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Politique et processus achats Maud BROCHOT Octobre 2010

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Page 1: Cours M2 - Analyse Achats

Politique et processus achats 

Maud BROCHOT

Octobre 2010

Page 2: Cours M2 - Analyse Achats

Politique et processus achats

Partie 1: Analyse de portefeuillePartie 1: Analyse de portefeuille Partie 2: Stratégies achats Partie 3: L’appel d’offresPartie 3: L’appel d’offres Partie 4: La relation fournisseur Partie 5: Les outils d’e-achat

Page 3: Cours M2 - Analyse Achats

1ere partie: analyser et définir une stratégie achats

Connaître le périmètre des achats considérés,

Déterminer les enjeux

Établir la stratégie et les priorités

Page 4: Cours M2 - Analyse Achats

Un univers encore bien diversifié

Page 5: Cours M2 - Analyse Achats

Un métier toujours en évolution

Aujourd’hui

Industrie

Tertiaire

Grandes entreprises

PME

De production (Direct)

Hors production (Indirects)

Matériel

Prestations de service

Prestations intellectuelles

Secteur

Taille

Visibilité/client

Matérialité

1980 2000

Page 6: Cours M2 - Analyse Achats

Des fonctions différentes au sein d’une même entreprise (ex Nestlé)

Page 7: Cours M2 - Analyse Achats

Perrotin et Heusschen, 1995, identifient quatre enjeux principaux de l’achat :

le profit (action sur les prix d’achat)

la qualité du produit

le service (notion de flexibilité, quantité et délai)

l’image de l’entreprise que le vendeur perçoit à travers l’acheteur

Page 8: Cours M2 - Analyse Achats

La place des achats dans l’entreprise

Le service qualitéLa supply chain

La finance La comptabilité Le marketing

La production La R et D

Le service juridique

La direction générale

Page 9: Cours M2 - Analyse Achats

Les achats dans la chaine logistique

Expression de Besoin

Approbationde la

demande

Commandeet

suivi

Consultation (RFI, RFQ),

Evaluation Livraison Reception

Negociation et suiviContrat

Verification des factures et paiementACHATS

APPROVISIONNEMENTS

Page 10: Cours M2 - Analyse Achats

Les principales missions de l’acheteur

Page 11: Cours M2 - Analyse Achats

Pour identifier les paramètres d’optimisation il faut avoir une vision précise de ce que l’on achète….

Combien vous dépensez: quoi, chez qui, où, comment? Dans quel(s) marché vous évoluez: panel fournisseurs,

technologie et innovations, marché des matières 1eres, réglementation….

Les moyens d’action disponibles

Page 12: Cours M2 - Analyse Achats

1- Collecter les informations

Les informations comptables: bilan, compte de résultats factures

Extraction ERP Outils de gestion des dépenses du SI Achats

Et Interviews face à face avec les interlocuteurs internes et externes

Page 13: Cours M2 - Analyse Achats

Une requête dans l’ERP de l’entreprise

Page 14: Cours M2 - Analyse Achats

Mais on pourra aussi avoir une vision via l’outil d’analyse des dépenses (Spend analysis)

Page 15: Cours M2 - Analyse Achats

Analyse des dépenses (suite)

Page 16: Cours M2 - Analyse Achats

2- Analyser les données

Axe produits Axe fournisseurs En fonction du marché

Page 17: Cours M2 - Analyse Achats

La classification produits

Définir un référentiel pour segmenter le portefeuille achats en familles homogènes Regrouper les achats relevant d’une même approche stratégique et structurer l’analyse du

portefeuille Déterminer une codification commune (ou faire un mapping des classifications) à tous les

SI améliorant ainsi la fiabilité des données

Page 18: Cours M2 - Analyse Achats

Les axes de la classification en fonction de l’activité de l’entreprise

Classification Fonctionnelle Classification technologique Classification par nature d’achats

Page 19: Cours M2 - Analyse Achats

La classification produits et services /mise en œuvre Des approches différentes entre les achats directs et les achats indirects Mettre en place un niveau de granularité plus fin, quitte à regrouper plusieurs niveaux de

segments de sous-familles Trouver le juste équilibre entre une vision « opérationnelle » et une vision « standards »

Utilisation d’une classification qui permet d’avoir une vision commune au sein de l’entreprise

Plus cette classification respectera les standards, plus il sera simple de mettre en place des solutions interropérables

En moyenne une structure achats hors-production comprendra entre 80 et 120 sous-familles

