CREMA DENTAL COLGATE DE LA EMPRESA: HISTORIA 1806. William Colgate funda la Compaa abriendo una fbrica de almidn, jabn y velas en Duch Street, en la Ciudad de Nueva York. 1817. Aparece el primer anuncio de Colgate en un peridico de Nueva York. Se anuncian jabones y velas torneadas. 1847. La fbrica es traladada a Paulus Hook en New Jersey. 1856. William Colgate se retira. 1857. Despus del fallecimiento del fundador, la Compaa adopta el nombre de Colgate Company. 1866. Un incendio destruye la fbrica de almidn y la fabricacin de este producto es discontinuada, siendo sustituida por perfumes y esencias. 1877. Se produce la primera crema dental, siendo sta de un carcter aromtico y envasada en latas. 1890. Se fabrica el primer dentfrico envasado en tubos. 1906. A los 100 aos de su fundacin, la Compaa agranda su lnea. Tiene diversos jabones para el lavado de ropa, 160 variedades distintas de jabones de tocador, y 625 perfumes. 1928. Colgate se fusiona con la Compaa Palmolive. 1953. La Compaa adopta su actual nombre de Colgate-Palmolive Company. 1955. Los primeros productos que se introducen en el mercado son jabn de tocador, crema de afeitar, champ, talco y brillantina, y se comercializan con la marca Palmolive. La fabricacin de productos se materializa a travs de un contrato con la firma Quimiflor, S.A. de Santander. 1956. Se lanza al mundo la Crema Dental Colgate. 1974. Al superar las ventas previstas, se crea una filial en Mxico. 1996. Compra de las frmulas Profiden.

1. INTRODUCCIN SOBRE LA EMPRESA. 1.1. DESCRIPCIN DE SU ACTIVIDAD. La historia de Colgate comienza en la ciudad de Nueva York en 1806, nace la compaa de jabones Colgate como resultado del talento y el trabajo de su fundador, William Colgate. 1917 Aparece el primer anuncio de Colgate en un peridico de Nueva York. Se anuncian jabones y velas torneadas. 1847 La fbrica es trasladada a Paulus Hook en New Jersey. 1856 William Colgate se retira. 1857 Despus del fallecimiento del fundador, la Compaa adopta el nombre de Colgate & Company. 1866 Un incendio destruye la fbrica de almidn y la fabricacin de este producto es discontinuada, siendo sustituida por perfumes y esencias. En 1896, la crema dental Colgate es la primera en ser envasada en tubos similares a los que se usan actualmente. 1873 Se produce la primera crema dental, siendo sta de un carcter aromtico y envasado en tarros. Por su parte, en 1916 la fbrica de jabones de B.J. Johnson cambia su nombre al de Palmolive, debido al xito de su jabn de tocador. En 1928, Colgate Palmolive Peet se consolida gracias a la alianza estratgica global de las empresas Palmolive Peet y Colgate, y establece su domicilio en la Calzada de la Ronda, en la Ciudad de Mxico. A partir de ese momento, todos los esfuerzos, la organizacin administrativa y la fuerza promocional de la empresa sern conocidos en el pas como Colgate-Palmolive. Entre 1932 y 1950 tiene lugar un vertiginoso lanzamiento de nuevos artculos de belleza y para el cuidado personal, como innovadoras presentaciones de jabones, cremas dentales y artculos de belleza. En el ao 50, la era de los productos, el publicitario Rosser Reeves, presidente del directoria de la agencia estadounidense, Ted Bates & Co disea la primera campaa para la compaa hasta el momento Colgate haca propaganda de una cinta desnitrifica: "Sale del tubo como una cinta y se deposita sobre tu cepillo". Un argumento, nico pero no venda. Bates les sugiri "Limpia tu aliento mientras limpia tus dientes". Ahora bien,

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todos los dentfricos limpian el aliento al limpiar los dientes; pero nadie haba aludido al aliento refirindose al dentfrico. Entre 1950 y 1960, la compaa realiza un gran nmero de nuevos lanzamientos: el limpiador en polvo Ajax, la brillantina Wildroot y el jabn Octagn, entre otros. Para apoyarlos pone en prctica las mejores campaas publicitarias, sustentadas en programas de radio y televisin. En 1952 se lanza Fab, cuyo nombre ser sinnimo de detergente por muchos aos. Durante la dcada de los sesenta se lanzan los limpiadores lquidos, las cremas para el cuidado de la piel y el primer shampoo para ropa fina: Vel Rosita, que tendr un prolongado xito. Tambin, como parte de la diversificacin de productos, en los aos setenta se ponen en el mercado: Axion, lavatrastes en polvo, Lavomatic, detergente para mquinas automticas, y la lnea Curity de productos para el cuidado de los bebs: talco, aceite, crema, shampoo, mamilas y biberones. En la actualidad la actividad de ColgatePalmolive, empresa multinacional presente en 222 pases y demarcaciones territoriales, es la fabricacin, distribucin y venta de sus productos. Los Fabrica principalmente en sus en centros fabriles de distintos pases de Europa, y en Espaa, importndose tambin algunos de Sudamrica y China.

1.2. PRODUCTOS. Los Productos de Colgate los podemos dividir en tres grandes grupos: 1. Cuidado Bucal

Dentfricos Colgate: Max Fresh, Time Control, Total, Total Frescor Avanzado, Total ms Blanqueador, Protection Caries, Flor Gel, triple action, anticarro ms blanqueador, Herbal, Herbal propolis, oxygen, sensation Blanqueador, Sensitive, 2 en 1 dentfrico ms elixir, profiden anticaries, Profieden fres, Profiden sonrisa blanca. Cepillos manuales Colgate: Total Plus Whitening, massager suave, zig-zag, extra clean medio, micrsonic, 360. Cepillos elctricos Colgate: Actibrush active, Motion. Para nios Colgate: Looney Tunes, my first Colgate, Shrek, smiles Enjuagues Colgate: Total Plax Original Rojo y verde. 4

2. Cuidado Personal Geles de ducha Palmolive NB: Hidratantes, bodyogurt, nutritivo con miel, pieles sensibles, ultranutritivos, con oliva, pure cashmere, tacto, aroma Theraphy, Termal SPA Jabn Lquido Palmolive: Tacto dermo, floral, para piel extraseca, nutritivo, ultranutritivo, Naturals sensitive, floral series. Desodorantes Palmolive NB: Classic, Nature, Soft, Aromatheraphy en spray o roll-on. 3. Cuidado del Hogar: Limpia cristales Cristasol Ajax: Cristalino, multiusos, con amonaco, vinagre al pomelo, toallitas triple accin. Bao: Ajax bao, shower power. Fregajuelos Xanpa Ajax: Limn, PH neutro, pino, lavanda fresca. Estropajos: Nanas nquel, Ajax brillo e Inox. Cuidado de telas: Detergentes lquidos y suvizantes de telas. 4. Hill s Pet Nutrition Science Plan Presciption Diet

1.3. MERCADOS A LOS QUE SE DIRIGE. Colgate es una compaa verdaderamente global, haciendo negocios en ms de 200 pases. Posee marcas que estn entre los ms famosos nombres de productos de consumo. Estos incluyen la crema dental y los cepillos dentales Colgate, los jabones y champs Palmolive, el jabn lquido para manos Softsoap, los desodorantes Mennen, los limpiadores Ajax y Axion y Hill's Prescription Diet.

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Apuesta por los avances tecnolgicos y son capaces de resolver las cambiantes necesidades de los consumidores en todo el mundo. Su objetivo es aplicar las nuevas tecnologas para crear productos que sigan mejorando la calidad de vida de los consumidores. Su porcentaje de ventas mundiales en los ltimos tres aos, por mercados a los que se dirige son: 2007 40% 24 23 13 100% 2006 38% 25 23 14 100% 2005 38% 26 23 13 100%

Oral Care Home Care Personal Care Pet Nutrition Total

1.4. ORGANIZACIN DE LA COMPAA. La multinacional, fundada por William Colgate, posee su sede en Nueva York con domicilio social en el 300 Park Ave. New York, NY 10022. Su cuadro directivo es:

2006 Cook, Ian M

Presidente, salario: 2.87 millones US$; stock-options: 0.05 millones US$ Director financiero Presidente, salario: 11.4 millones US$ Presidente, salario: 5.5 millones US$; stock-options: 4.7 millones US$ Director General Chief Operating Officer, Colgate-Europe, Greater Asia and

2001 Patrick, Stephen 2001Reuben, Mark 2001Shanahan, William

1999 Juliber, Lois D 2007 Michael J. Tangney Africa

1991 Andrew D. Hendry Senior Vice President, General Counsel and Secretary

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Los departamentos que posee en Europa son:

Ingeniera Finanzas Recursos Humanos Tecnologa de la informacin Marketing Investigacin y desarrollo Ventas / Gestin de Clientes Servicio a clientes Gestin de la Cadena de Suministros

Adquisiciones ms recientes: 1993 Se adquiere la marca y frmula de Cristasol. 1994 Compra de las marcas y formula de Xanpa y Nanas. 1996 Compra de la marca y frmulas Profiden. En 2006 adquiri el 84% de Toms of Maine, lder en USA en la venta de pasta de dientes y desodorantes, se caracterizan por no usar productos qumicos, no testar con animales, y no incluir nada artificial en los mismos.

Es una multinacional que cotiza en bolsa.

