controller course import

8/8/2019 Controller Course Import

http://slidepdf.com/reader/full/controller-course-import 1/58

December 2009

For Assistant Supervisor & Supervisor levelof Cargo handling

copyright@wynd2009



IA (Import Acceptance)- Preparation- Execution- Post AcceptanceIS (Import Storage)- Preparation (before storage, before delivery, Eqpmnt &

Porter, House Keeping ²Daily/Weekly)- Execution (storaging , Retrieving)-

Post Storage ( including closed by customs)ID (Import Delivery)- Preparation- Execution (Doc Verification , CDO acceptance)- Post Delivery (including closed by customs)

copyright@wynd2009



SHOULD SUPERVISORS BESHOULD SUPERVISORS BE

TRAINED?TRAINED?

ABSOLUTELY !!!!ABSOLUTELY !!!!




1.Menggambarkan kealamian dan kepentingan darifungsi kontrol.

2. Mengidentifikasi tiga tipe dari mekanisme kontrol

berdasarkan waktu3. Menjelaskan karakterisitik essensial dari kontrol yang

efektif

4. Menggambarkan langkah essensial dari proses kontrol

tersebut.




5. Mendiskusikan peran Supervisor dalam menjaga biayadan menjawab ke tingkat manager yang lebih untukmenurunkan biaya.

6.Mengidentifikasi tambahan kontrol area danmenjelaskan bagaiman fungsi kontrol adalahberhubungan dekat dengan fungsi manager yanglain..



© 2007 Thomson/South-Western. All rights reserved. 1±7

Supervisors First-level managers in charge of

entry-level and otherdepartmental employees.

Working Supervisors First-level individuals who

perform supervisory functionsbut who may not legally orofficially be part of management.

Foreman/forewoman,group/team leader, lead person,coach, and facilitator




Controlling

Adalah (ensuring) meyakini bahwa kinerja sesungguhnya adalahsearah dengan kinerja yang di inginkan dan mengambil langkahpembenahan, jika perlu.

Adalah ( essential) dimana saja seorang supervisor memberikantugas kepada karyawan karena supervisor tersebut tetapbertanggung jawab atas pekerjaan tersebut.

Adalah bagian dari pekerjaan supervisor untuk menjaga aktivitasberjalan sebagaimana mestinya dan , bilamana perlu, untuk

mendapatkan aktivitas tersebut kembali di jalurnya




Sifat dari Fungsi Kontrol

Salah satu dari Lima

fungsi utama manajerial Hampir secara dekat

berhubungan denganPerencanaan ( planning.)

Berjalan secara simultandengan fungsi manajerialyang lain.




Karyawan meresponse atas kontrol

Kontrol dipandang secara negatif karena sejumlah kontroldapat diartikan seberapa banyak kebebasan karyawan harusmengerjakan pekerjaan mereka.

Desain yang baik dan penerapan kontrol yang baik dapatsecara positif mempengaruhi motivasi dan tingkah lakukaryawan.

Para Supervisor sebaiknya mendesain dan menerapkansistem kontrol yang memonitor secara efektif kinerja

bagiannya dan diterima oleh karyawan tanpa hambatan.




Controlling sebaiknya melihat kedepan

Seorang supervisor jangan mengerjakan yang berhubungandengan masa lalu

Tujuan utama dari kontrol adalah tidak mempermasalahkan

kesalahan tetapi lebih untuk mengidentifikasi penyimpangandari standard dan mengambil tindakan koreksi yang tepat

Controlling Sebaiknya Konsisten denganstrategi

Mendapatkan masukan dari hasil kontrol dan memonitorkemajuan , sehingga memungkinkan sebuah organisasiuntuk mengetahui jika, bagaimana , dan kapan telahmencapai target strategi dan tujuan.



15²12

Controlling dan kedekatan supervisi Seberapa dekat supervisor sebaiknya memonitor sebuah

pekerjaan karyawan adalah berdasarkan pengalaman ,inisiatif, ketergantungan dan ketersediaan seorang karyawan

Mengizinkan seorang karyawan untuk bekerja tanpasupervisi yang dekat merupakan tantangan dan ujian darikemampuan supervisor atas pendelegasian pekerjaan.

Dengan mengakrabkan diri mereka dengan kemampuankaryawan, supervisor dapat mempelajari seberapa banyak

keleluasaan untuk diberikan dan seberapa dekat untukmenindak lanjuti dan mengontrol.



