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Version 4 20/05/2008

MANUEL QUALITE 2008

CREPS DE REIMS

CREPS DE REIMS Etablissement public national du Ministère de la San té, de la Jeunesse, des Sports et de la

Vie Associative Route de Bezannes – BP 107 – 51054 REIMS CEDEX

Tél : 03 26 86 70 10 Fax : 03 26 06 01 98 www.creps-reims.jeunesse-sports.fr Courriel : [email protected]

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SOMMAIRE Préambule : ............................................................................................................. p 3

Objet du Manuel Qualité Diffusion du Manuel Qualité

CHAPITRE 1 : NOTRE ENGAGEMENT QUALITE ................................................. p 4 CHAPITRE 2 : LE CREPS DE REIMS ..................................................................... p 7 CHAPITRE 3 : DOMAINE D’APPLICATION ............................................................ p 10 CHAPITRE 4 : LE SYSTEME DE MANAGEMENT DE LA QUALITE (SMQ) p 10 4.1 Cartographie des processus .............................................................................. p 10 4.2 Les acteurs du SMQ ........................................................................................... p 12 4.3 Les instances d’organisation et de décision........................................................ p 15 4.4 Les ressources ................................................................................................... p 16 CHAPITRE 5 : OUTILS D’AMELIORATION CONTINUE ........................................ p 16 5.1 Ecoute clients .................................................................................................... p 16 5.2 Surveillance et mesure des processus ............................................................... p 17 5.3 Contrôle des prestations ..................................................................................... p 17 5.4 Traitement des dysfonctionnements ................................................................... p 19 5.5 Audits internes .................................................................................................... p 18 5.6 Maîtrise des achats............................................................................................. p 18 5.7 Revue de direction.............................................................................................. p 18 5.8 Planification et suivi des actions d’amélioration .................................................. p 19 ANNEXE 1 : Document Prospective et politique de l’é tablissement ANNEXE 2 : Plaquette de présentation ANNEXE 3 : Organigramme ANNEXE 4 : Cartographie ANNEXE 5 : Fiche processus (spécimen) ANNEXE 6 : Tableau de bord des indicateurs ANNEXE 7 : Système documentaire ANNEXE 8 : Liste des procédures et documents Qualit é ANNEXE 9 : Références normatives et tableau de corr espondance

avec la norme ISO 9001 : 2000

« Copie maîtrisée »

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PREAMBULE OBJET DU MANUEL QUALITE Le présent MANUEL QUALITE décrit le « Système de Management de la Qualité » du CREPS. Il poursuit trois objectifs principaux :

- Présenter le contexte et les enjeux qui président à la Démarche Qualité ; - Enoncer la politique Qualité et formaliser les modes d’organisation et d’exécution

des prestations ; - Décrire les outils mis en œuvre pour maîtriser la qualité dans une perspective

d’amélioration continue.

DIFFUSION DU MANUEL QUALITE Ce manuel est la propriété du CREPS de Reims : il ne peut être ni reproduit, ni communiqué à l’extérieur sans l’autorisation du directeur. Seul, l’exemplaire original et les copies gérées sont en cours de validité. La mention « copie maîtrisée » sur la deuxième page du Manuel Qualité signifie qu’il s’agit de la version en vigueur et que l’établissement s’engage à communiquer le nouvel exemplaire en cas de modification. Outre sa diffusion interne à tous les agents, le Manuel Qualité est porté à la connaissance des partenaires institutionnels majeurs (Ministère de la Santé, de la Jeunesse, des Sports et de la Vie Associative, Conseil Régional, DRDJS, Mouvement sportif et associatif, …). Il fait l’objet d’une présentation formelle en Conseil d’Administration du CREPS. Ce document est mis en ligne sur le site Internet (www.creps-reims.jeunesse-sports.fr)

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CHAPITRE 1 : NOTRE ENGAGEMENT QUALITE LETTRE D’ENGAGEMENT DU DIRECTEUR Le CREPS de REIMS est un établissement national à caractère administratif, relevant de la tutelle du Ministère de la Santé, de la Jeunesse, des Sports et de la Vie Associative. Régi par le décret du 14 mars 1986, le CREPS agit en qualité d’opérateur public au plan régional et national dans les domaines d’attribution relatifs au sport de haut niveau, à la formation initiale et continue et à l’accueil du mouvement sportif et associatif. Le document prospective et politique de l’établissement (cf ANNEXE 1) énonce, sur la base d’un diagnostic, la stratégie et les principaux objectifs que l’établissement s’assigne dans une perspective pluriannuelle (à 3 ans) correspondant à la certification (2006,2007,2008) Les notes d’orientation et les différents rapports d’activités (2 à 3 par an) présentés en Conseil d’Administration en indiquent l’état d’avancement. Impulsée par le Ministère de la Santé, de la Jeunesse et des Sports, la Démarche Qualité constitue, pour l’établissement, une opportunité lui permettant d’appréhender une dynamique d’adaptation et d’amélioration de son positionnement. L’établissement est soumis à une problématique qui peut se résumer ainsi :

• L’entrée dans un « marché » de services et de prest ations régi par des principes de concurrence : Bien que le CREPS agisse dans la mise en œuvre de politiques publiques sur l’incitation même de son administration, il doit faire face à une concurrence croissante ; cette situation est plus évidente dans le secteur Accueil où se sont développés des équipements gérés par des collectivités ou associations. Ceci est vrai également dans le domaine de la formation avec la structuration et la professionnalisation d’organismes issus ou proches de notre champ d’intervention ;

• Le renforcement des exigences de l’usager et des pa rtenaires (prestataires, donneurs d’ordre, ….) : Il convient de prendre conscience que le « client » se détache de notions philosophiques quant à l’organisme qu’il fréquente. Il adopte une attitude pragmatique qui vise à mesurer la qualité du service qui lui est rendu. Cette tendance est accrue par le contexte économique. Le CREPS est attentif à ces évolutions en personnalisant ses relations sans réduire le niveau des prestations ;

• L’adaptation à un environnement institutionnel et économique (réforme de l’Etat, LOLF, modifications des rapports public-privé – externalisation -, impact des réglementations, évolution des compétences et des métiers, autonomie accrue des opérateurs de l’Etat, …) : Il convient là aussi d’appréhender de manière lucide ces mutations afin d’adapter nos organisations et nos métiers.

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La présentation (cf chapitre 2) fait ressortir le positionnement privilégié dont bénéficie le CREPS de Reims dans l’accomplissement de ses 2 missions prioritaires (Haut Niveau et Formation). Cette situation ne doit pas être considérée comme a cquise . L’ouverture à la concurrence exige pour le CREPS d’être capable de faire preuve de son efficience (meilleur rapport « qualité/prix »), ceci en maintenant son exigence de service public (garanties d’accessibilité/continuité). Concilier une mission de service public avec des impératifs économiques constitue donc un défi qui nécessite une certaine clairvoyance, de l’anticipation et une optimisation de toutes les ressources disponibles. Partie prenante de la stratégie de l’établissement, la Démarche Qualité répond à un engagement volontaire et réfléchi. Elle constitue un enjeu pour son attractivité et son développement. Abordée de manière globale, la Démarche Qualité se fixe comme objectif l’obtention de la norme ISO 9001 pour le périmètre de l’ensemble des activités de l’établissement ; elle est engagée de manière participative comme un outil de management centré sur l’amélioration continue de la qualité des prestations et donc de la satisfaction de l’usager. Les objectifs «qualité » assignés à cette démarche sont les suivants : 1/ assurer la maîtrise de l’organisation des prestations et en accroître la compétitivité ; améliorer la transversalité (décloisonnement) et la lisibilité du fonctionnement des différents services ; réduire les dysfonctionnements ; mettre à jour les inter-actions et donner du sens à l’action. 2/ prendre en compte l’usager à tous les stades de réalisation de l’action et dans tous les domaines qui caractérisent la prestation qui lui est rendue (technique, pédagogique, logistique, économique, relationnelle, …) ; mieux comprendre ses besoins et ses attentes améliorer le niveau de fidélisation et renforcer l’image de l’établissement. 3/ développer une « culture » de la mesure et de l’éva luation facteurs d’amélioration continue de la qualité, de pilotage de l’action (aide à la décision), de développement de la prospective. 4/ accroître l’efficience économique des actions par :

• Une optimisation des ressources et des moyens ; • Des modes d’organisation plus efficaces ;

et réduire les coûts liés à la non-qualité. 5/ développer le niveau de participation et de responsabilisation des agents dans la conception, la réalisation et l’évaluation des prestations ; contribuer à l’élévation des compétences et la promotion sociale et professionnelle. Pour atteindre ces objectifs, le Directeur du CREPS s’engage à mobiliser tous les moyens nécessaires à une mise en œuvre et un suivi dans les meilleures conditions par :

- la désignation d’un animateur Qualité, M. Philippe MAGNASCO, CEPJ, pour apporter le soutien méthodologique et technique à la construction de cette

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démarche. Il a vocation à intervenir ou à être sollicité par les différentes instances créées dans ce cadre (équipe de direction, équipe qualité, comité de pilotage, …). Il est par ailleurs garant de la maîtrise du système documentaire ;

- La mise en place d’un réseau interne d’acteurs Qualité (responsables processus, auditeurs internes, relais Qualité, …) ;

- La mobilisation des instances de concertation et de décision autour de ces objectifs Un dispositif de suivi de la démarche est mis en place au travers de ces instances. Ce dispositif prend appui sur les différents outils de recueil de données énoncés dans le présent manuel qualité.

Reims, le 14 mai 2008

Gérard BAUDRY Directeur du CREPS

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CHAPITRE 2 : LE CREPS DE REIMS Au-delà de la fiche signalétique (cf plaquette de présentation ANNEXE 2 ), il s’agit pour l’établissement d’énoncer ses lignes de force et de présenter à travers le constat de son activité son positionnement et ses atouts.

Crée en 1941, le CREPS de Reims fait partie du réseau des 28 établissements relevant de la tutelle du Ministère de la Santé, de la Jeunesse, des Sports et de la Vie Associative. Il occupe le site actuel depuis 1981. Il bénéficie depuis cette date, d’installations qui ont été conçues pour cette destination. Le CREPS agit en qualité d’opérateur de l’Etat dans des domaines d’attribution fixés par le décret du 14 mars 1986 et qui sont les suivants : - Préparer les sportifs de Haut Niveau ; - Former aux métiers du sport et de l’animation ; - Développer du conseil et de l’expertise ; - Participer à la promotion des activités sportives et de jeunesse ; - Accueillir le mouvement associatif et sportif. Etablissement public national à caractère administratif, doté de la personnalité morale et de l’autonomie financière, le CREPS est administré par un Conseil d’Administration composé de membres de droit et de membres élus représentant 4 collèges (administrations de l’Etat, collectivités territoriales, mouvement associatif et sportif, représentants du personnel). Ses membres sont nommés par le Ministère pour une durée de 3 ans renouvelable. Les travaux du Conseil d’Administration sont présidés par Monsieur Jacques HEYDECKER, ancien Président du Conseil Economique et Social Régional. Siègent également au Conseil d’Administration, le Préfet du département en qualité de commissaire du gouvernement ainsi que le Contrôleur financier. Le Conseil d’Administration a vocation à délibérer sur les orientations générales, le règlement intérieur, les objectifs et le programme d’activités, le budget, le compte financier et l’affectation des résultats. Le CREPS est dirigé par un directeur nommé par le Ministre de la Santé, de la Jeunesse, des Sports et de la Vie Associative. Il exerce les prérogatives fixées par le décret déjà cité. Il est assisté d’un directeur adjoint (en responsabilité du département des formations), d’un intendant (exerçant également les fonctions d’agent comptable) ainsi que d’un responsable de département chargé du sport de Haut Niveau (cf organigramme ANNEXE 3). Des délégations de signature sont renouvelées annuellement en faveur du directeur adjoint et des chefs de service.

