consolidation canada privacy act p-21

8/19/2019 CONSOLIDATION Canada Privacy Act P-21

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Current to March 24, 2015

Last amended on February 26, 2015

À jour au 24 mars 2015

Dernière modification le 26 février 2015

Published by the Minister of Justice at the following address:http://laws-lois.justice.gc.ca

Publié par le ministre de la Justice à l’adresse suivante :http://lois-laws.justice.gc.ca

CANADA

CONSOLIDATION

Privacy Act

CODIFICATION

Loi sur la protection desrenseignements

personnels

R.S.C., 1985, c. P-21 L.R.C. (1985), ch. P-21


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3

TABLE OF PROVISIONS TABLE ANALYTIQUE

Section Page Article Page

An Act to extend the present laws of Canada that protect the privacy of individuals and that provide individualswith a right of access to personalinformation about themselves

Loi visant à compléter la législationcanadienne en matière de protection desrenseignements personnels et de droitd’accès des individus aux renseignements

personnels qui les concernent

SHORT TITLE 1 TITRE ABRÉGÉ 1

1 Short title 1 1 Titre abrégé 1

PURPOSE OF ACT 1 OBJET DE LA LOI 1

2 Purpose 1 2 Objet 1

INTERPRETATION 1 DÉFINITIONS 1

3 Definitions 1 3 Définitions 13.01 For greater certainty 4 3.01 Précision 4

DESIGNATION 4 DÉSIGNATION 43.1 Power to designate Minister 4 3.1 Désignation d’un ministre 4

COLLECTION, RETENTION ANDDISPOSAL OF PERSONAL

INFORMATION 4

COLLECTE, CONSERVATION ETRETRAIT DES RENSEIGNEMENTS

PERSONNELS 4

4 Collection of personal information 4 4 Collecte des renseignements personnels 45 Personal information to be collected

directly 55 Origine des renseignements personnels 5

6 Retention of personal information usedfor an administrative purpose 5

6 Conservation des renseignements personnels utilisés à des finsadministratives 5

PROTECTION OF PERSONALINFORMATION 5 PROTECTION DESRENSEIGNEMENTS PERSONNELS 5

7 Use of personal information 5 7 Usage des renseignements personnels 58 Disclosure of personal information 6 8 Communication des renseignements

personnels 69 Record of disclosures to be retained 10 9 Relevé 10

PERSONAL INFORMATION BANKS 10 FICHIERS DE RENSEIGNEMENTSPERSONNELS 10

10 Personal information to be included in personal information banks 10

10 Renseignements personnels versés dansles fichiers de renseignements personnels 10

PERSONAL INFORMATION INDEX 11 RÉPERTOIRE DE

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 1111 Index of personal information 11 11 Publication du répertoire 11

ACCESS TO PERSONALINFORMATION 12

ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTSPERSONNELS 12

R IGHT OF ACCESS 12 DROIT D’ACCÈS 12

12 Right of access 12 12 Droit d’accès 12


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Privacy — March 24, 2015

4


R EQUESTS FOR ACCESS 13 DEMANDES DE COMMUNICATION 13

13 Request for access under paragraph 12(1)(a) 13

13 Demande de communication prévue àl’al. 12(1)a) 13

14 Notice where access requested 13 14 Notification 1315 Extension of time limits 14 15 Prorogation du délai 1416 Where access is refused 14 16 Refus de communication 14

ACCESS 15 EXERCICE DE L’ACCÈS 15

17 Form of access 15 17 Exercice de l’accès 15

EXEMPTIONS 16 EXCEPTIONS 16

EXEMPT BANKS 16 FICHIERS INCONSULTABLES 16

18 Governor in Council may designateexempt banks 16

18 Fichiers inconsultables 16

R ESPONSIBILITIES OF GOVERNMENT 16 R ESPONSABILITÉS DE L’ÉTAT 16

19 Personal information obtained inconfidence 16

19 Renseignements personnels obtenus àtitre confidentiel 16

20 Federal-provincial affairs 17 20 Affaires fédéro-provinciales 1721 International affairs and defence 17 21 Affaires internationales et défense 1722 Law enforcement and investigation 18 22 Enquêtes 1822.1 Information obtained by Privacy

Commissioner 1922.1 Renseignements obtenus par le

Commissaire à la protection de la vie privée 19

22.2 Public Sector Integrity Commissioner 19 22.2 Commissaire à l’intégrité du secteur public 19

22.3 Public Servants Disclosure ProtectionAct 19

22.3 Loi sur la protection des fonctionnairesdivulgateurs d’actes répréhensibles 19

23 Security clearances 20 23 Enquêtes de sécurité 2024 Individuals sentenced for an offence 20 24 Individus condamnés pour une infraction 2025 Safety of individuals 20 25 Sécurité des individus 20

PERSONAL I NFORMATION 21 R ENSEIGNEMENTS PERSONNELS 21

26 Information about another individual 21 26 Renseignements concernant un autreindividu 21

SOLICITOR -CLIENT PRIVILEGE 21 SECRET PROFESSIONNEL DES AVOCATS 21

27 Solicitor-client privilege 21 27 Secret professionnel des avocats 21

MEDICAL R ECORDS 21 DOSSIERS MÉDICAUX 21

28 Medical record 21 28 Dossiers médicaux 21

COMPLAINTS 21 PLAINTES 21

29 Receipt and investigation of complaints 21 29 Réception des plaintes et enquêtes 2130 Written complaint 23 30 Plaintes écrites 23

INVESTIGATIONS 23 ENQUÊTES 23

31 Notice of intention to investigate 23 31 Avis d’enquête 2332 Regulation of procedure 23 32 Procédure 2333 Investigations in private 23 33 Secret des enquêtes 23


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Protection des renseignements personnels — 24 mars 2015

5


34 Powers of Privacy Commissioner incarrying out investigations 23

34 Pouvoirs du Commissaire à la protectionde la vie privée pour la tenue desenquêtes 23

35 Findings and recommendations of

Privacy Commissioner 25

35 Conclusions et recommandations du

Commissaire à la protection de la vie privée 25

REVIEW OF EXEMPT BANKS 26 EXAMEN DES FICHIERSINCONSULTABLES 26

36 Investigation of exempt banks 26 36 Enquêtes sur les fichiers inconsultables 26

REVIEW OF COMPLIANCE WITHSECTIONS 4 TO 8 27

CONTRÔLE D’APPLICATION DESARTICLES 4 À 8 27

37 Investigation in respect of sections 4 to 8 27 37 Enquêtes 27

REPORTS TO PARLIAMENT 27 RAPPORTS AU PARLEMENT 27

38 Annual report 27 38 Rapport annuel 27

39 Special reports 27 39 Rapports spéciaux 2740 Transmission of reports 28 40 Remise des rapports 28

REVIEW BY THE FEDERAL COURT 28 RÉVISION PAR LA COUR FÉDÉRALE 28

41 Review by Federal Court where accessrefused 28

41 Révision par la Cour fédérale dans les casde refus de communication 28

42 Privacy Commissioner may apply or appear 28

42 Exercice du recours par le Commissaire àla protection de la vie privée, etc. 28

43 Application respecting files in exempt banks 29

43 Recours concernant les fichiersinconsultables 29

44 Hearing in summary way 29 44 Procédure sommaire 2945 Access to information 29 45 Accès aux renseignements 29

46 Court to take precautions againstdisclosing 29

46 Précautions à prendre contre ladivulgation 29

47 Burden of proof 30 47 Charge de la preuve 3048 Order of Court where no authorization to

refuse disclosure found 3048 Ordonnance de la Cour dans les cas où le

refus n’est pas autorisé 3049 Order of Court where reasonable grounds

of injury not found 3049 Ordonnance de la Cour dans les cas où le

préjudice n’est pas démontré 3050 Order to remove file from exempt bank 31 50 Ordonnance visant à exclure des dossiers

d’un fichier 3151 Actions relating to international affairs

and defence 3151 Affaires internationales et défense 31

52 Costs 32 52 Frais et dépens 32

OFFICE OF THE PRIVACYCOMMISSIONER 32 COMMISSARIAT À LA PROTECTIONDE LA VIE PRIVÉE 32

PRIVACY COMMISSIONER 32 COMMISSAIRE À LA PROTECTION DE LA VIEPRIVÉE 32

53 Appointment 32 53 Nomination 3254 Rank, powers and duties generally 32 54 Rang, pouvoirs et fonctions 3255 Information Commissioner may be

appointed as Privacy Commissioner 3355 Cumul de postes 33


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6


ASSISTANT PRIVACY COMMISSIONER 34 COMMISSAIRES ADJOINTS À LA PROTECTION DELA VIE PRIVÉE 34

56 Appointment of Assistant Privacy

Commissioner 34

56 Nomination 34

57 Duties generally 34 57 Fonctions 34

STAFF 35 PERSONNEL 35

58 Staff of the Privacy Commissioner 35 58 Personnel 35

DELEGATION 35 DÉLÉGATION 35

59 Delegation by Privacy Commissioner 35 59 Pouvoir de délégation 35

SPECIAL STUDIES 36 ÉTUDES SPÉCIALES 36

60 Special studies 36 60 Études spéciales 36

GENERAL 36 DISPOSITIONS GÉNÉRALES 36

61 Principal office 36 61 Siège 3662 Security requirements 36 62 Normes de sécurité 3663 Confidentiality 37 63 Secret 3764 Disclosure authorized 37 64 Divulgation autorisée 3765 Information not to be disclosed 37 65 Précautions à prendre 3766 No summons 38 66 Non-assignation 3867 Protection of Privacy Commissioner 38 67 Immunité du Commissaire à la protection

de la vie privée 38

OFFENCES 39 INFRACTIONS 39

68 Obstruction 39 68 Entrave 39

EXCLUSIONS 39 EXCLUSIONS 39

69 Act does not apply to certain materials 39 69 Non-application de la loi 3969.1 Canadian Broadcasting Corporation 39 69.1 Société Radio-Canada 3970 Confidences of the Queen’s Privy

