coso manual usuario 2007 actualizado

Manual de Usuario. Sistema COSO en Lotus Notes

Manual General del Sistema en Lotus Notes

Contraloría2007

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Indice General

INTRODUCCION 3

MANUAL SISTEMA CONTROL DE PROCEDIMIENTOS 4

MANUAL SISTEMA CONTROL DE DEBILIDADES (PROCEDIMIENTOS) 26

MANUAL SISTEMA CONTROL DE DEBILIDADES (CICLOS FINANCIEROS) 70

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INTRODUCCION

Para la implementación de COSO, se ha desarrollado un Proyecto en Lotus Notes que se resume de la siguiente manera:

Planificación.

- Se ha dado a conocer a la Organización la necesidad de Implementar un sistema de Control Interno eficiente y eficaz, para cumplir con la ley Sarbane Oxley (SOX)

- Se ha informado que la estructura de Control Interno estará basada en el Informe COSO.

- Se ha creado una estructura de implementación que comprende a todo Arauco, dividida en las áreas de operaciones y de Administración, constituida por 14 grupos de trabajo.

- Se realizará con recursos humanos propios, utilizando equipos multidisciplinarios.

Documentación.

Para la documentación (procedimientos) de los principales procesos y sus controles internos desarrollados, se ha definido la siguiente estructura de trabajo:

- Debido a que el objetivo de todo sistema de control interno es mitigar los riesgos que afectan a los principales procesos de una entidad, cada grupo deberá preparar una lista con los riesgos a los cuales se encuentran expuestos los procesos que le son aplicables, considerando para esto, no tan sólo los de orden financiero, sino también los operativo y de cumplimiento, ya que estos también pueden llegar a tener un efecto significativo sobre los estados financieros.

- Dichos riesgos deberán ser evaluados respecto de su probabilidad de ocurrencia (PO) e impacto (I), utilizando para ellos una matriz de evaluación de 5 por 5, determinando un indice de riesgo (PO x I), y cuyo funcionamiento es informado a cada grupo.

- Con lo anterior, podremos priorizar e identificar aquellos riesgos más significativos, de aquellos de menor importancia, los cuales deberán ser asociados al (a los) proceso(s) o subproceso(s) que es(son) afectado(s). Con esta priorización se deberán contar con los procedimientos y controles necesarios para la minimización del riesgo en primer lugar aquellos definidos más significativos, dejando en segundo lugar aquellos de menor importancia, los que se abordarán en una segunda etapa como mejoramiento continuo.

- Una vez identificados todos nuestros procesos (definidos por cada grupo y de su responsabilidad), deberemos proceder a documentar los procedimientos (base de datos Lotus Notes en Servidor Vega), partiendo por aquellos más sensibles (mayor índice de riesgo). Dicha documentación tendrá la siguiente estructura: Titulo del Procedimiento, Objetivo del Procedimiento, el alcance del procedimiento, descripción del procedimiento, flujograma del procedimiento, prueba de cumplimiento y finalmente un resumen con las tareas, riesgos del procedimiento, objetivos de control, actividades de control, cargo responsable, aserciones de las actividades de Control y su periodicidad, lo cual será utilizado para alimentar al Sistema de “Control de Debilidades” y obviamente al sistema de “Gestión del Sistema de Control Interno” (cambios de versión de un procedimiento”).

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Manual Sistema Control de Procedimientos

Contraloría2007

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Indice General

INTRODUCCION 6

INGRESO AL SISTEMA 7

OPCION CONSULTAS A PROCEDIMIENTOS VIGENTES 12

OPCION ACTUALIZACION DE PROCEDIMIENTOS 14

Actualizar un procedimiento asignado como Generador. 15

Revisar/Aprobar/Liberar un Documento. 18

Generar Nuevo Documento. 19

Generar Nueva Versión 22

OPCION ACTUALIZACION DE PARAMETROS 24

EFECTOS EN EL SISTEMA DE CONTROL DE DEBILIDADES 25

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INTRODUCCION

Para la implementación del Control de los Procedimientos, se ha desarrollado un módulo en Lotus Notes que se resume de la siguiente manera:

El objetivo principal es contar con toda la documentación asociada a los Procedimientos que se realizan en la organización.

Las etapas para dejar Vigente un Procedimiento en Lotus Notes son:

Solicitud de creación de Código.

En esta etapa se solicita a Contraloría, la generación del código único del Procedimiento. Una vez creado, se procede a su construcción.

Generación del Procedimiento.

Esta Actividad corresponde a la carga de la información del Procedimiento. Una vez completado se envía a Revisión, para su posterior liberación.

Revisión del Procedimiento.

En esta etapa los revisores proceden a realizar los comentarios u observaciones (si corresponde), con lo cual se puede actualizar el procedimiento. Los revisores son: Jefe de Grupo respectivo, Contraloría y Auditoría Interna.Si dicho procedimiento es aprobado por los revisores, se procede a la liberación y aprobación del mismo.

Aprobación del Procedimiento.

En esta etapa, el procedimiento es llevado a Vigente en el Sistema, por tanto es posible ser consultado por cualquier usuario de Lotus Notes en la Organización.Una vez que se aprueba dicha versión, el sistema enviará un mail a cada integrante de la lista de Distribución de dicho procedimiento, indicando claramente que debe ser revisado y considerado en sus actividades.

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INGRESO AL SISTEMA

Para ingresar al sistema es necesario :

a) Ingresar a Lotus Notes.

b) Hacer doble Click, sobre el Icono de la Base denominada “PROCEDIMIENTOS”.

c) Al ingresar al sistema, éste le presentará una pantalla inicial con un menú principal. Se muestra un Menú Principal, con la estructura Corporativa, permitiendo así hacer más expedita el acceso a la información.