Feedforward Control (Kontrolawal/Sebelum/Persiapan) TindakanAntisipasi (alat pencegahan) diambil untuk

meyakinkan bahwa masalah tersebut tidak akan terjadi.

Concurrent Control (Kontrolbersamaan/Pelaksanaan) Tindakan korektif yang diambil selama produktivitas kerja atau

proses pengantaran untuk meyakinkan bahwa standard

terpenuhi.

Feedback (After-the-Process) Control (Kontrolsetelah) Tindakan setelah aktivitas tersebut, produk atau pelayan yang

telah dilengkapi atau dikerjakan.



Understandable

(Dapat

dipahami)

Timely

(Berdasar

waktu)

Suitable and

Economical (sesuai

dan ekonomis)

Indicative

(Mengindikasikan)

Flexible(Fleksibel) Effective

Controls

(Kontrol yang

efektif )




Standards

Units of measure atau kriteria yang sesuai denganhasil yang di evaluasi.

Tangible Standards (standard yang dirasakan) Standard atas kinerja yang di-identifikasi dan di

ukur (e.g., Jumlah dan kualitas dari Output)

Intangible Standards ( standard yg tdk dapat

dirasakan) Standards atas hasil kinerja yang sukar untuk

diukur dan sering berhubungan dengan karaktermanusia (e.g., tingkah laku, moral).




Leading

Planning

Organizing

Staffing

Controlling



copyright@wynd2009



PERSIAPAN ²sebelum processacceptance

Action for(Tindakan)

PREACCEPTANCE

Supporting Document

CriticalPoint

ExpectedResult

a. Monitoring

flight movement

untuk persiapan

acceptance.

1 MonitorFlight Movement

for Acceptance

Flight schedule/

FFM/ PDE /

Inward manifest

If no FFMuse inwardmanifest /if no IMuse PDE

BC 1.1Ready forb/down

b. Memeriksa pre-

alert message (email,

telexes, phone) untuk

shipment khusus.

2 Check

Pre alert Msg

(email,telexes,pho

ne) for special

shipment

email,telexes,phone

for special shipment

If no prealert ,check label&MARKING

Handlingproperlyspecial cargo

c. Berkoordinasi

dengan bagian ULD

handling untuk

persiapan acceptance.

3 Coordinationwith ULD handl

for acceptance

Checklist

penerimaan ULD/

Log Book

If anydamageULD, needto report

Handlingproperly ULD ,ready for handover

d. Berkoordinasidengan bagian Storage

untuk persiapan lokasi

penyimpanan agar

cargo yang datang

dapat segera

dialokasikan

penempatannya.

4 Coordination

with Storage

handle to allocate

space for

shipment

FFM/Inwardmanifest/Pre-alert

message/

SeeCP no1,

Ready forstorage

copyright@wynd2009



PERSIAPAN ²sebelum processacceptance


PREACCEPTANCE

Supporting Document/Equipment

CriticalPoint

ExpectedResult

e. Memastikan

jumlah porter yang

tersedia mencukupi

5 Check for availa bility of

porter list of porter roster

Short

staff

Smooth

handling

f. Menyiapkan

forklift dan handpalletserta operatornya untuk

kelancaran proses

bongkar.

6 Check for availa

bility of forklift & hand

pallet (related to

porter activity)

Slave pallet

(penggantinya)

PM

check

list

g. Memeriksa copy

FFM, Cargo Manifest,

dan copy AWB dari

Document Handling.

7 Check

copies of: FFM,

Cargo manifest,

copies of AWB as

su bmitted by Doc

handling unit.

FFM,Cargo

Manifest,Copies of

AWB

h. Memperhatikan

special shipment atau

special instruction pada

setiap shipment, partial

shipment, special

storage, cargo

transfer,cargo damage

dll.

8Special

Attention

for special

shipment, special

instruction at any

shipment, partial

shipment, special

storage, cargo

transfer, etc

Form faximile for

confirmation/CDR,

damage on arrival

la bel / Camera

5

copyright@wynd2009




PersonalPersonal

ObservationObservation

Oral and WrittenOral and WrittenReportsReports

SpotSpot

ChecksChecks

SamplingSampling

TechniquesTechniques



PELAKSANAAN ² selamaprocess acceptance


ACCEPTANCE(During prosesacceptance)

Supporting Document

CriticalPoint

ExpectedResult

a. e eri sa setia ari

i b car a i iri le ra

staff, a e a ata a i a - er

f r isa si a le staff ec rit .