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Por lo que son muchos los que poseen participaciones en la compaa, aunque sus principales accionistas son: Pas Porcentaje AXA Barclays Plc FMR Corp. (Fidelity Investments) Janus Capital Corp. JP Morgan Chase & Co. Putnam LLC State Street Corp. Vanguard Group Inc. Resultados anuales En 2007 gan 1.737 millones de dlares (3,2 dlares por accin), un 28,3 por ciento ms que en 2006, y logr un rcord de ventas. El ao pasado alcanz un rcord de ventas en todo el mundo, al ingresar 13.789,7 millones de dlares, lo que supone un incremento del 12,7 por ciento con respecto a los 12.237,7 millones de dlares que factur en 2006.El grupo vendi en Norteamrica el 19 por ciento del total de su facturacin, en Latinoamrica el 26 por ciento, en Europa y el Sur del Pacfico el 24 por ciento y en de Asia y frica el 17 por ciento. Las ventas en Latinoamrica subieron un 15,5 por ciento en el cuarto trimestre, impulsadas especialmente por los incrementos registrados en Brasil, Venezuela, Argentina y Amrica Central. En Europa y el Sur del Pacfico las ventas subieron en el cuarto trimestre un 16 por ciento en comparacin con el mismo periodo de 2006, en Norteamrica se incrementaron un 6,5 por ciento y en Asia y frica lo hicieron un 18,5 por ciento. 3.1 3.5 5.3 3.5 2.3 2.1 2.3 1.8

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1.5. COMPETENCIA. CUIDADO BUCAL CUIDADO PERSONAL CUIDADO DEL HOGAR CUIDADO MASCOTAS BAOS Pato Don Limpio Cillit Bang Alex ESPONJAS Pato Scoth-Brite Vileza Spontex Perros Gatos Purina Friskies Whiskas Pedigree y

DENTFRICOS Licor del Polo Binaca Denivit Signal Sensodine

CEPILLOS DENTALES Oral B Binaca

GELES JABONES Lactovit H. Genesse Sanex Dove Revlon Magno Axe Fa Heno Pravia Nivea Kinesia La Toja Natual Money Johnson

Y

DESODORANTES Lactovit Rexona Sanex Dove Tulipn Negro Williams Axe Fa Heno Pravia Nivea Kinesia

CRISTALES Tenn

SUELOS Alex Donaire Cillit Bang

2. EXPOSICIN SOBRE SU SITUACIN ACTUAL DE RELACIONES PBLICAS.

2.1. CUNDO SE EMPIEZAN A UTILIZAR. Las Relaciones Pblicas se empiezan a utilizar entre 1950 y 1960.

2.2. CMO SE INTEGRAN EN LA COMUNICACIN DE LA COMPAA. Debido a que en Espaa no hay departamento de comunicacin como tal, todas las acciones a nivel corporativo se llevan desde la central en Nueva York. El departamento encargado de las relaciones internas es el de recursos humanos, y las externas son llevadas desde el departamento de marketing. En NY hay un departamento de Relaciones Pblicas que se centra en la relacin con los medios de comunicacin, aunque tambin se ocupa de las relaciones institucionales y la participacin de los portavoces en conferencias y eventos.

Central NY

Direccin

RRHH

Marketing

2.3. DIFERENCIAS CON COMUNICACIN.

RESPECTO

A

OROS

TIPO

DE

Lo que desea conseguir la compaa con el uso de la comunicacin es proyectar una imagen positiva de la empresa. Se lleva a cabo a travs de distintas tcticas y estrategias que desarrollar ms adelante. Para ello utiliza la comunicacin interna y externa. En Espaa muchas de las funciones comunicativas son llevadas a cabo por el departamento de marketing. Tanto la comunicacin de RRPP como la de marketing se ocupan de las relaciones con la organizacin y utilizan tcnicas de comunicacin anlogas para llegar al pblico. Ambas comunicaciones intentan garantizar el xito de la organizacin y su supervivencia econmica. Sin embargo existen cuantiosas diferencias al estar llevado por el departamento de marketing los pblicos estratgicos sern denominados consumidores, o mercados objetivos. Todas las acciones estarn marcadas por una fuerte intencin de persuasin, en definitiva el objetivo de marketing es vender productos y servicios, a diferencia del de relaciones pblicas que sera construir un dilogo bidireccional de comprensin mutua y cooperacin.

2.4.

EVOLUCIN.

Las Relaciones Pblicas en la compaa han ido creciendo a la vez que el tamao de la misma. En sus comienzos (1806) no existan prcticamente, estaban basadas en la intuicin y el amiguismo pero actualmente estn muy establecidas en la compaa, siendo una parte esencial de la misma. Debido al rpido crecimiento y a las necesidades de comunicacin

Colgate decidi empezar a trabajar de forma permanente con la agencia Ted Bates. Se dedicaba casi de forma exclusiva a la cuenta de la compaa, aunque con el paso de los aos aument su cartera de clientes. En la actualidad Colgate trabaja con varias agencias externas, pero desde 1994 Joung & Rubicam lleva toda la publicidad de la compaa. Las RRPP evolucionan casi a la par con los nuevos medios de comunicacin como la aparicin de la televisin. Adems de los continuos cambios que se producen en la sociedad como el crecimiento de la economa, los sindicatos, o el aumento de la competencia obliga a Colgate a adaptarse a ellos. Todo ello se traduce en que cada vez estn ms alejados de los pblicos, por lo que es necesario analizarlos para conocerlos, hacer una planificacin estratgica, resolver problemas y crear un punto de apoyo a las ventas. Internet tambin supuso un importante paso para evolucin de las RRPP en la compaa, siendo su mayor punto de contacto con los pblicos implicados, ya que pueden acceder a su pgina veinticuatro horas al da, los siete das a la semana. La capacidad de 11

proporcionar en tiempo real es la mejor caracterstica de este medio. En la que se encuentran fotos, vdeos, artculos, etc.

2.5.

ORGANIZACIN DEL DEPARTAMENTO.

En Espaa al no existir departamento como tal, los requerimientos especiales pasan por direccin que es quien toma las decisiones finales. Al ser una multinacional la mayora de las decisiones vienen dadas desde la central, en Espaa se realiza una labor ms reactiva que proactiva. En su central de NY el departamento est dividido en varias secciones especializadas como relaciones con los medios, relaciones con los inversores, asuntos relacionados con consumidores, relaciones con el sector pblico, relaciones con la comunidad, comunicacin de marketing y comunicacin interna.

2.6.

PERFIL Y FUNCIONES DE LOS RESPONSABLES

Las cualidades y funciones bsicas de los responsables en la central son: Liderar iniciativas estratgicas esenciales para la compaa. As como tener capacidad para la investigacin, encuestas de opinin ya que el trabajo debe basarse en hechos y no en generalidades. Ser persistente y saber recopilar informacin de distintas fuentes. Capacidad para resolver problemas. Asociarse con la Direccin Ejecutiva para desarrollar e implementar planes que apoyen los objetivos del negocio. Disear, implementar y administrar programas corporativos. Las responsabilidades incluyen anlisis competitivo, costo y financiamiento de planes, reportes externos, administracin de proveedores y administracin de planes, o lo que es lo mismo competencia empresarial. Desarrollar estrategias de bsqueda y asesora con equipos en relacin con la comunicacin. Capacidad de redaccin, imprescindible saber plasmar las ideas e informacin de forma clara y concisa. Desarrollar y apoyar sistemas, bases de datos y herramientas computacionales con tecnologa de punta. Como sistemas y centros de informacin.

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2.7. ASPECTOS TICOS. Colgate posee su propio Cdigo tico, los principios de este Cdigo se expresan en amplias declaraciones, comunicaciones a sus socios y usuarios para orientar la toma de decisiones ticas. Estas declaraciones proporcionan un marco, y han intentado cubrir la mayora de las situaciones con el objetivo de garantizar la calidad del trabajo. Obliga a asumir a sus miembros los siguientes principios en su actuacin profesional: A la hora de seleccionar a su personal Colgate lo hace en base a las cualidades personales para el trabajo en cuestin. No discrimina por cuestiones de raza, religin, nacionalidad, gnero, edad, orientacin sexual, estado matrimonial o invalidez si sta no afecta a los requisitos de la posicin. No usa a nios para ningn tipo de trabajo (cualquier persona con edad por debajo de la mnima para trabajar). Colgate no trabaja con ningn proveedor, subcontrata o colaborador que explote a nios, ni abusen de las mujeres, ni proporcionen castigos fsicos, o cualquier otra forma de abuso, inaceptable para la compaa. Si violan cualquier de los principios de la misma, inmediatamente finalizarn los negocios con la compaa pertinente. Ningn empleado sufrir ningn tipo de discriminacin por razn de nacionalidad, raza, sexo, orientacin sexual, convicciones polticas o religiosas. No ser protegido ningn acto delictivo que se produzca en la empresa por ningn empleado. Ningn empleado podr vender o tratar con informacin privada de la empresa u de otro empleado para su beneficio personal. Para atraer y retener al personal es poltica de empresa formar, promocionar y educar a los mismos. Permite el desarrollo y avance de sus carreras profesionales. Adems tienen el programa Chairman s You Can Make a Difference para reconocer y premiar acciones que excedan su trabajo normal. Para favorecer la comunicacin bidireccional, los empleados se renen mensualmente con un alto cargo, para revisar y discutir sus apreciaciones. El pilar fundamental de sus polticas referentes al personal es la cooperacin, a la que slo pueden llegar con un clima de confianza y respeto mutuo. De acuerdo con la poltica y procedimientos de Colgate no hay favoritismos ni apariencia de los mismos, respetan la privacidad individual cumpliendo todas las leyes 13

referentes a proteccin de datos. La seguridad es otra de sus prioridades, est prohibido el uso o la venta de drogas, y alcohol tanto en el tiempo que se pase en la compaa como si se est en las dependencias de las mismas. Est prohibido el uso o posesin de armas en las dependencias, siendo una falta grave.

Relacin con la Sociedad Colgate se esfuerza por ser un ciudadano, con una responsabilidad cvica que apoya la salud, el bienestar y la educacin. Su meta es poder tomar parte en proyectos tanto a nivel local como internacional, para el desarrollo y el bienestar de las comunidades. Incluyen acciones como ayuda a lo necesitados, heridos, personas sin hogar. Su principal preocupacin son los jvenes, y en particular su educacin. Colgate piensa que invertir en los nios hoy nos beneficiar en el futuro. Por ello la compaa financia programas de lectura, competiciones atlticas y otras actividades para jvenes a lo largo del mundo. Estas iniciativas ayudan a la juventud a desarrollar el espritu competitivo y de superacin. Relacin con el medio ambiente Proteger el mundo en el que vivimos es una preocupacin vital y un compromiso continuando para una compaa global que se dedica a fabricar productos que contribuyen a mejorar la calidad global de vida. Para reducir el impacto del los envases y embalajes de sus productos sobre el medio ambiente, trabajan para mejorar la compatibilidad medioambiental de los materiales que utilizan en la fabricacin de los mismos. Colgate respalda la jerarqua mundialmente establecida en lo que respecta al manejo de residuos slidos: prevencin, reciclado (incluyendo reutilizacin), incineracin, y enterramiento. Tambin invierten en innovaciones que ayudan a proteger el medio ambiente. Comparten sus polticas y programas medioambientales con los stakeholders, todo ello queda recogido en Colgate-Palmolive Environmetal, Occupational Health & Safety Policy Statement . stos son slo algunos de los ejemplos ms significativos que recoge su Cdigo tico, el documento ntegro se encuentra en su pgina web corporativa en la versin en ingls, y tiene una extensin de 40 pginas.

