contabilidad ii · 2.1.1 inversiones temporales 2.1.2 inversiones permanentes 2.2 contabilizaciÓn...

CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________

_________________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia

Programas de Estudio a Distancia

www.unipamplona.edu.co

Esperanza Paredes Hernández

Rectora

María Eugenia Velasco Espitia

Decana Facultad de Estudios a Distancia

Contabilidad II

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Tabla de Contenido

Presentación Introducción Horizontes

UNIDAD 1: Activo Disponible Descripción Temática

Horizontes Proceso de Información Núcleos Temáticos y Problemáticos Proceso de Información

1.1 EFECTIVO 1.1.1 Caja 1.1.2 Entradas de Caja 1.1.3 Salidas de Caja

1.2 BANCOS 1.2.1 Conciliación Bancaria

1.3 FONDO DE CAJA MENOR 1.4 PRESENTACIÓN DEL EFECTIVO EN EL BALANCE GENERAL

Proceso de Comprensión y Análisis Síntesis Creativa y Argumentativa Solución de Problemas Autoevaluación

Bibliografía Sugerida

UNIDAD 2: Inversiones Descripción Temática Horizontes Núcleos Temáticos y Problemáticos

Proceso de Información 2.1 CLASIFICACIÓN DE LAS INVERSIONES

2.1.1 Inversiones Temporales 2.1.2 Inversiones Permanentes

2.2 CONTABILIZACIÓN DE LAS INVERSIONES 2.2.1 Contabilización de las Inversiones en Acciones 2.2.2 Contabilización de las Inversiones en CDT 2.2.3 Contabilización de las Inversiones en Bonos

2.3 VALORIZACIÓN DE INVERSIONES 2.4 CONTROL INTERNO DE LAS INVERSIONES

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Proceso de Comprensión y Análisis Solución de Problemas Síntesis Creativa y Argumentativa

Autoevaluación Bibliografía Sugerida

UNIDAD 3: Deudores

Descripción Temática Horizontes Núcleos Temáticos y Problemáticos Proceso de Información

3.1 CONCEPTO 3.2 CLASIFICACIÓN DE LAS CANTIDADES POR COBRAR

3.2.1 Cuentas por Cobrar 3.2.2 Documentos por Cobrar

3.3 CUENTAS INCOBRABLES 3.3.1 Cobro de cuentas Incobrables 3.3.2 Método de Provisión para Contabilizar las Cuentas y

Documentos Incobrables

3.4 FACTORING 3.4.1 Método de Contabilización del Factoring

3.5 CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR Proceso de Comprensión y Análisis

Solución de Problemas Síntesis Creativa y Argumentativa Autoevaluación Bibliografía Sugerida

UNIDAD 4: Inventarios Descripción Temática Horizontes Núcleos Temáticos y Problemáticos

Proceso de Información 4.1 CONCEPTO 4.2 CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS

4.2.1 Errores en el Inventario

4.3 COSTO DE INVENTARIO 4.3.1 Clasificación de los Costos

4.4 SISTEMAS DE INVENTARIO 4.4.1 Sistema de Inventario Perpetuo o Permanente 4.4.2 Sistema de Inventario Periódico 4.4.3 Comparación entre Sistemas de Inventario

4.5 MÉTODOS DE VALUACIÓN DE INVENTARIOS 4.5.1 Valuación del Inventario no por Su Costo

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4.5.2 Valuación al Costo más Bajo o Costo de Mercado 4.5.3 Valuación al Valor Neto de Realización

4.6 PRESENTACIÓN DEL INVENTARIO DE MERCANCÍA EN EL BALANCE GENERAL

4.7 ROTACIÓN DE INVENTARIOS Y DÍAS DE INVENTARIO PROMEDIO DISPONIBLE Proceso de Comprensión y Análisis Solución de Problemas

Síntesis Creativa y Argumentativa Autoevaluación Bibliografía Sugerida

UNIDAD 5: Propiedad, Planta y Equipo Descripción Temática Horizontes Núcleos Temáticos y Problemáticos

Proceso de Información 5.1 CLASIFICACIÓN DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 5.2 COSTO DE ADQUISICIÓN DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 5.3 ADICIONES, MEJORAS Y REPARACIONES

5.4 DEPRECIACIÓN 5.4.1 Contabilización de la Depreciación 5.4.2 Métodos de Depreciación 5.4.3 Corrección de los Montos de Depreciación

5.5 RETIRO DE ACTIVOS FIJOS 5.5.1 Desecho de Activos Fijos 5.5.2 Venta de Activos Fijos 5.5.3 Intercambio de Activos Fijos Similares

5.6 ARRENDAMIENTO DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 5.7 CONTABILIZACIÓN DEL AGOTAMIENTO DE PROPIEDADES, PLANTA Y

EQUIPO

5.8 VALORIZACIONES DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO 5.8.1 Superávit por Valorizaciones de Propiedades, Planta y Equipo

5.9 CONTROL INTERNO SOBRE LAS PROPIEDADES, LA PLANTA Y EQUIPO Proceso de Comprensión y Análisis

Síntesis Creativa y Argumentativa Autoevaluación Bibliografía Sugerida

UNIDAD 6: Activos Intangibles

Descripción Temática

Horizontes Núcleos Temáticos y Problemáticos

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Proceso de Información 6.1 PATENTES 6.2 DERECHOS DE PROPIEDAD INTELECTUAL Y MARCAS REGISTRADAS

6.3 CRÉDITO MERCANTIL 6.4 PRESENTACIÓN DE LOS ACTIVOS INTANGIBLES EN LOS ESTADOS

FINANCIEROS 6.5 CONTABILIZACIÓN DE ACTIVOS INTANGIBLES

Proceso de Comprensión y Análisis

Síntesis Creativa y Argumentativa

Solución de Problemas

Autoevaluación


UNIDAD 7: Activos Diferidos Descripción Temática

Horizontes Núcleos Temáticos y Problemáticos Proceso de Información

7.1 CONCEPTO

7.2 AGRUPACIÓN DE LOS ACTIVOS DIFERIDOS 7.2.1 Gastos Pagados por Anticipado 7.2.2 Cargos Diferidos 7.2.3 Otros Activos Diferidos

7.3 CONTABILIZACIÓN DE CARGOS DIFERIDOS 7.4 OTROS ACTIVOS 7.4.1 Superávit por Valorización de Otros Activos

Proceso de Comprensión

Solución de Problemas Síntesis Creativa y Argumentación Autoevaluación Bibliografía Sugerida

BIBLIOGRAFÍA GENERAL

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Presentación

La educación superior se ha convertido hoy día en prioridad para el gobierno Nacional y para las universidades públicas, brindando oportunidades de superación y desarrollo personal y social, sin que la población tenga que abandonar su región

para merecer de este servicio educativo; prueba de ello es el espíritu de las actuales políticas educativas que se refleja en el proyecto de decreto Estándares de Calidad en Programas Académicos de Educación Superior a Distancia de la Presidencia de la República, el cual define: “Que la Educación Superior a Distancia

es aquella que se caracteriza por diseñar ambientes de aprendizaje en los cuales se hace uso de mediaciones pedagógicas que permiten crear una ruptura espacio temporal en las relaciones inmediatas entre la institución de Educación Superior y el estudiante, el profesor y el estudiante, y los estudiantes entre sí”.

La Educación Superior a Distancia ofrece esta cobertura y oportunidad educativa ya que su modelo está pensado para satisfacer las necesidades de toda nuestra población, en especial de los sectores menos favorecidos y para quienes las oportunidades se ven disminuidas por su situación económica y social, con

actividades flexibles acordes a las posibilidades de los estudiantes.

La Universidad de Pamplona gestora de la educación y promotora de llevar servicios con calidad a las diferentes regiones, y el Centro de Educación Virtual y a Distancia de la Universidad de Pamplona, presentan los siguientes materiales de

apoyo con los contenidos esperados para cada programa y les saluda como parte integral de nuestra comunidad universitaria e invita a su participación activa para trabajar en equipo en pro del aseguramiento de la calidad de la educación superior y el fortalecimiento permanente de nuestra Universidad, para contribuir

colectivamente a la construcción del país que queremos; apuntando siempre hacia el cumplimiento de nuestra visión y misión como reza en el nuevo Estatuto Orgánico:

Misión: Formar profesionales integrales que sean agentes generadores de cambios, promotores de la paz, la dignidad humana y el desarrollo nacional.

Visión: La Universidad de Pamplona al finalizar la primera década del siglo XXI, deberá ser el primer centro de Educación Superior del Oriente Colombiano.

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Introducción

Hoy día la contabilidad constituye uno de los mecanismos de control más eficaz utilizado en diferentes empresas ya que permite conocer con exactitud sus datos financieros, liquidez, desembolsos, inventarios, utilidades y su estado en general,

como punto de partida para la toma de decisiones administrativas.

Este módulo nos presenta el manejo contable que se le aplica a todos los tipos de activos en una empresa, el registro de sus transacciones y la interpretación de las mismas a través de una gama de ejercicios prácticos y aplicables en la vida

cotidiana. A su vez se plantean una variedad de mecanismos de control para un uso adecuado de los sistemas contables dentro de los parámetros legalmente establecidos.

Hoy día la administración de cualquier empresa debe contar con una serie de

conocimientos contables básicos que le permitan interpretar de una manera adecuada sus estados financieros y aplicar medidas correctivas oportunas para cualquier tipo de irregularidades.

Con este módulo esperamos dotarlos de las bases contables necesarias para realizar y registrar diferentes tipos de operaciones, presentando casos cotidianos y

de fácil entendimiento que les faciliten su aplicación y análisis en el entorno de cualquier empresa, así mismo anexamos el PUC (Plan Único de Cuentas) facilitándoles una mejor ubicación contable y aplicación para las diferentes transacciones de una organización.

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Horizontes

Identificar y aplicar a la vida real los mecanismos de protección de activos. Conocer los diferentes procedimientos para contabilizar y controlar el

efectivo y los fondos de caja menor.

Conocer el procedimiento contable que se le aplica a los diferentes tipos de inversión y analizar y comparar los beneficios que pueden ofrecer a determinadas empresas.

Identificar que movimientos generan una cuenta por cobrar y conocer los documentos que respaldan estas transacciones.

Conocer la importancia del costo de inventarios y los sistemas perpetúo y periódico utilizados para su cálculo, basándose en los métodos PEPS, UEPS y Costo Promedio.

Reconocer en que se representan los activos fijos y calcular su valor aplicando los mecanismo de depreciación.

Entender que es un activo intangible y comprender los derechos y obligaciones que genera a una persona natural o jurídica.

Identificar los Activos Diferidos y Otros Activos según las características que posee casa uno.

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UNIDAD 1: Activo Disponible


Para proteger el dinero de una empresa contra robos y malos usos, se debe controlar el efectivo desde el momento en que se recibe hasta que se deposita en un banco.

En uno de los más grandes errores de la historia de la Banca, Chemical Bank de Estados Unidos dedujo incorrectamente dos veces los retiros hechos por sus clientes en sus cajeros automáticos de la cuenta de cada uno de ellos; deduciéndole el doble del retiro a una cuenta. Antes de detectar el error, Chemical

Bank dedujo unos 15.000.000 de dólares pertenecientes a más de 100.000 cuentas de clientes. Este error se debió por controles inadecuados sobre cambios hechos en el software del banco.

En esta unidad citaremos algunos procedimientos y mecanismos para el control de efectivo, que permitirán un desempeño contable adecuado y preciso para cualquier empresa.

Horizontes

Identificar y poner en práctica los diferentes procesos de contabilización y control de efectivo necesarios para el buen funcionamiento de determinada empresa.

Identificar las diferentes etapas que deben seguirse para preparar una conciliación bancaria, realizando en el libro diario los asientos correspondientes.

Analizar la importancia del establecimiento de políticas de manejo y control para los fondos de caja menor.

Núcleos Temáticos y Problemáticos

Efectivo Bancos Fondo de Caja Menor Presentación del Efectivo en el Balance General

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Proceso de Información

Podemos definir a la contabilidad como un sistema de información que les proporciona a los accionistas y usuarios reportes acerca de las actividades económicas y de la condición de un negocio.

Vale la pena recordar la clasificación de las cuentas para comprender los

contenidos que aquí se presentan; por su naturaleza éstas se clasifican en reales, nominales y de orden.

Las cuentas reales son también llamadas Cuentas de Balance y representan valores tangibles como propiedades y deudas; las cuáles pueden ser activo, pasivo y patrimonio, en este módulo estudiaremos el activo.

El activo representa los bienes (dinero en caja o bancos, mercancías, muebles, vehículos etc.) y propiedades (cuentas por cobrar, créditos a favor, etc.) de la

organización; se caracteriza por estar en capacidad de generar beneficios, estar bajo control de la empresa y generar un derecho de reclamación.

Las cuentas del activo empiezan y aumentan en el debe, disminuyen y se cancelan en el haber; por lo general su saldo es débito. Esto se conoce como movimiento

de la cuenta.

Ejemplo: Eduardo Ramírez, adquiere muebles para oficina por valor de $13.000.000 y 3 computadores, cada uno por valor de $2.853.000.

DEBE HABER

$13.000.000

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$8.559.000 $21.559.000

Para la adquisición de una caja registradora y otros implementos de oficina, el

señor Eduardo Ramírez decide vender uno de sus computadores.

DEBE HABER

$21.559.000 $2.853.000

$18.706.000

1.1 EFECTIVO

El término “efectivo” incluye monedas, papel moneda, cheques giros y dinero en

depósitos disponibles para retiros sin restricciones en bancos y otras instituciones financieras; es el activo que los empleados tienden a desviar o a utilizar de manera apropiada, para lo cual se hace necesario que las empresas diseñen y utilicen controles que protejan el efectivo y que vigilen la autorización de diferentes

transacciones.

No se puede desconocer la importancia de poseer efectivo para la cancelación de compromisos contraídos. Una empresa no puede apoyarse totalmente en el crédito debe disponer de dinero para el pago de operaciones inherentes a las actividades

que desarrolle, las disponibilidades de efectivo inferiores a las necesidades, acarrean pérdidas, ya que no se podrán efectuar compras y realizar pagos oportunos, obtener descuentos por pronto pago. El exceso de efectivo origina problemas para la empresa pues es capital inmovilizado que podría ser utilizado en

otras actividades.

Las cuentas por cobrar y los inventarios cumplen un papel importante en el desarrollo de un negocio cualquiera, ya que las inversiones en éstas dos exigen a los administradores una mayor atención que para otros ítems del mismo grupo. Un medio efectivo de Comercialización es la concesión de crédito; el volumen de

cartera dependerá del dinamismo de las ventas a crédito, por tal motivo se debe disponer del máximo de recursos para maximizar los rendimientos por conceptos de ventas y minimizar los costos de administración y control, recaudo y pérdida probable. Los inventarios exigen un manejo prudente para determinar las

cantidades óptimas que deberán mantenerse y los desembolsos comprometidos en su obtención.

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Ciclo Completo del Movimiento de Efectivo

1.1.1 Caja

Cuenta constituida por el dinero en efectivo o en cheques que posee un ente económico en moneda nacional o extranjera y que se dispone de él en forma

inmediata. Dentro del grupo del activo disponible es la cuenta más liquida porque está representada por la moneda circulante o cheques aceptados como medio de pago por la compra/venta de bienes y servicios.

Control Interno de Caja

Se establece al comparar la información financiera planeada con las actividades realizadas. Comprende los procedimientos, registros y controles de las acciones inherentes a la toma de decisiones en cuanto a erogaciones de efectivo.

Para que haya un manejo eficiente de efectivo se recomienda tener en cuenta los siguientes elementos de control:

Evitar que quienes reciban dinero sean las mismas personas que efectúen el registro contable.

Responsabilizar al tesorero de la salvaguardia del dinero; éste debe poseer un seguro de manejo.

Disponer de controles de efectivo por correo u otro medio de transporte. Consignar oportunamente los dineros recibidos.

Verificar si los desembolsos han sido aprobados por la(s) persona(s) autorizada(s).

Establecer por escrito políticas claras sobre cuantías máximas de pagos en efectivo.

Realizar arqueos sorpresivos. Establecer una caja menor o varias para efectuar desembolsos de poca

cuantía.

Utilizar cajas registradoras, protectores de cheques y formas prenumeradas de ingresos y egresos de caja.

Anular las facturas pagadas con sello de cancelado o pagado.

Efectuar la conciliación periódica de las cuentas bancarias.

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Elaborar informes estadísticos sobre ingresos y egresos en efectivo.

1.1.2 Entradas de Caja

El control interno sobre los cobro de efectivo asegura que todo el efectivo se deposite en el Banco y que el registro en la contabilidad de la compañía sea correcto. Debido a la liquidez inmediata del efectivo, el disponible ofrece riesgos de

pérdida ya que puede ocultarse, transferirse o cambiarse fácilmente y para evitar éstas fugas de dinero es recomendable seguir el siguiente sistema de control para el recaudo de efectivo:

Asignar a una persona la responsabilidad de la recepción del dinero.

Establecer documentos especiales para registrar y consignar las partidas recibidas.

Definir procedimientos para la protección del efectivo.

Separar el recibo de dinero y su registro contable. Elaborar un informe de ingresos monetarios.

1.1.3 Salidas de Caja

El manejo de efectivo diario exige su consignación en una institución bancaria y/o financiera. Los desembolsos de efectivo requieren un sistema de control como el siguiente:

Sólo las personas autorizadas pueden ordenar salidas de efectivo. Cada operación de egreso de dinero debe estar soportada por un

documento de salida (egresos de caja).

El origen del desembolso debe ser consistente en las salidas efectivas de dinero.

La transacción que origina un desembolso debe registrarse formalmente. 1.2 BANCOS

Una cuenta bancaria es uno de los instrumentos más importantes que utiliza una empresa para controlar el efectivo y para realizar diferentes tipos de desembolsos, exceptuando cantidades muy pequeñas. Los bancos proporcionan a los depositantes registros detallados de las operaciones que éstos realizan, los

documentos que se utilizan para controlar una cuenta de bancos son los siguientes:

Tarjeta de firmas: los bancos exigen que la persona que realice la operación firme ésta tarjeta. El banco la compara con las que aparecen en los documentos a fin de proteger al depositante y al banco y a la entidad bancaria por delitos de falsificación.

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Consignación: es una forma estándar de depósito en la cuál el cliente apunta el valor y la fecha de depósito. Como registro de la operación el cliente conserva un duplicado de la consignación hecha o ficha de depósito.

Cheque: es utilizado para retirar dinero de una cuenta, para el pago a una persona o entidad determinada en él. Intervienen en este proceso: el girador que es quien firma el cheque; el beneficiario a quien se le gira el cheque y el banco la entidad intermediaria de la operación. El uso de éste documento evita el manejo dispendioso de dinero y agiliza las transacciones a crédito. Las operaciones de consignación y pagos con cheques modifican permanentemente el saldo de los depósitos. La mayoría de las operaciones se registran en el informe proveniente del banco; pero existen otras que no aparecen en este documento y que afectan el saldo de la cuenta en un futuro, las más comunes por su naturaleza son:

- Cheques posfechados pendientes de pago y de cobro, girados como

garantía de cancelación de un bien o servicio. - Cheques en tránsito depositados en cuenta, pero que provienen de

otros bancos locales o de otra ciudad.

Poseer una cuenta bancaria ofrece numerosas ventajas para la empresa siempre y cuando exista un cuidadoso control en su utilización; para que haya un manejo

adecuado de dicha cuenta es necesario:

Diligenciar el volante por concepto de cheques posfechados, consignando los datos relacionados con el pago y especificando fecha de emisión, nombre del destinatario, valor, saldo inicial y final de la cuenta; debe dejarse constancia de la fecha en que se hará efectivo.

Poseer un formato de control de cheques posfechados que permita conocer los requerimientos del efectivo y a la vez que facilite el ajuste de los saldos bancarios en las respectivas chequeras.

Elaborar periódicamente la conciliación bancaria.

Las operaciones comerciales más comunes que afectan una cuenta bancaria son:

Conciliaciones Notas débito, por cobros de servicio, chequeras, intereses etc. Notas crédito, por préstamos del banco, correcciones a favor de la empresa,

cheques devueltos, cheques girados a favor de terceros. 1.2.1 Conciliación Bancaria

Es una lista de los elementos y las cantidades que hacen que el saldo de efectivo

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reportado en el estado de cuenta bancario difiera del registrado en el libro mayor.

La conciliación bancaria se divide en dos secciones, la primera empieza con el saldo de efectivo según el estado de cuenta bancario y termina con el saldo

ajustado. La segunda sección empieza con el saldo de efectivo según los registros del depositante y termina con el saldo ajustado. Las dos cantidades designadas como el saldo ajustado deben ser iguales.

Los registros del efectivo del negocio pueden ser llevados por la empresa y por el banco. Rara vez el saldo de estas dos cuentas de efectivo es igual, la diferencia se

produce debido a la demora para registrar ciertas operaciones y pueden ser ocasionadas por:

Partidas registradas por la compañía pero no registradas aún por el banco. Depósitos en tránsito (pendientes). La compañía ha registrado éstos

depósitos pero el banco no.

Cheques en circulación emitidos por la compañía y registrados en los libros pero no han sido pagados por el banco.

Partidas registradas por el banco y aún no por la compañía. Etapas para la Preparación de una Conciliación Bancaria

Comparar los recibos de las consignaciones efectuadas y las notas crédito recibidas con las consignaciones y las notas crédito que aparezcan en el extracto bancario. Si existe alguna diferencia se debe precisar el error y corregirlo.

Confrontar la lista de cheques registrados en los libros auxiliares y las notas débito recibidas con la columna cheques y notas débito del extracto. Las diferencias deben eliminarse.

Totalizar las correcciones de las consignaciones en los libros auxiliares.

Totalizar las correcciones de los cheques girados en los libros auxiliares. Elaborar la conciliación bancaria teniendo en cuenta: Saldo en libros – Notas

Débito + Notas Crédito = Saldo Ajustado en Libros. Saldo en Ext. Banc. + Consig. – Cheques Pendiente = Saldo Ajustado en Extracto

Constatar si el saldo ajustado del extracto bancario coincide con el saldo ajustado en libros.

Para ilustrar una conciliación bancaria se utilizará el estado de cuenta bancario de Monroe Company el cual muestra un saldo de (expresado en miles de pesos)

$3.359.78, al 31 de Julio. El saldo de efectivo en el libro mayor a la misma fecha es de $2.549.99. Se deducen los siguientes elementos de la conciliación:

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Para tener un control eficaz, se recomienda que la conciliación bancaria sea preparada por un empleado que no participe en las transacciones de efectivo ni en su registro, ya que cuando no se separan las tareas adecuadamente, pueden

cometerse errores y es más probable que haya robos de efectivo o que se le dé otra mala aplicación, es decir, un empleado que toma parte en todas estas tareas podría expedir y cobrar un cheque no autorizado, omitirlo de los registros contables y de la conciliación.

1.3 FONDOS DE CAJA MENOR

Las exigencias normales de efectivo de una empresa para sus diferentes

transacciones especulativas o de protección generan desembolsos más o menos significativos para algunas actividades, como gastos para materiales de aseo, compra de refrigerios, envío de correspondencia, adquisición de estampillas, etc. Entonces, el fondo de caja menor es la cantidad de efectivo disponible para el

pago de importes menores; estos gastos ocurren con frecuencia y hace que el importe al final de un periodo contable llegue a ser bastante grande. Por tal motivo debe establecerse un sistema de control donde debe:

Nombrar a un empleado para que administre el fondo como su custodio. Mantener un importe específico de efectivo disponible. Respaldar todos los desembolsos del fondo como un comprobante de caja

menor y reponer el fondo mediante los procedimientos normales de desembolsos de efectivo.

Quien esté a cargo del manejo de este fondo deberá, si el caso, cambiar cheques y poner el dinero en efectivo en una caja de seguridad o cualquier otro dispositivo; o simplemente depositarlo en él. El custodio de la caja menor debe controlar el fondo y conservar comprobantes de operaciones con el fin de tener claro el motivo de los desembolsos.

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1.4 PRESENTACIÓN DEL EFECTIVO EN EL BALANCE GENERAL

El efectivo es el activo que representa una mayor liquidez; la mayor parte de las compañías presentan una sola cantidad de efectivo en el balance general, en la cuál se combinan todas sus cuentas bancarias y de fondo de caja menor.

Es posible que una compañía tenga efectivo que exceda sus necesidades de operación, en tal caso ésta puede realizar inversiones de alta liquidez para obtener intereses llamadas equivalentes de efectivo. Un ejemplo de este tipo de operación se encuentra en los Bonos del Tesoro de Estados Unidos, los documentos emitidos

por corporaciones importantes (a los que se les llama papel comercial), y los fondos del mercado de dinero. Las compañías que han invertido el efectivo excedente en equivalentes de efectivo, por lo general presentan el efectivo y equivalentes de efectivo como una sola cantidad en el balance general.

Los bancos pueden exigir que los depositantes mantengan saldos mínimos de efectivo en sus cuentas bancarias, ese saldo es denominado “saldo compensado” y en muchas ocasiones se impone este requisito como parte de un acuerdo de préstamo o una línea de crédito, que es una cantidad preaprobada que el banco

está dispuesto a prestar a un cliente cuando éste lo solicite. Los requisitos de saldo compensado deben desglosarse en los documentos de los estados financieros.


¿Por qué el efectivo es uno de los activos que representa mayor liquidez para una empresa?

¿Las notas débito bancarias deben tenerse en cuenta en la conciliación? Justificar su respuesta.

¿Con que fin se realiza la conciliación bancaria? ¿A que se le denomina saldo compensado? ¿Cuál es la ventaja del establecimiento de fondos de Caja Menor? ¿Qué aspectos se deben tener en cuenta en las políticas de control interno

sobre el efectivo?


Al cerrarse la empresa “Punto Moda S.A”, diariamente los encargados cuentan el efectivo de las cajas, después determinan la cantidad que aparece en la registradora y preparan la nota de efectivo apuntando cualquier tipo de irregularidad. Un empleado del departamento de caja, cuenta el efectivo comparándolo con la nota y lleva el efectivo a su lugar de destino. Indicar la falencia de este procedimiento de control y hallar

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soluciones para corregirla.

Manufacturas del Norte Ltda., recibe unos ingresos reales en caja por ventas al contado de $2.800.000; el monto que se observa en el total de la caja registradora es de $3.100.000. Realizar los asientos respectivos para registrar los ingresos en caja y las ventas al contado.

Hardware.net, empresa fabricante de equipos de computación, fue victima de un robo por un empleado de planta. Edgar Ruiz, agente de compras, es responsable de ordenar el servicio de reparación y limpieza de equipos de oficina después de recibir la requisición de servicios por el gerente.

Cuando el departamento de contabilidad, recibe una factura cargando un servicio a Hardware.net, el empleado responsable de las cuentas por pagar llama al gerente que solicitó el servicio para verificar que éste se halla

realizado.

El esquema de desfalco implica a Antonio Miranda, gerente de planta e instalaciones. Miranda hizo los arreglos para que se incluyera a la compañía de su abuelo, Clear Company, en la lista de proveedores aprobados de

Hardware.net, sin revelar la relación familiar.

En diferentes ocasiones, Miranda presentó requisiciones de servicio para que los proporcionara Clear Company, los cuáles realmente no se necesitaban ni se realizaban. Clear Company facturaba a Hardware.net por el servicio y luego

compartían el efectivo con Antonio Miranda. Que cambios debe realizar Hardware.net en los procedimientos de orden y pago de servicios para evitar que casos como éste vuelvan a suceder.


