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CONSTRUCCIÓN DEL PROCESO
ADMINISTRADOR DE PROYECTOS SEIS SIGMA
Bizagi Process Modeler
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CONSTRUCCIÓN DEL PROCESO ADMINISTRADOR DE PROYECTOS SEIS
SIGMA
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Contenido
CONSTRUCCIÓN DEL PROCESO ADMINISTRADOR DE PROYECTOS SEIS SIGMA ...................... 1
1. DIAGRAMA DEL PROCESO ......................................................................................................................... 3
Sub proceso Fase........................................................................................................................................ 4
Sub proceso Crear Entregable .............................................................................................................. 5
2. MODELO DE DATOS ...................................................................................................................................... 6
3. TABLAS PARAMÉTRICAS .............................................................................................................................. 7
Parametrización de la entidad Paramétrica Equipo Seis Sigma ........................................ 8
4. CONSTRUCCIÓN DE FORMAS ................................................................................................................ 12
Forma Cuadro del Proyecto ................................................................................................................. 12
Forma Detallar Fase ................................................................................................................................. 14
Formas Globales y de Resumen ......................................................................................................... 15
5. REGLAS DE NEGOCIO ................................................................................................................................. 16
Definir Expresiones .................................................................................................................................. 16
Acciones de la actividad ........................................................................................................................ 19
6. PARTICIPANTES ............................................................................................................................................. 20
7. CONFIGURACIÓN DE CORREOS ELECTRONICOS ........................................................................... 23
8. INDICADORES ................................................................................................................................................ 26
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1. DIAGRAMA DEL PROCESO
Las empresas exitosas siempre están buscando nuevas formas de mejorar sus procesos. Algunas de
ellas han encontrado una poderosa fuente de mejoramiento en la metodología Seis Sigma.
Seis Sigma usa herramientas estadísticas para medir los procesos en términos de variación y
defectos, convirtiendo estos en oportunidades de crecimiento y mejora para el negocio. Una
compañía que utiliza la metodología Seis Sigma es una compañía que pone la satisfacción de sus
clientes primero.
Seis Sigma utiliza el ciclo de mejoramiento de cinco pasos DMAIC (por sus siglas en inglés: Define,
Measure, Analyze, Improve, Control)
La primera fase es Definir, donde se estable cuáles son los objetivos , el alcance y el
resultado que se espera por ejecutar un proyecto Seis Sigma.
La segunda fase en Medir. En esta fase se evalúa el estado actual del proceso.
En la tercera fase, Analizar, donde se deben determinar cuáles son las causas de los
problemas y/o de los defectos.
La cuarta fase en Mejorar, en donde una solución es propuesta.
La última etapa es Controlar. En esta fase se establecen medidas de control del
proceso para evitar que los mejoras sean temporales.
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El Administrador de Proyectos buscando la facilidad y la comodidad en la elaboración de sus
proyectos estandarizó el flujo de información y la ejecución de las actividades con ayuda de dos sub
procesos, Fase y Crear Entregable.
El proceso también cuenta con la opción de modificar o de cancelar el proyecto, una fase o un
entregable en cualquier momento si se requiere. Además es posible adjuntar la información
resultante de todas las reuniones del equipo utilizando el evento Actas. El evento estará disponible
mientras el proyecto esté en ejecución.
Sub proceso Fase
Con el fin de facilitar el manejo de la información el Administrador de Proyectos Seis Sigma
estandarizó las actividades a realizar en cada una de las fases.
A través del sub proceso Fase, el Cinturón Negro del proyecto puede conducir de manera eficiente y
rápida cada una de las fases del proyecto. El sub proceso cuenta con dos actividades y un sub
proceso múltiple.
Las actividades ayudan a establecer la información inicial y final de cada una de las fases, como es
los entregables a utilizar, fechas de ejecución, conclusiones, etc. El sub proceso múltiple crea de
forma secuencial los entregables que se han solicitado en la actividad Detallar Fase.
Con el fin de dar flexibilidad al manejo del proyecto, en cada una de las fases es posible terminar la
fase o realizar modificaciones a través del evento Finalizar Fase.
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Sub proceso Crear Entregable
El Administrado de Proyectos, utiliza un sub proceso Crear Entregable, con el fin de poder ejecutar
de forma similar las actividades de creación y aprobación de todas las herramientas utilizadas
durante la ejecución del proyecto.
El sub proceso ayuda a la recopilación de toda la información utilizada para la creación de un
entregable, adicionalmente ayuda en el proceso de aprobación asignando el proceso a las personas
responsable de esta.
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2. MODELO DE DATOS
El Administrador de Proyecto Seis Sigma utiliza la entidad maestra Proyecto Seis Sigma como
entidad principal, en ella se encuentra información sobre el proyecto, por ejemplo Fechas de inicio
y finalización, Fase Actual, Siguiente Fase, Proyecto Valido, por nombrar algunas. La entidad está
relacionada con otras dos entidades maestras; tiene una relación uno a uno con la entidad Cuadro
del Proyecto y una relación uno a muchos con la entidad Etapa de Proyecto Seis Sigma, un proyecto
Seis Sigma siempre contiene cinco fases.
