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COPYRIGHT © 2005, Paperless. This Business Presentation was prepared by Paperless Chile. Any distribution or copying of the contents of this information, in whole or in part, requires the express written permission of Paperless.

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Tuesday, April 11, 2023Slide 2 Slide 2 www.icmseletronico.com

Proposta de Valor Agregado

Paperless® Chile é o primeiro habilitador de processos eletronicos orientado à severa redução de custos e aumento da eficiência em processos de clientes. Tudo isso através da integração de soluções mundialmente provadas que incluem desde validação de identidade e assinatura digital até a completa administração da plataforma eletrônica de documentos.


Paperless® Chile - Experiencia

Empresa nasce no ano 2000 Foco Exclusivo em Processos Eletrônicos 3 anos em Fatura Eletrônica 60 Clientes Fatura Eletrônica

– 90% mercado Ceas. de Seguro– 70% mercado Ceas Telefônicas– 30% mercado Varejo– 20% mercado Bancos– Outras indústrias


Fluxo de Soluções Paperless®

Identidade Digital

Validaçãode Identidade

Documentos

Eletrônicos

Transporte

Seguro

Administraçãode e -Docs.

RecibosDigitais e

Audit Trail Legal

Acesso Remotode Informação

Sistemas de Controlede Acesso

Processamento e Fluxo

EletrônicoInfraestructuraAssinatura Eletrônica

Armazenamento

Eletrônico Seguro

Documentos Tributários - Seguros – Bancos – Varejo - Transporte - Contratos – Ficharios Electrônicos - Saúde - Governo

Documentos importantes - Pagamentos Eletrônicos - Comércio Exterior


Produtos e Serviços Paperless®

Paperless Secure Signer

Uso de Documentos com assinatura eletrônica

• Comunicação con Bancos

• Manejo de Informação Corporativa Confidencial.

• Ordens de Compra

• Relação com Fornecedores

• Fluxos Críticos Internos

Web Recovery• Escaneo e Indexação de documentos

• Armazenamento digital

• Plataforma unificada de Documentos Eletrônicos e digitalizados

• Acesso Remoto e delegado

Faturação Eletrônica - ICMS Eletrônico

• Gerado de acordo ao Formato SII

• Carimbo

• Assinatura Eletrônica

• Distribuição e Transporte Seguro

• Recepção Multiprotocolo

• Armazenamento Seguro

• Serviços de Valor Agregado

Processamento de Documentos Eletrônicos• Apólices Eletrônicas

• Folhas de Pagamento

• Contratos y Pagaré

• Notas de Garantía

• Transferência de Crédito


Três modelos de Implementação

Full Outsourcing

Mixto

In-House


Plataforma Paperless® para Serviços

permanente monitoreo de presencia activa estrita segurança física edifício construído em estrutura anti-terremoto e

anti-furacão sistemas de detección e supressão de incêndios potentes sistemas de refrigeração e umidificação fontes de energia contínuasey redundantes conectividade externa de fibra óptica redundante complemento com carriers alternativos

Hardware y Software de alta disponibilidad

Data Center com os melhores níveis de segurança

Experiência e Resultados

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Entel S.A.

Entel Phone S.A.

Cía Nacional de Teléfonos Telefónica Del Sur S.A. Telefónica Del Coyhaique S.A. Telefónica Llanquihue S.A. Carrier Telefónica Del Sur Entel Carrier 123 Call Center Entel VTR Global Com ISP VTR Banda Ancha VTR Global Carrier VTR Net ISP Entel Internet TERRA ISP Televisión Nacional De Chile

Clientes de Telecomunicações


Principal Créditos Hipotecarios Principal AGF ABN AMRO BANK ABN AMRO Inversiones ABN AMRO Finance Banco de Chile Euroamerica

Clientes Mercado Financeiro


• Almacenes Paris Comercial• Importadora Café do Brasil S.A. • Alicad• Industrias Ceresita S.A.• Pinturas Soquina• Manantial S.A.• Danzas• DHL• Schenker• Cristalerías Chile• Procter & Gamble

Clientes de Varejo Ditribuição e Indústria


Aguas Araucanía

Aguas del Altiplano

Aguas Magallanes

Satel S.A.

