cput - step‐by‐step online application guidelines – … · 2019-05-09 · 2020 online...

31
2020 Online Applications Page 1 STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – APPLICANT APPLYING FOR THE FIRST TIME AT THE INSTITUTION (DO NOT HAVE AN EXISTING CPUT STUDENT NUMBER) Please contact the Call Centre: (021) 959 6767 should require more information not covered in this document or the Online Application Frequent Asked Questions (FAQ’s) CPUT has TWO different methods of applying: Online Web application – Free of Charge Paper‐based Application (manual application process) = R100 Application Fee WHO WILL NOT BE ABLE TO APPLY ONLINE Non‐South African citizens South African citizens with international qualifications Applicants with permanent residency in South Africa Applicants with Refugee Status/an Asylum Seeker permit Applications for RPL (Recognition of Prior Learning) Paper‐based application forms must be submitted to CPUT and cannot be faxed or e‐mailed. Follow the 7 steps outlined in the CPUT prospectus WHO MUST APPLY ONLINE South African citizens with South African qualifications Returning students with break in studies (more than 1‐year break) South African citizens transferring from other institutions Applicants must have a valid e‐mail address and cell phone number in order to apply online. All communication with regard to your application will be sent via e‐mail/sms. Should you not have a valid e‐mail address you can create an e‐mail account using Gmail, Yahoo Mail or any other e‐ mail provider you may prefer The online application has been tested and can be accessed via a PC or laptop. It is not guaranteed to cater for Tablets or Mobile Phones The online application has been tested using Internet Explorer and Chrome web browsers Applicant has a choice of applying to a maximum of 3 choices. At least one choice must be entered When uploading documents, ensure that the scanned file is a maximum of 2MB, and that all documents are scanned in any of the following file types: tiff, pdf, jpg or gif Each document must be scanned and uploaded as separate attachments. IMPORTANT INFORMATION

Upload: others

Post on 28-May-2020

3 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: CPUT - STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – … · 2019-05-09 · 2020 Online Applications Page 1 STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – APPLICANT APPLYING

2020OnlineApplications Page1 

  STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – APPLICANT APPLYING FOR THE FIRST TIME AT THE INSTITUTION (DO NOT HAVE AN EXISTING CPUT STUDENT NUMBER)  Please contact the Call Centre: (021) 959 6767 should require more information not covered in this document or the Online Application Frequent Asked Questions (FAQ’s)      CPUT has TWO different methods of applying:  

Online Web application – Free of Charge 

Paper‐based Application (manual application process) = R100 Application Fee   

WHO WILL NOT BE ABLE TO APPLY ONLINE  

Non‐South African citizens  

South African citizens with international qualifications 

Applicants with permanent residency in South Africa 

Applicants with Refugee Status/an Asylum Seeker permit 

Applications for RPL (Recognition of Prior Learning)  

Paper‐based application forms must be submitted to CPUT and cannot be faxed or e‐mailed. 

Follow the 7 steps outlined in the CPUT prospectus  

WHO MUST APPLY ONLINE  

South African citizens with South African qualifications 

Returning students with break in studies (more than 1‐year break) 

South African citizens transferring from other institutions  

Applicants must have a valid e‐mail address and cell phone number in order to apply online.  All communication with regard to your application will be sent via e‐mail/sms.  Should you not have a valid e‐mail address you can create an e‐mail account using Gmail, Yahoo Mail or any other e‐mail provider you may prefer 

The online application has been tested and can be accessed via a PC or laptop.  It is not guaranteed to cater for Tablets or Mobile Phones 

The online application has been tested using Internet Explorer and Chrome web browsers 

Applicant has a choice of applying to a maximum of 3 choices.  At least one choice must be entered 

When uploading documents, ensure that the scanned file is a maximum of 2MB, and that all documents are scanned in any of the following file types: tiff, pdf, jpg or gif 

Each document must be scanned and uploaded as separate attachments. 

IMPORTANT INFORMATION 

Page 2: CPUT - STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – … · 2019-05-09 · 2020 Online Applications Page 1 STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – APPLICANT APPLYING

2020OnlineApplications Page2 

Documentation must be certified (not less than 3 months old) 

Outstanding documentation can be uploaded by answering YES to the question:  Have you already started an online application with CPUT and then select YES, I want to submit additional documentation.   

