costosq - software de distribucion de costos

S I S T E M A D E D I S T R I B U C I Ó N D E C O S T O S

CostosQ

Secciones de la Guía de Usuario

1. Definiciones

2. Configuraciones Básicas

3. Configuración de Distribución de Costos

4. Creación de Escenarios

5. Incorporación de Costo Real

D E F I N I C I O N E S

CostosQ

Definiciones

Distribución de Costos Unidad de Producción Tipos de Costos

Costo Directo Costo Indirecto Asociado a la Producción Costos Indirecto No Asociado a la Producción (Costo Fabril)

Clasificación en Contabilidad Distribución sobre el Producto o Servicio Costo Estándar Escenario Costo Real

Distribución de Costos

Se trata de cargar con costos a cada Producto y/o Servicio producido en una organización productiva. La producción implica una cantidad de insumos, mano de obra y servicio para lograr la generación de un producto o prestación de servicio. Algunos de ellos son directamente requeridos y otros son una cuotaparte de gastos que se generan en la empresa. Al final del proceso a cada producto o servicio debe aplicarse una cuota del costo de un periodo en el cual incurrió la empresa.

Unidad de Producción

Es el Área física o departamento de producción, donde se puede producir uno o más productos o prestación de servicio. Ejemplo: Departamento de Muebles, donde se Fabrican Mesas, Sillas y Escritorios.

Tipo de Costos

Existen 3 Tipo de Costos: Costo Directo: Es aquel en el que se incurre para la producción o prestación

de un servicio, el cual es aplicable enteramente al mismo. Ejemplo: La madera (insumo) para la fabricación de una mesa. Asimismo, el costo directo está compuesto por: Materiales Directos y Mano de Obra Directa.

Costo Indirecto Asociado a la Producción: Es aquel que se requiere para la producción o prestación de servicio, que no puede ser aplicado enteramente al mismo, o que es muy difícil de contabilizar. Ejemplo: Un Coordinador de Producción que supervisa la operación de varios productos. Igualmente, el Costo Indirecto AP está compuesto por: Materiales Indirectos y Mano de Obra Indirecta.

Costo Indirecto No Asociado a la Producción: Es aquel que no está directamente relacionado con la producción o prestación de servicio, pero que sirve de apoyo e infraestructura. Ejemplo: Nomina de Administración, Contabilidad, Sistemas, así como Depreciaciones, Pago de Servicios, entre otros. Es comúnmente conocido como Costo Fabril.

Clasificación en Contabilidad

Para que la estructura contable y/o Sistema Administrativo pueda suministrar la información para el Sistema CostosQ deberá tener separado los Costos Asociados a la Producción de los No Asociados. Es por esto que clasificamos los Costos dentro de la Contabilidad como sigue:

Materiales Directos

Mano de Obra Directos

Materiales Indirectos

Mano de Obra Indirectos

Costo Fabril (No asociado

a la Producción)

En ContabilidadEn Costos

Costo Directo

Costo Indirecto AP

Costo Fabril

Costo + Gasto Operativo

Gasto Administrativo

Distribución sobre el Producto o Servicio (1/4)

Como indicamos antes todo gasto o costo realizado por la empresa para producir deberá ser aplicado en su respectiva cuotaparte a cada producto producido o prestación de servicio. La distribución en el Sistema CostosQ se realiza de la siguiente forma:


Costos Directo: Se aplica 100% al producto o servicio.


Costo Indirecto Asociado a la Producción: Se aplica en un 100% a la Unidad de Producción y según el costo directo generado por cada producto, luego se carga la cuota parte a cada uno. Ejemplo: El Coordinador de Producción devenga en Sueldos y Salarios 25.000 en un periodo, el producto A generó en costos Directos 245.000 y el Producto B 198.000, por ende el Total de Costo Directo de la Unidad de Producción es 443.000. Entonces la cuotaparte del Producto A es 55,30% y del Producto B es 44,70%, si aplicamos en Costo Indirecto AP quedaría asi: Producto A: 13.825 y Producto B: 11.175. Quedo aplicado en Costo Indirecto AP sobre cada producto.


