congres wonen en leven in het woonzorgcentrum: 'een ... 'wonen en... · •fleximatrix...
TRANSCRIPT
Congres wonen en leven in het woonzorgcentrum:'een toekomst vol kansen'
Het woonzorgcentrum als innovatieve arbeidsorganisatie
Kennismaking
Wat doe je van werk?
Innovatieve arbeidsorganisatie (#IAO)
What’s in a name?
Waaraan denk je?
Waarover gaat dit?
PrestatieWat moet de organisatie
kunnen klaarspelen?
OrganisatieWat voor organisatie is
daarvoor nodig?
RelatieWelke resultaatgerichte
samenwerking is er binnen een afdeling (team) nodig en mogelijk?
JobHoe ziet een job eruit binnen die
afdeling (dat team)? Hoe werkbaar is die job?
Uitgangspunt 1: Er is een logische volgorde bij het bouwen van de organisatie
PrestatieWat moet de organisatie
kunnen klaarspelen?
OrganisatieWat voor organisatie is
daarvoor nodig?
RelatieWelke resultaatgerichte
samenwerking is er binnen een afdeling
(team) nodig en mogelijk?
JobHoe ziet een job eruit
binnen die afdeling (dat team)?
Hoe werkbaar is die job?
CultuurSociale, mensgerichte bouwstenen (‘software’)
StructuurTechnische bouwstenen (‘hardware’)
Uitgangspunt 2: Een organisatie bestaat uit mensgerichte en technische bouwstenen
PROCESMACRO
STRUCTUUR
MICROSTRUCTUUR
SYSTEMEN
VISIE LEIDERSCHAP TEAM INDIVIDU
We gaan met blokken spelen ☺(organisatiecanvas)
Visiegedreven organiseren
PROCES
MACROSTRUCTUUR
MICROSTRUCTUUR
zSYSTEMEN
VISIE
LEIDERSCHAP
TEAM
INDIVIDU
Wat is de bestaansreden, wat zijn prioriteiten en
waarden van de organisatie?
www.visie.realiteit?
Huiselijkheid Bewonersgerichte zorgEigen beslissingsrechtPrivacyVerdere persoonlijke ontplooiingZelfredzaamheid en inspraakZorg op maatRespect voor ieders eigenheid We bejegenen de mens in zijn totaliteit: stimuleren van de capaciteiten van de bewoner, de mogelijkheden van de bewoner optimaliseren en de beperkingen respecteren
Op een schaal van 0 – 10: hoe visiegedreven zijn de medewerkers in het WZC
waar jij werkt?
Visie = fundament EN speelveld
Ik stapel stenen!Ik zet een muur!
Ik bouw een huis!Ik bouw een thuis!
Ik neem jullie even mee naar ‘mijn’ WZC!
En toch?• Die bewoner wil nog wat rusten? Dat kan niet, het is
13.35u, nu dienen we koffie op…
• Mevrouw kan niet de woensdag in bad, dat past niet in het
wasschema, dan moet ze maar niet naar de mis gaan.
• Om 10.30 worden de plateaus klaargezet, je moet maar
stoppen met wassen, want dat moet gebeuren!
• Ik zie wel 10 keer per dag iemand, maar weet je wat erg
is: die diep-menselijke eenzaamheid.
• De nacht dit, de nacht dat….
• ‘ik mag dat niet doen’
Ondanks mooie visie, was de organisatie de belemmering, omdat ze het doel geworden was
iplv het middel om de visie waar te maken.
De visie werd wakker gekust!
“Als je een schip wil bouwen, moet je werklui niet opdragen hout te verzamelen, je moet niet het werk verdelen en orders geven. Leer in plaats daarvan mensen eerst te verlangen naar de eindeloze zee.”
Antoine de Saint-Exupéry
Visie - reflectie
- Geef visie weer – hoe duidelijk is die voor de medewerkers?
- Hoe participatief werd die opgesteld?
- Hoe bindend / verbindend is de visie?
- Zijn er duidelijk grenzen aan het speelveld?
- Zijn er voldoende ambassadeurs binnen de organisatie?
