conservazione sostitutiva in amministrazione.e adesso?
TRANSCRIPT
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA IN AMMINISTRAZIONEIN AMMINISTRAZIONE
E ADESSO?E ADESSO?
Maurizio Savoca – Partner
SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILIDocFlow Italia Spa Tel 02 57 50 33 66 [email protected] www.docflow.com
Intervento durante il convegno Infomanagement 2008
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
•Gettato nel panico le direzioni amministriveper un paio di anni
•Alimentato la fantasia degli interpreti
•Scatenato la curiosità degli operatori IT
•Deluso le aspettative di molti Utenti
Le norme sulla conservazione sostitutiva hanno SICURAMENTE:
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
•“La necessità di chiudere la registrazione IVA ogni 15 giorni”
•“Tenere separati sezionali per fatture elettroniche e cartacee”
•Interoperabilità (20%)
Alibi?
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
RicezionePosta
DataEntry
VerificaFattura
Pagamento Archivio GestionePost
tratto da studio Arthur D. Little
1 2 3 4 5 6
Costo totale: € 13,80
0,9€ 1,4€ 5,4€ 2,8€ 1,5€ 1,8€
Fattura Passiva
RedazioneFattura
Spedizione GestioneIncassi
Archivio Richieste eContenzioso
Tesoreria
1 2 3 4 5 6
Costo totale: € 8,00- 9,50
0,3€ 1,2€ 0,5 - 2,0€ 0,8€ 3,2€ 2,0€
Fattura Attiva
CSCS
CSCS
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
Archivio
0,8-1,5 €
- Stampe
- Classificazione
- Archiviazione
- Ricerca
- Duplicati
- Spazio fisico
- Distruzione
±5%XX
XX
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
NECESSITA’
TERMINI DI PAGAMENTO FATTUREGERMANIA 30 – 60 gg ITALIA 60-90 gg
RITARDIGERMANIA 9 gg ITALIA 17 gg
CONTESTATE1 su 5
SQUADRATURE1 su 10 soffre di incongruenze F-O-B
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
•Aver avviato i processi di dematerializzazione
•Aver fatto crescere la “sensibilità” verso le problematiche di archiviazione
•Aver avviato una revisione dei processi interni alle aziende
La conservazione sostitutiva ha il merito di:
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
DATI E DOCUMENTI
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
Il documento è un contenitore di conoscenza “istanziato” e “formattato” adatto per la comunicazione umana e come tale:
•Complesso
•Ricco
•Impegnativo
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
•Ha una validità variabile
•Interessa diversi uffici
•Contiene clausole non riducibili al dato
•Contiene informazioni sensibili
•Non tutte le sue clausole devono essere visibili a tutti gli utenti autorizzati
•…
Un Contratto ad esempio:
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
L’80%delle informazioni sono destrutturate
L’80%dei processi tratta informazioni destrutturate
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
In alcuni casi (MA SOLO IN ALCUNI) il confine fra dato e documento diventa più labile.
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
Fattura Elettronica
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
• elimina l’acquisto di carta,buste e bolli
• elimina i ritardi, i disguidi e gli smarrimenti dall’inoltro cartaceo
• elimina il tempo di trattamento della posta
• riduce le eccezioni, le dispute e il contenzioso derivanti da errori di fatturazione
• elimina il data entry manuale in contabilita’ di fatture
• (potrebbe) eliminare il data entry manuale in contabilita’ di pagamenti ed incassi (e.a.d.)
