Créer un service de veille documentaire - coop ?· A quels publics destinez-vous la veille documentaire…

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  • Mettre en place un service de veille documentaire http://coop-ist.cirad.fr

    Public cible : spcialistes

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    Mettre en place un service de veille documentaire

    en 9 points

    1. Cernez le public cible et les centres dintrt

    2. Dfinissez ltendue et la nature du serviceC

    3. Choisissez les outils

    4. Grez les abonnements

    5. Slectionnez les sources d'information

    6. Formulez vos stratgies de recherche

    7. Collectez et compilez l'information

    8. Diffusez l'information

    9. Evaluez le service

    Le but d'un service de veille documentaire est de fournir la bonne information la bonne personne, de faon rptitive et rgulire. Avant de crer un service rpondant cet objectif, vous prciserez le public cibl, la nature et ltendue de loffre propose, les outils et les moyens ncessaires. En valuant les moyens humains et informatiques pour assurer un service rgulier dans la dure ; financiers pour acheter, ventuellement, des sources dinformation , vous aurez les lments pour dcider soit de crer le service au sein de votre institution, soit de le sous-traiter un prestataire de service.

    1. Cernez le public cible et leurs centres dintrt

    A quels publics destinez-vous la veille documentaire : chercheurs, tudiants, dcideurs, etc. ? Quels thmes, quelles revues les intressent ? Reoivent-ils dj beaucoup dinformation dans ce cas, il faudra les convaincre de lintrt du service ? Combien de personnes seront concernes ?

    Une enqute auprs des utilisateurs potentiels sera utile pour rpondre ces questions.

    2. Dfinissez ltendue et la nature du service

    Quelle information allez-vous diffuser ? Avec quelle priodicit ? Sous quelle forme ?

    L'essentiel de l'information est constitu de rfrences bibliographiques signalant les publications rcentes. Les parutions tant frquentes, des envois rguliers seront ncessaires. Vous mettrez en place un systme dabonnement.

    Vous dciderez si :

    vous envoyez l'information aux abonns au fur et mesure qu'elle parat (fil d'info), ou priodiquement, par exemple une fois par mois, en compilant linformation ;

    vous diffusez les rfrences dans leur format d'origine ou dans un format homogne ;

    vous proposez un seul mdia de diffusion ou plusieurs (courrier postal, courriel, fil d'info).

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    Public cible : spcialistes de lIST

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    3. Choisissez les outils

    Selon les dcisions prises, vous choisirez les outils adapts pour grer le service.

    Que vous soyez abonns des sources payantes ou que vous utilisiez des sources gratuites, vous intgrerez des applications gratuites votre navigateur Web (extensions, booklets, widgets) pour automatiser le plus possible les tches rptitives. Ces applications vous seront utiles pour :

    grer des rfrences bibliographiques en ligne;

    interroger simultanment plusieurs sites ;

    surveiller les pages slectionnes pour reprer les nouveauts ;

    agrger des fils d'info ;

    mettre de ct des pages en vue d'une analyse ultrieure.

    Pour grer vos abonnements (surtout sils sont nombreux), vous aurez besoin d'un logiciel de systme de gestion de bases de donnes (SGBD).

    Si vous souhaitez une prsentation homogne des rfrences provenant de sources diffrentes, vous utiliserez un logiciel de reformatage des donnes, ou ventuellement homogniserez les listes de rfrences avec un logiciel de traitement de texte.

    Pour diffuser linformation, vous aurez besoin dun logiciel de messagerie pour les envois par courrier lectronique, et dune imprimante si vous optez pour lenvoi postal.

    Une slection doutils libres est propose sur le site CoopIST.

    4. Slectionnez les sources d'information

    Vous slectionnerez les sources dinformation en fonction :

    de leur contenu et de ladquation aux thmes de recherche des abonns ;

    leur accs, payant ou gratuit, et des contraintes techniques.

    Une connaissance des sources pertinentes dans les domaines de votre institution est une condition du bon fonctionnement du service de veille. Elle s'acquiert par l'exprience. N'hsitez pas demander des documentalistes ou des chercheurs les sources quils recommandent.

    Vous privilgierez les sources qui ont fait lobjet dune validation : bases de donnes bibliographiques, catalogues d'diteurs, archives ouvertes, etc. Et, si vous disposez de moyens limits, vous choisirez des sources gratuites (voir la rubrique Ressources documentaires) .

    Les moteurs de recherche sur le Web permettent galement d'identifier des informations intressantes.

    Enfin fils d'info (flux rss), blogs et rseaux sociaux sont des sources ne pas ngliger : elles signalent des informations en continu, qui n'apparaissent pas encore (ou n'apparatront pas) dans les bases de donnes "classiques", comme des rapports, des documents de travail, etc.