1 Chec

Check In bound Cargo

ULD's & sign hand over

form from Ramp,

witnessed by Security

staff

Hand over form

b. Mengatur proses pem bongkaran

in bound cargo berdasarkan urutan

prioritas.

2 Arrange Breaking-down in boundcargo, based on priorities

c. Memastikan bahwa semua cargo

yang diterima jumlah kolinya sesuai

dengan yang tercantum pada document,

dan bila terjadi per bedaan agar segera

melaporkan kepada Assistant Supervisor

Tracing dan Assistant Supervisor

Document Handling, dan mencatatkan

3 Ensure

Check accurately of

num bers of collie at any

shipment, & for any

discrepancies should be

recorded report

immediately to Tracing

Asst Supv & Doc HandlSupv

d. Memastikan bahwa semua cargo

yang diterima dalam kondisi baik, bila

terjadi kerusakan atau suspect pilferage,

maka harus melaporkan kepada Security

serta mencatatkan pada form laporan

acceptance.

4 Ensure

Make it sure that all

shipment su bmitted in

good condition, for any

discrepancies or suspect

pilferage, should be

recorded at acceptance

report form & reported

to security

CDR. ISR

copyright@wynd2009



PELAKSANAAN ² selama

process acceptance


ACCEPTANCE(During prosesacceptance)

Supporting Document

CriticalPoint

ExpectedResult

e. Memastikan bahwa semua

rush cargo dan special cargo

diprioritaskan pem bongkarannya

dalam kurang dari 90 menit setelah

ATA.

5 Ensure

priority breaking

down for all rush

cargo shipment &

special cargo, less

than 90 minutes after

ATA

f. Memastikan bahwa semua

general cargo pem bongkarannya

dilakukan dalam waktu kurang dari

120 menit setelah ATA.

6 Ensure

all general cargo

should be broken

down in less than 120

minutes after ATA

g. Berkoordinasi dengan

Assistant Supervisor Storage,

Tracing dan Document Handlinguntuk memastikan bahwa semua

informasi penting dan actual dari

in bound cargo disampaikan dengan

benar dan proses penyimpanan

dilakukan dengan baik dan teliti.

Coordination

& Ensure

with Storage Asst

Supv, Tracing & Doc

Handling related toall important &

actual information

has been informed

accurately & storage

process has been

done correctly

copyright@wynd2009



SETELAH proses acceptance Action for(Tindak an) Post Acceptance ± Post Acceptance

Proses

Supporting

Document

CriticalPoint

Expected

R esult

a. Menyiapkan laporan dari

irregularities yang diketemukan

mulai dari proses hand-over,

breakdown dan pemeriksaan untuk setiap flight, dengan

mencantumkan detail data AWB,

ULD dan jenis irregularity, serta

memastikan bahwa form CDR diisi

dengan lengkap

1 R eport

irregularities found

on hand over process,

breaking down

activity at any flight.

Report should

include: DetailsAWB Data, ULD's,

types of

irregularities, &

assure that CDR

forms has been filled

completely &

corrrectly

copies of

AWB,CDR

form,irregula

rities form

Irregul

arities

record

ed

properl

y

b. Memastikan ke bersihan dan

keterti ban breakdown area dari

sisa-sisa sampah setelah proses

breakdown serta merapihkan ULD,

pallet plastic dan hand pallet untuk

disimpan pada tempatnya.

2 Ensure

orderliness of breakdown process &

cleanliness of

breakdown area,

tidiness of ULD's,

plastic pallet & hand

pallet at place

Check list

cleaner

Tidyne

ss

copyright@wynd2009



Improper hand over process



copyright@wynd2009

NO

Problem System

Operational

What step must be takenbased on control

1 Lack of man power (inPCHS)

5 Preparation, (Rostering)coord 3. check 5.6

2 Lack of equipment (No TDto trf in PCHS,Camera, slavepallet)

5 Preparation (Requesting)check 6. special attention 8

3 Lack of Facility ( nosufficient space forBreakdown)

5 Preparation (Moving oldshpmnt) Coord 4

4 Lack of system (no correctionfor error matching number)

5 Execution (Ensure 3)

5 Lack of coordination (lateresponse to ramp, to airline,to other section)

5 Preparation (Coord 3,4)brief ULD or PCHS staff tocontact ramp



PERSIAPAN ² sebelum proses

penyimpanan


PRE STORAGE -Process

Supporting Document

CriticalPoint

ExpectedResult

a. Monitoring flight movement

untuk persiapan penyimpanan.1 Monitor

Flight Movement for

Storage activity

Flight

schedule

b. Memeriksa pre-alert message

(email, telexes, phone) untuk shipment

khusus, serta instruksi untuk rush

delivery dari consignee tertentu.