ESTRUCTURA JERARQUICA DE LA ORGANIZACIÓN

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d) Para salir, presionar el botón “SALIR”, que se encuentra en la parte inferior del menú.

e) La opción “ACTUALIZAR BASE”, está definida para: Revisar los procedimientos que están en construcción. Realizar la parametrización del sistema, a través del módulo de mantención.

f) Al seleccionar un Nivel, se expandirán las opciones que en ella estén disponibles para consultas. Esta información está organizada en 3 niveles (ARAUCO – AREAS – GRUPOS)

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g) Para acceder a algunas de las opciones sólo basta con hacer click, sobre la opción que se seleccione. Estas selecciones o consultas son comunes en cada nivel y se detallan a continuación:

TITULO / CODIGO

Se muestran los documentos ordenados por Código y/o Título. Para acceder a algún documento, sólo basta con presionar la opción y luego seleccionar el documento.

OFC COSO

Se muestran los documentos ordenados por Opciones de COSO. Para acceder a algún documento, sólo basta con presionar la opción y luego seleccionar el documento.

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Ord. Por Sociedad

Se muestran los documentos ordenados por Sociedad SAP, siempre que este sea del Tipo particular, de lo contrario no aparecen en esta opción. Para acceder a algún documento, sólo basta con presionar la opción y luego seleccionar el documento.

Ordenados por Ciclos Financieros

Se muestran los documentos Clasificados y Agrupados en los distintos Ciclos Financieros definidos en el Sistema. Para acceder a algún documento, sólo basta con presionar la opción y luego seleccionar el documento.

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Ordenados por Cargos

Se muestran los documentos Clasificados y Agrupados por los distintos Cargos que existen en el Sistema. Para acceder a algún documento, sólo basta con presionar la opción y luego seleccionar el documento.

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1. OPCION CONSULTAS A PROCEDIMIENTOS VIGENTES

INTRODUCCION

En esta opción, se explicarán los pasos, para acceder a los procedimientos, por cualquier usuario.

QUIENES PUEDEN ACCEDER A ESTA OPCION

Pueden acceder a ésta opción, cualquier usuario, que tenga acceso a Lotus notes.

No se permite la edición ni menos la modificación de algún registro en estas opciones.

COMO ACCEDER A UN PROCEDIMIENTO

Seleccionar el Nivel (en la estructura jerárquica) de la Consulta.

Elegir una opción, de las que se presentan.

Hacer doble click, sobre el procedimiento seleccionado.En este punto, se puede imprimir el documento directamente con las opciones de Lotus Notes, al igual como se imprime un e-mail.

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Una vez revisado el documento, presionar botón “SALIR”. Con esto se vuelve al nivel en que se realizó la consulta del documento.

Si se requiere volver al menú principal, presionar “VOLVER”. Con esto se vuelve al menú principal, con toda la estructura a nuestra disposición.

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2. OPCION ACTUALIZACION DE PROCEDIMIENTOS

INTRODUCCION

En esta opción, se explicarán los pasos, para accesar los registros de dominio privado.


A esta opción, sólo pueden ingresar los usuarios definidos como: mantenedores del Sistema aquellos que están incluidos en alguna acción sobre algún documento que se

encuentre en proceso de aprobación. editores definidos por Empresa

Cualquier otro usuario que trate de ingresar en esta opción, el sistema dará un aviso de Bloqueo.

OPCIONES POSIBLES

Al Ingresar a ésta opción, se presentan las siguientes opciones:

2.1.Actualizar un procedimiento asignado como Generador/Editor.

En este punto, hay opciones del documento que no son comunes a todos los usuarios.

Edición de campos Actualizar resúmen

2.2.Revisar/Aprobar/Liberar un Documento.

En este punto, sólo hay opciones que permiten movilizar el documento de un estado a otro, a través de la botonera superior. Impidiendo alterar campos del mismo.

2.3.Generar Nuevo Documento.

A este punto, sólo tienen acceso los mantenedores del sistema. Puesto que se centraliza la generación de código (y por ende de documentos nuevos).

2.4.Generar Nueva Versión (Gestión de Controles).

A este punto, sólo tienen acceso los mantenedores del sistema. Puesto que se centraliza la generación de nuevas versiones de un procedimiento.

A continuación se procede a explicar cada uno de los puntos anteriores.

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2.1.- Actualizar un procedimiento que se me ha asignado como Generador

Existen 2 formas de acceder a los documentos que se me han asignado:a) A través del e-mail

Cuando llega un e-mail, indicando que se debe realizar alguna acción sobre un documento del sistema de procedimientos, es necesario, hacer clic sobre el link (de color amarillo) que viene inserto en el cuerpo del mismo. Una vez hecho esto automáticamente se abrirá el documento referenciado.

b) A través del propio sistema

Se debe ir a opción “ACTUALIZAR BASE”, y luego seleccionar el nivel que corresponde en el menú, o simplemente elegir el nivel más alto.Seleccionar la opción “En poder de…”, y acá estarán los documentos en los que me corresponde realizar acciones.

Una vez elegido el documento, se procede a:I. Hacer doble clic sobre el procedimiento y Actualizar las opciones:

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Titulo del Procedimiento

Objetivo del Procedimiento

Alcance del Procedimiento

Descripción del Procedimiento

Flujograma del Procedimiento

Prueba de Cumplimiento

Resúmen

II. Enviar a “Revisión”(Jefe de Grupo, Jefe de Area, Auditoría Interna), para que realicen sus comentarios/ Observaciones respectivas, si es que las hay.

