cpdf start people tender art com

Grip op Flex is een kunst

Tender inleen uitzendkrachten 2015 Art.com Pagina 2 van 34

Geachte heer Hanraets,

Hierbij ontvangt u onze beste oplossing met betrekking tot de criteria die Art.com mede in haar document “Tender 2015” kenbaar heeft gemaakt.

Art.com heeft aangegeven de samenwerking met de (nieuwe) HR-partner aan te gaan rond 1 februari 2015. Wanneer wij een backward planning maken, betekent dit dat de implementatie (en eventuele migratie) uiterlijk 1 januari 2015 opgestart moet worden. Daarom stellen wij voor om onze beste oplossing aan het MT van Art.com te presenteren in de tweede week van december 2014. Het is belangrijk om in dit traject “de vaart erin te houden”, zodat Art.com snel kan profiteren van de voordelen van de door ons ontwikkelde oplossing(en) en snel ‘Grip op Flex’ krijgt.

Het perspectief van onze oplossingDe Business-to-Consumer (B2C)-markt groeit explosief, mede als gevolg van verdere expansie van de e-commercemogelijkheden, die steeds meer winkels en verladers bieden. Er is een duidelijke trend waarneembaar van offline-shopping (fysieke winkel) naar online shopping (webshop), oftewel van re-tailer naar e-tailer. Vooralsnog blijven beide vormen wel aangeboden worden, dus is er sprake van multi channel-shopping.

Consumenten lijken het belangrijker te vinden dat ze invloed hebben op de aflevermethode en het aflevermoment, dan op een snelle levering van de bestelde producten (bron: Onderzoek Webwinkellogistiek 2013, Roland Slegers). De dynamiek neemt toe en (r)e-tailers en vervoerders gaan op zoek naar innovatie.

Deze ontwikkelingen hebben ook gevolgen voor de factor arbeid. Werktijden worden meer en meer in overeenstemming gebracht met het aanbod van werk en de vraag naar arbeidscapaciteit. Kortere shifts, de beweging richting een 24-uurs economie en de behoefte aan sneller open af te schakelen zijn daar voorbeelden van. Maar ook de gevraagde competenties van medewerkers veranderen. Kwaliteitsbewustzijn en het meedenken in procesverbeteringen nemen een steeds belangrijkere plaats in: Mensen, middelen en methoden, je kunt er eenvoudigweg niet meer omheen!

Terecht vraagt Art.com zich af welke HR-dienstverlener haar het beste kan helpen om de strijd aan te gaan in de buitengewoon volatiele markt, waarin onderscheidend vermogen vooral op het vlak van innovatie en kostenefficiëntie tot uitdrukking wordt gebracht. Art.com wil “Grip op Flex”. In dit voorstel tonen wij aan dat u niet verder hoeft te zoeken. U heeft partij gevonden die u grip op flex geeft: Start People.

Art.com haalt met Start People een innovatieve partner in huis, waarbij onze werkprocessen bijdragen aan verlaging van de Total Cost of Ownership (TCO) en compliant werken. Om de communicatie met betrekking

Art.com

t.a.v. De heer R. Hanraets

De Voorde 40

5807 EZ Oostrum

datum

Almere, 27 november 2014

onderwerp

Aanbieding Start People – Grip op Flex

Start People B.V.

P.J. Oudweg 61, 1314 CK Almere

Postbus 1, 1300 AA

Almere, Nederland

T +31 (0)36 538 24 75

[email protected]

www.startpeople.nl

Aanbiedingsbrief


tot de inzet van uitzendkrachten voor Art.com zo eenvoudig mogelijk te maken, richten wij een Single Point of Contact in op een van onze nabij gelegen Inhouse-locaties. Wij bieden Art.com optimale aandacht vanuit een zogenaamd @house dienstverleningsmodel.Art.com is door het contracteren van processpecialist Start People verzekerd van een partner, die samen met u werkt aan het bereiken van de doelstellingen zoals benoemd in uw tenderdocument.

Wij beschrijven in deze aanbieding ons operationele dienstverleningsmodel, dat is gebaseerd op gestandaardiseerde processen en vervolgens op maat is gemaakt voor Art.com. Door een sterke mate van flexibiliteit kunnen spelen wij met dit model in op de dynamiek van uw organisatie. Het model is ingericht om Art.com de juiste dienstverlening te bieden, op elk gewenst moment van de dag, tegen de scherpst mogelijke prijs.

Met Start People haalt u een ervaren, professionele, procesgerichte en niet in de laatste plaats, mensgerichte HR-dienstverlener in huis. Wij verheugen ons op een langdurige samenwerking, waarbij wederzijdse afhankelijkheid onze verbindende factor vormt.

Geld stroomt naar waarde! Start People voegt relevante waarde toe. De waarde daarvan bepaalt u, Art.com! Wij hebben onze beste oplossing voor Art.com met een enthousiast en deskundig team voor u ontwikkeld.

Mocht u met betrekking tot onze aanbieding vragen hebben, neemt u dan contact op met:Edwin Zonder - Senior Salesmanager Start PeopleTelefoonnummer: 06-38789069e-mail: [email protected]

Met vriendelijke groet,Start People B.V.

Jan-Willem GelderblomAlgemeen Directeur


Inhoudsopgave

Hoofdstuk pagina

“Werk creëert waarde voor iedereen” 5

Grip op Flex: de vier ‘Critical Business Issues’ van Art.com 7

1. Processen 91.1 Van Operational Excellence naar Strategisch Partnership 91.2 Communicatie 141.3 Administratie en Rapportages 17

2. Kwaliteit 212.1 Matching competenties en functie-eisen 212.2 Introductie en inwerken 262.3 Binden en boeien 27

3. Kosten 303.1 Transparante kostprijs 303.2 Tariefstelling 313.3 Inwerkkosten 31


“Werk creëert waarde voor iedereen!” dat is onze overtuiging.

Start People is in Nederland één van de grootste, toonaangevende dienstverleners op het gebied van flexibele arbeid. Als arbeidsmarktintermediair verleent Start People alle vormen van flexibele arbeid en uiteenlopende diensten op het gebied van Human Resources. Start People maakt, als grootste werkmaatschappij, deel uit van het beursgenoteerde USG People N.V., dat met verschillende sterke merken op het gebied van flexibele arbeid in diverse Europese landen actief is.

Denken in oplossingen voor echte uitdagingen op de arbeidsmarkt. Dat is wat Start People onderscheidt en beweegt. Het zit verankerd in onze genen. Al vanaf 1977 is Start People bewezen succesvol in het beantwoorden van complexe vragen op het gebied van werk. Onze persoonlijke aandacht zorgt ervoor dat de juiste mensen op de juiste plek terecht komen. Deze aanpakt werkt zowel voor onze uitzendkrachten als voor onze opdrachtgevers. Betrouwbaarheid, vernieuwing en gedrevenheid kenmerken onze werkwijze.

Wie wij zijn:

• Start People is een dochter van USG People, een succesvolle beursgenoteerde Nederlandse onderneming.• Actief in acht Europese landen, met in Nederland 198 vestigingen en 750 intercedenten.• In Nederland 86 inhouse-locaties, met een vacature-vervullingsgraad van 100 procent en 24/7 bereikbaar.• Dagelijks 22.500 flexmedewerkers aan de slag.• Jaarlijks investeren wij €1,2 miljoen in het opleiden en trainen van onze flexmedewerkers.• Wij zijn marktleider in het faciliteren van leer-werkbanen, met 4800 trajecten per jaar. Op jaarbasis

plaatsen wij meer dan 1000 flexmigranten en grensarbeiders in onder andere Limburg, bij industriële, technische en logistieke opdrachtgevers.

• In de branches logistiek en industrie werken wij samen met onder anderen Jabil, Docdata, Cleanlease Fortex, Bolletje, Media Logistics, UPS Supply Chain Solutions, Geodis, Primark, Schneider Electric, Coca-Cola, Friesland Campina, GDF Suez, Perfetti Van Melle, Intersnack, Koninklijke Ten Cate en Ad van Geloven.