 Please follow the 5 STEPS for applying online  Step 1:  access the CPUT website for further information by 

visiting www.cput.ac.za 

Step 2:  Gather your documents ‐ refer to the CPUT brochure as 

indicated in step 1 or refer to further details visiting 

www.cput.ac.za/study/apply 

Step 3:  This is the online application guiding document 

Step 4:  See detailed information below on how to complete 

the information online 

Step 5:  Applications are forwarded to Faculties for selection.  

The outcome of the selection can be viewed by visiting 

www.cput.ac.za/study/track  

The 2020 Registrations will only be possible from January 

2020.  Registration schedules will be available on the website 

as from end October 2019 

 

 

 

      

Access the following link: http://www.cput.ac.za/study/apply 

        

Follow the leading questions and select the appropriate one: 

STEP 4:  COMPLETE YOUR APPLICATION ONLINE 

Page 3: CPUT - STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – … · 2019-05-09 · 2020 Online Applications Page 1 STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – APPLICANT APPLYING

2020OnlineApplications Page3 

     

Select NO to proceed to the next leading question 

Yes, but I did not finish the process – Select Yes in the case where you have left the online application process without a student number allocated to you 

  

  

Yes, I want to find the status of my application – This will take you to the Application Tracking System on the website whereby you can view the admission status and also be able to download any acceptance/rejection letters 

   

Have you already started an online application with CPUT? (*) 

Page 4: CPUT - STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – … · 2019-05-09 · 2020 Online Applications Page 1 STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – APPLICANT APPLYING

2020OnlineApplications Page4 

Yes, I want to upload documents / additional documents – Have your student number and pin ready ‐ Refer to the header : How to upload additional/outstanding documentation further down in the document 

  

  

  

Select NO to proceed to the next leading question     

Please click on http://www.cput.ac.za/study/rpl for more information regarding RPL 

Select NO to proceed to the next leading question 

Yes – Select to download the manual application form.  Applicants are not allowed to use online system for applications for Recognition of Prior Learning 

 

  

Select NO to proceed to the next leading question 

The following question will be displayed when selecting YES  

 

   

 YES – will display the following:     

   Please follow the Step‐by‐step guide to online applications for students who have an existing student number document on the website   

NO – will take you to the next leading question   

Do you intend to apply for Recognition of Prior Learning (RPL)? (*) 

Have you previously applied to or studied at CPUT for any qualification including Short Courses 

(Short Learning Programmes)? (*) 

Do you have a valid CPUT student number? (*) 

Page 5: CPUT - STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – … · 2019-05-09 · 2020 Online Applications Page 1 STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – APPLICANT APPLYING

2020OnlineApplications Page5 

I’m not sure – will take you to the application tracking system to look‐up your student number   

  

  

Yes – Select YES to proceed to the next leading question 

No ‐ Applicants will not be able to proceed.  Currently online applications are only available to applicants with a South African ID.  Applicants must follow the paper‐based application process 

I am in possession of Permanent Residency in South Africa ‐ Applicant will not be able to proceed. Currently online applications are only available to applicants with a South African ID.  Applicants must follow the paper‐based application process 

    

 

Yes – Select YES to proceed to the next leading question 

No ‐ Applicants will not be able to proceed.  Currently online applications are only available to South African citizens who have completed or are busy with a South African School Leaving type.  Applicants must follow the paper‐based application process 

    

 

Yes – Select YES to proceed to the next leading question 

No ‐  download supporting documentation guidelines and documents for completion and submission 

Unsure (See PDF) – Check for additional requirements as stipulated per qualification in the list provided 

 

Do you have all required information and supporting documentation? (*) 

Are you in possession of a South African ID? (*) 

Have you completed or are you busy with a South African Matric (Grade 12/NCV)? (*) 

Page 6: CPUT - STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – … · 2019-05-09 · 2020 Online Applications Page 1 STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – APPLICANT APPLYING

2020OnlineApplications Page6 

 

 

Page 7: CPUT - STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – … · 2019-05-09 · 2020 Online Applications Page 1 STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – APPLICANT APPLYING

2020OnlineApplications Page7 

  

  

  

No – Minor (younger than 18 years) must download the Minor Declaration form which the parents or legal guardians must sign.  Sign and scan the document and have it ready to submit online during the online application process.   

