REPOBLIKAN’I MADAGASIKARA Tanindrazana- Fahafahana- Fahamarinana MINISTERE DE L’EDUCATION NATIONALE ET DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE UNIVERSITE DE MAHAJANGA

INSTITUT UNIVERSITAIRE DE GESTION

ET DE MANAGEMENT

CONTRIBUTION A L’AMELIORATION DE LA GESTION D’OFFICINE AU SEIN DU CMS (CAS JIRAMA MAHAJANGA)

MMEEMMOOIIRREE DDEE FFIINN DD’’ EETTUUDDEE PPOOUURR LL’’ OOBBTTEENNTTIIOONN DDEE DDIIPPLLOOMMEE DDEE

TTEECCHHNNIICCIIEENN SSUUPPEERRIIEEUURR ((DDTTSS)) EENN GGEESSTTIIOONN

OPTION : FINANCE COMPTABILITE

Présenté et soutenue par : Mademoiselle RAVELONTSOA Nivomihanta Sahondramalala Sylvia

PROMOTION : BAOBAB

Le 08 Novembre 2006 Encadreur professionnel : Encadreur pédagogique : Docteur RASOARAHONA Vonimanitra Madame RAZAFINDRAKOTO

Marcelline Arimino (Chef de service Centre Médico-Social ) (Enseignante à l’IUGM)

REMERCIEMENTS

D’abord nous tenons à remercier notre Dieu de nous avoir donné la santé, la force et

une occasion de faire ce stage.

Puis, nous tenons également à présenter nos vifs remerciements à :

� A Monsieur BOTOSOAMALANDY Joseph, le Directeur Interrégional de la JIRAMA

Mahajanga de nous accorder de faire ce stage au sein de son établissement .

� A Monsieur RAKOTOZARIVELO Philipien, le directeur de l’Institut Universitaire de la

Gestion et Management (IUGM) de notre établissement pour avoir beaucoup contribué dans

nos études.

� A Madame RASOARAHONA Vonimanitra , chef de service Centre Médico - Social

JIRAMA Mahajanga et notre encadreur professionnel.

� A Madame RAZAFINDRAKOTO Marcelline Arimino, notre encadreur pédagogique

� A Monsieur RAKOTONDRABESOA Edouard, le chef administrative du CMS qui nous

a transmis des connaissances et informations nécessaires pour finir ce stage.

Nous n’oublierons pas, notre grande appréciation à la sincérité et l’honnêteté éprouvée

par les personnels de la JIRAMA surtout nos chers collaborateurs au CMS.

Enfin, à nos chers parents, familles, nos proches qui ont financé nos études, amour

pendant les périodes difficiles.

« Car l’ Eternel donne la sagesse ; de sa bouche sortent la connaissance et

l’intelligence »Proverbes 2 : 6

QUE DIEU BENISSE NOS VIES !

SOMMAIRE

-REMERCIEMENT

-LISTES DES ABREVIATIONS

-LISTES DES TABLEAUX

-LISTES DES SCHEMAS

-INTRODUCTION

IIéérrèè PPAARRTTIIEE //LLEE CCAADDRREE DDEE LL’’ EETTUUDDEE

CHAPITRE I : La description de la société JIRAMA

CHAPITRE II: Présentation générale de la service Centre Médico-Social de la JIRAMA

Mahajnga

CHAPITRE III : Le domaine à etudier

II émè PARTIE /ETUDE DU THEME

CHAPITRE I : Analyse des points forts et problèmatiques de la gestion d’officine

CHAPITRE II : Les resolutions

CHAPITRE III : Choix des meilleurs solutions et suggestions

-CONCLUSION

-BIBLIOGRAPHIES

-ANNEXES

-TABLES DES MATIERES

LISTES DES ABREVIATIONS BA: Besoin Annuel BC: Bon de commande BCS: Bon de cession BL: Bon de livraison BNI/CL : Banque National de l’ Industrie / Credit Lionnais

BRE: Bon de rentré

CA: Conseil d’ administration CAA : Coût Annuel de la consommation CAS: Coût Annuel de stockage CCP: Compte Chèque Postaux CMS: Centre Médico-Social CTA : Coût total Annuel CUMP: Coût Unitaire Moyen Ponderé

DA: Demande d’ approvisionnement DAF: Direction Administratif et Financier DDE: Direction Distribution Electrique DDO: Direction Distribution Eau DEE: Direction d’ Exploitation Electrique DEXO: Direction d’ Exploitation Eau DG: Direction Générale DGA: Direction Génénrale Adjoint DGAA : Direction Générale Adjoint Administrtif DGAE : Direction Générale Adjoint Electrique DGAO: Direction Générale Adjoint Eau DIR : Direction Interégional DPTE: Direction de Production et Transport Electrique DRE: Demande de Rentré DRH: Direction de Ressources Humaines DSI: Direction Système Informatique DV: Division Vente

EEM : Electricité et Eau de Madagascar FA:Frais d’ approvisionnement FRNS: Fournisseurs HLA : Hôpital Luterienne Antanimalandy LIFO : Last In First Out NA: Nombre d’ approvisionnement

NIF: Numéro d’Identification Fiscal PO: Production Eau SA: Section Analytique SAF: Service Administratif et Financier SAPPRO: Service approvisionnement SCE: Socitété Civil d’Etat SCG: Service Contrôle de Gestion

SCOM: Service Commercial SSFF:: SSttoocckk FFiinnaall

SDE: Service Distribution Electrique

SEEM: Société malgache de l’ Eau et Electricité de Mada gascar SEXO: Service d’ Exploitation d’Eau SINEE: Société Intêret National de l’ Eau et de l’Electricité SI: Stock Initial SMI /PF: Soins Maternelle et infantiles/ Planing Familiale

SPE: Service Production Electricité SSI: Service Système Informatique STCC: Service Technique et Contrôle Comptage

LISTES DES TABLEAUX -Etat récapitulatif semestriel des prestation interne……………Page 19

-Ventilation des prestation interne……………………………..Page 21

LISTES DES SCHEMAS

-Procédure des achats locaux……………………………………………………..Page 16

-Circuits des paiements facture fournisseurs……………………………………..Page 17

-Procedure d’envoie des médicaments…………………………………………...Page 18

-Procedure de la facturation interne……………………………………………...Page 21

-Procedure de remboursement frais médicaux…………………………………...Page 24

-Circuits des documents entrée magasin…………………………………………Page 37

-Circuits des documents sortie magasin………………………………………….Page 41

-Circuits de Bon de cession………………………………………………………Page 42

1

INTRODUCTION Partout dans le monde, la présence de l’eau et l’électricité tient une grande place dans

la vie humaine, sur le plan politique et social . Parfois, leurs présences dépendant de

l’économie et la technologie du pays.

Donc l’ Etat Malgache a une société nommée JIRAMA ou Jiro sy Rano Malagasy qui

produit à la fois de l’énergie électrique, l’ exploitation de l’ eau potable et la distribution chez

les clients. Son siège social est situé à Antananarivo.

Nous avons effectué une stage de recherche au sein de la direction interrégionale de

la JIRAMA Mahajanga pendant six (06) semaines. Nous somme basé au service Centre.

Médico- Social pendant cette période.

Plusieurs unités représentent ce service. Parmi ces unités, l’ unité administratif de cet

centre nous aidé à savoir la gestion de ce centre dans la quelle il y a plusieures activités mais

nous avons approfondi sur la gestion d’ officine.

Nous passons de séjour agréable grâce à la bonne relation et collaboration avec les

personnels du service Centre Médico- Social.

Alors, cette recherche nous permet de pénétrer dans la vie professionnelle, est

également un occasion d’ appliquer nos connaissances théoriques en classe ainsi que la

gestion des stocks dans une entreprise .

Différentes questions se posent et nous voudrions bien répondre :

- Que signifie l’ officine ?

- Est –il bien géré ?

- I y a- t-il des stocks ? ou au contraire. ?

Pour bien expliquer la déroulement de cette recherche nous irons développé les deux

parties suivantes :

Premier partie :CADRE DE L’ETUDE

Deuxième partie : ETUDE DU THEME

3

rr ee PPAARRTTII EE // CCAADDRREE DDEE LL ’’ EETTUUDDEE

CCHHAAPPII TTRREE 11 :: LLAA DDEESSCCRRIIPPTTIIOONN DDEE LLAA SSOOCCIIEETTEE JJIIRRAAMMAA

SSEECCTTII OONN 11 :: PPrr éésseennttaatt iioonn ddee llaa ssoocciiééttéé

AA// HHiissttoorr iiqquuee

AA llaa ff iinn xxxxéé ssiièèccllee llaa 11éérréé ddiissttrriibbuuttiioonn ppuubbll iiqquuee dd’’ EEaauu eett EElleeccttrriiccii ttéé aappppaarruutt àà

AAnnttaannaannaarriivvee ..

LLee nnoomm JJIIRROO ssyy RRAANNOO MMAALLAAGGAASSYY oouu JJIIRRAAMMAA aa ééttéé ffoonnddéé aavvaanntt 11997755,, cc’’ eesstt àà

ddii rree aapprrèèss pplluussiieeuurrss aappppeell llaattiioonnss ddee cceettttee ssoocciiééttéé ::

11990055 GGéénnéérraallee GGaall ll iieennii aa ssiiggnnééee uunnee ccoonnvveennttiioonn aattttrriibbuuaanntt àà llaa ssoocciiééttéé cciivvii ll dd’’ EEttaatt

((SSCCEE)) ..PPlluuss ttaarrdd eell llee ddeevviieennddrraa SSoocciiééttéé EElleeccttrriiccii ttéé eett EEaauu ddee MMaaddaaggaassccaarr ((EEEEMM))..

EEnn 2299 SSeepptteemmbbrree 11995522 àà ccoottéé ddee EEEEMM eesstt ccrrééee uunn aaccccoorrdd eennttrree EEttaatt eett llaa SSEEMM ppoouurr

ll ’’ aadddduuccttiioonn eett llaa ddiissttrriibbuuttiioonn dd’’ eeaauu ppoottaabbllee ..

EEnn 0044 FFéévvrriieerr 11997744 ,, ll ’’ EEttaatt aa ccrrééee llaa SSoocciiééttéé MMaallggaacchhee ddee ll ’’ EEaauu eett ll ’’ EElleeccttrriiccii ttéé

ddee MMaaddaaggaassccaarr ((SSEEEEMM)) ppaarr ll ’’ aattttrriibbuuttiioonn dduu ppaassssii ff eett ddee ll ’’ aaccttii ff dduu bbii llaann ddee ll ’’ EEEEMM..

EEll llee aa rreeggrroouuppéé ttrraannssii ttiivveemmeenntt àà ll ’’ iinnttéérriieeuurr dd’’ uunnee nnoouuvveell llee SSoocciiééttéé IInnttêêrreett NNaattiioonnaall ddee ll ’’ EEaauu

eett ddee ll ’’ EElleeccttrriiccii ttéé ((SSIINNEEEE)),, llaa ttoottaall ii ttéé ddeess rreessssoouurrcceess eett eemmppllooii ddee llaa SSEEEEMM eett ll ’’ EEEEMM ..

