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REPÚBLICA DE PANAMÁ

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA CRÉDITOS PENDIENTES DE

RECLAMO POR CHEQUES DE PLANILLAS DE LA AUTORIDAD DE LOS

RECURSOS ACUÁTICOS DE PANAMÁ (ARAP)

Junio de 2011


DIRECCIÓN SUPERIOR

GIOCONDA TORRES DE BIANCHINI

Contralora General

LUIS FELIPE ICAZA

Subcontralor General

EDWIN RAÚL HERRERA

Secretario General

DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD

HARMODIO MADRID G.

Director

CÉSAR G. CASTRO T.

Subdirector

DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE FONDOS Y BIENES

PÚBLICOS

PRÓSPERO ROSAS C.

Jefe

LEÓN WONG

Supervisor

REPÚBLICA DE PANAMÁ

AUTORIDAD DE LOS RECURSOS ACUÁTICOS DE PANAMÁ

DESPACHO SUPERIOR

GIOVANNI A. LAURI CARRETI

Administrador General

MARICEL MORALES

Subadministradora

ELSIE DE RUBIO

Secretaria General

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

RAÚL GONZÁLEZ

Director

ENRIQUE MARENGO

Subdirector

DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN

CRISTOBAL VALENCIA

Director

OMAR ARJONA

Subdirector

EQUIPO TÉCNICO


DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS

DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS

MAYLIN DEL C. DURÁN C.

ABRAHAM I. MUÑIZ S.

Analistas

DIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN GENERAL

ODALYS CAMARGO

Jefa de Fiscalización en ARAP


DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN

DEPARTAMENTO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

YUSMAIRA VACA DÍAZ

Jefa

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓNY FINAZAS

DEPARTAMENTO DE TESORERÍA

AIDA DE ZAPATA

Jefa

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA CRÉDITOS PENDIENTES DE RECLAMO POR CHEQUES DE PLANILLAS DE

LA AUTORIDAD DE LOS RECURSOS ACUÁTICOS DE PANAMÁ v

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN vi

I. GENERALIDADES 1

A. Objetivo del Documento 1

B. Base Legal 1

C. Ámbito de Aplicación 2

II. CONTROLES INTERNOS 3

A. Actividades de Control 3

B. Controles Internos para el Área de Tesorería 4

C. Requisitos para Solicitar Cheques de Embargos, Pensiones Alimenticias 9

III. PROCEDIMIENTOS 11

A. Procedimiento para la Custodia y Traspaso de Cheques no Reclamados 11

B. Procedimiento para la Devolución de Cheques de las Regionales a la Sede 13

C. Procedimiento para el Depósito de Cheques no Reclamados 14

D. Procedimiento para el Registro y Pago de los Cheques Provenientes de la

Cuenta del Fondo de Planilla 16

FORMULARIOS 19

ANEXOS 32


LA AUTORIDAD DE LOS RECURSOS ACUÁTICOS DE PANAMÁ vi


INTRODUCCIÓN

La Contraloría General de la República a través de la Dirección de Métodos y Sistemas de

Contabilidad ha elaborado el Manual de Procedimientos para Créditos Pendientes de

Reclamo por Cheques de Planillas de la Autoridad de los Recursos Acuáticos de

Panamá, cuyo propósito es establecer los controles internos para los depósitos a la cuenta

del Fondo de Planilla y para el pago, cuando los beneficiarios los soliciten.

El documento consta de tres capítulos y un régimen de formularios y anexos. El primer

capítulo contiene el objetivo del documento, la base legal en la cual se sustenta y su ámbito

de aplicación. El segundo capítulo contiene los controles internos, necesarios para

mantener la transparencia y el tercer capítulo los procedimientos con sus mapas en los

cuales se detallan los pasos que se deben seguir para los respectivos depósitos, registros y

pagos de los cheques a aquellas personas que son beneficiarias.

Los cambios pertinentes, producto de acciones de evaluación y seguimiento o directrices y

políticas institucionales que se establezcan, serán considerados con el concurso permanente

de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad.


Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad


LA AUTORIDAD DE LOS RECURSOS ACUÁTICOS DE PANAMÁ 1


I. GENERALIDADES

A. Objetivo del Documento

Establecer controles adecuados para el depósito de los cheques de planillas a la

cuenta Núm.05-07-00216 “Fondo de Planilla”, que no han sido reclamados y su

trámite para el pago correspondiente cuando los beneficiarios lo soliciten, de

manera eficiente, oportuna y transparente.

B. Base Legal

Constitución Política de la República de Panamá.

Ley Núm.32 de 8 de noviembre de 1984, Orgánica de la Contraloría General de la

República.

Ley Núm.38 de 31 de julio de 2000, Que aprueba el estatuto orgánico de la

Procuraduría de la Administración, regula el procedimiento administrativo general y

dicta disposiciones especiales.

Ley Núm.44 de 23 de noviembre de 2006, Que crea la Autoridad de los Recursos

Acuáticos de Panamá, unifica las distintas competencias sobre los Recursos

Marino-Costeros, la Acuicultura, la Pesca y las actividades conexas de la

Administración Pública y dicta otras Disposiciones.”

