control interno

C O N T R O L I N T E R N O

CONTROL INTERNO

“Herramienta fundamental contable y controladora de las organizaciones”

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1. Introducción

La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones, se ha incrementado en los últimos años, esto debido a lo práctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en especial si se centra en las actividades básicas que ellas realizan, pues de ello dependen para mantenerse en el mercado. Es bueno resaltar, que la empresa que aplique controles internos en sus operaciones, conducirá a conocer la situación real de las mismas, es por eso, la importancia de tener una planificación que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visión sobre su gestión.

Por consiguiente, el control interno comprende el plan de organización en todos los procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del negocio, para proteger y resguardar sus activos, verificar su exactitud y confiabilidad de los datos contables, así como también llevar la eficiencia, productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesión a las exigencias ordenadas por la gerencia. De lo anterior se desprende, que todos los departamentos que conforman una empresa son importantes, pero, existen dependencias que siempre van a estar en constantes cambios, con la finalidad de afinar su funcionabilidad dentro de la organización.

Siendo las cosas así, resulta claro, que dichos cambios se pueden lograr implementando y adecuando controles internos, los cuales sean capaces de salvaguardar y preservar los bienes de un departamento o de la empresa.

"Es la base sobre el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable, el grado de fortaleza determinará si existe una seguridad razonable de las operaciones reflejadas en los estados financieros. Una debilidad importante del control interno, o un sistema de control interno poco confiable, representa un aspecto negativo dentro del sistema contable".

En la perspectiva que aquí adoptamos, podemos afirmar que un departamento que no aplique controles internos adecuados, puede correr el riesgo de tener desviaciones en sus operaciones, y por supuesto las decisiones tomadas no serán las más adecuadas para su gestión e incluso podría llevar al mismo a una crisis operativa, por lo que, se debe asumir una serie de consecuencias que perjudican los resultados de sus actividades.

Después de revisar y analizar algunos conceptos con relación al control, se puede decir que estos controles nos permite definir la forma sistemática de como las empresas han visto la necesidad de implementar controles administrativos en todos y cada uno de sus operaciones diarias. Dichos controles se deben establecer con el objeto de reducir el riesgo de pérdidas y en sus defectos prever las mismas.

Sea cual sea la aplicación del control que se quiere implementar para la mejora organizativa, existe la posibilidad del surgimiento de situaciones inesperadas.

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Para esto es necesario aplicar un control preventivo, siendo estos los que se encargaran de ejecutar los controles antes del inicio de un proceso o gestión administrativa.

Adicionalmente, se cuentan con controles de detección de los cuales se ejecutan durante o después de un proceso, la eficacia de este tipo de control dependerá principalmente del intervalo de tiempo transcurrido entre la ejecución del proceso y la ejecución del control. Para evaluar la eficiencia de cualquier serie de procedimiento de control, es necesario definir los objetivos a cumplir.

Unido a esto, expresa "el control aplicado de la gestión tiene por meta la mejora de los resultados ligados a los objetivos." Esto deduce la importancia que tienen los controles y en tal sentido, asegura "los controles es en realidad una tarea de comprobación para estar seguro que todo se encuentra en orden."

Es bueno resaltar que si los controles se aplican de una forma ordenada y organizada, entonces existirá una interrelación positiva entre ellos, la cual vendría a constituir un sistema de control sumamente más efectivo. Cabe destacar que el sistema de control tiende a dar seguridad a las funciones que cumplan de acuerdo con las expectativas planeadas. Igualmente señala las fallas que pudiesen existir con el fin de tomar medidas y así su reiteración.Una vez que el sistema está operando, se requiere de una previsión sobre una base de pruebas para ver si los controles previstos están operando como se planeó. Por esto el control interno no puede funcionar paralelamente al sistema, por estar estos íntimamente relacionados, es decir, funcionan como un todo, para lograr el objetivo establecido por la organización.

DEFINICIONControl Interno es todo un sistema de controles financieros utilizados por las empresas, y además, lo establece la dirección o gerencia para que los negocios puedan realizar sus procesos administrativos de manera secuencial y ordenada, con el fin de proteger sus activos, salvaguardarlos y asegurarlos en la medida posible, la exactitud y la veracidad de sus registros contables; sirviendo a su vez de marco de referencia o patrón de comportamiento para que las operaciones y actividades en los diferentes departamentos de la organización fluyan con mayor facilidad.

Tomando en cuenta que el control interno va a servir como base o instrumento de control administrativo, y que igualmente abarca el plan de organización, de procedimientos y anotaciones dirigidas con la única finalidad de custodiar los activos y a la confiabilidad contable, el (Colegios de Contadores Públicos) la define como:

"El plan de organización, de todos los métodos y medidas coordinadas adoptadas al negocio, para proteger y salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de los datos contables y sus operaciones, promover la eficiencia y la productividad en las operaciones y estimular la adhesión a las prácticas ordenadas para cada empresa".

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Una vez establecido y dejado claro el significado del control interno es bueno verlo también desde un punto de vista financiero lo podemos definir como:

"Una función de la gerencia que tiene por objeto salvaguardar, y preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraerán obligaciones sin autorización".

Tomando en cuenta los distintos conceptos de control interno pueden dividirse en dos grandes grupos: Administrativos y Contables.

Control Interno Administrativo.

Es el plan de organización, y todos los métodos que facilitan la planeación y control de la empresa (planes y presupuestos).

Control Interno Contable.

Se puede decir que comprende de métodos y procedimientos relacionados con la autorización de transacciones, tal es el caso de los registros financieros y contables. Dentro de esta perspectiva se puede señalar que: "un sistema de control interno se establece bajo la premisa del concepto de costo/beneficio. El postulado principal al establecer el control interno diseña pautas de control cuyo beneficio supere el costo para implementar los mismos".

Es notorio manifestar, que el control interno tiene como misión ayudar en la consecución de los objetivos generales trazados por la empresa, y esto a su vez a las metas específicas planteadas que sin duda alguna mejorará la conducción de la organización, con el fin de optimizar la gestión administrativa.

Sin embargo sobre este punto, es importante señalar que, para que un control interno rinda su cometido, debe ser: oportuno, claro, sencillo, ágil, flexible, adaptable, eficaz, objetivo y realista.

Todo esto tomando en cuenta que la clasificación del mismo puede ser preventiva o de detección para que sea originaria.

El control interno contable representa el soporte bajo el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable. Un sistema de control interno es importante por cuanto no se limita únicamente a la confiabilidad en la manifestación de las cifras que son reflejadas en los estados financieros, sino también evalúa el nivel de eficiencia operacional en los procesos contables y administrativos.

El control interno en una entidad está orientado a prevenir o detectar errores e irregularidades, las diferencias entre estos dos es la intencionalidad del hecho; el término error se refiere a omisiones no intencionales, y el término irregular se refiere a errores intencionales.

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Lo cierto es que los controles internos deben brindar una confianza razonable de que los estados financieros han sido elaborados bajo un esquema de controles que disminuyan la probabilidad de tener errores sustanciales en los mismos.

Con respecto a las irregularidades, el sistema de control interno debe estar preparado para descubrir o evitar cualquier irregularidad que se relacione con falsificación, fraude o colusión, y aunque posiblemente los montos no sean significativos o relevantes con respecto a los estados financieros, es importante que estos sean descubiertos oportunamente, debido a que tienen implicaciones sobre la correcta conducción del negocio.

Propósito del Control interno:

Es: "Promover la operación, utilizar dicho control en la manera de impulsarse hacia la eficaz y eficiencia de la organización". Esto se puede interpretar que el cumplimiento de los objetivos de la empresa, los cuales se pueden ver perturbados por errores y omisiones, presentándose en cada una de las actividades cotidianas de la empresa, viéndose afectado por el cumplimiento de los objetivos establecidos por la gerencia.

El Enfoque del Control Interno:

Consiste, en resguardar los activos contra la situación que se considere en peligro de pérdida, es decir, si a menudo se presenta esta situación tratar de eliminar o reducirlas al máximo.

Objetivo del Control Interno:

Es tratar de fomentar la eficiencia en el manejo de las operaciones que el desempeño realizado por las políticas fijadas de la organización y por último procurar que el control interno establecido dé como resultado, mantener a la administración informada del manejo operativo y financiero y que dicha información sea confiable y llegue en el momento más oportuno, para así, permitir a la gerencia tomar decisiones adecuados a la situación real que está atravesando la empresa.

Debilidades del Control Interno en una empresa:

Las deficiencias o debilidades del sistema de control interno detectadas a través de los diferentes procedimientos de supervisión deben ser comunicadas a efectos de que se adopten las medidas de ajuste correspondientes.

