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1Costruiamo il futuro #8 – Chieti, 08 luglio 2017

IL PMBOK E LA SUA CONSTRUCTION EXTENSION

La gestione dei claim nel settore delle costruzioni


Ing. Stefania Boni, PMP®

– Laurea in Ingegneria - Università degli Studi di Bologna– Socio e volontario PMI Rome Italy Chapter – Comitato Abruzzo e Comitato Edilizia e Infrastrutture

Esperienze lavorative:– Field Engineer presso Italferr S.p.A.– Responsabile Ufficio Tecnico di cantiere presso Adanti S.p.A.– Project Enigineer presso Studio Geotecnico Prof. Olivero– Ingegnere nella B.U. Civil Infrastructure presso Proger S.p.A.


Principali cause di problemi

1 - Scarsa comunicazione: 28%

2 – Pianificazione delle risorse insufficiente:18%

3 – Pianificazione dei tempi non realistica:13.2%

4 – Requisiti di progetto scarsamente dettagliati o imprecisi:9.8%

5 – Mancanza di supporto degli stakeholder: 6.7%

6 – Mancanza di criteri di successo del progetto: 5.2%

7 – Budget non realistico: 4.8%

8 – Mancanza o insufficienza di pianificazione dei rischi: 4.4%

9 – Mancanza di processi di controllo dei cambiamenti: 4.3%

Dati statistici di un sondaggio (PMI luglio 2007)



Carenza nella Comunicazione

Ciò accade quando i membri del team di progetto non dispongono delle

informazioni necessarie allo svolgimento del proprio lavoro e quando gli

altri stakeholder non vengono coinvolti attraverso un accurato di

sistema di reporting.

Carenza nella definizione dei requisiti

Ciò accade quando non è stato definito ciò che gli stakeholder del

progetto si aspettano. L’analisi dei requisiti, la descrizione dell’ambito

del progetto e la definizione dei deliverable eseguite in modo non

accurato può portare in fase di esecuzione alla richiesta di troppe

modifiche ovvero di claim e ad una rivalutazione dell’intero lavoro.



Mancanza di una struttura di governance

Il modello di governo di un progetto dovrebbe essere definito in

azienda e ogni organizzazione dovrebbe individuare una metodologia

di project management adatta alla sua operatività e personalizzarla in

base alle caratteristiche dei propri progetti.

Mancanza di un sistema per la gestione delle modifiche

Anche un progetto ben pianificato può soffrire enormemente per via

del fenomeno dello scope creep che porta ad uno slittamento

progressivo dell’ambito di progetto e ad estensioni non regolate del

lavoro da svolgere. E’ importante definire la procedura di gestione

delle modifiche da applicare ad ogni progetto.


Che cos’è un claim?

Un claim è una richiesta di un “qualcosa” dovuto o che si

pensa sia dovuto oltre i limiti del contratto. Nel settore delle

costruzioni quel "qualcosa" è rappresentato di solito da:

● lavoro extra-contratto o contabilizzato con quantità e/o prezzi inferiori;

● estensione del tempo contrattuale;

● cause di forza maggiore;

● questioni irrisolte che possono far sorgere un claim tra gli stakeholder contrattuali;

● omissioni o linguaggio non chiaro del contratto;

● requisito contrattuale non rispettato o lavoro non completato in tempo con causa di danni indebiti al committente.


Claim management secondo la Extension Construction

Cosa prevede la Construction Extension del PMBOK?

● pone l’accento sulla prevenzione dei claim come priorità: il modo migliore per impedire l’insorgenza dei claim è non avere claim da prevenire!

● descrive i processi necessari per prevenire i claim, per mitigare gli effetti di quelli che si verificano e per gestirne le richieste in modo rapido ed efficace per risolverli al più presto, al minor costo e con un’interruzione minima del progetto;

● il claim management è un processo inevitabile nei progetti del settore delle costruzioni e necessita di una gestione efficiente ed efficace durante l’intero ciclo di vita di un progetto.


Claim management secondo la Extension Construction

In che modo è possibile prevenire i claim?

● applicando i processi di project management;

● utilizzando una corretta documentazione degli output di questi processi;

● riconoscendo situazioni potenziali che portano ai claim;

● dando priorità alle questioni che si presentano in corso d’opera per impedire che diventino claim;

● stimolando un attento approccio nella predisposizione e nella gestione del contratto e della documentazione di progetto.


I processi di Project Managementsecondo il PMBoK


Piano di Gestione del Progetto

Piano di Gestione del Progetto: è una delle componenti

fondamentali nella prevenzione dei claim in quanto indirizza

verso l’utilizzo di:

● un processo di gestione e controllo delle modifiche;

● un ambito di progetto chiaro ed accuratamente descritto;

● una schedulazione di progetto ragionevole;

● una buona comunicazione con tutti gli stakeholder;

● un’ archiviazione dei documenti di progetto che siano rintracciabili e recuperabili in modo tempestivo.


Gestione delle modifiche

Cosa distingue un claim da una richiesta di modifica?

