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CONTROL INTERNO Definición[1] Es el proceso realizado por el consejo de administración, los ejecutivos u otro personal, diseñado para ofrecer una seguridad razonable respecto al logro de los objetivos en las categorías de 1) eficacia y eficiencia de las operaciones, 2) confiabilidad de los informes financieros 3) cumplimiento de lasleyes y regulaciones aplicables. La auditoría es el examen crítico y sistemático que realiza un contador de los libros y registros contables de una entidad para opinar sobre la razonabilidad de los mismos y su apego a las Normas de información financiera o Principios Contables; para tal efecto se basa en técnicas específicas y en las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas. Por mucho tiempo el control interno constituyó una temática de interés para aquellos profesionales dedicados a ejercer la contabilidad y la auditoria para las entidades. En la actualidad ha cambiado la percepción sobre el tema ya que se considera al control interno como una función inherente alproceso administrativo de toda organización, con el objetivo de garantizar la eficiencia, eficacia y la transparencia de sus actuaciones; ello fundamenta la necesidad de que cada entidad se controle a sí misma, lo que ayuda a evaluar de forma sistemática todas las actividades que en ella se producen. El control interno es un instrumento gerencial por excelencia que permite a las entidades alcanzar sus objetivos e identificar aquellos cambios internos y externos que pudieran afectar el logro de los mismos. Los cambios ocurridos en la economía cubana contemporánea han incidido en la necesidad de que las entidades se introduzcan en un proceso de perfeccionamiento. La importancia del control interno y el interés creciente sobre el mismo ha hecho surgir diversas filosofías que han originado distintas opiniones sobre la naturaleza, el objetivo y la forma de conseguir un Control Interno eficaz,

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CONTROL INTERNO

Definición[1]

Es el proceso realizado por el consejo de administración, los ejecutivos u otro personal, diseñado para ofrecer una seguridad razonable respecto al logro de los objetivos en las categorías de 1) eficacia y eficiencia de las operaciones, 2) confiabilidad de los informes financieros 3) cumplimiento de lasleyes y regulaciones aplicables.

La auditoría es el examen crítico y sistemático que realiza un contador de los libros y registros contables de una entidad para opinar sobre la razonabilidad de los mismos y su apego a las Normas de información financiera o Principios Contables; para tal efecto se basa en técnicas específicas y en las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas.

Por mucho tiempo el control interno constituyó una temática de interés para aquellos profesionales dedicados a ejercer la contabilidad y la auditoria para las entidades. En la actualidad ha cambiado la percepción sobre el tema ya que se considera al control interno como una función inherente alproceso administrativo de toda organización, con el objetivo de garantizar la eficiencia, eficacia y la transparencia de sus actuaciones; ello fundamenta la necesidad de que cada entidad se controle a sí misma, lo que ayuda a evaluar de forma sistemática todas las actividades que en ella se producen.

El control interno es un instrumento gerencial por excelencia que permite a las entidades alcanzar sus objetivos e identificar aquellos cambios internos y externos que pudieran afectar el logro de los mismos. Los cambios ocurridos en la economía cubana contemporánea han incidido en la necesidad de que las entidades se introduzcan en un proceso de perfeccionamiento.

La importancia del control interno y el interés creciente sobre el mismo ha hecho surgir diversas filosofías que han originado distintas opiniones sobre la naturaleza, el objetivo y la forma de conseguir un Control Interno eficaz, siendo visto de diferentes formas: como sistema, como conjunto de medidas o procedimientos.

1.1  Importancia

El control interno en cualquier organización, reviste mucha importancia, tanto en la conducción de la organización, como en el control e información de la operaciones, puesto que permite el manejo adecuado de los bienes, funciones e información de una empresa determinada, con el fin de generar una indicación confiable de su situación y sus operaciones en el mercado; ayuda a que los recursos (humanos, materiales y financieros) disponibles, sean utilizados en forma eficiente, bajo criterios técnicos que permitan asegurar su integridad, su custodia y registro oportuno, en los sistemasrespectivos. 

1.2 Ambiente y estructura del control interno

El ambiente de control define al conjunto de circunstancias que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno y que son por lo tanto determinantes del grado en que los principios de este último imperan sobre las conductas y los procedimientos organizacionales. Es fundamentalmente, consecuencia de la actitud asumida por la alta dirección, la gerencia, y por carácter reflejo, los demás

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agentes con relación a la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados.

"La auditoría es un proceso sistemático, para obtener y evaluar de manera objetiva la evidencia relacionado con informe sobre actividades económicas y otros acontecimientos relacionados. Con el fin del proceso consistente en determinar el grado de correspondencia del contenido informativo, con lasevidencias que le dieron origen , así como determinar si dichos informes se ha elaborado observando principios establecidos para el caso".

Holmes la define como:

"La comprobación científica y sistemática de los libros de cuentas, comprobantes y otros registros financieros, legales de un individuo, firmas o corporación, con el objetivo de determinar la exactitud e integridad de la contabilidad, mostrando la verdadera situación financiera y científica de los estados que se rindan".

Nuestro país la define en el Decreto Ley 159/1995 de la auditoria como:

"Un proceso sistemático, que consiste en obtener y evaluar objetivamente evidencias sobre las afirmaciones relativas a los actos o eventos de caráctereconómicos, administrativos, con el fin de determinar el grado de correspondencia entre esas afirmaciones y los criterios establecidos, para luego comunicar los resultados a las personas interesadas. Se practica por profesionales calificados, e independientes, de conformidad con normas y procedimientos técnicos".

I.2 Clasificación de las auditorías.

