Contabilidad computarizada. Introduccin, generalidades y definicionesLecciones1. Concepto de contabilidad. Cmo se inici la contabilidad. Quin debe llevar la contabilidad 2. Importancia del estudio de la contabilidad. El principio de la partida doble. Documentos fuente 3. Qu es una persona natural. Persona jurdica. Comerciantes. Caractersticas legales 4. La empresa. Clasificacin y caractersticas 5. Principios de contabilidad generalmente aceptados 6. Activo, pasivo y patrimonio. La ecuacin contable y sus variaciones. Ilustracin 7. Las cuentas. Partes de una cuenta. Ejemplos de cuentas. El ciclo contable 8. Principales libros de contabilidad. Libro diario. Asientos contables 9. El Mayor en T. La mayorizacin. Balance de comprobacin 10. Hoja de trabajo como herramienta para elaborar los estados financieros

1. Concepto de contabilidad. Cmo se inici la contabilidad. Quin debe llevar la contabilidadIntroduccin Modernamente se concepta a la Contabilidad como el lenguaje de los negocios o el termmetro de la economa por cuanto se constituye en un soporte muy importante para todas las actividades de comercio o de servicio que realizan las empresas y los diferentes entes contables, nuestro propsito en el presente curso va orientado a saber: Qu es la Contabilidad Conocer quienes deben llevar Contabilidad

Saber el trminos generales como se clasifican las empresas Identificar de forma clara los diferentes tipos de negocios

Evaluar la importancia de la Contabilidad para una adecuada toma de decisiones Cumplir con las obligaciones tributarias impuestas en cada estado

Conocer el manejo adecuado de Microsoft Excel para los fines de la Contabilidad Cumplir con las obligaciones de los entes contables en las fechas programadas Concepto de Contabilidad Contabilidad es la ciencia que recopila informacin mediante documentos fuente, los cuales deben ser analizados y clasificados para luego registrarlos dando inicio al proceso contable cuyo resultado es el de proveer informacin para una adecuada toma de decisiones. Sobre este concepto no existe una definicin universalmente aceptada. Como se inici la Contabilidad Debemos destacar tres perodos claramente definidos que son: 1. Perodo emprico, que comprende las primeras manifestaciones de la Contabilidad, hasta el ao de 1494, aqu se destacan las primeras necesidades del ser humano de conocer y controlar su economa pues aparecen los primeros comerciantes; en principio la contabilidad era una simple retencin mental para identificar la posicin deudora o acreedora frente a terceras personas, pero esto no resultaba eficiente, pues la memoria es frgil y se tena que pensar en algn tipo de registro donde queden asentados por escrito los diversos actos de comercio o de intercambio de aquel entonces. Por sta razn se tuvo que recurrir a prcticas escritas sobre planchas, papiros, tablillas, etc. con el objeto de guardar una memoria de las diversas transacciones, sta prctica lleg a su mxima expresin en el imperio romano donde ya existan libros para registrar los cobros y pagos principalmente. Sin embargo sta ayuda memoria no resultaba del todo eficiente ya que se trataba ms de una narracin que representaba los acontecimientos econmicos aisladamente y dejaba algunos espacios en blanco para luego cerrar las operaciones abiertas en cada da, es decir se trataba de una partida

simple que no relacionaba unos hechos con otros, es decir era insuficiente para atender las diversas necesidades de informacin. 2. Perodo clsico, ste perodo va desde 1494 hasta 1914 y se destacan las diversas escuelas contables clsicas. Es precisamente en 1494 que aparece la obra de Fray Lucas Pacciolo, titulada Suma de aritmetica geometria proportioni et proporcionalita, en donde se menciona por vez primera La partida doble y sienta las bases para el desarrollo de la Contabilidad. La partida doble es un sistema que controla los dos aspectos que se conjugan en toda transaccin econmica, o dicho de otra forma la causa y el efecto de todo acto de comercio, esto implica un cargo (anotacin en el debe) y un abono (anotacin en el haber), los libros utilizados se perfeccionan, se empieza a utilizar un libro para anotar las memorias de las transacciones a manera de borrador, luego estos hechos son registrados en el libro diario con doble registro para posteriormente asentarlos en el libro mayor, es decir ya se tiene una coordinacin de los hechos contables. Entre las principales escuelas contables clsicas tenemos:

La La La La La

escuela escuela escuela escuela escuela

contista de Edman Degranges lombardo-austriaca de Francesco Villa personalista de Giussepe Cerboni materialista de Fabio Besta hacendalista de Giovanni Rossi

3. Perodo cientfico, que comprende desde 1914 hasta nuestros das y se destaca el estudio de las doctrinas de varios pases, entre ellos: Italia, Francia, Alemania, Portugal, Espaa, Argentina, Uruguay, Brasil y Estados Unidos. Cada pas a traves de varios representantes, ha contribuido al enriquecimiento de esta ciencia aportando importantes teoras econmicas, ste proceso continua hasta nuestros das. Quienes deben llevar Contabilidad? Dependiendo de la poltica de cada pas esto puede variar, en el caso de Ecuador estn obligadas a llevar Contabilidad todas las empresas, tengan o no fines de lucro, adems una persona natural, debe llevar contabilidad exclusivamente cuando cumpla con cualquiera de las siguientes condiciones: Opere con un capital propio superior a los USD 60.000 (al inicio de sus actividades econmicas o al 1ro. de enero de cada ejercicio impositivo). Tenga ingresos brutos anuales de su actividad econmica (del ejercicio fiscal inmediato anterior), superiores a USD 100.000

Tenga costos y gastos anuales, de su actividad empresarial (del ejercicio fiscal inmediato anterior), superiores a USD 80.000. En caso de personas naturales que se dediquen a la exportacin de bienes debern obligatoriamente llevar contabilidad, independientemente de los lmites antes indicados. La contabilidad debe ser llevada bajo la responsabilidad y con la firma de un contador legalmente autorizado. ACLARACIN: Desde el ao 2000, la moneda que se maneja en Ecuador es el dlar de los Estados Unidos de Amrica, por esta razn muchas de las citas, ejemplos y transacciones sern hechas en esta moneda. volver al ndice

2. Importancia del estudio de la contabilidad. El principio de la partida doble. Documentos fuenteImportancia del estudio de la Contabilidad La Contabilidad en la actualidad como herramienta que suministra informacin a las diferentes empresas y entes financieros tiene especial importancia en razn de que es necesaria para la toma de decisiones dentro del aspecto econmico, muchas de estas decisiones pueden influir en la expansin de una empresa, creando nuevas fuentes de trabajo, otras pueden dar lugar a la concesin de nuevos crditos para la banca, fortaleciendo y ampliando de esta forma el sistema econmico de un estado o de una regin. Es posible llevar la Contabilidad desde un pequeo negocio, hasta la administracin de todo un estado, es decir es aplicable a todo agente econmico, de hecho muchos profesionales, hoy en da ven la necesidad de conocer ms a cerca de esta ciencia con el fin de estar al da en el clculo de sus impuestos por ejemplo, saber concretamente la evolucin de su patrimonio y conocer si en su gestin estn obteniendo resultados positivos. El principio de la partida doble No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor

Este principio contable es fundamental para una correcta interpretacin de las transacciones que se realizan en las empresas, o entre individuos y significa que se recibe algo a un valor econmico determinado igual a un valor que entrega, por ejemplo: una empresa adquiere un vehculo y por este bien debe pagar su justo precio; es decir ingresa el vehculo que pasa a ser propiedad de la empresa y a cambio paga un precio pactado, el cual puede ser de contado o a crdito, es necesario identificar en esta transaccin dos partes: la parte deudora y la parte acreedora; la parte deudora es la empresa que adquiere el vehculo, pues adquiere el bien y tiene ahora una deuda, la parte acreedora es la empresa que ha vendido el vehculo y por tanto es acreedor al pago que debe satisfacer la empresa que compr el este bien, para perfeccionar la transaccin intervienen diferentes documentos que se denominan documentos fuente. Para ejemplificar este principio de una forma ms sencilla, se puede citar algunos casos que como individuos tambin necesitamos realizar a diario, por ejemplo cuando salimos de casa y necesitamos tomar un medio de transporte para trasladarnos a otro lugar, necesitamos pagar ese servicio, entonces aqu tambin debemos identificar el doble sentido de la transaccin: 1.- Que recibimos, recibimos el servicio de transporte y 2.- Que entregamos, debemos entregar un valor igual que compense este servicio y que est regulado por las autoridades o la costumbre de cada regin. Si nos podemos analizar detenidamente, siempre estamos realizando transacciones todos los das, cuando necesitamos alimentarnos por ejemplo, escogemos un local donde brinden este servicio, identificamos las dos partes de la transaccin: 1.- Deudor, nosotros quienes solicitamos el servicio. 2.- Acreedor, el dueo del local, al cual debemos pagar por dicho servicio. Es importante anotar que por ms simple o sencilla que sea una transaccin se debe dejar constancia por escrito mediante un documento del hecho acontecido, anotando lugar y fecha, cantidad, detalle del bien o servicio adquirido, el valor correspondiente, el impuesto (si es procedente) y el valor total de la transaccin, stos

documentos servirn posteriormente como prueba de que se realiz una transaccin. Documentos fuente Son documentos que proveen la fuente de informacin para conocer el tipo de transaccin que se realiz entre dos partes en una fecha determinada. En forma generalizada se considera a la factura como uno de los principales documentos fuente para toda contabilidad, en el caso de Ecuador, el Servicio de Rentas Internas ha dispuesto que toda factura debe cumplir con el reglamento de facturacin vigente y que se resume en la siguiente grfica:

[1] Como podemos observar, todas las facturas que se emitan en el pas deben cumplir todos estos requisitos para que el documento sea vlido, caso contrario no puede ser considerado como sustento de la transaccin. Existen otros documentos fuente que normalmente acompaan a las facturas como son los cheques, comprobante de retencin, comprobante de egreso, etc. Todos en conjunto respaldan las transacciones efectuadas. Dentro de la Contabilidad existen variados documentos que tambin sirven de fuente de informacin como son: contratos de prestacin de

servicios, contratos de arrendamiento de bienes inmuebles, contratos de compra-venta de vehculos, roles de pago, planillas de servicios bsicos, estados de cuenta, notas de dbito, notas de crdito, documentos nicos de importacin, formularios para la declaracin de impuestos, planillas del seguro social, vales de caja chica, etc. A los documentos antes mencionados se agregan otros registros o libros propios de la Contabilidad, como son: libro de compras, libro de ventas, libro diario, libro mayor, registro de inventarios, etc. Toda esta documentacin debe ser guardada y archivada en orden para facilitar su manejo y manipulacin ya que en cualquier momento se necesita hacer cualquier consulta sobre tal o cual transaccin realizada. Existen determinados documentos fuente que tienen su propio reglamento o deben sujetarse a determinadas leyes, segn la legislacin de cada pas, un ejemplo de esto lo constituye la Ley de cheques, Ley de aduanas, Ley de rgimen tributario interno, por nombrar unos cuantos. De modo que la observancia de estas leyes nos ayudan a manejar adecuadamente los documentos segn los lineamientos destinados para cada caso. Desde la ms remota antigedad, hasta nuestros tiempos se ha venido utilizando el papel para la confeccin de los distintos documentos utilizados no solo para la Contabilidad, sino tambin para otros propsitos, sin embargo con el objeto de cuidar los pocos bosques que nos quedan, modernamente se est implementando documentos electrnicos, que son igualmente vlidos y que disponen de ciertas seguridades que los hacen mas confiables que los documentos de papel, de hecho en algunos pases esta prctica es muy comn, ste hecho demuestra que a futuro continuaremos llevando registros electrnicos tanto de datos como de documentos como respaldo de nuestros actos de comercio o transacciones. [1] http://www.sri.gov.ec/sri/documentos/compartido/gen--000761.pdf