EEnn 3311 OOccttoobbrree 11997755 llaa SSIINNEEEE aa ééttéé ddiissssoouuttee,, sseess aanncciieennnneess aattttrriibbuuttiioonn ssoonntt ccoonnff iiééeess

àà llaa JJii rroo ssyy RRaannoo MMaallaaggaassyy (( JJIIRRAAMMAA)) ccrrééee ccoonnffoorrmmeenntt àà ll ’’ oorrddoonnnnaannccee NN°° 7755002244 dduu

1177 OOccttoobbrree 11997755..

EEnn 11998833,, llaa JJIIRRAAMMAA aa ssiiggnnééee uunn aaccccoorrdd aavveecc lleess bbaaii ll lleeuurrss ddee ffoonnddss ééttrraannggeerrss aauu ttii ttrree

dduu pprroojjeett EENNEERRGGIIEE II ppoouurr lleess ggrraannddeess rrééaall iissaattiioonn tteell lleess qquuee lleess ttrraavvaauuxx dd’’ ééqquuiippeemmeenntt ccoommmmee

llee bboouuccllaaggee TTaannaannaarriivvee SSuudd,, llee ccoonnttrrôôllee éélleeccttrriiqquuee ddee VVoolloobbee eett lleess rrééhhaabbii ll ii ttaattiioonnss ..

4

EEnn 11999966,, llaa JJIIRRAAMMAA aa ssiiggnnééee uunn nnoouuvveell llee aaccccoorrdd ddee ff iinnaanncceemmeenntt aavveecc llaa bbaannqquuee

mmoonnddiiaallee ppoouurr llee ddéévveellooppppeemmeenntt ddee sseess sseerrvviicceess eett ppoouurr aassssuurreerr lleess pprroojjeettss dd’’ iinnvveessttiisssseemmeenntt

éélleeccttrriiqquuee ppoouurr lleess 55 aannnnééeess àà vveennii rr..

LLee pprroojjeett EENNEERRGGIIEE II II aauurraa ccoommmmee oobbjjeeccttii ff ::

--LL’’ aammééll iioorraattiioonn ddeess ppeerrssppeeccttiivveess ddee ccrrooiissssaannccee dduurraabbllee ddee MMaaddaaggaassccaarr eenn aassssuurraanntt uunn

aapppprroovviissiioonnnneemmeenntt eenn éélleeccttrriiccii ttéé aaddééqquuaatt àà mmooyyeenn tteerrmmee,, aaiinnssii qquu’’ uunn mmeeii ll lleeuurr aaccccèèss aauuxx

sseerrvviicceess ppoouurr llaa ppooppuullaattiioonn ppéérriiuurrbbaaiinnee eett rruurraallee..

--LLaa JJIIRRAAMMAA eesstt ll ’’ aabbrréévviiaattiioonn dduu JJii rroo ssyy RRaannoo MMaallaaggaassyy oonn rreeccoonnnnaaîîtt ffaaccii lleemmeenntt cceettttee

ssoocciiééttéé ggrrââccee àà ssoonn llooggoo eenn ffoorrmmee ddee rroobbiinneett eett dd’’ uunnee aammppoouullee rreennvveerrssééeess ddee ccoouulleeuurr oorraannggee

eett bbllaanncchhee qquuii rreepprréésseennttee ll ’’ éénneerrggiiee,, ttaannddiiss qquuee dd’’ aauuttrree bbââttiimmeennttss ssee ccoolloorreenntt eenn bbllaanncc eett bblleeuu

qquuii rreepprréésseenntteenntt ll ’’ eeaauu

BB// SSttaattuutt

** FFoorrmmee jjuurriiddiiqquuee

LLaa ssoocciiééttéé JJIIRRAAMMAA eesstt uunnee ssoocciiééttéé aannoonnyymmee cc’’ eesstt àà ddii rree qquuee llaa ssoocciiééttéé eesstt pprriissee eenn

ccoonnssiiddéérraattiioonn sseelloonn llee ccaappii ttaall aappppoorrttééeess ppaarr lleess aassssoocciiééss.. SSoonn ccoonnsseeii ll dd’’ aaddmmiinniissttrraattiioonn (( CCAA))

eesstt ccoommppoossééee ddee hhuuii tt mmeemmbbrreess ddoonntt ssiixx((0066)) rreepprréésseennttaanntt ddee ll ’’ EEttaatt eett ddeeuuxx ((0022)) rreepprréésseennttaanntt

lleess aaggeennttss ddee llaa JJIIRRAAMMAA..

** CCaappii ttaall SSoocciiaall

CCeettttee ssoocciiééttéé eesstt uunnee ssoocciiééttéé dd’’ EEttaatt aavveecc uunn ccaappii ttaall ddee AArr 1100775533661100000000oouu

5533776688005500000000FF

** SSiièèggee SSoocciiaall

CCeettttee ssoocciiééttéé eesstt uunnee ssoocciiééttéé dd’’ EEttaatt àà ggeessttiioonn pprriivvééee.. SSoonn ssiièèggee ggéénnéérraallee ssee ssii ttuuee àà

AAnnttaannaannaarriivvee ..

5

114499 RRuuee RRAAIINNAANNDDRRIIAAMMPPAANNDDRRYY

BBPP :: 220000

AAddrreessssee ttééllééggrraapphhiiqquuee :: JJIIRRAAMMAA CCCCPP 22114411 TTaannaannaarriivvee

BBNNII// CCLL 00111177335555-- VVAARR

NN°° SSTTAATT 5511111100110066001111225588 –– NNIIFF 00002211441111

TTeell ::22222200003311 TTaannaa

CC)) AAcctt iivvii ttééss

LLaa ssoocciiééttéé aa ccoommmmee aaccttiivvii ttééss pprriinncciippaalleess ::

-- LLaa pprroodduuccttiioonn dd’’ eeaauu eett éénneerrggiiee

-- LLaa ddiissttrriibbuuttiioonn cchheezz lleess ccll iieennttss

-- LLee ttrraannssppoorrtt ppaarr llaa ddiissttaannccee eennttrree ll iieeuu ddee pprroodduuccttiioonn eett ll iieeuu ddee ddiissttrriibbuuttiioonn..

LLaa JJIIRRAAMMAA aa aauussssii ll ’’ aaccttiivvii ttéé aannnneexxee qquuii ccoonncceerrnnee ssuurrttoouutt llaa vveennttee ddeess mmaattéérriieellss rreellaattii ffss aauuxx

aaccttiivvii ttééss pprriinncciippaalleess

EExx :: TTrraavvaauuxx ddee bbrraanncchheemmeenntt (( ttuuyyaauutteerriieess,, aacccceessssooii rreess))

aa)) AAccttiivvii ttéé EEaauu

AAccttuueell lleemmeenntt,, llaa JJIIRRAAMMAA nnee ffoouurrnnii tt ddee ll ’’ eeaauu ppoottaabbllee qquuee ppoouurr llaa ccaappii ttaallee,, lleess ggrraannddeess vvii ll lleess

eett qquueellqquueess ccoommmmuunneess rruurraalleess dduu ppaayyss..

EEll llee pprroodduuii tt ddee ll ’’ eeaauu ppaarr llaa cchhaaîînnee ddee pprroodduuccttiioonn dd’’ eeaauu ((PPOO)) eett llaa ttrraannssppoorrttee ddee llaa ssttaattiioonn

vveerrss llaa rréésseeaauu ddee ddiissttrriibbuuttiioonn..

bb)) AAccttiivvii ttéé EElleeccttrriiqquuee

LL’’ éénneerrggiiee éélleeccttrriiqquuee pprroodduuii tt ppaarr llaa JJIIRRAAMMAA pprroovviieenntt ddee ttyyppeess ddee cceennttrraallee ::

-- CCeennttrraallee HHyyddrrooéélleeccttrriiqquuee

UUnnee ttuurrbbiinnee ttrraannssffoorrmmee ll ’’ éénneerrggiiee hhyyddrraauull iiqquuee eenn éénneerrggiiee éélleeccttrriiqquuee..

EExx :: CCeennttrraallee dd’’ AAnnddeekkaalleekkaa(( TTaannaannaarriivvee))

6

-- CCeennttrraallee tthheerrmmiiqquuee qquuee ll ’’ éénneerrggiiee éélleeccttrriiqquuee ppaarr ll ’’ iinntteerrmmééddiiaaii rree dd’’ uunnee mmaacchhiinnee

tthheerrmmiiqquuee mmoottrriiccee aall iimmeennttééee ppaarr llee ggaassooii ll oouu ffuueell -- ooii ll ,, cc’’ eesstt llee ccaass ddee llaa cceennttrraallee ddee

MMaahhaajjaannggaa eett aauuttrreess.. AAvvaanntt llaa ddiissttrriibbuuttiioonn ddee ll ’’ éénneerrggiiee éélleeccttrriiqquuee pprroodduuii ttee,, eell llee ppaassssee ppaarr

lleess ssttaaddee ssuuiivvaanntteess ::

-- TTrraannssffoorrmmaattiioonn ddee llaa hhaauuttee tteennssiioonn eenn mmooyyeenn tteennssiioonn

-- TTrraannssffoorrmmaattiioonn ddee llaa mmooyyeenn tteennssiioonn eenn bbaassssee tteennssiioonn

EExx :: EEnn 338800VV oouu 222200 VV

DD))OOrr ggaanniiggrr aammmmee ggéénnéérr aallee ddee llaa ssoocciiééttéé JJII RRAAMM AA

CA

DG

DGA

DDII RR

Tananarive TTaammaattaavvee Toliary MMaahhaajjaannggaa

Fianarantsoa Antsira /na Antsirabe

7

OOrrggaanniiggrraammmmee aauu sseeiinn ddee llaa ddii rreeccttiioonn ggéénnéérraallee

DG

DGA

DAF DV DSI DRH DPTE DDE DEE DEXO DDO

DGAA DGAO DGAE

8

FF// FFoonncctt iioonn ddee cchhaaqquuee ppoossttee

LLaa ssoocciiééttéé JJIIRRAAMMAA eesstt ddiivviissééee eenn 0077 rrééggiioonnss ddiissttiinncctteess ddoonntt ::

TTooaammaassiinnaa,, MMaahhaajjaannggaa,, TTaannaannaarriivvoo,, AAnnttssii rraannaannaa,, TTooll iiaarryy,, FFiiaannaarraannttssooaa,, AAnnttssii rraabbee..

CCeess DDiirreeccttiioonn IInntteerrrrééggiioonnaallee ssoonntt rraattttaacchhééeess ddii rreecctteemmeenntt àà llaa DDiirreeccttiioonn GGéénnéérraallee qquuii ssee ttrroouuvvee

àà TTaannaannaarriivvoo..

LLaa DDGG :: AA ppoouurr rrôôllee dd’’ eexxééccuuttaanntt eett aassssuurree llaa ffoonnccttiioonnnneemmeenntt ddee llaa ssoocciiééttéé..

LLaa DDiirreeccttiioonn ppllaannii ff iiccaattiioonn ss’’ ooccccuuppee ddee llaa ttaarrii ff iiccaattiioonn àà ppaarrttii rr ddeess ééttuuddeess ééccoonnoommiiqquueess

ggéénnéérraallee eett dduu ppllaann dd’’ iinnvveessttiisssseemmeenntt àà mmooyyeenn eett ccoouurrtt tteerrmmee ddee llaa JJIIRRAAMMAA..

LLaa DDGGAAEE eesstt cchhaarrggééee ddeess ééqquuiippeemmeennttss rreellaattii ffss àà ll ’’ éélleeccttrriiccii ttéé,, eett ss’’ ooccccuuppee

pprriinncciippaalleemmeenntt ddee ll ’’ aapppprroovviissiioonnnneemmeenntt eenn éénneerrggiiee éélleeccttrriiqquuee ddeess aabboonnnnééeess ppoouurr aassssuurreerr àà llaa

ffooiiss ll ’’ eexxppllooii ttaattiioonn..

LLaa DDGGAAOO aassssuurree ddeess mmiissssiioonn aannaalloogguueess àà llaa DDGGAAEE mmaaiiss ddaannss llaa ddoommaaiinnee dd’’ eeaauu..