Onder het ‘star brand’ Start People vallen de volgende onderdelen, met elk hun specifieke dienstverlening:

• Start People: Regulier personeel (industrieel en administratief), Inhouse Services, Transport (rijdend personeel B(E) en C(E), flexmigranten en grensarbeiders, Customer Service en Call Center medewerkers.

• ASA: Werven, selecteren en plannen van de beste HBO- en WO-talenten voor moeilijk vervulbare diensten.• USG Restart: Outplacement – Re-integratie tweede spoor – Ondersteuning bij uitvoering Participatiewet –

Loopbaanontwikkeling – Jobcoaching – Uitvoering Generatieregeling®.• CapitalP: Gespecialiseerd in full-service payrolldiensten.• Call-IT: Kennisintensieve Customer Carediensten in de ‘business to business’ en ‘business to consumer’

markt.

“ Werk creëert waarde voor iedereen”


Het Start People “brand house” staat als een huis. Onze vijf kernwaarden zijn:

Toegankelijk: Wij zijn een platte organisatie met korte lijnen, horizontaal en verticaal.Resultaatgericht: Wij spreken zowel met Art.com als intern ambitieuze KPI’s af.Gedisciplineerd: Wij leven naar “afspraak is afspraak”.Durf: Wij geven als partner Art.com eerlijke feedback.Verbindend: Wij verbinden onze uitzendkrachten, Art.com en Start People in een krachtige

driehoeksverhouding.


In de periode vanaf februari 2014 hebben wij intensief gesproken over de uitdagingen waarvoor Art.com staat, nu en in de komende jaren. We hebben meerdere persoonlijke gesprekken gevoerd met Ronald Amersfoort, Rob Hanraets, Rob Notenboom en Patrick Bos, van het MT van Art.com. In mei 2014 hebben wij onze Business Improvement Scan uitgevoerd en daarvan de resultaten in juni gepresenteerd.

Naast het uitvoeren van de Business Improvement Scan hebben wij het MT van Art.com ook ontvangen bij een referentiebezoek aan Jabil en onze Start People Inhouse Services-operatie in Venray. Hier heeft het MT kennisgemaakt met de tevredenheid van Jabil ten aanzien van onze rol in het plannen van zowel vaste als flexmedewerkers, op basis van competenties, uren en aantallen. Met andere woorden: met capaciteitsmanagement. We zijn ons bewust van het feit dat Jabil een andere dynamiek kent dan Art.com, die tenslotte dagelijks in de volatiele wereld van de e-commerce opereert.

Tot slot hebben wij nog aanvullende vragen gesteld aan Rob Hanraets en Ronald Amersfoort, naar aanleiding van de “Tender 2015”. Uit alle informatie die wij op dit moment tot onze beschikking hebben, blijken volgens Art.com vier zaken als meest belangrijk te worden aangemerkt. Deze vier punten komen overeen met de resultaten uit de Business Improvement Scan. Wij willen Art.com hiermee complimenteren, het blijkt dat jullie de knelpunten en verbetergebieden zelf goed in kaart hebben. Met de “Tender 2015” wil Art.com met name het volgende bereiken:

1. Snel en met de juiste kwaliteit kunnen reageren op de fluctuaties in het werkaanbod.2. Het terugdringen van de trainings- en inwerkkosten van (nieuwe) uitzendkrachten.3. Een zorgvuldig uitgevoerd en geborgd HR-dienstverleningsproces.4. Een transparante en aantrekkelijke tariefstelling.

In onderstaande afbeeldingen vindt u een samenvatting van de resultaten uit de Business Improvement Scan:

Grip op Flex: de vier ‘Critical Business Issues’ van Art.com


1.1

Van

Opera tional

Excellence

naar

Strategisch

Partner-

ship

2.1

Matching

compe-

tenties en

functie-

eisen

3.1

Trans-

parante

kostprijs

1.2

Communi-

catie

2.2

Introductie

en

inwerken

3.2

Tarief-

stelling

1.3

Adminis-

tratie en

Rapporta-

ges

2.3

Binden

en boeien

3.3

Inwerk-

kosten

Samenvattend stellen wij vast dat Art.com op zoek is naar Grip op Flex. Wij hebben de verschillende onderdelen hiervan weergegeven in onderstaand figuur. Deze onderdelen worden in onze aanbieding verder toegelicht.

Het verbeterpotentieel en de klanttevredenheid wordt in een 2x2-matrix geconfronteerd.

Het roze kwadrant rechtsonder geeft het gebied aan waar de meeste winst te behalen valt.

De nummers in de matrix corresponderen met het procesnummer.

Start People adviseert om als eerste met die processen die binnen dit kwadrant vallen aan de slag te gaan.

In de tabel wordt de confrontatie berekend. De drie hoogste scores krijgen prioriteit 1, 2 en 3. Deze zijn in het groen weergegeven.

Vervolgens wordt voor de top 3 in volgorde van prioriteit de detaillering van de knelpunten en klanttevredenheid weergegeven.

De prioritering is gebaseerd op de combinatie van klanttevredenheid en het verbeterpotentieel

Prioritering processen

Confrontatie verbeterpotentieel en klanttevredenheid Nr. Proces Prioriteit

1. Forecast & Planning 6

2. Aanvragen 11

3. Werving & Selectie 4

4. Personeelsinzet & -bestand 3

5. Inplannen / roosteren 10

6. Plaatsing & onthaalprocedure 7

7. HR-activiteiten 2

8. Administratief proces 8

9. Managementinformatie 9

10. Besparingen 12

11. Vendor Management 1

12. Communicatie 5

1

2

3 4

5

6

7

8910

11

12

0,0

1,0

2,0

3,0

4,0

5,0

6,0

7,0

8,0

9,0

10,0

0,0% 20,0% 40,0% 60,0% 80,0% 100,0%

klan

ttev

rede

nhei

d

verbeterpotentieel

Grip op Flex

1. Processen 2. Kwaliteit 3. Kosten


1. Processen

Start People werkt met vastgelegde en uniforme processen in haar dienstverlening. Deze processen worden na gunning van het contract op maat gemaakt voor Art.com en geimplementeerd. Gedurende onze samenwerking werken wij van operational excellence toe naar een strategisch partnership. Wij verbeteren onze processsen en dientsverlening gedurende de samenwerking door in gesprek te blijven met Art.com en door onze dienstverlening te monitoren met behulp van KPI’s. 1.1 Van Operational Excellence naar Strategisch Partnership

Operational Excellence – ons dienstverleningsmodelUit ervaring blijkt dat een duidelijke communicatie en ontzorging binnen de samenwerking erg belangrijk is. Start People organiseert hierom de dienstverlening voor Art.com, door als Single Point of Contact (SPoC) te fungeren, waardoor u optimaal wordt ontzorgd. Alle contacten lopen via één loket. Of het nu gaat om uitzendkrachten, detacheren of payrolling. Start People garandeert daarbij een 100% levering. Als het onverhoopt nodig is, schakelt Start People achter de schermen andere labels binnen Start People op om mee te werven, zonder dat Art.com hier hinder van ondervindt. De prijsstelling is vooraf bij Art.com en Start People duidelijk en zal altijd gehanteerd worden. Doordat wij Master Vendor zijn lopen alle contacten over de uitzendkrachten bij Art.com via Start People waardoor Art.com wordt ontzorgd en grip krijgt op de inhuur van uitzendkrachten. De dienstverlening wordt in onderstaande afbeelding gevisualiseerd.

“Sinds 2005 is Start People, exclusief leverancier van Perfetti Van Melle in Nederland en sinds 2013 ook in België. De 5 locaties van Perfetti Van Melle worden door Start People bediend vanuit 2 inhouse locaties en enkele ‘reguliere’ vestigingen in de rol van master

vendor. Naast een vervullingspercentage van meer dan 99%, richten Start People en Perfetti Van Melle zich ook op aanvullende projecten als CO2 reductie waarbij

Start People volledige klimaatneutrale uitzendkrachten levert aan Perfetti Van Melle.”De heer L. van Roosmalen - HR Manager Manufacturing

Perfetti van Melle


Achter de schermen heeft Start People toegang tot verschillende onderdelen van Start People om de dienstverlenging richting Art.com blijvend te garanderen.• Start People Inhouse Services: Dé inhouse specialist. Werkt volgens strak gelijnde LEAN ingerichte

processen en ontzorgt Art.com door de korte communicatielijnen.• Start People Large Accounts: Bedient onze volumeklanten waarbij we niet inhouse zitten. Door

Start People Large Accounts in te zetten achter Start People Inhouse Services, garanderen wij Art.com altijd over voldoende geschikte kandidaten te beschikken.