Yes – The following will be displayed    

Click on the Start the online application process to proceed with your application and the following screen will display 

       

Are you 18 years or older? (*) 

Page 8: CPUT - STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – … · 2019-05-09 · 2020 Online Applications Page 1 STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – APPLICANT APPLYING

2020OnlineApplications Page8 

 

Do you already have a Student Number:  Please enter NO 

  

Applicants that have applied at CPUT before (existing student number) will be prompted to apply via the Student Online System (SOS) www.cput.ac.za/sos  

All NON South African Citizens and RPL Applications cannot apply online and must follow the manual application process  

    Returning to complete application:    

Select NO if you have accessing the online application for the first time 

YES – Select YES if you have commenced with applying online but did not complete the entire process up until the upload of supporting documentation and confirmation of your student number. You will not be able to upload your supporting documentation via the wizard once you have submitted your application online.  Refer to the process below – How to upload additional/outstanding documentation 

  

Enter your ID Number and select the 

 button   

Consent to Process Personal Information 

 

Scroll down with scroll bar to read the entire POPI Act clause 

Select the I ACCEPT and NEXT buttons.  

You will not be able to proceed If you select the I DO NOT ACCEPT button 

 

      

COMPLETE ONLINE APPLICATION INFORMATION 

Page 9: CPUT - STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – … · 2019-05-09 · 2020 Online Applications Page 1 STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – APPLICANT APPLYING

2020OnlineApplications Page9 

    Nationality   

Are you a SA Citizen in possession of a valid SA ID/Birth Certificate?  YES 

NO – No Non‐South African (including Permanent Residency) citizens online application is permissible at this stage. Please submit a manual application form  

ID Number:  Enter your South African ID number 

 Personal Information 

Gender:  Click on the arrow down   to select your gender 

Date of Birth:  Enter date of Birth (e.g. 11‐OCT‐

1999) or  select the   button to enter from the calendar provided  

    

Title: Click on the arrow down   to select your title from the list provided 

Initials: Enter your initials in Upper Case 

Surname:  Enter your Surname in Upper Case 

First Names:  Enter your Full Names in Upper Case 

Marital Status:  Click on the arrow down   to select your Marital Status 

Home Language:  Click on the arrow down   to select your Home Language 

Ethnic Group:  Click on the arrow down   to select your ethnicity 

Are you Employed:  Click on the arrow down   to select either Yes or No 

Where have you heard about us?  Select the   button and select by clicking on the appropriate description.  Scroll with the scroll bar to view more options from the list 

     

BIOGRAPHICAL INFORMATION 

Page 10: CPUT - STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – … · 2019-05-09 · 2020 Online Applications Page 1 STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – APPLICANT APPLYING

2020OnlineApplications Page10 

Address Information 

Street Address Line 1: Enter your Street Number and Name (e.g. 6 Blue Street) 

Street Address Line 2: Enter your  Suburb Name (e.g. Disa Heights) 

Street Address Line 3: Enter your  Town Name (e.g. Brakpan) 

Street Address Line 4: Enter your  Province Name (e.g. Western Cape) 

Postal Code: Select the   button.  All possible Postal Codes will be displayed             

You can enter your Postal Code in the field    for a quick display.  Select the SEARCH button to display the appropriate list of values.  Select the correct  Postal Code 

You can also search by the relevant Town Name     

Select the SEARCH button to display the appropriate list of values.  Select the correct Postal Code Description from the list provided 

   

Tick if your Postal Address is different from your Street Address: Click in the   field provided to enter a different Street Address In Upper Case.  Do not select if the addresses are the same.   

Postal Address Line 1: Enter your Street Number and Name (e.g. 6 Blue Street) 

Postal Address Line 2: Enter your  Suburb Name (e.g. Disa Heights) 

Postal Address Line 3: Enter your  Town Name (e.g. Brakpan)  

Postal Address Line 4: Enter your  Province Name (e.g. Western Cape)  

Postal Code: Select the   button.  All possible Postal Codes will be displayed 

     

Page 11: CPUT - STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – … · 2019-05-09 · 2020 Online Applications Page 1 STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – APPLICANT APPLYING

2020OnlineApplications Page11 

You can enter your Postal Code in the field    for a quick display.  Select the SEARCH button to display the appropriate list of values.  Select the correct Postal Code  

You can also search by the relevant Town Name   .  Select the SEARCH button to display the appropriate list of values.  Select the correct Postal Code Description from the list provided 

    

 

Contact Information 

Do you have a South African Cell Phone Number:  It will automatically be set to YES 

South African Cell Phone Number:  Enter your 10‐digit without any leading + (e.g. 0829996229 Cell Phone Number. Do not enter spaces or any other characters 

Work Telephone Number:  Enter your work telephone number without any spaces or – (e.g. 0224603139) 

Home Telephone Number:  Enter your work telephone number without any spaces or – (e.g. 0224603139  

E‐mail:  Enter a valid e‐mail address  

Verify E‐mail:  Re‐enter the exact e‐mail address   

Residence Information 

Do you want to apply for CPUT residence?  Click 

on the arrow down    and select either YES or NO. 