Las auditorias se clasifican atendiendo a la afiliación del auditor y de acuerdo a los objetivos fundamentales que se persiguen. De acuerdo a su clasificación pueden ser:

Interna Externa Independiente

1. CONTROL INTERNO Mg. Belkis Rodríguez C. (2010)2. Control Interno Proceso realizado por el consejo de directores, administradores y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable mirando el cumplimiento de los objetivos en las siguientes categorías: Efectividad y eficiencia de las operaciones Confiabilidad de la información financiera Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables3. Comprende el plan de la organización, todos los métodos coordinados y las medidas adoptadas en el negocio, para proteger sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia en las operaciones y estimular la adhesión a las prácticas ordenadas por la gerencia. Control Interno4. Objetivos del Control Interno Son amplios, abarcando funciones administrativas financieras, contables y la responsabilidad de comprobar la exactitud de las cifras contables, con el fin de: Los activos estén debidamente protegidos, del desperdicio y el uso ineficiente. Los registros contables sean fidedignos. La actividad se realiza eficazmente de acuerdo con políticas trazadas por la gerencia.5. Tipos del Control Interno Comprende el plan de organización y los procedimientos y registros que se refieren a la protección de los activos y a la confiabilidad de los registros financieros y consecuentemente están diseñados para suministrar razonable

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seguridad. Importe correcto Autorizaciones generales y especificas Acceso a los activos Lo contabilizado exista y lo que exista este contabilizado Control Interno Contable6. Logros de Objetivos Mantener Informado de la situación de la empresa Coordinar sus funciones Mantener una ejecutoria eficiente Determinar si la organización esta operando conforme a la política establecida Tipos del Control Interno Comprende el plan de la organización y los procedimientos y registros que se refieren al proceso de decisiones conducentes a la autorización de transacciones por la gerencia. Asociada con la responsabilidad de realizar los objetivos de la organización y es el punto de partida para establecer el control contable de las transacciones. Control Interno Administrativo7. Componentes del Control Interno 1. Ambiente de control 2. Valoración de riesgos 3. Actividades de control 4. Información y comunicación 5. Monitoreo (supervisión y seguimiento) Consta de cinco componentes interrelacionados, derivados de la manera como la administración maneja el negocio y están integrados al proceso administrativo. Los componentes son:8. Ambiente de Control Establece el tono de una organización, influyendo en la conciencia que la gente tiene sobre el control. Es el fundamento del resto de los componentes del control interno, proporcionando disciplina y estructura.9. AMBIENTE DE CONTROL: El entorno de control aporta el ambiente en el que las personas desarrollan sus actividades y cumplen con sus responsabilidades de control, marca la pauta del funcionamiento de una organización e influye en la percepción de sus empleados respecto al control. Considerando lo siguiente: Integridad y valores éticos. Compromisos para la competencia Consejo de directores o comité de auditoría Filosofía de la administración y estilo de operación Estructura organizativa Asignación de autoridad y responsabilidad Políticas de recursos humanos Ambiente de Control10. Ambiente de Control INTEGRIDAD Y VALORES ÉTICOS: Los objetivos de una entidad y la manera como se logre, están basados en preferencias, juicios de valor y estilos administrativos. Tales preferencias y juicios traslados en la conducta, reflejan la integridad de los administradores y su compromiso con los valores. La conducta ética y la integridad administrativa es producto de la cultura corporativa.11. Ambiente de Control COMPROMISOS PARA LA COMPETENCIA: Debe reflejar el conocimiento y las habilidades necesarios para realizar las tareas que definen los trabajos individuales. Qué tan bien se requiere que se cumplan esas tareas es generalmente una decisión de la admón., quien considerará los objetivos de la entidad, las estrategias y los planes para la consecución de los objetivos.12. Ambiente de Control CONSEJO DE DIRECTORES O COMITÉ DE AUDITORÍA: El ambiente de control se ve profundamente afectado por la eficiencia del consejo de directores. Los factores de los que depende su eficacia: grado de independencia de la gerencia, experiencia y prestigio de sus miembros, plantear ante la gerencia cuestiones difíciles y resolverlas, donde exista interacción con los auditores externos.13. Ambiente de Control FILOSOFÍA Y ESTILO DE OPERACIÓN DE LA ADMÓN: La filosofía de los directivos de operar la administración afecta la manera como la empresa es manejada, incluyendo un conjunto de riesgos que tomé la empresa. Donde algunos empresarios son extremadamente agresivos en la información financiera y conceden mucha importancia en cumplir sus proyecciones, y están dispuestos asumir altos riesgos, sin embargo, también podemos encontrar equipos conservadores que evitan los riesgos. Organizaciones informales – controles a través de contacto personal. Organizaciones formales – políticas por escrito, indicadores de desempeño e informes de excepción.14. Ambiente de Control ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: Una estructura bien diseñada ofrece la base para planear, ejecutas, controlar y monitorear sus actividades