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3. Qu es una persona natural. Persona jurdica. Comerciantes. Caractersticas legales

Persona natural Se define como persona a cualquier individuo de la especie humana, cualquiera que sea su edad, condicin o sexo. Una persona natural puede ejercer actos de comercio siempre que haya cumplido su mayora de edad y no tenga impedimento para realizar esta actividad. Persona Jurdica Se considera como persona jurdica a la reunin de dos o ms personas naturales que constituidas legalmente obtienen personera jurdica; es una entidad ficticia que tiene capacidad para ejercer sus derechos y contraer obligaciones, puede funcionar con un nombre comercial o Razn Social. Comerciantes De acuerdo con el Cdigo de Comercio del Ecuador (Art. 2), se define como comerciantes a todas aquellas personas que teniendo capacidad para contratar, hacen del comercio su profesin habitual. Se entiende como capacidad para contratar aquellas personas que gozan de todas las garantas y de la confianza de quienes ejercen con ellos actos de comercio, en algunos casos existen personas que no pueden ejercer el comercio como por ejemplo los clrigos y las personas consideradas clnicamente como ebrios consuetudinarios. Caractersticas legales Para garantizar que los actos de comercio se lleven de una forma organizada, la sociedad ha considerado oportuno dictaminar ciertas leyes que regulen este tipo de actividades, es as como se acepta la existencia de una Ley de compaas, un Cdigo de Comercio, un Cdigo de Comercio y ms leyes afines con las actividades que realizan los comerciantes. Desde la antigedad, las personas han considerado conveniente asociarse entre s con objetivos comunes para obtener mejores resultados y el comercio no es una excepcin, es as como dos o ms personas se asocian, obtienen personera jurdica y pueden constituirse como compaa. Una vez que se constituye una compaa, se entiende que se debe realizar un contrato por el cual dos o ms personas unen sus capitales o negocios para emprender en operaciones mercantiles y participar de sus

ganancias o utilidades; ste contrato se entiende debe respetar los lineamientos legales y acogerse a lo que disponen los distintos cdigos de comercio, leyes, convenios y disposiciones de cada pas. Cuando se haya cumplido con todas las disposiciones legales para constituir una compaa o empresa se puede empezar a ejercer las operaciones comerciales o transacciones mercantiles, que no es otra cosa que el intercambio de bienes, valores y servicios entre dos partes, con el objetivo de satisfacer las necesidades de las personas que viven en una sociedad. De acuerdo a los documentos que se utilicen para los actos de comercio, stos tambin deben acogerse a ciertos reglamentos o leyes, modernamente no se puede aceptar que una transaccin pueda estar respaldada con una factura que no cuente con el nmero de autorizacin emitido por el respectivo Servicio de Rentas Internas o la entidad que ejerza el control de los impuestos en cada pas. Igualmente cabe mencionar que los pagos y emisin de cheques tambin se someten a las disposiciones de la Ley de cheques o si se realizan transferencias va electrnica, stos tambin deben cumplir ciertos protocolos de seguridad para poderlos realizar. Las personas que se dediquen a llevar Contabilidades o realizar la Contabilidad para alguna compaa o entidad deben cumplir el cdigo de tica del Contador Pblico, el mismo que se basa en dos partes: 1.- Postulados generales.- Estn constituidos por los enunciados fundamentales y morales de la tica profesional del contador, entre estos podemos mencionar los siguientes: integridad, independencia, objetividad, confidencialidad, conducta tica, normas tcnicas y capacidad profesional. 2.- Normas ticas.- Son las ampliaciones o aplicaciones en detalle de uno o ms postulados generales, entre stas podemos mencionar: Confidencialidad; Integridad, objetividad e independencia; divulgacin y solicitacin; tica a travs de las fronteras internacionales; condiciones para sustituir a un Contador Pblico Independiente, entre otras. Secreto Profesional.- Exceptuando una orden de autoridad competente, los contadores estn obligados a guardar estricta reserva respecto de las operaciones que registren, de las que se informen o de aquellas en las que intervengan, as como de la forma y condiciones en que hayan

actuado los administradores o tcnicos de las empresas donde hayan prestado o estn prestando sus servicios. Por lo antes expuesto, es siempre necesario mantenerse en conocimiento e informado para cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias para cada caso, y de esta forma evitar problemas que puedan complicar la situacin personal o de la compaa para la cual se presta los servicios. El acatamiento de las leyes siempre nos traer la satisfaccin del deber cumplido. volver al ndice

4. La empresa. Clasificacin y caractersticasLa empresa Se define a la empresa como una entidad o compaa que est compuesta por capital y trabajo, con el objetivo de desarrollar actividades productivas, de comercializacin, de prestacin de servicios y otras actividades para beneficio de la colectividad. Clasificacin Actualmente existen varios criterios para clasificar a las empresas, entre los principales tenemos los siguientes: Por su naturaleza: Se clasifican en industriales, comerciales y de servicios. Empresas industriales se consideran aquellas que se dedican a la transformacin de materias primas en productos terminados, por ejemplo una fbrica que transforma la madera en un producto acabado como es el papel. Empresas comerciales son las que se dedican a la compra y venta de productos elaborados y se convierten en intermediarias entre productores y consumidores, por ejemplo una comercializadora de llantas de vehculos, compra el producto a los fabricantes y los vende a los consumidores finales. Empresas de servicios son aquellas que se dedican a prestar un servicio a la colectividad, por ejemplo una empresa area que ofrece servicios de

transporte areo, puede ser tambin una clnica, que presta servicios hospitalarios o de salud. Por el sector al que pertenecen: Bsicamente podemos clasificarlas en pblicas, privadas y mixtas. Las empresas pblicas son las que pertenecen al Estado, es decir el capital es del sector pblico, como ejemplo podemos citar las empresas de telecomunicaciones, de agua potable, de energa elctrica, etc. Las empresas privadas estn formadas con capitales del sector privado, es decir por personas naturales o personas jurdicas, por ejemplo una imprenta, una papelera, un restaurante, una empresa de compra y venta de vehculos, etc. Las empresas mixtas o de economa mixta, son aquellas cuyo capital pertenecen tanto al sector pblico como al privado, por ejemplo empresas de explotacin minera, empresas de fabricacin de cemento, etc. Por la integracin del capital: Dentro de esta clasificacin tenemos a las empresas unipersonales es decir que el capital pertenece a una persona natural y pluripersonales, cuyo capital pertenece a dos o ms personas naturales. Caractersticas Para la conformacin de cualquier empresa se debe definir un contrato que es un instrumento legal por medio del cual varias personas unen sus negocios o capitales con el objetivo de obtener ganancias. En el caso de Ecuador los contratos para conformar las empresas estn definidos en la Ley de Compaas, tambin estn regidos por el Cdigo de Comercio y el Cdigo Civil. Para realizar actividades de comercio tenemos bsicamente cinco tipos de compaas que son: 1.- La Compaa en nombre colectivo; 2.- La Compaa en comandita simple; 3.- La Compaa de responsabilidad limitada; 4.- La Compaa annima; y,

5.- La Compaa de economa mixta. Como ya se mencion anteriormente, todas las compaas estn obligadas a llevar Contabilidad y en este sentido es necesario que los contadores se familiaricen con las actividades propias del negocio para comprender sus operaciones bsicas, sus gastos ms frecuentes, sus responsabilidades frente a los organismos de control, etc. Las actividades contables son tan diversas que se pueden aplicar a varios tipos de negocios, no solamente compaas o empresas sino tambin clubs sociales, instituciones de investigacin, colegios, universidades, cooperativas de todo gnero, escuelas de formacin para conductores, etc. Por ser tan variado el campo de accin de la Contabilidad, mucha gente ha decidido seguir esta carrera, sin embargo es muy til aclarar que se debe realizar este trabajo con mucha concentracin y prolijidad, pues todas las cifras que maneja la Contabilidad representan dinero, que es quiz el aspecto ms delicado y sensible en cualquier organizacin. Con el objetivo de salvaguardar los intereses econmicos de quienes conforman una compaa, en muchas instituciones funcionan departamentos de auditora interna, quienes estn encargados de realizar determinados exmenes para asegurarse de que se cumplan las normas de control interno y asegurarse de que la organizacin alcance sus objetivos. En otros casos, las compaas tambin recurren al servicio de una Compaa auditora externa, igualmente para que haga su examen, luego del cual realizar un informe detallado donde deber exponer las reas examinadas y determine las debilidades y haga las recomendaciones que estime necesarias para la buena marcha de la organizacin. Antes como ahora, las empresas han sido consideradas como uno de los agentes econmicos ms importantes para el funcionamiento de una sociedad, pues a travs de ellas, se realizan muchas actividades tales como: compras, ventas, circulacin del dinero, generacin de empleo, intercambios comerciales, etc. que posibilitan en conjunto, la expansin de la economa a todo nivel. volver al ndice

5. Principios de contabilidad generalmente aceptadosLos principios de la Contabilidad Se entiende que toda ciencia para ser considerada como tal debe poseer principios, stos pueden ser de origen natural como en el caso de la Fsica o de otro tipo. En el caso de la Contabilidad podemos afirmar que es una ciencia emprica de carcter econmico-social y se basa en los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados conocidos tambin por las por las siglas PCGA. Estos principios son un conjunto de normas y reglas generales que sirven de gua para formular la medicin y la informacin de los elementos patrimoniales y econmicos de un ente contable, tambin constituyen parmetros para la formulacin de los estados financieros. Para comprender y aplicar los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados debemos estudiar ciertos conceptos bsicos que orientan la accin de la profesin contable y que son considerados como principios contables, stos son: Ente Contable.- Se considera ente contable a la empresa, compaa u organizacin que desarrolla una actividad econmica y es susceptible para aplicar registros, es distinto al concepto de persona, que debe ser considerado como un tercero, ya que en este aspecto una misma persona puede ser propietario de varios entes. Equidad.- ste principio considera que la Contabilidad debe basarse en la igualdad para todos los sectores, sin dedicar preferencia para ninguno de forma particular ya que en una misma entidad entran en consideracin diversos intereses y no por esto se deben reflejar datos que afecten intereses de unos, prevaleciendo los de otros. Bienes econmicos.- La Contabilidad se fundamenta en los bienes materiales e inmateriales los cuales tienen un valor econmico por consiguiente pueden ser valorados en trminos de dinero o trminos monetarios. Perodo de tiempo.- Es importante definir que la Contabilidad se ocupa de proveer informacin, por tal razn es necesario que existan perodos especficos para este fin, los cuales deben ser por iguales perodos de tiempo, esto permitir realizar anlisis y comparaciones.

