CONTROL ORGANIZACIONALCONTROL INTERNO

El control interno es implementado por viviendas y valores para ayudar a la empresa a que logre sus metas y sus propsitos en determinados tiempos, con determinados presupuestos, minimizando todo riesgo implicado en la consecucin de sus objetivos; adems genera ms confianza ante terceros, ante sus empleados y con sus dueos.

El control interno no solo es importante aplicarlo por el hecho de adquirir algn tipo de certificacin, que es uno de los objetivos que busca vivienda y valores, ya que con estas certificaciones es ms fcil la adquisicin de nuevos contratos, y es ms, en muchas ocasiones son requisitos para lograr algn tipo de acuerdo comercial o contractual. Tambin es importante porque si en una empresa se realiza una comparacin del antes y despus de la implementacin del control interno se va a dar cuenta que mejora todo tipo de proceso.

Con la aplicacin del control interno vivienda y valores busca mejorar los procesos en:

Disminuir tiempo Seguridad Calidad Desarrollo Confiabilidad Transparencia Responsabilidad Igualdad

Logrando la aplicacin de cada uno de estos factores en los procesos de la empresa estamos aportando valor al crecimiento de la empresa ya que va a tener mejores garantas para generar seguridad ante sus clientes.

OBSTCULOS QUE IMPIDEN SU IMPLEMENTACIN LA INVERSIN ECONMICA EL TIEMPO

Estos fueron los factores que la empresa considera como obstculos a la hora de implementar el control interno, ya que se genera un mayor costo y tiempo por parte de sus directivos y de los empleados.

Despus de hacer la evaluacin de las ventajas y desventajas que aportaba la implementacin del control interno dentro de la empresa se lleg a la conclusin de que son mayores los benficos que podemos conseguir, ya que los resultado econmico muestran un incremento de la eficiencia y eficacia en la operatividad de la empresa supera con creces lo invertido en el control interno.

Estas barreras han sido uno de los mayores limitantes que impiden que las empresas implementes el control interno, y a su vez desconozcan su situacin actual dentro de la economa.

DONDE APLICAMOS EL CONTROL INTERNO?

En la empresa de vivienda y valores aplicamos el control interno en cada uno de los procesos de empresa, como lo son:

En las finanzas La contabilidad A nivel operativo En el talento humano

Es implementado a nivel de toda la empresa, para tener control de cada uno de los factores que intervienen o dificultan la realizacin de las actividades de la empresa, y que a su vez retienen nuestro propsito dentro de la economa.

BENEFICIOS DE LA APLICACIN DEL CONTROL INTERNO

comparando el antes y el despus de la aplicacin del control interno en nuestra empresa podemos destacar que hoy en da el control interno ayuda a la administracin y direccin de la empresa a mejorar cada da en cada uno de sus procesos, siendo ms eficientes y eficaces en el desempeo de nuestras labores. Este es considerado el mayor de los beneficios que obtuvo la empresa.

Otros beneficios:

Podemos garantizar los procesos de planeacin y desarrollo organizacional de acuerdo con la naturaleza de la organizacin. Mantener la proteccin de los recursos y activos en cuanto a su desaprovechamiento, prdida y uso indebido. Lograr el cumplimiento de las metas trazadas por la administracin de la Empresa. Garantizar una informacin confiable para la toma de decisiones Evaluar la eficiencia, eficacia del personal en cada una de las operaciones para garantizar una correcta ejecucin de las funciones y actividades. Cumplir con los reglamentos de la Empresa. Prevenir errores, riesgos e irregularidades. Mantener una mayor eficiencia de los recurso humano. Crear conciencia de control organizacional a nivel interno Garantizar la evaluacin y seguimiento de la gestin

Para que la empresa vivienda y valores sea considerada lder en la regin como una de las mejores inmobiliarias ha mantenido una mejora continua, una certificacin de calidad, innovacin y cambio constante en cada uno de sus reas, a su vez para mantener un control de su buen funcionamiento, opto por aplicar el control interno dentro de la empresa para poder evaluar y conocer en que estamos fallando, para cambiar la planeacin de las estrategias y su aplicacin, para poder mantenernos como lderes en el mercada de la regin.