Ley Núm.38 de 6 de agosto de 2010, “Que modifica artículos de la Ley Núm.44 de

de 2006, que crea la Autoridad de los Recursos Acuáticos de Panamá y de la Ley

Núm.23 de 2007, que crea la Secretaría Nacional de Discapacidad”.

Ley Núm.92 de 27 de noviembre de 1974, por la cual se adoptan medidas de

protección al sueldo del empleado público.

Ley Núm.56 de 25 de julio de 1996 "Por la cual se elimina la impresión de Papel

Sellado y Notarial y se modifican otras disposiciones". Gaceta Oficial Núm.23089,

del lunes 29 de julio de 1996.

Ley de Normas Generales de Administración Presupuestaria, Vigente.

Ley Núm.8 de 2010, Que Reforma el Código Fiscal, adopta medidas fiscales y crea

el Tribunal Administrativo Tributario.

Decreto Núm.420 de 26 de septiembre de 2005, Por el cual se actualiza el

documento titulado Manual General de Contabilidad Gubernamental.

Decreto Núm.275 de 26 de diciembre de 1974, en atención al artículo 8° de la Ley

Núm.92 de 27 de noviembre de 1974.




Decreto Núm.16 de 4 de enero de 2000, Por el cual se designa la Autoridad del

Gobierno de la República de Panamá, que realizara las funciones conforme al

convenio de traslado de Personas Condenadas con los estados miembros del consejo

de Europa y los Estados signatarios de la Convención”.

Decreto Núm.214-DGA de 8 de octubre de 1999, “Por el cual se emiten las

Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá”.

Circular Núm.32-2003-D.C.-DFG “Reintegro de Cheques de Planillas y

Descuento”.

Reglamento Interno de la ARAP.

C. Ámbito de Aplicación

Este manual tendrá su aplicación en las diferentes unidades administrativas que

tengan que manejar cheques de servidores que laboran o que dejaron de laborar en

la institución y no los han reclamado.




II. CONTROLES INTERNOS

A. Actividades de Control

1. Separación de responsabilidades

a. La ARAP a través del Departamento de Tesorería de la Dirección de

Administración y Finanzas, será responsable de la custodia y entrega del o

de los cheque(s) que la Contraloría General de la República le envíe y los

que se confeccionen en el Departamento de Tesorería, también de los

depósitos y manejos en la cuenta abierta del Fondo de Planilla, para los

créditos pendientes de reclamo.

b. La Administración de la ARAP será responsable de agotar los recursos a fin

de localizar a aquellas personas a quienes se les gire el cheque a su nombre,

para así cumplir con la entrega del mismo.

c. Las funciones y responsabilidades deben ser asignadas con base en los

diferentes niveles jerárquicos de la ARAP y los mismos deben asignarse

sistemáticamente a varias personas para asegurar equilibrio entre las

diferentes funciones.

d. Entre las funciones claves figuran la autorización y el registro de las

transacciones, la emisión y el recibo de los haberes, los pagos y la revisión o

fiscalización de las transacciones, que no se concentren en una sola persona.

e. Debe informarse o promoverse e incluso exigirse a la Oficina Institucional

de Recursos Humanos (OIRH) el período de vacaciones anual, para ayudar a

reducir estos riesgos.

f. En el caso de los sistemas contables utilizados (SRPG), se requiere la

definición de controles de la aplicación y controles de usuarios que faciliten

su evaluación y control periódico.

g. El (la) Coordinador(a) Regional será responsable, de entregar los Cheques a

la respectiva Regional y recibirlos en caso de no haber sido reclamados en el

periodo establecido de custodia. Además, los remitirá al Jefe(a) del

Departamento de Tesorería para el trámite del depósito en la cuenta.

2. Autorización

a. Las transacciones deberán ser autorizadas por aquellas personas que actúan

dentro del ámbito de su competencia. Las autorizaciones deben estar

documentadas y ser comunicadas explícitamente a los titulares y a los

empleados, incluyendo los términos y condiciones específicos, conforme a

las cuales se concede una autorización.




b. El (la) Director(a) de Administración y Finanzas o el funcionario que

designe en su ausencia, es el que autoriza el depósito y pago de los cheques

de la cuenta del Banco Nacional de Panamá Núm. 05-07-00216 Fondo de

Planilla.

3. Documentos y Archivos

a. La estructura del control interno y todas las transacciones deben estar

debidamente documentadas.

b. La documentación de todas las transacciones debe ser completa, exacta y

adecuada para proporcionar una garantía razonable de que todas las

operaciones estén registradas.

c. La administración será responsable de salvaguardar la documentación

debidamente ordenada y disponible para los tribunales competentes y para la

Contraloría General de la República, de acuerdo a las disposiciones que

rigen sobre la materia.

B. Controles Internos para el Área de Tesorería

1. Unidad de Caja

a. La Unidad de Caja del Departamento Tesorería tendrá la responsabilidad de

centralizar los recursos financieros.

b. La Unidad de Caja será responsable de custodiar los cheques en el mismo

periodo de las Regionales (15 días calendarios), y de no ser retirados se

remitirán al Jefe(a) del Departamento de Tesorería en el día 16 para el

depósito.

c. El beneficiario debe presentar su cédula de identidad personal vigente para

poder retirar el Cheque que le corresponde, ante la Unidad Responsable de

la Entrega de los Cheques.

d. Cuando el beneficiario sea representado por otra persona para el cobro del o

los cheque(s) que le corresponde(n), debe enviar una nota de autorización

firmada por él, en papel 8½ x 13, con el número de identidad personal, el

nombre escrito en imprenta, además debe indicar en la nota, el nombre de la

persona que será responsable del retiro del cheque en su ausencia, debe

adjuntar copia de cédula de identidad personal de ambos, B/.8.00 en timbres

fiscales. La documentación se entregará a la Unidad Responsable de la

Entrega de los Cheques.