Realizar la conciliación bancaria para “Confecciones Rosita” teniendo en cuenta los siguientes datos para el mes de Diciembre:

- Saldo de efectivo que aparece en los registros del depositante al

31 de diciembre, $7.563.000. - Saldo de efectivo que aparece en el estado de cuenta bancario al

31 de diciembre $7.150.000. - Cheques pendientes de cobro, $1.234.000. - Depósito en transito, no registrado por el banco, $1.780.000. - Un cheque de 580.000 se registró por $850.000. - Notas de cargo bancario por $28.700.

Herreros del Norte S.A, registra todos sus ingresos por ventas basándose

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en las cintas de auditoría de la caja registradora. En el mes de Septiembre la empresa descubrió que uno de sus empleados había robado una cantidad no determinada de ingresos de efectivo cuando llevaba los depósitos diarios al banco. Se reunieron los siguientes datos correspondientes al mes de Septiembre:

- Efectivo en el Banco que aparece en el balance general

$10.852.000 - Efectivo que aparece en el estado de cuenta bancario al 30 de

Septiembre $12.465.000 - Cheques pendientes de cobro al 30 de septiembre $3.456.000 - Cargo por servicio bancario de Septiembre $5.000 - Documento por cobrar incluyendo intereses cobrados por el banco

en Septiembre: $930.000

No había depósitos en tránsito al 30 de Septiembre; determinar el monto de los

ingresos de efectivo robado por el empleado de ventas.

• Visions S.A, desarrolló las siguientes transacciones en el mes de Enero de

2004:

- Enero 4: fondo fijo de caja menor $450.000. - Enero 15: ventas al contado del día de acuerdo a las cintas de la

registradora que ascienden a: $1.800.000. El efectivo real recibido por las ventas fue de $2.050.000.

- Enero 28: el fondo disponible en caja menor era de $200.000. Se repuso el fondo de caja chica para los desembolsos siguientes, respaldados por un recibo de caja: Enero 2: Artículos para tienda, $120.000. Enero 8: Cargos por envío de mercancía vendida: $28.000. Enero 10: Artículo para oficina: $80.000. Enero 13: reparación de máquina registradora: $40.000. Enero 20: artículos para oficina: $32.000. Enero 23: cargo por envío de mercancía vendida $8.000.

- Enero 28: ventas al contado del día: $2.300.000 - Realizar los asientos respectivos para cada transacción.

Autoevaluación

• De la siguiente conversación entre Martha Jiménez y Sofía Paredes (gerente y

presidente de Inversiones Toledo), sugerir como la empresa podría evitar el robo de mercancías:

Martha: me preocupa este nuevo sistema digitalizador.

Sofía: cuál es el problema?

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Martha: bueno, como sabemos que los empleados si registran todas las ventas.

Sofía: ese es uno de los puntos fuertes del sistema. El digitalizador registra

automáticamente cada uno de los artículos basándose en su código de barras; actualizamos los precios diariamente de modo que estamos seguros que se registra el precio correcto.

Martha: eso no es lo que me preocupa. ¿Qué le impide a un empleado hacer como si registrara un artículo y luego simplemente no cobrárselo a un amigo. Si sus amigos compraron de diez a quince artículos, sería fácil que el empleado

pasara varios artículos con un dedo tapando el código de barras o sencillamente que pasara la mercancía por el lector electrónico con el lado que no tiene barras hacia abajo. Parecería normal a quien lo estuviera observando. Antes, por lo menos podíamos oír el ruido de la caja registradora en cada

venta.

Sofía: Ya entiendo a que te refieres.

• De la siguiente conversación analizar los controles que se llevan en el almacén

“Lo Mejor de la Moda” y la conducta profesional de Daniel Restrepo y Diana

Quintero (cajeros) y Carlos Gómez (gerente).

Daniel: ¿Diana desde cuando trabajas en “lo mejor de la moda”?

Diana: cumplo 5 años en Octubre. Tú apenas tienes dos semanas ¿o no?

Daniel: si. Te puedo hacer una pregunta. Diana: claro, dime. Daniel: lo que quiero saber es si siempre han tenido esta regla de que cuando en u caja registradora hay un faltante al terminar el día, tu tienes que reponerlo de tu

propio dinero.

Diana: si, desde que yo empecé a trabajar aquí.

Daniel: pues está difícil. La semana pasada tuve que poner casi $30.000.

Diana: no es tan difícil. Yo nada más me fijo que no me falte nada al terminar el día.

Daniel: ¿y como lo haces?. Diana: solo les doy de menos a algunos clientes al

principio. Siempre hay uno que otro despistado que se lo merece. Casi siempre andan pensando en otras cosas y no se les ocurre revisar su cambio.

Daniel: ¿que pasa si tienes un sobrante al terminar el día?.

Diana: Carlos me deja que me lo quede, siempre y cuando no sea mucho. No

he tenido un faltante en casi un año. Por lo general obtengo de $5.000 a $10.000 de más por día.

• En grupos de dos personas, seleccionar una empresa (manufacturera,

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comercial, o bancaria) de su comunidad y observar los controles de ingresos y egresos de efectivo que se llevan. Reunidos todos los grupos identificar y analizar las semejanzas y diferencias en los controles internos de efectivo de

cada uno de los establecimientos.


WARREN S. Carls, REEVE M. James, FESS E. Philip. Contabilidad Financiera. . Séptima Edición. Thomson Editores. México. 2000.

MEIGS F. Robert, WILLIAMS R. Jan, HAKA F. Susan, BETTNER S. Mark. Contabilidad la Base para la Toma de Decisiones Gerenciales. Undécima Edición

Mc. Graw Hill. Bogotá. 2000.

SINISTERRA V. Gonzalo, POLANCO I. Luis Enrique, HENAO G. Harvey. Contabilidad Sistema de Información para las Organizaciones. Cuarta Edición. Mc. Graw Hill. Bogotá. 2001.

HARGADON J, Bernard y MÚNERA C, Armando. Principios de Contabilidad. Editorial

Norma, Bogotá. 1964.

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UNIDAD 2: Inversiones


Los títulos valores son documentos que representan dinero para una persona natural o jurídica y así como las acciones, bonos y papeles comerciales entre otros,

son tomados como inversión. Para efectos de estudio, en la presente unidad se profundiza sobre el tema aclarando las dudas que se puedan manifestar, poniendo a consideración ejemplos y ejercicios para su respectiva aplicación en la vida cotidiana.

Horizontes

Conocer la importancia y el manejo contable de los diferentes tipos de inversiones.

Identificar los títulos valores de renta fija y variable teniendo en cuenta las características de cada uno.

Contabilizar y presentar en el balance general los desembolsos por inversiones y sus respectivas valorizaciones.

Aplicar los pasos que se deben seguir para realizar una adecuado control interno en las inversiones.


Clasificación de las Inversiones Contabilización de las Inversiones

Valorización de Inversiones Control Interno de las Inversiones

Proceso de Información Se entiende por inversión el empleo de dinero en empresas o en objetos que se

suponen rendirán beneficios aplicándolo en actividades productivas, en acciones, títulos valores, papeles comerciales o cualquier otro documento negociable adquirido por el ente económico con carácter temporal o permanente, con el fin de mantener una reserva secundaria de liquidez, establecer relaciones económicas

con otras entidades o para cumplir con disposiciones legales o reglamentarias. Las inversiones se clasifican como un activo corriente o no corriente en el balance

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general según su plazo.

“Son documentos necesarios para legitimar el ejercicio del derecho literal y autónomo que en ellos se incorpora. Pueden ser de contenido crediticio,

corporativos o de participación y de tradición o representativos de mercancías”. Código de Comercio, Art. 619.

Estos valores, son negociados (comprados y vendidos) diariamente en bolsas de valores organizadas, siendo esta una de sus principales características ya que se transan rápidamente a los precios cotizados en el mercado. Estas inversiones

obtienen rendimientos en forma de intereses o dividendos y en muchas oportunidades aumento de su valor de mercado.

2.1 CLASIFICACIÓN DE LAS INVERSIONES

2.1.1 Inversiones Temporales

Son aquellas que la empresa ha adquirido con el propósito de ganar un rendimiento en términos de dividendos o intereses y luego venderlas a un precio

mayor que el costo, antes de un año contado a partir de la fecha del Balance donde se presentan; pertenecen a los Activos Corrientes.

Los títulos negociables permiten captar y trasladar recursos entre inversionista cuyo valor depende de la rentabilidad. La liquidez, el nivel de riesgo y su

crecimiento.

Los títulos se clasifican en Valores de Renta Variable, Valores de Renta Fija, Títulos Oficiales y Títulos Privados.

Valores de Renta Variable: son los títulos cuyo rendimiento está supeditado a factores económicos propios de la empresa que emite el documento. Las empresas de capital emiten acciones cuyos dividendos están fundamentados en la situación económica y en liquidez de la empresa.

Valores de Renta Fija: son los títulos que perciben una renta constante, que se pacta en el momento en que se hace la inversión. Tipos:

− Valores de Renta Fija con Interés: corresponden a los títulos adquiridos que

devengan interés fijo, durante un periodo determinado. En este tipo puede, incluirse certificados a termino fijo, cedulas hipotecarias, bonos, etc…

− Valores de Renta Fija con Descuento: son aquellos títulos que obtienen su

renta por la diferencia entre el valor de compra y el de redención: títulos de participación, certificados de reembolso tributario (CERT), títulos canjeables,

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Títulos Oficiales: son documentos emitidos por instituciones del estado y organismos paraestatales. Los más representativos del sector público son:

− Bonos de entidades del estado − Cédulas estatales − Certificados valorizables del sector público − Certificados de cambio − Certificado de reembolso tributario

− Títulos energéticos de rentabilidad crecimiento − Títulos de ahorro nacional

Títulos Privados: los que ofrecen las empresas no oficiales. Los más significativos son: − Bonos convertibles en acciones − Bonos de garantía general emitidos por las corporaciones financieras − Certificados de empresas privadas

− Certificados de depósito a término

− Acciones

2.1.2 Inversiones Permanentes

Son aquellas inversiones de la empresa que se conservan hasta su redención o vencimiento si son títulos, o con el propósito de ejercer control sobre la sociedad que ha emitido los documentos, si son acciones, y por ser documentos que la compañía espera mantener en su poder por un término mayor de un año.

Pertenecen a los Activos no Corrientes y también son conocidos como activos financieros.

El costo histórico de las inversiones, el cuál debe incluir los costos y gastos adicionales ocasionados para su adquisición como comisiones, honorarios e impuestos debe ajustarse al final del periodo al valor de realización, mediante

valorizaciones o provisiones; el valor para realización de las inversiones de renta variable es el promedio de cotización representativo en las bolsas de valores en el último mes y, a falta de éste su valor intrínseco.

Según los derechos que se derivan de su posesión, las inversiones se clasifican en:

Inversiones en Títulos

Valores que generan a su poseedor el derecho a la devolución del dinero invertido, al término del vencimiento o de su redención. Para la entidad que los emite, el

poseedor es un acreedor.

Requerimientos de los títulos valores:

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La mención del derecho que se incorpora en el título. La firma de quien lo crea, pudiéndose sustituir por un signo o contraseña

bajo la responsabilidad del creador del título.

El tenedor del título no podrá cambiar su forma de circulación sin consentimiento del creador del título.

Mediante el aval se garantiza, el pago total o parcial del título valor. Aunque no haya cantidad definida el aval garantiza el importe del título. Quien firma un título a nombre de otro, sin autorización de hacerlo, se

obliga como si hubiera obrado en nombre propio.

Se considera tenedor legítimo del título quien lo posea conforme a la ley de circulación.

Los títulos valores pueden ser de tres tipos: normativos, a la orden y al portador. Los normativos se caracterizan porque en la norma que se rigen exigen la inscripción del tenedor en el registro que llevará el creador del título. Será reconocido tenedor legitimo quien figure en el texto del documento y en el registro

de éste.

Los títulos que se expiden a favor de determinadas personas, agregándole la cláusula “a la orden” o se exprese la transferencia por endoso, corresponden a los títulos valores llamados “a la orden”.

Son títulos al portador los que no se expiden a favor de determinada persona, incluyendo o no la cláusula “al portador”. Algunos de los principales títulos valores son:

Letra de Cambio: debe contener la orden de pagar la suma de dinero determinada, nombre del girador, forma de vencimiento y la invitación de ser pagadera a la orden o al portador. Puede contener cláusulas de intereses y de cambio a una tasa fija o corriente, y puede girarse a la vista, a un día cierto, sea determinado o no, con vencimientos ciertos sucesivos y a un día cierto después de la fecha o de la vista.

Pagaré: debe contener la promesa de pagar determinada cantidad de dinero, nombre de la persona a quien deberá pagársele, indicación de ser pagadero a la orden o al portador y forma de vencimiento. El suscriptor del pagaré equivale al aceptante de una letra de cambio.

Cheque: Se compone de la orden de pagar determinada cantidad de dinero, nombre del banco librado y la indicación de ser pagadero a la orden o al portador; el librador deberá tener disposición de fondos en el banco librado y haber recibido de éste la autorización para librar cheques a su cargo. Su negociabilidad se puede limitar insertando en ellos una cláusula que así lo indique. Los cheques no negociables por ésta cláusula o por disposición de la ley, sólo podrán cobrarse por conducto de un banco.

Certificado de Depósito y Bono de Prenda: Incorporan los derechos del depositante sobre las mercancías depositadas y están destinados a servir

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como instrumento de enajenación, transfiriendo a su adquiriente los mencionados derechos. El bono de prenda incorpora un crédito prendario sobre las mercancías amparadas por el certificado de deposito y confiere por si mismo los derechos y privilegios de la prenda. Pueden ser expedidos por almacenes generales de deposito, como consecuencia del deposito de mercancías.

Factura Cambiaria: Título valor que el vendedor podrá librar y entregar o remitir al comprador, una vez aceptada por el comprador se considera frente a terceros de buena fe exenta de culpa y que el contrato de compra venta ha sido debidamente ejecutado en la forma estipulada en el título. Además de los requisitos de un título valor, debe contener los siguientes:

− La mención de que se trata de una factura cambiaria de compra- venta

− El número de orden del título.

− El nombre y domicilio del comprador.

− La denominación y las características que identifiquen las mercancías vendidas y la constancia de su entrega real y material.

− El precio unitario y el valor total de las mismas. − La expresión en letras y sitio visible de que se asimila en sus efectos

a la letra de cambio.

Inversiones de Capital o Inversiones en Acciones

Son las que representan participación en el capital de una sociedad por parte de otra y generan para quien las adquiere dominio o control sobre la sociedad que

emite las acciones. La adquisición de acciones de una sociedad por parte de otra, se conoce fiscalmente como vinculación económica y da origen a las denominaciones de:

Matriz: es la sociedad que dirige o controla a otras sociedades llamadas subordinadas, por tener participación del 50% o más del capital.

Subordinada: una sociedad subordinada puede tener características de filial o subsidiaria.

Filial: es aquella sociedad que es controlada o dirigida directamente por la matriz.

Subsidiaria: es la sociedad cuyo control o dirección la ejerce la matriz por intermedio de una o varias filiales o de sociedades vinculadas a la matriz a través de filiales de ésta.

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Cuando se realiza un control de índole económica, la sociedad subordinada recibe de la matriz aportes directos o indirectos, perdiendo su autonomía ya que sus decisiones se sujetan directamente de la matriz. El control financiero se realiza,

cuando se presentan compromisos o avales de pasivos con obligaciones complementarias a las amortizaciones de la deuda y al pago de intereses por parte de la empresa subordinada, que hace que ésta pierda su autonomía en la toma de decisiones administrativas y financieras.

Por otra parte en la sociedad subordinada se presenta un control administrativo en el momento en el que la matriz impone sus criterios en el funcionamiento interno, nombramiento de funcionarios y en la representación que haga de la sociedad.

Según las normas legales, una sociedad se considera subordinada de otra cuando se encuentra en uno o más de los siguientes casos:

Cuando más del 50% de su capital pertenezca a la matriz directamente o por intermedio o concurso de sus subordinadas, o de las subordinadas de ésta.

Cuando la matriz y las subordinadas tengan conjunta o separadamente el derecho de emitir los votos constitutivos de la mayoría mínima decisoria en la junta de socios o en la asamblea, o tengan el número de votos necesarios para elegir la mayoría de los miembros de la junta directiva, si la hay.

Cuando la matriz, directamente o por intermedio o con el concurso de las subordinadas, en razón de un acto o negocio con la sociedad controlada o con sus socios, ejerza influencia dominante en las decisiones de los órganos de administración de las sociedad.

También habrá subordinación cuando el control sea ejercido por una o varias personas naturales o jurídicas de naturaleza no societaria, ya sea directamente o

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por intermedio o con el concurso de entidades en las cuales éstas posean más del 50% del capital o configuren la mayoría mínima para la toma de decisiones o ejerzan influencia dominante en la dirección de la entidad.

Las sociedades subordinadas no pueden tener, bajo ninguna circunstancia, partes de interés, cuotas o acciones en las sociedades que las dirijan o controlen.

Ejemplo de las Relaciones Anteriores

Si una sociedad A posee el 85% y el 50% del capital de dos sociedades B y C, y éstas tienen a su vez el 35% y el 45%, del capital de una cuarta D, entonces B y C serán filiales de A.

a través de B (85% * 35%) y el 22,50% a través de C (50% * 45%). Por lo tanto, A posee el 52.25% de D a través de sus dos filiales.

29.75% A en D a través de B 22.50% A en D a través de C 52.25% A en D a través de sus dos filiales.

La sociedad D será entonces subsidiaria de A.

2.2 CONTABILIZACIÓN DE LAS INVERSIONES

Para contabilizar la compra de las inversiones además de su costo, se deben tener en cuenta los gastos directos incurridos en el proceso de adquisición. Este valor debe llevarse a una cuenta denominada Inversiones.

Cuando se recibe el dividendo o rendimiento obtenido por la inversión, se procede

a registrar en la cuenta de Ingreso dividendos o interés, si el ingreso proviene de acciones o títulos adquiridos.

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La venta de la inversión se contabiliza acreditando la cuenta de inversiones por el valor pactado en el momento de enajenar la respectiva inversión. Cuando el valor de la venta de la inversión es mayor que el de la compra, la diferencia es llevada a

una cuenta de Utilidad en venta inversiones; en el caso contrario debe debitarse como Pérdida en venta inversiones.

Ejemplo: flujo financiero de la inversión

El 10 de Enero de 2003, Creativa Ltda., utiliza un excedente de $5.000.000 no

requerido en sus procesos de producción. Luego de evaluar las opciones de los diferentes títulos que se encontraban disponibles en el mercado, el departamento financiero decide adquirir 5.000 cédulas hipotecarias con un costo de $1.000 c/u.

Éstas cédulas pagan el 36% trimestre vencido. El 30 de Junio decide vender el 60% de las cédulas a un precio de $1.050 c/u, sin incluir los intereses que anteriormente Creativa Ltda. ha recibido. El 30 de Septiembre vende el resto de títulos a $1.000 c/u.

En la fecha de adquisición se registra lo siguiente:

Enero 1 Inversiones - Cédulas $5.000.000

Bancos $5.000.000

El interés generado trimestralmente se calcula de la siguiente manera:

I= $5.000.000*0.36*3

12 = $450.000

El registro del ingreso financiero para el primer trimestre es:

Marzo 31

Bancos $450.000.

Ingresos no Operac -

finaciero

$450.000

Para el segundo trimestre:

Junio 30

Bancos $450.000.

Ingresos no Operac - finaciero

$450.000

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La venta inicial se contabiliza de la siguiente manera:

Junio 30

Bancos $3.150.000

Inversiones – Cédulas

Utilidad Venta de Inversiones

$3.000.000

$150.000

La venta final se registrara así:

Septiembre

30

Bancos $2.000..000

Inversiones – Cédulas $2.000.000

El rendimiento de las inversiones se contabiliza así:

Septiembre

30

Bancos $36.000

Ingresos no operac - financ $36.000

En el caso de las inversiones temporales éstas deben registrarse al costo. Ejemplo: Cierta compañía adquirió el día 17 de Septiembre, acciones de ETB por valor de $1.000.000. El 31 de Diciembre el valor de mercado de estas acciones es de $800.000. A final del periodo debe corregirse la sobrevalorización que existe en

la cuenta de inversiones temporales por $200.000.

El ajuste es el siguiente:

Diciembre

31

Gastos no operacionales $200.000

Provisiones - Acciones $200.000

2.2.1 Contabilización de las Inversiones en Acciones

En el caso de las corporaciones o sociedades mercantiles, éstas no solo emiten

acciones, también adquieren acciones de otras compañías con el fin de invertir. Las inversiones también llamadas títulos de participación en los que invierte una empresa se pueden clasificar como:

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Valores Negociables: títulos que la empresa desea negociar activamente para obtener utilidades. Las empresas que conservan estos valores negociables son aquellas en las que sus operaciones normales requieren de la compra y venta de títulos como los bancos y las compañías de seguros.

Los títulos disponibles para su venta son los valores que la empresa espera vender en el futuro, pero que no negocia activamente para obtener utilidades.

Inversiones en Acciones a Corto Plazo

Éstas inversiones pueden venderse rápidamente y convertirse en efectivo cuando se necesite, se les denomina “inversiones temporales o valores negociables”. Sin embargo aunque estas inversiones se pueden retener durante varios años, se

siguen clasificando como temporales desde que se cumplan estos dos requisitos:

Que los valores sean negociables fácilmente y que puedan venderse en efectivo en cualquier momento.

Que la empresa venda los valores cuando necesite dinero para sus operaciones.

Las inversiones temporales se registran en una cuenta de activo circulante denominada Valores negociables, al costo (éste incluye todas las cantidades gastadas para adquirir los valores, como las comisiones de los corredores de bolsa etc). Cualquier dividendo recibido por la inversión se registra como cargo en

efectivo y como abono en utilidades por dividendos.

Ejemplo: Herreros Company realiza las siguientes operaciones:

El 01 de julio compra 3.500 acciones comunes de Cementos Catatumbo, a $90.5 por acción más una comisión por correduría de 3.000.

El 01 de Septiembre Cementos Catatumbo establece un dividendo de $0.95 por acción para pagarse el 30 de Octubre. Los asientos respectivos para el registro de estas transacciones son los siguientes:

Julio Valores Negociables $319.750

1 Efectivo $319.750

Octubre Efectivo $3.325

30 Utilidad por Dividendos $3.325

Se recibieron dividendos por acciones comunes de Cementos Catatumbo por (3.500 acciones x 0.95 = 3.325) En el balance general las inversiones temporales se presentan en su valor real de mercado. La diferencia que exista entre los valores reales de mercado de los títulos

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y su costo representa una “utilidad o pérdida por tenencia no realizada”. Se le califica como no realizada porque se necesita realizar una transacción (la venta de las acciones) antes que la utilidad o pérdida se haga real (realizada). Inversiones en Acciones a Largo Plazo

Existen dos métodos para calcular este tipo de inversiones, el método de costos y de participación. La elección de uno de estos dos métodos depende de la influencia que el comprador de las acciones tenga en las actividades de operación y financiamiento de la empresa (entidad que recibe la inversión), es decir, si el

inversionista posee el 20% o más de las acciones con derecho a voto de la empresa en que se invirtió, utilizaría el método de participación de lo contrario se aplicaría el método de costo.

• Método de Costo: la contabilidad para este tipo de inversiones es similar a la

que se explicó anteriormente en las inversiones en acciones a corto plazo. El costo de las acciones es cargado a una cuenta (activo) de inversión. Los dividendos en efectivo recibidos sobre las acciones se cargan a efectivo y se

debitan a la cuenta utilidades por dividendos. En el balance general, las acciones se reportan con su valor neto en el mercado real para efectos del impuesto sobre la renta. Las utilidades y pérdidas no realizadas se reportan como parte de los ingresos combinados.

Ejemplo: El 01 de abril, la Corporación Buena Vida realiza las siguientes operaciones:

− Compra 5.000 acciones comunes a la Corporación Thomnson, a $80, con una

comisión de correduría de $2000.

− El 30 de Septiembre la Corporación Thomnson emite dividendos de $1.25 por

acción, que serán pagados el 17 de Noviembre.

Los asientos contables para registrar las transacciones anteriores son los siguientes:

Abril 1

Inversión en Acciones de Corporación Thomson.

$402.000

Efectivo $402.000

Noviembre Efectivo $6.250

17 Utilidades por Dividendos $6.250

• Método de Participación: difiere del método de costo en la manera de registrar las utilidades netas y los dividendos en efectivo de la entidad en que se invirtió:

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− La participación del inversionista en las utilidades netas periódicas de la empresa en que invirtió se registra como un incremento en la cuenta de inversión y como utilidad del periodo. De igual menara se reliza el registro en el caso de que

exista una pérdida neta.

− La participación del inversionista en los dividendos en efectivo de la

empresa que recibe la inversión se registra como incremento en la cuenta de efectivo y decremento en la cuenta de inversión.

Ejemplo: La empresa Amaneceres Radiantes cancela en 5 de Marzo, $500.000 en

efectivo por el 30% de las acciones comunes y los activos netos de Corp. El Telar; se supone que para el 31 de Diciembre de 2002 Corp. El Telar reporta unas utilidades netas de $175.000 y declara y paga $75.000 en dividendos. Teniendo en cuenta el método de participación la empresa Amaneceres Radiantes, registra

de la siguiente manera estas transacciones:

Marzo 5 Inversión en Acciones de corp. El Telar $500.000

Efectivo $500.000

Diciembre

31 Inversión en Acciones de corp. El Telar $52.500

Ingresos de Corp. El Telar $52.500

Se registro la participación del 30% sobre las utilidades netas de $175.000 de

Corp. El Telar.

Diciembre

31 Efectivo $22.500

Inversión en Acciones de corp. El Telar $22.500

Se registro la participación del 30% sobre los dividendos de $75.000 de Corp. El Telar.

El efecto combinado de registrar el 30% de las utilidades netas y los dividendos de Corp. El Telar es incrementar en $30.000 (52.500 – 22.500) el interés de

Amaneceres Radiantes en los activos netos de Corp. El Telar.

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Venta de Inversiones en Acciones

Su contabilización se realiza de la misma manera que en las inversiones de corto y

largo plazo. Cuando se venden acciones se abona a la cuenta de inversiones la cantidad obtenida (valor en libros) por acciones vendidas. El efectivo se carga por el producto de la operación (precio de venta – comisión y otros costos de

ventas). La diferencia entre esta operación y la cantidad obtenida se registra como utilidad o pérdida en ventas y se incluye cuando se calculan las utilidades netas.

Ejemplo: el 22 de Mayo se vendieron 500 acciones de Intelsat, a un precio de $300.000, el producto de la venta de las acciones es $348.000 (precio de venta – comisión de ventas). La transacción se registra de esta manera:

Mayo 22

Efectivo $348.000

Inversiones $300.000

Utilidad de la Venta de Inversiones $48.000

2.2.2 Contabilización de las Inversiones en CDT

El CDT es un título representativo de un dinero que se coloca en una entidad financiera por un plazo fijo (3, 6 ó 12 meses), y que devenga un porcentaje

determinado de interés.

Las instituciones financieras fijan las cantidades mínimas que son aceptadas como inversión y los intereses (vencidos o anticipados) que se habrán de pagar al inversionista, dentro de los parámetros legales previamente establecidos.