LLaa DDGGAAAA ééllaabboorree llee ddéévveellooppppeemmeenntt eett llaa mmiissee eenn œœuuvvrree ddee llaa ppooll ii ttiiqquuee ddee ggeessttiioonn ddee

ffoorrmmaattiioonn eett ddee ssééccuurrii ttéé ppeerrssoonnnneell llee,, eell llee aassssuurree aauussssii ddeess aaff ffaaii rreess ssoocciiaalleess ppaarr ll ’’ iinntteerrmmééddiiaaii rree

ddee DDRRHH..

LLaa DDAAFF ss’’ ooccccuuppee ddeess aaff ffaaii rreess aaddmmiinniissttrraattiivveess eett jjuurriiddiiqquueess ddee llaa ssoocciiééttéé,, eell llee eesstt

ééggaalleemmeenntt cchhaarrggéé ddee ll ’’ ééllaabboorraattiioonn dduu bbii llaann aannnnuueell ddee llaa ssoocciiééttéé..

LLaa DDIIRR ccoooorrddoonnnnee llee bboonn ddéérroouulleemmeenntt ddee llaa ssoocciiééttéé ddaannss lleess sseerrvviicceess qquuii lluuii ssoonntt

rraattttaacchhééss..

9

SSEECCTTII OONN 22 :: OOrr ggaanniissaatt iioonn eett ssttrr uuccttuurr ee ddee llaa ddii rr eecctt iioonn iinntteerr rr ééggiioonnaallee dduu JJII RRAAMM AA

MM aahhaajj aannggaa

AA)) OOrr ggaanniissaatt iioonn ggéénnéérr aall

DDaannss cchhaaqquuee pprroovviinncceess ,, llaa ssoocciiééttéé eesstt ddii rriiggééee ppaarr uunnee DDiirreeccttiioonn..

PPoouurr llaa JJIIRRAAMMAA MMaahhaajjaannggaa,, eell llee eesstt ddii rriiggééee ppaarr llee DDiirreecctteeuurr MMoonnssiieeuurr

BBOOTTOOSSOOAAMMAALLAANNDDYY JJoosseepphh..

EEnn ggéénnéérraallee,, eell llee aa 0033 ssoouuss ggrroouuppeemmeennttss ::

-- SSoouuss ggrroouuppeemmeenntt ddee MMAARROOVVOOAAYY

-- SSoouuss ggrroouuppeemmeenntt ddee MMAAIINNTTIIRRAANNOO

-- SSoouuss ggrroouuppeemmeenntt dd’’ AANNTTSSOOHHIIHHYY

LLeess sseecctteeuurrss ssoonntt aauu nnoommbbrree ddee vviinnggtt eett uunn ((2211))

LLee ssiiggllee eesstt uunniiqquuee eett nnaattiioonnaallee,, llee ccooddee sseecctteeuurr eesstt vvaarriiaabbllee..

EExx :: PPoouurr DDIIRR MMaahhaajjaannggaa ccooddee ::0033

LLaa JJIIRRAAMMAA nnee cceessssee ddee ddéévveellooppppeerr sseess aaccttiivvii ttééss ddee rrééggiioonnss eenn rrééggiioonnss..

BB))LL eess sseecctt iioonnss aannaallyytt iiqquueess

CC’’ eesstt uunnee iimmppuuttaattiioonn ddeess ddééppeennsseess ;; eell llee jjoouuee uunnee rrôôllee ttrrèèss iimmppoorrttaanntt ddaannss llee ssuuiivvii ddeess

ddééppeennsseess ffaaîîtteess ppaarr uunn sseerrvviiccee ppaarr rraappppoorrtt aauuxx aauuttrreess sseerrvviicceess ..

LLeess ccoommpptteess ddeess cchhaarrggeess eett pprroodduuii ttss sseeuulleemmeenntt qquuii eexxiiggeenntt llaa sseeccttiioonn aannaallyyttiiqquuee..

II ll ffaauutt mmeettttrree llaa sseeccttiioonn aannaallyyttiiqquuee aavvaanntt ddee ffaaii rree uunnee ddeemmaannddee dd’’ aapppprroovviissiioonnnneemmeenntt..

TToouutt lleess sseerrvviicceess aauu sseeiinn ddee llaa JJIIRRAAMMAA oonntt uunnee SSAA ::

003300880000 :: SSeerrvviiccee SSRRHH

RR3300880000 :: CChheeff ddee sseerrvviiccee SSRRHH

RR3300550000 :: CChheeff ccoommppttaabbllee

RR3300770000 :: SSeerrvviiccee ccoommmmeerrcciiaallee

DDaannss llee sseerrvviiccee SSEEXXOO oonn ttrroouuvvee 22 ttyyppee ddee SSAA ::

10

00330011110000 ppoouurr llee sseerrvviiccee pprroodduuccttiioonn dd’’ eeaauu

003311550000 ppoouurr llee sseerrvviiccee ddiissttrriibbuuttiioonn dd’’ eeaauu..

RR3300002200 :: DDii rreeccttiioonn

RR3355554400 :: CChheeff ddiissttrriibbuuttiioonn éélleeccttrriiqquuee

003355220000 :: PPrroodduuccttiioonn éélleeccttrriiccii ttéé

003355220000 :: CCeennttrraallee pprroodduuccttiioonn éélleeccttrriiccii ttéé

003388550000 ::TTrraavvaauuxx rreemmbboouurrssaabbllee éélleeccttrriiqquuee((TTRREE))

003388110000 :: TTrraavvaauuxx rreemmbboouurrssaabbllee eeaauu((TTRROO))

CC))OOrr ggaanniiggrr aammmmee aauu sseeiinn ddee llaa ddii rr eecctt iioonn iinntteerr rr ééggiioonnaallee MM aahhaajj aannggaa

DIR MAHAJANGA

Sous groupement Marovoay

Ville de Mahajanga

Sous groupement Maintirano

Sous groupement Antsohihy

SECTEURS Ambato Boeny Madirovalo Maevatanana Kandreho Mitsinjo Soalala Marovoay

SECTEURS Maintirano Antsalova Morafenobe Ambatomainty Besalampy

SECTEURS Antsohihy Anahidrano Mampikony Bealanana Analalava Port Berger Mandritsara Befandriana Nord

11

D)Structure du service de la JIRAMA Mahajanga

-- LL eess ddii ff fféérr eennttss sseerr vviicceess

LLaa DDIIRR MMaahhaajjaannggaa eesstt ccoommppoossééee ddee oonnzzee ttyyppeess ddee sseerrvviicceess ::

11// SSeerrvviiccee PPrroodduuccttiioonn ddee ll ’’ EElleeccttrriiccii ttéé

IIll aassssuurree llaa pprroodduuccttiioonn dd’’ éélleeccttrriiccii ttéé aauu sseeiinn ddee llaa vvii ll llee ddee MMaahhaajjaannggaa eett ddeess sseecctteeuurrss,, ii ll eesstt

rreessppoonnssaabbllee ddee llaa mmaaiinntteennaanncceess eett ll ’’ eennttrreettiieenn ddeess ggrroouuppeess éélleeccttrrooggèènneess..

22// SSeerrvviiccee ddee DDiissttrriibbuuttiioonn EElleeccttrriiqquuee

IIll eesstt rreessppoonnssaabbllee ddee llaa ddiissttrriibbuuttiioonn ddee ll ’’ éélleeccttrriiccii ttéé aauu sseeiinn ddee llaa vvii ll llee eett ddeess sseecctteeuurrss,, llaa

mmaaiinntteennaannccee eett eennttrreettiieenn,, lleess ttrraavvaauuxx dd’’ eexxtteennssiioonn dduu rréésseeaauuxx éélleeccttrriiqquueess,, llee ttrraavvaauuxx ddee

bbrraanncchheemmeenntt éélleeccttrriiqquuee eett ddééppaannnnaaggee..

33// SSeerrvviiccee dd’’ EExxppllooii ttaattiioonn dd’’ EEaauu

IIll aassssuurree llaa pprroodduuccttiioonn eett ddiissttrriibbuuttiioonn dd’’ eeaauu ppoottaabbllee ddaannss llaa DDIIRR ddee MMaahhaajjaannggaa,, llaa

mmaaiinntteennaannccee ll ’’ eennttrreettiieenn ddeess mmaattéérriieellss ttoouurrnnaannttss (( CChhââtteeaauu dd’’ eeaauu )) eett ddeess iinnffrraassttrruuccttuurreess ddee

ttrraaii tteemmeenntt dd’’ eeaauu eett ddeess rréésseeaauuxx dd’’ eeaauu..

44// SSeerrvviiccee RReessssoouurrcceess HHuummaaiinneess

CCee sseerrvviiccee aassssuurree llaa ggeessttiioonn eett ll ’’ aaddmmiinniissttrraattiioonn dduu ppeerrssoonnnneell ..

IIll eesstt rreessppoonnssaabbllee ddee ll ’’ eemmbbaauucchhee eenn ccaass ddee vvaaccaannccee ppoossttee,, llaa rréémmuunnéérraattiioonn,, lleess aavvaanncceess,,

llaa rrèègglleemmeenntt ddee ccoonnggééss eett œœuuvvrree ssoocciiaalleess yy ssoonntt ééggaalleemmeenntt rrééggiiss

55// SSeerrvviiccee AAddmmiinniissttrraattii ff eett FFiinnaanncciieerr

CCee sseerrvviiccee aa lleess rreessppoonnssaabbii ll ii ttééss aaddmmiinniissttrraattii ff eett ff iinnaanncciièèrreess ddee llaa DDIIRR MMaahhaajjaannggaa eett

cceell lleess ddeess sseecctteeuurrss.. II ll ss’’ ooccccuuppee ddee llaa tteennuuee ddee llaa ccoommppttaabbii ll ii ttéé eenn ééttaabbll iissssaanntt llee ll iivvrree jjoouurrnnaall eett

eenn tteennaanntt lleess ppiièècceess ccoommppttaabblleess eett jjuussttii ff iieerr lleess aannoommaall iieess eett ddee rréégguullaarriisseerr lleess ééccrrii ttuurreess ..

IIll ggèèrree aauussssii llee ffoonnddss ddee llaa ccaaiissssee ddee llaa DDIIRR eett ddeess sseecctteeuurrss ssuuiivvaanntt lleess nnootteess eett

pprrooccéédduurree eenn vviigguueeuurr..

12

66// SSeerrvviiccee CCoonnttrrôôllee ddee GGeessttiioonn

IIll ssee cchhaarrggee dduu ccoonnttrrôôllee ddee ggeessttiioonn aauu nniivveeaauu ddee llaa DDIIRR eett sseecctteeuurrss ccoommmmee ll ’’

ééllaabboorraattiioonn ddee bbuuddggeett pprréévviissiioonnnneell ddee ll ’’ aannnnééee ssuuiivvaanntt eett ffeerraa llee ssuuiivvii ddee llaa rrééaall iissaattiioonn ddeess

oobbjjeeccttii ffss.. IIll aaggii tt ssuurr llee ttaabblleeaauu ddee bboorrdd ppaarr rraappppoorrtt aauu bbuuddggeett ddee cchhaaqquuee sseerrvviiccee.. II ll ccoonnttrrôôllee eett

vvéérrii ff iiee llaa DDeemmaannddee dd’’ AApppprroovviissiioonnnneemmeenntt (( DDAA)) eett llee pprriixx ddee ffoouurrnniisssseeuurr ppoouurr llaa rrééaall iissaattiioonn

ddeess aacchhaattss llooccaauuxx..

