Comunicare musica:la gestione dell’ufficio stampa

Il percorsoIl percorsorequisiti, strumenti e compiti dell’addetto stampail comunicato stampa: cos’è/cosa non è, come si struttura, stile, linguaggio, tempisticala conferenza stampa: come si organizza, l’invito, il lavoro prima e dopo la conferenza stampa

la cartella stampa: funzioni e contenuti

l’intervista

la sera della prima

la rassegna stampa: a cosa serve e come si presenta

risorse on line, strumenti di lavoro, bibliografia

•Ufficio stampa•addetto stamparesponsabile comunicazione

Stampa e mondo

dell’informazione

Ente lirico, Associazione,

festival, rassegna, stagione musicale,

ensemble, etc...

I requisitiI requisiti

conoscenza dei principali canali di comunicazione (carta stampata e internet):

‣ quotidiani, settimanali, mensili, mensili specializzati, siti internet dei mensili, siti internet che parlano di musica, siti internet dedicati alla calendarizzazione di eventi musicali

‣ aggiornamento continuo su nuove testate, nascita di nuovi periodici, attivazione di nuovi siti internet

conoscenza approfondita degli eventi musicali che si devono comunicare

buona capacità relazionale e capacità di persuasione

ottime capacità organizzative

...sorriso perenne e ...tanta pazienza!

Funzioni e obiettivi dell’ufficio stampa

• dare visibilità alle attività musicali realizzate dall’ente per cui si lavora (festival, rassegna, associazione, etc) attraverso una buona (e possibilmente costante) presenza sui media.

consolidare il rapporto con il pubblico già affezionato e tenerlo costantemente aggiornato

conquistare nuove fette di pubblico

acquistare credibilità presso gli enti che sovvenzionano l’iniziativa e suscitare interesse da parte di potenziali nuovi sponsor e/o finanziatori

Quali sono i compiti dell’addetto stampa?

✓creare e consolidare, presso il pubblico e il mondo della comunicazione, l’immagine di un festival, di una stagione concertistica, di un ensemble, di singoli artisti, etc..

✓informare tempestivamente la stampa sulle attività e sui progetti dell’istituzione per cui lavora.

✓suscitare l’interesse di critici specializzati e ottenere visibilità su internet e sulla carta stampata.

✓monitorare le notizie che riguardano l’ente per cui si lavora e che vengono man mano pubblicate.

comunicato stampa/conferenza

stampa

recensione

rassegna stampa

piano di comunicazione

Altri compiti dell’addetto stampa

Altri compiti dell’addetto stampa

pianificare una campagna pubblicitaria

prenotare gli spazi di pubblica affissione

lavorare con il grafico ai materiali promozionali (depliant, locandine, volantini)

contribuire alla redazione del programma di sala

aggiornare i contenuti del sito internet

ideare realizzare e spedire newsletter agli abbonati

Attrezzi del mestiere: il Principe degli strumentiAttrezzi del mestiere: il Principe degli strumenti

• Indirizzario e contatti

indirizzi postali, numeri di telefono, indirizzo e-mail delle redazioni cultura-spettacoli dei quotidiani, delle riviste

specializzate, di giornalisti freelance che si occupano di musica, di siti internet

•mailing list redazioni di quotidiani locali•mailing list di redazioni quotidiani nazionali•mailing list settimanali/periodici•mailing list redazioni di mensili•mailing liste radio/Tv•mailing list di freelance e critici musicali•mailing list siti internet, blog, network•mailing list di pubblico affezionato

Il comunicato stampa (I)Il comunicato stampa (I)

• Che cos’è?

Che funzione ha e quando si utilizza?

Con quali mezzi si comunica?

Il comunicato stampa: i tempi

Quando è necessario?

quando si ha qualcosa di importante da comunicare. Attenzione a non farne abuso! Si disperdono le informazioni e si perde credibilità. Tuttavia si possono cogliere delle occasioni per trasformare

un “fatto” in notizia.

Quando si spedisce?

Il comunicato stampa (II)Il comunicato stampa (II)

Struttura:luogo e dataeventuali loghi di istituzioni e sponsorun titolo e un sommario (non più di 3-4 righe)un testo che sia chiaro ed essenziale suddiviso in più paragrafieventuale breve biografia degli artisti coinvoltinumero e recapiti per informazioni e biglietti da fornire al fruitorefrase convenzionale: «con cortese invito alla diffusione e/o pubblicazione» firma/recapito dell’addetto stampa che la testata può contattare per ulteriori

informazioni e necessità.

Lunghezza consigliata: una o due cartelle

Il comunicato stampa (III): stile e contenuti

Il comunicato stampa (III): stile e contenuti

✓informazioni basilari nelle prime righe del comunicato con chiarezza e concisione: le 5 “W” (who?, where? when?, what?, why?)

✓capacità di individuare gli elementi più interessanti che possano “solleticare” l’interesse del giornalista

✓usare uno stile accattivante che conferisca al cs la struttura di un “semilavorato” pronto per essere trasformato in un articolo giornalistico. Importantissimo l’uso dei “virgolettati”. Perché?