2.8. RELACONES PBLICAS INTERNAS. El principal objetivo de la comunicacin interna es que los empleados conozcan los objetivos empresariales, lograr un clima de integracin e implicacin, aumentar la

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motivacin y la productividad, con la optimizacin de los recursos. Para ello Colgate cuenta con diversos programas. Reuniones Colgate realiza una reunin anual para los inversores, directivos, y colaboradores. La referente al ao 2007 tuvo lugar el da ocho de mayo del 2008 a las diez de la maana. Para hacer llegar esta comunicacin, Colgate la ha colgado en su web. nicamente se puede escuchar, no va acompaada de imgenes. La accin se ha llevado a cabo con gran rapidez, en menos de 24 horas estaba disponible para todos los interesados. La apertura de la reunin la realiz Reuben Mark, quien dio la bienvenida a los asistentes y realiz un pequeo resumen de lo que se iba a tratar en la misma, y seguidamente da paso al presidente Ian Cook. Intranet Es una red interna de comunicacin que constituye uno de los instrumentos ms utilizados al reunir toda la informacin relevante a la empresa. Es un medio dinmico, abierto a la opinin y colaboracin de los empleados, pero con acceso restringido (slo para los colaboradores). Est cuidadosamente elaborado, goza de gran fiabilidad y permite al personal estar al da de las ltimas novedades acontecidas en la organizacin por su inmediatez e interactividad. Permite potenciar el sentimiento corporativo y motivar a los empleados. Aqu se recogen desde noticias hasta documentos internos de la compaa. Algunos de los documentos que se encuentran son la cultura, la filosofa, el Cdigo de Conducta (Para asegurarse que es entendido por todos est traducido en 25 idiomas) directorio de empleados, boletines, publicaciones internas, notas y comunicados de prensa, y documentacin corporativa o aspectos tan destacados como cul debe ser la relacin entre trabajadores, la relacin con la compaa, la relacin con otras empresas, con los consumidores, con el gobierno, con la ley, con la sociedad o con el medio ambiente. Contribuye a que los empleados conozcan su empresa, las perspectivas de futuro, ya que integra los mtodos de promocin, programas de formacin como Chairman you can make the difference y se produzca intercambio y dilogo. Para ello se basan principalmente en cuatro acciones de comunicacin: intercambiar para favorecer la escucha y el dilogo, explicar para construir referencias,

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valorar para motivar e informar para desarrollar el conocimiento. Buzn de Sugerencias Existen dos modalidades, se pueden realizar a travs de Intranet, o directamente en el buzn que se encuentra en el pasillo cerca de recursos humanos, quienes recogen las propuestas y estudian su viabilidad. Memorias Anuales Este documento lo podemos clasificar tanto en la comunicacin externa como en la interna. Es relevante para empleados, accionistas, colaboradores, en definitiva para todos los stakeholders. Internamente, las memorias anuales se encuentran en Intranet, el resto de interesados las puede consultar en la web, pero nicamente en ingls. Los documentos que incluye son: Una carta del presidente, situacin financiera, fondos, balances, equipo directivo, presencia internacional y una revisin global. Los cuatro grandes apartados de este documento son: El xito con los consumidores, profesionales y clientes, la innovacin en todas las reas, la eficacia y eficiencia, fortaleciendo el liderazgo a nivel mundial. Fiestas Para el personal que trabaja en la multinacional se realizan diversas actividades, como la fiesta de navidad, donde los empleados acuden a una cena, se sortean viajes, se dan premios y obsequios a los participantes. Se trata de una oportunidad para que se conozcan los trabajadores de la compaa ya que el tiempo que pasan dentro de la misma no es suficiente para establecer relaciones personales. Gracias al ambiente distendido y positivo de la cena se traducirn en un mayor rendimiento de los empleados. Tambin se organiza otra fiesta para los hijos de los empleados, con la visita de Papa Noel y los pertinentes regalos. Actividades deportivas Realizan unas pequeas olimpiadas en la participan los trabajadores en distintas disciplinas, como carreras, salto, juegos de equipo, etc. Fomentando la relacin entre los empleados y la empresa, intentando hacer realidad su lema Living our values . En definitiva las RRPP internas buscan 16

satisfacer a los empleados y familiares creando un ambiente favorable para que se sientan parte de la gran familia que es Colgate . Para Colgate sus empleados son la clave del xito, ellos son la mayor ventaja competitiva, son los que hacen que se diferencie una compaa de otra. Por lo crean programas que reflejen los valores, el cuidado y el respeto por los trabajadores donde puedan desarrollar sus cualidades para obtener de ellos su mximo potencial. Hotline Tanto los empleados como los colaboradores tienen una lnea telefnica para resolver todas sus dudas o demandar conductas inapropiadas. Est operativa 24 horas al da. Uno de los objetivos de la compaa es convertirse en el mejor lugar para trabajar por ello pone a disposicin de su personal mltiples mtodos para que se sienta escuchados e informados. Rumores Internamente no se realiza ninguna accin, tiene una actitud reactiva ante ellos. nicamente la compaa acta cuando aparece una noticia en alguno de los medios de comunicacin para desmentir, aclarar o limpiar su imagen, explicando la realidad de lo que se rumorea.

2.9. RELACIONES PBLICAS EXTERNAS Colgate al ser una multinacional que opera en distintos pases desarrolla en la actualidad unas relaciones pblicas a escala global, creando relaciones con los pblicos de todos los pases. Para ello mantiene una buena relacin con los medios, gobiernos, colabora con ONG, etc. A continuacin se muestran algunos ejemplos:

Relacin con Profesionales Colgate conoce la importancia de estos profesionales, ya que tienen un mbito de influencia mucho mayor que cualquier consumidor medio, se convierten en prescriptores, por lo que la compaa intenta mantener y cuidar su relacin con ellos. Para ello realiza distintas actividades. Dentistas La compaa en Puerto Rico tiene una alianza con la Asociacin de dentistas y conjuntamente organizan el mes de la salud oral, con la aparicin del presidente de la asociacin y el acto se retransmite por televisin. Gracias a ello se ha incrementado el nmero de profesionales que recomiendan Colgate. Otro de los programas que se estn 17

llevando a cabo es del de Manos limpias . En Tailandia colaboran con el ministerio de salud pblica y el ministerio de educacin. Colgate proporciona material escolar y productos para la higiene personal, para evitar enfermedades. Todas estas alianzas le proporcionan notoriedad e intentan mostrarse a la sociedad como una empresa comprometida con la sociedad. Veterinarios Colgate ha conseguido la confianza de los consumidores gracias a su programa We are Hill s formado por veterinarios, cientficos y dueos de mascotas. Quiere fortalecer una estrecha relacin con la gente y sus mascotas. La manera de llevarlo a cabo es con testimonios y las fotografas que aparecen en las cajas, puntos de venta, y camiones distribuidores, estableciendo una conexin emocional con los consumidores. Otra de las iniciativas que ha llevado a cabo es Second Chance for Love , en la que Hill s dona 30 millones de dlares anualmente en comida para perros y gatos, y se las entrega a las clnicas participantes para que alimenten a los animales sin hogar. Lo que hacen es intentar buscarle nuevos dueos y todo ello se recoge en una pgina webs con testimonios de los participantes. En el 2007 realojaron a ms de un milln de perros y gatos. En Espaa esta iniciativa la llevan a cabo colaborando con la ONCE. Gracias a estas actividades mantiene una colaboracin de forma continuada con los profesionales de su sector de actividad, favoreciendo que los mismos recomienden sus productos, e intenta crear lazos afectivos entre los profesionales y la marca. Relacin con los Minoristas Gracias a su programa shopper Marketing Colgate descubri que los diabticos en USA cuando van a la farmacia preguntan por productos saludables que les puedan ayudar a evitar enfermedades derivadas. Con la informacin recogida por estas mltiples vas su equipo multifuncional desarrolla planes estratgicos que recogen las prioridades de los consumidores y de Colgate para satisfacerlos. La buena relacin que mantiene la compaa con sus proveedores se ha puesto de manifiesto en mltiples ocasiones, siendo nombrado el mejor proveedor del 2007 por la asociacin de supermercados de Brasil. 18

Programa sonrisas brillantes, futuros brillantes , que lleva a cabo en los centros comerciales Carrefour, enfocado a la educacin por la salud, se lleva a cabo en diez pases, y en el 2008 se aumentar en seis ms. Nuevas iniciativas. En el ao 2004 comenzaron con el programa de modernizacin de la empresa, incluyendo equipos de alta velocidad, designada para usar energa y agua de una manera ms eficiente, respetando mejor el medio ambiente, generando menor gasto y unos costes de tanto operacionales como medioambientales menores. Como resultado the U.S. Green Building Council les premi con the Morristown facility certificate , lderes en diseo de energa y medio ambiente (LEED). Este premio les ha proporcionado la aparicin en mltiples publicaciones de revistas especializadas, adems de proporcionarle una imagen de buen gobierno. Otras Relaciones Pblicas Externas La filosofa de Colgate es que los premios y el reconocimiento pblico son un factor decisivo para retener el talento, contribuyen a superar las expectativas. Por lo que busca una confianza con los medios para ganar credibilidad y mejorar sus relaciones con los stakeholders. Las notas de prensa, son utilizadas para transmitir una informacin concreta a los distintos medios de comunicacin, su elaboracin se realiza siguiendo el manual corporativo, con un formato propio que se va adaptando a cada situacin. El e-mail, se utiliza nicamente como herramienta de trabajo, y en ciertas ocasiones como herramienta de RRPP externas, cuando algunas entidades solicitan informacin por esta va. Al igual que sucede con la comunicacin interna Colgate tiene una lnea telefnica Hotline , operativa veinticuatro das al ao para que se realicen consultas, quejas, sugerencias por parte de todos los interesados. La informacin que se proporciona a travs de este medio se suele complementar con el envo de dossier, CDS, y otros tipos de informacin complementaria. La persona responsable de contestar el telfono est entrenada para escuchar y aprender sobre los consumidores, cuidar las formas para exceder sus expectativas para que tengan experiencias satisfactorias de sus productos. A su vez ha de trasladar el feedback de los clientes para poder mejorar los productos y desarrollar nuevos satisfaciendo mejor sus necesidades.

