticali.

La sezione di sinistra riporta l'organigramma relativo al proprio settore (o ufficio). Utilizzando tale organigramma è possibile selezionare l'utente o il servizio di interesse.

L'entità selezionata è evidenziata sulla sezione di destra in alto (prima riga con sfondo ben colorato).

La sezione di destra permette invece di selezionare quale tipologia di cruscotto visionare.

I cruscotti visionabili sono perfettamente conformi a quanto già illustrato in precedenza. E' quindi possibile far riferimento alle rispettive sezioni del manuale per avere maggiori informazioni.

I cruscotti ufficio differiscono (da quelli personali) solo per i documenti in essi riportati. Questi non fanno infatti riferimento, come già evidenziato, all'utente autenticato, ma all'entità selezionata servendosi dell'organigramma posto sulla sinistra.

Nel caso dei compiti elaborati, selezionando un servizio/ufficio il cruscotto visualizzerà i documenti presi in carico dagli utenti facenti parte del servizio (o ufficio) impostato. Selezionando invece uno specifico utente verranno presentati soltanto i documenti gestiti dalla persona indicata.

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13 GLOSSARIO

Allegato Documento unito ad un altro per prova, per chiarimento o integrazione di notizie, per memoria: deve rimanere sempre unito al documento cui si riferisce e riportare la stessa segnatura di protocollo

Annullamento Procedura disciplinata dall’articolo 54 del DPR 445/2000 per cui qualora uno degli elementi immodificabili di una registrazione di protocollo (numero di protocollo, data, mittente/destinatario, oggetto, numero e data del documento ricevuto se disponibile, impronta del documento informato) risulti errato il Responsabile del Servizio archivistico procede alla “cancellazione” dell’intera registrazione. Le informazioni annullate devono, tuttavia, rimanere memorizzate nella banca dati per essere sottoposte alle elaborazioni previste dal sistema. Le registrazione annullate sono identificabili mediante la dicitura “annullato” e una tratto di cancellazione che non impedisce la lettura delle informazioni originarie.

Autenticazione Procedura di verifica dei dati identificativi di un utente in fase di connessione al sistema di Protocollo Informatico (login).

Credenziali di autenticazione Elementi che permettono ad un utente di farsi identificare e quindi di autenticarsi e di entrare nel sistema di Protocollo Informatico (username e password).

Fascicolazione Operazione di creazione, organizzazione e tenuta di un fascicolo (cartaceo o informatico).

Fascicolo Insieme organico di documenti relativi ad un medesimo affare amministrativo oppure alla medesima persona fisica o giuridica, classificati in maniera omogenea e riuniti all’interno di una camicia o copertina in ordine cronologico di archiviazione (il documento più recente è il primo che si vede). Il fascicolo può essere articolato in sottofascicoli , che a loro volta possono articolarsi in inserti.

IndicePA L’Indice delle amministrazioni pubbliche e delle Aree Organizzative Omogenee ( IndicePA o iPA) è stato istituito con il DPCM del 31 ottobre 2000, gestito dal CNIPA (Centro Nazionale per L’informatica nella Pubblica Amministrazione). L’indice corrisponde un elenco di tutti gli enti pubblici che intendono trasmettere documenti informatici soggetti alla registrazione di protocollo e sviluppare sistemi di interoperability. Nell’indice sono conservati e pubblicati i dati identificativi dell’amministrazione che chiede di esservi registrata: denominazione, codice identificativo, indirizzo della sede principale, elenco delle proprie AOO e l’indirizzo di PEC associato all’AOO che è dichiarato “istituzionale”. Le informazioni pubblicate dalle

amministrazioni pubbliche sull’IndicePA sono accessibili attraverso il sito www.indicepa.gov.it.

Indice di classificazione Codice numerico che individua una partizione del titolario o piano di classificazione. E’ costituito da due serie numeriche divise da una barra (/): la prima serie identifica il titolo, la seconda la classe. Esempio: 1/06 – Amministrazione generale – Archivio.

Inserimento Possibility da parte di un utente di provvedere ad una registrazione di protocollo e alla gestione di un documento.

Interfaccia utente L'interfaccia utente è ciò che si frappone tra la macchina e l'utente, ciò che fa dialogare l'uomo con la macchina; permette, pertanto, ad un utente di poter gestire (più o meno) semplicemente le funzionality di un sistema. In particolare, l'interfaccia grafica (in inglese graphical user interface abbreviato GUI) mira a consentire all'utente di interagire col computer manipolando graficamente degli oggetti, svincolandolo dall'obbligo di imparare una serie di comandi da impartire con la tastiera.

Modifica Possibility da parte di un utente di modificare i dati di una registrazione ad esclusione di quelli obbligatori.

http://www.indicepa.gov.it/

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OCR (Optical Character Recognition - riconoscimento ottico dei caratteri) I sistemi di OCR sono programmi dedicati alla conversione di un'immagine contenente testo in testo modificabile con un normale programma di videoscrittura. Solitamente le immagini sono acquisite da uno scanner d'immagini o da un sistema di digitalizzazione che si avvale di una telecamera o di una webcam. I programmi di OCR si avvalgono dei progressi dell'intelligenza artificiale e dell'evoluzione degli algoritmi legati al riconoscimento delle immagini.