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para la consecución de los objetivos globales. Divide la autoridad, las responsabilidades y obligaciones entre los miembros, resolviendo cuestiones como la toma de decisiones centralizadas y descentralizadas y la división apropiada de actividades entre los diferentes departamentos.15. Ambiente de Control ASIGNACIÓN DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: El personal de la empresa necesita conocer bien sus responsabilidades, así como las normas y reglas que las rigen. Por consiguiente, los directivos preparan descripciones de puestos y definen claramente la autoridad y responsabilidad dentro de la organización, además del establecimiento de políticas que describen las prácticas correctas del negocio.16. Ambiente de Control POLÍTICAS DE RECURSOS HUMANOS: Las características del personal influyen en la eficacia del control interno. Así pues, las políticas y prácticas de contratación, la orientación, capacitación, evaluación, asesoramiento, promoción y compensación influye mucho en el ambiente de control.17. Valoración de Riesgos Es la identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos, constituyendo una base para determinar cómo se debe administrar los riesgos.18. Riesgo: Toda aquella probabilidad que pudiese afectar de forma adversa el logro de los objetivos de una organización. Valoración de Riesgos19. Diversos tipos de riesgo que pueden resumirse en los siguiente : Contabilidad errónea o inapropiada. Costos excesivos/ingresos deficientes. Sanciones legales. Fraude o robo. Decisiones erróneas de la gerencia. Interrupción del negocio. Deficiencia en el logro de objetivos y metas. Desventaja ante la competencia – desprestigio de imagen. Cambios en el entorno de operación Personal nuevo Sistemas de información nuevos o modernizados Modelo del negocio, productos, o actividades nuevas Nuevos pronunciamientos de contabilidad Valoración de Riesgos20. EVALUACIÓN DE RIESGOS La evaluación del riesgo consiste en la identificación y análisis de los factores que podrían afectar la consecución de los objetivos y, en base a dicho análisis, determinar la forma en que los riesgos deben ser administrados y controlados, debido a que las condiciones económicas, industriales, normativas continuarán cambiando, es necesario disponer de mecanismos para identificar y afrontar los riesgos asociados con el cambio. Valoración de Riesgos21. Actividades de Control Son políticas y procedimientos, son acciones de las personas para implementar las políticas, para ayudar a asegurar que se están llevando a cabo las directivas administrativas identificadas como necesarias para manejar los riesgos.22. Actividades de Control Tipos de actividades de control: Revisiones de alto nivel Funciones directas o actividades administrativas Procesamiento de información Controles físicos Indicadores de desempeño Segregación de responsabilidades Políticas y procesamiento23. Actividades de Control Revisiones de alto nivel : Se realizan sobre el desempeño actual que tiene la organización frente a presupuestos, pronósticos, periodos anteriores y competidores. Funciones directas o actividades administrativas : Dirigen las funciones o las actividades revisando informes de desempeño. Procesamiento de información : Se implementan una variedad de controles para verificar que estén completos y que estén autorizadas las transacciones. Los datos que ingresan están sujetos a chequeo o a cotejarse con los archivos de control.24. Actividades de Control Controles físicos : Equipos, inventarios, valores y otros activos se aseguran físicamente en forma periódica, son contados y comparados con las cantidades presentadas en sus registros. Indicadores de desempeño : Relacionar unos con otros los diferentes conjuntos de datos, tanto operacionales como financieros,

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además de analizar las interrelaciones e investigar y corregir las acciones. Segregación de funciones : Las responsabilidades se dividen entre diferentes empleados para reducir el riesgo de errores o de acciones inapropiadas. Políticas y Procedimientos : Las actividades de control implica dos elementos, el primero de ellos es el establecimientos de políticas que puedan cumplirse y que sirve de base para el segundo que no es más que los procedimientos para llevar a cabo dichas políticas..25. Información y comunicación Debe identificarse, capturarse y comunicarse información pertinente en una forma y oportunidad que facilite a la gente cumplir sus responsabilidades. El sistema de información produce documentos que contienen información operacional, financiera y relacionada con el cumplimiento, el cual hace posible operar y controlar el negocio. Las organizaciones se relaciona no solamente con los datos generados internamente, sino también con la información sobre sucesos, actividades y condiciones externas necesarios para la toma de decisiones. Debe existir una comunicación efectiva en un sentido amplio, que fluya hacia abajo, a lo largo y hacia arriba de la organización.26. Monitoreo: Supervisión Los Sistemas de Control Interno requieren que sean monitoreados, un proceso que valora la calidad del desempeño del sistema en el tiempo. El monitoreo asegura que el control interno continúa operando efectivamente. Este proceso implica la valoración, por parte del personal apropiado, del diseño y de la operación de los controles en una adecuada base de tiempo y realizando las acciones necesarias.27. Monitoreo: Función de Auditoría Interna Esta función es un aspecto importante dentro del monitoreo. Los auditores internos investigan y evalúan el control interno, así como la eficiencia con que varias unidades del la organización están desempeñando sus funciones; después comunican los resultados y los hallazgos a la alta dirección. Les interesa determinar: - Conocen la misión - Suficiente personal - Registros de forma adecuada.28. Monitoreo: Supervisión Resumen de la Estructura de Control Interno Es un informe especial por medio del cual el contador público comunica a la gerencia de la entidad cuyos estados financieros examina, las debilidades importantes que hayan llamado su atención durante el estudio y evaluación del control interno de la entidad. Este informe se titula “informe de control interno, carta a la gerencia, carta de recomendaciones o carta de presentación”.29. Monitoreo: Supervisión Resumen de la Estructura de Control Interno Cualquiera que sea el área de la observación indicada cada una de ellas debe contener lo siguiente: Descripción de la deficiencia encontrada. Causa del problema. Consecuencia de la debilidad encontrada, y de ser posible su cuantificación. Correctivos adecuados según las circunstancias. Cualquier otro punto,30. Monitoreo: Supervisión Resumen de la Estructura de Control Interno Forma de presentación del informe: El auditor debe comunicar las debilidades encontradas por escrito. Las observaciones detectadas pueden presentarse en el informe de control interno por área operativa (registros contables, registros legales) y por rubros del balance (efectivo, cuentas por cobrar). La redacción de las observaciones podría realizarse señalando en el principio la debilidad y en segundo término la recomendación, o viceversa.31. Importancia del control Interno La importancia que ha tenido el control interno se debe a los siguientes factores: El alcance y la magnitud de las empresas ha llegado a un punto donde su organización estructural se ha vuelto compleja y extensa. La administración necesita de la precisión de numerosos informes y análisis, para controlar eficazmente sus operaciones. La administración tiene la responsabilidad de salvaguardar