2 Check

Pre alert Msg

(email,telexes,phone)

for special shipment

& special rush

delivery instructioninformed by certain

consignee

email,telexes,

phone for

special

shipment

Correc

t

positio

n

c. Memeriksan special instruction

pada setiap AWB untuk persiapan

special storage, dan bahkan memonitor

CDR yang telah/sedang disiapkan.

3 Check w/ ULD handl for

acceptance

Correc

t

positio

n

d. Melakukan pengaturan space

allocation, sehingga semua in bound

cargo dapat disimpan dengan benar,

dan dikelompokkan berdasarkan

tanggal kedatangan, jenis komoditi,

consignee tertentu, ukuran, dll.

4Arrange

Precisely

and orderlinessin bound cargo space

allocation, based on

date of arrival, types

of commodity, size &

group of consignee,

etc

Hasil

koordinasi

dengan pihak

acceptance &

storage (che

k list accp)

Spaceavaila

ble for

storag

e

copyright@wynd2009



PERSIAPAN ²

sebelum prosesdelivery

Action

for(Tindakan)

PRE

DELIVERY- Process

Suppo

rting Document

Criti

calPoint

Exp

ectedResult

a. Memastikan bahwa

semua cargo delivery yangtertunda pada hari

se belumnya telah siap

dialokasikan pada area

persiapan delivery.

1 Ensure

all undeliver

cargo at day before, has

been allocated

at delivery

area

CDO kuning

Ready

for

deliver y

b. Memastikan bahwasemua alert untuk delivery

rush dapat dilakukan pada

keesokan harinya, dengan

mempersiapkan semua

cargo yang diminta.

2 Ensure

alerts to

deliver rushcargo at the

day after &

prepare all

shipment

without fail

Telex/oral

instruction

Read

y to

Rush

deliv

ery

copyright@wynd2009



PERSIAPAN ² equipment &porter

Action for(Tindakan

)

Preparation ²Equipment & porter

Supporting

Document

CriticalPoint

Expected

Result

a. Memastikan tersedianya reach-

truck, forklift serta hand-pallet yang

diperlukan baik untuk proses retrieval

maupun untuk proses penyimpanan.

1 Ensure

availa bility of reach-

truck, forklift & hand

pallet for storage &

retrieval process

b. Melakukan pengaturan batas

pergerakan dan operasi reach-truck dan

forklift sesuai dengan kondisi rak danlorong.

2 Arrange

orderliness of manuver

liness of reach truck &

forklift based on racks &lanes/ailley ways

c. Melakukan pengaturan tugas

untuk operator dari setiap reach-truck

dan forklift.

Arrangedeployment of reach-

truck & forklift operatosr

d. Melakukan pengaturan untuk staf

dan porter baik untuk retrieval dan

penyimpanan pada setiap lokasi

warehouse (I, II, III dan IV), sertaoperator PC dan pencatatan pada buku

induk lokasi barang.

4 Arrange

deployment of staff &

porter responsi ble at any

warehouse (I, II,III,IV),

PC operator & register of shipment location in

general log book

e. Melakukan pengaturan untuk

pengawas team retriever pada setiap

lokasi storage I, II, III dan IV.

5 Arrange

orderliness & supervise

retriever team at any

storage location (I, II, III,

IV)

copyright@wynd2009



HOUSE KEEPING- harian danMingguan

Action for(Tindakan

House Keeping ² Daily & Weekly

SuppDoc

CriticalPoint

ExpectResult

a. Dilakukan pada saat tidak adakegiatan delivery dan kegiatan acceptance

handling rendah volumenya, yaitu setiap

hari mulai puk ul 17.00 ± 18.00. Sementara

untuk housekeeping Mingguan dilakukan

mulai 14.00 ± 17.00 pada setiap hari Sa btu,

1 Have to do

at low delivery/acceptanceactivity, such as at 17.00 -

18.00 hours. While weekly

Housekeeping should be

scheduled on every Sunday

at 14.00 - 17.00

Check list

penerima

an barang

Spaceavaila bl

e for

next

storage

b. Memastikan bahwa semua cargo yang

ya baru masuk berada pada posisila tai da rak pertama, serta

dimampatkan kedepan sehingga rak bagian

belakang dikosongkan untuk penyimpanan

cargo yang akan masuk keesokan harinya.