Enter NO if no CPUT residence accommodation is required 

If Yes, then your CPUT residence application will be processed on submission of your online application.   

 Disability Information  

Click on the   field  

Disability:  Select the   button.  Select NONE in the case of no disability.   

Any Disability? Select from the provided list         

Page 12: CPUT - STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – … · 2019-05-09 · 2020 Online Applications Page 1 STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – APPLICANT APPLYING

2020OnlineApplications Page12 

Remarks:  Enter any remarks should you want to provide any further detail.  Click on the ADD DISABILITY button.  Continue to add more disability information should you wish to. 

Click on the NEXT button   Next of Kin Information  NEXT OF KIN CONTACT  

Next of Kin Names:  Enter Title, Initials and Surname (e.g. Mr DA Jacobs) 

Next of Kin Cell Numbber:  Enter your 10‐digit without any leading + (e.g. 0829996229 Cell Phone Number. Do not enter spaces or any other characters 

Next of Kin Home Telephone Number: Enter the home telephone number without any spaces or –  (e.g. 0224603139) 

Next of Kin Work Telephone Number:  Enter the work telephone number without any spaces or –  (e.g. 0224603139) 

Next of Kin’s Postal Address Line 1: Enter your Street Number and Name (e.g. 6 Blue Street) 

Next of Kin’s Postal Address Line 2: Enter your  Suburb Name (e.g. Disa Heights) 

Next of Kin’s Postal Address Line 3: Enter your  Town Name (e.g. Brakpan)  Next of Kin’s Postal Address Line 4: Enter your  Province Name (e.g. Western Cape) 

Postal Code: Select the   button.  All possible Postal Codes will be displayed 

E‐mail:  Enter a Next of Kin e‐mail address   Account Contact Information  

Account Contact Names:  Enter Title, Initials and Surname (e.g. Mr DA Jacobs) 

Account Contact’s Cell Number:  Enter your 10‐digit without any leading + (e.g. 0829996229 Cell Phone Number. Do not enter spaces or any other characters 

Account Contact’s Home Telephone Number: Enter the home telephone number without any spaces or –  (e.g. 0224603139) 

Account Contact’s Postal Address Line 1: Enter your Street Number and Name (e.g. 6 Blue Street) 

Account Contact’s Postal Address Line 2: Enter your  Suburb Name (e.g. Disa Heights) 

Account Contact’s Postal Address Line 3: Enter your  Town Name (e.g. Brakpan) 

Account Contact’s Postal Address Line 4: Enter your  Province Name (e.g. Western Cape) 

Postal Code: Select the   button.  All possible Postal Codes will be displayed 

E‐mail:  Enter a Account Contact’s  e‐mail address     

Page 13: CPUT - STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – … · 2019-05-09 · 2020 Online Applications Page 1 STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – APPLICANT APPLYING

2020OnlineApplications Page13 

  

Applicants currently in Grade 12/NCV and will be writing their final examination at the end of 2019  

Matric/Grade 12 Year (YYYY): Enter 2019 if you are currently busy with your Grade 12/NCV.  Do not enter 2020.     

Are you Upgrading?  Only enter YES if you are currently improving your Final Grade 12/NCV results.  A letter from the Department of Education is required stipulating which subjects you have enrolled for to improve results 

Are you applying for Undergraduate or Post‐graduate? Click on the arrow down   to select ‘Undergraduate’.   

o Only Undergraduate Studies will be displayed.   

Are you completing or have completed a South African or International Matric? Click on the 

arrow down   to select SA MATRIC.  Applicants with an International Matric Type will not be able to apply online and must follow the manual application process 

Matric/Grade 12 Examination Number (optional):  Current Grade 12 learners must leave this field blank 

Final School Leaving Certificate: Select the   button and click on the appropriate School Leaving Certificate NSC Currently in Grade 12 – Please select if you are currently busy with Grade 12 NCV Currently with NCV – Please select if you are currently in your final NCV year 

 Subject Details 

School Leaving Subject: Select the   button.  