✓aggettivazione efficace, ma sobria

✓focalizzare il cs sull’evento che si vuole presentare senza perdersi in giri di parole e informazioni superflue

Il comunicato stampa: IIIIl comunicato stampa: III

... diamoci un taglio

comunicato stampa 20/2009

I segreti della musica:Riccardo Muti e la Camerata Strumentale «Città di Prato» in dvd

La Camerata Strumentale «Città di Prato» protagonista del dvd con Riccardo Muti in edicola con La Repubblica-L’Espresso il prossimo 11 maggio

Un altro importante traguardo raggiunto dalla Camerata Strumentale «Città di Prato». L’orchestra pratese è stata infatti selezionata dal M° Riccardo Muti per prendere parte al grande progetto editoriale lanciato proprio in questi giorni dall’editore Repubblica-L’Espresso: una serie di lezioni-concerto raccolte in otto dvd in edicola per otto settimane consecutive. Ogni dvd sarà anche accompagnato da un cd con l’esecuzione integrale dell’opera. Nel dvd in uscita l’11 maggio ritroveremo le immagini di Riccardo Muti al Teatro Politeama Pratese dove diresse, nel settembre del 2006, la Camerata Strumentale «Città di Prato» in una affollatissima lezione-concerto sulla Sinfonia n. 8 Incompiuta di Franz Schubert. Un grande segno di riconoscimento per l’orchestra, un caloroso segno di affetto e di stima che risale al 1997, quando lo stesso Muti fu l’ispiratore e il promotore della nascita del complesso sinfonico pratese. Quattro anni dopo, nel 2001, Muti e la Camerata Strumentale Città di Prato si incontrano nuovamente, questa volta al Festival di Ravenna, nel corso del quale il celebre direttore diresse due esecuzioni della Camerata definendola “un esempio luminoso per la musica italiana”. Un rapporto privilegiato tra Muti e la formazione pratese, dunque, che si concretizza ora in questo progetto editoriale destinato a sancire un ulteriore riconoscimento, a livello locale e nazionale, di quanto l’orchestra ha realizzato dal 1998 ad oggi con professionalità e determinazione.Queste le parole di Riccardo Muti pronunciate in occasione della lezione-concerto che tenne nel 2006 al Politeama Pratese con la Camerata Strumentale «Città di Prato»:

“Il fatto che questa orchestra esista e che possa fare musica per voi e anche per la nostra nazione è un dato di estrema rilevanza.”

“Sono bravissimi, quindi abbiatene cura, perché altrimenti diventa semplicemente che ci vediamo una volta ogni tanto!...questa orchestra va sostenuta, non solamente per Prato, ma per il nostro paese …”

Con cortese preghiera di pubblicazione

Ufficio Stampa: Pinco Pallino; mail: pincopallo@pincopallo.it, cell.: 333.333333

Il recall... sorrisi e pazienza!

L’operazione definita in gergo “recall” serve per verificare l’effettivo interesse di una testata a

pubblicare la notizia che abbiamo comunicato. Consiste, dunque, nel chiamare, dopo l’invio del comunicato stampa, le redazioni per sapere se hanno ricevuto il materiale, se intendono pubblicare qualcosa e, in caso negativo,

provare a “conquistare” l’attenzione del giornalista con ulteriori dettagli.

La conferenza stampa

Che cos’è?

un incontro con i giornalisti in cui vengono comunicati ai mezzi di

informazione cose importanti legate all’attività dell’ente, dell’associazione,

del festival, etc...

Quando?

Solo in casi particolari quando si deve effettivamente comunicare una notizia

importante.

presentazione di una nuova stagione concertistica o di

un festival, evento particolare ospitato nel

cartellone, il lancio di un nuovo progetto, la presenza di un grande artista oppure di uno spettacolo in prima reg./naz, incontri con

artisti, registi, cantanti.

ad esempio

La conferenza stampa: come si organizza

va preparata con molta cura e con largo anticipo.

una volta prescelta una data, accertarsi che lo stesso giorno in città non ci siano altre conferenze stampa che possano sovrapporsi per orario o per interesse a quella da noi organizzata.

si convoca solitamente in tarda mattinata (dalle 11 in poi).

attenzione alla scelta del luogo! Perché?

l’invito, solitamente via mail, va spedito almeno una settimana di anticipo. Il giorno prima della conferenza si fa il classico giro di telefonate (recall) per accertarsi della presenza dei giornalisti e per farsi un’idea di quante persone saranno presenti.

l’invito è rivolto primariamente alla stampa locale (e nazionale), ma può essere allargato anche ad altre “categorie” (gli abbonati, i partners, autorità, benemeriti).

non deve durare, per essere efficace, più di un’ora.

se i mezzi lo consentono, prevedere a fine conferenza un buffet o, in alternativa, almeno un aperitivo.