2 Ensure

all new entering cargo

should be placed on the

floor or 1st level of rack.Please optimize rear space

of rack, to give more space

for incoming cargo at the

day after

Check listcargo

horizontal

position

Space

availa bl

e for next

storage

executin

c. Memastikan bahwa cargo yang telah

le bih dari 1 (satu) minggu disimpan pada

rak ke-3, dan unclaimed cargo yang le bihlama disimpan pada rak ke-4.

3 Ensure

all cargo with more than 1

week storage, should be

placed in 3th level of rack,

longer storage cargo at 4th

level of rack

Check list

unclaime

d

cargo/vert

ical post

Space

availa bil

ity

d. Memastikan bahwa semua cargo

tersimpan dengan rapi, dikalukan re-

wrapping bila memang diperlukan, dan

pendataan ulang dengan menuliskan AWB,

HAWB, Flight#, serta tanggal penerimaan.

4 Ensure

all cargo keep in properly,

or re-wrapping whenever

needed & record it interm

of AWB, flight num ber, &

acceptance date

copyright@wynd2009



HOUSE KEEPING- harian danMingguan

Action for(Tindakan

House Keeping ² Daily & Weekly

SuppDoc

CriticalPoint

ExpectResult

e. Memastikan bahwa semua kargo baik

yang disimpan pada rak maupun pada open

storage dan special storage adalah sesuai

dengan metoda penyimpanan (digit akhir

AWB, ukuran, jenis consignee, dll).

5 Ensure

all cargo keep in the rack,

special cargo orcargo keep

in open storage area should

refer & follow the

procedure ( based on last

digit of AWB, size & types

of consignee, etc)

Check list

penerima

an

Correct

position

f. Memastikan bahwa semua peru bahanlokasi penyimpanan di-update pada system

dan buku catatan Laporan Housekeeping.

Ensure

to update all storage

relocation activity in the

system & record it in log

book.

Check list penerimaan

/Check list

H/V cgo

Correct

Update

position

g. Melaporkan irregularity pada cargo

yang dilakukan pemeriksaan selama proses

housekeeping, misalnya damage, suspect

pilferage, b

ocor, jumlah koli kurang, dll.

7 R eport

irregularity o bserved in

while housekeping

process, such as suspect

pilferage, damage, leakage,

un-match num b

ers of collies

Check list

penerima

an

cgo/check

list H/Vcgo

Irregularity

recorded

properly

h. Memastikan bahwa proses perapihan

dan pem bersihan benar- benar dilaksanakan

dengan se benar- benarnya.

8 Ensure

housekeeping & cleaning

activity been scheduled

regularly & implemented

Check list

cleaner

Tidyness

copyright@wynd2009



PELAKSANAAN- selamaproses penyimpanan

Action for(Tindakan

Implementation ² During storage process

SuppDoc

CriticalPoint

ExpectResult

a. Memastikan bahwa untuk setiap AWB

yang diterima dari acceptance bahwa cargo

dalam kondisi baik, dan jumlah kolinya

sesuai.

1 Ensure

all AWB data should bematch num ber of cargo

collie & make sure that the

cargo accepted in a good

condition

Checlist penerima

an cgo

(kolom

remark)

b. Memastikan bahwa proses

penyimpanan sesuai dengan metoda

penyimpanan serta sesuai dengan instruksi

pada AWB atau supervisor untuk setiapspecial cargo.

2 Ensure

storage process should

follow the storage

procedure/methods

Copy

AWB,

telex, fax

c. Memastikan bahwa data lokasi cargo

yang baru disimpan di-update secara teliti

dan benar pada system dan pada buku

catatan (check list penerimaan cgo), sesuai

dengan lokasi masing-masing storage.

3 Ensure

cargo storage location data

should be updated

correctly in log book &

match with real cargo

storage location.

Buku,

check list

penerima

an cgo

d. Memastikan bahwa untuk rush cargoentry data lokasi cargo dapat dilakukan

segera setelah proses pem bongkaran yaitu

dalam 90 menit setelah ATA dan untuk

general cargo 120 menit setelah ATA.