Según el impacto de las deficiencias, los destinatarios de la información pueden ser tanto las personas responsables de la función o actividad implicada como las autoridades superiores.

La autoridad superior del organismo debe procurar suscitar, difundir, internalizar y vigilar la observancia de valores éticos aceptados, que constituyan un sólido fundamento moral para su conducción y operación.

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Tales valores deben enmarcar la conducta de funcionarios y empleados, orientando su integridad y compromiso personal.

En conclusión podemos decir, que la importancia que está adquiriendo el control interno en los últimos tiempos, a causa de numerosos problemas producidos por su ineficiencia, ha hecho necesario que los miembros directivos de las organizaciones asumirán forma efectiva, unas responsabilidades que hasta ahora se habían dejado en manos de las propias organizaciones de las empresas. Por eso es necesario que la administración tenga claro en qué consiste el control interno para que pueda actuar al momento de su implantación.

El control interno no tiene el mismo significado para todas las personas, lo cual causa confusión entre empresarios y profesionales, legisladores, etc. En consecuencia, se originan problemas de comunicación y diversidad de expectativas, lo cual da origen a problemas dentro de las empresas.

Resumen

El control interno es un proceso integrado a los procesos, y no un conjunto de pesados mecanismos burocráticos añadidos a los mismos. Estos controles internos, son efectuados por los miembros directivos, la dirección y el resto del personal de una entidad, con el objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos.

El control interno es un proceso, es decir, un medio para alcanzar un fin y no un fin en sí mismo, lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles, no se trata solamente de manuales de organización y procedimientos, sólo puede aportar un grado de seguridad razonable y no la seguridad total para la conducción o consecución de los objetivos.

Al hablarse del control interno como un proceso, se hace referencia a una cadena de acciones extendida a todas las actividades, inherentes a la gestión e integrados a los demás procesos básicos de la misma: planificación, ejecución y supervisión.

Tales acciones se hallan incorporadas (no añadidas) a la infraestructura de la entidad, para influir en el cumplimiento de sus objetivos y apoyar sus iniciativas de calidad.

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MANUAL

DE CONTROL

INTERNO

INTRODUCCIÓN

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Este Manual trata de proporcionar los elementos necesarios para llevar a cabo la comprobación interna, a través de normas que se establecen para ser cumplidas antes de llevar a cabo cualquier operación, dejando lo menos posible la decisión de los requisitos que deben cumplirse, al juicio personal.

Aparte de indicar la manera de conducir las transacciones y los caminos que se han de seguir, la comprobación interna asume también la máxima parte del control automático en la exactitud de toda la operación contable. Se debe tener presente el principio básico de la división del trabajo entre diferentes personas, de tal manera que se reduzca al mínimo las posibilidades de error y prevenir o impedir irregularidades o actuaciones no deseadas.

Las personas electas para administrar cualquier empresa privada o estatal, tienen obligación primordial de proteger los activos de la empresa, y realizar el esfuerzo necesario para lograr que la organización opere con márgenes de rentabilidad aceptables, y que se encuentre siempre solvente con sus acreedores y proveedores manteniendo siempre su crecimiento sostenido. En términos generales puede decirse que para lograr estas metas, la administración de la empresa debe actuar con inteligencia y adoptar planes, métodos y procedimientos que les ayuden a cumplirlas, a esto se le denomina sistema o los sistemas de control interno.

Es por ello que la administración tiene la responsabilidad de implantar un sistema global de procedimientos de control interno. Adicionalmente, tienen la responsabilidad de revisar y mejorar las políticas y procedimientos establecidos cuando las actividades de sus instituciones o los sistemas contables cambian.

Es oportuno señalar que precisamente toda empresa tiene que adoptar un Manual de Control Interno, mas un sistema contable adecuado a las actividades que realiza la organización. El Manual Contable y de Control Interno, proporcionan a la Empresa la oportunidad de instalar simultáneamente las herramientas necesarias que le permitirá salvaguardar sus activos, dotar de confiabilidad sus registros financieros y promover la eficiencia operacional.

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS

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Es importante que el contador (a) de la empresa, como encargado (a) de preparar y verificar la información contable tengan siempre presente los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. Base sobre los cuales deben prepararse los Estados Financieros de toda empresa.

Estos principios son conceptos básicos que establecen la delimitación e identificación del ente económico, las bases de cuantificación de las operaciones y la presentación de la información financiera cuantitativa por medio de los estados financieros y están estructurados sobre las tres áreas siguientes:

a) Principios que tratan de identificar y delimitar al ente económico o negocio del cual se pretende informar.

Estos principios son los de entidad, el de realización y el de período contable.

1. ENTIDAD

Los Estados Financieros se refieren siempre a un ente donde el elemento subjetivo o propietario es considerado como tercero. El concepto de ente es distinto del de persona ya que una misma persona puede producir estados financieros de varios entes de su propiedad.

2. REALIZACIÓN

Los resultados económicos solo deben computarse cuando sean realizados, o sea cuando la operación que se origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la legislación o prácticas comerciales aplicables y se hayan ponderado fundadamente todos los riesgos inherentes a tal operación. Debe establecerse con carácter general que el concepto realizado de devengado.

3. PERIODO CONTABLE

En las empresas en marcha es necesario medir el resultado de la gestión de tiempo en tiempo, ya sea para satisfacer razones de administración, legales, fiscales o para cumplir con compromisos financieros, etc.

Es una condición que los ejercicios sean de igual duración para que los resultados de dos o más ejercicios sean comparables entre sí.

b) Principios de contabilidad que establecen la base para cuantificar las operaciones del ente económico y su presentación.

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En esta clasificación se incluyen los principios de valor histórico original, negocio en marcha y dualidad económica.

1. VALOR HISTORICO ORIGINAL.

El valor de costo, adquisición o producción, constituye el criterio principal y básico de valuación, que condiciona la formulación de los Estados Financieros llamados de situación, en correspondencia también con el concepto de empresa en marcha, razón por la cual esta norma adquiere el carácter de principio.

Esta afirmación no significa desconocer la existencia y procedencia de otras reglas y criterios aplicables en determinadas circunstancias sino que, por el contrario, signifique la aplicación de otro criterio, debe prevalecer el de costo como concepto básico de valuación.

Por otra parte, las fluctuaciones del valor de la moneda de cuenta, con su secuela de correctivos que inciden o modifican las cifras monetarias de los costos de determinados bienes, no constituyen, así mismo, alteraciones al servicio expresado, sino que, en substancias, constituyen menos ajustes a la expresión numeraria de los respectivos costos.

2. NEGOCIOS EN MARCHA.

Salvo indicación expresa en contrario, se entiende que los Estados Financieros pertenecen a una empresa en marcha, considerándose que el concepto que informa la mencionada expresión, se refiere todo organismo económico cuya existencia temporal tiene plena vigencia y proyección futura.

3. DUALIDAD ECONOMICA.

Este principio sostiene que cada recurso de que dispone la entidad fue generado por terceros, quienes poseen derecho e intereses sobre los bienes de la entidad. A su vez, los recursos constituyen una especificación de los derechos que sobre ellos existen, implica que toda transacción de la entidad debe ser registrada mostrando el efecto sobre los recursos propiedad del negocio (activos) y las obligaciones y derecho de tercero (pasivo y capital).

c) Principios de Contabilidad que se refieren a la información.

En esta clasificación se incluyen: el de revelación suficiente, el de importancia relativa y el consistencia.

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1. REVELACION SUFIENCIETE.

Los Estados Financieros deben contener toda la información y discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación de la situación financiera y de los resultados económicos del ente a que se refieren.

2. IMPORTANCIA RELATIVA.

Al ponderar la correcta aplicación de lo principios generales y normas particulares debe necesariamente actuarse con sentido práctico. Frecuentemente se presentan situaciones que no encuadran dentro de aquellos y que sin embargo, no presentan problemas porque el efecto que producen no distorsiona el cuadro general.

Desde luego, no existe una línea demarcatoria que fije los límites que lo que es y no es significativo y debe aplicarse el mejor criterio para resolver lo que corresponda.

En cada caso, de acuerdo con las circunstancias, teniendo en cuenta factores tales como efecto relativo, en los activos o pasivos, en el patrimonio o en el resultado de las operaciones.

3. CONSISTENCIA.

Los principio generales, cuando fuere aplicable y las normas particulares utilizadas para preparar los estados financieros de un determinado ente debe ser aplicadas uniformemente de un ejercicio a otro, es decir en forma similar.

Debe señalarse, sin embargo, que el principio de la uniformidad no debe conducir a mantener inalterable aquellos principios generales, cuando fuere aplicable, o norma particular que las circunstancias aconsejen su modificación.