ELEMENTOS NECESARIOS PARA EL CONTROL INTERNO

Para mantener constante este control interno se tiene en cuenta una serie de elementos que se deben implementar para que los resultados obtenidos sean los esperados para la empresa, estos elementos son:

Establecer los objetivos y metas generales y especficos, que la empresa quiere lograr en su visin, para que se enfoque el control interno es su cumplimiento, por esta razn es muy importante tener claro lo que la empresa quiere logar a corto, mediano y largo plazo

Instituir polticas como guas de accin y procedimientos para la ejecucin de procesos.

Adoptar un sistema de organizacin adecuado para ejecutar planes. Es indispensable que la ejecucin de nuestros planes estn elaborados sobre informacin real y confiable para saber a qu nos estamos enfrentando en la actualidad.

Delimitacin de niveles de responsabilidad y autoridad. Todo el personal incluso lo direccin debe determinar sus responsabilidad y funcin dentro de la empresa, pero a su vez no debe limitarse solo a su funcin, todo el personal debe conocer el funcionamiento de la empresa, tambin debe tener claro cul es su misin y visin y estar capacitado para cumplir y solucionar cualquier problema que se presente. Normas para la proteccin y utilizacin de recursos. Este elemento es muy importante, porque por medio del control interno, podemos evitar los despilfarros y la mala utilizacin de los recurso que la empresa implementa, logrando as uno menor inversin por el aprovechamiento a mximo de cada uno de los elementos que se implementan en la empresa

Direccin y administracin del personal.

Aplicacin de las recomendaciones de la evaluacin de control interno.

Establecer mecanismos que faciliten el control adecuado a la gestin de la Empresa.

Organizacin de mtodos confiables para evaluar la gestin.

Establecer programas de induccin, capacitacin y actualizacin a los funcionarios de la Empresa.

Simplificacin y actualizacin de normas y procedimientos.

Estos elementos permiten que la empresa tenga un mayor conocimiento y bases fundamentales para la implementacin del control interno dentro de la empresa, logrando una mayor aproximacin a cumplir con los objetivos de la empresa, y una mayor satisfaccin personal

ESTRATEGIA Y EVALUACIN La empresa de vivienda y valores maneja la siguiente estrategia:

Implementa el control interno en la organizacin. Garantiza un seguimiento apropiado a cada uno de los procesos, para el control interno sea efectivo y del mayor resultado Se hacen revisiones y ajustes de acuerdo a las necesidades de las operaciones, a los resultados obtenidos en cada una de las evaluaciones Se evalu el personal para determinas el cumplimiento de sus funciones

Verificamos la realizacin de las actividades de acuerdo a los procedimientos establecidos, planeando, dirigiendo, coordinando y controlando las actividades de los subordinados

Se hacen anlisis de los resultados mensualmente para determinar la rentabilidad y el crecimiento de la empresa, esto ermita que la empresa se prevenga de algn fracaso o problema, lo determinamos con anticipacin y de inmediato tomamos medidas para controlarlo.

COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO

El control interno es un proceso, efectuado por la junta de directores de una entidad gerencia y otro personal, diseado para proveer razonable seguridad respecto el logro de objetivos en las siguientes categoras: efectividad y eficiencia de operaciones, confiabilidad de la informacin financiera, cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables

En viviendas y valores se crearon criterios para poder controlar y vigilar cada una de las operaciones que se realizan en la organizacin, por lo cual los controles se dividen por departamento, por rea de importancia e incluso por las principales cuentas que muestran los movimientos ms significativos; Para la organizacin las principales cuentas que son controladas y vigiladas constantemente son las cuentas de efectivos, la cuenta bancaria, la cuenta de los crditos.

El efectivo es una de las cuentas que mayor movimiento tiene dentro de una organizacin con el propsito de monitorear todas las actividades de la Empresa, que puedan afectar el manejo del efectivo. Estas funciones incluyen el manejo de los depsitos o entradas de efectivo. Estos procedimientos de control buscan la eficiencia y eficacia del manejo del efectivo, las principales tareas pueden resumirse en:

No permitir que ningn empleado maneje una transaccin de principio a fin.

Separar el manejo del efectivo de su contabilizacin y registro.

Contabilizar las entradas del efectivo de manera oportuna.

Depositar diariamente las entradas del efectivo.

Efectuar todos los desembolsos mediante cheque o mediante transferencia Electrnica de fondos.