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Los Dossiers, se elaboran especficamente con el fin de dar a conocer temas determinados, ruedas de prensa, acontecimientos especiales, eventos, conferencias, resultados de la compaa, etc. La finalidad de los Folletos es de dar una informacin muy concreta, clara, concisa y especfica sobre un cierto tema. Siguen los estndares de imagen corporativa de la empresa, adaptndolos a cada sector de actividad en el que operan. Se utilizan para dar a conocer ciertos programas como el de proporcionar una buena alimentacin a las mascotas (se puede encontrar en las clnicas veterinarias), o la importancia de la higiene bucal (se distribuyen en centros de estudios, clnicas odontolgicas, etc.). Las ruedas de prensa no son una prctica muy habitual por parte de la compaa, se realizan en ocasiones muy especiales, como consecuencia de algn problema. El protocolo que siguen es convocar la rueda de prensa, se elabora un dossier informativo sobre el tema en cuestin, se convoca a los medios, y se les proporciona la informacin pertinente. Los vdeos Corporativos, los podramos encuadrar tanto den las RRPP externas como en las internas, ya estn enfocados hacia los propios trabajadores, para iniciarles o reforzar la cultura corporativa. Pero a su vez hay otros especficos para mostrar al exterior, como es el caso de todos los que estn presentes en las ferias y stands especializados. La ventaja que tienen estos vdeos es que muestran la informacin de un modo muy atractivo, ameno y en un breve perodo de tiempo. Tambin los podemos encontrar en su web corporativa, gracias a estos tipos de vdeos puedes conocer la historia de la compaa en cinco minutos, poseen un alto contenido de corporativismo. Ferias Colgate participa todos los aos en esta feria, la segunda ms importante en el ranking europeo. Este ao la compaa se encontraba en el pabelln 14, con el stand nmero14.0I22. El Saln Internacional de Equipos, Productos y Servicios Dentales, se lleva a cabo en IFEMA, que se celebrara suele celebrar a finales de marzo en la Feria de Madrid, ya tiene posee una superficie neta de 14.300 metros cuadrados. Colgate no puede perderse este tipo de ferias que concentra a un amplio colectivo de profesionales integrado por auxiliares de clnica, cirujanos maxilofaciales, estomatlogos, higienistas, representantes de laboratorios, odontlogos, ortodoncistas, protsicos y estudiantes, esperan esta cita, con el fin de conocer lo ms innovador en equipos, productos y servicios dentales. A la significativa presencia de fabricantes, exportadores y distribuidores de productos, equipos y servicios dentales, incluida la de las firmas lderes en este campo, hay que aadir el respaldo que contina 20

prestando a Expodental el organismo ms representativo de la patronal, FENIN, Federacin Espaola de Empresas de Tecnologa Sanitaria, Sector Dental.

Acerca de los stands: Colgate con la compra de cada stand se tiene cubierta la alimentacin de una persona por da (1 almuerzo y 2 coffeebreak). El personal adicional debe cancelar su alimentacin por aparte. Los espacios fueron asignados segn el orden de solicitud y a la cancelacin del 50% de su valor. El precio de los stands vara segn su categora A (500 dlares), B (350 dlares) y C. Cada stand consta de un espacio de 2 metros de frente por 2 metros de fondo.

Patrocinio: Miss Venezuela Colgate es patrocinador del concurso de belleza de Miss Venezuela, en el que otorga dos premios, Miss sonrisa Colgate y Miss belleza Palmolive . La inmensa pasarela decorada con colores brillantes es el escenario adecuado para que estas 28 jvenes que iniciaron a lo que es considerado como el mximo sueo en el modelaje nacional. Una celebracin multitudinaria que rene a gente del mundo de la belleza en la que los espectculos son su principal atractivo. Para animar el concurso cuenta con actuaciones de conocidos cantantes del momento y es retransmitido en directo por la televisin. Este tipo de patrocinios benefician mucho a la compaa ya que en los pases Latinoamericanos las Misses gozan de un gran prestigio y reconocimiento por lo que se convierten en prescriptoras de la marca.

Premio Periodstico Colgate Total La Fundacin Dental Espaola y Colgate convocan con carcter anual el Premio Periodstico Colgate Total al trabajo periodstico que mejor contribuya a la labor divulgativa en materia de salud bucodental, dotado dicho premio con 5.000 euros. Al que pueden acceder todos aquellos periodistas que ejerzan su labor informativa en medios de comunicacin escritos y audiovisuales. 21

El Premio se otorgara a aquel trabajo que mejor contribuya a la labor divulgativa que la Fundacin Dental Espaola y Colgate desempean en materia de salud bucodental, contribuyendo as a difundir el conocimiento en materia de salud bucodental en Espaa. Los trabajos presentados debern haber sido realizados por periodistas que trabajen en medios de comunicacin espaoles. Slo podrn optar a l aquellas noticias difundidas en prensa escrita, radio o televisin en lengua espaola. Este tipo de premios pone de manifiesto la importancia que le da la compaa a todos los artculos y escritos aparecidos en los medios impresos. Colgate apuesta por las nuevas iniciativas Uno de los espacios ms conocidos de crowdsourcing es el portal InnoCentive, en el que se publican los problemas que tienen planteados grandes empresas, como Procter & Gamble. En esta web se han resuelto complejos problemas, como el de ColgatePalmolive, que quera traspasar fluoruro a un tubo de pasta dental sin que se disolviera en la atmsfera. Una persona annima en Internet lo resolvi y la empresa le pag 25.000 dlares por la solucin, cantidad infinitamente menor a la que hubiera tenido que desembolsar Colgate si hubiera utilizado sus propios recursos tcnicos internos. Adems esto le reporta notoriedad en los medios de comunicacin, pues apareci en distintas revista americanas esta noticia. Colgate apuesta por los nuevos medios, ya no slo en la comunicacin, sino que lo lleva hasta el extremo de la investigacin para la resolucin de problemas.

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3. CRTICA SOBRE PBLICAS.

LA

SITUACIN

DE

RELACIONES

Crtica Negativa Una vez recogida toda la informacin referente a la compaa, se puede afirmar que hay muchos aspectos positivos en cuanto a las RRPP que se estn llevando a cabo, pero nicamente en USA. La primera reforma que deberan realizar es crear un departamento de comunicacin propio, aunque dependan de Nueva York, es incomprensible que una compaa tan grande e importante como es ColgatePalmolive carezca de este departamento. Todas las acciones de publicidad son impuestas desde la central por lo deberan seguir trabajando con la agencia Joung and Rubicam quienes le proporcionan un servicio personalizado al contar con sede en varios pases. Por lo que la publicidad se seguira llevando desde una agencia externa. Con la creacin del departamento de RRPP, sera necesario contratar al personal pertinente como un jefe de RRPP, una persona encargada de las relaciones con los medios. La investigacin se podra contratar con agencias externas, y los eventos y acciones especiales podran formar parte del departamento de marketing. Por lo tanto se tratara de un nmero reducido de personas que podran llevar a cabo todas las acciones pertinentes y la consecuente consecucin del xito. Con la ayuda de la contratacin de agencias externas que apoyen todas las acciones a las que no tienen infraestructura para llevar a cabo. Con la incorporacin del departamento de Relaciones Pblica protegera y mejorara la reputacin de la empresa, ofreciendo informacin a los pblicos implicados. Las metas del proceso de comunicacin son informar, persuadir, motivar y lograr comprensin mutua y lo realiza a travs de los principales mtodos de actuacin como asesora, aconsejando a los directivos respecto a las polticas, relaciones y comunicacin. Gracias a la investigacin se definiran las actitudes y comportamientos con el fin de planificar las estrategias de RRPP, el primer paso sera comprender a sus consumidores y despus intenta influir y persuadir a los mismos. Constituye la base para evaluar los programas una vez que han concluido. La compaa tiene mltiples

beneficios, ayuda a la direccin a estar en contacto gracias a la realizacin de encuestas peridicas a distintos pblicos clave sobre sus problemas y preocupaciones. Esta retroalimentacin constituye un chequeo de la realidad y contribuye a la eficacia de las estrategias de comunicacin. Tambin se utilizara para descubrir posibles puntos problemticos y preocupaciones del pblico, y se elaboraran unos estndares internos sobre como prevenir y evitar riesgos en el lugar de trabajo. Por ltimo se debera llevar un frreo control sobre la competencia, que hace, hacia donde se dirige, cuales son sus productos, web, etc. Otro factor a tener en cuenta es la importancia de las relaciones con los medios, es necesario que utilicen las herramientas apropiadas, algo que es inexistente en estos momentos en Espaa. Cuanto ms informacin se ofrezca a los pblicos implicados la compaa ser percibida como ms transparente y se evitan en gran medida los rumores, y malentendidos. El problema de esta compaa no es la falta de conocimiento pues en Estados Unidos si se realizan todo este tipo de acciones, pero no las llevan a cabo en los dems pases. Su pgina corporativa ofrece la informacin referente a la misma pero con el inconveniente de que nicamente se encuentra en ingls. Aunque poseen dominios con versiones en distintos idiomas, en cuanto quieres consultar cualquier documento que se salga de los productos que ofrecen te redirecciona la versin americana. Esto resulta inadmisible para una empresa con tanto capital como Colgate. Uno de los fallos referente a la gestin interna es que hace caso omiso a los rumores, nicamente prestando atencin a los que saltan a los medios de comunicacin y afectan de forma negativa a la empresa. De esta forma Colgate se preocupa por dar una imagen positiva de la empresa de cara al consumidor sin preocuparse por la que puedan dar los propios trabajadores deberan considerar que su mbito de influencia es mayor que el de cualquier otro ciudadano ya que hace las veces de prescriptor. Los eventos, conferencias, concursos, etc. tienen gran presencia meditica y suscitan gran inters tanto por los participantes como por los observadores. El problema de Colgate es que realiza actividades muy distintas conferencias para profesionales, concursos de belleza o periodsticos, actividades deportivas, etc. Son grandes ideas que se podran aprovechar para exportar a los dems pases donde opera la compaa, ya que nicamente en Espaa tiene presencia en ferias y realiza el concurso periodstico. Es importante que se incluyan ms actividades donde puedan participar los distintos pblicos, que sean tan diversos como el target al que se dirige, con 24

pequeas acciones de ocio se pueden crear importantes vnculos con la empresa. Una de las crisis que ms ha afectado a la compaa fue la sufrida el ao pasado. La que la polica incaut ms de 11.214 tubos de pasta de dientes presuntas falsificaciones de la marca original 'Colgate', en diferentes variedades, fabricadas en Sudfrica y Brasil. Adems se detectaron ese mismo ao en algunas partidas un microorganismo aerobios mesfilos y enterobactericeas, sustancias que normalmente se encuentran en los restos fecales y que al ser ingeridas y en abundancia, pueden producir efectos en la salud como diarreas e infecciones intestinales. Los anlisis de los dentfricos contaminados hallados en Espaa revelaron que contenan un 6% de dietilenglicol. Los dentfricos Spearmint procedan de China y fueron distribuidos en varios hospitales espaoles, y posiblemente tambin en hoteles y aviones. Colgate ante esta situacin hizo declaraciones en distintos medios afirmando la pasta de dientes no era suya, que eran imitaciones vendidas en tiendas de Todo por un dlar y anunciaron pblicamente que recomendaban seriamente tirar los productos si fueron comprados en dichas tiendas, ofreciendo la certeza de que los productos comprados en los supermercados tradicionales son propios y no contienen la sustancia peligrosa. Debido a que no poseen departamento de Relaciones Pblicas el esfuerzo de se realiz desde la direccin, intentando reducir el impacto de la noticia con algunas declaraciones. Fue una situacin difcil que atraves la compaa puesto que ya no hay que preocuparse solamente por su propia produccin sino que la produccin del pirata tiene que ser buena tambin. No se realiz una gestin adecuada ya que se debera haber convocado una rueda de prensa con la asistencia de todos los medios para dar informacin puntual sobre la gestin de la crisis, donde hablase el director de Colgate en Espaa, realizando la funcin de portavoz. Para ello deberan haber tenido en cuenta toda la informacin y debatir el problema que estaba afectando a la empresa, con un tiempo de reaccin casi inmediato. Las primeras 24 horas en una gestin de crisis son decisivas, la compaa debera haber dado informacin veraz, completa, para que no se produzcan filtraciones o fuesen apareciendo nuevos casos que le proporcionen mayor gravedad al acontecimiento. La compaa debera haber asumido su responsabilidad, y no echarle la culpa a terceros, y se deberan haber planteado posibles soluciones, u alternativas. Si hubiera habido un departamento de relaciones pblicas la crisis se podra haber evitado, pues la aparicin de microorganismos pastas de dientes es algo que ha sucedido ms veces en el mercado. Uno de las labores del departamento es la identificacin y resolucin de temas potencialmente conflictivos, desde un primer momento es una de las 25

