création d’une note de frais à partir d’un budget de voyage
DESCRIPTION
Création d’une note de frais à partir d’un budget de voyage How to draw up a travel expense claim from the travel budget. Entrer dans I-moniteur et choisir l’option Gestion de voyages à l’étranger Enter I-moniteur and choose « Gestion de voyages à l’étranger - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
1
SERVICE FINANCIER
12.06.2012
Création d’une note de frais à partir d’un budget de voyageHow to draw up a travel expense claim from the travel budget.
Entrer dans I-moniteur et choisir l’option Gestion de voyages à l’étrangerEnter I-moniteur and choose « Gestion de voyages à l’étranger https://infowww.epfl.ch/imoniteur/menu.htm
2
SERVICE FINANCIER
12.06.2012
Sur l’écran, choisir ….On the screen choose …
Si vous connaissez le numéro de budget, inscrivez-le là et cliquer « Chercher » ou chercher avec le nom du bénéficiairIf you know the budget number, write it here and click « Chercher » or search with the traveller’s name
1 2
3 Dans la colonne de gauche cliquez sur le budget concerné qui s’ouvrira dans une nouvelle pageOn the left, click on the budget which will open up a new page
3
SERVICE FINANCIER
12.06.2012
Sur l’écran qui suit cliquez sur « Ouvrir le menu »
On this screen click on « Ouvrir le menu »
Dans le menu déroulant choisir :« créer une note de frais…. »In the scrolling menu choose : « créer une note de frais…. »
4
SERVICE FINANCIER
12.06.2012
L’écran de la note de frais se présente comme ceci, désormais devant le numéro du budget vous avez les lettres NDF en lieu et place de DV.On the screen top, you will notice that in front of the budget number is written NDF, meaning that you are in the travel expenses report.
5
SERVICE FINANCIER
12.06.2012
Sur cet écran toutes les prestations qui ont déjà été payées apparaissent avec le signe « -- », vous ne pouvez plus les modifier.On this screen all features already paid have the sign « -- », meaning that you cannot change them.
6
SERVICE FINANCIER
12.06.2012
Pour ajouter un autre type de dépenses choisissez « Autre remboursement » To add other expenses, choose « Autre remboursement »
7
SERVICE FINANCIER
12.06.2012
Voici la liste des catégories disponiblessous autre remboursement.Here is the category list available under Autre remboursement.
Les frais de repas sont remboursés sur la base de ticket, il suffit d’indiquer le nombre de ticket et le montant total. Meals are reimbursed on the basis of original tickets, just mark how many you have and the total amount due
8
SERVICE FINANCIER
12.06.2012
Quand toutes les dépenses ont été enregistrées et pour obtenir le pdf à signer, cliquez en haut de la page.When all expenses are registered and to have the document signed, click on the top of the page, « Cliquez ici pour obtenir le document pdf… »
9
SERVICE FINANCIER
12.06.2012
Voici le document à signer par la secrétaire, le voyageur et le supérieur hiérarchique. Ce document est ensuite envoyé au SF pour contrôle, comptabilisation et paiement.This is the document that should be signed by the secretary, the traveller and the manager. It has then to be sent to the Finance department for control, accounting and payment.
10
SERVICE FINANCIER
12.06.2012
INFORMATIONS IMPORTANTES
Le remboursement des frais se fait sur la base de tickets originaux.
Les tickets doivent être collés sur une page A4.
En cas de problèmes avec l’application, vous pouvez contacter
Mme Perrin au 36086 ouMme Lamnafaa au 36085.
Sites à consulter : http://polylex.epfl.chhttp://voyages.epfl.chhttp://sf.epfl.ch
12
SERVICE FINANCIER
12.06.2012
IMPORTANT INFORMATIONS
Original tickets should be provided to get a refund.
Tickets have to be stuck on A4 paper.
Should you have any problems with the software, please contact :
Mrs Perrin at 36086,Mrs Lamnafaa at 36085
Useful websites :
http://polylex.epfl.chhttp://voyages.epfl.ch/welcomehttp://sf.epfl.ch