4 Ensure

all data rush cargo should

be entry immediately after

breaking down activity less

than 90 minutes after ATA

& for general cargo less

than 120 minutes

Computer

/CN38/av

7/AWB

copyright@wynd2009



PELAKSANAAN- selamaproses retrieval

Action for(Tindakan

Implementation ² During retrieval process

SuppDoc

CriticalPoint

ExpectResult

a. Memastikan bahwa staff pengawas team retriever melakukan

tugasnya dengan benar, yaitu

melakukan retrieval cargo sesuai

dengan urutan penerimaan CDO dan

juga berdasarkan volume cargo per

CDO. ( bila di lokasi tdk diketemukan)

1 Ensure

all team retriever teamshould be supervised to

assure that they

accomplish the jo b

correctly, & retrieval

cargo data should in the

right order based on

CDO

kuning

utk

diretrieve

Agar cepat

ditemuk

an

b. Melakukan pengawasan agar

semua porter hanya menerima

instruksi cargo retrieval dari pengawas

team retriever setiap gudang, dan

porter harus melaporkannya juga

kepada pengawas bila proses deliverytelah selesai untuk setiap CDO-nya.

2 Ensure

all porter activityshould follow direction

from supervisor of

retrieval team in

respective warehouse

areas, & porter should

report to respective

supervisor when they

complete delivery

process of any CDO

CDO

kuning

untuk di

file

Agar

jam

keluar

cargo

dapat

diupdate

c. Mem bantu proses pencarian

cargo yang sulit diketemukan oleh

porter, atau cargo yang volumenya

relative besar.

3 Support

to track concealed

cargo location or high

volume cargo

CDO

kuning di

rerieve

Agar

lancar

copyright@wynd2009



SETELAH- Proses deliveryditutup customs

Action for(Tindakan Post Delivery Process ²Closed by Customs SuppDoc CriticalPoint ExpectResult

a. Melakukan pendataan semua

CDO yang telah diterima tetapi

cargonya belum sempat diserahkan

kepada consignee.

1 R ecordall accepted CDO data

of undeliver cargo

CDO

kuning

b. Melakukan proses retrieval padacargo yang belum diserahkan atau

yang belum ketemukan dan

meletakannya pada preparation area,

untuk proses penyerahan besok hari.

2 R etrieve

all cargo that has not

been found by the day before or undeliver

cargo & keep

respective cargo in

preparation area to be

delivered by day after

CDO

kuning

c. Melaporkan irregularities yangdiketemukan pada saat proses

retrieval, misalnya kesalahan lokasi,

kondisi cargo yang tidak sesuai atau

kekurangan jumlah koli, dll.

3 R eport

all irregularities in

retrieval process, exp

miss location, un-

match cargo collies or

damaged condition of

cargo

Check list penerima

n cargo

pd kolom

remark/lo

kasi

copyright@wynd2009



SETELAH- Prosespenyimpanan

Action for(Tindakan Post Storage Process SuppDoc CriticalPoint ExpectResult

a. Melakukan pendataan semua

AWB yang cargonya telah

disimpan, serta melakukan

pemeriksaan secara sampling,

dengan mem bandingkan letak fisik kargo dengan catatan pada

system dan pada buku.

1 R ecord

all AWB that the

cargo have been

saved, & check

randomly by

compare betweenrecord & phycical

location of cargo

Inventory

form

b. elaporkan irreg larities

yang diketem kan pada saat

proses penyimpanan, serta

informasi lainnya yang har sditindaklanj ti oleh shift

berik tnya ata oleh atasannya.

2 R eport

irreg larities fo nd

in storage process &

other information

sho ld be followed p by next staff shift

Check list

penerima

an cargo

kolomremark

copyright@wynd2009



copyright@wynd2009



copyright@wynd2009

NO Problem System

Oprationa


1 Lack of facility (no designated area forbig size DG, VUN, Big cgo, unsuitablerack position & size)

5 Preparation store(Arrange Precisely 4),House keeping 1/2/3 dan 4 , note:Management should coordinate withcustoms to open 2 gate during peakseasons

2 Lack of system (no location print inCDO, can not inventory properly)

5 Preparation eqpmnt porter(Arrange 4.5)House keeping 1,2,3dan 4

3 Lack of equipment (old forkliftendangered staff & shpmnt, oldcomputer,insufficient safety /broken, )

5 House keeping (have to do 1)

4 Lack of knowledge (porter not work asper arranged/per plan) 5 Preparation eqpmtn &porter (Arrange 4)

5 Lack of man power (no special staff tomanage special storage /CRM)

5 Preparation eqpmnt & porter(Arrange 4), raise to depthead/management for newpolicy



PERSIAPAN ² sebelumkegiatan delivery dimulai

Action for(Tindakan

Preparation ² Predelivery process

SuppDoc

CriticalPoint

ExpectResult

a. Memeriksa proses

verifikasi document yang

belum terselesaikan pada

hari se belumnya.