Metrogas

Clientes de Companhias de Serviços


Principal Financial Group ABN Seguros Penta Vida Renta Nacional MetLife Consorcio Nacional de Seguros Cruz Del Sur Penta Security Euroamerica AGF

Clientes de Factura Electrónica – Cías de Seguros

Resumo Projeto DTE



Fatura Eletrônica Paperless


Fuente: SII

Sistema Actual


DTE Em XML

Backend EmpresaReceptora DTE’s

Backend EmpresaReceptora DTE’s

DT EnTXT ou outro

Formato

BackendEmpresa Emissora de DTE’s

e-Facturae-FacturaGeneratorGenerator

e-Facturae-FacturaSignerSigner

ConversãoFormato

XML

Fluxo Básico SIIFluxo Básico SII

Paperless DTE-ServicePaperless DTE-Service

AssinaturaEletrônica

DoDocumento

Selo Eletrônico

SII

Processos Básicos Considerados por Projeto DTE’s - SII


Esquema de Fatura Eletrônica

Receptor Físico

Bodega Eletrônica

Internet

Sistema de Faturação Atual

Receptor Eletrônico

GeneraciónProdução


Impacto de Custos na Organização

Fornecedores.

Clientes Pontuais

Clientes Habituarios e

Empresas

Portal de Proveedores


e-Facturae-FacturaReceptorReceptor

RecepçãoMultiformato

Backend Empresa Emissora de DTE’s

Paperless e-factura Secure TransportPaperless e-factura Secure Transport

DT EnTXT ou outro

Formato

e-Facturae-FacturaValidatorValidator

Validação de Integridade

de Dados

e-Facturae-FacturaGeneratorGenerator

ConversãoFormato

XML

e-Facturae-FacturaSignerSigner

AssinaturaEletrônica

DoDocumento

Selo Eletrônico

SII

e-Facturae-FacturaPackerPacker

e-Facturae-FacturaWS-ApprovalWS-Approval

Assinatura Eletrônica

Do EnvíoDTE

Envío y Chequeo

Contra SII

e-Facturae-FacturaDistributorDistributor

Distribuição Multi Protocolo

Verificação de Recepção Mediante Recibos Digitais

Transporte Seguro De Informação Sobre Internet

DTE en XMLNo FormatoDo Cliente

Backend Empresa Receptora de DTE’s

Paperless - Web RecoveryPaperless - Web Recovery

Serviço de Valor AgregadoPaperless - DTE’s


Dis

tribu

ição

MAIL(XML)

FTP

HTTP

Logística de Distribuição - Multiprotocolo

PDF

Link

Desig

nação d

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usto

Notifi

cação

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cep

ção

Notifi

cação d

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ção o

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ão a

ceita

ção c

om

erc

ial

FTPS

HTML

HTTPS


Plataforma Fatura Eletrônica


Módulo de Produção

•Faturação massiva – Batch

•Bitácora de controle

•Faturação On-Line

•Web services

•Estados

•Faturação Manual

•Ingresso de dados


Modulo de Gestão Documental

•Gestão Documental

•Re-envío de Documentos

•Impressão e Visualização

•Integração Call Centers

•Descarga de Dados e Relatórios


Módulo de Recepção

•Validação de Entrada

•Aviso de Recibo

•Resposta Comercial

•Distribuição Interna

• Regras

•Re-envío

•Descarga e Conexão a Workflow de aprovação


Módulo de Controle de Processos

•Administração de ID Documento

•Alarmes

•Adaptação a Estándares

•Definição de modalidade de operação

•Módulos de Impressão


Módulo de Relatórios de Gestão

•Estándares XML

•Relatórios Gráficos


•Definição de perfis de usuários

•Log de Eventos Estruturados

•Criação de Comunidades

•Estándares de Segurança


Beneficios Gestão Documental

Benefícios de Paperless DTE Recovery

Administração Administração centralizada da informação.Capacidade para autorizar o acesso a clientes e/ou fornecedores para consultar as faturas emitidas ou recebidas. Redução do espaço relacionado ao armazenamento. Além do maior grau de controle e segurirança do espaço destinado ao armazenamento virtual em comparação ao armazenamento físico.

Segurança Redução de material impresso circulanteMinimização da manipulação no armazenamento, transferência e despacho físico de documentos.Eliminação do risco de perda de documentos tributários.

Acesso Disponibilidade segura, rapida e em qualquer lugar da informação através de aplicação WEB.Flexibilidade en perfis de acesso a cada tipo de informação, eliminado a dependencia rígida entre documentos e pessoas a cargo.