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el activo de las empresas, prevenir y descubrir errores y fraudes, esto se obtiene manteniendo un sistema de control interno adecuado.32. Componentes de la administración de riesgo Fuente: Mantilla (2009:93)33. Componentes de la administración de riesgo Fuente: Mantilla (2009:93)34. Componentes de la administración de riesgo Fuente: Mantilla (2009:93)35. Estudio y Evaluación del control Interno El estudio y evaluación del control interno es la base a partir de la cual se determina la extensión de las operaciones, dado que la auditoría se realiza por medio de pruebas selectivas. Toda auditoría se inicia conociendo, estudiando, revisando el control interno establecido, con el propósito de satisfacer los siguientes requisitos: 1.- Tomar una decisión relativa a la cantidad de tareas de examen detallado que deban ejecutarse durante su desarrollo. 2.- Verificar la debilidad o fuerza del sistema. 3.- Juzgar si el sistema cuenta con bases adecuadas para emitir una opinión relativa a la razonabilidad de la presentación de los E/F.36. Estudio y Evaluación del control Interno Estudio: El CP debe tener un conocimiento del sistema de control interno de su cliente. El estudio se realiza mediante indagaciones, cuestionarios, memorándums, flujogramas, etc. La información obtenida debe ser documentada, de acuerdo a su criterio. Evaluación: El CP determina si otorgará o no confianza al sistema de control interno y en caso de otorgar confianza debe determinar también el nivel de confianza que se considera apropiado de acuerdo con sus observaciones.37. Estudio y Evaluación del control Interno Si el CP decide otorgarle confianza al control interno tendrá que diseñar pruebas de auditoría de dos tipos: Pruebas de cumplimiento : Son las que determinarán que los procedimientos de control están funcionando de acuerdo a como fueron prescritos y permitirán soportar el nivel de confianza otorgada. Pruebas sustantivas : Son las que permiten llegar a una conclusión con respecto al saldo de una cuenta.38. Riesgo de Auditoría Significa el riesgo de que el auditor dé una opinión de auditoría inapropiada cuando los E/F están elaborados en forma errónea de una manera importante. El riesgo de auditoría es la combinación de tres elementos: Riesgo inherente Riesgo de control Riesgo de detección39. Evaluación del Riesgo de Auditoría Es el proceso por el cual, a partir del análisis de la existencia en intensidad de los factores de riesgo, se mide el nivel de riesgo presente en cada caso. La evaluación del nivel de riesgo muchas veces se limita a determinar un riesgo alto, medio o bajo. Esta evaluación es un proceso subjetivo y depende exclusivamente del criterio, capacidad y experiencia del auditor. Además, es la base para la determinación del enfoque de auditoría a aplicar. Por lo tanto, debe ser un proceso cuidadoso, realizado por quienes posean la mayor capacidad y experiencia en el equipo de auditoría.40. Elementos Componentes del Riesgo de Auditoría Riesgo de Auditoría Riesgo Inherente Riesgo del Control Riesgo de Detección Responsabilidad de la Empresa Responsabilidad del Auditor41. Riesgo Inherente Es la susceptibilidad del saldo de una cuenta o clase de transacciones a una representación errónea que pudiera ser de importancia relativa, individualmente o cuando se agrega con manifestaciones erróneas en otras cuentas, asumiendo que no hubo controles internos relacionados.42. Evaluación: Riesgo Inherente El auditor usará juicio profesional para evaluar numerosos factores para evaluar el riesgo inherente. A nivel de los estados financieros: La integridad de la administración La experiencia y conocimiento de la administración y cambios durante un periodo. Naturaleza del negocio Factores que afectan la industria en la que opera la entidad

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43. A nivel de los saldos de cuentas y transacciones: Cuentas de los E/F probable de ser susceptibles a representaciones erróneas La complejidad de las transacciones Susceptibilidad de los activos a pérdida o malversación La terminación de transacciones inusuales y complejas. Evaluación: Riesgo Inherente44. Riesgo de Control Es el riesgo que una representación errónea que pudiera ocurrir en el saldo de cuenta o clase de transacciones y que pudiera ser de importancia relativa, no sea prevenido o detectado y corregido con oportunidad por los sistemas de contabilidad y de control interno. Es la contingencia de que el control interno establecido por la organización falle en prevenir o detectar errores monetarios.45. Evaluación: Riesgo de Control El auditor deberá conocer los controles básicos que tiene establecido la organización, para impedir que ocurran errores monetarios de magnitud que distorsione la situación financiera. Estos controles básicos están diseñados para asegurar: 1) La existencia de las transacciones 2) El registro de la totalidad de las transacciones 3) Exactitud, confiabilidad y razonabilidad de la información financiera.46. Riesgo de Control Responsabilidad del auditor ante el riesgo de control: Entender cabalmente cómo debe realizar las pruebas de control. conocer cuál es el propósito que debe cumplir cada control dentro de la empresa auditada. Familiarizarse con los resultados. Investigar el nivel de confianza que se está depositando en los controles.47. Riesgo de Detección Es la posibilidad que los procedimientos de auditoría seleccionados no detecten los errores, o irregularidades existentes en el objeto auditado situaciones que tampoco fueron detectadas o neutralizadas por el sistema de control interno de la organización. Esto puede originarse en el alcance de las pruebas, la oportunidad en que fueron efectuadas y la calidad con que fueron aplicadas.48. Riesgo de Detección Factores que determinan el Riesgo de Detección La ineficiencia de un procedimiento de auditoría aplicado. La mala aplicación de un procedimiento de auditoría. Existencia de muestras no representativas. Problemas de definición de alcance y diseño de un procedimiento.49. Riesgo de Detección Responsabilidad del auditor ante el riesgo de detección: Ejecutar todas las etapas de las pruebas que han sido planificadas. Estar alerta a los errores cometidos por representantes de su cliente en las diferentes áreas auditadas. Cumplir con los procedimientos de auditoría establecidos, que puedan determinar los diferentes errores y posibles síntomas de fraude.50. Componentes :Riesgo de Detección Riesgo genérico : En el se incluye cualquier factor que no corresponda específicamente a la muestra seleccionada, y que pueda conducir al auditor a conclusiones inadecuadas, ya sea en un saldo o la eficacia de un control interno. Ejemplo: Omisión de procedimientos de auditoría, Aplicación incorrecta de procedimientos, Aplicación de procedimientos a una muestra inadecuada o incompleta, No comprobar información suministrada por el cliente Riesgo de muestreo: Está relacionado con el nivel de la muestra examinada que podría llevar a conclusiones erradas, por no habar aplicado muestreo preciso o no haber comprobado toda la operación.51. ES EL RIESGO DE ERROR NO INTENCIONAL EN LAS PARTIDAS Y AFIRMACIONES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS, EN UNA CIFRA QUE EXCEDA EL ERROR TOLERABLE. LOS RIESGOS DE ERROR USUALMENTE SURGEN DE ERRORES EN: - PRINCIPIOS - ESTIMACIONES - PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN - EXPOSICIÓN Riesgo de Error52. Riesgo de Fraude EL RIESGO DE FRAUDE ES EL RIESGO DE ERROR INTENCIONAL EN LAS CUENTAS Y AFIRMACIONES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS, EN UNA CIFRA QUE EXCEDA EL ERROR TOLERABLE, Y QUE