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Le CREPS de Reims dispose de nombreux atouts liés à trois facteurs principaux : Un positionnement privilégié dans son environnement institutionnel : * En matière de Haut Niveau : Dans cette mission considérée comme priorité ministérielle, le CREPS concentre la totalité des structures de la région. Il constitue de ce fait un pôle d’excellence unique en regroupant en un même lieu toutes les conditions requises dans ce domaine. La qualité des préparations sportives lui confère des réussites dans le parcours de sportifs, tels que Eunice BARBER, Paul-Henri MATHIEU, les frères JEANNET, … Aujourd’hui, le CREPS accueille 2 Pôles France (BOWLING – ESCRIME) et 7 Pôles Espoir (ATHLETISME – AVIRON – BASKET - FOOTBALL - HANDBALL – JUDO ––SHORT TRACK) ainsi que 6 structures d’entraînement locales ou régionales. Le nombre des sportifs en filière a connu une augmentation sensible ces dernières années en raison de l’arrivée de deux nouveaux Pôles Espoir (Football – Short Track) depuis la rentrée 2007. Le partenariat local s’oriente vers le Haut niveau avec 3 centres régionaux (tennis, escrime et athlétisme), 2 centres de formation (Stade de Reims, St Jacques Basket) et un centre club (Tennis Géo André). Le public de sportifs internes (120) est l’un des plus importants relevé au niveau national parmi les établissements. Cette priorité oriente la vie de l’établissement, s’agissant d’un public de mineurs qui requiert un dispositif d’encadrement et de suivi relativement contraignant. Ces dernières années, l’accent a été mis sur la qualité de la détection et du suivi des jeunes sur les plans scolaire, sportif et médical. Un effort important a été accompli en matière d’encadrement éducatif, la coordination de tous ces intervenants constituant un gage de cohérence de l’action entreprise autour du sportif. * En matière de formation : Le CREPS est l’unique opérateur public dans le domaine du sport et de l’animation et bénéficie d’une convention avec le Conseil Régional. Il gère la majorité de l’offre de formation aux métiers du sport. Ces dernières années, le CREPS a su faire évoluer cette offre et l’adapter à la fois aux problématiques territoriales et au nouveau dispositif de qualification mis en œuvre par le Ministère. C’est ainsi qu’une dynamique « Brevet Professionnel » est engagée (« Loisirs Tous Publics » – « Activités Physiques pour Tous » – « Activités Equestres » – « Activités Gymniques de la Forme et de la Force », …). L’ingénierie est amorcée pour préparer des « diplômes d’Etat » (« Tennis » et « Animation »). Les brevets d’état (formations communes et spécifiques) sont par ailleurs inscrits dans les compétences de l’établissement (natation, tennis, judo, football). L’adéquation à l’emploi est mesurée au travers d’une cible supérieure à 60 %. Enfin, l’établissement développe des actions s’orientant vers l’insertion sociale et professionnelle grâce au Parcours Animation Sport. Ce dernier point permet d’inscrire l’établissement dans des problématiques de cohésion sociale et urbaine.

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Dans cet esprit et depuis 3 ans, le CREPS est ouvert l’été en vue de permettre à des jeunes défavorisés d’accéder à des loisirs de qualité dans le cadre de l’Opération Solidar’été. * Des compétences et une logistique performante : Dans ses différentes compétences, l’établissement dispose d’équipes mobilisées et soucieuses d’une qualité de service. Une ouverture est faite en direction d’agents sous « contrats aidés » conférant à l’établissement une fonction d’accompagnement et de tutorat pour des publics en recherche d’emploi. La qualité d’accueil est une caractéristique de l’établissement : les personnels oeuvrant dans les domaines de l’accueil, restauration, hébergement, maintenance et entretien sont attachés à la qualité de la prestation et sensibles aux retours d’information des usagers. La création en 2003 d’un service Accueil regroupant toutes ces composantes est un gage de cohérence et traduit une volonté forte de prise en compte globale de l’usager dans ses différents moments de vie et d’activité au CREPS. La qualité de la restauration constitue un point d’excellence et un élément de renommée au plan national. A ce titre, il est à noter que depuis plusieurs années et à la satisfaction des présidents de jury successifs, le CREPS reçoit les sessions nationales du professorat de sport et de l’agrégation d’EPS. Ces deux exemples démontrent des capacités de mobilisation et d’adaptation reconnues par les ministères concernés. Au plan des infrastructures, le CREPS connaît une situation optimale de par l’homogénéité et la qualité de ses installations. On notera parmi les points forts l’état des installations et leur fonctionnalité permettant leur usage en toute sécurité et sans perte de temps. A court terme, l’aménagement du site sera quasiment achevé avec la réalisation d’un complexe dojo escrime venant après celle d’un terrain synthétique éclairé. Il est également à noter que la totalité des hébergements sera rénovée pour atteindre, dans le délai de 2 ans, une qualité hôtellerie « niveau 2 ». Au titre de la période 2003/2006, les efforts d’investissement auront dépassé 11 millions d’euros dont près de 9 millions engagés par l’Etat. Cette implication du Ministère traduit l’importance qu’il accorde à cet établissement. Une attractivité croissante : Adossé à une agglomération de 220 000 habitants, le CREPS bénéficie d’un environnement urbain de services et d’animation de proximité. Etant par ailleurs localisé à la frange de la Montagne de Reims (Parc Naturel Régional), il offre des débouchés possibles vers des activités de pleine nature. Il est desservi par un réseau autoroutier de premier plan (A4 – A26).

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Enfin, la mise en œuvre depuis juin 2007 de la ligne TGV G rand Est constitue un dernier atout de taille en raison de la proximité de la gare de Bezannes (interconnexion) et de Reims (gare centrale). Reims est placé à 45 minutes de Paris et le CREPS l’établissement le plus proche de Paris (hors Ile de France). Compte tenu de la saturation que connaît la Région Parisienne dans ce secteur d’activités, des retombées importantes sont constatées (sollicitations des fédérations, d’organismes nationaux, …). CHAPITRE 3 : DOMAINES D’APPLICATION

Les activités concernées par le présent manuel qualité et qui font l’objet de la certification suivant la norme ISO 9001 2000 sont :

� Préparation des sportifs de Haut Niveau (suivi scolaire, médical, sportif, encadrement éducatif). Cette activité vise les modes d’organisation des sportifs en filière (PF, PE) et hors filière (structures d’entraînement régionales et locales).

� Formation professionnelle aux métiers du sport et de l’animation. Insertion

sociale et professionnelle des jeunes par le sport.

L’audit de certification ne porte que sur le site CREPS pour la totalité des formations dont il a la responsabilité (y compris les SAF : DR 051, DD 08, DD 010, DD 052). Ces dernières formations étant considérées comme un processus externalisé, mais dont l’établissement a à s’assurer de la maîtrise du système qualité.

� Accueil et promotion des activités sportives de jeunesse et d’éducation populaire au travers de stages, manifestations organisées par des associations ou collectivités. Mise à disposition de ressources techniques, pédagogiques et logistiques pour la réalisation de ces activités (restauration, hébergement, installations pédagogiques et sportives).

CHAPITRE 4 : LE SYSTEME DE MANAGEMENT DE LA QUALITE (SMQ)

Le SMQ est fondé sur une approche processus qui vise à placer le « client » au centre de nos préoccupations.

4.1 Cartographie : (cf ANNEXE 4) :

En référence à la norme ISO 9001, l’analyse des 3 missions ou blocs d’activités (Haut Niveau, Formation, Accueil) a donné lieu à une cartographie de 25 processus se répartissant ainsi :

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Processus de management :

o Prospective (PRO) o Politique budgétaire (PBU) o Gestion des ressources humaines (GRH)

Processus de réalisation :

• FORMATION :

o Planification des formations (CPF) o Inscription, suivi administratif, sélection des

formations (ISF) o Formation et évaluation des acquis (FEA) o Accès aux outils pédagogiques (AOP)

• HAUT NIVEAU : o Organisation des structures de sport

de Haut Niveau (COH) o Inscription, suivi administratif,

recrutement des permanents sportifs (IRP) o Suivi scolaire et tutorat (SST) o Suivi du sportif (SUS) o Vie quotidienne (VIQ) o Suivi médical (SUM) o Suivi du Projet du Jeune (SPJ)

• ACCUEIL : o Gestion et réservation des infrastructures

et ressources matérielles (GRI) o Accueil des usagers, hébergement (ACU)

Processus » support » : o Suivi financier (SUF) o Maintenance et entretien des

infrastructures et ressources matérielles (MIM) o Communication externe, Information et

Orientation (CIO) o Communication interne

et réseau informatique (CIR) o Gestion des documents (GDD) o Achats et sous-traitance (AST) o Amélioration continue de la qualité (ACQ) o Prévention Hygiène et Sécurité (PHS) o Restauration (RES)

Chaque processus est décrit par une fiche normalisée (intégrée dans notre système documentaire).

Traduisent la politique et la stratégie de l’établissement

Se réfèrent aux missions spécifiques et aux métiers. Traduisent les conditions de réalisation des prestations (de la conception à l’évaluation)

Mobilisent les moyens et ressources nécessaires à la réalisation des prestations

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Ces fiches présentent pour chaque processus : (cf fiche processus - ANNEXE 5 - exemple donné à titre indicatif)

- le pilote du processus ; - les processus amont et aval ; - les fonctions concernées (« qui fait ? ») ; - les bénéficiaires internes et externes (« pour qui ? ») et leurs attentes

(« qu’attendent-ils de nous ? ») ; - les moyens et méthodes utilisés (« comment ? ») ; - les fournisseurs/prestataires/partenaires (« avec qui ? de qui dépendons-nous ? »)

et les critères de Qualité attendus (« qu’attendons nous d’eux précisément ? ») ; - les moyens de surveillance et de mesure du processus (« comment prouver que

nous sommes efficaces ou que nos bénéficiaires sont satisfaits ? »). Le pilotage des processus est assuré par des chefs de service, membres de direction (ou leurs collaborateurs exerçant par délégation la responsabilité effective de l’action visée).

4.2 Les acteurs de notre SMQ :

L’animation du SMQ est impulsée par le Directeur et les membres de direction. Elle prend appui sur une organisation et un réseau composé d’agents issus des différents services et représentatifs des différentes catégories de personnels (personnel TOS, personnels administratifs, personnels pédagogiques, éducatifs ou de surveillance).