• Start People Telematch: Ook voor kritische functies op uw Customer Service afdeling zijn wij uw HR-partner en vullen wij onze rol als Master Vendor volwaardig in. Start People Telematch is in dit kader onze subcontractor.

• Start People International Recruitment: Bemiddelt voor haar opdrachtgevers in Nederland sinds 1999 flexmigranten en grensarbeiders.

• Start People College: Onze specialist op het gebied van klant specifieke en functiegerichte opleidingen. Een introductie op Start People College vindt u in bijgevoegd filmpje: http://www.youtube.com/watch?v=8vTiRBxT8Q4

• ASA: Dé specialist in het werven, selecteren en plannen van de beste van hbo- & wo-studenten. ASA heeft toegang tot 45 procent van alle hbo- en wo-studenten in Nederland. Hiermee garanderen wij Art.com geschikte studenten in de Art.com pool.

Bij veel van onze klanten werken wij volgens bovenstaand model samen en zetten wij meerdere labels van Start People in. Voorbeelden hiervan zijn de samenwerking tussen Start People Large Accounts en ASA bij Primark en de samenwerking bij UPS Supply Chain Solutions en Jabil tussen Start People Inhouse Services en Start People Large Accounts. Start People College wordt bij deze klanten ingezet om de uitzendkrachten te testen en verder te ontwikkelen door middel van opleidingen.

@-house dienstverlening in de praktijk Onze procesdienstverlening is voor 90 procent gestandaardiseerd. Deze standaard processen vullen we tot 100 procent aan met voor Art.com op maat gemaakte modellen. De basisdienstverlening van een @house-vestiging omvat in ieder geval de volgende activiteiten:• Een 100% vervulling van uw vacatures.• Werving (op de regionale markt) en selectie (selectie- en aannamegesprekken, testen) en het verzorgen van

contracten (uitzendkrachten of detacheren).• Uitvoeren van aankomst-controles en zorgen voor vervanging bij afwezigheid.• Begeleiding voorafgaande aan de werkzaamheden (het geven van een rondleiding, verstrekken van

bedrijfsinformatie, uitleg werkzaamheden etc.), tijdens de werkzaamheden (voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken) en erna (voeren van exitgesprekken).

• Continue focus op verbeteringen die de kwaliteit van de dienstverlening verhogen, die Art.com verder ontzorgen én die de Total Cost of Ownership verlagen.

• Administratie (verzorgen van de urenregistratie en managementinformatie).


Froukje van Haperen is senior proces specialist en werkt ruim 7 jaar voor Start People Inhouse Services.

Desiree Haegens is sinds 1995 werkzaam voor Start People Large Accounts en is sinds 2010 vestigingsmanager in Venlo.

Rob Stoffels is 16 jaar in dienst bij Start People en geeft momenteel leiding aan een zes Inhouse locaties (gericht op de industrie en logistieke branche).

Carolien Coppus is processpecialist en werkt sinds 2013 voor Start People Inhouse Services.

Letticia de Hart werkt bijna 2 jaar bij ASA/Start People als Accountmanager logistiek en industrie.

Froukje en Carolien worden aangestuurd door Rob Stoffels, procesmanager.

Uw vaste team kan de hulp inschakelen van de andere labels van Start People. Deze contactpersonen stellen we hieronder ook kort aan u toe.

“Ik ervaar de dienstverlening vanuit Start People Inhouse Services als zeer positief. Voorheen deden wij zaken met meerdere bureaus die niet bij ons Inhouse aanwezig

waren. Hierdoor kan ik een goede vergelijking maken. De grote verbetering die ik ervaar is dat er voor alle vestigingen uit het cluster één aanspeekpunt is die de

contractafspraken en dienstverlening borgt. Doordat dit aanspreekpunt dicht bij de klant zit en exact weet wat er speelt, gaat de doorvertaling van afspraken erg goed.

Start People Inhouse Services neemt SITA veel werk uit handen zoals het tonen van instructie- en veiligheidsvideo, opkomstcontroles, begeleiding op en naar de

werkvloer. Ook de implementatieperiode is geruisloos verlopen.Sita heeft hierin geen hick-ups ervaren.”

Claudia van Triest - Recruiter & ContractbeheerderSITA

Uw betrokken team:Vanuit Start People staat er een enthousiast, ervaren en deskundig team voor u klaar. Froukje van Haperen en Carolien Coppus zullen uw SPoC worden vanuit Start People.


Ontwikkelen naar strategisch PartnershipStart People gaat verder dan alleen het leveren van uitzendkrachten. Wij werken toe naar een gelijkwaardig partnership met Art.com. In de komende jaren van onze samenwerking ervaart Art.com dat in de eerste maanden de focus ligt op Operational Excellence en wij daarna via onze LEAN-methodieken en de Clients for Life®-filosofie verbeteringen doorvoeren, op basis van úw verwachtingen. Op die manier voegen wij telkens relevante waarde toe. En de waarde bepaalt Art.com. Geld stroom tenslotte naar waarde!

Hieronder schetsen wij grafisch hoe wij het partnership vanaf de start van de overeenkomst ontwikkelen.

Onze dienstverlening wordt volgens een drie-stappen model steeds verder aangescherpt. Hieronder lichten wij de stappen uit dit model toe:

• Stap 1: Focus op capaciteit en kwaliteit: in deze stap is er concentratie op een juiste implementatie van onze dienstverlening, waardoor direct 100% wordt geleverd.

ImplementatieEen succesvolle start van de overeenkomst tussen Art.com en Start People per 1 februari 2015 wordt mede bepaald door een goede en tijdige implementatie. Art.com kan erop vertrouwen dat Start People haar volledig ontzorgt en dat de continuïteit van de dienstverlening geen enkele hinder ondervindt van de overstap naar een nieuwe leverancier. Start People maakt deze belofte waar door de inzet van onze SLIM™ methode, wat staat voor Start People Lean Implementatie Management. Deze methode bestaat uit 4 pijlers die aangeven welke onderwerpen aan bod komen tijdens de implementatie. SLIM™ is een op PRINCE2 gebaseerde ‘best practice’- aanpak voor een uitvoerige, betrouwbare en klantgerichte implementatie. Onderdeel van deze methode is een op maat gemaakt projectplan, dat wordt uitgevoerd door een ervaren projectteam met een strakke sturing door een vaste implementatiemanager. Het projectplan wordt zorgvuldig met Art.com afgestemd, waardoor de mijlpalen en resultaten optimaal aansluiten op de voor Art.com belangrijke criteria.


In onderstaand schema treft u ons SLIM™ basismodel aan met uitleg van de 4 pijlers.

De eerste activiteit die wij organiseren nadat Art.com voor onze oplossing heeft gekozen, is de transition meeting uit de Clients for Life® methode. Deze methode ligt ten grondslag aan onze dienstverlening en borgt een proactieve werkwijze waarin wij onze dienstverlening afstemmen op uw verwachtingen. Bij de meeting worden alle stakeholders (waaronder in ieder geval Rob Notenboom, Patrick Bos, Rob Hanraets en Ronald Amersfoort) samengebracht om een volledige overdracht naar de operatie te realiseren. Het moment waarop het MT van Art.com en de Senior Sales Manager van Start People gezamenlijk de afspraken overdragen aan de operatie en de aanvullende, niet contractuele, verwachtingen over en weer worden uitgesproken. Deze meeting wordt jaarlijks herhaald om gewijzigde verwachtingen scherp te krijgen. Hiermee borgen wij dat onze dienstverlening aansluit op uw verwachtingen.

Om u een beeld te geven van de implementaties inclusief migratie die Start People heeft uitgevoerd vindt u in onderstaand overzicht enkele succesvol afgeronde trajecten.