Page 20: Cours M2 - Analyse Achats
Page 21: Cours M2 - Analyse Achats

UNSPSC

The UNSPSC is a hierarchical classification with five levels. These levels allow analysis by drilling down or rolling up to analyze expenditures. Each level in the hierarchy has its own unique number.XX SegmentThe logical aggregation of families for analytical purposes

XX FamilyA commonly recognized group of inter-related commodity categories

XX ClassA group of commodities sharing common characteristics

XX CommodityA group of substitutable products or services

XX Business FunctionThe function performed by an organization in support of the commodity

Page 22: Cours M2 - Analyse Achats

Global Product Classification (GS1)

Page 23: Cours M2 - Analyse Achats

Classification et interropérabilité (exemple le GDSN)

Page 24: Cours M2 - Analyse Achats

La segmentation dans la GMS

Achats Directs/indirects: produits à la revente et produits à usage interne

Achats Alimentaires/non alimentaire

Achats import/standard

Famille (IFLS)/Sous famille

• Classification Fonctionnelle

• Classification par nature

• Classification par nature

• Classification par famille

Page 25: Cours M2 - Analyse Achats

La segmentation des achats à La Poste

Page 26: Cours M2 - Analyse Achats

La vision par famille

Segment Famille Sous famille Code Libellé produit Quantité annuelle

Epicerie salée Conserves Conserves de légumes

12030 Haricots verts EF4/4 125000

Conserves de légumes

12031 Haricots verts rangés main 4/4 13600

Conserves de légumes

13201 Haricots verts EF1/2 25600

Conserves de légumes

13212 Haricots verts F 4/4 58000

Conserves de légumes

13203 Haricots verts F coupés1/2 2000

Conserves de légumes

14230 Haricots verts F 3*1/4 6000

Page 27: Cours M2 - Analyse Achats

La vision par fournisseur

Seg Famille Sous famille

Code Libellé produit Fournisseur Quantité annuelle

Epicerie salée

Conserves Conserves de légumes

12030 Haricots verts EF4/4 daucy 125000

Conserves de légumes

12031 Haricots verts rangés main 4/4

E3/Conserverie de Bretagne

13600

Conserves de légumes

13201 Haricots verts EF1/2 Daucy 25600

Conserves de légumes

13212 Haricots verts F 4/4 Daucy 58000

Conserves de légumes

13203 Haricots verts F coupés1/2 Daucy 2000

Conserves de légumes

14230 Haricots verts F 3*1/4 Conserveries de Bretagne

6000

Page 28: Cours M2 - Analyse Achats

La vision par site de commande

Segment

Famille Code Libellé produit Fournisseur Site 1 Site 2 Site 3 Quantité annuelle

Epicerie salée

Conserves de légumes

12030 Haricots verts EF4/4 Daucy 100 000

25000 0 125000

Conserves de légumes

12031 Haricots verts rangés main 4/4

E3/Conserverie de Bretagne

1000 2600 10000 13600

Conserves de légumes

13201 Haricots verts EF1/2 Daucy 20000 5000 600 25600

Conserves de légumes

13212 Haricots verts F 4/4 Daucy 6000 2000 50000 58000

Conserves de légumes

13203 Haricots verts F coupés1/2

Daucy 0 0 2000 2000

Conserves de légumes

14230 Haricots verts F 3*1/4

Conserveries de Bretagne

0 0 6000 6000

Page 29: Cours M2 - Analyse Achats

L’analyse d’un portefeuille achats- Pareto

20% des références représentent 80% du

montant total des achats gérés

• Dégager les axes prioritaires• Recentrer régulièrement ses priorités

Page 30: Cours M2 - Analyse Achats

La cartographie des achats

+

-

- +

Achats critiques

Achats stratégiques

Achats courants

Criticité en terme d’offre Fort impact techniqueFort impact sécurité et qualitéNombre de fournisseur limitéCriticité interneFort impact sur la rentabilité de l’entrepriseDes évaluations de volumes délicatesDes clients internes soucieux de ce produitFort impact sur l’image de l’entreprise….