III. Cuando el documento se encuentra Aprobado por todos los involucrados, se procede a “Aprobar y Liberar” o “Devolver al Generador” (esto es con comentarios).

IV. Cuando todos los integrantes del grupo Revisor han analizado el documento y todos han aprobado la Versión, pasa a “Vigente” y además se le envía un mail a cada persona involucrada en la “Lista de Distribución”. Si hay algún integrante que ha hecho comentarios devueltos al generador, el documento no pasará al estado de “Vigente”, sino que volverá al “Generador”, para que realice los ajustes/actualizaciones correspondientes. Con esto se vuelve al punto II.

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2.2.- Revisar/Aprobar/Liberar un Documento

Existen 2 formas de acceder a los registros que se me han asignado:c) A través del e-mail

Cuando llega un e-mail, indicando que se debe realizar alguna acción sobre un documento del sistema de procedimientos, es necesario, hacer clic sobre el link (de color amarillo) que viene inserto en el cuerpo del mismo. Una vez hecho esto automáticamente se abrirá el documento referenciado.

d) A través del propio sistema

Se debe ir a opción “ACTUALIZAR BASE”, y luego seleccionar el nivel que corresponde en el menú, o simplemente elegir el nivel más alto.Seleccionar la opción “En poder de…”, y acá estarán los documentos en los que me corresponde realizar acciones.

Una vez elegido el documento, se procede a:I. Revisar el documento, y optar por las opciones que se muestran en la

botonera superior del documento. Acá es imposible modificar el documento.

Según el estado del documento, se presentan algunas de las siguientes opciones en la botonera:

Devuelve a Generador

Con esta opción se solicita al sistema devolver el documento al Generador. Este puede o no agregar comentarios. Una vez que todos los Revisores han analizado el documento y han realizado ésta operación, se despacha un mail al generador con el link al documento para que realice las actualizaciones.

Aprueba y Libera Versión

Con esta opción se solicita al sistema pasar a Vigente el Procedimiento y se envía un mail a cada integrante de la Lista de Distribución, indicándole que está vigente y disponible el documento referenciado. Esto va a ser efectivo si todos los integrantes del grupo Revisor realizan esta operación, de lo contrario, el documento vuelve al “Generador”, para que realice los ajustes según corresponda.

II. Una vez seleccionada la opción, este se cierra automáticamente y envía mail a quienes corresponda, según ítem anterior.

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2.3.- Generar Nuevo Documento

A ésta opción, sólo tienen acceso los mantenedores del sistema y deben realizar los siguientes pasos:

I. Hacer clic en “Actualizar Base”

II. Hacer Clic en “Mantención”

III. Hacer clic en “Crear Código”

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IV. Completar la información solicitada.

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V. Una vez completada la información, Hacer Clic en “Generar Código”. Con esto se generará un documento en blanco, listo para ser completado por el generador.

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2.4.- Generar Nueva Versión

A ésta opción, sólo tienen acceso los mantenedores del sistema y deben realizar los siguientes pasos:

I. Hacer clic en “Actualizar Base”

II. Hacer Clic en “Mantención”

III. Hacer clic en consulta “Vigentes / New Version”

IV. Hacer clic sobre el botón “Nueva Versión”

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V. Con esto se genera una “Nueva Versión”, del documento Vigente, que puede ser accesada a través de las vistas de Documentos en Actualización o a través del e-mail que le llega al generador del documento.

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3. OPCION ACTUALIZACION DE PARAMETROS

INTRODUCCION

En esta opción, se explicarán los pasos, para accesar los registros de dominio privado.


A esta opción, sólo pueden ingresar los usuarios definidos como mantenedores del Sistema. Cualquier otro usuario que trate de ingresar en esta opción, el sistema dará un aviso de Bloqueo.

OPCIONES POSIBLES


a. Mantenedores

b. Sociedad SAP

c. Aserciones

d. Jefes de Grupo

e. Jefes de Area

f. Campos Obligatorios

g. Campos Resumen

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4. EFECTOS EN EL SISTEMA DE CONTROL DE DEBILIDADES

INTRODUCCION

En esta opción, se explicarán los efectos de modificar un Procedimiento en el Sistema de Control de Debilidades.

Al momento de terminar de generar el Procedimiento, el Generador lo envía a Revisión. En ese instante, el sistema genera en el Sistema de Control de Debilidades lo siguiente:

Se crea la Planificación (estado pendiente) del Procedimiento, asociado a las empresas definidas. Con esto ya se pueden planificar las actividades de control del procedimiento.

EFECTOS POSIBLES CUANDO SUCEDA:

a. Cambio de Estado del Procedimiento

Si se devuelve al Generador:En este caso, se eliminan todos los autocontroles asociados al procedimiento, incluyendo su planificación. Con esto se debe volver a planificar las actividades de Control del Procedimiento.

Si se avanza de Generación a Revisión o de Revisión a Vigente:En este caso, no se eliminan los autocontroles ni su planificación. Así, no se debe volver a planificar las actividades de Control del Procedimiento.

Si pasa a Estado Obsoleto:En este caso, se eliminan todos los autocontroles asociados al procedimiento, incluyendo su planificación. Con esto se debe volver a planificar las actividades de Control del Procedimiento asociados a la Nueva Versión Vigente.

b. Cambio de Versión del Procedimiento

Se genera registro de planificación pendiente, asociado a las empresas definidas en el procedimiento. Luego se deben planificar todas las actividades de Control del Procedimiento.

c. Asociar Empresa

Se genera registro de planificación pendiente, asociado a la nueva empresa definida para el procedimiento. Luego se deben planificar todas las actividades de Control del Procedimiento.