Klant Jaar migratie Aantal migratiekandidaten

Coca Cola Enterprises 2014 58 kandidaten

CleanLease 2014 180 kandidaten

Ministerie van Economische Zaken 2014 110 kandidaten

Jabil 2014 100 kandidaten

Columbus 2014 120 kandidaten

Uniekaas 2014 60 kandidaten

SITA 2013 250 kandidaten

CêlaVita 2013 30 kandidaten

Docdata 2013 150 kandidaten

Ministerie van Veiligheid en Justitie 2013 400 kandidaten

“We zijn zeer tevreden over de accurate implementatie, migratie, samenwerking en nazorg. De totale implementatie is gewaardeerd met een rapportcijfer 9.2!”

Claudia van Triest - Recruiter & ContractbeheerderSITA


1.2 Communicatie

Onze dienstverlening zoals we deze in hoofdstuk 1.1 beschreven hebben, borgen wij door de Clients for Life® methode, door onze communicatiematrix en door onze KPI’s en managementrapportage.

Clients for Life® Een belangrijk element in de dienstverlening van Start People richting haar klanten is het proactief communiceren en inspelen op de verwachtingen die leven bij Art.com. Start People hanteert hiervoor de Clients for Life® methode.

Dit regiemodel voor strategisch accountmanagement helpt ons de klantverwachtingen nóg beter in kaart te brengen en daarmee nóg meer uit te blinken in betrouwbaarheid en pro activiteit. Hiermee borgen wij onze dienstverlening richting Art.com. Drie zaken staan centraal binnen Clients for Life®: een goede operationele performance, een goede relatie met de klant en het inventariseren en waarmaken van verwachtingen. Hieronder wordt de Clients for Life®-methode grafisch weergegeven.

• Stap 2: Focus op procesoptimalisatie: wij werken gezamenlijk aan de knelpunten die naar voren zijn gekomen uit de Flex Efficiency Scan welke we in de eerste stap hebben uitgevoerd (de scan wordt toegelicht in hoofdstuk 2.1). Ook vindt de eerste kwartaalevaluatie tussen Art.com en Start People plaats, waarbij onze dienstverlening en samenwerking scherp en kritisch wordt geëvalueerd. Wij geloven in een eerlijke wederzijdse feedback.

• Stap 3: Focus op ontwikkelen strategisch partnership: wij zetten de Net Promotor Score (NPS) in, om uw tevredenheid te meten. De NPS-score wordt toegelicht in hoofdstuk 1.2. Aan de hand van o.a. deze NPS-score gaan we met elkaar in gesprek over de wijze waarop Start People (nog) meer relevante waarde kan toevoegen en bepalen we gezamenlijk de doelstellingen voor het volgende contractjaar.

Door de continue verbeteringen die voorgesteld en uitgevoerd worden, evolueert de dienstverlening naar een hoger niveau. Dit hogere niveau vormt de basis voor een volgende stap. Zo zijn wij doorlopend in staat onze dienstverlening aan Art.com te verbeteren en wordt de basis gelegd voor een duurzaam partnership.


De elementen uit de Clients for Life®-methode worden hieronder kort toegelicht:• Transition Meeting: Bij deze meeting worden alle betrokkenen samengebracht om een volledige overdracht

naar de operatie te realiseren. Verwachtingen op korte en lange termijn worden besproken en meetbaar op papier gezet als uitgangspunt. Indien er een wisseling van contactpersonen plaatsvindt wordt de transition lite meeting gehouden met de nieuwe contactpersoon zodat wij ook van deze persoon de verwachtingen in kaart hebben.

• WITY (Whats Important To You): Tijdens de WITY gesprekken focussen wij ons juist op onze oplossingscriteria die belangrijk zijn voor de ambities en de verwachtingen van de stakeholders binnen Art.com.

• QBR (Quarterly Business Review) + rapportage verwachting: Kwartaalevaluatie waarbij ook de rapportages worden beoordeeld en verwachtingen voor de toekomst worden uitgesproken.

• Fresh eyes review: Onafhankelijke objectieve evaluatie van onze prestaties. Dit geeft ons beter inzicht in de mening van Art.com omtrent de dienstverlening van Art.com accountteam.

• Expectations meeting: Overzicht met prestaties op basis van de vooraf vastgestelde verwachtingen. Hierin stemmen wij opnieuw de verwachtingen voor de toekomst af.

CommunicatiematrixEen belangrijk onderdeel van de samenwerking zit voor Start People in de communicatie met Art.com. Een goede en heldere communicatie is essentieel binnen een samenwerking tussen twee partners. Een proactieve adviserende houding kan van Start People standaard verwacht worden.

Start People heeft een communicatiematrix opgesteld waarin op zowel strategisch, tactisch als operationeel niveau de frequentie van gesprekken en de bijbehorende onderwerpen zijn vastgelegd. In onderstaande matrix vindt u ons voorstel. Door periodiek overleg zijn wij gezamenlijk in staat de dienstverlening continu te monitoren en te optimaliseren, hebben wij inzicht in elkaars werkwijze en zijn de communicatielijnen duidelijk. Uiteraard kunnen zowel de frequentie als de thema’s in overleg met u worden aangepast.

De communicatiematrix illustreert dat zowel op operationeel, strategisch als tactisch niveau elk personeelslid van Art.com te allen tijde contact heeft met iemand die kennis heeft van de gemaakte afspraken, werkwijzen en organisatie van Art.com. De communicatiematrix wordt gedurende de implementatiefase met Art.com overeengekomen, zodat al voor aanvang van de samenwerking de formele communicatiemomenten bekend zijn.


Proactief adviserenStart People geeft op vastgelegde en tussentijdse momenten advies aan Art.com over alle HR-vraagstukken die direct of indirect van belang zijn voor Art.com. Van deze advisering is sprake in persoonlijke contacten tussen de contactpersonen van Art.com en Start People. Art.com wordt ook uitgenodigd voor kennissessies, informatiebijeenkomsten en workshops waarbij kennis en advies gedeeld worden.

Denk hierbij aan:• Informatie over de arbeidsmarkt (lokaal, regionaal en landelijk).• Adviezen op het gebied van in-, door- en uitstroom.• Wettelijke items zoals een kennisbijeenkomst over de Wet Werk en Zekerheid, Equal Pay en de

Participatiewet. • Bijeenkomsten op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen.• Kennisdeling over de doelgroepen die bij Art.com actief zijn.• Informatie over de uitzendbranche.

Equal Pay bij Art.comRob Hanraets van Art.com heeft op ons verzoek het inventarisatieformulier “toepassen 6-looncomponenten t.b.v. de inlenersbeloning” ingevuld. Onze conclusie is dat toepassing van Equal Pay, voor Art.com geen toekomstige nadelige gevolgen heeft. Sterker nog, wij geven een compliment aan Art.com voor het feit dat er een specifieke loonschaal U (temps) is opgenomen in het eigen loongebouw.

Onze proactieve werkwijze leidt er altijd toe dat wij voor onze opdrachtgevers de gevolgen van wijzigende weten regelgeving tijdig in kaart hebben. Wij geven hen op basis daarvan een deskundig advies.

“De langdurige relatie die we hebben met Start People is niet

voor niets. We hebben in Start People een partner die ons maximaal ondersteunt

bij de inzet van flexibel personeel en ons adviseert bij aankomende veranderingen.”

Giovanni Kruit – Hoofd P&OBolletje

“Start People Inhouse Services is als strategische partner van

Columbus zeer goed in staat om tegemoet te komen aan de verschillende wensen en hoge

eisen van de Columbusleden die door heel Nederland gevestigd zijn. De grote tevredenheid is ontstaan door een jarenlange, professionele samenwerking

op alle bedrijfsniveaus, waarbij vakinhoudelijke kennis op lid niveau wordt gecombineerd

met een hands on mentaliteit.