77// SSeerrvviiccee CCoommmmeerrcciiaallee

PPrriinncciippaalleemmeenntt,, ii ll aassssuurree llaa pprriissee eenn cchhaarrggee ddeess nnoouuvveeaauu ccll iieenntt eett lleess aaccttiivvii ttééss aannnneexxeess eett

aacccceessssooii rreess ccoommmmee lleess bbrraanncchheemmeennttss eett aauuttrree rreecceetttteess.. IIll eesstt llee rreessppoonnssaabbllee ddee llaa rreellaattiioonn aavveecc

lleess ccll iieennttss rrééeellss,, ppootteennttiieellss,, eett lleess ccll iieennttss ddoouutteeuuxx.. II ll ss’’ ooccccuuppee ééggaalleemmeenntt ddee llaa ffaaccttuurraattiioonn ddeess

ccll iieennttss sseelloonn lleeuurrss ccoonnssoommmmaattiioonn aaiinnssii qquuee llee rreeccoouuvvrreemmeenntt ddeess ddeetttteess..

88// SSeerrvviiccee SSyyssttèèmmee IInnffoorrmmaattiiqquuee

IIll ggèèrree ll ’’ eexxppllooii ttaattiioonn ddee ssyyssttèèmmee iinnffoorrmmaattiiqquuee eett ssaauuvveeggaarrddee lleess ddoonnnnééeess ddee llaa DDIIRR eett

cceell llee ddeess sseecctteeuurrss..

99// SSeerrvviiccee TTeecchhnniiqquuee eett CCoonnttrrôôllee ddee CCoommppttaaggee

IIll ccoonnttrrôôllee llaa ff iiaabbii ll ii ttéé eett ll ’’ aapppprréécciiaattiioonn dduu ccoommppttaaggee ddee ll ’’ éélleeccttrriiccii ttéé eett ddee ll ’’ eeaauu.. IIll vvéérrii ff iiee

lleess aannoommaall iieess eett aassssuurree llaa ppoossee ccoommpptteeuurrss oouu ttrraavvaauuxx ddee ccoouuppuurree eett ddee ddééppoossee ccoommpptteeuurrss..

1100// SSeerrvviiccee AApppprroovviissiioonnnneemmeenntt

IIll aassssuurree llaa ggeessttiioonn ddeess ssttoocckkss ddee llaa DDIIRR eett cceell llee ddee sseecctteeuurrss..

1111// SSeerrvviiccee CCeennttrree MMééddiiccoo-- SSoocciiaall

CCee sseerrvviiccee aassssuurree llaa ssaannttéé dduu ppeerrssoonnnneell ddee llaa ssoocciiééttéé eett ddee sseess ffaammii ll lleess llééggii ttiimmeess.. II ll eenn eesstt

ddee mmêêmmee ddeess aacccciiddeennttss ddee ttrraavvaaii ll ..

13

EE))OOrr ggaanniiggrr aammmmee ddee llaa ssttrr uuccttuurr ee aauu sseeiinn ddee llaa JJII RRAAMM AA MM aahhaajj aannggaa

AAyyaanntt tteerrmmiinnéé llaa ddeessccrriippttiioonn ddee llaa ssoocciiééttéé JJIIRRAAMMAA ,, nnoouuss eennttaammoonnss àà llaa pprréésseennttaattiioonn ddee llaa

sseerrvviiccee CCeennttrree MMééddiiccoo-- SSoocciiaall JJIIRRAAMMAA MMaahhaajjaannggaa..

STAFF DIR MAHAJANGA

SAF STCC SRH SEXO SPE SDE S APPRO S COM SSI SCG CMS

Direction Interrégional Mahajanga

14

CCHHAAPPII TTRREE II II :: PPRREESSEENNTTAATTIIOONN DDEE LLAA SSEERRVVIICCEE CCEENNTTRREE MMEEDDIICCOO--

SSOOCCIIAALL ((CCMMSS)) DDEE LLAA JJIIRRAAMMAA MMAAHHAAJJAANNGGAA

SSEECCTTII OONN 11 :: OOrr ggaanniissaatt iioonn aauu sseeiinn dduu CCMM SS

AA// GGéénnéérr aall ii ttééss

CCoommmmee ttoouutteess lleess ggrraannddeess EEnnttrreepprriissee llaa JJIIRRAAMMAA ddiissppoossee dd’’ uunnee UUnnii ttéé MMééddiiccoo SSoocciiaallee

qquuii eesstt uunn sseerrvviiccee pplluuss iimmppoorrttaanntt ppoouurr llee bboonn ffoonnccttiioonnnneemmeenntt ddee llaa ssoocciiééttéé..

BB// MM iissssiioonn

LLaa mmiissssiioonn pprriinncciippaallee dduu CCMMSS eesstt ddee pprroommoouuvvooii rr llaa ssaannttéé ddeess ttrraavvaaii ll lleeuurrss eett lleeuurrss

ffaammii ll lleess ,,aa vviissééee pprréévveennttiivveess,, ccuurraattiivveess,, mmééddeecciinnee ddee ssooiinnss eett dduu ttrraavvaaii ll ..

CC// SSttrr uuccttuurr ee

MMEEDDEECCIINN TTRRAAIITTAANNTT

LLee mmééddeecciinn cchheeff aa ppoouurr rrôôllee ::

-- CCoonnssuull ttaattiioonn ggéénnéérraallee

-- VViissii ttee dd’’ eemmbbaauucchhee

-- VViissii ttee ssyyssttéémmaattiiqquuee

-- VViissii ttee ddeess ll iieeuuxx ddee ttrraavvaaii ll ..

UUNNIITTEE SSTTOOMMAATTOOLLOOGGIIEE

EEll llee ss’’ ooccccuuppee llaa pprreessttaattiioonn iinntteerrnnee eenn ssttoommaattoollooggiiee cc’’ eesstt àà ddii rree ::

-- LLaa vviissii ttee ssyyssttéémmaattiiqquuee ddeess ttrraavvaaii ll lleeuurrss

-- LLeess ssooiinnss ddeennttaaii rree

UUNNIITTEE SSOOIINNSS MMAATTEERRNNEELLLLEE EETT IINNFFAANNTTIILLEE // PPLLAANNNNIINNGG FFAAMMIILLIIAALLEE

OOUU ((SSMMII//PPFF))

EEll llee aassssuurree llaa ssaannttéé mmaatteerrnneell llee eett iinnffaannttii llee ppoouurr lleess mmèèrreess eett lleess eennffaannttss ddee llaa JJIIRRAAMMAA,, mmaaiiss

eell llee ss’’ ooccccuuppee aauussssii lleess ccll iieennttss eexxtteerrnneess qquuii ppaasssseenntt aauu cceennttrree..

UUNNIITTEE RRAADDIIOOLLOOGGIIEE

II ll yy aa ddeeuuxx ssoorrtteess ddee ccll iieennttss

--CCll iieennttss iinntteerrnneess

-- CCll iieennttss eexxtteerrnneess (( ppaayyaanntt))

AASSSSIISSTTAANNCCEE SSOOCCIIAALL

EEll llee eesstt rreessppoonnssaabbllee ddee ttoouutteess lleess ff iicchheess ::

15

FFiicchheess ddee ssooiinnss

FFiicchheess mmééddiiccaallee

EEll llee aaccccuueeii ll llee lleess mmaallaaddeess ,, pprreenndd lleeuurr ff iicchhee aavvaanntt ddee ppaasssseerr cchheezz llee ddoocctteeuurr..

EEnn ff iinn eell llee ttrraannssccrrii tt llee ttrraaii tteemmeenntt ddeess mmaallaaddeess ddaannss uunnee ccaahhiieerr ddee rreeggiissttrree

UUNNIITTEE AADDMMIINNIISSTTRRAATTIIFF

EEll llee ss’’ eennggaaggee àà llaa rreessppoonnssaabbii ll ii ttéé aaddmmiinniissttrraattii ff

DD))OOrr ggaanniiggrr aammmmee dduu CCMM SS

C’est ainsi la présentation de la Centre Médico- Social JIRAMA Mahajanga se termine, on va parler le domaine à étudier.

Médecin traitant

Chirurgien dentiste

Assistante dentaire Administratif

Gardien

Sage femme

Infirmier Iére degré

Manipulateur Radiologie

Infirmier IIémé degré

Aide soignante

Femme de ménage Gardien

16

CCHHAAPPIITTRREE II II II :: LL EE DDOOMM AAII NNEE AA EETTUUDDII EERR

SSeeccttiioonn 11 ::UUnnii ttéé aaddmmiinniissttrraattiivvee dduu CCMMSS

A/ Généralité

L’administration de la CMS assure la gestion du centre.

Elle a comme section analytique 030600

B / Rôle principal

-Gestion d ‘ officine

L’officine

L’officine est l’ensemble des locaux où on entrepose ou prépare les médicaments avant la

distribution.

C’est à dire on dépose provisoirement des médicaments.

1) Achats des médicaments ou achats locaux

a)Définition

L’acte de l’achat est une opération commerciale ponctuelle par la quelle l’acheteur et le

vendeur conviennent des modalités du transfert de propriété de biens ou service.

-Achats locaux

L’achat local des médicaments du CMS se fait en gestion à flux tendu

C ‘est à dire, on achète ce qu’on a besoin selon le rythme de consommation.

b) Les fournisseurs du CMS

La CMS a ses fournisseurs comme :

-Sopadiphar(Belveder)

-Cofarma (Coopération Pharmaceutique Malgache)

-Pharmacie de l’Espérance

17

c) Les documents utilisés pendant l’achat :

La CMS utilise des documents preimprimés pour la gestion d ‘ officine

Ces documents sont :

- Demande d’approvisionnement

- Bon de commande

- Bon de livraison

- Bon de réception

Procédure des achats locaux et les circuits des documents

DDAA dduu CCMMSS

Cofarma

PPhhaarrmmaacciiee ddee

ll ’’ EEssppéérreennccee

SSooppaaddiipphhaarr

SSiiggnnaattuurree dduu ccaahhiieerr

ddee ttrraannssmmiissssiioonn

BBoonn ddee ll iivvrraaiissoonn eett

FFaaccttuurree

RRéécceeppttiioonn CCMMSS

OOffff iicciinnee

18

2)Etablissement de la procédure de paiement facture fournisseurs

Le paiement des fournisseurs se fait mensuellement par un virement bancaire.

Les documents utilisés sont :

-Demande d’approvisionnement

-Bon de réception

-Bon de commande

-Facture fournisseurs

a)Les Circuits hiérarchiques des documents

DDAA ;;BBRR

PPaarraafféé eett ssiiggnnéé ppaarr

llee mmééddeecciinn ttrraaii ttaanntt

BBCC

SSiiggnnaattuurree ddee llaa

DDiirreeccttiioonn

CCoonnttrrôôllee eett vvéérrii ff iiccaattiioonn

BBRR ,,BBCC,,DDAA ppaarr SSCCGG

DDAAFF

PPaaiieemmeenntt ppaarr

vvii rreemmeenntt

19

33)) EEnnvvooiiee ddeess mmééddiiccaammeennttss ppaarr SSeecctteeuurr eett SSoouuss ggrroouuppeemmeenntt

CChhaaqquuee sseecctteeuurr eesstt aapppprroovviissiioonnnnéé ddeess pprroodduuii ttss pphhaarrmmaacceeuuttiiqquueess ppaarr llee CCMMSS

JJii rraammaa MMaahhaajjaannggaa..