- Worden teams/ medewerkers geprikkeld – dromen ze van de zee?
- Wordt de realisatie van de visie ondersteund door de manier waaropjullie zich organiseren, maw is visie kader voor dagelijks werken?
PROCES
MACROSTRUCTUUR
MICROSTRUCTUUR
zSYSTEMEN
VISIE
LEIDERSCHAP
TEAM
INDIVIDU
Wat zijn de activiteiten die moeten georganiseerd worden
binnen de organisatie?
Wat zijn onze belangrijkste processen?
• Uitvoerende processen: welke activiteiten moet je organiseren rond een bewoner? (bv. bewoners wassen en verzorgen, animatie, maaltijden, ...)
• Communicatieve processen: welke activiteiten moet je organiseren wb communicatie? (Bv. met huisarts, andere teams, familie, ….)
• Regelende processen: welke activiteiten moet je organiseren om dat werk te ondersteunen/mogelijk te maken? (Bv. medewerkers aanwerven, bestellen van materiaal, ...)
• Ondersteunende processen: wat moet je ondersteunend organiseren (bv HR-processen)
PROCES
Visie op zorg heeft een grote impact op hoe de processen lopen in deorganisatie.
Visie waarin ‘wonen en leven’ centraal staat, waarin bewoner nog een toekomst heeft…
• WZC waarin men bewoners een thuis wil bieden: eigen spulletjes, inspraak in frequentie en grondigheid schoonmaak, ….
• Dagindeling wordt niet opgelegd, maar bevraagd en zoveel mogelijk gerespecteerd – elke keer opnieuw
• Communicatie met bewoner, familie wordt structureel georganiseerd, individueel en in groep
• Elke medewerker heeft aandacht voor ‘wonen en leven’, niet enkel ergo, animatie, ,…
• Hoe doe je onthaalgesprek: ‘wij doen het zo’ versus ‘hoe wil je het?’
• Waar en hoe eet de bewoner? (moeten vs mogen, kiezen?, …)
• Hoe maak je ruimte voor ontmoetingen en ont-moetingen ☺?
VISIE
Opdracht bij elk vast te leggen proces=
Bevordert of belemmert dit het realiseren van onze visie?
(bv onthaalproces, maaltijdproces,…)
Bij welk proces in jouw WZC voel je aan je tenen dat dit niet klopt?
Interessante oefening: als we onze visie echt willen waar maken…. Welke beweging dient er dan te gebeuren?
PROCES
MACROSTRUCTUUR
MICROSTRUCTUUR
zSYSTEMEN
VISIE
LEIDERSCHAP
TEAM
INDIVIDU
Wat zijn de activiteiten die moeten georganiseerd worden
binnen de organisatie?
Hoe zijn activiteiten en verantwoordelijkheden (beslissingen)
verdeeld in niveaus, afdelingen en teams?
Welke kernprocessen (en onderliggende activiteiten) zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden, uitgaande van onze visie op zorg?
Klassieke (functioneel) organisatiestructuur: vakgestuurd en veel coördinatie
Onthaal AdministratieZorgteam Zorgteam Leefteam
Algemeen Directeur
Teamleider Administratie
Hoofd-verpleeg-kundige
Hoofd-verpleeg-kundige
Hoofd-verpleeg-kundige
Diensthoofd EKA-team
Dir.Personeel
Dir. Administratie
en onthaalDir.
Zorg
ITPoets
Onderhoud en logistiek
Kwaliteitszorg
Manager IT
Manager poets en logistiek
EKA/ team
bewoner bewoner
nacht
kine-ergo
poets
verzorgingadministratie
MACROSTRUCTUUR
Stroomsgewijs organiseren: kernprocessen (-activiteiten) zoveel mogelijk bij elkaar houden:
Stromen = groepen van bewoners (‘leefgemeenschappen’ of….)