Esencia sobre la forma.- Este principio se fundamenta en la realidad econmica de las transacciones y prevalece la esencia sobre la forma, normalmente hay regulaciones legales en las que pueden diferir estos dos conceptos, sin embargo los profesionales de la Contabilidad deben enfatizar en la esencia para que se refleje de mejor manera la actividad econmica expuesta. Empresa en marcha.- Este principio considera que la Contabilidad debe aplicarse a empresas con continuidad en sus actividades, es decir entes contables que no interrumpan sus operaciones o transacciones, si una compaa entra en proceso de liquidacin o disolucin, no puede ser considerada como empresa en marcha. Medicin en trminos monetarios.- La Contabilidad cuantifica en trminos monetarios todos los bienes, recursos, obligaciones y derechos de una entidad. Esto quiere decir que en cada pas la Contabilidad debe expresarse en la moneda de curso legal donde la entidad desarrolle sus actividades. Estimaciones.- En consideracin de que la Contabilidad se orienta a diferentes tipos de actividad econmica, esto, no permite cuantificar con exactitud ciertos rubros por lo que es necesario realizar aproximaciones o estimaciones. Valuacin al Costo.- Este principio pone de manifiesto que los bienes de una empresa deben registrarse al costo de adquisicin o produccin, igualmente se considera que las fluctuaciones de la moneda no deben incidir en alterar este principio, pero si se debern realizar los ajustes necesarios en ciertos perodos inflacionarios. Devengado.- Se refiere a las variaciones que pueden producirse en el patrimonio para reflejar un resultado econmico, sin distinguir si se ha cobrado o pagado en un perodo determinado, es decir se da por aceptado que un determinado rubro se encuentra por cobrar o por pagar, luego de una negociacin. Objetividad.- Todos los cambios producidos en los principales segmentos de la entidad, se deben conocer formalmente en los registros contables, a la brevedad que permita medirlos objetivamente y registrarlos en trminos monetarios, de forma que no existan distorsiones en dichos registros. Realizacin.- Este principio sostiene que los ingresos, gastos, compras o ventas deben ser considerados como tales una vez que se haya

culminado con una negociacin y no antes, es decir la transaccin debe quedar perfeccionada con todos los documentos habilitantes o concluyentes. Los resultados econmicos solo deben registrarse cuando se han realizado, este principio participa conjuntamente con el principio del devengado. Criterio conservador.- Este principio se sintetiza en los siguientes trminos: Se deben registrar las prdidas cuando se conocen y las ganancias nicamente cuando se hayan percibido Esto quiere decir que ante la circunstancia de tener que elegir entre dos valores, el contador debe optar por el ms bajo, minimizando de esta forma la participacin de los propietarios en las operaciones contables. Uniformidad.- Esto significa que se debe aplicar en forma uniforme las normas y principios contables entre un perodo y otro de tal forma que permita una mejor comparacin e interpretacin de los estados financieros de una empresa en marcha. En caso de existir algn cambio relevante, se debe hacer conocer con una nota aclaratoria. Importancia relativa.- Este principio obliga al profesional contable a actuar con sentido prctico en la aplicacin de las normas y polticas contables, pues existen hechos de mnima importancia que pueden pasarse por alto, no existen normas exactas que separen los hechos importantes de los que no lo son, por tanto en estos casos debe prevalecer el criterio del contador tomando en cuenta varios factores y el efecto que puede producir sta decisin en los resultados y en los principales segmentos de los estados financieros. Revelacin suficiente.- Significa que la informacin que contengan los estados financieros debe estar expresada en forma clara, exacta y comprensible para interpretar y comprender los resultados de las operaciones y la situacin real de la entidad. Consistencia.- La informacin contable requiere que se ejecuten procedimientos de cuantificacin que permanezcan en el tiempo tanto en la aplicacin de los criterios contables como a la consistencia en cuanto a la clasificacin de partidas dentro de los estados financieros, pues no se deben cambiar las partidas entre un ejercicio y otro, es decir deben ser consistentes durante todo el tiempo de vida de la entidad. Hasta aqu los principales principios de Contabilidad, stos siempre estn en constante aplicacin y verificacin por parte de los principales organismos de control para asegurarse de una ejecucin correcta de los

mismos, tambin hay organismos internacionales que enriquecen estos postulados para un perfeccionamiento de la profesin contable. volver al ndice

6. Activo, pasivo y patrimonio. La ecuacin contable y sus variaciones. IlustracinActivo Se define como activo a todos los bienes y valores de propiedad de la entidad y que estn al servicio de la misma con el objetivo de obtener utilidad. Estos bienes tienen mucha probabilidad de generar un beneficio econmico y varan de acuerdo con la naturaleza del negocio, por ejemplo una pequea empresa de servicios puede tener una oficina, la cual puede ser suficiente para el desarrollo de sus actividades, en cambio una gran industria necesita de una planta industrial, maquinaria, vehculos, edificios, muebles, etc. Todo activo tiene un valor de cambio, es decir el propietario de un determinado activo puede cambiarlo por efectivo o por otro activo, puede utilizarlo para cancelar una deuda o repartirlo entre los propietarios de la empresa, es decir se lo puede utilizar para alguna actividad productora de ingresos. El activo es tambin una de las dos partes del balance de situacin. Pasivo Son todas las obligaciones que tiene por pagar la empresa a sus acreedores y se reflejan en el primer segmento de la segunda parte del balance a una fecha sealada en el mismo documento. Comprende tambin las fuentes de financiacin de una entidad, en muchas ocasiones, las empresas deben acogerse al endeudamiento para poder adquirir activos, es decir obtienen un bien pero a la vez contraen una deuda, aplicando de esta forma la partida doble, existen varios tipos de pasivos que los estudiaremos con mayor detenimiento en prximos captulos. Patrimonio El Patrimonio es el segundo segmento de la segunda parte que completa un balance de situacin y constituye el derecho de propiedad que tiene la empresa sobre la diferencia entre el activo menos el pasivo. En este segmento tambin se reflejan los resultados obtenidos por la gestin de

la entidad, es decir la utilidad o prdida obtenida en un ejercicio contable determinado, as como tambin las reservas y los resultados obtenidos de ejercicios anteriores. La Ecuacin Contable Todo balance de situacin comprende dos partes, por un lado tenemos el activo y por otro lado el pasivo y patrimonio, en consecuencia con estos tres trminos se conforma la ecuacin contable de la siguiente manera:

Como toda ecuacin, la ecuacin contable es susceptible de sufrir variaciones mediante la transposicin de trminos, de esta forma podemos obtener las siguientes variaciones.

Esta segunda variacin es conocida como ecuacin patrimonial. Como vemos se puede despejar cualquiera de los trminos que conforman la ecuacin contable. ILUSTRACIN: Primera operacin: Para una mejor interpretacin de la importancia que ejerce la ecuacin contable, en los negocios vamos a suponer que se inicia un negocio de prestacin de servicios tursticos, para lo cual se ha constituido una compaa limitada denominada Fragata Tours Ca. Ltda., con un aporte en efectivo de $12.000,oo. 1era. Ecuacin contable:

Comentario: El valor del lado izquierdo de la ecuacin contable es igual al valor del lado derecho. El Activo es igual a $12.000,oo, la suma de los Pasivos (0,oo) ms el Patrimonio es igual a $ 12.000,oo Segunda operacin: Con el propsito prestar servicios de transporte a turistas, la empresa adquiere un Vehculo tipo furgoneta en $18.000,oo, con un Pagar a 180 das. Variacin ecuacin contable: aumento de un Activo por el aumento de un Pasivo.

Comentario: Se compra un vehculo que pasa a ser parte de la propiedad de la empresa (Activo), por tanto, el total del activo luego de esta operacin es igual a $ 30.000,oo. Por otra parte el Pasivo tienen una obligacin (pagar) a cancelar, por el valor del Vehculo igual a 18.000, mantenindose estable el Patrimonio, Con lo que se justifica la ecuacin contable (Activo = Pasivo + Patrimonio). Tercera operacin: La empresa compra un Computador en $1.800,oo en efectivo. Variacin de la ecuacin contable: disminucin de un Activo por el aumento de otro Activo, mantenindose constante el Pasivo y el Patrimonio.

Comentario: Los pagos de combustible y viticos disminuyen el efectivo a $13.800,oo (14.200-400) afectando al Patrimonio por que los gastos tienen un efecto inverso al de los ingresos, por tanto, el Patrimonio se ve reducido en $400,oo (16.000 400) La igualdad de la ecuacin contable siempre se mantiene. RESUMEN FINAL DE LAS OPERACIONES A continuacin presentamos la Posicin Financiera de las Empresa Fragata Tours Ca. Ltda., luego de las operaciones efectuadas.

[1]

[1] Econ. Victor Hugo Vela Oviedo, gua de Contabilidad I, Universidad Tecnolgica Amrica, Unita

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7. Las cuentas. Partes de una cuenta. Ejemplos de cuentas. El ciclo contableLas cuentas Cuenta es el nombre genrico que agrupa valores o bienes de caractersticas similares, por ejemplo la cuenta CAJA agrupa al dinero en efectivo, monedas y billetes que recibe o entrega una entidad, la cuenta BANCOS es un nombre genrico que implica al dinero depositado o retirado a travs de un banco. Existen otras cuentas como EDIFICIOS, VEHICULOS, MUEBLES, TERRENOS, etc. que no requieren mayor explicacin para su identificacin, pues con solo nombrarlos ya se conoce de que cuenta se trata. La cuenta es el elemento bsico de toda Contabilidad, y precisamos de un grupo de cuentas para registrar adecuadamente las transacciones, para esto es preciso que cada cuenta se encuentre debidamente codificada en un plan de cuentas. Las cuentas facilitan el registro de las operaciones que realiza la entidad en los libros de Contabilidad, cada cuenta representa derechos, obligaciones o bienes que dispone una entidad a una fecha determinada. Partes de una cuenta En razn de que a cada cuenta se lo puede representar en una T, se identifican dos partes, la parte izquierda de la T conocida tambin como DEBE o DEBITO y la parte derecha de la T conocida como HABER o CREDITO, generalmente en la parte superior de la T va el nombre de la respectiva cuenta, se lo puede graficar de la siguiente manera:

Los trminos Debe y Haber tienen mas una connotacin fsica dentro de la cuenta, que de otra ndole; se les conoce tambin como Cargo y Abono; existen dos tipos de cuenta, las cuentas de gestin y las de patrimonio, stas ltimas aparecen en el Balance General o Estado de

Situacin, mientras que las cuentas de gestin pertenecen a gastos o ingresos de la entidad y pertenecen al Estado de Prdidas y Ganancias. Las cuentas son de naturaleza deudora o acreedora, por lo general las cuentas que tiene naturaleza deudora representan a un activo o un gasto, mientras que las cuentas de naturaleza acreedora, representan a un pasivo o un ingreso, por ejemplo en el caso de la cuenta CAJA, es una cuenta de activo por tanto su naturaleza es deudora, esto quiere decir que recibe valores en el Debe cuando registra ingresos y cuando entrega valores en el Haber, es por pagos realizados por diferentes conceptos, pero prevalece un valor mayor en el Debe. Todas las cuentas en Contabilidad sin excepcin, al final de un perodo contable deben producir un saldo que es el que determina si una cuenta es deudora o acreedora. El saldo de una cuenta est dado por la diferencia entre la suma de los valores del Debe y la suma de los valores del Haber, cuando la suma de los valores del Debe es mayor que la suma de los valores del Haber, se dice que esa cuenta tiene saldo deudor, por tanto la cuenta es de naturaleza deudora, por el contrario cuando la suma de los valores del Haber es superior a la suma de los valores del Debe, la cuenta tiene saldo acreedor y por tanto es de naturaleza acreedora. Tambin hay casos en que la suma de los valores del Debe es igual a la suma de los valores del Haber, en este caso el saldo es cero o nulo. La mayora de cuentas de naturaleza deudora constan en el balance de situacin y representan a activos, mientras que las cuentas de naturaleza acreedora que tambin constan en el balance general representan a pasivos o cuentas de capital. Con respecto a las cuentas de gestin en cambio se dice que toda cuenta de gasto es de naturaleza deudora y toda cuenta de ingresos es de naturaleza acreedora. Ejemplos de Cuentas Como ejemplo de cuentas de activo podemos citar: Caja, Bancos, Inversiones Temporales, Cuentas por Cobrar, Documentos por Cobrar, Inventario de Mercaderas, Muebles y Enseres, Equipos de oficina, Edificios, Vehculos. Dentro del pasivo podemos citar las siguientes cuentas: Cuentas por Pagar, Documentos por Pagar, Accionistas por Pagar, Otras cuentas por Pagar, Hipotecas por Pagar. En el patrimonio tenemos: Capital, Reservas, Resultados.

