10/8/2020

1

Creating and Maintaininga Culture of Ethics

Dr. Scott Paine

3

Very quickly (30 seconds each) introduce yourselves: • Name

• City • Position held• A favorite thing about serving in municipal government

We’ll give you a 1‐minute warning before the room closes

Speed Introductions

1

2

3

10/8/2020

2

4

I pledge allegiance to my flag and the Republic for which it stands—one Nation indivisible—with liberty and justice for all.

https://www.smithsonianmag.com/history/the‐man‐who‐wrote‐the‐pledge‐of‐allegiance‐93907224/#XpMs1i8G41bs1G3k.99

Francis Bellamy’s 1892 Pledge of Allegiance

So What is Ethics?

6

“moral principles for living and making decisions.”Larry Z. Leslie (2004) Mass Communication Ethics: Decision making in postmodern culture, 2nd edition.Boston: Houghton Mifflin, 6.

“the study of what we ought to do.”A. David Gordon and John Michael Kittross (1999) Controversies in Media Ethics, 2nd edition. New York: Longman, 1.

So . . . What is Ethics?

4

5

6

10/8/2020

3

7

Simply following the ethics laws• Ethics laws are passed when the public becomes aware of the prevalence of certain unethical behavior

• BUT that behavior was unethical long before it was illegal

Ethics is Not . . . 

8

That is . . .Whatever it is that we value

And that is relevant/important to consider

‘Moral values’Broadly defined

The Foundation: Values

7

8

9

10/8/2020

4

10

Not only what we ourselves value personally

Values associated with our roleThe values of our community membersInstitutional values

Values related to the public trust we hold

The Values of a Public Servant

12

Public servants need to adopt codes of ethical conduct that reflect their roles, not just their personal values

In this sense, consistency between one’s conduct as a public servant and one’s private conduct may not be a virtue

The Necessity of Inconsistency

10

11

12

10/8/2020

5

13

Guide us in determining which of our values should be considered

Determine the decision(s) that must be made

Provide data for evaluating the merits of various options

The Role of the Facts on the Ground

14

Guides to deciding what to do, given our values and the facts on the ground

Methods of applying our values to the facts

Ethical Principles

Sample Ethical Principles

13

14

15

10/8/2020

6

16

Do that which you can justify and for which you are willing to take complete responsibility.

Existentialist (Jean‐Paul Sartre)

Character/Virtue

17

Choose actions that support the growth and well‐being of affected individuals while maintaining and strengthening the relationships between them.

(Based on the work of Carol Gilligan, Virginia Held and Maurice Hamington)

Ethic of Care

18

Do unto others what you would have them do unto you.The “Golden Rule” (Jesus of Nazareth)

Duty

16

17

18

10/8/2020

7

19

The greatest good for the greatest number, while doing the least harm possible

Utilitarianism (John Stuart Mill)

Consequentialist

20

Imagine that you do not know anything about who you are in the society in which the results of your decision are to be experienced. What decision would you choose?

“Veil of Ignorance” (John Rawls)

Consequentialist

Questions?

• Please use the ‘hand raise’ feature in the Participant window• I will call on two people, asking both to unmute, asking one to speak• After answering a question, I’ll invite another person to unmute and 

call on the person who already was waiting unmuted• Please mute your mic after we’ve finished with your question

19

20

21

10/8/2020

8

Making Ethical Decisions:Dealing with Ethical Dilemmas

23

A difficult choice between two or more alternatives, each of which can be defended plausibly in ethical terms

Struggling with doing the right thing, when the right thing is obvious, is not an ethical dilemma

• It is a character test

Ethical Dilemma

24

Fact Summary:• Former councilmember considering a run against an incumbent

• Former councilmember was a great friend to you and to staff generally

• Incumbent is a pain in the . . .

• Former councilmember asks to be alerted to any potentially damaging communications from incumbent

Early Warning System

22

23

24

10/8/2020

9

26

Fact Summary:• Former councilmember considering a run against an incumbent

• Former councilmember was a great friend to you and to staff generally

• Incumbent is a pain in the . . .

• Former councilmember asks to be alerted to any potentially damaging communications from incumbent

Task:

Breakout Exercise: Early Warning System

1. Identify and agree upon the values that are relevant to this decision (especially those you ought to hold as a public servant)?

2. Through discussion, apply the ethical principle you have been assigned and the values you’ve identified to the specific facts of this case. What decision do you reach?

Make sure to write down your breakout room number!

25

26

27

10/8/2020

10

Questions?

• Please use the ‘hand raise’ feature in the Participant window• I will call on two people, asking both to unmute, asking one to speak• After answering a question, I’ll invite another person to unmute and 

call on the person who already was waiting unmuted• Please mute your mic after we’ve finished with your question

Take a Short Break

Organizational AttributesThat Foster a Culture of Ethics

28

29

30

10/8/2020

11

33

Values/Commitments of the organization

Hiring processQuestions about ethical practice

Orientation

1. Ethics is given priority on the front end

31

32

33

10/8/2020

12

34

Organizations can impart skills and knowledge relatively effectively in a reasonable amount of time 

Instilling values can take considerably longer and is more difficult

Hire for the Values You Need

35

• Values held for their own sake (Essential‐Intrinsic)

• Values held because honoring them produces desirable results (Essential‐Instrumental)

• Values that do not have a significant and necessary effect on success (Nonessential)

But Which Values?

36

Identify values that the staff of your departments hold. Through discussion, decide whether, for the work of a municipal clerk’s office, each value is:

• Essential‐Intrinsic• Essential‐Instrumental

• Nonessential

Breakout Exercise: Which Values?

Make sure to write down your breakout room number!

34

35

36

10/8/2020

13

Questions?

