consulta e investigaciÓn

CONSULTA E INVESTIGACION

PDG - TRD

Olga Lucía Uribe Márquez

TAREA DE CONSULTA E INVESTIGACION

OLGA LUCIA URIBE MARQUEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS

Y BELLAS ARTES

Armenia

2012


PDG - TRD



OLGA LUCIA URIBE MARQUEZ

Tutora

LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

Gestión Documental I G4

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS

Y BELLAS ARTES

Armenia

2012


PDG - TRD


TABLA DE CONTENIDO

PAGINA

INTRODUCCIÒN 4

JUSTIFICACIÓN 5

GESTION DOCUMENTAL - DOCUMENTO DE ARCHIVO 6 - 7

LEY GENERAL DE ARCHIVOS – TITULO V ARTICULO 21 8

OBJETIVOS 9 - 10

ASPECTOS QUE SE DEBEN CONCIDERAR EN LOS PDG 11 - 16

IIPORTANCIA DE ADOPTAR LAS TRD 17

VENTAJAS E IMPLEMENTACIÓN DE UN PGD 18 - 19

NORMAS – ENUNCIADO Y SU EXPLICACIÓN 20 – 25

DERECHOS SOBRE LA PRIVACIDAD DE LOS DOCUMENTOS. 26 - 27

CONCLUSIONES 28

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS 29

4

CONSULTA E INVESTIGACION PDG – TRD OLGA LUCIA URIBE MÁRQUEZ

INTRODUCCIÓN

En el presente trabajo se abordan temas tales como, Gestión Documental,

Tablas de Retención, documentos, basados en las políticas emitidas por el

Archivo General de la Nación, los cuales sirven de apoyo a las unidades de

información, bibliotecas e instituciones públicas y privadas que manejan la

información.

Así mismo se dan a conocer los objetivos y ventajas que conllevan a un manejo

estructural ceñido a los artículos, acuerdos y leyes generales de archivos

siguiendo las políticas establecidas por el Archivo General de la Nación

También se muestran aspectos que debemos tener en cuenta para la

elaboración de un programa de gestión documental, explicando las distintas

etapas que se deben tener en cuenta para la consecución de las Tablas de

Retención Documental y promover su elaboración y aplicación en cada entidad.

.

5


JUSTIFICACIÒN

Este trabajo va enfocado a realizar adecuadamente el proceso para la

elaboración de un programa de Gestión Documental con sus respectivas TRD

Tablas de Retención Documental teniendo en cuenta los lineamientos

proferidos, orientados y coordinados por el Archivo General de la Nación.

Los objetivos descritos deben de ir de la mano con las normas establecidas,

enmarcadas por la ley general de archivos para lograr los propósitos.

Va dirigido a todos los archivos públicos en sus diferentes niveles de

organización administrativa y territorial. Los archivos privados también pueden

hacer parte de este sistema actuando de conformidad con las políticas y planes

que para tal efecto se adopten.

Desde el punto de vista de su justificación, los archivos se clasifican en:

Archivo General de la Nación.

Archivo General del Departamento.

Archivo General del Municipio.

Archivo General del Distrito.

Estos tendrán las funciones señaladas en la ley 80 de 1989 y el decreto 1777

de 1990. Teniendo en cuenta que la administración pública será responsable

de la gestión de sus documentos y la administración de sus archivos.

Para el presente desarrollo de este ejercicio se tienen presentes todas las

normas emitidas por el Archivo General de la Nación contempladas en la

constitución nacional de Colombia.

6


GESTION DOCUMENTAL


7


1. Defina con sus propias palabras “Gestión Documental” a partir del

concepto que emite el Archivo General de la Nación.

Es un herramienta de trabajo que provee un mecanismo automatizado que

facilita a los usuarios la radicación, elaboración distribución, seguimiento,

inventario, custodia y consulta de las unidades documentales, y del cual se

esperan resultados como tener una base de datos disponible para cumplir con

los objetivos propuestos, y hacer seguimiento documental.