Organigramma L’organigramma è la rappresentazione grafica di una struttura organizzativa in un certo momento. Nel Comune della Spezia, costuituente un’unica AOO, è articolata in settori (UOR), servizi e unity operative.

Posta elettronica certificata (PEC) La Posta Elettronica Certificata è un sistema di posta elettronica che permette lo scambio di comunicazioni che nascono nell’ambito dei rapporti tra le pubbliche amministrazioni e i privati titolari di caselle di PEC attraverso protocolli sicuri che garantiscono la riservatezza, l’integrity e la provenienza del messaggio. Al mittente, infatti, vengono fornite ricevute che certificano - e, quindi, costituiscono prova legale - l’avvenuta spedizione e la consegna del messaggio e dell’eventuale allegata documentazione. La posta elettronica certificata, per essere tale, deve seguire le regole fissate dal DPR 68/2005 e dalle successive regole da esso previste che ne stabiliscono la validity legale, le regole e le modality di utilizzo. In particolare, il servizio può essere erogato esclusivamente dai gestori accreditati presso il CNIPA (Centro Nazionale per L’informatica nella Pubblica Amministrazione).

Profilo utente Insieme delle abilitazioni assegnate ad un utente (inserimento, creazione, lettura delle registrazioni, visibility dei documenti, ecc.)

Registro di emergenza Registro cartaceo, previsto dall’art. 63 del DPR 445/2000, da utilizzare previa autorizzazione del responsabile del Servizio archivistico, nel caso in cui per cause tecniche non sia possibile utilizzare la procedura informatica.

Report di stampa Stampa strutturata di un insieme di dati ed informazioni.

Responsabile del procedimento (RPA) Persona fisica dell’AOO incaricata dal dirigente della UOR competente della trattazione di un affare o di un procedimento amministrativo.

Riservatezza In quest’ambito si intende la decisione in fase di registrazione di non mettere a disposizione di tutti gli utenti:

- documenti relativi a persone, fatti privati o particolari (i dati sensibili definiti dall’art. 4, comma

del d.

lgs. 196/2003; si veda il Regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari da parte del

Comune della Spezia approvato con D.C. 126/2005 e successive integrazioni) - documenti di carattere politico e di indirizzo che, se resi di pubblico dominio, potrebbero ostacolare il

raggiungimento degli obiettivi prefissati o procurare pregiudizio a terzi e al buon andamento dell’attivity amministrativa tipologie definite dall’art. 24 della legge 241/1990 e DPR 352/1992; si veda il Regolamento sul diritto di accesso dei cittadini agli atti e ai documenti amministrativi approvato con D.C. 15/1994). - Documenti sottratti temporaneamente all’accesso per l’art. 7, terzo comma, della 241/1990.

I documenti definiti riservati entrano a far parte del Registro Protocollo particolare (o riservato) del Comune della Spezia.

Scansione/scannerizzazione La scansione è il processo di digitalizzazione di un documenti cartaceo, ovvero il passaggio di dati da un documento cartaceo a uno informatico in forma di file. Si ottiene la scansione di un documento utilizzando un apposito apparato chiamato scanner che deve essere necessariamente collegato a un computer che a sua volta memorizzery il documento scandito.

Segnatura di protocollo

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Apposizione o associazione all’originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. Essa consente di individuare in maniera inequivocabile il documento e va eseguita contestualmente alle operazioni di protocollo.

Smistamento Operazione di assegnazione dei documenti al settore che ne è responsabile del trattamento (procedimento)

Sottofascicolo Partizione di un fascicolo al quale deve rimanere unito. Può a sua volta contenere inserti.

Titolario (= piano di classificazione)

Sistema logico precostituito di partizioni astrattegerarchicamente ordinate (dal generale al particolare), fissate sulla base dell’analisi delle funzioni attribuite dalla legge al produttore dell’archivio. Si tratta di un sistema logico che suddivide i documenti secondo la funzione esercitata dall’ente produttore - non secondo le competenze attribuite all’ufficio che tratta l’affare - e permette di organizzare i documenti in maniera ordinata ed omogenea. Il titolario ha una struttura ad albero, nella quale una voce di un grado divisionale si suddivide in alcuni rami di grado divisionale inferiore. In particolare, il titolario adottato nel Comune della Spezia si articola in due gradi (titolo e classe) indicati in numeri arabi divisi da un punto. Ad esempio: 1.06 = Amministrazione generale – Archivio

Tracciatura Operazione di memorizzazione di ogni azione effettuata nel sistema di protocollo informatico. Attraverso la traccia è, pertanto, possibile ricostruire la cronologia (data e ora) di ogni azione effettuata, la tipologia ed identificarne il responsabile.

Unity organizzativa responsabile (UOR) I settori, le Unità di progetto, le Circoscrizioni di decentramento (consigli di Quartiere), il Difensore civico, operanti all’interno dell’Area Organizzativa Omogenea costituita dal Comune della Spezia.

Visibility

Capacity da parte dell’utente di vedere e gestire documenti, definita nel suo profilo, assegnati alla sua unity organizzativa o a quelle gerarchicamente inferiori. Per visibility globale si intende la possibility riconosciuta a determinati utenti di vedere tutte le registrazioni ed i documenti entrati nel sistema

comune della spezia protocollo informatico ......protocollo informatico - manuale utente 2.2 e-mail...

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