APPORT THEORIQUE DU TABLEAU DE BORD

1-Inteacuterecirct du tableau de bord pour lrsquoentreprise Toute entreprise ayant fixeacute ses objectifs bull doit appreacutecier les reacutesultats agrave partir des moyens mis en place bull doit reacuteagir si les reacutesultats ne sont pas conformes aux objectifs(preacutevisions) bull doit communiquer avec ses salarieacutes actionnaires bull acceacuteleacuterera ainsi la production de ses comptes annuels agrave travers cetoutil de controcircle mensuel bull changera lrsquoeacutetat drsquoesprit outil de motivation (reacuteunions peacuteriodiques) bull ameacuteliorera de ce fait le niveau de performance de lrsquoentreprise

2- Deacutefinition du tableau de bord Le tableau de bord est un ensemble drsquoindicateurs et drsquoinformationsessentiels permettant drsquoavoir une vue drsquoensemble de deacuteceler les perturbations etde prendre les deacutecisions drsquoorientation et de gestion pour atteindre les objectifspreacutevus Il permet enfin de donner un langage commun agrave lrsquoentreprise

3- A quoi sert un tableau de bord Outil de controcircle pendant lrsquoaction Outil de communication entre responsables Outil de prise de deacutecisionOutil de motivation pour les collaborateursInstrument de veille

4- Les caracteacuteristiques geacuteneacuterales drsquoun tableau de bord A- Tout drsquoabord il est eacutevident que le tableau de bord ne saurait ecirctreidentique pour toutes les entreprises Lrsquoarchitecture geacuteneacuterale peut en ecirctreconserveacutee mais les eacuteleacutements composants diffeacuterent- Selon la nature de lrsquoactiviteacute- Selon ce qursquoon gegravere et son importance pour lrsquoentreprise- Selon la hieacuterarchie des objectifs- Selon le systegraveme mis en place lui mecircme qui est agrave mecircme de fournir defaccedilon plus ou moins reacuteguliegravere les informations souhaiteacutees- Selon le nombre des fonctions concerneacuteesIl srsquoensuit que les tableaux de bord sont dissemblables par le contenu deseacuteleacutements choisis et par la peacuteriodiciteacute souhaiteacutee drsquoobtention de ces eacuteleacutementsB- Ensuite la composition du tableau de bord deacutepend de la structurefonctionnelle de lrsquoentreprise Lrsquoexamen de lrsquoorganigramme permet de deacutelimiterexactement les fonctions (et leurs exactes attributions) concerneacutees ainsi queleurs positions hieacuterarchiques respectivesEn fait plus le niveau de hieacuterarchie est eacuteleveacute plus les informations fournies

doivent preacutesenter un caractegravere syntheacutetiqueDe la mecircme faccedilon dans la mesure ougrave la mission du tableau de bord est depermettre agrave chaque responsable de mesurer son efficaciteacute la deacutefinition preacutecisede ses objectifs et missions est neacutecessaire bull Les acheteurs sont chargeacutes du suivi de la seacutelection et desneacutegociations avec les fournisseursbull Le marketing a des objectifs de chiffre drsquoaffaires parts demarcheacutehellipbull La production doit minimiser les coucircts de fabricationbull Lrsquoentrepocirct doit assurer une logistique efficace et au moindrecoucirct des mouvements de marchandises (manutention livraisonreacuteceptionhellip)bull La fonction finance-comptabiliteacute est responsable des eacutequilibresde treacutesorerie et de lrsquoanalyse des coucirctsbull Lrsquoapprovisionnement doit assurer au moindre coucirct les qualiteacutesde service demandeacuteesbull La direction veille au respect des choix strateacutegiques adopteacutesLrsquoensemble drsquoun tableau de bord srsquoinscrit donc dans le cadre drsquounedirection par objectifsC- Finalement chaque fonction dispose drsquoinformations issues de lafonction elle-mecircme des autres fonctions et de lrsquoenvironnement

5- Les caracteacuteristiques de lrsquoinformation contenue dans le tableau de bord Elles sont de trois de trois ordres A- Tout drsquoabord ces informations sont repreacutesentativessyntheacutetiques et simples 1048707 Repreacutesentatives pour correspondre preacuteciseacutement aux soucis dechaque fonction concerneacuteeLeur nombre est donc neacutecessairement limiteacute aux valeurs essentiellesTrop drsquoinformations disparates peut ecirctre aussi nuisent agrave la qualiteacute duservice du tableau de bord1048707 Syntheacutetiques pour donner une ideacutee preacutecise et rapide de lasituation examineacutees1048707 Simples pour fournir des indications dont le degreacute depreacutecision doit ecirctre volontairement limiteacute Des ratios comportantplusieurs deacutecimales sont tout agrave fait inapproprieacutesB- Ensuite ces informations permettent de connaicirctre 1048707 La situation agrave lrsquoinstant de lrsquoobservation (photo instantaneacutee)situation qui peut ecirctre compareacutee soit aux objectifs srsquoils ont eacuteteacutedeacutecomposeacutes soit agrave des situations instantaneacutees observeacutees agrave despeacuteriodes anteacuterieures similaires1048707 Lrsquoeacutevolution de cette situation depuis une date de reacutefeacuterence1048707 La situation preacutevisionnelle issue de lrsquoeacutevolution constateacutee et qui

est compareacutee agrave ce qui fut preacutevu Ceci est indispensable si lrsquoon veut sedonner les moyens de remoduler les moyens drsquoactions et de redeacutefinirles objectifs eux-mecircmes (Ces informations devront donc ecirctre le caseacutecheacuteant deacutesaisonnaliseacuteesC- Enfin les informations permettent surtout des comparaisons quideacutebouchent sur des analyses drsquoeacutecartsCes preacutecisions apporteacutees on peut indiquer les eacuteleacutements agrave respecter pourappreacutecier lrsquoefficaciteacute de la fonction

6- Contenu du tableau de bord Le tableau de bord de chaque responsable doit ecirctre conccedilu pour faciliter laprise de deacutecision pour cela il doit comparer les reacutealisations aux objectifspermettre de deacuteceler ce qui est anormal drsquoanalyser les causes drsquoeacutecart en reliantles faits entre eux et de faciliter le dialogue entre les gestionnaires en apportantdes chiffres incontestablesLes indicateurs qursquoil est censeacute contenir peuvent ecirctre regroupeacutees en 5grandes natures -Les indicateurs drsquoactiviteacute-Les indicateurs de coucirctrentabiliteacute-Les indicateurs drsquoefficaciteacute-Les indicateurs sur la qualiteacute-Les indicateurs sociaux

7-Indicateursa- Qursquoest ce qursquoun indicateur Un indicateur est un eacuteleacutement ou un ensemble drsquoeacuteleacutements drsquoinformationrepreacutesentative par rapport agrave une preacuteoccupation ou un objectif reacutesultant de lamesure tangible ou de lrsquoobservation drsquoun eacutetat de la manifestation drsquounpheacutenomegravene drsquoune reacutealisationCrsquoest une donneacutee objective qui deacutecrit une situation du strict point de vuequantitatifb- Caracteacuteristiques des Indicateurs bull Pertinents amp Syntheacutetiquesbull Clairesbull Fiables Preacutecis amp Justesbull Reacutepondre agrave un besoinb- Les formes des indicateurs bull Donneacutees brutesbull Ratios Rapport entre deux grandeurs significatives de la structuredrsquoorganisation de lrsquoentreprisebull Graphiques Ils servent agrave visualiser rapidement et directement leseacutevolutions et appreacutehender directement les changements de rythme outendance

bull Clignotants Ce sont des seuils limites des normes(correspondant le plus souvent agrave lrsquoobjectif) 1048707 Pour attirer lrsquoattention des responsables par le fait qursquoilssrsquoallument1048707 Pour teacutemoigner drsquoune anomalie drsquoune deacutegradation ou drsquoun eacutecartpar rapport agrave lrsquoobjectif 1048707 Pour concentrer lrsquoaction sur lrsquourgent et lrsquoessentielbull Ecarts Budgeacutetaires diffeacuterence entre norme et preacutevision

8- Elaboration du tableau de bord Deacutefinir les objectifs de lrsquouniteacuteutilisatrice du tableau de bordRetenir les eacuteleacutements importantspermettant drsquoatteindre lrsquoobjectifinfluenccedilant le reacutesultatRecenser tous les indicateurspossibles et imaginablesTester lrsquoindicateur ou lesindicateurs pour en retenir les pluspertinentsa- Comment deacutefinir les objectifs Les objectifs sont agrave deacutefinir avec le responsableIls porteront sur les reacutesultats attendus de lrsquouniteacute et sur les activiteacutes et lesressources critiques pour atteindre ces objectifsLrsquoobjectif doit ecirctre 1048707 Clairement reacutedigeacute et preacutecis1048707 Quantitatif ou qualitatif1048707 Concreacutetiseacute par une seule action1048707 Reacutealiste reacutealisable et relativement soupleb- Comment retenir les points-cleacutes de gestion 1048707 Identifier les eacuteleacutements relevant du champ drsquoactiviteacute duresponsable conduisant agrave la reacutealisation des objectifs Mission du centre deresponsabiliteacutePoints cleacutes de la gestionParamegravetres exprimant lespoints cleacutesChoix des indicateurs lesplus repreacutesentatifs1048707 Deacutefinir et choisir des critegraveres caracteacuteristiques pour produire unensemble syntheacutetiquec- Comment recenser les indicateurs Sur quoi est-ilinteacuteressant pour Que cherche-t-on agrave

nous de faire le faire dans le champpoint de mesure Que peut-on suivrepour savoir ougrave onest par rapport agravelrsquoobjectif d- Comment choisir les indicateurs Test drsquoindicateurQue peut-on mesurersur la variable dont Comment combineron veut suivre les paramegravetreslrsquoeacutevolution mesurables Suis-je vraimentcapable de fairele point sur lechamp choisi Comment visualiserles indicateurs Il faut mesurerDeacutefinition du champde mesureChoix des objectifsIdentification des variablesChoix des paramegravetresmesurablesSeacutelection desindicateursValidation desindicateurs seacutelectionneacutesElaboration du tableaude borde- Comment Tester un indicateur 1048707 Analyse de sa signification1048707 Eacutetude des actions qursquoil induit1048707 Eacutetude de son eacutequiteacute1048707 Eacutetude de sa fiabiliteacutef- Les qualiteacutes requises pour des indicateurs pertinents Un indicateur doit ecirctre techniquement et conceptuellement apte agrave mesureravec une preacutecision acceptable le pheacutenomegravene quil est censeacute mesurer et demeurerpertinentLes qualiteacutes neacutecessaires pour y parvenir sont de 3 ordres des qualiteacutes dusage nous pourrions dire un ensemble de qualiteacutes de bonsens quil est malheureusement rare de reacuteunir toutes ensemble degraves lors que lechamp agrave instrumenter integravegre des aspects humains des qualiteacutes meacutetrologiques un indicateur est un instrument de mesure il

doit satisfaire aux qualiteacutes requises de tout instrument de mesure des qualiteacutes systeacutemiques lindicateur sinsegravere dans un ensemble visant agraveassurer une conduite dans la bonne direction (celle de la politique deacutefinie)1- Les qualiteacutes dusage 11 Simpliciteacute Il faut donc que les indicateurs soient dinterpreacutetation simple du point devue des acteurs chargeacutes de le produire et responsables de son niveauQuelques recommandations Choisir des uniteacutes naturelles notamment agrave lacteur responsable de sonniveau etou au champ exploreacuteOn peut ecirctre ameneacute agrave instrumenter deux grands types de champs - un champ propre aux activiteacutes opeacuterationnelles concernant le meacutetier delentreprise la qualiteacute de la production loptimisation du processus le bonusage des matiegraveres tous pheacutenomegravenes de nature non financiegravere - un champ proprement financier concernant leacutequilibre eacuteconomique delentreprise la deacutefinition des enjeux pour fixer les prioriteacutes puis appreacutecierlefficaciteacute eacuteconomique des programmes dameacuteliorationPour instrumenter ces champs on peut choisir deux types duniteacutes demesure - des uniteacutes financiegraveres (dh en interne $ au niveau mondial) - des uniteacutes non financiegraveres (tonnes heures) que nous qualifierons enraccourci duniteacutes physiquesLes uniteacutes physiques sont dautant plus naturelles quon est proche duterrain (de latelier) luniteacute financiegravere lest dautant plus quon est proche de ladirection12 RepreacutesentativiteacutePour ecirctre correctement repreacutesentatif de lobjectif dont il mesure laperformance ou de laction agrave piloter le bon indicateur doit rassemblersimultaneacutement 3 qualiteacutes - quantification cest la deacutefinition mecircme dun indicateur- exhaustiviteacute une repreacutesentation complegravete de lobjectif ou de lavancement delaction- objectiviteacute ecirctre exempt de conventions de calcul pouvant faire lobjet dedeacutebatLindicateur ideacuteal de ce point de vue est la valeur afficheacutee en fin de journeacuteesur un compteur eacutelectrique Elle est - quantifiable - exhaustive elle repreacutesente bien la totaliteacute de la consommation eacutelectriquedans le secteur couvert - objective agrave partir du moment ougrave le compteur est correctement eacutetalonneacuteDe tels indicateurs deviennent rares degraves que lon quitte le domaine de latechnique pour mesurer des pheacutenomegravenes emprunts dhumaniteacuteQuelques regravegles geacuteneacuterales de quantification

Chaque fois que cela a un sens et ne preacutesente pas dinconveacutenients il estpreacutefeacuterable de construire les indicateurs de telle faccedilon quils augmentent quand lasituation sameacuteliore Il vaut mieux calculer un taux de qualiteacute quun taux derebut Pourquoi - parce que ce qui monte est jugeacute intuitivement de maniegravere positive- parce que la combinaison dindicateurs entre eux est plus simple et directesi tous les indicateurs constituants sont construits dans le mecircme sens 13 Opeacuterationnaliteacute Un indicateur a vocation agrave orienter laction (indicateurs de performance) ouagrave lajuster (indicateurs de pilotage) Pour cela il faut que linformation quilfournit au moment t1 soit valide au moment ougrave laction sera conduite2- Les qualiteacutes meacutetrologiques Un indicateur est un moyen de mesure Il doit donc satisfaire aux conditionsrequises dun bon instrument de mesure agrave savoir - la justesse cest la capaciteacute agrave donner la valeur vraie (dans unefourchette de preacutecision deacutetermineacutee)- la fideacuteliteacute constance ou reproductibiliteacute cest la capaciteacute de linstrumentagrave donner la mecircme mesure lorsquil est mis dans des situations identiques- la preacutecision cest la fourchette controcircleacutee agrave linteacuterieur de laquelle setrouve la valeur mesureacuteeOn remarquera que la justesse inclut la fideacuteliteacute21 Speacutecificiteacute meacutetrologique des indicateurs Les instruments de mesure courants ont eacuteteacute construits speacutecifiquement pourun usage deacutetermineacute et en fonction de cet usage (le m pour mesurer deslongueurs le m3 des volumes ) et sont donc parfaitement adapteacutes pardeacutefinition agrave ces mesuresOn retrouve cette perfection dans des indicateurs eacuteleacutementaires tels que lenombre de piegraveces produites par une machine munie dun compteurAussi faut-il juger les qualiteacutes de lindicateur en fonction du champ quilpreacutetend eacuteclairer (le point cleacute dont il preacutetend mesurer le degreacute de maicirctrise) et bienavoir en tecircte les hypothegraveses souvent implicites qui garantissent sa validiteacute3 Les qualiteacutes systeacutemiques Les indicateurs ont vocation agrave mesurer la performance (pour les uns) et agravepiloter (pour les autres) Lensemble des indicateurs doit satisfaire 3 qualiteacutesPertinence Des indicateurs pertinents se deacutefinissent en identifiant bienquels sont tous les clients de lentiteacute mise sous controcircleCoheacuterence Cest lassurance quune ameacutelioration constateacutee sur telindicateur contribue bien agrave une ameacutelioration agrave un niveau plus geacuteneacuteralConvergence Cest lassurance quune ameacutelioration constateacutee sur telindicateur ne sest pas faite au deacutetriment de la performance dune autre entiteacute demecircme niveau Les problegravemes de convergence sont freacutequents entre servicesdapprovisionnement et services de production (une minimisation exageacutereacutee desstocks peut entraicircner des difficulteacutes de fonctionnement en production) et entre

services de production et services commerciaux (une personnalisation excessivedes offres peut entraicircner dautres difficulteacutes de production)Une quatriegraveme qualiteacute la synergie est induite par un deacuteveloppementharmonieux de ces trois premiegraveres qualiteacute

9- Lrsquoutilisation drsquoun tableau de bordLes gestionnaires utilisent le TB pour voir comprendre appreacutecier lessituations eacutevaluer limportance des variations et des eacutecarts et en faire le suivilocaliser les problegravemes deacutecider et agir Sils sont fournisseurs drsquoinformation ilsvoudront la contester avec des conditions existantes en deacutegager une perspectivedensemble et y inseacuterer des explications et commentaires avant de le preacutesenteraux destinataires de la reddition de compte

10- planning drsquoeacutetablissement de tableaux de bord 1- Planning Nommer un responsable pour -conceptualisation-animation et suivi2- Mettre les proceacutedures en place-collecte-saisie-mise en forme3- Respecter les calendriers drsquoeacutetablissement et de suivi4- Discuter des reacutesultats en reacuteunion reacuteguliegraverement etsysteacutematiquement5- Actualisation annuelle avec comparatif comptes annuels eteacutetablissement nouveaux budgets

EXEMPLE DrsquoUN TABLEAU DE BORD

LA CONCEPTION DES TABLEAUX DE BORD SERVICESGESTION

1- service gestion a- Mission et attributions Le service gestion des approvisionnements vise agrave mettre agrave la dispositiondes commerciaux les produits dont ils ont besoin selon le niveau de qualiteacuteexigeacute en quantiteacute et en volume requis dans le deacutelai et temps fixeacute le tout aumoindre coucirct possible les responsables de la fonction tentent de reacuteduire les prixdrsquoassurer un approvisionnement continu des marchandises drsquoassurer une qualiteacutereacuteguliegravere et drsquoeacutetablir et de maintenir de bonnes relations avec les fournisseursIls gegraverent donc et neacutegocient les achats de marchandises Ils prennent uncertain nombre de deacutecisions importantes concernant lrsquoaspect qualiteacute les sourcesdrsquoapprovisionnement le prix agrave payer les modes drsquoacquisition les quantiteacutes agraveacheter et le moment de les acqueacuterirPlus globalement ils assurent - la gestion et le suivi des stocks lorganisation et la rationalisation des fluxde stocks A ce titre il doit tout particuliegraverement eacuteviter les ruptures de stocks etveiller agrave la qualiteacute des produits stockeacutes - la gestion des approvisionnements ce qui comprend la planification desapprovisionnements en fonction des demandes clients la passation descommandes aupregraves des fournisseurs et gestion administrative des commandes(facturation gestion dun fichier produits et tarifs etc) En plus ce service srsquooccupe du - le controcircle quantitatif et qualitatif de la livraison- la gestion des litiges avec les fournisseurs- la reacutealisation du planning drsquoapprovisionnement en collaboration avec lechef du deacutepartementb- Les points cleacutes du succegraves Activiteacute et efficaciteacute de lrsquoorganisation du travail lrsquoefficience et laperformance du service gestion La fiabiliteacute des deacutelais fournisseurs la qualiteacute du fournisseur enmatiegravere du respect du deacutelai convenu La qualiteacute des marchandises livreacutes la conformiteacute des articles livreacutesavec ce qui est convenu La minimisation des commandes reliquat le service doit veiller agrave lareacuteduction des commandes passeacutees en urgence

Eviter les ruptures de stock minimiser les ruptures possibles desstocks et veiller agrave la bonne rotation des produits Optimisation des conditions de passation des commandes le coucirct du service gestionc- Choix des indicateurs de performances pour le service Je vais proposer une liste drsquoindicateurs de performance qui ont trait auxdiffeacuterents points cleacutes de succegraves qui concernent la gestion desapprovisionnements en indiquant avec quelle peacuteriodiciteacute ces eacuteleacutements devrontecirctre fournis qui en est responsable et agrave qui ils seront destineacutes1048707 Activiteacute et efficaciteacute de lrsquoorganisation du travail Nombre de commandes stock par approvisionneurNombre de commandes semi-directes par approvisionneurCes deux indices permettent de mesurer lrsquoactiviteacute de chaqueapprovisionneur pour chaque type de commande et de porter un jugement sur laqualiteacute de reacutepartition du travail entre approvisionneur On peut fixer un nombre moyen de commandes passeacutees parapprovisionneur et calculer lrsquoeacutecart des commandes passeacutees par rapport agrave lamoyenne Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe nombre de commandes passeacutees Cet indice est calculeacute en rassemblant le nombre de commandes pendant unedureacutee deacutetermineacutee Il permet aussi de comparer le nombre des commandes passeacutees pour lapeacuteriode par rapport agrave une peacuteriode anteacuterieure et ainsi appreacutecier le deacuteveloppementde lrsquoactiviteacute du service On peut calculer une moyenne et comparer lrsquoeacutecart par rapport agrave lamoyenneDestinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe taux drsquoefficaciteacute Ce ratio est ainsi calculeacute Nombre de demandes drsquoachat traiteacuteesNombre de demandes drsquoachat agrave traiterIl mesure lrsquoefficaciteacute de lrsquoorganisation du travail administratifDestinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe temps moyen de passation drsquoune commande Cet indice permet drsquoappreacutecier le deacutelai de traitement drsquoune commande de lademande drsquoachat agrave lrsquoenvoi au fournisseur

Le temps moyen peut ecirctre calculeacute en divisant le temps de passation detoutes les commandes du mois par le nombre de commandes du mois pourchaque approvisionneur Cet indice calculeacute par commande permet de juger la qualiteacute du service Il permet de suivre la performance de chaque approvisionneur et sondeacuteveloppement dans le poste Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 La fiabiliteacute des deacutelais fournisseurs Ecart deacutelai fournisseur observeacute et deacutelai annonceacute Cet indice permet de mesurer lrsquoeacutecart existant entre le deacutelai annonceacute par lefournisseur et le deacutelai reacuteel de livraison Il est calculeacute pour chaque fournisseur et chaque type de commande ilpermet de mesurer la conformiteacute des livraisons avec les deacutelais annonceacutes Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisPourcentage des livraisons reccedilues en retard Il srsquoagit de calculer le pourcentage des livraisons retardeacutees par rapportaux livraisons totales du mois Il permet drsquoeacutevaluer le reacuteseau fournisseurs delrsquoentreprise en fonction de leur performance en matiegravere de respect des deacutelais Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 La qualiteacute des marchandises livreacutes Le nombre de fiches de reacuteclamation remplies Pour la peacuteriode on calcule la somme des fiches de reacuteclamation envoyeacuteesaux fournisseurs pour non conformiteacute il serait plus inteacuteressant de calculer pourchaque fournisseur le nombre fiches de reacuteclamation remplies ou le nombre defois ougrave il y a retour de marchandise Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois des commandes complegravetes Il mesure la conformiteacute des livraisons avec les quantiteacutes commandeacutees il estcalculeacute ainsi Nombre des commandes complegravetesNombre de commandesIl est calculeacute pour chaque fournisseur Destinataire Chef du service

Responsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 La minimisation des commandes reliquat Pourcentage des demandes drsquoachat reliquat Il srsquoagit de deacuteterminer combien repreacutesentent les commandes reliquat de lasomme des commandes passeacutees du mois La commande reliquat constate une rupture de stock pour les articles yfigurant Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 Eviter les ruptures de stock La freacutequence de rupture de stock La freacutequence de rupture de stock est obtenue agrave partir du compteur de cas derupture et du nombre des commandes reliquat deacuteclencheacutes depuis le deacutebut dumoisElle peut ecirctre eacuteventuellement compareacutee agrave une freacutequence maximale fixeacuteeinitialement Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe taux de rupture de stock Le taux de rupture des stocks doit ecirctre connu par article par cateacutegorie etpour lrsquoensemble de la collection Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 Optimisation des conditions de passation des commandes Nombre de fournisseurs moyen consulteacutes par commande Nombre de consultations de la peacuteriode le nombre des commandes Plus ce nombre est eacuteleveacute plus on a une multitude de choix et on est assureacutedrsquoavoir fait le bon choix du fournisseur Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe nombre moyen drsquoachats deacutejagrave neacutegocieacutes Crsquoest le nombre des achats deacutejagrave neacutegocieacutes diviseacute par le nombre descommandes de la peacuteriode Cet indice est un pourcentage qui deacutetermine le niveau de consultationseffectueacutees par le service gestion

Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe taux drsquoimportation Les achats agrave lrsquoeacutetrangerLe total des achatsIl permet de connaicirctre la part des importations dans les achats et de suivre Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe pourcentage des achats par origine Lrsquoorigine des produits est importante ( nationale europeacuteennehellip) lesservices gestion des approvisionnements doivent disposer des moyens beaucoupplus importants pour seacutelectionner et neacutegocier avec les fournisseurs eacutetrangersLe coucirct de commande aux fournisseurs eacutetrangers est donc beaucoup pluseacuteleveacute Par ailleurs ces responsables font peser du fait de la monnaie defacturation choisie un eacuteventuel risque de change dont le coucirct de couverturepeut ecirctre oneacutereux Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Moisles achats par fournisseur Cet indice permet de connaicirctre les fournisseurs habituels de lrsquoentrepriseLes achats par fournisseur ne concerne eacuteventuellement que les fournisseursprincipaux On peut calculer un autre ratio Achats actuel par fournisseur Achats t-1Cet indice permet de comparer le montant des achats faits agrave un fournisseursur la peacuteriode actuelle et de ce montant sur les mecircmes peacuteriodes lrsquoan passeacute Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 le coucirct du service gestion Pourcentage des charges de la fonction par rapport aux chargesglobales Il srsquoagit de mesurer lrsquoimportance des charges du service gestion par rapportaux charges de la socieacuteteacute Cet indice permet de comparer les charges supporteacutees par chaquedeacutepartement Destinataire directeur financierResponsable Chef du servicePeacuteriodiciteacute Ans

d- Tableau de bord

Socieacuteteacute LE MONDE DU JARDIN Fonction Approvisionnement Responsable Chef du Service gestion

TABLEAU DE BORD DU MOIS xxxxxxx 2010

INDICATEURS DE GESTION Contenudeacutetail calcul Preacutevisions Reacutealiseacute Ecart Commentaire

Activiteacute et efficaciteacute de lorganisation du travail le nombre de commandes passeacutees somme des cdes le taux defficaciteacute Nb cds traites nb cdes agrave traiter Evaluation de la performance des fournisseurs pourcentage des livraison reccedilu en retard

Taux de conformiteacutenb cdes compteacuteteacutes

nb commandes Optimisation de conditions de passation de cdes nombrde frs consulteacutes par commade

Taux dimportationachat agrave leacutetranger

total des achats Eviter les ruptures des stocks la freacutequence de rupture de stock

optimisation des conditions de passation des commandes

nombre de fournisseurs moyen consulteacutes par commandes nb consultations nb commandes

doivent preacutesenter un caractegravere syntheacutetiqueDe la mecircme faccedilon dans la mesure ougrave la mission du tableau de bord est depermettre agrave chaque responsable de mesurer son efficaciteacute la deacutefinition preacutecisede ses objectifs et missions est neacutecessaire bull Les acheteurs sont chargeacutes du suivi de la seacutelection et desneacutegociations avec les fournisseursbull Le marketing a des objectifs de chiffre drsquoaffaires parts demarcheacutehellipbull La production doit minimiser les coucircts de fabricationbull Lrsquoentrepocirct doit assurer une logistique efficace et au moindrecoucirct des mouvements de marchandises (manutention livraisonreacuteceptionhellip)bull La fonction finance-comptabiliteacute est responsable des eacutequilibresde treacutesorerie et de lrsquoanalyse des coucirctsbull Lrsquoapprovisionnement doit assurer au moindre coucirct les qualiteacutesde service demandeacuteesbull La direction veille au respect des choix strateacutegiques adopteacutesLrsquoensemble drsquoun tableau de bord srsquoinscrit donc dans le cadre drsquounedirection par objectifsC- Finalement chaque fonction dispose drsquoinformations issues de lafonction elle-mecircme des autres fonctions et de lrsquoenvironnement

5- Les caracteacuteristiques de lrsquoinformation contenue dans le tableau de bord Elles sont de trois de trois ordres A- Tout drsquoabord ces informations sont repreacutesentativessyntheacutetiques et simples 1048707 Repreacutesentatives pour correspondre preacuteciseacutement aux soucis dechaque fonction concerneacuteeLeur nombre est donc neacutecessairement limiteacute aux valeurs essentiellesTrop drsquoinformations disparates peut ecirctre aussi nuisent agrave la qualiteacute duservice du tableau de bord1048707 Syntheacutetiques pour donner une ideacutee preacutecise et rapide de lasituation examineacutees1048707 Simples pour fournir des indications dont le degreacute depreacutecision doit ecirctre volontairement limiteacute Des ratios comportantplusieurs deacutecimales sont tout agrave fait inapproprieacutesB- Ensuite ces informations permettent de connaicirctre 1048707 La situation agrave lrsquoinstant de lrsquoobservation (photo instantaneacutee)situation qui peut ecirctre compareacutee soit aux objectifs srsquoils ont eacuteteacutedeacutecomposeacutes soit agrave des situations instantaneacutees observeacutees agrave despeacuteriodes anteacuterieures similaires1048707 Lrsquoeacutevolution de cette situation depuis une date de reacutefeacuterence1048707 La situation preacutevisionnelle issue de lrsquoeacutevolution constateacutee et qui

est compareacutee agrave ce qui fut preacutevu Ceci est indispensable si lrsquoon veut sedonner les moyens de remoduler les moyens drsquoactions et de redeacutefinirles objectifs eux-mecircmes (Ces informations devront donc ecirctre le caseacutecheacuteant deacutesaisonnaliseacuteesC- Enfin les informations permettent surtout des comparaisons quideacutebouchent sur des analyses drsquoeacutecartsCes preacutecisions apporteacutees on peut indiquer les eacuteleacutements agrave respecter pourappreacutecier lrsquoefficaciteacute de la fonction

6- Contenu du tableau de bord Le tableau de bord de chaque responsable doit ecirctre conccedilu pour faciliter laprise de deacutecision pour cela il doit comparer les reacutealisations aux objectifspermettre de deacuteceler ce qui est anormal drsquoanalyser les causes drsquoeacutecart en reliantles faits entre eux et de faciliter le dialogue entre les gestionnaires en apportantdes chiffres incontestablesLes indicateurs qursquoil est censeacute contenir peuvent ecirctre regroupeacutees en 5grandes natures -Les indicateurs drsquoactiviteacute-Les indicateurs de coucirctrentabiliteacute-Les indicateurs drsquoefficaciteacute-Les indicateurs sur la qualiteacute-Les indicateurs sociaux

7-Indicateursa- Qursquoest ce qursquoun indicateur Un indicateur est un eacuteleacutement ou un ensemble drsquoeacuteleacutements drsquoinformationrepreacutesentative par rapport agrave une preacuteoccupation ou un objectif reacutesultant de lamesure tangible ou de lrsquoobservation drsquoun eacutetat de la manifestation drsquounpheacutenomegravene drsquoune reacutealisationCrsquoest une donneacutee objective qui deacutecrit une situation du strict point de vuequantitatifb- Caracteacuteristiques des Indicateurs bull Pertinents amp Syntheacutetiquesbull Clairesbull Fiables Preacutecis amp Justesbull Reacutepondre agrave un besoinb- Les formes des indicateurs bull Donneacutees brutesbull Ratios Rapport entre deux grandeurs significatives de la structuredrsquoorganisation de lrsquoentreprisebull Graphiques Ils servent agrave visualiser rapidement et directement leseacutevolutions et appreacutehender directement les changements de rythme outendance

bull Clignotants Ce sont des seuils limites des normes(correspondant le plus souvent agrave lrsquoobjectif) 1048707 Pour attirer lrsquoattention des responsables par le fait qursquoilssrsquoallument1048707 Pour teacutemoigner drsquoune anomalie drsquoune deacutegradation ou drsquoun eacutecartpar rapport agrave lrsquoobjectif 1048707 Pour concentrer lrsquoaction sur lrsquourgent et lrsquoessentielbull Ecarts Budgeacutetaires diffeacuterence entre norme et preacutevision

8- Elaboration du tableau de bord Deacutefinir les objectifs de lrsquouniteacuteutilisatrice du tableau de bordRetenir les eacuteleacutements importantspermettant drsquoatteindre lrsquoobjectifinfluenccedilant le reacutesultatRecenser tous les indicateurspossibles et imaginablesTester lrsquoindicateur ou lesindicateurs pour en retenir les pluspertinentsa- Comment deacutefinir les objectifs Les objectifs sont agrave deacutefinir avec le responsableIls porteront sur les reacutesultats attendus de lrsquouniteacute et sur les activiteacutes et lesressources critiques pour atteindre ces objectifsLrsquoobjectif doit ecirctre 1048707 Clairement reacutedigeacute et preacutecis1048707 Quantitatif ou qualitatif1048707 Concreacutetiseacute par une seule action1048707 Reacutealiste reacutealisable et relativement soupleb- Comment retenir les points-cleacutes de gestion 1048707 Identifier les eacuteleacutements relevant du champ drsquoactiviteacute duresponsable conduisant agrave la reacutealisation des objectifs Mission du centre deresponsabiliteacutePoints cleacutes de la gestionParamegravetres exprimant lespoints cleacutesChoix des indicateurs lesplus repreacutesentatifs1048707 Deacutefinir et choisir des critegraveres caracteacuteristiques pour produire unensemble syntheacutetiquec- Comment recenser les indicateurs Sur quoi est-ilinteacuteressant pour Que cherche-t-on agrave

nous de faire le faire dans le champpoint de mesure Que peut-on suivrepour savoir ougrave onest par rapport agravelrsquoobjectif d- Comment choisir les indicateurs Test drsquoindicateurQue peut-on mesurersur la variable dont Comment combineron veut suivre les paramegravetreslrsquoeacutevolution mesurables Suis-je vraimentcapable de fairele point sur lechamp choisi Comment visualiserles indicateurs Il faut mesurerDeacutefinition du champde mesureChoix des objectifsIdentification des variablesChoix des paramegravetresmesurablesSeacutelection desindicateursValidation desindicateurs seacutelectionneacutesElaboration du tableaude borde- Comment Tester un indicateur 1048707 Analyse de sa signification1048707 Eacutetude des actions qursquoil induit1048707 Eacutetude de son eacutequiteacute1048707 Eacutetude de sa fiabiliteacutef- Les qualiteacutes requises pour des indicateurs pertinents Un indicateur doit ecirctre techniquement et conceptuellement apte agrave mesureravec une preacutecision acceptable le pheacutenomegravene quil est censeacute mesurer et demeurerpertinentLes qualiteacutes neacutecessaires pour y parvenir sont de 3 ordres des qualiteacutes dusage nous pourrions dire un ensemble de qualiteacutes de bonsens quil est malheureusement rare de reacuteunir toutes ensemble degraves lors que lechamp agrave instrumenter integravegre des aspects humains des qualiteacutes meacutetrologiques un indicateur est un instrument de mesure il

doit satisfaire aux qualiteacutes requises de tout instrument de mesure des qualiteacutes systeacutemiques lindicateur sinsegravere dans un ensemble visant agraveassurer une conduite dans la bonne direction (celle de la politique deacutefinie)1- Les qualiteacutes dusage 11 Simpliciteacute Il faut donc que les indicateurs soient dinterpreacutetation simple du point devue des acteurs chargeacutes de le produire et responsables de son niveauQuelques recommandations Choisir des uniteacutes naturelles notamment agrave lacteur responsable de sonniveau etou au champ exploreacuteOn peut ecirctre ameneacute agrave instrumenter deux grands types de champs - un champ propre aux activiteacutes opeacuterationnelles concernant le meacutetier delentreprise la qualiteacute de la production loptimisation du processus le bonusage des matiegraveres tous pheacutenomegravenes de nature non financiegravere - un champ proprement financier concernant leacutequilibre eacuteconomique delentreprise la deacutefinition des enjeux pour fixer les prioriteacutes puis appreacutecierlefficaciteacute eacuteconomique des programmes dameacuteliorationPour instrumenter ces champs on peut choisir deux types duniteacutes demesure - des uniteacutes financiegraveres (dh en interne $ au niveau mondial) - des uniteacutes non financiegraveres (tonnes heures) que nous qualifierons enraccourci duniteacutes physiquesLes uniteacutes physiques sont dautant plus naturelles quon est proche duterrain (de latelier) luniteacute financiegravere lest dautant plus quon est proche de ladirection12 RepreacutesentativiteacutePour ecirctre correctement repreacutesentatif de lobjectif dont il mesure laperformance ou de laction agrave piloter le bon indicateur doit rassemblersimultaneacutement 3 qualiteacutes - quantification cest la deacutefinition mecircme dun indicateur- exhaustiviteacute une repreacutesentation complegravete de lobjectif ou de lavancement delaction- objectiviteacute ecirctre exempt de conventions de calcul pouvant faire lobjet dedeacutebatLindicateur ideacuteal de ce point de vue est la valeur afficheacutee en fin de journeacuteesur un compteur eacutelectrique Elle est - quantifiable - exhaustive elle repreacutesente bien la totaliteacute de la consommation eacutelectriquedans le secteur couvert - objective agrave partir du moment ougrave le compteur est correctement eacutetalonneacuteDe tels indicateurs deviennent rares degraves que lon quitte le domaine de latechnique pour mesurer des pheacutenomegravenes emprunts dhumaniteacuteQuelques regravegles geacuteneacuterales de quantification

Chaque fois que cela a un sens et ne preacutesente pas dinconveacutenients il estpreacutefeacuterable de construire les indicateurs de telle faccedilon quils augmentent quand lasituation sameacuteliore Il vaut mieux calculer un taux de qualiteacute quun taux derebut Pourquoi - parce que ce qui monte est jugeacute intuitivement de maniegravere positive- parce que la combinaison dindicateurs entre eux est plus simple et directesi tous les indicateurs constituants sont construits dans le mecircme sens 13 Opeacuterationnaliteacute Un indicateur a vocation agrave orienter laction (indicateurs de performance) ouagrave lajuster (indicateurs de pilotage) Pour cela il faut que linformation quilfournit au moment t1 soit valide au moment ougrave laction sera conduite2- Les qualiteacutes meacutetrologiques Un indicateur est un moyen de mesure Il doit donc satisfaire aux conditionsrequises dun bon instrument de mesure agrave savoir - la justesse cest la capaciteacute agrave donner la valeur vraie (dans unefourchette de preacutecision deacutetermineacutee)- la fideacuteliteacute constance ou reproductibiliteacute cest la capaciteacute de linstrumentagrave donner la mecircme mesure lorsquil est mis dans des situations identiques- la preacutecision cest la fourchette controcircleacutee agrave linteacuterieur de laquelle setrouve la valeur mesureacuteeOn remarquera que la justesse inclut la fideacuteliteacute21 Speacutecificiteacute meacutetrologique des indicateurs Les instruments de mesure courants ont eacuteteacute construits speacutecifiquement pourun usage deacutetermineacute et en fonction de cet usage (le m pour mesurer deslongueurs le m3 des volumes ) et sont donc parfaitement adapteacutes pardeacutefinition agrave ces mesuresOn retrouve cette perfection dans des indicateurs eacuteleacutementaires tels que lenombre de piegraveces produites par une machine munie dun compteurAussi faut-il juger les qualiteacutes de lindicateur en fonction du champ quilpreacutetend eacuteclairer (le point cleacute dont il preacutetend mesurer le degreacute de maicirctrise) et bienavoir en tecircte les hypothegraveses souvent implicites qui garantissent sa validiteacute3 Les qualiteacutes systeacutemiques Les indicateurs ont vocation agrave mesurer la performance (pour les uns) et agravepiloter (pour les autres) Lensemble des indicateurs doit satisfaire 3 qualiteacutesPertinence Des indicateurs pertinents se deacutefinissent en identifiant bienquels sont tous les clients de lentiteacute mise sous controcircleCoheacuterence Cest lassurance quune ameacutelioration constateacutee sur telindicateur contribue bien agrave une ameacutelioration agrave un niveau plus geacuteneacuteralConvergence Cest lassurance quune ameacutelioration constateacutee sur telindicateur ne sest pas faite au deacutetriment de la performance dune autre entiteacute demecircme niveau Les problegravemes de convergence sont freacutequents entre servicesdapprovisionnement et services de production (une minimisation exageacutereacutee desstocks peut entraicircner des difficulteacutes de fonctionnement en production) et entre

services de production et services commerciaux (une personnalisation excessivedes offres peut entraicircner dautres difficulteacutes de production)Une quatriegraveme qualiteacute la synergie est induite par un deacuteveloppementharmonieux de ces trois premiegraveres qualiteacute

9- Lrsquoutilisation drsquoun tableau de bordLes gestionnaires utilisent le TB pour voir comprendre appreacutecier lessituations eacutevaluer limportance des variations et des eacutecarts et en faire le suivilocaliser les problegravemes deacutecider et agir Sils sont fournisseurs drsquoinformation ilsvoudront la contester avec des conditions existantes en deacutegager une perspectivedensemble et y inseacuterer des explications et commentaires avant de le preacutesenteraux destinataires de la reddition de compte

10- planning drsquoeacutetablissement de tableaux de bord 1- Planning Nommer un responsable pour -conceptualisation-animation et suivi2- Mettre les proceacutedures en place-collecte-saisie-mise en forme3- Respecter les calendriers drsquoeacutetablissement et de suivi4- Discuter des reacutesultats en reacuteunion reacuteguliegraverement etsysteacutematiquement5- Actualisation annuelle avec comparatif comptes annuels eteacutetablissement nouveaux budgets

EXEMPLE DrsquoUN TABLEAU DE BORD

LA CONCEPTION DES TABLEAUX DE BORD SERVICESGESTION

1- service gestion a- Mission et attributions Le service gestion des approvisionnements vise agrave mettre agrave la dispositiondes commerciaux les produits dont ils ont besoin selon le niveau de qualiteacuteexigeacute en quantiteacute et en volume requis dans le deacutelai et temps fixeacute le tout aumoindre coucirct possible les responsables de la fonction tentent de reacuteduire les prixdrsquoassurer un approvisionnement continu des marchandises drsquoassurer une qualiteacutereacuteguliegravere et drsquoeacutetablir et de maintenir de bonnes relations avec les fournisseursIls gegraverent donc et neacutegocient les achats de marchandises Ils prennent uncertain nombre de deacutecisions importantes concernant lrsquoaspect qualiteacute les sourcesdrsquoapprovisionnement le prix agrave payer les modes drsquoacquisition les quantiteacutes agraveacheter et le moment de les acqueacuterirPlus globalement ils assurent - la gestion et le suivi des stocks lorganisation et la rationalisation des fluxde stocks A ce titre il doit tout particuliegraverement eacuteviter les ruptures de stocks etveiller agrave la qualiteacute des produits stockeacutes - la gestion des approvisionnements ce qui comprend la planification desapprovisionnements en fonction des demandes clients la passation descommandes aupregraves des fournisseurs et gestion administrative des commandes(facturation gestion dun fichier produits et tarifs etc) En plus ce service srsquooccupe du - le controcircle quantitatif et qualitatif de la livraison- la gestion des litiges avec les fournisseurs- la reacutealisation du planning drsquoapprovisionnement en collaboration avec lechef du deacutepartementb- Les points cleacutes du succegraves Activiteacute et efficaciteacute de lrsquoorganisation du travail lrsquoefficience et laperformance du service gestion La fiabiliteacute des deacutelais fournisseurs la qualiteacute du fournisseur enmatiegravere du respect du deacutelai convenu La qualiteacute des marchandises livreacutes la conformiteacute des articles livreacutesavec ce qui est convenu La minimisation des commandes reliquat le service doit veiller agrave lareacuteduction des commandes passeacutees en urgence

Eviter les ruptures de stock minimiser les ruptures possibles desstocks et veiller agrave la bonne rotation des produits Optimisation des conditions de passation des commandes le coucirct du service gestionc- Choix des indicateurs de performances pour le service Je vais proposer une liste drsquoindicateurs de performance qui ont trait auxdiffeacuterents points cleacutes de succegraves qui concernent la gestion desapprovisionnements en indiquant avec quelle peacuteriodiciteacute ces eacuteleacutements devrontecirctre fournis qui en est responsable et agrave qui ils seront destineacutes1048707 Activiteacute et efficaciteacute de lrsquoorganisation du travail Nombre de commandes stock par approvisionneurNombre de commandes semi-directes par approvisionneurCes deux indices permettent de mesurer lrsquoactiviteacute de chaqueapprovisionneur pour chaque type de commande et de porter un jugement sur laqualiteacute de reacutepartition du travail entre approvisionneur On peut fixer un nombre moyen de commandes passeacutees parapprovisionneur et calculer lrsquoeacutecart des commandes passeacutees par rapport agrave lamoyenne Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe nombre de commandes passeacutees Cet indice est calculeacute en rassemblant le nombre de commandes pendant unedureacutee deacutetermineacutee Il permet aussi de comparer le nombre des commandes passeacutees pour lapeacuteriode par rapport agrave une peacuteriode anteacuterieure et ainsi appreacutecier le deacuteveloppementde lrsquoactiviteacute du service On peut calculer une moyenne et comparer lrsquoeacutecart par rapport agrave lamoyenneDestinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe taux drsquoefficaciteacute Ce ratio est ainsi calculeacute Nombre de demandes drsquoachat traiteacuteesNombre de demandes drsquoachat agrave traiterIl mesure lrsquoefficaciteacute de lrsquoorganisation du travail administratifDestinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe temps moyen de passation drsquoune commande Cet indice permet drsquoappreacutecier le deacutelai de traitement drsquoune commande de lademande drsquoachat agrave lrsquoenvoi au fournisseur