 

RESULTS DETAILS 

Page 14: CPUT - STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – … · 2019-05-09 · 2020 Online Applications Page 1 STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – APPLICANT APPLYING

2020OnlineApplications Page14 

You can enter a description in the field    for a quick display.  Select the SEARCH button to display the appropriate list of values.  Select the correct subject 

         

Grade:  This field cannot be changed  

Description of Symbols:  

Symbol (Achievement Level) 

Percentage Range 

1  0 – 29% 

2  30 – 39% 

3  40 – 49% 

4  50 – 59% 

5  60  ‐ 69% 

6  70 – 79% 

7  80 – 100% 

 

Final Gr 11 Percentage:  Select the   button and select the appropriate Percentage as indicated on your Grade 11 results 

Final Gr 11 Symbol:  Select the   button and select the appropriate Symbol as indicated on your Grade 11 results – refer to above table of Percentage and Level conversions 

o Refer to Frequent Asked Questions how to capture the levels and Percentages if you have changed subjects from Grade 11 to Grade 12 

Mid Year Gr 12 Percentage: Select the   button and select the appropriate Percentage as indicated on your Mid‐Year Grade 12 results 

Mid Year Gr 12 Symbol: Select the   button and select the appropriate Symbol as indicated on your Mid‐Year Grade 12 results – refer to above table of Percentage and Level conversions 

o Refer to Frequent Asked Questions how to capture the levels and Percentages if you have changed subjects from Grade 11 to Grade 12 

Click on the ADD SUBJECT button 

Add all your subjects by repeating the steps listed above and clicking on the ADD SUBJECT button for each subject entered 

Click on NEXT button.  You will not be able to select the NEXT button until you have entered all the required number of subjects (e.g. NSC you are required to enter a minimum of 7 Grade 12 subjects) 

 

Page 15: CPUT - STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – … · 2019-05-09 · 2020 Online Applications Page 1 STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – APPLICANT APPLYING

2020OnlineApplications Page15 

You may remove subjects already 

selected by clicking on the   button 

 

Click on the OK TO DELETE THIS DATA button and the subject will be removed from the list  

    School Details  

Which school did you attend last: Select the 

 button and select the appropriate school 

 

You can enter a description in the field    for a quick display.  Select the SEARCH button to display the appropriate list of values.  Select the correct subject 

What are your currently doing? Select the   button and select the appropriate activity  

Current Grade 12 learners will only be able to select GRADE 12 LEARNER: 

   

EDUCATIONAL INSTITUTION/S 

Page 16: CPUT - STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – … · 2019-05-09 · 2020 Online Applications Page 1 STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – APPLICANT APPLYING

2020OnlineApplications Page16 

Applicants that have already obtained their School Leaving Certificates (prior to 2019)  

  

  Matric/Grade 12 Year (YYYY):  Enter the 

year that you have obtained your first final school leaving certificate e.g. 2014.  The system will automatically display NSC results obtained and  results cannot be updated 

 

Are you Upgrading?  Only enter YES if you are currently improving your Final Grade 12/NCV results.  A letter from the Department of Education is required stipulating which subjects you have enrolled to improve the results 

Are you applying for Undergraduate or Post‐graduate? Click on the arrow down   to select ‘Undergraduate’.   

o 1 year B Tech qualifications are listed under Postgraduate Studies as well as ND Accountancy, ND Financial Information Systems and ND Cost and Management Accounting 

 

Are you completing or have completed a South African or International Matric? Click on the 

arrow down   to select SA MATRIC.  Applicants with an International Matric Type will not be able to apply online and must follow the manual application process 

Matric/Grade 12 Examination Number (optional):  Enter your Examination Number  

Final School Leaving Certificate: Select the   button and click on the appropriate School Leaving Certificate 

 The following endorsements will be indicated on your School Leaving Certificate: NSC – Admission to Bachelor –  Obtained National Senior Certificate with a Bachelor entrance endorsement NSC – Admission to Certificate – Obtained National Senior Certificate with a Certificate entrance endorsement  NSC – Admission to Diploma – Obtained National Senior Certificate with a Diploma entrance endorsement  NCV – Admission to Bachelor – Obtained National Certificate Vocational with a Bachelor entrance endorsement NCV – Admission to Certificate – Obtained National Certificate Vocational with a Certificate entrance endorsement  NCV – Admission to Diploma – Obtained National Certificate Vocational with a Diploma entrance endorsement   Entrance into Grade R – Applicants applying for the Grade R qualification without a matric/Grade 12 Certificate  

RESULT DETAILS 

Page 17: CPUT - STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – … · 2019-05-09 · 2020 Online Applications Page 1 STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – APPLICANT APPLYING