Entre las cuentas de gastos tenemos: Sueldos y salarios, Horas extras, Mantenimiento de oficinas, Viticos, Combustibles, Comisiones. Como parte del grupo de ingresos podemos citar las siguientes cuentas: Ventas, Utilidad en venta de activos fijos, Comisiones ganadas, Otros ingresos. El Ciclo Contable El ciclo o proceso contable es la secuencia que debe seguir la informacin contable desde que se origina la transaccin hasta la presentacin de los Balances y que se resume en los siguientes pasos:

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8. Principales libros de contabilidad. Libro diario. Asientos contables

Principales libros de Contabilidad Cuando hablamos de libros de Contabilidad nos referimos a los registros que utilizamos para contabilizar las operaciones de la entidad, dentro de stos libros tenemos: El Libro Diario y el Libro Mayor (que lo veremos en el prximo captulo) Libro Diario Es uno de los libros ms utilizados en la Contabilidad, se lo utiliza para registrar todas las operaciones de la empresa en orden cronolgico y diariamente, de ah su nombre; este registro se lo hace mediante asientos contables, a esta accin tambin se la conoce con el nombre de jornalizacin, un formato muy generalizado del libro diario es el siguiente:

Como podemos observar, a ms del nombre de la entidad o compaa, debe ir el nombre del libro contable, en este caso DIARIO GENERAL, seguidamente debemos registrar el nmero de folio; a continuacin tenemos una columna para registrar la FECHA de cada transaccin, seguidamente en DESCRIPCION, debemos hacer constar las cuentas que han intervenido en la operacin, en REF. colocamos una referencia o cdigo de cuenta, finalmente registramos los valores que deben ir al DEBE y los valores que deben ir en el HABER, cumpliendo el principal principio de la Contabilidad, la partida doble. Asientos Contables

Los asientos contables son los registros que se van asentando en forma cronolgica en el DIARIO GENERAL, previo a un anlisis de las cuentas que deben debitarse (registrar en el DEBE) y las cuentas que deben acreditarse (registrar en el HABER), a este anlisis se le denomina JORNALIZACION. Para ejemplificar mejor esta situacin vamos a suponer que la empresa adquiere un vehculo y que paga con cheque la suma de 12.000 dlares. Antes de proseguir el Contador debe asegurarse de que posee toda la documentacin que sustenta la transaccin, esto es, la factura, el contrato de compra-venta del vehculo, el cheque, etc. A continuacin debe hacer el siguiente anlisis en funcin del principio de la partida doble:

Luego procede a registrar en el DIARIO GENERAL la transaccin, con el siguiente asiento contable:

En este asiento podemos observar las siguientes partes: 1.- Un nmero de identificacin ------- 1 ------2.- La fecha 26-ago-20..

3.- La cuenta que se debita: Vehculos con su referencia 1.2.1. 4.- La cuenta que se acredita: Bancos con su referencia 1.1.2. 5.- El valor del DEBE de la cuenta Vehculos 12.000 6.- El valor del HABER de la cuenta Bancos 12.000 7.- Una referencia de la transaccin realizada: Registro de la compra del vehculo marca , chasis No.., motor , con cheque No. Por regla general todo asiento debe contener estas partes. Finalmente nos aseguramos que el asiento est cuadrado por cuanto mantiene igualdad de valores tanto al DEBE como al HABER. ASIENTO SIMPLE.- El asiento que hemos realizado es considerado como asiento simple, por cuanto ha intervenido una sola cuenta deudora y una sola cuenta acreedora. ASIENTO COMPUESTO.- En estos asientos intervienen dos o ms cuentas deudoras y dos o mas cuentas acreedoras. ASIENTO MIXTO.- Es aquel en el que intervienen una cuenta deudora y dos o mas cuentas acreedoras, o varias cuentas deudoras y una cuenta acreedora. Ahora vamos a ver un ejemplo de asiento compuesto, se trata de una transaccin mediante la cual, se adquiere equipos de oficina por $ 12.000 y muebles por $ 1.500, en la empresa Andesur, segn factura No. 1530, se paga en efectivo $ 500, con cheque $ 2000 y por la diferencia nos conceden 15 das de crdito no documentado. El asiento debe registrarse de la siguiente forma:

A continuacin vamos a realizar un asiento mixto, donde intervienen varias cuentas deudoras y una acreedora. Para esto conocemos que un nuevo socio se integra a la compaa y da un aporte econmico de $ 18.000 de los cuales $ 15.000 lo deposita en Bancos y $ 3000 los ingresa a Caja, adems trae 3 equipos de computacin valorados en $ 2.000. El registro de este asiento es de la siguiente manera:

Como podemos observar en los asientos realizados, se cumple el principio de la partida doble, tambin en cada uno observamos los 7

pasos que se cumplieron en el asiento nmero 1. Originalmente cuando surgi la Contabilidad, estos libros se tenan que llevar a mano, con buena letra, sin manchones ni enmendaduras, sin embargo con el desarrollo de la civilizacin ahora pues, se pueden realizar en modernos sistemas computarizados, el formato del diario general mantiene su estructura de fondo, pero en algunos casos a cambiado ligeramente de forma para facilitar la jornalizacin conocida modernamente como digitacin de documentos contables. Para mantener un archivo de estos libros es necesario imprimirlos y luego encuadernarlos, pues son necesarios para cualquier consulta posterior o para verificar cualquier dato en caso de litigio entre las partes involucradas, existen diferentes criterios sobre el tiempo que se deben conservar estos libros, dependiendo de la legislacin de cada pas. volver al ndice

9. El Mayor en T. La mayorizacin. Balance de comprobacinEl mayor en T Conocido tambin como Libro Mayor o Mayor General, es un libro de Contabilidad que recoge la informacin registrada previamente en el Diario General, pero en cada una de las cuentas que ha intervenido en la Contabilidad en un perodo determinado. Uno de los formatos ms conocidos de este libro es la T que ya lo vimos cuando mencionamos las partes de una cuenta. Pues bien, como para cada cuenta utilizamos una T y es la suma de todas estas T en su conjunto lo que dan lugar al Libro Mayor. El esquema de T es generalmente utilizado por la facilidad que implica trazar una letra T e identificar el Debe y el Haber, sin embargo existen otros esquemas ms completos que incluyen una columna adicional para la obtencin del saldo deudor o acreedor directamente y que lo veremos en captulos posteriores. La Mayorizacin La mayorizacin es el proceso mediante el cual conforme van apareciendo las cuentas en el Diario General se utiliza una T para en ella registrar los valores debitados o acreditados previamente en el Libro Diario, como es lgico este proceso no se puede dar sin previamente

disponer de un Libro Diario en el que ya existan registros. Para ilustrar de mejor manera el proceso de mayorizacin vamos a realizar el siguiente ejercicio: Transacciones: El 1 de agosto de 20_ _ se registra el Estado de Situacin de la Empresa XT dedicada a la prestacin de servicios publicitarios con los siguientes datos: Dinero en efectivo Cuenta Corriente en el Banco Popular Cuentas por Cobrar Documentos por Cobrar Edificio Muebles y Enseres Vehculos Cuentas por Pagar Documentos por Pagar Hipotecas por Pagar Capital Social 350,oo 12.600,oo 21.500,oo 25.700,oo 86.250,oo 18.000,oo 15.600,oo 15.800,oo 20.300,oo 23.900,oo 120.000,oo

El 2 de agosto de 20_ _ se paga $ 600 con cheque 01 del Banco Popular como abono a la Cuenta por Pagar. En esta misma fecha realizamos el cobro de $ 1.500 de Cuentas por Cobrar a clientes, dinero que ingresa a Caja, segn comprobante 01. El 3 de agosto de 20_ _, el dinero ingresado en Caja se deposita en el Banco Popular, segn papeleta de depsito 1562, comprobante 01. El 4 de agosto de 20_ _ se compra un mueble por $ 1.000 segn factura 2043 a Credicentro, pagamos con cheque 02 del Banco Popular.

Una vez hechos los anlisis contables respectivos de las transacciones con los documentos fuente, el Diario General se mostrara de la siguiente manera:

Para iniciar el proceso de mayorizacin, contamos las cuentas del primer asiento y procedemos a abrir once T (tes) para registrar en ellas los dbitos y crditos respectivos en cada cuenta, para asegurarnos de que

la mayorizacin est bien realizada, colocamos junto a cada cifra el nmero de asiento de donde proviene ese valor. Cuando ya disponemos de una T para una cuenta y observamos que esa cuenta se encuentra registrada en otro asiento, no abrimos otra T, pues el objetivo de la mayorizacin es la acumulacin de los valores debitados o acreditados en una sola T. Una vez terminado el proceso de mayorizacin, analizamos cada cuenta o T y si observamos que hay ms de una cifra ya sea en el Debe o Haber, procedemos a sumar las cifras y determinar los nuevos saldos. Terminado el proceso de mayorizacin, el Mayor General se mostrara de la siguiente manera:

Este proceso en los inicios de la Contabilidad no estaba libre de error, por tanto era necesario realizar una prueba que se denomina Balance de Comprobacin, precisamente para comprobar si se realiz bien el proceso de mayorizacin. Balance de Comprobacin

Este balance sirve para comprobar que la suma de los saldos deudores y acreedores de todas las cuentas que han intervenido en la Contabilidad, totalicen valores iguales, de ser as se tendr la certeza de que el proceso estuvo bien realizado, caso contrario hay necesidad de volver a revisar el proceso de mayorizacin hasta que los totales cuadren, es decir totalicen cifras iguales. A continuacin vamos a observar el Balance de Comprobacin luego del proceso de mayorizacin antes expuesto.

______________ Con este balance hemos podido comprobar que el proceso se realiz correctamente, en razn de que obtenemos cifras iguales tanto en el Debe como en el Haber de las Sumas, cuando estas dos columnas cuadran, es un buen indicio de que las otras dos columnas de saldos, tambin van a cuadrar y efectivamente as es. Con este pequeo ejercicio el lector puede tener una mejor idea del desarrollo del proceso contable, hemos incluido aqu nicamente cuentas del Estado de Situacin pero posteriormente incluiremos tambin cuentas de ingresos y gastos.