La fattura elettronica promette:
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
RicezionePosta
DataEntry
VerificaFattura
Pagamento Archivio GestionePost
tratto da studio Arthur D. Little
1 2 3 4 5 6
Costo totale: € 13,80
0,9€ 1,4€ 5,4€ 2,8€ 1,5€ 1,8€
Fattura Passiva
RedazioneFattura
Spedizione GestioneIncassi
Archivio Richieste eContenzioso
Tesoreria
1 2 3 4 5 6
Costo totale: € 8,00- 9,50
0,3€ 1,2€ 0,5 - 2,0€ 0,8€ 3,2€ 2,0€
Fattura Attiva
CSCS
CSCSFEFE
FEFEFEFE
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
IL PEZZO MANCANTE
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
Visto Tecnico
10 – Ft. da Registrare
RICEVIMENTO FATTURE
7 – Coda Dati Contabili Richiesti
Docflow
6 – Dati contabili conosciuti?NO
8 – Coda Dati Contabili Inseriti
Docflow
Docflow
Inserimento Referente in Docflow
Richiesta dati aReferente 5 – Coda Ft.
VerificateDocflowContabile
SIReferenteContabile
Contabile
11 – Registrazione Ft. (Blocco Pag.)
R
Contabile Mail settimanale
14 – Ft. Benestariate
DocflowContabile
15 – Eliminazione blocco + Proposta
Pagamento
R
Contabile
18 – Coda Ft. Pagate
Docflow
Avvio Registrazione
12 – Coda Ft. da approvare
DocflowReferente 22 – Coda Ft. Visto Tecnico Completo
DocflowRef. Visto Tecnico
Inoltro ad altro Referente
16 – Coda Ft. da Pagare
Docflow
21 – Coda Ft. Visto Tecnico Parziale
DocflowRef. Visto Tecnico
Approvazione
Richiesta Visto Tecnico
13 – Coda Ft. da Assegnare
DocflowContabile
Rifiuto competenza
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
RicezionePosta
DataEntry
VerificaFattura
Pagamento Archivio GestionePost
tratto da studio Arthur D. Little
1 2 3 4 5 6
Costo totale: € 13,80
0,9€ 1,4€ 5,4€ 2,8€ 1,5€ 1,8€
Fattura Passiva
RedazioneFattura
Spedizione GestioneIncassi
Archivio Richieste eContenzioso
Tesoreria
1 2 3 4 5 6
Costo totale: € 8,00- 9,50
0,3€ 1,2€ 0,5 - 2,0€ 0,8€ 3,2€ 2,0€
Fattura Attiva
CSCS
CSCSFEFE
FEFEFEFE WFWF WFWF
WFWF WFWF WFWF
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
• Grandi trasformazioni economiche • Cambiamenti repentini di scenario• Continui processi di fusione e compravendita• Inflazione Tecnologica• Attenzione monotona verso gli ERP
ULTIMA DECADE
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
ERP versus ECM
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
PRODUCT FOCUS PLATFORM FOCUS
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
RIGIDITA’ FLESSIBILITA’
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
AGGREGARECONTENUTI
FILTRARECONTENUTI
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
STANDARD E CENTRALIZZATO
AD HOC E DIFFUSO
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
RISPOSTE REAL TIME
RISPOSTEDIFFERIBILI
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
TRANSACTIONS COLLABORATION
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
IndefinitiIndefiniti Non formalizzati
Non formalizzati StandardizzatiStandardizzati MonitoratiMonitorati OttimizzatiOttimizzati
Dispersione del know-how aziendaleCircolazione di informazioni obsolete e inconsistentiIndeterminatezza delle responsabilitàDistribuzione delle informazioni lenta e imprecisa
Dispersione del know-how aziendaleCircolazione di informazioni obsolete e inconsistentiIndeterminatezza delle responsabilitàDistribuzione delle informazioni lenta e imprecisa
Efficienza ed efficacia operazionaleResponsabilità chiare e perimetrateConformi con le leggi e i regolamentiKnowledge base centralizzata e sicura
Efficienza ed efficacia operazionaleResponsabilità chiare e perimetrateConformi con le leggi e i regolamentiKnowledge base centralizzata e sicura
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
Eliminare la variabilita’?
o gestirla?