• Please use the ‘hand raise’ feature in the Participant window• I will call on two people, asking both to unmute, asking one to speak• After answering a question, I’ll invite another person to unmute and 

call on the person who already was waiting unmuted• Please mute your mic after we’ve finished with your question

38

If we define the relevant values inappropriately (especially too broadly), our resulting hiring decisions may:

• Make the organization more vulnerable to group think

• Lead to less creativity and innovation

• Reflect implicit bias against certain groups

Caution!

39

Application review• What they say about themselves

• Work history evidence

The interview• “Can you remember a time when . . .”

• Hypothetical situations

Probationary period

• Coach and evaluate

Hiring for the Essential‐Intrinsic Values

37

38

39

10/8/2020

14

40

Because these values are instrumental to department success, new employees can learn to value them as means to employment success.

• Be explicit about them in training

• Show the connection between these values and the achievement of the organizational mission (as means to the end)

Teaching Essential‐Instrumental Values

42

Regular ‘training’ or in‐service opportunities are provided

Conversations about ethics are invited, not dismissed

‘Failures’ are treated as learning opportunities

Decision making includes an ethical ‘check’

2. ‘Safe space’ to discuss ethical challenges

40

41

42

10/8/2020

15

43

Relevant law

Ethics beyond the legal requirements

• Exercises that invite and challenge ethical reasoning

• Case studies of ethical successes, missteps, and disasters

• From within

• From without

Emphasize the reasoning, not just the rule

Ethics Training

44

Aggressive, “zero‐tolerance” policies drive ethical mistakes and misbehavior underground

Accepting errors as opportunities for improvement invites conversations and growth

• Remember, it’s not just about rules

• It’s about reasons

Championing Ethical Missteps and Corrections

45

Justification• An explanation that demonstrates that the actions taken were appropriate

Apology• A statement that admits wrongdoing, accepts responsibility, and (often) requests forgiveness

Responses to Apparent Failures

43

44

45

10/8/2020

16

46

Excuse• An explanation that acknowledges failure while legitimately seeking to be absolved (or at least forgiven)

Rationalization• An explanation that attempts illegitimately to deny failure or to avoid responsibility for failure

Responses to Apparent Failures

47

Following orders

Just doing my job

Everybody’s doing it

Won’t make a difference

Not my problem

No one else knew

Excusable ignorance of circumstances

External constraints

Internal compulsion

• Popular Rationalizations • Ethically‐Valid Excuses

48

Fact Summary: 

A colleague comes to you (in private). The colleague says he/she had an exchange of text messages with another city official about some sensitive municipal matter. Rumors about this issue recently reached the ears of some in the media (mainstream and social) and people are asking questions.

Your colleague tells you that the other official asked that all of the text messages they exchanged be deleted, and your colleague deleted them. (This probably violates Florida’s public records law.)

Breakout Exercise: Dealing with Failure

46

47

48

10/8/2020

17

49

Through discussion at your tables, generate two or three different ‘accounts’ of these events your colleague might have given you, keeping in mind the different responses to failure we have discussed. Be prepared to discuss how you would deal with your colleague (or how you think the city ought to deal with your colleague) in light of each alternative ‘account’.

Breakout Exercise: Dealing with Failure

Make sure to write down your breakout room number!

Questions?

• Please use the ‘hand raise’ feature in the Participant window• I will call on two people, asking both to unmute, asking one to speak• After answering a question, I’ll invite another person to unmute and 

call on the person who already was waiting unmuted• Please mute your mic after we’ve finished with your question

51

In certain areas of practice, failure must be minimized under most conditions

But even in these areas, we need space for creativity and invention

It must be ‘ok’ to acknowledge failure, to speak of it, and to learn from it

Encouraging Failure and Responsibility

49

50

51

10/8/2020

18

52

Compliance Over Consequence

53

Metrics used to measure performance 

must include an ethics metric

3. Evaluation/Compensation/Promotion includes questions of ethics

54

Two key elements:• Behaviors• Reasoning 

One way to introduce an assessment of ethics:

• Asking for stories about tough decisions and how they were made

Assessing Ethics

52

53

54

10/8/2020

19

56

The ethical ‘speed limit’ is a limit . . . not a suggestion

There also is a difference:

Doing 60 in a 55‐mph zone is not acceptable

Doing 25 in a 15‐mph school zone is gravely wrong

4. Set the Bar High and Be Fair

Questions?

• Please use the ‘hand raise’ feature in the Participant window• I will call on two people, asking both to unmute, asking one to speak• After answering a question, I’ll invite another person to unmute and 

call on the person who already was waiting unmuted• Please mute your mic after we’ve finished with your question

55

56

57

10/8/2020

20

Concluding Thoughts onFostering a Culture of Ethics

59

Applying relevant values . . . 

Ethical Decision Making Involves . . .

to the facts of a situation . . .

by means of one or more tested ethical principles.

60

Clarity about essential values

Hiring, training, and evaluation practices that meaningfully incorporate ethics

Fostering a Culture of Ethics Requires

58

59

60

10/8/2020

21

61

Being open about struggles and even failures, in order to encourage candor and improve ethical performance

Being supportive of those who deal with ethical failures in an ethical manner

Fostering a Culture of Ethics Requires

62

Unethical conduct thrives in the shadows and withers in the light

Why It Matters

63

Personnel who know their colleagues and leaders will accept and even defend reasonable failures tend to be more loyal

Striving for a deeply ethical organizational culture improves the quality of our service to our citizens

Why It Matters

61

62

63

10/8/2020

22

65

Blog – DrScottPaine.com

Facebook – DrScottPaine

Twitter – @DrScottPaine

Email – spaine@flcities.com

Join the Conversation#InspiringLeaders

Creating and Maintaininga Culture of Ethics

Dr. Scott Paine

64

65

66