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Eleccin de ERP: Criterios y Costes de implantacin de un ERP

en la implantacin de soluciones Microsoft

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Business Solutions

Miguel ngel Ortuo Director IBdosParticipante en ms de 300 proyectos de implantacin ERP

Eleccin de un ERP Criterios y Costes de Implantacin

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Introduccin y concepto - ERP Enterprise Resource Planning Costes en la implantacin Adecuada asignacin de esfuerzos y recursos Factores crticos y Administracin de Riesgos en la implantacin

ROI - Retorno de la inversin


Introduccin y concepto - ERP Enterprise Resource PlanningEleccin de un ERP Criterios y Costes de Implantacin

ERP?

Enterprise Resource Planning (formal)

El ERP es una herramienta que ayuda a integrar todos los procesos del negocio y a optimizar los recursos disponibles.


Estructura lgica de un sistema ERP - Funcionalidadrea de GestinContabilidad y Finanzas Gestin de cobros (Cartera) Activos Fijos

rea de NegocioCompras y Ventas Existencias

CRMGestin de Servicios + SAT Gestin de Relaciones (MKT+VTAS)

SCM Supply ChainFABRICACIN DISTRIBUCIN

e-ProductsPortal de Usuario Portal de Negocio Herramientas Conectividad


Caractersticas principales buscadas en un ERP Integrado Flexible Modular y abierto Multifuncional Tiempo real Conectividad e-businessEleccin de un ERP Criterios y Costes de Implantacin

Expectativas de la implantacin...

1.- Sistema integral para todas las reas de la empresa. 2.- Informacin financiera y operativa en lnea (oportuna, veraz...) 3.- Definicin y mejora de procesos y herramientas de control de gestin. 4.- Reducir costes de operacin (ROI). 5.- Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI). 6.- Mejorar eficiencia operativa en todas las reas (ROI). 7.- Mejorar la imagen de la empresa 6.- Mejora en procesos = incremento de la competitividad 7.- ERP como base para proyectar nuevos negocios. 8.- ERP debe tener herramientas e-business





























Expectativas vs. resultados de la implantacin

Una vez arrancado el sistema es importante hacer balance entre logros obtenidos y resultado de la implantacin del ERP de cara a nuevos proyectos y hacerse la siguientes preguntas:

Se establecieron las expectativas antes de invertir?Eleccin de un ERP Criterios y Costes de Implantacin



Se establecieron los procesos de medicin de cumplimiento de expectativas?Eleccin de un ERP Criterios y Costes de Implantacin



Se controlaron los procesos de implantacin?Eleccin de un ERP Criterios y Costes de Implantacin



Se midieron los resultados de la implantacin?Eleccin de un ERP Criterios y Costes de Implantacin



Se consiguieron ventajas competitivas al termino de la implantacin?Eleccin de un ERP Criterios y Costes de Implantacin



Realizara otra implantacin?Eleccin de un ERP Criterios y Costes de Implantacin

Expectativas concretasSe debe traducir en mejoras concretas Mejorar servicio a cliente Inventario reducido Manufactura estabilizada Personal cuente con informacin de calidad que les permita tener una mejor visibilidad para realizar su trabajo. Unido a: Retorno de la inversin realizada en hardware, software, servicios y tiempo invertido por la Organizacin.Eleccin de un ERP Criterios y Costes de Implantacin

ERP - Enterprise Resource Planning Costes en la implantacinEleccin de un ERP Criterios y Costes de Implantacin

Costes a considerar en una implantacin COSTES EXTERNOSInfraestructura Tcnica (Hardware, red, comunicaciones...) Software (licencias, modulos add-on, actualizaciones) Servicios de consultora, desarrollo, implantacin y mantenimiento

COSTES INTERNOSDedicacin necesaria por parte de los recursos de la compaa Costes asociados a la aparicin del ERP en la empresa


Distribucin lgica de los Costes ExternosCOSTES EXTERNOS Infraestructura Tcnica (Hardware, red, comunicaciones...) Software (licencias, modulos add-on, actualizaciones) Servicios de consultora, desarrollo, implantacin y mantenimiento 10% 30% 60%

Infraestructura

10%

Software

30%

Servicios

60%


Distribucin lgica de los Costes Internos

20%

Dedicacin necesaria por parte de los recursos de la compaa. Costes asociados a la aparicin del ERP en la empresa 80%

LA RELACION ENTRE COSTES EXTERNOS E INTERNOS PUEDE IR DESDE UN

1:1 A 1:3 EN ALGUN CASO...


INFRAESTRUCTURA TCNICALos avances en infraestructura tcnica estn haciendo viables proyectos que en el pasado no lo eran, pero......un mal dimensionamiento tcnico puede echar abajo el resto de trabajos asociados a la implantacin de un ERP.