2. Conciliaciones Bancarias

a. Los saldos de las cuentas bancarias deben ser objeto de conciliación con los

estados de cuentas remitidos por el banco respectivo en forma mensual. Así

mismo, debe verificarse la conformidad de los saldos bancarios según

tesorería, con los registros contables.

b. Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliación, debe ser

efectuado por una persona no vinculada con la recepción de fondos, giro y

custodia de cheques, depósito de fondos y/o registro de operaciones.

Corresponde a la administración designar al funcionario responsable de la

revisión de las conciliaciones bancarias efectuadas, pudiendo ser el contador u

otro funcionario.

3. Medidas de Seguridad para Cheques, Efectivo y Valores

a. La ARAP debe implementar medidas de seguridad adecuadas para el giro de

cheques, custodia de fondos, valores, cartas-fianza y otros, así como la

seguridad física de fondos y otros valores bajo custodia.

b. El manejo de fondos a través de cheques bancarios reduce el riesgo, respecto

de la utilización de efectivo; sin embargo, existen otros riesgos relacionados

con el uso de cheques, los cuales pueden ser adulterados, extraviados,

sustraídos, etc. Los procedimientos de control aplicables para la seguridad y

custodia de cheques, incluyen:

- Giro de cheques en orden correlativo y cronológico, evitando reservar

cheques en blanco para operaciones futuras.

- Uso de sellos protectores que impidan la adulteración de los montos

consignados.

- Uso de muebles con cerradura adecuadas para guardar los cheques en

cartera y los cheques no utilizados.

- Uso de registros de cheques en cartera y cheques anulados, que faciliten la

práctica de arqueos y la revisión de las conciliaciones.

- Mecanismos de comunicación rápida para el bloqueo de cuentas bancarias

en casos de cheques extraviados, robados o hurtados.

- Uso del sello "ANULADO" en los cheques emitidos que deben anularse y

perforarse.

c. El Departamento de Tesorería tiene responsabilidad sobre la custodia de

fondos, cheques, cartas-fianza y valores negociables; por ello es conveniente

que las instalaciones físicas del Departamento de Tesorería tengan ambientes

con llave, muebles especiales, cajas fuerte, bóvedas, etc. según la necesidad de

cada situación.

d. Cuando los cheques no fueren reclamados en los 15 días calendarios por el




beneficiario, el Departamento de Tesorería sellará cada uno de ellos con la

frase “Para depositar en la cuenta Núm. 05-07-00216, para evitar endosos y

cambios en caso de robo o hurto.

e. Cuando el beneficiario se presente a retirar el Cheque, debe presentar la

cédula de identificación personal y firmar de recibido en el Comprobante del

Cheque, además poner el número de identidad personal y su nombre

completo.

f. Los funcionarios encargados de la entrega de los Cheques, deben verificar

que la firma y cédula que aparece en el (Cheque y su comprobante),

correspondan al mismo sujeto.

g. Si el beneficiario designare a otra persona para que realice el retiro del

mismo, debe presentar la Nota de Autorización, fotocopia de cédula del

beneficiario y el original y la copia de la cédula del que lo retira. Además

debe firmar de recibido, poner su número de cédula y nombre completo.

4. Uso de Formularios para el Movimiento de Fondos

a. Los formularios establecidos para las operaciones de depósito de fondos, son

los proporcionados por el Banco Nacional de Panamá para uso en el

Departamento de Tesorería de la ARAP. Y los retiros de fondos a través de la

emisión de cheques o transferencias autorizadas.

b. Los demás formularios que utilice la ARAP, para los trámites internos, deben

estar membretados con el nombre y logo de la Institución.

c. En la contabilidad gubernamental se utilizan los formularios uniformes de

recibos de ingreso y comprobantes de pago, para el ingreso y el egreso de

fondos, respectivamente. Los formularios deben reflejar el proceso de

autorizaciones correspondientes.

d. El mecanismo de poner en el documento, el membrete de la ARAP está

orientado a reducir el riesgo de mal uso, en caso de pérdida o sustracción de

formularios en blanco (sustitución, uso indiscriminado, etc.), lo que conlleva a

un mayor cuidado en su custodia.

e. De no reclamar el (los) beneficiario(s) el (los) cheque(s) que le corresponde(n),

será(n) depositado(s) en la cuenta de la ARAP titulada Fondo de Planilla, con

el fin de guardarlos hasta que se reclame y así evitar situaciones de riesgo, en

el manejo de fondos.

f. Las diferentes Regionales custodiarán los cheques hasta un máximo de 15

días calendarios; de no ser retirados en este periodo se devolverán con el

Formulario Núm.2 Devolución de Cheques a la Dirección de

Administración y Finanzas y ésta a su vez al Departamento de Tesorería.