Al realizar un anlisis de las dos primeras cuentas del Balance de Comprobacin observamos que estas han registrado movimientos tanto en el Debe como en el Haber, esto se pone de manifiesto tambin en las cuentas de mayor y se debe a que las cuentas que representan mayor liquidez como son Caja y Bancos, siempre tienen mayor movimiento que las otras cuentas, por tanto es preciso que cuando se haga este tipo de ejercicio, la T para estas cuentas, sea un poco mas grande que el resto de cuentas para poder registrar un mayor nmero de movimientos. Una vez totalizadas las cifras, se traza doble lnea debajo de los valores, para indicar que se encuentran cuadrados, finalmente es necesaria una firma de responsabilidad del Contador que certifica este Balance. volver al ndice

10. Hoja de trabajo como herramienta para elaborar los estados financierosLa Hoja de Trabajo Esta hoja segn algunos autores no constituye un documento oficial de la Contabilidad, sino que sirve de herramienta para que el Contador pueda elaborar los estados financieros y presente de forma resumida todas las cuentas que han intervenido en el proceso, se elabora a partir del Balance de Comprobacin. Para ilustrar de mejor manera el uso de este documento, vamos a continuar con nuestro ejercicio incluyendo esta vez cuentas de ingresos y gastos. Transacciones: a) El 5 de agosto de 20_ _ se reciben en Caja $ 18.000 del cliente Productos Kevin por concepto de cancelacin de factura 01 por Comisiones ganadas por servicios de publicidad, comprobante de ingreso 02. b) El 6 de agosto de 20_ _ se deposita en el Banco Popular, el valor ingresado a Caja el da anterior, segn papeleta 6258. c) El 6 de agosto de 20_ _ se cancela a Radio Iris por pautas publicitarias de nuestro cliente Productos Kevin, el valor de $ 2.500, se paga con cheque 03 del Banco Popular, adems se paga a Teleoriente $ 12.000, por pautas en televisin con cheque 04 del mismo banco.

d) El 30 de agosto de 20_ _ se contabiliza sueldos por $ 1.400, para pagar a fin de mes. e) El 31 de agosto de 20_ _ se recibe en Caja $ 100 por ingresos no operacionales, segn comprobante de ingreso 03. La hoja de trabajo consta de las siguientes columnas: 1ra. Columna, para el cdigo de cada cuenta 2da. Columna, para el nombre de las cuentas A partir de la tercera columna se deben considerar pares de columnas las mismas que deben estar debidamente cuadradas. 3ra. Columna, para los saldos deudores del Balance de Comprobacin 4ta. Columna, para los saldos acreedores del Balance de Comprobacin 5ta. Columna, para el Debe del Diario General 6ta. Columna, para el Haber del Diario General, sta columna y la anterior se van a utilizar para contabilizar las transacciones que anteceden, tambin se las utiliza para asentar los ajustes contables que se realizan al finalizar un perodo o ejercicio contable, cada asiento se lo identifica con una letra para reconocer fcilmente los dbitos y crditos de cada transaccin. 7ma. Columna, para saldos deudores del Balance de Comprobacin Ajustado 8va. Columna, para saldos acreedores del Balance de Comprobacin Ajustado 9na. Columna, para registrar los gastos en el Estado de Resultados 10ma. Columna, para registrar las rentas en el Estado de Resultados 11va. Columna, para registrar los activos en el Balance General 12va. Columna, para registrar los pasivos y el patrimonio en el Balance General Es necesario ir controlando los totales de las columnas para asegurarnos de que cuadran; los totales de las 4 ltimas columnas por lo general no

cuadran por cuanto es necesario primero establecer la diferencia entre las rentas y los gastos, cuando las rentas son mayores que los gastos (como en el caso de nuestro ejercicio), el valor de la diferencia se registra en la columna de gastos para efectos de cuadrar las columnas de gastos y rentas, y el mismo valor lo registramos en la columna de pasivo, para cuadrar las columnas de activo y pasivo del Balance General, este valor debe ir en la cuenta Resultado del perodo. En el caso de que los gastos sean mayores que las rentas, el valor para cuadrar deber ir en la columna de rentas y el mismo valor se debe registrar en la columna del activo, de esta forma al sumar y totalizar todos los pares de columnas vamos a observar valores iguales, como en la siguiente Hoja de Trabajo.

Cuando ya se dispone de un Balance de Comprobacin Ajustado solo resta repartir los valores hacia las cuatro columnas restantes del lado derecho, pero en realidad cada cifra tiene nicamente dos opciones en razn de que si tiene saldo deudor, puede ser gasto o activo descartando totalmente que pueda ser renta o pasivo; si por el contrario tiene saldo acreedor solo puede ser renta o pasivo y debe descartar que sea gasto o activo, del tal forma que con este anlisis el reparto de las cifras, se hace ms fcil. En las columnas del Estado de Resultados, observamos que se ha obtenido rentas por $ 18.100, mientras que existen gastos por $ 15.900, esto nos da una utilidad de $ 2.200 como Resultado del perodo, que es el mismo valor que debemos sumar al Patrimonio para que cuadren las cifras del Balance General. Con los datos expuestos en la

Hoja de Trabajo anterior, se pueden realizar fcilmente los Estados Financieros que es el principal objetivo de toda Contabilidad. volver al ndice

Microsoft Excel aplicado a la ContabilidadLecciones1. La hoja electrnica. Filas, columnas, celdas y modificaciones 2. Principales herramientas y ayudas 3. Operaciones bsicas. Suma, resta, multiplicacin, divisin y exponenciacin 4. Software contable educativo desarrollado en Microsoft Excel 5. Plan de cuentas. Estructura, clasificacin y codificacin 6. Contabilidad especializada. Las operaciones comerciales 7. Cuentas y documentos por cobrar 8. Cuentas y documentos por pagar. Letra de cambio 9. Cuentas por pagar a accionistas. Aportes para futuras capitalizaciones 10. Consultas del mayor general y balance de comprobacin

1. La hoja electrnica. Filas, columnas, celdas y modificacionesLa hoja electrnica Desde hace varios aos, Microsoft en su afn de brindar cada vez mejores sistemas computarizados, ha ido perfeccionando sus programas y Microsoft Excel no es la excepcin, antes de la aparicin de esta hoja electrnica que en la actualidad sirve para muchas actividades, existan en el mercado, programas de hojas electrnicas como Lotus 123 y Qpro. Con la aparicin de Excel en varias versiones, muchos profesionales han acogido esta hoja electrnica como una herramienta fundamental para sus trabajos y tareas diarias. En lo personal me siento muy satisfecho con el desempeo de este software, en razn de que se lo puede hacer

las adaptaciones que sean necesarias para que se adapte a los propsitos de la Contabilidad. Estudiaremos la versin de Microsoft Excel 2007, con el propsito de que las personas que accedan a este curso saquen el mximo provecho para su ptimo desempeo en el campo laboral, vamos a incluir algunas imgenes que van a ser de mucha utilidad para la asimilacin del conocimiento, en primer lugar vamos a observar la siguiente pantalla:

Cuando accedemos a este software, observamos que disponemos de un men principal conformado por: Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Frmulas, Datos, Revisar, Vista y Complementos. Cada una de estas opciones tiene varios submens, ayudas, conos y herramientas que las encontramos a continuacin del men principal y que afectan los datos con los cuales trabajamos. En la parte inferior encontramos que disponemos de tres hojas electrnicas con una opcin para incrementar su nmero dependiendo del trabajo que vayamos a desarrollar. Existen muchas ocasiones en que solo se utiliza una hoja, mientras que hay trabajos ms complejos que ameritan la utilizacin de varias hojas electrnicas, en cualquier caso se las puede guardar en un solo archivo. Filas y Columnas

En la parte inferior vamos a encontrar filas y columnas, las filas estn identificadas con nmeros, mientras que las columnas estn designadas con letras, las filas van numeradas desde la 1 hasta la 1048576, mientras que las columnas inician con la letra A y terminan con la combinacin de las letras XFD, segn podemos observar en la siguiente imagen

Celdas Las celdas son las intersecciones entre una fila y una columna, son susceptibles de almacenar datos alfanumricos con mltiples propsitos, las celdas siempre reflejan su posicin (columna-fila) en el lado izquierdo de la barra de frmulas. Toda informacin que maneja Microsoft Excel se encuentra en celdas perfectamente identificadas, donde se manejan todos los datos o informacin con los cuales se trabaja. Como toda celda puede ser identificada con la letra y la fila, dando su localizacin exacta, cuando tenemos ms de una celda, este concepto se llama rango de celdas; es decir, un rango puede ir desde la celda B3 hasta la celda B7, para una mejor identificacin de este rango, se puede

reconocerlo de la siguiente forma B3:B7, donde aparece la seleccin de la primera y ltima celda. La identificacin de rangos de celdas es muy til cuando se trata de realizar varias operaciones como sumas de algunos valores, por ejemplo, tambin sirve para dar un nombre a un rango, todo depende de los trabajos que estemos desarrollando. Modificaciones Toda celda es susceptible de hacerle modificaciones, normalmente tiene un alto de 15,00 (20 pixeles) y un ancho de 10,71 (80 pixeles), como observamos acontinuacin:

Para modificar el alto y ancho de una celda, en el caso de las filas debemos acercar el cursor a la parte inferior del nmero de la fila, una vez que aparezca

debemos mantener oprimido el botn izquierdo del ratn y desplazarlo hasta que el alto de la celda sea el que mas ptimo para nuestro trabajo. De igual forma para ampliar o reducir el ancho de una columna debe acercar el cursor a la parte derecha de la celda hasta que aparezca

e igualmente debe mantener oprimido el botn izquierdo del ratn y desplazarlo hacia la derecha o la izquierda hasta fijar un ancho conveniente para esa columna.

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2. Principales herramientas y ayudasOpciones de Autorelleno Microsoft Excel dispone de numerosas herramientas y ayudas para realizar varias tareas con los datos ingresados en las hojas, una de estas son las opciones de autorelleno, por ejemplo si deseamos ingresar datos con los meses del ao, basta con escribir el primer mes enero, luego para que las celdas se llenen con los nombres de los siguientes meses, basta acercar el cursor a la parte inferior derecha de la celda donde se encuentre el mes de enero y observemos que las cruz del cursor toma una forma ms delgada, es entonces que debemos mantener oprimido el botn izquierdo del ratn y desplazarlo hacia abajo para que las celdas se llenen con los nombres de los siguientes meses una vez que soltemos el cursor, como lo podemos observar en la siguiente imagen:

De igual forma se puede hacer una prueba con los das de la semana empezando el lunes, una vez que se haya hecho el desplazamiento hasta que aparezca el da domingo, si se contina con este desplazamiento vamos a observar que aparece otra vez el da lunes, esto siempre va a suceder con este tipo de datos.