Ejemplo: el 01 de Marzo la empresa “Milagros Angelicales” adquirió un CDT de

$1.000.000 en la entidad financiera del estado a 6 meses con intereses del 3% mensual anticipado.

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Los asientos contables serían los siguientes:

Marzo 1 Inversión $1.000.000

Efectivo $1.000.000

Marzo 1 Caja $180.000

Intereses Recibidos por Anticipado $180.000

Al finalizar cada mes se realizaría el siguiente asiento:

Marzo 31 Intereses Recibidos por Anticipado $30.000

Intereses por Renta $30.000

Al finalizar los seis meses, “Milagros Angelicales” entrega el título y recibe su dinero.

Septiembre 31

Caja $100.000

Inversiones $100.000

2.2.3 Contabilización de las Inversiones en Bonos

Los bonos pueden adquirirse directamente de la entidad emisora o a través de un mercado de bonos organizado que publica diariamente las cotizaciones de los bonos (incluyen la tasa de interés, fecha de vencimiento, volumen de ventas,

precios máximo, mínimo y de cierre de los bonos negociados de cada una de las empresas durante el día). Los precios de los bonos se cotizan como porcentaje del valor nominal.

Ejemplo: el precio de un bono de $1000 cotizado en 99 1

2 sería de $995, (99.5 x

1000/100), mientras que el de uno cotizado en 104 1

4 , sería de $1.042.50 (104.25

x 1000/100).

Al igual que otros activos, el costo de una inversión en bonos debe incluir todos los costos relacionados con la adquisición; en el caso de bonos adquiridos en un

mercado organizado, la comisión del corredor hace parte del costo de la inversión.

Cuando los bonos se adquieren entre fechas de pago de intereses, el comprador

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debe pagar al vendedor estos intereses acumulados. Este valor se cargará a la cuenta de Ingresos por Intereses.

Cuando una empresa emite bonos, el precio que los compradores están dispuestos

a pagar depende de tres factores:

El valor nominal de los bonos (cantidad adeudada a la fecha de vencimiento).

Los intereses periódicos que se pagarán sobre los bonos. La tasa de interés vigente en el mercado.

Los intereses periódicos se expresan como porcentaje del valor nominal del bono; este porcentaje o tasa de interés es denominado “Tasa de Contrato o Tasa de

Cupón”.

La tasa de interés real o de mercado es determinada por las transacciones entre vendedores y compradores de bonos similares y es afectada por la evaluación que los inversionistas hacen de las condiciones económicas actuales y las expectativas

futuras.

Si la tasa de cupón es igual a la de mercado los bonos se venden en su valor nominal; si la tasa de mercado es mayor que la tasa de cupón los bonos se venden con “descuento” es decir a menos de su valor nominal, ya que los compradores no están dispuestos a pagar el valor nominal de bonos cuya tasa de cupón sea menor

a la del mercado. El descuento es el importe que compensa la diferencia entre las tasas de interés de mercado y la de cupón.

En caso contrario cuando la tasa de mercado es menor que la del cupón, los bonos son vendidos con “prima” (es decir, en un valor mayor que el nominal). Los

compradores pagan más que el valor nominal por bonos en los cuales la tasa de cupón es mayor a la del mercado. El efectivo que el comprador recibirá en el futuro se constituye por el valor nominal de los bonos y los intereses periódicos.

Ejemplo: en Octubre 15 de 2002, un inversionista adquiere un bono de $500.000

más honorarios de correduría de $80.000 e intereses acumulados de $5200.

Octubre

15

Inversión en Bonos $580.000

Ingresos por Intereses $5.200

Bancos $585.200

El costo del bono se registra en una sola cuenta de inversiones ( su valor nominal y la prima o descuento).

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Inversión en Bonos a Largo Plazo

Cuando se tienen bonos a largo plazo y se adquieren por un valor diferente a su

valor nominal, la prima o descuento se debe amortizar durante la vida residual de los bonos. La amortización de las primas y los descuentos afectan las cuentas de inversión e intereses.

Amortización de prima: Amortización de descuentos:

Ingresos por Intereses xxx Inversión en Bonos xxx

Inversión en Bonos xxx Ingreso por Intereses xxx

El importe de amortización se determina utilizando el método de línea recta o el de tasa real, y a diferencia de los bonos por pagar, la amortización por descuentos y primas se registra al término del periodo, no cuando se reciben los intereses.

Ejemplo: el 01 de Julio de 2001, Sinisterra Ltda., compra $600.000 en bonos al 7% a la empresa Cabrera S.A., que vencen en 8 años. La transacción se realiza directamente entre las dos empresas y tiene una tasa real de interés del 12%, el

precio de compra es de $500.000 más intereses de $10.500 ($600.000 x 7% x 3/12) acumulados desde el 01 de abril de 2001 fecha del último pago de interés semestral.

Julio 1 de 2000

Inversión en Bonos $500.000


Bancos $510.500

Contabilidad de Activos 33

Se compró inversión en bonos más intereses acumulados: Costo de Bonos por $600.000 a Cabrera S.A Interés acumulado ($600.000 * 7%*3/12) = Total

$500.000 $10.500 $510.500

Octubre 1 Efectivo $21.000


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Se recibieron intereses semestrales del 01 de abril al 01 de octubre ($600.000 x 7% x 6/12)

Diciembre 31

Intereses por Cobrar $10.500


Ajuste por intereses acumulados del 01 de Oct. Al 32 de dic. ($600.000 x 7%x3/12

Diciembre Inversión en bonos de Cabrera S.A $6252

31 Ingresos por intereses $6252

Ajuste por amortización del descuento del 01 de Julio al 31 de Dic: Valor nominal de los bonos $600.000 Costo de inversión en bonos $500.000

Dcto sobre la inversión en bonos $100.000

Número de meses hasta el vencimiento = 8 x 12 = 96 meses. Amortización mensual = $100.000/96 meses = $1042 mensual. Amortización de 6 meses = $1042 x 6 = $6252 El asiento contable para la cuenta de ingresos por intereses es el siguiente:

DEBE HABER

01 de Julio $10.500 01 de Octubre $21.000

31 de Dic. $10.500

31 de Dic. $6.252

Saldo $27.252 $37.752

Muchas de las inversiones a largo plazo en bonos se venden antes de la fecha de cumplimiento entonces, el vendedor recibe el precio de venta (menos comisiones y otros costos de venta) más los intereses acumulados desde la última fecha de pago.

Antes de registrar los ingresos en efectivo el vendedor debe amortizar el descuento o prima del periodo actual hasta la fecha de venta. Luego se registra la

utilidad o pérdida derivada de la venta al registrar los ingresos en efectivo.

Los bonos que fueron comprados en el ejemplo anterior a Cabrera S.A se venden

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en $570.000 más intereses acumulados al 30 de Marzo de 2008. El valor en libros de los bonos (costo más descuento amortizado) al 01 de enero de 2008 (90 meses después de la compra) es de $593.780 ($500.000 + ($1042 x 90)). El

asiento para registrar la amortización del descuento del año en curso y la venta de bonos es el siguiente:

Marzo 30 de 2008

Inversión en Bonos de Cabrera S.A $3126

Ingresos por Intereses $3126

Se amortizó el descuento del año actual (1042 x 3)

Marzo 30 de

Efectivo $573.500

Pérdida en la Venta de inversiones $26.906

2008 Ingresos por Intereses $3.500

Inversión en Bonos Cabrera S.A $596.906

Se recibieron intereses e ingresos por la venta de bonos: intereses del 01 de abril al 30 de marzo = $600.000 x 7% x 1/12 = $3500

Valor en libros de los bonos al 01 de enero de 2008: $593.780

Descuento amortizado, 01 de enero a 30 de Marzo de 2008: (1042 x 3) = $3126

Valor en libros de los bonos al 30 de Marzo de 2008 $596.906

Ingresos en ventas $570.000

Pérdida en ventas $26.906

Presentación de la Inversión en el Estado Financiero

Las inversiones en bonos y en otros instrumentos de deuda que planean conservar los administradores hasta su vencimiento son denominados “inversiones en instrumentos financieros al vencimiento”. Son clasificados como inversiones a largo plazo, bajo el rubro de inversiones. Se presentan a su costo menos la prima amortizada o más el descuento amortizado. También debe expresarse el valor de mercado razonable de las inversiones en bonos, ya sea en el estado financiero o como un anexo. 2.3 VALORIZACIÓN DE INVERSIONES

Se relaciona con la utilidad potencial medida por la diferencia entre el costo en libros de las inversiones en acciones o en cuotas o partes de interés social, y el valor intrínseco o el de cotización en las bolsas. Cuando hablamos de utilidad potencial nos referimos a utilidad no realizada.

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Ejemplo: Colchones Astrales S. A, adquiere el la bolsa de valores el 25 de Enero, 1750 acciones de la Nacional de Chocolates a un costo de $5.200 por acción. La empresa desea mantener temporalmente esta inversión. El 31 de Diciembre las

acciones de la Nacional de Chocolates presentaban una cotización en bolsa de 8.500 por acción. Los registros contables de estas transacciones son los siguientes:

Enero Inversiones - Acciones $9.100.000

25 Bancos $9.100.000

La valorización de la inversión se registra así:

Diciembre Valorizaciones – Inversiones $5.775.000

31 Superávit por Valorizaciones $5.775.000

El débito correspondiente a la cuenta de Valorizaciones por inversiones se calculo por la diferencia entre el valor en libros de la inversión de Colchones Astrales y su valor de mercado en la bolsa (precio promedio de cotización en la bolsa en el

último mes de cierre del ejercicio). Es decir, (8.500 – 5200) x 1.750 = $5.775.000.

2.4 CONTROL INTERNO DE LAS INVERSIONES

Para efectos de un adecuado control interno en las inversiones se debe tener en cuenta:

Verificar las inversiones en función del tipo de documento que las respalda, fecha de adquisición o venta, precio de compra o venta, entidad que emite en documento, vencimiento y número de serie.

Examinar los movimientos de compra-venta de inversiones. Confirmar las operaciones de inversiones en tránsito. Vigilar la adecuada custodia de los documentos. Comprobar la existencia de los fondos fiduciarios pertinente cuando la

inversión lo requiera.


Nombrar 5 requerimientos que deben tener los títulos valores. Qué medidas se deben tener en cuenta para un adecuado control interno en

las inversiones. Dar una definición acerca de los valores de renta fija y variable. Cuál es la diferencia entre las inversiones permanentes y subordinadas.

CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________


¿Cuándo se compra un bono con descuento y cuando con prima? ¿Cuál es la diferencia entre el método de costo y el de participación para las

inversiones en acciones?

Mediante un ejemplo práctico explicar las relaciones entre una sociedad matriz, una filial y subsidiaria.

¿Las inversiones de largo plazo no son de fácil comercialización?. Justificar su respuesta.

¿Qué representa la cuenta ganancias (o pérdidas) acumuladas no realizadas sobre inversiones?

¿Que ventajas representa para una empresa mantener activos financieros en forma de inversiones en lugar de tener efectivo?

¿Definir 3 de los principales títulos valores expuestos en esta unidad?

¿Cuando se realiza una venta de acciones cuales cuentas se debitan y se acreditan?

Mediante un ejemplo práctico demostrar la valorización de las inversiones.


• Sofitel Ltda, realizó estas operaciones de compra y venta de inversiones

durante el año 2003. Realizar los asientos contables respectivos para cada una de las transacciones anteriores.

− 22 de Enero: adquiere 2000 acciones comunes de Multitelas con un valor

nominal de 850 cada una. Cancela $45.000 por concepto de comisiones y $20.000 en gastos administrativos.

− 13 de Febrero: Compra certificados a término fijo a un año por valor de $3.500.000, con un interés del 2.5% vencido.

− 15 de Abril: Multitelas informa que se va a pagar en efectivo un dividendo de $15 por acción.

− 20 de Abril: Sofitel recibe el valor de los dividendos mediante la expedición

de un cheque.

− 30 de Julio: Sofitel vende 1000 acciones de Multitelas a $950 cada una.

− 17 de Septiembre: vende 1000 acciones de Multitelas a $750 cada una.

− 31 de Diciembre: Liquida el certificado a término fijo.

Averiguar que acciones se encuentran hoy día en alza y cuáles según el corredor son las más rentables. Investigar por qué no todas las sociedades anónimas están inscritas en las bolsas de valores del país y que beneficios traería a la economía una inscripción de estas sociedades en el mercado bursátil?

Aluminios del Oriente Ltda, invirtió el 22 de Mayo de 2001, $50.000.000 en

CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________


bonos de Coca-Cola, a los cuales se les reconoce un interés del 23 anual simple, pagaderos cada tres meses y son redimibles en tres años.

− Registrar en forma de diario la inversión realizada por Aluminios del Oriente.

− Registrar el pago de los intereses durante los 3 años de vida de la inversión.

− Registrar en forma de diario el asiento contable al 22 de mayo de 2004, cuando Aluminios del Oriente recupere el dinero invertido con los intereses del último trimestre.

Diseños Creativos Ltda, compra el 1 de abril de 2002, $100.000 de bonos al 9.5% de intereses a la Nacional de Chocolates con vencimiento en 10 años. La transacción entre las dos empresas tiene una tasa real de interés del 12%. El precio de compra es de $95.500. Calcular los intereses acumulados desde el 01 de enero de 2002, hacer los asientos contables respectivos, y justificar porque se presenta prima o descuento en esta operación.

Bussiness Company realiza las siguientes transacciones financieras para el año 2003. Realizar los asientos en el libro diario para registrar las anteriores transacciones

− 1 de Octubre: compra bonos por $3.000.000 al 8% de interés a 15 años fechados el 01 de Julio de 2003, directamente a la empresa emisora,

Software en Línea, en $2.700.000 más intereses acumulados de $35.000. La transacción tiene una tasa real de interés del 10%.

− 31 de Diciembre: se reciben los intereses semestrales de los bonos.

− 31 de Diciembre: registrar la amortización del descuento sobre los bonos de software en Línea.


Distribuidora de Calzado “Pasos Firmes” adquiere los siguientes títulos valores en el año 2003 como inversiones temporales:

− Registrar contablemente la adquisición de las inversiones temporales en efectivo. − Registrar contablemente la utilidad por dividendos. Máquinas Hidráulicas Ltda, adquirió 10.000 acciones por un valor de $800.000, como inversión a largo plazo y utilizando el método de participación para su contabilización. La Corporación Equina tiene en circulación 25.000 acciones comunes, incluyendo las acciones adquiridas por Máquinas Hidráulicas Ltda. Realizar los asientos contables de

CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________


Máquinas Hidráulicas Ltda, para las siguientes operaciones:

EMPRESA ACCIONES COMPRADAS

COSTO DIVIDENDOS RECIBIDOS EN EFECTIVO

Lo Mejor en Llantas 8.000 $500.000 $9.000

Distribuidora La Olímpica 7.500 $455.000 $8.000

Paz del Río 5.000 $350.000 $6.500

− La Corporación Equina reporta utilidades netas de $200.000 para el periodo

en curso.

− La Corporación Equina paga un dividendo en efectivo de $1.80 por acción común durante el periodo actual.

La empresa Lavachic, tiene un excedente de efectivo por valor de $1.500.000 y decide invertirlo en un CDT con plazo fijo de 12 meses y que genera un interés del 2.5% mensual. Realizar los asientos necesarios para la contabilización de la compra del CDT y el ingreso por intereses.

Confecciones Rosita elabora uniformes para los colegios departamentales en

todo el país y decide invertir sus utilidades de la siguiente manera:

Año 1999

− El 13 de Enero compra 2.000 acciones de las 50.000 acciones comunes en circulación de la empresa Intel, al 80 ¼ más comisión y otros costo de $1.500.

− El 06 de Octubre se reciben los dividendos comunes de $1.50 por acción por parte de la empresa Intel.

− El 06 de Diciembre se reciben nuevamente los dividendos en efectivo normales de $1.50 por acción, más un dividendo extra de $0.25 por la empresa Intel.

Suponer que todas las transacciones se han efectuado correctamente y que el número de acciones en propiedad no ha cambiado desde el 31 de diciembre de

1999 hasta el 31 de diciembre de 2002.

Año 2003

− El 05 de Enero confecciones Rosita adquiere 25.000 acciones de la empresa Margaritas y Girasoles por un valor de 600.000.

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− El 08 de Octubre se recibieron los intereses normales de $1.50 por acción de la empresa Intel.

− El 17 de septiembre se vendieron 1.000 acciones de la empresa Intel a

90.5. El corredor dedujo la comisión y otros costos por $1.200, remitiendo el saldo.

− El 08 de Diciembre se recibieron dividendos en efectivo por parte de la empresa Intel a la nueva tasa de $2.00 por acción.

− El 31 de Diciembre se recibieron $50.000 de dividendos en efectivo por las

acciones de la empresa Margaritas y Girasoles que también reportó utilidades netas de $130.000 en el 2003. Confecciones Rosita utiliza el método de participación para la contabilización de sus inversiones en la empresa Margaritas y Girasoles.

Autoevaluación

• Después de evaluar una empresa e identificar las compañía en las cuáles le

gustaría invertir, ¿como se debería hacer la compra de acciones?. El método más utilizado comúnmente es a través de un corredor de bolsa, que es una persona que en nombre de sus clientes ejecuta transacciones en el mercado de valores. Una vez que se ha seleccionado un corredor, se procede a abrir una

cuenta y se puede colocar una orden para la compra de las acciones que se han seleccionado. Existen dos tipos de órdenes de compra:

− La orden de mercado: instruye al corredor para que compre las acciones al

mejor precio posible, si las acciones se negocian activamente, por lo general el precio de compra está cerca del último precio negociado antes de la orden.

− La orden Limitada: indica al corredor comprar las acciones a un precio específico o menor. Ejemplo: Comprar 100 acciones de Gillette Company a $80.5 o menos; este tipo de orden prohíbe comprar las acciones a un precio

mayor de $80.5.

• Cuando se venden acciones también se puede colocar una orden de pérdida

límite, en la que se indica un precio de venta menor que el precio actual. Si el

precio de mercado cae a ese límite se realiza la venta, limitando de esta forma las pérdidas; cuando se ejecuta la transacción, se recibe una confirmación escrita de ella, donde se indica la inversión, el número de acciones compradas o vendidas, el valor monetario y la comisión del corredor.

- Consultar en el mercado bursátil las diferentes cotizaciones para la adquisición

CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________


de acciones en empresas del país, escoger 3 de ellas, realizar la contabilización correspondiente y evaluar cuál de las tres alternativas representa una mayor utilidad para invertir, teniendo en cuenta los diferentes métodos existentes para las inversiones en acciones de corto o largo plazo.


WARREN S. Carls, REEVE M. James, FESS E. Philip. Contabilidad Financiera. .

Séptima Edición. Thomson Editores. México. 2000.

MEIGS F. Robert, WILLIAMS R. Jan, HAKA F. Susan, BETTNER S. Mark. Contabilidad la Base para la Toma de Decisiones Gerenciales. Undécima Edición Mc. Graw Hill. Bogotá. 2000.

SINISTERRA V. Gonzalo, POLANCO I. Luis Enrique, HENAO G. Harvey.

Contabilidad Sistema de Información para las Organizaciones. Cuarta Edición. Mc. Graw Hill. Bogotá. 2001.

HARGADON J, Bernard y MÚNERA C, Armando. Principios de Contabilidad. Editorial Norma, Bogotá. 1964.

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UNIDAD 3: Deudores


Esta cuenta tiene su origen en las ventas de tipo crédito que realiza cualquier ente económico, generando así una obligación a favor de éste, y por ser una

transacción crediticia se respaldan por cuentas y documentos por cobrar. Algunas veces éstas obligaciones no se cumplen en el tiempo estipulado y generan una cuenta incobrable.

En el PUC, deudores está representado por los números de cuenta que empiecen

por los dígitos 12.

La presente unidad estudia conceptos básicos sobre deudores, otro componente de suma importancia para conocer el activo y saber en que se representa.

Horizontes

Conocer las cuentas que se generan por las ventas a crédito y los documentos que las respaldan.

Reconocer la importancia de la aplicación del estudio de la capacidad de crédito del deudor, con el fin de prevenir la pérdida de cartera.

Aprender que es el mecanismo de Factoring, identificar los elementos que intervienen en el proceso y las ventajas que generan su aplicación.

Seguir el proceso de control interno aplicable a la cuenta Deudores para evitar el desvío de información.


Concepto Clasificación de las Cantidades por Cobrar Cuentas Incobrables Factoring Control Interno de las Cuentas y Documentos por Cobrar

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3.1 CONCEPTO

Las cuentas y documentos por cobrar resultan de las ventas a crédito otorgadas a los clientes, sea un fabricante minorista o mayorista. En este proceso participa el acreedor que es quien vende el servicio o el producto y obtiene las partidas por

cobrar; el deudor es quien hace la compra y crea la partida por pagar.

En los procesos de producción o comercialización existen ingresos operativos y no operativos. Los ingresos operativos son las ventas de bienes y servicios de acuerdo con el objeto del negocio; los no operativos corresponden a las actividades distintas al objeto del negocio.

Las transacciones originadas por una venta se pueden presentar por: el pago en efectivo que corresponde a la cancelación en el momento de la transacción y el pago posterior o futuro por parte del comprador.

3.2 CLASIFICACIÓN DE LAS CANTIDADES POR COBRAR

Las cantidades por cobrar se refieren a los derechos monetarios contra otras entidades, incluyendo personas, empresas comerciales y otros organismos; y

corresponden al total de activos a corto plazo.

Las ventas a crédito son realizadas con el fin de vender más los servicios o productos dando como resultado tales cantidades, las cuales se clasifican como cuentas por cobrar o documentos por cobrar.

3.2.1 Cuentas por Cobrar

El compromiso más común que genera una cantidad o importe por cobrar es la venta a crédito. El monto por cobrar se registra en la cuenta de cuentas por cobrar; estas cuentas se liquidan en un tiempo corto de 30 a 60 días. Cuentas por Cobrar a Clientes

El saldo débito en la cuenta de clientes, representa el importe de las ventas a crédito pendientes de recaudo, respaldada por una factura de venta o remisión de

mercancía, debidamente firmada o autorizada por el cliente, en señal de aceptación de la deuda.

Cualquier operación de venta a crédito, debe seguir el siguiente registro:

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Clientes $ xxxxxx

Ingresos por Venta $ xxxxxx

Los pagos parciales o definitivos de la deuda que hace un cliente, originan el

siguiente registro.

Caja $ xxxxxx

Clientes $ xxxxxx

Cuentas por Cobrar a Socios

Esta cuenta se genera por los valores entregados a los propietarios de la empresa, sea en dinero o en especie, así como los pagos efectuados por la empresa por cuenta de sus dueños. Hacen parte de esta cuenta, los valores adeudados por los

socios a la sociedad, en razón de la colocación de acciones a crédito.

“Los préstamos en dinero otorgados por la sociedad a los socios, generan a favor de la empresa un rendimiento mínimo anual y proporcional al tiempo, la legislación determina para cada período gravable, la tasa de interés anual que se debe liquidar y causar a cargo de los socios por los préstamos concedidos, cualquiera

que sea su naturaleza o denominación” Estatuto Tributario Colombiano.

Cuentas por Cobrar a Trabajadores

Esta cuenta representa los valores adeudados por los trabajadores a la empresa

por préstamos concedidos o mercancías entregadas a crédito, como también por los faltantes en caja, inventarios u otros bienes a cargo del trabajador.

Cuentas por Cobrar como Anticipos

En esta cuenta corresponde a los valores entregados con anticipación a proveedores y contratistas, con el propósito de recibir bienes o servicios en el futuro, según lo acordado con ellos. De igual forma se llevan a esta cuenta los

dineros entregados en calidad de depósito, como garantía del cumplimiento de contratos o convenios, los saldos a favor de la empresa, por concepto del anticipo de impuesto a la renta pagado durante el año y el saldo a favor originado en la retención en la fuente, practicada a la empresa por sus clientes.

Cuentas por Cobrar a Particulares

Representa el monto de los créditos no comerciales concedidos por la compañía, cuyo respaldo sea un título valor. Estos créditos son los que se originan por

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transacciones distintas a aquellas para la que fue constituida la empresa, tales como valores pendientes de cobro por la venta de activos fijos a particulares, cheques consignados y devueltos por el banco, préstamos a personas naturales o

jurídicas, etc.

Se debe establecer claramente en los informes financieros, la situación de esta cuenta e indicar las restricciones que tenga su cobro.

3.2.2 Documentos por Cobrar

Son cantidades que adeudan los clientes, generándose por escrito un instrumento

de crédito formal. Estos documentos por cobrar se utilizan para periodos de crédito mayor a 60 días y se originan por las negociaciones a crédito, respaldando la deuda con la firma de un documento como soporte de la misma, sea una letra o el pagaré.

Un derecho respaldado por un documento tiene ciertas ventajas sobre un derecho en forma de cuenta por cobrar. Al firmar un documento el deudor reconoce la deuda y acepta pagarla en las condiciones estipuladas. Por consiguiente, el documento tiene mayor fuerza legal si se inicia un juicio.

Las transacciones pueden realizarse en efectivo o a crédito. En el caso de que una

empresa financie los bienes y servicios otorgados al cliente en al transacción de compra-venta, exige el respaldo de la deuda por medio de un documento que toma la denominación genérica de documentos por cobrar: Letras o Pagarés; siendo estos los más utilizado. Este instrumento se define como un compromiso

voluntario, expreso y taxativo, que se lleva a cabo entre dos personas, en el que un deudor se compromete mediante firma a pagar en una fecha futura o a su presentación cierta suma de dinero, sí como los intereses pactados.

Una Letra de Cambio es un título valor de contenido crediticio que incorpora

obligaciones incondicionales de pagar sumas determinadas de dinero y un Pagaré es un título valor de contenido crediticio que contiene una promesa incondicional de pagar una suma determinada de dinero. Es un documento en el cual se promete pagar cierta suma en dinero a la vista o en una fecha determinada es

pagadero a la orden de una persona o de una empresa o a portador o poseedor del pagaré. Lo firma la persona o empresa que se compromete a pagarlo. La entidad o persona a cuya orden se expide el pagaré se llama Tenedor, y la que hace la promesa de pagar es el Librador.

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Características de los Documentos por Cobrar:

• Fecha de vencimiento: es la fecha en la que se debe liquidar el documento por

cobrar. En el caso de pagaré a corto plazo, el periodo que media entre la fecha de emisión y la de vencimiento puede expresarse en días o meses. Cuando el

término se expresa en días, la fecha de vencimiento es el número especificado de días después de su emisión. Tomando la figura anterior del pagaré, a continuación se contabiliza su fecha de vencimiento.

El plazo de un pagaré puede expresarse como un cierto número de meses después de la fecha de emisión. En este caso la fecha de vencimiento se determina contando el número de meses a partir de la fecha de emisión.

Ejemplo: Un pagaré a cuatro meses es fechado el 18 de mayo. ¿Cuándo será su fecha de vencimiento? 18 de mayo

18 de junio

18 de julio

18 de agosto

18 de septiembre

CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________


Se cuentan los cuatro meses de plazo después de la fecha que datada; en el ejemplo la fecha de vencimiento del documento es el 18 de Septiembre

• Intereses: el documento por cobrar específica el interés a pagar por el periodo

que va de la fecha de emisión a la de vencimiento, cuando estos documentos abarcan periodos mayores de un año por lo general especifican intereses pagaderos a intervalos semestrales, trimestrales u otro. Cuando el plazo es

menor de un año, los intereses casi siempre son pagaderos en la fecha de vencimiento. En ocasiones se hace referencia a documentos por cobrar no sujetos a intereses. Tales documentos, que no se usan mucho, habitualmente incluyen una tasa de interés implícita.