De kennis, kunde en dienstverlening van

Start People Inhouse Services ontzorgt de Columbus leden en stelt hen tevens in staat

om gezamenlijk processen te optimaliseren ten behoeve van het verhogen van efficiency en

effectiviteit.”Wout van Groen – Directeur

Columbus


KlanttevredenheidsmetingWij voeren twee keer per jaar een klanttevredenheidsonderzoek uit onder onze contactpersonen van Art.com en vier keer per jaar onder onze uitzendkrachten. Wij zetten hiervoor de Net Promotor Score in (NPS), die Art.com ook bij haar eigen klanten inzet. De Net Promotor Score (NPS) is een instrument om loyaliteit te meten en te verbeteren. Deze online vragenlijst bestaat uit één centrale vraag: Hoe waarschijnlijk is het dat u Start People zal aanbevelen bij collega’s, vrienden of relaties? Daarnaast kent de vragenlijst enkele verdiepende vragen op het proces van onze dienstverlening. De resultaten hiervan worden teruggekoppeld aan Art.com en met u besproken en er wordt een plan van aanpak opgesteld indien de resultaten hierom vragen. Op deze manier blijft Start People haar dienstverlening richting Art.com en haar uitzendkrachten continu verbeteren.

1.3 Administratie en Rapportages

RapportageStart People vindt het belangrijk om haar dienstverlening te monitoren met behulp van managementrapportages. Hiermee geven wij Art.com inzicht in de samenstelling van de populatie uitzendkrachten, de prestaties in de dienstverlening maar ook in kostenbesparingen. Dit doen wij door:• De wekelijkse Managementinformatie lijst Start People (MUIS lijst) die u inzicht geeft in de fasering van de

werkende populatie uitzendkrachten.• De periodieke KPI rapportage die u inzicht geeft in de prestaties van Start People.

1. Wekelijks inzicht in de flexpopulatie met de MUIS lijstWij verstrekken wekelijks de ‘MUIS lijst’ aan Art.com. Deze lijst geeft onder andere inzicht in de fase indeling per uitzendkracht, het aantal gewerkte uren, het uurloon en tarief. Hieronder vindt u een voorbeeld van deze wekelijkse ‘MUIS lijst’.


2. De KPI rapportage geeft inzicht in de kwaliteit van de dienstverleningIn de KPI rapportage nemen we een aantal algemene gegevens op van de afgelopen periode zoals:

• Aantal uren inzet tot dat moment (inleentermijn).• Gemiddeld uurtarief.• Reiskosten die zijn vergoed.• Totale kosten.

Daarnaast rapporteren wij op de afgesproken KPI’s. Wij stellen voor om per kwartaal een drietal KPI’s te benoemen waar we samen met Art.com de focus op leggen. Achter de schermen monitoren wij altijd een groter aantal KPI’s. In onderstaande tabel vindt u een aantal voorbeelden van KPI’s die we in zetten bij Art.com.

KPI Uitleg Resultaat

Verblijftijd De periode (in weken) dat een uitzendkracht werkzaam is bij Art.com

Onderling te bepalen

Reactietijden Start People laat weten of de vacature/aanvraag/ aanvraag in goede orde is ontvangen en geeft hierbij een eerste slagingsindicatie.

Binnen 8 uur na ontvangst van de vacature/aanvraag/ aanvraag

Responstijden weekplanning

Start People stelt, bij aanvragen voor weekplanning, binnen de afgesproken tijd passende kandidaten voor (100% van de vacatures)

Binnen 1 werkdag na ontvangst van de vacature/aanvraag

Responstijden dagplanning

Start People stelt, bij aanvragen voor dag-planning, binnen de afgesproken tijd passende kandidaten voor (100% van de vacatures)

Binnen 2 uur na ontvangst van de vacature/aanvraag

Mismatch/ ongewenst verloop

Start People garandeert, door middel van juiste werving, een minimale mismatch van kandidaten

< 5%

Kwaliteit van de kandidaten

Start People test de motivatie van iedere kandidaat voordat hij/zij voorgesteld wordt bij Art.com, door middel van het natrekken van 2 referenties

100%

Administratieve afhandeling

Start People stuurt te allen tijde, per e-mail, een opdrachtbevestiging met kopie ID

Voor dat de kandidaat start met de werkzaamheden

Facturatie Start People factureert, foutloos, door middel van PDF-facturatie

> 99% foutloos

Met deze KPI’s monitoren wij de kwaliteit van de dienstverlening op continue basis. De KPI’s kunnen tussentijds worden aangepast indien er wijzigingen zijn in processen. Hierdoor werken wij te allen tijde met actuele KPI’s en dus met actuele werkafspraken. Start People maakt hierover per kwartaal (indien een andere frequentie gewenst is, is dit uiteraard ook mogelijk) een totaalrapportage. Een voorbeeld hiervan vindt u op de volgende pagina.


De rapportage wordt tijdens de kwartaalevaluatie met u besproken. Tijdens deze kwartaalevaluatie worden de KPI’s geëvalueerd en indien nodig bijgesteld en wordt aan de hand van de managementrapportage gekeken naar de actuele inleengegevens per afdeling. Hierdoor blijven KPI’s steeds onder de aandacht bij alle betrokkenen van zowel Start People als Art.com.

Digitale verloning en facturatieStart People richt E-WUB in voor Art.com. Papieren werkurenbriefjes zorgen voor onnodige administratieve rompslomp. E-WUB is gemakkelijk, foutloos en efficiënt. Dit resulteert in maximale effectiviteit voor u. E-WUB is web based. U hoeft dus geen software te installeren; de uitzendkrachten hebben een persoonlijke inlogcode waarmee ze de uren online registeren. Ook u krijgt een unieke code. Hiermee kunt u inloggen op uw eigen afgeschermde portal. Hier kunt u de uren controleren, corrigeren en fiatteren. Na het fiatteren beschikt Start People over de correcte gegevens voor de facturatie. De facturen zullen digitaal, in PDF, bij u worden aangeboden. Deze facturen worden gespecificeerd naar uw wensen. Op uw portal kunt u tevens de modules voor de facturen, inschrijvingen, jaaropgaven en managementrapportages vinden. Op deze wijze kunt u nog beter uw personeelsbestand op uw bedrijfsprocessen afstemmen. Naast facturen in PDF welke worden gegenereerd door ons systeem kunnen wij ook factureren door middel van een pro forma factuur. Art.com levert dan bij ons aan welke uitzendkrachten er hebben gewerkt en hoeveel uren deze uitzendkrachten hebben gewerkt en wij nemen deze gegevens over en maken hier een factuur van. Start People gaat graag met Art.com in gesprek over de mogelijkheden omtrent de facturatie.

E-WUB is volledig geïntegreerd met ons verlonings- en facturatiesysteem, wat resulteert in een foutloze registratie en facturering.

“CleanLease heeft per 1 juli 2014 een overeenkomst afgesloten met Start People waarbij zij alle 350.000 inleenuren op jaarbasis voor ons bedrijf managen.

De toegevoegde waarde die wij per direct zien is dat hun managementrapportage ons wederzijdse

inzichten verschaft. Dit is voor ons een significante verbetering vergeleken met onze vorige leveranciers.

Op basis van deze inzichten kunnen wij tijdig bijsturen daar waar nodig is.”

Roy Parijs - HR director CleanLease


Resultaat voor Art.com

Start People zorgt met haar @house dienstverlening voor een pragmatische, flexibele en efficiënte organisatie van het totale proces: van aanvraag tot en met administratie. Art.com wordt in dit proces volledig ontzorgd. Verder blijft Start People altijd zoeken naar verbeteringen in haar dienstverlening waarin we toewerken naar een strategisch partnership.

Onder andere deze verbeteringen en ontwikkelingen bespreken wij periodiek met Art.com. Door op alle niveaus volgens een vaste communicatiestructuur met Art.com in gesprek te zijn kunnen wij onze dienstverlening continu aanpassen aan uw wensen en eisen. Hiermee is Art.com verzekerd van een proactieve partner met relevante toegevoegde waarde.

Door gezamenlijk KPI’s af te spreken en deze te monitoren met managementrapportages, heeft Art.com volledig inzicht in de kwaliteit van de dienstverlening van Start People. De KPI afspraken leiden tot een verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening, waar Art.com en de uitzendkrachten van profiteren.