• l’Animateur Qualité : L’Animateur Qualité est une personne « Ressources ». Il a un rôle de suivi et de conseil méthodologique et technique auprès de l’ensemble des acteurs internes. Il est garant de la cohérence et de la conformité globale du Système Management Qualité. Il rend compte de sa mission au Directeur.

• les relais Qualité :

Ils jouent un rôle de veille et de proposition. Ils sont chargés du suivi des JAQ. Ils sont également amenés à relayer la communication entre les agents, l’Animateur Qualité et la Direction.

• Les auditeurs internes :

Ils sont chargés d’auditer les processus décrits dans le Manuel Qualité et d’en vérifier la conformité et l’efficacité.

• Les responsables de processus :

Ils sont responsables de la définition, de la conduite et de l’évaluation des processus dont ils ont la charge. Ils veillent à la cohérence liée à l’inter action avec les processus amont et aval. Ils prennent toute initiative pour en améliorer l’efficacité.

• Le Secrétariat de la Démarche Qualité (Secrétariat de Direction) : Il est chargé de l’actualisation du système documentaire et de sa diffusion après visa de l’Animateur Qualité et validation du Directeur. Il est responsable de la mise à jour des points documentaires. Il tient à jour les échéanciers et les outils de management (plans d’action et suivi des indicateurs).

Le document PROC-ACQ-03 définit le rôle des différents acteurs du SMQ.

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LES ACTEURS DU S.M.Q Animateur

Qualité PHILIPPE MAGNASCO - CEPJ - Formations

[email protected]

GERARD BAUDRY Directeur du CREPS DE REIMS [email protected] MICHEL BERNARD – Directeur adjoint - Chef du département des Formations

[email protected]

GERARD DAKNOU – Intendant/Agent comptable

[email protected]

PATRICE VADIN – Chef du département Haut Niveau

[email protected]

PASCALE GIOANNI – secrétaire de Direction [email protected] CLAUDINE DE PAUW – Intendance Responsable des Achats

[email protected]

LAURENT BREMONT – chef de cuisine Responsable restauration

[email protected]

ANGELIQUE HUCHETTE – Responsable du Service Accueil et de la communication

[email protected]

CORINNE BEAUDIERE – Responsable Prévention/Sécurité

[email protected]

KETTY KONIUSHOK – CPE –Responsable du suivi scolaire du HN

LIONEL TUYSUZIAN Responsable Vie Quotidienne du HN

[email protected]

MARIE ANGE AUBRIOT – Responsable du suivi médical du HN

[email protected]

Responsables de

processus

CATHERINE RIGAUT Responsable du suivi administratif du HN

[email protected]

DIDIER PERESSIN Agent MAINTENANCE

CLAUDINE LEGER Agent de service ACCUEIL

MARC BETEILLE CEPJ - FORMATIONS

[email protected]

FRANCINE CLAUDE Responsable ENTRETIEN HEBERGEMENT

CLAUDINE DE PAUW Secrétariat INTENDANCE

[email protected]

MARIE ANGE AUBRIOT Infirmière SERVICE MEDICAL

[email protected]

CHRISTINE DADI Secrétariat DEPARTEMENT DES FORMATIONS

[email protected]

Relais Qualité

LIONEL TUYSUZIAN Responsable Vie Quotidienne Haut Niveau

[email protected]

LYDIE BERROT – Agent -HEBERGEMENT FRANCINE CARNELUTTO Secrétariat de Direction

[email protected]

JACQUELINE LELONG Service Intendance

[email protected]

DIDIER PERESSIN Agent Maintenance

06 80 45 53 19

CHRISTINE USALUPPI Agent Restauration

THIERRY WATTERLOT responsable de formation

[email protected]

Auditeurs internes

STEPHANE HEYD Responsable de formation

Sté[email protected]

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4.3 Les instances de concertation et de décision :

La multiplicité des acteurs et la diversité des informations nécessitent la mise en œuvre de dispositifs de coordination permettant la cohérence de l’organisation.

INSTANCES COMPOSITION ROLES FREQUENCE REUNIONS

CONSEIL D’ADMINISTRATION (CA)

Administrateurs Membres nommés et élus

- Vote le budget et le compte financier - Approuve le règlement intérieur - Valide les orientations

Deux fois/an

COMITE DE DIRECTION

Membres de direction : - Directeur - Directeur Adjoint - Intendant - Responsable du

Département HN - Secrétaire de direction

- Coordonne l’action des différents services - Arrête des positions et des décisions sur les différents points à l’ordre du jour - Favorise la circulation de l’information auprès de tous les personnels

Deux fois/mois

COMMISION TECHNIQUE PARITAIRE D’ETABLISSEMENT (CTPE)

Représentants de l’administration et personnels élus

- Instance de concertation administration/personnels - Traite des questions relatives aux actions et à l’organisation de l’établissement

Deux fois/an minimum

COMITE HYGIENE ET SECURITE (CHS)

Représentants de l’administration et personnels élus

- Permet un dialogue administration/personnels - Traite de toute question relative à l’hygiène et à la sécurité

Deux fois/an

REUNION DU DEPARTEMENT FORMATION

Equipe des formateurs et personnels administratifs, présidée par le Responsable du Département Formation

- Traite de toute question de formation - Assure une fonction évaluation - prospective

4 fois par an minimum

REUNION DU DEPARTEMENT HAUT NIVEAU

Equipe du département haut niveau (y compris équipe médicale), présidée par le Responsable du Département Haut Niveau

-Traite de toute question relative au sport de haut-niveau - Assure une fonction de régulation et de concertation

Chaque jeudi après-midi

REUNION DU SERVICE ACCUEIL

Equipe Accueil/Restauration et maintenance/entretien, présidée par le Directeur et l’Intendant

- Traite de toute question de l’Accueil/Maintenance - Assure une fonction d’information et d’ajustement

Chaque mardi matin

REUNION SUIVI TRAVAUX ET SECURITE

Directeur, Intendant, Responsable des équipes maintenance + ACMO Chargé du patrimoine

- Etablit le bilan et la programmation des travaux des semaines à venir ainsi que la répartition des tâches

Une fois par mois(couplée mardi matin + tableau de suivi)

Les réunions de ces instances donnent lieu à un compte-rendu. Les délibérations du Conseil d’Administrations font l’objet d’un procès-verbal.

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4.4 Les ressources L’atteinte des objectifs qualité exige la mobilisation des ressources adaptées (décrites dans les processus management et support : GRH, Politique Budgétaire, Maintenance, Achats et sous-traitance, Communication interne, Informatique,…). L’agencement et la disponibilité de ces ressources est une condition de réussite de la prestation ; cette gestion mobilise les moyens apportés par les services Intendance et Accueil (personnel, logistique, financier, matériel,…). Compte tenu de l’impact de la qualité des ressources sur la réalisation de la prestation, l’établissement développe une politique de prospective et de veille en vue de moderniser les outils et conditions de travail. L’optimisation des ressources constitue un enjeu qui conduit à une stratégie d’évaluation des compétences et de formation de tous les agents. Sur la base des fiches de poste, des entretiens annuels déterminent et mettent en perspective les besoins et les marges de progression dans le cadre collectif des organisations (cf. manuel d’organisation). De ce fait, la « Formation tout au long de la vie » constitue une priorité interne et un fort levier d’amélioration de la qualité. CHAPITRE 5 : OUTILS D’AMELIORATION CONTINUE Prenant appui sur le processus « prospective », la lettre d’engagement décline les 5 objectifs qualité à mettre en œuvre. Les différents outils énoncés ci-après ont été mis en place afin de s’inscrire dans la dynamique d’amélioration continue exigée par la norme ISO 9001 : 2000. Ils sont destinés à développer des actions correctives (suite à des dysfonctionnements constatés) ou préventives (éviter des dysfonctionnements).

5.1 Ecoute clients L’écoute clients est réalisée au moyen de trois outils principaux :

• La mise à disposition des usagers et personnels, du Journal d’Amélioration de la Qualité, permettant de noter tout disfonctionnement dans les services. Ce JAQ est mis à disposition des personnels et des usagers à l’Accueil.

• Les enquêtes de satisfaction conduites dans les 3 missions évoquées : les données fournies font l’objet d’une exploitation à l’occasion des revues de direction ; des actions préventives et correctives nécessaires sont alors décidées.

• Les comités représentatifs des différentes catégories d’usagers (stagiaires, sportifs de HN,…) sont réunis par les responsables des services concernés. Un groupe de travail associant les partenaires des mouvements sportif et de jeunesse a été constitué en vue de prendre son avis sur les modes d’organisation, d’accueil et de séjour au CREPS. Ce groupe formule des propositions examinées par la Direction.

Pour chaque action engagée (cas des formations) ou de manière trimestrielle ou annuelle, une majorité de processus (16 sur 25) est soumise à enquête de satisfaction.

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5.2 Surveillance et mesure des processus Les outils de surveillance et de mesure des processus sont précisés dans chaque fiche processus ; ils donnent lieu à la définition d’indicateurs de performance et/ou de satisfaction. Des indicateurs réalistes et mesurables ont été fixés en arrêtant pour chacun une cible. Ces indicateurs renseignent sur l’efficacité et le niveau d’atteinte du résultat. La pose d’indicateurs constitue un engagement qui suppose une gestion rigoureuse. 48 indicateurs ont été repérés dont 1/3 d’entre eux fondés sur des enquêtes de satisfaction, enquêtes prenant en compte la globalité des populations (usagers et partenaires). Le tableau ci-après rend compte de cette répartition.

Indicateurs

internes Indicateurs externes

Nombre enquêtes

Nombre indicateurs

Population enquêtée

Management 11 1 2 12 Administrateurs Personnels

Accueil 0 2 2 2 Organisateurs, publics accueillis

Formation 2 5 3 7 Stagiaires Vacataires Réalisation

HN 8 4 4 12 Sportifs, enseignants, intervenants médicaux, coordonnateurs de pôles

Support 11 4 4 15 Usagers, partenaires et fournisseurs

TOTAUX

32 16 15 48

Afin d’améliorer la lisibilité d’ensemble, un tableau de suivi des indicateurs est tenu à jour (cf. ANNEXE 6 – Tableau de bord des indicateurs) ; les résultats sont suivis par les pilotes de processus et analysés en revue de direction.

5.3 Contrôle des prestations A la fin de chaque semestre, l’animateur de processus fait le bilan permettant d’identifier les points forts et les difficultés rencontrées. Cette opération doit permettre au responsable de processus de prendre le recul nécessaire et d’apprécier la qualité globale de fonctionnement du processus dont il a la maîtrise. Cette approche est effectuée sous l’angle :

- de la cohérence (liens avec les autres processus amont et aval) ; - de la pertinence des critères définissant les attentes des usagers et prestataires,

des moyens mis en œuvre, des indicateurs de mesure du résultat ; - de l’efficacité du système de mesure et de correction mis en place (indicateurs) et

de son impact sur l’amélioration continue de la prestation ; - le chef de service concerné (département des Formations – département du Haut

Niveau – Service Accueil – Service Intendance) est amené à prendre en compte sur la base de ces différents bilans les éléments qui affectent le fonctionnement de son service. 5.4 Traitement des dysfonctionnements

Ainsi que mentionné dans le point 5.1, le JAQ permet de prendre en compte les réclamations ou plaintes des usagers. Ce recueil est également utilisé à l’occasion des

17

réunions (hebdomadaires ou mensuelles) des différents services (Haut niveau, Formations, Accueil). Une analyse des dysfonctionnements est assurée par les Relais Qualité qui orientent le traitement vers la personne concernée.