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SURJA DE UN ERROR U OMISIÓN DE IMPORTES O EXPOSICIONES. PROCESO DE IDENTIFICACÓN DEL FRAUDE - CONSIDERAR LA MATERIALIDAD - FORMULAR LA EVALUACIÓN INICIAL DE RIESGO - ENTENDER LAS CONDICIONES DEL NEGOCIO - ENTENDER LOS PROCESOS DE INFORMACIÓN - EVALUAR LA EFECTIVIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN DE RIESGO - IDENTIFICAR Y BUSCAR EL ORIGEN DE LOS RIESGOS - CONFIRMAR LOS RIEGOS Y PROBARLOS53. Fraude y Error Responsabilidad de la administración La responsabilidad de la prevención y detección de fraudes y errores recae en la administración, que debe implementar y mantener permanentemente operativos sistemas de contabilidad y control interno apropiados. Tales sistemas reducen pero no eliminan las posibilidades de fraude o error. Responsabilidad del auditor El auditor no es y no puede ser responsable de la prevención del fraude o error. Sin embargo, el hecho de que la auditoría se practique anualmente puede servir como freno contra fraudes y errores.54. Características del Fraude Los errores que surgen de información financiera fraudulenta , como son los errores Intencionales u omisiones de cantidades y revelaciones en los estados financieros para engañar a los usuarios de los mismos. La información financiera fraudulenta, puede involucrar actos tales como los siguientes: Manipulación, falsificación o alteración de los libros de contabilidad, presentación falsa en, u omisión intencional de eventos en los E/F55. Características del Fraude Los fraudes que surgen de malas aplicaciones de activos (algunas veces referidas como desfalco) involucran el robo de los activos de la entidad, donde el efecto del robo, causa que los estados financieros no presenten la situación financiera de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados. La mala aplicación puede ser llevada a cabo de varias formas, incluyendo la malversación de recibos, el robo de los activos o causar a una entidad el pagar por mercancías y servicios no recibidos. La mala aplicación de activos puede estar acompañada por falsos o engañosos registros o documentos y puede involucrar a unos o más individuos entre la gerencia, empleados o terceras partes

MANUALES ADMINISTRATIVOS

1 Concepto: 

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización. 

2 Otros Conceptos: 

"Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil de manejar (manuable) se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa". A. Reyes Ponce. 

"El manual presenta sistemas y técnicas especificas. Señala el procedimiento a seguir 

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para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades especificas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo". Graham Kellog. 

"Es un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa". Terry G. R. 

"Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo". Continolo G. 

3 El manual como medio de comunicación: 

La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una función de mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la dirección superior, al delinear la estructura organizacional y poner las políticas y procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual correctamente redactado puede ser un valioso instrumento administrativo. 

En esencia, los manuales administrativos representan un medio de comunicación de las decisiones administrativas, y por ello, que tiene como propósito señalar en forma sistemática la información administrativa. 

4 Objetivos de los manuales: 

De acuerdo con la clasificación y grado de detalle, los Manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos: a) Instruir al persona, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones,políticas, procedimientos , normas, etc. b) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindarresponsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones. c) Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo. d) Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales. e) Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas administrativas. f) Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. 

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g) Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal yaque describen en forma detallada las actividades de cada puesto. h) Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema. i) Interviene en la consulta de todo el personal. j) Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc. k) Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente. l) Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. ll) Determina en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas o errores. m) Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación. n) Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y como deben hacerlo. o) Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades. p) Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de lossistemas, procedimientos y métodos.

5 Ventajas y Desventajas de los manuales administrativos: 

Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan la importancia de estos. Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual de ninguna manera le restan importancia. 

5.1 Ventajas: 

Un manual tiene, entre otras, las siguientes ventajas: 

1. Logra y mantiene un sólido plan de organización. 2. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes. 3. Facilita el estudio de los problemas de organización. 4. Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización. 5. Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave. 6. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización. 7. Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones. 8. Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles. 9. La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien. 10. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos. 

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11. Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos. 12. Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar. 13. Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los procedimientos, las funciones, las normas, etc. 14. Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones. 15. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo. 16. Son instrumentos útiles en la capacitación del personal. 17. Incrementan la coordinación en la realización del trabajo. 18. Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción. 