COSTE VISIBLEHardware Red Comunicaciones

COSTE MENOS VISIBLE (OCULTOS)Dedicacin necesaria por parte de los recursos de la compaa.Anlisis de las necesidades Reasignaciones y Reutilizaciones Peticin y seguimiento de ofertas con proveedores

Coste de comunicaciones Coste de seguridad Contratos de mantenimiento


SOFTWARELos costes del Software son marcados por los fabricantesUn software va ntimamente ligado al proveedor de servicios. La solucin es completa. Un buen software lo hace malo una mala implantacin...

COSTE VISIBLEMdulos propios del software Licencia

COSTE MENOS VISIBLE (OCULTOS)Dedicacin necesaria por parte de los recursos de la compaa. Coste de seguridad Eleccin del Software Coste de la actualizacin


SERVICIOS DE CONSULTORIA, DESARROLLO, IMPLANTACIN Y MANTENIMIENTO. Un proyecto de implantacin se realiza por un equipo de trabajo formado por recursos de la compaa y recursos del proveedor de servicios. COSTE VISIBLEServicios de consultara y organizacin Nuevos desarrollos Implantacin y Formacin Mantenimiento

COSTE MENOS VISIBLE (OCULTOS)Dedicacin necesaria por parte de los recursos de la compaa...con una dedicacin en todas las fases similar a la del proveedor de servicios... Coste de fuera de alcance


ERP - Enterprise Resource Planning Adecuada asignacin de esfuerzos y recursosEleccin de un ERP Criterios y Costes de Implantacin

Clave principal...La nica manera de no errar en la adecuada asignacin de esfuerzos y recursos al proyecto es seguir la metodologa proporcionada por la empresa consultora de implantacin. Slo con la repeticin se consigue ir depurando los mtodos.

El XITO de un proyecto, depende ms de la metodologa de implantacinque del propio softwareEleccin de un ERP Criterios y Costes de Implantacin

Proceso metodolgico en la implantacin...NALISIS Y DISEODefinicin del ProyectoPresentacin del Proyecto Definicin de Requisitos

DESARROLLO DE LA SOLUCINDesarrollo de adaptaciones Configuracin del Sistema Conversin de datos maestros

IMPLEMENTACINPuesta en explotacin

Formacin

Alcance del proyecto

Equipo ProveedorCliente

Requisitos funcionales

Planificacin Cadena de pruebas (testing)

Configuracin realizada

Validacin de migracin de ficheros maestros

Documentacin de usuarios (desarrollo realizados)

Aceptacin final del sistema

Calendario estimativo

Calendario Final

Infraestructura tcnica

Recepcin y aceptacin (desarrollos)

Contrato de mantenimiento

Equipo de trabajo

Seguimiento de incidencias

Infraestructura tcnica Formacin Gestin del cambio


ERP - Enterprise Resource Planning Factores crticos y Administracin de Riesgos en la implantacinEleccin de un ERP Criterios y Costes de Implantacin

Principales riesgos de una implantacinLas razones principales de fallos de una implantacin son:Paquetes de software que no cubren las necesidades bsicas. Mala migracin de datos. Involucracin parcial de la compaa en el proyecto. Salida del patrocinador del proyecto. Capacitacin insuficiente en el sistema y en nuevos procesos. Uso ineficiente de los consultores. Administracin del cambio no ejecutada o de manera insuficiente.


Medidas para controlar los riesgos de implantacin

Control de procesos y seguridad...

La implantacin de un ERP es relativamente sencilla.

1.

El ERP debe almacenar informacin fija que la compaa necesita para administrar el negocio, materiales y datos basados en cifras (tiempos estimados, cantidades a ordenar, stock de seguridad, etc.). A esta informacin se le agregan procesos como ordenes de venta, trabajo, compra, control de inventario, lista de materiales, etc.

2.


Medidas para controlar los riesgos de implantacinAlgunas consideraciones.... y los procesos de negocio no se adecuan al nuevo modelo de trabajo

Si la informacin que maneja la compaa no es depurada

Solo se automatiza informacin y los procesos no mejoran


Medidas para controlar los riesgos de implantacinAlgunas consideraciones.... y los procesos de negocio no se adecuan al nuevo modelo de trabajo

Si la informacin que maneja la compaa no es depurada

Si hay controles y seguridad sobre Procesos e Informacin


Medidas para controlar los riesgos de implantacinAlgunas consideraciones....

...con la implantacin del ERP, obtendremos y los procesos de Si la informacin mejoras significativas:que maneja la compaa no es depurada

negocio no se adecuan al nuevo modelo de trabajo

Mejor servicio a clientes, Inventario reducido, Mejoras en seguridad Si hay controles yproduccin sobre Informacin de calidad Procesos e Informacin Etc.Eleccin de un ERP Criterios y Costes de Implantacin


Reingeniera de Procesos...1. No se obtendrn beneficios en la implantacin si no hay cambio cultural en la organizacin. El ERP de habilitar y

2.

procesos para la gestin de los negocios.3.

establecer nuevos

El ERP debe crear confianza en la informacin que fluye por los procesos de la organizacin sea oportuna, veraz y segura.