Une synthèse systématique des dysfonctionnements est faite à l’occasion de la réunion de direction.

5.5 Audits internes

Afin d’évaluer l’application et l’efficacité du Système de Management de la Qualité, son adéquation avec la politique qualité et sa conformité aux exigences de la norme ISO 9001, des audits qualité internes sont réalisés. La procédure PRO ACQ 1 décrit les règles à respecter pour mener les audits internes. Les audits sont déclenchés tous les ans selon un planning établi et validé. L’audit est conduit par des personnes qualifiées ayant reçu une formation spécifique, et indépendantes du secteur audité. Les rapports d’audits mettent en évidence les points forts, les points à améliorer, les écarts constatés et l’évaluation de l’efficacité du processus.

5.6 Maîtrise des achats de fournitures et prestatio ns Les achats de fournitures de matériels et services ont une incidence directe sur la qualité des prestations. Une attention particulière est portée sur l’achat de services qui ne peuvent être réalisés par l’établissement et relèvent d’une externalisation dans le cadre de la politique de l’Etat ou de l’établissement. Il s’agira d’apprécier le rapport d’efficience du service rendu ainsi que les gains de qualité obtenus par une entreprise privée. Les modalités de commandes et de suivi des achats sont précisées dans la fiche processus « achats, sous-traitance et suivi financier»

5.7 Revue de direction

Les revues de direction permettent de vérifier la pertinence et l’efficacité de notre système de management de la qualité et de notre politique qualité. Les personnes présentes aux revues de direction concernent outre les membres de direction et l’Animateur Qualité, tous les responsables de processus. Cependant, d’autres personnes peuvent être conviées en fonction des sujets abordés. Elles ont lieu au minimum tous les six mois et elles sont préparées par l’Animateur Qualité en lien avec la direction et les pilotes de processus. Les données d’entrée présentées et analysées lors de ces réunions sont les suivantes :

� Le compte-rendu de la revue de direction précédente, � Les résultats de l’écoute client : retours d’information des clients

(réclamations, enquêtes de satisfaction, comités consultatifs d’usagers), � Le résultat de la surveillance/mesure des processus (exploitation des

indicateurs), � L’état d’avancement des actions correctives et préventives (fonctionnement

des journaux d’amélioration de la qualité), � Les résultats des audits internes et externes,

18

� Le bilan de l’évaluation des fournisseurs et partenaires,

L’analyse des différents éléments présentés, ci-dessus, permet de statuer sur les actions à entreprendre pour améliorer le système de management de la qualité, les processus de réalisation des prestations et pour adapter les ressources nécessaires à l’obtention et la pérennisation de ces améliorations.

La Revue de direction est également l’occasion de redéfinir les objectifs qualité de l’établissement. L’animateur qualité rédige un compte rendu de la réunion. Le directeur en assure la validation et la diffusion auprès de l’ensemble des personnels. Les décisions prises sont planifiées et enregistrées sur les plans d’actions des différents processus ainsi que sur un plan d’actions général.

5.8 La planification et le suivi des actions d’amél ioration

Chaque processus fait l’objet d’un plan d’actions spécifique permettant de planifier les actions à conduire en vue de l’amélioration du processus. Ce plan d’actions est suivi par le pilote du processus. Les actions d’amélioration décidées à l’issue de l’étude des outils qualité présentés précédemment sont enregistrées :

� Sur ces mêmes outils (JAQ, audits internes) � Dans le plan d’actions général (enquêtes de satisfaction, indicateurs)

Ce plan d’action constitue un outil de pilotage « privilégié » pour le Directeur et les membres de direction. Il constitue un véritable tableau de bord indiquant par processus les actions d’amélioration, leurs niveaux de priorité et de suivi de leur efficacité. L’efficacité des actions correctives et préventives est mesurée par la direction. Elle est effectuée a posteriori une fois la situation stabilisée. Lorsqu’une action est jugée inefficace, elle entraîne une étude des causes et la définition éventuelle d’une nouvelle action.

Annexe 1 Prospective et politique de l’établissement

DOC.PRO.01

Version 3 – 13/02/06

PROSPECTIVE ET POLITIQUE DE L’ETABLISSEMENT Le CREPS de Reims est un établissement public à caractère national qui dispose d’une autonomie juridique et financière. L’établissement est régi par le décret du 14 mars 1986 qui fixe l’organisation administrative et financière des centres d’éducation populaire et de sport. Il relève de la tutelle du Ministère de la Santé, de la Jeunesse et des Sports. Au titre du décret cité et des dispositions récentes liées à la Stratégie Ministérielle de Réforme, le CREPS a pour attribution les missions suivantes :

� Préparer les sportifs de Haut-Niveau � Former aux métiers du sport et de l’animation � Développer du conseil et de l’expertise � Participer à la promotion des activités sportives et de jeunesse � Accueillir le mouvement associatif et sportif.

En fonction de leur nature, ces missions sont développées au niveau régional ou national et engagent de ce fait des partenariats avec les collectivités territoriales et l’administration de l’Etat ainsi qu’avec le mouvement associatif et sportif. Vu le contexte institutionnel et économique, et pour répondre à l’incitation faite par le Ministère de la Santé, de la Jeunesse et des Sports, l’établissement juge opportun l’implication dans une démarche qualité étendue à l’ensemble des prestations dispensées. L’engagement dans un tel dispositif repose sur la volonté d’améliorer la satisfaction de l’usager et des partenaires, et d’inscrire cet objectif durablement dans le projet de l’établissement ; l’accès à la norme ISO 9001 étant annoncé à l’horizon fin 2005. Le présent document a pour but de constituer un cadre de référence de la politique conduite par l’établissement tant pour les agents que pour ses partenaires. Il vise à fédérer les énergies et donner un sens à l’action. Compte tenu des enjeux et des mutations auxquels l’établissement a à faire face, ce document met l’accent sur une approche stratégique et concrète de son devenir à 3 ans ; il s’attache à énoncer des ambitions et des lignes de force et ne comporte donc pas de vocation exhaustive quant aux objectifs énoncés. I - DIAGNOSTIC

� Insertion de l’établissement dans son environnement : l’établissement est reconnu, bien identifié et bénéficie d’une bonne visibilité quant à son positionnement institutionnel. Le contexte relationnel y est très favorable (services Etat, Région, Ville, mouvement associatif, …)

1

� Qualité du site et de ses infrastructures de par leur état, leur fonctionnalité et leur

accessibilité (programme important de rénovation et d’extension - CPER - attractivité renforcée à moyen terme par la mise en service du TGV grand-est et la proximité de la Gare de BEZANNES).

� Culture d’établissement marquée par la qualité de l’accueil ainsi que par des

savoir-faire établis et une implication des personnels. � Statut d’établissement public garant de principes de pluralité et de continuité dans

l’exercice des missions au bénéfice de l’ensemble des usagers.

� Bien qu’adossé à une agglomération de 230 000 habitants, le tissu régional apparaît fragile en raison de l’étendue du territoire et de sa faible homogénéité.

II - CONSTAT

� Ouverture des prestations à la concurrence (à des degrés variables, l’ensemble des missions est concerné par un contexte accru de concurrence).

� Réforme de l’Etat : l’établissement ne peut faire l’impasse d’une évolution de ses

missions et des structures de l’Etat (stratégie de réforme de l’Etat et mise en place de la LOLF).

� Renforcement de l’exigence de l’usager : le service rendu est de plus en plus

mesuré et évalué par l’usager au regard de son coût et du marché dans lequel il se situe.

� L’externalisation des fonctions logistiques a pour effet de :

� modifier les structures économiques et sociales traditionnelles, � Introduire une mixité public-privé, � Nécessiter une expertise économique et un management d’un type nouveau, � Accentuer l’autonomie et la responsabilité des établissements.

III - STRATEGIE

� Anticiper les évolutions et moderniser l’établissement (son patrimoine, ses structures, ses compétences) pour l’adapter et le placer en situation d’appréhender le contexte décrit dans les meilleures conditions.

� Cette stratégie vise :

� Le recentrage sur les missions « cœur de métier » se traduisant par l’accroissement du niveau de qualification des services offerts .

� La conduite du développement économique fondée sur l’analyse prospective et la maîtrise d’outils de gestion .

� L’amélioration continue de la qualité : l’établissement doit substituer progressivement une obligation de résultats à une obligation de moyens.

2

IV - ORIENTATIONS PRIORITAIRES

� Inscrire la politique de l’établissement dans la double perspective de répondre aux priorités ministérielles et aux préoccupations territoriales, telles qu’exprimées par les collectivités décentralisées. Dans son domaine d’attribution, il appartient à l’établissement de croiser les deux niveaux d’exigence.

� Développer une politique de qualité et d’amélioration continue du service rendu � Mieux appréhender les réalités économiques afin d’optimiser les ressources et les

moyens . � Concilier en permanence exigence du service public et impératifs

économiques. V - OBJECTIFS PLURI-ANNUELS L’énoncé ci-après comporte de manière limitative des objectifs tenants à l’Administration générale et aux différentes missions. Ces objectifs sont mesurés par les indicateurs élaborés à cet effet et regroupés dans un tableau de bord spécifique à l’établissement. 5.1. Administration Générale et gestion 5.1.1. Poursuivre un développement budgétaire ambitieux et réaliste visant à :

� Renforcer le niveau d’autonomie . � Accroître les marges de manœuvre destinées à la modernisation de « l’outil

de travail » : politique de rénovation des locaux, acquisition de matériel technique et sportif, parc informatique…Il s’agira de maîtriser les dépenses, en particulier les dépenses de fonctionnement et de personnel, et de conforter la part des ressources propres.

� Renforcer les méthodes de suivi budgétaire et de contrôle de gestion permettant de :

- sécuriser et d’optimiser la gestion, - disposer d’outils d’analyse de gestion, - effectuer un véritable pilotage par les résultats et l’activité, - responsabiliser les responsables d’activité en s’inspirant des principes

de la LOLF, la présentation du Budget prévisionnel et du compte de résultat devra être complétée par une présentation par mission et par action.

5.1.2. Accroître les capacités en installations sportives et rénover le patrimoine en rapport avec les axes de développement de l’établissement :

- veiller à maintenir un parc d’équipements d’un niveau homogène, de nature complémentaire (fonctions polyvalentes et spécifiques) offrant les fonctionnalités et les souplesses de gestion nécessaires.

- développer un savoir-faire dans le contrôle qualité en matière de maintenance et d’entretien.

5.1.3. Valoriser l’action des agents par une meilleure information des objectifs et des résultats :

- les associer étroitement aux instances de concertation en place,

3

- améliorer et adapter les compétences par une politique active de la « Formation tout au long de la vie ».