funciones ms importantes en la fase proactiva, para ello hay que predecir el problemas, anticipar amenazas, minimizar sorpresas, descubrir temas potencialmente conflictivos, evitar situaciones de crisis, para ello deben hacer un anlisis de su entorno escuchar, leer y observar temas de actualidad, y a medida que surgen temas de conflicto. Un buen sitio para observar que es lo que est ocurriendo en la sociedad son los foros, donde se comentan y se ponen de manifiesto las inquietudes, quejas, comentarios y tendencias de la sociedad. Otro de los mtodos que se deberan utilizar es hacer un seguimiento a las noticias publicadas en prensa, recortarlas y archivarlas, donde queden recogidos los posibles riesgos, peligros o amenazas. La compaa debe tener muy en cuenta todos estos peligros para intentar evitar que sucedan, adoptando acciones preventivas que se anticipen al conflicto en cuestin, es a lo que se conoce como fase estratgica, para estar preparado para los problemas que puedan afectar a la compaa en el futuro. Es el responsable de relaciones pblicas quien debera haber desarrollado estrategias de comunicacin y procesos para influir sobre el curso del conflicto beneficiando a su organizacin y cuando sea posible a los diversos grupos de su organizacin. Resolver los problemas al principio es lo ms eficiente y lo que ms beneficia a la empresa. Como consecuencia de ser una multinacional con sede en otro pas realiza una fase reactiva, cuando debera ser proactiva, incluyendo procesos de reflexin que eviten que surjan conflictos o que queden fuera de control.

Una de las mayores crticas que se le puede atribuir a Colgate, es la ausencia de la fase proactiva, de un plan de crisis, de actuar siempre reactivamente, por consiguiente nunca podrn gestionar de manera adecuada la comunicacin si no cambian este modo de actuar. El problema de actuar reactivamente es que el conflicto alcanza un nivel de impacto crtico sobre la organizacin, e implica la aplicacin del plan de crisis (que no poseen) en su ausencia, se renen los altos cargos y se marcan unas pautas a seguir por la compaa. Los esfuerzos de la compaa deben ser continuos, sin descanso, para intentar recuperase del duro golpe. Para ello debe hacer un anlisis sobre cual es su reputacin despus de lo sucedido.

Cada crisis es distinta, y no hay un plan de crisis que sirva para gestionarlas todas por eso es de suma importancia que se observe el entorno para estar preparado para las posibles situaciones de riesgo. Se deberan valorar las posibles consecuencias que tendran estos temas sobre la compaa y qu es lo que se puede hacer al respecto, elaborar una estrategia bien definida. Tambin afectar mucho al manejo de la misma la poltica empresarial, la filosofa, los directivos, etc. A pesar de su pobre gestin Colgate se recuper de este duro golpe, y contribuy a ello que los centros donde se vendieron la pasta dentfrica corrompida eran las tiendas del descuento de barrios y no representa la distribucin mayor de Colgate como Walmart.

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Adems que la compaa posee una lnea del producto diversificada. No depende solamente de las ventas de la pasta dentfrica con dytenol. Otro de los momentos desafortunados por los que ha pasado esta compaa se produjo el ocho de diciembre del 2004 el diario ABC public: el grupo Colgate Palmolive anuncia que en los cuatro aos siguientes se producira un plan de reestructuracin en el marco del cual suprimira un 12% de su plantilla de 37.000 trabajadores y cerrar un tercio de sus 78 fbricas en todo el mundo (26 plantas), segn anunci la compaa en un comunicado . Tambin anunci que se realizarn ocho cierres de plantas, pero sin precisar en que pases sucedera esto, con la una explicacin de que se realiza para reducir costes y aumentar los beneficios de explotacin, lo que repercutira directamente en la revalorizacin de las acciones, con un incremento del 10%. Estas noticias aparecieron en la mayora de los diarios, El Mundo el mismo da citaba: Colgate anuncia que suprimir en cuatro aos 4.400 empleos, el 12% de su plantilla de 37.000 trabajadores y cerrar un tercio de sus 78 fbricas en todo el mundo, segn anunci en un comunicado . La idea de dar informacin a los pblicos implicados de lo que est sucediendo en la compaa es buena, pero no se puede realizar proporcionar esta informacin tan a la ligera. Comunicar que se van a cerrar fbricas, que se van a despedir a trabajadores, y ni siquiera concretar en que pases se van a realizar estos ajustes es una accin muy peligrosa. Este tipo de artculos son los que dan lugar a que se produzcan rumores en el seno de la compaa. Adems el nico mtodo que tienen para justificarlo es que las acciones aumentarn. Es sorprendente la pobre tarea que ha realizado el gabinete de comunicacin pues la noticia ni siquiera se public en un diario econmico donde podra haber sido acogido de otro forma ya que la mayora de sus lectores pertenecen al mundo empresarial. El ABC es un diario dirigido al pblico en general y este tipo de noticias lo que hacen es crear alarma social, incertidumbre, inseguridad, insatisfaccin por la compaa, esta noticia hecha por tierra todos las acciones que haya podido desempear la compaa pues si ni siquiera se preocupa por su personal como lo va a hacer por el resto de personas ajenas a la compaa. El 11 de octubre de 2006 se public una noticias parecida por Vocento, diciendo que se produciran ms despidos como consecuencia de un plan de reestructuracin que se inici en 2004 y se prolongar hasta el 2008. A la hora de comunicar despidos lo debera hacer con ms tacto, sin crear alarma social, e intentando dar datos suficientes para que no se cree incertidumbre, como cuando van a tener lugar esos cierres, que va a pasar con los trabajadores, en qu pases va a suceder. Debido a que no se planifica desde aqu se produjo una comunicacin improvisada y poco eficiente.

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Como conclusin, se puede afirmar que a pesar de ser una multinacional presente en mltiples pases tiene demasiadas carencias en cuanto a la gestin de las relaciones pblicas que debera ir solventando para no perder su liderazgo en el mercado.

Crtica Positiva Uno de los puntos fuertes de la compaa es su cdigo de conducta . Facilita la compresin tanto de los trabajadores como de todo el personal que tenga algn tipo de relacin con la compaa. Est al alcance de todos los interesados en su web corporativa. Es un cdigo tico que recoge el comportamiento y la actitud que se debe tener tanto en su relacin con la empresa como en las relaciones laborales. Gracias a ello se crea una poltica de igualdad y respeto, la que evita problemas y malentendidos dentro de la compaa, y sirve para unificar y ayudar a comprender la filosofa de Colgate . Este cdigo es imprescindible debido a que opera en pases con culturas muy diferentes por lo que cada uno se regira por sus propios valores y principios que no tienen porqu coincidir con los de la empresa. Estos principios intentan recoger todas las posibles situaciones pero en el que caso de que no est recogida incluye un protocolo que es preguntar a tu superior ms directo y/o llamar a su Hot line . Otra de las fortalezas de la compaa es la importante labor comunicativa que realiza para mantenerse entre las marcas lderes de dentfrico. Como contrapunto se observa no realiza apenas comunicacin respecto a los sectores de cuidado de las mascotas o higiene personal (en Espaa). Esto se traduce en que la mayora de los consumidores desconocen que Hill`s y Palmolive pertenecen a Colgate, aunque podra estar motivado por su plan de marketing. La compaa se preocupa por mantener informado a su personal internamente. Lo logra a travs de la informacin que se encuentra en Intranet, donde se recogen memorias anuales, actividades internas, cdigo de conducta, cartas del director, normas para la seguridad, en resumen toda la informacin que pueda ser de inters para sus empleados. Esta red realiza una doble funcin la de informar, favorecer y facilitar la comunicacin entre los distintos departamentos sin tener que desplazarse fsicamente, por lo que se realiza de manera ms cmoda y fluida. Esta labor es llevada a cabo por el departamento 28

de recursos humanos, invierten mucho tiempo en que sea conocida la poltica empresarial, estn realizando un gran trabajo respondiendo a las necesidades de informacin y motivacin de los mismos. Respecto a su relacin con la comunidad, planifica infinidad de actividades beneficiosas. Posee ms de trescientos programas de ayuda y colaboracin con diversas organizaciones no lucrativas, o iniciativas propias de la compaa. En diversos campos a travs de su programa Respecting the World Around Us , que integra el respeto por los grupos sociales y culturales, por el planeta y el medio ambiente. Tambin realiza actividades de ocio y deporte como la que se hizo en Irlanda con una carpa gigante, en la que se creo un espacio para jugar en distintas modalidades como baloncesto. En cuanto a los asuntos gubernamentales, Colgate mantiene una relacin muy estrecha con multitud de Gobiernos de diversos pases llegando a realizar acciones conjuntas, como en el caso de la India visto anteriormente. Debido a que es una empresa que opera en muchos y diversos pases son primordiales para ella mantener estas relaciones. Mantiene unas buenas relaciones financieras, gracias a los informes anuales, y a los nuevos mtodos implantados mantiene informados en todo momento y en tiempo real a los inversores, siendo un punto bsico para el desarrollo y mantenimiento de la compaa. La integracin es una parte esencial de su poltica y el buen hacer que est realizando ha sido reconocido con diversos premios como el que le otorg la revista Latinoamericana por la integracin de la mujer en el mundo laboral. La compaa conoce la importancia y el auge de los acontecimientos especiales, por lo que tienen todo los mtodos Below de line, que integra en sus mtodos de RRPP los eventos como una parte esencial de la misma. La comunicacin de marketing es esencial para el desarrollo de cualquier actividad, es el pilar bsico sobre el que se sustentan la mayora de las empresas. Colgate posee un elaborado plan de marketing, con diversas estrategias y dentro de ellas se encuentran la comunicacin, publicidad, promociones, etc. Apostando tanto por los mtodos tradicionales, los medios de comunicacin de masas, como por las nuevas frmulas, Internet, marketing viral, utiliza tanto mtodos above the line, como below the line. A su vez mantiene relaciones sectoriales, la compaa goza de una excelente relacin con su sector de actividad, por ejemplo en el sector del cuidado bucal colabora con el colegio de dentista es acciones conjuntas como el mes de la salud bucal, o proporcionndoles material higinico en pases en vas de desarrollo. En cuanto al sector de alimentos para mascotas colabora con veterinarios en distintos programas como darle a los animales abandonados un nuevo hogar, proporcionarles comida, donaciones, etc. Colgate sabe la importancia de estas relaciones pues no slo son buena imagen y buenas 29

acciones sino que los profesionales son importantes prescriptores con un margen de influencia mucho mayor que el resto de consumidores. Los responsables de las RRPP de la compaa tambin colaboran con estudiantes y el personal de universidades y centros de formacin. La relacin puede ser tanto de colaboracin haciendo investigaciones conjuntas, donando dinero para nuevos proyectos, enseando la importancia de la higiene bucal en pases en vas de desarrollo, dando charlas, etc.