En los pagarés, la tasa de interés casi se expresa a un año, sin importar el periodo real que cubra el documento.

Ejemplo: los intereses sobre un documento por $450.000 al 12% en un año son de $54.000. De igual forma los intereses de $450.000 por la tercera parte de un año

al 12% son de $17.820.

$450.000 * 0.12 = $54.000

$450.000 * 1/3 * 0.12 = $17.820 ó

$450.000 * 3/12 * 0.12 = $17.820

Ejemplo: Comercial Andina Ltda., celebra un contrato de crédito por $3.000.000 al

11% de interés anual a 180 días. Realizar el cálculo con base en años de 365 y 360 días.

$3.000.000 * 11% = $330.000

$330.000 * 180/360 =

165.000

$3.000.000 * 11% = $330.000

$330.000 * 180/365 = $162.6901

la formula básica para calcular los intereses es la siguiente:

Valor Nominal * Tasa * Tiempo = Intereses

Sobre el pagaré ilustrado anteriormente se calcularan los intereses aplicando la

formula.

$10.000.000 * 0.12% * 120/360 = $396.000

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Para calcular los intereses de periodos menores de un año se utiliza el número real de días del año (365). Del ejercicio anterior:

$10.000.000 * 0.12% * 120/365 = $393.600

• Valor de Vencimiento: es la cantidad que se adeuda a la fecha de vencimiento,

este valor es la suma de la cantidad nominal más los intereses. Aplicando esto al ejercicio del pagaré ilustrado anteriormente, el cálculo para hallar el valor de

vencimiento es el siguiente:

$10.000.000 + 393.600 = $10.393.600

Ejemplo: ¿Cuál es el valor de vencimiento de un documento a 90 días por $1.000.000, sujeto al 12% anual de Intereses?

$1.000.000 * 12% * 90/360 =

$30.000 $1.000.000 + $30.000 =

$1.030.000

Las Cuentas y Documentos por Cobrar resultantes de las transacciones de ventas a veces se denominan Cuentas Comerciales por Cobrar. Estas se convierten en uno de los activos más importantes y genera la mayor parte de los ingresos; generalmente, todos los documentos por cobrar se trasladan a una sola cuenta en

el mayor general, no es esencial llevar un mayor auxiliar porque los documentos mismos, al ser archivados por fechas de vencimiento, son el equivalente de un mayor auxiliar y proporcionan cualquier información necesaria sobre el vencimiento, las tasas de interés, las garantías colaterales pignoradas y otros

detalles

1 La diferencia de 2.310 podría parecer mínima, pero para un negocio que realiza miles de transacciones de este tipo por millones de dólares, la diferencia entre calcular los intereses con años de 360 a 365 días sería significativa.

Cálculo de Intereses en los Documentos por Cobrar

Los intereses son un cargo que se hace por el uso del dinero. El prestatario

incurre en un gasto por intereses y el prestamista obtiene ingresos por intereses.

INTERES= Capital*Tasadeint erés*Tiempo

Las tasas de interés por lo general se expresan dentro de una base anual. Por

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ejemplo, el interés sobre un pagaré de $ 100.000, a un año, al 12 % se calcula de la siguiente manera:

Interés = $100.000 x 0.12 x 1 = $ 12.000

Si el término del documento fuera de cuatro meses solamente en lugar de un año,

el ingreso total por intereses percibido durante la vida del pagaré sería $ 4.000, calculado de la siguiente manera:

Interés = $100.000 x 0.12 x 4/12 = $4.000

Si el término de un documento está expresado en días, debe considerarse el

número exacto de días en cada mes al determinar la fecha de vencimiento del documento. El día en el cual se fecha el documento no se cuenta, pero la fecha en la cual se vence, sí. Por lo tanto, un documento a dos días con fecha de hoy vence pasado mañana.

Contabilización de Intereses en los Documentos por Cobrar

Cuando se cobra un documento portador de intereses, el valor de efectivo recibido debe ser mayor que el valor nominal del documento. El interés cobrado se

acredita a una cuenta de Ingreso por Intereses y sólo el valor nominal del documento se acredita a la cuenta de Documentos por Cobrar.

Ejemplo: El 10 de junio de 2003 se acepta un pagaré a 60 días al 12% de intereses en pago de la cuenta de Airbra, que es una deuda vencida y tiene un saldo de $30.000.

Junio 10

Documentos por Cobrar $30.000

Cuenta por Cobrar $30.000

2.2.3 Otras Cuentas y Documentos por Cobrar

Otras cuentas y documentos por cobrar se presentan por separado en el estado de posición financiera. Si se espera cobrarlos en el curso de un año, se clasifican

como activos a corto plazo. Si cobro se espera a más de un año, se clasifican como activos a largo plazo y se presentan en el rubro de Inversiones. Otras cuentas y documentos por cobrar incluye intereses por cobrar, impuestos por cobrar, y cuentas y documentos por cobrar a funcionarios y empleados.

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3.3 CUENTAS INCOBRABLES

Por lo general, los negocios que otorgan crédito esperan que le deudor cumpla oportunamente los compromisos de pago. Para ello se debe realizar un estudio

sobre la capacidad de crédito, honradez, puntualidad, capacidad de pago, el uso del crédito en el mercado y la solvencia moral del deudor para eliminar posibles pérdidas de cartera.

¿Cuándo se Convierte en Incobrable una Cuenta o Documento por Cobrar?

No hay una regla general para determinarlo. El hecho de que un deudor no pague una cuenta conforme al contrato de venta o no pague en la fecha de vencimiento, no significa por necesidad que la cuenta sea incobrable. Sin embargo, algunas de

las cuentas se convierten en incobrables por factores tales como:

Muerte del deudor. Insolvencia o quiebra del mismo.

Declaración expresa de no pago. En estos casos la pérdida de cartera es asumida por la empresa, y por parte de

ella se trata como una deducción tributaria.

Las ventas a crédito normalmente producen cuentas que por una u otra razón no pueden recuperarse. El fisco reconoce esta pérdida al permitir el aumento de los gastos operacionales en el estado de resultados por el valor de las cuentas que

según el estatuto tributario no sean recuperables.

Existen dos métodos para contabilizar las cuentas incobrables:

• Anulación Directa: el procedimiento consiste en revestir simplemente el registro contable original, es decir, acreditar la cuenta deudores por el valor de la deuda incobrable y debitar la cuenta gastos operacionales-provisiones por idéntica

cantidad. Aunque este método es más sencillo y de fácil manejo no ofrece información para la toma de decisiones puesto que, al invertir el registro inicial se elimina la porción de cuentas por cobrar que se pierde, sin que quede rastro contable para determinar el monto de las cuentas malas en un periodo

determinado.

Ejemplo: Margaritas y Girasoles Ltda., vende a crédito mercancía el día 8 de mayo de 2002 por valor de $930.000 al señor Armando Gonzáles. Con base en un estudio de cartera realizado el 30 de Noviembre del 2003, el gerente de Margaritas

y Girasoles Ltda., determina que por diversas circunstancias la cuenta del Señor Gonzáles no puede cobrarse y autoriza su retiro de cartera en la empresa.

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El registro en el momento de la venta, 8 de mayo de 2002, es el siguiente:

Mayo 8 Deudores $930.000

Ingresos Operacionales -

Ventas

$930.000

La eliminación de la cuenta incobrable, el 30 de Noviembre de 2003, se registra de la siguiente manera:

Noviembre 30

Gatos Operacionales Provisiones

$930.000

Deudores $930.000

• Provisión para deudores: también llamada Provisión para deudas malas. Se

estima la porción de cartera que se perderá en un periodo dado mediante un

análisis de vencimiento en la fecha de cierre de libros teniendo en cuenta las normas de reconocimiento por pérdidas de cuentas por parte del estado.

El diagnóstico supone que las cuentas por cobrar más antiguas presentan mayor riesgo de pérdida y, por esta razón la dirección del negocio debe asignar un mayor

porcentaje de probabilidad de pérdida. Posteriormente, con base en el cálculo anterior debe realizar el asiento de ajuste utilizando la cuenta del activo deudores denominada Provisiones deudores. Luego, al final del siguiente periodo, cuando las cuentas se establezcan realmente, puede determinarse un saldo débito si las

deudas malas exceden a la provisión, un saldo crédito si las deudas malas son de menor cuantía que la provisión. Finalmente se hace de nuevo el análisis de cartera y se procede ajustar la provisión para el siguiente periodo.

Aunque en este método el cálculo y la aplicación del asiento de ajuste son más complejos, tiene la ventaja de eliminar el inconveniente que presenta el método de

anulación directa, ya que existe una cuenta que expresamente informa sobre el crecimiento de las deudas perdidas entre dos periodos consecutivos.

Ejemplo: al 31 de diciembre de 2002, Tambores y Trompetas Asociados posee un saldo de cartera por $375.000. El nuevo gerente decide introducir el método de

provisión de deudores con el fin de disponer de información apropiada para la determinación de las políticas de ventas a crédito. Las cuentas a crédito por cobrar a esta fecha se determinan así:

CUENTA VALOR TOTAL

CUENTAS VIGENTES

CUENTAS VENCIDAS

1-30 31-60 61-90 91-120 121-150 Más 150

días días días días días días

1 $30.000 $15.000 $15.000

CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________


2 $42.000 $20.000 $22.000

3 $53.000 $53.000

4 $100.000 $35.000 $35.000 $30.000

5 $150.000 $48.000 $51.000 $51.000

Total $375.000 $53.000 $55.000 $63.000 $55.000 $73.000 $30.000 $51.000

En reunión efectuada entre el gerente, el jefe de ventas y el contador, se establecieron los siguientes porcentajes probables para la pérdida de cartera:

CUENTAS VIGENTES

1-30 días 0%

31-90 días 2%

91-150 días 30%

más de 150 días

50%

Al 31 de diciembre de 2003 se ha excluido un total de cuentas incobrables por $30.000. En esta fecha también se ha realizado el análisis de cartera y se estima en el año 2004 una perdida de $50.000.

Para efectuar el ajuste a 31 de diciembre de 2002. se calcula la pérdida estimada con base en las ponderaciones, obteniéndose el siguiente cuadro de vencimiento:

VENCIMIENTO VALOR TOTAL PONDERACIÓN % VALOR ESTIMADA

Cartera Vencida $42.000 0 0

Cartera Vencida: 1-30 días $55.000 0% 0

31-90 días $118.000 2% $2.160

91-150 días $103.000 30% $30.900

más de 150 días $51.000 50% $25.500

TOTAL PROVISIÓN AÑO 2003 $58,560

La contabilización del ajuste a 31 de diciembre del año 2002 sería:

Diciembre Gastos Operacionales-Provisiones $58.560

31 Provisiones-Deudores $58.560

Este registro afecta el estado de resultados reduciendo las utilidades del periodo y, a la vez el balance general, puesto que disminuye el saldo neto de deudores. El

saldo en el balance a 31 de Diciembre de 2002 quedaría así:

CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________


Cada vez que se reconozca una cuenta incobrable se afecta la respectiva provisión

reduciéndose progresivamente el saldo. El asiento para contabilizar el reconocimiento de cartera que se considera perdida en el ejemplo es el siguiente:



Provisiones-Deudores $30.000

Deudores $30.000

La cuenta Provisiones-Deudores, para deudas malas al 31 de diciembre de 2003

presenta el siguiente saldo:

Provisión-Deudores

$30.000 $58.560

$28.560

Para establecer el valor de la provisión a 31 de Diciembre de 2003 debe tenerse en cuenta el saldo crédito de $28.560. La provisión calculada para el año 2004 por

$50.000 no se registra en su totalidad, puesto que existe un remanente en la cuenta Provisiones-Deudores por $28.560, que tiene que restarse de la provisión estimada para determinar su verdadera cuantía. Así se tiene:

Provisión-Deudores

$28.560

$21.440

$50.000

De acuerdo con este cálculo, se procederá a realizar el siguiente asiento:



Suele ocurrir que las deudas malas realmente reconocidas sean mayores que la provisión realizada a comienzos del periodo, entonces el saldo débito de la cuenta

CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________


Provisión se agregará el estimativo de la provisión del siguiente periodo.

En el ejemplo anterior, supóngase que las deudas consideradas incobrables durante el año 2003 ascendieron a $68.000

Provisión-Deudores

$68.000 $58.560

$9.440

Entonces la provisión al 31 de diciembre de 2004 será:

Provisión-Deudores

$9.440 $59.440

$50.000

La contabilización se hará de la siguiente manera:



3.3.1 Cobro de Cuentas Incobrables

Algunas cuentas que han cancelado por considerarse incobrables pueden ser pagadas posteriormente por el deudor, de manera total o parcial. Puesto que las cuentas incobrables se han descargado de cartera, no aparecen en el balance

general ya que su valor se ha eliminado como cuenta mala. Esta situación obliga a reintroducir el valor respectivo al flujo económico de la empresa mediante el siguiente mecanismo:

Restablecer la cuenta deudores por el valor pagado y , simultáneamente, incrementar por idéntica cifra la provisión;

Registrar el ingreso por la cancelación de la respectiva cuenta por cobrar.

Ejemplo: Computel Ltda. recibe sorpresivamente el 14 de Febrero el pago de

$89.000 de una cuenta por cobrar que el año anterior se había considerado incobrable y se habrá retirado el saldo de cartera.

Para anexar el pago, se hace el siguiente asiento:

Febrero Deudores $89.000


CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________


Febrero Caja $89.000

14 Deudores $89.000

3.4 FACTORING

Cuando una cuenta o documento por cobrar se ha vencido, las compañías deben utilizar procedimientos para optimizar su cobro. Después de hacer intento repetidos para su cobro, se puede recurrir a la transferencia de la cuenta a una

agencia de cobranza. Actualmente las empresas poseen una nueva fuente de financiación mediante la venta de cartera a una entidad que asume los riesgos por pérdida parcial o total de la misma. Esta operación se denomina Factoring en el medio financiero.

El Factoring se define en términos generales como aquella operación en la cual

una persona natural o jurídica vende créditos a su favor a cambio de dinero, transfiriendo la cartera a otro negocio llamado factor, que renuncia a cualquier exigencia contra el vendedor en caso de que el deudor de la cartera no cancele en la fecha del vencimiento.

En esta transacción interfieren tres elementos:

La compañía de Factoring. Quien vende a la sociedad de Factoring una cartera y es proveedor de

terceros (Clientes). El comprador en una operación de venta o prestación de servicios que debe

pagar la factura al factor en la fecha de vencimiento. Las modalidades más comunes de Factoring son:

Factoring al vencimiento: modalidad más corriente, en la que el factor paga al cliente en la fecha promedio de vencimiento.

Factoring a la vista: el factor se obliga a realizar avances a solicitud del cliente, cargando a cada avance un costo, correlacionado con el periodo entre el adelanto y el vencimiento, y la tasa de interés en el mercado financiero.

Factoring con notificación al comprador: el cliente notifica a los compradores que deben continuar cancelando directamente al factor.

Las ventajas para el cliente que utiliza el mecanismo de Factoring puede resumirse de la siguiente manera:

Elimina el riesgo de perdida y disminuya costos en el proceso de administración de las deudas malas.

CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________


Merma costos por concepto de cobranza. Es una fuente de financiación en efectivo. Al vender las cuentas y

documentos por cobrar, la empresa recibe de inmediato efectivo para sus operaciones y otras necesidades.

Aumenta la liquidez. Las comisiones del Factoring son deducibles fiscalmente. Establece vínculos como intermediarios financieros.

3.4.1 Método de Contabilización del Factoring

Para contabilizar el Factoring deben tenerse en cuenta dos aspectos:

La cancelación de las facturas.

El pago del factor al cliente. La aceptación de las facturas, el cliente introduce en su contabilidad una cuenta

por cobrar-factor para identificar la transferencia económica al factor, y el factor origina un pasivo corriente cancelable de acuerdo con las características del contrato. En el pago, por parte del factor, el cliente recibe el dinero pactado, y el factor introduce en sus activos corrientes las cuentas por cobrar adquiridas.

Ejemplo: Figueroa Hnos. vende créditos a Ortiz Ltda., el día 5 de agosto de 2002

las siguientes facturas:

FACTURA VALOR FECHA

VENCIMIENTO

DIAS DE

VENCIMIENTO

1 $67.000 23 Mayo 34

2 $280.000 9 de Septiembre 21

3 $97.560 15 de Febrero 18

4 $58.000 29 de Abril 46

5 $100.000 5 de Noviembre 67

TOTAL $602.560

Ortiz Ltda., determina una comisión por concepto de la operación de Factoring por $98.000. La fecha promedio de vencimiento para el pago al cliente se obtiene por método de ponderación, de la siguiente manera:

FACTURA VALOR (1) DIAS DE

VENCIMIENTO

(2)

FACTOR 1 * 2

1 $67.000 34 $2.278.000

CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________


2 $280.000 21 $5.880.000

3 $97.560 18 $1.756.000

4 $58.000 46 $2.668.000

5 $100.000 67 $7.035.000

TOTAL $602.560 $19.617.000

El factor se divide por el valor total de las facturas vencidas: $19.617.000/602.560 = 32,55 = 33 Partiendo del día en que el factor acepta negociar las facturas, la fecha de pago del factor cliente se hará 33 días después, o sea, el 8 de Septiembre.

El asiento de aceptación de las facturas, tanto para el cliente como para Ortiz Ltda., se hace de la siguiente forma: Cliente

Agosto 5

Derechos de recompra cartera Gastos no Operacionales-Financieros

$509.560 $98.000

Clientes $607.560

Ortiz Ltda.

Agosto Deudores Terceros $607.560

5 Ingresos Operacionales-Comisiones Compromisos de recompra cartera

$98.000 $509.560

El día de pago por parte del factor al cliente registra: Cliente

Septiembre Caja $509.560

8 Derechos Recompra Cartera $509.560

Ortiz Ltda.

Septiembre 8

Compromisos de recompra

cartera

$509.560

Bancos $509.560

3.5 CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

Para proteger las cantidades por cobrar pueden utilizarse los principios de control

interno, deben separarse las cuatro funciones:

Aprobación de Crédito

CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________


Ventas Contabilidad Cobro

Las personas responsables de las ventas deben ser diferentes a las que se encargan de contabilizar estas cuentas y documentos por cobrar y a las que

aprueban los créditos. Es decir, que los empleados que tienen la custodia del efectivo o de otros activos negociables no deben llevar los registros contables; de igual forma, quienes lleven el mayor auxiliar de cuentas por cobrar no deben tener acceso a las entradas de efectivo y los empleados que llevan las cuentas por

cobrar o que manejan las entradas de efectivo no deben tener la autoridad de expedir notas crédito o de autorizar la cancelación de cuentas por cobrar como incobrables.

La Aprobación de los créditos la realizará una persona autorizada, y debe tener en

cuenta las políticas de crédito establecidas por la empresa, las características éticas y económicas del aspirante a recibir el crédito. Comprobar si los desembolsos tienen aprobación de crédito.

Es primordial constituir una unidad de cobranza, separada del proceso de concesión, autorización de crédito y remisión de bienes y que además informe a

los clientes periódicamente y por escrito, sobre los saldos actualizados de la cartera.

Las funciones de contabilización y de aprobación de créditos sirven como comprobaciones independientes sobre las ventas. Separar funciones reduce la posibilidad de errores y malversación de fondos.


¿Cuál es la fecha de vencimiento de un documento por cobrar a 90 días fechado el 28 de Enero?

• Un pagaré por $750.000 tiene intereses del 10% anual. ¿Cuál es el

monto de los intereses incurridos?

-El mismo documento por tres meses al 10% Los intereses de un documento por cobrar por valor de $800.000 al 12% a

60 días de vencimiento.

Un documento por $2.800.000 se le cobra el 10% de intereses a 120 días de vencimiento. ¿Cuál es el valor de vencimiento?

CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________



• Leer atentamente el siguiente artículo.

Las empresas usan estándares de crédito para decidir cuáles clientes deben recibir crédito y cuánto crédito ha de otorgárseles. Definir tales normas requiere que los negocios evalúen la “Calidad Crediticia” del cliente. Tradicionalmente, dicha evaluación abarca considerar la cinco “C” del crédito.

El Carácter se refiere a las posibilidades de que el cliente cumpla con la obligación que contrae. Muchos gerentes de crédito insisten en que esta es la “C” más importante. Refleja la honradez del cliente y su sentido de responsabilidad moral en cuanto a cubrir sus deudas. A menudo, los gerentes de crédito buscan

información sobre el carácter de un cliente indagando en la comunidad empresarial. Pueden hacer tales indagaciones con banqueros locales, abogados, otros acreedores e incluso competidores.

La Capacidad es la que tiene el cliente para pagar. Los gerentes de crédito evalúan este factor revisando su historial de pagos, son conocimientos generales del

negocio del cliente y quizás incluso con la observación física de sus operaciones.

El Capital es el estado general del negocio del cliente, evaluado con base en sus estados financieros, Los gerentes de crédito suelen conceder importancia especial a las mediciones de solvencia y liquidez, así como a las razones del capital de

trabajo y del circulante.

El Colateral consiste en los activos que el cliente está dispuesto a dar en prenda para garantizar el crédito. Las instituciones financieras normalmente requieren colaterales para prestar grandes sumas a empresas. El colateral puede asumir la

forma de cualquier activo, como terrenos, edificios o inventarios.

Las Condiciones generales son las tendencias económicas nacionales y regionales que puedan afectar la capacidad de pago del cliente. Durante períodos de recesión económica los gerentes de crédito suelen volver más estrictos los

requisitos para créditos, en previsión de que más clientes no podrán pagar.

Realizar una síntesis con las ideas principales de la lectura. Por qué es importante la aplicación de los estándares de crédito para una

empresa.

Considera necesario la aplicación de otro u otros factores para el estudio de la calidad crediticia, que proyecte mejores beneficios que sólo las cinco “C”.

CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________


¿Cuál, Cuáles?

En una entidad financiera y en un establecimiento de su región, averiguar que método de evaluación de “Calidad Crediticia” llevan a cabo para evitar la perdida de cartera?.

- Hallar las características de cada uno.

- ¿Qué beneficios y riesgos trae a el ente económico?

- ¿En qué se diferencia el uno del otro, por qué?.

- ¿Qué aspectos cree que se deben mejorar?


El 8 de septiembre la empresa Granos de Arroz, realiza una venta a crédito por $108.000 a Rosalía Flórez y por estudio de crédito de cartera realizado se determina que esta cuenta no puede cobrarse y por tal motivo se autoriza el retiro de cartera en la empresa.

-Aplicar el método de anulación directa para el ejercicio.

Realizar los asientos correspondientes a la venta y a la eliminación de la cuenta.

Al 31 de diciembre del año 2003, una empresa posee un saldo de cartera que asciende a los $816.000.

Las cuentas por cobrar a la fecha se discriminan así:

-Completar la información

CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________


CUENTAS VIGENTES

1-30 días 0%

31-90 días 2%

91-150 días 30%

más de 150 días

50%

Para el año 2004 se estima un total de cuentas incobrables de $300.000 y para el

año 2005 de $450.000.

- Obtener el cuadro de vencimiento para saber la perdida estimada utilizando las

ponderaciones dadas. Efectuar el asiento correspondiente al 31 de diciembre de 2003.

- Contabilizar el ajuste al 31 de diciembre de 2003.

- Como queda el saldo en el balance general.

- Realizar el asiento para contabilizar el reconocimiento de perdida de cartera.

- Cuál es el saldo de la cuenta Provisión de Deudores al 31 de diciembre de 2004

y 2005. Realizar los asientos correspondientes.

Autoevaluación

¿Quiénes participan en el proceso de una venta a crédito?

¿Qué documentos respaldan una venta a crédito? ¿Cómo se clasifican las cantidades por cobrar? ¿Cuáles son las características de un documento por cobrar? ¿Cuándo una cuenta por cobrar se convierte en incobrable? Enunciar los dos métodos para contabilizar las cuentas incobrables

¿Qué es el factoring? ¿Qué elementos intervienen en una transacción de factoring? ¿En qué consisten las dos modalidades de factoring? ¿Qué ventajas genera el mecanismo de factoring? ¿Qué aspectos se deben tener en cuenta para aplicar un control interno a

los documento por cobrar?



CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________






HARGADON J, Bernard y MÚNERA C, Armando. Principios de Contabilidad. Editorial

Norma, Bogotá. 1964.

CADAVID, Luis Alberto; VALENCIA, Horario H. y CARDONA, Jhon. Elementos del Derecho Comercial Tributario y Contable. Mc. Graw Hill. 2001.

CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________


UNIDAD 4: Inventarios


Sabiendo la importancia del inventario y de conocer el costo de este, la presente unidad muestra los procedimientos o sistemas más utilizados actualmente por las

empresas. El sistema de Inventario Perpetuo y Periódico proporcionan mediante la aplicación de los métodos de Primeras en Entrar, Primeras en Salir (PEPS); Últimas en Entrar, Primeras en Salir (UEPS) y Costo Promedio la información y datos

Horizontes

Aprender que es un inventario y los bienes en los cuales está representado. Comprender la importancia del inventario y conocer las ventajas que su

aplicación.

Conocer los diferentes controles de protección de inventarios. Identificar el efecto en los Estados Financieros de los errores en inventario. Comprender la importancia del cálculo del costo de inventario y conocer su

clasificación.

Conocer los sistemas de inventarios permanente y periódico para el cálculo del costo del inventario y aplicar los métodos para cada uno (PEPS; UEPS; Costo Promedio).

Comparar los efectos de la aplicación de los tres métodos para el cálculo del costo de inventario identificado sus diferentes.

Conocer y aplicar los métodos de valuación de inventarios. Interpretar el índice de rotación de Inventarios mediante el cálculo aplicado

a los ejercicios asignados.


Concepto Control Interno de Inventarios Costos de Inventario Sistemas de Inventario

Métodos de Valuación de Inventarios

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Presentación del Inventario de Mercancía en el Balance General Rotación de Inventarios


4.1 CONCEPTO

Los inventarios representan bienes corporales destinados a la venta en el curso normal de los negocios y aquellos que se encuentran en proceso de producción o que se utilizarán en la producción de otros que se van a vender.

Los inventarios comprenden las mercancías no fabricadas por la empresa, los productos terminados, los productos en proceso y las materias primas, estos tres

últimos propios de una empresa manufacturera.

Los inventarios son esenciales para las empresas comerciales y manufactureras, son esenciales para generar ventas, y las venas son esenciales para generar utilidades.

La mayor ventaja de contar con un inventario es proporcionar protección contra acontecimientos inesperados y problemas en la operaciones de la empresa; de igual manera, permite a la empresa satisfacer aumentos inesperados en la demanda de su producto.

La cuenta Mercancías registra el valor de los bienes adquiridos para la venta por el

ente económico y que no sufren ningún proceso de transformación o adición. La dinámica de la cuenta Mercancías es la siguiente:

Se debita por:

El costo de las mercancías compradas. El valor de los ajustes por sobrantes resultantes de la toma física del

inventario.

El costo de las mercancías devueltas al ente económico. El valor del inventario final al cierre del ejercicio, cuando se utiliza el sistema

periódico.