- favoriser la prise de responsabilité interne. 5.1.4. Maintenir un mode management centré sur :

- la compréhension des enjeux et des objectifs, - la clarification des rôles et des compétences, - le principe de subsidiarité et de délégation fait aux services et aux

équipes (cf organigramme), - le bon fonctionnement des structures de décision, de coordination et

de concertation, - la circulation de l’information interne.

5.1.5. Développer une politique de communication et de pratique des TIC permettant :

- d’étendre le champ d’intervention de l’établissement et de repérer des potentialités de publics nouveaux,

- de participer à l’image de marque de l’établissement et à son rayonnement,

- de moderniser les pratiques et d’anticiper les mutations technologiques.

5.2. HAUT NIVEAU 5.2.1. Maintenir et stabiliser un niveau d’implantation optimum des pôles (filière HN) en

établissant une synergie avec les structures à caractère régional et local ; l’objectif à consolider étant de 200 (effectif total) dont 120 internes.

5.2.2. Dans la perspective de la nouvelle olympiade : anticiper d’autres implantations

rendues possibles par une extension des équipements et par une meilleure accessibilité.

5.2.3. Satisfaire aux cahiers des charges et renforcer l’exigence de qualité dans la

sélection, le suivi et la coordination des intervenants autour du sportif. 5.2.4. Optimiser les conditions de réussite du projet sportif et scolaire dans une

perspective d’épanouissement individuel et de formation citoyenne. 5.2.5. Veiller à la sécurité quotidienne des mineurs et à leur accompagnement

éducatif. 5.3. FORMATION 5.3.1. Redéployer une offre de formation prenant en compte les nouveaux dispositifs de

qualifications (BP) et les besoins territoriaux émergeants. 5.3.2. Conforter les formations spécifiques répondant à des disciplines fortement

structurées et porteuses d’emploi. 5.3.3. Développer et expérimenter des dispositifs d’insertion sociale et

professionnelle prenant appui sur les pratiques et les valeurs du sport.

4

5.3.4. Améliorer la mutualisation des ressources et des compétences au sein du SPF et renforcer les coopérations et complémentarités entre les services déconcentrés et le CREPS.

5.3.5. Développer des partenariats permettant une ouverture sur des champs

d’intervention et des publics nouveaux (Université – CNFPT), accentuer la conduite partenariale de projet avec le secteur associatif.

5.3.6. Développer des outils de planification, de suivi et d’évaluation au plan technique,

administratif et financier. 5.4. ACCUEIL - DEVELOPPEMENT 5.4.1. Centrer l’occupation principale autour des publics prioritaires (athlètes et stagiaires) à résidence permanente. 5.4.2. Appréhender la fonction « accueil » comme exigence préalable à la réalisation de

l’ensemble des missions. 5.4.3. Affirmer la notion de « chaîne de qualité » dans la prise en compte de toutes les

phases de séjour de l’Usager. 5.4.4. Optimiser l’utilisation des installations et tendre vers leur plein emploi . Renforcer

les méthodes de prévision et de planification. 5.4.5. Veiller aux conditions d’hygiène et de sécurité : en faire à terme un élément

d’attractivité. 5.4.6. Développer des initiatives promotionnelles de l’établissement, concevoir des offres

d’animation spécifiques (stages vacances, colloques……) et développer une politique durable de partenariat avec les instances fédérales, associatives et collectivités locales.

5

Annexe 2

Plaquette de présentation de CREPS

7

Annexe 3 Organigramme

AGENT COMPTABLE Gérard DAKNOU

INTENDANT Gérard DAKNOU

DIRECTEUR ADJOINT Michel BERNARD

Responsable du Département Formation

SECRETARIAT DE DIRECTION

Administration générale

P. GIOANNI F. CARNELUTTO

(Secrétariat Démarche qualité) ACCUEIL

Coordonnatrice A. HUCHETTE

HAUT NIVEAU Patrice VADIN

Chef de département

DIRECTEUR Gérard BAUDRY

HEBERGEMENT F. CLAUDE L. BERROT

DEPARTEMENT FORMATION

A.. ZELLER M. BETEILLE

PH. MAGNASCO S. HEYD

A .DENIS T.WATTERLOT

C.RIPERT C.KLEIN A.DUVAL

SECRETARIAT C. DADI

S. DUBRULLE

SERVICE MEDICAL Médecin coordinateur

B. BRAZIER Infirmière

M.A. AUBRIOT

GESTION PERSONNEL

C. BEAUDIERE MC. SARRE

ACMO

C. BEAUDIERE

PATRIMOINE MAINTENANCE

P. ZEHR D. CODOGNI

Maintenance Entretien

G. CHABOT D. PERESSIN C. FIABANE

L. PENIN W. CORABOEUF P. GILGENMANN

Suivi Travaux Expertise

Maintenance Informatique

GESTION Budgétaire,

matérielle et achats C. DE PAUW

COMPTABILITE SERVICE

FINANCIER M.F. TROUILLE M.J. PARGNY

FACTURATION RECOUVREMENT

J. LELONG

RESPONSABLE VIE QUOTIDIENNE

L. TUYSUZIAN

SUIVI SCOLAIRE

K. KONIUSHOK CPE

SECRETARIAT C. RIGAUT

ORGANIGRAMME

2007/2008

PREVENTION SECURITE

L. TUYSUZIAN

DEVELOPPEMENT INFORMATIQUE ET

MULTIMEDIA A. ZELLER

CDI L.MARTINET

RESERVATION PROGRAMMATION

M. RIBERY C. LEGER

RECEPTION C . LEGER

S. FONTANA E. KOWALSKI

M. HUET

ANIMATEUR QUALITE

PH. MAGNASCO

Surveillants Ali BOUNOUA

M. GIBOYAU L.CASTANER

F.MADACI J.XIBERRAS T. KRITTER

S. WISSENBACH P. BODART

Animateur Informatique C. GENCE

Accompagnement C. BARBOSA VOSS

B. LEVEAUX

RESTAURATION L. BREMONT

PH. SURELLE C. USALUPPI

JM. BUAT B.MAHIEU A. BAULE

J. CAPLIEZ N. LAKBACHI PH. MORINT A.CHRETIEN F.JUMEAU

R.MOUTSOUREAVA M.RAHIM M.BENZIN G. DERVIN S.TALAROVA

MAGASIN W. CORNEILLE

D. PEYROUSERE

Annexe 4

Cartographie des processus

Organisation des structures sport

Haut-niveau

Accueil des usagers, hébergement,

Accueil

Commun aux 3 missions Formation

Haut niveau

SA

TIS

FA

CT

ION

DU

BE

NE

FIC

IAIR

E

FOURNISSEURS / PARTENAIRES

Besoins et attentes

bénéficiaires

Retours informations bénéficiaires

Communication interne et réseau informatique

Gestion des Ressources Humaines

Maintenance et entretien des infrastructures et ressources matérielles.

Formation, évaluation des acquis

Accès aux outils pédagogiques

Suivi scolaire & tutorat

Achats et Sous-traitance

CREPS de Reims

Gestion des documents Politique budgétaire

Inscription, suivi administratif et

sélections

Inscription, suivi administratif et

recrutement

Conception et planification des

formations

Processus de réalisation Processus supports Processus de management Outils Qualité

AT

TE

NT

ES

DU

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NE

FIC

IAIR

E

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ptab

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Restauration

14/05/2008

Pro

spec

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Com

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info

rmat

ion

et o

rient

atio

n

Gestion et réservations

d’installations en interne et externe

Suivi médical

Suivi sportif

Vie quotidienne

Hygiène et sécurité

Suivi du projet du jeune

Annexe 5

Exemple de fiche processus

PRESTATAIRES AMONT

1/ DPA 2/ DEF 3 3/ Rectorat 4/ Trésorerie générale 5/ DRDJS

Indicateurs de satisfaction des bénéf.

Indicateurs de performance interne

Attentes des bénéficiaires

Moyens et méthodes

Critères de qualité attendus

EQUIPES CONCERNEES

Prestations amont

BENEFICIAIRES

Membres de l’équipe de Direction Service du Personnel Correspondant « formations »

Responsable : Directeur

L’ensemble du personnel de l’établissement

- Suivi et participation à leur évolution de carrière, conseils individualisés - Paiement des traitements exact et dans les temps - Ecoute (accompagnement social) - Reconnaissance du statut, de la qualité et de la quantité de travail fourni - Mise à disposition de conditions et outils de travail adaptés - Définition des rôles claire et stable (champ de compétences : autonomie et responsabilités, etc.) - Ecoute, prise en compte des idées, participation des acteurs à la prise de décisions les concernant directement - Compréhension des orientations et enjeux de la Direction (projet d’établissement) - Accueil efficace des nouveaux, intégration rapide

- Taux de satisfaction des besoins exprimés en formation et tutorat (identifiés et validés) Cible : 80 %

- Niveau d’efficacité des formations effectuées Cible : 80 %

- Taux d’absentéisme Cible : - 3 %

- Taux de demande de mutation (motif autre que personnel) Cible : moins de 20 %

1&3/ Affectation de personnels, gestion des effectifs, gestion des carrières, expertise en matière de ressources humaines 2&3/ Formation continue des personnels 4/ Paiement des traitements, conseils 5/ Coordination, financement et construction du PRF

1&3/ Pourvoi effectif et efficace (profil de poste) des postes budgétaires, écoute des avis du Chef d’établissement sur les évolutions de

carrière, sur les transformations de poste, sur les compétences externalisables, aide juridique,

disponibilité

2/ Adéquation des formations proposées aux besoins des établissements (écoute des remontées), disponibilité du PNF en début d’année, ouverture du PNF aux différentes fonctions présentes dans l’établissement

4/ Paiement effectif et exact, réactivité, conseils pertinents 5/ Adéquation des formations proposées aux besoins de l’établissement (écoute des remontées), réactivité dans l’attribution de moyens, transparence des procédures

Processus GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

- DNO - Instructions MJS et Rectorat - PNF - PRF - Réunion d’accueil des nouveaux - Entretien annuel avec les titulaires Etat - Comptes-rendus des réunions de Direction

(hebdomadaire, achats de matériels, etc.) - Réunions de service - Organigramme, composition des équipes - Dossier des personnels - Système documentaire

16/04/2007 GRH

Finalité

Ce processus a pour finalité d’adapter et d’optimiser la gestion des ressources humaines en fonction des besoins liés à l’organisation du travail ; d’améliore le niveau de compétences des agents, de les motiver et de les responsabiliser.