Un sistema de Gestión Documental también se ocupa del proceso,

almacenamiento, búsqueda, recuperación y distribución de documentos al

conjunto de usuarios que operan en el mismo.

El objetivo de la gestión documental es tratar un conjunto de documentos en

papel, electrónicos y audiovisuales creados por personas naturales o jurídicas

de las entidades públicas o privadas.

Se ha priorizado la introducción de la gestión de documentos electrónicos

para su organización; puesto que hoy día la mayoría de las comunicaciones y

los documentos se producen electrónicamente, además tienen un

reconocimiento con un valor legal, es indispensable entonces conservar este

capital documental en toda su integridad y autenticidad y otorgarle su valor

testimonial.

2. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo

a partir de la definición que da del mismo el AGN.

Documento: Información registrada bien sea oral o escrita, cualquiera sea su

forma o el medio utilizado, recogido en cualquier tipo de soporte material,

(gráfico, sonoro, de imagen, o incluso en medios magnéticos) convirtiéndose en

una expresión natural o convencional producida por persona natural o jurídica.

Documento de Archivo: Conjunto de documentos organizados debidamente a

través del tiempo o de la historia, que sirven como apoyo a un testimonio a una

8


actividad humana registrando una información producida o recibida por una

persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, cada una de estas

tienen un valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o

cultural y deben ser objeto de conservación.

Cuando los escritos contienen datos de alta fidelidad por su contenido como

probatorios de algún suceso se pueden clasificar así:

Auténtico: El que está autorizado o legalizado

Privado: el que es autorizado por las partes interesada pero no por un

funcionario competente.

Público: El que autorizado por un funcionario competente acredita los

hechos que refiere con debida fecha.

3. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de

Archivos?

Ley 594 de 2000

4. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de

Documentos, Artículo 21?

La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21.

Programas de Gestión Documental, establece que: “Las entidades públicas

deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar

el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán

observarse los principios y procesos archivísticos” y en el Artículo 19 “las

entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la

administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio

técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan

con los siguientes requisitos:

9


a) Organización archivística de los documentos.

b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en

cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y

operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información

contenida en estos soportes así como el funcionamiento razonable del

sistema.”

5- Objetivos de un programa de gestión documental:

a) Hacer más fácil a las personas trabajar con los documentos. Cada

persona o funcionario debe saber qué documentos tiene que guardar,

cuando, como y donde. Así podrá encontrar en poco tiempo los

documentos adecuados cuando se requieran.

b) Implementar un programa de gestión documental aplicado a los

cambios e innovaciones tecnológicas con sus respectivas

reglamentaciones

c) Adquirir los conocimientos que fundamentan la Archivística como

disciplina para emplear las bases de una estructura o diseño.

10


d) La información debidamente organizada se debe compartir y

aprovechar como un recurso colectivo, de consulta o investigación.

e) Evitar que se duplique tratando de conservar los originales, obviando

fotocopiados innecesarios, descartar la duplicidad en las grabaciones de

datos, etc.

f) Definir el ámbito de aplicación de un sistema de gestión documental

desde un punto de vista práctico, nos obliga a considerar un enfoque

global en el que tienen que integrarse los archivos en papel, los

documentos electrónicos y las bases de datos. En cualquier empresa

existen estas tres realidades conviviendo de forma tan relacionada que

no se pueden ofrecer soluciones parciales.

g) Definir el Programa de Gestión Documental (PGD), en términos de

procesos durante el ciclo vital del documento, actividades, flujos de

información, formatos establecidos y aplicables para estructurar el

Programa de Gestión Documental, con su respectiva metodología y los

procedimientos que orienten armónicamente su desarrollo en una

institución o empresa ya sea público o privado.

h)

Señalar la normatividad vigente, las orientaciones metodológicas

impartidas por el Archivo General de la Nación y demás normas

aplicables a la gestión documental.

i) Establecer las directrices administrativas y técnicas que garanticen la

conservación y uso del patrimonio documental en cada una de las

etapas del ciclo vital, tales como: archivos de gestión, archivo central y

archivo histórico.