1 Check

un-resolved document

verification process in

previous day

DDOmerah

Customclear

b. Memeriksa proses

delivery dari cargo yang CDO-

nya telah diserahkan ke storage,

tetapi belum dapat diselesaikan

proses penyerahan cargo nya,

untuk melakukan pemeriksaaan

kesiapan penyerahan pada saat

pertama proses delivery dimulai

dan bila consignee telah hadir.

2 Check

delivery process of

cargo that the CDO

have been su bmitted to

storage

CDOkuning

Cargofreightout/delivery/nopending cargo

copyright@wynd2009



PELAKSANAAN²Verifikasi dokumen

Action for(Tindakan

Implementation ²Verificationdocument

SuppDoc

CriticalPoint

ExpectResult

a. Memastikan bahwa

semua dokumen yang

diterima untuk proses

pengeluaran kargo sudah

dilakukan dan dipenuhisepenuhnya oleh

consignee, sehingga proses

pem bayaran dapat

dilakukan.

1 Ensure

to process & checked

completeness of all

required document for clearance prepared by

consignee to settle the

payment

DDOpth/DocBC/AWB

Readyforpayment

b. Memastikan bahwa

setiap koli barang yang

keluar melalui proses pemeriksaan la bel, untuk

kecocokan AWB, jumlah

koli dan kondisi cargo pada

saat penyerahan kepada

consignee, sesuai dengan

data pada CDO.

2 Ensure

prior to delivery, all

cargo have been

checked regarding thela bel, num ber of

collies, cargo/packing

condition of cargo

during hand over to

cnee based on data of

CDO

CDOcheck

ed bychecker

Cargocomplete/Nilirregulatities

copyright@wynd2009



PELAKSANAAN²Verifikasi dokumen

Action for(Tindakan

Implementation ²Verification document

SuppDoc

CriticalPoint

ExpectResult

c. Memastikan bahwa setiap

pengaduan kerusakan / pilferage

ditangapi dengan proses CIR,

dan pastikan dilakukan

pemeriksaan isi kargo yang

disaksikan oleh Customs danstaff Security, serta difoto dan

dibuatkan laporannya yang

lengkap dan benar.

3 Ensure

all damage

claims/pilferage should be

processed thru CIR, make

it sure to check cargo

content witnessed by

Customs & Security staff &set a complete report

(equipped with photo

evident)

CDO,Kuitansi CIR,CIR,Camera

Irregularitiesrecorded

d. Memastikan bahwa setiap

AWB yang diserahkan mendapat

pernyataan clear dari consignee

dengan membubuhkantandatangannya.

4 Ensure

all AWB submitted has

been accepted & equipped

with clear statement from

consignee & proved bysignature

CDOkolom tt

e. Memastikan proses

pengawasan atas shipment-

shipment yang proses customs

clearance-nya melalui rush

handling dan proses PLP ke

warehouse lainnya bila ada.

5 Ensure

& control customs-

clearance process that

have to be done thru rush

handling unit & PLP

process to other

warehouse area

FormPLP

copyright@wynd2009



PELAKSANAAN²Penerimaan CDO

Action for(Tindakan

Implementation ²Acceptance of CDO

SuppDoc

CriticalPoint

ExpectResult

a. Memastikan bahwa tanggal

pengeluaran CDO sesuai dengan

hari saat penyerahan, bila terjadi

per bedaan maka harus dilaporkan

kepada atasannya untuk

penam bahan biaya sewa gudang.

1 Ensure

date of issuance CDO

should match with day of

su bmission & have to

report to superior in case of

discrepancies for additional

dwelling cost

CDO,kuitansisewagudang,AWB

b. Memastikan bahwa urutan

retrieval sesuai dengan urutan

penerimaa CDO, dengan demikian

harus dicantumkan jam

penerimaan CDO dan nama porter

yang melakukan retrieval serta

delivery.

2 Ensure

right order of retrieval

process based on sequence

of CDO acceptance,

equipped with hour of CDO

acceptance & name porter

responsi ble for retrieval &

delivery process

CDO,(saranadamesincetakwaktu)

c. Melakukan control terhadap

CDO yang dianggap sudah

menunggu lama, tetapi proses

pengeluarannya belum dilakukan.