S P E C I M E N

Annexe 6

Tableau de bord des indicateurs

CREPS DE REIMS maj 29 05 2008 DEMARCHE QUALITE

Tableau de bord des indicateurs

PROCESSUS

INDICATEURS

N°

Source des

données

Responsable du

suivi de l’indicateur

Fréquence

Support du

recueil

des données

CIBLES FIXEES

RESULTATS REVUE DE DIRECTION 15/12/2006




PROCESSUS MANAGEMENT

PROSPECTIVE (PRO)

- Niveau d’accessibilité de l’information sur les orientations et la politique de l’établissement au bénéfice des agents, administrateurs et partenaires –(I. interne) - % de satisfaction des administrateurs relatif à leur information sur les orientations de l’établissement (I. externe) - niveau de renouvellement de l’offre de formation (I. interne) Depuis avril 2008 - Volume horaire des formations en centre

1

2

3

4

serveur Enquête Tableau Tableau sur serveur Tableau

Directeur Directeur Directeur Directeur Directeur

annuelle Annuelle Annuelle annuel Annuelle

Tableau récap. Tableau récapitulatif Tabl. récap. Tabl. Tabl. récap. Tabl réc

Diffusion Serveur commun Manuel Qualité 80 % (indicateur de satisfaction) (Administra- teurs) tx ren. loffre de form. 2003/ 6 (au min. 1/3) 78 770 heures tux minimum 90 % N/N-1 PF : 6 pts x 2

Consultable sur serveur commun Pas d’enquête réalisée depuis la 1ère revue de direction

Consultable sur serveur commun (version 2) 100 % (13 retours sur 26 enquêtes) Taux renouv. 48 % Taux : 100 %

Serveur commun Mêmes résultats que ceux de la revue de mai 2007 Changement de l’intitulé de l’indicateur Cible : 85 % et non plus 90 % Taux de 100 %

Serveur commun 100 %(11 retours) Résultats atteints (2006/2007) 100 %

1

- niveau de stabilité des structures HN (hors pôle expérimental) – (I. interne) - taux annuel d’occupation hébergement (accueil)- (I. interne)

5

Tableau

Directeur

annuelle

= 12 PE : 4 pts x 5 = 20 CRC : 2 pts x 7 = 14 TOTAL = 46 pts Minimum 65 % (sur base nb de jours d’ouverture/an)

Taux : 73.50 %

+ 2 pôles supplémentaires Taux : 72.52 %

66.09 % (pour 2007)

- Niveau de ressources propres (I .interne) - Maîtrise des dépenses, charges en personnel (I. interne) - Un juste niveau de fonds de roulement (I. interne)

6

7

8

- situation - comptes financiers - situation - comptes financiers - situation - comptes financiers

Le Directeur Le Directeur Le Directeur

Annuelle Annuelle Annuelle

Doc comptables Documents compt. Documents compt.

- Niv ressources propres : 50 % min. - Maîtrise des dépenses, charges en personnel : entre 25 et 28 % max - Fonds de roulement : entre 52 et 75 jours

56 % (2006) 26.70 % (2006) 51.6 jours (2006)

Dito Dito dito

59.87 % 22.63 % 92 j

GESTION DES RESSOUCES HUMAINES (GRH)

-Taux absentéisme (I. interne) - Taux de demande de mutation autres que personnel (I. interne) - % satisfaction des besoins (formations et tutorat) – I. interne

9

10

11

Dossiers personnels Dossiers personnels questionnaire évaluation

Le Directeur Le Directeur Le Directeur


Tabl. Tabl. Tabl.

- taux max. absentéisme : - 3 % demande mutation moins de 20 % satisfaction de besoins en formation et tutorat : 80 %

3.60 % 11.60 % 72 %

2 % 13 % 66.87 %

2 % 17 % 66.87 %

2

- Niveau efficacité des formations effectuées – I. interne

12

entretien annuel

Le Directeur

Annuelle

Tabl.

- efficacité des formations effectuées : 80 %

100 %

80 %

80 %

PROCESSUS DE REALISATION

FORMATION

CONCEPTION ET PLANIFICATION DES FORMATIONS(CPF)

- Situation d’emploi des stagiaires après la formation au CREPS (60 % des stagiaires exercent une activité professionnelle en CD d’au moins 6 mois) I. interne -% de satisfaction en adéquation emploi/formation (I. externe)

13

14

questionnaire post-formation questionnaire post formation

Le Responsable du département Formations Le Responsable du département Formations

3 mois après la fin de la formation concernée idem

Question naire post-formation idem

60% en activité. 90 % de réponses favorables à la question : la formation suivie au CREPS est-elle utile pour l’emploi que vous occupez ? (Indicateur externe)

91 % pour les 5 formations (natation, tennis, football, judo et métiers de la forme) - 87 % (année scolaire 2005/2006) sur 5 formations (natation, tennis, football, judo et métiers de la forme)

Résultats identiques à ceux de déc. 2006 Résultats identiques à ceux de déc. 2006

68 % 89 %

Résultats identiques à ceux de déc 2007 Résultats identiques à ceux de déc 2007 (89 %)

INSCRIPTION, SUIVI ADMINISTRATIF, SELECTIONS DES FORMATIONS (ISF)

-Nb de stagiaires ayant garanti leur plan de financement auprès de l’ets. (I. interne) - % de satisfaction concernant l’accompagnement

15

16

Tableau de bord de la prise en charge Enquête de satisfactio

Le Responsable du département de formations idem

A l’issue de chaque formation idem

-Tableau récapitulatif Tabl prise en

-100% des stagiaires ayant garanti leur plan de financement - 90 % de satisfaction concernant

100 % atteint (année 2006/2007)

Résultats identiques à ceux de déc. 2006 80 % de satisfaction (85 % de réponse)

100 % 94 %

Résultats identiques à ceux de déc 2007 Résultats identiques à ceux de déc

3

et le suivi administratif (I. externe)

n charge financt stage/form

l’accompagnement et le suivi ad.

2007

FORMATION ET EVALUATION DES ACQUIS (FEA)

% de stagiaires réussissant leur certification et examens finaux (I. externe) % de stagiaires ayant réussi leurs objectifs initiaux formulés dans le projet personnel de formation (I. externe)

17

18

Tableaux du taux de réussite Projet personnel de formation

Le Responsable du département Formations Responsable du département Formations

Annuelle fin de chq forma-tion

Tablde bord relatif aux tx de réuss Doc synthèse des enq sat.

80 % des stagiaires ayant réussi certifications pour obtent. d’un diplôme profess. 80 % des stagiaires répondant avoir atteint leurs objectifs

83.97 % (année 2005/2006) 85.84 %

Taux identique à celui de la revue de direction de décembre 2006 Taux identique à celui de la revue de direction de décembre 2006

84.76 % 79.21 %

Résultats identiques à ceux de déc 2007 Résultats identiques à ceux de déc 2007

ACCES AUX OUTILS PEDAGOGIQUES (AOP)

% de satisfaction des stagiaires concernant l’accès au CDI et aux outils pédagogiques (I externe)

19 Enquêtes

Le Responsable documentation multi média

A l’issue de chaque forma-tion

Tabl récapit

80 % de réponses positives

61.36 % 27 % de réponses positives

27 % de réponses positives

HAUT NIVEAU

ORGANISATION DES STRUCTURES DE SPORT DE HAUT NIVEAU (COH)

-Maintien ou accession au signal vert pour tous les Pôles (I. interne) - %de satisfaction concernant les signataires des conventions (I. externe)

20

21

Enquêtes questionnaire

Le Responsable du département du HN idem

Annuelle Annuelle

Tableau récapitulatif idem

Renouvellement de labellisation de pole 80% satisfaction

Enquête à reformuler questionnaire à reformuler

Signal vert : 6 Signal orange : 1 (bowling) 83.3 % (6 réponses sur 16)

Résultats en février 2008 Résultats en avril 2008

Signal vert : 7 Signal orange : 1 (handball) Signal rouge : 1 (short track) 69.5 %

INSCRIPTION, SUIVI ADMINISTRATIF, RECRUTEME

-Nb de dossiers complets le jour de la rentrée (I. interne)

22

Liste des sportifs

La Secrétaire du département du HN

Annuelle

Liste sportifs retenus

95% des dossiers complets

97.73%

Résultat identique à ceux de dec 2006

96, 85 % : résultats de décembre 2007

Résultats identiques à ceux de déc. 2007

4

NT DES PERMANENTS SPORTIFS (IRP)

- % d’abandons en cours d’année (I. interne)

23

Tableau

Idem

Annuelle

idem

Max - 5% (taux abandon)

3.03 %

Résultat identique

1.57 %

SUIVI SCOLAIRE ET TUTORAT (SST)

% de satisfaction concernant le tutorat (I. externe) taux de réussite scolaire des permanents sportifs (I. interne)

24

25

Enquêtes Tableau

Le Conseiller Principal d’Education idem

Annuelle Annuelle


80 % de satisfaction taux supérieur au taux académique

81.4 % Brevet : - CREPS : 95 % - Ets : 79 % Bacs S : - CREPS : 70 % - Ets : 60% Bacs ES : - CREPS : 67% - Ets : 70 % Bac STI : - CREPS : 0 - Ets : 84 %

82 % Résultats identiques à ceux de déc 2006 Secondes : - Creps : 62 %

71 % Indicateur à reformuler (janvier 2008)

En attente En attente de reformulation

5

% de satisfaction des coordonnateurs (I. externe)

26 enquêtes

Le Responsable du département du HN

Annuelle

Tableau récapitulatif

80 % de satisfaction

En attente 81.60 % En attente (avril 2008)

Un seul questionnaire est gardé, celui en direction des entraîneurs (cf ind 21 COH)

- % de sanctions par rapport au nombre d’internes (à compter du 1er avertissement oral) –( I. interne) - % de récidives (I. interne) - % de satisfaction des internes (I. externe)

27

28

29

Tableau Tableau Tableau

Le Responsable de l’organisation de la vie quotidien. Idem Idem


Tableau récapitulatif Idem Idem

-moins de 25 % sanctions (à partir du 1er avertiss.) moins 25 % de récidives 80% satisfaction

Prochaine revue de direction Prochaine revue de direction 85 %

22 % Zéro (du 01/09/ 2006 au 01/05/2007) 85 %

22 % Zéro 77 %

Résultats identiques à ceux de déc 07 Identiques à ceux de déc 07 Identiques à ceux de déc 07 77 %

-% d’arrêts d’entraînement (I. interne) – (nb de jours) -% de satisfaction sur les conditions d’organisation du suivi médical (intervenants médicaux et paramédicaux – I. interne)

30

31

tableau enquêtes

L’Infirmière L’Infirmière

semestrielle Idem

Tabl . récap Idem

Inférieur à 6 % 75% de satisfaction

Sup à 6 % 76.9 %

6.03 % 83.62 %

4.40 % Enquête à refaire (fin janvier 2008)

6.27 % 78.94 %

ACCUEIL

GESTION ET RESERVATION DES INFRASTRUCTURES ET RESSOURCES MATERIELLES (GRI)

- % de satisfaction des responsables de groupes (I ; externe)

32 enquêtes

Le Responsable du service Accueil

Chaque trimestre



96 % 93 % Questionnaire en refonte

6

% de satisfaction des usagers (I. externe)

33 enquêtes

Le Responsable du service Accueil

Chaque trimestre



87 % 95 % 83 %

AUTRES PROCESSUS

DE REALISATIO

N

COMMUNICATION EXTERNE INFORMATION ET ORIENTATION (CIO)

- Nb de visites et téléchargements sur le site (I. interne) - % de satisfaction sur la base d’un échantillon d’usagers et partenaires (I. externe)

34

35

Compteur du site questionnaire

Chargée de communication idem

1 fois par an (mai) idem


- 600 visites par an - 70 % de satisfaction

71 882 visites de mars 2006 à mai 2007 résultats avant audit de maintien

Cible revue à 110 000 visites

56 503 visites Questionnaire en refonte

SUIVI FINANCIER (SUF)

- Production d’une situation mensuelle (dépenses –recettes) – (I. interne)

36

Tableau

L’Agent Comptable

Le 10 du mois qui suit


-Situation mensuelle en recettes/dépenses

Résultat atteint

Résultat atteint Résultat atteint Résultat atteint

PROCESSUS « SUPPORT »

MAINTENANCE ET ENTRETIEN DES INFRASTRUCTURES ET RESSOURCES MATERIELLES (MIM)

- Délai de traitement des demandes de maintenance (usagers) – (I. interne) - Respect de l’échéancier des travaux (I. interne) - % de satisfaction en ce qui concerne l’entretien (usagers) – I. externe

37

38

39

Cahier des réparations DOC MIM 02 enquêtes

L’Intendant Idem idem

Trimestrielle Trimestrielle idem

Ech.Maint Echéancier maint idem

- Délai de traitement des demandes : J+1 max - Respect de l’échéancier des travaux : J+5 max - 80 % de satisfaction

Résultat atteint ; délai de traitement J+2 ?