11


6. Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un

Programa de Gestión Documental.

Tenemos que tener en cuenta que la Ley 594 del 2000, ley general de archivos,

nos presenta los procesos archivísticos que debemos tener en cuenta para un

programa de gestión documental, enmarcado a un archivo en su totalidad.

Dentro de dicho proceso se encuentran los siguientes pasos o etapas que

darán como resultado de llevarse a acabo de una manera eficaz un buen

programa de gestión documental en cualquier empresa, estos pasos son:

Producción de Documentos

Recepción de Documentos

Distribución de Documentos

Trámite de Documentos

Organización de Documentos

Consulta de Documentos

Conservación de Documentos

Disposición final de los documentos

12


Breve explicación a cada paso.

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL: Nos referimos a la cantidad de documentos

que pueda generar la empresa, de acuerdo a su género, es decir a su función

empresarial. Dentro de esta y a manera de creación documental se debe tener

en cuenta el uso de papel y de tintas que se debe utilizar con el fin de

conservar su durabilidad y el medio ambiente, y otras normas que regulan este

proceso.

RECEPCIÓN DOCUMENTAL: Este proceso se refiere al control que se debe

tener sobre los documentos generados y que lleguen a la empresa, es allí en

donde llevamos un control y seguimiento a los mismos. Se debe hacer una

revisión general, es decir que la documentación llegue completa, en buen

estado, si es original o copia, que sea lo que están entregando, contar los folios

y anexos, que traigan la respectiva firma, firmar con hora y fecha el recibido de

la documentación, (importante esta tarea). Igualmente hay que tener en cuenta

que la documentación no sólo puede recibirse en físico, hay que tener en

cuenta los correos electrónicos, fax y por los mismos mensajeros. Hay que

establecer un sitio para la recepción en donde verificamos lo que recibimos y

enviamos. Igualmente se cuenta con normas para ello.

13


DISTRIBUCIÓN DOCUMENTAL: Para este proceso y de acuerdo al flujo

documental y a la empresa, se debe planear y hacer uso de la tecnología que

hoy en día tenemos, y mirar la manera en que se va a distribuir las

comunicaciones a nivel interno y externo, con el fin de hacerlo más ágil y

oportuno, debemos determinar las dependencias que generan documentación,

tener un casillero para su clasificación y distribución, verificar cuantas personas

se requieren para la entrega, teniendo en cuenta medios de control, y

verificación de la entrega y envío, esto con el fin de dar respuesta a cualquier

reclamación o consulta por parte de los usuarios.

14


TRÁMITE DOCUMENTAL: Este es generado por las diferentes unidades

productoras, de acuerdo a sus funciones, una vez generado existen varias

formas de darle el trámite que se requiere, uno de ellos puede ser el recoger

por parte de los mensajeros y entregarlo a su destinatario (interno o externo),

otra es por medio digital, operación que hace más fácil y rápido las

comunicaciones.

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: Considero que este es un proceso especial

al que debe darse mayor prioridad, sin descuidar a los otros procesos, pues

este proceso se cuenta con otros procesos como son la clasificación,

ordenación, descripción, es la manera en cómo vamos a organizar los

documentos para preservar su conservación y su disposición final, hay que

tener en cuenta las Tablas de Retención Documental. Hay que tener en cuenta

los espacios, sitios en donde van a mantener los documentos.

15


CONSULTA DOCUMENTAL: Este proceso se enmarca en una cantidad de

normas que regulan y garantizan la consulta. Consulta que debe ser veraz,

todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo

los casos que establezca la ley, lo dice la constitución, igual es un derecho que

se tiene y porque no a obtener copias si se llegare a necesitar, eso si, llevando

un control de préstamo y de consultas.