g. De no poder el beneficiario retirar el cheque, deberá designar un

representante por medio de Nota de Autorización, la cual debe detallar el

nombre completo del beneficiario, número de cédula, fecha en que se

redactó la nota, lugar de residencia, teléfonos, justificación autorizando al

representante para que realice el cobro del cheque, firma del beneficiario y

además las copias de las cédulas de ambos.

h. El Departamento de Tesorería enviará mensualmente un Informe de

Créditos Pendientes de Reclamos Anexo Núm.3 al Despacho del Director

de Administración y Finanzas, a la Oficina de Auditoría Interna y a la

Oficina de Fiscalización de la Contraloría General de la República en la

ARAP.

i. Cuando han transcurrido 15 días calendarios, de estar los cheques en la

Unidad Responsable de la entrega de los mismos, deberá enviarlos adjunto

al Formulario Núm.1 Traspaso de Cheques, para que sean custodiados en

el Departamento de Tesorería mientras se deposita en la cuenta respectiva.

j. Si el beneficiario no reclamase en el periodo de los 15 días laborables el o

los cheque(s) que le corresponde(n) en alguna de las Direcciones

Regionales, el Director deberá remitir los cheques adjuntándolo(s) al

Formulario Núm.2 Devolución de Cheques a la Dirección de

Administración y Finanzas.

k. Una vez haya pasado el periodo de custodia el Jefe(a) del Departamento de

Tesorería o el que se designe, completará y remitirá el Formulario Núm.3

Solicitud de Aprobación de Depósito al Despacho del Director de

Administración y Finanzas para su respectiva autorización.

l. Cuando hayan trascurrido los 15 días de custodia y el beneficiario reclama el

cheque que le corresponde, el Departamento de Tesorería completará el

Formulario Núm.4 Solicitud de Aprobación de Pago y adjuntará copia de

la cédula de identidad personal del beneficiario y de ser necesaria la Nota de

Autorización del beneficiario y la copia de su cédula.

m. Cuando se autorice el pago a través de la cuenta Fondo de Planilla, el

Departamento de Tesorería confeccionará el cheque correspondiente

“Cheque”, Formulario Núm.5.

5. Uso de Sello Restrictivo para Documentos Pagados por la Tesorería

a. Los comprobantes de pago de los cheques, se emiten para cada operación de

salida de fondos y deben estar respaldados por su respectivo documento fuente.

Esta documentación para ser sustentadora, debe cumplir los requisitos

establecidos por el sistema de contabilidad y la normatividad vigente.




b. El sello restrictivo inutiliza los cheques y documentos pagados, debiendo

consignar además el número del cheque girado, número de cuenta corriente y

entidad bancaria y la fecha del pago.

c. Una vez agotado el trámite del pago, los documentos de salida del fondo deben

ser debidamente respaldados y marcados con el sello restrictivo, que indique

en forma visible su condición de documento pagado, procediéndose luego a su

archivo. Este mecanismo de control interno reduce el riesgo de utilización del

mismo documento para sustentar cualquier otro egreso de fondos,

indebidamente, o por error.

6. Depósito Oportuno en Cuentas Bancarias

a. La ARAP depositará al día 16, los cheques que no fueron reclamados

transcurrido el periodo de custodia, a la cuenta bancaria nominativa Fondo de

Planilla en el Banco Nacional de Panamá, Cuenta Núm. 05-07-00216,

completando la respectiva Boleta de Depósito Anexo Núm.1.

b. Los servidores a cargo del manejo de los cheques tienen la obligación de

depositarlos íntegros e intactos en la cuenta bancaria establecida por la ARAP,

dentro de las 24 horas siguientes a la autorización de la Dirección de

Administración y Finanzas.

c. La Dirección de Administración y Finanzas o quien haga sus veces, debe

establecer por escrito, el personal que será responsable del depósito en la

cuenta del Banco Nacional de Panamá, de los cheques que no han sido

reclamados.

7. Arqueos de Fondos y Valores

a. Deben practicarse arqueos sorpresivos y frecuentes sobre la totalidad de fondos

y valores bajo custodia para garantizar su integridad y disponibilidad efectiva.

b. Los arqueos de fondos y valores deben realizarse por lo menos con una

frecuencia mensual, a fin de determinar su existencia física, al igual que su

concordancia con los saldos contables.

c. Un arqueo conlleva la formulación de un acta que evidencie la situación

objetiva encontrada durante el conteo, así como las expresiones de

conformidad o disconformidad expresada por los responsables de los fondos o

valores y por los funcionarios que intervienen en el arqueo.

d. Si durante el arqueo de fondos o valores se detecta cualquier situación de

carácter irregular, ésta debe ser comunicada inmediatamente a la Dirección de

Administración y Finanzas o a quien haga sus veces y, a la Oficina de

Auditoría Interna, para la adopción de las medidas correctivas que el caso

amerite.




e. Son funcionarios competentes para efectuar arqueos: el Jefe(a) del

Departamento de Tesorería, el Contador, el Administrador, el Auditor Interno,

el Fiscalizador(a) o Auditor de la Contraloría General y cualquier otro que sea

designado por las autoridades de la ARAP. El resultado del arqueo debe ser

informado a los niveles superiores correspondientes.