Armazenamento Armazenamento de todo tipo de DTE.Armazenamento on line de 6 años (sujeito a disponibilidade de hardware e software).

Facilidade de uso Aplicação WEB de simples utilização para o usuario.Búsca de documentos por critérios básicos: cliente, número de documento, intervalo de data, etc.Visualização de documentos na tela con opção de impressão.Relatórioss de consultas.


Controle de Acesso

Orientado a Comunidades

ArmazenamentoDTE Extendido

Visualização eImpressão

•Autenticação Simples

•Autenticação Fuerte (Certificados digitais)

•Perfis•SuperAdministrador•Admin de Comunidad•Usuario

• Notificação a Novos Usuarios (Certificados digitais)

Administração de Usuários

•Flexibilidade para adaptarse aos documentos tributarios de cada empresa

•Búsca por distintos critérios sobre DTE Extendidos

•Look & Feel personalizado por comunidade

•Perfil de Comunidade

•Planilhas XSL por Comunidade

•Visualização acotada por perfiles.•Personalização por comunidades (XSL)•Planilhas por tipo de Documento

Características Funcionais DTE Recovery


Sistema de Gestão Documental


Hito 4: Integração, Desenvolvimento e Instalação

Hito 1: Levantamento Modelo de Negócio

•Revisão Modelo de Operação.

•Áreas de Impacto: Comercial, Finanças, Operações, outras.

•Operação com sucursais

•Documentos Tributarios a implementar:

-Mínimo: Fact, NC, ND y Libros.

-Opcionais: Fact. Ex, G. Despacho, Notas, Fact. Compra.

•Definição de novos serviços:

-Portal Web de Faturas

-Facturação Móvil

-Ordem de Compra Online

-Outros

Hito 2: Seleção Proveedor

•Seleção Fornecedor de Fatura Eletrônica

•Seleção Modelo de

Operação :-100% interno (inhouse)

-100% externo (outsourcing)

-Opção mixta ou personalizada.

•Seleção dos novos serviços adicionais a implementar.

Hito 3: Especificação de Requerimentos

•Definição da Planificação do Projeto: equipo, atividades, prazos.

•Adaptação de processos internos.

•Definição de formatos de integração entre sistema de Facturação e software de Fact. Eletrônica. Formatos DTE para:

- Faturas, NC, ND y outros.

-Livros de Compra, Venda e G. Desp.

•Definição de desenho gráfico dos DTE y publicidade em documentos

•Programação da capacitação.

Importancia da la Metodologia

•Integração processos de generação de facturación.

•Integração de processos

de recepção de faturação.

•Integração impressão de documentos

•Coordenação con unidades internas e fornecedores (impressão, desenho, outros).


Hito 5: Execução Plano de Provas

•Realização de capacitação en forma prévia a realização do Plano de Provas.

•Realização de Plan de Pruebas de operación completa.

•Realização de Provas de Stress ou carga máxima do sistema.

• Execução de simulação de contingencia e

recuperação de sistemas.

Hito 6: Requerimientos Certificação SII

•Obtenção de Certificados Digitais para:

-Rep. Legal

-Super Administrador

-Usuarios Fact.

•Registro en ambiente de Certificação SII.

•Definição de funções e responsáveis de operação.

Hito 7: Processo de Certificação SII

•Download Set de Provas.

•Provas Set Básico SII.

•Simulação de casos reais.

•Declaração de Estado de Avance das provas.

•Declaração de Procedimentos de Operación.

•Provas de Impressão.

•Declaração de término da certificação e inicio como Fact. Electrónico.

Hito 8: Início Marcha Branca

•Inicio de Marcha Blanca de Facturação Eletrônica.

•Serviços de Soporte de sistema (5x8 ó 7x24).

•Serviços de Manutenção periódica de sistema.

•Extensão de sistema para novos usos ou Funções:

-Ordens de Compra Online.

-Workflow de autorização de pagamentos.

-Portal Web de consulta de Facturação e pag.