Lleva a cabo un modelo integrado de medios, aprovechando la diversidad y alcance de los mismos y usando todas las herramientas de comunicacin que estn a su alcance. Abarcando desde la comunicacin de masas, pasando por los medios interactivos, controlados, eventos. Adems realiza auditorias de comunicacin, en el que se valora todo el programa de comunicacin de la organizacin, y en el que se incluyen: un anlisis de las actividades de comunicacin, boletines y revistas de empresa, informes, artculos de distribucin, contractos con los medios, personal, salas de espera para visitantes. Entrevistas informales con los trabajadores, los directivos intermediarios y altos ejecutivos, con lderes de la comunidad, los directores de medios de comunicacin, los consumidores, distribuidores, personal influyentes del sector. En definitiva analiza la comunicacin desde todos los puntos de vista. La Planificacin es la herramienta que respalda los objetivos de marketing y comunicacin de la empresa, la define proactivamente la direccin desde la central, y estn formados por estrategias, tcticas y la forma de medidor los resultados. Tambin implica la coordinacin de los comunicados de prensa, los acontecimientos especiales, las conferencias, como las que realiza para los odontlogos anualmente, los folletos, discursos, etc.

Colgate conoce la importancia de la participacin del pblico, por eso intenta dirigirla hacia todos el pblico de inters, por ejemplo con el programa Chairman you can make the difference Implica a los trabajadores y promueve la participacin superacin, trabajo en equipo, y formacin, es una excelente forma de motivarlos y hacerlos partcipes de las responsabilidades. Otro de los interesados son los consumidores, tambin distribuye muestras gratuitas para que prueben sus productos, sin tener que comprarlos ya que saben que una experiencia positiva tienen ms posibilidades se transformarse en una futura compra ms que si el consumidor evala la calidad. Tambin promueve los grupos de activistas, conciencia a la humanidad para que cuide su salud, en particular la salud dental, para que se preocupe por la alimentacin equilibrada de sus mascotas, cuide el medio ambiente, etc. Conoce que gracias a ello se activa un medio de autopersuasin y compromiso con la Compaa.

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Otra de las herramientas que utiliza para lograr credibilidad es el uso de testimonios, tanto explcitos como implcitos. Gracias a sus mltiples programas los beneficiados hablan de su experiencia con la compaa, lo que les ha aportada, o simplemente se ponen en contacto entre ellos. Debido a su buena relacin con los profesionales utiliza la aprobacin de terceros tanto dentistas como veterinarios, y la asociacin dental americana. La compaa se caracteriza por realizar mltiples actividades de patrocinio y mecenazgo, son actividades que lleva a cabo para mejorar su imagen y obtener cobertura de forma gratuita en los medios, aumentar su presencia empresarial en la sociedad y para dar una imagen de conciencia social, pues muchas de sus acciones son de apoyo a los pases en desarrollo, o para los ms desfavorecidos. Aunque su gran problema es que no tienen un plan bien definido de acciones de relaciones pblicas y en cada pas se realizan actos completamente distintos. Aunque las culturas son diferentes, y es comprensible que no se pueden realizar los mismos en todos los pases, deberan seguir una lnea de actuacin, con una concordancia entre los mismos, y un equilibrio con los distintos pases. Con estas acciones de mecenazgo se intenta transferir los valores ticos sobre los que se sostiene la actividad, dar una imagen comprometida, despreocupada, y con una fuerte conciencia social. Colgate aprovecha muy bien todas sus acciones de patrocinio y mecenazgo, pues son cubiertas por peridicos y revistas, nacionales o locales. Para ello enva dossier de prensa e informa a los medios de los actos que se van a llevar a cabo. Como generalmente son de inters para la comunidad se traduce en la consecuente aparicin en los medios impresos tanto en revistas especializadas como en revistas generalistas. Muchas de las noticias aparecidas son consecuencia del envo de dossier de prensa. A continuacin se muestran algunos de las revistas ms importantes que han hablado favorablemente de la compaa.

La revista CEO, editada en USA posicion a Colgate como la marca lder en desarrollo de programas en un ranking de las 240 empresas. Debido a que poseen una poltica de apoyo y promocin de sus empleados muy buena. Una de las iniciativas que ms gusta son los premios que otorga internamente el concurso You can make the difference desde 1986 diseado para reforzar el espritu de conexin y grupo alrededor del mundo, el programa premia la innovacin, ingenio y la excelencia, en el negocio y en todos los niveles. Tres veces al ao los ganadores locales son seleccionados y nominados para los generales. La sensacin de unidad entre los trabajadores contribuye al xito de la compaa. Tanto los ganadores locales son recompensado so con 250 dlares y el ganador internacional con 2500 dlares.

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Pero tambin es reconocida fuera de USA, la revista Hispana, Latina Sttyle and Working Mother , la incluy en su ranking 50 Best Companies to Work for . La revista Fortune la incluye en America s Most Admired Companies , la revista Argentina Apertura The Best Pace to Wok . La revista Interbrand por tercer ao consecutivo seleccion y premi a las marcas en las que ms confan los argentinos. La edicin entreg el premio Marcas Confiables donde fue premiada Colgate entre otras. Las elegidas fueron seleccionadas mediante una investigacin realizada por un grupo de lectores. Fueron stos los que determinaron los ganadores entre 40 categoras de productos y servicios de consumo personal y familiar. Colgate es una compaa innovadora que apuesta por los nuevos mtodos de comunicacin, aunque tambin utiliza los medios convencionales como televisin, radio, medios impresos, Internet. Otro de los puntos fuertes de la compaa es que posee una poltica restrictiva sobre donde aparecer su comunicacin, primando que contenga un modelo positivo y teniendo una orientacin hacia la familia. Excluyen los programas que consideran que son ofensivos, antisociales, o que puedan desarrollar conductas antisociales a los televidentes. No se promocionan en programas que contengan insultos, discrimine a las personas ya sea por su raza, orientacin sexual, raza, religin, aspecto fsico o psquico. Para asegurarse de que nunca son incluidos en este tipo de programas tienen empleados controlan esto y alertan a la compaa inmediatamente. Esta poltica la aplican a todos los medios.

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4. PROPUESTA DE ALTERNATIVISA DE RRPP 4.1. PERFIL Y FUNCIONESD DEPARTAMENTO. Y ORGANIZACIN DEL

Todos los miembros del equipo de RRPP tienen un importante rol en la comunicacin, debe estar enfocada a convertir a la empresa en la mejor. Para lograr esta tarea el responsable debe apoyar a la organizacin y al personal de Colgate alrededor del mundo a lograr el xito a travs de la planificacin del desarrollo individual. El objetivo fundamental de las relaciones pblicas consiste en fortalecer y mejorar la comunicacin tanto internamente como externamente, con los stakeholders, para obtener una imagen slida, adquirir credibilidad y mantener su prestigio. Por todo ello la primera accin que deberan llevar a cabo es formar un departamento de RRPP en Espaa, aunque est formado por un nmero reducido de profesionales. Con las siguientes funciones y responsabilidades: Ser licenciado en el rea de la comunicacin, como Publicidad y RRPP, Comunicacin Audiovisual, Periodismo. Conocimientos de idiomas, imprescindible ingls, valorando tambin el manejo de otras lenguas como alemn y francs. Tener capacidad para la investigacin, auditorias, encuestas de opinin. Ser persistente y saber recopilar informacin de distintas fuentes. Capacidad para resolver problemas Asociarse con la Direccin Ejecutiva para desarrollar e implementar planes que apoyen los objetivos del negocio. Disear, implementar y administrar programas corporativos. Las responsabilidades incluyen anlisis competitivo, costo y financiamiento de planes, reportes externos, administracin de proveedores y administracin de planes, o lo que es lo mismo competencia empresarial. Desarrollar estrategias de bsqueda y asesora con equipos en relacin con la comunicacin. Capacidad de redaccin, imprescindible saber plasmar las ideas e informacin de forma clara y concisa. Desarrollar y apoyar sistemas, bases de datos y herramientas computacionales con tecnologa de punta. Como sistemas y centros de informacin. Relaciones con los aliados, coaliciones y lobbismo. Gestin de crisis.

La plantilla ser muy reducida contando con un director de relaciones pblicas quien debe tener conocimientos y aleccionar a los ejecutivos sobre como hablar en pblico, adems establecer los objetivos del departamento. Contar con la ayuda de dos colaboradores. 33

La gestin de crisis se llevar a cabo conjuntamente desde la central y el director del nuevo departamento. Una de las labores principales del departamento ser conseguir la unificacin de las acciones que se llevan a cabo, adaptando las ideas existentes, pudiendo incorporar modificaciones o nuevas ideas a los proyectos actuales pero siguiendo siempre la lnea que marca la compaa. Debido a la diversidad de actos que proporciona la compaa en la actualidad hay una imagen un poco dispersa. Deberan comenzar a regirse por las polticas de promociones y formacin de Colgate USA, muy bien implantadas y con gran nivel de aceptacin entre los empleados. Gracias a ella los miembros de los distintos departamentos se veran reforzados, respaldados, valorados por su compaa y se obtendran mejores resultados, a nivel de rendimiento que revertira econonmicamente. Las necesidades de comunicacin en Espaa son distintas a las de USA ya que la cultura, el modo de entender la vida, etc. Es completamente distinta por eso han de realizarse acciones concretas desde aqu, no nicamente adaptar y traducir lo que se hace en NY, no podrn llegar a conocer a fondo los distintos mercados si no empiezan a delegar en otro pases. Aunque se ejerza un control. Es importante tambin contemplar a los becarios y estudiantes en prctica, ya que podran reforzar el departamento, sirviendo de apoyo al resto de empleados, el tiempo medio de formacin de los mismo es de un mes para que conozcan la empresa y se habiten al ritmo de trabajo, transcurrido ese tiempo puede ser de gran ayuda pudiendo delegar en ellos tareas sin mucha responsabilidad, siempre supervisado por alguna persona del departamento. Gracias a la fuerte presencia que tiene Colgate en los medios se percibe como una multinacional atractiva para trabajar, por lo que deberan aprovechar ese tirn para realizar convenios con distintas universidades y centros de formacin relacionados con el rea de comunicacin. Una vez que finalicen su perodo de prcticas, se deber recoger en una base de datos su expediente, con algunas apreciaciones como en el mbito que ms destaca, sus principales cualidades, por ejemplo bilinge, domina a la perfeccin la informtica, etc. Debido a que algunas veces los currculos no se corresponden con la realidad. La informacin podr ser til a la compaa en el futuro para la seleccin del personal. Debido a que se invierte tiempo y dinero en los becarios, y si volviesen a la empresa nicamente necesitaran un induction para refrescar la cultura, y filosofa empresarial. El cdigo tico es uno de los grandes aciertos de la compaa, pues est muy bien elaborado y recoge la mayora de las situaciones que se pueden plantear en la compaa. Es una forma de evitar problemas y conflictos por lo que se traduce en una herramienta imprescindible tanto para su funcionamiento interno como externo. Adems de este 34

cdigo tico que ya posee Colgate se deberan crear manuales especficos que regulen el funcionamiento de cada departamento. Unos modos de actuacin que unifiquen a la compaa.