Realizar controles peridicos sobre los saldos y entradas.

Las transacciones que tienen control interno son todas aquellas que estn directa o indirectamente involucradas con el efectivo de las operaciones, tales como:

Ventas en efectivo Cobro de clientes con crdito Control de caja fuerte Transferencias electrnicas de fondos Desembolsos en efectivo Desembolsos por cuenta corriente

CONTROL INTERNO DE LA CONCILIACIN BANCARIA

Otra de las cuentas de gran importancia en la organizacin son las cuentas bancarias, el control interno para esta cuenta busca verificar que el saldo que enva un banco en el estado de cuenta corriente coincida con el saldo que se mantiene en el libro de las cuentas bancarias. La diferencia de estos saldos se puede deber a varios factores, los principales pudieran ser: Cheques pendientes de cobro o pagos de clientes o proveedores.

Depsitos pendientes o realizados a ltima hora.

Diferencias numricas u omisiones en los libros de la Empresa.

Cheques cargados por equivocacin.

Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa.

Notas de dbito que el Banco efecta causados por intereses, comisiones, u otros cargos.

Errores u omisiones por parte de los Banco

CONTROL INTERNO DE FACTURACIN.

Las empresas poseer varios controles y uno del ms importante es en la facturacin, mediante la cual se encuentra registradas las operaciones de la organizacin, pero tambin se refleja las cantidades de los bienes o servicios entregados por la empresa. Estas facturas debern ser revisadas, con el objetivo de certificar precios de venta, tarifas, trminos de acuerdo o contratos, clculos matemticos, informacin detallada y valores de la base imponible con los respectivos impuestos generados.

CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Debido a que no todas las ventas se realizaran en efectivo la organizacin deben tener el correcto control sobre las cuentas de crditos, donde se refleja el derecho de cobro a diferentes clientes, y el total de las cuentas individuales de ser conciliado peridicamente con la cuenta control en los diferentes registros. Los controles que debera la empresa realizar para este tipo de cuenta y que le permita conocer su situacin en cuanto a los crditos concedidos, pudieran ser:

Quienes aprueban los crdito.

Quienes emiten las facturas y Notas de crditos.

Como se realiza la verificacin de la factura.

Quien aprobacin los descuentos en las ventas

Cules son los controles para los libros y estados de cuenta por cliente

CONTROL INTERNO DE DOCUMENTOS POR COBRAR

Al igual que los crditos que se pueden conceder, existen tambin documentos que representan valores a favor de la empresa, por lo cual estos debern ser controlados y verificados para que la organizacin pueda realizar las respectivas gestiones de cobro. Todos estos documentos son aprobados por los funcionarios correspondientes evitando que exista desorden, tambin debern ser detallados con las exigencias de la empresa y realizar de forma peridica las respectivas conciliaciones tantos de valor como de nmeros de documentos.

CONTROL INTERNO DE CUENTAS

Toda gran empresa debe tener un paquete desarrollado y completo que facilite y controle el manejo de sus cuentas. VIVIENDAS Y VALORES S. A no es la excepcin, cuenta con un programa llamado Multifox el cual le mantiene de manera eficaz el control de cada sociedad y cliente.

VIVIENDAS Y VALORES S. A ofrece el servicio de ventas, arriendos y avalos. Cada servicio cuenta con sociedades diferentes, ya que en ventas se ofrece vivienda usada y nueva (en el caso de las nuevas hay 12 proyectos en construccin). Y estos 12 proyectos estn divididos en diferentes sociedades.

El proceso de ingreso en cada sociedad tiene el siguiente protocolo en el caso de ventas:

Despus del cierre de venta la asesora encargada ingresa los datos al sistema del cliente estipulando forma de pago, valor y nmeros de cuotas.

Estos pagos se realizan por consignacin bancaria o directamente en caja de la oficina principal. (Si es por consignacin el cliente debe enviar el soporte de pago a la encargada de cartera).

La encargada de control de cartera ingresa este pago al sistema.

En el caso de arriendos:

Despus de seleccionar el inmueble y realizar el cierre del negocio los pagos del arriendo se hacen directamente en caja de la oficina principal y aqu se registra el pago de una vez en el sistema.

Es importante contar con un avanzado programa al controlar las cuentas ya que se manejan diferentes productos y una base de clientes importante.