comunicación empresarial y atención al cliente unidad 4. comunicaciones escritas
TRANSCRIPT
Comunicación empresarial y atención al cliente
Unidad 4. Comunicaciones escritas
Comunicaciones escritas
2
04
En esta unidad aprenderás a:
-Clasificar las tipologías más habituales de documentos dentro de la empresa.
-Redactar el documento apropiado cumpliendo las normas ortográficas y sintácticas.
-Identificar los soportes para elaborar, transmitir y diferenciar documentos.
-Identificar los canales de transmisión.
-Identificar al destinatario observando las normas de protocolo.
-Identificar las herramientas de búsqueda de información para elaborar documentos.
Comunicaciones escritas
3
04
Estudiarás:
1. Elementos de la comunicación escrita.
2. La redacción de escritos.
3. Documentos propios de la empresa y de la Administración Pública.
4. Soportes para elaborar y transmitir documentos.
5. Canales de transmisión de documentos.
6. Herramientas de búsqueda de información.
7. Aplicaciones informáticas de procesamiento de textos.
Y serás capaz de transmitir información escrita, aplicando técnicas de estilo a documentos propios de la empresa y de la Administración Pública, así como a recibir y procesar comunicaciones internas y externas.
Comunicaciones escritas
4
04
1. Elementos de la comunicación escrita
Comunicaciones escritas
5
04
Características de la comunicación escrita
Comunicaciones escritas
6
04
2. La redacción de escritos
La redacción de cualquier documento escrito requiere de un uso correcto del lenguaje. Para transmitir un mensaje de manera eficaz deben seguirse los siguientes pasos:
- Analizar previamente el contexto del mensaje: a quién me voy a dirigir, para qué, etc.
- Pensar con antelación las ideas que se quieren transmitir.
- Ordenar las ideas en los distintos párrafos que contendrán el texto.
- Elegir adecuadamente las frases y expresiones que se van a utilizar.
- Leer y revisar el texto antes de enviarlo definitivamente.
Comunicaciones escritas
7
04
Principios fundamentales de redacción en la comunicación escrita
Comunicaciones escritas
8
04
El tratamiento que empleemos en un documento debe ser respetuoso y de acuerdo a los vínculos de amistad, trato o confianza que existan entre el remitente y el destinatario, estableciendo un protocolo en función de dicho destinatario.
Comunicaciones escritas
9
04
Para redactar un documento hay que tener un perfecto dominio de la sintaxis, la gramática y la ortografía, teniendo especial cuidado con:- La división y separación de las palabras en sílabas.- La colocación del acento ortográfico (tilde) en las
palabras.- El uso de las mayúsculas.- La escritura de los números.- La correcta concordancia en género y número de
las palabras.- La construcción de las oraciones.
Comunicaciones escritas
10
04
También hay que tener especial cuidado con los signos de puntuación.
Comunicaciones escritas
11
04
Y también tenemos que cuidar mucho la presentación en un documento escrito.
Comunicaciones escritas
12
04
3. Documentos propios de la empresa y de la Administración Pública
Las empresas y las administraciones públicas disponen de sus propios modelos de documentos escritos, que siguen una estructura y un lenguaje concretos.
Estos se dividen en documentos de comunicación interna y documentos de comunicación externa.
Comunicaciones escritas
13
04
Documentos de comunicación interna
Comunicaciones escritas
14
04
Documentos de comunicación interna
Comunicaciones escritas
15
04
Documentos de comunicación interna
Comunicaciones escritas
16
04
Documentos de comunicación externa
El estilo de una carta comercial es la forma de distribuir y ordenar los diferentes estilos de su estructura sobre el papel.
Comunicaciones escritas
17
04
Comunicaciones escritas
18
04
Documentos de comunicación externa
Comunicaciones escritas
19
04
Documentos de comunicación externa
Comunicaciones escritas
20
04
Documentos de comunicación externa
Comunicaciones escritas
21
04
Documentos de comunicación externa
Comunicaciones escritas
22
04
Documentos de comunicación externa
Comunicaciones escritas
23
04
4. Soportes para elaborar y transmitir documentos
Existen dos modelos de soporte: papel y digitales.
Dentro del soporte papel, existen a su vez dos divisiones según el tipo de papel y los formatos.
Comunicaciones escritas
24
04
Existen varios tipos de papel diferentes para el soporte escrito:
Comunicaciones escritas
25
04
Respecto a los formatos, existen dos tipos:
- El sobre es el envoltorio, normalmente de papel, en el que se 1ntroduce el documento escrito para su entrega o envío. Existen muchos tipos y tamaños de sobre: plastificados, acolchados, con solapa, ventanilla, prefranqueados, etc.
-Los impresos son formularios con algunas partes ya cumplimentadas y otras en blanco para que la persona interesada los rellene con datos específicos. Cuando son necesarias varias copias del impreso se utiliza papel autocopiativo de distintos colores.
Comunicaciones escritas
26
04
Comunicaciones escritas
27
04
Dentro del soporte digital (ordenador portátil, tableta, smartphone) podemos acceder a una gran cantidad de información.
La recepción de información ha dejado de ser lineal y ha pasado a utilizar hipervínculos, utilizando también un soporte básico de intercambio de información que es el archivo.
Comunicaciones escritas
28
04
5. Canales de transmisión de información
Las empresas y organismos disponen de muchos canales y medios para transmitir información, tanto internamente como fuera de la organización.
Correo convencional
Comunicaciones escritas
29
04
Fax
Comunicaciones escritas
30
04
Correo electrónico
Comunicaciones escritas
31
04
SMS y tramitación a través de Internet
La información electrónica y los servicios basados en Internet son cada vez más utilizados por las empresas y organizaciones públicas.
Comunicaciones escritas
32
04
6. Herramientas de búsqueda de información para elaborar la documentación
Bases de datos
Comunicaciones escritas
33
04
Internet
Comunicaciones escritas
34
04
Boletines oficiales
Comunicaciones escritas
35
04
7. Aplicaciones informáticas de procesamiento de textos