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
Ma gli strumenti di Collaboration tradizionali…
• Sono un insieme disarmonico di tecnologie• Adottano il paradigma della Bacheca• Privilegiano l’instantaneità al modello• Lasciano all’utente massima autonomia e libertà
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
• Livellamento• Disordine• Ridondanza
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
Accedere ad una libreria di modelliAggregare a piacimento flussi atomiciDefinire punti “forti” di controllo
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
Alcune classi di applicazione delle tecnologie di gestione documentale
TransactionalSolution
CollaborativeSolution
WorkflowSolution
CARATTERISTICHE
Applicazione in • Processi standardizzati,• con elevati volumi di transazione• che coinvolgono raramente più di una unità organizzative
• Es. ciclo del passivo
Applicazione in • Processi poco standardizzati• con limitati volumi di transazione• Che coinvolgono più unità organizzative• La standardizzazione va ricercata nello sviluppo di un framework comune
• Es. processi di innovazione
Applicazione in • Processi non standardizzati• con limitati volumi di transazione• Che coinvolgono una sola o poche unitàorganizzative nella fase di produzione/storage; molti utenti nella fase di retrieve
• Per il knowldge sharing, il processo di produzione è governato da apposite unità specializzate
• Knowldge management nella consulenza
ATTIVITA’ PROCESSISVILUPPO CONOSCENZA (INTANGIBLES ASSETT)
Medio
Basso
Alto
LEGENDA
Ottimizzazione delle micro attività
Ottimizzazione flusso di processo e delle attività “logistiche”
Limitati ai benefici derivanti dall’estrazione di documenti
La singola attività, nell’ambito del processo può non essere ottimizzata
Gli impatti riguardano il controllo del progetto (tempi, costi) e il coordinamento cross funzione per attività non ricorrenti
Il Know how si sviluppa sull’affinamento del framework di processo, ma soprattutto nella possibilità di “learning by doing”
L’attività, che èprincipalmente “sviluppo” del contenuto normalmente avviene con l’ausilio di diverse applicazioni
I benefici del processo si limitano ai processi di approvazione del contenuto e alle funzionalità di ricerca
La capacità di sviluppo e diffusione della conoscenza sono funzione delle capacitàdi ricerca (categorie, chiavi, testo, etc), e nel caso di management, anche alle funzionalità relative al governo della produzione e alla diffusione (emailing, alert, approvazioni, etc)
CLASSI
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
Cattura
Organizzazione
Gestione
Processi
Compliance
Conservazione
Elaborati
eDoc
Fax
Carta
Integrazione
Web
Printel
Distribuzione
Host Integrazione
Fax
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
Semplicità e immediatezza
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
Cruscotto del contabile
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
Cruscotto dell’approvatore
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
Fornitori
ClientiDipendenti
Intimità(intranet)
Confidenzialità(extranet)
Ufficialità(internet)
Impresa
Azienda Rete
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
Dipendenti
Fornitori
Altra origine
Ufficio PostaProtocollo
Portale Acquisti
Clienti
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
Agilità diBusinessAgilità diBusiness
Visibilitàe Controllo
Visibilitàe Controllo
EfficienzaOperativaEfficienzaOperativa
Document & Process Management
Document & Process Management
Mitigazione del rischioRegulatory & ComplianceSupporto ad audit e misurazioni
Maggior vantaggio competitivoStabilire leadership di mercatoAdattabilità a condizioni mutevoli
Riduzione CostiAumento ProfittabilitàAumento Produttività
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
Serve un buon mix di:
TECNOLOGIE, KNOW-HOW E CAPACITA’ DI FARE
w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I A G I L I P E R I M P R E S E A G I L I
DocFlow Italia Spa – Centro Direzionale Milanofiori Strada 4 Palazzo Q8 – 20089 Rozzano MI Tel 02 57 50 33 66 Fax 02 57 50 33 69 [email protected]
www.docflow.com
DOCFLOW ITALIADOCFLOW ITALIAMAURIZIO SAVOCAMAURIZIO SAVOCAPartnerTEL: 02 57 50 33 66
grazie