5.2 Desventajas: 

Entre los inconvenientes que presentar los manuales se encuentran los siguientes: 

1. Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes. 2. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día. 3. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez. 4. Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones. 5. El costo de producción y actualización puede ser alto. 6. Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad. 7. Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma. 8. Muy sintética carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados. 

6 Clasificación de los Manuales administrativos: 

Entre los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, destacan el relativo a los manuales administrativos, ya que facilitan el aprendizaje de la organización, por una parte, y por la otra, proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en las unidades administrativas, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información en las cuales se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado, para lograr la realización de las tareas que se le han encomendado. 

Depende de la información de las necesidades de cada institución o empresa privada, para saber con qué tipo de manuales se debe contar. Se hace la aclaración de que pueden abarcar dichos manuales a toda la empresa: una dirección, un departamento, una oficina, sección, una mesa, un puesto, etcétera. 

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Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa los nombres diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera: 

Los diferentes organismos (públicos o privados) tienen necesidad de manuales diferentes. El tipo de manual se determina dando respuesta al propósito que se han de lograr. En ciertos casos, solo sirve a un objetivo: y en otros, se logran varios objetivos. 

6.1 POR SU CONTENIDO: 

Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este tipo tenemos los siguientes: 

Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organización. 

Manual de organización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones. 

Manual de políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a se seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. 

Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito, permite: a)Agilizar el proceso de toma de decisiones b)Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios. c)Servir de base para una constante y efectiva revisión. Puede elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales como: producción, ventas, finanzas, personal, compras, etc. 

Manual de procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. 

Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo. 

Manual de contenido múltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización de 

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distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. Un ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos", el de "historia y organización", en si consiste en combinar dos o mas categorías que se interrelacionan en la practica administrativa. En organismos pequeños, un manual de este tipo puede combinar dos o mas conceptos, debiéndose separar en secciones. 

6.2 POR SU FUNCION ESPECIFICA: 

Esta clasificación se refiere a una función operacional especifica a tratar. Dentro de este apartado puede haber los siguientes manuales: 

Manual de producción: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solución. 

La necesidad de coordinar el proceso de fabricación (fabricación, inspección, ingeniería industrial, control de producción), es tan reconocida, que en las operaciones de fabricación, los manuales se aceptan y usan ampliamente. 

Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir el alcance de compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar que afectansus actividades. 

Manual de ventas: Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas, procedimientos, controles, etc.). Al personal de ventas es necesario darle un marco de referencia para tomar decisiones cotidianas. 

Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones especificas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero, protección de bienes y suministro de información financiera. 

Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgánica del departamento, descripción del sistema contable, operaciones internas del personal, manejo de registros, control de la elaboración de información financiera. 

Manual de crédito y cobranzas: Se refiere a la determinación por escrito de procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos mas importantes que puede contener este tipo de manual están los siguientes: operaciones de crédito y cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros. 

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Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Los manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección, administración de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales, políticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación, entre otros. 

Manual técnico: Trata acerca de los principios y técnicas de una función operacional determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y como información general para el personal interesado en esa función. Ejemplos de este tipo de "Manual técnico de auditoria administrativa", y el "Manual técnico de sistemas y procedimientos". Estos sirven como fuente de referencia y ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de asesoría. 

Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican, las labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son comúnmente mas detallados que un manual de procedimientos. 

El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario tiene muy poco conocimiento previo de los temas cubiertos. por ejemplo, un manual de adiestramiento "explica como debe ejecutarse el encendido de la terminal de la computadora y emitir su señal", mientras que un manual de procedimientos omitir esta instrucción y comenzaría con el primer paso activo del proceso. El manual de adiestramiento también utiliza técnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de auto evaluación para comprobar el nivel de comprensión del contenido por el usuario. 

Otra clasificación aceptada de los manuales administrativos se refiere a las necesidades que tienen las oficinas y de acuerdo a su ámbito de aplicación; pueden elaborarse manuales con una cobertura mayor o menor. 

6.3 GENERAL: 

Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los siguientes manuales: 

Manuales generales de organización: Este es producto de la planeación organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organización formal y definiendo su estructura funcional. 

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Manual general de procedimientos: Este es también resultado de la planeación, contiene los procedimientos de todas las unidades orgánicas que conforman en un organismo social, a fin de uniformar la forma de operar. 

Manual general de políticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de la dirección superior ; para toda la empresa, estas políticas generales establecen líneas de guía, un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a condiciones generales.

6.4 ESPECIFICO: 

Manual especifico de reclutamiento y selección: Se refiere a una parte de una área especifica (personal). Y contiene la definición uniforme respecto al reclutamiento y selección personal en una organización. 

Manual especifico de auditoria interna: Consiste en agrupar lineamientos, instrucciones de aplicación especifica a determinados tipos de actividad, aquí se refiere a la auditoria interna en forma particular. 

Manual especifico de políticas de personal: Este se enfoca a definir "políticas", pero de una área especifica de la organización, señalando las guías u orientación respecto a cuestiones de personal, tales como: contratación, permisos, promociones, prestaciones, etc. 

Manual especifico de procedimientos de tesorería: Consiste en elaborar los procedimientos en el orden de importancia de un área especifica, a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo, por ejemplo: ingresos a caja, pago a proveedores, etc. 

George R. Terry dice lo siguiente: "Muchos patrones sienten que es importe darle a los empleados información con respecto a la historia de la compañía comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actuales. 

Esto lee una vista introspectiva de la tradición y pensamiento de la empresa con la queestá asociado. 

La información histórica por lo común se incluye como la parte de presentación aun manual de políticas o de organización, o de un manual de personal. 