● l'elemento di disaccordo tra le parti riguardo a ciò che è dovuto o

se è dovuto o meno;

● se viene raggiunto un accordo tra le parti (approccio win/win) il claim svanisce diventando una modifica;

● se non viene raggiunto un accordo, si può procedere attraverso la negoziazione, la mediazione fino ad arrivare al contenzioso prima che il claim venga definitivamente risolto.



Le richieste di modifica

● si rendono necessarie per risolvere ad esempio un disaccordo finanziario, variare il tempo contrattuale, risolvere problemi legati agli aspetti architettonici o ingegneristici dell’opera;

● possono essere chieste da qualsiasi stakeholder coinvolto nel progetto;

● devono essere documentate in modo tempestivo ed adeguato;

● devono essere analizzate al fine di valutare il loro impatto, sia positivo che negativo, su tempi, costi e qualità del progetto.



Cosa prevede il processo di gestione delle modifiche?

● Individuazione e registrazione della richiesta di modifica;

● Valutazione della richieste di modifica che possono essere relative a baseline, documenti di progetto e deriverable;

● Approvazione o rifiuto da parte del responsabile identificato nel Piano di Gestione del Progetto;

● Revisione della baseline e dei documenti di progetto;

● Implementazione della modifica approvata.

Quali sono i vantaggi dell’utilizzo di questo processo?

● Riduzione dei rischi in quanto si considerano solo modifiche documentate ed analizzate in base agli obiettivi di progetto;

● Interlocuzione leale ed obiettiva su possibili alternative rispetto al pianificato, che evita posizioni rigide tra le parti che possono favorire l’insorgenza di claim.



I processi coinvolti nella gestione del cambio dei requisiti


Gestione dell’ambito di progetto

Cosa si intende per gestione dell’ambito di progetto?

● I processi di gestione dell’ambito aiutano a definire tutto il lavoro che deve essere svolto e solo quello che deve essere svolto per soddisfare i requisiti degli stakeholder (in primis il committente) ed in modo tale che i deriverable siano allineati con gli obiettivi di progetto;

● L’input principale per la definizione dell’ambito è il contratto che, unitamente a specifiche tecniche ed elaborati di progetto, definiscono il lavoro da realizzare ed individuano il livello di qualità, le tolleranze, i materiali scelti e le attrezzature;

● L’output principale è la baseline dell’ambito.



Perché è importante la gestione dell’ambito di progetto?

● Molti claim sono il risultato di una richiesta di modifica irrisolta e dell'interpretazione di documenti contrattuali contrastanti;

● L’individuazione di potenziali claim parte da una buona conoscenza dei requisiti contrattuali e dell’ambito di progetto, che aiuta ad individuare il rischio potenziale di una modifica del contratto e che potrebbe impattare l’ambito.



Scope creep (deformazione dell’ambito) = espansione non

controllata dell’ambito di progetto senza adeguare tempi, costi e

risorse.

Una modifica è un aspetto intrinseco di ogni progetto che può

essere vantaggioso, mentre lo scope creep non lo è! anzi

rappresenta un potenziale rischio di claim per:

● errori/omissioni progettuali;

● definizione dei limiti dell’ambito non chiari;

● accumulo incontrollato delle modifiche da parte del committente;

● differenti condizioni al contorno e vincoli di progetto (mancanza di materiali, nuova legislazione, problemi di finanziamento, problemi ambientali, ecc.).



I processi coinvolti nello scope creep


Il contratto

L'interpretazione dei documenti contrattuali non rientra

nell'ambito di quanto previsto nella Construction Extension,

ma è un requisito fondamentale per gli stakeholder

contrattuali.

Cosa consiglia la Extension Construction per la gestione

del contratto?

● Tutti i documenti contrattuali dovrebbero essere scritti in termini chiari ed inequivocabili;

● Presenza di consulenti legali per l’interpretazione del contratto con linguaggio non chiaro o ambiguo;

● Clausole per prevenire i claim e mitigare i loro effetti e di risoluzione delle controversie prima di affrontarle, per ridurre l'incertezza e l'ambiguità;


Il contratto

● Utilizzare una procedura di richiesta d’informazioni per chiarire l'ambito, i dettagli del progetto o le istruzioni per il contraente (ad esempio quando è richiesta l'approvazione da parte del progettista e/o del committente di elaborati, materiali per la costruzione,ecc…);

● Inserire una clausola per i tempi di risposta ad una richiesta d’informazione in quanto se, questa scadenza non è rispettata, il contraente può avere ragioni per chiedere un claim, un tempo extra-contrattuale e/o costi aggiuntivi;

● Utilizzare documenti di progetto (quali ad esempio report sui risultati, il registro delle modifiche, verbali di riunioni sull’avanzamento) che sono strumenti che contribuiscono ad una comunicazione efficace e a documentare sia l’avanzamento del progetto che gli eventi che si presentano in corso d’opera e molti, se non tutti, possono essere utilizzati per un futuro claim.