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Manual Sistema “Control de Debilidades”

(Procedimientos)

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2007

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Indice General

INTRODUCCION 28

INGRESO AL SISTEMA 30

1.- OPCION PLANIFICACION 42

2.- OPCION GENERACION DE PLANIFICACION 44

3.- OPCION COMPLETAR REGISTRO DE AUTOCONTROL 50

4.- OPCION CHECKLIST MENSUAL AL SUBGERENTE 65

5.- RESUMEN DE MAIL QUE SE GENERAN EN EL SISTEMA 66

6.- PLANIFICACION DE AUSENCIAS DE RESPONSABLES DE AUTOCONTROLES 67

7.- CONSIDERACIONES GENERALES DEL SISTEMA 69

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INTRODUCCION

Para la implementación del Control de las Debilidades y documentación de las Evidencias asociadas a una Actividad de Control, se ha desarrollado un módulo complemento al Sistema de Control de Procedimientos, en Lotus Notes que se resume de la siguiente manera:

El objetivo principal es contar con toda la evidencia periódica, asociada a las Actividades de Control de cada Procedimiento.

Evidencia del control

La evidencia del control debe ser suficiente, confiable y útil, con el fin de formar una opinión de que el control se encuentra operando en forma efectiva.

Las formas de evidenciar los controles realizados pueden ser los siguientes:

Preguntas a los usuariosObservaciones del procesoInspección de documentosRe-ejecución

La inspección de documentos se refiere a la obtención de documentación que acredite la ejecución del control tales como: registro de transacciones, facturas, autorizaciones por medio de firmas, etc.

La re-ejecución se refiere a ejecutar nuevamente el control para verificar que se obtiene el mismo resultado.

Las preguntas a los usuarios nos son la mejor forma de obtener seguridad de que un control opera en forma efectiva. La observación puede ser una forma aceptable de obtener evidencia del funcionamiento de un control pero es mejor para los controles automáticos que para los manuales. La inspección de documentos es usualmente usada para evidenciar la existencia de controles manuales. La re-ejecución del control es la forma que provee el mayor grado de seguridad que el control se encuentra operando.

La mayoría de los controles en general deben ser evidenciados a través de una combinación de las formas antes mencionadas.

Extensión de las evidencias

Las evidencias del control deben seguir la siguiente pauta:

Frecuencia del control Número de muestras de la evidenciaAnual 1Trimestral 2Mensual 2-5Semanal 5-15Diario 20-40Multiples veces en el día 25-60

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Factores a considerar en la extensión de la muestra para evidenciar el control aplicado

Complejidad del control Significatividad del juicio en la operación del control Nivel de competencia necesario para reflejar el control Frecuencia de la operación del control Impacto de cambios en el volumen de las operaciones Importancia del control en términos de cubrir las aserciones.

Planificación.

En esta etapa se planifican (calendarizan) todas las Actividades de Control del Procedimiento Seleccionado, para la Sociedad Centro definida, creando los Autocontroles y asignando responsable.

Autocontrol y Evidencia.

En esta etapa se Controlan los avances de cada una de los Autocontroles que están en operación, (luego de ser planificados) y que por periodo se van agregando al sistema más evidencias.

Debilidades y Planes de Acción.

Esta etapa se activa, si se detecta una debilidad, por tanto, las actividades que siguen son:

Se genera plan de acciónSe define fecha de compromisoSe incluyen las autorizaciones. Se revisa y luego se cierra.

Con esto, para la debilidad detectada se ha generado, aprobado y cerrado el Plan de Acción correspondiente.

Pruebas de controles con excepciones

Un vez que se encuentren excepciones en la operación de los controles se deberá generar un plan de acción para corregir la debilidad detectada.

Una vez corregida la debilidad detectada deberá dejarse un período de tiempo adecuado de acuerdo a la siguiente pauta para evidenciar nuevamente que el control se encuentra funcionando:

Frecuencia del control Período de maduración Muestra de evidenciasTrimestral 2 trimestres 2Mensual 2 meses 2Semanal 5 semanas 2Diario 20 Días 10Múltiple Mínimo de 15 días 25

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INGRESO AL SISTEMA

Para ingresar al sistema es necesario :

a) Ingresar a Lotus Notes.

b) Hacer doble Click, sobre el Icono de la Base denominada “PROCEDIMIENTOS”.

c) Al ingresar al sistema, éste le presentará una pantalla inicial con un menú principal.

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d) Para salir, presionar el botón “SALIR”, que se encuentra en la parte inferior del menú, con lo cual se sale del sistema.

e) La opción “Control Debilidades”, está definida para realizar todo el Proceso de Control de Debilidad, en el Sistema de Control, este acceso nos lleva a un nuevo Menú.

f) Se debe Seleccionar cualquiera de las dos Opciones “CONTROLES POR PROCEDIMIENTOS” o “CONTROLES POR CICLOS FINANCIEROS” para ingresar al menú en Particular.