Estos manuales exponen con detalle la estructura de la empresa y señalan los puestosy la relación que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. Explican la jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad; las funciones y actividades de los órganos de la empresa. 

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Generalmente contienen gráficas de organización, descripciones de trabajo, cartas de límite de autoridad, etcétera. 

C.L. Littlefield declara al respecto: "Los manuales de organización se usan donde se desea una descripción detallada de las relaciones de organización. 

Se elaboran ordinariamente con base en los cuadros de organización, los cuales se acompañan de las descripciones de los diferentes puestos inscritos en el cuadro. Comúnmente se hace la división de los encabezados de estos manuales en atención a la función general, a las obligaciones y autoridad y al conjunto de relaciones con los demás". 

Un manual de políticas pone por escrito las políticas de una empresa. Una política es una guía básica para la acción; prescribe los límites generales dentro de los cuales han de realizarse las actividades. 

Conocer las políticas en una empresa proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. Política no es otra cosa que una actitud de la dirección. Estas actitudes deben ser comunicadas en forma continua a lo largo de toda la línea de organización si se desea que las operaciones se desarrollen conforme al plan. 

Las políticas escritas son un medio de transmitir las actitudes de la dirección. Las políticas escritas establecen líneas de guía, un marco dentro del cual el personal directivo puede obrar para balancear las actividades y objetivos de la gerencia general, según convenga a las condiciones locales. 

Kellog hace notar que los manuales de política muchas veces incluyen una declaración de objetivos de la empresa y otros "slogans" que expresan una política; por ejemplo: Los manuales de políticas ahorran muchas consultas. Por supuesto, puede haber manuales de políticas comerciales, de producción, de finanzas, de personal, etc., o uno sobre políticas generales. 

El manual de procedimientos presenta sistemas técnicas específicas señala el procedimiento preciso a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Es un procedimiento por escrito. 

Los manuales de procedimiento, por sus características diversas, pueden clasificarse en manuales de procedimiento de oficina y de fábrica. 

También puede referirse en: 1.A tareas y trabajo individuales, por ejemplo, cómo operar una máquina di contabilidad. 2.A prácticas departamentales en que se indican los procedimientos de operación de 

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todo un departamento. 3.A prácticas generales en un área determinada de actividad, como manuales procedimiento comerciales, de producción, financieras, etcétera. 

Los manuales de procedimientos generalmente contienen un texto que señala las políticas y procedimientos a seguir en la ejecución de un trabajo, con ilustraciones a base de diagramas, cuadros y dibujos para aclarar los datos. 

En los de procedimientos de oficina es costumbre incluir o reproducir las formas que Se emplean en el procedimiento de que se trate, bien sea llenadas con un ejemplo o con instrucciones para su llenado. 

De poco servirían las manifestaciones detalladas de procedimientos si al mismo tiempo la organización y las normas básicas no son, cuando menos, medianamente firmes y comprensibles. 

Ya se ha visto que un manual puede contener material de tipo diverso, lo que hace que los tipos mencionados no resulten siempre bien definidos. 

Una inmensa mayoría de los manuales de oficina parecen estar diseñados intencionalmente para varios fines. 

En la preparación de cualquier manual de procedimientos me pareció muy interesante que debe existir manifestación clara de las normas generales de la empresa y comprensión total de la organización básica de la misma. 

Es un manual de contenido múltiple que trata acerca de los principios y técnicas de una actividad determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para el órgano responsable de la actividad y como información general para todo el personal interesado en esa actividad. }

7 Criterios Metodológicos para el Diagnóstico de los Manuales de Procedimientos 

Con el propósito de estandarizar y unificar los criterios básicos para el análisis de los procedimientos que presenten las diversas unidades administrativas de la organización. 

Es necesario destacar los requisitos que debe reunir la documentación que se genere en esta materia así como los datos necesarios para analizar los manuales de procedimientos, instrucciones y estudios de diagnóstico del procedimiento. 

A través del establecimiento de estos requerimientos mínimos de información, se estará en posibilidades de emitir juicios y dictámenes que orienten a las unidades administrativas en lo referente a la instrumentación y aplicación de las medidas de mejoramiento que incrementen su eficacia y eficiencia operativas. 

Así pues, resulta indispensable establecer los puntos que deberán contener los 

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siguientes documentos. 

Este manual comprende en forma ordenada, secuencial y detallada los Procedimientos que se ejecutan en una unidad administrativa, los órganos que intervienen y los formatos que se deben utilizar para la realización de las funciones que se le han asignado. 

El manual está integrado por los procedimientos que se dan en el ámbito de acción de la unidad de referencia o en los que participe por la naturaleza de su competencia. 

7.1 El manual de procedimientos deberá contener: 

Carátula. Es la cubierta exterior del documento donde se identifica el contenido, el logotipo, el nombre del manual y la organización responsable. 

Portada. Ésta continúa después de la carátula, lleva el nombre del manual, de la organización responsable de su aplicación y el lugar y la fecha de edición. 

Índice general. Es la presentación resumida y ordenada de los elementos constitutivos del documento. 

Presentación. Es la explicación clara y concisa de los objetivos del manual y la exposición de la estructura del documento; incluye un mensaje y la autorización del titular. 

7.2 Cada uno de los procedimientos del manual contendrá: 

Objetivos de procedimiento. Se planteará el propósito que se pretende lograr con la ejecución del procedimiento. 

Base jurídica. Enumeración de los ordenamientos o normas jurídico –administrativas que rigen la operación de la unidad, específicamente capitulo, artículo y fracción que fundamentan el procedimiento. 

Órganos que intervienen. Enumeración de las unidades, sub-unidades o puestos que intervienen en el procedimiento de que se trate. 