Council for Canada 4070 Renseignements confidentiels du Conseil

privé de la Reine pour le Canada 4070.1 Certificate under Canada Evidence Act 40 70.1 Certificat en vertu de la Loi sur la preuve

au Canada 40

GENERAL 42 DISPOSITIONS GÉNÉRALES 42

71 Duties and functions of designatedMinister 42

71 Responsabilités du ministre désigné 42

72 Report to Parliament 43 72 Rapports au Parlement 4373 Delegation by the head of a government

institution 4373 Pouvoir de délégation du responsable

d’une institution 4374 Protection from civil proceeding or from

prosecution 4374 Immunité 43

75 Permanent review of this Act byParliamentary committee 44

75 Examen permanent par un comité parlementaire 44

76 Binding on Crown 44 76 La Couronne est liée 4477 Regulations 44 77 Règlements 44


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7


SCHEDULE

GOVERNMENT INSTITUTIONS 47

ANNEXE

INSTITUTIONS FÉDÉRALES 47

RELATED PROVISIONS 53 DISPOSITIONS CONNEXES 53

AMENDMENTS NOT IN FORCE 55 MODIFICATIONS NON EN VIGUEUR 55


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1

R.S.C., 1985, c. P-21 L.R.C., 1985, ch. P-21

An Act to extend the present laws of Canadathat protect the privacy of individuals andthat provide individuals with a right of access to personal information aboutthemselves

Loi visant à compléter la législation canadienneen matière de protection desrenseignements personnels et de droitd’accès des individus aux renseignements

personnels qui les concernent

SHORT TITLE TITRE ABRÉGÉ

Short title 1. This Act may be cited as the Privacy Act .

1980-81-82-83, c. 111, Sch. II “1”.

1. Loi sur la protection des renseignements

personnels.1980-81-82-83, ch. 111, ann. II « 1 ».

Titre abrégé

PURPOSE OF ACT OBJET DE LA LOI

Purpose 2. The purpose of this Act is to extend the present laws of Canada that protect the privacyof individuals with respect to personal informa-tion about themselves held by a government in-stitution and that provide individuals with aright of access to that information.

1980-81-82-83, c. 111, Sch. II “2”.

2. La présente loi a pour objet de compléter la législation canadienne en matière de protec-tion des renseignements personnels relevant desinstitutions fédérales et de droit d’accès des in-dividus aux renseignements personnels qui lesconcernent.

1980-81-82-83, ch. 111, ann. II « 2 ».

Objet

INTERPRETATION DÉFINITIONS

Definitions 3.

In this Act,

“administrative purpose”« finsadministratives »

“administrative purpose”, in relation to the useof personal information about an individual,means the use of that information in a decisionmaking process that directly affects that indi-vidual;

“alternativeformat”« support de

substitution »

“alternative format”, with respect to personalinformation, means a format that allows a per-son with a sensory disability to read or listen tothe personal information;

“Court”

«

Cour

»

“Court” means the Federal Court;

“designatedMinister”« ministredésigné »

“designated Minister” means a person who isdesignated as the Minister under subsection3.1(1);

“governmentinstitution”« institution

fédérale »

“government institution” means

3.

Les définitions qui suivent s’appliquent àla présente loi.

Définitions

« Commissaire à la protection de la vie privée »Le commissaire nommé en vertu de l’article 53.

« Commissaire àla protection dela vie privée »“ PrivacyCommissioner ”

« Cour » La Cour fédérale. « Cour »“Court ”

« déficience sensorielle » Toute déficience liéeà la vue ou à l’ouïe.

« déficiencesensorielle »“ sensorydisability”

« fichier de renseignements personnels » Toutensemble ou groupement de renseignements

personnels défini à l’article 10.

« fichier derenseignements personnels »“ personal informationbank ”

« fins administratives » Destination de l’usagede renseignements personnels concernant un in-dividu dans le cadre d’une décision le touchantdirectement.

« finsadministratives »“administrative

purpose”


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2

(a) any department or ministry of state of the Government of Canada, or any body or office, listed in the schedule, and

(b) any parent Crown corporation, and anywholly-owned subsidiary of such a corpora-tion, within the meaning of section 83 of the

Financial Administration Act ;“head”« responsabled’institution

fédérale »

“head”, in respect of a government institution,means

(a) in the case of a department or ministry of state, the member of the Queen’s PrivyCouncil for Canada who presides over thedepartment or ministry, or

(b) in any other case, either the person des-ignated under subsection 3.1(2) to be thehead of the institution for the purposes of this Act or, if no such person is designated,

the chief executive officer of the institution,whatever their title;

“personalinformation”« renseignements

personnels »

“personal information” means informationabout an identifiable individual that is recordedin any form including, without restricting thegenerality of the foregoing,

(a) information relating to the race, nationalor ethnic origin, colour, religion, age or mar-ital status of the individual,

(b) information relating to the education or the medical, criminal or employment historyof the individual or information relating to fi-

nancial transactions in which the individualhas been involved,

(c) any identifying number, symbol or other particular assigned to the individual,

(d ) the address, fingerprints or blood type of the individual,

(e) the personal opinions or views of the in-dividual except where they are about another individual or about a proposal for a grant, anaward or a prize to be made to another indi-vidual by a government institution or a part

of a government institution specified in theregulations,

( f ) correspondence sent to a government in-stitution by the individual that is implicitly or explicitly of a private or confidential nature,and replies to such correspondence thatwould reveal the contents of the original cor-respondence,

« institution fédérale »

a) Tout ministère ou département d’État re-levant du gouvernement du Canada, ou toutorganisme, figurant à l’annexe;

b) toute société d’État mère ou filiale à cent

pour cent d’une telle société, au sens de l’ar-ticle 83 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

« institutionfédérale »“ government institution”

« ministre désigné » Personne désignée à titrede ministre en vertu du paragraphe 3.1(1).

« ministredésigné »“designated

Minister ”

« renseignements personnels » Les renseigne-ments, quels que soient leur forme et leur sup-

port, concernant un individu identifiable, no-tamment :

a) les renseignements relatifs à sa race, àson origine nationale ou ethnique, à sa cou-

leur, à sa religion, à son âge ou à sa situationde famille;

b) les renseignements relatifs à son éduca-tion, à son dossier médical, à son casier judi-ciaire, à ses antécédents professionnels ou àdes opérations financières auxquelles il a

participé;

c) tout numéro ou symbole, ou toute autreindication identificatrice, qui lui est propre;

d ) son adresse, ses empreintes digitales ouson groupe sanguin;

e)

ses opinions ou ses idées personnelles, àl’exclusion de celles qui portent sur un autreindividu ou sur une proposition de subven-tion, de récompense ou de prix à octroyer àun autre individu par une institution fédérale,ou subdivision de celle-ci visée par règle-ment;

f ) toute correspondance de nature, implicite-ment ou explicitement, privée ou confiden-tielle envoyée par lui à une institution fédé-rale, ainsi que les réponses de l’institutiondans la mesure où elles révèlent le contenu

de la correspondance de l’expéditeur; g ) les idées ou opinions d’autrui sur lui;

h) les idées ou opinions d’un autre individuqui portent sur une proposition de subven-tion, de récompense ou de prix à lui octroyer

par une institution, ou subdivision de celle-ci, visée à l’alinéa e), à l’exclusion du nom

« renseignements personnels »“ personal information”


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3

( g ) the views or opinions of another individ-ual about the individual,

(h) the views or opinions of another individ-ual about a proposal for a grant, an award or a prize to be made to the individual by an in-stitution or a part of an institution referred to

in paragraph (e), but excluding the name of the other individual where it appears with theviews or opinions of the other individual,and

(i) the name of the individual where it appears with other personal information relat-ing to the individual or where the disclosureof the name itself would reveal informationabout the individual,

but, for the purposes of sections 7, 8 and 26 andsection 19 of the Access to Information Act ,does not include

( j) information about an individual who is or was an officer or employee of a governmentinstitution that relates to the position or func-tions of the individual including,

(i) the fact that the individual is or was anofficer or employee of the government in-stitution,

(ii) the title, business address and tele- phone number of the individual,

(iii) the classification, salary range and re-sponsibilities of the position held by the

individual,(iv) the name of the individual on a docu-ment prepared by the individual in thecourse of employment, and

(v) the personal opinions or views of theindividual given in the course of employ-ment,

(k ) information about an individual who isor was performing services under contractfor a government institution that relates tothe services performed, including the terms

of the contract, the name of the individualand the opinions or views of the individualgiven in the course of the performance of those services,