Con los nmeros no sucede lo mismo, si ponemos uno y deseamos que aparezcan los siguientes con el mismo procedimiento, esto no sucede, pero si hacemos una ligera modificacin se puede conseguir obtener relleno con nmeros consecutivos, para esto escribimos en la primera celda el nmero 1 y en la siguiente el nmero 2, luego marcamos las dos celdas y continuamos con el procedimiento antes descrito, aparecer entonces

Centrar datos en las celdas Si los datos de estas celdas deseamos que se muestren centrados, basta con hacer clic en el cono de Centrar, obteniendo lo siguiente

Color de relleno Tambin podemos poner color de relleno a todo el rango seleccionado A2:A8, para esto hacemos clic en el cono correspondiente y el resultado que se obtiene es que se colorea el fondo de todas las celdas seleccionadas, como lo podemos observar a continuacin

Si bien el color amarillo aparece por default, se puede seleccionar el color que consideremos ms apropiado dando un clic a la derecha del mismo cono y observaremos lo siguiente:

Con un poco de prctica podremos utilizar cualquier icono o herramienta del men INICIO o de cualquiera de los mens que se encuentran a la derecha de este, acercando el cursor a cualquier icono, siempre aparecer un pequeo recuadro de texto donde se explica la funcin de cada uno de ellos, de modo que su uso solo es cuestin de prctica. volver al ndice

3. Operaciones bsicas. Suma, resta, multiplicacin, divisin y exponenciacinOperaciones bsicas Entre las operaciones que puede realizar Microsoft Excel estn las operaciones bsicas como son: suma, resta, multiplicacin, divisin y exponenciacin. Suma Para realizar una suma, necesitamos ingresar en las celdas, valores que sean susceptibles de sumar, es decir nicamente nmeros, si introducimos un dato alfabtico por ejemplo, no se puede realizar la operacin y el resultado que Excel dar es #VALOR! indicando con esto que un valor utilizado en la frmula es errneo. Suma de celdas individuales Existe mas de una forma para realizar las sumas, en el ejemplo siguiente, vamos a realizar la suma de los valores de las celdas B4, B5 y B6, para lo cual colocamos el cursor donde queremos que vaya el total(B7), antecedemos el signo = y seguidamente ponemos la primera celda B4, luego ponemos el signo + la siguiente celda B5 otra vez el signo + y la ltima celda B6, el resultado obtenido se muestra en la celda B7.

Suma utilizando icono de sumatoria

Esta forma para sumar es generalmente ms utilizada, ya que solo necesitamos colocar el cursor donde queremos que se totalice (B8) y hacer clic en el icono de sumatoria, inmediatamente aparece en la barra de frmulas =SUMA(B3:B7), luego que damos un enter, aparece el resultado en la celda B8 y el cursor salta de forma automtica a la celda B9, como lo podemos ver en la siguiente imagen

Excel, adems de sumar en forma vertical, tambin puede hacerlo de forma horizontal como lo podemos observar a continuacin, la grfica corresponde a la suma del rango A3:D3.

Resta Se puede realizar operaciones de resta identificando en forma individual con los signos +(mas) o (menos), los minuendos y sustraendos, nos ubicamos en la celda donde deseamos obtener el resultado y al igual que en el primer caso de las sumas, es necesario anteceder el signo =(igual), en el ejemplo siguiente sumamos dos valores C4+C5 y restamos otros dos C6-C7, el resultado lo obtenemos en la celda C8.

Tambin se puede realizar resta con una suma previa, a la que se le resta dos valores, en el siguiente ejemplo observamos que a la suma del rango B4:B5 (250), restamos los valores de las celdas B6(10) y B7(20)

Multiplicacin Para obtener la multiplicacin entre dos o ms valores, antecedemos el signo = colocamos la celda del primer valor, luego utilizamos *(asterisco), otra celda para ingresar un segundo valor y enter, en el siguiente ejemplo vamos a obtener en A5, el resultado de multiplicar =A3*A4.

Divisin Para la divisin, antecedemos el signo =, ponemos la celda del primer valor, luego utilizamos el signo / y la celda del segundo valor, en el ejemplo siguiente en la celda C6 dividimos C4 para C5, luego entonces en la barra de frmulas aparece =C4/C5.

Exponenciacin Aunque estas operaciones son poco frecuentes, vale conocer que Excel tambin puede elevar a cualquier potencia un nmero dado, en el siguiente ejemplo utilizamos la frmula =2^3, esto equivale a multiplicar =2*2*2 o lo que es lo mismo elevar 2 al exponente 3, el resultado lo podemos observar en la celda B4.

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4. Software contable educativo desarrollado en Microsoft ExcelAntecedentes El avance tecnolgico constante de Microsoft Excel a travs de sus varias versiones, ha dado como resultado que se pueda desarrollar un Software contable con fines educativos, es decir que al igual que otros sistemas contables computarizados, se puede obtener los principales libros y reportes de la Contabilidad, esto a pesar del excepticismo de ciertos profesionales que consideran que Excel fue creado con otros propsitos.

La editorial Libros en Red, en cooperacin con el autor del presente curso, lanzaron al mercado en el ao 2003, el libro Excel y Contabilidad cuyo objetivo es disear un software de Contabilidad bajo Excel adaptndolo a las necesidades del usuario, vamos a utilizar algunas imgenes de este trabajo para entender como funciona el sistema.[1] Introduccin al Software Contable Como hemos observado en captulos anteriores, Excel contiene 3 hojas de forma standard, pero pueden incluirse ms, dependiendo del trabajo a realizar, en este caso nuestro sistema contiene 5 hojas, para los siguientes propsitos: Hoja 1 DIARIO, para registrar las transacciones en Diario General Hoja 2 MAYOR, para revisar el libro mayor de cualquier cuenta Hoja 3 BALANCE, para disponer de un Balance de Comprobacin Hoja 4 GENERAL, para obtener el Balance General Hoja 5 RESULTADOS, para el Estado de Resultados o Prdidas y Ganancias Para ingresar a este software y por motivos de seguridad, es importante dotar al sistema de una clave de seguridad, la cual puede ser incluida cuando se construye el programa. Diario General En esta hoja se puede registrar con asientos de diario cualquier transaccin de la entidad para la cual se realiza la Contabilidad, contiene en la parte superior izquierda un Plan de Cuentas, el cual se muestra en un cuadro de lista entre el rango A1:D6 que lo veremos con ms detenimiento en el prximo captulo, este recuadro es bsicamente de consulta para ver las cuentas que podemos utilizar en nuestra Contabilidad, dispone de una barra de desplazamiento que permite consultar desde la primera hasta la ltima cuenta. En la celda E2, podemos observar que se muestra la fecha, ms abajo en la celda A7 debemos poner el nombre de la entidad, para este caso en particular la empresa se llamar MODELO S.A., en el resto del documento, el libro diario aparece con las columnas necesarias para registrar la informacin de las transacciones con son: fecha,

comprobante, cdigos que al momento de digitarlos aparece en forma automtica el nombre de la cuenta, descripcin para colocar las referencias para cada cuenta que interviene en el asiento, dbito y crdito. Es necesario indicar que en el rango E3:E4, aparece un botn con el nombre de Nuevo Diario que sirve para dejar en blanco todo el contenido del libro diario, este botn contiene una macro que se debe usar con cuidado, nicamente cuando ya se ha terminado un perodo contable y se va a iniciar un nuevo diario general. Para que este botn se pueda activar, primero, hay que considerar la advertencia de seguridad que se encuentra sobre la barra de frmulas, haciendo clic en Opciones, escogiendo luego Habilitar este contenido y por ltimo dando un clic en Aceptar como lo vemos en las siguientes imgenes:

En la celda F8, aparece en forma automtica un mensaje de advertencia, como medida de prevencin para que los asientos registrados siempre se mantengan cuadrados, es decir los valores de los dbitos deben ser iguales a los valores de los crditos en cada asiento contable. Se debe dejar una fila en blanco para diferenciar entre un asiento y otro; cada asiento debe tener su propio nmero de comprobante ya sea de ingreso(CI #), egreso(CE #) o diario(AD #). Una vez registradas todas las transacciones en la hoja de DIARIO, se puede imprimir todas las pginas que se hayan utilizado en el perodo contable, cabe anotar que en ocasiones no se utilizan todas las pginas del Diario, en ese caso solo se imprimir las pginas utilizadas. Macro Es una secuencia de acciones previamente definidas y grabadas, que pueden accionarse con un botn o la tecla ctrl.+ una letra. Estas grabaciones se realizan con el objeto de resumir en una sola tecla, varias acciones de carcter repetitivo.

Libro Mayor Esta hoja sirve para reflejar los dbitos y crditos de cada cuenta, contiene los siguientes elementos: un cuadro de lista, donde se puede consultar directamente el saldo en cualquier momento del perodo contable, haciendo clic en la cuenta que se desee y que se refleja en las celdas E5 o F5, dependiendo si el saldo es deudor o acreedor. Consta tambin de una celda para la fecha en la celda E2. Para seleccionar y ver el mayor de una determinada cuenta, se debe acceder a travs del filtro que se encuentra ubicado en la celda D12 y seleccionar un solo cdigo.

En el caso del ejemplo que vamos a ilustrar, primero consultamos la cuenta 1.1.1.21 BANCO DEL PICHINCHA C.C. 434542 y vamos a observar que obtenemos en la celda E5 un saldo de $ 1.530, luego en el filtro de la celda D12 escogemos el cdigo 1.1.1.21, que corresponde a la misma cuenta, finalmente oprimimos el botn Presentar Mayor y vamos a observar lo siguiente:

Como vemos el saldo del Mayor coincide con el valor que previamente consultamos en la celda E5, esta consulta aparece a manera de Vista preliminar, si deseamos podemos imprimirla, haciendo clic en imprimir y escogiendo desde la pgina 1 hasta la pgina 1, en razn de que no son muchos movimientos y no es necesario imprimir todas las pginas, pues sera algo innecesario. Balance de Comprobacin Esta tercera hoja del software permite entre otras cosas, verificar que tanto las sumas como los saldos se encuentren cuadrados, tambin nos permiten hacer una clasificacin de los grupos y subgrupos de cuentas para obtener la informacin necesaria para estructurar el Balance General y el Estado de Resultados.

Balance General Es la cuarta hoja donde se recoge la informacin exclusivamente de las cuentas de activo, pasivo y patrimonio, esta informacin la recupera el sistema de la hoja BALANCE, una vez verificados las cuentas y valores, se lo puede imprimir para un mejor anlisis o para guardarlo en el archivo correspondiente.

Estado de Resultados Tambin conocido como Estado de Prdidas y Ganancias, esta quinta hoja sirve para determinar la utilidad o prdida obtenida durante el perodo o ejercicio contable, en base a la informacin de las cuentas de gastos e ingresos que se obtiene de la hoja BALANCE, la utilidad o prdida obtenida es trasladada de forma automtica al patrimonio del Balance General. Una vez ejecutado el cierre de un ejercicio contable, es decir cerrando las cuentas de resultados, se le puede dar continuidad a la Contabilidad

con los saldos del Balance General, que se lo registra como el primer asiento del siguiente ejercicio.

Es necesario indicar que todo este software contable est diseado con frmulas, cdigos y ms facilidades que brinda Microsoft Excel, el usuario no tiene que ser un programador para desarrollar este sistema, solo debe tener algo de experiencia en el manejo de Excel y desde luego saber las bases de la Contabilidad. Cuando ya est listo el software, el usuario solamente debe realizar los asientos con un buen criterio contable, todo lo dems puede hacerlo el sistema como cualquier otro software contable como comprender el lector del presente curso, no podemos ahondar ms en el tema, pero si anotar que el libro Excel y Contabilidad est al alcance de cualquier persona interesada en este software y se lo puede ver en el portal de Libros en red. El libro indica paso a paso como se debe proceder para concluir con xito el sistema.