Se acredita por:

El costo de las mercancías vendidas. El valor de las mercancías devueltas a los proveedores.

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El valor de los ajustes originados por mercancía dada de baja. La merma en elementos susceptibles de evaporarse o disminuirse, siempre

que se origine por causas naturales.

El valor de las mercancías destinadas al consumo interno del ente económico.

El valor del inventario inicial al cierre del ejercicio, cuando se utiliza el sistema periódico.

En los negocios comerciales el inventario de mercancías constituye uno de los

activos que demanda mayor inversión, y su venta representa los ingresos y las utilidades operacionales.

Para la contabilización del inventario de mercancías se han desarrollado procedimientos que permiten que la gerencia ejerza estricto control sobre este

activo; la base del registro del inventario es su costo de adquisición y en él se incluyen las erogaciones directas e indirectas efectuadas para ponerlo en condiciones de venta. El costo del inventario debe incrementarse también por diferencias de cambio en pasivos en moneda extranjera, intereses y gastos

financieros originados en su compra.

La contabilización de los inventarios contribuye a determinar la utilidad a través de la “asociación de costos e ingresos”, es decir, la asociación hace referencia a la separación de la parte del costo de las mercancías que debe restarse de los ingresos del periodo, y la parte que debe presentarse como inventario, la cual se asocia a los ingresos en periodos siguientes.

4.2 CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS

El control sobre el inventario se debe empezar en cuanto se reciben los artículos. La empresa debe llenar los informes de recepción prefoliados para iniciar la contabilidad del inventario. Con el fin de asegurar que los artículos recibidos son

los que se ordenaron, cada informe de recepción debe corresponder a la orden de compra original con la cual la compañía solicitó la mercancía. De igual manera, el precio al que se ordenaron los artículos, como aparece en la orden de compra, debe compararse con el precio que el vendedor carga a la compañía, según lo

muestra la factura de éste. Una vez que se ha conciliado el informe de recepción, la orden de compra y la factura del vendedor, la compañía debe registrar la mercancía y la cuenta por pagar en los registros contables.

Controles para Salvaguardar el Inventario

Establecimiento de medidas de seguridad para evitar daños a la mercancía o robo por parte de los empleados.

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El retiro de mercancía debe controlarse con el uso deformas de requisición, que deben ser debidamente autorizadas.

El área del almacén debe tener clima controlar para evitar daños causados por el clima. Además cuando la empresa no esté trabajando o no esté abierta, al área del almacén debe permanecer cerrada con llave.

El uso de un sistema de inventario perpetuo proporciona un medio efectivo de control sobre el inventario. La cantidad de cada tipo en existencia está siempre disponible en un libro mayor de inventario auxiliar; que contribuye al mantenimiento de cantidades de inventario a niveles adecuados. La comparación de los saldos con niveles máximos y mínimos predeterminados permite ordenar oportunamente nueva mercancía y también permite que se ordene en exceso.

Para asegurar la exactitud de la cantidad de existencias la empresa comerciales deben realizar un inventario físico, es decir, contar la mercancía. Este se compara con el inventario registrado para determinar la cantidad de merma o faltantes.

Como se Hace el Inventario Físico

Se determina la cantidad que se tiene de cada tipo de mercancía de propiedad de la empresa.

Se elabora en hojas de enumeración para inventario una lista con la cantidad y la descripción.

Se verifican las cantidades de artículos de costo elevado. ¿Que Mercancías deben Incluirse en el Inventario?

Como anteriormente se aclaró, deben incluirse todas las mercancías de propiedad de la empresa en la fecha del inventario. Respecto a la mercancía en tránsito, el

propietario es el titular (el vendedor o el comprador) de la mercancía en la fecha en la fecha en la que se levanta el inventario.

4.2.1 Errores en el Inventario

Cualquier error al contar las existencias en inventario afectará tanto al balance

general como al estado de resultados. Un error en inventario físico llevará a registros equivocados en el inventario final, los activos a corto plazo y los activos totales en el balance general. Este se debe a que el inventario físico es la base para registrar los asientos de ajustes relacionados con la merma de inventario. Un

error al tomar un inventario físico lleva a errores en el registro del costo de los productos vendidos, la utilidad bruta y los ingresos netos en el estado de resultados. Como los ingresos netos se cierran al capital contable al terminar el

periodo, el capital contable también se registrará erróneamente en el balance general. Estos errores en el capital contable también serán iguales a los registros

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incorrectos en el inventario final, los activos circulantes y los activos totales.

Puede ser que el inventario se subvalore cuando al hacer el inventario físico se registre incorrectamente la cantidad, en este caso por un valor menor. O al

registrar una cantidad diferente al valor real que sea mayor, el inventario se sobrevalora.

4.3 COSTOS DE INVENTARIO

Para la contabilización del inventario de mercancías se han desarrollado procedimientos que permiten que la gerencia ejerza estricto control sobre este activo; la base del registro del inventario es su costo de adquisición y en él se

incluyen las erogaciones directas e indirectas efectuadas para ponerlo en condiciones de venta. El costo del inventario debe incrementarse también por diferencias de cambio en pasivos en moneda extranjera, intereses y gastos financieros originados en su compra.

La contabilización de los inventarios contribuye a determinar la utilidad a través de la “Asociación de Costos e Ingresos”, es decir, la asociación hace referencia a la separación de la parte del costo de las mercancías que debe restarse de los ingresos del periodo, y la parte que debe presentarse como inventario, la cual se

asocia a los ingresos en periodos siguientes.

4.3.1 Clasificación de los Costos

Costos por Tenencia

Se incluyen los costos de manejo, almacenamiento, seguro, impuesto de propiedad

y depreciación. Para una empresa mercantil incluyen las pérdidas que ocurren cuando las preferencias y los gustos del cliente cambian inesperadamente y el inventario baja de precio. Incluyen el costo de los fondos que podría utilizarse para otros fines si no estuvieran atados al inventario.

Costos por Ordenar

Son los costos generados de colocar y procesar ordenes con los proveedores. Incluyen los costos de investigación de posibles proveedores y la negociación de

los contratos con ellos.

Costos por Falta de Existencias

Se incluyen los costos por no tener capacidad para de satisfacer las demandas del cliente (el costo de las ventas y utilidades perdidas, además de la pérdida de la

CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________


preferencia del cliente). Para un fabricante, entre los costos por falta de existencias están los costos por retrasos e interrupciones de ka producción, así como los costos relacionados con el restablecimiento de la producción.

La administración de inventarios implica la difícil tarea de equilibrar las ventajas de mantener existencias en inventarios y los costos relacionados con ello. En una empresa comercial, la administración de inventario casi siempre es responsabilidad del gerente de comercialización o del gerente de compras.

Un tema fundamental surge cuando se adquieren unidades idénticas de mercancía

a diferentes costos unitarios durante un período. En este caso es cuando se vende un artículo, es necesario determinar su costo unitario a fin de que pueda registrarse el asiento de contabilidad apropiado.

Ejemplo: En el mes de octubre se compraron 3 unidades de un mismo producto

FECHA CONCEPTO UNIDADES COSTO

Octubre 7 Octubre 16

Octubre 20

Compra Compra

Compra

1 1 1 $4.000 $5.500 $6.300

Total $15.800

Costo de Unidad $5.267

Si se vende una unidad el 27 de octubre por $8.000 y el artículo puede identificarse como específico, puede utilizarse el método de identificación directa para determinar el costo de la unidad vendida. Si la unidad vendida se compró el

20 de octubre, el costo asignado de la unidad es de $6.300 y la utilidad bruta es de $1.700 = ($8.000$6.300). Si la unida vendida se compró el 16 de octubre, el costo asignado es de $5.500 y la utilidad bruta es de $2.500 = ($8.000-$5.500).

El método de identificación específica no resulta práctico, a menos que sea posible identificar con exactitud cada unidad, por ejemplo una empresa que venda

productos con números únicos de serie (concesionarios). Sin embargo para muchos negocios no es posible identificar unidades idénticas y debe establecerse cuáles unidades se han vendido y cuales están en el inventario.

4.4 SISTEMAS DE INVENTARIO

En los negocios comerciales, el registro contable de las transacciones relacionadas con las mercancías constituye uno de los aspectos más importantes, pues de esto

depende en gran parte la exactitud en la valoración del inventario, la determinación del costo de ventas y, por lo tanto, la medición del resultado de las operaciones.

CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________


Existen dos alternativas que proporcionan toda una estructura para la contabilización de los inventarios, denominadas Sistemas de Inventario Periódico y Sistema de Inventario Permanente o Perpetuo. Estas alternativas de identifican

con un método para calcular el costo de inventario.

Primeras en entrar, primeras en salir: el flujo de costos se encuentra en el orden en que incurrió en los costoS.

Últimas en entrar, primeras en salir: el flujo de costos se encuentra en el orden inverso al orden en que se incurrió en los costos.

Costo Promedio: el flujo de costo es un promedio de los costos. Cuando se utiliza el método de primeras en entrar, primeras en salir (PEPS), el

inventario final consiste en los costos más recientes. Cuando se utiliza el método de últimas en entrar, primeras en salir (UEPS), el inventario consiste en los costos menos recientes. Cuando se utiliza el método de costo promedio, el costo de las unidades es inventario es un promedio de los costos de compra.

Teniendo en cuenta el ejercicio anterior, preparar el estado de resultado del mes de octubre y el balance general al 31 de octubre con cada uno de los métodos explicados.

• Método PEPS

BALANCE GENERAL

INVENTARIO DE MERCANCIA VENDIDA $11.800

Inventario de mercancía vendida = ($6.300 + $5.500) = $11.800

• Método UEPS

CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________


BALANCE GENERAL



• Método Costo Promedio

BALANCE GENERAL



La elección del método para calcular el costo de inventario tiene un impacto importante sobre los estados financieros. Es por ello que la elección tiene implicaciones importantes para los administradores y demás personas en el análisis e interpretación de los estados financieros.

4.4.1 Sistema de Inventario Perpetuo o Permanente

Es conocido también como Inventarios Continuos, y para su realización no es necesario esperar la terminación del período para determinar el saldo de la cuenta Mercancías. Este sistema permite mantener actualizado el saldo y constituye un

mecanismo eficiente de control sobre las existencias reales. Todos los incrementos y decrementos de mercancías se registran de manera parecida al efectivo. La

CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________


cuenta Inventario de Mercancía al principio de un periodo contable indica la existencia de mercancía en esa fecha.

La cuenta Mercancía se debita por las compras y se acredita por el costo de las

ventas, de esta manera se conoce el costo de cada artículo en existencias y el costo de cada artículo vendido. Las empresas que distribuyen mercancía de valor unitario identificable con facilidad, como almacenes de electrodomésticos, utilizan normalmente el sistema de inventario permanente.

Las compras se registran haciendo un cargo a Inventario de Mercancía y un abono

a Efectivo o Cuentas por Pagar. En la fecha de cada venta se registra el costo de la mercancía vendida haciendo un cargo a Costo de Mercancía Vendida y un abono a Inventario de Mercancías.

La siguiente tabla muestra las transacciones realizadas del Artículo R123 por la

Distribuidora de Calzado Al Pie, en le mes de Marzo. Se aplicará este ejercicio a todos los métodos de calcular el costo de los inventarios.

Articulo R123


Marzo 1 Inventario I. 12 $12.000

Marzo 5 venta 4

Marzo 10 Compra 12 $15.000

Marzo 18 Venta 5

Marzo 23 Venta 7

Marzo 26 Compra 13 $19.200

Método de Primeras en Entrar, Primeras en Salir. (PEPS)

Este método se refiere a la venta de artículos en el orden en que se compran, sobre todo el caso de los perecederos y los artículos cuyos estilos y modelos cambian con frecuencia. Con frecuencia es adecuado para el movimiento o flujo

físico de mercancía, genera resultados casi iguales a los obtenidos identificando los costos específicos de cada artículo vendido y existente en inventario.

Cuando se utiliza el método PEPS para calcular el costo de inventario, los costos se incluyen en el costo de la mercancía vendida en el orden en que se incurrió en ellos.

CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________


A continuación se muestra el libro donde se registran los asientos de compra y venta, y el libro mayor auxiliar de inventario del Artículo R123. suponer que las unidades de vendieron a $21.000.

Artículo R123.

COMPRAS COSTO MERCANCÍA VENDIDA INVENTARIO

FECHA CANT. COSTO UNIT.

COSTO To. CANT.

COSTO UNIT.

COSTO To.

CANT. COSTO UNIT.

COSTO To.

Marzo 1

12 $12.000 $144.000

Marzo 5

4 $12.000 $48.000 8 $12.000 $96.000

Marzo 10

12 $15.000 $180.000 8 $12.000 $96.000

12 $15.000 $180.000 Marzo 18

5 $12.000 $60.000 3 $12.000 $36.000

12 $15.000 $180.000 Marzo 23

3 $12.000 $36.000

4 $15.000 $60.000 8 $15.000 $120.000 Marzo 26

13 $19.200 $249.600 8 $15.000 $120.000

13 $19.200 $249.600

Marzo 5

Marzo 5 Cuentas por Pagar $84.000

Ventas $84.000

Marzo 5 Costo de Mercancía Vendida

$48.000

Inventario de Mercancía $48.000

Marzo 10

Marzo 10 Inventario de Mercancía $180.000

Cuentas por pagar $180.000

CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________


Marzo 18

Marzo 18 Cuentas por Cobrar $105.000

Ventas $105.000

Marzo 18 Costo de Mercancía

Vendida $60.000


Marzo 23


Ventas $147.000

Marzo 23 Costo de Mercancía

Vendida $96.000


Marzo 26



Método de Últimas en Entrar, Primeras en Salir. (UEPS)

Cuando se aplica este método, el costo de las unidades vendidas es el costo de las compras más recientes.

CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________


Artículo R123.

COMPRAS COSTO MERCANCÍA VENDIDA INVENTARIO

FECHA CANT. COSTO

UNIT. COSTO To. CANT. COSTO

UNIT. COSTO To. CANT. COSTO

UNIT. COSTO To.

Marzo 1

12 $12.000 $144.000

Marzo 5

4 $12.000 $48.000 8 $12.000 $96.000

Marzo 10

12 $15.000 $180.000 8 $12.000 $96.000

12 $15.000 $180.000 Marzo 18

5 $15.000 $60.000 8 $12.000 $96.000

7 $15.000 $105.000 Marzo 23

7 $15.000 $105.000 8 $12.000 $96.000

Marzo 26

13 $19.200 $249.600 8 $12.000 $96.000

13 $19.200 $249.600

Marzo 5

Marzo 5 Cuentas por Pagar $84.000

Ventas $84.000


$48.000


Marzo 10



Marzo 18


Ventas $105.000

CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________



$60.000


Marzo 23


Ventas $147.000


$105.000


Marzo 26



Cuando se usa el método PEPS, en ocasiones el libro mayor de inventario se mantiene sólo en unidades. Las unidades se convierten en moneda de curso legal cuando se preparan los estados financieros al final del período. El uso del Método PEPS se limita Originalmente a aquellas situaciones raras en las que las unidades

vendidas se tomaban de los productos adquiridos más recientemente. Por razones de impuestos, su empleo se ha incrementado en las últimas décadas. El UEPS se utiliza con frecuencia en la actualidad, aún cuando no representa el flujo físico de las mercancías.

Método de Costo Promedio

Cuando se utiliza este método en un sistema de inventario perpetuo, cada vez que se hace una compra se calcula un costo unitario promedio para cada tipo de artículo. El costo unitario se utiliza entonces para determinar el costo de cada venta hasta que se haga otra compra y se calcule el nuevo promedio. A esta

técnica se le llama Promedio en Movimiento. Este método no se utiliza con frecuencia en el sistema perpetuo.

CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________


4.4.2 Sistema de Inventario Periódico

Este sistema también es llamado Juego de Inventario, es recomendable para

empresas que venden al detal gran cantidad de mercancías a precios unitarios relativamente bajos, como supermercados y otros negocios, en los cuales no es funcional determinar el costo de la mercancía cada vez que se produzca una venta, sino que es más práctico esperar la culminación del periodo para conocer el costo

de la mercancía vendida.

Cuando se compran mercancías, se adquiere un activo, La compra de mercancías se registra debitando la cuenta Compras al Costo de Adquisición. Compras hace parte de la cuentas temporales y se cierra al final del periodo contra Ganancias y

pérdidas. El hecho de registrar las compras en cuentas aparte proporciona a la gerencia información sobre le costo de la mercancía adquirida en el periodo, situación que no se presenta en el sistema permanente.

Ejemplo. H and S Computers, vende computadores y programas. Durante el año

2002 compró mercancía por $12.875.000. Si el inventario al 31 de Diciembre de 2002, al terminar el ejercicio es de $3.560.000, el costo de la mercancía vendida durante el 2002 se presenta a continuación:

Durante el 2002 se compró mercancía adicional por $7.340.000. Recibió crédito

por devoluciones de compras y bonificaciones por $960.000. aprovechó descuentos en compras por $250.000 y pagó costos del transporte por $35.000. las cantidades se muestran en la sección de mercancía vendida en el estado de resultados correspondiente al año 2002.

El inventario final al 31 de Diciembre de 2002 de $3.560.000, se convierte en inventario inicial para el año 2003. En la sección de mercancía vendida en el estado de resultado para 2002, este inventario inicial se suma al costo de la mercancía comprada para obtener la Mercancía Disponible para su Venta. El

inventario final, que se supone es de $3.980.000, se resta entonces de la

CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________


mercancía disponible para su venta y así se obtiene el costo de la mercancía vendida. El costo de la mercancía vendida durante 2002 se presenta de la siguiente manera:

Como en el sistema de inventario perpetuo se puede hacer un supuesto de flujo de costos cuando se adquieren unidades idénticas a diferentes costos unitarios

durante un período. Por esta razón se utiliza el método PEPS, UEPS y Costo Promedio.

Método de Primeras en Entrar, Primeras en Salir. PEPS

Una empresa utiliza el sistema de inventario perpetuo para determinar el costo de mercancía vendida y el costo de inventario. En el año 2003 realiza los

movimientos que se registran en la siguiente tabla.

FECHA CONCEPTO UNIDADE

S COSTO TOTAL

Enero 1

Abril 23 Agosto 12

Noviemb 5

Inventario

Compra Compra

Compra

10 15

20 25

$47.000

$50.000 $54.200

$58.500

$47.000

$750.000 $1.084.000

$1.462.500

Disponible para su venta durante el año 70 $3.766.500

CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________


El conteo físico de existencias del 31 de diciembre muestra que no se han vendido 30 unidades, Utilizando el método PEPS, el costo de las 30 unidades vendidas se determina de la siguiente manera:

FECHA CONCEPTO UNIDADES COSTO TOTAL

Enero 1

Abril 23 Agosto 12

Costos

Iniciales Segundos

Costos Terceros

Costos

10 15

15

$47.000

$50.000 $54.200

$ 564.000 $

750.000 $ 813.000

Disponible para su venta durante el año 40 $2.033.000

Al restar los $2.033.000, costo de la mercancía vendida, de los $3.766.500 de la mercancía disponible para su venta se obtiene $1.733.500 como costo del inventario al 31 de Diciembre. El inventario de $1.733.500 está integrado por los

costos más recientes en que se incurrió para el artículo.

Método de Últimas en Entrar, Primeras en Salir

Cuando se utiliza el UEPS, el costo de mercancías vendidas se integra con los costos más recientes. Tomando el ejercicio anterior, el costo de las 42 unidades de inventario se determina de la siguiente manera:

FECHA CONCEPTO UNIDADES COSTO TOTAL

Noviembre

5 Agosto 12

Costos Recientes

Segundos Costos Costo de mercancía Vendida

25 15 $58.500

$54.250

$564.000

$813.000

Disponible para su venta durante el año 40 $

2.275.500

Al restar $2.275.500 costo de la mercancía vendida, de los $3.766.500 de la

mercancía disponible para la venta se obtiene $1.491.000como costo de inventario al 31 de Diciembre. El costo de inventario está integrado por los costos primeros en que se incurrió para el artículo.

Método de Costo Promedio

Este método recibe también el nombre de Costo Promedio Ponderado. Y cuando es utilizado los costos se comparan contra los ingresos de acuerdo con un promedio de los costos unitarios de las mercancías vendidas. Los mismos promedios ponderados de costos unitarios se utilizan para determinar el costo del inventario

CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________


de mercancía al final del período. En el caso de las empresas en las cuales las ventas de mercancía pueden estar restringidas por varias compras de unidades idénticas, el método de costo promedio se acerca al flujo físico de mercancías.

El costo unitario promedio ponderado se determina dividiendo el costo total de las unidades de cada artículo disponible para su venta durante el período, entre el

número relacionado de unidades de ese artículo.

4.4.3 Comparación entre Sistemas de Inventario

Sistema Periódico

Utilizado por empresas que venden al detal gran cantidad de mercancía a precio bajo.

No observa las reglas contables de compra y venta de activos.

La compra de mercancías no afecta la cuenta mercancías.

Utiliza menos información: precio de venta.

La venta de mercancías no afecta la cuenta mercancías.

Se efectúa conteo físico de existencias al final del periodo.

La operación es menos costosa.

Utiliza las cuentas compras, e ingresos operacionales-ventas, y elimina el

inventario inicial y registro del inventario final en el proceso de cierre.

Sistema Permanente

Utilizado por empresas que venden mercancía a precio alto.

Tiene en cuenta las reglas contables de compra y venta de activos.

La compra de mercancías afecta la cuenta mercancías.

Maneja dos informaciones: precio de venta y valor de costo.

CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________


La venta de mercancías afecta la cuenta mercancía al valor de costo.

El conteo físico de mercancías se efectúa como control.

Por lo dispendioso de la operación es más costosa.

En el proceso de cierre utiliza las cuentas ingresos operacionales-ventas y costo de ventas.

Se supone un flujo de costos diferente para cada uno de los tres métodos alternativos que se usan para calcular el costo de inventario. Se debe observar que si el costo unitario hubiera permanecido estable, los tres métodos arrojarían

los el mismo resultado. Sin embargo, como los precios cambian, por lo general los tres métodos arrojan cantidades diferentes para:

El costo de mercancía vendida en el período

La utilidad bruta y los ingresos netos del período Y el inventario final.

Cómo Utilizar el Método de Primeras en Entrar, Primeras en Salir

Cuando se utiliza el método PEPS durante el período de inflación o incremento de

precios, los costos unitarios iniciales son más bajo que los costos unitarios más recientes como se muestra en el ejemplo de PEPS anterior. Sin embargo se pierde gran parte del beneficio de una mayor cantidad de utilidad bruta porque el inventario debe reponerse a precios cada vez más altos, en realidad el balance

general presentará el inventario final de mercancía con una cantidad casi igual a su costo actual de reposición. Por lo regular, cuando la tasa de inflación alcanza dos dígitos,

A las mayores utilidades brutas que se obtienen con el método PEPS se le llama utilidades de inventario o utilidades ilusorias. Debe observarse que en un período

de deflación o de precios a la baja, el efecto es exactamente el opuesto.

Cómo Utilizar el Método de Últimas en Entrar, Primeras en Salir

Cuando se utiliza el método UEPS durante el período de inflación o aumento de precios, los resultados son opuestos al los otros métodos. Como se muestra en el ejemplo, el método UEPS arroja un mayor costo de mercancía vendida, menor de utilidad bruta y menor cantidad de inventario al final del período que los arrojados

por los otros métodos. La razón es que los costos se las unidades adquiridas más recientemente es igual al costo de reposición.

CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________


En un período de inflación los costos unitarios más reciente don más altos que los costos unitarios iniciales. Por lo tanto con el método UEPS los costos actuales coinciden con las utilidades actuales.

Durante el tiempo de incremento de precios, utiliza reste método ofrece ahorros en impuestos sobre las renta. Estos ahorros se deben a que, de los tres métodos, el UEPS reporta la menor cantidad de ingresos netos. Durante el período de inflación de doble dígito, multitud de empresas cambiaron de PEPS a UEPS por los ahorros

en impuestos, sin embargo el inventario final de balance general puede ser muy diferente a su costo de reposición actual. En tales casos los estados financieros incluyen casi siempre una nota que establece la diferencia estimada entre el inventario UEPS y el inventario si se hubiera utilizado El PEPS. Aquí es necesario

observar de nuevo que un período de deflación, cada caída de los niveles de precios, los efectos son exactamente los contrarios.

Cómo Utilizar el Método de Costo Promedio

El método de costo promedio para calcular el costo de inventario es un termino entre el PEPS y el UEPS. El efecto de las tendencias de los precios promedia al determinar el costo de la mercancía vendida y el inventario final. Para una serie de compras, el costo promedio será el mismo, sin importa la dirección de las tendencias de los precios.

4.5 TIPOS DE VALUACIÓN DE INVENTARIOS

Un aspecto relacionado con los inventarios que genera gran controversia es el de los métodos de valuación, debido a las diferentes implicaciones que cada uno ejerce sobre la utilidad, y por tanto en el monto de los impuestos a cargo de la empresa. El método de valuación debe ser aquel que refleje razonablemente el

costo, pero las empresas deben revelar el método que utilizan para valuar sus inventarios.

4.5.1 Valuación del Inventario no por su Costo

El coso es la base para la valuación de inventarios. Sin embargo en algunos casos el inventario se valúa de manera diferente. Y estos casos surgen cuando:

El costo de reposición de las existencias en inventario es menor que el costo registrado y,

El inventario no se puede vender a los precios normales de venta. En este caso por imperfecciones, desgaste por exhibición, cambios en la moda o a otros motivos.

CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________


4.5.2 Valuación al Costo más Bajo o Costo de Mercado

Si el costo de reposición de un artículo existente en inventario es menor que el costo de compra original, se utiliza el Método Costo más Bajo o Costo Mercado

(MBCM) para evaluar el inventario. Mercado es la expresión al más bajo costo o mercado, es el costo de mercancía en la fecha del inventario. Este valor de mercado se basa en la cantidades que se compran normalmente a la fuente normal de abastecimiento. En los negocios en que la inflación es normal, los

precios de mercado rara vez baja. En las empresas en que la tecnología cambia con rapidez, son comunes las bajas de precios de mercado. La venta principal del Método de Costo Más Bajo o Costo Mercado es que la utilidad bruta y los ingresos netos se reducen en el período en que ocurrió la baja en el mercado.

Al aplicar este método, el costo y el costo de reposición pueden determinarse de

tres maneras:

Para cada artículo de inventario.

Para las clases o categorías principales de inventario. Para el inventario en su totalidad.

4.5.3 Valuación al Valor Neto de Realización

Como se debe rebajar a mercancía obsoleta, estropeada o dañada, o que solo puede venderse a precios por abajo del costo. Esta mercancía debe valuarse a su

valor neto de realización. El Valor Neto de Realización es el precio de venta estimado, menos cualquier costo directo de venta, como las comisiones.

4.6 PRESENTACIÓN DEL INVENTARIO DE MERCANCÍA EN EL BALANCE GENERAL

El inventario de mercancía por lo general se presenta en la sección activos a corto

plazo del balance general, después de las cuentas por cobrar. Deben indicarse tanto el método con que se determinó el costo de inventario como el método de valuación del inventario. No es raro que las empresas grandes con actividades diversas utilicen diferentes métodos para calcular el costo en diferentes segmentos

de sus inventarios. Es posible incluir los detalles entre paréntesis en el balance general, o en una nota a pie de página de los estados financieros

CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________


Se puede cambiar los métodos para calcular el costo de inventario por una razón válida. Se debe incluir el cambio y la razón en los estados financieros del período incurrido.