DEFINICION DE CONTROL INTERNO

No existe aún, un criterio unánime entre los contadores sobre la definición de control interno, aunque hay una separación entre lo que es control interno contable y control interno administrativo, el primero orientado a los

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controles financieros y el segundo a la eficiencia de operaciones, una definición del primero dice:

Los CONTROLES CONTABLES comprenden el plan de organización y todos

los métodos y procedimientos concernientes a, y directamente

relacionados con, la salvaguarda de los activos y la confiabilidad de los

registros financieros. Ellos generalmente, incluyen controles tales como

los sistemas de autorización y aprobación, separación de los deberes

referentes al mantenimiento de los registros y los informes contables de

aquellos concernientes con operaciones de custodia de los activos, control

físico de los mismos y auditoría interna.

La otra definición de control interno, que tiene que ver con la promoción de la eficiencia operacional, dice:

Los CONTROLES ADMINISTRATIVOS comprenden el plan de organización y

todos los métodos y procedimientos que conciernen principalmente a la

eficiencia operacional y a la adhesión a las políticas administrativas, y

usualmente sólo se refieren en forma indirecta a los registros financieros.

Estos generalmente incluyen controles tales como los análisis estadísticos,

estudios de tiempos y movimientos, informes sobre niveles de ejecución,

programas de entrenamiento de los empleados y controles de calidad.

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ELEMENTOS DE UN BUEN CONTROL INTERNO1. Organización:

a) Dirección : Asume la responsabilidad de la política de la entidad.

b) Coordinación : Interviene en la amortización de las partes.c) División de Labores: Para definir independencia de funciones de

operación,Custodia y registro.

d) Asignación de : Establece nombramientos, jerarquías y delega facultades. Responsabilidades.

2. Procedimientos:

a) Planeación y sistematización: Consiste en la elaboración de instructivos y

Manuales, presupuestos, e implantación de Estándares de producción, distribución y servicios.

b) Registros y formas: Para el registro de operaciones.

c) Informes: Necesarios para la vigilancia de las actividades.

3. Personal:

a) Entrenamiento: Con sus programas respectivos.

b) Eficiencia: Con la idea de alertar el desempeño del personal.

c) Moralidad: Base primordial sobre la que descansa el control interno.

d) Retribución: Adecuada a planes de incentivos, pensiones yPrestaciones para despertar cooperación y lealtad hacia la Empresa.

4. Supervisión:Necesidad de verificar el buen funcionamiento de los sistemas y procedimientos. (Auditoría interna)

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PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO

DEBIDA AUTORIZACION DE LAS OPERACIONES:

Siendo imposible estar siempre presente el representante legal de las organizaciones, dueños o directivos de una empresa, para ejecutar directamente sus operaciones, se delegan autoridad para la realización de operaciones a los gerente, administradores por medio de poderes legales la (apertura de cuentas de ahorro, desembolsos, otorgamiento de préstamo, pago de intereses, compra y venta de mercaderías, acopio de producción, etc)

Un buen sistema de control interno tendrá siempre algunos procedimientos prescritos para verificar que las operaciones se realizan adecuadamente y dejará evidencia de que esos procedimientos se cumplieron.

REGISTRO ADECUADO DE LAS OPERACIONES

Si suponemos que una operación cumple con todas las condiciones para ser considerada como autorizada, entonces deberá ser adecuadamente registrada. Para las operaciones más comunes, esto significa que debe ser registrada por el valor correcto y en el momento oportuno. Un sistema adecuado de control interno incluiría procedimientos que verificaría, como mínimo, el total de las operaciones registradas. El mismo u otros procedimientos verificarían que estas operaciones fueran registradas oportunamente.

LIMITACION DE ACCESO A LOS ACTIVOS

El acceso a los activos se puede ver dos formas:

1. Acceso al activo físico en si mismo.

2. Acceso a los documentos que autorizan el uso o disposición del activo.

La naturaleza del activo determinará los procedimientos de control. Los activos con mayor liquidez, como efectivo y valores negociables, tienen mucho más riesgo de uso o disposición indebida que aquellos activos como terrenos y edificios. Un buen sistema de control interno considerará estos factores y, por consiguiente, restringirá el acceso. En el caso de ciertos activos de mayor liquidez, sería necesario llevar un registro de las personas que tienen acceso y la razón para ello. Los documentos que autoricen el uso o disposición de tales activos deben controlarse como si se tratara del activo mismo.

COMPARACION FISICA DE LOS ACTIVOS CON LOS REGISTROS EN LIBROS

Da la impresión de una toma de un inventario? Efectivamente, de eso se trata y también es un conteo de caja, un conteo de valores, una conciliación bancaria, un inventario físico de activos y fijos y otras cosas. Estas comparaciones tienen el mismo objetivo: Determinar si el activo existe realmente y si es así, si corresponde con lo registrado en los libros. Este

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elemento de control sirve para verificar tanto la salvaguarda de los activos como la confiabilidad de los registros financieros.

De los ejemplos anteriores, se podrá apreciar que la frecuencia de la comparación tendrá que varias de acuerdo con la clase de activo de que se trate. La verificación de los activos de mayor liquidez se hace más frecuentemente, por ejemplo, los inventarios físicos de activos fijos. De la misma manera, los activos que tengan un alto valor se deben inspeccionar más frecuentemente que aquellos con valores relativamente insignificantes. Obviamente, el factor costo - beneficio se debe considerar aquí. Para desarrollar un buen sistema de control interno, se debe tomar en consideración todos estos factores y diseñar el sistema para lograr el objetivo adecuado para cada tipo de activo.

OBJETIVOS ESPECIFICOS DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Los objetivos específicos del sistema de control interno son los mismos sin importar cuales son los procedimientos individuales de control implantados:

Salvaguarda de los activos. Verificación de la corrección y confiabilidad de la

información contable. Promoción de la eficiencia operacional. Fomento de la adhesión a las políticas prescritas

por la administración.

PROTECCION QUE PROPORCIONA EL CONTROL INTERNO

Entre otras cosas proporciona las siguientes medidas de protección:

a) Que todas las operaciones se registren en los libros auxiliares y de contabilidad.

b) Que el registro original sea verificado por alguna persona diferente a la que efectúa el registro.

c) Que las operaciones sean aprobadas y realizadas por personas autorizadas.

d) Que las tasas, precios y valores estén verificados.

e) Que los activos se encuentren debidamente custodiados y que exista un control físico adecuado contra sustracciones o manejos inadecuados.

f) Que los activos entregados a terceros en concepto de préstamos o bien como equipo de trabajo, su registro en libros, cuando ello proceda, se efectúe previa autorización formal.

g) Que los cálculos aritméticos, descuentos y otros aspectos numéricos sean correctos.

h) Que los saldos de las cuentas estén correctamente determinados.

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i) Que los saldos de las cuentas sean verificados, (1) mediante recuento físico o (2) mediante confirmación de terceros.

j) Que se mantenga un adecuado control sobre lo diversos comprobantes, libros diarios y mayor, estados financieros y otros registros, lo mismo que reportes preparados para uso de la administración.

NORMAS DE CONTROL INTERNO

REGISTRO DE OPERACIONES

1) De acuerdo con el Código de Comercio vigente es obligación llevar los siguientes libros principales:

a) Un libro Diario.b) Un libro Mayor.

2) Estos libros deben estar encuadernados, foliados, forrados y registrados en la dependencia gubernamental que le corresponde. En todas las hojas de cada libro deben estar estampados el sello de la dependencia gubernamental.

3) Al fin de poder analizar con más detalle las operaciones, se podrá llevar libros o tarjetas auxiliares. Tanto los libros principales como los auxiliares deben llevarse en idioma español, con claridad, por orden progresivo de fechas y operaciones, sin dejar huecos y en manera alguna deben ser alterados, ni tener enmendaduras ni borrones.

4) En los libros contables debe registrarse el Balance de apertura de la empresa, y debe contener lo siguiente:

1. La relación exacta del activo inicial de la empresa en dinero, valores, créditos, efectos al cobro, bienes muebles e inmuebles, repuestos y agregados, herramientas y accesorios, materia prima, etc. apreciados en su valor real y que constituyan su activo.

2. La relación exacta de las deudas y de toda clase de obligaciones pendientes, si las hubiere y que forman su pasivo.

3. Fijará en su caso, la diferencia exacta entre el activo y el pasivo, que será el patrimonio con que inicie sus operaciones.

4. En el libro Diario se anotarán, por orden progresivo de fecha cada una de las operaciones que se vayan efectuando, pero mayor economía de tiempo se puede hacer un resumen de los mismos y anotar dicho resumen en el Libro Diario. Ya que el Sistema Computarizado o Manual los asientos se harán diariamente.