[1] http://www.librosenred.com/libros/excelycontabilidad.html

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5. Plan de cuentas. Estructura, clasificacin y codificacinPlan de Cuentas Para una adecuada organizacin de las cuentas contables, es necesario disponer de un plan, que es una lista de todas las cuentas que se manejan dentro de una Contabilidad. Es el listado de cuentas que una empresa ha determinado utilizar para el desarrollo de sus procesos contables, lo que depender de la naturaleza de las actividades econmicas que realice, ejemplo: No es lo mismo la Contabilidad de un hospital que la de un supermercado. Requisitos del Plan de Cuentas Debe ser amplio, de manera de abarcar todas las actividades de la empresa.Debe ser flexible, para que pueda adaptarse a la evolucin de la empresa.Desde el punto de vista formal, debe tener un sistema de codificacin numrico de las cuentas, de manera que sea fcil su identificacin por grupos.[1] Estructura, clasificacin y codificacin Ejemplo: 1. 1.1. 1.1.1. 1.1.1.01 ACTIVO ACTIVO CORRIENTE CAJA CAJA GENERAL GRUPO SUBGRUPO CUENTA SUBCUENTA

Como podemos observar en el ejemplo anterior, la estructura del plan de cuentas est dada en base a un grupo principal que puede ser: Activo,Pasivo,Patrimonio,Ingresos,Gastos. A cada grupo hemos asignado un nmero, que en Contabilidad se lo denomina cdigo. Existen planes de cuentas donde se hace constar Cuentas de Orden con el nmero 6 u otro nmero para diferenciarlo

del resto de cuentas ya que estos rubros tienen otro tipo de tratamiento. Dependiendo de cada grupo, se deben considerar tambin subgrupos, por ejemplo para considerar las cuentas de Pasivo, el primer subgrupo debe ser Pasivo Corriente, mostrando la siguiente estructura: 2. 2.1. PASIVO PASIVO CORRIENTE GRUPO SUBGRUPO

A su vez dentro de cada subgrupo se tiene que considerar varias cuentas, por ejemplo: 2.1.1. 2.1.2. CUENTAS POR PAGAR CUENTA

DOCUMENTOS POR PAGAR CUENTA

Y dentro de cada cuentas, las respectivas subcuentas, por ejemplo: 2.1.1.01 2.1.1.02 CxP Luis Santacruz CxP Gonzalo Pea SUBCUENTA SUBCUENTA

Como podemos observar, dentro de cada subcuenta hemos asignado dos dgitos para su identificacin, esto da la posibilidad de que el nmero de subcuentas se pueda ampliar hasta 99. Para el caso concreto de nuestro sistema de Contabilidad, cada cdigo de grupo, subgrupo o cuenta termina en punto y solamente las subcuentas no terminan en punto, esto se debe a que para los asientos de diario utilizamos nicamente subcuentas, en el caso de que en algn asiento utilicemos un cdigo de grupo, subgrupo o cuenta, el sistema no lo va a aceptar y va a emitir el siguiente mensaje: #N/A A continuacin un ejemplo del Plan de Cuentas que se muestra en nuestro software contable:MODELO S.A. PLAN DE CUENTAS FECHA septiembre 7, 2009

1. 1.1. 1.1.1.

ACTIVO ACTIVO CORRIENTE CAJA, BANCOS

1.1.1.01 CAJA CHICA QUITO 1.1.1.02 CAJA CHICA GUAYAQUIL 1.1.1.10 CAJA GENERAL 1.1.1.20 CUENTA CONTROL 1.1.1.21 BANCO DEL PICHINCHA C.C. 20735-4 1.1.1.22 BANCO DEL PACIFICO 1.1.1.23 BANCO DE GUAYAQUIL 1.1.2. CTAS Y DTOS X COB CLIENTES 1.1.2.01 CLIENTES QUITO 1.1.2.02 CLIENTES GUAYAQUIL 1.1.2.03 CLIENTES CUENCA 1.1.2.04 CLIENTES MANTA 1.1.3. 1.1.4. (-)PROV CTAS INCOBRABLES OTRAS CUENTAS POR COBRAR 1.1.3.01 (-)PROV CTAS INCOBR CLIENTES 1.1.4.01 ANTICIPOS DE SUELDOS 1.1.4.02 ANTICIPOS A PROVEEDORES 1.1.5. 1.1.6. INVENTARIO DE SUMINIST. Y MATERIALES IMPUESTOS ANTICIPADOS 1.1.5.01 SUMIN Y MATERLS DE OFICINA 1.1.6.01 RETENCIONES EN LA FUENTE 1.1.6.02 ANTICIPOS DE IMPUESTO A LA RENTA 1.1.6.03 IVA EN COMPRAS 1.1.7. 1.1.8. INVENTARIOS DE PRODUCT. TERMINADOS OTROS ACTIVOS CORRIENTES 1.1.7.01 EQUIPO DE MONTAA 1.1.8.01 ARRIENDOS PAGADOS POR ANTICIPADO 1.1.8.02 PUBLICIDAD PAGADA POR ANTICIPADO 1.2. 1.2.1. 1.2.2. ACTIVO FIJO TERRENOS, EDIFICIOS E INSTALACIONES MAQUIN, MUEBLES, ENSERES Y EQUIPO

1.2.1.01 TERRENO 1.2.2.01 MUEBLES Y ENSERES 1.2.2.02 EQUIPO DE OFICINA 1.2.3. 1.2.4. 1.2.5. 1.3. 1.3.1. VEHICULOS OTROS ACTIVOS FIJOS (-)DEPRECIACION ACUMULADA ACTIVOS NO CORRIENTES GASTOS DE ORGANIZAC. Y CONSTITUCION 1.2.3.01 VEHICULOS 1.2.4.01 DERECHOS DE AUTOR 1.2.5.01 (-)DEPRECIACION ACUMULADA

1.3.1.01 GASTOS DE ORGANIZAC. Y CONSTITUCION 1.3.2. 1.3.3. 1.3.4. 2 2.1. 2.1.1. GASTOS INVESTIGACION, EXPL Y OTROS OTROS ACTIVOS NO CORRIENTES (-)AMORTIZACION ACUMULADA PASIVO PASIVO CORRIENTE CUENTAS POR PAGAR 1.3.2.01 INVESTIGACION DE MERCADOS 1.3.3.01 DEPOSITOS EN GARANTIA 1.3.4.01 (-)AMORTIZACION ACUMULADA

2.1.1.01 PROVEEDORES 2.1.1.02 SUELDOS POR PAGAR 2.1.2. 2.1.3. DOCUMENTOS POR PAGAR PROV SOCIALES POR PAGAR 2.1.2.01 DOCUMENTOS POR PAGAR 2.1.3.01 DECIMO TERCER SUELDO 2.1.3.02 DECIMO CUARTO SUELDO 2.1.3.03 VACACIONES 2.1.4. OBLIGAC: IESS E IMPUESTOS 2.1.4.01 APORTE PATRONAL 2.1.4.02 APORTE INDIVIDUAL 2.1.4.03 FONDO DE RESERVA 2.1.4.04 RETENCIONES A EMPLEADOS 2.1.4.05 RETENC. FUENTE 1% 2.1.4.06 RETENC. FUENTE 2% 2.1.4.07 RETENC. FUENTE 8% 2.1.4.08 RETENC. FUENTE 25% 2.1.4.09 IVA EN VENTAS 2.1.4.10 RETENC. IVA 30% 2.1.4.11 RETENC. IVA 70% 2.1.4.12 RETENC. IVA 100% 2.1.4.13 PRESTAMOS QUIROGRAFARIOS IESS 2.1.5. 2.2. 2.2.1. 2.2.2. 3. 3.1. 3.1.1. 3.1.2. OTROS PASIVOS CORRIENTES PASIVO LARGO PLAZO-NO CORRIENTE CTAS Y DTOS X PAG-LARGO PLAZO OTROS PASIVOS A LARGO PLAZO PATRIMONIO PATRIMONIO NETO CAPITAL SUSCRITO Y/O ASIGNADO RESERVAS 2.1.5.01 COBROS ANTICIPADOS

2.2.1.01 PRESTAMO BCO PICHINCHA LARGO PLAZO

3.1.1.01 CAPITAL 3.1.2.01 RESERVA LEGAL 3.1.2.02 OTRAS RESERVAS 3.1.3. UTILIDADES/PERDIDAS ACUMULADAS

3.1.3.01 UTIL/PERD ACUM EJERCICIOS ANTERIORES 3.1.3.02 RESULTADOS PRESENTE EJERCICIO 4. 4.1. 4.1.1. INGRESOS INGRESOS OPERACIONALES VENTAS GRAVADAS CON IVA

4.1.1.01 VENTAS DE SERVICIOS 4.1.1.02 ALQUILER EQUIPO DE MONTAA 4.1.2. 4.1.3. 4.1.4. 4.2. 4.2.1. VENTAS EXC DE IVA O NO GRABADAS EXPORTACIONES (-)DEVOL Y DESCUENTOS EN VENTAS INGRESOS NO OPERACIONALES OTROS INGRESOS 4.1.2.01 VENTAS EXCENTAS DE IVA 4.1.3.01 EXPORTACIONES 4.1.4.01 (-)DEVOL Y DESCUENTOS EN VENTAS

4.2.1.01 INTERESES GANADOS 4.2.1.02 UTILIDAD EN VENTA DE ACTIVOS FIJOS 4.2.1.03 OTRAS RENTAS 5. 5.1. 5.1.1. 5.2. 5.2.1. GASTOS COSTO DE VENTAS COSTO DE VENTAS GASTOS DE ADMINIST Y VTAS SUELD/SAL/BEN SOC E INDEM

5.1.1.01 COSTO DE VENTAS

5.2.1.01 SUELDOS Y SALARIOS 5.2.1.02 DECIMO TERCER SUELDO 5.2.1.03 DECIMO CUARTO SUELDO 5.2.1.04 VACACIONES 5.2.1.05 FONDO DE RESERVA 5.2.1.06 GASTO APORTE PATRONAL 5.2.2. COMISIONES EN VTAS Y PUBL 5.2.2.01 COMISIONES EN VENTAS 5.2.2.02 PUBLICIDAD 5.2.3. 5.2.4. GASTOS DE GESTION AGUA, LUZ, TELEFONO, TELEX Y FAX 5.2.3.01 GESTIONES VARIAS 5.2.4.01 AGUA 5.2.4.02 LUZ 5.2.4.03 TELEFONOS Y FAX 5.2.4.04 INTERNET 5.2.5. IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y OTROS 5.2.5.01 IMPUESTOS FISCALES Y MUNICIP. 5.2.5.02 CONTRIB. SUPERINT. DE CIAS. 5.2.6. DEPREC DE BIENES Y AMORT. 5.2.6.01 DEPRECIACION DE MUEB Y ENS. 5.2.6.02 DEPRECIACION EQUIPOS DE OFIC.