Respecto a los regalos con los que se va a obsequiar a los clientes los decide el departamento de marketing. Debido al volumen de trabajo no desempean mucho tiempo en la bsqueda de los mismos, y cada ao agasajan a los clientes con el mismo. Habra que aadir un nuevo artculo al Cdigo de Conducta, la prohibicin de aceptar regalos o dinero en metlico a cambio de un trato de favor. Este nuevo precepto contribuira a mejorar la imagen interna de la compaa. Como he comentado anteriormente, el personal del departamento de relaciones pblicas estara formado por jefe de RRPP, una persona encargada de las relaciones con los medios. La investigacin se podra contratar con agencias externas, y los eventos y acciones especiales podran formar parte del departamento de marketing. Por lo tanto se tratara de un nmero reducido de personas que podran llevar a cabo todas las acciones pertinentes y la consecuente consecucin del xito. Con la ayuda de la contratacin de agencias externas que apoyen todas las acciones a las que no tienen infraestructura para llevar a cabo.

4.2. DIFERENCIAS CON RESPECTO A OTROS TIPOS DE COMUNICACIN. Con la creacin del departamento de relaciones pblicas ste ser el encargado de llevar la comunicacin, apoyado por los trabajos que subcontrate a las agencias externas. Con la creacin de este departamento se vern liberados tanto el departamento de marketing como el de recursos humanos que en la actualidad estn asumiendo funciones que no les corresponden.

4.3. EL TRABAJO CON AGENCIAS EXTERNAS. Colgate trabaja con la agencia Joung & Rubicam, quien les proporciona los servios de publicidad, relaciones pblicas, comunicacin y apoyo al departamento de marketing, gracias a su pertenencia al grupo de comunicacin WPP proporciona a la compaa todos los servicios necesarios para la consecucin de sus objetivos.

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4.4.

RELACiONES PBLICAS INTERNAS: OBJETIVOS, PBLICOS, INSTRUMENTEOS QUE UTILIZAN.

Colgate para ser competitiva y enfrentarse con xito a los cambios del mercado, ha de saber motivar a su equipo humano, retener a los mejores, inculcarles una verdadera cultura corporativa para que se sientan identificados y sean fieles a la organizacin. Es precisamente aqu donde la comunicacin interna se convierte en una herramienta estratgica clave para dar respuesta a esas necesidades y potenciar el sentimiento de pertenencia de los empleados a la compaa. Para aumentar la eficacia de los trabajadores, verdadero motor en la compaa, han de sentirse a gusto e integrados en la organizacin. Esto slo es posible si los trabajadores estn informados. Deben conocer la misin, la visin, la filosofa, los valores, la estrategia, todo ello har que se sientan parte de la misma y, por consiguiente, estn dispuestos a dar el cien por cien. Debido a que es una compaa americana tiene otra forma de entender el modo de trabajo, por este motivo sera recomendable que en Espaa se empezase a utilizar sus polticas de gestin pues favorecen la comunicacin interna. Para solventar tensiones y favorecer los flujos de comunicacin debera realizar un induction , donde se les forme sobre la cultura empresarial, filosofa, estndares, normas, etc. A continuacin hago una propuesta sobre los mnimos exigibles que se deberan cumplir: 1. 2. 3. 4. 5. Nuevo Equipo y Polticas departamentales. Presentacin del departamento. Organigrama y overview del departamento. Interrelacin dentro del departamento con las diferentes personas y puestos que lo forman (Jefe, Coordinador, resto de departamentos). 6. Polticas departamentales: Horarios, cobertura de departamento, asistencia a reuniones y briefings, estndares de uniformidad y conducta.

7. 8. 9. 10.

Colgate: productos y servicios. Organigrama de la compaa. Visita completa del edificio. Conocer Colgate, conocer todos los productos y sus caractersticas, servicios ofrecidos, zonas comunes, rea de reunin, etc. 11. Visita y presentacin de los diferentes departamentos del hotel. 12. Estndares Administrativos. 13. Estndares de comunicacin: como contestar al telfono, e-mail, fax, cartas. 14. Comunicacin con el cliente: verbal y escrita, cold calls, pedir citas, cartera de clientes principales.

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15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

La divisin de mercados. Proceso General del departamento (manual de procesos). Revisin de los objetivos financieros anuales. Poltica de la compaa. Business Plan anual. Base de datos. Ventajas y desventajas del producto. La competencia. Overview de la compaa (si es alguien nuevo en la compaa). Overview de los sistemas informticos utilizados. Procesos, estndares y formatos. Archivos generales del departamento. Seguimiento de las acciones realizadas: proceso y estndares. Negociacin: Visitas a clientes, como superar las objeciones sobre las desventajas del producto, hacer las preguntas claves. Elementos negociables. Conocer al cliente. Investigacin: Informes y Listados. Aprendizaje del sistema informtico en funcin de los procesos.

FORMACIN EN SU DEPARTAMENTO.

TRAINING CON UN COORDINADOR DE EVENTOS.

9. 10. 11. 12. 13. 14.

Comunicacin interna. Ordenes de Servicio. Advertencia de posibles oportunidades. Eventos y acciones especiales. Evaluacin post-evento. follow up.

TRAINING CON ADMINISTRACION.

15. Organigrama departamental y principales responsabilidades. 16. Facturacin. 17. Crditos. 18. Depsitos. INFORMACION GENERAL Conoce el organigrama de la empresa y del departamento. Conoce a los Jefes de departamentos y los departamentos claves en el desempeo de su trabajo. Instalaciones de la compaa y productos. Visita completa a la compaa. Introduccin a la compaa: historia, distribucin, direccin y accesos, etc. En caso de alarma, conoce el procedimiento de evacuacin de huspedes y compaeros. En general conoce el producto que va a vender. El DEPARTAMENTO Conoce al equipo y las funciones que realiza cada miembro. Distincin entre negocio (reas, mascotas, bucal, higiene personal, limpieza). Polticas departamentales: horarios, cobertura, briefings y reuniones. Estndares de conducta y de uniformidad. Reuniones a las que debe asistir. Esquema General de procesos con grupos.

Estndares de comunicacin: telfono, fax, e-mail y carta. Relacin de las oficinas corporativas Colgate. Responsabilidades y expectativas del cargo. Material de venta/promocin y el sales kits. Conoce la competencia. Base de datos. Archivos generales del departamento. Asiste a las Reuniones de pre-conferencia de sus clientes. Utiliza los procesos y pone en prctica los estndares enseados. Fomenta el ambiente de trabajo y cooperacin en su departamento. Trabaja en equipo. CERTIFICADO Una vez finalizada la introduccin a la empresa se debera elaborar un documento que recoja todas las reas por las que ha pasado y se revise con el director del departamento. El documento debera estar firmado por el nuevo trabajador, el formador y el responsable departamental, esta es una buena oportunidad para hacer una revisin de lo que ha aprendido, si cree que le falta formacin en algn rea o piensa que hay aspectos a mejorar. Es importante que se realice en las primeras semanas debido a que las personas ajenas a la compaa tienen una visin ms objetiva. A su vez favorece la empata con otros departamentos y a la hora de que surjan conflictos o problemas entre los mismos se solventarn de una manera ms rpida. Gracias a este tipo de iniciativas se fortalecen las relaciones interdepartamentales, mejoran los flujos de comunicacin, y se favorece la integracin y compresin del resto de trabajos. Debido a que han tenido una observacin directa se liman asperezas entre los empleados. Esta iniciativa se debe apoyar con un material complementario, como es la entrega de un dossier que incluya la informacin necesaria y relevante para que los nuevos empleados puedan realizar con xito sus funciones. Debe incluir la historia de la compaa, las normas de la empresa, sus formas de comunicacin y funcionamiento. La entrega de este dossier debe realizarse siempre, por lo que se debe dejar constancia. El nuevo trabajador debe firmar que ha recogido un dossier y a su vez debe firmar otro documento comprometindose a respetar toda la informacin de la empresa y a no violar las normas. El manual debe ser actualizado cuando sea pertinente, si se introducen cambios en la compaa, o se queda obsoleto, anticuado o poco atractivo. El departamento que suele estar encargado de este tipo de funciones es el de recursos humanos ya que es el responsable y el que tiene una relacin ms directa con todos los trabajadores nuevos. Para evitar cualquier tipo de conflicto dentro del departamento se debera realizar un cdigo especifico para el mismo que recogiese aspectos como no aceptar ningn regalo, invitacin o dinero en metlico de ningn stakeholder a cambio de un trato de favor con respecto a los rumores ha de haber unos procedimientos bien definidos, para que se acte en consecuencia con cualquier situacin. Cuestionarios Se deberan realizar como mnimo una vez al ao. Permiten conocer el clima laboral de la empresa y del departamento. Con preguntas generales sobre la compaa y concretas sobre el departamento, como su relacin con compaeros, superiores, etc. Gracias a ello se podrn solventar los posibles problemas, deficiencias, sugerencias. Adems refuerza el sentimiento de adscripcin, ya que sus quejas y sugerencias son escuchadas. Favorece el flujo de comunicacin y la estructura horizontal. Los empleados son escuchados por los mandos intermedios en cualquier momento. Se preocupan por sus necesidades, sugerencias y problemas. 39 Tabln de Anuncios Al lado del buzn de sugerencias, se debera colocar el tabln de anuncios. Donde se recojan cursos, actividades, novedades sobre la compaa, etc. A su vez la informacin se podr encontrar en Intranet. Es importante que est siempre actualizado, para no dar una impresin de descuido y despreocupacin por parte de la compaa. Adems no