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5. En el Libro Diario no se deben dejar renglones en blanco o entre renglón, por lo que, si al final de una página da principio un asiento, y no termina por que no cabe, deberá continuarse en la siguiente página, no olvidando anotar antes las sumas de la página anterior. Cuando al final de la hoja queden uno o dos renglones disponibles, es preferible cancelarlos y anotar en la siguiente página el asiento completo. La cancelación de los renglones disponibles se hace por medio de una línea quebrada.

6. Los asientos del Libro Diario deben trasladarse al Libro Mayor por orden progresivo de fechas.

7. Para cada una de las subcuentas que forma parte del Catálogo de Cuentas se abrirá un libro o registro al que se le denominará Mayor Auxiliar.

8. Todas las operaciones de carácter económico que lleve a cabo la empresa, se registraran en documentos denominados Comprobantes, los cuales son documentos de naturaleza interno en los que se anotan las operaciones detalladas y ordenadamente.

9. Para un mayor ahorro de tiempo y división del trabajo las operaciones se registraran en tres clases de comprobantes: Comprobantes de Ingresos, Egresos y Diario.

10. Los comprobantes de ingresos, egresos y diario deben basarse en las cuentas del catálogo y además cumplir con las Normas que contiene el Manual.

11. En los comprobantes de ingresos se anotará exclusivamente operaciones que originen entradas de dinero efectivo.

12. En los comprobantes de Egresos se anotarán exclusivamente operaciones de salidas de dinero en efectivo.

13. En los Comprobantes de Diario se anotarán exclusivamente operaciones que no causen movimiento de dinero efectivo.

14. Los Comprobantes deben llevar las iniciales y/o firmas de personas que los preparan, revisan y aprueban.

15. Los Comprobantes de Ingresos, Egresos y Diario deben llevar adjunta la documentación que soporte las operaciones, la que previamente debe haber sido identificada por la persona, departamentos, oficinas, secciones o unidades que estén involucrados en la transacción.

16. La explicación del concepto de los Comprobante Ingresos, Egresos y Diario debe ser clara y concisa, sin menoscabo de los detalles pertinentes para que se comprenda el origen de la transacción.

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17. Los Comprobantes deben ser convenientemente legajeados y numerados progresivamente, de tal manera que se facilite su consulta e identificación con los libros.

18. Para efectos de su registro, las operaciones se clasificarán en simples y mixtas: Las simples son las que se efectuarán en una sola clase de comprobante; las mixtas son las que afectan al mismo tiempo a dos clases de comprobantes. Se registran por medio de cuentas puentes.

19. Todo comprobante ya sea de ingreso, egreso o diario cuya elaboración sea incorrecta y no se haya registrado deberá destruirse y sustituirse por uno nuevo ya correcto.

20. Todo comprobante incorrecto que sea registrado, deberá corregirse por medio de un asiento de contrapartida o de complemento según el caso..

21. Los libros principales: Diario y Mayor, Libros o Tarjetas Auxiliares y los Comprobantes de Ingresos, Egresos y Diario con sus respectivos soportes no deben prestarse por ningún motivo a personas ajenas a la empresa a menos que exista algún convenio por motivos de programas o proyectos que así los disponen o por realización de auditoría externa, pero por ninguna razón debe permitirse su salida fuera de la oficina del organismo.

22. Los comprobantes de ingresos, egresos y diario con sus respectivos soportes deben archivarse por orden cronológico, apilados en muebles que eviten que la documentación se deteriore.

23. Para una más fácil localización de las cuentas en el Libro Mayor, se deberá elaborar un índice de las mismas y mantenerse en la primera hoja del Libro para consulta.

EFECTIVO EN CAJA

1. Solamente el cajero (a) tendrá acceso exclusivo a su cubículo de caja y la custodia de sus fondos en efectivo, a excepción de la persona que realiza el arqueo a la hora de su realización.

2. Las gavetas donde guarda el dinero deben tener todas las facilidades físicas para el almacenamiento adecuado de los billetes, cheques y monedas a fin de salvaguardarlos de pérdidas, o sustracciones.

3. La Gerencia o administración de la empresa debe instaurar un plan sistemático de arqueos diarios de lo ingresos a caja, con mucha mayor razón cuando se manejan fondos de diferentes fuentes. Ordenará una investigación de cualquier irregularidad hasta su aclaración, y será informada por escrito.

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4. Los arqueos diarios a caja general, deben servir además de confrontar el importe del dinero recibido con los comprobantes expedidos, para diferenciar los ingresos de cada fuente de fondos, así mismos para preparar la minuta de depósito de la cuenta bancaria de cada fuente de fondos.

5. La función de recepción de fondos en efectivo debe estar delegada a uno o varios puestos de trabajo que se desempeñen solamente como cajeros(as).1

6. Cuando el ingreso sea a través de cheque, debe ser a nombre de la empresa, inmediatamente debe endosarse para depósito en la cuenta corriente que corresponda. No se deben recibir cheques endosados por terceros. El endoso debe decir si es en la cuenta de ahorro "PARA DEPOSITO UNICAMENTE EN LA CUENTA DE AHORRO No. XXXXXXXXXXXXX DE LA empresa

7. El efectivo recibido se depositará íntegramente en la cuenta bancaria ya sea de ahorro o corriente que corresponda a la empresa, en el mismo día de su recepción o a más tardar el día siguiente. Los depósitos los efectuará una persona distinta de la (s) que recibe o reciban el dinero.

8. El efectivo que no se deposite, quedará guardado en caja fuerte.

9. La clave de la caja fuerte debe conocerla una sola persona y hacerlo constar por escrito y mantenerlo, de preferencia bajo custodia en una entidad que preste este servicio, o en sobre lacrado bajo la custodia del gerente o administrador de la empresa.

10. No deben recibir cheques con fecha adelantada.

11. Las formas RECIBO DE PAGO DE CREDITO, COMPROBANTES DE INGRESOS, FACTURAS DE CONTADO y DEPOSITO DE AHORRO deben ser controlados por Contabilidad y entregarse a éste(a) mediante recibo firmado.

12. El cajero(a) no debe tener acceso a los registros contables ya sean estos manuales o computarizados.

13. Todos los documentos previamente numerados que se utilicen como soporte de los ingresos y que se inutilicen por cualquier motivo, serán identificados con un sello que diga ANULADO y el original será enviado a contabilidad.

14. Las minutas de depósito debidamente certificadas por el Banco deben entregarse a Contabilidad.

15. El cajero(a) debe prepara un informe de los Ingresos expedidos por número secuencial, debidamente clasificados por concepto

1 Cuando el volumen de operaciones de la empresa lo amerite.

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de ingresos, este informe debe ser firmado por el cajero(a) y la persona que realice el arqueo.

16. En vista que exista dificultad para depositar los ingresos del día en el mismo día o siguiente, el arqueo a caja debe incluir todos lo fondos no depositados y en el Informe Diario de Caja se debe llevar control del saldo no depositado, que debe ser igual al que refleje la cuenta de Efectivo en Caja de ese día en los registros contables.

17. El Gerente o administrador de la empresa será el responsable de los arqueos diarios a Caja y en su ausencia esta responsabilidad debe ser asumida por el Contador(a) de la Empresa, de tal manera que no haya ningún día laborable sin la realización del arqueo.

18. La persona que realice el arqueo debe hacer un corte, es decir, tomar nota del último documento de control utilizado que respalden ingresos de dinero en efectivo en la empresa.

19. En caso que la empresa tuviera sistemas automatizados la persona que realiza el arqueo debe auxiliarse de los reportes que genera el Sistema Computarizado cuyo importe total debe ser igual a la suma de los ingresos y egresos computarizados.

20. Toda la documentación que sirve de soporte de los ingresos e incluidos en el arqueo deben ser entregados en el mismo día o a más tardar al día siguiente al Contador (a).

Fondos fijos de Caja Chica

1. La apertura, incremento o disminución del fondo fijo de caja chica en moneda nacional o extranjera deberá ser aprobada por escrito por el la junta directiva o gerente o administradores de la empresa. El fondo Fijo de Caja Chica se crea para cubrir necesidades de desembolsos de dinero que por su naturaleza imprevista y urgencia deben ser pagados en efectivo y no en cheques

2. El límite máximo de erogaciones del fondo fijo de caja chica será la cantidad autorizada según actas de acuerdos, memorando de parte de la junta directiva gerente o administrador, cualquier erogación mayor de este límite deberá hacerse con cheque. Esto no quiere decir que no se pueda incrementar mas adelante cuando el volumen de operaciones lo demande, siempre y cuando exista una previa autorización.