5.2.6.03 AMORTIZACIONES 5.2.7. 5.2.8. CTAS INCOB Y BAJA DE INV. INTERESES Y COMISIONES 5.2.7.01 CUENTAS INCOBRABLES 5.2.8.01 GASTO INTERESES 5.2.8.02 COMISIONES BANCARIAS 5.2.9. OTROS GTOS DE ADM Y VTAS. 5.2.9.01 GASTOS DE VIAJE 5.2.9.02 ARRIENDOS 5.2.9.03 SERVICIOS DE HOSPEDAJE 5.2.9.04 TRANSPORTE 5.3. 5.3.1. 5.3.2. GASTOS NO OPERACIONALES PERDIDA EN VTA DE ACTIVOS OTROS GASTOS NO OPERACNLS

5.3.1.01 PERDIDA EN VTA DE ACTIVOS FIJ. 5.3.2.01 MANTENIMIENTO DE OFICINAS

[1] http://www.wikilearning.com/curso_gratis/manual_de_contabilidad_basi ca-plan_de_cuentas/12594-6 volver al ndice

6. Contabilidad especializada. Las operaciones comercialesContabilidad especializada Por cuanto la Contabilidad permite obtener informacin til sobre las operaciones de las empresas dedicadas a diferentes actividades, se puede determinar que la especializacin se relaciona con la rama o campo de accin de cada una de ellas. Se puede considerar como especializaciones, las siguientes: Contabilidad de CostosContabilidad GubernamentalContabilidad BancariaContabilidad AgropecuariaContabilidad de SegurosContabilidad HoteleraContabilidad PetroleraContabilidad Hospitalaria, etc. [1] Dependiendo de que Contabilidad se trate puede variar el Plan de Cuentas, en especial a nivel de cuentas y subcuentas, aunque en

trminos generales pueden conservar los grupos principales de Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos y Gastos. Segn Guajardo, Woltz y Arlen el propsito bsico de la Contabilidad es proveer informacin financiera acerca de una entidad econmica, para facilitar la toma de decisiones a los diferentes usuarios ya sean accionistas, acreedores, inversionistas, clientes, empleados y pblico en general. En consecuencia se originan diversas ramas, de las cuales las ms importantes son: Contabilidad Financiera Sistema de informacin que expresa en trminos cuantitativos y monetarios las transacciones que realiza una entidad econmica, as como ciertos acontecimientos econmicos que la afectan, con el fin de proporcionar informacin til y segura a usuarios externos a la organizacin. Contabilidad Administrativa Sistema de informacin al servicio de las necesidades internas de la administracin, con orientacin pragmtica destinada a facilitar, las funciones administrativas de planeacin y control as como la toma de decisiones. Contabilidad Fiscal Sistema de informacin diseado para dar cumplimiento a las obligaciones tributarias de las organizaciones respecto de un usuario especfico: el fisco. [2] Las operaciones comerciales Denominadas tambin transacciones mercantiles, constituyen el intercambio de bienes, valores y servicios entre dos partes, con el objeto de satisfacer las necesidades de la colectividad. Toda transaccin tiene dos partes, una que entrega y otra que recibe, por valores equivalentes, este intercambio requiere una constancia, la misma que se refleja en la documentacin fuente que constituye la base de los registros contables. Esta documentacin se debe archivar adecuadamente. El comerciante y sus herederos deben conservar los libros de Contabilidad y sus comprobantes, por todo el tiempo que dure su giro, hasta que termine de todo punto la liquidacin de sus negocios, y diez aos despus.

La especializacin de la Contabilidad, posibilita que tenga en cada caso su forma particular de operar ya que no es lo mismo la Contabilidad de Costos y la Contabilidad Agropecuaria, aunque los principios son los mismos. Por citar un ejemplo: en la Contabilidad de Costos es muy usual la utilizacin de la cuenta Inventario de Productos en Proceso, para acumular en esta los productos que se encuentran en proceso de fabricacin, mientras que en la Contabilidad Agropecuaria, existe una cuenta para describir una situacin similar con la cuenta Cosechas Pendientes. Hay circunstancias particulares cuando se trata de una empresa comercial por ejemplo, cuando se compensa el desempeo de sus empleados y se aplica un bono de cumplimiento, por el mismo concepto en una empresa de transporte areo para compensar el desempeo de los tripulantes, se aplica el concepto bono por millaje. Este tipo de consideraciones se debe tener en cuenta en todas las empresas dependiendo de la especializacin de la Contabilidad que se vaya a aplicar.

[1] Bravo Valdivieso, Mercedes. Contabilidad General, 5ta. Edicin, Pg. 3 [2] Guajardo, Woltz, Arlen. Contabilidad, Pg. 3 volver al ndice

7. Cuentas y documentos por cobrarCuentas por Cobrar Esta cuenta representa derechos exigibles que tiene una empresa y se origina por el otorgamiento de crdito sin documentos para el cobro, es decir se basa ms, en la confianza que existe entre las partes para recuperar los valores por ventas realizadas o por la prestacin de algn servicio. Clasificacin de las Cuentas por Cobrar Las cuentas por cobrar se clasifican generalmente en tres grupos que son:

Cuentas por cobrar al cliente: esta compuesto de los montos que acuerdan los clientes con la empresa, debido al crdito tomado por la venta. Cuentas por cobrar a Funcionarios y Empleados: son los acuerdos que los funcionarios y empleados hacen con la empresa por concepto de ventas a crditos, anticipo de sueldo, entre otros lo que se le descuenta despus de su salario. Otras cuentas por cobrar:estas surgen por una variedad de transacciones tales como anticipo a un ejecutivo, empleado, ventas o compras de algo, daos o prdidas entre otros. Estas cuentas deben ser presentadas en el balance general en el grupo de activo corriente despus del efectivo ya que es lo que se puede convertir en efectivo lo ms pronto posible, excepto aquellas cuyo vencimiento sea mayor que el ciclo normal de operaciones de la empresa, el cual, en la mayora de los casos, es de doce meses estas deben de colocarse en el rengln de activos no corrientes, es decir en el de otros activos. Cuentas Incobrables Esta es ms comn en las empresas que venden a crdito bienes y servicios, lo cual se encuentran con clientes que no pagan dichas cuentas, lo que debe contabilizarse como un gasto. Existen tres mtodos para estimar las provisiones para cuentas incobrables que son: 1- Mtodo del % de las Ventas Netas a Crdito. (2% sobre el valor a venta a crdito) Ejemplo: Veamos: Ventas a crdito 725,000.00 Estimacin de Cuentas Incobrables (725,000.00 x .002) 14,500.00

Valor neto 710,500.00

2- Mtodo del % de las cuentas por cobrar clientes. (2% sobre el valor a venta a crdito) Ejemplo: Veamos: Ventas a crdito 725,000.00 Estimacin de Cuentas .002) Incobrables (725,000.00 x 14,500.00

Valor neto 710,500.00 3- Mtodo del % de cada cliente en particular. (Se debe calcular en forma individual por cada cliente). Casa Real, S.A. 257,000.00 (5%) Casa Prez 200,000.00 (3%) Casa el Toro 200,000.00 (5%)

Cuando la cuentas por cobrar se ha determinado como cuentas incobrable estas deben de aparecer en el rengln del activo y deben ser canceladas, Para cancelar estas cuentas el mayor general debe aparecer en 0.

Documentos por Cobrar Si las ventas se efectan a crdito y se desea mayor garanta que tenga carcter legal se solicita al cliente que firme un documento denominado pagare. Los Documentos por cobrar legalmente esta amparada por documentos negociables entre lo que tenemos: El pagare: representa una promesa de pagar una suma de dinero en una fecha estipulada futura. La letra de cambio: son documentos de deudas a corto plazo, dicho documento no tiene carcter legal, mas bien estn garantizado por la moral y confianza de la entidad emisora. Para calcular los intereses para un ao utilizamos la siguiente formulas:

Inters = Capital x Tasa x (Nmeros de das / 360) Los documentos por cobrar solo puede registrase en una sola cuenta Documentos por Cobrar, ya que se tienen a la mano los derechos de cobrar estos, con una tasa de inters y la fecha de vencimiento. Documentos por Cobrar descontados Este representa los documentos por cobrar no vencidos que se han transferidos por endoso o de otra forma a un banco, al valor nominal o el de su vencimiento; a veces deducido en descuento que viene a representar el inters correspondiente al plazo no expirado. Los documentos representan un pasivo contingente para el que lo endosa y para el que vende un activo contingente con recurso de devolucin por falta de pago. Este debe presentarse en el balance general como una deduccin de los documentos por cobrar. volver al ndice

8. Cuentas y documentos por pagar. Letra de cambioCuentas por Pagar Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de compra de bienes materiales (Inventarios), servicios recibidos, gastos incurridos, adquisicin de activos fijos o contratacin de inversiones en proceso. Si son pagaderos a un tiempo inferior a doce meses se registran como Cuentas por Pagar a Corto Plazo y si su vencimiento es a un tiempo superior a doce meses, en Cuentas por Pagar a Largo Plazo. Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de estos por cada documento de origen (fecha, nmero de documento e importe) y por cada pago efectuado; tambin deben analizarse por edades para evitar el pago de moras o indemnizaciones. Las Cuentas por Pagar a Largo Plazo al finalizar cada perodo econmico, deben reclasificarse a Corto Plazo. Principios y Procedimientos de Control Interno Se deben conciliar peridicamente los importes recibidos y pendientes de pago segn controles contables de la empresa y de los proveedores.Deben elaborarse expedientes de pago por proveedores de

cada factura, su correspondiente Informe de Recepcin(cuando proceda) y el cheque o referencia del pago, cancelndose las facturas con el sello de Pagado.Es preciso mantener al da los mayores auxiliares de Cuentas por Pagar, los de Cuentas por Pagar Diversas y no presentar saldos envejecidos.Las Cuentas por Pagar a Proveedores y las Diversas deben desglosarse por cada factura recibida y cada pago efectuado; as como por edades y analizarse por la Direccin.Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a proveedores, deben controlarse para garantizar que los pagos se realicen por lo realmente recibido.Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de todos los mayores auxiliares de las Cuentas por Pagar coincidan con los de las cuentas de control correspondientes.[1] Procedimientos de Comprobacin Interna Cuentas por Pagar Corto Plazo Cuadre contable de las partidas pendientes en el mayor por deudores.Verificacin de los documentos en los expedientes de pago por acreedores (proveedores).Comprobar si existen partidas o saldos deudores (contrario a la naturaleza de estas cuentas).Anlisis por edades determinando las deudas vencidas (ms de 30 das).Verificar los convenios de pagos suscritos. Cuentas por Pagar Diversas Analizar las partidas que integran el saldo de esta cuenta, clasificarlas de acuerdo a su contenido, comprobando su cuadre contable as como analizar por edades para determinar las envejecidas.Verificar los documentos justificantes de las obligaciones pendientes de pago, as como las conciliaciones, confirmaciones y convenios de pago. Efectos, Cuentas y Partidas por Pagar a Largo Plazo Verificar el cuadre contable de los saldos y partidas que integran esta cuenta en cada una de las subcuentas y mayores auxiliares por acreedores.Anlisis por edades comprobando que en esta cuenta se incluyan exclusivamente los que exceden de un ao.Comprobar los documentos en los expedientes de pago (contratos, convenios, etc).Comprobar las confirmaciones y conciliaciones con los acreedores.Analizar las obligaciones vencidas y pendientes de pago, as como las partidas deudoras (contrarias a la naturaleza de esta cuenta).[2]

Documentos por Pagar De igual f