C. Requisitos para Solicitar Cheques de Embargos, Pensiones Alimenticias

Para reclamar cheques, debe cumplirse con los siguientes requisitos, dependiendo

del tipo de cheque:

1 Solicitud en hoja 8 1/2" x 13, sin membrete.

2 B/.8.00 en timbres.

3 Fotocopia de cédula del Representante Legal de la empresa.

4 Fotocopia del Registro Público con vigencia de un año.

5 Original y copia de la Solicitud, entregar en el Departamento de Tesorería.

6 Anotar un número de teléfono donde se le pueda localizar.

Embargos-Empresas

1 Solicitud en hoja 8 1/2" x 13, sin membrete.


3 Fotocopia de cédula del Representante Legal de la empresa.

4 Fotocopia del Registro Público con vigencia de un año.

5 Fotocopia del Oficio.



Embargos-Persona Natural

1 Solicitud en hoja 8 1/2" x 13.


3 Fotocopia de cédula.







Pensiones Alimenticias

1 Solicitud en hoja 8 1/2" x 11.

2 Fotocopia de cédula.



Cooperativas / Embargos

1 Memorial en hoja 8 1/2" x 13, sin membrete.


3 Fotocopia de cédula del Presidente de la Cooperativa.

4 Certificado del IPACOOP vigente.


6 Original y copia de la Solicitud, entregarlo en el Departamento de Tesorería.





III. PROCEDIMIENTOS

A. Procedimiento para la Custodia y Traspaso de Cheques no Reclamados

Departamento de Tesorería

1. Unidad Responsable de la Entrega de Cheques

Recibe los cheques y la planilla, verifica que los cheques estén completos,

Custodia el o los cheque(s) los primeros 15 días calendarios de haberlos

recibido, cumpliendo con los controles internos de seguridad.

Si los cheques no fueron retirados los primeros 15 días calendarios de

recibidos, completa el Formulario Núm.1 de Traspaso de Cheques para

su custodia y los remite al Jefe(a) del Departamento de Tesorería.

De ser de alguna Dirección Regional, la Unidad Responsable de la Entrega

de Cheques los remite al Jefe de Tesorería de la Regional o a quien se

designe para la custodia de los cheques.

2. Jefe(a)

Recibe el o los cheque(s), el Formulario Núm.1 Traspaso de Cheques y la

planilla, verifica que los datos del formulario coincidan con los datos que

contiene el cheque.

Inicia el trámite para el depósito en la cuenta Núm.05-07-00216 “Fondo de

Planilla” de la ARAP.

Elabora el Formulario Núm.3 Solicitud de Aprobación de Depósito

justificando el depósito de los cheques y adjuntando los cheques y lo

remitirá a la Dirección de Administración y Finanzas; además de una Nota

dirigida a la Oficina Institucional de Recursos Humanos (OIRH), indicando

qué cheques van a ser depositados y el motivo del mismo.

Nota: Los cheques a depositar se sellarán con la frase “Para depositar en la cuenta

05-07-00216” El procedimiento para el depósito de estos cheques se

describe en el punto C, página 14.




B. Procedimiento para la Devolución de Cheques de las Regionales a la Sede

1. Dirección Regional

Confecciona y firma el Formulario Núm.2 Devolución de Cheques y

adjunta los cheques.

Remite por valija el Formulario y los cheques al Departamento de Tesorería

de la Dirección de Administración y Finanzas en la Sede de la ARAP.

2. Departamento de Tesorería

Revisa los cheques que no fueron reclamados y se inicia el trámite de

depósito de los cheques en la cuenta “Fondo de Planilla Núm.05-07-

00216”.

El Jefe(a) elabora el Formulario Núm.3 Solicitud de Aprobación de

Depósito justificando el depósito de los cheques y adjuntando los cheques.

Nota: Continúa el procedimiento en el punto C, página 14.




C. Procedimiento para el Depósito de Cheques no Reclamados

Dirección de Administración y Finanzas de la ARAP

1. Despacho del Director

Verifica la información del Formulario Núm.3 Solicitud de Aprobación

de Depósito y los cheques que no fueron retirados en el periodo establecido.

De no presentar objeción, autoriza el depósito del (de los) cheque(s) a través

de firma y sello de Autorizado. Devuelve la Solicitud firmada y los cheques

al Departamento de Tesorería.


Recibe la Solicitud de Aprobación de Depósito del Despacho del Director

de Administración y Finanzas, con la correspondiente autorización para el

depósito del o los cheque(s).

Fotocopia los cheques que se van a depositar, las adjunta a la Solicitud y

archiva.

Completa la Boleta de Depósito, Anexo Núm.1 y adjunta los cheques no

reclamados correspondientes, que se van a depositar.

El Jefe(a) revisa, firma la Boleta de Depósito y coordina con el

Departamento de Servicios Generales, para que en sus secciones de

Seguridad y de Transporte procedan a realizar la logística del depósito de los

cheques en el Banco Nacional de Panamá.

El funcionario designado deposita los cheques en la cuenta Núm.05-07-

00216 “Fondo de Planilla” del Banco Nacional de Panamá.

3. Banco Nacional de Panamá

El Cajero recibe la Boleta de Depósito y los cheques que se van a depositar

en la cuenta, verifica la información de la Boleta, registra el depósito y

entrega copia original de la Boleta de Depósito.