Page 31: Cours M2 - Analyse Achats

Exemple: CHU Genève

Une centrale d’achats composée de 30 personnes 112000 articles achetés 1000 accords cadres Achats « super » Stratégiques = Achats

stratégiques (alimentaire) + achats critiques (Pharmacie)

Achats utiles: ex: fournitures de bureau

Page 32: Cours M2 - Analyse Achats

L’analyse d’un portefeuille achats /fournisseurs- Pareto

20% des fournisseurs représentent 80% du

montant total des achats gérés

• Dégager les axes prioritaires• Recentrer régulièrement ses priorités

Page 33: Cours M2 - Analyse Achats

Puissance d’achats

Page 34: Cours M2 - Analyse Achats

La cartographie fournisseurs

3%

10%20%30%

CA Fournisseur en M€

Ach

ats/

fou

rnis

seur

M€)

Dépendance économique

Montant des achats peu attractif pour le fournisseur

Page 35: Cours M2 - Analyse Achats

Analyse du marché 5 Forces de Porter

Marché fournisseurs

Rivalité des concurrents

Demande

Pouvoir de négociation des clients

Substitution/ innovations

Menace des produits de substitution

Marché amont

Pouvoir des négociation des fournisseur

Cadre juridique et réglementaire

Nouveaux entrants

Menace des nouveaux entrants

Page 36: Cours M2 - Analyse Achats

Le cycle de vie du marché

Rentabilité Négative Moyenne Forte Incertaine

Nbre de frs Très faible En augmentation

Maximum En baisse

Page 37: Cours M2 - Analyse Achats

Les bases de l’évaluation fournisseurs: l’analyse financière (gestion du risque) L’objectif n°1 est de sécuriser les relations avec

ses partenaires pour éviter les défaillances d’approvisionnement

Connaitre sa capacité à suivre l’évolution des besoins

Connaitre notre marge de manœuvre de négociation

Suivre l’évolution des ratios Etre alerté par des mouvements de personnel,

une fébrilité soudaine…

Page 38: Cours M2 - Analyse Achats

Les principaux critères

Ratio Analyse

Évolution du CA Indique l’évolution de l’entreprise

VA/Salarié Indique la productivité de l’entreprise – à comparer avec les indicateurs des concurrents

EBE Inique la profitabilité opérationnelle – cad la marge qui provient de l’activité principale de l’entreprise

Résultat net Indique si le fournisseur dégage de la marge une fois ses charges payées

Capitaux propres/total bilan Indique le niveau d’autonomie financière de l’entreprise

BFR Représente le besoin de financement de l’activité fondamentale de l’entreprise

CAF Indique la capacité du fournisseur a honorer ses dettes actuelles et financer des investissements futurs

Page 39: Cours M2 - Analyse Achats

SWOT par famille d’achats

Forces (Strenghts)

Position dominante sur le marché

Bonne identification du besoin

Bonne conception du produit acheté

Faiblesses(Weaknesses)

Faible position sur le marché

Besoin spécifique, exigences de qualité particulières

Définition des besoins délicate

Opportunités

(Opportunities)Marché fournisseur encore sous exploité

Procédés de conception alternatifs

Menaces(Risks)

Règlements et obligations contraignantes

Structures de marchés avec fournisseurs en position dominante

Evolution des cours des matières 1eres et des devises

Page 40: Cours M2 - Analyse Achats

Evaluer les risques internes et externes (ref: management des achats O. Bruel)

Risques /contraintes internes de nature technique

Risques/contraintes internes de nature commerciale

Niveau de qualité attendu difficile à atteindreCahier des charges non exprimé en terme fonctionnelsFournisseur imposé par les services techniquesPas d’analyse de la valeur préalableQualité demandée inhabituelle sur le marchéModifications fréquentes des spécifications attenduesPas de recherche de standardisationAchat nouveau (pas de référence historique)Confidentialité des donnéesLenteur du processus d’homologation

Fournisseur imposé/mono sourceManque de prévision de besoinPas de regroupement d’achatsDélais exigé trop courtPertinence du dossier d’achatPuissance d’achats limitéePrix d’achats imposésAbsence de cotation existante du (des) fournisseur(s)Existence d’un fournisseur « interne »Intervenants multiples en relation avec les fournisseurs

Page 41: Cours M2 - Analyse Achats

Check list type d’analyse des risques internes et externes (suite)

Risques /contraintes externes de nature technique

Risques/contraintes externes de nature commerciale

Mono source technologiqueTechnologie à évolution permanenteChoix possible entre plusieurs solutions techniques Absence de normes marchéRéglementation contraignantePerformance très inégale des fournisseursDurée de vie courte des produitsDépendance technique vis-à-vis des fournisseurs

Fournisseur actuel inadapté au secteur Produit non ciblé pour le fournisseur Pas de vraie concurrence Monopole ou oligopole Capacité de production rigide Passage obligé par la distribution Législation hétérogène restrictives Marques/brevets/licences Obligation d’après-vente

Page 42: Cours M2 - Analyse Achats

Planifier ses actions

En fonction des contrats et de leurs échéances (dates, volumesEn fonction des contraintes du marché (exemple produits de campagne, évolution des cours, évolution des devises..)En fonction des contraintes et des besoins internes…..