-Outros


5 Grandes Áreas de Implementação

• Produção de Documentos

• Integração Backoffice – Formato e Protocolo de Transferencia

• Produção Batch

• Produção en Linha

• Recepção de Documentos

• Validações e comparações com ordens de compra e resposta comercial

• Recepções Conformes

•Integração ao Backoffice

•Impressão

• Definição de Formatos Gráficos

• Definição de Arquitetura e janelas de tempo

• Recuperação de Dados e Armazenamento

•Segurança de Dados

•Uso de Comunidades

• Definição de Arquitetura de Comunicações e Processamento

• Utilização de Janelas de Tempo e Volúmes

• Utilização de Processos em Línha e Atualizações


Quadro De Vantagens Técnicas e Econômicas

Armazenamento em XML 1/10 do Custo de Armazenamento em Imágens ou PDF

Pode ser ampliado Minimiza o investimento Inicial en Equipamento e Hardware

Java J2EE Multiplataforma Multiplataforma: Linux, Unix Windows

Capacidade de Gerar XML X Utilização de informação de negócios

Arquiteturas de Impressão Utilização de Impressor Externo

Administrador Central de ProcessosGrande capacidade de controle e configuração

Como Avaliar o Projeto



Projetos informáticos

1. Geralmente não são prioritarios para a empresa2. Seu retorno é difícil de avaliar3. São considerados “males necessários”4. Não se aproveita o potencial que podem entregar5. Existe uma serie de complexidades associadas à implementación

dos projetos

Apesar do anterior …

Está demostrado que as empresas que incorporam tecnologías de informação a seus processos de negócios, têem lucros de produtividade maiores que aquelas que não o fizeram.


Como Avaliar o Projeto

ROICustos Diretos

ROINovos Modelos Negócio

ROIProcessos eficientes

Papel

Correio

Armazenagem

Tempos de Resposta

Diminuição de período de Pagamento

Automatização de Processos

Melhoria na Relação com Fornecedores

Comercio Eletrônico

Pago Electrónico

Relação Digital con Entorno

Economia em Custos Diretos

30%


Quais são os custos?

Serviço Mensal

Out offthe Box

In House oHousing

Especializadas

Preços ($)

Tendência


Para analizar qual é a solução que mais se ajusta à suas necessidades é necessario, avaliar os seguintes parâmetros:

1. Qual é o volume de facturação mensal atual?

Menos de 1.000 1.000 a 100.000 Sobre 100.000

Como Escolher uma Solução a Minha Medida?


2. Quais são as características do seu processo de facturação ?

1 vez ao mês Semanal Diário Online Massivo

3. Que sistemas informáticos intervienen no processo de facturação ?

Não posuo sistemas informáticos de facturação Feitos a medida Software nacional Software internacional

Como Escolher uma Solução a Minha

Medida?


4. Quais são as características do seu processo de despacho de faturas?

Pessoalmente Com mercadoría Por correio certificado Outra forma

5. Que serviços de Internet posue? Não posuo Internet telefônico Internet banda larga Internet enlace

Como Escolher uma Solução a Minha Medida?


Postulação. Obtenção de Certificado Digital. Processo de Certificação. Declaração de Cumprimento de Requisitos. Resolução. Inicio en Produção

Passos a Seguir


Fornecedor Externo

Experiencia comprovada Tempo implementação

garantido Foco en tecnología Atualização permanente Custos competitivos Garantía

Desenvolvimento Interno

Prova e erro Tempo depende da

experiencia do equipamento

Foco no negócio É necessario fazer

seguimentos a nuevas resoluções.

Custos incertos

Fornecedor Externo v/s Desenvolvimento Interno

Casos de Exito



Casos de Éxito - Paperless


Requerimento

Produção em línha

Requerimento

Destinação de Folios

Requerimento

Imprimir por Lotes

Impressão

Requerimento

Armazenamento em

Outsourcing

Requerimento

Impressão en pontos de venda

Requerimento

Produção en outsourcing

Casos de Exito


Requerimento

Recepção automática de documentos

Requerimento

Controle do Estado do

Documento

Requerimento

Integração com

Sistemas

Requerimiento

Normas de segurança

Requerimento

Aprovação e negação

Comercial

Requerimento

Gestão de Sucursais

Casos de Exito


Casos de Negocio – Pinturas Ceresita

Contexto del ProyectoVolúmenes : 15.000Tiempo : 3 MesesPuntos de Impresión : MúltiplesÁreas Involucradas :

- Sistemas y Finanzas- Marketing y Gerencia Generall

Principal Desafío:Impresión En Línea en Múltiples Sucursales

Contexto del ProyectoVolúmenes : 15.000Tiempo : 3 MesesPuntos de Impresión : MúltiplesÁreas Involucradas :