4.7 ROTACIÓN DE INVENTARIOS Y DÍAS DE INVENTARIO PROMEDIO

DISPONIBLE

Para analizar la eficiencia y eficacia con que una empresa maneja su inventario se emplean dos medidas; la Rotación de Inventarios y los Días de Inventario Promedio Disponible. Estas medidas reflejan si el inventario es excesivo, y por esto podría reducir la

solvencia al destinar recursos que podrían utilizarse mejor para hacer ampliaciones y mejoras en las operaciones.

Un inventario excesivo aumenta los gastos de almacenamiento, seguro e impuestos de propiedad, aumenta el riesgo de perdida debida a bajas en los

precios, daños o cambios en los patrones de compra de los cliente. Por lo tanto una empresa debe temer existencias disponibles del inventario suficientes para satisfacer las necesidades de los clientes, de lo contrario podría peder ventas.

La Rotación de Inventario mide la relación entre el volumen de los artículos

vendidos y la cantidad de existencias mantenida durante el período.

Rotación de inventario = Costo de Mercancía Vendida

Inventario Promedio

El inventario promedio puede calcularse utilizando cifras semanales, mensuales o anuales. Si el inventario se mantiene estable, la sumatoria de los inventarios se

divide por el número de años, meses o semanas a calcular.

Ejemplo: la siguiente tabla muestra el informe anual de Computers and Tecnology

CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________


Costo de Mercancía Vendida

$14.560.678

Inventario:

Al Iniciar el año Al Terminar el año

$5.900.740. $3.650.000

Promedio $4.775.370

Rotación de Inventario 7.28

Promedio = $5.900.740 + $3.650.000 = $9.550.740 $9.550.740 / 2 = $4.775.370

Rotación de Inventario = $14.560.678 / $4.775.370 = 7.28

Mientras mayor sea la rotación del inventario, más eficiente y eficaz será la

administración del inventario.

Los Días de Inventario Promedio Disponible son una medida aproximada del tiempo que se requiere para adquirir, vender y reponer el inventario.

Días de Inventario Promedio disponible es igual al Inventario Final de año dividido

por el Costo diario promedio de la mercancía vendida.

El costo de la mercancía vendida se determina dividiendo la mercancía vendida entre 365 días

Costo Diario Promedio de la Mercancía Vendida: $14.560.678 /365 $39.892

Inventario Final $3.650.000

Días de Inventario Promedio Disponible 92

Mientras sean menos los días de inventario promedio disponibles es mejor.


• Teniendo en cuenta el ejercicio desarrollado en la sección de sistemas de

inventario, desarrollar el siguiente ejercicio. En la tabla aparecen los datos

necesarios para determinar el costo de inventario de Industrias Agrícolas del Norte.

CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________



UNITARIO

COSTO TOTAL

Enero 1 Inventario inicial 150 $200 $30.000

Febrero 14 Compra 180 $300 $18.000

Mayo 22 Venta 100

Agosto 5 Compra 100 $400 $40.000

Octubre 24 Venta 250

Noviembre 13 Compra 300 $500 $150.000

Diciembre 31 Venta 150

Total unidades Compradas + Invent 730 $238.000

Durante e año 2002, el contado de Angel Company. descubrió que el inventario al 31 de Diciembre de 2001 se subvaloró en $690.000. Sin embargo, en lugar de corregir el error, el contador supuso que una sobrevaloración de $690.000 del inventario físico del año 2002 compensaría el error. ¿Es conveniente el procedimiento que realizó el contador?, ¿Por qué?

Determinar el costo de inventario al 31 de diciembre, utilizando los sistemas de inventario perpetuo y permanente con el método PEPS y UEPS.

La siguiente tabla muestra un informe anual de una empresa

Costo de Mercancía Vendida $9.678.000

Inventario: Al Iniciar el año Al Terminar el año $1.900.740

$650.000

Promedio

Rotación de Inventario

- Calcular el promedio y la rotación del inventario - Determinar los días de inventario promedio disponible - Hallar el costo de mercancía vendida.


• De la siguiente conversación, suponer que usted es Myriam, Jefe de bodega.

Responder a las inquietudes de Lucia, contadora de la empresa.

Lucia: ¿Miryam me puede explicar como están los estos resultados mensuales?

Miryam: Claro, ¿qué quiere saber?

CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________


Lucia: No entiendo este procedimiento de Ultimas Entradas, Primeras Salidas.

Myriam: Bueno, aquí se supone que la mercancía recibida más reciente es la

primera que se vende. Y por eso en el inventario están los artículos que compramos primero.

Lucia: Si, pero es precisamente lo que no entiendo. Siempre distribuimos primero los que tienen más tiempo en bodega. Muchos son perecederos. No podemos tenerlos aquí mucho tiempo o se dañan.

Miryam: No entiendes lucia, Sólo suponemos que los productos que distribuimos son los últimos recibidos. No tenemos que distribuir la mercancía así en realidad.

Lucia: yo creía que la contabilidad debía reflejar lo que pasa en la realidad. ¿Por qué en realidad no reportamos lo que sucede?

En parejas buscar empresas de su región que le permitan hacer un estudio de la manera como realizan los inventarios. Examinar si es posible, los estados financieros. Opinar de los sistemas utilizados y dar sugerencias que conlleven al mejoramiento del proceso.

En la misma analizar el proceso de control interno. ¿Es suficiente el proceso

que se sigue?. ¿Da seguridad a los inventarios?. ¿Puede mejorar?, ¿en que aspectos?

De los siguientes sistemas de control, opinar sobre cada uno. Considera que son adecuados?

- Las tiendas de ventas al menudeo se cuidan de que no haya robos de mercancía por parte de los clientes. En procura de evitar esto, recurren a espejos que le permiten vigilar al cliente, cámaras de circuito cerrado y guardias de seguridad. - Los artículos costosos son exhibidos en gabinetes con llave. - Las tiendas de ropa colocan etiquetas magnéticas de plástico en los artículos que ofrecen. Unos sensores colocados a la salida activan las alarmas si un empleado no ha retirado las etiquetes. - En la entrada de los supermercados, se encuentran en ocasiones una persona que, al cliente entrar al establecimiento, recibe paquetes, bolsos, que podrían utilizarse para el robo de los artículos.

De los siguientes ejemplos de método de inventarios, identificar si es PEPS

CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________


o UEPS.

- Las tiendas de abarrotes colocan en sus estantes los productos

lácteos por fecha de caducidad. - Las tiendas ropa exhiben prendas de temporada. Al final de

temporada realizan promociones para limpiar la tienda de ropa de fuera de temporada o de estilo pasado de moda.


• En la siguiente tabla se indican los datos de inventario inicial, compras y ventas

de una empresa. La empresa tiene in sistema de inventario perpetuo. Calculando los costos con el método PEPS. Determinar el costo de la mercancía vendida para cada venta y el saldo de inventario después de cada venta

presentando los datos como en la solución del ejercicio guía.


Mayo 1 Inventario 50 $5.600

Mayo 9 Venta 30

Mayo 15 Compra 36 $6.200

Mayo 20 Venta 28

Mayo 25 Venta 6

Mayo 30 Compra 20 $7.000

• La siguiente tabla muestra un informe anual de la Distribuidora de comida de

mar, Mar y Luna. Calcular el promedio y la rotación del inventario. Determinar los días de inventario promedio disponible y hallar el costo de mercancía vendida.

Costo de Mercancía Vendida $340.000

Inventario: Al Iniciar el año Al Terminar el año $90.560

$20.600

Promedio

Rotación de Inventario

CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________


Autoevaluación

¿Qué es un inventario? ¿Qué elementos conforman un inventario? ¿Por qué son esenciales los inventario? ¿Qué ventajas proporciona un inventario? ¿Por qué se debita y se acredita la cuenta Mercancías?

¿Cómo podría funcionar un sistema de Control Interno de Inventario? ¿Un error al contar y registrar las existencia en inventario, que implicaciones

genera?. Dar un ejemplo.

¿Qué es la subvaloración y sobrevaloración de inventarios? ¿Qué significan los términos PEPS y UEPS? ¿Cuándo es más recomendable aplicar el método PEPS, UEPS y Costo

Promedio?

¿se puede cambiar en el mismo período el método de calcular el costo de inventario?







CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________


UNIDAD 5: Propiedad, Planta y Equipo


Las empresas utilizan diferentes activos fijos, como equipo, mobiliario, herramientas, maquinaria, edificios y terrenos que no son ofrecidos en venta como

parte de sus operaciones normales. Deben generar una utilidad o beneficio repetido y por lo general se espera que duren más de un año. Los activos fijos son también llamados activos de planta, o propiedades, planta y equipo.

En esta unidad trataremos de abordar todos los temas referentes a la propiedad,

planta y equipo con el fin de proporcionar las bases necesarias para un mejor entendimiento y aplicación en los estados financieros de cualquier empresa.

Se explicará con ejemplos ilustrativos el procedimiento contable que se aplica para la adquisición, venta, retiro, desecho, mejoras, agotamiento y arrendamiento de las propiedades, planta y equipo y se darán algunas pautas de control interno aconsejables para el manejo de activos.

Horizontes

Conocer todos los aspectos que se deben tener en cuenta al calcular el valor total de un activo fijo y los asientos contables que deben realizarse en el caso de, adiciones, mejoras y reparaciones de los mismos.

Aplicar los diferentes métodos de depreciación existentes analizando cuál es el que representa mayores beneficios para determinada empresa.

Realizar el procedimiento contable apropiado para registrar la venta, desecho o intercambio de activos fijos.

Reconocer los diferentes métodos de control interno aplicables a las propiedades, planta y equipo.


Clasificación de Propiedades, Planta y Equipo Costo de Adquisición de Propiedades, Planta y Equipo

Adiciones, Mejoras y Reparaciones Depreciación

CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________


Retiro de Activos Fijos Arrendamiento de Propiedades, Planta y Equipo Contabilización del Agotamiento de Propiedades, Planta y Equipo Control Interno Sobre las Propiedades, la Planta y Equipo


Las propiedades, la planta y equipo están constituidas por todos los activos tangibles adquiridos o construidos por un ente económico, o que se encuentran en proceso de construcción y son utilizados permanentemente en la producción de

bienes y servicios, para arrendarlos o usarlos en la administración de un ente.

El costo histórico de los activos fijos recibidos en cambio, permuta, donación, dación en pago o aportes de los propietarios, se determina por el valor convenido por las partes, o cuando su precio no es establecido mediante avalúo.

5.1 CLASIFICACIÓN DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO

Se suelen subdividir en tres categorías:

No Depreciables: activos que tienen una vida ilimitada o los que a la fecha de presentación del balance general se encuentran todavía en la etapa de construcción o montaje. Ejemplo: terrenos, construcciones en curso, maquinaria y equipo en montaje, y propiedades, planta y equipo en tránsito.

Depreciables: aquellos que por el deterioro causado por el uso, la acción de factores naturales, la obsolescencia por avances tecnológicos y los cambios en la demanda de los bienes y servicios a cuya producción o suministro contribuyen, pierden valor. Ejemplo: equipos, construcciones y edificaciones, equipos de computación y de transporte.

Agotables: son representadas por recursos naturales controlados por la organización, cuya cantidad y valor disminuyen a causa de la extracción o remoción del producto. Su costo histórico es conformado por su valor de adquisición, más las erogaciones y los cargos incurridos en su explotación y desarrollo. Ejemplos: minas y canteras, pozos artesianos y yacimientos.

No es necesario que un activo se utilice de manera continua o frecuente, por ejemplo el quipo de reserva para casos de descompostura del equipo en uso, o

que se utiliza sólo durante un periodo de actividad máxima, se incluye en los activos fijos. Los costos normales de uso u operación de un activo fijo se presentan como un gasto en el estado de resultados de una empresa, los costos

CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________


de adquisición se convierten en gastos con el paso del tiempo.

5.2 COSTO DE ADQUISICIÓN DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO

Algunos de los costos comunes en la adquisición de activos fijos

se presentan a continuación:

• Terreno:

− Precio de compra − Impuesto predial atrasado − Impuesto sobre ventas − Demolición o remoción de construcciones no útiles, menos ingresos por escombros. − Permisos de organismos gubernamentales − Comisiones de agentes de bienes raíces − Nivelación − Pavimentación de calle pública que rodea el terreno − Honorarios de escrituración − Honorarios de levantamiento topográfico

• Edificio

− Honorarios de arquitectos − Reparaciones (compra de edificio existente) − Honorarios de ingenieros − Costos de póliza de seguro durante la construcción − Reacondicionamiento (compra de edificio existente) − Intereses sobre préstamo para financiar la construcción. − Modificación para su uso. − Permisos de organismos gubernamentales − Andadores hacia el edificio y alrededor de éste. − Impuestos sobre ventas

• Mejoras al Terreno

− Árboles y atributos − Áreas de estacionamiento pavimentadas − Cercas − Iluminación exterior

CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________


• Maquinaria y equipo

− Impuesto sobre venta − Montaje − Flete − Modificación para su uso − Instalación − Prueba de uso − Reparaciones (si se compra equipo usado) − Permisos de los organismos gubernamentales − Reacondicionamiento (si se compra equipo usado) − Seguro de transporte

Los costos causados por vandalismo, errores de instalación, robo de bienes no asegurados, daños durante el desembalaje e instalación y multas por no obtener

los permisos correspondientes de las dependencias gubernamentales, deben cargarse a una cuenta de gastos y no se deben incluir en el costo total del activo.

A continuación se presenta un ejemplo acerca del procedimiento contable que se debe realizar en la adquisición de activos fijos:

• El 1 de Octubre de 2003 El Telar S.A, adquirió un equipo de cómputo con las

siguientes condiciones:

Precio de lista $3.500.000 Descuento comercial 12% Impuesto sobre las ventas

10%

Los términos de pago del equipo fueron los siguientes:

Al contado $850.000 A crédito $2.538.000 A dos años y un interés del 20% anual simple

Se incurrieron en los siguientes costos adicionales después de la compra y

antes de la puesta en marcha del equipo (todos pagados de contado): El equipo de computación se puso en funcionamiento el 01 de Noviembre del mismo año.

10 de Octubre Fletes $150.000 Seguros $50.000 22 de Octubre Materiales de instalación y de soporte $300.000 30 de Octubre Mano de obra por instalación de Hw y Sw $200.000

CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________


Los registros contables que corresponden a las transacciones anteriores se ilustran a continuación:

Octubre 1

Equipo de Computación y

comunicación $3.388.000

Bancos $850.000

Obligaciones Financieras $2.538.000

Costo histórico del equipo: Precio de lista – Descuento + Impuesto a las ventas: $3.500.000 - $420.000 + 308.000 = $3.388.000

Octubre 10


comunicación $200.000

Bancos $200.000

Costo histórico del equipo: fletes + seguros: $150.000 + $50.000 = $200.000

Octubre 22

Equipo de Computación y comunicación

$300.000

Bancos $300.000

Costo histórico del equipo: adiciones realizadas por materiales de instalación y soporte para colocar el equipo en condiciones de operación.

Octubre 30


comunicación $200.000

Bancos $200.000

Costo histórico del equipo: costo de la mano de obra por instalación de Hw y Sw.

Octubre 30

Equipo de Computación y comunicación

$42.131

(Ajuste) Costos y gastos por pagar $42.131

Costo histórico del equipo: costos por intereses causados antes de la puesta en

CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________


marcha: $42.131

Calculo de los intereses: $2.538.000 x 20% x 1/12 = $42.131

El costo histórico total del equipo de computación es el siguiente:

MAQUINARIA Y EQUIPO

Octubre 1



$3.388.000

$200.000 $300.000

$200.000 $42.131

COSTO HISTÓRICO $4.130.131

5.3 ADICIONES, MEJORAS Y REPARACIONES

Algunos de los desembolsos que se realizan para garantizar un adecuado

funcionamiento y conservación de las propiedades, planta y equipo, a lo largo de su vida útil, deben capitalizarse en el activo respectivo, mientras que otros deben tratarse contablemente como gastos operacionales del periodo en el que se incurren.

Los criterios para su tratamiento dependen básicamente de su monto y de la prolongación de la vida útil del activo. Las mejoras y reparaciones que logren aumentar la productividad y eficiencia del activo o prolongar su vida útil, deben capitalizarse al respectivo activo, incrementando su costo histórico.

Los desembolsos causados por reparaciones menores o mantenimiento de los activos fijos, cuyo objetivo sea su conservación en condiciones normales de funcionamiento, deben considerarse gastos operacionales del respectivo periodo. Las adiciones que se le realizan a estos activos (ampliaciones de locales,

construcción de nuevos pisos a edificaciones, cambios de tecnología en los equipos, etc) forman parte de los desembolsos de capital y deben tratarse como un incremento en el costo histórico de los mencionados activos.

Los desembolsos causados por las reparaciones, cuyo monto sea de relativa importancia en comparación con los gastos de mantenimiento periódico, se deben

considerar como un desembolso de capital y debitarse a la respectiva cuenta de propiedades, planta y equipo; en el caso de reparaciones ordinarias o del mantenimiento rutinario de estos activos, que no son consideradas significativas por el ente económico, deben tratarse como gastos operacionales de

administración o ventas, según el departamento donde se encuentre inscrito el activo.

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Ejemplo

• Adiciones: la empresa Cementos del Oro, posee entre sus activos fijos una

máquina cuyo valor en libros al 31 de Diciembre de 2002 era de $18.000.000. Maquinaria y equipo (costo histórico) $36.000.000

Depreciación Acumulada $18.000.000

Maquinaria y equipo (valor neto) $18.000.000

En el mes de Febrero del mismo año la empresa desembolsó la suma de $5.000.000 para adicionar a la máquina una polea especial para optimizar su capacidad de producción. El asiento contable que se realizaría en este caso es el siguiente:

Febrero 28

Maquinaria y Equipo $5.000.000

Bancos $5.000.000

El valor en libros el activo al 31 de Febrero se verá reflejado en el balance general de la siguiente manera:

Maquinaria y equipo (costo histórico) $41.000.000 Depreciación acumulada $9.000.000

Maquinaria y equipo (valor neto) $32.000.000

Las erogaciones de dinero realizadas por concepto de erogaciones sobre propiedades, planta y equipo deben capitalizarse al activo respectivo, aumentando su cuenta débito.

Mejoras: Inversiones Rentables S. en C. posee un establecimiento en la ciudad de Bogotá con un costo histórico de $15.000.000. Con el fin de realizar una serie de adecuaciones al local, en el mes de Julio del año anterior la empresa invirtió $3.500.000 (instalación de rejas de seguridad y cambio de pisos). Para registrar este desembolso de capital se debe realizar el siguiente asiento contable:

El valor en libros del local al 31 de Julio será de $18.500.000. En este caso, de la misma forma que en las adiciones, cualquier erogación que se realice para mejorar las condiciones de funcionamiento de un activo, debe aumentar su costo histórico y por ende, se debita la cuenta del activo respectivo por el valor de la inversión.

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Julio 31

Construcciones y edificaciones $3.500.000

Bancos $3.500.000

Reparaciones: Transportes del Oriente posee entre sus activos fijos una buseta con un valor histórico de $120.000.000 y una depreciación acumulada al 31 de agosto del año pasado de $90.000.000.

El valor en libros del activo al 31 de agosto es el siguiente:

Flota y equipo de transporte $120.000.000 Depreciación acumulada $90.000.000

Flota y equipo de Transporte $30.000.000

El 17 de Septiembre la compañía canceló $3.000.000 por concepto de la reparación de la buseta. Este desembolso es considerado por la empresa como una reparación extraordinaria de la buseta con el objetivo de aumentar sus años de vida útil; debe aumentar el valor en libros de la buseta y también su cuenta débito. El registro contable es el siguiente:

Septiembre

17 Flota y equipo de transporte $3.000.000

Bancos $3.000.000

El nuevo valor en libros de la buseta para Transportes del Oriente es el siguiente:

Flota y equipo de transporte $123.000.000 Depreciación acumulada $90.000.000

Flota y equipo de Transporte $33.000.000

Reparaciones Ordinarias y Mantenimiento: en los activos fijos a lo largo de su vida útil, se deben realizar una serie de desembolsos por concepto de mantenimiento y reparaciones menores que garantizan su adecuado funcionamiento y productividad. Estos desembolsos no prolongan la vida útil del activo ni aumentan su valor histórico, se deben considerar gastos operacionales propios del departamento al cuál se encuentren inscritos.

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Ejemplo: Electrodomésticos Nuevo Hogar, desembolsó el 13 de Octubre de 2003 $800.000 por concepto de reparaciones a los equipos de computo en uno de sus establecimientos. Esta erogación de dinero realizada por la empresa se debe

registrar de esta forma:

Octubre 13

Gastos operacionales –

reparaciones $800.000

Bancos $800.000

Estos desembolsos no afectan el valor en libros del activo y se consideran como

gastos operacionales del periodo en que se realizan.

5.4 DEPRECIACIÓN

Los activos fijos como los equipos, edificios y mejoras a terrenos, pierden con el tiempo su capacidad para prestar servicios y en consecuencia los costos de estos

activos deben transferirse de manera sistemática a las cuentas de gastos durante su vida útil esperada, este proceso es conocido como depreciación, es decir la distribución del costo de adquisición de las propiedades, planta y equipo entre sus años de vida útil.

El asiento de ajuste para registrar l depreciación se elabora al final de cada mes o al término del año y representa un cargo a gasto de depreciación y abono a la depreciación acumulada.

La depreciación física de los activos ocurre como consecuencia de su uso y

desgaste, o de factores climáticos. La depreciación funcional sucede cuando un activo fijo ya no proporciona servicios en el nivel esperado; por ejemplo una computadora personal fabricada en los años ochenta no sirve para conectarse a Internet en

tiempos modernos.

¿Tendríamos más efectivo si depreciáramos nuestro automóvil? No. La depreciación no afecta nuestros flujos de efectivo ni los flujos de caja en una empresa. Sin embargo, la depreciación, sí se resta al calcular la utilidad neta; y en consecuencia los analistas agregan la depreciación a la utilidad neta de las

empresas para poder calcular el efectivo generado por las operaciones del ejercicio.

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5.4.1 Contabilización de la Depreciación

Se deben tener en cuenta tres factores para determinar el gasto de depreciación en cada periodo:

Costo inicial del activo fijo Vida útil esperada Valor estimado al término de su vida útil, llamado también (valor residual, valor de desecho, valor de recuperación o valor a cambio). Factores que Determinan el Gasto de Depreciación

Gasto de Depreciación periódico

El valor residual de un activo fijo al final de su vida útil esperada debe calcularse en el momento en que se pone el activo en servicio.

La depreciación periódica se debe determinar en forma sistemática y por métodos de reconocido valor técnico como el de línea recta, suma de los dígitos de los

años, unidades de producción o el que mejor cumpla con la norma básica de la asociación.

5.4.2 Métodos de Depreciación

Método de Línea Recta

Toma en cuenta el mismo importe de gasto de depreciación para cada año de vida útil de un activo, suponiendo que éstos se usan con la misma intensidad año por año.

Depreciación anual= Costo histórico – Valor residual / Años de vida útil

Ejemplo: El costo de un activo depreciable para la empresa Baldosines Modernos, es de $13.000.000, con un valor residual no significativo, y con una vida útil estimada de 5 años. El cálculo de la depreciación anual sería el siguiente:

Depreciación anual: $13.000.000 = $2.600.000/año. 5 años de vida útil

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La depreciación anual, la depreciación acumulada y el valor en libros del activo al final de cada uno de los 5 años de vida útil, se encuentra representado en la siguiente tabla:

Para facilitar la aplicación de este método, la depreciación anual puede convertirse a un porcentaje del costo depreciable. Este porcentaje se calcula dividiendo el 100% entre el número de años de vida útil. Ejemplo: una vida útil de 20 años se convierte en un tasa de 5% (100%/20), 10 años darían 10% (100%/10), y así

sucesivamente.

Con base en el ejemplo anterior la depreciación anual puede calcularse de la siguiente manera: 100%/5 = 20%. $13.000.000 x 20% = $2.600.000/año.

La tasa de depreciación también puede expresarse como fracción. Por ejemplo la tasa anual de línea recta de un activo con vida útil de 5 años es 1/5.

Según las normas tributarias se ha estimado la siguiente vida útil para efectos del

cálculo de la depreciación periódica de los activos fijos2

:

Inmuebles (incluidos los oleoductos) 20 años Barcos, trenes, aviones, maquinaria, equipo y bienes muebles 10 años Vehículos automotores y computadores 5 años.

Si el contribuyente considera que la vida útil fijada en las normas no corresponde a la realidad de su caso en particular, puede con autorización previa, fijar una vida

útil distinta, con base en conceptos o tablas de depreciación de reconocido valor técnico.

Método de Depreciación Acelerada

Consiste en distribuir el valor a depreciar de un activo en forma descendente, es decir, una mayor proporción de su valor en los primeros años de vida, y se fundamenta en el hecho de que en estos primeros años, algunos activos son más

productivos y requieren menos gastos de reparación y mantenimiento. Por otra

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parte con el avance tecnológico, algunos activos se vuelven obsoletos rápidamente, lo cuál justifica el empleo de este método.

Cuando se equilibran los gastos periódicos de depreciación y mantenimiento de los activos a lo largo de su vida útil, en los primeros años se presentarán altos montos

de depreciación y bajos gastos de mantenimiento, y en los últimos años la relación será inversa.

• Método de la Suma de los Dígitos de los Años: aplica sobre el valor a depreciar

una fracción cuyo denominador corresponde a la suma de los dígitos de los años de vida útil y numerador es el número de años que le resta de vida útil al activo.

Para el caso del activo de la empresa Baldosines Modernos, con una vida útil de 5

años, la aplicación de este método sería así:

5+4+3+2+1= 15

Algebraicamente se aplicaría la siguiente fórmula: S= n(n+1)/2

Estatuto Tributario. Artículo 137.

Donde s= suma de los dígitos de los años

n= años estimados de vida útil

Reemplazando: s=5(5+1)= 15

2

La fracción que se aplicará sobre el valor a depreciar para el primer año será 5/15, para el segundo año 4/15 y así sucesivamente. Las depreciaciones para cada uno de los 5 años de vida útil de la empresa Baldosines Modernos serán:

1 año 5/15 * $13.000.000 = $4.333.333

2 año 4/15 * $13.000.000 = $3.466.667

3 año 3/15 * $13.000.000 = $2.600.000

4 año 2/15 * $13.000.000 = $1.733.333

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5 año 1/15 * $13.000.000 = $866.667

En la siguiente tabla observamos la depreciación anual, acumulada y el valor en libros del activo para cada uno de sus 5 años de vida útil.

AÑO DEPRECIACION ANUAL

DEPRECIACION ACUMULADA

VALOR EN LIBROS

1 $4.333.333 $4.333.333 $8.666.667

2 $3.466.667 $7.800.000 $5.200.000

3 $2.600.000 $10.400.000 $2.600.000

4 $1.733.333 $12.133.333 $866.667

5 $866.667 $13.000.000 $0

Bajo este método los activos se deprecian en mayores montos en los primeros años de vida en comparación con el método de línea recta.

• Método de Reducción de Saldos: consiste en la aplicación de una tasa sobre el valor no depreciado del activo. La tasa se calcula con la siguiente fórmula:

Tasa de depreciación = 1 -n Valor residual

Costo Histórico

Donde n es el número de años de vida útil del activo.