2. Kwaliteit

Om de kwaliteit van onze uitzendkrachten te garanderen en om de pool goed gevuld te houden met geschikte kandidaten zetten wij onze unieke en bewezen succesvolle methode in; de SPEED-methode. Deze uniforme methode voorziet in alle stappen van het proces; vanaf de forecast tot aan de door- of uitstroom van de uitzendkracht. Door dit vaste, uniforme proces garanderen wij de kwaliteit van onze uitzendkrachten en daarmee de kwaliteit van onze pool voor Art.com, wat leidt tot 100% vervulling van uw vacatures. Deze gestandaardiseerde werkwijze van Start People garandeert continuïteit in uw bedrijfsvoering.

In onderstaande afbeelding vindt u een weergave van de gehele SPEED-methode.

In de bijlage lichten we alle stappen uitgebreid toe. In dit hoofdstuk beschrijven wij stap 6; start van de opdracht en stap 8; het binden en boeien van de uitzendkrachten zodat we de uitzendkrachten aan ons binden en gedurende het hele jaar in kunnen zetten voor Art.com.

2.1 Matching competenties en functie-eisen

De logistieke volatiliteit neemt toe. Logistieke volatiliteit gaat over de mate van veranderlijkheid, variatie, fluctuatie, turbulentie en onvoorspelbaarheid in logistieke ketens (supply chains). Hoe ongelijker de verschillende periodes, hoe meer onvoorspelbaar de vraag.


Om de onvoorspelbare vraag, groeiende variatie in de aangeboden goederen (en diensten) te weerstaan worden voorraden en verantwoordelijkheden steeds hoger in de keten gelegd. Dit biedt de kans om met nieuwe technieken (zoals data transparantie) inclusief de juiste situatie afhankelijke interpretatie, op het allerlaatste moment producten klant specifiek te maken. Sinds tientallen jaren is productie en distributie een stuk flexibeler geworden om deze trend van volatiliteit bij te kunnen benen.

Logistieke volatiliteit vraagt om vitale arbeidscapaciteit.Het bedienen van de wispelturige consument met flexibele productie- en distributielogistiek is de belangrijkste succesfactor. Samenwerken in de gehele keten, betekent ook samenwerken met uw HR-partner. Wij zijn van mening dat dit een basis is om uw wispelturige klant te bedienen. Een optimale afstemming tussen de vraag naar en het aanbod van arbeidscapaciteit is cruciaal, net als een vitale arbeidspool. Een pool waarin het juiste aantal (flex)medewerkers met de juiste competenties op het juiste moment beschikbaar zijn. Start People verstaat de kunst van het managen van zo’n pool als geen ander. In dit hoofdstuk bespreken wij eerst hoe wij omgaan met capaciteitsmanagement. Vervolgens lichten we toe hoe wij een kwalitatieve pool opbouwen voor Art.com.

CapaciteitsmanagementWij starten onze samenwerking met het uitvoeren van de Flex Efficiency Scan. Met deze scan leggen wij de basis voor de introductie van capaciteitsmanagement bij Art.com. De Start People Flex Efficiency Scan is voortgekomen uit het onderzoek naar flexibilisering van arbeid door Start People. Externe en interne ontwikkelingen in combinatie met arbeidsbehoefte en inzet bepalen het huidige en benodigde niveau van flexibiliteit.

De scan geeft inzicht in de knelpunten ten aanzien van de flexibiliteit van arbeid bij Art.com. De scan bepaalt de optimale inzetbaarheid van uw personeel en zet deze af tegen de huidige inzetbaarheid. De scan geeft aan op welke punten maatregelen genomen kunnen worden om de optimale invulling van de flexbehoefte te bereiken en wat de financiële en proces technische gevolgen hiervan zijn.

De scan bestaat uit vier fases en kent een doorlooptijd van vier weken. Ronald Amersfoort, Rob Hanraets, Rob Notenboom en Patrick Bos vullen elk afzonderlijk een vragenlijst, met elk negen categorieën in. De vragenlijsten zorgen voor de eerste uitkomsten en geven richting aan de analyse. In de bijlage beschrijven wij de Flex Efficiency Scan uitgebreid.

PoolbeheerArt.com heeft aangegeven de planning van vast en flexpersoneel in eigen hand te willen houden, mede omdat het over eigen planningstools – Frame Desh en Batch Drops – beschikt. Wanneer Start People verantwoordelijk is voor de inrichting en het beheer van een vitale arbeidspool voor Art.com, vragen wij Art.com haar data te ontsluiten en ons toegang te verschaffen tot de beide planningstools. We plannen in de toekomst tenslotte alleen nog maar op basis van benodigde arbeidscapaciteit, uitgedrukt in uren en in benodigde competenties. En niet meer op basis van “namen en rugnummers”.

Wij geven poolmanagement en capaciteitsmanagement voor Art.com vorm, door gebruik te maken van onze bestaande pool. Wij hebben voor Art.com al een pool klaar staan van 260 geschikte uitzendkrachten, die wij momenteel al inzetten op basis van vergelijkbare competenties en functie-eisen bij Jabil (90), UPS Supply Chain Solutions (40), Schneider Electric (20), Geodis Vitesse (20) en Primark (90).

Op basis van de forecast van het productieproces van Art.com en een gevulde pool kunnen we ten tijde van pieken in het productieproces bij Art.com altijd leveren. Ook als de piekperiodes niet zo voorspelbaar zijn


(bijvoorbeeld als gevolg van weersinvloeden, bij slecht weer worden er meer online aankopen gedaan), zorgt een goed gevulde pool voor de continuïteit van de productie bij Art.com. Uitzendkrachten in de pool zetten wij op vergelijkbare competenties en functie-eisen in bij de volgende lokale en regionale opdrachtgevers:

• Art.com in Venray.• Jabil in Venray.• UPS Supply Chain Solutions in Venlo.• Schnei der Electric in Venray.• Geodis in Venlo.• Primark in Venlo.

Wij zien meer dan voldoende mogelijkheden om de arbeidspool vitaal te houden, en altijd getrainde en ingewerkte uitzendkrachten beschikbaar te hebben. Ook in de voor Art.com drukste periode(n). In de minder drukke (en vaak redelijk stabiele perioden) zorgen wij ervoor dat de opgebouwde kennis en ervaring niet volledig wegvloeit, maar juist wordt behouden. Wij investeren tijdens deze periode door juist dán uitzendkrachten te trainen.

Start People zet een mix in van reguliere krachten en studenten. Een mix van uitzendkrachten die slechts een paar uur per week beschikbaar zijn en uitzendkrachten die veel meer uren willen en kunnen werken. Maar altijd met de juiste competenties, zodat aan uw functie-eisen wordt voldaan en de kwaliteit van de output hoog is. Wij garanderen Art.com voldoende uitzendkrachten door onze bewezen werving & selectie methode welke in hoofdstuk 2.2 en 2.3 en in de bijlage wordt toegelicht.

Wij schakelen open af in aantallen uitzendkrachten en in uren, zodat wij Art.com altijd optimale flexibiliteit én zekerheid bieden. Wij doen dat behalve met poolmanagement ‘over de verschillende bedrijven heen’ ook met interne mobiliteit. Uit de eerder afgenomen Business Improvement Scan kwam namelijk naar voren dat hier nog een kans onbenut is. Uitwisseling tussen de afdelingen Productie / Framing en Distributie is mogelijk door een gedeelte van de pool te trainen op alle benodigde functievaardigheden. Deze groep multi-inzetbare medewerkers volgt als het ware de productflow; w espreken in dit kader van een “WAVE-pool”. Daar waar het te maken product zich in de interne keten bevindt, is de druk op het proces het grootst. Hier wordt deze WAVE-pool ingezet. Wij zien dit als een extra bijdrage in het optimaliseren van efficiency, productiviteit en flexibiliteit. Waarbij het behoud van kennis een boost geeft aan uw geleverde kwaliteit.

Dit poolmanagementconcept zal vooral succesvol zijn, als Art.com en Start People hun data delen. Communicatie en samenwerking is hierin key! Structureel overleg tussen Rob Notenboom, Patrick Bos en onze processpecialist(en) is uitermate belangrijk en zal door ons dan ook concreet worden afgedwongen en bewaakt. In hoofdstuk 1.2 hebben wij dit nader toegelicht.

