consorzio interuniversitario per le tecnologie dell’informazione e della comunicazione

Convegno CARE-ERMS-Convegno CARE-ERMS-RomaRoma

D. Dellisanti CILEAD. Dellisanti CILEA 11

Consorzio Interuniversitario per le Tecnologie dell’Informazione e della Comunicazione

CNR-CILEA: una collaborazione utile alla creazione di un ERM consortile



CDL: CILEA Digital LibraryCDL: CILEA Digital Library

Il CILEA offre vari servizi destinati all’utenza scientifica e alle biblioteche.

Per dare un contributo alla realizzazione di una biblioteca digitale per la comunità scientifica nazionale, ha avviato, nel 1998, il progetto della CDL CILEA Digital Library.

Scopo del servizio è permettere l’acquisizione, l’accesso e la conservazione di documenti digitali (riviste, monografie e banche dati).

Fornisce organizzazione, supporto commerciale e tecnico-gestionale ad iniziative consortili e nazionali e assistenza per l’accesso.



CDL: CILEA Digital LibraryCDL: CILEA Digital Library



ATTIVITA’ CDLATTIVITA’ CDL

Oltre Oltre 99 persone sono coinvolte nelle attività della persone sono coinvolte nelle attività della CDL:CDL:

contatti con gli editori;contatti con gli editori; contatti con i possibili clienti (raccolta interessi);contatti con i possibili clienti (raccolta interessi); gestione della trattativa;gestione della trattativa; gestione dei posseduti (caso in cui contratti siano gestione dei posseduti (caso in cui contratti siano

vincolati al mantenimento delle sottoscrizioni);vincolati al mantenimento delle sottoscrizioni); determinazione algoritmo calcolo quote;determinazione algoritmo calcolo quote; invio preventivi/offerte;invio preventivi/offerte; raccolta adesioni;raccolta adesioni;



ATTIVITA’ CDLATTIVITA’ CDL

gestione amministrativa clienti;gestione amministrativa clienti; gestione amministrativa fornitori.gestione amministrativa fornitori.

Altre attività:Altre attività: gestione server SDoS (Science Direct on Site)gestione server SDoS (Science Direct on Site) sviluppo loader per caricamento dati su server SDoSsviluppo loader per caricamento dati su server SDoS help-deskhelp-desk seminariseminari Internet forum e mailing listInternet forum e mailing list produzione delle statistiche d’usoproduzione delle statistiche d’uso



UTENTI CDLUTENTI CDL

Oltre Oltre 50 università italiane50 università italiane La maggior parte delle La maggior parte delle sedi CNRsedi CNR Oltre Oltre 20 enti di ricerca (INFN, ENEA, INGV, …)20 enti di ricerca (INFN, ENEA, INGV, …) Oltre Oltre 100 aziende ospedaliere e istituti ospedalieri 100 aziende ospedaliere e istituti ospedalieri

(Bibliosan, SBBL, Provincia Autonoma di Bolzano, (Bibliosan, SBBL, Provincia Autonoma di Bolzano, Servizio Sanitario Emilia Romagna, Servizio Sanitario Servizio Sanitario Emilia Romagna, Servizio Sanitario Regionale Friuli Venezia Giulia, Servizio Sanitario Regionale Friuli Venezia Giulia, Servizio Sanitario Regione Liguria, Servizio Sanitario Regione Piemonte)Regione Liguria, Servizio Sanitario Regione Piemonte)



CONTRATTI DA GESTIRECONTRATTI DA GESTIRE

Quasi 50 contratti in essere relativi a sottoscrizioni di e-Quasi 50 contratti in essere relativi a sottoscrizioni di e-journals, databases e e-books.journals, databases e e-books.

Contratti consortili, a livello nazionale, siglati in collaborazione Contratti consortili, a livello nazionale, siglati in collaborazione con altri consorzi, sotto egida CARE.con altri consorzi, sotto egida CARE.

Alcune caratteristiche da dover gestire: durata Alcune caratteristiche da dover gestire: durata (annuale/pluriennale), price-cap, opt-out, possibilità di (annuale/pluriennale), price-cap, opt-out, possibilità di sottoscrivere collezioni, singoli prodotti, vincolo a sottoscrivere collezioni, singoli prodotti, vincolo a mantenimento sottoscrizioni attive nel corso dell’anno mantenimento sottoscrizioni attive nel corso dell’anno precedente. precedente.



PERCHE’ UN ERMPERCHE’ UN ERM

• Mole di informazioni da gestire in continuo aumento.

• Numero sempre più crescente di istituzioni che sottoscrivono i servizi CDL.

• Numero sempre più crescente di contratti gestiti da CDL a livello consortile, interconsortile e sotto egida CARE.

• Necessità da parte del gruppo CDL di utilizzare uno strumento informatico in grado di ottimizzare il lavoro.



SVILUPPO ERMSVILUPPO ERM

• Il CILEA ha intrapreso lo sviluppo di un proprio ERM grazie alla consulenza del Dott. Di Cintio utilizzando alcuni moduli del sistema ERMS-CNR.

• Ad oggi sono stati implementati e rilasciati tutti i moduli relativi alla gestione anagrafica e alla gestione contratti.

• Si sta lavorando per la realizzazione di una nuova veste grafica e per l’implementazione di tutti gli altri moduli.