Rétro planning d’appel d’offres

Objectifs

Planning annuel

Page 43: Cours M2 - Analyse Achats

Planifier ses actions

Page 44: Cours M2 - Analyse Achats

Piloter la fonction achats

• Coût de la fonction Achats ( si applicable)

• Nombre de fournisseurs global et par catégorie

• Respect des procédures

RHRH

SuiviSuivi

PanelPanel

Indicateurs de Pilotage

• CA d'achat par catégorie

• CA d'achat par acheteur

• Coûts liés aux achats mutualisables et non-mutualisables (hors personnel)

PérimètrePérimètre

StructureStructure

Indicateurs de suivi d'activité

• Suivi des coûts réels

• Écarts par rapport à l’année précédente

• Ecarts / budget

• Nombre des non conformités : contrôles qualitatif et quantitatif

• Indicateur de retard

– taux

– délai

CoûtCoût

DélaiDélai

QualitéQualité

Indicateurs de performance

• Taux de service aux utilisateurs

ServiceService

Un tableau de bord peut être élaboré pour assurer le pilotage de la fonction Achat suivant 3 types d’indicateurs qui seront mis en œuvre progressivement,

Page 45: Cours M2 - Analyse Achats

Synthèse

On pourra reprendre tous les éléments vus dans un document de synthèse pour chaque démarche achat: une fiche action L’analyse par famille/ sous famille L’analyse du poids des fournisseurs actuels SWOT Leviers et stratégies à mettre en œuvre Les gains attendus Le planning

Page 46: Cours M2 - Analyse Achats

Fiche action (Partie1)

Page 47: Cours M2 - Analyse Achats

Fiche action (Partie 2)

Page 48: Cours M2 - Analyse Achats

Fiche action (Partie 3)

Page 49: Cours M2 - Analyse Achats

Fiche action (Partie 4)

Page 50: Cours M2 - Analyse Achats

Les principales stratégies d’amélioration des achats

Concept et methodes Approches et outils Levier Resultats Capacité de mise en œuvre

1 Pays à Bas couts Sourcing, bureaux d'achat,trappes a éviter Prix 30 à 40 %

2 Re Design to cost travail à coût objectif créativité des fournisseurs Specs 20 à 30 % Technique

3 Coût Total d'acquisition Maintenance, livraison, recherche, engagement à long terme Service 10 à 20 % Technique

4 Optimisation de panel fournisseur Segmentation, réduction du panel fournisseur Prix 10 à 15 % Facile

5 Coordination Rationnalisation du Besoin, Quantité 10 à 15 % Facile

6 Démarche Qualité Audit, mesure de qualité coûts, délais, Qualité 5 à 10 % Technique

7 Chantiers de productivité Cartographie des process, analyse et modifications Processus 10 à 15 % Technique

8 Termes du contrats termes légaux, pénalités, garanties Volume 5 à 10 % Facile/compliqué

9 interface emballage, manutention; Processus 5 à 10 % Facile

10 Achats groupés trouver des partenaires exterieurs volumes 5 à 10 % Facile

11 Standardisation des produits VA/VE créativité des fournisseurs Qualité 5 à 10 % Technique

12 faire ou faire faire analyse financière Processus 5 à 10 % Compliqué

13 Logistique Transport, stockage, Processus 5 à 10 % Facile/Technique

14 Tresorerie terme de paiements, couts de stockage, lettre de change Prix 3 à 5 % Facile

15 Achats des fournisseurs Optimisation des fournisseurs de rang 2 Processus 3 à 5 % Facile

16 Négociations avancées Tactiques de négociations de haut niveau Prix 3 à 7% Facile/Technique

17 Partenariats Relation de longues durées, Amélioration continue prix 3 à 5 % Facile/compliqué

18 Service apres vente Maintenance, et réparations, stockage de pièces détachées Service 3 à 7% Facile/compliqué

19 Négociation traditionelle "Marchandage" Prix 3 à 5 % Facile/compliqué

20 Structure des coûts du marché Analyse Financière sectorielle Prix 3 à 5 % Facile

20 outils de réduction des couts

Page 51: Cours M2 - Analyse Achats

Stratégie achats – les 2 stratégies possibles ATK