Dirección de Administración y Finanzas de la ARAP


El funcionario responsable del depósito recibe la copia original de la Boleta

de Depósito, archiva una copia y remite la copia original al Departamento

de Contabilidad.




5. Departamento de Contabilidad

Registra el depósito de (el o los) cheque(s) con la copia original de la Boleta

de Depósito en la cuenta del Fondo de Planilla y archiva con la copia de la

solicitud de aprobación de depósito.




D. Procedimiento para el Registro y Pago de los Cheques Provenientes de la

Cuenta del Fondo de Planilla

1. Beneficiario o Representante

Presenta la Solicitud de Cheque para el cobro, con la documentación

sustentadora, ante la ventanilla del Departamento de Tesorería.

Dirección de Administración y Finanzas


Recibe la Solicitud de Cheque con la documentación, revisa y de no

presentar objeción remite la solicitud al Jefe(a) del Departamento.

El Jefe(a) recibe la Solicitud de Cheque, completa el Formulario Núm.4

Solicitud de Aprobación de Pago con las copias de la documentación

sustentadora, firma y envía al despacho del Director de Administración y

Finanzas.


Recibe la Solicitud y documentos sustentadores, verifica la información y de

no presentar objeción firma autorizando el pago del o de los cheque(s).

Remite al Departamento de Tesorería.


Recibe la documentación autorizando el pago.

El funcionario responsable completa y emite el Cheque, Formulario Núm.5

Cheque.

El Jefe(a) del Departamento verifica y firma el Cheque.

Remite al Departamento de Contabilidad.

5. Departamento de Contabilidad

Recibe el Cheque y documentos sustentadores, revisa la información y

realiza el registro contable.

Remite la documentación al Despacho del Director de Administración y

Finanzas.





Recibe el Cheque y los documentos sustentadores, verifica la información,

de no presentar objeción firma el Cheque.

Remite a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría en la ARAP.

7. Oficina de Fiscalización en la ARAP

Realiza el examen de fiscalización a la documentación para subsanar o

refrendar.

De no presentar objeción refrenda el Cheque y remite al Departamento de

Tesorería.



Recibe el Cheque y la documentación sustentadora y notifica al Beneficiario

para que lo retire.

Entrega el Cheque al Beneficiario y solicita firme el libro control y el

Comprobante del Cheque cumpliendo con los controles internos

establecidos.

9. Beneficiario

Verifica la información del Cheque, firma el Comprobante del Cheque y

el libro control y lo entrega como constancia de aceptación al Departamento

de Tesorería (el comprobante del cheque), para su archivo quedándose con

el Cheque.




FORMULARIOS




Formulario Núm.1

República de Panamá

Autoridad de los Recursos Acuáticos de Panamá



Traspaso de Cheques

Fecha: /____/____/____/ Traspaso Núm.: _________________

De: ___________________________________________

Unidad __________________________________

Para: _________________________________________

Unidad__________________________________

Asunto: ____________________________________

El presente es para hacerle entrega del o de los cheque(s) que detallamos a continuación:

Cheque

Núm.

Beneficiario Valor (B/.) Fecha Cédula de Identidad

Personal

Observaciones: ____________________________________________________________

___________________________________________________________

Enviado por: ___________________________ Recibido por: _______________________

Unidad que envía los Cheques Unidad que recibe los Cheques




Formulario Núm.1

Traspaso de Cheques

A. Objetivos:

1. Trasferir los cheques de la Unidad Responsable de Entrega de Cheques al Jefe del

Departamento de Tesorería o Administrador Regional para la Custodia de los

Cheques en caja fuerte.

2. Trasferir los cheques de la Jefatura del Departamento de Tesorería o Administrador

Regional a la Unidad Responsable de Entrega de Cheques, para su respectiva

entrega.

B. Origen:

1. Unidad Responsable de Entrega de Cheques.

2. Jefatura del Departamento de Tesorería o Administrador Regional.

C. Contenido:

1. Fecha: Fecha cuando se confeccionó el formulario.

2. Traspaso Núm.: Número de control del formulario.

3. De: Nombre completo de la Unidad que envía los cheques que

tiene en custodia.

4. Unidad: Nombre de la unidad administrativa que envía los cheques.

5. Para: Nombre completo de la Unidad que será responsable de

mantener los cheques en custodia.

6. Unidad: Nombre de la unidad administrativa que recibe los cheques.

7. Asunto: Motivo del envío de los cheques, puede ser para custodia en

la caja fuerte o para entregar al respectivo beneficiario.

8. Cheque Núm.:

Número de control del cheque.

9. Beneficiario: Nombre completo del beneficiario.

10. Valor: Cantidad monetaria del cheque en balboas.

11. Fecha: Fecha de la confección del cheque.

12. Cédula de Identidad

Personal:

Numeración de control en la cédula.

13. Observaciones: Observaciones acerca de los cheques enviados.




14. Enviado por: ____

Unidad que envía los

Cheques:

Firma del funcionario que entrega los cheques.

15. Recibido por:____

Unidad que recibe los

cheques:

Firma del Jefe(a) que recibe para la custodia los

cheques en la caja fuerte.

D. Distribución:

Original: Unidad Administrativa que recibe los cheques. 1ra Copia: Unidad Administrativa que envía los cheques.