Políticas y normas de operación. Exposición de criterios y normas que orienten la realización de las actividades sin tener que consultar los niveles jerárquicos

superiores. 

7.3 Descripción de las operaciones: 

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Presentación secuencial de los pasos que se deben realizar dentro de un procedimiento, al precisar los puestos o unidades responsables de su ejecución. 

Diagrama de flujo. Representación del flujo de operaciones para mostrar las unidades que participan, las operaciones que realizan y la secuencia de las mismas, mediante el  uso de la simbología definida en la sección "Metodología para la integración y aplicación del diagnóstico en los procedimientos" 

Formas e instrucciones. Deberá presentarse un ejemplar de cada uno de los formularios  que se utilicen en las distintas operaciones del procedimiento. Se anexaran, además, las instrucciones con las indicaciones especificas a las que debe sujetarse el llenado de los formatos. 

Glosarios. Como parte final, se incluirá un compendio alfabético que contenga los conceptos referidos a acciones o mecanismos administrativos que se contemplan en el cuerpo del manual. 

Por último, es conveniente, incluir la información referente a la duración aproximada y a la frecuencia del procedimiento, así como los mecanismos que se utilizan para la revisión y actualización del manual. 

Es necesario señalar que cuando un documento incluya un solo procedimiento deberá contener instrucciones, representación gráfica y descripción narrativa del conjunto de instrucciones específicas para realizar una gama de operaciones. 

Al igual que en el manual de procedimientos, también se deberán especificar objetivos, políticas de operación, ámbito de aplicación, descripción de operaciones y diagramas. 

También se deberá verificar si existen procedimientos de enlace con el nivel central, ya  que es importante analizar cómo se enlazan los procedimientos desconcentrados con los centrales, pues en este punto es donde pueden existir mayor número de anomalías que obviamente se van a convertir en fallas de control, de coordinación, de fluidez y agilidad del procedimiento. 

Además, se deberá analizar el flujo del procedimiento en las unidades administrativas centrales para que las actividades se realicen con la eficacia y eficiencia que exige proceso de desconcentración. 

Este análisis abarcará todo el proceso hasta la consecución del producto final. 

En este tipo de procedimiento es importante verificar los tiempos de ejecución desde el  inicio hasta el fin, con el objeto de captar los puntos y las unidades en donde se presentan con mayor incidencia las demoras o problemas que obstaculizan el proceso en su conjunto. 

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Por otra parte, resulta importante analizar los volúmenes de trabajo y la frecuencia con  que se realizan los procedimientos para determinar la importancia de los mismos y sugerir medidas que hagan eficiente su operatividad. 

Finalmente, se deberá verificar que el procedimiento se ajuste a las guías de desconcentración establecidas y que respete normas emitidas por el nivel central, así como que se encuentren instrumentados los controles internos necesarios de acuerdo con la materia específica de que se trata. 

Los procedimientos específicos se realizan en una sola unidad administrativa; su análisis debe contemplar los siguientes aspectos: 

Análisis del objetivo de la unidad en relación con el del procedimiento. Se analizará la congruencia entre ambos para verificar si el procedimiento coadyuva a la consecución del objetivo de unidad y si existe conveniencia entre ambos. 1.- Se deberá relacionar el procedimiento con la o las atribución y funciones a la que sirve como instrumento de ejecución. 2.- Si el análisis se refiere a un manual de procedimientos, éstos interrelacionarán con las funciones y atribuciones asignadas a la unidad administrativa para verificar silos procedimientos que se realizan se encuentran interrelacionados con la totalidad de las funciones y/o atribuciones. 

También se debe comprobar si existen algunas funciones cuya ejecución aún no se ha  instrumentado o bien no existen instrucciones por escrito aun cuando los procedimientos que se efectúen. 

Análisis de procedimiento con las normas jurídico - administrativas. En este aspecto es importante verificar la concordancia del procedimiento con el marco existente y comprobar que no contradiga ninguna de las disposiciones vigentes. 

Es necesario destacar la importancia que tienen el diagnóstico en los procedimientos administrativos y los manuales de procedimientos, así como las técnicas de investigación documental y de campo. 

Es menester que en todo diagnóstico de procedimiento y en los documentos normativos  de los procedimientos, lleve un inventario inicial con el fin de detectar con claridad la existencia de los mismos y a su vez observar su aplicación y los elementos que participan en ellos al integrar el factor tiempo que se vincula en el procedimiento.

8 CONTENIDO DE MANUALES: 

Manual de organización: 

1.- Identificación. 

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2.- Índice 3.- Introducción 3.1.- Objetivo del manual. 3.2.- Ambito de aplicación. 3.3.- Autoridad 3.4.- Como usar el manual. 4.- Directorio. 5.- Antecedentes Históricos. 6.- Base legal (en caso de organismo publico). 7.- Organigrama. 8.- Estructura funcional. 9.- Objetivos de cada unidad orgánica. 

Manual de procedimientos: 

1.- Índice. 2.- Introducción 2.1.- Objetivos del manual. 2.2.- Alcance. 2.3.- Como usar el manual. 2.4.- Revisiones y Recomendaciones. 3.- Organigrama. 3.1.- Interpretación de la estructura orgánica. -Sistemas de organización (línea, funcional, etc.) -Tipo de departamentalización (geográfica, por producto, etc.). -Amplitud de la descentralización y centralización. -Relación entre el personal con autoridad de línea y asesoría. 4.- Gráficas. 4.1.- Diagramas de flujo. 5.- Estructura procedimental. 5.1.- Descripción narrativa de los procedimientos. 6.- Formas. 6.2.- Empleadas (por lo general planeadas y rediseñadas). 6.3.- Instructivos de las formas empleadas.