La entidad Cuadro del Proyecto tiene toda la información sobre la naturaleza del proyecto, como
Nombre, Fecha, Misión, Alcance, Objetivo y Miembros del equipo (Cinturón Verde, Cinturón Negro,
Patrocinador, Personas Interesadas).
La entidad Etapa de Proyecto contiene la información de cada una de las fases, Fecha Inicial, Fecha
Final, y con ayuda de la entidad maestra Entregables de la Fase, toda la información referente a los
entregables de la fase, Nombre del Entregable, Archivos y Aprobaciones.
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3. TABLAS PARAMÉTRICAS
El modelo utiliza tres tablas paramétricas. La primera es Fase, en donde se encuentra las cinco fases
del ciclo DMAIC, la segunda es Entregable, con un listado de todas las herramientas que
comúnmente se utilizan en la elaboración de un proyecto de Seis Sigma.
La tercera tabla paramétrica se llama Equipo Seis Sigma, en ella se encuentra los nombres y los
roles de las personas que están involucradas en la elaboración de proyectos Seis Sigma de la
compañía. Es importante que el administrador de la herramienta proporcionada por Bizagi
introduzca la información de las personas en la tabla antes de ejecutar la aplicación. La información
de la tabla es indispensable para el desarrollo del proceso: en la creación de un proyecto varios
campos requeridos que se obtienen de esta tabla deben ser diligenciados para continuar. De no
estar parametrizados, no se podrá avanzar de la primera actividad.
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Parametrización de la entidad Paramétrica Equipo Seis Sigma
Para realizar la parametrización de la entidad Equipo Seis Sigma debe seguir los siguientes pasos:
I. Crear los usuarios con la sesión Administrador en la aplicación web. Ingrese a Admin,
Usuarios.
II. Clic en Nuevo Usuario e ingrese la información de todas las personas que participan en los
proyectos.
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III. Luego de ingresar todos los usuarios, ingrese por Admin, en la opción Entidades.
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IV. De clic en la Entidad Personal Entrenado Seis Sigma.
+
V. De clic en la Adicionar Personal Entrenado Seis Sigma.
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VI. Ingrese la información de todas las personas ingresadas anteriormente.
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4. CONSTRUCCIÓN DE FORMAS
El Administrador de Proyectos Seis Sigma utiliza varias formas que le ayuda en el manejo de la
información de su proceso, facilitando el acceso a toda la información y archivos que han sido
utilizados.
Todas las formas de las actividades cuentan con tres pestañas donde se puede consultar la
información del proyecto, ya sean los comentarios realizados, el Cuadro del Proyecto o algún
archivo creado en alguna etapa del proyecto.
Forma Cuadro del Proyecto
La forma de la actividad Cuadro del Proyecto contiene toda la información del proyecto, todos los
campos son obligatorios, ya que esta información es esencial para el desarrollo del proyecto.
Para facilidad del ingreso de la información, la forma carga automáticamente las cinco fases del
proyecto, solicitando únicamente las fechas de inicio y fin de cada una de ellas.
Adicionalmente los miembros del equipo y las personas con los roles de Cinturón Negro y Cintrón
Verde se pueden escoger desde una tabla paramétrica que incluye toda la información de las
personas que tienen los conocimientos para formar parte del proyecto.
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La forma incluye una validación que solicita ingresar al menos un miembro al equipo del proyecto.
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Forma Detallar Fase
La forma detallar fase carga de forma automática una lista de entregables sugeridos para cada fase,
es posible adicionar otro si se requiere. Como se mencionó antes, la forma cuenta con tres pestañas
donde se puede consultar rápidamente la información del proyecto, ya sean los comentarios que se
han realizado o los archivos de cualquier etapa del proyecto.
Los entregables se cargan desde una tabla paramétrica, donde una secuencia de ejecución de cada
uno de ellos es sugerida, para mostrar los entregables en esté orden se utiliza la propiedad de la
grilla Ordenar por Atributo.
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Formas Globales y de Resumen
El proceso utiliza dos formas, una muestra la información de la fase y la segunda la información de
los entregables, toda la información se presenta como no editable.
Forma de resumen de la fase.
Se puede visualizar la información que contiene la forma al momento de finalizar la actividad o
cuando se da clic desde el proceso en la Stop light.
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Forma de resumen del Entregable.
5. REGLAS DE NEGOCIO
Definir Expresiones
Buscando la flexibilidad de su proceso, el Administrador del Proyecto utiliza varias compuertas para
indicar el camino a seguir.
En el proceso padre, Administrador de Proyectos se utilizan tres compuertas:
La primera compuerta valida si el proceso es válido, de ser así el proceso va a la primera etapa del
ciclo DMAIC, Definir, si no debe cancelar el proyecto.
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Después de terminar una fase, se debe validar si el posible continuar con la siguiente fase o si es
necesario realizar alguna modificación del proyecto.