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g) Al abrir menú “CONTROL POR PROCEDIMIENTOS”, se presentan las siguientes opciones:

Planificación Controles / Evidencias Debilidad / Plan de Acción

h) Al seleccionar al opción “PLANIFICACION”, se detallan las siguientes consultas: Por Empresa Por Procedimientos Por Area/Grupo Por Actividades de Control Por Responsables Planificar Reemplazos

Por Empresa: Se mostrarán todos los registros de todas las empresas, no obstante, sólo se podrá acceder aquellos registros en los cuales estoy con perfil de ingreso. ( mi empresa)

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i) Al seleccionar la opción “CONTROLES / EVIDENCIAS”, se detallan las siguientes consultas:

Por Empresa Por Poseedor Por Procedimiento Por Ciclo Financiero/Procedimiento

Se muestran las Actividades que están en Proceso y aquellas que están por iniciarse (Estado Creación)

j) Al hacer clic en el botón Reportes, aparecen las siguientes opciones:

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En Proceso, se muestran todas las Actividades de Control que se encuentran en Proceso del Area de responsabilidad que se seleccione.

Incumplimiento, se muestran todas las Actividades de Control que se hayan Cerrado e indica el porcentaje (y detalle) de auqellas que se hayan cerrado en forma automática (incumplimiento) del Area de responsabilidad que se seleccione.

Pre-Checklist, se genera un Checklist parcial, con la información del Area de responsabilidad seleccionada, en el período que va desde el inicio del mes en curso hasta la fecha actual. Este reporte es generado en Microsoft Excel, el cual se muestra automáticamente en pantalla.

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k) Al hacer clic en el botón “Resumen Anual”, aparecen las siguientes opciones: Evidenciadas, muestra el total de Act. de ctrl. Evidenciadas normalmente en

el año (separadas por mes) Incumplimiento, muestra el total de Act. de ctrl. No Evidenciadas, y por

tanto, con incumplimiento en el año (separadas por mes) % de Incumplimiento, idem al punto anterior, pero mostrando los

porcentajes de incumplimiento, sobre el total de cerradas.

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Al hacer doble clic sobre un año, se desprenden las empresas y a su vez, el detalle por responsable, tal como muestra la siguiente figura:

Luego, al hacer doble clic sobre un responsable en particular, se abrirá el registro, que muestra el detalle en el año de sus Act. De ctrl., tal como se muestra en la siguiente imagen. (este registro no se puede actualizar). En este caso se presiono el botón “ABR”, con lo cual muestra el detalle de las evidencias de ese mes.

l) Hay que mencionar que al presionar el botón “Otros”, de la Consulta por Empresa, se accede a otro menú que se detalla a continuación:

Hacer Clic sobre botón “Otros”

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Las opciones posibles son:o Fecha de Inicio Evidencia

Se muestran todas los Nuevos Autocontroles que van a ser despachados por mail a los responsables, en la fecha indicada, para ser evidenciados.

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o Fecha de RecuerdoSe muestran todas los Autocontroles que están en Proceso y que tienen fecha tope de Recordatorio. Por tanto, al cumplirse dicha fecha, se enviarán mail de Atraso correspondiente

o Act. En ProcesoSe muestran sólo los Autocontroles que están en Proceso, excluyendo los que están por iniciarse y los Cerrados.

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o Act. CerradasSe muestran sólo los Autocontroles que están Cerrados, por tanto, corresponde a una consulta de los autocontroles históricos.

o Planes de AcciónSe muestran todos los planes de Acción, agrupándolos por Etapa en la que se encuentren.

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m) Al seleccionar la opción “Planes de Acción”, se detallan las siguientes consultas: Por Empresa Por Procedimiento Por Ciclos Financieros / Procedimiento Por Estado

Para acceder a algunas de las opciones sólo basta con hacer clic, sobre la opción que se seleccione, y sobre el registro que se desee consultar. Si el usuario no tiene los permisos necesarios para editar dicho registro, el sistema le informará dicho caso con una ventana de Bloqueo.

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1) OPCION PLANIFICACION

INTRODUCCION

En esta opción, se explicarán los pasos, para acceder a los registros de planificación.


Pueden acceder a ésta opción, sólo los usuarios que se definan por Sociedad-Centro o los administradores del sistema.

Si el usuario no cuenta con estos privilegios, No se permite el acceso a algún registro en estas Sociedades.

COMO ACCEDER A UNA PLANIFICACION

Seleccionar algún Procedimiento, desde la consulta efectuada.

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Hacer clic sobre el registro, con esto se accederá al documento de la planificación definida.

En este punto, se puede imprimir el documento directamente con las opciones de Lotus Notes, al igual como se imprime un e-mail.

Cada recuadro contiene la siguiente información:

1er recuadro, contiene todas las actividades de Control del Procedimiento Seleccionado y Pendientes de Planificar.

2º recuadro, contiene todas las actividades de Control que han sido planificadas. (estos son los Autocontroles )

Una vez revisado el registro, presionar botón “SALIR”. Con esto se vuelve al nivel en que se realizó la consulta del procedimiento

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2) OPCION GENERACION DE PLANIFICACION

INTRODUCCION

En esta opción, se explicarán los pasos, para realizar la planificación de los Autocontroles de cada Procedimiento.


A esta opción, sólo pueden ingresar aquellos usuarios que están incluidos como encargado de la planificación en la Sociedad-Centro en particular o los usuarios mantenedores del Sistema. Cualquier otro usuario que trate de ingresar en esta opción, el sistema dará un aviso de Bloqueo.

OPCIONES POSIBLES


a. Completar Planificación de un Procedimiento

a. En el registro de planificación, aparece el listado de todas las “Actividades de Control” del Procedimiento (Que se encuentren incluidas en el resumen) y su periodicidad.