2020OnlineApplications Page17 

NTC3/N3/NSC – Applicants that have studied towards a National Technical Certificates/N3 certificate/N4 certificate  Other Senior Certificate – Applicants currently/already completed Home Schooling OR Obtained Senior Certificate (pre 2009) with 2 Higher Grade, 4 Standard Grade subjects OR 1 Higher Grade and 5 Standard Grade subjects OR  1 Higher Grade subject, 4 Standard Grade and 1 Lower Grade subjects  Certificate of Complete Exemption – Obtained Senior Certificate (pre 2009) with all subjects on Higher Grade OR 5 Higher Grade and 1 Standard Grade subjects  Ordinary Conditional Exemption ‐ Obtained Senior Certificate (pre 2009) with 4 Higher Grade and 2 Standard Grade subjects  

Subject Details 

School Leaving Subject: Select the   button. 

 

You can enter a description in the field    for a quick display.  Select the SEARCH button to display the appropriate list of values.  Select the correct subject 

        

Page 18: CPUT - STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – … · 2019-05-09 · 2020 Online Applications Page 1 STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – APPLICANT APPLYING

2020OnlineApplications Page18 

Grade:  This field cannot be changed  

Description of Symbols:  

Symbol (Achievement Level) 

Percentage Range 

1  0 – 29% 

2  30 – 39% 

3  40 – 49% 

4  50 – 59% 

5  60  ‐ 69% 

6  70 – 79% 

7  80 – 100% 

 

Your National Senior Certificate (NSC) or National Certificate Vocational (NCV) results will automatically be displayed and cannot be altered.  

All other matric types must be entered by the applicant 

Please upload you final results in the case where you have upgraded or results have been amended. 

 

Final Gr12 Perc (%): Select the   button and select the appropriate Percentage as indicated on your School Leaving Certificate 

Final Gr12 Symbol: Select the   button and select the appropriate Symbol as indicated on your School Leaving Certificate  – refer to above table of Percentage and Level conversions 

You may remove subjects already selected by clicking on 

the   button    

Click on the OK TO DELETE THIS DATA button and the subject will be removed from the list      School Details  

Which school did you attend last: Select the 

 button and select the appropriate School.  

    

EDUCATIONAL INSTITUTION/S 

Page 19: CPUT - STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – … · 2019-05-09 · 2020 Online Applications Page 1 STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – APPLICANT APPLYING

2020OnlineApplications Page19 

      

You can enter a description in the field    for a quick display.  Select the SEARCH button to display the appropriate list of values.  Select the correct subject 

What are your currently doing? Select the   button and select the appropriate activity 

   

 

 

Other Tertiary Institution Details 

Select NO (if you have not studied at any other tertiary instituions before) and click on the NEXT button to continue.  

CPUT students must please select NO  

Select YES (if you have studied at another tertiary instituions before) and click on the NEXT button to continue to enter Previous Qualification information 

  

Select the Capture Previous Qualifications button and enter the following information: 

 

Institution Name:  Select the relevant Institution from the list of values 

Period of Registration: Start Year: When you have started with your studies at another institution 

End Year:  Up until when you have studied at the another institution 

Qualification Name:  Enter the qualification obtained/studied towards at another institution 

Page 20: CPUT - STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – … · 2019-05-09 · 2020 Online Applications Page 1 STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – APPLICANT APPLYING

2020OnlineApplications Page20 

Field of Specialization:  Leave blank 

Was the Qualification Awarded?:  Select YES if you the qualificaiton has been awarded or NO if you have not completed your studies 

Year awarded:  The year when the Qualification has been awarded (in the case where you have selected YES in the previous field).  Else leave blank 

Qualification Level:  Optional field 

National Level:  Optional field 

Result: Failed or Passed or leave blank 

Post‐graduate/Post‐diploma qualification?: Select YES for Master and Doctoral Degrees.  Else select NO 

Select the ADD PREVIOUS QUALIFICATION button to add above captured information 

The following screen will be displayed 

     

Select the CONTINUE WITH APPLICATION button to proceed with application 

It is not required to enter any Previous Subjects  

  Qualification Details  

Important:  Your first choice of qualification to study towards must be selected and captured. The next qualification that will be selected will become your second choice 

The second and third choice of qualificaiton is optional 

If the eligibilty indicates (NO) please refer to the prospectus for minumum admission requirements. 