MMooddee dd’’ eennvvooiiee :: SSuurr rroouuttee

aa)) LLeess ddooccuummeennttss ssoonntt ::

--DDeemmaannddee dd’’ aapppprroovviissiioonnnneemmeenntt

--BBoonn ddee ll iivvrraaiissoonn

--BBoonn ddee ssoorrttiiee oouu BBoonn ddee cceessssiioonn

bb))PPrrooccéédduurree dd’’ eennvvooiiee ddeess mmééddiiccaammeennttss ppaarr sseecctteeuurr

RRéécceeppttiioonn DDAA dduu SSeecctteeuurr

SSii eexxiisstteennccee SSii aabbsseennccee

OOffff iicciinnee AAcchhaattss

BBLL,, BBCCSS,, BBSS

SSeecctteeuurrss eett SSoouuss

ggrroouuppeemmeenntt

20

44)) SSuuiivvii ddee ccoonnssoommmmaattiioonn ssttoocckkss dd’’ ooffffiicciinnee

TToouuss lleess ssiixx ((0066)) mmooiiss,, cchhaaqquuee sseecctteeuurr eett cchhaaqquuee sseerrvviiccee aauu sseeiinn ddee llaa ddii rreeccttiioonn

iinntteerrrrééggiioonnaallee ddooiivveenntt eennvvooyyeerr uunnee nnoottee qquuii aa ppoouurr oobbjjeett ddee ffaaii rree ccoonnnnaaîîttrree ssoonn ééttaatt

rrééccaappii ttuullaattii ff sseemmeessttrriieell ddee pprreessttaattiioonn iinntteerrnnee oouu vveennttii llaattiioonn ddeess pprreessttaattiioonnss iinntteerrnnee..

EExxeemmppllee :: DDaannss llee ssoouuss ggrroouuppeemmeenntt ddee MMaarroovvooaayy ii ll eesstt nnéécceessssaaii rree ddee ssaavvooii rr qquueell eesstt llee

mmoonnttaanntt ddeess ddééppeennsseess ddeess pprroodduuii ttss pphhaarrmmaacceeuuttiiqquueess ddaannss ll ’’ uunnii ttéé ssttoommaattoollooggiiee,, iinnff ii rrmmeerriiee,,

mmééddeecciinnee,, iimmaaggeerriiee..

AAnnnnééee :: 22000066

SSAA :: 664400000000

NNoottee :: EEttaatt rrééccaappii ttuullaattii ff sseemmeessttrriieell ddeess pprreessttaattiioonn iinntteerrnnee

MMOOIISS

MMééddeecciinnee IInnff ii rrmmeerriiee IImmaaggeerriiee SSttoommaattoollooggiiee

JJaannvviieerr KK

FFéévvrriieerr LL

MMaarrss KK OO

AAvvrrii ll MM

MMaaii LL

JJuuiinn MM

TTOOTTAALL KK++KK LL++LL MM++MM OO

55))LLaa ffaaccttuurraattiioonn iinntteerrnnee

aa))GGéénnéérraall ii ttéé ssuurr llaa ffaaccttuurree

LLaa ffaaccttuurree eesstt uunn ddooccuummeenntt ééttaabbll ii ppaarr llee vveennddeeuurr qquuii ddééttaaii ll llee àà ll ’’ aacchheetteeuurr lleess pprroodduuii ttss..

CC’’ eesstt uunnee ppiièèccee jjuussttii ff iiccaattiivvee eenn ccoommppttaabbii ll ii ttéé eett eenn ff iissccaall ii ttéé..

bb))LLaa ffaaccttuurraattiioonn aauu CCMMSS

LLaa ffaaccttuurraattiioonn iinntteerrnnee ccoonnssiissttee àà iimmppuutteerr ddeess cchhaarrggeess ppaarr mmooiiss ssuurr llaa ccoonnssoommmmaattiioonn ddeess

mmééddiiccaammeennttss oouu aauuttrreess pprroodduuii ttss pphhaarrmmaacceeuuttiiqquueess ddaannss cchhaaqquuee sseerrvviiccee aauu sseeiinn ddee llaa JJIIRRAAMMAA..

AA ppaarrttii rr ddee cceellaa,, llaa sseeccttiioonn aannaallyyttiiqquuee ddee cchhaaqquuee sseerrvviiccee ffoonnccttiioonnnnee,, ccaarr llaa ffaaccttuurraattiioonn

ssuuiivvii tt llaa vveennttii llaattiioonn ddee pprreessttaattiioonn iinntteerrnnee..

cc))LLaa ffaaccttuurree pprrooffoorrmmaa

LLaa ffaaccttuurree pprrooffoorrmmaa eesstt uunnee oorrddoonnnnaannccee pprréé iimmpprriimmééee ééttaanntt ddoonnnnééee aapprrèèss llaa

ccoonnssuull ttaattiioonn dduu MMééddeecciinn ttrraaii ttaanntt

EEll llee eesstt aauu mmooiinnss ddeeuuxx ((0022)) eexxeemmppllaaii rreess ::

--0011 ppoouurr lleess ppaattiieennttss

--0022 ppoouurr llaa CCMMSS

17

dd)) LLaa vveennttii llaattiioonn

LLaa vveennttii llaattiioonn ccoonnssiissttee àà eexxttrraaii rree dduu ll iivvrree jjoouurrnnaall ttoouutteess lleess ll iiggnnee qquuii ssee rraappppoorrttee àà uunn

mmêêmmee oobbjjeett oouu mmêêmmee ccooddee eett àà lleess rreeggrroouuppeerr ppoouurr eenn ffaaii rree llee ttoottaall ..

EExxeemmppllee :: VVeennttii llaattiioonn ddee llaa pprreessttaattiioonn ((PPrroodduuii ttss pphhaarrmmaacceeuuttiiqquueess))

UUnnii ttéé SSAA PPrreessttaattrriicceess NNAA SSAA ddéébbii ttrriicceess MMoonnttaanntt eenn

AArriiaarryy

OOffff iicciinnee 003300660000 001111 003355554400 XX

003300770000 XX

RR3300880000 XX

ee))PPrrooccéédduurree ddee llaa ffaaccttuurraattiioonn iinntteerrnnee

Services/Secteurs Agents/ Familles

Médecin Traitant/ Consultation

Officine /Sortie médicaments

Administratif/ Facturation interne

Envoie des notes

18

CC//AAcctt iivvii ttééss aannnneexxeess eennggaaggéé ppaarr ll ’’ aaddmmiinniissttrr aatt iioonn dduu CCMM SS

11)) SSuuiivvii dduu bbuuddggeett CCMMSS

--DDééff iinnii ttiioonn dduu bbuuddggeett

CC’’ eesstt ll ’’ ééttaatt ddee pprréévviissiioonn ddeess ddééppeennsseess eett rreecceetttteess dd’’ uunnee EEnnttrreepprriissee.. CCoommmmee ttoouuss lleess

sseerrvviicceess,, llaa CCMMSS aa ssoonn bbuuddggeett pprréévviissiioonnnneell ..LLee bbuuddggeett pprréévviissiioonnnneell eesstt ll ’’ aassppeecctt ff iinnaanncciieerr dd’’ uunn

pprrooggrraammmmee dd’’ uunn ppllaann dd’’ aaccttiioonn,, cc’’ eesstt llee ppllaann ff iinnaanncciieerr aannnnuueell ((mmaaiiss qquuii ppeeuutt êêttrree pprréévvuuee ppoouurr

uunnee aauuttrree dduurrééee)) ttrraadduuii tt eenn cchhii ff ff rree eett eenn vvaalleeuurr ddee mmoonnnnaaiiee..

22)) IInnvveennttaaii rree iimmmmoobbii ll iieerr

--GGéénnéérraall ii ttéé

LL’’ iinnvveennttaaii rree ddééssiiggnnee uunn eennsseemmbbllee ddeess ttrraavvaauuxx rrééaall iissééss eennff iinn dd’’ eexxeerrcciiccee,,

pprrééaallaabblleemmeenntt àà llaa ccllôôttuurree ddeess ccoommpptteess eett àà ll ’’ ééttaabbll iisssseemmeenntt ddeess ddooccuummeenntt ddee

ssyynntthhèèssee,, qquuii eesstt pprrooccééddéé ppaarr ddeess ééccrrii ttuurree dd’’ aajjuusstteemmeenntt eett ddee llaa rréégguullaarriissaattiioonn

ddeess ccoommpptteess.. LLeess ttrraavvaauuxx dd’’ iinnvveennttaaii rree ccoonnssiisstteerroonntt :: lleess aammoorrttiisssseemmeennttss,, lleess

pprroovviissiioonnss,, llaa rréégguullaarriissaattiioonn ddeess ccoommpptteess ddeess cchhaarrggeess eett pprroodduuii ttss..

AAlloorrss ll ’’ iinnvveennttaaii rree iimmmmoobbii ll iieerr aauu CCMMSS ssee ffaaii tt ttoouuss llee mmooiiss ddee SSeepptteemmbbrree

ccoonncceerrnnaanntt ll ’’ aammoorrttiisssseemmeenntt ddeess iimmmmoobbii ll iissaattiioonn ccoorrppoorreell llee ccoorrrreessppoonndd àà ssoonn

uussuurree..

CCee ttrraavvaaii ll aa ppoouurr bbuutt ddee rrééhhaabbii ll ii ttaattiioonn ddee ll ’’ iinnff rraassttrruuccttuurree dduu CCMMSS..

LLeess iimmmmoobbii ll iieerrss ccoonncceerrnnaanntt ssoonntt ::

--LLaa ssaall llee ddee cchhaaqquuee uunnii ttéé

--LLeess mmaattéérriieellss eexxiissttaanntt aauu CCMMSS

19

33))--SSuuiivvii ddee ccaaiissssee uunnii ttéé rraaddiioollooggiiee

PPaarrmmii lleess uunnii ttééss qquuii eexxiisstteenntt aauu CCMMSS,, sseeuull ll ’’ uunnii ttéé rraaddiioollooggiiee pprreenndd lleess

ccll iieennttss eexxtteerrnneess ((PPaayyaanntt)) ..

AAlloorrss eell llee eesstt ll ’’ uunnee ddee ssoouurrccee dd’’ eennccaaiisssseemmeenntt aauu sseeiinn dduu JJIIRRAAMMAA

MMaahhaajjaannggaa ..

LLee ttaarrii ff

LLee ttaarrii ff ggéénnéérraallee dd’’ eexxaammeenn rraaddiioollooggiiqquuee ssee ffaaii tt àà ppaarrttii rr ddee llaa sseecctteeuurr dduu

mmeemmbbrree àà rraaddiiooggrraapphhiieerr

IIll yy aa ttrrooiiss ddii ff fféérreennttss ttaarrii ffss ::

--TTaarrii ff pprrooppoossééee

CC’’ eesstt llee ttaarrii ff qquuee llaa CCMMSS pprrooppoossééee

--TTaarrii ff CCHHUU

CC’’ eesstt llee ttaarrii ff dduu CCeennttrree HHôôppii ttaall UUnniivveerrssii ttaaii rree

--TTaarrii ff HHLLAA

CC’’ eesstt llee ttaarrii ff dduu HHoossppii ttaall LLuutthhéérriieennnnee AAnnttaanniimmaallaannddyy

44)) RReemmbboouurrsseemmeenntt FFrraaiiss MMééddiiccaauuxx

OOnn ppeeuutt ffaaii rree uunnee pprrooccéédduurree ddee rreemmbboouurrsseemmeenntt ff rraaiiss mmééddiiccaauuxx ((RRFFMM)) ppoouurr

lleess aaggeennttss eett lleeuurr ffaammii ll llee qquuii ttoommbbeenntt mmaallaaddee eenn ccaass ooùù ::

--JJoouurr fféérriiéé

--CCoonnssuull ttaattiioonn ssppéécciiaall iissééee

--CCoonnssuull ttaattiioonn uurrggeennccee

--AAcchhaatt ddeess mmééddiiccaammeennttss mmaannqquuaanntt aauu CCMMSS

20

--PPrrooccéédduurree ddee rreemmbboouurrsseemmeenntt ff rraaiiss mmééddiiccaauuxx

55))SSuuiivvii lleess ppeerrssoonnnneellss nnoonn ccaaddrree

LL’’ uunnii ttéé aaddmmiinniissttrraattiivvee eesstt rreessppoonnssaabbllee ddee ssuuiivvrree lleess ppeerrssoonnnneellss nnoonn ccaaddrree

eenn ccee qquuii ccoonncceerrnnee ::

--LL’’ hheeuurree dd’’ eennttrrééee

--LL’’ hheeuurree ddee ssoorrttiiee aauu cceennttrree

66)) RReessppoonnssaabbllee eennvvii rroonnnneemmeenntt CCMMSS

IIll ss’’ eennggaaggee aauussssii ssuurr lleess eennttrreettiieennss eett lleess rrééppaarraattiioonnss qquuii eexxiisstteenntt aauu cceennttrree..