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b. Se debe seleccionar alguna y presionar el botón: “Cruz” (ROJO) o “Tick” (VERDE) (en la parte derecha)

“Cruz” (ROJO) : Indica que la Actividad de Control no Aplica, y se hace pasar a planificados, no obstante, este registro no genera autocontroles periódicos. Esto hace que automáticamente salga de la grilla superior y pase a la grilla de más abajo.

“Tick” (VERDE) : Indica que la Actividad de Control Aplica, y se pasa al punto c), de la planificación

c. Esta nueva pantalla, permite planificar la Actividad de Control Seleccionada.

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d. Se debe completar: Responsable

Periodicidad (si es “por evento”).

Al definir la periodicidad, la frecuencia de los autocontroles se rige por la siguiente tabla:

Multidiario -> Semanal -> 2 díasDiario -> Quincenal -> 4 díasSemanal -> Mensual -> 6 díasMensual -> Bimensual -> 10 díasTrimestral -> Semestral -> 13 díasAnual -> Anual -> 15 días

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Fecha de Activación , corresponde a la fecha en que comienza a operar el autocontrol

e. Presionar Grabar y Salir. ( este es el primer Autocontrol de la Actividad de Control Planificada )

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f. En el Registro de Planificación se traspasan las Actividades de Control Planificadas al segundo Cuadro. ( junto a las que no aplican )

Repetir los pasos “a” a la “f”, según las Actividades de Control, que falten por Planificar.

b. Deshacer una Planificación de un Procedimiento

a) En el segundo cuadro del registro de Planificación, se selecciona aquel registro que se desee eliminar.

b) Se debe marcar la opción de deshacer.

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c) Si se acepta la consulta, se elimina la planificación y todos los Autocontroles Generados. En caso contrario no hay modificaciones.

d) Con esto el registro seleccionado vuelve al cuadro superior y es considerado como una Actividad de Control por Planificar.

e) Para ver los Autocontroles asociados a la Actividad de Control seleccionada en el cuadro inferior, se debe hacer clic sobre el botón “Ver autocontroles”.

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3) COMPLETAR REGISTRO DE AUTOCONTROL

INTRODUCCION

En esta opción, se explicarán los pasos, para acceder a los registros que el responsable debe completar.


A esta opción, sólo pueden ingresar los usuarios que están incluidos como responsables del Autocontrol en particular y los mantenedores del Sistema.

Cualquier otro usuario que trate de ingresar en esta opción, el sistema dará un aviso de “No Acceso”.

I. ACCESO AL DOCUMENTO DE EVIDENCIAS DEL AUTOCONTROL

1. Vía Sistema

a. En el Menú principal, seleccionar “CONTROLES/EVIDENCIAS”

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b. Seleccionar opción “Por Poseedor” y digitar nombre del Responsable (o seleccionarlo de la lista)

c. Hacer Clic sobre el registro seleccionado.

d. Se abre pantalla con documento “Autocontrol de la Act. de Control”, en donde se realizará la evidenciación.

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2. Vía Correo Notes

a. Abrir el Correo del Sistema, con el Listado de Autocontroles, que debo completar y hacer clic sobre Autocontrol a Completar (link al autocontrol, icono de color amarillo)

b. Luego se abre el Autocontrol, para proceder a realizar la evidenciación

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II. EVIDENCIAR EL AUTOCONTROL

a) Indicar si la Actividad de Control ha sido realizada o no, haciendo clic en el campo de opciones.

Si se indica que la Actividad de Control “No” fue realizada, se debe Grabar.

Luego el Sistema pregunta: “¿Está seguro que NO Realizó la Act. De Control.?”.

o Si la respuesta es “No”, el Autocontrol vuelve al estado original.(punto a)o Si la respuesta es “Si”, el Sistema exigirá Ingresar Plan de Acción (ir a punto III).

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b) Si se indica que la Act. De Control “SI” fue realizada, completar la Actividad de Control, llenando los campos requeridos.

Si el usuario no contesta alguno de los campos definidos como “Obligatorios”, el sistema alertará de dicha situación al momento de grabar (se adjunto ejemplo).

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Nombre del documento seleccionado para Evidenciar .(Obligatorio)

Fecha del documento evidenciado (Obligatorio)

Evidenciar el trabajo realizado (Obligatorio)

Corresponde al folio del documento evidenciado (Opcional)

Evidencia Satisfactoria.? (Obligatorio)

Ubicación de la Evidencia (Obligatorio)


c) Responder si la Actividad de Control, ha sido realizada de forma ¿Satisfactoria, sin Excepciones.?.

“Excepción”, sucede cuando se hace la Act. De Control y se encuentran observaciones distintas a las de la Act. de Control. Por ejemplo: “que el documento ‘egreso de caja’ esté firmado (OK), pero no tiene lleno el campo: ‘concepto del gasto’.

Si no existen Excepciones, se debe indicar “Si” en la opción. (no se abre ningún cuadro extra de textos y pasar a punto d.)

Si Existen excepciones, se debe seleccionar “No”, en la opción.

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Completar texto de la excepción

Indicar si la excepción requiere Plan de Acción

Si se indica que la excepción “No” requiere “Plan de Acción”, seguir con la Ubicación de la Evidencia.(ir a punto d)

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Si se indicó que la excepción “Si” requiere “Plan de Acción”, el sistema exigirá completarlo. (ir a punto III). El botón “Agregar Plan” aparecerá una vez que se haya grabado el registro de Evidencia.

d) Completar campo “Ubicación de la Evidencia”.