(l ) information relating to any discretionary benefit of a financial nature, including thegranting of a licence or permit, conferred onan individual, including the name of the indi-

de cet autre individu si ce nom est mentionnéavec les idées ou opinions;

i) son nom lorsque celui-ci est mentionnéavec d’autres renseignements personnels leconcernant ou lorsque la seule divulgation dunom révélerait des renseignements à son su-

jet;toutefois, il demeure entendu que, pour l’appli-cation des articles 7, 8 et 26, et de l’article 19de la Loi sur l’accès à l’information, les rensei-gnements personnels ne comprennent pas lesrenseignements concernant :

j) un cadre ou employé, actuel ou ancien,d’une institution fédérale et portant sur son

poste ou ses fonctions, notamment :

(i) le fait même qu’il est ou a été employé par l’institution,

(ii)

son titre et les adresse et numéro detéléphone de son lieu de travail,

(iii) la classification, l’éventail des sa-laires et les attributions de son poste,

(iv)

son nom lorsque celui-ci figure sur undocument qu’il a établi au cours de sonemploi,

(v) les idées et opinions personnelles qu’ila exprimées au cours de son emploi;

k ) un individu qui, au titre d’un contrat, as-sure ou a assuré la prestation de services à

une institution fédérale et portant sur la na-ture de la prestation, notamment les condi-tions du contrat, le nom de l’individu ainsique les idées et opinions personnelles qu’il aexprimées au cours de la prestation;

l ) des avantages financiers facultatifs, no-tamment la délivrance d’un permis ou d’unelicence accordés à un individu, y compris lenom de celui-ci et la nature précise de cesavantages;

m) un individu décédé depuis plus de vingtans.

«

responsable d’institution fédérale

»

a) Le membre du Conseil privé de la Reine pour le Canada sous l’autorité duquel est pla-cé un ministère ou un département d’État;

b) la personne désignée en vertu du para-graphe 3.1(2) à titre de responsable, pour l’application de la présente loi, d’une institu-

« responsabled’institutionfédérale »“head ”


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4

vidual and the exact nature of the benefit,and

(m) information about an individual who has been dead for more than twenty years;

“personalinformation

bank”« fichier derenseignements

personnels »

“personal information bank” means a collection

or grouping of personal information describedin section 10;

“PrivacyCommissioner”« Commissaire àla protection dela vie privée »

“Privacy Commissioner” means the Commis-sioner appointed under section 53;

“sensorydisability”« déficience

sensorielle »

“sensory disability” means a disability that re-lates to sight or hearing.

R.S., 1985, c. P-21, s. 3; 1992, c. 1, s. 144(F), c. 21, s. 34;2002, c. 8, s. 183; 2006, c. 9, s. 181.

tion fédérale autre que celles visées à l’alinéaa) ou, en l’absence d’une telle désignation, le

premier dirigeant de l’institution, quel quesoit son titre.

« support de substitution » Tout support permet-tant à une personne ayant une déficience senso-

rielle de lire ou d’écouter des renseignements personnels.

L.R. (1985), ch. P-21, art. 3; 1992, ch. 1, art. 144(F), ch.21, art. 34; 2002, ch. 8, art. 183; 2006, ch. 9, art. 181.

« support desubstitution »“alternative

format ”

For greater certainty

3.01 (1) For greater certainty, any provision

of this Act that applies to a government institu-tion that is a parent Crown corporation appliesto any of its wholly-owned subsidiaries withinthe meaning of section 83 of the Financial Ad-ministration Act .

3.01 (1) Il est entendu que toute disposition

de la présente loi qui s’applique à une institu-tion fédérale qui est une société d’État mères’applique également à ses filiales à cent pour cent au sens de l’article 83 de la Loi sur la ges-tion des finances publiques.

Précision

For greater certainty

(2) For greater certainty, the Canadian RaceRelations Foundation and the Public Sector Pension Investment Board are parent Crowncorporations for the purposes of this Act.

2006, c. 9, s. 182.

(2) Il est entendu que la Fondation cana-dienne des relations raciales et l’Office d’inves-tissement des régimes de pensions du secteur

public sont des sociétés d’État mères pour l’application de la présente loi.

2006, ch. 9, art. 182.

Précision

DESIGNATION DÉSIGNATION

Power todesignateMinister

3.1 (1) The Governor in Council may desig-nate a member of the Queen’s Privy Councilfor Canada to be the Minister for the purposesof any provision of this Act.

3.1 (1) Le gouverneur en conseil peut dési-gner tout membre du Conseil privé de la Reine

pour le Canada à titre de ministre pour l’appli-cation de toute disposition de la présente loi.

Désignationd’un ministre

Power todesignate head

(2) The Governor in Council may, by order,designate a person to be the head of a govern-ment institution, other than a department or ministry of state, for the purposes of this Act.

2006, c. 9, s. 182.

(2) Il peut aussi désigner, par décret, toute personne à titre de responsable d’une institutionfédérale — autre qu’un ministère ou un dépar-tement d’État — pour l’application de la pré-sente loi.

2006, ch. 9, art. 182.

Désignation duresponsabled’une institutionfédérale

COLLECTION, RETENTION ANDDISPOSAL OF PERSONAL INFORMATION

COLLECTE, CONSERVATION ETRETRAIT DES RENSEIGNEMENTS

PERSONNELS

Collection of personalinformation

4. No personal information shall be collect-ed by a government institution unless it relatesdirectly to an operating program or activity of the institution.

1980-81-82-83, c. 111, Sch. II “4”.

4. Les seuls renseignements personnels que peut recueillir une institution fédérale sont ceuxqui ont un lien direct avec ses programmes ouses activités.

1980-81-82-83, ch. 111, ann. II « 4 ».

Collecte desrenseignements personnels


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5

Personalinformation to be collecteddirectly

5. (1) A government institution shall, wher-ever possible, collect personal information thatis intended to be used for an administrative pur-

pose directly from the individual to whom it re-lates except where the individual authorizesotherwise or where personal information may

be disclosed to the institution under subsection8(2).

5. (1) Une institution fédérale est tenue derecueillir auprès de l’individu lui-même,chaque fois que possible, les renseignements

personnels destinés à des fins administratives leconcernant, sauf autorisation contraire de l’in-dividu ou autres cas d’autorisation prévus au

paragraphe 8(2).

Origine desrenseignements personnels

Individual to beinformed of purpose

(2) A government institution shall informany individual from whom the institution col-lects personal information about the individualof the purpose for which the information is be-ing collected.

(2) Une institution fédérale est tenue d’in-former l’individu auprès de qui elle recueilledes renseignements personnels le concernantdes fins auxquelles ils sont destinés.

Mise au courantde l’intéressé

Exception (3) Subsections (1) and (2) do not applywhere compliance therewith might

(a) result in the collection of inaccurate in-formation; or

(b)

defeat the purpose or prejudice the usefor which information is collected.

1980-81-82-83, c. 111, Sch. II “5”.

(3) Les paragraphes (1) et (2) ne s’appliquent pas dans les cas où leur observationrisquerait :

a) soit d’avoir pour résultat la collecte derenseignements inexacts;

b) soit de contrarier les fins ou de compro-mettre l’usage auxquels les renseignementssont destinés.

1980-81-82-83, ch. 111, ann. II « 5 ».

Exceptions

Retention of personalinformation usedfor anadministrative purpose

6. (1) Personal information that has beenused by a government institution for an admin-istrative purpose shall be retained by the insti-tution for such period of time after it is so usedas may be prescribed by regulation in order toensure that the individual to whom it relates hasa reasonable opportunity to obtain access to theinformation.

6. (1) Les renseignements personnels utili-sés par une institution fédérale à des fins admi-nistratives doivent être conservés après usage

par l’institution pendant une période, détermi-née par règlement, suffisamment longue pour

permettre à l’individu qu’ils concernent d’exer-cer son droit d’accès à ces renseignements.

Conservationdes renseigne-ments personnelsutilisés à desfins administra-tives

Accuracy of personalinformation

(2) A government institution shall take allreasonable steps to ensure that personal infor-mation that is used for an administrative pur-

pose by the institution is as accurate, up-to-dateand complete as possible.

(2) Une institution fédérale est tenue deveiller, dans la mesure du possible, à ce que lesrenseignements personnels qu’elle utilise à desfins administratives soient à jour, exacts etcomplets.

Exactitude desrenseignements

Disposal of personalinformation

(3) A government institution shall dispose of personal information under the control of theinstitution in accordance with the regulationsand in accordance with any directives or guide-lines issued by the designated minister in rela-tion to the disposal of that information.

1980-81-82-83, c. 111, Sch. II “6”.

(3) Une institution fédérale procède au re-trait des renseignements personnels qui relèventd’elle conformément aux règlements et aux ins-tructions ou directives applicables du ministredésigné.

1980-81-82-83, ch. 111, ann. II « 6 ».

Retrait desrenseignements personnels

PROTECTION OF PERSONALINFORMATION

PROTECTION DES RENSEIGNEMENTSPERSONNELS

Use of personalinformation

7. Personal information under the control of a government institution shall not, without theconsent of the individual to whom it relates, beused by the institution except

7. À défaut du consentement de l’individuconcerné, les renseignements personnels rele-vant d’une institution fédérale ne peuvent servir à celle-ci :

Usage desrenseignements personnels


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6

(a) for the purpose for which the informa-tion was obtained or compiled by the institu-tion or for a use consistent with that purpose;or

(b) for a purpose for which the informationmay be disclosed to the institution under sub-

section 8(2).1980-81-82-83, c. 111, Sch. II “7”.

a) qu’aux fins auxquelles ils ont été re-cueillis ou préparés par l’institution de mêmeque pour les usages qui sont compatiblesavec ces fins;

b) qu’aux fins auxquelles ils peuvent lui êtrecommuniqués en vertu du paragraphe 8(2).