3 Control

long waiting CDO, but the

expenditure have not been

done

CDOkolomwaktuditerima

Ontime

d. Melakukan control atas CDO

yang proses deliverynya telah

selesai dilaksanakan denganmencatumkan jam penyerahan.

4 Control

accomplishment of CDO

delivery process &

equipped with hours of delivery

CDOkolom

waktukeluarcopyright@wynd2009



SETELAH ² Prosesdelivery ditutup customs

Action for(Tindakan

POST Deliveryprocess closed bycustoms

SuppDoc

CriticalPoint

ExpectResult

a. Melakukan pendataan

semua AWB yang

dokumennya telah diterima

untuk verifikasi, tetapi

proses penyerahannya belum sempat terselesaikan,

untuk persiapan verifikasi

dan delivery besok hari.

1 R ecord

all AWB documents

accepted to be verified,

but have not been

su bmitted to beverified & deliver by

tomorror

b. Menyusun laporan

irregularities yang

diketemukan selama proses

verifikasi dan delivery,misalnya discrepancies

pada dokumen, per bedaan

jumlah koli, dan yang le bih

penting adalah klaim

kerusakan atau kehilangan

kargo.

2 R eport

all irregularities found

during verification &

delivery process, suchas documents

discrepancies, un-

match num bers of

collies, especially

missing cargo & cargo

damage claims

copyright@wynd2009



copyright@wynd2009

NO Problem System

Oprationa


1 Lack of facility (bottle neck positionwhen clearance at the gate, noadditional gate for BIG cgo, no spacefor inspection, limited docking area)

5 Execution (Ensure 2), Managementshould discuss to customs and askto open 1 more gate

2 Lack of system (no system to captureCIR record, retrieve irregularities)

5 Post Delivery (report 2)

3 Lack of knowledge (no customstraining for staff when deal withcustoms doc )

5 N/A (training team deptmust follow up)

4 Lack of equipment (plastic pallet re-usage, no forklift to transfer shpmnt inkade)

5 None in the check list willbe added as control(Preparation or execution)



No

Verb Total action

1 Monitoring Monitor 2 (1 IA + 1 IS)

2 Coordination Koordinasi 3 (3 IA)

3 Check Memeriksa 8 (4 Special Attention Perhatian khusus 1

5 Arrange Mengatur 6

6 Ensure Memastikan 27

7 Report Melapor 5 (sifat administration)

8 Support Mendukung 1

9 Retrieve Melihat ulang 1

10 Control Mengontrol 2

total 56

copyright@wynd2009



Storage is the main function or Heart of Cargohandling services, there so many problemsmay start from warehouse recently such asdamage, pilferage, missing which is need highresponsibility from controller in this caseAssistant supervisor/Supervisor in charge .Beside accepted and delivery, storaging takeimportant role to reflect the overall service .

Proper storage handling is Expected by JASmanagement to maintain the services toAirline and Cargo agent.

copyright@wynd2009



© 2007 Thomson/South-

Western. All rights reserved. 4±54

Theory X Assumption that most employees dislike work, avoid

responsibility, and must be coerced to do their jobs.

Advantages: Order, discipline and efficiency

Disadvantages: lack of personal growth, initiative,independence, motivation and commitment

Theory Y Assumption that most employees enjoy work, seek

responsibility, and can self-direct. Advantages: individual growth, responsibility, contribution,

commitment, and need satisfaction

Disadvantages: time consuming, lack of firm direction



No Type X (Weak Performer) Type Y (Strong Performer)

1 Little ambition (Ambisinya kecil)Kesalahan harus dicatat (Mistakesmust be highlighted to subordinates)

Self Driven (memiliki inisiatif)Kesalahan dipandang sebagaikesempatan belajar

2 Hate to work (membenci pekerjaan)Supervisor harus mengawasi dengandekat perilaku dari karyawantersebut (Closely monitot ofemployee·s behaviour )

Enjoy to work (Suka atau bekerjamenyenangkan)Subordinate participation indecision making

3 Avoid Responsibility ( menghindari

tanggung jawab)Supervisor harus memberi tugasrutin (subordinate give the routinetask)

Accept Responsibility (menerima

tanggung jawab supervisor)Tantangan subordinate given thechallenging tasks

copyright@wynd2009

controller course import

Documents