En el caso de Baldosines Modernos, suponiendo que el activo tiene un valor

residual estimado de $2.100.000, la tasa de depreciación por este método seria:

Tasa de depreciación = 1 -5 2.100.000 = 1-5 0.1615 = 0.305560

13.000.000

Esta tasa debe aplicarse para cada año sobre el valor no depreciado del activo:

Primer año: $13.000.000 x 0.305560 = 3.972.280

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Para el segundo año, el valor no depreciado del activo será: $13.000.000 –

3.972.280 = 9.027.720

La depreciación para el segundo año debe calcularse sobre este nuevo valor:

Segundo año: $9.027.720 x 0.305560 = 2.758.510

El valor no depreciado para el tercer año será:

$9.027.720 – $2.758.510 = $6.269.210

La depreciación correspondiente al tercer año será la siguiente:

Tercer año: $6.269.210 x 0.305560 = $1.915.620

Valor no depreciado para el cuarto año:

$6.269.210 - $1.915.620 = 4.353.590

La depreciación para el cuarto año será:

Cuarto año: $4.353.590 x 0.305560 = $1.330.283

Valor no depreciado para el quinto año:

$4.353.590 - $1.330.283 = $3.023.307

La depreciación para él quinto año será:

Quinto año: $3.023.307 x 0.305560 = $923.802

En el siguiente cuadro se puede observar la depreciación anual, la depreciación acumulada y el valor en libros del activo:

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AÑO DEPRECIACION

ANUAL

DEPRECIACION

ACUMULADA

VALOR EN

LIBROS

1 3.972.280 3.972.280 9.027.720

2 2.758.510 6.730.790 6.269.210

3 1.915.620 8.646.410 4.353.590

4 1.330.283 9.976.693 3.023.307

5 923.802 10.900.495 Valor residual

2.100.000

Si el valor residual no es significativo, este método no puede usarse , porque al aplicar la fórmula la tasa de depreciación sería 1, lo que significa una depreciación del 100% para el primer año.

El sistema de reducción de saldos, se puede aplicar con un porcentaje equivalente

al doble del que se trabajaría en el método de línea recta, y es conocido con el nombre de doble saldo declinante.

En el caso de Baldosines Modernos, aplicando este procedimiento y teniendo en cuenta que la tasa de depreciación anual por el método de línea recta es de 20%

(5 años de vida útil), se debe tomar como porcentaje de depreciación anual el 40%, el cual se aplicaría al valor no depreciado.

La depreciación para el primer año sería:

Primer año: $13.000.000 x 0.40 = $5.200.000

El valor a depreciar para el segundo año será:

$13.000.000 - $5.200.000 = $7.800.000

La depreciación para el segundo año sería:

Segundo año: $7.800.000 x 0.40 = $3.120.000

El valor a depreciar para el tercer año sería:

$7.800.000 - $3.120.000 = $4.680.000

La depreciación para el tercer año sería:

Tercer año: $4.680.000 x 0.40 = $1.872.000

El valor a depreciar para el cuarto año sería:

$4.680.000 - $1.872.000 = $2.808.000

La depreciación para el cuarto año sería: Cuarto año: $2.808.000 x 0.40 =

$1.123.200

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El valor a depreciar para el quinto año sería:

$2.808.000 - $1.123.200 = $1.684.800

La depreciación para el quinto año sería:

Quinto año: $1.684.800 x 0.40 = $673.920

En la siguiente tabla se observa la depreciación anual, acumulada y el valor en libros, con el método de reducción de saldos, aplicando una tasa igual al doble de

la de línea recta:

AÑO DEPRECIACION

ANUAL

DEPRECIACION

ACUMULADA

VALOR EN

LIBROS

1 $5.200.000 $5.200.000 $7.800.000

2 $3.120.000 $8.320.000 $4.680.000

3 $1.872.000 $10.192.000 $2.808.000

4 $1.123.200 $11.315.200 $1.684.800

5 $673.920 $11.989.120 $1.010.880

Cuando se utiliza este sistema, el valor de la depreciación correspondiente al último año de vida útil comprenderá el monto total del saldo pendiente por depreciar.

• Método de Unidades de Producción: la capacidad de producción

frecuentemente se expresa en horas de trabajo, kilómetros recorridos,

unidades producidas etc, en el caso de estos activos, el método consiste en calcular el monto de depreciación periódica, de acuerdo con el volumen de actividad alcanzado.

Suponer que en el ejemplo de la empresa Baldosines Modernos, el activo tiene una

capacidad de producción de 80.000 unidades, al final de las cuales se espera que quede totalmente depreciado. La producción por año durante toda su vida útil fue la siguiente:

AÑO UNIDADES PRODUCIDAS

1 10.000

2 25.000

3 20.000

4 25.000

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La depreciación por unidad se calcula así:

Depreciación por unidad = Costo histórico = $13.000.000 = 162.5/unidad

Cap de Prod. 80.000

El gasto por depreciación para cada uno de los 4 años es el siguiente:

AÑO UNIDADES

PRODUCIDAS

DEPRECIACION

X UNIDAD

TOTAL

1 10.000 $162.5/Unidad $1.625.000

2 25000 $162.5/Unidad $4.062.500

3 20000 $162.5/Unidad $3.250.000

4 25000 $162.5/Unidad $4.062.500

La depreciación anual, acumulada y el valor en libros del activo se puede observar en la siguiente tabla:

AÑO DEPRECIACIÓN ANUAL

DEPRECIACIÓN ACUMULADA

VALOR EN LIBROS

1

2 3

4

$1.625.000

$4.062.500 $3.250.000

$4.062.500

$1.625.000

$5.687.500 $8.937.500

$13.000.000

$11.375.000

$7.312.500 $4.062.500

$0

Primer mes $1.625.000/12 meses = $135.417

Gastos depreciaciones 135.417

Depreciación acumulada 135.417

31/12/03. Registro de la depreciación causada durante el mes de diciembre de

2003.

5.4.3 Corrección de los Montos de Depreciación

En algunas ocasiones los cálculos estimativos de la vida útil de un activo son imprecisos o no corresponden a la realidad particular del activo, y es necesario realizar una serie de correcciones prospectivamente, porque ya lo realizado hasta

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la fecha no puede corregirse.

Para realizar la corrección del monto de depreciación, debe distribuirse el valor no depreciado del activo entre los años que se estime queden de vida útil, de esta

manera el monto de depreciación periódica del activo aumentará o disminuirá según disminuya o aumente su vida útil.

Ejemplo: Microchips S.A, entre sus propiedades, planta y equipo posee un computador cuyo costo histórico y depreciación acumulada, al finalizar el cuarto año de uso es de:

Costo histórico $4.000.000

Depreciación acumulada ($1.500.000)

Valor Neto $2.500.000

Al comenzar el segundo año se determinó que el computador sólo podría usarse 2 años más, debido a su gran atraso tecnológico. Con el fin de corregir la depreciación anual que por el método de línea recta se calcula en $800.000 ($4.000.000/5), se debe considerar que el valor neto $2.500.000, sólo tendrá una vida útil adicional de 2 años y no de 3 años como inicialmente se había establecido. Por lo tanto la depreciación anual por línea recta, para los próximos dos años de vida útil se calcula así:

$2.500.000/2 = $1.250.000/año.

Al cierre de cada periodo contable, el valor neto de las propiedades, la planta y el equipo debe ajustarse a su valor de realización, a su valor actual o a su valor presente, el más adecuado de acuerdo con las circunstancias, registrando las provisiones o valorizaciones que sean del caso.

5.5 RETIRO DE ACTIVOS FIJOS

Los activos fijos que ya no son útiles se pueden desechar, vender o intercambiar por otros activos fijos y su valor en libros debe eliminarse de las cuentas. El

asiento que se debe realizar en este caso es un cargo a la cuenta de depreciación acumulada del activo por su saldo a la fecha de la baja y un abono a la cuenta del mismo activo por su costo.

Un activo fijo no debe eliminarse de las cuentas sólo porque se haya depreciado

totalmente; si todavía se usa en la empresa, su costo y su depreciación acumulada

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deben permanecer en el libro mayor; ya que si el valor en libros del activo se elimina del libro mayor, en las cuentas no habrá evidencia de que el activo aún existe.

5.5.1 Desecho de Activos Fijos

Los activos fijos se desechan cuando dejan de ser útiles para la empresa y pierden su valor residual o de mercado.

Ejemplo: suponer que una máquina adquirida por un valor de $40.000.000 se depreció totalmente al 31 de diciembre, fin del ejercicio fiscal. El 28 de Febrero se

desecha el equipo; el asiento a realizar sería el siguiente:

Febrero Depreciación Acumulada – Equipo $40.000.000

28 Equipo $40.000.000

Cancelación en libros del equipo desechado.

Cuando un activo no se ha depreciado por completo, debe registrarse la depreciación antes de retirarlo del servicio y de los registros contables.

Ejemplo: Suponer que cierto equipo con un valor de $15.000.000 se deprecia con una tasa anual en línea recta de 10%; además el 31 de Diciembre del ejercicio fiscal anterior, el saldo de depreciación acumulada después de los asientos de

ajuste es de $12.900.000, y el activo se retira de servicio el 28 de marzo del año siguiente. El asiento para registrar la depreciación de los tres meses del período actual antes de retirar el activo de servicio es el siguiente:

Marzo Gastos de Depreciación – Equipo $3.750.000

28 Depreciación Acumulada $3.750.000

Registro de la depreciación actual sobre equipo desechado. (15.000.000 x 3/12) La baja del equipo se registra con el siguiente asiento:

Marzo 28

Depreciación acumulada – equipo Pérdida al retirar activos fijos

$12.900.000 $2.100.000

Equipo $15.000.000

Cancelación en libros de equipo desechado.

La pérdida de $2.100.000 se registra porque el saldo de la cuenta depreciación acumulada ($12.900.000) es menor que el saldo que hay en la cuenta del equipo

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(15.000.000). Las pérdidas en el retiro de activos fijos son transacciones ajenas a las operaciones y por lo regular se presentan en la sección otros gastos del estado de resultados.

5.5.2 Venta de Activos Fijos

El asiento para registrar una venta es similar al utilizado en el desecho de activos pero también se debe registrar el efectivo u otros activos que se reciban; si el

precio de venta es mayor que el valor en libros del activo, la transacción genera una utilidad, en caso contrario se generaría una pérdida.

Ejemplo: suponer que se adquiere un equipo por un valor de $8.000.000 y se deprecia en línea recta con una tasa anual del 10%; el equipo se vende a cambio

de efectivo el 30 de Octubre de su octavo año de uso. El asiento que se debe realizar para actualizar la depreciación correspondiente a los nueve meses del año en curso es el siguiente:

Octubre

30 Gasto depreciación equipo $600.000

Depreciación Acumulada – Equipo $600.000

Registro de la depreciación acumulada sobre equipo vendido ($8.000.000 x ¾ x 10%)

Después de registrar la depreciación actual, el valor en libros del activo es de $7.400.000 ($8.000.000 - $600.000). Los asientos para registrar la venta,

utilizando tres precios diferentes, son los siguientes:

• Venta al valor en libros, $7.400.000. Sin utilidad ni pérdida.

Octubre

30

Efectivo Depreciación Acumulada –

Equipo

$7.400.000

$600.000

Equipo $8.000.000

Venta en un precio menor que el valor en libros, $6.800.000. Pérdida de

$600.000.

Octubre

30


Equipo Pérdida en el Retiro de Efectivos Fijos

$6.800.000

$600.000 $600.000


CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________


Venta en un precio mayor que el valor en libros, $7.800.000. Utilidad de $400.000.

Octubre


Equipo

$7.800.000

$600.000

30 Equipo Utilidad en el Retiro de Activos

Fijos $8.000.000

$400.000

5.5.3 Intercambio de Activos Fijos Similares

Cuando un equipo usado se intercambia por uno nuevo que tiene un uso similar, el vendedor toma en cuenta el equipo usado que entrega el comprador en un valor específico, también llamado “valor tomado en cuenta”, que puede ser mayor o

menor que el valor en libros del equipo usado. La cantidad que se adeuda (saldo residual), se paga en efectivo o se registra un pasivo.

Utilidades en Intercambios

Estas utilidades no son reconocidas para fines de preparación de informes financieros, ya que los ingresos se derivan de la producción y venta de bienes resultante de los activos fijos y no del intercambio de los activos fijos similares.

Cuando el valor tomado en cuenta es mayor que el valor tomado en libros de un

activo intercambiado y no se reconoce alguna utilidad, el costo con el que se registra el activo nuevo se puede determinar por medio de éstos métodos:

• Costo del activo nuevo = Precio de lista del activo nuevo – Utilidad no reconocida.

Equipo similar adquirido nuevo

Precio de lista del equipo nuevo $10.000.000

Valor tomado en cuenta por el equipo usado $1.200.000 Efectivo pagado el 30 de julio fecha de intercambio

$ 8.800.000

CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________


Equipo intercambiado usado

Costo del equipo usado $9.000.000 Depreciación acumulada a la fecha del intercambio $8.200.000

Valor en libro a 30 de julio fecha de intercambio $ 800.000

Costo registrado del equipo nuevo Precio de lista del equipo nuevo

$10.000.000

Valor tomado en cuenta $ 1.200.000

Valor en libros del equipo usado $ 800.000

Utilidad no reconocida en el intercambio

$400.000

Costo del equipo nuevo

$9.600.000

Costo del activo nuevo = Efectivo pagado (o Pasivo contraído) + valor en libros del activo usado

Valor en libros del equipo usado $800.000 Efectivo pagado a la fecha de intercambio $8.800.000 Costo del equipo nuevo $9.600.000

CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________


El asiento utilizado para registrar este intercambio y el pago del efectivo es el siguiente:

Julio

Depreciación acumulada – equipo

Equipo (equipo nuevo)

$8.200.000

$9.600.000

30 Equipo (equipo usado) Efectivo $9.000.000

$8.800.000

“No reconocer la utilidad de $400.000, a la fecha de intercambio, reduce el gasto de depreciación futuro que se toma durante la vida del equipo.” “

Las utilidades en el intercambio de activos fijos similares se reconocen cuando se recibe efectivo (ganancia

adicional).

Pérdidas en Intercambios

Se reconocen éstas pérdidas si el valor tomado en cuenta es menor al valor en libros del equipo usado. Cuando hay una pérdida, el costo con que se registra el activo nuevo debe ser su precio de mercado (de lista). Ejemplo:

Equipo similar adquirido (nuevo)

Precio de lista del equipo nuevo $15.000.000 Valor tomado en cuenta por el equipo usado $3.000.000 Efectivo pagado el 17 de Septiembre, fecha del intercambio $12.000.000

Equipo Intercambiado (usado)

Costo del equipo usado $10.000.000 Depreciación acumulada a la fecha del intercambio $6.800.000 Valor en libros al 17 de Septiembre, fecha del intercambio $3.200.000 Valor tomado en cuenta por el equipo usado $3.000.000 Pérdida en el intercambio $200.000

El asiento para registrar este intercambio (con pérdida) es el siguiente:

Septiembre

17

Depreciación Acumulada – Equipo

Equipo Pérdida en el Retiro de Activos Fijos

$6.800.000

$15.000.000 $200.000

Equipo Efectivo $10.000.000 $12.000.000

CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________


5.6 ARRENDAMIENTO DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO

Un arrendamiento es un contrato para el uso de un activo durante un periodo específico, como por ejemplo automóviles, computadoras, equipos médicos, edificios y aviones. Las dos partes que intervienen en un contrato de

arrendamiento son el arrendador (propietario del activo) y el arrendatario (el titular del derecho para el uso del activo) otorgado por el arrendador; y está obligado al pago periódico del alquiler durante la vigencia del arrendamiento.

Un arrendamiento financiero se contabiliza como si el arrendatario hubiera

comprado el activo. El arrendatario carga el valor de mercado razonable del activo a una cuenta de activo y lo abona a una cuenta de pasivo por arrendamiento a largo plazo.

Un arrendamiento operativo es todo el que no se clasifica como financiero para

propósitos contables. El arrendatario registra los pagos efectuados en los arrendamientos operativos como cargos a “gastos por renta” o alquiler y abonos a “efectivo”. Ni las obligaciones de arrendamiento ni los derechos futuros al uso del activo arrendado se reconocen en las cuentas, pero el arrendatario debe presentar sus compromisos futuros de arrendamiento en notas en los estados financieros.

5.7 CONTABILIZACIÓN DEL AGOTAMIENTO DE PROPIEDADES, PLANTA

Y EQUIPO

Entre los activos fijos de algunas empresas se incluyen la madera, minerales u otros recursos naturales; a medida que se extraen y venden estos recursos, una parte de su costo de adquisición debe cargarse a una cuenta de gastos, este

proceso es denominado agotamiento.

El importe del agotamiento se calcula multiplicando la cantidad extraída durante el periodo por la tasa de agotamiento. Esta tasa se obtiene dividiendo el costo del recurso natural entre su magnitud estimada.

Ejemplo

Una empresa canceló $600.000 por los derechos de extracción de un depósito mineral que tiene una capacidad estimada de 1.100.000 toneladas de mineral.

Tasa de agotamiento = $600.000/1.100.000 de toneladas = $0.54 por tonelada.

Si se extraen 100.000 toneladas durante el año, el agotamiento periódico es de: $54.000 (100.000 toneladas x $0.54). El asiento para registrar esta operación es el

CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________


siguiente:

Diciembre 31

Gasto de Agotamiento $54.000

Agotamiento Acumulado $54.000

Al igual que la cuenta de depreciación acumulada, la de agotamiento acumulado es una “contracuenta” de activo. En el estado de posición financiera, se deduce del costo del depósito mineral.

5.8 VALORIZACIONES DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO

Las valorizaciones representan el mayor valor de los activos, en relación con su costo histórico neto (valor en libros) y deben contabilizarse y presentarse por separado del respectivo activo en el grupo de cuentas correspondientes a valorizaciones.

5.8.1 Superávit por Valorizaciones de Propiedades, Planta y Equipo

Cuando se hace referencia a los activos clasificados como propiedades, planta y equipo, se debe hacer un avalúo comercial practicado por personas o firmas reconocidas, que posea las características señaladas en las normas legales

vigentes; y una vez determinado este avalúo y cuando exceda el valor en libros, se registra la valorización como superávit de propiedades, planta y equipo.

Cuando el avalúo técnico es inferior a la valorización registrada, sin afectar el costo histórico, ésta debe reversarse hasta su concurrencia. Cualquier diferencia por debajo del costo histórico, constituirá una provisión que afectará el estado de

resultados del respectivo periodo.

Ejemplo: el instituto ·”la estrella dorada”, presenta entre sus propiedades, planta y equipo una máquina con un costo histórico de $17.000.000 y una depreciación acumulada de $12.750.000. El 24 de diciembre se realiza el avalúo del activo el

cuál arroja un valor de $10.000.000.

Antes del avalúo, el activo debe registrarse de la siguiente manera en el balance general:

Propiedades, planta y equipo:


CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________


Depreciación acumulada ($12.750.000) Maquinaria y equipo (valor neto) $4.250.000

La valorización del equipo se registra de la siguiente manera:

Diciembre

24

Valorizaciones $5.750.000

Superávit por Valorizaciones $5.750.000

Valor en libros = Costo histórico – Depreciación acumulada

$17.000.000 - $12.750.000 = $4.250.000

Valorización = Avalúo técnico – Valor en libros

$10.000.000 – $4.250.000 = $5.750.000

En el balance general estas cuentas se registran así:

Activos no Corrientes (Propiedades, planta y equipo)

Maquinaria y equipo: $17.000.000

Depreciación acumulada $12.750.000 Patrimonio

Maquinaria y equipo (valor neto)

$4.250.000 Superávit por Valorizaciones

Valorizaciones $5.750.000 $5.750.000

5.9 CONTROL INTERNO SOBRE LAS PROPIEDADES, LA PLANTA Y EQUIPO

Es recomendable que en una empresa se diseñen tarjetas de identificación para cada uno de estos activos, en las que debe figurar su código, ubicación, costo histórico, fecha de adquisición, depreciación acumulada, y todos los desembolsos

que la empresa realice sobre estos activos a lo largo de su vida útil como reparaciones, mantenimiento, adiciones etc.

Cada uno de estos activos, en especial la maquinaria, equipos de oficina, de computación y de comunicación, deben identificarse con un código, el cual debe aparecer adherido en un aparte visible del bien. Este código es el mismo que

figura en la tarjeta de cada uno de ellos y permite identificar en los auxiliares las diferentes erogaciones realizadas sobre ellos.

CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________


También se deben crear códigos de identificación para los bienes inmuebles que permitan conocer su ubicación y el departamento o centro de costos al que pertenecen, y diseñar tarjetas que puedan colocarse detrás de las puertas, de tal

modo que permitan inventariar los demás tipos de activos ubicados bajo su jurisdicción, como muebles, equipos y demás activos de menor valor.

Esto no sólo facilita tener un control sobre los bienes inmuebles sino también el nombramiento de responsables de la custodia de activos menores que por su

tamaño y facilidad de transporte pueden perderse fácilmente.

Es aconsejable que cuando un empleado inicie labores en una empresa se realice un acta donde se especifique cada uno de los activos que quedan bajo su cargo, cuando éste cambie de departamento o se retire de la empresa, antes de que se realice la liquidación se le debe exigir el paz y salvo de los bienes que habían

quedado bajo su responsabilidad.

Debe realizarse periódicamente un inventario físico de los activos fijos para verificar la exactitud de los registros contables. Esto facilita la detección de activos faltantes, obsoletos o que no están en uso. También se debe controlar

eficazmente el retiro de activos fijos, que debe ser autorizado y aprobado debidamente. Los activos depreciados totalmente se deben mantener en los registros contables hasta que se autorice su desecho y se retiren del servicio.


¿Qué factores se deben tener en cuenta al calcular la depreciación de un activo fijo?.

¿En que consiste la venta o permuta de activos fijos? ¿Qué es el valor residual? ¿Cuál es la diferencia entre la depreciación física y funcional de los activos

fijos?.

Establecer un paralelo entre los diferentes métodos de depreciación para propiedades, planta y equipo.

Nombrar 5 erogaciones de capital que se deben tener en cuenta al calcular el costo histórico de un activo fijo en el caso de terrenos y edificios?.

¿Cómo se clasifican las propiedades, planta y equipo?. Dar ejemplos de estas clasificaciones.

¿Por qué razón a los terrenos de propiedad de la empresa no se les calcula la depreciación como sí se hace con las edificaciones?.

¿Cómo definiría el arrendamiento de activos?. Dar un ejemplo practico de pérdida y utilidad en el intercambio de activos. ¿Cómo se calcula la valorización de las propiedades, planta y equipo?

CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________


Nombrar 3 mecanismos que se puedan aplicar para el control interno de activos fijos.


• La Viña del Mar S.A, posee entre sus propiedades, planta y equipo un local,

cuyo valor en libros al 31 de Diciembre de 2002 era el siguiente:

Terrenos $16.000.000 Construcciones y Edificaciones $56.000.000 Depreciación acumulada (22.000.000) Construcciones y edificaciones (neto) $34.000.000 Total $50.000.000

El 1 de Octubre de 2003 el local se vendió por $70.000.000, bajo las siguientes

condiciones: Al contado: 40% A crédito: 60% se pide:

− Calcular la depreciación para el primer trimestre de 2003 y la depreciación acumulada al 30 de septiembre de 2003.

− Calcular el valor en libros del local al 30 de septiembre de 2003 y la utilidad o

pérdida lograda por la venta del local.

− Registrar en forma de diario lo siguiente: el ajuste por depreciación al 31 de

diciembre de 2002, la transacción de venta del local al 1 de octubre de 2003.

• Talleres Catatumbo Ltda, posee entre sus propiedades, planta y equipo una

prensa hidráulica, comprada el 15 de agosto de 1998. Al 31 de diciembre de 2000 su valor en libros era el siguiente:

Maquinaria y equipo (costo histórico) $52.000.000 Depreciación acumulada $13.400.000 Maquinaria y equipo (valor neto) $38.600.000

La vida útil estimada del equipo es de diez años, y su valor residual no es significativo.

− Calcular la depreciación de la maquinaria y el equipo para los años 2001, 2002 y 2003 utilizando los métodos de línea recta y reducción de saldos.

− Calcular la depreciación acumulada y el valor en libros del activo al 31 de diciembre de cada uno de los años anteriores, con el método de línea recta y reducción de saldos.

CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________


− Calcular la depreciación anual, la depreciación acumulada y el valor en libros del activo para los años 2001, 2002 y 2003 utilizando el método de unidades de producción; teniendo en cuenta que la prensa tiene una capacidad de

producción de 12.000 horas máquina, al final de la cual queda totalmente depreciado. La producción para los años mencionados fue:

Año Producción (horas – máquina)

2001 3000

2002 2600

2003 2800

• Muebles y Enseres S.A, mayorista en muebles, adquirió un equipo nuevo por un

valor de $25.000.000 al comienzo del ejercicio fiscal. El equipo tiene una vida útil estimada de 5 años y un valor residual estimado de $2.000.000. Vanesa Rodríguez gerente de la empresa, solicitó información relacionada con los diferentes métodos de depreciación.

− Determinar la depreciación anual para cada uno de los 5 años de vida útil

estimada del equipo, la depreciación acumulada al final de cada año y el valor en libros del equipo al final de cada año, con los métodos de línea recta y saldos decrecientes.

− Suponer que el equipo se depreció con el método de saldos decrecientes y en

la primera semana del quinto año se intercambió por otro similar con un precio de $27.000.000. El valor tomado en cuenta sobre el equipo usado fue de $500.000 y el resto se canceló en efectivo. Hacer el asiento en el libro diario correspondiente para registrar el intercambio.

• ¿Cuál es el importe de la depreciación con el método de saldos decrecientes

(el doble de la tasa de línea recta), en el segundo año de uso de un equipo que

costó $45.000.000 con un valor residual estimado de $2.800.000 y 3 años de vida útil?

Repaso Significativo

Una máquina de tejidos cuesta $8.000.000, con un valor residual de $560.000 y una vida útil estimada de 10 años. ¿Cuál sería su monto por depreciación anual con el método de línea recta?.

Una maquina que costó $50.000.000 tiene un valor residual de $4.000.000

CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________


y una vida útil de 12 años. ¿Cuál es la depreciación según el método de saldos decrecientes (al doble de la tasa de línea recta) del cuarto año completo de uso?

Dar un ejemplo que ilustre el registro en forma de diario que debe realizarse

en el caso de adición, mejora y reparación de activos.

Autoevaluación

• Una empresa adquiere un equipo por un valor de $18.000.000, con una vida

útil estimada de 4 años; su valor residual es nulo. Calcular:

− El monto de depreciación para los años que terminan el 31 de diciembre de

2000, 2001, 2002 y 2003 mediante el método de línea recta, el método de suma de los dígitos de los años y de unidades producidas.

− Determinar también el gasto de depreciación total de los cuatro años con cada uno de los métodos. Utilizar los siguientes encabezados de columna para registrar los importes del gasto de depreciación.

Gasto de Depreciación

Año Método de línea recta

Método de unidades producidas

Método de saldos decrecientes

Calcular la tasa de agotamiento por tonelada y el gasto de agotamiento del primer año para una empresa que adquirió una mina de cobre en $45.000.000 con una capacidad estimada de 5.500 toneladas.