77)) RReellaattiioonn eexxtteerrnnee

IIll aa uunnee rreellaattiioonn ééttrrooii ttee aauuxx aauuttrreess sseerrvviicceess eett aauuxx ffoouurrnniisssseeuurrss dduu CCMMSS..

CCOONNCCLLUUSSIIOONN DDEE LLAA PPRREEMMIIEERREE PPAARRTTIIEE

BBrreeff ,, llaa pprreemmiièèrree ppaarrttiiee ddee nnoottrree oouuvvrraaggee aa ccoonnssaaccrréé ddaannss llee ccaaddrree

dd’’ ééttuuddee :: llaa ddeessccrriippttiioonn ddee llaa ssoocciiééttéé JJIIRRAAMMAA,, llaa pprréésseennttaattiioonn ddee llaa sseerrvviiccee

cceennttrree MMééddiiccoo SSoocciiaall JJIIRRAAMMAA MMaahhaajjaannggaa,, eett llee ddoommaaiinnee àà ééttuuddiieerr,, nnoouuss

ppaassssoonnss mmaaiinntteennaanntt ddaannss llaa ddeeuuxxiièèmmee ppaarrttiiee qquuii sseerraa eennttaammééee ddaannss ll ’’ ééttuuddee dduu

tthhèèmmee..

Patient Agent/ Conjoint/ Enfant

Médecin traitant Consultation/ ordonnance

Administratif Ordre de paiement

SRH Directeur Signature

SAF/ Décaissement

21

II II éémméé PPAARRTTII EE// EETTUUDDEE DDUU TTHHEEMM EE

CCHHAAPPII TTRREE II :: AANNAALLYYSSEE DDEESS PPOOIINNTTSS FFOORRTTSS EETT

PPRROOBBLLEEMMAATTIIQQUUEESS DDEE LLAA GGEESSTTIIOONN DD’’ OOFFFFIICCIINNEE

SSEECCTTII OONN 11 :: LL ’’ aannaallyyssee ddeess ppooiinnttss ffoorr ttss

aa)) OOffffiicciinnee

LLaa ddiissppoossii ttiioonn llooccaall ddee ll ’’ ooff ff iicciinnee eesstt ffaavvoorraabbllee ccaarr ii ll eesstt pprroopprree,, ccllaaii rr,, eett

vveennttii lléé.. LLaa tteemmppéérraattuurree eesstt ffaavvoorraabbllee aauussssii ppoouurr lleess mmééddiiccaammeennttss..

LLeess mmééddiiccaammeennttss ssoonntt ppllaaccééss ddaannss uunnee aarrmmooii rree

bb)) LLeess ssttoocckkss ddeess mmééddiiccaammeennttss

--GGeessttiioonn àà ff lluuxx tteenndduu

IIll nn’’ yy aa ppaass ttrroopp ddee ssttoocckkss ppaarrccee qquuee llaa ccaaddeennccee dd’’ aapppprroovviissiioonnnneemmeenntt eesstt

pprrooppoorrttiioonnnneell llee aauu rryytthhmmee ddee ccoonnssoommmmaattiioonn..

LL’’ aapppprroovviissiioonnnneemmeenntt ppoouurr lleess sseecctteeuurrss ppoouurr cceeuuxx qquuii eenn oonntt bbeessooiinn..

cc)) LLaa pprrooccéédduurree ddee llaa tteennuuee ddeess ssttoocckkss

LLee CCMMSS aa uunnee pprrooccéédduurree ddee llaa tteennuu ddeess ssttoocckkss ccoommmmee ssuuii tt ::

DD’’ aabboorrdd oonn ééttaabbll ii tt ppaarr mmaannuussccrrii ttee uunnee ff iicchhee ddee ssttoocckkss ddaannss uunn ccaahhiieerr ppoouurr

ppeerrmmeettttrree àà llaa ffooiiss ddee ccoonnttrrôôlleerr lleess eennttrrééeess ,,ssoorrttiieess,, ssttoocckk iinnii ttiiaall ,, ssttoocckk ff iinnaall eett

ll ’’ éévvaalluuaattiioonn ddeess ssoorrttiieess ddeess mmééddiiccaammeennttss.. CCeettttee ff iicchhee ccoommppoorrttee hhaabbii ttuueell lleemmeenntt

ddee 88àà1100 ccoolloonnnneess ((vvooii rr aannnneexxeess))

dd)) LL’’ aapppprroovviissiioonnnneemmeenntt

PPeennddaanntt ll ’’ aapppprroovviissiioonnnneemmeenntt llee CCMMSS aa ttoouujjoouurrss ddee cchhooiixx ddee ffoouurrnniisssseeuurr

qquuii ppeeuutt aapppprroovviissiioonnnneerr àà mmooiinnddrree ccooûûtt uunnii ttaaii rree ppaarrmmii lleess ttrrooiiss eexxiissttaanntt..

22

ee)) LLeess ppeerrssoonnnneellss ddee ll ’’ ooff ff iicciinnee

CCee ssoonntt lleess iinnff ii rrmmiieerrss qquuii ss’’ eennggaaggeenntt aauussssii àà ddiissttrriibbuueerr lleess mmééddiiccaammeennttss aauuxx

ppaattiieennttss..

LL’’ aaccccuueeii ll eesstt cchhaalleeuurreeuuxx

ff ))LLeess ffoouurrnniisssseeuurrss ::

GGrrââccee aauuxx FFRRNNSS dduu CCMMSS nnee ssoonntt ppaass pplluuss llooiinn,, aalloorrss llee ddééllaaii

dd’’ aapppprroovviissiioonnnneemmeenntt eett llee ddééllaaii ddee ll iivvrraaiissoonn ssoonntt ccoouurrttss..

SSEECCTTII OONN 22 ::LL ’’ aannaallyyssee ddeess pprr oobbllèèmmaatt iiqquueess

LLeess ppooiinnttss ffaaiibblleess ddee llaa ggeessttiioonn dd’’ ooff ff iicciinnee ddee llaa CCMMSS ssoonntt ::

--AAuu nniivveeaauu ddee tteemmppss dd’’ aapppprroovviissiioonnnneemmeenntt

--AAuu nniivveeaauu ddeess ssttoocckkss dd’’ ooff ff iicciinnee

--AAuu nniivveeaauu dduu ppeerrssoonnnneell

--AAuu nniivveeaauu ddeess mmaattéérriieellss iinnffoorrmmaattiiqquueess

aa))AAuu nniivveeaauu ddee tteemmppss dd’’ aapppprroovviissiioonnnneemmeenntt

LLaa ddaattee dd’’ aapppprroovviissiioonnnneemmeenntt ddee mmééddiiccaammeenntt nn’’ eesstt ppaass ff iixxééee dduuee àà llaa

ggeessttiioonn àà ff lluuxx tteenndduu.. IIll eesstt ssoouuvveenntt ffaaii tt ll ’’ aacchhaatt ppeettii tt àà ppeettii tt,, aalloorrss oonn rriissqquuee ddee

ppeerrddrree ddee tteemmppss....

EExx :: CChhaaqquuee ffooiiss qquu’’ uunn mmééddiiccaammeenntt mmaannqquuee aauu CCMMSS ii ll ffaauutt ffaaii rree ll ’’ aacchhaatt

aauu ffoouurrnniisssseeuurr pplluuss pprroocchhee ccoommmmee pphhaarrmmaacciiee ddee ll ’’ EEssppéérraannccee..

bb))AAuu nniivveeaauu ddeess ssttoocckkss dd’’ ooff ff iicciinnee

--LLaa rruuppttuurree ddee ssttoocckkss

OOnn eenntteenndd ppaarr llaa ggeessttiioonn àà ff lluuxx tteenndduu qquu’’ ii ll nn’’ yy aa ppaass ddee ggeessttiioonn ddeess

ssttoocckkss ddoonncc llaa rruuppttuurree ddeess ssttoocckkss aauu CCMMSS ccoonncceerrnnee llaa ddeemmaannddee

dd’’ aapppprroovviissiioonnnneemmeenntt dduu sseecctteeuurr ccaarr lleess pprroodduuii ttss pphhaarrmmaacceeuuttiiqquuee ddiissppoonniibbllee

ddaannss ll ’’ ooff ff iicciinnee ssoonntt pprreessqquuee uunnee pprroovviissiioonn ppoouurr lleess aaggeennttss ddee llaa JJIIRRAAMMAA

MMaahhaajjaannggaa.. CCeeuuxx ppoouurr cceellaa qquuee llee CCMMSS ddeeccllaanncchhee ttoouujjoouurrss llee ccoommmmaannddee

dd’’ aacchhaatt llooccaall ..

23

cc)) AAuu nniivveeaauu dduu ppeerrssoonnnneell

MMaallggrréé ll ’’ iinnssuuffff iissaannccee dduu ppeerrssoonnnneell aauu CCMMSS,, uunnee ppeerrssoonnnnee eesstt oobbll iiggéé ddee

ffaaii rree llee ttrraavvaaii ll ddeess aauuttrreess.. PPaarrttiiccuull iièèrreemmeenntt,, ppoouurr llee ppeerrssoonnnneell ddee

ll ’’ aaddmmiinniissttrraattiioonn dduu CCMMSS,, uunnee ppeerrssoonnnnee eennggaaggéé ssuurr ::

--AAcchhaatt llooccaauuxx

--LLeess ttaacchheess AAddmmiinniissttrraattiivveess

--LL’’ ééttaabbll iisssseemmeenntt DDAA

--LL’’ ééttaabbll iisssseemmeenntt pprrooccéédduurree ppaaiieemmeenntt

--LL’’ eennvvooiiee dduu mmééddiiccaammeenntt aauu sseecctteeuurr

--TTrraavvaaii ll ddee sseeccrrééttaarriiaatt

ee))AAuu nniivveeaauu ddeess mmaattéérr iieellss iinnffoorrmmaattiiqquueess

LLeess mmaattéérriieellss iinnffoorrmmaattiiqquueess ssoonntt ddééjjaa aammoorrttii tt eett eennttrraaîînnee llaa rraalleennttiisssseemmeenntt

dduu ttrraavvaaii ll ..

AAyyaanntt tteerrmmiinnéé ll ’’ aannaallyyssee ddeess ppooiinnttss ffoorrttss eett pprroobblléémmaattiiqquueess ddee llaa ggeessttiioonn

dd’’ ooff ff iicciinnee nnoouuss aall lloonnss ddéévveellooppppeerr lleess rrééssoolluuttiioonnss ..