3. Los desembolsos sujetos a rendición de cuentas deben soportarse con VALE PROVISIONAL DE CAJA CHICA. La rendición de cuentas debe ser efectuada diariamente, salvo casos especiales, que por fuerza mayor no pudiesen ser utilizados ese mismo día, esta situación no podrá ser rutinaria y el plazo mayor para efecto de liquidación será de cuarenta y ocho

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horas. La liquidación del vale provisional debe ser en su totalidad, no deben aceptarse liquidaciones parciales.

4. Todo desembolso definitivo debe ampararse en RECIBO DE EGRESOS DE CAJA CHICA, el que a su vez debe estar respaldado por los documentos que evidencien el pago efectuado tales como: facturas, recibos, órdenes, memorando.

5. Los documentos que respalden el RECIBO DE EGRESOS DE CAJA CHICA, deben cumplir con los siguientes requisitos:

a) Fecha dentro del máximo de las 48 horas de liquidación del vale.

b) Que no tengan enmendaduras, borrones o alteraciones.c) Ser originales, previamente numerados y no copias ni

fotocopias.d) Con pie de imprenta fiscal.e) Las operaciones aritméticas correctas.f) Cancelarse con sello que diga: "CANCELADO".

6. El RECIBO DE EGRESOS DE CAJA CHICA debe ser previamente numerado, elaborarse en original y controlarse su secuencia numérica.

7. El RECIBO DE EGRESEOS DE CAJA CHICA se redactará claramente, se mencionará en el mismo, el número de factura, recibo, orden o cualquier otro documento justificativo que le sirva de soporte. Llevará la firma del encargado del fondo, del Gerente o administrador de la empresa y de la persona que recibe el dinero.

8. La reposición del Fondo debe efectuarse cuando éste se agote en un 70% de su monto.

9. A fin de mes, aunque no se hubiesen utilizado fondos en el 70%, se reembolsarán los desembolsos efectuados a esa fecha, para registrarlos en el período que les corresponda.

10. Al reponerse el fondo, el RECIBO DE EGRESOS DE CAJA CHICA y sus soportes se cancelarán con un sello que indique "CANCELADO", número del cheque de reembolso y fecha.

11. El fondo fijo de caja chica no debe mezclarse con fondos de caja general.

12. La persona encargada del fondo no podrá entregar dinero a ningún empleado o funcionario, que no haya rendido cuentas de un VALE PROVISIONAL anterior. Es absolutamente prohibido que una persona tenga dos o más vales provisionales pendientes. Los vales provisionales no deben tener alteraciones ni manchones.

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13. Es prohibido cambiar cheques de particulares, empleados, funcionarios y aún de la misma empresa con el dinero de este fondo.

14. Las personas que tienen cargos de dirección o lleven registros contables dentro de la empresa, no deben manejar fondos fijos por ser esta función incompatible con su cargo.

15. La persona que maneja fondos fijos podrá ser arqueada en cualquier momento que lo estime conveniente el gerente o administrador de la empresa ó el contador de la empresa.

16. Las solicitudes de reembolso deben presentarse en el formato REEMBOSO DE CAJA CHICA que deberá acompañarse de los RECIBOS DE EGRESOS CAJA CHICA en orden numérico secuencial, con sus soportes.

17. Siempre que se traspase el fondo de una persona a otra por motivos de cambio de funciones o por dejar de pertenecer a la empresa, debe registrarse contablemente el nombre del nuevo responsable del fondo fijo de caja chica.

18. El fondo fijo no debe utilizarse para hacer anticipos de sueldos, préstamos personales a empleados, etc.

DEPOSITO EN BANCOS DEL PAIS

1. La apertura de cuentas de cheques y e ahorro en instituciones bancarias solamente será autorizada por la junta directiva de la empresa, propietario o persona con poder legal.

2. Cuando la empresa maneje fondos de diferentes fuentes o programas, deberá abrir cuentas de ahorro y corrientes diferentes para cada una de las fuentes o programas.

3. Los cheques y las minutas de retiros de ahorro deben llevar dos firmas autorizadas, una clase "A" con una clase "B" o dos clase "A". Las firmas autorizadas serán los que designen los Estatutos, Reglamentos de la empresa y deben constar en acta y notificarse por escrito a la institución bancaria.

4. Los cheques y minutas de retiro serán nominativos y no al portador.

5. Los egresos de la(s) cuenta(s) de cheques y de l(s) cuenta(s) de ahorro se respaldarán con el respectivo comprobante de pago y la minuta de retiro respectivamente y con los documentos originales justificantes cancelados con un sello fechado que diga "CANCELADO" o "PAGADO". Los comprobantes de pago y la minuta de retiro deberán llevar la codificación contable. Se anotarán de inmediato en el Libro Auxiliar de Bancos para mayor control.

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6. Los documentos que respaldan los cheques y las minutas de retiro deben revisarse previamente por el Contador (a).

7. Los cheques deben ser adecuadamente protegidos contra alteraciones con una máquina protectora de cheques o en su defecto anotar el valor del cheque en número y letras.

8. Ninguna de las firmas autorizadas debe firmar cheques ni minutas de retiro en blanco.

9. Los depósitos en la(s) cuenta (s) de cheque(s) y en la(s) cuenta(s) de ahorro numerados en forma consecutiva, debidamente certificados por el Banco y respaldados por los Recibos Oficiales de Caja, deben recibirse directamente en Contabilidad.

10. Las conciliaciones bancarias deberán elaborarse a más tardar en los primeros diez días de cada mes. Estas serán elaboradas por personas diferentes a las que tengan firma en la cuenta bancaria. Las partidas flotantes serán investigadas de inmediato para su ulterior registro.

11. Cuando una persona deje de ser firma autorizada en la (s) cuenta(s) de cheques y de ahorro, se notificará de inmediato a la institución bancaria.

12. Los cheques pagados y devueltos por el Banco se archivarán en orden número y por mes.

13. Las libretas de cheques en blanco deben estar guardadas en caja fuerte o archivo de seguridad bajo la custodia del Contador(a) si éste no tiene firma en la cuenta corriente respectiva, y la que esté en uso bajo la custodia de la persona que elaborar los cheques, estos deberán librarse en estricto orden numérico. Y las libretas que no estén en uso se les debe dar continua verificación de que están completos en la secuencia numérica que los entregó el Banco.

14. Los cheques anulados deben mutilarse en el espacio donde van las firmas, conservar su secuencia numérica en el legajo de comprobantes de Contabilidad y registrarse como tales en el Libro Auxiliar de Bancos.

15. Los depósitos en la cuenta de cheques y de ahorro deben contabilizarse en la misma fecha que certifiquen la institución bancaria.

16. Las minutas de depósito deben llevar anotado al dorso el número, nombre del Banco y valor de los cheques que se depositen.

17. Se llevará un Libro Auxiliar de cada cuenta corriente bancaria (independientemente de que la contabilidad se lleve con registros de anotación a mano o se lleve computarizada), para

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anotar la fecha y valor de lo depósito, fechas, nombre del beneficiario y valor de los cheques librados y anulados, lo mismo que el saldo en el Banco.

18. En los comprobantes de pago se debe dejar constancia de la identificación de las personas a quienes se les entreguen cheques, preferiblemente la cédula de identidad. Si el beneficiario del cheque no sabe firmar, se solicitará su huella digital y se le entregará ante dos testigos que firmarán en señal de certificar la entrega.

19. Solamente se le entregarán cheques a personas distintas de su beneficiario si es con la autorización de este último.

20. Todo cheque no retirado a los seis meses de haberse librado, será reintegrado su valor a la cuenta bancaria.

INVERSIONES EN VALORES EN INSTITUCIONES FINANCIERAS DEL PAIS.

1. La inversión en títulos valores debe estar amparada en políticas escritas y en las leyes del país que regulan las inversiones y que salvaguarden los activos de la empresa.

2. Se llevará registro de los títulos valores en que ha invertido la empresa que contenga como mínimo los siguientes datos:a) Nombre de la institución que lo expide.b) Número de serie.c) Estar a nombre de la entidad.d) Valor nominal.e) Tasa de interés.f) Fecha de la expedición.g) Fecha de vencimiento.

3. Los títulos valores debe estar a cargo de una persona que no tenga acceso a los registros contables.

4. Los títulos valores deben guardarse en una caja fuerte o de seguridad.

5. Los asientos contables relativos a los títulos valores, deben ser preparados por un empleado que no ejecuten ni autorice transacciones sobre los mismos, comparados con la información que los respalde y con las iniciales en señal de aprobación del Gerente o administrador.

6. Mensualmente deben balancearse las cuentas auxiliares de control de los títulos valores con la cuenta de Libro Mayor que controla esta clase de activos.