1980-81-82-83, ch. 111, ann. II « 7 ».

Disclosure of personalinformation

8. (1) Personal information under the con-trol of a government institution shall not, with-out the consent of the individual to whom it re-lates, be disclosed by the institution except inaccordance with this section.

8. (1) Les renseignements personnels quirelèvent d’une institution fédérale ne peuventêtre communiqués, à défaut du consentementde l’individu qu’ils concernent, que conformé-ment au présent article.

Communicationdes renseigne-ments personnels

Where personalinformation may be disclosed

(2) Subject to any other Act of Parliament, personal information under the control of agovernment institution may be disclosed

(a) for the purpose for which the informa-

tion was obtained or compiled by the institu-tion or for a use consistent with that purpose;

(b) for any purpose in accordance with anyAct of Parliament or any regulation madethereunder that authorizes its disclosure;

(c) for the purpose of complying with a subpoena or warrant issued or order made by acourt, person or body with jurisdiction tocompel the production of information or for the purpose of complying with rules of courtrelating to the production of information;

(d ) to the Attorney General of Canada for

use in legal proceedings involving the Crownin right of Canada or the Government of Canada;

(e) to an investigative body specified in theregulations, on the written request of the

body, for the purpose of enforcing any law of Canada or a province or carrying out a law-ful investigation, if the request specifies the

purpose and describes the information to bedisclosed;

( f ) under an agreement or arrangement be-tween the Government of Canada or an insti-tution thereof and the government of a

province, the council of the Westbank First Nation, the council of a participating First Nation — as defined in subsection 2(1) of the First Nations Jurisdiction over Educationin British Columbia Act —, the governmentof a foreign state, an international organiza-tion of states or an international organization

(2) Sous réserve d’autres lois fédérales, lacommunication des renseignements personnelsqui relèvent d’une institution fédérale est auto-risée dans les cas suivants :

a)

communication aux fins auxquelles ilsont été recueillis ou préparés par l’institutionou pour les usages qui sont compatibles avecces fins;

b) communication aux fins qui sontconformes avec les lois fédérales ou ceux deleurs règlements qui autorisent cette commu-nication;

c) communication exigée par subpoena,mandat ou ordonnance d’un tribunal, d’une

personne ou d’un organisme ayant le pouvoir de contraindre à la production de renseigne-

ments ou exigée par des règles de procédurese rapportant à la production de renseigne-ments;

d ) communication au procureur général duCanada pour usage dans des poursuites judi-ciaires intéressant la Couronne du chef duCanada ou le gouvernement fédéral;

e) communication à un organisme d’enquêtedéterminé par règlement et qui en fait la de-mande par écrit, en vue de faire respecter deslois fédérales ou provinciales ou pour la te-nue d’enquêtes licites, pourvu que la de-

mande précise les fins auxquelles les rensei-gnements sont destinés et la nature desrenseignements demandés;

f ) communication aux termes d’accords oud’ententes conclus d’une part entre le gou-vernement du Canada ou l’un de ses orga-nismes et, d’autre part, le gouvernementd’une province ou d’un État étranger, une or-

Cas d’autorisa-tion


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7

established by the governments of states, or any institution of any such government or or-ganization, for the purpose of administeringor enforcing any law or carrying out a lawfulinvestigation;

( g ) to a member of Parliament for the pur-

pose of assisting the individual to whom theinformation relates in resolving a problem;

(h) to officers or employees of the institu-tion for internal audit purposes, or to the of-fice of the Comptroller General or any other

person or body specified in the regulationsfor audit purposes;

(i) to the Library and Archives of Canadafor archival purposes;

( j) to any person or body for research or sta-tistical purposes if the head of the govern-

ment institution(i) is satisfied that the purpose for whichthe information is disclosed cannot reason-ably be accomplished unless the informa-tion is provided in a form that would iden-tify the individual to whom it relates, and

(ii) obtains from the person or body awritten undertaking that no subsequentdisclosure of the information will be madein a form that could reasonably be expect-ed to identify the individual to whom it re-lates;

(k )

to any aboriginal government, associa-tion of aboriginal people, Indian band, gov-ernment institution or part thereof, or to any

person acting on behalf of such government,association, band, institution or part thereof,for the purpose of researching or validatingthe claims, disputes or grievances of any of the aboriginal peoples of Canada;

(l ) to any government institution for the purpose of locating an individual in order to col-lect a debt owing to Her Majesty in right of Canada by that individual or make a payment

owing to that individual by Her Majesty inright of Canada; and

(m) for any purpose where, in the opinion of the head of the institution,

(i) the public interest in disclosure clearlyoutweighs any invasion of privacy thatcould result from the disclosure, or

ganisation internationale d’États ou de gou-vernements, le conseil de la première nationde Westbank, le conseil de la première na-tion participante — au sens du paragraphe2(1) de la Loi sur la compétence des pre-mières nations en matière d’éducation en

Colombie-Britannique — ou l’un de leurs or-ganismes, en vue de l’application des lois ou pour la tenue d’enquêtes licites;

g ) communication à un parlementaire fédé-ral en vue d’aider l’individu concerné par lesrenseignements à résoudre un problème;

h) communication pour vérification interneau personnel de l’institution ou pour vérifica-tion comptable au bureau du contrôleur gé-néral ou à toute personne ou tout organismedéterminé par règlement;

i) communication à Bibliothèque et Ar-

chives du Canada pour dépôt;

j) communication à toute personne ou à toutorganisme, pour des travaux de recherche oude statistique, pourvu que soient réalisées lesdeux conditions suivantes :

(i) le responsable de l’institution estconvaincu que les fins auxquelles les ren-seignements sont communiqués ne

peuvent être normalement atteintes que siles renseignements sont donnés sous uneforme qui permette d’identifier l’individuqu’ils concernent,

(ii) la personne ou l’organisme s’engagent par écrit auprès du responsable de l’insti-tution à s’abstenir de toute communicationultérieure des renseignements tant que leur forme risque vraisemblablement de per-mettre l’identification de l’individu qu’ilsconcernent;

k ) communication à tout gouvernement au-tochtone, association d’autochtones, banded’Indiens, institution fédérale ou subdivisionde celle-ci, ou à leur représentant, en vue del’établissement des droits des peuples au-tochtones ou du règlement de leurs griefs;

l ) communication à toute institution fédéraleen vue de joindre un débiteur ou un créancier de Sa Majesté du chef du Canada et de re-couvrer ou d’acquitter la créance;


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8

(ii) disclosure would clearly benefit theindividual to whom the information re-lates.

m) communication à toute autre fin dans lescas où, de l’avis du responsable de l’institu-tion :

(i) des raisons d’intérêt public justifie-raient nettement une éventuelle violationde la vie privée,

(ii) l’individu concerné en tirerait unavantage certain.

Personalinformationdisclosed byLibrary andArchives of Canada

(3) Subject to any other Act of Parliament, personal information under the custody or con-trol of the Library and Archives of Canada thathas been transferred there by a government in-stitution for historical or archival purposes may

be disclosed in accordance with the regulationsto any person or body for research or statistical

purposes.

(3) Sous réserve des autres lois fédérales, lesrenseignements personnels qui relèvent de Bi-

bliothèque et Archives du Canada et qui y ontété versés pour dépôt ou à des fins historiques

par une institution fédérale peuvent être com-muniqués conformément aux règlements pour des travaux de recherche ou de statistique.

Communication par Bibliothèqueet Archives duCanada

Copies of requests under

paragraph (2)(e)to be retained

(4) The head of a government institution

shall retain a copy of every request received bythe government institution under paragraph (2)(e) for such period of time as may be prescribed

by regulation, shall keep a record of any infor-mation disclosed pursuant to the request for such period of time as may be prescribed byregulation and shall, on the request of the Pri-vacy Commissioner, make those copies andrecords available to the Privacy Commissioner.

(4) Le responsable d’une institution fédérale

conserve, pendant la période prévue par les rè-glements, une copie des demandes reçues par l’institution en vertu de l’alinéa (2)e) ainsiqu’une mention des renseignements communi-qués et, sur demande, met cette copie et cettemention à la disposition du Commissaire à la

protection de la vie privée.

Copie desdemandes faites

en vertu de l’al.(2)e)

Notice of disclosure under paragraph (2)(m)

(5) The head of a government institutionshall notify the Privacy Commissioner in writ-ing of any disclosure of personal informationunder paragraph (2)(m) prior to the disclosurewhere reasonably practicable or in any other case forthwith on the disclosure, and the Priva-cy Commissioner may, if the Commissioner deems it appropriate, notify the individual towhom the information relates of the disclosure.

(5) Dans le cas prévu à l’alinéa (2)m), le responsable de l’institution fédérale concernéedonne un préavis écrit de la communication desrenseignements personnels au Commissaire à la

protection de la vie privée si les circonstancesle justifient; sinon, il en avise par écrit le Com-missaire immédiatement après la communica-tion. La décision de mettre au courant l’indivi-du concerné est laissée à l’appréciation duCommissaire.