Résultat atteint : J+2 J+5 87 %

Dito Dito à reformuler (fin janvier 2008)

J+2 J+5 Enquête supprimée

7

COMMUNICATION INTERNE (CIR)

- écart entre délais demande/retour (I. interne) -% de satisfaction des bénéficiaires (I. interne)

40

41

Echéancier questionnaire

Secrétaire de Direction Secrétaire de Direction

Hebdomadaire Annuel


Délai tolérance : J+5 Cible : 90 % (2 éch non tenues sur 20) 80 % de satisfaction

90 % Disponible à la revue de direction de mai 2007

90 % 81.50 % (sur 46 % de retour de questionnaires)

93 % (de juillet à octobre 2007) 81.50 %

100 % (de novembre à avril 2008) questionnaire annulé

GESTION DES DOCUMENTS (GDD)

- nb d’écarts documentaires relevés lors des audits internes (I. interne)

42 Tableau Le Directeur + AQ

Annuelle

Tab.compte rendus des rapp d’audits

Zéro écart zéro 1 écart 1 écart 1 écart

ACHATS ET SOUS TRAITANCE (AST)

- Taux évaluation des fournisseurs (I. externe) - Délais à respecter entre demande/commande à 5 jours (I. internes)

43

44

-Fiches incidents fournisseur -- - Fiches évaluation Carnet bon commandes

La responsable des Achats idem

Annuelle Annuelle

Tabl. récapitulatif idem

90 % satisfaction Respect délais entre demande/commande 90 %

% sera connu pour prochaine Revue de Direction Cible atteinte

90 % (aliment.) 88 % (prestations de service) 90 %

Dito 90 %

89.64 % (moyenne globale) 90 %

RESTAURATION

Taux de satisfaction des usagers (I. externe) Rapport hygiénoscopie Rapport du Contrôle annuel des services vétérinaires (I. interne)

45

46

47

questionnaire

Le chef de cuisine Idem idem


80 % Note=ou sup 80/100 - zéro non conformité majeune - les non conformités

Processus en cours d’élaboration Idem idem

En attente En attente En attente

92.57 % (2007) 50/100 zéro non atteint

8

mineures traitées dans l’année

HYGIENE ET SECURITE

Validation du document unique (I. interne)

48 Compte rendu

Responsable ACMO

annuel Validation par Directeur

En cours En cours (doit être finalisé fin oct 2008).

Annexe 7

Système documentaire

Notre système documentaire

Le système documentaire qualité du CREPS est hiérarchisé de la manière suivante :

1- Manuel Qualité Il fixe le cadre politique et stratégique de la démarche. Le SMQ du CREPS est décrit dans le présent manuel qualité qui sert à la fois de « vitrine qualité » de l’organisme et de guide interne pour mettre en œuvre le système. Il est établi conformément aux exigences de la norme ISO 9001. Ce manuel qualité fait référence aux procédures du SMQ qui s’appliquent à l’ensemble de l’établissement.

2- Manuel d’organisation : Le processus GRH tient lieu de manuel d’organisation. Il a pour objectif de préciser les responsabilités et les rôles de chacun : organigramme, fiches de fonctions, évaluation des compétences et besoins en formation…

3- Procédures : Certaines situations nécessitent la formalisation et la rédaction de procédures décrivant leurs règles de fonctionnement : qui fait quoi ? comment ? (la forme du logigramme a été employée afin de normaliser leur présentation).

4- Documents opérationnels : Il s’agit de l’ensemble des documents relatifs au fonctionnement du SMQ et à la maîtrise de l’activité. La procédure PRO GDD 01 décrit comment sont gérés les documents, c’est à dire précise les modalités de rédaction, identification, validation et diffusion des procédures et documents opérationnels.

5- Enregistrements : Les enregistrements permettent de démontrer la conformité de la prestation, le fonctionnement du SMQ et l’établissement de la traçabilité. Ils sont gérés conformément à la procédure PRO GDD 02.

Procédures

Documents opérationnels

Manuel Qualité

Manuel d’organisation

Enregistrements

1

Annexe 8

Liste des procédures et documents

2

Liste des procédures et documents Qualité

PROCESSUS MANAGEMENT :

Processus « Prospective » : PRO 11/03/2008

Référence Intitulé Version Date Rédacteur Approbateur DOC-PRO-01 Prospective et politique

de l’établissement 3 13/02/2006 G. BAUDRY G. BAUDRY

DOC-PRO-02 Enquête de satisfaction (administrateurs)

2 21/03/2006 G. BAUDRY G. BAUDRY

DOC-PRO-03 Organisation – cycle annuel


Processus « Politique Budgétaire » : PBU 16/04/2007

Référence Intitulé Version Date Rédacteur Approbateur NEANT

Processus « Gestion des Ressources Humaines » : GRH 16/04/2007

Référence Intitulé Version Date Rédacteur Approbateur PRO-GRH-01 Demande de congés 2 16/11/2005 G. BAUDRY G. BAUDRY PRO-GRH-02 Procédure de gestion des

demandes de formation dans le cadre de la FPC


DOC-GRH-01 Fiche de poste 2 06/12/2006 G. BAUDRY G. BAUDRY DOC-GRH-02 Fiche d’entretien

individuel 2 08/12/2006 G. BAUDRY G. BAUDRY

DOC-GRH-03 Demande de congés 2 16/11/2005 G. BAUDRY G. BAUDRY DOC-GRH-04 Demande de formation 1 20/03/2006 G. BAUDRY G. BAUDRY DOC-GRH-05 Formation continue des

personnels : fiche évaluation de stage


DOC-GRH-06 Demande de congés (en heures)


PROCESSUS DE REALISATION :

� FORMATION :

Processus « Conception et Planification des Formations » : CPF 28/02/2007

Référence Titre Version Date Rédacteur Approbateur PRO-CPF-01 Conception des

formations 2 24/03/2006 M. BERNARD G. BAUDRY

PRO-CPF-02 Chronologie de l’organisation d’une formation

3 24/03/2006 M. BERNARD G. BAUDRY

PRO-CPF-03 Suivi financier d’une action de formation


PRO-CPF-04 Suivi financier d’une action de formation par un service associé à la formation


DOC-GDD-02 Version 4

27/04/2006 Mis à jour : 28/05/2008

3

PRO-CPF-05 Guide méthodologique à l’usage des services associés à la formation


DOC-CPF-01 Fiche fonction de responsable de formation


DOC-CPF-04 Charte de la qualité pédagogique


DOC-CPF-05 Budget prévisionnel (CREPS)

3 20/03/2008 Mis à jour 23/11/06

M. BERNARD G. BAUDRY

DOC-CPF-06 Budget prévisionnel (SAF)


DOC-CPF-07 Guide pour élaborer le budget prévisionnel


DOC-CPF-08 Dossier initial de l’action de formation


DOC-CPF-09 Enquête de satisfaction des stagiaires en formation


DOC-CPF-10 Tableau prévisionnel des intervenants (SAF)


DOC-CPF-11 Tableau prévisionnel des intervenants (CREPS)


DOC-CPF-12 Convention de fonctionnement relative à un prestataire partenaire


DOC-CPF-13 Convention de fonctionnement relative à la gestion des actions de formation dans le cadre du SPF


Processus « Inscription Suivi Administratif et Sélections des Formations » : ISF

28/02/2007 Référence Intitulé Version Date Rédacteur Approbateur

PRO-ISF-01 Inscription administrative en formation


PRO-ISF-02 Remboursement des frais de déplacement


PRO-ISF-03 Suivi de la prise en charge financière des stagiaires


DOC-ISF-01 Fiche de renseignements 1 21/12/2004 M. BERNARD G. BAUDRY DOC-ISF-02 Tableau des vacations

mensualisées (SAF) 6 20/03/2008 M. BERNARD G. BAUDRY

DOC-ISF-03 Contrat de formation professionnelle


DOC-ISF-04 Convention alternance 3 02/01/2007 M. BERNARD G. BAUDRY DOC-ISF-05 Remboursement des frais

de déplacement aux intervenants en formation


DOC-ISF-06 Tableau de bord relatif à la prise en charge financière des stagiaires en formation


4

DOC-ISF-07 Demande de dossier d’inscription


DOC-ISF-08 Attestation de présence dans la structure Accueil


DOC-ISF-09 Tableau des vacations mensualisées (CREPS)


DOC-ISF-10 Tableau des intervenants non rémunérés


DOC-ISF-11 Réservation véhicule de service du département formation

1 20/08/2007 M.BERNARD G. BAUDRY

DOC-ISF-12 Tableau d’indemnisation relatif aux évaluateurs

1 27/11/2007 M.BERNARD G. BAUDRY

Processus « Formations et Evaluation des Acquis » : FEA 20/03/2008

Référence Intitulé Version Date Rédacteur Approbateur DOC-FEA-01 Bilan global de

formation 1 24/05/2005 M. BERNARD G. BAUDRY

DOC-FEA-02 Bilan de formation (intervenants)


DOC-FEA-03 Fiche d’évaluation de l’intervention


DOC-FEA-04 Enquête à trois mois après la Formation professionnelle


Processus « Accès aux Outils Pédagogiques » : AOP 16/02/2007

Référence Intitulé Version Date Rédacteur Approbateur PRO-AOP-01 Utilisation des

ressources documentaires du CDI


� HAUT NIVEAU :