CONSERVACIÓN DOCUMENTAL: Se refiere a las medidas de prevención y

conservación con el fin de garantizar el documento.

Para ello debemos contar con sitios adecuados que cumplan con las normas

que establecen el almacenamiento, es decir con unas condiciones mínimas,

siguiendo lineamientos de entidades como el Archivo General de la Nación,

contando con sitios que contengan la seguridad en todo sentido, me refiero a

seguridad contra incendios, siniestros, humedad, situaciones a las que

podemos anticiparnos si tenemos siempre un plan de mejoramiento continuo

que aseguren cada vez más los archivos.

16


DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS: Esta disposición final está

determinada en las TRD de la empresa y como quedó consignado para cada

serie y subserie, sólo es cuestión de seguir los lineamientos, es decir si los

documentos son de conservación temporal, total o para su eliminación.

Dentro de las disposiciones finales documentales están:

Conservación Total

Eliminación

Selección

Microfilmación

Escaneo

Digitalización

Además de lo anterior un programa de gestión documental debe tener:

Facilidad de uso

Agilidad en la introducción de documentos

o En la conversión de documentos en papel a formato digital.

o En la incorporación de los archivos a la base de datos.

17


7. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documental

(TRD) y cuáles etapas comprenden.

Es un instrumento archivístico esencial que permite la normalización de la

gestión documental, la racionalización de la producción documental y la

institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión,

central e histórico de cualquier institución o empresa; pública o privada.

a) Una de las etapas que deben comprender las TRD es un listado de

series con sus correspondientes tipos documentales, producidos o

recibidos por las unidades administrativas de la empresa, dando

cumplimiento a sus funciones a las cuales se les asigna el tiempo de

permanencia en cada fase del archivo.

b) Estas tablas son susceptibles de modificación cuando surgen del

seguimiento o de la solicitud de una dependencia; estas son evaluadas

por un grupo de funcionarios y deben de ser aprobadas por un comité de

archivo previamente conformado por personas profesionales o

conocedoras en el tema.

c) Las tablas de valoración documental juegan un papel importantísimo en

esta etapa, pues son el resultado del análisis y organización de un fondo

acumulado que presenta el listado de agrupaciones o series

documentales con anotación de sus fechas extremas, valoración, y los

procedimientos a seguir para aplicar su disposición final.

18


d) Este instrumento se constituye en una guía para la organización,

selección y expurgo de los documentos y en la base de las

transferencias definidas en el cronograma anual. Su elaboración y

aplicación obedece a lo establecido en el acuerdo 02 de 2004 del

Archivo General De La Nación.

8. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce

la implementación de un Programa de Gestión Documental para las

empresas.

La importancia de un PGD radica en su conservación física, seguridad,

perdurabilidad y reproducción de la información contenida en los diferentes

soportes documentales.

Los artículos 19 y 21 emitidos por la ley general de archivos es clara en sus

instrucciones donde se establece que las entidades públicas deben de elaborar

programas de gestión de documentos aplicando las recientes tecnologías de

acurdo a los procesos archivísticos.

19


Las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión

Documental son los siguientes:

a) Reducción de costos.

b) Reducción del espacio físico de almacenamiento.

c) Reducción de los ciclos de trabajo.

d) Aumento de comunicación en la empresa, mejorando la

integridad y seguridad de la información.

e) Tener un archivo centralizado en una base de datos en

un servidor central

f) Facilidad para la realización de las copias de seguridad.

g) Búsquedas rápidas de los archivos

h) Control de acceso a los documentos.

.

20


9. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión

Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de

Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es

necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas

proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como

las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un

cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su

explicación.

1.

NORMA AÑO ENUNCIADO

Acuerdo 039 2002 Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000.

EXPLICACION

Fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la

conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación de

conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta

Directiva" ahora Consejo Directivo en virtud del Decreto 1126 de 1999.