Avis decommunicationdans le cas del’al. (2)m)

Definition of “Indian band”

(6) In paragraph (2)(k ), “Indian band”means

(a) a band, as defined in the Indian Act ;

(b) a band, as defined in the Cree-Naskapi(of Quebec) Act , chapter 18 of the Statutes of

Canada, 1984;(c) the Band, as defined in the Sechelt Indi-an Band Self-Government Act , chapter 27 of the Statutes of Canada, 1986; or

(d ) a first nation named in Schedule II to theYukon First Nations Self-Government Act .

(6) L’expression « bande d’Indiens » à l’ali-néa (2)k ) désigne :

a) soit une bande au sens de la Loi sur les Indiens;

b) soit une bande au sens de la Loi sur les

Cris et les Naskapis du Québec, chapitre 18des Statuts du Canada de 1984;

c) soit la bande au sens de la Loi sur l’auto-nomie gouvernementale de la bande indienne sechelte, chapitre 27 des Statuts du Canadade 1986;

Définition de« banded’Indiens »


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9

d ) la première nation dont le nom figure àl’annexe II de la Loi sur l’autonomie gouver-nementale des premières nations du Yukon.

Definition of “aboriginalgovernment”

(7) The expression “aboriginal government”in paragraph (2)(k ) means

(a)

Nisga’a Government, as defined in the Nisga’a Final Agreement given effect by the Nisga’a Final Agreement Act ;

(b) the council of the Westbank First Na-tion;

(c) the Tlicho Government, as defined insection 2 of the Tlicho Land Claims and Self-Government Act ;

(d ) the Nunatsiavut Government, as definedin section 2 of the Labrador Inuit Land Claims Agreement Act ;

(e) the council of a participating First Nationas defined in subsection 2(1) of the First Na-tions Jurisdiction over Education in BritishColumbia Act ;

( f ) the Tsawwassen Government, as definedin subsection 2(2) of the Tsawwassen First Nation Final Agreement Act ;

( g ) a Maanulth Government, within themeaning of subsection 2(2) of the Maanulth First Nations Final Agreement Act ; or

(h) Sioux Valley Dakota Oyate Government,within the meaning of subsection 2(2) of the

Sioux Valley Dakota Nation Governance Act .

(7) L’expression « gouvernement autoch-tone » à l’alinéa (2)k ) s’entend :

a)

du gouvernement nisga’a, au sens del’Accord définitif nisga’a mis en vigueur par la Loi sur l’Accord définitif nisga’a;

b) du conseil de la première nation de West- bank;

c) du gouvernement tlicho, au sens de l’ar-ticle 2 de la Loi sur les revendications terri-toriales et l’autonomie gouvernementale du peuple tlicho;

d ) du gouvernement nunatsiavut, au sens del’article 2 de la Loi sur l’Accord sur les re-vendications territoriales des Inuit du Labra-

dor ;e) du conseil de la première nation partici-

pante, au sens du paragraphe 2(1) de la Loi sur la compétence des premières nations enmatière d’éducation en Colombie-Britan-nique;

f ) du gouvernement tsawwassen, au sens du paragraphe 2(2) de la Loi sur l’accord défini-tif concernant la Première Nation de Tsaw-wassen;

g ) de tout gouvernement maanulth, au sens

du paragraphe 2(2) de la Loi sur l’accord dé- finitif concernant les premières nations maa-nulthes;

h) du gouvernement de l’oyate dakota deSioux Valley, au sens du paragraphe 2(2) dela Loi sur la gouvernance de la nation dako-ta de Sioux Valley.

Définition de« gouvernementautochtone »

Definition of “council of theWestbank First Nation”

(8) The expression “council of the Westbank First Nation” in paragraphs (2)( f ) and (7)(b)means the council, as defined in the Westbank First Nation Self-Government Agreement giveneffect by the Westbank First Nation Self-Gov-

ernment Act .R.S., 1985, c. P-21, s. 8; R.S., 1985, c. 20 (2nd Supp.), s.13, c. 1 (3rd Supp.), s. 12; 1994, c. 35, s. 39; 2000, c. 7, s.26; 2004, c. 11, s. 37, c. 17, s. 18; 2005, c. 1, ss. 106, 109,c. 27, ss. 21, 25; 2006, c. 10, s. 33; 2008, c. 32, s. 30; 2009,c. 18, s. 23; 2014, c. 1, s. 19.

(8) L’expression « conseil de la première na-tion de Westbank » aux alinéas (2) f ) et (7)b)s’entend du conseil au sens de l’Accord d’auto-nomie gouvernementale de la première nationde Westbank mis en vigueur par la Loi sur l’au-

tonomie gouvernementale de la première na-tion de Westbank .

L.R. (1985), ch. P-21, art. 8; L.R. (1985), ch. 20 (2e suppl.),art. 13, ch. 1 (3e suppl.), art. 12; 1994, ch. 35, art. 39; 2000,ch. 7, art. 26; 2004, ch. 11, art. 37, ch. 17, art. 18; 2005, ch.1, art. 106 et 109, ch. 27, art. 21 et 25; 2006, ch. 10, art. 33;2008, ch. 32, art. 30; 2009, ch. 18, art. 23; 2014, ch. 1, art.19.

Définition de« conseil de la première nationde Westbank »


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10

Record of disclosures to beretained

9. (1) The head of a government institutionshall retain a record of any use by the institu-tion of personal information contained in a per-sonal information bank or any use or purposefor which that information is disclosed by theinstitution where the use or purpose is not in-

cluded in the statements of uses and purposesset forth pursuant to subparagraph 11(1)(a)(iv)and subsection 11(2) in the index referred to insection 11, and shall attach the record to the

personal information.

9. (1) Le responsable d’une institution fédé-rale fait un relevé des cas d’usage, par son ins-titution, de renseignements personnels versésdans un fichier de renseignements personnels,ainsi que des usages ou fins auxquels ils ont étécommuniqués par son institution si ceux-ci ne

figurent pas parmi les usages et fins énumérésdans le répertoire prévu au paragraphe 11(1),en vertu du sous-alinéa 11(1)a)(iv) et du para-graphe 11(2); il joint le relevé aux renseigne-ments personnels.

Relevé

Limitation (2) Subsection (1) does not apply in respectof information disclosed pursuant to paragraph8(2)(e).

(2) Le paragraphe (1) ne s’applique pas auxrenseignements communiqués en vertu de l’ali-néa 8(2)e).

Exception

Record forms part of personalinformation

(3) For the purposes of this Act, a record re-tained under subsection (1) shall be deemed toform part of the personal information to whichit is attached.

(3) Le relevé mentionné au paragraphe (1)devient lui-même un renseignement personnelqui fait partie des renseignements personnelsutilisés ou communiqués.

Appartenance durelevé auxrenseignements personnels

Consistent uses (4)

Where personal information in a person-al information bank under the control of a gov-ernment institution is used or disclosed for ause consistent with the purpose for which theinformation was obtained or compiled by theinstitution but the use is not included in thestatement of consistent uses set forth pursuantto subparagraph 11(1)(a)(iv) in the index re-ferred to in section 11, the head of the govern-ment institution shall

(a) forthwith notify the Privacy Commis-sioner of the use for which the information

was used or disclosed; and(b) ensure that the use is included in the nextstatement of consistent uses set forth in theindex.

1980-81-82-83, c. 111, Sch. II “9”; 1984, c. 21, s. 89.

(4)

Dans les cas où des renseignements per-sonnels versés dans un fichier de renseigne-ments personnels relevant d’une institution fé-dérale sont destinés à un usage, oucommuniqués pour un usage, compatible avecles fins auxquelles les renseignements ont étérecueillis ou préparés par l’institution, mais quel’usage n’est pas l’un de ceux qui, en vertu dusous-alinéa 11(1)a)(iv), sont indiqués commeusages compatibles dans le répertoire visé au

paragraphe 11(1), le responsable de l’institutionfédérale est tenu :

a)

d’aviser immédiatement le Commissaireà la protection de la vie privée de l’usage quia été fait des renseignements ou pour lequelils ont été communiqués;

b) de faire insérer une mention de cet usagedans la liste des usages compatibles énumé-rés dans l’édition suivante du répertoire.

1980-81-82-83, ch. 111, ann. II « 9 »; 1984, ch. 21, art. 89.

Usagescompatibles

PERSONAL INFORMATION BANKS FICHIERS DE RENSEIGNEMENTSPERSONNELS

Personal

information to be included in personalinformation banks

10. (1) The head of a government institu-

tion shall cause to be included in personal in-formation banks all personal information under the control of the government institution that

(a) has been used, is being used or is avail-able for use for an administrative purpose; or

(b) is organized or intended to be retrieved by the name of an individual or by an identi-

10. (1) Le responsable d’une institution fé-

dérale veille à ce que soient versés dans des fi-chiers de renseignements personnels tous lesrenseignements personnels qui relèvent de soninstitution et qui :

a) ont été, sont ou peuvent être utilisés à desfins administratives;

Renseignements

personnelsversés dans lesfichiers derenseignements personnels


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fying number, symbol or other particular as-signed to an individual.

b) sont marqués de façon à pouvoir être re-trouvés par référence au nom d’un individuou à un numéro, symbole ou autre indicationidentificatrice propre à cet individu.