PROCESVISIE
bewoner bewoner
Stroomsgewijze structuur: teamgebaseerde organisatie
Dir.Personeel
Dir. Administratie
en onthaal
Dir.Zorg
IT PoetsOnderhoud en
logistiek Kwaliteitszorg
Hoofdverpleegkundige, onthaal, administratie, leefgroep, onderhoud en logistiek, poets, kwaliteitszorg
Hoofdverpleegkundige, onthaal, administratie, leefgroep, onderhoud en logistiek, poets, kwaliteitszorg
Hoe organiseren we ons?
Teken eens het organigram van je organisatie : kijk er eens kritisch naar – stimuleer je gezamenlijke aandacht voor wonen en leven?
PROCES
MACROSTRUCTUUR
MICROSTRUCTUUR
zSYSTEMEN
VISIE
LEIDERSCHAP
TEAM
INDIVIDU
Wie voelt en gedraagt zich binnen de organisatie
verantwoordelijk voor wat?
Rol van de leider
Leiderschap in een innovatieve arbeidsorganisatie
Cultuur van gedeeld leiderschap
Leiderschap=
• Niet per sé gebonden aan 1 persoon, wel leiderschapsrollen
die kunnen opgenomen worden
• Inzettend op eigenaarschap en verantwoordelijkheid /
betrokkenheid
• = voorwaarde voor flexibiliteit
Leiderschap in uw WZC
• Beperkt tot enkelingen of gedeeld?
• Waar gaat meest tijd naar toe? L / M/ C
• Speken de leiders dezelfde taal?
• Doen jullie medewerkers groeien?
PROCES
MACROSTRUCTUUR
MICROSTRUCTUUR
zSYSTEMEN
VISIE
LEIDERSCHAP
TEAM
INDIVIDU
Hoe zijn taken en verantwoordelijkheden op afelings-/ teamniveau verdeeld en
toegewezen aan individuele medewerkers? Welke rollen en functies zijn er bepaald?
Hoe wordt er resultaatgericht samengewerkt? Worden de beschikbare
talenten en inzichten benut? Hoe gaat men om met elkaar?
Microstructuur: team
Team is groep mensen met aanvullende kennis en kunde, competenties en talenten die elkaar nodig hebben om samen een doel te bereiken:SAMEN kernopdracht realiseren iplv eilandjes of individueel werk
© Unie-K
Visie nastreven / waarmaken….
Samenwerking
Competenties
Resultaatgerichtwerken
Organiserendvermogen
Wie is hiervoor verantwoordelijk?Vroeger 1 hoofd, teamleider: soort superman/ -vrouw?!
Samenwerking
Competenties
Resultaatgerichtwerken
Organiserendvermogen
Coördinerende rol (Regelrol)
Niet haalbaar alleen, daarom teamrollen Expertrol
Resultaatgerichte rolCoachende rol
Groei als team: OOK verantwoordelijkheid van het team
Medewerkers binnen een team dienen met een bepaalde pet op naar het team te kijken, ze dienen de groei van het team, het nastreven van de visie mee te bewaken.
Let: niet altijd echte taken toekennen aan deze ‘rollen’ (behalve bespreekbaarheid op teamoverleg), wel opvolgen, bewaken, zorgen dat het gebeurt – manier van aanwezig ‘zijn’ in het team.
Voorbeeld Rol communicatie
Rol presente zorg
Rol woon- en leefklimaat
Rol ‘team’
Rol gelinkt aan werkgroepen
Rol ‘peter/ meter’
‘taakgerichte’, expertrollen
Ambassadeur verbindende communicatie, bewaker
overlegmomenten, correcte rapportage, ….
Naar medewerkers (kaartjes sturen bv) en bij bewoners (oa
leidraad presente zorg, toepassen vorming presente zorg,
aandachtspersonen concept, …)
Bewaken dat aandacht gaat naar wonen en leven, naar
huiselijkheid, orde en netheid, …..
Teamcharter bewaken / principes presente medewerker
Deze personen maken verbinding tussen eigen team en
werkgroep, koppelen bv terug op teamoverleg, bewaken
opvolging en borging in eigen team.
Studenten en nieuwe medewerkers
Kan vanuit discipline – kan vanuit specifieke rol
•Microstructuur• Fleximatrix
• Rapportage
• Rollen / verantwoordelijken
• Verbreding inzetbaarheid logistiek, keuken en schoonmaakpersoneel
• Teamoverleg (inhoud?)