7. Los títulos valores en poder de la empresa deben guardarse bajo un control dual (dos personas).

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8. Periódicamente debe realizarse un arqueo físico para verificar que los títulos valores guardados coincidan con su importe en los registros contables.

PRESTAMOS POR COBRAR CORTO Y LARGO PLAZO, VENCIDOS Y EN COBRO JUDICIAL.

1. El desembolso de préstamos solamente debe ocurrir después de cumplidos los siguientes paso:

a) Recepción de la solicitud con datos completos.b) Realización de una minuciosa evaluación y escrutinio.c) Estar aprobada la solicitud por el Comité de Crédito.d) Firma de documento prestatario y codeudor.

2. La evaluación y escrutinio de la solicitud de préstamo debe consistir en una investigación crediticia o una evaluación del bien ofrecido en garantía, realizada por personas diferentes responsables de la aprobación.

3. El desembolso de los fondos debe ser solamente mediante cheque y firmado por alguien diferente de las personas que aprueban el préstamo.

4. La autorización del préstamo debe constar en acta del Comité de Crédito de la empresa.

5. Debe llevarse un registro (en cuentas de orden) de la(s) garantía(s) del préstamo con una descripción completa y su importe a fin de evaluar la cobertura oportunamente.

6. Los documentos que garantizan un préstamo (pagarés, prendas, escrituras, convenios, póliza de seguro) deben ser guardados en lugares seguros, si es posible en caja de seguridad o fuerte.

7. Las cuotas pagadas por los clientes deben estar amparadas en recibos oficiales de caja previamente numerados, firmados por el cajero (a). Para este caso la Empresa tiene el formato RECIBO DE PAGO DE CREDITO.

8. La devolución de garantías colaterales solamente podrá hacerse con la autorización del Gerente o administrador de la Empresa.

9. Los documentos de préstamos cancelados, deben anularse poniéndoles un sello de CANCELADO y devolverse al cliente oportunamente,

10. La devolución de documentos al socio que cancela un préstamo debe ser mediante recibo firmado.

11. Deben enviarse avisos de vencimiento de las cuotas de préstamos, que hayan caído en mora.

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12. Para una más fácil identificación de los préstamos, por fuentes de fondos deben utilizarse códigos formados por dígitos que identifiquen: la fuente, sector o destino al que va dirigido el préstamo (cuando la contabilidad se lleva computarizada), en caso de llevarse manualmente (diferenciarán por uso de tarjetas de distintos colores o por rotulación de las mismas).

13. La provisión por incobrabilidad de préstamos debe basarse en las políticas del sistema financiero nacional.

14. Mensualmente debe prepararse un análisis por antigüedad de saldos de los préstamos, que pueda servir de base para el establecimiento de la provisión por incobrabilidad de préstamos.

15. Debe existir un control apropiado sobre los préstamos cancelados por incobrables.

Anticipos a proveedores

1. Los contratos por las cuales se deba conceder adelantos deben estar suscritos por el Gerente de la Empresa.

2. Todo anticipo que se conceda a un proveedor debe ser en cheque a favor del mismo.

3. El pago anticipado que se realice a un proveedor a cuenta de bienes o servicios debe quedar sujeto como máximo a un plazo de entrega no mayor de treinta días.

4. Debe llevarse control de los adelantos a cuentas de contratos y estos deben estar autorizados previamente a su desembolso por el Gerente, debe haber un documento en el que se manifieste conformidad por el servicio o bien recibido.

5. Los créditos a favor del proveedor por concepto de entrega de mercadería, deben estar sustentados con recibo expedido por el Encargado(a) de la Tienda de la Empresa.

6. Deberá llevarse registro auxiliar para cada proveedor que este sujeto a rendir cuentas por anticipos.

7. Las rendiciones de cuantas deben coincidir siempre con los anticipos solicitados, los sobrantes deben depositarse íntegramente en caja.

8. La cancelación de los anticipos considerados incobrables deberá ser autorizada por el Consejo de Administración de la Empresa.

9. Debe existir un control apropiado sobre los anticipos dados de baja por incobrables.

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10. Se han de continuar las gestiones de cobro, pertinentes de anticipos incobrables después de haber sido cancelados.

Adelantos para compras y gastos

1. Las rendiciones de cuentas de los adelantos para compras y gastos deben soportarse con documentación a nombre de la Empresa, de fecha próxima posterior a la fecha del cheque y antes de la rendición de cuentas, sin borrones ni enmendaduras, relacionadas con el gasto por el cual se solicitó.

2. Las rendiciones de cuentas deben coincidir siempre con los anticipos solicitados, los sobrantes deben depositarse íntegramente en caja.

3. Se llevara registro auxiliar por cada funcionario o empleado que reciba adelanto y el total de dichos adelantos deberá coincidir en todo momento con el total registrado en la cuenta de mayor respectiva.

Adelantos para contratos

1. Los contratos por los cuales se deba conceder adelantos deben estar suscritos por el Gerente de la Empresa.

2. Todo adelanto que se conceda a cuenta de un contrato debe ser en cheque a favor del contratista.

3. El pago adelantado que se realice al contratista a cuenta de bienes o servicios debe quedar sujeto como máximo a un plazo de entrega no mayor de treinta días.

4. Debe llevarse control de los adelantos a cuenta de contratos y éstos deben estar autorizados previamente a su desembolso por el Gerente, debe haber un documento en el que se manifieste conformidad por el servicio o bien recibido.

5. Los créditos a favor del contratista por concepto de entrega de los bienes o servicios, deben estar sustentados con recibido de conformidad de un funcionario competente de la Empresa.

6. Deberá llevarse registro auxiliarla para cada contratista que esté sujeto a rendir cuantas por anticipos.

7. Las rendiciones de cuentas deben coincidir siempre con los anticipos solicitados, los sobrantes deben depositarse íntegramente en Caja.

8. Debe existir un control apropiado sobre los anticipos dados de baja por incobrables.

9. Se han de continuar las gestiones de cobre, pertinentes de anticipos incobrables después de haber sido cancelados.

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Cheques sin fondos

1. Por los cheques devueltos por el banco, nota de débito a nombre de la persona natural o jurídica que expidió el cheque.

2. Contabilidad deberá llevar control de los cheques devueltos por el banco, para determinar en cualquier momento su ubicación. Los cheques devueltos no deben entregarse a su librador hasta que éste proceda a su reembolso.

Adelantos a funcionarios y empleados

1. Debe existir una solicitud por escrito en original y copia y autorizada por el Gerente de la Empresa para conceder adelanto a cuenta de sueldos a los funcionarios y empleados de la Empresa.

2. Los adelantos de sueldos al Gerente de la Empresa solamente podrán ser autorizados por la junta directiva, o dueño de la empresa.

3. Los adelantos a cuenta de sueldos deberán ser cancelados en el pago de sueldos más próximo del funcionario o empleado.

4. Todos los adelantos a cuenta de sueldos deben ser entregados por medio de cheques, no pueden por lo tanto ser entregados del fondo de caja chica y de caja general.

5. Deberán llevarse en registros auxiliares los adelantos a cuenta de sueldos concedidos a los funcionarios y empleados y cuadrar con el auxiliar de mayor.

INVENTARIOS DE PRODUCTOS

1. Todo débito a la cuenta de Inventarios y a sus respectivas subcuentas debe respaldarse con el respectivo Recibo de Bodega, el que debe quedar adjunto al correspondiente comprobante de diario.

2. Todos los documentos que se utilicen para ordenar, recibir, entregar, trasladar, devolver y reportar el ingreso o salida de inventario deben ser previamente numerados en orden consecutivo y firmados por el Encargado del area comercial de la empresa.

3. Las adquisiciones de inventario deben ser autorizadas por el Gerente de la Empresa a través de órdenes de compra.

4. Deben existir procedimientos adecuados para contar, inspeccionar e informar sobre los productos recibidos ya sea en buen o mal estado.

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5. Los créditos a la cuanta de inventarios y a sus respectivas subcuentas deben respaldarse con las requisiciones o facturas y deben quedarse adjuntos al comprobante de diario.

6. Cuando se lleve el control de inventario por el procedimiento perpetuo, los registros auxiliares (Kardex), o en el Sistema Computarizado deben contener como mínimo:

a) Descripción del artículo.b) Código del artículoc) Entradas y salidas en unidades y valoresd) Costo unitarioe) Saldos en unidades y valoresf) Localización del artículog) Existencias máxima y mínimas.

7. Los saldos de las tarjetas de control de inventario deben ser en todo momento positivos, cualquier saldo acreedor, negativo o rojo, debe investigarse de inmediato a través de inventario físico.