Exception for Library andArchives of Canada

(2) Subsection (1) does not apply in respectof personal information under the custody or

control of the Library and Archives of Canadathat has been transferred there by a governmentinstitution for historical or archival purposes.

R.S., 1985, c. P-21, s. 10; R.S., 1985, c. 1 (3rd Supp.), s.12; 2004, c. 11, s. 38.

(2) Le paragraphe (1) ne s’applique pas auxrenseignements personnels qui relèvent de Bi-

bliothèque et Archives du Canada et qui y ontété versés par une institution fédérale pour dé-

pôt ou à des fins historiques.

L.R. (1985), ch. P-21, art. 10; L.R. (1985), ch. 1 (3e suppl.),art. 12; 2004, ch. 11, art. 38.

Exception :Bibliothèque etArchives duCanada

PERSONAL INFORMATION INDEX RÉPERTOIRE DE RENSEIGNEMENTSPERSONNELS

Index of personalinformation

11. (1) The designated Minister shall causeto be published on a periodic basis not less fre-quently than once each year, an index of

(a) all personal information banks setting

forth, in respect of each bank,(i) the identification and a description of the bank, the registration number assignedto it by the designated Minister pursuant to

paragraph 71(1)(b) and a description of the class of individuals to whom personalinformation contained in the bank relates,

(ii) the name of the government institu-tion that has control of the bank,

(iii) the title and address of the appropri-ate officer to whom requests relating to

personal information contained in the bank should be sent,

(iv) a statement of the purposes for which personal information in the bank was ob-tained or compiled and a statement of theuses consistent with those purposes for which the information is used or disclosed,

(v) a statement of the retention and disposal standards applied to personal infor-mation in the bank, and

(vi) an indication, where applicable, thatthe bank was designated as an exempt

bank by an order under section 18 and the provision of section 21 or 22 on the basisof which the order was made; and

(b) all classes of personal information under the control of a government institution thatare not contained in personal information

banks, setting forth in respect of each class

11. (1) Le ministre désigné fait publier, se-lon une périodicité au moins annuelle, un réper-toire :

a) d’une part, de tous les fichiers de rensei-

gnements personnels, donnant, pour chaquefichier, les indications suivantes :

(i) sa désignation, son contenu, la cote quilui a été attribuée par le ministre désigné,conformément à l’alinéa 71(1)b), ainsi quela désignation des catégories d’individussur qui portent les renseignements person-nels qui y sont versés,

(ii) le nom de l’institution fédérale de quiil relève,

(iii) les titre et adresse du fonctionnairechargé de recevoir les demandes de com-munication des renseignements personnelsqu’il contient,

(iv) l’énumération des fins auxquelles lesrenseignements personnels qui y sont ver-sés ont été recueillis ou préparés de mêmeque l’énumération des usages, compatiblesavec ces fins, auxquels les renseignementssont destinés ou pour lesquels ils sontcommuniqués,

(v) l’énumération des critères qui s’appliquent à la conservation et au retrait des

renseignements personnels qui y sont ver-sés,

(vi) s’il y a lieu, le fait qu’il a fait l’objetd’un décret pris en vertu de l’article 18 etla mention de la disposition des articles 21ou 22 sur laquelle s’appuie le décret;

b) d’autre part, de toutes les catégories derenseignements personnels qui relèvent

Publication durépertoire


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12

(i) a description of the class in sufficientdetail to facilitate the right of access under this Act, and

(ii) the title and address of the appropriateofficer for each government institution towhom requests relating to personal infor-

mation within the class should be sent.

d’une institution fédérale mais ne sont pasversés dans des fichiers de renseignements

personnels, donnant, pour chaque catégorie,les indications suivantes :

(i) son contenu, en termes suffisamment précis pour faciliter l’exercice du droit

d’accès prévu par la présente loi,(ii) les titre et adresse du fonctionnaire del’institution chargé de recevoir les de-mandes de communication des renseigne-ments personnels qu’elle contient.

Statement of uses and purposes

(2) The designated Minister may set forth inthe index referred to in subsection (1) a state-ment of any of the uses and purposes, not in-cluded in the statements made pursuant to sub-

paragraph (1)(a)(iv), for which personalinformation contained in any of the personal in-formation banks referred to in the index is used

or disclosed on a regular basis.

(2) Le ministre désigné peut insérer, dans lerépertoire, des usages ou fins non prévus ausous-alinéa (1)a)(iv) mais s’appliquant, dans lecadre de communications courantes, à des ren-seignements personnels versés dans les fichiersde renseignements personnels.

Énumération desusages et fins

Index to bemade available

(3) The designated Minister shall cause theindex referred to in subsection (1) to be madeavailable throughout Canada in conformitywith the principle that every person is entitledto reasonable access to the index.

1980-81-82-83, c. 111, Sch. II “11”.

(3) Le ministre désigné est responsable de ladiffusion du répertoire dans tout le Canada,étant entendu que toute personne a le droit d’en

prendre normalement connaissance.

1980-81-82-83, ch. 111, ann. II « 11 ».

Diffusion

ACCESS TO PERSONAL INFORMATION ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTSPERSONNELS

R IGHT OF ACCESS DROIT D’ACCÈS

Right of access 12.

(1)

Subject to this Act, every individualwho is a Canadian citizen or a permanent resi-dent within the meaning of subsection 2(1) of the Immigration and Refugee Protection Act has a right to and shall, on request, be given ac-cess to

(a) any personal information about the indi-vidual contained in a personal information

bank; and

(b) any other personal information about theindividual under the control of a governmentinstitution with respect to which the individ-

ual is able to provide sufficiently specific in-formation on the location of the informationas to render it reasonably retrievable by thegovernment institution.

12.

(1)

Sous réserve des autres dispositionsde la présente loi, tout citoyen canadien et toutrésident permanent au sens du paragraphe 2(1)de la Loi sur l’immigration et la protection desréfugiés ont le droit de se faire communiquer sur demande :

a) les renseignements personnels le concer-nant et versés dans un fichier de renseigne-ments personnels;

b) les autres renseignements personnels leconcernant et relevant d’une institution fédé-rale, dans la mesure où il peut fournir sur

leur localisation des indications suffisam-ment précises pour que l’institution fédérale puisse les retrouver sans problèmes sérieux.

Droit d’accès

Other rightsrelating to personalinformation

(2) Every individual who is given access un-der paragraph (1)(a) to personal informationthat has been used, is being used or is available

(2) Tout individu qui reçoit communication,en vertu de l’alinéa (1)a), de renseignements

personnels qui ont été, sont ou peuvent être uti-lisés à des fins administratives, a le droit :

Autres droits


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for use for an administrative purpose is entitledto

(a) request correction of the personal infor-mation where the individual believes there isan error or omission therein;

(b)

require that a notation be attached to theinformation reflecting any correction re-quested but not made; and

(c) require that any person or body to whomthat information has been disclosed for usefor an administrative purpose within twoyears prior to the time a correction is re-quested or a notation is required under thissubsection in respect of that information

(i) be notified of the correction or nota-tion, and

(ii) where the disclosure is to a govern-

ment institution, the institution make thecorrection or notation on any copy of theinformation under its control.

a) de demander la correction des renseigne-ments personnels le concernant qui, selonlui, sont erronés ou incomplets;

b) d’exiger, s’il y a lieu, qu’il soit fait men-tion des corrections qui ont été demandéesmais non effectuées;

c) d’exiger :

(i) que toute personne ou tout organisme àqui ces renseignements ont été communi-qués pour servir à des fins administrativesdans les deux ans précédant la demande decorrection ou de mention des correctionsnon effectuées soient avisés de la correc-tion ou de la mention,

(ii) que l’organisme, s’il s’agit d’une ins-titution fédérale, effectue la correction ou

porte la mention sur toute copie de docu-

ment contenant les renseignements qui re-lèvent de lui.

Extension of right of access by order

(3) The Governor in Council may, by order,extend the right to be given access to personalinformation under subsection (1) to include in-dividuals not referred to in that subsection andmay set such conditions as the Governor inCouncil deems appropriate.

R.S., 1985, c. P-21, s. 12; 2001, c. 27, s. 269.

(3) Le gouverneur en conseil peut, par dé-cret, étendre, conditionnellement ou non, ledroit d’accès visé au paragraphe (1) à des indi-vidus autres que ceux qui y sont mentionnés.

L.R. (1985), ch. P-21, art. 12; 2001, ch. 27, art. 269.

Extension par décret

R EQUESTS FOR ACCESS DEMANDES DE COMMUNICATION

Request for access under paragraph 12(1)(a)

13.

(1)

A request for access to personal in-formation under paragraph 12(1)(a) shall bemade in writing to the government institutionthat has control of the personal information

bank that contains the information and shallidentify the bank.

13.

(1)

La demande de communication desrenseignements personnels visés à l’alinéa12(1)a) se fait par écrit auprès de l’institutionfédérale de qui relève le fichier de renseigne-ments personnels où ils sont versés et doit com-

porter la désignation du fichier.

Demande decommunication prévue à l’al.12(1)a)

Request for access under 12(1)(b)

(2) A request for access to personal informa-tion under paragraph 12(1)(b) shall be made inwriting to the government institution that hascontrol of the information and shall providesufficiently specific information on the locationof the information as to render it reasonably re-

trievable by the government institution.1980-81-82-83, c. 111, Sch. II “13”.