Le temps moyen peut ecirctre calculeacute en divisant le temps de passation detoutes les commandes du mois par le nombre de commandes du mois pourchaque approvisionneur Cet indice calculeacute par commande permet de juger la qualiteacute du service Il permet de suivre la performance de chaque approvisionneur et sondeacuteveloppement dans le poste Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 La fiabiliteacute des deacutelais fournisseurs Ecart deacutelai fournisseur observeacute et deacutelai annonceacute Cet indice permet de mesurer lrsquoeacutecart existant entre le deacutelai annonceacute par lefournisseur et le deacutelai reacuteel de livraison Il est calculeacute pour chaque fournisseur et chaque type de commande ilpermet de mesurer la conformiteacute des livraisons avec les deacutelais annonceacutes Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisPourcentage des livraisons reccedilues en retard Il srsquoagit de calculer le pourcentage des livraisons retardeacutees par rapportaux livraisons totales du mois Il permet drsquoeacutevaluer le reacuteseau fournisseurs delrsquoentreprise en fonction de leur performance en matiegravere de respect des deacutelais Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 La qualiteacute des marchandises livreacutes Le nombre de fiches de reacuteclamation remplies Pour la peacuteriode on calcule la somme des fiches de reacuteclamation envoyeacuteesaux fournisseurs pour non conformiteacute il serait plus inteacuteressant de calculer pourchaque fournisseur le nombre fiches de reacuteclamation remplies ou le nombre defois ougrave il y a retour de marchandise Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois des commandes complegravetes Il mesure la conformiteacute des livraisons avec les quantiteacutes commandeacutees il estcalculeacute ainsi Nombre des commandes complegravetesNombre de commandesIl est calculeacute pour chaque fournisseur Destinataire Chef du service

Responsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 La minimisation des commandes reliquat Pourcentage des demandes drsquoachat reliquat Il srsquoagit de deacuteterminer combien repreacutesentent les commandes reliquat de lasomme des commandes passeacutees du mois La commande reliquat constate une rupture de stock pour les articles yfigurant Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 Eviter les ruptures de stock La freacutequence de rupture de stock La freacutequence de rupture de stock est obtenue agrave partir du compteur de cas derupture et du nombre des commandes reliquat deacuteclencheacutes depuis le deacutebut dumoisElle peut ecirctre eacuteventuellement compareacutee agrave une freacutequence maximale fixeacuteeinitialement Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe taux de rupture de stock Le taux de rupture des stocks doit ecirctre connu par article par cateacutegorie etpour lrsquoensemble de la collection Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 Optimisation des conditions de passation des commandes Nombre de fournisseurs moyen consulteacutes par commande Nombre de consultations de la peacuteriode le nombre des commandes Plus ce nombre est eacuteleveacute plus on a une multitude de choix et on est assureacutedrsquoavoir fait le bon choix du fournisseur Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe nombre moyen drsquoachats deacutejagrave neacutegocieacutes Crsquoest le nombre des achats deacutejagrave neacutegocieacutes diviseacute par le nombre descommandes de la peacuteriode Cet indice est un pourcentage qui deacutetermine le niveau de consultationseffectueacutees par le service gestion

Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe taux drsquoimportation Les achats agrave lrsquoeacutetrangerLe total des achatsIl permet de connaicirctre la part des importations dans les achats et de suivre Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe pourcentage des achats par origine Lrsquoorigine des produits est importante ( nationale europeacuteennehellip) lesservices gestion des approvisionnements doivent disposer des moyens beaucoupplus importants pour seacutelectionner et neacutegocier avec les fournisseurs eacutetrangersLe coucirct de commande aux fournisseurs eacutetrangers est donc beaucoup pluseacuteleveacute Par ailleurs ces responsables font peser du fait de la monnaie defacturation choisie un eacuteventuel risque de change dont le coucirct de couverturepeut ecirctre oneacutereux Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Moisles achats par fournisseur Cet indice permet de connaicirctre les fournisseurs habituels de lrsquoentrepriseLes achats par fournisseur ne concerne eacuteventuellement que les fournisseursprincipaux On peut calculer un autre ratio Achats actuel par fournisseur Achats t-1Cet indice permet de comparer le montant des achats faits agrave un fournisseursur la peacuteriode actuelle et de ce montant sur les mecircmes peacuteriodes lrsquoan passeacute Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 le coucirct du service gestion Pourcentage des charges de la fonction par rapport aux chargesglobales Il srsquoagit de mesurer lrsquoimportance des charges du service gestion par rapportaux charges de la socieacuteteacute Cet indice permet de comparer les charges supporteacutees par chaquedeacutepartement Destinataire directeur financierResponsable Chef du servicePeacuteriodiciteacute Ans

d- Tableau de bord

Socieacuteteacute LE MONDE DU JARDIN Fonction Approvisionnement Responsable Chef du Service gestion

TABLEAU DE BORD DU MOIS xxxxxxx 2010

INDICATEURS DE GESTION Contenudeacutetail calcul Preacutevisions Reacutealiseacute Ecart Commentaire

Activiteacute et efficaciteacute de lorganisation du travail le nombre de commandes passeacutees somme des cdes le taux defficaciteacute Nb cds traites nb cdes agrave traiter Evaluation de la performance des fournisseurs pourcentage des livraison reccedilu en retard

Taux de conformiteacutenb cdes compteacuteteacutes

nb commandes Optimisation de conditions de passation de cdes nombrde frs consulteacutes par commade

Taux dimportationachat agrave leacutetranger

total des achats Eviter les ruptures des stocks la freacutequence de rupture de stock

optimisation des conditions de passation des commandes

nombre de fournisseurs moyen consulteacutes par commandes nb consultations nb commandes

est compareacutee agrave ce qui fut preacutevu Ceci est indispensable si lrsquoon veut sedonner les moyens de remoduler les moyens drsquoactions et de redeacutefinirles objectifs eux-mecircmes (Ces informations devront donc ecirctre le caseacutecheacuteant deacutesaisonnaliseacuteesC- Enfin les informations permettent surtout des comparaisons quideacutebouchent sur des analyses drsquoeacutecartsCes preacutecisions apporteacutees on peut indiquer les eacuteleacutements agrave respecter pourappreacutecier lrsquoefficaciteacute de la fonction

6- Contenu du tableau de bord Le tableau de bord de chaque responsable doit ecirctre conccedilu pour faciliter laprise de deacutecision pour cela il doit comparer les reacutealisations aux objectifspermettre de deacuteceler ce qui est anormal drsquoanalyser les causes drsquoeacutecart en reliantles faits entre eux et de faciliter le dialogue entre les gestionnaires en apportantdes chiffres incontestablesLes indicateurs qursquoil est censeacute contenir peuvent ecirctre regroupeacutees en 5grandes natures -Les indicateurs drsquoactiviteacute-Les indicateurs de coucirctrentabiliteacute-Les indicateurs drsquoefficaciteacute-Les indicateurs sur la qualiteacute-Les indicateurs sociaux

7-Indicateursa- Qursquoest ce qursquoun indicateur Un indicateur est un eacuteleacutement ou un ensemble drsquoeacuteleacutements drsquoinformationrepreacutesentative par rapport agrave une preacuteoccupation ou un objectif reacutesultant de lamesure tangible ou de lrsquoobservation drsquoun eacutetat de la manifestation drsquounpheacutenomegravene drsquoune reacutealisationCrsquoest une donneacutee objective qui deacutecrit une situation du strict point de vuequantitatifb- Caracteacuteristiques des Indicateurs bull Pertinents amp Syntheacutetiquesbull Clairesbull Fiables Preacutecis amp Justesbull Reacutepondre agrave un besoinb- Les formes des indicateurs bull Donneacutees brutesbull Ratios Rapport entre deux grandeurs significatives de la structuredrsquoorganisation de lrsquoentreprisebull Graphiques Ils servent agrave visualiser rapidement et directement leseacutevolutions et appreacutehender directement les changements de rythme outendance

bull Clignotants Ce sont des seuils limites des normes(correspondant le plus souvent agrave lrsquoobjectif) 1048707 Pour attirer lrsquoattention des responsables par le fait qursquoilssrsquoallument1048707 Pour teacutemoigner drsquoune anomalie drsquoune deacutegradation ou drsquoun eacutecartpar rapport agrave lrsquoobjectif 1048707 Pour concentrer lrsquoaction sur lrsquourgent et lrsquoessentielbull Ecarts Budgeacutetaires diffeacuterence entre norme et preacutevision

8- Elaboration du tableau de bord Deacutefinir les objectifs de lrsquouniteacuteutilisatrice du tableau de bordRetenir les eacuteleacutements importantspermettant drsquoatteindre lrsquoobjectifinfluenccedilant le reacutesultatRecenser tous les indicateurspossibles et imaginablesTester lrsquoindicateur ou lesindicateurs pour en retenir les pluspertinentsa- Comment deacutefinir les objectifs Les objectifs sont agrave deacutefinir avec le responsableIls porteront sur les reacutesultats attendus de lrsquouniteacute et sur les activiteacutes et lesressources critiques pour atteindre ces objectifsLrsquoobjectif doit ecirctre 1048707 Clairement reacutedigeacute et preacutecis1048707 Quantitatif ou qualitatif1048707 Concreacutetiseacute par une seule action1048707 Reacutealiste reacutealisable et relativement soupleb- Comment retenir les points-cleacutes de gestion 1048707 Identifier les eacuteleacutements relevant du champ drsquoactiviteacute duresponsable conduisant agrave la reacutealisation des objectifs Mission du centre deresponsabiliteacutePoints cleacutes de la gestionParamegravetres exprimant lespoints cleacutesChoix des indicateurs lesplus repreacutesentatifs1048707 Deacutefinir et choisir des critegraveres caracteacuteristiques pour produire unensemble syntheacutetiquec- Comment recenser les indicateurs Sur quoi est-ilinteacuteressant pour Que cherche-t-on agrave

nous de faire le faire dans le champpoint de mesure Que peut-on suivrepour savoir ougrave onest par rapport agravelrsquoobjectif d- Comment choisir les indicateurs Test drsquoindicateurQue peut-on mesurersur la variable dont Comment combineron veut suivre les paramegravetreslrsquoeacutevolution mesurables Suis-je vraimentcapable de fairele point sur lechamp choisi Comment visualiserles indicateurs Il faut mesurerDeacutefinition du champde mesureChoix des objectifsIdentification des variablesChoix des paramegravetresmesurablesSeacutelection desindicateursValidation desindicateurs seacutelectionneacutesElaboration du tableaude borde- Comment Tester un indicateur 1048707 Analyse de sa signification1048707 Eacutetude des actions qursquoil induit1048707 Eacutetude de son eacutequiteacute1048707 Eacutetude de sa fiabiliteacutef- Les qualiteacutes requises pour des indicateurs pertinents Un indicateur doit ecirctre techniquement et conceptuellement apte agrave mesureravec une preacutecision acceptable le pheacutenomegravene quil est censeacute mesurer et demeurerpertinentLes qualiteacutes neacutecessaires pour y parvenir sont de 3 ordres des qualiteacutes dusage nous pourrions dire un ensemble de qualiteacutes de bonsens quil est malheureusement rare de reacuteunir toutes ensemble degraves lors que lechamp agrave instrumenter integravegre des aspects humains des qualiteacutes meacutetrologiques un indicateur est un instrument de mesure il

doit satisfaire aux qualiteacutes requises de tout instrument de mesure des qualiteacutes systeacutemiques lindicateur sinsegravere dans un ensemble visant agraveassurer une conduite dans la bonne direction (celle de la politique deacutefinie)1- Les qualiteacutes dusage 11 Simpliciteacute Il faut donc que les indicateurs soient dinterpreacutetation simple du point devue des acteurs chargeacutes de le produire et responsables de son niveauQuelques recommandations Choisir des uniteacutes naturelles notamment agrave lacteur responsable de sonniveau etou au champ exploreacuteOn peut ecirctre ameneacute agrave instrumenter deux grands types de champs - un champ propre aux activiteacutes opeacuterationnelles concernant le meacutetier delentreprise la qualiteacute de la production loptimisation du processus le bonusage des matiegraveres tous pheacutenomegravenes de nature non financiegravere - un champ proprement financier concernant leacutequilibre eacuteconomique delentreprise la deacutefinition des enjeux pour fixer les prioriteacutes puis appreacutecierlefficaciteacute eacuteconomique des programmes dameacuteliorationPour instrumenter ces champs on peut choisir deux types duniteacutes demesure - des uniteacutes financiegraveres (dh en interne $ au niveau mondial) - des uniteacutes non financiegraveres (tonnes heures) que nous qualifierons enraccourci duniteacutes physiquesLes uniteacutes physiques sont dautant plus naturelles quon est proche duterrain (de latelier) luniteacute financiegravere lest dautant plus quon est proche de ladirection12 RepreacutesentativiteacutePour ecirctre correctement repreacutesentatif de lobjectif dont il mesure laperformance ou de laction agrave piloter le bon indicateur doit rassemblersimultaneacutement 3 qualiteacutes - quantification cest la deacutefinition mecircme dun indicateur- exhaustiviteacute une repreacutesentation complegravete de lobjectif ou de lavancement delaction- objectiviteacute ecirctre exempt de conventions de calcul pouvant faire lobjet dedeacutebatLindicateur ideacuteal de ce point de vue est la valeur afficheacutee en fin de journeacuteesur un compteur eacutelectrique Elle est - quantifiable - exhaustive elle repreacutesente bien la totaliteacute de la consommation eacutelectriquedans le secteur couvert - objective agrave partir du moment ougrave le compteur est correctement eacutetalonneacuteDe tels indicateurs deviennent rares degraves que lon quitte le domaine de latechnique pour mesurer des pheacutenomegravenes emprunts dhumaniteacuteQuelques regravegles geacuteneacuterales de quantification

Chaque fois que cela a un sens et ne preacutesente pas dinconveacutenients il estpreacutefeacuterable de construire les indicateurs de telle faccedilon quils augmentent quand lasituation sameacuteliore Il vaut mieux calculer un taux de qualiteacute quun taux derebut Pourquoi - parce que ce qui monte est jugeacute intuitivement de maniegravere positive- parce que la combinaison dindicateurs entre eux est plus simple et directesi tous les indicateurs constituants sont construits dans le mecircme sens 13 Opeacuterationnaliteacute Un indicateur a vocation agrave orienter laction (indicateurs de performance) ouagrave lajuster (indicateurs de pilotage) Pour cela il faut que linformation quilfournit au moment t1 soit valide au moment ougrave laction sera conduite2- Les qualiteacutes meacutetrologiques Un indicateur est un moyen de mesure Il doit donc satisfaire aux conditionsrequises dun bon instrument de mesure agrave savoir - la justesse cest la capaciteacute agrave donner la valeur vraie (dans unefourchette de preacutecision deacutetermineacutee)- la fideacuteliteacute constance ou reproductibiliteacute cest la capaciteacute de linstrumentagrave donner la mecircme mesure lorsquil est mis dans des situations identiques- la preacutecision cest la fourchette controcircleacutee agrave linteacuterieur de laquelle setrouve la valeur mesureacuteeOn remarquera que la justesse inclut la fideacuteliteacute21 Speacutecificiteacute meacutetrologique des indicateurs Les instruments de mesure courants ont eacuteteacute construits speacutecifiquement pourun usage deacutetermineacute et en fonction de cet usage (le m pour mesurer deslongueurs le m3 des volumes ) et sont donc parfaitement adapteacutes pardeacutefinition agrave ces mesuresOn retrouve cette perfection dans des indicateurs eacuteleacutementaires tels que lenombre de piegraveces produites par une machine munie dun compteurAussi faut-il juger les qualiteacutes de lindicateur en fonction du champ quilpreacutetend eacuteclairer (le point cleacute dont il preacutetend mesurer le degreacute de maicirctrise) et bienavoir en tecircte les hypothegraveses souvent implicites qui garantissent sa validiteacute3 Les qualiteacutes systeacutemiques Les indicateurs ont vocation agrave mesurer la performance (pour les uns) et agravepiloter (pour les autres) Lensemble des indicateurs doit satisfaire 3 qualiteacutesPertinence Des indicateurs pertinents se deacutefinissent en identifiant bienquels sont tous les clients de lentiteacute mise sous controcircleCoheacuterence Cest lassurance quune ameacutelioration constateacutee sur telindicateur contribue bien agrave une ameacutelioration agrave un niveau plus geacuteneacuteralConvergence Cest lassurance quune ameacutelioration constateacutee sur telindicateur ne sest pas faite au deacutetriment de la performance dune autre entiteacute demecircme niveau Les problegravemes de convergence sont freacutequents entre servicesdapprovisionnement et services de production (une minimisation exageacutereacutee desstocks peut entraicircner des difficulteacutes de fonctionnement en production) et entre

services de production et services commerciaux (une personnalisation excessivedes offres peut entraicircner dautres difficulteacutes de production)Une quatriegraveme qualiteacute la synergie est induite par un deacuteveloppementharmonieux de ces trois premiegraveres qualiteacute

9- Lrsquoutilisation drsquoun tableau de bordLes gestionnaires utilisent le TB pour voir comprendre appreacutecier lessituations eacutevaluer limportance des variations et des eacutecarts et en faire le suivilocaliser les problegravemes deacutecider et agir Sils sont fournisseurs drsquoinformation ilsvoudront la contester avec des conditions existantes en deacutegager une perspectivedensemble et y inseacuterer des explications et commentaires avant de le preacutesenteraux destinataires de la reddition de compte

10- planning drsquoeacutetablissement de tableaux de bord 1- Planning Nommer un responsable pour -conceptualisation-animation et suivi2- Mettre les proceacutedures en place-collecte-saisie-mise en forme3- Respecter les calendriers drsquoeacutetablissement et de suivi4- Discuter des reacutesultats en reacuteunion reacuteguliegraverement etsysteacutematiquement5- Actualisation annuelle avec comparatif comptes annuels eteacutetablissement nouveaux budgets

EXEMPLE DrsquoUN TABLEAU DE BORD

LA CONCEPTION DES TABLEAUX DE BORD SERVICESGESTION

1- service gestion a- Mission et attributions Le service gestion des approvisionnements vise agrave mettre agrave la dispositiondes commerciaux les produits dont ils ont besoin selon le niveau de qualiteacuteexigeacute en quantiteacute et en volume requis dans le deacutelai et temps fixeacute le tout aumoindre coucirct possible les responsables de la fonction tentent de reacuteduire les prixdrsquoassurer un approvisionnement continu des marchandises drsquoassurer une qualiteacutereacuteguliegravere et drsquoeacutetablir et de maintenir de bonnes relations avec les fournisseursIls gegraverent donc et neacutegocient les achats de marchandises Ils prennent uncertain nombre de deacutecisions importantes concernant lrsquoaspect qualiteacute les sourcesdrsquoapprovisionnement le prix agrave payer les modes drsquoacquisition les quantiteacutes agraveacheter et le moment de les acqueacuterirPlus globalement ils assurent - la gestion et le suivi des stocks lorganisation et la rationalisation des fluxde stocks A ce titre il doit tout particuliegraverement eacuteviter les ruptures de stocks etveiller agrave la qualiteacute des produits stockeacutes - la gestion des approvisionnements ce qui comprend la planification desapprovisionnements en fonction des demandes clients la passation descommandes aupregraves des fournisseurs et gestion administrative des commandes(facturation gestion dun fichier produits et tarifs etc) En plus ce service srsquooccupe du - le controcircle quantitatif et qualitatif de la livraison- la gestion des litiges avec les fournisseurs- la reacutealisation du planning drsquoapprovisionnement en collaboration avec lechef du deacutepartementb- Les points cleacutes du succegraves Activiteacute et efficaciteacute de lrsquoorganisation du travail lrsquoefficience et laperformance du service gestion La fiabiliteacute des deacutelais fournisseurs la qualiteacute du fournisseur enmatiegravere du respect du deacutelai convenu La qualiteacute des marchandises livreacutes la conformiteacute des articles livreacutesavec ce qui est convenu La minimisation des commandes reliquat le service doit veiller agrave lareacuteduction des commandes passeacutees en urgence

Eviter les ruptures de stock minimiser les ruptures possibles desstocks et veiller agrave la bonne rotation des produits Optimisation des conditions de passation des commandes le coucirct du service gestionc- Choix des indicateurs de performances pour le service Je vais proposer une liste drsquoindicateurs de performance qui ont trait auxdiffeacuterents points cleacutes de succegraves qui concernent la gestion desapprovisionnements en indiquant avec quelle peacuteriodiciteacute ces eacuteleacutements devrontecirctre fournis qui en est responsable et agrave qui ils seront destineacutes1048707 Activiteacute et efficaciteacute de lrsquoorganisation du travail Nombre de commandes stock par approvisionneurNombre de commandes semi-directes par approvisionneurCes deux indices permettent de mesurer lrsquoactiviteacute de chaqueapprovisionneur pour chaque type de commande et de porter un jugement sur laqualiteacute de reacutepartition du travail entre approvisionneur On peut fixer un nombre moyen de commandes passeacutees parapprovisionneur et calculer lrsquoeacutecart des commandes passeacutees par rapport agrave lamoyenne Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe nombre de commandes passeacutees Cet indice est calculeacute en rassemblant le nombre de commandes pendant unedureacutee deacutetermineacutee Il permet aussi de comparer le nombre des commandes passeacutees pour lapeacuteriode par rapport agrave une peacuteriode anteacuterieure et ainsi appreacutecier le deacuteveloppementde lrsquoactiviteacute du service On peut calculer une moyenne et comparer lrsquoeacutecart par rapport agrave lamoyenneDestinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe taux drsquoefficaciteacute Ce ratio est ainsi calculeacute Nombre de demandes drsquoachat traiteacuteesNombre de demandes drsquoachat agrave traiterIl mesure lrsquoefficaciteacute de lrsquoorganisation du travail administratifDestinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe temps moyen de passation drsquoune commande Cet indice permet drsquoappreacutecier le deacutelai de traitement drsquoune commande de lademande drsquoachat agrave lrsquoenvoi au fournisseur