debe estar saturado, y la informacin debe estar ordenada, un exceso de la misma hace que pasen desapercibidas otras que puedan ser ms importantes. Si algn trabajador desea colgar alguna informacin en el mismo, se lo debera comunicar al departamento encargado. El departamento que actualmente se ocupa del tabln es el de recursos humanos, si incorporaran el departamento de comunicacin a su estructura empresarial en Espaa esta funcin debera pasar a formar parte del relaciones pblicas pues debera encargarse de realizar todas las gestiones de la comunicacin interna de la compaa. En este tabln debera aparecer permanentemente el cuadro de mando directivo, quien es el director de toda la compaa, y los altos directivos a nivel internacional. Aunque la mayora de los trabajadores no vayan a tener la oportunidad de conocerlos, es necesario que estn informados de quienes ocupan los altos cargos. Recogera tambin una hoja resumen organizada por meses con la fecha del cumpleaos de los empleados, as podrn felicitarle todos sus compaeros. Cartas de la direccin Es un mtodo poco utilizado. Su principal uso se le da cuando se incorpora un nuevo trabajador a la plantilla, el director enva una carta personalizada a los empleados dndoles la bienvenida y recordndoles su responsabilidad de cumplir los preceptos que aparecen en la normativa y en caso de duda consultar con uno de sus superiores o revisar el cdigo. Empleado del mes Se reconocera la labor proactiva de algn trabajador, por haber excedido sus responsabilidades bsicas y haber contribuido a la mejora de algn aspecto de la compaa, tanto de funcionamiento interno, externo. De esta manera se motiva a los empleados a que se impliquen de la mejor forma en su trabajo, ofreciendo el cien por cien de su rendimiento. Tambin se puede hacer entrega de un diploma y se realizar una foto conmemorativa con el empleado y el jefe de su departamento. Cursos de idiomas e informtica La formacin es primordial para cualquier puesto de trabajo en la compaa y al ser una multinacional es imprescindible que los empleados tengan conocimientos de idiomas e informtica. Para ello se deberan poner a su disposicin la realizacin de cursos especializados adaptados a los distintos niveles. Ofreciendo cursos de ingls, francs, alemn. En cuanto a informtica el manejo del paquete Office (Word, Acces, Excel) cursos de internet, de pginas web, programas de diseo, etc. Aunque en algunos puestos de trabajo no sean necesarios los idiomas, los trabajadores percibirn los cursos como una oportunidad para mejorar sus conocimientos, y se crear conciencia de que la compaa invierte en ellos porque son una parte importante de la misma. Cursos de Protocolo Este curso estara ms enfocado al personal que tienen un contacto directo con los medios y los pblicos de inters. Estara abierto a todos los empleados de la compaa, limitando el nmero de participantes para conseguir una mayor eficacia. Este curso es relevante para refrescar o adquirir conocimientos y normas sobre como actuar y comportarse en cada situacin. Imprescindible para Colgate, pues el portavoz, y el resto de trabajadores son los representares de la compaa, y tienen parte de responsabilidad en la imagen que se cristalice en los pblicos implicados. Curso de Manipulacin de alimentos Debido a la normativa vigente todos los trabajadores que se encuentren en contacto directo o indirecto con los alimentos deben tener hecho este curso. La compaa debera realizarlo anualmente para los nuevos trabajadores o para los antiguos ya que este ttulo tiene una vigencia de tres aos. Es ms cmodo para los trabajadores y para la

empresa, que se imparta en el mismo edificio, para ello se podra usar alguna de las salas de reuniones que poseen. Curso sobre prevencin de riesgos laborales Actualmente es un curso en auge, que tiene gran aceptacin entre empresarios y trabajadores, ya que es de vital importancia para ambos. Gracias al conocimiento de ciertas normas, y modos de actuacin se pueden evitar muchos de los accidentes, pues la mayora son producidos por descuidos. Gracias a estos cursos y a otros que se puedan ofrecer en el futuro la compaa da la oportunidad de aprender el manejo de otras tcnicas, normas, idiomas, etc. Son un modo de abrirles las puertas hacia un puesto de mayor responsabilidad, remuneracin, en definitiva se sienten ms capacitados para optar a otros puestos dentro de la compaa. A la vez que se sentirn ms satisfechos con la misma, ya que no slo est interesada en los resultados que puedan obtener en sus puestos de trabajo sino que se preocupan de ellos y de su formacin. Al finalizar cualquier curso se les har entrega de un diploma acreditativo, que recoja la duracin. Ferias y Congresos Debido a la importancia de la compaa, sta recibe multitud de invitaciones para asistir a ferias y congresos del sector. Normalmente a este tipo de actos van los ejecutivos, pero se debera conseguir mayor cantidad de invitaciones o entradas para los empleados interesados a asistir, ya que en este tipo de actos, se presentan las nuevas propuestas, se mantienen al da de cmo est el mercado, que estn haciendo la competencia, se hacen relaciones, etc. Es muy beneficioso para los trabajadores de todos los niveles, aunque es de suma importancia que asistan los altos ejecutivos. Charlas en la compaa Para mantener informados a los miembros de la compaa se deben realizar charlas sobre la incorporacin de las innovaciones. Por ejemplo si implanta un nuevo sistema de envasado con una maquinaria distinta se debe dar un curso a los trabajadores que van a usar esa mquina, cuales son las ventajas, los posibles inconvenientes, las medidas de seguridad, etc. Estas charlas se deben realizar en horario de trabajo, pero si en la rota alguno de los empleados est de descanso deber asistir a la misma, ya que es primordial el conocimiento de primera mano de la nueva implantacin. Normalmente con este tipo de implantaciones se realizan unos manuales donde est explicado al detalle el funcionamiento del mismo, estos manuales deben estar al alcance de todos para ser consultados en caso de duda. A su vez se debe dar una charla al resto de trabajadores para comunicar la mejora de la maquinaria, esto se puede realizar a travs de una reunin del director con los jefes de departamento y stos comunicrselo a sus respectivos equipos. De este modo se comparte la informacin y se concibe a la empresa como un equipo de trabajo. Aunque no vaya a afectar a todos los trabajadores al ser conocedores de esta informacin se sienten ms participes. Los empleados pierden el miedo a los cambios, y los perciben como algo bueno tanto para la compaa como para ellos. La participacin de los empleados a travs de opiniones y sugerencias funciona si reciben previamente la informacin y para el lo los directivos deben: Integrar la comunicacin en el proceso de gestin. Legitimar y reconocer los planes y acciones que se realicen. Dotar de un presupuesto adecuado a la comunicacin interna. Conocer y participar activamente en la estrategia y las acciones de comunicacin.

Potenciar que todos los empleados estn informados siguiendo la estructura de la organizacin. Potenciar la formacin en comunicacin de los equipos directivos y del alto mando. Reuniones Para establecer una lnea de comunicacin eficaz entre los empleados, la direccin y los diferentes departamentos de la empresa es necesario que se realicen reuniones mensuales. El dilogo entre la direccin y los trabajadores ha de ser constante. El "feedback" es fundamental en este tipo de comunicacin. Favorecer la comunicacin y se deberan tratar temas como la situacin de la compaa, novedades, planning para la semana, acciones especiales, etc. Esto facilita los flujos de comunicacin entre los distintos departamentos. A su vez los jefes de los departamentos deben realizar por lo menos una reunin mensual con todos los integrantes. Se le comunicar toda la informacin relevante y los trabajadores tendrn la oportunidad de comentar los posibles fallos, sugerencias, o inquietudes. Las reuniones favorecen la interaccin entre compaeros, se deben programar con antelacin. La asistencia de los miembros del departamento ser obligatoria. Debe estar perfectamente estructurada, con un guin de los temas a tratar, el orden, la manera de proponerlos debe ser tal en la que puedan participar todos los asistentes dando su punto de vista y opinin, de esta forma se hace ms amenos y contribuye a poner de manifiesto cual es la postura de cada empleado al respecto. Revistas Se debera publicar una revista propia de la compaa con artculos relacionados con el sector, con logros y nuevas acciones que se estn realizando. Tambin puede recoger testimonios de los beneficiados de los distintos programas de la compaa, como por ejemplo una sonrisa brillante , o una persona que haya adoptado a una mascota con la ayuda de Colgate, etc. Revertir d forma positiva en los trabajadores, haciendo que se sientan orgullosos de formar parte de Colgate. La informacin se debe dar a conocer de una manera amena y sencilla gracias a los artculos y a ser un medio clido, que se puede apoyar con reportajes fotogrficos de gran calidad. Convenciones Se debera organizar una convencin anual para todos los trabajadores. Informando sobre la situacin anual de la compaa, los resultados de aos anteriores, el plan anual, el plan estratgico, los objetivos para el prximo aos, posibles alianzas estratgicas (como fue el caso de la compaa cuando se asoci con Sonic para desarrollar un cepillo de dientes elctrico). A su vez se debera realizar un balance sobre la situacin actual, para que los empleados conozcan de primera mano cual es la situacin real de la compaa. Las convenciones se pueden llevar a cabo en la propia ciudad. Si es una ciudad grande en los alrededores o en otra ciudad aprovechando el tiempo libre para hacer turismo y mezclar el ocio con el trabajo. El alojamiento debe ser el mismo para a todos los empleados. Fomentando que se establezcan relaciones de amistad entre los empleados y un lazos afectivos con la empresa. Traducido en un buen clima laborar y mejorando el rendimiento de los trabajadores. Este tipo de viajes se percibir como un premio por el esfuerzo realizado durante todo el ao. Los horarios deben estar perfectamente planificados, con tiempos establecidos de comidas, cenas, posibles visitas guiadas, reuniones, etc. La duracin debera ser de dos das, coincidiendo con el fin de semana, por motivos de productividad, no se puede dejar una compaa sin personal dos das. Al finalizar la convencin al igual que ocurre cuando realizan

un curso, se har entrega un diploma de asistencia y un obsequio con el logotipo de la compaa, que sirva de recuerdo conmemorativo. Intercambios Es un mtodo poco utilizado en este tipo de empresas, aunque es muy exitoso en otros sectores como las grandes compaa hoteleras. El intercambio consiste en enviar a algn empleado de mando intermedio a otra ciudad, puede ser en el mismo pas u otro, donde tenga sede la compaa para que se haga un intercambio de conocimientos. Por ejemplo la persona encargada de las relaciones pblicas en Madrid, ira una semana a Nueva York a conocer de primera mano como se llevan las relaciones pblicas desde la central, para poder mejorar las actuaciones que se llevan a cabo en Espaa. Esta persona acudira todos los das a la central en Nueva York y trabajara con el responsable de all, a la vuelta en Espaa se debera hacer un informe sobre todo lo aprendido, aspectos a mejorar, puntos dbiles, posibles soluciones, etc. Producindose un intercambio de conocimientos entre ambas sedes. Adems de servir para mejorar el funcionamiento de los distintos