(2) La demande de communication des ren-seignements personnels visés à l’alinéa 12(1)b)se fait par écrit auprès de l’institution fédéralede qui relèvent les renseignements; elle doitcontenir sur leur localisation des indicationssuffisamment précises pour que l’institution

puisse les retrouver sans problèmes sérieux.1980-81-82-83, ch. 111, ann. II « 13 ».

Demande decommunication prévue à l’al.12(1)b)

Notice whereaccess requested

14. Where access to personal information isrequested under subsection 12(1), the head of the government institution to which the requestis made shall, subject to section 15, within thir-ty days after the request is received,

14. Le responsable de l’institution fédérale àqui est faite une demande de communication derenseignements personnels en vertu du para-graphe 12(1) est tenu, dans les trente jours sui-vant sa réception, sous réserve de l’article 15 :

Notification


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14

(a) give written notice to the individual whomade the request as to whether or not accessto the information or a part thereof will begiven; and

(b) if access is to be given, give the individ-ual who made the request access to the infor-

mation or the part thereof.1980-81-82-83, c. 111, Sch. II “14”.

a) d’aviser par écrit la personne qui a fait lademande de ce qu’il sera donné ou non com-munication totale ou partielle des renseigne-ments personnels;

b) le cas échéant, de procéder à la communi-cation.

1980-81-82-83, ch. 111, ann. II « 14 ».

Extension of time limits

15. The head of a government institutionmay extend the time limit set out in section 14in respect of a request for

(a) a maximum of thirty days if

(i) meeting the original time limit wouldunreasonably interfere with the operationsof the government institution, or

(ii) consultations are necessary to complywith the request that cannot reasonably be

completed within the original time limit,or

(b) such period of time as is reasonable, if additional time is necessary for translation

purposes or for the purposes of convertingthe personal information into an alternativeformat,

by giving notice of the extension and the lengthof the extension to the individual who made therequest within thirty days after the request is re-ceived, which notice shall contain a statementthat the individual has a right to make a com-

plaint to the Privacy Commissioner about theextension.

R.S., 1985, c. P-21, s. 15; 1992, c. 21, s. 35.

15. Le responsable d’une institution fédérale peut proroger le délai mentionné à l’article 14 :

a) d’une période maximale de trente joursdans les cas où :

(i) l’observation du délai entraverait defaçon sérieuse le fonctionnement de l’ins-titution,

(ii) les consultations nécessaires pour donner suite à la demande rendraient prati-

quement impossible l’observation du dé-lai;

b) d’une période qui peut se justifier dansles cas de traduction ou dans les cas de trans-fert sur support de substitution.

Dans l’un ou l’autre de ces cas, le responsablede l’institution fédérale envoie à la personnequi a fait la demande, dans les trente jours sui-vant sa réception, un avis de prorogation de dé-lai en lui faisant part du nouveau délai ainsi quede son droit de déposer une plainte à ce proposauprès du Commissaire à la protection de la vie

privée.L.R. (1985), ch. P-21, art. 15; 1992, ch. 21, art. 35.

Prorogation dudélai

Where access isrefused

16. (1) Where the head of a government in-stitution refuses to give access to any personalinformation requested under subsection 12(1),the head of the institution shall state in the no-tice given under paragraph 14(a)

(a) that the personal information does notexist, or

(b) the specific provision of this Act on

which the refusal was based or the provisionon which a refusal could reasonably be expected to be based if the information existed,

and shall state in the notice that the individualwho made the request has a right to make acomplaint to the Privacy Commissioner aboutthe refusal.

16. (1) En cas de refus de communicationde renseignements personnels demandés envertu du paragraphe 12(1), l’avis prévu à l’ali-néa 14a) doit mentionner, d’une part, le droitde la personne qui a fait la demande de déposer une plainte auprès du Commissaire à la protec-tion de la vie privée et, d’autre part :

a) soit le fait que le dossier n’existe pas;

b)

soit la disposition précise de la présenteloi sur laquelle se fonde le refus ou sur la-quelle il pourrait vraisemblablement se fon-der si les renseignements existaient.

Refus decommunication


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15

Existence notrequired to bedisclosed

(2) The head of a government institutionmay but is not required to indicate under sub-section (1) whether personal information exists.

(2) Le paragraphe (1) n’oblige pas le responsable de l’institution fédérale à faire état del’existence des renseignements personnels de-mandés.

Dispense dedivulgation del’existence dudocument

Deemed refusalto give access

(3) Where the head of a government institu-tion fails to give access to any personal infor-

mation requested under subsection 12(1) withinthe time limits set out in this Act, the head of the institution shall, for the purposes of thisAct, be deemed to have refused to give access.

1980-81-82-83, c. 111, Sch. II “16”.

(3) Le défaut de communication de rensei-gnements personnels demandés en vertu du pa-

ragraphe 12(1) dans les délais prévus par la présente loi vaut décision de refus de communi-cation.

1980-81-82-83, ch. 111, ann. II « 16 ».

Présomption derefus

ACCESS EXERCICE DE L’ACCÈS

Form of access 17. (1) Subject to any regulations made un-der paragraph 77(1)(o), where an individual isto be given access to personal information re-quested under subsection 12(1), the govern-ment institution shall

(a)

permit the individual to examine the in-formation in accordance with the regulations;or

(b) provide the individual with a copy there-of.

17. (1) Sous réserve des règlements pris envertu de l’alinéa 77(1)o), une institution fédé-rale donne communication des renseignements

personnels de la façon suivante :

a) soit par la permission de consulter les

renseignements conformément aux règle-ments;

b) soit par la délivrance de copies.

Exercice del’accès

Language of access

(2) Where access to personal information isto be given under this Act and the individual towhom access is to be given requests that access

be given in a particular one of the official lan-guages of Canada,

(a) access shall be given in that language, if

the personal information already exists under the control of a government institution in thatlanguage; and

(b) where the personal information does notexist in that language, the head of the gov-ernment institution that has control of the

personal information shall cause it to betranslated or interpreted for the individual if the head of the institution considers a transla-tion or interpretation to be necessary to en-able the individual to understand the infor-mation.

(2) Un individu reçoit communication desrenseignements personnels dans la langue offi-cielle qu’il a précisée dans les cas suivants :

a) il en existe une version dans cette langueet elle relève d’une institution fédérale;

b) il n’en existe pas de version dans cette

langue mais le responsable de l’institutionfédérale dont ils relèvent juge nécessaire deles faire traduire ou de fournir à l’individules services d’un interprète afin qu’il puisseles comprendre.

Version de lacommunication

Access to personalinformation inalternativeformat

(3)

Where access to personal information isto be given under this Act and the individual towhom access is to be given has a sensory dis-ability and requests that access be given in analternative format, access shall be given in analternative format if

(a) the personal information already existsunder the control of a government institution

(3)

Un individu ayant une déficience senso-rielle qui a demandé que communication desrenseignements personnels lui soit faite sur unsupport de substitution reçoit communicationde ceux-ci sur un tel support dans les cas sui-vants :

Communicationsur support desubstitution


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in an alternative format that is acceptable tothe individual; or

(b) the head of the government institutionthat has control of the personal informationconsiders the giving of access in an alterna-tive format to be necessary to enable the in-

dividual to exercise the individual’s right of access under this Act and considers it reason-able to cause the personal information to beconverted.

R.S., 1985, c. P-21, s. 17; 1992, c. 21, s. 36.

a) une version des renseignements existe sur un support de substitution qui lui soit accep-table et elle relève d’une institution fédérale;

b) le responsable de l’institution fédéraledont relèvent les renseignements juge néces-saire de communiquer les renseignements sur

un support de substitution afin que la per-sonne puisse exercer ses droits en vertu de la

présente loi et raisonnable de les transférer sur un tel support.

L.R. (1985), ch. P-21, art. 17; 1992, ch. 21, art. 36.

EXEMPTIONS EXCEPTIONS

EXEMPT BANKS FICHIERS INCONSULTABLES

Governor inCouncil maydesignateexempt banks

18. (1) The Governor in Council may, byorder, designate as exempt banks certain per-sonal information banks that contain files all of which consist predominantly of personal infor-

mation described in section 21 or 22.

18. (1) Le gouverneur en conseil peut, par décret, classer parmi les fichiers de renseigne-ments personnels inconsultables, dénommés fi-chiers inconsultables dans la présente loi, ceux

qui sont formés de dossiers dans chacun des-quels dominent les renseignements visés auxarticles 21 ou 22.

Fichiersinconsultables

Disclosure may be refused

(2) The head of a government institutionmay refuse to disclose any personal informa-tion requested under subsection 12(1) that iscontained in a personal information bank desig-nated as an exempt bank under subsection (1).

(2) Le responsable d’une institution fédérale peut refuser la communication des renseigne-ments personnels demandés en vertu du para-graphe 12(1) qui sont versés dans des fichiersinconsultables.

Autorisation derefuser

Contents of order

(3) An order made under subsection (1)shall specify

(a) the section on the basis of which the or-

der is made; and(b) where a personal information bank isdesignated that contains files that consist

predominantly of personal information de-scribed in subparagraph 22(1)(a)(ii), the lawconcerned.

1980-81-82-83, c. 111, Sch. II “18”.