8. Los saldos de las tarjetas de control de inventario continuo o perpetuo deben conciliarse mensualmente con el saldo de las cuentas auxiliares o el saldo de la cuenta de mayor, dejando evidencia de la conciliación. Las diferencias se deben investigar y corregir, de tal manera que al final de cada mes las tarjetas de control de existencias balanceen con los registros contables. Lo mismo debe hacerse entre las tarjetas de kardex del área comercial y la contabilidad.

9. Periódicamente el Gerente de la Empresa deberá comprobar que los costos unitarios consignados en las tarjetas o en el Sistema Computarizado son correctos.

10. Se debe llevar control de las existencias máximas y mínimas y vigilar que no haya artículos de lento movimiento que le ocasionen pérdidas a la Empresa.

11. Las existencias deben almacenarse de una manera ordenada y sistemática para facilitar la manipulación, el recuento y la localización de los artículos.

12. Los productos de inventario deben estar protegidos contra los riesgos de incendio, robo, etc, mediante una póliza de seguro.

13. Es conveniente que periódicamente sean revisadas las coberturas de seguros particularmente cuanto ocurren cambios significativos en los saldos.

14. Deben efectuarse recuentos físicos rotativos del inventario en partidas de gran movimiento y de costos significativos por lo menos dos veces durante el ejercicio contable, a fin de confrontarlos con los saldos según libros a fin de proporcionar

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un mayor grado de razonabilidad a los Estados Financieros en este rubro.

15. Los inventarios físicos de fin de año deben programarse con la debida anticipación, preparar la papelería adecuada y el personal idóneo, independiente del Encargado (a) de la Tienda y tomar las siguientes medidas:

a) Que los artículos estén debidamente ordenados e identificados.

b) Que se aplique un método de verificación posterior del recuento ya efectuado (doble recuento).

c) Que exista un procedimiento que evite la falta de conteo y control del mismo mediante etiquetas.

d) Formulación de un corte de inventarios, tanto de la recepción como entrega de artículos.

e) Identificación de artículos obsoletos, dañados, etc.

16. La toma de inventarios debe estar bajo la responsabilidad del Contador (a) independiente del Encargado del área comercial.

17. Las diferencias entre el inventario físico rotativo o general de fin de año con los registros contables deben ser objeto de una minuciosa investigación.

18. Los ajustes de inventarios debe ser supervisada por el Gerente o administrador de la Empresa.

19. Se debe tener un método de valuación definida, utilizando cualquier método aceptado por las leyes fiscales y aplicado sobre bases consistentes y uniformes.

Estos métodos son:

a) Método PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas)b) Método UEPS (Ultimas Entradas Primeras Salidas)c) Método del promedio ponderado.

20. Es conveniente que toda salida de bodega esté amparada por notas de salida previamente numeradas y autorizadas por el Gerente o administrador de la Empresa.

21. Las notas de salidas que amparen artículos ya entregados deberán remitirse a la contabilidad para su valuación y registro.

22. Las formas previamente numeradas utilizadas para las entradas y salidas de las existencias en bodega deberán ser controladas por el departamento de contabilidad.

23. Las formas inválidas o anuladas deberán acompañarse en original y todas sus copias en los reportes diarios correspondientes.

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24. Si la Empresa maneja inventario de productos propiedad de otra empresa, empresa o de una persona natural, esta debe ser tratada como inventario o mercadería en consignación y por lo tanto no debe figurar como un activo de la empresa y su control se debe llevar en cuentas de orden. En este caso su control físico se tendría que llevar en tarjetas de kardex.

25. El inventario recibido en consignación debe manejarse separado del inventario de la empresa a fin de no confundirlo con el propio, o tenerlo marcado de tal manera que se pueda identificar fácilmente.

26. Los ingresos provenientes de la venta de mercaderías en consignación deben manejarse en cuenta bancaria corriente o de ahorro, separada de las cuentas propias corrientes o de ahorro de la empresa.

27. Debe haber un convenio en el que se establezca clase de mercadería, transporte, precios, tasa de comisión , informes periódicos , seguros, calidades, caducidad, periodicidad de la entrega del producto de las ventas y de las comisiones ganadas.

BIENES MUEBLES E INMUEBLES:

1. Las inversiones por compra de terrenos deben constar en acta de la junta directiva o dueño de la empresa.

2. Las escrituras por compra o donación de terrenos deben guardarse en caja fuerte o de seguridad contra incendio.

3. Se deberá llevar registro auxiliar identificando cada terreno adquirido, presentando como mínimo la siguiente información:

a) Descripción.b) Ubicación.c) Número Registral.d) Area e terreno.e) Mejoras existentes.f) Costo de adquisición.

4. La escritura por compara de edificios deben guardarse en caja fuerte o de seguridad.

5. Se deberá llevar registro auxiliar identificación cada edificio adquirido o construido, presentando como mínimo la siguiente información:

6. La junta directiva de la o propietario de la Empresa debe hacer que conste en acta la autorización e la compra de cualquier activo fijo para la empresa.

7. Se han de llevar registros auxiliares el equipo rodante, equipo de computación, equipo de comunicación, mobiliario y equipo

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de oficina, artículos de uso doméstico, de la Empresa en forma adecuada.

8. Los registros, anteriormente mencionados, se han e conciliar periódicamente contra los saldos del mayor de cada una de las cuentas.

9. Periódicamente se han de efectuar inventarios físicos del activo fijo y compararse con los registros correspondientes.

10. La supervisión de dicho inventario estará bajo la responsabilidad de persona independiente del cuidado y control de los bienes.

11. Las diferencias de importancia encontradas entre el inventario físico efectuado y el saldo en los registros deberán ser comunicadas a la Gerencia o administración de la Empresa.

12. Los registros de activos fijos han de contener la información y detalles necesarios de acuerdo a los requerimientos de la Empresa, a fin de mantener un control efectivo en los bienes.

13. Las personas responsables del cuidado del activo fijo, están obligadas a reportar cualquier cambio habido, originado por la venta, traspaso, bajas, obsolescencias, excedentes y movimientos.

14. La venta de cualquier bien de activo fijo debe estar autorizada por la junta directiva o dueño de la empresa.

15. Se han de llevar registros de los activos fijos totalmente depreciados y que aún se encuentran en uso, a pesar de que en libros se hayan dado de baja.

16. Se han de controlar en libros aquellos activos que permanezcan fuera de uso por circunstancias de cualquier índole.

17. Todos los activos fijos de la Empresa deberán identificarse con un número o código adherido en lugar visible, el cual debe coincidir con el descrito en el registro auxiliar del activo.

18. En lo relativo capitalización de las adquisiciones e activos fijos de poca importancia, debe observarse lo establecido en las políticas contables existentes.

19. Se ha de seguir para efectos de contabilización lo establecido en las políticas relacionadas con las adiciones capitalizables para distinguirlas de las erogaciones consideradas como gastos de mantenimiento y reparación de los activos fijos.

20. Se han de seguir los métodos establecidos de depreciación de forma consistente con el fin de hacer las distribuciones correspondientes a los costos y gastos del período.

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OBLIGACIONES CON INSTITUCIONES FINANCIERAS ACORTO PLAZO:

1. Los préstamos que se soliciten a otras instituciones, deberán ser autorizados por la junta directiva o dueño de la empresa y constar en acta.

2. Los documentos que se firmen por préstamos que se reciban de otras instituciones, deberán ser firmados por el representante legal de la empresa.

3. Deberá llevarse control individual por cada préstamo que se reciba. El auxiliar o control individual deberá indicar como mínimo los siguientes datos:

a) Nombre de la institución acreedora.b) Dirección.c) Número de teléfono y/o fax.d) Número del préstamo.e) Lugar donde se contrajo la deuda.f) Monto del préstamo.g) Cuota e amortización.h) Fecha de contratación del préstamo.i) Forma de pago.j) Cuota de amortización.k) Fecha de contratación del préstamo.l) Fecha en que se harán las amortizaciones.m) Fecha de vencimiento.n) Tasa de interés.o) Tipo de garantía.

4. El monto de las obligaciones contraídas deberán conciliarse periódicamente con los Estados de Cuenta que envíe la institución prestamista.

5. Debe prepararse un calendario de pagos e todos los préstamos recibidos, a fin de efectuar los pagos en la fecha de vencimiento y evitar cargos innecesarios por intereses moratorios.

6. Por las cuotas de amortización que se pague de las obligaciones debe adjuntarse recibo oficial de caja de la institución prestamista.

RETENCIONES ACUMULADAS POR PAGAR:

1. Han de existir registros adecuados que permitan conocer aquellas sumas que la Empresa debe enterar, provenientes de las retenciones de toda índole efectuados a terceros.