Non‐South African citizens will not be able to list any qualifications – please follow the manual application process 

 

Academic Year: Select 2020 (the year when you want to commence with your 1st year of studies) 

Limit your selection to a specific 

Faculty/School: Select the   button and select the appropriate Faculty – Refer to Faculty Handbook and/or the Prospectus for more detail 

ACADEMIC APPLICATION 

Page 21: CPUT - STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – … · 2019-05-09 · 2020 Online Applications Page 1 STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – APPLICANT APPLYING

2020OnlineApplications Page21 

  

Choose a programme:  Select the programme that you want to apply for.   

Applicants currently busy with or have passed their National Senior Certificate (NSC) and applying for first year undergraduate studies will be automatically validated against the entry requirements as being indicated in the Prospectus.  Other matric types will only be validated on selection 

Eligible Leading to Y will display in the qualifications Description fields if you are eligible to apply for it (refer to the Prospectus for requirements) 

Eligible Leading to N will display in the qualifications Description fields if you are not eligible to apply for it (refer to the Prospectus for requirements).  You will be able to select those qualifications but will automatically be prompted that you have Failed Eligibility Test and will therefore not be considered for selection 

For which period are you applying? Select the   button and select the appropriate Year of Study e.g. Year One (Undergraduate Studies only) 

Select YEAR 0 if you are applying for the first year of studies towards Extended Curriculum qualifications (3 year diplomas offered over 4 years) 

Select YEAR ONE if you are applying for the first year of studies (even though the qualification will be offered over 3 or 4 years) 

  

How would you like to study for this programme? Select the 

 button and select the mode of study (e.g. Fulltime or Part‐time) as well as the Campus of Study (e.g. Part‐time Bellville Campus) 

o Education Faculty qualifications:  Classes are offered in Afrikaans at Wellington Campus and English at Mowbray Campus 

  

Page 22: CPUT - STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – … · 2019-05-09 · 2020 Online Applications Page 1 STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – APPLICANT APPLYING

2020OnlineApplications Page22 

When would you like to study for this qualification?  The field will be auto filled with YEAR (Jan‐Nov) 

 

 

Click on ADD QUALIFICATION button   

You may remove subjects already selected by clicking 

on the   button    Click on the ‘OK to delete this data’ button and the subject will be removed from the list 

Continue to complete all the fields should you want to apply for more than 1 programme 

Click on the NEXT button to continue with your application 

The NEXT button will not display in the case where you have selected more than 3 choices.  Please remove one of the choices and then select the NEXT button 

     

In this section you are requested to verify your details captured before proceeding with your online application. 

 

Your application has not yet been completed!  Press the CONTINUE button to proceed with your application 

   

CHECK YOUR APPLICATION DETAILS 

Page 23: CPUT - STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – … · 2019-05-09 · 2020 Online Applications Page 1 STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – APPLICANT APPLYING

2020OnlineApplications Page23 

          

You may print the information by clicking on the PRINTER FRIENDLY FORMAT button and a printed version will be display.  Press the Control button on your keyboard & P to print to a printer connected to your PC/laptop.   

Select the   to continue with your application 

                   

You may change/or go back to the information already 

captured by selecting the appropriate process from the   at the top of this page.    

Click  the CONTINUE button to continue with your application process  

   

Page 24: CPUT - STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – … · 2019-05-09 · 2020 Online Applications Page 1 STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – APPLICANT APPLYING

2020OnlineApplications Page24 

  Agreement details and Login Information  Login Information  

Login Pin Number:  Create a Pin number that will allow access the Student Online System (SOS) at www.cput.ac.za/SOS. 

 Rules for the pin:  

Pin length must not be less than 5 numeric digits (e.g. 24683) 

No alphabetical characters (e.g. Aa3689) 

No spaces allowed in the pin (e.g. 36 302) 

No adjacent repeating numbers within the pin (e.g. 11234)    Scroll down with scroll bar to read the 

Academic and Residence Rules and Regulations 

Click on the I ACCEPT button.  

You will not be able to proceed if you select the I DO NOT ACCEPT button 

         

ACADEMIC RULES AND AGREEMENT 

Page 25: CPUT - STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – … · 2019-05-09 · 2020 Online Applications Page 1 STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – APPLICANT APPLYING

2020OnlineApplications Page25 

 

  

Click on the SUBMIT APPLICATION button to continue with your application (uploading of supporting documentation).  Only select QUIT APPLICATION in the case where you do not have your supporting documentation electronically available but want to submit your application. 