Le temps moyen peut ecirctre calculeacute en divisant le temps de passation detoutes les commandes du mois par le nombre de commandes du mois pourchaque approvisionneur Cet indice calculeacute par commande permet de juger la qualiteacute du service Il permet de suivre la performance de chaque approvisionneur et sondeacuteveloppement dans le poste Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 La fiabiliteacute des deacutelais fournisseurs Ecart deacutelai fournisseur observeacute et deacutelai annonceacute Cet indice permet de mesurer lrsquoeacutecart existant entre le deacutelai annonceacute par lefournisseur et le deacutelai reacuteel de livraison Il est calculeacute pour chaque fournisseur et chaque type de commande ilpermet de mesurer la conformiteacute des livraisons avec les deacutelais annonceacutes Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisPourcentage des livraisons reccedilues en retard Il srsquoagit de calculer le pourcentage des livraisons retardeacutees par rapportaux livraisons totales du mois Il permet drsquoeacutevaluer le reacuteseau fournisseurs delrsquoentreprise en fonction de leur performance en matiegravere de respect des deacutelais Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 La qualiteacute des marchandises livreacutes Le nombre de fiches de reacuteclamation remplies Pour la peacuteriode on calcule la somme des fiches de reacuteclamation envoyeacuteesaux fournisseurs pour non conformiteacute il serait plus inteacuteressant de calculer pourchaque fournisseur le nombre fiches de reacuteclamation remplies ou le nombre defois ougrave il y a retour de marchandise Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois des commandes complegravetes Il mesure la conformiteacute des livraisons avec les quantiteacutes commandeacutees il estcalculeacute ainsi Nombre des commandes complegravetesNombre de commandesIl est calculeacute pour chaque fournisseur Destinataire Chef du service

Responsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 La minimisation des commandes reliquat Pourcentage des demandes drsquoachat reliquat Il srsquoagit de deacuteterminer combien repreacutesentent les commandes reliquat de lasomme des commandes passeacutees du mois La commande reliquat constate une rupture de stock pour les articles yfigurant Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 Eviter les ruptures de stock La freacutequence de rupture de stock La freacutequence de rupture de stock est obtenue agrave partir du compteur de cas derupture et du nombre des commandes reliquat deacuteclencheacutes depuis le deacutebut dumoisElle peut ecirctre eacuteventuellement compareacutee agrave une freacutequence maximale fixeacuteeinitialement Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe taux de rupture de stock Le taux de rupture des stocks doit ecirctre connu par article par cateacutegorie etpour lrsquoensemble de la collection Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 Optimisation des conditions de passation des commandes Nombre de fournisseurs moyen consulteacutes par commande Nombre de consultations de la peacuteriode le nombre des commandes Plus ce nombre est eacuteleveacute plus on a une multitude de choix et on est assureacutedrsquoavoir fait le bon choix du fournisseur Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe nombre moyen drsquoachats deacutejagrave neacutegocieacutes Crsquoest le nombre des achats deacutejagrave neacutegocieacutes diviseacute par le nombre descommandes de la peacuteriode Cet indice est un pourcentage qui deacutetermine le niveau de consultationseffectueacutees par le service gestion

Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe taux drsquoimportation Les achats agrave lrsquoeacutetrangerLe total des achatsIl permet de connaicirctre la part des importations dans les achats et de suivre Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe pourcentage des achats par origine Lrsquoorigine des produits est importante ( nationale europeacuteennehellip) lesservices gestion des approvisionnements doivent disposer des moyens beaucoupplus importants pour seacutelectionner et neacutegocier avec les fournisseurs eacutetrangersLe coucirct de commande aux fournisseurs eacutetrangers est donc beaucoup pluseacuteleveacute Par ailleurs ces responsables font peser du fait de la monnaie defacturation choisie un eacuteventuel risque de change dont le coucirct de couverturepeut ecirctre oneacutereux Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Moisles achats par fournisseur Cet indice permet de connaicirctre les fournisseurs habituels de lrsquoentrepriseLes achats par fournisseur ne concerne eacuteventuellement que les fournisseursprincipaux On peut calculer un autre ratio Achats actuel par fournisseur Achats t-1Cet indice permet de comparer le montant des achats faits agrave un fournisseursur la peacuteriode actuelle et de ce montant sur les mecircmes peacuteriodes lrsquoan passeacute Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 le coucirct du service gestion Pourcentage des charges de la fonction par rapport aux chargesglobales Il srsquoagit de mesurer lrsquoimportance des charges du service gestion par rapportaux charges de la socieacuteteacute Cet indice permet de comparer les charges supporteacutees par chaquedeacutepartement Destinataire directeur financierResponsable Chef du servicePeacuteriodiciteacute Ans

d- Tableau de bord

Socieacuteteacute LE MONDE DU JARDIN Fonction Approvisionnement Responsable Chef du Service gestion

TABLEAU DE BORD DU MOIS xxxxxxx 2010

INDICATEURS DE GESTION Contenudeacutetail calcul Preacutevisions Reacutealiseacute Ecart Commentaire

Activiteacute et efficaciteacute de lorganisation du travail le nombre de commandes passeacutees somme des cdes le taux defficaciteacute Nb cds traites nb cdes agrave traiter Evaluation de la performance des fournisseurs pourcentage des livraison reccedilu en retard

Taux de conformiteacutenb cdes compteacuteteacutes

nb commandes Optimisation de conditions de passation de cdes nombrde frs consulteacutes par commade

Taux dimportationachat agrave leacutetranger

total des achats Eviter les ruptures des stocks la freacutequence de rupture de stock

optimisation des conditions de passation des commandes

nombre de fournisseurs moyen consulteacutes par commandes nb consultations nb commandes

bull Clignotants Ce sont des seuils limites des normes(correspondant le plus souvent agrave lrsquoobjectif) 1048707 Pour attirer lrsquoattention des responsables par le fait qursquoilssrsquoallument1048707 Pour teacutemoigner drsquoune anomalie drsquoune deacutegradation ou drsquoun eacutecartpar rapport agrave lrsquoobjectif 1048707 Pour concentrer lrsquoaction sur lrsquourgent et lrsquoessentielbull Ecarts Budgeacutetaires diffeacuterence entre norme et preacutevision

8- Elaboration du tableau de bord Deacutefinir les objectifs de lrsquouniteacuteutilisatrice du tableau de bordRetenir les eacuteleacutements importantspermettant drsquoatteindre lrsquoobjectifinfluenccedilant le reacutesultatRecenser tous les indicateurspossibles et imaginablesTester lrsquoindicateur ou lesindicateurs pour en retenir les pluspertinentsa- Comment deacutefinir les objectifs Les objectifs sont agrave deacutefinir avec le responsableIls porteront sur les reacutesultats attendus de lrsquouniteacute et sur les activiteacutes et lesressources critiques pour atteindre ces objectifsLrsquoobjectif doit ecirctre 1048707 Clairement reacutedigeacute et preacutecis1048707 Quantitatif ou qualitatif1048707 Concreacutetiseacute par une seule action1048707 Reacutealiste reacutealisable et relativement soupleb- Comment retenir les points-cleacutes de gestion 1048707 Identifier les eacuteleacutements relevant du champ drsquoactiviteacute duresponsable conduisant agrave la reacutealisation des objectifs Mission du centre deresponsabiliteacutePoints cleacutes de la gestionParamegravetres exprimant lespoints cleacutesChoix des indicateurs lesplus repreacutesentatifs1048707 Deacutefinir et choisir des critegraveres caracteacuteristiques pour produire unensemble syntheacutetiquec- Comment recenser les indicateurs Sur quoi est-ilinteacuteressant pour Que cherche-t-on agrave

nous de faire le faire dans le champpoint de mesure Que peut-on suivrepour savoir ougrave onest par rapport agravelrsquoobjectif d- Comment choisir les indicateurs Test drsquoindicateurQue peut-on mesurersur la variable dont Comment combineron veut suivre les paramegravetreslrsquoeacutevolution mesurables Suis-je vraimentcapable de fairele point sur lechamp choisi Comment visualiserles indicateurs Il faut mesurerDeacutefinition du champde mesureChoix des objectifsIdentification des variablesChoix des paramegravetresmesurablesSeacutelection desindicateursValidation desindicateurs seacutelectionneacutesElaboration du tableaude borde- Comment Tester un indicateur 1048707 Analyse de sa signification1048707 Eacutetude des actions qursquoil induit1048707 Eacutetude de son eacutequiteacute1048707 Eacutetude de sa fiabiliteacutef- Les qualiteacutes requises pour des indicateurs pertinents Un indicateur doit ecirctre techniquement et conceptuellement apte agrave mesureravec une preacutecision acceptable le pheacutenomegravene quil est censeacute mesurer et demeurerpertinentLes qualiteacutes neacutecessaires pour y parvenir sont de 3 ordres des qualiteacutes dusage nous pourrions dire un ensemble de qualiteacutes de bonsens quil est malheureusement rare de reacuteunir toutes ensemble degraves lors que lechamp agrave instrumenter integravegre des aspects humains des qualiteacutes meacutetrologiques un indicateur est un instrument de mesure il

doit satisfaire aux qualiteacutes requises de tout instrument de mesure des qualiteacutes systeacutemiques lindicateur sinsegravere dans un ensemble visant agraveassurer une conduite dans la bonne direction (celle de la politique deacutefinie)1- Les qualiteacutes dusage 11 Simpliciteacute Il faut donc que les indicateurs soient dinterpreacutetation simple du point devue des acteurs chargeacutes de le produire et responsables de son niveauQuelques recommandations Choisir des uniteacutes naturelles notamment agrave lacteur responsable de sonniveau etou au champ exploreacuteOn peut ecirctre ameneacute agrave instrumenter deux grands types de champs - un champ propre aux activiteacutes opeacuterationnelles concernant le meacutetier delentreprise la qualiteacute de la production loptimisation du processus le bonusage des matiegraveres tous pheacutenomegravenes de nature non financiegravere - un champ proprement financier concernant leacutequilibre eacuteconomique delentreprise la deacutefinition des enjeux pour fixer les prioriteacutes puis appreacutecierlefficaciteacute eacuteconomique des programmes dameacuteliorationPour instrumenter ces champs on peut choisir deux types duniteacutes demesure - des uniteacutes financiegraveres (dh en interne $ au niveau mondial) - des uniteacutes non financiegraveres (tonnes heures) que nous qualifierons enraccourci duniteacutes physiquesLes uniteacutes physiques sont dautant plus naturelles quon est proche duterrain (de latelier) luniteacute financiegravere lest dautant plus quon est proche de ladirection12 RepreacutesentativiteacutePour ecirctre correctement repreacutesentatif de lobjectif dont il mesure laperformance ou de laction agrave piloter le bon indicateur doit rassemblersimultaneacutement 3 qualiteacutes - quantification cest la deacutefinition mecircme dun indicateur- exhaustiviteacute une repreacutesentation complegravete de lobjectif ou de lavancement delaction- objectiviteacute ecirctre exempt de conventions de calcul pouvant faire lobjet dedeacutebatLindicateur ideacuteal de ce point de vue est la valeur afficheacutee en fin de journeacuteesur un compteur eacutelectrique Elle est - quantifiable - exhaustive elle repreacutesente bien la totaliteacute de la consommation eacutelectriquedans le secteur couvert - objective agrave partir du moment ougrave le compteur est correctement eacutetalonneacuteDe tels indicateurs deviennent rares degraves que lon quitte le domaine de latechnique pour mesurer des pheacutenomegravenes emprunts dhumaniteacuteQuelques regravegles geacuteneacuterales de quantification

Chaque fois que cela a un sens et ne preacutesente pas dinconveacutenients il estpreacutefeacuterable de construire les indicateurs de telle faccedilon quils augmentent quand lasituation sameacuteliore Il vaut mieux calculer un taux de qualiteacute quun taux derebut Pourquoi - parce que ce qui monte est jugeacute intuitivement de maniegravere positive- parce que la combinaison dindicateurs entre eux est plus simple et directesi tous les indicateurs constituants sont construits dans le mecircme sens 13 Opeacuterationnaliteacute Un indicateur a vocation agrave orienter laction (indicateurs de performance) ouagrave lajuster (indicateurs de pilotage) Pour cela il faut que linformation quilfournit au moment t1 soit valide au moment ougrave laction sera conduite2- Les qualiteacutes meacutetrologiques Un indicateur est un moyen de mesure Il doit donc satisfaire aux conditionsrequises dun bon instrument de mesure agrave savoir - la justesse cest la capaciteacute agrave donner la valeur vraie (dans unefourchette de preacutecision deacutetermineacutee)- la fideacuteliteacute constance ou reproductibiliteacute cest la capaciteacute de linstrumentagrave donner la mecircme mesure lorsquil est mis dans des situations identiques- la preacutecision cest la fourchette controcircleacutee agrave linteacuterieur de laquelle setrouve la valeur mesureacuteeOn remarquera que la justesse inclut la fideacuteliteacute21 Speacutecificiteacute meacutetrologique des indicateurs Les instruments de mesure courants ont eacuteteacute construits speacutecifiquement pourun usage deacutetermineacute et en fonction de cet usage (le m pour mesurer deslongueurs le m3 des volumes ) et sont donc parfaitement adapteacutes pardeacutefinition agrave ces mesuresOn retrouve cette perfection dans des indicateurs eacuteleacutementaires tels que lenombre de piegraveces produites par une machine munie dun compteurAussi faut-il juger les qualiteacutes de lindicateur en fonction du champ quilpreacutetend eacuteclairer (le point cleacute dont il preacutetend mesurer le degreacute de maicirctrise) et bienavoir en tecircte les hypothegraveses souvent implicites qui garantissent sa validiteacute3 Les qualiteacutes systeacutemiques Les indicateurs ont vocation agrave mesurer la performance (pour les uns) et agravepiloter (pour les autres) Lensemble des indicateurs doit satisfaire 3 qualiteacutesPertinence Des indicateurs pertinents se deacutefinissent en identifiant bienquels sont tous les clients de lentiteacute mise sous controcircleCoheacuterence Cest lassurance quune ameacutelioration constateacutee sur telindicateur contribue bien agrave une ameacutelioration agrave un niveau plus geacuteneacuteralConvergence Cest lassurance quune ameacutelioration constateacutee sur telindicateur ne sest pas faite au deacutetriment de la performance dune autre entiteacute demecircme niveau Les problegravemes de convergence sont freacutequents entre servicesdapprovisionnement et services de production (une minimisation exageacutereacutee desstocks peut entraicircner des difficulteacutes de fonctionnement en production) et entre

services de production et services commerciaux (une personnalisation excessivedes offres peut entraicircner dautres difficulteacutes de production)Une quatriegraveme qualiteacute la synergie est induite par un deacuteveloppementharmonieux de ces trois premiegraveres qualiteacute

9- Lrsquoutilisation drsquoun tableau de bordLes gestionnaires utilisent le TB pour voir comprendre appreacutecier lessituations eacutevaluer limportance des variations et des eacutecarts et en faire le suivilocaliser les problegravemes deacutecider et agir Sils sont fournisseurs drsquoinformation ilsvoudront la contester avec des conditions existantes en deacutegager une perspectivedensemble et y inseacuterer des explications et commentaires avant de le preacutesenteraux destinataires de la reddition de compte

10- planning drsquoeacutetablissement de tableaux de bord 1- Planning Nommer un responsable pour -conceptualisation-animation et suivi2- Mettre les proceacutedures en place-collecte-saisie-mise en forme3- Respecter les calendriers drsquoeacutetablissement et de suivi4- Discuter des reacutesultats en reacuteunion reacuteguliegraverement etsysteacutematiquement5- Actualisation annuelle avec comparatif comptes annuels eteacutetablissement nouveaux budgets

EXEMPLE DrsquoUN TABLEAU DE BORD

LA CONCEPTION DES TABLEAUX DE BORD SERVICESGESTION

1- service gestion a- Mission et attributions Le service gestion des approvisionnements vise agrave mettre agrave la dispositiondes commerciaux les produits dont ils ont besoin selon le niveau de qualiteacuteexigeacute en quantiteacute et en volume requis dans le deacutelai et temps fixeacute le tout aumoindre coucirct possible les responsables de la fonction tentent de reacuteduire les prixdrsquoassurer un approvisionnement continu des marchandises drsquoassurer une qualiteacutereacuteguliegravere et drsquoeacutetablir et de maintenir de bonnes relations avec les fournisseursIls gegraverent donc et neacutegocient les achats de marchandises Ils prennent uncertain nombre de deacutecisions importantes concernant lrsquoaspect qualiteacute les sourcesdrsquoapprovisionnement le prix agrave payer les modes drsquoacquisition les quantiteacutes agraveacheter et le moment de les acqueacuterirPlus globalement ils assurent - la gestion et le suivi des stocks lorganisation et la rationalisation des fluxde stocks A ce titre il doit tout particuliegraverement eacuteviter les ruptures de stocks etveiller agrave la qualiteacute des produits stockeacutes - la gestion des approvisionnements ce qui comprend la planification desapprovisionnements en fonction des demandes clients la passation descommandes aupregraves des fournisseurs et gestion administrative des commandes(facturation gestion dun fichier produits et tarifs etc) En plus ce service srsquooccupe du - le controcircle quantitatif et qualitatif de la livraison- la gestion des litiges avec les fournisseurs- la reacutealisation du planning drsquoapprovisionnement en collaboration avec lechef du deacutepartementb- Les points cleacutes du succegraves Activiteacute et efficaciteacute de lrsquoorganisation du travail lrsquoefficience et laperformance du service gestion La fiabiliteacute des deacutelais fournisseurs la qualiteacute du fournisseur enmatiegravere du respect du deacutelai convenu La qualiteacute des marchandises livreacutes la conformiteacute des articles livreacutesavec ce qui est convenu La minimisation des commandes reliquat le service doit veiller agrave lareacuteduction des commandes passeacutees en urgence

Eviter les ruptures de stock minimiser les ruptures possibles desstocks et veiller agrave la bonne rotation des produits Optimisation des conditions de passation des commandes le coucirct du service gestionc- Choix des indicateurs de performances pour le service Je vais proposer une liste drsquoindicateurs de performance qui ont trait auxdiffeacuterents points cleacutes de succegraves qui concernent la gestion desapprovisionnements en indiquant avec quelle peacuteriodiciteacute ces eacuteleacutements devrontecirctre fournis qui en est responsable et agrave qui ils seront destineacutes1048707 Activiteacute et efficaciteacute de lrsquoorganisation du travail Nombre de commandes stock par approvisionneurNombre de commandes semi-directes par approvisionneurCes deux indices permettent de mesurer lrsquoactiviteacute de chaqueapprovisionneur pour chaque type de commande et de porter un jugement sur laqualiteacute de reacutepartition du travail entre approvisionneur On peut fixer un nombre moyen de commandes passeacutees parapprovisionneur et calculer lrsquoeacutecart des commandes passeacutees par rapport agrave lamoyenne Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe nombre de commandes passeacutees Cet indice est calculeacute en rassemblant le nombre de commandes pendant unedureacutee deacutetermineacutee Il permet aussi de comparer le nombre des commandes passeacutees pour lapeacuteriode par rapport agrave une peacuteriode anteacuterieure et ainsi appreacutecier le deacuteveloppementde lrsquoactiviteacute du service On peut calculer une moyenne et comparer lrsquoeacutecart par rapport agrave lamoyenneDestinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe taux drsquoefficaciteacute Ce ratio est ainsi calculeacute Nombre de demandes drsquoachat traiteacuteesNombre de demandes drsquoachat agrave traiterIl mesure lrsquoefficaciteacute de lrsquoorganisation du travail administratifDestinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe temps moyen de passation drsquoune commande Cet indice permet drsquoappreacutecier le deacutelai de traitement drsquoune commande de lademande drsquoachat agrave lrsquoenvoi au fournisseur

Le temps moyen peut ecirctre calculeacute en divisant le temps de passation detoutes les commandes du mois par le nombre de commandes du mois pourchaque approvisionneur Cet indice calculeacute par commande permet de juger la qualiteacute du service Il permet de suivre la performance de chaque approvisionneur et sondeacuteveloppement dans le poste Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 La fiabiliteacute des deacutelais fournisseurs Ecart deacutelai fournisseur observeacute et deacutelai annonceacute Cet indice permet de mesurer lrsquoeacutecart existant entre le deacutelai annonceacute par lefournisseur et le deacutelai reacuteel de livraison Il est calculeacute pour chaque fournisseur et chaque type de commande ilpermet de mesurer la conformiteacute des livraisons avec les deacutelais annonceacutes Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisPourcentage des livraisons reccedilues en retard Il srsquoagit de calculer le pourcentage des livraisons retardeacutees par rapportaux livraisons totales du mois Il permet drsquoeacutevaluer le reacuteseau fournisseurs delrsquoentreprise en fonction de leur performance en matiegravere de respect des deacutelais Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 La qualiteacute des marchandises livreacutes Le nombre de fiches de reacuteclamation remplies Pour la peacuteriode on calcule la somme des fiches de reacuteclamation envoyeacuteesaux fournisseurs pour non conformiteacute il serait plus inteacuteressant de calculer pourchaque fournisseur le nombre fiches de reacuteclamation remplies ou le nombre defois ougrave il y a retour de marchandise Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois des commandes complegravetes Il mesure la conformiteacute des livraisons avec les quantiteacutes commandeacutees il estcalculeacute ainsi Nombre des commandes complegravetesNombre de commandesIl est calculeacute pour chaque fournisseur Destinataire Chef du service

Responsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 La minimisation des commandes reliquat Pourcentage des demandes drsquoachat reliquat Il srsquoagit de deacuteterminer combien repreacutesentent les commandes reliquat de lasomme des commandes passeacutees du mois La commande reliquat constate une rupture de stock pour les articles yfigurant Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 Eviter les ruptures de stock La freacutequence de rupture de stock La freacutequence de rupture de stock est obtenue agrave partir du compteur de cas derupture et du nombre des commandes reliquat deacuteclencheacutes depuis le deacutebut dumoisElle peut ecirctre eacuteventuellement compareacutee agrave une freacutequence maximale fixeacuteeinitialement Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe taux de rupture de stock Le taux de rupture des stocks doit ecirctre connu par article par cateacutegorie etpour lrsquoensemble de la collection Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 Optimisation des conditions de passation des commandes Nombre de fournisseurs moyen consulteacutes par commande Nombre de consultations de la peacuteriode le nombre des commandes Plus ce nombre est eacuteleveacute plus on a une multitude de choix et on est assureacutedrsquoavoir fait le bon choix du fournisseur Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe nombre moyen drsquoachats deacutejagrave neacutegocieacutes Crsquoest le nombre des achats deacutejagrave neacutegocieacutes diviseacute par le nombre descommandes de la peacuteriode Cet indice est un pourcentage qui deacutetermine le niveau de consultationseffectueacutees par le service gestion

Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe taux drsquoimportation Les achats agrave lrsquoeacutetrangerLe total des achatsIl permet de connaicirctre la part des importations dans les achats et de suivre Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe pourcentage des achats par origine Lrsquoorigine des produits est importante ( nationale europeacuteennehellip) lesservices gestion des approvisionnements doivent disposer des moyens beaucoupplus importants pour seacutelectionner et neacutegocier avec les fournisseurs eacutetrangersLe coucirct de commande aux fournisseurs eacutetrangers est donc beaucoup pluseacuteleveacute Par ailleurs ces responsables font peser du fait de la monnaie defacturation choisie un eacuteventuel risque de change dont le coucirct de couverturepeut ecirctre oneacutereux Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Moisles achats par fournisseur Cet indice permet de connaicirctre les fournisseurs habituels de lrsquoentrepriseLes achats par fournisseur ne concerne eacuteventuellement que les fournisseursprincipaux On peut calculer un autre ratio Achats actuel par fournisseur Achats t-1Cet indice permet de comparer le montant des achats faits agrave un fournisseursur la peacuteriode actuelle et de ce montant sur les mecircmes peacuteriodes lrsquoan passeacute Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 le coucirct du service gestion Pourcentage des charges de la fonction par rapport aux chargesglobales Il srsquoagit de mesurer lrsquoimportance des charges du service gestion par rapportaux charges de la socieacuteteacute Cet indice permet de comparer les charges supporteacutees par chaquedeacutepartement Destinataire directeur financierResponsable Chef du servicePeacuteriodiciteacute Ans

d- Tableau de bord

Socieacuteteacute LE MONDE DU JARDIN Fonction Approvisionnement Responsable Chef du Service gestion

TABLEAU DE BORD DU MOIS xxxxxxx 2010

INDICATEURS DE GESTION Contenudeacutetail calcul Preacutevisions Reacutealiseacute Ecart Commentaire

Activiteacute et efficaciteacute de lorganisation du travail le nombre de commandes passeacutees somme des cdes le taux defficaciteacute Nb cds traites nb cdes agrave traiter Evaluation de la performance des fournisseurs pourcentage des livraison reccedilu en retard

Taux de conformiteacutenb cdes compteacuteteacutes

nb commandes Optimisation de conditions de passation de cdes nombrde frs consulteacutes par commade

Taux dimportationachat agrave leacutetranger

total des achats Eviter les ruptures des stocks la freacutequence de rupture de stock

optimisation des conditions de passation des commandes

nombre de fournisseurs moyen consulteacutes par commandes nb consultations nb commandes

nous de faire le faire dans le champpoint de mesure Que peut-on suivrepour savoir ougrave onest par rapport agravelrsquoobjectif d- Comment choisir les indicateurs Test drsquoindicateurQue peut-on mesurersur la variable dont Comment combineron veut suivre les paramegravetreslrsquoeacutevolution mesurables Suis-je vraimentcapable de fairele point sur lechamp choisi Comment visualiserles indicateurs Il faut mesurerDeacutefinition du champde mesureChoix des objectifsIdentification des variablesChoix des paramegravetresmesurablesSeacutelection desindicateursValidation desindicateurs seacutelectionneacutesElaboration du tableaude borde- Comment Tester un indicateur 1048707 Analyse de sa signification1048707 Eacutetude des actions qursquoil induit1048707 Eacutetude de son eacutequiteacute1048707 Eacutetude de sa fiabiliteacutef- Les qualiteacutes requises pour des indicateurs pertinents Un indicateur doit ecirctre techniquement et conceptuellement apte agrave mesureravec une preacutecision acceptable le pheacutenomegravene quil est censeacute mesurer et demeurerpertinentLes qualiteacutes neacutecessaires pour y parvenir sont de 3 ordres des qualiteacutes dusage nous pourrions dire un ensemble de qualiteacutes de bonsens quil est malheureusement rare de reacuteunir toutes ensemble degraves lors que lechamp agrave instrumenter integravegre des aspects humains des qualiteacutes meacutetrologiques un indicateur est un instrument de mesure il

doit satisfaire aux qualiteacutes requises de tout instrument de mesure des qualiteacutes systeacutemiques lindicateur sinsegravere dans un ensemble visant agraveassurer une conduite dans la bonne direction (celle de la politique deacutefinie)1- Les qualiteacutes dusage 11 Simpliciteacute Il faut donc que les indicateurs soient dinterpreacutetation simple du point devue des acteurs chargeacutes de le produire et responsables de son niveauQuelques recommandations Choisir des uniteacutes naturelles notamment agrave lacteur responsable de sonniveau etou au champ exploreacuteOn peut ecirctre ameneacute agrave instrumenter deux grands types de champs - un champ propre aux activiteacutes opeacuterationnelles concernant le meacutetier delentreprise la qualiteacute de la production loptimisation du processus le bonusage des matiegraveres tous pheacutenomegravenes de nature non financiegravere - un champ proprement financier concernant leacutequilibre eacuteconomique delentreprise la deacutefinition des enjeux pour fixer les prioriteacutes puis appreacutecierlefficaciteacute eacuteconomique des programmes dameacuteliorationPour instrumenter ces champs on peut choisir deux types duniteacutes demesure - des uniteacutes financiegraveres (dh en interne $ au niveau mondial) - des uniteacutes non financiegraveres (tonnes heures) que nous qualifierons enraccourci duniteacutes physiquesLes uniteacutes physiques sont dautant plus naturelles quon est proche duterrain (de latelier) luniteacute financiegravere lest dautant plus quon est proche de ladirection12 RepreacutesentativiteacutePour ecirctre correctement repreacutesentatif de lobjectif dont il mesure laperformance ou de laction agrave piloter le bon indicateur doit rassemblersimultaneacutement 3 qualiteacutes - quantification cest la deacutefinition mecircme dun indicateur- exhaustiviteacute une repreacutesentation complegravete de lobjectif ou de lavancement delaction- objectiviteacute ecirctre exempt de conventions de calcul pouvant faire lobjet dedeacutebatLindicateur ideacuteal de ce point de vue est la valeur afficheacutee en fin de journeacuteesur un compteur eacutelectrique Elle est - quantifiable - exhaustive elle repreacutesente bien la totaliteacute de la consommation eacutelectriquedans le secteur couvert - objective agrave partir du moment ougrave le compteur est correctement eacutetalonneacuteDe tels indicateurs deviennent rares degraves que lon quitte le domaine de latechnique pour mesurer des pheacutenomegravenes emprunts dhumaniteacuteQuelques regravegles geacuteneacuterales de quantification

Chaque fois que cela a un sens et ne preacutesente pas dinconveacutenients il estpreacutefeacuterable de construire les indicateurs de telle faccedilon quils augmentent quand lasituation sameacuteliore Il vaut mieux calculer un taux de qualiteacute quun taux derebut Pourquoi - parce que ce qui monte est jugeacute intuitivement de maniegravere positive- parce que la combinaison dindicateurs entre eux est plus simple et directesi tous les indicateurs constituants sont construits dans le mecircme sens 13 Opeacuterationnaliteacute Un indicateur a vocation agrave orienter laction (indicateurs de performance) ouagrave lajuster (indicateurs de pilotage) Pour cela il faut que linformation quilfournit au moment t1 soit valide au moment ougrave laction sera conduite2- Les qualiteacutes meacutetrologiques Un indicateur est un moyen de mesure Il doit donc satisfaire aux conditionsrequises dun bon instrument de mesure agrave savoir - la justesse cest la capaciteacute agrave donner la valeur vraie (dans unefourchette de preacutecision deacutetermineacutee)- la fideacuteliteacute constance ou reproductibiliteacute cest la capaciteacute de linstrumentagrave donner la mecircme mesure lorsquil est mis dans des situations identiques- la preacutecision cest la fourchette controcircleacutee agrave linteacuterieur de laquelle setrouve la valeur mesureacuteeOn remarquera que la justesse inclut la fideacuteliteacute21 Speacutecificiteacute meacutetrologique des indicateurs Les instruments de mesure courants ont eacuteteacute construits speacutecifiquement pourun usage deacutetermineacute et en fonction de cet usage (le m pour mesurer deslongueurs le m3 des volumes ) et sont donc parfaitement adapteacutes pardeacutefinition agrave ces mesuresOn retrouve cette perfection dans des indicateurs eacuteleacutementaires tels que lenombre de piegraveces produites par une machine munie dun compteurAussi faut-il juger les qualiteacutes de lindicateur en fonction du champ quilpreacutetend eacuteclairer (le point cleacute dont il preacutetend mesurer le degreacute de maicirctrise) et bienavoir en tecircte les hypothegraveses souvent implicites qui garantissent sa validiteacute3 Les qualiteacutes systeacutemiques Les indicateurs ont vocation agrave mesurer la performance (pour les uns) et agravepiloter (pour les autres) Lensemble des indicateurs doit satisfaire 3 qualiteacutesPertinence Des indicateurs pertinents se deacutefinissent en identifiant bienquels sont tous les clients de lentiteacute mise sous controcircleCoheacuterence Cest lassurance quune ameacutelioration constateacutee sur telindicateur contribue bien agrave une ameacutelioration agrave un niveau plus geacuteneacuteralConvergence Cest lassurance quune ameacutelioration constateacutee sur telindicateur ne sest pas faite au deacutetriment de la performance dune autre entiteacute demecircme niveau Les problegravemes de convergence sont freacutequents entre servicesdapprovisionnement et services de production (une minimisation exageacutereacutee desstocks peut entraicircner des difficulteacutes de fonctionnement en production) et entre

services de production et services commerciaux (une personnalisation excessivedes offres peut entraicircner dautres difficulteacutes de production)Une quatriegraveme qualiteacute la synergie est induite par un deacuteveloppementharmonieux de ces trois premiegraveres qualiteacute

9- Lrsquoutilisation drsquoun tableau de bordLes gestionnaires utilisent le TB pour voir comprendre appreacutecier lessituations eacutevaluer limportance des variations et des eacutecarts et en faire le suivilocaliser les problegravemes deacutecider et agir Sils sont fournisseurs drsquoinformation ilsvoudront la contester avec des conditions existantes en deacutegager une perspectivedensemble et y inseacuterer des explications et commentaires avant de le preacutesenteraux destinataires de la reddition de compte

10- planning drsquoeacutetablissement de tableaux de bord 1- Planning Nommer un responsable pour -conceptualisation-animation et suivi2- Mettre les proceacutedures en place-collecte-saisie-mise en forme3- Respecter les calendriers drsquoeacutetablissement et de suivi4- Discuter des reacutesultats en reacuteunion reacuteguliegraverement etsysteacutematiquement5- Actualisation annuelle avec comparatif comptes annuels eteacutetablissement nouveaux budgets

EXEMPLE DrsquoUN TABLEAU DE BORD

LA CONCEPTION DES TABLEAUX DE BORD SERVICESGESTION

1- service gestion a- Mission et attributions Le service gestion des approvisionnements vise agrave mettre agrave la dispositiondes commerciaux les produits dont ils ont besoin selon le niveau de qualiteacuteexigeacute en quantiteacute et en volume requis dans le deacutelai et temps fixeacute le tout aumoindre coucirct possible les responsables de la fonction tentent de reacuteduire les prixdrsquoassurer un approvisionnement continu des marchandises drsquoassurer une qualiteacutereacuteguliegravere et drsquoeacutetablir et de maintenir de bonnes relations avec les fournisseursIls gegraverent donc et neacutegocient les achats de marchandises Ils prennent uncertain nombre de deacutecisions importantes concernant lrsquoaspect qualiteacute les sourcesdrsquoapprovisionnement le prix agrave payer les modes drsquoacquisition les quantiteacutes agraveacheter et le moment de les acqueacuterirPlus globalement ils assurent - la gestion et le suivi des stocks lorganisation et la rationalisation des fluxde stocks A ce titre il doit tout particuliegraverement eacuteviter les ruptures de stocks etveiller agrave la qualiteacute des produits stockeacutes - la gestion des approvisionnements ce qui comprend la planification desapprovisionnements en fonction des demandes clients la passation descommandes aupregraves des fournisseurs et gestion administrative des commandes(facturation gestion dun fichier produits et tarifs etc) En plus ce service srsquooccupe du - le controcircle quantitatif et qualitatif de la livraison- la gestion des litiges avec les fournisseurs- la reacutealisation du planning drsquoapprovisionnement en collaboration avec lechef du deacutepartementb- Les points cleacutes du succegraves Activiteacute et efficaciteacute de lrsquoorganisation du travail lrsquoefficience et laperformance du service gestion La fiabiliteacute des deacutelais fournisseurs la qualiteacute du fournisseur enmatiegravere du respect du deacutelai convenu La qualiteacute des marchandises livreacutes la conformiteacute des articles livreacutesavec ce qui est convenu La minimisation des commandes reliquat le service doit veiller agrave lareacuteduction des commandes passeacutees en urgence

Eviter les ruptures de stock minimiser les ruptures possibles desstocks et veiller agrave la bonne rotation des produits Optimisation des conditions de passation des commandes le coucirct du service gestionc- Choix des indicateurs de performances pour le service Je vais proposer une liste drsquoindicateurs de performance qui ont trait auxdiffeacuterents points cleacutes de succegraves qui concernent la gestion desapprovisionnements en indiquant avec quelle peacuteriodiciteacute ces eacuteleacutements devrontecirctre fournis qui en est responsable et agrave qui ils seront destineacutes1048707 Activiteacute et efficaciteacute de lrsquoorganisation du travail Nombre de commandes stock par approvisionneurNombre de commandes semi-directes par approvisionneurCes deux indices permettent de mesurer lrsquoactiviteacute de chaqueapprovisionneur pour chaque type de commande et de porter un jugement sur laqualiteacute de reacutepartition du travail entre approvisionneur On peut fixer un nombre moyen de commandes passeacutees parapprovisionneur et calculer lrsquoeacutecart des commandes passeacutees par rapport agrave lamoyenne Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe nombre de commandes passeacutees Cet indice est calculeacute en rassemblant le nombre de commandes pendant unedureacutee deacutetermineacutee Il permet aussi de comparer le nombre des commandes passeacutees pour lapeacuteriode par rapport agrave une peacuteriode anteacuterieure et ainsi appreacutecier le deacuteveloppementde lrsquoactiviteacute du service On peut calculer une moyenne et comparer lrsquoeacutecart par rapport agrave lamoyenneDestinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe taux drsquoefficaciteacute Ce ratio est ainsi calculeacute Nombre de demandes drsquoachat traiteacuteesNombre de demandes drsquoachat agrave traiterIl mesure lrsquoefficaciteacute de lrsquoorganisation du travail administratifDestinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe temps moyen de passation drsquoune commande Cet indice permet drsquoappreacutecier le deacutelai de traitement drsquoune commande de lademande drsquoachat agrave lrsquoenvoi au fournisseur

Le temps moyen peut ecirctre calculeacute en divisant le temps de passation detoutes les commandes du mois par le nombre de commandes du mois pourchaque approvisionneur Cet indice calculeacute par commande permet de juger la qualiteacute du service Il permet de suivre la performance de chaque approvisionneur et sondeacuteveloppement dans le poste Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 La fiabiliteacute des deacutelais fournisseurs Ecart deacutelai fournisseur observeacute et deacutelai annonceacute Cet indice permet de mesurer lrsquoeacutecart existant entre le deacutelai annonceacute par lefournisseur et le deacutelai reacuteel de livraison Il est calculeacute pour chaque fournisseur et chaque type de commande ilpermet de mesurer la conformiteacute des livraisons avec les deacutelais annonceacutes Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisPourcentage des livraisons reccedilues en retard Il srsquoagit de calculer le pourcentage des livraisons retardeacutees par rapportaux livraisons totales du mois Il permet drsquoeacutevaluer le reacuteseau fournisseurs delrsquoentreprise en fonction de leur performance en matiegravere de respect des deacutelais Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 La qualiteacute des marchandises livreacutes Le nombre de fiches de reacuteclamation remplies Pour la peacuteriode on calcule la somme des fiches de reacuteclamation envoyeacuteesaux fournisseurs pour non conformiteacute il serait plus inteacuteressant de calculer pourchaque fournisseur le nombre fiches de reacuteclamation remplies ou le nombre defois ougrave il y a retour de marchandise Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois des commandes complegravetes Il mesure la conformiteacute des livraisons avec les quantiteacutes commandeacutees il estcalculeacute ainsi Nombre des commandes complegravetesNombre de commandesIl est calculeacute pour chaque fournisseur Destinataire Chef du service

Responsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 La minimisation des commandes reliquat Pourcentage des demandes drsquoachat reliquat Il srsquoagit de deacuteterminer combien repreacutesentent les commandes reliquat de lasomme des commandes passeacutees du mois La commande reliquat constate une rupture de stock pour les articles yfigurant Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 Eviter les ruptures de stock La freacutequence de rupture de stock La freacutequence de rupture de stock est obtenue agrave partir du compteur de cas derupture et du nombre des commandes reliquat deacuteclencheacutes depuis le deacutebut dumoisElle peut ecirctre eacuteventuellement compareacutee agrave une freacutequence maximale fixeacuteeinitialement Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe taux de rupture de stock Le taux de rupture des stocks doit ecirctre connu par article par cateacutegorie etpour lrsquoensemble de la collection Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 Optimisation des conditions de passation des commandes Nombre de fournisseurs moyen consulteacutes par commande Nombre de consultations de la peacuteriode le nombre des commandes Plus ce nombre est eacuteleveacute plus on a une multitude de choix et on est assureacutedrsquoavoir fait le bon choix du fournisseur Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe nombre moyen drsquoachats deacutejagrave neacutegocieacutes Crsquoest le nombre des achats deacutejagrave neacutegocieacutes diviseacute par le nombre descommandes de la peacuteriode Cet indice est un pourcentage qui deacutetermine le niveau de consultationseffectueacutees par le service gestion

Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe taux drsquoimportation Les achats agrave lrsquoeacutetrangerLe total des achatsIl permet de connaicirctre la part des importations dans les achats et de suivre Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe pourcentage des achats par origine Lrsquoorigine des produits est importante ( nationale europeacuteennehellip) lesservices gestion des approvisionnements doivent disposer des moyens beaucoupplus importants pour seacutelectionner et neacutegocier avec les fournisseurs eacutetrangersLe coucirct de commande aux fournisseurs eacutetrangers est donc beaucoup pluseacuteleveacute Par ailleurs ces responsables font peser du fait de la monnaie defacturation choisie un eacuteventuel risque de change dont le coucirct de couverturepeut ecirctre oneacutereux Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Moisles achats par fournisseur Cet indice permet de connaicirctre les fournisseurs habituels de lrsquoentrepriseLes achats par fournisseur ne concerne eacuteventuellement que les fournisseursprincipaux On peut calculer un autre ratio Achats actuel par fournisseur Achats t-1Cet indice permet de comparer le montant des achats faits agrave un fournisseursur la peacuteriode actuelle et de ce montant sur les mecircmes peacuteriodes lrsquoan passeacute Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 le coucirct du service gestion Pourcentage des charges de la fonction par rapport aux chargesglobales Il srsquoagit de mesurer lrsquoimportance des charges du service gestion par rapportaux charges de la socieacuteteacute Cet indice permet de comparer les charges supporteacutees par chaquedeacutepartement Destinataire directeur financierResponsable Chef du servicePeacuteriodiciteacute Ans

d- Tableau de bord

Socieacuteteacute LE MONDE DU JARDIN Fonction Approvisionnement Responsable Chef du Service gestion

TABLEAU DE BORD DU MOIS xxxxxxx 2010

INDICATEURS DE GESTION Contenudeacutetail calcul Preacutevisions Reacutealiseacute Ecart Commentaire

Activiteacute et efficaciteacute de lorganisation du travail le nombre de commandes passeacutees somme des cdes le taux defficaciteacute Nb cds traites nb cdes agrave traiter Evaluation de la performance des fournisseurs pourcentage des livraison reccedilu en retard

Taux de conformiteacutenb cdes compteacuteteacutes

nb commandes Optimisation de conditions de passation de cdes nombrde frs consulteacutes par commade

Taux dimportationachat agrave leacutetranger

total des achats Eviter les ruptures des stocks la freacutequence de rupture de stock

optimisation des conditions de passation des commandes

nombre de fournisseurs moyen consulteacutes par commandes nb consultations nb commandes

doit satisfaire aux qualiteacutes requises de tout instrument de mesure des qualiteacutes systeacutemiques lindicateur sinsegravere dans un ensemble visant agraveassurer une conduite dans la bonne direction (celle de la politique deacutefinie)1- Les qualiteacutes dusage 11 Simpliciteacute Il faut donc que les indicateurs soient dinterpreacutetation simple du point devue des acteurs chargeacutes de le produire et responsables de son niveauQuelques recommandations Choisir des uniteacutes naturelles notamment agrave lacteur responsable de sonniveau etou au champ exploreacuteOn peut ecirctre ameneacute agrave instrumenter deux grands types de champs - un champ propre aux activiteacutes opeacuterationnelles concernant le meacutetier delentreprise la qualiteacute de la production loptimisation du processus le bonusage des matiegraveres tous pheacutenomegravenes de nature non financiegravere - un champ proprement financier concernant leacutequilibre eacuteconomique delentreprise la deacutefinition des enjeux pour fixer les prioriteacutes puis appreacutecierlefficaciteacute eacuteconomique des programmes dameacuteliorationPour instrumenter ces champs on peut choisir deux types duniteacutes demesure - des uniteacutes financiegraveres (dh en interne $ au niveau mondial) - des uniteacutes non financiegraveres (tonnes heures) que nous qualifierons enraccourci duniteacutes physiquesLes uniteacutes physiques sont dautant plus naturelles quon est proche duterrain (de latelier) luniteacute financiegravere lest dautant plus quon est proche de ladirection12 RepreacutesentativiteacutePour ecirctre correctement repreacutesentatif de lobjectif dont il mesure laperformance ou de laction agrave piloter le bon indicateur doit rassemblersimultaneacutement 3 qualiteacutes - quantification cest la deacutefinition mecircme dun indicateur- exhaustiviteacute une repreacutesentation complegravete de lobjectif ou de lavancement delaction- objectiviteacute ecirctre exempt de conventions de calcul pouvant faire lobjet dedeacutebatLindicateur ideacuteal de ce point de vue est la valeur afficheacutee en fin de journeacuteesur un compteur eacutelectrique Elle est - quantifiable - exhaustive elle repreacutesente bien la totaliteacute de la consommation eacutelectriquedans le secteur couvert - objective agrave partir du moment ougrave le compteur est correctement eacutetalonneacuteDe tels indicateurs deviennent rares degraves que lon quitte le domaine de latechnique pour mesurer des pheacutenomegravenes emprunts dhumaniteacuteQuelques regravegles geacuteneacuterales de quantification