Si es referencia, debe identificarse la ubicación física del documento de la evidencia, en cuadro al lado derecho;

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Si es Archivo, se atacha la Evidencia y este campo requiere obligatoriamente un archivo. (Tipo Word, xls, ppt, etc)

e) Hacer Clic en botón “Grabar”. Con lo anterior, el Autocontrol pasa a estado “Cerrado”

Consideraciones

Si el usuario, no ha completado el Autocontrol, el sistema dará aviso por correo reiteradamente (3 veces como máximo)., según tabla definida de días de espera según Periodicidad.

Una vez enviado el segundo correo, va con copia al “Planificador” Respectivo.

Una vez enviado el tercer correo, va con copia a los Administradores del Sistema y “Planificador” Respectivo, y se asume “Cerrado”, en forma automática; esto implica que el Autocontrol se refleja en el Checklist mensual como “Incumplimiento”.

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III. PLAN DE ACCIÓN

1. Generar Plan de Acción

a) Completar la Debilidad detectada, y seleccionar la Opción “Agregar Plan”. Con esto se despliega la pantalla de ingreso del Plan de Acción Asociado a la debilidad detectada.

b) Completar, la Debilidad, Agregar el Plan de Acción y Agregar Fecha comprometida.

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c) Enviar al “Planificador” respectivo, para su aprobación, haciendo Clic en el botón de la parte superior : “Enviar a Aprobación”

Hay que tener en cuenta lo siguiente:

La Actividad de Control está en estado “en Proceso”, y se Cerrará automáticamente cuando dicho plan de Acción sea Aprobado por el Planificador Respectivo.

2. Aprobar Plan de Acción

a. El “Planificador” abre el correo que el sistema le envía, para que lo apruebe.

b. Si se Aprueba Plan de Acción, se debe:

o Hacer Clic en botón “Aprobado”

o esto es enviado vía mail al responsable, para que proceda con las verificaciones hasta antes de la fecha comprometida (Ir a punto 3).

c. Si se Rechaza Plan de Acción, se debe:

o Hacer Click en Botón “Devuelto”

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o se despliega pantalla de comentario, en donde se indican las sugerencias/observaciones al plan para ser corregido por el responsable, y vuelve al responsable que lo generó via mail.

d. Posteriormente, el responsable corrige el Plan de Acción, según Sugerencias/Observaciones y repite el proceso de envío a aprobación (Ir a punto 1 c).

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3. Completar Verificaciones

a. A través del Correo se accede al registro enviado por el Planificador, para que proceda a realizar las verificaciones.

b. Se agregan una a una, por cada vez que realiza verificación, con el botón “Agregar Verificaciones”

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c. Una vez completadas todas las verificaciones, enviar al Planificador, para que proceda al Cierre de dicho plan de Acción. Estas actividades no podrán exceder la fecha comprometida. Si esto ocurriese, el sistema avisará reiteradamente a través de correos, con la misma frecuencia que posee la act. de control que la originó. Después de su 4º aviso sin haberse gestionado, se cerrará en forma automática y se informará en checklist como plan de acción “no gestionado”

4. Cerrar Plan de Acción

a. A través del Correo, le llega un mail, desde el responsable, indicando que el Plan de Acción ha sido Completamente Verificado.

b. El Planificador revisa que están todas las verificaciones y Presiona el botón “Cerrar Plan de Acción”

c. Con esto, el Plan de Acción queda cerrado y puede ser consultado solamente.

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4) OPCION CHECKLIST MENSUAL AL SUBGERENTE Y GERENTE

Esta opción, se ejecuta en forma automática, una vez al mes, generando un Mail a cada Subgerente, con copia a el Gerente respectivo y a Contraloría con las Actividades de Control de su Area ( según sus procedimientos), junto a un archivo Excel con todas las Actividades de Control realizadas o no, en el mes.

Contiene un resumen con las Actividades de Control Pendientes, las cuales se resaltan.

TOTAL DE ACTIVIDADES DE CONTROL PENDIENTES... TOTAL DE ACTIVIDADES DE CONTROL EN PROCESO... TOTAL DE ACTIVIDADES DE CONTROL CERRADAS... TOTAL DE ACTIVIDADES DE CONTROL NO GESTIONADAS Y CERRADAS AUTOMATICAMENTE... TOTAL DE ACTIVIDADES DE CONTROL NO PLANIFICADAS...

A continuación se muestra un ejemplo de una mail, junto al archivo excel respectivo.

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5) RESUMEN DE MAIL QUE SE GENERAN EN EL SISTEMA

Proceso de Planificación:

Mail1: (de Planificador al Responsable)El administrador realiza la planificación, definiendo fechas, períodos y responsable.

Mail2: (de Sistema al Responsable)El Sistema envía mail de aviso, indicando que puede completar Autocontrol del período (xx/xx/xxxx al yy/yy/yyyy) .

Mail3: (1er. Recordatorio de Autocontrol)(de Sistema a Responsable)El Sistema envía mail de aviso, indicando que es el primer mail de recordatorio, para que proceda a completar Autocontrol del período (xx/xx/xxxx al yy/yy/yyyy) .

Mail4: (2do. Recordatorio de Autocontrol)(de Sistema a Responsable, con copia al Subgerente Respectivo)El Sistema envía mail de aviso, indicando que es el segundo mail de recordatorio, para que proceda a completar Autocontrol del período (xx/xx/xxxx al yy/yy/yyyy) .

Mail5: (3er. Recordatorio de Autocontrol)(de Sistema a Responsable, con copia al Subgerente Respectivo y al J.A.)El Sistema envía mail de aviso, indicando que es el tercer mail de recordatorio, para que proceda a completar Autocontrol del período (xx/xx/xxxx al yy/yy/yyyy) .