Come si struttura

l’invito per una conferenza

stampa

luogo e data

loghi degli enti /partner che convocano la conferenza stampa

oggetto della conferenza

nomi e incarico di coloro che interverranno

recapito dell’ufficio stampa

La cartella stampa (press kit)dossier che contiene in

forma scritta e/o multimediale tutto il

materiale necessario per illustrare alla stampa i

contenuti della conferenza.va distribuita ai giornalisti all’inizio della

conferenza stampa dopo che ciascuno di essi si sarà accreditato, ovvero avrà segnato il

proprio nome, cognome, testata di riferimento, recapiti in un apposito elenco preparato

dall’addetto stampa.

La cartella stampa: contenutiLa cartella stampa: contenuti

comunicato stampa generale (2-3 cartelle al massimo) che presenta l’iniziativa (il progetto, lo spettacolo) nella sua globalità. Sottolineare, se è il caso, il sostegno di partner istituzionali e degli sponsor, mettere in evidenza le collaborazioni con altri soggetti.

eventuali dichiarazioni di taglio “politico-manageriale” di figure istituzionali (assessore, sovrintendente, etc).

testi di presentazione di taglio artistico-culturale a firma dei più rappresentativi referenti artistici (solitamente il direttore artistico, oppure il regista/ideatore di uno spettacolo).

calendario succinto e completo di tutti gli appuntamenti previsti (con cast e locandina).

biografie essenziali, ma aggiornate degli artisti coinvolti.cd con immagini/fotografie (importante inseire i credits) e con

copia digitale dei testi stampati.eventuale materiale promozionale già pronto (depliant, cartoline,

locandine, etc.).

Dopo la conferenza stampa...Dopo la conferenza stampa...

✓si può rivedere il comunicato stampa generale in base a quello che è stato detto (soprattutto precisazioni in caso di polemiche) e arricchirlo con eventuali dichiarazioni di coloro che sono intervenuti.

✓spedire via mail tutta la cartella stampa ai giornalisti e alle redazioni (entro le 15)

✓recall

L’intervistastrumento importante di comunicazione

sia a complemento della conferenza stampa, sia come elemento aggiuntivo che completa la notizia trasmessa con il

comunicato stampa.compito dell’ufficio stampa è sollecitare

l’intervista presso la redazione

2-3 giorni prima della data fissata è necessario spedire al giornalista una cartella stampa ad hoc

che contiene un breve comunicato stampa, una biografia aggiornata, alcune foto, una breve rassegna stampa, preferibilmente un’altra

intervista.

La sera della primaLa sera della primaarrivare in teatro o nel luogo deputato per lo

spettacolo con congruo anticipo (almeno un’ora prima).

rivedere l’elenco dei giornalisti accreditati che hanno preventivamente chiesto un accredito (x2) e accertarsi che ognuno abbia un buon posto. Riservare loro una corsia preferenziale per il ritiro dei biglietti.

in caso di ingresso gratuito o di biglietti non numerati, se si attendono dei giornalisti, preoccuparsi di occupare dei posti appositi per la stampa.prepararsi ad accogliere critici e giornalisti salutandoli, consegnando loro la cartella stampa, cercando discretamente di capire quando uscirà l’eventuale recensione.

La rassegna stampaLa rassegna stampa

Strumento fondamentale per monitorare il lavoro svolto e valutare l’impatto della

nostra strategia comunicativa

Che cos’è?

la raccolta di tutte le notizie pubblicate su carta stampata, mensili specializzati, settimanali e internet che riguardano le iniziative e gli eventi da noi comunicati.

Si ritaglia l’articolo che interessa e si incolla su un altro foglio bianco accanto ad un’immagine della testata in cui è comparso. In una seconda fase è consigliabile utilizzare lo scanner, in modo tale da trasformare il supporto cartaceo in digitale.

A cosa serve una accurata rassegna stampa

strumento di riscontro di partner e sostenitori istituzionali che hanno finanziato la nostra inziatiativa .

documentazione per gli sponsor.documenta le reazioni della stampa specializzata nei

confronti degli artisti ospitati e quindi permette di valutare anche l’impatto delle scelte artistiche.

ha valore istituzionalestrumento indispensabile per acquisire visibilità e

credibilità.

Alcune risorse on line e strumenti di lavoro

www.medias.it

www.agendadelgiornalista.it

www.ecostampa.it

www.datastampa.it

Suggerimenti bibliografici per approfondimenti

Suggerimenti bibliografici per approfondimenti

•Mauro De Vincentiis, Teoria e pratica degli uffici stampa. Pianificare, valutare, decidere e gestire: obiettivi, strumenti e modelli della comunicazione con i mass media, Milano, Franco Angeli, 2005.

•Paola Stringa, Che cos’è un ufficio stampa, Roma, Carocci, 2007.

•Sergio Veneziani, Organizzare l'ufficio stampa. Nuove regole e nuovi strumenti di comunicazione con i media, MIlano, Il Sole 24 ore Pirola, 2007.

•[Comunicare spettacolo. Teatro, musica, danza, cinema. Tecniche e strategie per l'ufficio stampa, a cura di Roberto Canziani, Milano, Franco Angeli, 2008 (2° ristampa) – già indicato nella bibliografia d’esame].