Administracin de riesgos...1. Establecer mecanismos que administren los riesgos. Crear un

de control

2.

equipo que permita:

Que los procesos de negocio se conduzcan de forma adecuada. Que se apoye la reingeniera de procesos Que se apoye la nueva tecnologa Administre de forma correcta la gestin del cambio.


ELECCION DEL ERP... Parmetros que debemos considerar...Requerimientos resueltos por ERP estndar Flexibilidad Coste de la solucin Experiencias y casos de xito en el sector Calidad de los distribuidores Solidez financiera del vendedor Tecnologa empleada y su estabilidad Cantidad y perfil de clientes Inversin en I+D Capacidad de customizacin Cantidad de mdulos adaptables Facilidad de uso Escalabilidad


ELECCION DEL IMPLANTADOR... Parmetros que debemos considerar...Experiencia en el sector Coste Conocimiento y experiencia del personal en el producto Metodologa de implantacin Presencia global Proximidad geogrfica Compromiso en la implantacin Experiencia en integracin de sistemas Disponibilidad de recursos Estabilidad financiera del implanador Servicio de soporte post-implantacin Formacin


ERP - Enterprise Resource Planning ROI - Retorno de la inversin


El ROI como concepto... El ROI mide el beneficio que obtenemos por cada unidad monetaria invertida durante un perodo de tiempo. Formalmente sera el valor actualizado de la corriente de beneficios generada por la inversin a lo largo de su vida til; partido por el valor actual de la inversin realizada.

ROI=(Beneficios/Costes)x100 Medir el coste puede llegar a ser sencillo, medir el beneficio es muy complicado ya que queda mezclado con multitud de factores.


El mtodo ROI. Perodo de Recuperacin Cantidad de tiempo en recuperar la inversin realizada. Tiene una carencia: no contar con los intereses del capital.


reas clave para incrementar el ROI1. Incremento de la productividad, reduciendo el tiempo empleado por los trabajadores para realizar sus tareas, e incrementando la eficacia de los procesos de negocio. que la mejora en la eficacia lo permita.

2. Reduccin de costes, en la medida en

3. Generacin de ingresos.Se puede abordar negocios que antes estaban vedados por las limitaciones de las aplicaciones y la ineficiencia de los procesos.


Algunos ejemplos prcticos... Empresa de IngenieraSITUACIN INICIAL Intensivo en personal y control analtico. Empresa buscando un ahorro en costes. Disgregacin de sistemas. Dobles y triples imputaciones de datos. ACTUACIONES PREVIAS EN GESTION Deteccin de tareas duplicadas. Tareas manuales Tareas mejorables, procesos ineficientes. ACTUACIONES Consultora de organizacin y mejora de procesos. Implantacin de un ERP de fcil uso. Reduccin de tareas y ahorro de costes de personal. Personal para tareas de control y seguimiento de procesos. Evaluacin de 1 ao en retorno de la inversin.


Algunos ejemplos prcticos... Empresa venta y distribucin de librosSITUACIN INICIAL Parado expansin de Delegaciones (imposibilidad de control) Dobles imputaciones Decenas de personas dedicadas slo a revisin de duplicaciones. ACTUACIONES PREVIAS EN GESTION Deteccin de tareas duplicadas. Tareas manuales Tareas mejorables, procesos ineficientes. Anlisis del lugar de entrada de datos ACTUACIONES Consultora de organizacin y mejora de procesos. Implantacin de un ERP. Organizacin de tareas y mejoras del control Personal reducido en IT y en los puntos de control. Imputacin del dato donde se produce. Posibilidad de continuar la poltica expansiva de la compaa. Evaluacin de 6 meses en retorno de la inversin.


Proceso tpico AntesMedir situacin actual en el caso de existir aplicacin. Identificar procesos bsicos susceptibles de mejora. Recoleccin de datos para cada proceso (Tiempo, tareas, costes...). Estimar los costes del proyecto Puedo incrementar la productividad?en qu procesos? me permitir ahorrar costes? qu oportunidades de negocio podra abordar?

Durante el desarrolloControl de tiempos, costes y equipo de desarrollo.

DespusNmeros resultante tras la inversin (costes finales, beneficios obtenidos) Conversin de estos datos en valores monetarios. Analizar su incidencia en ahorro de costes, incremento de ventas, aumentos de mrgenes respecto a la situacin anterior.


Exposicin basada en la experiencia y conocimiento acumulado, en ms de 300 proyectos de implantacin de Sistemas de Gestin Empresarial (ERP)Ms informacin: 902 119 437 [email protected]


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