La Administración Pública en sus diferentes niveles y las entidades privadas

que cumplen funciones públicas deben elaborar y adoptar las Tablas de

Retención Documental para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado,

la conservación del patrimonio documental y el fácil acceso del ciudadano a la

información contenida en los documentos de archivo

Las Tablas de Retención Documental son el instrumento archivístico, esencial

que permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la

producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los

documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades.

21


2.


Acuerdo 042 2002 Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

EXPLICACION

Que de acuerdo con lo señalado en el numeral 5 del artículo 34 de la Ley 734

de 2002, es un deber de cada servidor público custodiar y cuidar la

documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función

conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso e impedir o evitar la

sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos. Así mismo y de

acuerdo con el numeral 13 del artículo 35 de la mencionada ley, está prohibido

a los servidores públicos ocasionar daño o dar lugar a pérdida de bienes,

elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón

de sus funciones.

Que el artículo 26 de la Ley 594 de 2000 señala que es obligación de las

entidades de la administración pública elaborar inventarios de los documentos

que produzca en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el

control de los documentos en sus diferentes fases,

22


3.


Acuerdo 050

2000

Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII "conservación de documento", del Reglamento general de archivos sobre "Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo.

EXPLICACION

Se hace necesario reglamentar los aspectos relacionados con la prevención

de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo,

El artículo octavo del Decreto 1777 establece las funciones de la junta

directiva del Archivo General de la Nación, hoy por hoy se denomina consejo

directivo, en virtud del Decreto 1126 de 1995 y en su numeral a) dispone:

"Adoptar y evaluar periódicamente la política archivística a nivel nacional.

Que el artículo segundo de la Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo

General de la Nación y en su literal b) preceptúa: "Fijar políticas y expedir los

reglamentos necesarios para organizar la conservación y el uso adecuado del

patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y

programas que sobre la materia adopta la junta directiva"

23


4.


Ley 594 2000 La ley 594 del 200 permite observar las reglas y

los principios por los cuales se regulan la función

archivística del país, teniendo en cuenta que

todas las empresas sean públicas o privadas,

tienen que seguir este “protocolo”.

EXPLICACION

Con ella conocemos los diferentes aspectos públicos, privados, los privados

de interés público, los totales, las funciones, gestiones el patrimonio de ellas y

la gestión general y ayuda; muestra un glosario de dichas palabras para tener

una mayor comprensión, oportuna y enriquecedora con este tema.

Esto se hace con la finalidad de tener una información recuperable, y se ha de

tener diferentes tipos de almacenamiento, ya sea magnética, audio visual y

microfilmadas, escaneadas, digitalizadas y demás, para que puedan ser

usadas por los ciudadanos y las metodologías de el cuidado de ellas.

Es importante obtener conocimiento del manejo de la reglamentación

archivística, para tener en cuenta los decretos que hablan sobre la

autenticación de estos, el uso de sellos, la prohibición de fotocopias

de documentos al igual que el orden de ellos, para no cometer errores en

alguna institución o empresa donde estemos laborando

El Estado es quien determina las directrices necesarias para garantizar que en

Colombia se apliquen unos principios generales y unos procesos archivísticos,

con el objetivo de facilitar el manejo y la conservación de

la documentación generada por las entidades públicas y por las entidades

privadas que cumplen funciones públicas en el país.

24


Un ejemplo claro sería los documentos que almacena el estado para un

servicio público, desde el momento en que nacimos hasta el momento en el

que fallecemos, acta de nacimiento y acata de defunción.

Estos documentos son muy delicados por lo que así pase los 30 años de

funcionamiento de estos, ellos han de ser almacenados de alguna ya que

luego se han de volver patrimonio público, donde cualquier persona

tenga acceso a ello.

5.


Acuerdo 038 2002 Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley

General de Archivos 594 de 2000

EXPLICACION

Que el artículo 15 de la Ley 594 de 2000 establece que los servidores

públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los

documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las

normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin

que ello implique la exoneración de responsabilidad a que haya lugar en caso

de irregularidades.