Mail6: (4to. Aviso de Cierre Automático de Autocontrol)(de Sistema a Responsable, con copia al Subgerente Respectivo y al J.A.)El Sistema envía mail de aviso, indicando que por no haber completado el autocontrol, tras sus reiterados mail de recordatorio, se cierra en forma automática, del período (xx/xx/xxxx al yy/yy/yyyy) .

Mail7: (Mail de Aviso de cambio de responsables, por ausencias)(de Sistema a Responsable auxiliar, con copia al Responsable Oficial)El Sistema envía mail de aviso, indicando que por ausencia del responsable oficial del autocontrol, se procede a asociarle dicho autocontrol, para que proceda con su completación y posterior cierre.

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6) PLANIFICACION DE AUSENCIAS DE RESPONSABLES DE AUTOCONTROLES


A esta opción, sólo pueden ingresar aquellos usuarios que están incluidos como Administradores de la Empresa y los usuarios definidos como mantenedores del Sistema. Cualquier otro usuario que trate de ingresar en esta opción, el sistema dará un aviso de Bloqueo.

Pasos a seguir:

a. En el Menú principal, seleccionar “Planificación”

b. Seleccionar la opción “Planificar Ausencias”

c. Seleccionar la opción “Planificar Ausencias”

d. Hacer Click en “Nuevo”, aparecerá la siguiente pantalla:

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e. Hacer Click en “Elegir Soc-Centro”, hay que elegir la soc. centro, de la empresa en la que se requiere planificar la ausencia.

f. Seleccionar del directorio de correo notes, el responsable y su rremplazante, en los campos definidos para esto.

g. Definir la fecha de inicio y fin del reemplazo.

h. Al final el registro quedará como sigue:

i. Presionar Grabar Salir.

Esta acción enviará un mail a los responsables indicando que se ha generado un registro de reemplazo, por tanto, cuando comience a operar este registro, todas las actividades de control pasarán de un responsable a otro, a través de mail.

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CONSIDERACIONES GENERALES DEL SISTEMA.

El sistema está interrelacionado con el Sistema de Control de Procedimientos, por tanto, si se aprueba una nueva versión de un procedimiento, las Planificaciones y Act. De Control que existan asociadas a la versión Obsoleta del Procedimiento, se detienen y finalizan. Ahora bien, esto obliga a re-planificar la Act. De Control del Procedimiento nuevamente, para las empresas en las cuales estaban siendo evidenciados.

El Menú “Otros”, permite ver: Los eventos que se van a producir, tales como:

Avisos de recuerdo, aviso de nuevos autocontroles Revisar Autocontroles en Proceso y Autocontroles Cerrados

Los Planes de Acción que ya se encuentran Cerrados.

Existe la opción de cambio de idioma, presionando el idioma requerido (Inglés/Español), se podrá operar en el lenguaje requerido.

Para actualizar un responsable de una Actividad de Control, es necesario abrir el Autocontrol y hacer clic en botón “Responsable”, digitar el nombre y presionar “Ok”, luego grabar y salir. No hay que olvidar que se deben actualizar el registro que está en Proceso y el que está en Creación de la Actividad de Control.(el que está en Creación, permite la generación del nuevo autocontrol del nuevo período).

A la opción “Mantención”, sólo podrán ingresar los Mantenedores del Sistema, a través de un Password, para actualizar parámetros del tipo:

Mantenedores Planificadores/ editores Frecuencias y días de espera Checklist Mensuales

La figura: “lentes”, permite que el usuario pueda acceder al Procedimiento en el que está incluida la actividad de Control que se está Planificando o Evidenciando.

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Manual Sistema “Control de Debilidades”

(Ciclos Financieros)

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2007

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Indice General

INTRODUCCION 72

USO DEL MODULO 72

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INTRODUCCION

Para la implementación del Control de las Debilidades y documentación de las Evidencias asociadas a un Ciclo Financiero de una Actividad de Control, se ha desarrollado un módulo en el Sistema de Control de Debilidades que se resume de la siguiente manera:

El objetivo principal es contar con toda la evidencia asociada a las Actividades de Control de cada Ciclo Financiero de los Procedimientos.

USO DEL MODULO

La operación es similar a la del Módulo de Control de Debilidades (Procedimientos), en cuanto a:

Planificación. Ingreso de Evidencias. Ingreso de Planes de Acción.

Las excepciones de operación de éste Módulo, respecto del asociado a Procedimientos son:

Ingreso:

En pantalla principal, se ingresa en “CICLOS FINANCIEROS” Sólo pueden ingresar los usuarios definidos en el Area de Responsabilidad:

“Auditoría Interna” y “Contraloría”.

Mensajería: No existen avisos de recordatorio.(ya que no hay elementos de periodicidad

referenciados). En el plan de Acción, existe el flujo de documentos de forma normal, idéntico a

“Procedimientos”, vía e-mail.

Agentes Automáticos: No existe un agente automático que genere los nuevos registros asociados a

una Act. De ctrl.. Cerrada, por tanto se debe efectuar en forma Manual.

Otros: Existe un Menú llamado “Auditoría Interna”, que fue solicitado como una mejora

a la forma de administrar las opciones en pantalla.(disponer de todas las opciones a la vez).

Fue solicitado por don Enzo de Lucca, el primer Semestre del año 2006 y sería administrado por el Sr. Dagoberto Berrocal.

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coso manual usuario 2007 actualizado

Economy & Finance