Costo Indirecto No Asociado a la Producción (Costo Fabril): La distribución se realiza porcentualmente sobre cada Unidad de Producción, en la pantalla de Distribución de Costo Indirecto en Sistema CostosQ, luego el monto aplicado a la Unidad de Producción es distribuido hacia cada producto producido o servicio prestado en el área, usando la misma metodología del punto anterior. Ejemplo: El Servicio de Electricidad facturó 8.500, en la tabla de distribución quedo así: Unidad de Producción D1: 30%, D2:50% y D3:20%. Entonces a la Unidad de Producción D1 se le aplican 2.550. Usando la distribución del ejemplo anterior, entonces al Producto A se le aplica 1.410,15 y al B 1.139,85 del Servicio de Electricidad. Así queda distribuido hacia la Unidad de Producción y luego sobre el Producto o Servicio.

Costo Estándar

Es el Costo predeterminado (o por defecto) que el Sistema asume para la aplicación de los Costos Indirectos No Asociado a la producción. Se usa en los casos que ya se tienen los Costos Directos e indirectos AP, pero todavía no contamos con el gasto en Servicios, calculo de depreciaciones, calculo de pasivos laborales generados, entre otros. Así que el Sistema emite los Reportes de Costos aplicando este Costo Estándar y colocando una coletilla de “Estimado”, lo cual significa que no tenemos todos los costos reales de ese periodo.

Escenario

En el Sistema CostosQ se permiten crear Escenarios los cuales son supuestos de situaciones pasadas o futuras. Nos permiten inferir la situación de Costos del próximo mes, así como realizar seguimiento de la semana pasada (cuando no ha culminado el mes). Estos Escenarios pueden ser periodos semanales, quincenales y mensuales. La diferencia es que el Costo Estándar es divido entre 4 cuando es semanal y entre 2 cuando es quincenal, asumiendo la aplicación del costo de forma prorrateada.

Costo Real

Es la aplicación de los Costos reales dentro del Sistema CostosQ. Luego podremos realizar la distribución y generar los Reportes de Costos. Si los Costos Indirectos no están totalmente cargados en el sistema, se asumirá en Costo Estándar y los reportes serán “Estimados”.

C O N F I G U R A C I O N E S B Á S I C A S

CostosQ

Configuraciones Básicas

1. Unidad de Producción

2. Producto

3. Tipo Elemento de Costo

4. Clasificación Elemento de Costo

5. Elemento de Costo

6. Periodo

Nota: Se muestran las opciones de menú para cada una de las configuraciones Básicas

Nota: Para Editar seleccione la fila y presione el botón “Editar” o simplemente doble-click para Crear presione el botón “Nuevo”.

Nota: llene los campos y presione Aceptar

Nota: Se muestra el nuevo registro

C O N F I G U R A C I O N D E D I S T R I B U C I Ó N D E C O S T O S

CostosQ

Configurar Distribución de Costos

1. Costo Directo

2. Costo Indirecto Asociado (a la producción)

3. Costo Indirecto No Asociado (a la producción)

4. Costo Estándar

Nota: Se muestran las opciones de menú para la configuración de la distribución

Nota: Se Muestran los Productos a configurar. Seleccione una fila y presione “Editar”

Nota: Se seleccionan los Elementos de Costo Directos que están asociado con los costos del producto. Luego presione botón Adicionar

Nota: En pantalla se muestran los Elementos de Costo asociado a este producto. Para Eliminar alguno, solo seleccione la fila y luego presione botón “Eliminar”.

Nota: Repetir esta acción para cada uno de los Productos

Nota: Para definir los Costos indirectos Asociados a la Producción, asociamos los elementos que directamente generan costos a las unidades de producción.

Nota: Seleccionamos el elemento de Costo y presionamos el botón “Adicionar”

Nota: En pantalla se muestran los Elementos de Costo asociado a esta Unidad. Para Eliminar alguno, solo seleccione la fila y luego presione botón “Eliminar”.