24

CHAPITRE II : RESOLUTIONS

SECTION 1 : La mise en œuvre davantage de la gestion des stocks

o Généralité sur les stocks

Comme toutes les stocks des biens dans une entreprise, les stocks des produits

pharmaceutiques sont l’ensemble des médicaments, consommables médicaux et réactifs

stationnant dans un magasin dans l’attente de leur utilisation ultérieur ou leur distribution.

A)Utilités

Les médicaments sont inséparable dans la vie sanitaire, pour cela les stocks des

médicaments sont nécessaire pour éviter :

-La rupture des stocks

-Le sur stocks ou gonflement excessif du stock

Ces utilités de stocks sont dépend au :

� Rythme de consommation

� Cadence de l’ approvisionnement

� Délai d’ approvisionnement

� Niveau de sécurité pour limiter les risques de rupture des stocks et

sur stocks

B)Les inconvénients

Le stockage entraîne de l’inconvénient lié :

� Au caractère périssable des médicaments

� A la présence de médicaments hors d’usage qui immobilisent une part plus

ou moins grande de la trésorerie, sans aucun profit

� Au risque de rupture c'est-à-dire il n’ y a pas des médicaments à distribuer

25

� A la nécessaire de la protéger ( vol, intempérie, imprévus, feu, etc) qui

occasionne des coûts de stockage.

C)Rôles

Il joue un rôle régulateur et permet au dispensaire ou pharmacie de :

� Assurer une consommation régulière

� Bénéficier de conditions avantageuses de prix unitaire en achetant par

grande quantité

� Parer aux aléas de consommation

� Se prémunir contre les aléas de livraison

D)Les catégories des stocks

-Stocks minimum

Ils sont la quantité des médicaments à consommer pendant le temps nécessaire à l’

obtenir(Commande à livraison)

-Stocks maximum

Ils correspondent à la capacité maximum de stockage du centre

Exemple : Un magasin d’ un dispensaire est capable de stocker 1 tonnes des médicaments

-Stocks moyen

C’est la moitie de :

Stocks maximum

= S max

2

Stocks initials + Stocks final

= SI+SF

2

C’est aussi la rapport entre

= Consommation annuelle

2 × Nombre de commande passée dans l’année

26

-Stocks de sécurité

Ce stocks sert à défendre les imprévus comme le non respect de délai de livraison, le non-

conformité de la quantité commandée et la quantité livrée.

Il représente aussi une fraction du stocks minimum ne dépassant pas la moitié et plus

de10% selon l’activité.

-Stocks d’alerte

C’est la somme du stocks minimum +stocks de sécurité

Stocks d’alerte = Stocks de sécurité + Stocks minimum.

E) Les contenus de l’approvisionnement

a) Définition

L’approvisionnement consiste à réaliser une série d’opération (achat et gestion des

stocks) selon le moment la qualité et la quantité voulus des produit pharmaceutiques .

b) Les règles d’ approvisionnement

La méthode d’approvisionnement pour déterminer la quantité et la période de la

consommation se résumant à 2 modèles :

- Le réapprovisionnement à date variable et à quantité fixée

- Le réapprovisionnement à date fixé et à quantité variable

� Le réapprovisionnement à date variable et à quantité fixée

On peut faire cet réapprovisionnement d’ après la détermination du stock d’alerte

c’est pourquoi il fixe la date de commande et il faut mentionner le stocks d’alerte et la

stocks de sécurité dans le fiche des stocks

Exemple : on déclenche la commande si :

27

Le stocks réel <Stocks d’ alerte

� Le réapprovisionnement en quantité variable à date fixé

Cet réapprovisionnement consiste à contrôler périodiquement chaque article dans le

magasin des stocks et on calcule la quantité commandée à partir de cette formule

Qté à commander = Besoin entre 2 approvisionnements – Existant

F) La gestion des coûts d’approvisionnement

a)Définition du coût

Un coût représente une accumulation des charges nécessaire pour réaliser une

opération relative à un produit .

Il représente aussi une somme des charges nécéssaire au fonctionnement d’ une

activité.

b)Les diffèrent coûts d’approvisionnement

Ils représentent tous les charges relatives aux achats des médicaments

Il y a quatre coûts d’approvisionnement

o Le coût annuel de la consommation

o Le coût annuel de l’approvisionnement

o Le coût annuel de stockage

o Le coût total annuel

-Le coût annuel de la consommation

Coût Annuel de la consommation = (Prix Unitaire) x Besoin annuel de l’article

-Le coût annuel d’approvisionnement

Coût Annuel de l’Approvisionnement = Frais d’approvisionnement x Nombre

d’approvisionnement

Exemple : FA= 20000Fmg(4000 Ariary)

28

NA=12

CAA=20000x12=240000 Fmg(48000 Ariary)

-Le coût annuel de stockage

Coût Annuel de Stockage = PUx Qté x taux de stockage

2

Quantité d’approvisionnement (Qté)= BA

NA

Exemple : BA de Paracetamol 500mg = 50000 unité

PU=100 Fmg ( 20 Ariary)

TS=20%

Qté= 50000 =4166

12

CAS=100x 4166 x0,2= 83320 =16664 Ar

-Le coût total annuel d’approvisionnement

CTA= CAC +CAA+CAS

o La mise en œuvre de la gestion des stocks officinaux

A) Le but de la gestion de stocks

Afin que le stock soit bien géré, il faut :

-Avoir un stock suffisant

-Ne pas avoir trop de stock

-Commander la bonne quantité

- Avoir un stock suffisant

Les médicaments stockés doit être suffisant pour satisfaire le besoins du

consommateur jusqu’ à la prochaine livraison du fournisseur

29

Exemple : On consomme 103 unités d’aiguille dentaire pendant un délai de livraison

-Ne pas avoir trop de stock

Les stockage des biens entraîne des frais : location, entretien, assurance du local et

les salaire d’un magasinier supplémentaire

-Commander la bonne quantité

La commande trop entraîne toujours le dépassement du stock maximum.

La commande trop souvent par petit quantité, elle n’est pas économique.

La passation d’ une commande entraîne des frais, les fournisseurs n’accordent pas de

remise

Exemple : Aiguille dentaire

Quantité consommée pendant le délai de livraison =130

Rupture de stocks = 0

Stocks minimum = 80

Socks d’ alerte =80+130

Stocks maximum = 500

Quantité à commander = 500-80=420

B) Analyses des stocks

Il s’agit de l’analyse pour proposer des recommandations. Il consistera à identifier les

principales caractéristiques de stock existant

-Les inventaires

Ce sont les outils de gestion qui permettant de connaître l’état des stocks .

Ils sont au nombre de deux :

-Inventaire physique

-Inventaire comptable

Ces deux inventaires permettent de corriger la non correspondance entre l’existant

réel et théorique :

30

- Les mesurages approximatifs des entrées ou des sorties

- Les curseurs administratifs

- Les coulages (évaporation, vol)

L’Inventaire physique

Il permet de connaître précisément l’existant réel du stock à un moment déterminé.

L’inventaire comptable

Il permet de connaître théoriquement à la démarque inconnue prés l’état du stock à tout

moment.

Les différences d’inventaire

-Si le stock réel < stock théorique alors c’est un mali d’inventaire considéré comme une

sortie omise

-Si le stock réel > Stock théorique donc c’est un boni d’inventaire comme une entrée omise

C) La détermination de la valeur des stocks

Un article en stock pourrait être évalue au prix facture par le fournisseur augmente

de frais d’approvisionnement , cependant hormis les difficultés d’ évaluation de :

- Coût de transport unitaire

- de valorisation d’un stock

Se pose dans la mesure où le coût de revient unitaire d’un article évolue dans le

temps.

Il y a plusieurs méthode peuvent évaluer les stock

- CUMP (Coût unitaire Moyen Pondérée)

- FIFO (First In First Out ou Première entrée Première sortie)

- LIFO ( Last In First Out ou Dernier entré Dernier sortie)

-

Méthode CUMP

Le coût unitaire moyen pondéré est le coût d’ achat unitaire moyen pondéré sur une

exercice.

31

CUMP = Stocks en valeur + Entrée en valeur

Stocks quantité + Entrée quantité

Méthode FIFO

Cette méthode suppose qu’ on consomme par priorité, les unités les plus anciennes.

Le stock final est en conséquence constitue des achats les plus récents qu’ on valorise donc

au coût le plus récent.

Méthode LIFO

Cette méthode implique que les derniers unités sortis ont été valorisés au coût unitaire le

plus récent.

SECTION 2 : La mise en place d’un magasin

A)Le magasin

o Définition

Le magasin est un endroit où les articles achetés ou fabriqués sont réçus , rangés,

conservés, prélevés, distribués.

L’ensemble de ces fonctions s’ appelle le magasinage autrement dit est une tache

administrative.

B) Le rôle du magasin

Le magasin a pour rôle de :

- Protéger les stocks contre le vol, les intempéries, la chaleur, l’humidité et la

déformation

- Assurer par la conservation une température et une degré hygrométrique adaptée aux

articles stockés.

- Le magasin doit être adaptée à la nature des matériels consommés dans le centre c'est-

à-dire il doit être propre, clair, clos et ouvert, et il doit être aussi organiser de façon à

minimiser la manutention et à faciliter l’accès aux articles stockés

C)L’agencement de magasin

32

Elle dépend de la nature des articles stockés.

En générale des casiers :

-En bois

-Métalliques

Ils servent à accueillir les achats

- Soit en vrac

- Soit dans leur emballage d’origine

Pour certains produits, on utilise le stockage sur palettes (type d’instrument allongé et

large, aplati, ordinaire en bois) que l’on peut gerber.

Pour les produits pharmaceutiques, on peut utiliser comme des casiers en bois bien fixés

pour accueillir les médicaments

Les zones de chargement, déchargement, de circulation des engins utilisés dans la

manutention, d’exécution des taches administrative doivent être prévues dans l’agencement.

SECTION 2 : Les taches dans le magasin et les documents utilisés

Le magasin intervient aux taches administratives suivantes :

A) Réception des achats

Les médicaments doivent être reçus accompagnant de bon de livraison envoyé par les

fournisseurs. Le Bon de Livraison sert à la vérification matérielle de la livraison par le client.

Le Bon de Livraison a son double comme le Bon de réception

33

-Les circuits des documents( Entrée dans le magasin)

Bon de réception

Ce BR est un document préimprimé et utilisé à la livraison des articles.

Il est établit en 03 exemplaires :

1- original pour destinataire

2 -double pour responsable hiérarchique

3- souche

A la suite de contrôle effectués au moment de l’arrivée des marchandises le client peut :

o Accepter la livraison ; le client signe le double du BL.

o Refuser la livraison ( Non-conformité des achats)

B)Rangement et conservation

Les médicaments sont rangés dans les casiers suivant l’ordre du nomenclature

Classification articles familles :

Exemple : les médicaments en 900 (901-923)

901 : Allergologie-Antihistaminiques

902 :Broncho-pulmonaires

903 :Cardio-vasculaires

904 :Dermato et usages externe

905 :Gastro-Entero-Proctoglandes annexes

906 :Métabolisme- Endocrino- Hormo- Cortico

Bon de réception

Mise à jour fiche casier Mise à jour fiche mère

FRNS

Bon de commande Bon de livraison

Contrôle, vérification(BC,BL)

34

907 :Anti- infectieux

908 :Hématologie : substituts- Hémostatiques et Anti- coagulants

909 :Neurotropes- Psychotropes Antispasmodiques

911 :Médications- de suppléances stimulants- orexigenes .Antiasthéniques- vitamines

912 :Antiparasitaires internes et externes

913 :Anti-inflammatoires non stéroïdiens. Analgésiques . Antalgiques- Antipyrétiques

914 A :Bucco- pharyngées- produits dentaires

914 B :Fournitures et materiéls dentaires

915 :ORL(VAS) - Ophtalmo

916A :Produits officinaux

916B :Objets de pansements et divers

917 :Matériels de soins ( seringues uniquement)

918 :Génito- Urinaires- Gynéco - Obstétriques

919 :Radiologie- ECG- ECHO

921 :Produits PF – Fournitures contraceptives

922 :Homéophatie

923 :Diététiques- Produits laitiers

C)Prélèvement et distribution aux utilisateurs

Procédure de tenu des stocks

La tenue des stocks ont besoin de traiter 2 fiches :

-Fiche casier

-Fiche mère

35

-Fiche casier

Cette fiche est accrochée au casier correspond à un article, elle est aussi fiche des stocks.