MICROSTRUCTUUR
• Structuurverandering alleen werkt niet, ook cultuurverandering: om gedrag daadwerkelijk te veranderen moet er gerichte aandacht gegeven worden aan het veranderen van bestaande cultuur!
• Van willen naar zijn!
En bij jullie?
• Is de hoofdverpleegkundige nog een supermens?
• Welke rollen hebben jullie al in huis?
• Zijn er ook teamgerichte, visiegerichte rollen aanwezig?
• Hoe vaak komt ‘wonen en leven’ op de agenda?
• Wie zit in het team? Of wie voelt dat hij/ zij in het team zit?
PROCES
MACROSTRUCTUUR
MICROSTRUCTUUR
zSYSTEMEN
VISIE
LEIDERSCHAP
TEAM
INDIVIDU
Welke hulpmiddelen en methoden zijn er beschikbaar
om het werk gedaan te krijgen?
zSYSTEMEN
Systemen moeten ook afgestemd zijn op de nieuwe manier van organiseren en werken• Uitvoering: procedures, werkinstructies, afspraken, checklists, werkmiddelen,uurroosters, ...
• Opvolging: prestatiemeting, feedback over resultaten, ...
• Voorbereiding: planningsborden, inkoop, ...
• Coördinatie: informatiesystemen, overlegmomenten (soorten, frequentie, duur), ...
• Ondersteuning:• HR (jobomschrijvingen, functieclassificatie, werving en selectie, opleiding, beoordeling, verloning, werksysteem,
...)• Kwaliteit (zie ook Prezo)• IT• Welzijn/preventie• Onderhoud• ...
• Infrastructuur/architectuur: layout, fysieke inrichting, ...
• Wet- en regelgeving
Een boeiende trip….
Een samenhangende en onderscheidende visie
Een groepering van het kernproces tot een
logisch samenhangend geheel van taken
Een visie op leiderschapdie vertrekt van
gedeeld leiderschap
Een samenwerking op teamniveau waarbij
men beschikt over een warme band met de
bewoners
Een goed evenwicht tussen taakeisen en regelmogelijkheden
Systemen die het zorgproces
ondersteunen
IAO in WZC: samengevat
Menselijke relatie opnieuw centraal
Bewoner heeft opnieuw een aandachtspersoon
Zorg op maat
Opnieuw aandacht voor het wonen en leven van de bewoner (en niet enkel het fysieke zorgaspect)
Voor de bewoner
Meer leermogelijkheden in de job
Vermindering van werkdrukrisico’s
Aanvaardbaar niveau van emotionele belasting door een goede samenwerking in en tussen teams
Fierheid van de zorgmedewerker op het werk dat hij doet omwille van betrokkenheid tot hoger doel
Voor de medewerker
Betere kwaliteit van de dienstverlening
Gedeeld leiderschap mogelijk
Teams zijn eigenaar van de werkorganisatie waardoor de kwaliteit verbetert
Minder verloop en absenteïsme
Voor de organisatie
IAO in WZC: resultaten
Geïnspireerd?
• Verkenningsronde woonzorgcentra in 2020, project ‘Innovatieve arbeidsorganisatie in de woonzorgcentra als hefboom voor betere zorg en zinvol, werkbaar werk’
• ESF-oproep ‘Anders Organiseren’, call 2020
• Maar vooral: geloof in je mensen, haal het beste in hen naar boven, zij zijn het antwoord!
Workitects(Flanders Synergy)
Adviseurs (10)
Kabinet
Agentschap Zorg en
Gezondheid
Kerngroep
Stuurgroep
Zorgnet-Icuro
Vakbonden
VVSG-Diverscity
VLOZO VIVO
Experten
Woonzorgcentra• Verkenners• Starters: 20 WZC in 5 ‘lerende
netwerken‘• Gevorderden (12)
https://www.workitects.be/aanbod/opleidingen-inspiratiesessies
https://www.workitects.be/opleiding/verkenningsronde-woonzorgcentra