Software asociados, es una empresa de programas de computación que

comercializa sus productos en México y Venezuela, tiene más de 50 oficinas pero su contabilidad se lleva en la sede central de la compañía en Colombia.

La empresa lleva el registro de todos sus activos fijos en un sistema computarizado que lleva un libro mayor auxiliar de todos los activos fijos que son de propiedad de la compañía y calcula automáticamente la depreciación. Cada vez que el gerente

de una de las 50 oficinas de ventas necesita adquirir un activo fijo, envía una requisición de compra a la sede en Colombia para su aprobación. Después de aprobada, se compra el activo fijo y la factura es remitida ala sede central para su registro en el sistema de activos fijos.

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Cuando un gerente desea retirar un activo fijo, simplemente lo vende o lo desecha e informa a las oficinas centrales par que posteriormente sea eliminado el activo del sistema. Frecuentemente los automóviles y computadoras personales de la

compañía son adquiridos por los empleados cuando la empresa los desecha; muchos de los equipos de oficina se entregan a cuenta en la adquisición de activos nuevos.

− ¿Cuáles son los puntos débiles de control interno en los procedimientos que

la empresa utiliza para adquirir y dar de baja los activos?

• En grupos de tres personas indagar sobre las opciones de compra y

arrendamiento que se pueden presentar en la adquisición de una máquina vaporizadora para una empresa de tejidos. Comparar los precios de compra y arrendamiento, y enumerar todos los factores que son útiles para facilitar la toma de una decisión entre la compra o arrendamiento.




MEIGS F. Robert, WILLIAMS R. Jan, HAKA F. Susan, BETTNER S. Mark. Contabilidad la Base para la Toma de Decisiones Gerenciales. Undécima Edición Mc. Graw Hill. Bogotá. 2000. SINISTERRA V. Gonzalo, POLANCO I. Luis Enrique, HENAO G. Harvey.



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UNIDAD 6: Activos Intangibles


Yoshiro Nakamatsu, de origen japonés y presidente del Hi-Tech Innovation Institute de Tokio a recibido alrededor de 3000 patentes gracias los inventos

realizados y a consecuencia de ello una gran regalía que se calcula en unos 75 millones de dólares.

Se dice que a los cinco años de edad inventó un estabilizador para mejorar el vuelo de los aviones y que recibió su primera patente a los 14 años; además a IBM

a traspasado licencias de 16 patentes, una de ellas por la invención de disquetes flexibles para computadores personales.

Entre los inventos de este genio encontramos los bocadillos Yummy TV, que alivian el cansancio de los ojos provocados por el largo tiempo de ver televisión; Yummy

Nutri Brain Biscuit del Dr. Nakamatsu, que es un alimento para el cerebro; Enerex, un motor que produce energía a partir del agua; Motor Nakamatsu, el cual es mucho más eficaz que los de gasolina o eléctricos por que funcionan con energía cósmica; Silla Cerebrex, la cual utiliza impulsos electrónicos para agudizar la mente

y relajar el cuerpo; Palo de Golf Nakamatsu, un palo de golf con mango vibratorio y más grande de lo normal, de modo que los golpes tengan 93% de exactitud en una distancia no mayor a tres metros; Sistema Sonoro Vibratorio Flotante Antigravitacional, que es un sistema de altavoces para reproductores

estereofónicos de discos compactos y otros productos electrónicos; Anteojos

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Magnéticos, los cuales tienen acoplados imanes para mejorar la circulación sanguínea de los ojos.

En las ponencias que realiza Nakamatsu, recomienda los siguientes consejos, que

pueden contribuir para ser un genio y alcanzar excelencia en la invención:

Nadar Levantar pesas

Dormir menos de 6 horas por noche Trabajar entre doce de la noche y cuatro de la mañana No tener relaciones sexuales antes de los 24 años.

Al leer cuidadosamente parte de la historia de este singular genio, se podría suscitar alguna duda referente a las patentes u otros derechos que reciben las personas que desarrollan ciertos talentos en otras ciencias; porque no solo los

inventores pueden recibir grandes regalías por sus creaciones, también el derecho se extiende a autores de obras literarias o canciones, médicos y demás profesiones. Por tal motivo, en la presente unidad se profundiza en el tema de activos intangibles, en que están representados y como se contabilizan.

Horizontes

Comprender que es un activo intangible.

Identificar el derecho que cobija al inventor por las creaciones que realiza, según su naturaleza.

Conocer que es una patente, el contenido que debe tener al momento de solicitud y los requisitos para ser concedida.

Comprender la naturaleza de los derechos de propiedad intelectual y marcas registradas y los requerimientos para ser otorgados.

Identificar que situación se genera el crédito mercantil. Reconocer en los estados financieros, la presentación de los activos

intangibles


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Patentes

Derechos de Propiedad Intelectual y Marca Registrada

Crédito Mercantil

Presentación de los Activos Intangibles en los Estados Financieros


Los Activos Intangibles comprenden aquellos recursos obtenidos por la empresa que al carecer de naturaleza material, implican un derecho a privilegio oponible a

terceros. Como su nombre lo indica, son activos que no existen físicamente y se representan en las patentes, derechos de propiedad intelectual o derechos de autor, franquicias, marcas registradas y crédito mercantil; son activos a largo plazo, útiles en las operaciones de un ente económico y no están a la venta.

Al igual que los bienes tangibles, el costo histórico de los intangibles debén corresponder al monto de las erogaciones claramente identificables en que efectivamente se incurra o se deba incurrir.

6.1 PATENTES

Son los derechos de exclusividad otorgados por el gobierno, que amparan toda invención nueva resultante de un proceso creador o susceptible de aplicación

industrial, que al ser adquirido, el inventor o autor de algo puede disfrutar en exclusiva de los beneficios de su invento. Los fabricantes pueden adquirir derechos exclusivos para la producción y venta de bienes con una o más características únicas. Una empresa puede adquirir derechos de patentes de otras

entidades o personas, u obtener patentes basadas en sus propias actividades de investigación y desarrollo. También es factible patentar el perfeccionamiento de la invención, si reúne los requisitos de novedad y aplicación industrial, si la solicitud la hace el titular de la patente original.

La solicitud de la patente se debe presentar en la oficina de propiedad industrial y debe contener:

Nombre, domicilio y residencia del solicitante y del inventor. Nombre sintético de la invención. Una o más reivindicaciones que definan y precisen el alcance de la novedad.

Sólo se concede patente para una invención única o para un grupo de invenciones

CONTABILIDAD II ___________________________________________________________________


relacionadas de tal forma que constituyan una unidad. El derecho exclusivo conferido por la patente comprende, como se dijo anteriormente, la prohibición a terceros de explotar la invención patentada. Para lograr la prorroga debe

demostrase que en el país se está explotando la invención o se ha explotado en el último año y su término máximo de duración no podrá exceder los doce años.

El costo inicial de una patente adquirida, incluidos los honorarios correspondientes de abogado, debe cargarse a una cuenta de activo. Este costo se cancela en libros

o se amortiza a lo largo de los años de utilidad de la patente. Este periodo puede ser menor a la vida legal resultante de la patente. La vida útil estimada de la patente también puede modificarse con los cambios tecnológicos o con el gusto de los consumidores (patente por novedad).

De igual forma, una empresa puede incurrir en costos de investigación y desarrollo, derivado de los gastos importantes del avance de patentes mediante sus actividades de investigación y desarrollo. Se contabilizan como gastos de operaciones del periodo que incurre en ellos.

En conclusión, se puede demostrar que hay dos tipos de patentes; las compradas

por la empresa, en cuyo caso se valúan al costo de adquisición y se amortiza de forma sistemática; y las desarrolladas por la empresa a través de sus investigaciones, se avalúan de peritos, los cuales, con base en costos y gastos ocurridos en su desarrollo, determinan su costo histórico.

6.2 DERECHOS DE PROPIEDAD INTELECTUAL Y MARCAS REGISTRADAS

Este derecho es otorgado por publicar y vender una obra literaria, artística o musical. Este derecho se prolonga hasta 50 años después de la muerte de su autor.

Son registro de fábrica o de servicio, caracterizados por signos novedosos, visibles y suficientemente distintivos. Utilizados para diferenciar los productos que fabrica o

los servicios que presta, con el fin de individualizarlos o diferenciarlos entre otros similares o iguales; es decir que una marca registra es un nombre, termino o símbolo, que identifica a una empresas y a sus productos. La mayor parte de las empresas identifican sus marcas registradas con el símbolo ® en sus anuncios y

productos.

Para registrar una marca debe presentarse a la oficina nacional competente:

Nombres y apellidos o razón social y domicilio del solicitante. Descripción clara y completa de la marca por registrar. Indicación de la clase de productos o servicios para los cuales se solicita la

marca.

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El registro de una marca tendrá una duración de cinco años a partir de la fecha en la que fue otorgada y podrá renovarse indefinidamente por periodos iguales.

Know How

Es la experiencia secreta sobre como la manera de hacer algo, acumulable en un arte o técnica y susceptible de cederse para su aplicación con eficiencia en el mismo

ramo. Esta técnica es el resultado de investigaciones especiales que no están ala alcance de todos y se guarda celosamente. Derechos de Autor

Privilegios sobre la propiedad intelectual otorgados a los autores de obras artísticas o literarias, cuyo objetivo es protegerlas de posibles copias o plagios. Los desembolsos realizados para su desarrollo pueden considerarse como gastos a medida que se efectúen y sólo se consideran costos o se capitalizan cuando se

adquieren y cuando la invención lo justifica. Este último caso debe amortizarse entre el número de años en los cuales se estima ha de producir ingresos.

Los costos legales del registro de marca registrada deben contabilizarse como un activo, a igual que los derechos de propiedad intelectual, y si se adquiere una

marca registrada de otra empresa, se registraría como activo su costo de compra. El costo de las marcas registradas debe amortizarse a lo largo de su vida útil.

Los costos de derecho de propiedad intelectual incluyen los relacionados con la creación de la obra, así como los costos administrativos o legales de obtención de

tales derechos. Cuando los derechos se adquieren de otra entidad o persona, deben registrarse al precio que se pagó por ellos. Dada la incertidumbre relativa a la vida útil de tales derechos es común amortizarlos a un periodo breve.

6.3 CRÉDITO MERCANTIL

O Good Will. Es un activo que la empresa crea debido a sus factores de ubicación, cantidad de sus productos, representación y capacidad de sus administradores.

Consiste en la reputación de que gozan unas empresas y que les permiten tener ciertas ventajas comerciales sobre sus competidores.

Este activo permite que una empresa genere una tasa de rendimiento sobre su inversión, mayor a la tasa normal de otras empresas del mismo giro. En términos

financieros se define como el valor actual de las futuras utilidades en exceso de las realizadas por la industria en promedio, esto por el hecho de que algunas empresas pueden obtener mayores utilidades que el promedio de la industria, no solo por el buen trato a los clientes, sino por los factores intangibles escritos al

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inicio del concepto.

El Good Will generalmente se adquiere cuando se compra una empresa por encima de su valor comercial de sus activos tangibles La prima pagada por encima de

este valor debe registrarse en los libros del comprador y presentarse en el balance general en una cuenta denominada Crédito Mercantil. Así mismo se registran las cuentas sólo si se determina objetivamente mediante una transacción y debe amortizarse a lo largo de la vida útil estimada, no superior a 40 años.

6.4 FRANQUICIAS

Es un contrato entre un franquiciador y un franquiciado. En donde el franquiciador le permite al franquiciado hacer el mercadeo de un producto o servicio bajo su nombre o marca, contra el pago de un derecho de entradas o regalías o ambos. El franquiciado hace la inversión necesaria para el negocio, es independiente y no

está subordinado al franquiciador. La independencia se traduce en que cada parte tiene sus propios empleados, tiene inversión propia y asume, en general, sus propios riesgos. De esta manera el franquiciador le ofrece al franquciado la posibilidad de usar su marcas, su nombre, sus colores, su sistema de publicidad, y

su conocimiento plenamente probado para alcanzar el éxito. Como todos estos elementos gozan de reconocimiento generalizado en el mercado, el franquiciado se beneficia de una clientela potencial ya establecida y estructurada.

En el contrato de franquicia se halla fuertemente relacionado el Know-How, ya que

es uno de los elementos que lo caracterizan como tal. Es considerado un elemento esencial sin el cual no existe contrato de franquicia. Como se dijo anteriormente, el Know-How consiste en aquel saber especializado mantenido en secreto por voluntad manifiesta del franquiciante con algún interés económico, en

este caso, no protegido por el derecho de patentes, bien sea porque se refiere a reconocimientos no patentables o porque el titular prefirió no utilizar ese mecanismo de protección. Esto para evitar la publicidad de que gozan los procedimientos patentados y por la limitación que tienen en el tiempo las patentes.

Junto a los conocimientos técnicos cabe contemplar además, los conocimientos comerciales y de economía empresarial, que permiten al beneficiario aprovecharse de la producción y venta de objetos, y también de otras actividades empresariales, como son la organización y la administración.

En el año de 1986 se sentencia tres tipos de franquicia:

Franquicia de Servicio: el franquiciado ofrece sus servicios utilizando el nombre comercial e incluso la marca del franquiciador de acuerdo con las pautas o lineamientos que este último fije.

Franquicia de Producción: el franquiciado fabrica directamente, según instrucciones del franquiciador, productos que vende con la marca de éste.

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Franquicia de Distribución: El franquiciado vende únicamente productos en un establecimiento que tiene la enseña del franquiciador.

6.5 CONTABILIZACION DE ACTIVOS INTANGIBLES

Para la contabilización de los activos diferidos, se rigen por los siguientes principios:

Costo inicial Amortización: porción del costo que se transfiere a los gastos, resulta del

transcurso del tiempo o de la disminución de las utilidades de los activos intangibles.

El siguiente es un ajuste contable que se debe realizar al final de cada periodo, para reconocer el gasto de amortización.

Gastos Operacionales – Amortizaciones XXXX

Amortización Acumulada XXXX

Cuando se adquieren activos tales como marcas, patentes o franquicias, estos derechos se deben contabilizar de la siguiente forma.

Ejemplo: el 31 de Agosto de 2000, Karamelo Ltda. adquirió una patente para

producir y vender una nueva combinación de Chocolate, Miel y Arequipe, por un valor de $8.400.000, con vencimiento al 30 de septiembre de 2003.

Ajuste por adquisición de patente:

Patentes 8.400.000

Bancos 8.400.000

Ajuste por Inflación: 1.1% PAAG

$8.400.000 * 1.1% = $92.400

Patentes 92.400

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Corrección monetaria 92.400

Ajuste registro de Amortización 31 de agosto

30 de Septiembre = 37 meses de vida útil.

8.400.000 + 92.400 = 8.492.400 / 37 meses = 229.324,32

Gastos de amortización 229.324.32

Amortización 229.324.32

6.6 PRESENTACIÓN DE LOS ACTIVOS INTANGIBLES EN LOS ESTADOS FINANCIEROS

Los activos intangibles se presentan después de los activos fijos. El saldo de cada

una de las categorías de los principales de los activos intangibles debe mostrarse en su importe neto, después de restar la amortización a la fecha.

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¿Por qué las patentes, las marcas registradas, el crédito mercantil, los derechos de propiedad intelectual son conocidos como activos intangibles?

¿Qué diferencia existe entre una patente comprada por la empresa y una patente desarrolla por la empresa?

¿Qué se entiende por Know How? ¿Cuándo los Derechos de Autor son un gasto y un costo?

¿Qué factores determinan el Good Will de una empresa y en qué consiste?


Se supone que usted ha escrito varias composiciones y desea reunirlas en

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un libro, el cual aspira ofrecerlo al publico; debido a la calidad de los escritos se recomienda que obtenga el derecho de autor para evitar posibles plagios de las composiciones. En la notaria de su región consultar en que oficina se puede realizar este proceso y que pasos lo conforman.

En su región, que empresas o negocios considera que poseen un Good Will

y que factores generan esta situación?


Se adquiere derechos de patente por $3.000.000 el 5 de enero de 2001. La patente tiene una vida útil de 20 años (legal). El 8 de enero de 2003, se defendió la patente con éxito y con costos legales de $980.000. Determinar el gasto de amortización para el ejercicio que termina el 31 de 2003 y realizar el asiento de ajuste correspondiente.

Cardona Ltda. pagó de contado el 1 de mayo de 1999 por concepto de una patente $10.200.000. Los tramites generaron un costo de $1.400.000 pagados en la misma fecha. Realizar asientos correspondientes.

El 1 de febrero de 2002 por adquisición de una patente, una compañía paga $3.200.000. Esta expira el 31 de Octubre de 2003. Hacer los ajustes correspondientes a la compra, inflación y amortización.

Autoevaluación

A las siguientes definiciones, responder con el término que crea que corresponde al concepto:

- Activo intangible que se crea a partir de factores favorables como la ubicación, calidad de los productos, la reputación y capacidad administrativa.

- Derechos exclusivos para la producción y venta de bienes con una o más características comunes

- Derechos exclusivos para la publicación y venta de obras literarias, artísticas o musicales.

- Un nombre, término o símbolo que se utiliza para identificar a una empresa y sus productos.

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¿Cuales son las características de los activos intangibles?

¿Cómo se presentan en el estado financiero los activos intangibles?




SINISTERRA V. Gonzalo, POLANCO I. Luis Enrique, HENAO G. Harvey. Contabilidad Sistema de Información para las Organizaciones. Cuarta Edición. Mc.

Graw Hill. Bogotá. 2001.


UNIDAD 7: Activos Diferidos


En la presente unidad se presentan aquellos recursos de propiedad de la empresa diferentes de los clasificados como activos corrientes y no corrientes siendo estos los Activos Diferidos, como se agrupan y las formas de contabilización. De igual

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manera se trata de forma especial el tema de Otros Activos, importantes para conoce la situación actual del ente económico.

Horizontes

Comprender que son los Activos Diferidos y Otros Activos y que bienes y servicios los conforman.

Identificar los grupos de Activos Diferidos según las características de cada

uno.

Realizar los ajustes correspondientes según las transacciones presentadas.


Concepto Agrupación de los Activos Diferidos

Contabilización de los Activos Diferidos Otros Activos


7.1 CONCEPTO

Son todos aquellos recursos de propiedad de la empresa diferentes de los clasificados como activos corrientes y no corrientes. Agrupa aquellos bienes o servicios recibidos por la empresa, que le proporcionan el derecho de disfrutar de beneficios económicos en otros períodos anuales, por tanto, son objeto de

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amortización gradual, con cargo a los resultados de los respectivos períodos.

7.2 AGRUPACIÓN DE LOS ACTIVOS DIFERIDOS

7.2.1 Gastos Pagados por Anticipado

Erogaciones realizadas por un ente económico por concepto de gastos que cubren más de un periodo contable, en el desarrollo de sus actividades, los cuales se

deben amortizar durante el período en que se reciben los servicios o se causen los costos o gastos. Así, los intereses se causarán durante el periodo prepagado a medida que transcurra el tiempo. Ejemplo de estos activos son los seguros pagados por anticipado, intereses deducidos por anticipado, arrendamiento y otros

desembolsos de los cuales se espera recibir servicios futuros.

Pólizas de Seguros

Las pólizas de seguros son un gasto prepagado. Proporcionan un servicio,

protección de seguros, sobre un determinado periodo. A medida que pasa el tiempo, la póliza de seguros expira, s decir, “usada” en las operaciones de negocios.

Ejemplo: Transur Ltda., compra el 15 de enero una póliza de seguros por $15.000

para protección contra incendios y daños a vehículos durante un año.

Febrero 1

Seguro Vigente $15.000.000

Efectivo - Bancos $15.000.000

Este gasto de $15.000.000 proporciona cubrimiento de seguros por un período de un año. Por lo tanto, 1/12 de este costo, o sea, $1.250.000, se reconoce como gasto de seguro cada mes. El gasto de seguro por el mes de diciembre es registrado mediante el siguiente asiento al final del mes.

Diciembre 31

Gasto de seguro – seguro vigente $1.250.000

Gasto de seguro para diciembre $1.250.000

7.2.2 Cargos Diferidos

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Son los bienes o derechos sobre los cuales se han realizado erogaciones en periodos anteriores y de los cuales se espera obtener beneficios económicos en otros periodos. Esta cuenta registra los costos incurridos por la empresa durante

sus etapas de organización, construcción, instalación, montaje y puesta en marcha. Los montos incurridos en investigación y desarrollo puede registrarse como cargos diferidos únicamente cuando el producto o proceso objeto del proyecto cumple los siguientes requisitos:

Los costos y gastos atribuibles se pueden identificar separadamente. Su factibilidad técnica está demostrada. Existen planes definidos para su producción y venta.

Su mercado futuro está razonablemente definido. Las mencionadas sumas pueden diferirse en relación con los diversos productos o

procesos en que tengan uso alternativo, siempre y cuando cada uno cumpla dichas condiciones.

Como impuesto diferido debito se debe contabilizar el efecto de las diferencias temporales que impliquen el pago de un mayor impuesto en el año corriente,

calculado a tasas actuales, siempre y cuando haya una expectativa razonable de que generará suficiente renta gravable en los periodos en los cuales se revertirán tales diferencias.

El costo histórico de los activos diferidos debe amortizarse en forma sistemática

por métodos de reconocido valor técnico como los usados para depreciar las propiedades, planta y equipo o para amortizar activos intangibles, como los de línea recta, suma de dígitos de los años, unidades producidas, etc.

Los gastos pagados por anticipado deben amortizarse durante el periodo en el cual se reciban los servicios, mientras que los cargos diferidos desde el momento en

que generan ingresos. Se debe tener en cuenta que los correspondientes a organización, preoperativos y puesta en marcha se deben amortizar en el menor tiempo entre el estimado en el estudio de factibilidad para su recuperación y la duración del proyecto especifico que los originó, y que las mejoras a propiedades

tomadas en arriendo, cuando su costo no sea reembolsable, se deben amortizar en el periodo menor entre la duración del respectivo contrato y su vida útil. El impuesto diferido se debe amortizar en los periodos en los cuales se reviertan las

diferencias temporales que lo originaron.

7.2.3 Otros Activos Diferidos

Costos de Exploración por Amortizar

En esta cuenta se registran los valores de los costos incurridos en el desarrollo de

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trabajos exploratorios no exitosos o no comerciales y que por su condición de inexplotables son susceptibles de amortización.

Costo de Explotación y Desarrollo

En esta cuenta se registran los valores de los costos incurridos en la perforación de pozos de desarrollo y que son susceptibles de amortizar, tales como costos de mano de obra, servicios de registros, cementaciones, inspecciones, despejes de

terreno, construcción de vías de acceso al pozo productor, entre otros.

Cargos por Corrección Monetaria Diferida

En esta cuenta se registran los ajustes por inflación sobre la parte proporcional del

patrimonio que está financiando las construcciones en curso, los cultivos de mediano y tardío rendimiento en periodo improductivo, los programas de ensanche, que no estén en condiciones de generar ingresos o de ser enajenados y sobre los cargos diferidos no monetarios, de conformidad con las normas legales

vigentes.

Amortización Acumulada

En esta cuenta se registran los valores de las amortizaciones acumuladas de las

cuentas de costos de explotación por amortizar y costos de explotación y desarrollo. La amortización debe considerar los periodos en los cuales producirá beneficios económicos.

7.3 CONTABILIZACIÓN DE CARGOS DIFERIDOS

El 1 de Mayo de 2002 COMPUTEL Ltda. desembolsó por gasto de traslado,

reorganización y puesta en marcha de sus instalaciones $5.000.000. Se amortizan los costos y gastos en un periodo de 5 años por el método de línea recta.

Ajuste por desembolso:

Cargos Diferidos $5.000.000

Bancos $5.000.000

Ajuste por amortización Amortización anual: 5.000.000/5 años = $1.000.000

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Amortización mensual: 1.000.000/12 meses = $83.333,33

Gastos Operacionales – Amortización $83.333.33

Amortización Acumulada $83.333.33

7.4 OTROS ACTIVOS

Además de los activos corrientes y no corrientes, existen otros que sin ser generadores de ingreso para el ente económico, pueden representar inversiones

consideradas, por lo cual deben contabilizarse y controlarse. Estos activos como bienes de arte y cultura, biblioteca, libros, artesanías, bienes recibidos en pago, bienes en comodato, estampillas y otros, deben clasificarse en el balance general dentro del grupo de otros activos.

Ejemplo de otros activos:

Inversiones a Largo Plazo: acciones y bonos que no se venderán sino hasta después se un año (y por consiguiente no son activos corrientes).

Activos que puedan considerarse como fijos, pero que no lo son por no estar siendo utilizados en el negocio: terreno vacante, una bodega desocupada.

Documentos o Cuentas por Cobrar Largo Plazo: aquellas que se vencen sino hasta después de un año.

Fondos: Sumas especiales de dinero destinadas por la compañía para ciertos usos en el futuro, por ejemplo, para atender extensión de planta, retiro de emisiones de bonos, etc.

7.4.1 Superavit por Valorización de Otros Activos

Representa el valor correspondiente a la valorización de bienes como los de arte y cultura, bienes recibidos en pago, semovientes, y bienes entregados en comodato.

Se incluyen también antigüedades, pinturas, obras de arte, artesanías, bienes que la empresa registra al costo de adquisición y que después de un tiempo muestran valores comerciales mayores.

Cuando se habla de valorizaciones de semovientes equivale a la diferencia entre

costo neto en libros y el de actualización a Diciembre 31 del respectivo año, teniendo en cuenta el valor dado por el avalúo técnico o por el Ministerio de Agricultura. Esta cuenta se debita por:

El valor de las valorizaciones efectuadas con cargo a la cuenta

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Valorizaciones – De Otros Activos. Se acredita por:

La venta del bien valorizado.

La disminución de la concurrencia de la cuenta, a causa de desvalorizaciones.


Dar un concepto de Activos Diferidos.

¿Cómo se agrupan los Activos Diferidos?

¿En qué consiste cada grupo?. Dar un ejemplo Señalar dos características de cada grupo de Activos Diferidos por las cuales

hacen diferente el uno del otro.


• Concesionarios Fernández, el 1 de Junio por instalación de una nueva sucursal

en la ciudad de Cúcuta hace un desembolso de dinero por $13.800.000. Realizar los ajustes correspondientes a un periodo de 5 años.


• A cada uno de los siguientes términos decir a que grupo de Activos Diferidos

pueden pertenecer. Argumentar la respuesta.

-Pago por arriendo de local de los próximos dos meses.

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-Construcción de un nuevo edificio inteligente en la Universidad Pamplona. -Pago del seguro de vehículo por $260.000

Autoevaluación

Dar un concepto de Activos Diferidos. ¿Cómo se agrupan los Activos Diferidos? ¿En qué consiste cada grupo?. Dar un ejemplo Señalar dos características de cada grupo de Activos Diferidos por las cuales

hacen diferente el uno del otro. ¿Qué entiende por Otros Activos







BIBLIOGRAFÍA GENERAL


MEIGS F. Robert, WILLIAMS R. Jan, HAKA F. Susan, BETTNER S. Mark.

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Contabilidad la Base para la Toma de Decisiones Gerenciales. Undécima Edición Mc. Graw Hill. Bogotá. 2000.




CADAVID, Luis Alberto; VALENCIA, Horacio y CARDONA, John. Elementos de

Derecho Comercial, Tributario y Contable. Mac Graw Hill. 2001.

contabilidad ii · 2.1.1 inversiones temporales 2.1.2 inversiones permanentes 2.2 contabilizaciÓn...

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