Doordat wij bij aanvang van het contract eerst de Flex Efficiency Scan uitvoeren, beschikken wij bij de start van onze samenwerking over belangrijke informatie over de exacte omvang en samenstelling van de Art.com-flexschil en de Art.com-arbeidspool.

In de onderstaande matrix geven wij Art.com een doorkijk naar de uitwisselbaarheid, in zowel vaardigheden als beschikbaarheid, van de poolmedewerkers. In deze matrix hebben wij inzichtelijk gemaakt welke klanten in welke periode een piek of een dal hebben, zodat we de pools van de verschillende klanten goed op elkaar af kunnen stemmen.


“Op voorspraak van Start People Inhouse Services hebben wij het plannen op competenties ingezet. Plannen op basis van competenties betekent voor ons een structurele verbetering in de inzet van uitzendkrachten ten opzichte van de oude situatie (plannen op naamsniveau). Doordat Start People plant op competenties, hebben wij te allen tijde de juiste mensen aan de productielijn staan. Dit maakt dat onze productie stabieler is, wij minder verloop hebben en de kosten beter in

de hand hebben.”Robert Wams – Planner

DOC kaas

“De schaalbaarheid en complexiteit van onze dienstverlening alsmede de grilligheid van ons orderpatroon zorgen ervoor dat wij een hoge mate van flexibiliteit en schaalbaarheid

vragen van onze vaste medewerkers, maar ook onze uitzendkrachten (ca. 60% flex) en daarmee dus ook van onze uitzendbureaus. De complexiteit en schaalbaarheid bleken

in de startfase een hekel punt. Echter door inzet van alle betrokken partijen (de inhouse medewerkers en het management van Start People) is voor aanvang van het piekseizoen de benodigde professionaliseringsslag en optimalisering van de dienstverlening gerealiseerd. De effort die alle partijen hierin hebben gestoken, heeft dan ook zijn vruchten afgeworpen

tijdens de meest drukke en hectische periode van 2013. Start People heeft tijdens deze periode haar flexibiliteit en schaalbaarheid laten zien, waarbij open communicatie tussen

DocData en Start People de sleutel voor succesvol presteren blijkt te zijn.”Marieke Westerik – Eindverantwoordelijke afdeling Planning & Control

DocData


2.2 Introductie en inwerken

Als een kandidaat voldoet aan de harde en zachte criteria, zoals die zijn gesteld in de functie-eisen zorgt Start People voor een uitgebreide introductie voor de uitzendkracht. Buiten de uitgebreide introductie om is er altijd een processpecialist van Start People aanwezig om de check-in van nieuwe uitzendkrachten uit te voeren op hun eerste werkdag. In de aanloop naar het hoogseizoen verzorgen wij op in ieder geval de woensdagen de introductiedag.

De introductie omvat de volgende zaken: • Afgeven en/of doornemen van een ARBO-checklist. • Briefing over Health & Safety instructies: praktische

informatie over de risico’s verbonden met de werkplek.

• Voorlichting huisregels en veiligheidsregels (ondertekenen).

• Werktijden en contactpersonen/leidinggevende bespreken.

• Bereikbaarheid doorgeven.• Beleid omtrent opname vrije dagen/ reserveringen

bespreken.• Ziekteverzuimbeleid toelichten.• Toelichting over de beoordelingssystematiek en de

doorgroeimogelijkheden binnen Art.com.• Laten zien van de bedrijfsintroductie film.• Geven van een rondleiding over de werkvloer van

Art.com.

Al deze onderwerpen kan de uitzendkracht teruglezen in het boekje ‘Zo werkt het bij Art.com’.Door deze stapsgewijze en uitgebreide voorlichting over het werken bij Art.com, zorgt Start People ervoor

dat uitzendkrachten exact weten wat van hen wordt verwacht. Door de volledige afstemming van deze verwachtingen dragen wij bij aan een beter voorbereide uitzendkracht en voorkomen wij (vroegtijdig) ongewenst verloop.

Start People levert hiermee bovendien een substantiële bijdrage in het verlagen van de trainings- en inwerkkosten. In hoofdstuk 3.3 zetten wij de besparingen uiteen.

Als extra onderdeel in de introductiefase van de uitzendkrachten tonen wij een bedrijfsintroductie film die we gezamenlijk met Art.com hebben gemaakt. Na afloop van de film moet de uitzendkracht een korte test invullen wat een extra controle is dat de informatie werkelijk is opgenomen. Door deze film hebben nieuwe uitzendkrachten en nieuwe medewerkers van Art.com na het bekijken een goed beeld van wat werken bij Art.com inhoudt. Start People zal dit initiëren bij start van het nieuwe contract en neemt de kosten (€ 2.500) voor haar rekening.


Wanneer Wat

1e dag De processpecialist bespreekt zowel met de uitzendkracht als met Art.com telefonisch de eerste indruk op de eerste werkdag.

Week 1 Telefonisch voortgangsgesprek met de processpecialist, de uitzendkracht en met Art.com waarin de tevredenheid en verwachtingen van alle partijen worden besproken.

Iedere 4 weken

Persoonlijk voortgangsgesprek met de processpecialist, Art.com en de uitzendkracht over het functioneren. De processpecialist bespreekt hierbij ook de thema’s uit het binden en boeien programma.

12e week De processpecialist houdt een werkplekbezoek bij de uitzendkracht waarin de processpecialist de tevredenheid bespreekt en de arbeidsomstandigheden.

6e maand De processpecialist voert een functioneringsgesprek met de uitzendkracht over het functioneren.

18e en 60e week

De processpecialist voert een beoordelingsgesprek met de uitzendkracht en Art.com. Start People heeft een unieke digitale beoordelingstool welke wij inzetten. Deze hebben wij voor Art.com op maat gemaakt zodat deze volledig aansluit op de behoeftes van Art.com. De tool wordt online ingevuld door de leidinggevende van de uitzendkracht. Deze ingevulde beoordeling wordt vervolgens gezamenlijk met de uitzendkracht besproken en wordt na de bespreking ondertekend door alle partijen en opgenomen in het personeelsdossier. In onderstaande afbeelding vindt u een deel van de samenvatting die u ontvangt nadat u de online vragenlijst in de beoordelingstool heeft ingevuld.

Continu De processpecialisten bespreken de opleidingsbehoefte en rapporteren deze in een persoonlijk ontwikkelingsplan.

Continu De processpecialisten houden de fasering per uitzendkracht bij en berichten Art.com 4 weken voordat de fase waarin een uitzendkracht zich bevindt afloopt.

Einde werk

De processpecialist houdt een einde opdracht gesprek en uitzendkracht stroomt terug naar het bestand.

2.3 Binden en boeien

Ons begeleidingsmodel is er op gericht het maximale uit onze uitzendkrachten te halen. Een goede en consequente beoordeling van de uitzendkracht is hierin een belangrijk element en wezenlijk voor de continuïteit en kwaliteit van de dienstverlening aan Art.com en de tevredenheid van de uitzendkracht. Tevreden uitzendkrachten werken immers efficiënter en met meer plezier. Dit is wat wij realiseren voor Art.com.

Om dit te bereiken werkt Start People aan de hand van een gestructureerd begeleidingsmodel dat bestaat uit vaste contactmomenten met zowel de leidinggevende als de uitzendkracht. Hierdoor kan snel en adequaat gereageerd worden op signalen zoals opleidingsbehoefte, (on)tevredenheid en/of ziekte, waardoor het verloop en het ziekteverzuim beperkt wordt bij Art.com.

In onderstaande tabel wordt de begeleiding gedurende de tewerkstelling weergegeven.


Buiten de formele contactmomenten om onderhouden wij persoonlijk contact met de uitzendkracht. Daarnaast organiseren wij diverse informele bijeenkomsten en is er, naast een attentie bij de verjaardagen, zomervakantie en kerst, regelmatig contact bij ziekte. Start People borgt hierdoor een goede binding met de uitzendkracht waardoor de continuïteit bij Art.com op zowel korte als lange termijn geborgd is.

Om te zorgen dat de uitzendkrachten continu geboeid blijven, krijgen zij een inlog voor GoodHabitz. Hiermee bieden wij onze uitzendkrachten de mogelijkheid om zich te ontwikkelen door middel van het volgen van online trainingen bij GoodHabitz. Het aanbod is heel breed en loopt van Office 365 tot persoonlijke effectiviteit en van social media tot conflicthantering. Hiermee vergroten de uitzendkrachten hun kennis en zo versterken ze hun positie op de arbeidsmarkt.