2. Periódicamente se han e efectuar conciliaciones entre los registros individuales y los saldos de las cuentas de mayor.

3. Los ajustes efectuados, provenientes de las diferencias encontradas deberán ser autorizadas por funcionarios responsables.

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4. Los desembolsos efectuados con el objeto de enterar las sumas retenidas por la Empresa, deberán estar amparadas por recibos extendidos por las instituciones beneficiarias.

IMPUESTOS POR PAGAR:

1. Las cuentas de mayor que establece el catálogo de cuentas deben balancear mensualmente con las cuentas auxiliares respectivas.

2. A fin de evitar multas por mora, los impuestos deben ser cancelados en el tiempo establecido por el organismo que corresponde.

3. Los egresos por pago de impuestos deben observar los requisitos de control establecidos en el sistema.

4. Cuando el impuesto no se cancele en el mes de operaciones que corresponde debe basarse en estimaciones hechas tomando como parámetro las operaciones de los meses anteriores.

5. Al cancelar el impuesto que deba, y existiera que se estimó más o menos de lo real, se efectuará el ajuste correspondiente afectando la cuenta de costos o gastos respectivos.

DONACIONES:

1. Las donaciones para ser registradas como tales, deben estar amaradas en documentos firmados por el donante y el donatario y cumplir con las leyes establecidas en materia de impuestos, por las entidades gubernamentales correspondientes.

2. Las donaciones que reciba el organismo, deben ser del conocimiento pleno y autorización de la junta directiva o dueño de la empresa.

3. Cuando se trate de donaciones en efectivo, debe expedirse el Recibo Oficial de Caja correspondiente.

4. Por las donaciones en especie que se debe expedir el documento de recepción correspondiente en el que conste las especificaciones del bien que se recibe, tales como número de serie, modelo, descripción, procedencia, costo, etc.

5. Del documento que se expida ya sea por donación en efectivo o en especie, se debe remitir una copia a Contabilidad para su registro contable.

6. Las donaciones forman parte del patrimonio institucional no repartible entre los socios de la Empresa.

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1. Las reservas se crean con los propósitos establecidos en los documentos constitutivos, estatutos o reglamentos y con el fin de distribuirlos.

AJUSTES POR REVALUACIONES:

1. Los ajustes por reevaluaciones solamente deben practicarse a partir de disposiciones emanadas del Ministerio de Finanzas.

CORRECION A LOS RESULTADOS ACUMULADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES:

1. A fin de facilitar el análisis posterior de esta cuneta, deberán dejarse las referencias debidas por cada ajuste que se afecte, como referencia del comprobante de diario, fecha del mismo y descripción completa del ajuste.

RESULTADOS ACUMULADOS E EJERCIOS ANTERIORES:

1. Una vez aprobados los excedentes o pérdidas de cada año de operación por la autoridad máxima del organismo, esta cuenta no debe ser afectada. Su saldo solo será modificado al final de cada año con los excedentes o pérdida. Sólo con previa autoridad máxima del organismo puede afectarse esta cuenta en fechas intermedias e determinado año.

RESULTADOS DEL EJERCICIO:

1. El saldo que se presente de esta cuenta deberá ser confiable para la junta directiva o dueño de la empresa del organismo y adecuado para la toma de decisiones. Su confiabilidad dependerá de lo adecuado con que se manejen todas las cuentas de ingresos y egresos que conformen el estado de resultados.

INGRESOS:

1. Debe existir un presupuesto de ingresos anula aprobado por la junta directiva o dueño de la empresa.

2. Deben controlarse mensualmente los ingresos con respecto al presupuesto.

3. El cálculo, cobro y registro de intereses sobre los préstamos por cobrar deben estar e conformidad a las normas y reglamentos establecidos en otros manuales del organismo.

4. La persona que liquida los intereses debe ser diferente de la que recibe el pago y de la que registra los intereses en la contabilidad.

5. La contabilidad debe mantener un control adecuado en la secuencia numérica de la facturación, así como debe

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controlarse numéricamente las notas de créditos por concepto de rebajas y devoluciones.

6. Se han de llevar registros adecuados de todas las cuentas que integren el rubro de ingresos.

7. Se han de elaborar resúmenes e informes de ventas. Estos informes podrán ser diarios, semanales o mensuales.

8. Debe verificarse que la numeración de las facturas estén en orden consecutivo.

9. Verificar que las ventas correspondan al período contable vigente.

10. Debe estar segregados las funciones de crédito, control de existencias, facturación, cobranza y los ingresos por cobros efectuados.

11. Debe corresponder el mismo número de unidades vendidas en la cuenta de Ventas como la de Costos de Venta.

GASTOS:

1. Los gastos causados, pero no pagados en el mes en que se incurrieron deben registrarse contablemente tomando como base lo siguiente:

a) Las vacaciones y el décimo tercer mes deberán cancelarse tomando como referencia los procedimientos del código del trabajo vigente.

b) Los gastos e agua, energía eléctrica y teléfono se aprovisionarán conforme el promedio de los últimos meses.

2. Aquellos gastos y pagos recurrentes y las obligaciones derivadas de convenios y contratos se sujetarán a un control especial, auxiliándose de un calendario.

3. Se ha de efectuar conciliaciones periódicas entre los registros auxiliares y el saldo de la cuenta de mayor.

4. Cualquier diferencia existente, deberá ser convenientemente investigada a los ajustes efectuados, deberán ser autorizados por funcionarios responsables.

5. Debe existir adecuada documentación que soporte el gasto, lo mismo que la correspondiente autorización.

6. Se ha de establecer una revisión periódica de cifras con el fin de compararlas y analizar las variaciones de importancia entre uno o varios períodos.

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7. Deberá efectuarse un análisis de las desviaciones significativas entre los gastos estimados de acuerdo a lo presupuestado y lo realmente incurrido con el fin de hacer las observaciones y correcciones que procedan.

8. Se ha e procurar que los gastos mensuales deben ser registrados en forma oportuna durante el período.

9. En lo referente al gasto incurrido por el pago de nóminas al personal, se podrá observar lo siguiente:

a) Debe existir registros y expediente en los que conste la historia de cada empleado y en los que, entre otros, se encuentren los siguientes datos:

1. Solicitud de empleo.2. Contrato de trabajo.3. Sueldo convenido.4. Promociones, cambios de puestos o categorías.5. Faltas.6. Permisos.7. Control de vacaciones.

b) Se debe contar con elementos que permitan determinar la asistencia y puntualidad del personal, como por ejemplo: Tarjetas de tiempo o listas de asistencia.

c) Las horas extras u otras prestaciones especiales deberán ser autorizadas debidamente.

d) Las personas que preparan las nóminas deben ser independientes de aquellas que contraten o despidan personal.

e) Todos los cálculos de las nóminas deben ser revisados previo a su pago.

f) Se han de conciliar los totales de las nóminas con los mostrados en meses anteriores investigándose las diferencias encontradas.

g) Las nóminas serán aprobadas por un funcionario responsable.

h) Por los sueldos a pagarse en efectivo se han de tomar las debidas precauciones para guardar el dinero y protegerlo contra robo.

i) La distribución de cheques o sobres de sueldos debe supervisarse periódicamente por alguien independiente de quien prepara las nóminas y efectúe los pagos.

j) Debe evidenciarse que los empleados han recibido de conformidad el importe de su sueldo.

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k) Las firmas de recibido han de compararse periódicamente con el fin de determinar su corrección.

l) El importe de los sueldos no reclamados después de un período razonable deben depositarse en el banco.

m) El importe de aquellos sueldos no reclamados después de un período razonable deben depositarse en el banco.

n) Los pagos de sueldos no reclamados y reclamados que se hagan posteriormente deberán se aprobados por un funcionario responsable.

o) Los pagos e sueldos no reclamados que se hagan posteriormente deberán ser aprobados por un funcionario responsable.

COSTO DE VENTAS:

1. La contabilidad debe mantener un control adecuado en la secuencia numérica de la facturación, así como debe controlarse numéricamente las notas de créditos por concepto de rebajas y devoluciones.

2. Se han de llevar registros adecuados de todas las cuentas que integren el rubro de ingresos.

3. Se han de elaborar resúmenes e informes de ventas. Estos informes podrán ser diarios, semanales o mensuales.

4. Debe verificarse que la numeración de las facturas estén en orden consecutivo.

5. Verificar que las ventas correspondan al período contable vigente.

6. Debe estar segregados las funciones de crédito, control de existencias, facturación, cobranza y los ingresos por cobros efectuados.

7. Debe corresponder el mismo número de unidades vendidas en la cuenta de ventas e costos de ventas.

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control interno

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