Que los documentos y archivos son indispensables para garantizar la

continuidad de la gestión pública.

Que el numeral 5 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002 establece como

deberes de todo servidor público el de "Custodiar y cuidar la documentación e

información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su

cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustracción,

destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.

25


Que el numeral 13 del artículo 35 de la Ley 734 de 2002 señala que le está

prohibido a los servidores públicos "Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de

bienes, elementos, de expedientes o documentos que hayan llegado a su

poder por razón de sus funciones".

Que de acuerdo con lo expresado en el artículo 251 del Código de

Procedimiento Civil, "el Documento Público es el otorgado por funcionario

público en ejercicio de su cargo o con su intervención"; y en concordancia con

el artículo 14 de la Ley 594 de 2000, "la documentación de la administración

pública es producto y propiedad del Estado y éste ejercerá el pleno control de

sus recursos informativos". Por lo tanto, el servidor público al desvincularse de

sus funciones titulares no podrá retirar de la entidad pública documento o

archivo alguno, so pena de incurrir en falta contra el patrimonio documental o

en un hecho punible, de conformidad con lo expresado en el artículo 35 de la

Ley 594 de 2000.

Que el Código Penal dentro del Título IX de "Delitos contra la Fe Pública",

artículo 292 establece las sanciones para hechos de destrucción, supresión u

ocultamiento de documento público.

26


10. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los

documentos.

DERECHOS CIUDADANOS

ESTOS SON TUS DERECHOS

La correspondencia una vez salida de las manos del remitente pasa a

ser propiedad única y exclusiva del destinatario.

La correspondencia es privada.

Todo ciudadano tiene derecho a consultar cualquier documento o

expediente previos requisitos que por seguridad tenga la empresa

consultada.

El acceso a los documentos administrativos está recogido en el

artículo 105, apartado b, de la Constitución que dice: La ley regulara: ...

b) El acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos,

salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la

averiguación de los delitos y la intimidad de las personas.

El articulo 18 dispone: que la correspondencia es inviolable, como

también los papeles privados; y una ley determinará en que casos y con

que justificativos podrá procederse a su allanamiento y ocupación para

una eventual averiguación o investigación.

27


El derecho fundamental a la protección de datos personales deriva

directamente de la Constitución y atribuye a los ciudadanos un poder de

disposición sobre sus datos, de modo que, en base a su consentimiento,

puedan disponer de los mismos.

El ciudadano tiene derecho a ser informado, en el momento que facilita

sus datos personales.

El derecho de consulta permite al ciudadano, dirigiéndose al Registro

General de Protección de Datos, para conocer de la existencia de un

fichero o tratamiento de datos.

28


CONCLUSIONES

Una vez realizado este trabajo, bajo las investigaciones necesarias para lograr

con éxito el desarrollo del mismo, puedo concluir que teniendo muy presentes

y bien estudias cada una de las leyes, decretos, acuerdos y normas,

establecidos por el Archivo General de la Nación, se puede lograr con grandes

resultados la adecuada organización de los diferentes archivos existentes tanto

a nivel público como privado.

Para facilitar todos estos propósitos nos debemos ceñir a los reglamentos y

orientaciones instaurados por la junta directiva del Archivo General de la

Nación.

La base primordial para la realización de este taller la constituye un buen

análisis para obtener un diagnóstico así como los instructivos y lineamientos

fundamentales para conocer los acervos documentales.

En conclusión, el Archivo General de la Nación nos brinda el apoyo, orientación

y coordinación necesarios para todos y cada uno de nosotros los ciudadanos y

funcionarios públicos a desarrollar y normalizar los procesos archivísticos

relacionados con el PDG Programa de Gestión Documental y las TRD Tablas

de Retención Documental.

29


BIBLIOGRAFÌA

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