Chaque fois que cela a un sens et ne preacutesente pas dinconveacutenients il estpreacutefeacuterable de construire les indicateurs de telle faccedilon quils augmentent quand lasituation sameacuteliore Il vaut mieux calculer un taux de qualiteacute quun taux derebut Pourquoi - parce que ce qui monte est jugeacute intuitivement de maniegravere positive- parce que la combinaison dindicateurs entre eux est plus simple et directesi tous les indicateurs constituants sont construits dans le mecircme sens 13 Opeacuterationnaliteacute Un indicateur a vocation agrave orienter laction (indicateurs de performance) ouagrave lajuster (indicateurs de pilotage) Pour cela il faut que linformation quilfournit au moment t1 soit valide au moment ougrave laction sera conduite2- Les qualiteacutes meacutetrologiques Un indicateur est un moyen de mesure Il doit donc satisfaire aux conditionsrequises dun bon instrument de mesure agrave savoir - la justesse cest la capaciteacute agrave donner la valeur vraie (dans unefourchette de preacutecision deacutetermineacutee)- la fideacuteliteacute constance ou reproductibiliteacute cest la capaciteacute de linstrumentagrave donner la mecircme mesure lorsquil est mis dans des situations identiques- la preacutecision cest la fourchette controcircleacutee agrave linteacuterieur de laquelle setrouve la valeur mesureacuteeOn remarquera que la justesse inclut la fideacuteliteacute21 Speacutecificiteacute meacutetrologique des indicateurs Les instruments de mesure courants ont eacuteteacute construits speacutecifiquement pourun usage deacutetermineacute et en fonction de cet usage (le m pour mesurer deslongueurs le m3 des volumes ) et sont donc parfaitement adapteacutes pardeacutefinition agrave ces mesuresOn retrouve cette perfection dans des indicateurs eacuteleacutementaires tels que lenombre de piegraveces produites par une machine munie dun compteurAussi faut-il juger les qualiteacutes de lindicateur en fonction du champ quilpreacutetend eacuteclairer (le point cleacute dont il preacutetend mesurer le degreacute de maicirctrise) et bienavoir en tecircte les hypothegraveses souvent implicites qui garantissent sa validiteacute3 Les qualiteacutes systeacutemiques Les indicateurs ont vocation agrave mesurer la performance (pour les uns) et agravepiloter (pour les autres) Lensemble des indicateurs doit satisfaire 3 qualiteacutesPertinence Des indicateurs pertinents se deacutefinissent en identifiant bienquels sont tous les clients de lentiteacute mise sous controcircleCoheacuterence Cest lassurance quune ameacutelioration constateacutee sur telindicateur contribue bien agrave une ameacutelioration agrave un niveau plus geacuteneacuteralConvergence Cest lassurance quune ameacutelioration constateacutee sur telindicateur ne sest pas faite au deacutetriment de la performance dune autre entiteacute demecircme niveau Les problegravemes de convergence sont freacutequents entre servicesdapprovisionnement et services de production (une minimisation exageacutereacutee desstocks peut entraicircner des difficulteacutes de fonctionnement en production) et entre

services de production et services commerciaux (une personnalisation excessivedes offres peut entraicircner dautres difficulteacutes de production)Une quatriegraveme qualiteacute la synergie est induite par un deacuteveloppementharmonieux de ces trois premiegraveres qualiteacute

9- Lrsquoutilisation drsquoun tableau de bordLes gestionnaires utilisent le TB pour voir comprendre appreacutecier lessituations eacutevaluer limportance des variations et des eacutecarts et en faire le suivilocaliser les problegravemes deacutecider et agir Sils sont fournisseurs drsquoinformation ilsvoudront la contester avec des conditions existantes en deacutegager une perspectivedensemble et y inseacuterer des explications et commentaires avant de le preacutesenteraux destinataires de la reddition de compte

10- planning drsquoeacutetablissement de tableaux de bord 1- Planning Nommer un responsable pour -conceptualisation-animation et suivi2- Mettre les proceacutedures en place-collecte-saisie-mise en forme3- Respecter les calendriers drsquoeacutetablissement et de suivi4- Discuter des reacutesultats en reacuteunion reacuteguliegraverement etsysteacutematiquement5- Actualisation annuelle avec comparatif comptes annuels eteacutetablissement nouveaux budgets

EXEMPLE DrsquoUN TABLEAU DE BORD

LA CONCEPTION DES TABLEAUX DE BORD SERVICESGESTION

1- service gestion a- Mission et attributions Le service gestion des approvisionnements vise agrave mettre agrave la dispositiondes commerciaux les produits dont ils ont besoin selon le niveau de qualiteacuteexigeacute en quantiteacute et en volume requis dans le deacutelai et temps fixeacute le tout aumoindre coucirct possible les responsables de la fonction tentent de reacuteduire les prixdrsquoassurer un approvisionnement continu des marchandises drsquoassurer une qualiteacutereacuteguliegravere et drsquoeacutetablir et de maintenir de bonnes relations avec les fournisseursIls gegraverent donc et neacutegocient les achats de marchandises Ils prennent uncertain nombre de deacutecisions importantes concernant lrsquoaspect qualiteacute les sourcesdrsquoapprovisionnement le prix agrave payer les modes drsquoacquisition les quantiteacutes agraveacheter et le moment de les acqueacuterirPlus globalement ils assurent - la gestion et le suivi des stocks lorganisation et la rationalisation des fluxde stocks A ce titre il doit tout particuliegraverement eacuteviter les ruptures de stocks etveiller agrave la qualiteacute des produits stockeacutes - la gestion des approvisionnements ce qui comprend la planification desapprovisionnements en fonction des demandes clients la passation descommandes aupregraves des fournisseurs et gestion administrative des commandes(facturation gestion dun fichier produits et tarifs etc) En plus ce service srsquooccupe du - le controcircle quantitatif et qualitatif de la livraison- la gestion des litiges avec les fournisseurs- la reacutealisation du planning drsquoapprovisionnement en collaboration avec lechef du deacutepartementb- Les points cleacutes du succegraves Activiteacute et efficaciteacute de lrsquoorganisation du travail lrsquoefficience et laperformance du service gestion La fiabiliteacute des deacutelais fournisseurs la qualiteacute du fournisseur enmatiegravere du respect du deacutelai convenu La qualiteacute des marchandises livreacutes la conformiteacute des articles livreacutesavec ce qui est convenu La minimisation des commandes reliquat le service doit veiller agrave lareacuteduction des commandes passeacutees en urgence

Eviter les ruptures de stock minimiser les ruptures possibles desstocks et veiller agrave la bonne rotation des produits Optimisation des conditions de passation des commandes le coucirct du service gestionc- Choix des indicateurs de performances pour le service Je vais proposer une liste drsquoindicateurs de performance qui ont trait auxdiffeacuterents points cleacutes de succegraves qui concernent la gestion desapprovisionnements en indiquant avec quelle peacuteriodiciteacute ces eacuteleacutements devrontecirctre fournis qui en est responsable et agrave qui ils seront destineacutes1048707 Activiteacute et efficaciteacute de lrsquoorganisation du travail Nombre de commandes stock par approvisionneurNombre de commandes semi-directes par approvisionneurCes deux indices permettent de mesurer lrsquoactiviteacute de chaqueapprovisionneur pour chaque type de commande et de porter un jugement sur laqualiteacute de reacutepartition du travail entre approvisionneur On peut fixer un nombre moyen de commandes passeacutees parapprovisionneur et calculer lrsquoeacutecart des commandes passeacutees par rapport agrave lamoyenne Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe nombre de commandes passeacutees Cet indice est calculeacute en rassemblant le nombre de commandes pendant unedureacutee deacutetermineacutee Il permet aussi de comparer le nombre des commandes passeacutees pour lapeacuteriode par rapport agrave une peacuteriode anteacuterieure et ainsi appreacutecier le deacuteveloppementde lrsquoactiviteacute du service On peut calculer une moyenne et comparer lrsquoeacutecart par rapport agrave lamoyenneDestinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe taux drsquoefficaciteacute Ce ratio est ainsi calculeacute Nombre de demandes drsquoachat traiteacuteesNombre de demandes drsquoachat agrave traiterIl mesure lrsquoefficaciteacute de lrsquoorganisation du travail administratifDestinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe temps moyen de passation drsquoune commande Cet indice permet drsquoappreacutecier le deacutelai de traitement drsquoune commande de lademande drsquoachat agrave lrsquoenvoi au fournisseur

Le temps moyen peut ecirctre calculeacute en divisant le temps de passation detoutes les commandes du mois par le nombre de commandes du mois pourchaque approvisionneur Cet indice calculeacute par commande permet de juger la qualiteacute du service Il permet de suivre la performance de chaque approvisionneur et sondeacuteveloppement dans le poste Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 La fiabiliteacute des deacutelais fournisseurs Ecart deacutelai fournisseur observeacute et deacutelai annonceacute Cet indice permet de mesurer lrsquoeacutecart existant entre le deacutelai annonceacute par lefournisseur et le deacutelai reacuteel de livraison Il est calculeacute pour chaque fournisseur et chaque type de commande ilpermet de mesurer la conformiteacute des livraisons avec les deacutelais annonceacutes Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisPourcentage des livraisons reccedilues en retard Il srsquoagit de calculer le pourcentage des livraisons retardeacutees par rapportaux livraisons totales du mois Il permet drsquoeacutevaluer le reacuteseau fournisseurs delrsquoentreprise en fonction de leur performance en matiegravere de respect des deacutelais Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 La qualiteacute des marchandises livreacutes Le nombre de fiches de reacuteclamation remplies Pour la peacuteriode on calcule la somme des fiches de reacuteclamation envoyeacuteesaux fournisseurs pour non conformiteacute il serait plus inteacuteressant de calculer pourchaque fournisseur le nombre fiches de reacuteclamation remplies ou le nombre defois ougrave il y a retour de marchandise Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois des commandes complegravetes Il mesure la conformiteacute des livraisons avec les quantiteacutes commandeacutees il estcalculeacute ainsi Nombre des commandes complegravetesNombre de commandesIl est calculeacute pour chaque fournisseur Destinataire Chef du service

Responsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 La minimisation des commandes reliquat Pourcentage des demandes drsquoachat reliquat Il srsquoagit de deacuteterminer combien repreacutesentent les commandes reliquat de lasomme des commandes passeacutees du mois La commande reliquat constate une rupture de stock pour les articles yfigurant Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 Eviter les ruptures de stock La freacutequence de rupture de stock La freacutequence de rupture de stock est obtenue agrave partir du compteur de cas derupture et du nombre des commandes reliquat deacuteclencheacutes depuis le deacutebut dumoisElle peut ecirctre eacuteventuellement compareacutee agrave une freacutequence maximale fixeacuteeinitialement Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe taux de rupture de stock Le taux de rupture des stocks doit ecirctre connu par article par cateacutegorie etpour lrsquoensemble de la collection Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 Optimisation des conditions de passation des commandes Nombre de fournisseurs moyen consulteacutes par commande Nombre de consultations de la peacuteriode le nombre des commandes Plus ce nombre est eacuteleveacute plus on a une multitude de choix et on est assureacutedrsquoavoir fait le bon choix du fournisseur Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe nombre moyen drsquoachats deacutejagrave neacutegocieacutes Crsquoest le nombre des achats deacutejagrave neacutegocieacutes diviseacute par le nombre descommandes de la peacuteriode Cet indice est un pourcentage qui deacutetermine le niveau de consultationseffectueacutees par le service gestion

Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe taux drsquoimportation Les achats agrave lrsquoeacutetrangerLe total des achatsIl permet de connaicirctre la part des importations dans les achats et de suivre Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe pourcentage des achats par origine Lrsquoorigine des produits est importante ( nationale europeacuteennehellip) lesservices gestion des approvisionnements doivent disposer des moyens beaucoupplus importants pour seacutelectionner et neacutegocier avec les fournisseurs eacutetrangersLe coucirct de commande aux fournisseurs eacutetrangers est donc beaucoup pluseacuteleveacute Par ailleurs ces responsables font peser du fait de la monnaie defacturation choisie un eacuteventuel risque de change dont le coucirct de couverturepeut ecirctre oneacutereux Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Moisles achats par fournisseur Cet indice permet de connaicirctre les fournisseurs habituels de lrsquoentrepriseLes achats par fournisseur ne concerne eacuteventuellement que les fournisseursprincipaux On peut calculer un autre ratio Achats actuel par fournisseur Achats t-1Cet indice permet de comparer le montant des achats faits agrave un fournisseursur la peacuteriode actuelle et de ce montant sur les mecircmes peacuteriodes lrsquoan passeacute Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 le coucirct du service gestion Pourcentage des charges de la fonction par rapport aux chargesglobales Il srsquoagit de mesurer lrsquoimportance des charges du service gestion par rapportaux charges de la socieacuteteacute Cet indice permet de comparer les charges supporteacutees par chaquedeacutepartement Destinataire directeur financierResponsable Chef du servicePeacuteriodiciteacute Ans

d- Tableau de bord

Socieacuteteacute LE MONDE DU JARDIN Fonction Approvisionnement Responsable Chef du Service gestion

TABLEAU DE BORD DU MOIS xxxxxxx 2010

INDICATEURS DE GESTION Contenudeacutetail calcul Preacutevisions Reacutealiseacute Ecart Commentaire

Activiteacute et efficaciteacute de lorganisation du travail le nombre de commandes passeacutees somme des cdes le taux defficaciteacute Nb cds traites nb cdes agrave traiter Evaluation de la performance des fournisseurs pourcentage des livraison reccedilu en retard

Taux de conformiteacutenb cdes compteacuteteacutes

nb commandes Optimisation de conditions de passation de cdes nombrde frs consulteacutes par commade

Taux dimportationachat agrave leacutetranger

total des achats Eviter les ruptures des stocks la freacutequence de rupture de stock

optimisation des conditions de passation des commandes

nombre de fournisseurs moyen consulteacutes par commandes nb consultations nb commandes

Chaque fois que cela a un sens et ne preacutesente pas dinconveacutenients il estpreacutefeacuterable de construire les indicateurs de telle faccedilon quils augmentent quand lasituation sameacuteliore Il vaut mieux calculer un taux de qualiteacute quun taux derebut Pourquoi - parce que ce qui monte est jugeacute intuitivement de maniegravere positive- parce que la combinaison dindicateurs entre eux est plus simple et directesi tous les indicateurs constituants sont construits dans le mecircme sens 13 Opeacuterationnaliteacute Un indicateur a vocation agrave orienter laction (indicateurs de performance) ouagrave lajuster (indicateurs de pilotage) Pour cela il faut que linformation quilfournit au moment t1 soit valide au moment ougrave laction sera conduite2- Les qualiteacutes meacutetrologiques Un indicateur est un moyen de mesure Il doit donc satisfaire aux conditionsrequises dun bon instrument de mesure agrave savoir - la justesse cest la capaciteacute agrave donner la valeur vraie (dans unefourchette de preacutecision deacutetermineacutee)- la fideacuteliteacute constance ou reproductibiliteacute cest la capaciteacute de linstrumentagrave donner la mecircme mesure lorsquil est mis dans des situations identiques- la preacutecision cest la fourchette controcircleacutee agrave linteacuterieur de laquelle setrouve la valeur mesureacuteeOn remarquera que la justesse inclut la fideacuteliteacute21 Speacutecificiteacute meacutetrologique des indicateurs Les instruments de mesure courants ont eacuteteacute construits speacutecifiquement pourun usage deacutetermineacute et en fonction de cet usage (le m pour mesurer deslongueurs le m3 des volumes ) et sont donc parfaitement adapteacutes pardeacutefinition agrave ces mesuresOn retrouve cette perfection dans des indicateurs eacuteleacutementaires tels que lenombre de piegraveces produites par une machine munie dun compteurAussi faut-il juger les qualiteacutes de lindicateur en fonction du champ quilpreacutetend eacuteclairer (le point cleacute dont il preacutetend mesurer le degreacute de maicirctrise) et bienavoir en tecircte les hypothegraveses souvent implicites qui garantissent sa validiteacute3 Les qualiteacutes systeacutemiques Les indicateurs ont vocation agrave mesurer la performance (pour les uns) et agravepiloter (pour les autres) Lensemble des indicateurs doit satisfaire 3 qualiteacutesPertinence Des indicateurs pertinents se deacutefinissent en identifiant bienquels sont tous les clients de lentiteacute mise sous controcircleCoheacuterence Cest lassurance quune ameacutelioration constateacutee sur telindicateur contribue bien agrave une ameacutelioration agrave un niveau plus geacuteneacuteralConvergence Cest lassurance quune ameacutelioration constateacutee sur telindicateur ne sest pas faite au deacutetriment de la performance dune autre entiteacute demecircme niveau Les problegravemes de convergence sont freacutequents entre servicesdapprovisionnement et services de production (une minimisation exageacutereacutee desstocks peut entraicircner des difficulteacutes de fonctionnement en production) et entre

services de production et services commerciaux (une personnalisation excessivedes offres peut entraicircner dautres difficulteacutes de production)Une quatriegraveme qualiteacute la synergie est induite par un deacuteveloppementharmonieux de ces trois premiegraveres qualiteacute

9- Lrsquoutilisation drsquoun tableau de bordLes gestionnaires utilisent le TB pour voir comprendre appreacutecier lessituations eacutevaluer limportance des variations et des eacutecarts et en faire le suivilocaliser les problegravemes deacutecider et agir Sils sont fournisseurs drsquoinformation ilsvoudront la contester avec des conditions existantes en deacutegager une perspectivedensemble et y inseacuterer des explications et commentaires avant de le preacutesenteraux destinataires de la reddition de compte

10- planning drsquoeacutetablissement de tableaux de bord 1- Planning Nommer un responsable pour -conceptualisation-animation et suivi2- Mettre les proceacutedures en place-collecte-saisie-mise en forme3- Respecter les calendriers drsquoeacutetablissement et de suivi4- Discuter des reacutesultats en reacuteunion reacuteguliegraverement etsysteacutematiquement5- Actualisation annuelle avec comparatif comptes annuels eteacutetablissement nouveaux budgets

EXEMPLE DrsquoUN TABLEAU DE BORD

LA CONCEPTION DES TABLEAUX DE BORD SERVICESGESTION

1- service gestion a- Mission et attributions Le service gestion des approvisionnements vise agrave mettre agrave la dispositiondes commerciaux les produits dont ils ont besoin selon le niveau de qualiteacuteexigeacute en quantiteacute et en volume requis dans le deacutelai et temps fixeacute le tout aumoindre coucirct possible les responsables de la fonction tentent de reacuteduire les prixdrsquoassurer un approvisionnement continu des marchandises drsquoassurer une qualiteacutereacuteguliegravere et drsquoeacutetablir et de maintenir de bonnes relations avec les fournisseursIls gegraverent donc et neacutegocient les achats de marchandises Ils prennent uncertain nombre de deacutecisions importantes concernant lrsquoaspect qualiteacute les sourcesdrsquoapprovisionnement le prix agrave payer les modes drsquoacquisition les quantiteacutes agraveacheter et le moment de les acqueacuterirPlus globalement ils assurent - la gestion et le suivi des stocks lorganisation et la rationalisation des fluxde stocks A ce titre il doit tout particuliegraverement eacuteviter les ruptures de stocks etveiller agrave la qualiteacute des produits stockeacutes - la gestion des approvisionnements ce qui comprend la planification desapprovisionnements en fonction des demandes clients la passation descommandes aupregraves des fournisseurs et gestion administrative des commandes(facturation gestion dun fichier produits et tarifs etc) En plus ce service srsquooccupe du - le controcircle quantitatif et qualitatif de la livraison- la gestion des litiges avec les fournisseurs- la reacutealisation du planning drsquoapprovisionnement en collaboration avec lechef du deacutepartementb- Les points cleacutes du succegraves Activiteacute et efficaciteacute de lrsquoorganisation du travail lrsquoefficience et laperformance du service gestion La fiabiliteacute des deacutelais fournisseurs la qualiteacute du fournisseur enmatiegravere du respect du deacutelai convenu La qualiteacute des marchandises livreacutes la conformiteacute des articles livreacutesavec ce qui est convenu La minimisation des commandes reliquat le service doit veiller agrave lareacuteduction des commandes passeacutees en urgence

Eviter les ruptures de stock minimiser les ruptures possibles desstocks et veiller agrave la bonne rotation des produits Optimisation des conditions de passation des commandes le coucirct du service gestionc- Choix des indicateurs de performances pour le service Je vais proposer une liste drsquoindicateurs de performance qui ont trait auxdiffeacuterents points cleacutes de succegraves qui concernent la gestion desapprovisionnements en indiquant avec quelle peacuteriodiciteacute ces eacuteleacutements devrontecirctre fournis qui en est responsable et agrave qui ils seront destineacutes1048707 Activiteacute et efficaciteacute de lrsquoorganisation du travail Nombre de commandes stock par approvisionneurNombre de commandes semi-directes par approvisionneurCes deux indices permettent de mesurer lrsquoactiviteacute de chaqueapprovisionneur pour chaque type de commande et de porter un jugement sur laqualiteacute de reacutepartition du travail entre approvisionneur On peut fixer un nombre moyen de commandes passeacutees parapprovisionneur et calculer lrsquoeacutecart des commandes passeacutees par rapport agrave lamoyenne Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe nombre de commandes passeacutees Cet indice est calculeacute en rassemblant le nombre de commandes pendant unedureacutee deacutetermineacutee Il permet aussi de comparer le nombre des commandes passeacutees pour lapeacuteriode par rapport agrave une peacuteriode anteacuterieure et ainsi appreacutecier le deacuteveloppementde lrsquoactiviteacute du service On peut calculer une moyenne et comparer lrsquoeacutecart par rapport agrave lamoyenneDestinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe taux drsquoefficaciteacute Ce ratio est ainsi calculeacute Nombre de demandes drsquoachat traiteacuteesNombre de demandes drsquoachat agrave traiterIl mesure lrsquoefficaciteacute de lrsquoorganisation du travail administratifDestinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe temps moyen de passation drsquoune commande Cet indice permet drsquoappreacutecier le deacutelai de traitement drsquoune commande de lademande drsquoachat agrave lrsquoenvoi au fournisseur