VANTAGGI UTILIZZO ERMVANTAGGI UTILIZZO ERM

Si intende garantire una gestione integrata e una disponibilità Si intende garantire una gestione integrata e una disponibilità immediata di diverse tipologie di informazioni in relazione tra immediata di diverse tipologie di informazioni in relazione tra loro:loro:

Gestione utentiGestione utenti– Gestione IP Gestione IP

Gestione contrattiGestione contratti– Gestione titoli (disponibilità liste editori)Gestione titoli (disponibilità liste editori)

– Gestione sottoscrizioni Gestione sottoscrizioni

– Facilitazioni pratiche nella gestione dei contrattiFacilitazioni pratiche nella gestione dei contratti



GESTIONE UTENTIGESTIONE UTENTI

Gestione anagrafica degli utenti (Gestione anagrafica degli utenti (Denominazione dell’ente, Denominazione dell’ente, indirizzo fisico, Codice Cliente, Partita IVA, tipologia indirizzo fisico, Codice Cliente, Partita IVA, tipologia ente, dimensione ente, FTE, URL, riferimenti contatto ente, dimensione ente, FTE, URL, riferimenti contatto principale, riferimenti contatto amministrativo, ecc.)principale, riferimenti contatto amministrativo, ecc.)

Eventuale ripartizione dell’ente in sotto-entiEventuale ripartizione dell’ente in sotto-enti Gestione IP (inserimento/modifica/cancellazione)Gestione IP (inserimento/modifica/cancellazione) Esportazione di tutti gli IPEsportazione di tutti gli IP Visualizzazione storico degli IP, IP doppi, enti senza IPVisualizzazione storico degli IP, IP doppi, enti senza IP Invio email multiple con possibilità di allegare documenti (info Invio email multiple con possibilità di allegare documenti (info

per nuovo contratto, lancio nuovo prodotto, quote contrattuali) per nuovo contratto, lancio nuovo prodotto, quote contrattuali)



GESTIONE UTENTI/IPGESTIONE UTENTI/IP



GESTIONE UTENTI/INVIO GESTIONE UTENTI/INVIO EMAILEMAIL



GESTIONE CONTRATTI GESTIONE CONTRATTI

Registrazione contratti (Denominazione del contratto, Registrazione contratti (Denominazione del contratto, tipologia prodotto, durata, referente consortile)tipologia prodotto, durata, referente consortile)

Possibilità allegare documenti e fare export per i vari anni di Possibilità allegare documenti e fare export per i vari anni di durata contrattodurata contratto

Inserimento catalogo riviste associato al contrattoInserimento catalogo riviste associato al contratto Lista sottoscrittori e/o eventuali nuovi sottoscrittori Lista sottoscrittori e/o eventuali nuovi sottoscrittori

(Denominazione ente, FTE, Referente dell’ente, eventuale (Denominazione ente, FTE, Referente dell’ente, eventuale lista di riviste possedute per il contratto in essere e relativa lista di riviste possedute per il contratto in essere e relativa quota)quota)

Costi del contrattoCosti del contratto



GESTIONE CONTRATTIGESTIONE CONTRATTI



GESTIONE CONTRATTI GESTIONE CONTRATTI

La registrazione delle informazioni relative ad un contratto in La registrazione delle informazioni relative ad un contratto in essere permette:essere permette:

Calcolo delle quote e relative ripartizioniCalcolo delle quote e relative ripartizioni Notifiche agli enti sottoscrittoriNotifiche agli enti sottoscrittori Export di dati amministrativi e gestionaliExport di dati amministrativi e gestionali



GESTIONE TITOLI-GESTIONE TITOLI-SOTTOSCRIZIONISOTTOSCRIZIONI

Disponibilità lista titoli dei vari editori (contratti in essere) Disponibilità lista titoli dei vari editori (contratti in essere) (informazioni relative al nome del titolo, ISSN, Annate (informazioni relative al nome del titolo, ISSN, Annate disponibili, Consistenza, URL) al fine della: disponibili, Consistenza, URL) al fine della:

Gestione sottoscrizioni attiveGestione sottoscrizioni attive Controllo eventuale cambio di editori per i singoli titoliControllo eventuale cambio di editori per i singoli titoli Validazione liste per ciascun cliente (nel caso in cui sia Validazione liste per ciascun cliente (nel caso in cui sia

vincolante il mantenimento dei titoli sottoscritti, operazione vincolante il mantenimento dei titoli sottoscritti, operazione molto onerosa nel caso di contratti in cui è prevista ancora molto onerosa nel caso di contratti in cui è prevista ancora l’opzione print+elettronico come Wiley, Blackwell, ecc.)l’opzione print+elettronico come Wiley, Blackwell, ecc.)



VANTAGGI UTENTI VANTAGGI UTENTI

Nel futuro si può prevedere di ampliare l’accessibilità da parte Nel futuro si può prevedere di ampliare l’accessibilità da parte delle istituzioni rendendo disponibile il caricamento delle delle istituzioni rendendo disponibile il caricamento delle informazioni utili alla definizione delle quote contrattuali informazioni utili alla definizione delle quote contrattuali (holding, FTE,…) e l’eventuale integrazione agli ILS dei (holding, FTE,…) e l’eventuale integrazione agli ILS dei sistemi bibliotecari.sistemi bibliotecari.



Contatti CDLContatti CDL

http://cdl.cilea.itIng. Giovanni MeloniIng. Giovanni [email protected]

Dott.ssa Eleonora RodiDott.ssa Eleonora [email protected]

Dott. Domenico DellisantiDott. Domenico [email protected]

Dott.ssa Anna MariniDott.ssa Anna [email protected]

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