Naast de GoodHabitz-online trainingen die wij aanbieden, is het voor uitzendkrachten ook mogelijk een opleiding te volgen via Start People College. Dit kan een Art.com-specifieke of een functiegerichte opleiding zijn, bijvoorbeeld een BBL traject.

Wij stellen een bedrag van € 12.000 beschikbaar voor de scholing en training van uitzendkrachten werkzaam bij Art.com en bepalen in samenspraak met Art.com de wijze van besteding.

“De visie van Jabil is dat tevreden medewerkers zorgdragen voor tevreden klanten. Samen met onze inhouse partner Start People streven we naar een

open, veilige en respectvolle omgeving voor alle medewerkers, met ontwikkelen doorstroommogelijkheden voor iedereen. Het huidige business model van Jabil vraagt om een grote mate van flexibiliteit. Om dit te managen focussen we ons op een aantal dimensies van flexibiliteit: flexibiliteit in arbeidsuren,

in aantal medewerkers en in crossfunctionaliteit/ getraindheid van de beschikbare pool. Hiermee zijn wij in staat om optimaal mee te bewegen met de

flexibele klantvraag.

Door intensief en open te communiceren met alle betrokken partijen zijn we beter in staat medewerkers te binden en te boeien, de rol van Start People in dit

proces is essentieel.”Niels Reijnen – HR Manager

Jabil



Goed poolmanagement leidt ertoe dat er snel en adequaat gereageerd wordt op piekmomenten bij Art.com. Daarnaast zorgen goed poolmanagement en het binden en boeienprogramma van Start People ervoor dat uitzendkrachten zich snel thuis voelen bij Art.com, waardoor de gemiddelde verblijfsduur en productiviteit verlengd worden. Hierdoor wordt het verloop onder uitzendkrachten beperkt, waardoor de kwaliteit wordt vastgehouden. Dit doen wij door gebruik te maken van de pools bij klanten in de omgeving en door een uitgebreid binden en boeienprogramma in te zetten.

Onderdeel van de begeleiding van onze uitzendkrachten is het inzetten van een uitgebreide introductie voordat de uitzendkracht van start gaat. Hierin laten we onder andere de gemaakte bedrijfsfilm zien en brengen we de uitzendkracht op de hoogte van alle afspraken en regels die gelden binnen Art.com. Ook zijn wij altijd aanwezig op de werkvloer als er een nieuwe uitzendkracht(en) start bij Art.com.


Start People heeft de ontwikkeling van haar beste oplossing gebaseerd op de voor Art.com belangrijkste criteria. Start People voegt relevante waarde aan de samenwerking met Art.com toe. En Art.com bepaalt de waarde daarvan: “Geld stroomt naar waarde”!

Start People bespaart voor Art.com op zowel directe als indirecte kosten. Dit doen wij door een competitieve omrekenfactor te hanteren en een aanzienlijke besparing op “on boarding-“, trainingen inwerkkosten te realiseren. Wij zijn transparant, hetgeen Art.com ook in onze tariefopbouw terugziet.

3.1 Transparante kostprijs

Wij hebben geen geheimen voor onze opdrachtgevers. Art.com ontvangt van ons een (geprognotiseerde) loonsomopbouw 2015, met daarin uitsluitend de loonsom gerelateerde componenten. Dit ziet er dan als volgt uit:

In de bijlage treft u uw eigen en door ons ingevulde kostprijsdocument aan.

3. Kosten

3.2 Tariefstelling

Om Art.com snel Grip op Flex te bieden en tegelijkertijd de continuïteit van de bedrijfsprocessen te garanderen, is een adequate en accurate implementatie per 1 januari 2015 noodzakelijk. Onderdeel daarvan


vormt wat ons betreft een migratie van de uitzendkrachten van de zogenaamde latende partij.

Omdat wij daarvoor geen wervings- en selectiekosten hebben gemaakt, hanteren wij voor die populatie een verlaagde omrekenfactor. Dus naast een competitieve omrekenfactor voor onze reguliere uitzendkrachten, profiteert Art.com ook van een scherp migratietarief.

Geld stroomt naar waarde! Wij zijn ervan overtuigd Art.com een optimale prijs/kwaliteitverhouding te bieden.

Dit ziet er dan als volgt uit:• Migratiefactor: 1,75.• Reguliere omrekenfactor: 1,79 (risicogroep 2, fase A, normale uren).• Wij hanteren de Algemene Voorwaarden van Start People (zie bijlage 4).

3.3 Inwerkkosten

Het inwerken en trainen van nieuwe uitzendkrachten in de aanloop naar het hoogseizoen brengt enorme kosten met zich mee. Het terugdringen van deze kosten is zeer noodzakelijk. Start People realiseert deze noodzakelijke kostenbesparing, door de volgende acties:

• Start People implementeert specifieke testen voor uitzendkrachten, gericht op de functie-eisen en competenties, die van toepassing zijn op het werken op de afdelingen Framing en Distributie. Dit geeft een kwaliteitsimpuls, waardoor uitval / verloop wordt teruggedrongen en er dus minder nieuwe instroom nodig is. De kosten hiervan, € 25,00 per test per uitzendkracht neemt Start People volledig voor haar rekening.

• Start People neemt de verantwoordelijkheid over van Art.com, voor het uitvoeren van (onderdelen van) het introductie-, trainingen inwerkprogramma voor nieuwe uitzendkrachten bij Art.com. Wij nemen hiermee zorg bij Art.com uit handen en besparen daarmee voor Art.com tijd én geld. Art.com. Bovendien neemt Start People de kosten voor het maken van een Art.com bedrijfsinstructiefilm (€ 2.500) volledig voor haar rekening.

• Start People implementeert capaciteitsmanagement, waarbij op basis van order forecast & planning arbeidscapaciteit wordt aangevraagd, uitgedrukt in arbeidsuren en competenties. Als het kloppend hart van capaciteitsmanagent richten wij een vitale arbeidspool in, die bestaat uit uitzendkrachten, werkzaam voor Start People bij meerdere lokale en regionale opdrachtgevers. Wij verlengen de gemiddelde verblijfsduur en verlagen de uitstroom, waardoor de continuïteit van de kwaliteit beter gewaarborgd wordt. Wij besparen naar schatting tussen € 9.984 en € 14.976 aan inwerkkosten. Op basis van gain sharing – hetgeen uitstekend past binnen een strategisch partnership en onze wederzijdse afhankelijkheid onderstreept – worden in 2015 deze besparingen op basis van een 50/50-regeling gedeeld.

• Start People implementeert online-opleidingen / trainingen voor uitzendkrachten, via GoodHabitz. De kosten van de trainingen (€ 200 per uitzendkracht per jaar) komen volledig voor onze rekening. GoodHabitz wordt verder toegelicht in hoofdstuk 2.3).

• Functiespecifieke opleidingen financieren wij voor gegarandeerd €12.000 per jaar.

Naar schatting van Rob Hanraets worden er 130 nieuwe uitzendkrachten, drie dagen lang á 8 uren getraind ten behoeve van instroom in het hoogseizoen. Wij verwachten een verlaging van die inwerkkosten met 20 á 30 procent. Dit resulteert in een besparing die ligt tussen € 9.984 en € 14.976. Wij realiseren de besparing door het aantal nieuwe uitzendkrachten te reduceren en het aantal trainingsdagen/-uren omlaag te brengen. Dit doen wij door inzet van testen, het vooraf rondleiden en het geven van uitleg en instructies over bijvoorbeeld de verschillende werkzaamheden (met name Framing en Distributie) bij Art.com (bedrijfsinstructiefilm).



Doordat wij werken met een transparante kostprijs zitten er voor Art.com geen verrassingen in het tarief. Wij bieden Art.com besparingen op zowel directe als indirecte kosten. Met Start People bent u verzekerd van een optimale prijs-kwaliteitverhouding en een strategisch partner die samen met u kostenbesparingen realiseert.

cpdf start people tender art com

Documents