Sviluppo della schedulazione di progetto

La pianificazione dei tempi di progetto

● La valutazione del tempo necessario per il completamento del progetto nel settore costruzioni è generalmente complessa a causa della necessità di:

una pianificazione molto dettagliata;

un'elevata analisi tecnica;

stakeholder coinvolti (committente, contraente principale, i subappaltatori, i fornitori, i fornitori di materiali, gli utenti finali, ecc..).

● La schedulazione di progetto deve essere sviluppata in modo realistico per determinare la data di completamento del lavoro e quindi raggiungere l'obiettivo temporale di contratto.


Sviluppo della schedulazione di progetto

Perché è importante la schedulazione di progetto?

● Per una serie di n motivi si possono verificare eventi non pianificati che vanno ad impattare sulla pianificazione, per cui la baseline dei tempi diventa uno dei principali documenti per definire l’impatto del claim sull'intervento in progetto;

● Per dimostrare al committente la necessità di una richiesta di modifica dei tempi rispetto al vincolo previsto in contratto, fornendo un'analisi dettagliata e valutando gli effetti conseguenti che potrebbero richiedere una modifica tecnica o generare un claim.


Gestione dei tempi di progetto

I processi coinvolti nella sviluppo della schedulazione


Gestione delle comunicazioni e della documentazione di progetto

Quali sono gli aspetti principali della pianificazione della

comunicazione di progetto?

● Determinare il corretto flusso delle comunicazioni soprattutto per le richieste di informazioni e per le richieste di modifica tra i principali stakeholder di progetto (progettista, contraente, subappaltatori, fornitori e committente).

● Stabilire le regole per la gestione delle comunicazione in base ai requisiti stakeholder contrattuali.

● Definire nel contratto le condizioni relative ai requisiti di reporting sui risultati, sui progressi, sugli eventi e sui processi amministrativi del progetto (ad esempio le richieste di modifica proposte ed approvate), e gli incontri sull’avanzamento che sono strumenti che contribuiscono ad una comunicazione efficace e di conseguenza alla prevenzione e mitigazione dei claim.


La gestione delle comunicazioni e della documentazione di progetto

L’importanza della documentazione di progetto

● Una corretta, tempestiva ed approfondita documentazione della corrispondenza, dei report, delle istruzioni, dei dettagli di progettazione approvati o degli elaborati relativi alla richiesta di modifica sono considerati atti giustificativi.

● L’accuratezza nel segnalare e attestare le condizioni modificate con tutta la documentazione a corredo è la chiave per identificare e giustificare il claim;

● È importante che la documentazione relativa a tutti gli aspetti a supporto del claim e delle disposizioni contrattuali venga tempestivamente archiviata.


La gestione delle comunicazioni e della documentazione di progetto

I processi di Avvio


Conclusioni

La Construction Extension del PMBoK

pone l'accento sulla prevenzione e sulla mitigazione dei claim

attraverso l’utilizzo degli strumenti e delle tecniche di Project

Management, primo fra tutti il Piano di Gestione del Progetto.

Input per la prevenzione e mitigazione dei claim

● Baseline dell’ambito: il processo di prevenzione inizia con un’adeguata conoscenza dell’ambito di progetto che deve essere chiaro ed accuratamente descritto, deve comprendere tutto il lavoro che deve essere svolto e solo quello che deve essere svolto per soddisfare i requisiti del contratto e le aspettative degli stakeholder;


Conclusioni

● Baseline dei tempi: la schedulazione deve essere definita e sviluppata in modo realistico per determinare la data di completamento del lavoro e quindi raggiungere l'obiettivo temporale di contratto; inoltre tutte le richieste di modifica del tempo contrattuale e le analisi dell'impatto del tempo dovrebbero essere esaminate tempestivamente in modo da evitare successivi claim;

● Gestione delle modifiche: se non gestite efficacemente le modifiche soprattutto relative all’ambito definito nel contratto possono spesso portare claim;

● Gestione delle comunicazioni: è importante definire le regole per la gestione delle informazioni e delle comunicazioni necessarie agli stakeholder di progetto.


Conclusioni

Strumenti e tecniche per la prevenzione e mitigazione dei

claim

● Chiarezza del linguaggio: l'ambito e le specifiche del contratto devono essere scritti con linguaggio chiaro ed inequivocabile e i termini contrattuali devono includere clausole;

● Comunicazione efficace ed effettiva: è la chiave per raggiungere obiettivi comuni;

● Riconoscimento condiviso delle modifiche: entrambe le parti devono essere realistiche e seguire un approccio win/win verso le modifiche;

● Gestione della documentazione: una buona gestione della documentazione di progetto porta rapidamente a riconoscere una modifica e fornisce anche un buon supporto nella gestione dei claim.


Conclusioni

Output dei processi di prevenzione e mitigazione dei

claim

● Le potenziali richieste di claim se concordate vengono trasformate in modifiche;

● Rapporti di business migliorati;

● Obiettivi del progetto raggiunti con successo.

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