    5. Formulez vos stratgies de recherche

    Aprs avoir slectionn les sources, vous allez traduire en termes simples (mots-cls) les concepts qui composent le sujet traiter (lire : Rechercher l'information ) et mettre en place la stratgie de recherche.

    http://coop-istl.cirad.fr/gestion-de-l-informationhttp://coop-ist.cirad.fr/ressources-documentaireshttp://coop-ist.cirad.fr/ressources-documentaires/rechercher-l-information/1-identifiez-vos-besoins

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    La mthode de recherche dans les bases de donnes est la mme que pour une recherche ponctuelle, mais elle doit tre rpte pour reprer les nouveauts. Vous devez donc vous rappeler les mots-cls utiliss, ou les stocker. Certains serveurs de bases de donnes permettent la sauvegarde des quations derecherche avec envois automatiques des nouveaux rsultats, mais l'abonnement ces serveurs est payant. Par contre, il est possible de mettre en place, gratuitement, des alertes de sommaires sur les sites hbergeant les catalogues de revues des diteurs. Certains moteurs de recherche, notamment le plus clbre, permettent galement de crer des alertes. Enfin, avec un agrgateur de fils d'info (flux rss) et de blogs, on suit l'actualit non plus en fonction d'une quation de recherche, mais par rapport la thmatique du fil d'info ou du blog que l'on a slectionn.

    6. Collectez et compilez l'information

    La saisie des quations de recherches intervalles rguliers est coteuse en temps. Vous pouvez demander tre alert par courrier lectronique lorsquune nouveaut est mise en ligne sur un site. Il est souvent possible de choisir la priodicit (jour, semaine, mois) de lalerte. Vous pouvez recevoir soit les informations dans votre bote aux lettres lectronique, soit un message vous invitant les consulter sur le site de la source.

    Pour lire les fils d'info, vous aurez besoin dun agrgateur de flux rss. Il peut tre soit intgr au logiciel de messagerie ou au navigateur, soit faire l'objet d'une application spare.

    Si vous dcidez denvoyer linformation date fixe, vous devrez la stocker dans un fichier ou une base de donnes. Dans ce dernier cas, vous aurez besoin dun logiciel de gestion, mais vous pourrez reformater et d-doublonner les rfrences.

    7. Grez les abonnements

    Un sujet de recherche (ou profil documentaire) peut intresser un ou plusieurs abonns. Et un abonn peut avoir plusieurs profils documentaires. Vous devez donc grer des listes d'abonns, des listes de profils et les relations entre les deux. Pour roder la gestion du service, commencez par un nombre limit de titres (et d'abonns).

    La liste des abonns comportera tous les lments utiles pour les envois (adresse lectronique, adresse postale, etc.) et la commande ventuelle des documents.

    A partir dune vingtaine dabonns, vous mettrez en place un formulaire d'abonnement. Les abonns pourront ainsi choisir parmi les titres existants ou demander un nouveau titre de profil.

    Les listes de profils et dabonns variant au cours du temps (arrt d'abonnement, suppression de titres, cration de nouveaux), il sera ncessaire de prvoir une gestion des archives. Les archives seront particulirement utiles pour les titres de profils traits.

    8. Diffusez l'information

    En fonction de vos possibilits, vous proposerez vos abonns de recevoir

    linformation en fichier lectronique, ou, en listing imprim, .

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    Pour les sujets de recherche larges, vous pourrez diffuser le mme envoi plusieurs abonns et ventuellement sous diffrents formats si vous en avez la possiblit technique. Vos abonns pourront alors importer facilement les rfrences fournies avec un logiciel de gestion bibliographique ou les lire directement avec un visualiseur de fichier pdf par exemple

    Pour faciliter l'accs de vos abonns aux documents, pensez inclure le lien (url) dans la rfrence, ou joindre un formulaire de commande de document renvoyer au service idoine.

    Veillez rester en conformit avec le droit dauteur (copyright), citer les sources, et prciser que les informations fournies sont rserves labonn. Vous aurez galement vous conformer aux lois en vigueur pour la gestion des donnes personnelles lies aux abonns.

    Le but du service de veille documentaire tant de fournir la bonne information la bonne personne, de faon rptitive et rgulire, vous devez savoir tout moment qui est abonn, quoi, combien d'envois ont t faits, les dates de prochains envois, etc. Do lintrt dutiliser un logiciel de gestion.

    9. Evaluez le service

    Un service de veille documentaire est gr dans la dure, ce qui implique de tenir compte des volutions : nombre dabonns, titres de profils (nouveaux ou obsoltes), modification dabonnements.

    Donnez les moyens vos abonns de vous contacter (adresse lectronique, par exemple). Faites des sondages rguliers par questionnaire sur l'utilit du service (nen attendez pas beaucoup de retours !). Et surtout soyez lcoute des suggestions envoyes.