Nota: Repetir esta acción para cada uno de las Unidades de Producción

Nota: Para configurar los costos indirectos se debe distribuir cada Costo FabrilPorcentualmente sobre cada Unidad de Producción

Nota: Seleccione un Elemento de Costo

Nota: Distribuya el elemento de costo sobre las unidades de producción, la suma de los porcentajes debe ser 100 (porciento). Alguna Unidad pudiese no tener Participación como es el caso que se muestra. Luego presione botón “Guardar”

Nota: Se muestra otra distribución. Repetir esta acción para cada Elemento de Costo

Nota: Seleccione la opción de “Costo Estándar”

Nota: Coloque el monto que será tomado como Costo Estándar para cada Elemento de Costo. Luego presione botón “Guardar”

C R E A C I Ó N D E E S C E N A R I O

CostosQ

Creación de Escenario

1. Escenario

2. Estimaciones de Producción

3. Costo Directo

4. Costo Indirecto Asociado

5. Costo Indirecto No Asociado

6. Procesar Distribución

Nota: Se muestran las opciones de menú de Escenarios

Nota: Para crear Escenario presione botón “Nuevo”

Nota: Llena los campos y selecciona si este escenario es para cálculos mensuales, Quincenales o semanales. Presione “Aceptar”

Nota: Especifique para cada Producto las Estimaciones de Producción en unidades. Luego presione botón “Guardar”

Nota: Para cada Producto especifique los montos para cada Elemento de Costo. Luego presione botón “Guardar”

Nota: Para cada Unidad de Producción especifique los montos para cada Elemento de Costo. Luego presione botón “Guardar”

Nota: Especifique los montos para cada Elemento de Costo Indirecto. Si omite un Monto se asumirá el Costo Estándar. Luego presione botón “Guardar”. Si el Escenario es semanal el Costo Estándar se divide entre 4 , si es quincenal entre 2.

Nota: Para procesar los datos introducidos debemos Procesar la Distribución. Seleccionamos el Escenario y presionamos el botón “Procesar”

Nota: La distribución ha sido completada.

Nota: Para ver los Resultados de la Distribución debemos entrar en “Reportes”

Nota: Debemos Seleccionar Tipo de Reporte (Escenario) y el Escenario correspondiente.

Nota: CostosQ nos ofrece 6 Reportes. Seleccione es de su preferencia y presione el botón “Ver”

Nota: Se muestra en Pantalla. Tenemos las opciones de Imprimir y Exportar

Nota: Para Imprimir presione el icono de Impresora

Nota: Seleccione su Impresora y presione “Imprimir”

Nota: Para Exportar presione el icono con la flecha

Nota: Se muestran los Tipo de Formatos

I N C O R P O R A C I Ó N D E C O S T O R E A L

CostosQ

Incorporación de Costo Real

1. Producción

2. Costo Directo

3. Costo Indirecto Asociado

4. Costo Indirecto No Asociado

5. Procesar Distribución

Nota: Se muestran las opciones de menú de Costo Real

Nota: Especifique para cada Producto las Estimaciones de Producción en unidades. Luego Presione botón “Guardar”

Nota: Para cada Producto especifique los montos para cada Elemento de Costo. Luego Presione botón “Guardar”

Nota: Para cada Unidad de Producción especifique los montos para cada Elemento de Costo. Luego presione botón “Guardar”

Nota: Especifique los montos para cada Elemento de Costo Indirecto. Si omite un Monto se asumirá el Costo Estándar. Luego presione botón “Guardar”.

Nota: Para procesar los datos introducidos debemos Procesar la Distribución. Seleccionamos el Periodo y presionamos el botón “Procesar”

Nota: La distribución ha sido completada.

Nota: Para ver los Resultados de la Distribución debemos entrar en “Reportes”

Nota: Debemos Seleccionar Tipo de Reporte (Real) y el Periodo correspondiente.