2da Copia: Departamento de Contabilidad.




Formulario Núm.2



Administración Regional

Devolución de Cheques

Fecha: /____/____/____/ Formulario Núm.:_________

La Regional de ____________________________________ hace la devolución de los

cheque(s) por no haber sido(s) reclamados en el periodo establecido (15días calendarios), a

continuación se detallan los cheques devueltos.

Cheque

Núm.


Personal

Observaciones:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Departamento de Tesorería: _______________________ _______________________

de la Regional Nombre Firma

_________________________

Director(a) Regional SELLO




Formulario Núm.2

Devolución de Cheques

A. Objetivo: Devolver los cheques de las Regionales que no han sido retirados por los

beneficiarios.

B. Origen: Dirección Regional.

C. Contenido:

1. Fecha: Fecha cuando se completa el formulario.

2. Formulario Núm.: Número de control del formulario.

3. La Regional de______: Regional que devuelve los cheque que no fueron

reclamados.

4. Cheque Núm.: Numeración secuencial de control de los cheques.

5. Beneficiario: Nombre completo de la persona que es merecedora

del cheque.

6. Valor (B/): Importe en números de la cantidad descrita en el

cheque en balboas.

7. Fecha: De la confección del cheque.


Personal:

Número de la cédula del beneficiario del cheque.

9. Observaciones: Referentes a los cheques que se envían.

10. Unidad de Tesorería de la

Regional:

Nombre y firma del funcionario de la Unidad de

Tesorería.

11. Director Regional: Firma del Director de la Regional que envía los

cheques.

12. Sello: Rúbrica de control de la Dirección.

D. Distribución:

Original: Departamento de Tesorería.

Copia 1ra.: Regional que devuelve el cheque.




Formulario Núm.3





Solicitud de Aprobación de Depósito

Fecha: /____/____/____/ Solicitud Núm.:___________

El Departamento de Tesorería solicita al Director(a) Administrativo(a)

_______________________________ la autorización para depositar los cheques que no

han sido reclamados por los beneficiados en el periodo establecido de los 15 días

calendarios, los mismos se depositarán en la Cuenta Núm.05-07.00216 del Fondo de

Planilla; a continuación detallamos la información de los cheques a depositar:

Cheque

Núm.


Personal

Observaciones:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________ SELLO

Director(a) de Administración y Finanzas




Formulario Núm.3

Solicitud de Aprobación de Depósito

A. Objetivo:

Solicitar a la Dirección de Administración y Finanzas la autorización para depositar los

cheques que no han sido reclamados en el periodo establecido.

B. Origen: Departamento de Tesorería.

C. Contenido:

1. Fecha: Fecha en cuando se confeccionó el formulario.

2. Solicitud Núm.: Número de control del formulario.

3. Director Administrativo: Nombre completo del Director.

4. Cheque Núm.: Numeración de control del cheque.

5. Beneficiario: Nombre completo de la persona que es merecedora del

cheque.

6. Valor (B/):

Cantidad en números del valor del cheque en balboas.

7. Fecha: Día, mes y año cuando se emitió el cheque.


Personal:

Número de la cédula de identidad personal del

beneficiario del cheque.

9. Observaciones: Referente a los cheques que se van a depositar.

Director(a)

Administrativo(a):

Firma del Director de Administración y Finanzas.

10. Sello: Rúbrica de la Dirección de Administración y Finanzas.

D. Distribución:

Original: Departamento de Tesorería.

Copia: Departamento de Contabilidad.

Nota: Este formulario se regresa al Departamento de Tesorería con la autorización del o la

Director(a) de Administración y Finanzas.




Formulario Núm.4





Solicitud de Aprobación de Pago

Fecha: /____/____/____/ Solicitud Núm.:________________

El Departamento de Tesorería solicita al Director(a) Administrativo(a)

______________________________ la autorización para pagar del fondo de la cuenta

Núm. 05-07.00216 del Fondo de Planilla, de acuerdo a la información siguiente:

Beneficiario Valor (B/.) Concepto del

Cheque

Cédula de Identidad

Personal

Solicitado por: _______________________________

Jefe(a) del Departamento de Tesorería

Autorizado por: _______________________________ SELLO

Director(a) de Administración y Finanzas




Formulario Núm.4

Solicitud de Aprobación de Pago

A. Objetivo: Solicitar al Director(a) Administrativo(a) la autorización para el trámite del

pago.

B. Origen: Departamento de Tesorería.

C. Contenido:

1. Fecha: Día, mes y año cuando se completa el formulario.

2. Solicitud Núm.: Número de control de la solicitud.

3. Director(a)

Administrativo(a):

Nombre completo del Director(a).

4. Beneficiario: Nombre completo del beneficiario del cheque.

5. Valor (B/.)

Cantidad en números del valor del cheque en

balboas.

6. Concepto del Cheque: Motivo por el cual se le otorga el cheque al

beneficiario.


Personal:

Número de control de la cédula del beneficiario.

8. Solicitado por: Firma del Jefe del Departamento de Tesorería.

9. Autorizado por: Firma del Director de Administración y Finanzas o a

quien delegue.

10. Sello: Rúbrica de la Dirección de Administración y

Finanzas.