(3) Tout décret pris en vertu du paragraphe(1) doit porter :

a) une mention de l’article sur lequel il se

fonde;b) de plus, dans le cas d’un fichier de rensei-gnements personnels formé de dossiers danschacun desquels dominent des renseigne-ments visés au sous-alinéa 22(1)a)(ii), lamention de la loi dont il s’agit.

1980-81-82-83, ch. 111, ann. II « 18 ».

Éléments quedoit contenir ledécret

R ESPONSIBILITIES OF GOVERNMENT R ESPONSABILITÉS DE L’ÉTAT

Personalinformationobtained inconfidence

19. (1) Subject to subsection (2), the headof a government institution shall refuse to dis-close any personal information requested under

subsection 12(1) that was obtained in confi-dence from

(a) the government of a foreign state or aninstitution thereof;

(b) an international organization of states or an institution thereof;

19. (1) Sous réserve du paragraphe (2), leresponsable d’une institution fédérale est tenude refuser la communication des renseigne-

ments personnels demandés en vertu du para-graphe 12(1) qui ont été obtenus à titre confi-dentiel :

a) des gouvernements des États étrangers oude leurs organismes;

b) des organisations internationales d’Étatsou de leurs organismes;

Renseignements personnelsobtenus à titreconfidentiel


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(c) the government of a province or an insti-tution thereof;

(d ) a municipal or regional government es-tablished by or pursuant to an Act of the leg-islature of a province or an institution of such a government;

(e) the council, as defined in the Westbank First Nation Self-Government Agreementgiven effect by the Westbank First NationSelf-Government Act ; or

( f ) the council of a participating First Nationas defined in subsection 2(1) of the First Na-tions Jurisdiction over Education in BritishColumbia Act .

c) des gouvernements provinciaux ou deleurs organismes;

d ) des administrations municipales ou régio-nales constituées en vertu de lois provin-ciales ou de leurs organismes;

e)

du conseil, au sens de l’Accord d’autono-mie gouvernementale de la première nationde Westbank mis en vigueur par la Loi sur l’autonomie gouvernementale de la premièrenation de Westbank ;

f ) du conseil de la première nation participante, au sens du paragraphe 2(1) de la Loi sur la compétence des premières nations enmatière d’éducation en Colombie-Britan-nique.

Wheredisclosureauthorized

(2) The head of a government institutionmay disclose any personal information request-

ed under subsection 12(1) that was obtainedfrom any government, organization or institu-tion described in subsection (1) if the govern-ment, organization or institution from whichthe information was obtained

(a) consents to the disclosure; or

(b) makes the information public.

R.S., 1985, c. P-21, s. 19; 2004, c. 17, s. 19; 2006, c. 10, s.34.

(2) Le responsable d’une institution fédérale peut donner communication des renseigne-

ments personnels visés au paragraphe (1) si legouvernement, l’organisation, l’administrationou l’organisme qui les a fournis :

a) consent à la communication;

b) rend les renseignements publics.

L.R. (1985), ch. P-21, art. 19; 2004, ch. 17, art. 19; 2006,ch. 10, art. 34.

Cas où ladivulgation estautorisée

Federal- provincialaffairs

20. The head of a government institutionmay refuse to disclose any personal informa-tion requested under subsection 12(1) the dis-

closure of which could reasonably be expectedto be injurious to the conduct by the Govern-ment of Canada of federal-provincial affairs.

1980-81-82-83, c. 111, Sch. II “20”.

20. Le responsable d’une institution fédérale peut refuser la communication des renseigne-ments personnels demandés en vertu du para-

graphe 12(1) dont la divulgation risquerait vrai-semblablement de porter préjudice à laconduite par le gouvernement du Canada desaffaires fédéro-provinciales.

1980-81-82-83, ch. 111, ann. II « 20 ».

Affaires fédéro- provinciales

Internationalaffairs anddefence

21. The head of a government institutionmay refuse to disclose any personal informa-tion requested under subsection 12(1) the dis-closure of which could reasonably be expectedto be injurious to the conduct of internationalaffairs, the defence of Canada or any state al-lied or associated with Canada, as defined in

subsection 15(2) of the Access to Information Act , or the efforts of Canada toward detecting, preventing or suppressing subversive or hostileactivities, as defined in subsection 15(2) of the Access to Information Act , including, withoutrestricting the generality of the foregoing, any

21. Le responsable d’une institution fédérale peut refuser la communication des renseigne-ments personnels demandés en vertu du para-graphe 12(1) dont la divulgation risquerait vrai-semblablement de porter préjudice à laconduite des affaires internationales, à la dé-fense du Canada ou d’États alliés ou associés

avec le Canada, au sens du paragraphe 15(2) dela Loi sur l’accès à l’information, ou à ses ef-forts de détection, de prévention ou de répres-sion d’activités hostiles ou subversives, au sensdu paragraphe 15(2) de la même loi, notam-ment les renseignements visés à ses alinéas15(1)a) à i).

1980-81-82-83, ch. 111, ann. II « 21 ».

Affairesinternationaleset défense


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such information listed in paragraphs 15(1)(a)to (i) of the Access to Information Act .

1980-81-82-83, c. 111, Sch. II “21”.

Lawenforcement andinvestigation

22. (1) The head of a government institu-tion may refuse to disclose any personal infor-mation requested under subsection 12(1)

(a) that was obtained or prepared by anygovernment institution, or part of any gov-ernment institution, that is an investigative

body specified in the regulations in thecourse of lawful investigations pertaining to

(i) the detection, prevention or suppres-sion of crime,

(ii) the enforcement of any law of Canadaor a province, or

(iii) activities suspected of constitutingthreats to the security of Canada within the

meaning of the Canadian Security Intelli- gence Service Act ,

if the information came into existence lessthan twenty years prior to the request;

(b) the disclosure of which could reasonably be expected to be injurious to the enforce-ment of any law of Canada or a province or the conduct of lawful investigations, includ-ing, without restricting the generality of theforegoing, any such information

(i) relating to the existence or nature of a

particular investigation,(ii) that would reveal the identity of aconfidential source of information, or

(iii) that was obtained or prepared in thecourse of an investigation; or

(c) the disclosure of which could reasonably be expected to be injurious to the security of penal institutions.

22. (1) Le responsable d’une institution fé-dérale peut refuser la communication des ren-seignements personnels demandés en vertu du

paragraphe 12(1) :

a) soit qui remontent à moins de vingt anslors de la demande et qui ont été obtenus ou

préparés par une institution fédérale, ou par une subdivision d’une institution, qui consti-tue un organisme d’enquête déterminé par règlement, au cours d’enquêtes licites ayanttrait :

(i) à la détection, la prévention et la ré- pression du crime,

(ii) aux activités destinées à faire respec-

ter les lois fédérales ou provinciales,(iii) aux activités soupçonnées de consti-tuer des menaces envers la sécurité duCanada au sens de la Loi sur le Service ca-nadien du renseignement de sécurité;

b) soit dont la divulgation risquerait vrai-semblablement de nuire aux activités desti-nées à faire respecter les lois fédérales ou

provinciales ou au déroulement d’enquêteslicites, notamment :

(i) des renseignements relatifs à l’exis-tence ou à la nature d’une enquête déter-

minée,

(ii) des renseignements qui permettraientde remonter à une source de renseigne-ments confidentielle,

(iii) des renseignements obtenus ou pré- parés au cours d’une enquête;

c) soit dont la divulgation risquerait vrai-semblablement de nuire à la sécurité des éta-

blissements pénitentiaires.

Enquêtes

Policing servicesfor provinces or municipalities

(2) The head of a government institutionshall refuse to disclose any personal informa-

tion requested under subsection 12(1) that wasobtained or prepared by the Royal CanadianMounted Police while performing policing ser-vices for a province or municipality pursuant toan arrangement made under section 20 of the Royal Canadian Mounted Police Act , where theGovernment of Canada has, on the request of

(2) Le responsable d’une institution fédéraleest tenu de refuser la communication des ren-

seignements personnels demandés en vertu du paragraphe 12(1) qui ont été obtenus ou prépa-rés par la Gendarmerie royale du Canada, dansl’exercice de fonctions de police provinciale oumunicipale, qui lui sont conférées par une en-tente conclue sous le régime de l’article 20 dela Loi sur la Gendarmerie royale du Canada,si, à la demande de la province ou de la munici-

Fonctions de police provinciale oumunicipale


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the province or municipality, agreed not to dis-close such information.

palité, le gouvernement du Canada a consenti àne pas divulguer ces renseignements.

Definition of “investigation”

(3) For the purposes of paragraph (1)(b),“investigation” means an investigation that

(a) pertains to the administration or enforce-

ment of an Act of Parliament;(b) is authorized by or pursuant to an Act of Parliament; or

(c) is within a class of investigations speci-fied in the regulations.

1980-81-82-83, c. 111, Sch. II “22”; 1984, c. 21, s. 90, c.40, s. 79(E).

(3) Pour l’application de l’alinéa (1)b), « en-quête » s’entend de celle qui :

a) se rapporte à l’application d’une loi fédé-

rale;b) est autorisée sous le régime d’une loi fé-dérale;

c) fait partie d’une catégorie d’enquêtes pré-cisée dans les règlements.

1980-81-82-83, ch. 111, ann. II « 22 »; 1984, ch. 21,

consolidation canada privacy act p-21

Documents