Le temps moyen peut ecirctre calculeacute en divisant le temps de passation detoutes les commandes du mois par le nombre de commandes du mois pourchaque approvisionneur Cet indice calculeacute par commande permet de juger la qualiteacute du service Il permet de suivre la performance de chaque approvisionneur et sondeacuteveloppement dans le poste Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 La fiabiliteacute des deacutelais fournisseurs Ecart deacutelai fournisseur observeacute et deacutelai annonceacute Cet indice permet de mesurer lrsquoeacutecart existant entre le deacutelai annonceacute par lefournisseur et le deacutelai reacuteel de livraison Il est calculeacute pour chaque fournisseur et chaque type de commande ilpermet de mesurer la conformiteacute des livraisons avec les deacutelais annonceacutes Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisPourcentage des livraisons reccedilues en retard Il srsquoagit de calculer le pourcentage des livraisons retardeacutees par rapportaux livraisons totales du mois Il permet drsquoeacutevaluer le reacuteseau fournisseurs delrsquoentreprise en fonction de leur performance en matiegravere de respect des deacutelais Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 La qualiteacute des marchandises livreacutes Le nombre de fiches de reacuteclamation remplies Pour la peacuteriode on calcule la somme des fiches de reacuteclamation envoyeacuteesaux fournisseurs pour non conformiteacute il serait plus inteacuteressant de calculer pourchaque fournisseur le nombre fiches de reacuteclamation remplies ou le nombre defois ougrave il y a retour de marchandise Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois des commandes complegravetes Il mesure la conformiteacute des livraisons avec les quantiteacutes commandeacutees il estcalculeacute ainsi Nombre des commandes complegravetesNombre de commandesIl est calculeacute pour chaque fournisseur Destinataire Chef du service

Responsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 La minimisation des commandes reliquat Pourcentage des demandes drsquoachat reliquat Il srsquoagit de deacuteterminer combien repreacutesentent les commandes reliquat de lasomme des commandes passeacutees du mois La commande reliquat constate une rupture de stock pour les articles yfigurant Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 Eviter les ruptures de stock La freacutequence de rupture de stock La freacutequence de rupture de stock est obtenue agrave partir du compteur de cas derupture et du nombre des commandes reliquat deacuteclencheacutes depuis le deacutebut dumoisElle peut ecirctre eacuteventuellement compareacutee agrave une freacutequence maximale fixeacuteeinitialement Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe taux de rupture de stock Le taux de rupture des stocks doit ecirctre connu par article par cateacutegorie etpour lrsquoensemble de la collection Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 Optimisation des conditions de passation des commandes Nombre de fournisseurs moyen consulteacutes par commande Nombre de consultations de la peacuteriode le nombre des commandes Plus ce nombre est eacuteleveacute plus on a une multitude de choix et on est assureacutedrsquoavoir fait le bon choix du fournisseur Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe nombre moyen drsquoachats deacutejagrave neacutegocieacutes Crsquoest le nombre des achats deacutejagrave neacutegocieacutes diviseacute par le nombre descommandes de la peacuteriode Cet indice est un pourcentage qui deacutetermine le niveau de consultationseffectueacutees par le service gestion

Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe taux drsquoimportation Les achats agrave lrsquoeacutetrangerLe total des achatsIl permet de connaicirctre la part des importations dans les achats et de suivre Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe pourcentage des achats par origine Lrsquoorigine des produits est importante ( nationale europeacuteennehellip) lesservices gestion des approvisionnements doivent disposer des moyens beaucoupplus importants pour seacutelectionner et neacutegocier avec les fournisseurs eacutetrangersLe coucirct de commande aux fournisseurs eacutetrangers est donc beaucoup pluseacuteleveacute Par ailleurs ces responsables font peser du fait de la monnaie defacturation choisie un eacuteventuel risque de change dont le coucirct de couverturepeut ecirctre oneacutereux Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Moisles achats par fournisseur Cet indice permet de connaicirctre les fournisseurs habituels de lrsquoentrepriseLes achats par fournisseur ne concerne eacuteventuellement que les fournisseursprincipaux On peut calculer un autre ratio Achats actuel par fournisseur Achats t-1Cet indice permet de comparer le montant des achats faits agrave un fournisseursur la peacuteriode actuelle et de ce montant sur les mecircmes peacuteriodes lrsquoan passeacute Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 le coucirct du service gestion Pourcentage des charges de la fonction par rapport aux chargesglobales Il srsquoagit de mesurer lrsquoimportance des charges du service gestion par rapportaux charges de la socieacuteteacute Cet indice permet de comparer les charges supporteacutees par chaquedeacutepartement Destinataire directeur financierResponsable Chef du servicePeacuteriodiciteacute Ans

d- Tableau de bord

Socieacuteteacute LE MONDE DU JARDIN Fonction Approvisionnement Responsable Chef du Service gestion

TABLEAU DE BORD DU MOIS xxxxxxx 2010

INDICATEURS DE GESTION Contenudeacutetail calcul Preacutevisions Reacutealiseacute Ecart Commentaire

Activiteacute et efficaciteacute de lorganisation du travail le nombre de commandes passeacutees somme des cdes le taux defficaciteacute Nb cds traites nb cdes agrave traiter Evaluation de la performance des fournisseurs pourcentage des livraison reccedilu en retard

Taux de conformiteacutenb cdes compteacuteteacutes

nb commandes Optimisation de conditions de passation de cdes nombrde frs consulteacutes par commade

Taux dimportationachat agrave leacutetranger

total des achats Eviter les ruptures des stocks la freacutequence de rupture de stock

optimisation des conditions de passation des commandes

nombre de fournisseurs moyen consulteacutes par commandes nb consultations nb commandes

services de production et services commerciaux (une personnalisation excessivedes offres peut entraicircner dautres difficulteacutes de production)Une quatriegraveme qualiteacute la synergie est induite par un deacuteveloppementharmonieux de ces trois premiegraveres qualiteacute

9- Lrsquoutilisation drsquoun tableau de bordLes gestionnaires utilisent le TB pour voir comprendre appreacutecier lessituations eacutevaluer limportance des variations et des eacutecarts et en faire le suivilocaliser les problegravemes deacutecider et agir Sils sont fournisseurs drsquoinformation ilsvoudront la contester avec des conditions existantes en deacutegager une perspectivedensemble et y inseacuterer des explications et commentaires avant de le preacutesenteraux destinataires de la reddition de compte

10- planning drsquoeacutetablissement de tableaux de bord 1- Planning Nommer un responsable pour -conceptualisation-animation et suivi2- Mettre les proceacutedures en place-collecte-saisie-mise en forme3- Respecter les calendriers drsquoeacutetablissement et de suivi4- Discuter des reacutesultats en reacuteunion reacuteguliegraverement etsysteacutematiquement5- Actualisation annuelle avec comparatif comptes annuels eteacutetablissement nouveaux budgets

EXEMPLE DrsquoUN TABLEAU DE BORD

LA CONCEPTION DES TABLEAUX DE BORD SERVICESGESTION

1- service gestion a- Mission et attributions Le service gestion des approvisionnements vise agrave mettre agrave la dispositiondes commerciaux les produits dont ils ont besoin selon le niveau de qualiteacuteexigeacute en quantiteacute et en volume requis dans le deacutelai et temps fixeacute le tout aumoindre coucirct possible les responsables de la fonction tentent de reacuteduire les prixdrsquoassurer un approvisionnement continu des marchandises drsquoassurer une qualiteacutereacuteguliegravere et drsquoeacutetablir et de maintenir de bonnes relations avec les fournisseursIls gegraverent donc et neacutegocient les achats de marchandises Ils prennent uncertain nombre de deacutecisions importantes concernant lrsquoaspect qualiteacute les sourcesdrsquoapprovisionnement le prix agrave payer les modes drsquoacquisition les quantiteacutes agraveacheter et le moment de les acqueacuterirPlus globalement ils assurent - la gestion et le suivi des stocks lorganisation et la rationalisation des fluxde stocks A ce titre il doit tout particuliegraverement eacuteviter les ruptures de stocks etveiller agrave la qualiteacute des produits stockeacutes - la gestion des approvisionnements ce qui comprend la planification desapprovisionnements en fonction des demandes clients la passation descommandes aupregraves des fournisseurs et gestion administrative des commandes(facturation gestion dun fichier produits et tarifs etc) En plus ce service srsquooccupe du - le controcircle quantitatif et qualitatif de la livraison- la gestion des litiges avec les fournisseurs- la reacutealisation du planning drsquoapprovisionnement en collaboration avec lechef du deacutepartementb- Les points cleacutes du succegraves Activiteacute et efficaciteacute de lrsquoorganisation du travail lrsquoefficience et laperformance du service gestion La fiabiliteacute des deacutelais fournisseurs la qualiteacute du fournisseur enmatiegravere du respect du deacutelai convenu La qualiteacute des marchandises livreacutes la conformiteacute des articles livreacutesavec ce qui est convenu La minimisation des commandes reliquat le service doit veiller agrave lareacuteduction des commandes passeacutees en urgence

Eviter les ruptures de stock minimiser les ruptures possibles desstocks et veiller agrave la bonne rotation des produits Optimisation des conditions de passation des commandes le coucirct du service gestionc- Choix des indicateurs de performances pour le service Je vais proposer une liste drsquoindicateurs de performance qui ont trait auxdiffeacuterents points cleacutes de succegraves qui concernent la gestion desapprovisionnements en indiquant avec quelle peacuteriodiciteacute ces eacuteleacutements devrontecirctre fournis qui en est responsable et agrave qui ils seront destineacutes1048707 Activiteacute et efficaciteacute de lrsquoorganisation du travail Nombre de commandes stock par approvisionneurNombre de commandes semi-directes par approvisionneurCes deux indices permettent de mesurer lrsquoactiviteacute de chaqueapprovisionneur pour chaque type de commande et de porter un jugement sur laqualiteacute de reacutepartition du travail entre approvisionneur On peut fixer un nombre moyen de commandes passeacutees parapprovisionneur et calculer lrsquoeacutecart des commandes passeacutees par rapport agrave lamoyenne Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe nombre de commandes passeacutees Cet indice est calculeacute en rassemblant le nombre de commandes pendant unedureacutee deacutetermineacutee Il permet aussi de comparer le nombre des commandes passeacutees pour lapeacuteriode par rapport agrave une peacuteriode anteacuterieure et ainsi appreacutecier le deacuteveloppementde lrsquoactiviteacute du service On peut calculer une moyenne et comparer lrsquoeacutecart par rapport agrave lamoyenneDestinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe taux drsquoefficaciteacute Ce ratio est ainsi calculeacute Nombre de demandes drsquoachat traiteacuteesNombre de demandes drsquoachat agrave traiterIl mesure lrsquoefficaciteacute de lrsquoorganisation du travail administratifDestinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe temps moyen de passation drsquoune commande Cet indice permet drsquoappreacutecier le deacutelai de traitement drsquoune commande de lademande drsquoachat agrave lrsquoenvoi au fournisseur

Le temps moyen peut ecirctre calculeacute en divisant le temps de passation detoutes les commandes du mois par le nombre de commandes du mois pourchaque approvisionneur Cet indice calculeacute par commande permet de juger la qualiteacute du service Il permet de suivre la performance de chaque approvisionneur et sondeacuteveloppement dans le poste Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 La fiabiliteacute des deacutelais fournisseurs Ecart deacutelai fournisseur observeacute et deacutelai annonceacute Cet indice permet de mesurer lrsquoeacutecart existant entre le deacutelai annonceacute par lefournisseur et le deacutelai reacuteel de livraison Il est calculeacute pour chaque fournisseur et chaque type de commande ilpermet de mesurer la conformiteacute des livraisons avec les deacutelais annonceacutes Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisPourcentage des livraisons reccedilues en retard Il srsquoagit de calculer le pourcentage des livraisons retardeacutees par rapportaux livraisons totales du mois Il permet drsquoeacutevaluer le reacuteseau fournisseurs delrsquoentreprise en fonction de leur performance en matiegravere de respect des deacutelais Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 La qualiteacute des marchandises livreacutes Le nombre de fiches de reacuteclamation remplies Pour la peacuteriode on calcule la somme des fiches de reacuteclamation envoyeacuteesaux fournisseurs pour non conformiteacute il serait plus inteacuteressant de calculer pourchaque fournisseur le nombre fiches de reacuteclamation remplies ou le nombre defois ougrave il y a retour de marchandise Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois des commandes complegravetes Il mesure la conformiteacute des livraisons avec les quantiteacutes commandeacutees il estcalculeacute ainsi Nombre des commandes complegravetesNombre de commandesIl est calculeacute pour chaque fournisseur Destinataire Chef du service

Responsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 La minimisation des commandes reliquat Pourcentage des demandes drsquoachat reliquat Il srsquoagit de deacuteterminer combien repreacutesentent les commandes reliquat de lasomme des commandes passeacutees du mois La commande reliquat constate une rupture de stock pour les articles yfigurant Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 Eviter les ruptures de stock La freacutequence de rupture de stock La freacutequence de rupture de stock est obtenue agrave partir du compteur de cas derupture et du nombre des commandes reliquat deacuteclencheacutes depuis le deacutebut dumoisElle peut ecirctre eacuteventuellement compareacutee agrave une freacutequence maximale fixeacuteeinitialement Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe taux de rupture de stock Le taux de rupture des stocks doit ecirctre connu par article par cateacutegorie etpour lrsquoensemble de la collection Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 Optimisation des conditions de passation des commandes Nombre de fournisseurs moyen consulteacutes par commande Nombre de consultations de la peacuteriode le nombre des commandes Plus ce nombre est eacuteleveacute plus on a une multitude de choix et on est assureacutedrsquoavoir fait le bon choix du fournisseur Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe nombre moyen drsquoachats deacutejagrave neacutegocieacutes Crsquoest le nombre des achats deacutejagrave neacutegocieacutes diviseacute par le nombre descommandes de la peacuteriode Cet indice est un pourcentage qui deacutetermine le niveau de consultationseffectueacutees par le service gestion

Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe taux drsquoimportation Les achats agrave lrsquoeacutetrangerLe total des achatsIl permet de connaicirctre la part des importations dans les achats et de suivre Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe pourcentage des achats par origine Lrsquoorigine des produits est importante ( nationale europeacuteennehellip) lesservices gestion des approvisionnements doivent disposer des moyens beaucoupplus importants pour seacutelectionner et neacutegocier avec les fournisseurs eacutetrangersLe coucirct de commande aux fournisseurs eacutetrangers est donc beaucoup pluseacuteleveacute Par ailleurs ces responsables font peser du fait de la monnaie defacturation choisie un eacuteventuel risque de change dont le coucirct de couverturepeut ecirctre oneacutereux Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Moisles achats par fournisseur Cet indice permet de connaicirctre les fournisseurs habituels de lrsquoentrepriseLes achats par fournisseur ne concerne eacuteventuellement que les fournisseursprincipaux On peut calculer un autre ratio Achats actuel par fournisseur Achats t-1Cet indice permet de comparer le montant des achats faits agrave un fournisseursur la peacuteriode actuelle et de ce montant sur les mecircmes peacuteriodes lrsquoan passeacute Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 le coucirct du service gestion Pourcentage des charges de la fonction par rapport aux chargesglobales Il srsquoagit de mesurer lrsquoimportance des charges du service gestion par rapportaux charges de la socieacuteteacute Cet indice permet de comparer les charges supporteacutees par chaquedeacutepartement Destinataire directeur financierResponsable Chef du servicePeacuteriodiciteacute Ans

d- Tableau de bord

Socieacuteteacute LE MONDE DU JARDIN Fonction Approvisionnement Responsable Chef du Service gestion

TABLEAU DE BORD DU MOIS xxxxxxx 2010

INDICATEURS DE GESTION Contenudeacutetail calcul Preacutevisions Reacutealiseacute Ecart Commentaire

Activiteacute et efficaciteacute de lorganisation du travail le nombre de commandes passeacutees somme des cdes le taux defficaciteacute Nb cds traites nb cdes agrave traiter Evaluation de la performance des fournisseurs pourcentage des livraison reccedilu en retard

Taux de conformiteacutenb cdes compteacuteteacutes

nb commandes Optimisation de conditions de passation de cdes nombrde frs consulteacutes par commade

Taux dimportationachat agrave leacutetranger

total des achats Eviter les ruptures des stocks la freacutequence de rupture de stock

optimisation des conditions de passation des commandes

nombre de fournisseurs moyen consulteacutes par commandes nb consultations nb commandes

EXEMPLE DrsquoUN TABLEAU DE BORD

LA CONCEPTION DES TABLEAUX DE BORD SERVICESGESTION

1- service gestion a- Mission et attributions Le service gestion des approvisionnements vise agrave mettre agrave la dispositiondes commerciaux les produits dont ils ont besoin selon le niveau de qualiteacuteexigeacute en quantiteacute et en volume requis dans le deacutelai et temps fixeacute le tout aumoindre coucirct possible les responsables de la fonction tentent de reacuteduire les prixdrsquoassurer un approvisionnement continu des marchandises drsquoassurer une qualiteacutereacuteguliegravere et drsquoeacutetablir et de maintenir de bonnes relations avec les fournisseursIls gegraverent donc et neacutegocient les achats de marchandises Ils prennent uncertain nombre de deacutecisions importantes concernant lrsquoaspect qualiteacute les sourcesdrsquoapprovisionnement le prix agrave payer les modes drsquoacquisition les quantiteacutes agraveacheter et le moment de les acqueacuterirPlus globalement ils assurent - la gestion et le suivi des stocks lorganisation et la rationalisation des fluxde stocks A ce titre il doit tout particuliegraverement eacuteviter les ruptures de stocks etveiller agrave la qualiteacute des produits stockeacutes - la gestion des approvisionnements ce qui comprend la planification desapprovisionnements en fonction des demandes clients la passation descommandes aupregraves des fournisseurs et gestion administrative des commandes(facturation gestion dun fichier produits et tarifs etc) En plus ce service srsquooccupe du - le controcircle quantitatif et qualitatif de la livraison- la gestion des litiges avec les fournisseurs- la reacutealisation du planning drsquoapprovisionnement en collaboration avec lechef du deacutepartementb- Les points cleacutes du succegraves Activiteacute et efficaciteacute de lrsquoorganisation du travail lrsquoefficience et laperformance du service gestion La fiabiliteacute des deacutelais fournisseurs la qualiteacute du fournisseur enmatiegravere du respect du deacutelai convenu La qualiteacute des marchandises livreacutes la conformiteacute des articles livreacutesavec ce qui est convenu La minimisation des commandes reliquat le service doit veiller agrave lareacuteduction des commandes passeacutees en urgence

Eviter les ruptures de stock minimiser les ruptures possibles desstocks et veiller agrave la bonne rotation des produits Optimisation des conditions de passation des commandes le coucirct du service gestionc- Choix des indicateurs de performances pour le service Je vais proposer une liste drsquoindicateurs de performance qui ont trait auxdiffeacuterents points cleacutes de succegraves qui concernent la gestion desapprovisionnements en indiquant avec quelle peacuteriodiciteacute ces eacuteleacutements devrontecirctre fournis qui en est responsable et agrave qui ils seront destineacutes1048707 Activiteacute et efficaciteacute de lrsquoorganisation du travail Nombre de commandes stock par approvisionneurNombre de commandes semi-directes par approvisionneurCes deux indices permettent de mesurer lrsquoactiviteacute de chaqueapprovisionneur pour chaque type de commande et de porter un jugement sur laqualiteacute de reacutepartition du travail entre approvisionneur On peut fixer un nombre moyen de commandes passeacutees parapprovisionneur et calculer lrsquoeacutecart des commandes passeacutees par rapport agrave lamoyenne Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe nombre de commandes passeacutees Cet indice est calculeacute en rassemblant le nombre de commandes pendant unedureacutee deacutetermineacutee Il permet aussi de comparer le nombre des commandes passeacutees pour lapeacuteriode par rapport agrave une peacuteriode anteacuterieure et ainsi appreacutecier le deacuteveloppementde lrsquoactiviteacute du service On peut calculer une moyenne et comparer lrsquoeacutecart par rapport agrave lamoyenneDestinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe taux drsquoefficaciteacute Ce ratio est ainsi calculeacute Nombre de demandes drsquoachat traiteacuteesNombre de demandes drsquoachat agrave traiterIl mesure lrsquoefficaciteacute de lrsquoorganisation du travail administratifDestinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe temps moyen de passation drsquoune commande Cet indice permet drsquoappreacutecier le deacutelai de traitement drsquoune commande de lademande drsquoachat agrave lrsquoenvoi au fournisseur

Le temps moyen peut ecirctre calculeacute en divisant le temps de passation detoutes les commandes du mois par le nombre de commandes du mois pourchaque approvisionneur Cet indice calculeacute par commande permet de juger la qualiteacute du service Il permet de suivre la performance de chaque approvisionneur et sondeacuteveloppement dans le poste Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 La fiabiliteacute des deacutelais fournisseurs Ecart deacutelai fournisseur observeacute et deacutelai annonceacute Cet indice permet de mesurer lrsquoeacutecart existant entre le deacutelai annonceacute par lefournisseur et le deacutelai reacuteel de livraison Il est calculeacute pour chaque fournisseur et chaque type de commande ilpermet de mesurer la conformiteacute des livraisons avec les deacutelais annonceacutes Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisPourcentage des livraisons reccedilues en retard Il srsquoagit de calculer le pourcentage des livraisons retardeacutees par rapportaux livraisons totales du mois Il permet drsquoeacutevaluer le reacuteseau fournisseurs delrsquoentreprise en fonction de leur performance en matiegravere de respect des deacutelais Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 La qualiteacute des marchandises livreacutes Le nombre de fiches de reacuteclamation remplies Pour la peacuteriode on calcule la somme des fiches de reacuteclamation envoyeacuteesaux fournisseurs pour non conformiteacute il serait plus inteacuteressant de calculer pourchaque fournisseur le nombre fiches de reacuteclamation remplies ou le nombre defois ougrave il y a retour de marchandise Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois des commandes complegravetes Il mesure la conformiteacute des livraisons avec les quantiteacutes commandeacutees il estcalculeacute ainsi Nombre des commandes complegravetesNombre de commandesIl est calculeacute pour chaque fournisseur Destinataire Chef du service

Responsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 La minimisation des commandes reliquat Pourcentage des demandes drsquoachat reliquat Il srsquoagit de deacuteterminer combien repreacutesentent les commandes reliquat de lasomme des commandes passeacutees du mois La commande reliquat constate une rupture de stock pour les articles yfigurant Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 Eviter les ruptures de stock La freacutequence de rupture de stock La freacutequence de rupture de stock est obtenue agrave partir du compteur de cas derupture et du nombre des commandes reliquat deacuteclencheacutes depuis le deacutebut dumoisElle peut ecirctre eacuteventuellement compareacutee agrave une freacutequence maximale fixeacuteeinitialement Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe taux de rupture de stock Le taux de rupture des stocks doit ecirctre connu par article par cateacutegorie etpour lrsquoensemble de la collection Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 Optimisation des conditions de passation des commandes Nombre de fournisseurs moyen consulteacutes par commande Nombre de consultations de la peacuteriode le nombre des commandes Plus ce nombre est eacuteleveacute plus on a une multitude de choix et on est assureacutedrsquoavoir fait le bon choix du fournisseur Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe nombre moyen drsquoachats deacutejagrave neacutegocieacutes Crsquoest le nombre des achats deacutejagrave neacutegocieacutes diviseacute par le nombre descommandes de la peacuteriode Cet indice est un pourcentage qui deacutetermine le niveau de consultationseffectueacutees par le service gestion

Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe taux drsquoimportation Les achats agrave lrsquoeacutetrangerLe total des achatsIl permet de connaicirctre la part des importations dans les achats et de suivre Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe pourcentage des achats par origine Lrsquoorigine des produits est importante ( nationale europeacuteennehellip) lesservices gestion des approvisionnements doivent disposer des moyens beaucoupplus importants pour seacutelectionner et neacutegocier avec les fournisseurs eacutetrangersLe coucirct de commande aux fournisseurs eacutetrangers est donc beaucoup pluseacuteleveacute Par ailleurs ces responsables font peser du fait de la monnaie defacturation choisie un eacuteventuel risque de change dont le coucirct de couverturepeut ecirctre oneacutereux Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Moisles achats par fournisseur Cet indice permet de connaicirctre les fournisseurs habituels de lrsquoentrepriseLes achats par fournisseur ne concerne eacuteventuellement que les fournisseursprincipaux On peut calculer un autre ratio Achats actuel par fournisseur Achats t-1Cet indice permet de comparer le montant des achats faits agrave un fournisseursur la peacuteriode actuelle et de ce montant sur les mecircmes peacuteriodes lrsquoan passeacute Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 le coucirct du service gestion Pourcentage des charges de la fonction par rapport aux chargesglobales Il srsquoagit de mesurer lrsquoimportance des charges du service gestion par rapportaux charges de la socieacuteteacute Cet indice permet de comparer les charges supporteacutees par chaquedeacutepartement Destinataire directeur financierResponsable Chef du servicePeacuteriodiciteacute Ans

d- Tableau de bord

Socieacuteteacute LE MONDE DU JARDIN Fonction Approvisionnement Responsable Chef du Service gestion

TABLEAU DE BORD DU MOIS xxxxxxx 2010

INDICATEURS DE GESTION Contenudeacutetail calcul Preacutevisions Reacutealiseacute Ecart Commentaire

Activiteacute et efficaciteacute de lorganisation du travail le nombre de commandes passeacutees somme des cdes le taux defficaciteacute Nb cds traites nb cdes agrave traiter Evaluation de la performance des fournisseurs pourcentage des livraison reccedilu en retard

Taux de conformiteacutenb cdes compteacuteteacutes

nb commandes Optimisation de conditions de passation de cdes nombrde frs consulteacutes par commade

Taux dimportationachat agrave leacutetranger

total des achats Eviter les ruptures des stocks la freacutequence de rupture de stock

optimisation des conditions de passation des commandes

nombre de fournisseurs moyen consulteacutes par commandes nb consultations nb commandes

Eviter les ruptures de stock minimiser les ruptures possibles desstocks et veiller agrave la bonne rotation des produits Optimisation des conditions de passation des commandes le coucirct du service gestionc- Choix des indicateurs de performances pour le service Je vais proposer une liste drsquoindicateurs de performance qui ont trait auxdiffeacuterents points cleacutes de succegraves qui concernent la gestion desapprovisionnements en indiquant avec quelle peacuteriodiciteacute ces eacuteleacutements devrontecirctre fournis qui en est responsable et agrave qui ils seront destineacutes1048707 Activiteacute et efficaciteacute de lrsquoorganisation du travail Nombre de commandes stock par approvisionneurNombre de commandes semi-directes par approvisionneurCes deux indices permettent de mesurer lrsquoactiviteacute de chaqueapprovisionneur pour chaque type de commande et de porter un jugement sur laqualiteacute de reacutepartition du travail entre approvisionneur On peut fixer un nombre moyen de commandes passeacutees parapprovisionneur et calculer lrsquoeacutecart des commandes passeacutees par rapport agrave lamoyenne Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe nombre de commandes passeacutees Cet indice est calculeacute en rassemblant le nombre de commandes pendant unedureacutee deacutetermineacutee Il permet aussi de comparer le nombre des commandes passeacutees pour lapeacuteriode par rapport agrave une peacuteriode anteacuterieure et ainsi appreacutecier le deacuteveloppementde lrsquoactiviteacute du service On peut calculer une moyenne et comparer lrsquoeacutecart par rapport agrave lamoyenneDestinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe taux drsquoefficaciteacute Ce ratio est ainsi calculeacute Nombre de demandes drsquoachat traiteacuteesNombre de demandes drsquoachat agrave traiterIl mesure lrsquoefficaciteacute de lrsquoorganisation du travail administratifDestinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe temps moyen de passation drsquoune commande Cet indice permet drsquoappreacutecier le deacutelai de traitement drsquoune commande de lademande drsquoachat agrave lrsquoenvoi au fournisseur

Le temps moyen peut ecirctre calculeacute en divisant le temps de passation detoutes les commandes du mois par le nombre de commandes du mois pourchaque approvisionneur Cet indice calculeacute par commande permet de juger la qualiteacute du service Il permet de suivre la performance de chaque approvisionneur et sondeacuteveloppement dans le poste Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 La fiabiliteacute des deacutelais fournisseurs Ecart deacutelai fournisseur observeacute et deacutelai annonceacute Cet indice permet de mesurer lrsquoeacutecart existant entre le deacutelai annonceacute par lefournisseur et le deacutelai reacuteel de livraison Il est calculeacute pour chaque fournisseur et chaque type de commande ilpermet de mesurer la conformiteacute des livraisons avec les deacutelais annonceacutes Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisPourcentage des livraisons reccedilues en retard Il srsquoagit de calculer le pourcentage des livraisons retardeacutees par rapportaux livraisons totales du mois Il permet drsquoeacutevaluer le reacuteseau fournisseurs delrsquoentreprise en fonction de leur performance en matiegravere de respect des deacutelais Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 La qualiteacute des marchandises livreacutes Le nombre de fiches de reacuteclamation remplies Pour la peacuteriode on calcule la somme des fiches de reacuteclamation envoyeacuteesaux fournisseurs pour non conformiteacute il serait plus inteacuteressant de calculer pourchaque fournisseur le nombre fiches de reacuteclamation remplies ou le nombre defois ougrave il y a retour de marchandise Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois des commandes complegravetes Il mesure la conformiteacute des livraisons avec les quantiteacutes commandeacutees il estcalculeacute ainsi Nombre des commandes complegravetesNombre de commandesIl est calculeacute pour chaque fournisseur Destinataire Chef du service

Responsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 La minimisation des commandes reliquat Pourcentage des demandes drsquoachat reliquat Il srsquoagit de deacuteterminer combien repreacutesentent les commandes reliquat de lasomme des commandes passeacutees du mois La commande reliquat constate une rupture de stock pour les articles yfigurant Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 Eviter les ruptures de stock La freacutequence de rupture de stock La freacutequence de rupture de stock est obtenue agrave partir du compteur de cas derupture et du nombre des commandes reliquat deacuteclencheacutes depuis le deacutebut dumoisElle peut ecirctre eacuteventuellement compareacutee agrave une freacutequence maximale fixeacuteeinitialement Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe taux de rupture de stock Le taux de rupture des stocks doit ecirctre connu par article par cateacutegorie etpour lrsquoensemble de la collection Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 Optimisation des conditions de passation des commandes Nombre de fournisseurs moyen consulteacutes par commande Nombre de consultations de la peacuteriode le nombre des commandes Plus ce nombre est eacuteleveacute plus on a une multitude de choix et on est assureacutedrsquoavoir fait le bon choix du fournisseur Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe nombre moyen drsquoachats deacutejagrave neacutegocieacutes Crsquoest le nombre des achats deacutejagrave neacutegocieacutes diviseacute par le nombre descommandes de la peacuteriode Cet indice est un pourcentage qui deacutetermine le niveau de consultationseffectueacutees par le service gestion

Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe taux drsquoimportation Les achats agrave lrsquoeacutetrangerLe total des achatsIl permet de connaicirctre la part des importations dans les achats et de suivre Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe pourcentage des achats par origine Lrsquoorigine des produits est importante ( nationale europeacuteennehellip) lesservices gestion des approvisionnements doivent disposer des moyens beaucoupplus importants pour seacutelectionner et neacutegocier avec les fournisseurs eacutetrangersLe coucirct de commande aux fournisseurs eacutetrangers est donc beaucoup pluseacuteleveacute Par ailleurs ces responsables font peser du fait de la monnaie defacturation choisie un eacuteventuel risque de change dont le coucirct de couverturepeut ecirctre oneacutereux Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Moisles achats par fournisseur Cet indice permet de connaicirctre les fournisseurs habituels de lrsquoentrepriseLes achats par fournisseur ne concerne eacuteventuellement que les fournisseursprincipaux On peut calculer un autre ratio Achats actuel par fournisseur Achats t-1Cet indice permet de comparer le montant des achats faits agrave un fournisseursur la peacuteriode actuelle et de ce montant sur les mecircmes peacuteriodes lrsquoan passeacute Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 le coucirct du service gestion Pourcentage des charges de la fonction par rapport aux chargesglobales Il srsquoagit de mesurer lrsquoimportance des charges du service gestion par rapportaux charges de la socieacuteteacute Cet indice permet de comparer les charges supporteacutees par chaquedeacutepartement Destinataire directeur financierResponsable Chef du servicePeacuteriodiciteacute Ans

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INDICATEURS DE GESTION Contenudeacutetail calcul Preacutevisions Reacutealiseacute Ecart Commentaire

Activiteacute et efficaciteacute de lorganisation du travail le nombre de commandes passeacutees somme des cdes le taux defficaciteacute Nb cds traites nb cdes agrave traiter Evaluation de la performance des fournisseurs pourcentage des livraison reccedilu en retard

Taux de conformiteacutenb cdes compteacuteteacutes

nb commandes Optimisation de conditions de passation de cdes nombrde frs consulteacutes par commade

Taux dimportationachat agrave leacutetranger

total des achats Eviter les ruptures des stocks la freacutequence de rupture de stock

optimisation des conditions de passation des commandes

nombre de fournisseurs moyen consulteacutes par commandes nb consultations nb commandes

Le temps moyen peut ecirctre calculeacute en divisant le temps de passation detoutes les commandes du mois par le nombre de commandes du mois pourchaque approvisionneur Cet indice calculeacute par commande permet de juger la qualiteacute du service Il permet de suivre la performance de chaque approvisionneur et sondeacuteveloppement dans le poste Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 La fiabiliteacute des deacutelais fournisseurs Ecart deacutelai fournisseur observeacute et deacutelai annonceacute Cet indice permet de mesurer lrsquoeacutecart existant entre le deacutelai annonceacute par lefournisseur et le deacutelai reacuteel de livraison Il est calculeacute pour chaque fournisseur et chaque type de commande ilpermet de mesurer la conformiteacute des livraisons avec les deacutelais annonceacutes Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisPourcentage des livraisons reccedilues en retard Il srsquoagit de calculer le pourcentage des livraisons retardeacutees par rapportaux livraisons totales du mois Il permet drsquoeacutevaluer le reacuteseau fournisseurs delrsquoentreprise en fonction de leur performance en matiegravere de respect des deacutelais Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 La qualiteacute des marchandises livreacutes Le nombre de fiches de reacuteclamation remplies Pour la peacuteriode on calcule la somme des fiches de reacuteclamation envoyeacuteesaux fournisseurs pour non conformiteacute il serait plus inteacuteressant de calculer pourchaque fournisseur le nombre fiches de reacuteclamation remplies ou le nombre defois ougrave il y a retour de marchandise Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois des commandes complegravetes Il mesure la conformiteacute des livraisons avec les quantiteacutes commandeacutees il estcalculeacute ainsi Nombre des commandes complegravetesNombre de commandesIl est calculeacute pour chaque fournisseur Destinataire Chef du service

Responsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 La minimisation des commandes reliquat Pourcentage des demandes drsquoachat reliquat Il srsquoagit de deacuteterminer combien repreacutesentent les commandes reliquat de lasomme des commandes passeacutees du mois La commande reliquat constate une rupture de stock pour les articles yfigurant Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 Eviter les ruptures de stock La freacutequence de rupture de stock La freacutequence de rupture de stock est obtenue agrave partir du compteur de cas derupture et du nombre des commandes reliquat deacuteclencheacutes depuis le deacutebut dumoisElle peut ecirctre eacuteventuellement compareacutee agrave une freacutequence maximale fixeacuteeinitialement Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe taux de rupture de stock Le taux de rupture des stocks doit ecirctre connu par article par cateacutegorie etpour lrsquoensemble de la collection Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 Optimisation des conditions de passation des commandes Nombre de fournisseurs moyen consulteacutes par commande Nombre de consultations de la peacuteriode le nombre des commandes Plus ce nombre est eacuteleveacute plus on a une multitude de choix et on est assureacutedrsquoavoir fait le bon choix du fournisseur Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe nombre moyen drsquoachats deacutejagrave neacutegocieacutes Crsquoest le nombre des achats deacutejagrave neacutegocieacutes diviseacute par le nombre descommandes de la peacuteriode Cet indice est un pourcentage qui deacutetermine le niveau de consultationseffectueacutees par le service gestion

Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe taux drsquoimportation Les achats agrave lrsquoeacutetrangerLe total des achatsIl permet de connaicirctre la part des importations dans les achats et de suivre Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe pourcentage des achats par origine Lrsquoorigine des produits est importante ( nationale europeacuteennehellip) lesservices gestion des approvisionnements doivent disposer des moyens beaucoupplus importants pour seacutelectionner et neacutegocier avec les fournisseurs eacutetrangersLe coucirct de commande aux fournisseurs eacutetrangers est donc beaucoup pluseacuteleveacute Par ailleurs ces responsables font peser du fait de la monnaie defacturation choisie un eacuteventuel risque de change dont le coucirct de couverturepeut ecirctre oneacutereux Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Moisles achats par fournisseur Cet indice permet de connaicirctre les fournisseurs habituels de lrsquoentrepriseLes achats par fournisseur ne concerne eacuteventuellement que les fournisseursprincipaux On peut calculer un autre ratio Achats actuel par fournisseur Achats t-1Cet indice permet de comparer le montant des achats faits agrave un fournisseursur la peacuteriode actuelle et de ce montant sur les mecircmes peacuteriodes lrsquoan passeacute Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 le coucirct du service gestion Pourcentage des charges de la fonction par rapport aux chargesglobales Il srsquoagit de mesurer lrsquoimportance des charges du service gestion par rapportaux charges de la socieacuteteacute Cet indice permet de comparer les charges supporteacutees par chaquedeacutepartement Destinataire directeur financierResponsable Chef du servicePeacuteriodiciteacute Ans

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TABLEAU DE BORD DU MOIS xxxxxxx 2010

INDICATEURS DE GESTION Contenudeacutetail calcul Preacutevisions Reacutealiseacute Ecart Commentaire

Activiteacute et efficaciteacute de lorganisation du travail le nombre de commandes passeacutees somme des cdes le taux defficaciteacute Nb cds traites nb cdes agrave traiter Evaluation de la performance des fournisseurs pourcentage des livraison reccedilu en retard

Taux de conformiteacutenb cdes compteacuteteacutes

nb commandes Optimisation de conditions de passation de cdes nombrde frs consulteacutes par commade

Taux dimportationachat agrave leacutetranger

total des achats Eviter les ruptures des stocks la freacutequence de rupture de stock

optimisation des conditions de passation des commandes

nombre de fournisseurs moyen consulteacutes par commandes nb consultations nb commandes

Responsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 La minimisation des commandes reliquat Pourcentage des demandes drsquoachat reliquat Il srsquoagit de deacuteterminer combien repreacutesentent les commandes reliquat de lasomme des commandes passeacutees du mois La commande reliquat constate une rupture de stock pour les articles yfigurant Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 Eviter les ruptures de stock La freacutequence de rupture de stock La freacutequence de rupture de stock est obtenue agrave partir du compteur de cas derupture et du nombre des commandes reliquat deacuteclencheacutes depuis le deacutebut dumoisElle peut ecirctre eacuteventuellement compareacutee agrave une freacutequence maximale fixeacuteeinitialement Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe taux de rupture de stock Le taux de rupture des stocks doit ecirctre connu par article par cateacutegorie etpour lrsquoensemble de la collection Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 Optimisation des conditions de passation des commandes Nombre de fournisseurs moyen consulteacutes par commande Nombre de consultations de la peacuteriode le nombre des commandes Plus ce nombre est eacuteleveacute plus on a une multitude de choix et on est assureacutedrsquoavoir fait le bon choix du fournisseur Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe nombre moyen drsquoachats deacutejagrave neacutegocieacutes Crsquoest le nombre des achats deacutejagrave neacutegocieacutes diviseacute par le nombre descommandes de la peacuteriode Cet indice est un pourcentage qui deacutetermine le niveau de consultationseffectueacutees par le service gestion

Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe taux drsquoimportation Les achats agrave lrsquoeacutetrangerLe total des achatsIl permet de connaicirctre la part des importations dans les achats et de suivre Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe pourcentage des achats par origine Lrsquoorigine des produits est importante ( nationale europeacuteennehellip) lesservices gestion des approvisionnements doivent disposer des moyens beaucoupplus importants pour seacutelectionner et neacutegocier avec les fournisseurs eacutetrangersLe coucirct de commande aux fournisseurs eacutetrangers est donc beaucoup pluseacuteleveacute Par ailleurs ces responsables font peser du fait de la monnaie defacturation choisie un eacuteventuel risque de change dont le coucirct de couverturepeut ecirctre oneacutereux Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Moisles achats par fournisseur Cet indice permet de connaicirctre les fournisseurs habituels de lrsquoentrepriseLes achats par fournisseur ne concerne eacuteventuellement que les fournisseursprincipaux On peut calculer un autre ratio Achats actuel par fournisseur Achats t-1Cet indice permet de comparer le montant des achats faits agrave un fournisseursur la peacuteriode actuelle et de ce montant sur les mecircmes peacuteriodes lrsquoan passeacute Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 le coucirct du service gestion Pourcentage des charges de la fonction par rapport aux chargesglobales Il srsquoagit de mesurer lrsquoimportance des charges du service gestion par rapportaux charges de la socieacuteteacute Cet indice permet de comparer les charges supporteacutees par chaquedeacutepartement Destinataire directeur financierResponsable Chef du servicePeacuteriodiciteacute Ans

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INDICATEURS DE GESTION Contenudeacutetail calcul Preacutevisions Reacutealiseacute Ecart Commentaire

Activiteacute et efficaciteacute de lorganisation du travail le nombre de commandes passeacutees somme des cdes le taux defficaciteacute Nb cds traites nb cdes agrave traiter Evaluation de la performance des fournisseurs pourcentage des livraison reccedilu en retard

Taux de conformiteacutenb cdes compteacuteteacutes

nb commandes Optimisation de conditions de passation de cdes nombrde frs consulteacutes par commade

Taux dimportationachat agrave leacutetranger

total des achats Eviter les ruptures des stocks la freacutequence de rupture de stock

optimisation des conditions de passation des commandes

nombre de fournisseurs moyen consulteacutes par commandes nb consultations nb commandes

Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe taux drsquoimportation Les achats agrave lrsquoeacutetrangerLe total des achatsIl permet de connaicirctre la part des importations dans les achats et de suivre Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute MoisLe pourcentage des achats par origine Lrsquoorigine des produits est importante ( nationale europeacuteennehellip) lesservices gestion des approvisionnements doivent disposer des moyens beaucoupplus importants pour seacutelectionner et neacutegocier avec les fournisseurs eacutetrangersLe coucirct de commande aux fournisseurs eacutetrangers est donc beaucoup pluseacuteleveacute Par ailleurs ces responsables font peser du fait de la monnaie defacturation choisie un eacuteventuel risque de change dont le coucirct de couverturepeut ecirctre oneacutereux Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Moisles achats par fournisseur Cet indice permet de connaicirctre les fournisseurs habituels de lrsquoentrepriseLes achats par fournisseur ne concerne eacuteventuellement que les fournisseursprincipaux On peut calculer un autre ratio Achats actuel par fournisseur Achats t-1Cet indice permet de comparer le montant des achats faits agrave un fournisseursur la peacuteriode actuelle et de ce montant sur les mecircmes peacuteriodes lrsquoan passeacute Destinataire Chef du serviceResponsable approvisionneurPeacuteriodiciteacute Mois

1048707 le coucirct du service gestion Pourcentage des charges de la fonction par rapport aux chargesglobales Il srsquoagit de mesurer lrsquoimportance des charges du service gestion par rapportaux charges de la socieacuteteacute Cet indice permet de comparer les charges supporteacutees par chaquedeacutepartement Destinataire directeur financierResponsable Chef du servicePeacuteriodiciteacute Ans

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TABLEAU DE BORD DU MOIS xxxxxxx 2010

INDICATEURS DE GESTION Contenudeacutetail calcul Preacutevisions Reacutealiseacute Ecart Commentaire

Activiteacute et efficaciteacute de lorganisation du travail le nombre de commandes passeacutees somme des cdes le taux defficaciteacute Nb cds traites nb cdes agrave traiter Evaluation de la performance des fournisseurs pourcentage des livraison reccedilu en retard

Taux de conformiteacutenb cdes compteacuteteacutes

nb commandes Optimisation de conditions de passation de cdes nombrde frs consulteacutes par commade

Taux dimportationachat agrave leacutetranger

total des achats Eviter les ruptures des stocks la freacutequence de rupture de stock

optimisation des conditions de passation des commandes

nombre de fournisseurs moyen consulteacutes par commandes nb consultations nb commandes

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INDICATEURS DE GESTION Contenudeacutetail calcul Preacutevisions Reacutealiseacute Ecart Commentaire

Activiteacute et efficaciteacute de lorganisation du travail le nombre de commandes passeacutees somme des cdes le taux defficaciteacute Nb cds traites nb cdes agrave traiter Evaluation de la performance des fournisseurs pourcentage des livraison reccedilu en retard

Taux de conformiteacutenb cdes compteacuteteacutes

nb commandes Optimisation de conditions de passation de cdes nombrde frs consulteacutes par commade

Taux dimportationachat agrave leacutetranger

total des achats Eviter les ruptures des stocks la freacutequence de rupture de stock

optimisation des conditions de passation des commandes

nombre de fournisseurs moyen consulteacutes par commandes nb consultations nb commandes