El Cheque Formulario Núm.5




Formulario Núm.5

El Cheque

A. OBJETIVO:

Pagar los compromisos de la Autoridad de los Recursos Acuáticos de Panamá a través

del documento oficial.

B. ORIGEN: Departamento de Tesorería.

C. CONTENIDO:

1. Cheque: Número de control secuencial prenumerado del formulario.

2. Panamá: Fecha en que se confecciona el cheque.

3. Páguese a la orden de: Nombre del beneficiario.

4. B/.: Importe en números del monto del cheque.

5. La Suma de: Cantidad protegida en letras por el monto del cheque.

6. Firmas Autorizadas: Rúbrica del Administrador General o quien delegue y del

funcionario de Contraloría autorizado para tal fin.

7. Cuenta Núm.: Número de la cuenta que será afectada

8. Comprobante de

Cheque Núm.: Número de control secuencial prenumerado del cheque.

9. Nombre: Nombre del beneficiario.

10. Fecha: Día, mes y año cuando se confecciona el cheque

comprobante.

11. Detalle: Concepto por el cual se gira el comprobante.

12. Cuenta

Financiera: Código de las cuentas afectadas en la transacción.

13. Débito y Crédito: Detalle del importe registrado de las cuentas afectadas.

14. Partida Presupuestaria: Número de la partida y monto aplicado según el gasto.




15. Verificado por. Nombre y firma del funcionario de la Contraloría que fiscaliza

Fiscalización: la operación.

16. Vº Bº - Departamento Nombre y firma del Jefe(a) de Tesorería responsable de la

de Tesorería: confección del formulario.

17. Recibido por: Nombre y firma del beneficiario.

18. Cédula: Número de Identificación Personal del beneficiario.

19. Fecha: Día, mes y año cuando recibe el cheque el beneficiario.

D. DISTRIBUCIÓN:

Original: Beneficiario o Representante.

1ra. Copia y documentos

Sustentadores Departamento de Tesorería.




ANEXOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA CRÉDITOS PENDIENTES DE RECLAMO POR CHEQUES DE PLANILLAS DE LA AUTORIDAD DE PROTECCIÓN AL CONSUMIDOR

Y DEFENSA DE LA COMPETENCIA 33


Anexo Núm.1

BOLETA DE DEPÓSITO

NOMBRE COMPLETO FAVOR DE USAR LETRA DE IMPRENTA O LLENAR A MÁQUINA

PARA USO DEL BANCO SOLAMENTE

2

3

5

6

11

15

373499

N° DE CHEQUES

AÑO MES DÍA

CUENTA

CORRIENTE No.

PARA TRANSFERIR

A LA SUCURSAL DE

GRAN TOTAL

BALBOAS CTS.

EFECTIVO

BONOS Y CUPONES

LOTERÍA (AL COBRO)

CHEQUES (AL COBRO)

(ACEPTO TODAS LAS CONDICIONES DESCRITAS AL DORSO)

FIRMA DEL CLIENTE / CEDULA

CU

EN

TA

S C

OR

RIE

NT

ES

ES

TE

DE

PO

SIT

O N

O E

S V

ALID

O S

IN L

A C

ER

TIF

ICA

CIO

N D

E L

A M

AQ

UIN

A D

E C

AJA

GRAN TOTAL




NOMBRE COMPLETO FAVOR DE USAR LETRA DE IMPRENTA O LLENAR A MÁQUINA

FECHA

AÑO MES DIA

No. DE CUENTA

PARA TRANSFERIR

A LA SUCURSAL DE

COPIA

ESTE DEPOSITO NO ES VALIDO SIN LA CERTIFICACION DE LA MAQUINA DE CAJA

BALBOAS CTS.

CLIENTE

(ACEPTO TODAS LAS CONDICIONES DESCRITAS AL DORSO)

FIRMA DEL DEPOSITANTE

LOTERÍA (AL COBRO) CHEQUES (AL COBRO)

BONOS Y CUPONES

GRAN TOTAL

EFECTIVO

Anexo Núm.2




Anexo Núm.3


DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

DEPARTAMENTO DE TESORERÍA

FONDO DE PLANILLA

INFORME DE CRÉDITOS PENDIENTE DE RECLAMOS

FECHA: /____/__________________/______/ Exped.

Núm.

Cheque Traspaso

de

Cheques

Devolución

de Cheques

Solicitud de

Aprobación

de Depósito

Solicitud de

Aprobación

de Pago.

Cheque Beneficiario Concepto Monto (B/.)

Acumulado Núm. Monto Núm. Monto

TOTAL

Confeccionado por: _______________________________________

Revisado por: ____________________________________________

Autorizado por: ___________________________________________


LA AUTORIDAD DE PROTECCIÓN AL CONSUMIDOR Y DEFENSA DE LA COMPETENCIA 36


Anexo Núm.4

Embargos Financieras-Bancos

Señor

xxxxxx


ARAP

E. S. D.




Anexo Núm.5

Embargo Persona Natural

ARAP

E. S. D

Señor

xxxxxx


ARAP

E. S. D.




Anexo Núm.6

A Instituciones

Señor

xxxxxx


ARAP

E. S. D.




Anexo Núm.7

Pensiones Alimenticias

Señor

xxxxxx


ARAP

E. S. D.

contralorÍa general de la...

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