Click anywhere on the screen in the case where the SUBMIT APPLICATION button is not ready to be selected 

   

SUBMIT APPLICATION 

Page 26: CPUT - STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – … · 2019-05-09 · 2020 Online Applications Page 1 STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – APPLICANT APPLYING

2020OnlineApplications Page26 

 

 Important: 

All documents must be certified (except programme specific requirements e.g. cover letter) 

When uploading documents, ensure that the scanned file does not exceed 2MB, and that all documents are scanned in any of the following file types: tiff, pdf, jpg or gif 

Each document must be scanned and uploaded as separate attachments. 

Your application will not be processed until all documents have been submitted.  

Do you have any electronic copies of certificates to upload?  Enter Yes to submit documents and click on the NEXT button 

 

The following screen display: 

      

Click on the Load/View Document to submit your first document (e.g. Grade 11 Final Marks) 

  

The following screen will display:  

Click on the UPLOAD DOCUMENT button 

Select the   button      

     

   

UPLOAD YOUR SUPPORTING DOCUMENTATION 

Page 27: CPUT - STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – … · 2019-05-09 · 2020 Online Applications Page 1 STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – APPLICANT APPLYING

2020OnlineApplications Page27 

Select your saved scanned Matric document (document must be saved as .tiff, pdf, .jpg or .gif) from your device 

 

Click on OPEN button and the following screen will be displayed: 

   

Click on the SAVE and then the CLOSE button 

     

Click on the CLOSE button again   

Continue to upload all the other required documents by following the above steps. 

 

Select COMPLETE UPLOAD button to finalise your online application process 

     

Page 28: CPUT - STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – … · 2019-05-09 · 2020 Online Applications Page 1 STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – APPLICANT APPLYING

2020OnlineApplications Page28 

CONFIRMATION PAGE  

Your Name and Student Number will be displayed.  Please use the Student Number for any further queries relating to your application submitted. 

Click on the EXIT button       

Close the online application process    by clicking on the 

  You will receive e‐mail notification as confirmation of your online application 

   

If you have indicated that you require Residence Accommodation, then the following e‐mail notification will be forwarded to you as confirmation of your online Residence application 

 

    

Page 29: CPUT - STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – … · 2019-05-09 · 2020 Online Applications Page 1 STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – APPLICANT APPLYING

2020OnlineApplications Page29 

HOW TO UPLOAD ADDITIONAL/OUTSTANDING DOCUMENTATION (AFTER 

YOU HAVE SUBMITTED YOUR ONLINE APPLICATION) 

Student Number:  Enter your CPUT student number (e.g. 213003888) as indicated on your e‐mail notification 

Pin:  Enter your 5 digit Pin (e.g. 69321) as indicated on your e‐mail notification 

Rules for the pin: o Pin length must ONLY be 5 numbers long (e.g. 24683)  o Must not start or end with a zero o Must not contain any alphabetical characters (e.g. Aa369) o No Spaces allowed in the pin (e.g. 36 302) o No adjacent repeating numbers (e.g. 11234) or simple sequences (e.g. 23456) 

Select the login button 

Select Returning Students Application       The following page will be displayed 

  

Select UPLOAD DOCUMENTS 

Select Show Upload Documents  

Page 30: CPUT - STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – … · 2019-05-09 · 2020 Online Applications Page 1 STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – APPLICANT APPLYING

2020OnlineApplications Page30 

Important: 

All documents must be certified (except programme specific requirements e.g. cover letter) 

When uploading documents, ensure that the scanned file is a maximum of 2MB, and that all documents are scanned in any of the following file types: tiff, pdf, jpg or gif 

Each document must be scanned and uploaded as separate attachments. 

Your application will not be processed until all documents have been submitted.  

Select the UPLOAD DOCUMENTS button 

 

The following screen display:  Click on the Load/View Document to submit your first document (e.g. Final Gr 12/School Leaving Results) 

  The following screen will be displayed:  

Click on the UPLOAD DOCUMENT button 

Select the   button    

Select your saved scanned Matric document (document must be saved as .tiff, pdf, .jpg or .gif) from your device 

  

Click on OPEN button and the following screen will be displayed:  

 

Click on the SAVE and then the CLOSE button  

Page 31: CPUT - STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – … · 2019-05-09 · 2020 Online Applications Page 1 STEP‐BY‐STEP ONLINE APPLICATION GUIDELINES – APPLICANT APPLYING

2020OnlineApplications Page31 

   

 

Click on the CLOSE button again 

Continue to upload all the other required documents by following the above steps. 

Select RETURN TO APPLICATION PROCESS button to finalise your online application process