    S'il est difficile dvaluer la pertinence des informations que vous envoyez, le taux de rabonnement d'une anne sur l'autre est un bon indicateur.

    Liens utiles

    BATTISTI Michle. 2011. La veille. De quelques aspects juridiques. Journe acadmique : 7 dcembre 2011. IUFM Haute Normandie. http://www.slideshare.net/mbattisti/la-veille-de-quelques-aspects-juridiques-10518477

    BROUTIN Amlie. 2011. Veille 2.0. Web & Com. http://blog.websourcing.fr/ontheweb/presentation-veille/

    CHIGNARD Claire. 2011. Veille documentaire informationnelle. http://www.calameo.com/books/000024022a061d8177e94

    DESCHAMPS Christophe. Une veille de qualit partir d'outils gratuits est-elle possible? Et si oui, comment? Outils-Froids. http://www.outilsfroids.net/news/une-veille-de-qualite-a-partir-d-outils-gratuits-est-elle-possible-et-si-oui-comment

    DESSUS Philippe, MERMET Jean-Michel. 2012. Veille pdagogique et acadmique : outils et stratgies. IUFM de Grenoble. http://webu2.upmf-grenoble.fr/sciedu/pdessus/sapea/veillepeda.html

    DILLAERTS Hans. 2011. Linformation scientifique et technique en libre accs : recherche et veille. MY SCIENCE WORK. http://blog.mysciencework.com/2011/09/05/linformation-scientifique-et-technique-en-libre-acces-recherche-et-veille.html

    ORDRE DES EXPERTSCOMPTABLES. 2011. Outils de veille gratuits du Net.

    http://www.slideshare.net/mbattisti/la-veille-de-quelques-aspects-juridiques-10518477http://www.slideshare.net/mbattisti/la-veille-de-quelques-aspects-juridiques-10518477http://blog.websourcing.fr/ontheweb/presentation-veille/http://www.calameo.com/books/000024022a061d8177e94http://www.outilsfroids.net/news/une-veille-de-qualite-a-partir-d-outils-gratuits-est-elle-possible-et-si-oui-commenthttp://www.outilsfroids.net/news/une-veille-de-qualite-a-partir-d-outils-gratuits-est-elle-possible-et-si-oui-commenthttp://webu2.upmf-grenoble.fr/sciedu/pdessus/sapea/veillepeda.htmlhttp://blog.mysciencework.com/2011/09/05/linformation-scientifique-et-technique-en-libre-acces-recherche-et-veille.htmlhttp://blog.mysciencework.com/2011/09/05/linformation-scientifique-et-technique-en-libre-acces-recherche-et-veille.html

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    http://www.mindomo.com/fr/mindmap/outils-de-veille-gratuits-08ef5f9e8fa6422eb503077f8c7e4c21

    VIVARES David. 2010. Amliorer sa veille scientifique. URFIST de Strasbourg. http://www.slideshare.net/dvivares/formation-recherche-documentaire-doctorants-sciences-27-1010

    Alain Glarmet

    Dlgation linformation scientifique et technique, Cirad

    Janvier 2012

    Information

    Comment citer ce document :

    Glarmet, A. 2012. Mettre en place un service de veille documentaire, en 9 points. Montpellier, France : CIRAD, 4 p.

    Cette cration est mise disposition selon le Contrat Creative Commons Paternit-Pas d'Utilisation Commerciale-Partage des Conditions

    Initiales l'Identique 2.0 France disponible en ligne : http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.0/fr/

    ou par courrier postal : Creative Commons, 171 Second Street, Suite 300, San Francisco, California 94105, USA.

    Paternit : vous devez citer les noms de lauteur original de la manire indique par l'auteur de l'uvre ou le titulaire des droits qui vous

    confre cette autorisation.

    Pas dutilisation commerciale : vous n'avez pas le droit d'utiliser cette cration des fins commerciales.

    Partage des conditions initiales lidentique : si vous modifiez, transformez ou adaptez cette cration, vous n'avez le droit de distribuer la

    cration qui en rsulte que sous un contrat identique celui-ci.

    http://www.mindomo.com/fr/mindmap/outils-de-veille-gratuits-08ef5f9e8fa6422eb503077f8c7e4c21http://www.mindomo.com/fr/mindmap/outils-de-veille-gratuits-08ef5f9e8fa6422eb503077f8c7e4c21http://www.slideshare.net/dvivares/formation-recherche-documentaire-doctorants-sciences-27-1010http://www.slideshare.net/dvivares/formation-recherche-documentaire-doctorants-sciences-27-1010http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.0/fr/

    1. Cernez le public cible et leurs centres dintrt2. Dfinissez ltendue et la nature du service3. Choisissez les outils4. Slectionnez les sources d'information5. Formulez vos stratgies de recherche6. Collectez et compilez l'information7. Grez les abonnements8. Diffusez l'information9. Evaluez le service

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