El proceso cuenta con un evento llamado Actas, este evento debe estar disponible mientras el
proyecto no termine, por esta razón la compuerta valida si el proceso no ha terminado.
El proceso Crear Entregable tiene dos compuesta.
La primera compuerta valida si el entregable ha sido aprobado, de no ser así, el proceso regresa a la
actividad Crear Entregable, de lo contrario el proceso continúa a la segunda validación.
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La segunda compuerta valida si es necesaria una validación adicional. El número de aprobaciones
depende del tamaño del proyecto y de la empresa. Para el proceso se necesitan dos validaciones de
ser necesarias más se puede configurar fácilmente.
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Acciones de la actividad
El proceso tiene varias reglas de negocio, las principales son:
Al entrar en la actividad Cuadro del Proyecto se agregan de forma automática las cinco fases
del ciclo de mejora DMAIC.
En la actividad Detallar Fase se deben incluir los entregables o herramientas estadísticas
sugeridas por el proceso de forma automática.
En la forma Detallar Fase se sugiere una lista de entregables para escoger, es posible que no se
selecciones todos, por lo cual es importante eliminar aquellos que no fueron seleccionados.
Al Salir de la actividad Finalizar Fase y no es necesario realizar ningún cambio en el proyecto se
debe asignar la siguiente fase a ser ejecutada.
Al finalizar un entregable se deben realizar dos aprobaciones, cada vez que se aprueba el
entregable se agrega un registro a la grilla Registro de Aprobaciones, si en determinado caso el
entregable no es aprobado se borran todos los registros y se debe empezar el proceso de
nuevo.
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6. PARTICIPANTES
Para la definir quién debe realizar cada tarea se utilizan roles. En el quinto paso del asistente, de
clic en definir participantes.
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Modificar Proyecto, Detallar Fase y Finalizar Fase son ejecutadas por la persona que
tenga el rol de Cinturón Negro.
La actividad Crear Entregable es ejecutada algún miembro del equipo.
La actividad Aprobar entregable es ejecutada por el Cinturón Negro y el Cinturón Verde
del proyecto.
Para asignar la tarea se utiliza una regla que cuenta el número de registros de aprobación. Si es la
primera aprobación del entregable, esta debe ser realizada por el Cinturón Verde.
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Si el entregable ya ha sido aprobado, la tarea debe ser ejecutada por el Cinturón Negro.
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7. CONFIGURACIÓN DE CORREOS ELECTRONICOS
El proceso Administrador de Proyectos Seis Sigma tiene creados cuatro correos electrónicos que
se utilizan para el envío de información acerca de información importante del proyecto.
Al salir de la actividad Modificar Proyecto se envía el siguiente correo al Patrocinador del
proyecto, al Cinturón Verde y a todos los integrantes del proyecto.
Al salir de la actividad Cancelar Proyectos se informa de la cancelación a todos los
miembros de equipo.
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Al salir de la actividad Finalizar Entregable se envía un correo con el resultado del
entregable.
Para que estos puedan ser enviados correctamente dentro de su empresa, es necesario que se
configure correctamente el servidor de correo (Servidor SMTP). El envío de correos en la proyecto
viene activado pero sin la configuración personalizada.
Ingrese en Bizagi Studio a la pestaña de Configuración. Allí de clic sobre Entorno y seleccione la
opción de Popular. En esta opción debe activar el envío de notificaciones y digitar el nombre del
Servidor SMTP, así como la cuenta de la que se enviarán los correos, como se muestra en la
imagen a continuación.
Para más información referirse a los siguientes artículos:
Configuración de ambiente:
http://wiki.bizagi.com/es/index.php?title=Configuracion_de_Ambiente
Servidor
SMTP: http://wiki.bizagi.com/es/index.php?title=Encontrar_el_Servidor_SMTP_en_Outlook
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8. INDICADORES
El éxito de un gerente recae en la habilidad que tenga para tomar decisiones para evitar el fracaso
de sus proyectos.
Bizagi ofrece la posibilidad de realizar consultas, de esta forma el administrador puede saber el
estado de los proyectos que cumplan los criterios de búsqueda solicitados. Algunos criterios son:
Porcentaje de avance
Nombre del proyecto
Fase actual
Fecha inicial
Fecha final
Líder del proyecto (Cinturón Negro)
A través de las consultas es posible conocer información como, el número de proyectos en la fase
Definir, número de proyectos con días de retraso, o tener información referente al desempeño del
Cinturón Negro (Líder del proyecto).
Por ejemplo el desempeño de un líder se puede medir dependiendo del número de proyectos con
atraso que tenga bajo su mando.
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Los resultados de la consulta de pueden mostrar gráficamente. La imagen muestra el número
máximo y el promedio de días de retraso de todos los proyectos liderados por el Cinturón Negro
escogido.
Las consultas son una herramienta útil para proporcionar información para la creación de
indicadores. Algunos sugeridos son:
% de proyectos con días de atraso
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% de proyectos por líder
% de proyectos en cada fase.
Para más información visite:
http://wiki.bizagi.com/es/index.php?title=Analisis_Grafico