- Sistemas y Finanzas- Marketing y Gerencia Generall

Principal Desafío:Impresión En Línea en Múltiples SucursalesConsideraciones

- Comunicación Clientes y Proveedores- Inicio Gradual de Transferencia de Papel- Capacitación y Definición de Usuarios

Principales Temas a Resolver- Verificar los procesos y Temporadas- Mérito Ejecutivo de la Factura

Consideraciones- Comunicación Clientes y Proveedores- Inicio Gradual de Transferencia de Papel- Capacitación y Definición de Usuarios

Principales Temas a Resolver- Verificar los procesos y Temporadas- Mérito Ejecutivo de la Factura

Principales Beneficios- Inhouse v/s Outsourcing= mixto- Niveles de Ahorro 40%- Tiempos de Procesos y Recuperación de Documentos- Posicionamiento en clientes Claves- Disminución de los Tiempos de Cobranza

Principales Beneficios- Inhouse v/s Outsourcing= mixto- Niveles de Ahorro 40%- Tiempos de Procesos y Recuperación de Documentos- Posicionamiento en clientes Claves- Disminución de los Tiempos de Cobranza


Casos de Negocio – ParisContexto del ProyectoVolúmenes : 60.000Tiempo : 9 MesesPuntos de Impresión : 30Áreas Involucradas :

- Sistemas y Finanzas- Retail y Proveedores

Principal Desafío:Estandarización y Automatización de Procesos de emisión, Recepción y Pareo de Documentos

Contexto del ProyectoVolúmenes : 60.000Tiempo : 9 MesesPuntos de Impresión : 30Áreas Involucradas :

- Sistemas y Finanzas- Retail y Proveedores

Principal Desafío:Estandarización y Automatización de Procesos de emisión, Recepción y Pareo de DocumentosConsideraciones

- Revisión de Procesos- Comunicación Clientes y Proveedores- Inicio Gradual de Transferencia de Papel- Capacitación y Definición de Usuarios

Principales Temas a Resolver- Múltiples BackOffice- Arquitectura Distribuida

Consideraciones- Revisión de Procesos- Comunicación Clientes y Proveedores- Inicio Gradual de Transferencia de Papel- Capacitación y Definición de Usuarios

Principales Temas a Resolver- Múltiples BackOffice- Arquitectura Distribuida

Principales Beneficios- Automatización de Procesos- Almacenamiento Centralizado Electrónico- Tiempos de Procesos y Recuperación de Documentos- Integración del canal de Proveedores

Principales Beneficios- Automatización de Procesos- Almacenamiento Centralizado Electrónico- Tiempos de Procesos y Recuperación de Documentos- Integración del canal de Proveedores


Casos de Negocio – TVN

Contexto del ProyectoVolúmenes : 300Tiempo : 1,5 MesesPuntos de Impresión : 1Áreas Involucradas :

- Sistemas y FinanzasPrincipal Desafío:Implementación en Outsourcing con generación en línea

Contexto del ProyectoVolúmenes : 300Tiempo : 1,5 MesesPuntos de Impresión : 1Áreas Involucradas :

- Sistemas y FinanzasPrincipal Desafío:Implementación en Outsourcing con generación en línea

Consideraciones-Comunicación Clientes y Proveedores- Capacitación y Definición de Usuarios

Principales Temas a Resolver- Información de Retorno a los sistemas de TVN

Consideraciones-Comunicación Clientes y Proveedores- Capacitación y Definición de Usuarios

Principales Temas a Resolver- Información de Retorno a los sistemas de TVN

Principales Beneficios- Automatización de Procesos de Recepción de Facturas- Almacenamiento Centralizado Electrónico- Integración del canal de Proveedores

Principales Beneficios- Automatización de Procesos de Recepción de Facturas- Almacenamiento Centralizado Electrónico- Integración del canal de Proveedores


1. A Fatura eletrônica é um projeto tecnológico factível, acesível e que gera benefícios a corto prazo para sua empresa.

2. Existem soluções aprovadas que sao fáceis de implementar.

3. Este pode ser o início da tecnologização da sua empresa, ajudando-a a melhorar sua produtividade, modernizando sua gestão.

Conclusões


4. Novas possibilidades de negócios e de financiamento.

5. Melhoria das relações comerciais.

6. O retorno do investimento é alto.

Conclusões


OBRIGADO!!!

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