Elle comprend six colonnes comme suit :

JIRAMA N° Article CT

N° Magasin

Unité

FICHE DE CASIER

N° du casier CE

Désignation informatique ISODAN/ 5ML

Stocks d’alerte Stocks de sécurité

Date N° Doc Qté

Entrée

Qté Sortie Solde Observations

36

-Fiche mère(Annexes)

La fiche mère par article stocké permet de connaître les entrées

La distribution aux utilisateurs :

L’utilisateur du CMS sont au nombre de deux :

- Officine

- Les secteurs

1) L’officine

L’officine doit être approvisionné par un magasin en établissant des documents

nécessaire.

Les documents sont :

Les documents de saisie manuelle :

- Demande d’approvisionnement

- Demande de rentrée

Ils représentent la désignation, le nombre des articles à approvisionner et à rentrer, pour

l’officine il suffit d’utiliser.

Ils doivent être établit en 3 exemplaires

1- originale pour l’utilisateur

2- double confirmation demandeur

3- souche

Les documents de saisie informatique

- Bon de sortie

- Bon de rentré

Ce sont des documents que le magasin utilise pendant l’ entrée ou sortie des médicaments

à la consommation directe par les utilisateurs ( Officine, Secteurs)

Ils sont un carnet pré imprimé de feuilles détachables et doivent être signé par le responsable

du magasin et les utilisateurs.

Ils sont établis en 03 exemplaires :

37

1- Original pour le traitement informatique

2 -Double pour les demandeurs utilisateurs

3 -Souche pour magasin

-Circuits des documents sortie magasin

2) Les secteurs

Les secteurs doivent établir les deux document nécessaires comme celles de l’officine

. Mais il est nécessaire aussi l’utilisation de document suivant:

-Bon de cession

Le bon de cession est un document utilisé à transférer le local des médicaments à

céder , et on envoie ce BCS à condition que les produits seront stockés dans un autre

magasin.

Il représente 02 mouvement en même temps :

- Bon de cession entré magasin

- Bon de cession sortie magasin

Exemple :

Si on envoie des médicaments à Antsohihy :BCS entré magasin tandis que pour le

CMS : BCS sortie magasin

Il est établi en 03 exemplaires :

1- Original pour traitement informatique

2 -Double pour destinataire

3- Souche pour cédant( Magasin)

DA , DRE Officine

Consultation des stocks magasin

Mise à jour de fiche casier

Sortie de magasin Mise à jour de fiche mère

38

-Bon de sortie si les médicaments sont consommés directement par les

utilisateurs(Secteurs).

- Circuits de Bon de cession

.

Secteurs

BCS Sortie

Contrôle de BCS entrée

Mise à jour Fiche casier

Mise à jour Fiche mère

DA, DRE du Secteurs

Magasin CMS

39

CHAPITRE III : CHOIX DES MEILLEURS SOLUTIONS ET

SUGGESTIONS

SECTION 1 : Solutions et suggestions sur la gestion d’officine

A)La gestion de temps d’ approvisionnement

Il faut suivre les règles d’approvisionnement :

- Réapprovisionnement à dates variables et en quantité fixe

- Réapprovisionnement en quantités variables et date fixe

Pour résoudre ce problème, on doit choisir la réapprovisionnement en quantité variable et

à date fixe puisqu’ elle empêche la perte de temps d’ approvisionnement et le sur stock dans

le magasin.

B)Le respect des catégories des stocks

La gestion des stocks d’officine doit suivre réellement la procédure de la gestion des

stocks ainsi que :

-Le respect des catégories des stocks

Il y a quatre catégories des stocks

- Stocks minimum

- Stocks maximum

- Stocks d’alerte

- Stocks de sécurité

En résolvant ce problème il faut respecter :

- Le stock d’alerte

- Le stock de sécurité

Pour résumer tous cela, pour bien gérer les stocks il faut :

- Avoir de stock suffisant

- Ne pas avoir trop de stock

- Commander la bonne quantité

40

C)L’informatisation de la tenue de stock

La fiche de stock doit être établie et mise à jour manuellement sur support papier

puis sur support informatique pour éviter les fautes possibles.

D)L’évaluation des stocks par la méthode FIFO

Les stocks des médicament doivent être évalués par la méthode First In First Out car

cette méthode permet d’évaluer le stock des articles périssables à court terme comme les

médicaments.

E)La recrutement des personnels de l’officine

On constate que les taches administratifs d’un magasinier sont difficiles . Alors on

propose qu’ on doit avoir cinq personnels capable de faire les travaux suivants :

-Chef magasinier

Il supervise le travail des magasiniers.

-Responsable d’achat

C’est lui qui engage l’approvisionnement par achat.

-Magasinier administrative

Il assure tous les paperas administratifs.

-Magasinier casier

Il assure l’amortissement des fiches casiers et vérifie le physique des stocks.

-Transitaire et emballeur :

Il assure l’opération d’expédition et emballages des médicaments par secteur.

Pour résoudre ce problème, la société doit embaucher ces nombres du personnel

pour l’amélioration de la fonctionnement du CMS.

41

Organisations dans un magasin

F)La renouvellement des matériels informatiques

Concernant les matériels informatique , nous proposons de solution l’ achat de nouvel

matériels.

Chef magasinier

Responsable d’achat

Magasinier administrative

Magasinier casier

Transitaire et emballeur

Chef de service

42

CONCLUSION

Ainsi nous concluons que , le service Centre Médico –Social JIRAMA

Mahajanga joue un très grand rôle dans cette société de la manière qu’ il est de promouvoir la

santé des agents et leurs familles de la JIRAMA. C’ est lui qui a une relation très étroite avec

le Service de Ressources Humaines et les différents secteurs pour les traitements des dossiers

personnels.

L’unité administrative du CMS est responsable de la gestion de ce centre dans

lequel comme activité principale : la gestion d’officine et les activités annexe : suivi caisse

radiologie, suivi budget du CMS , suivi personnels non cadre, responsable environnement , la

relation externe et l’ inventaire immobilier.

Particulièrement, pour la gestion d’officine nous constatons ses points forts : la

bonne disposition local qui est favorable aux médicaments disponibles, la gestion à flux

tendu ne risque pas d’avoir trop de stock, la procédure d’approvisionnement, la tenue de

stock , et les fournisseurs ne sont pas plus loin.

Par contre, Il y a aussi des problèmes rencontrés : Au niveau de temps

d’approvisionnement, au niveau des stocks d’officine, au niveau du personnel, au niveau des

materiels informatiques.

Nous proposons donc des solutions sur ces problèmes : la gestion du temps

d’approvisonnement , le respect des catégories des stocks,l’informatisation de la tenue des

stocks, l’évaluation des stocks par méthode FIFO,la recrutement des personnels d’officine et

la renouvellement des matériels informatiques si le budget l’y autorise.

BIBLIOGRAPHIES

TITRES AUTEURS

-Administration Commerciale………………………………Patric Camus- Laurent Duaz

-Gestion d’Entreprise……………………………Christian Alphonse RAZAFIMBAHINY

-Gestion Economique……………………………………………….Christian Mouilleseaux

-Gestion Commerciale…………………….................................................C. Defour

-Organisation des Entreprises……………………………………………..Dormagen- Brigot

-Comptabilité Simplifié des responsables des Projets de développement.

AANNNNEEXXEESS

TABLE DES MATIERES

PAGES

INTRODUCTION…… ………………………………………………………..1

I éré PARTIE/ CADRE DE L’ETUDE

CHAPITRE I: LA DESCRIPTION DE LA SOCIETE JIRAMA………………2

SECTION1: Présentation de la société……………………………………….2-7

A/ Historique

B/ Statut

C/ Activités

D/ Organigramme de la direction général de la société

E/ Fonction de chaque poste

SECTION 2: Organisation et structure de la direction interrégional de

Mahajanga…………………………………………………………………….8-12

A/ Organisation Générale

B/ La section analytique

C/ Organigramme de la direction interrégionale JIRAMA Mahajanga

D/ La structure du service au sein du JIRAMA Mahajanga

E/ Organigramme de la structure du service de la JIRAMA Mahajanga

CHAPITRE II: PRESENTATION DE LA SERVICE CENTRE MEDICO- SOCIAL

JIRAMA MAHAJANGA…………………………………………..13

SECTION 1:Organisation au sein duCMS………………………………..13-14

A/ Généralité

B/ Mission

C/ Structure

D/ Organigramme du CMS

CHAP III: LE DOMAINE A ETUDIER………………………………………...15

SECTION 1: Unité administrative du CMS…………………………...…..15-24

A/ Généralité

B/ Rôle principal

C/ Activités annexes engagés par l’ administration du CMS

II émè PARTIE/ ETUDE DU THEME

CHAPITRE I: ANALYSE DES POINTS FORTS ET PROBLEMATIQUE DE LA

GESTION D’OFFICINE………………25

SECTION 1: Analyse des points forts……………………………25-26

A/ Officine

B/ Les stocks des médicaments

C/ La procedure de la tenu des stocks

D/ L’approvisionnement

E/ Les fournisseurs

SECTION 2: Analyse problèmatiques……………………………26-27

A/ Au niveau de temps d’ approvisionnement

B/ Au niveau des stocks d’officine

C/ Au niveau du personnel

D/ Au niveau des matériels informatiques

CHAPITRE II : RESOLUTIONS……………………………………28

SECTION 1 : La mise en œuvre davantage la gestion des stocks des

médicaments……………………………………28-35

• Généralité sur les stocks

A/ L’utilités

B/ Les inconvénients

C/ Rôles

D/ Les contenus de l’approvisionnement

E/ La gestion des coûts d’approvisionnement

• La mise en œuvre de la gestion des stocks

A/ Le but de la gestion des stocks

B/ L’analyse des stocks

C/ La détermination de la valeur des stocks

SECTION 2 : La mise en place d’un magasin…………………….35-42

• Le magasin

A/ Définition

B/ Le rôle du magasin

C/ L’agencement de magasin

• Les taches dans la magasin

A/ Réception des achats

B/Rangement et conservation

1

C/ Prélevement et distribution

CHAPITRE III : CHOIX DES MEILLEURS SOLUTIONS ET SUGGESTIONS

SECTION 1 : Solutions et suggestions sur la gestion d’officine

……………………………………………………………………..43-44

A/ La gestion de temps d’approvisionnement

B/ Le respect des catégories des stocks

C/ L’informatisation de la tenue des stocks

D/ L’évaluation des stocks par la méthode FIFO

E/ Le recrutement des personnels d’officine

F/ Le renouvelement des matériels informatiques

CONCLUSION………………………………………………45