Coronavirus: Preparando a su Organización para Gestionar la Crisis

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Ante la pandemia declarada por la Organización Mundial de la Salud (OMS) ya presente en Venezuela, que representa el nuevo brote de coronavirus COVID-19, las organizaciones deben estar preparadas para posibles impactos prolongados en el bienestar del personal, las operaciones, las cadenas de suministro y la economía en general. Hoy en día la amenaza que nos ocupa puede afectar directamente la disponibilidad del recurso humano por lo que debemos establecer o revisar nuestras estrategias de continuidad de negocio enfocadas en las personas y en las operaciones, manteniéndonos informados sobre lo que las autoridades sanitarias están haciendo al respecto, así como estar dispuestos a colaborar con ellas. Esto nos permitirá disponer de información útil para hacer frente al posible impacto.

Prepararse para una situación como ésta, desde el punto de vista empresarial, va mucho más allá de lavarse bien las manos o usar gel antibacterial. Es por ello, que el sector empresarial a nivel mundial ya está reaccionando activamente ante la crisis del coronavirus, implementando protocolos de medidaspreventivas, con el fin de reducir el riesgo de contagio entre sus colaboradores. Las medidas de aislamiento, cancelación de viajes o eventos, cierre de oficinas, entre otras, constituyen la primera barrera de protección tanto en la persona afectada, como en las restantes susceptibles a contagio, sin embargo, la implementación del trabajo remoto junto a la adopción de metodologías de trabajo ágiles se ha posicionado como otra alternativa valiosa para las organizaciones.

Es importante que las organizaciones puedan iniciar un plan preventivo que favorezca el desarrollo de las operaciones, pero que a su vez no exponga a sus colaboradores a contraer la enfermedad. La capacidad de planificar y gestionar con éxito una crisis como la atención de un nuevo brote de coronavirus o una

crisis similar, y mitigar los impactos en su organización es el resultado de un entendimiento completo de los riesgos, una planificación integral, la capacitación y el cuidado de las prácticas regulares. Varios estándares internacionales entran en juego en este sentido: Gestión de riesgos, gestión de crisis, resiliencia organizacional y continuidad del negocio. Los servicios de tecnología y comunicación son también un factor por revisar, ya que su disponibilidad se puede ver afectada por la ausencia de los expertos técnicos para su funcionamiento y soporte y por la necesidad que puede surgir de la demanda que se genere por el incremento del trabajo remoto.

Aunque no todos los sectores laborales tienen esta posibilidad, hacerlo es un desafío, un reto que obliga a analizar si los distintos equipos de las organizaciones están preparados para enfrentar situaciones de contingencia con impacto en la continuidad de negocios. Algunas preguntas que pueden ayudar a responder en cuanto a si se encuentran preparados son: ¿su organización cuenta con una matriz de riesgos y con la identificación de los procesos críticos?, ¿cuándo fue la última vez que se actualizó?, ¿se tiene definido un esquema de trabajo a distancia y las herramientas necesarias para hacerlo?, ¿se tiene identificado un plan alternopara operar los procesos críticos de su negocio?. Las preguntas anteriores ayudan a diseñar o actualizar un plan de continuidad de negocio, que permita mejorar su capacidad de anticipación y sensibilizar a sus equipos sobre la necesidad de tener capacidad de gestión de riesgos. Esto se resume en tres pasos clave: prevenir, responder y reanudar.

La siguiente tabla proporciona una orientación general sobre el desarrollo de algunas de las acciones que se deben tomar al prevenir, responder o recuperarse de un brote de este tipo.

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• Programas de concientización en higiene y protocolos para evitar el contagio.

• Incluir protocolos de manejo de enfermedad contagiosa en los planes de respuesta a emergencia, crisis y de continuidad.

• Revisar el plan de continuidad de negocio existente.

• Analizar si cuenta con una estructura tecnológica para el trabajo a distancia.

• Definir estrategias para disponer de personas que puedan ejecutarlas.

• Establecer principales puntos de vulnerabilidad.

• Identificar personal crítico y elaborar un plan de sucesión.

• Establecer políticas para la modalidad del trabajo remoto.

• Revisar las locaciones alternativas que pueden ser usadas para realizar el trabajo operativo.

• Identificar si tus proveedores de servicios, cuentan con un plan de respaldo ante la crisis.

• Identificar proveedores alternativos.

• Validar o establecer relaciones con proveedores estratégicos que brinden servicios críticos a la compañía.

• Reestructurar acuerdos de servicios, de manera temporal.

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• Aplicar estrategias de control de la enfermedad (Aislamiento, Cuarentena o Distanciamientos).

• Reorganizar viajes para evitar la propagación del virus.

• Activar los canales de comunicación.

• Aislar el personal contagiado a la zona prevista para tal fin.

• Activar el Plan de Continuidad del Negocio o de las Operaciones.

• Incentivar el uso de canales de comunicaciones virtuales.

• Monitoreo al sistema de TI y la disponibilidad de la red, de forma remota si es posible.

• Seguimiento del personal ausente.

• Ajustar los pedidos y los acuerdos de envío con la demanda.

• Implementar los planes de acción, que cubran la atención primaria.

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• Seguimiento médico a personas que hayan estado enfermas o en contacto con individuos enfermos.

• Definir un plan para procesar los retrasos y ponerse al día, contratar personal temporal si es necesario.

• Documente las lecciones aprendidas.• Documente los mecanismos de trabajo

alternativos que se utilizaron como parte del Plan de Continuidad de Negocios de la organización.

• Realizar pedidos adicionales para compensar los suministros.

• Reestablecer acuerdos de servicios.

PwC recomienda a su organización emprender actividades como definir los protocolos necesarios para cubrir de forma escalonada los pasos de: prevenir, responder y reanudar. La reacción ante los eventos debe ser hecha en su justa medida. Una sobre-reacción o una inacción puede conllevar a una catástrofe organizacional. Hay que tomar en cuenta que este brote se pudiera convertir en un evento cíclico, en el que aparenta estar temporalmente bajo control y luego resurge y afecta a otros actores de la organización. Se debe planificar para lo peor y esperar que no ocurra debido a las respuestas que diseña la organización. Se debe revisar el plan estratégico.

PwC también recomienda identificar las vulnerabilidades existentes en cuanto a: comunicación y respuesta responsable a los colaboradores, fallas en la cadena de suministro y la logística (el impacto puede provenir de diversas fuentes), limitaciones

tecnológicas para el diseño de planes de respuesta, riesgos en el cumplimiento de contratos, fallas en la estrategia comunicacional ante eventos y otras vulnerabilidades. Adicionalmente, revisar y ajustar el plan de continuidad de negocio para hacerlo viable ante los posibles eventos que pueden ser generados por esta pandemia, generando distintos escenarios y respuestas adaptadas a estos escenarios.

Por otra parte, cada organización debe procurar la obtención y procesamiento de datos realmente útiles para la toma de decisiones a cada nivel de decisión. También debe hacer seguimiento continuo y tomar decisiones frente a la afectación económica en general, la protección de la marca, el flujo de caja y las finanzas en general, las acciones emprendidas por el gobierno y reguladores directos y los resultados obtenidos con el trabajo remoto de nuestros colaboradores.

Algunas recomendaciones de PwC

Hay momentos en los que nos sentimos con las manos atadas. Nada más lejos de la realidad, hay mucho por hacer y mucho futuro que depende de las acciones que tomemos hoy.

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