Processus « Organisation des Structures sport Haut-niveau » : COH 30/03/2007

Référence Intitulé Version Date Rédacteur Approbateur DOC-COH-01 Enquête de satisfaction

des coordonnateurs de structures

3 14/03/2008 P. VADIN G. BAUDRY

DOC-COH-03 Convention relative au fonctionnement des pôles


DOC-COH-04 Utilisation des installations sportives du HN


DOC-COH-05 Rôle et responsabilité du coordonnateur de Centre


DOC-COH-06 Rôle et responsabilité du coordonnateur de Pôle


DOC-COH-07 Statut des sportifs associés


DOC-COH-10 Chronologie de préparation rentrée des sportifs


DOC-COH-11 Enquête de satisfaction Présidents de Club


5

Processus « Inscription, Suivi Administratif et Recrutement Pôles Ht-niv » : IRP

28/05/2008

Référence Intitulé Version Date Rédacteur Approbateur PRO-IRP-01 Inscription des

permanents sportifs 1 20/09/2005 C. RIGAUT G. BAUDRY

DOC-IRP-01 Dossier de pré-inscription

2 16/03/2007 C. RIGAUT G. BAUDRY

DOC-IRP-02 Liste des sportifs 1 21/03/2006 C. RIGAUT G. BAUDRY

DOC-IRP-03 Renseignements scolaires

1 21/03/2006 C. RIGAUT G. BAUDRY

DOC-IRP-04 Renseignements sportifs 1 21/03/2006 C. RIGAUT G. BAUDRY DOC-IRP-05 Tableau récapitulatif par

structures 1 21/03/2006 C. RIGAUT G. BAUDRY

Processus « Suivi Scolaire et Tutorat » : SST 10/05/2007

Référence Intitulé Version Date Rédacteur Approbateur DOC-SST-01 Enquête de satisfaction

destinée aux enseignants (tutorat)

1 02/12/2005 G. BAUDRY

DOC-SST-02 Déplacements scolaires des sportifs du creps

3 10/03/2006 G. BAUDRY

DOC-SST-03 Enquête de satisfaction des parents

1 06/04/2007 G. BAUDRY

Processus « Suivi du Sportif » : SUS 30/03/2007

Référence Intitulé Version Date Rédacteur Approbateur DOC-SUS-01 Enquête de satisfaction

(coordonnateurs de structures pôles et

centres)


DOC-SUS-03 Demande de réservation de minibus


Processus « Vie Quotidienne » : VIQ 10/05/2007

Référence Intitulé Version Date Rédacteur Approbateur PRO-VIQ-01 Evaluation des effectifs

de WE des permanents sportifs

1 27/10/2005 L. TUYSUZIAN G. BAUDRY

PRO-VIQ-02 Autorisation de sortie des permanents sportifs


PRO-VIQ-03 Déplacement des sportifs 2 29/03/2005 L. TUYSUZIAN G. BAUDRY PRO-VIQ-04 Hospitalisation d’un

mineur interne en soirée ou en WE


DOC-VIQ-01 Fiche WE 1 05/07/2005 L. TUYSUZIAN G. BAUDRY DOC-VIQ-02 Etat des lieux d’entrée 1 05/07/2005 L. TUYSUZIAN G. BAUDRY DOC-VIQ-03 Constat de dégradations 2 07/12/2005 L. TUYSUZIAN G. BAUDRY DOC-VIQ-04 Déplacement de sportifs 1 05/07/2005 L. TUYSUZIAN G. BAUDRY DOC-VIQ-05 Enquête de satisfaction

des internes 2 11/04/2007 L. TUYSUZIAN G. BAUDRY

DOC-VIQ-06 Autorisation de sortie 1 30/03/2006 L. TUYSUZIAN G. BAUDRY

DOC-VIQ-07 Pointage des internes dans les hébergements


6

Processus « Suivi Médical » : SUM 31/05/2007

Référence Intitulé Version Date Rédacteur Approbateur PRO-SUM-01 Gestion des problèmes

de santé des permanents sportifs hors CREPS

2 14/05/2007 M.A. AUBRIOT G. BAUDRY

PRO-SUM-02 Transport des mineurs à l’extérieur pour raison de santé


PRO-SUM-03 Gestion des tests d’entrée


DOC-SUM-01 Enquête de satisfaction destinée aux vacataires du suivi médical


DOC-SUM-02 Dossier médical 1 17/03/2006 M.A. AUBRIOT G. BAUDRY DOC-SUM-03 Autorisation de sortie 1 17/03/2006 M.A. AUBRIOT G. BAUDRY DOC-SUM-04 Autorisation parentale 1 17/03/2006 M.A. AUBRIOT G. BAUDRY DOC-SUM-05 Suivi médical des pôles 1 14/05/2007 M.A. AUBRIOT G. BAUDRY DOC-SUM-06 Enquête de satisfaction

destinée aux internes 1 08/02/2008 M.A. AUBRIOT G. BAUDRY

Processus « Suivi du Projet du Jeune » : SPJ 20/04/2007

Référence Intitulé Version Date Rédacteur Approbateur Néant

� ACCUEIL :

Processus « Gestion et Réservation des Installations » : GRI 12/05/2007

Référence Intitulé Version Date Rédacteur Approbateur PRO-GRI-01 Réservation des

installations 1 25/04/2006 A. HUCHETTE G. BAUDRY

PRO-GRI-02 Suivi d’un dossier d’accueil

1 31/01/2007 A. HUCHETTE G. BAUDRY

DOC-GRI-01 Demande d’accueil 2 19/05/2008 A. HUCHETTE G. BAUDRY DOC-GRI-02 Demande de salle ou

d’installation en interne 1 23/01/2006 A. HUCHETTE G. BAUDRY

DOC-GRI-03 Lettre Contrat 3 27/11/2007 A. HUCHETTE G. BAUDRY DOC-GRI-04 Fiche de réservation

annuelle de salles et installations


DOC-GRI-05 Demande de prestation cuisine


DOC-GRI-06 Tableau prévisionnel hébergement restauration stagiaires


DOC-GRI-08 Réservation matériel audiovisuel


DOC-GRI-09 Bordereau de pré-facturation


Processus « Accueil des Usagers, hébergement et restauration » : ACU 12/05/2007

Référence Intitulé Version Date Rédacteur Approbateur DOC-ACU-01 Enquête de satisfaction

des usagers 1 30/06/2005 P. MAGNASCO G. BAUDRY

DOC-ACU-02 Fiche de séjour 1 05/04/2007 A. HUCHETTE G. BAUDRY DOC-ACU-03 Enquête de satisfaction

pour les responsables de groupe


7

AUTRES PROCESSUS DE REALISATION :

Processus « Communication Externe, Information et Orientation » : CIO-23/01/2008

Référence Intitulé Version Date Rédacteur Approbateur PRO-CIO-01 Réalisation d’une action

de communication 2 15/02/2006 A. HUCHETTE G. BAUDRY

DOC-CIO-01 Echéancier actions principales de communication


DOC-CIO-02 Enquête de satisfaction de communication

externe


Processus « Suivi Financier » : SUF 04/02/2008

Référence Intitulé Version Date Rédacteur Approbateur PRO-SUF-01 Recouvrement des

recettes des formations 1 21/03/2006 G. DAKNOU G. BAUDRY

PRO-SUF-02 Recouvrement des recettes des actions d’Accueil

3 03/04/2006 G. DAKNOU G. BAUDRY

DOC-SUF-01 Demande contremarques pour repas


DOC-SUF-02 Fiche de renseignements 1 06/06/2005 G. DAKNOU G. BAUDRY

PROCESSUS SUPPORT :

Processus « Restauration » : RES 31/05/2007

Référence Intitulé Version Date Rédacteur Approbateur NEANT

Processus « Hygiène et Sécurité » : HYS 21/03/2008

Référence Intitulé Version Date Rédacteur Approbateur DOC-HYS-01 Contrôle extincteur 1 18/03/2008 C. BEAUDIERE G. BAUDRY DOC-HYS-02 Procedure evaluation

d’exercice incendie 1 18/03/2008 C. BEAUDIERE G. BAUDRY

DOC-HYS-03 Déclenchement alarme incendie

1 18/03/2008 C. BEAUDIERE G. BAUDRY

Processus « Maintenance et Entretien des Infrastructures et Ressources Matérielles » : MIM 27/02/2007

Référence Intitulé Version Date Rédacteur Approbateur PRO-MIM-01 Travaux en gestion

directe 2 11/04/2007 G. DAKNOU G. BAUDRY

DOC-MIM-01 Tableau de bord de suivi des travaux


DOC-MIM-02 Travaux externalisés 2 27/02/2007 G. DAKNOU G. BAUDRY DOC-MIM-05 Cahier de réparations 2 22/01/2008 G. DAKNOU G. BAUDRY

8

Processus « Communication Interne et Réseau Informatique » : CIR 28/05/2008

Référence Intitulé Version Date Rédacteur Approbateur PRO-CIR-01 Enregistrement du

courrier « Arrivée » 2 26/01/2006 P. GIOANNI G. BAUDRY

PRO-CIR-02 Gestion du réseau informatique

1 02/05/06 P. MAGNASCO G. BAUDRY

DOC-CIR-01 Schéma de la procédure de sauvegarde des données du serveur

informatique


DOC-CIR-02 Demande d’accès au serveur informatique


Processus « Gestion Documentaire » : GDD 16/04/2007

Référence Intitulé Version Date Rédacteurs Approbateur PRO-GDD-01 Maîtrise documentaire 6 07/05/2007 P. MAGNASCO G. BAUDRY PRO-GDD-02 Maîtrise des

enregistrements 4 27/04/2006

Mis à jour le 28/05/2008

P. MAGNASCO G. BAUDRY

PRO-GDD-03 Gestion de la règlementation

3 04/05/2007 JP. SYLLA G. BAUDRY

PRO-GDD-04 Modification et création de documents


DOC-GDD-01 Liste des codes des processus

4 07/04/2006 Mis à jour le 02/05/2007


DOC-GDD-02 Liste des procédures et documents Qualité

4 27/04/2006 Mis à jour le 28/05/2008


DOC-GDD-03 Liste de diffusion du manuel qualité à l’extérieur

3 28/04/2006 Mis à jour 18/06/2007

JP SYLLA G. BAUDRY

DOC-GDD-04 Fiche modif. ou création de document


Processus « Achats et Sous-traitance » : AST 09/05/2007

Référence Intitulé Version Date Rédacteur Approbateur PRO-AST-01 Achat de denrées

alimentaires 2 09/05/2007 C. DE PAUW G. BAUDRY

PRO-AST-02 Achats autres que denrées alimentaires

3 09/05/2007 C. DE PAUW G. BAUDRY

DOC-AST-01 Formulaire achat 5 09/05/2007 C. DE PAUW G. BAUDRY DOC-AST-02 Fiche incident

fournisseur 1 28/10/2005 G.DAKNOU G. BAUDRY

DOC-AST-03 Fiche évaluation fournisseur denrées alimentaires

3 25/04/2006 G.DAKNOU G. BAUDRY

DOC-AST-04 Fiche évaluation prestataires de service


DOC-AST-05 Liste des principaux fournisseurs

2 09/05/2007 C. DE PAUW G. BAUDRY

9

Processus « Amélioration Continue de la Qualité » : ACQ

Référence Intitulé Version Date Rédacteur Approbateur PRO-ACQ-01 Réal. des audits internes 4 15/02/2006 P. MAGNASCO G. BAUDRY PRO-ACQ-02 Gestion des JAQ 1 20/03/2006 P. MAGNASCO G. BAUDRY PRO-ACQ-03 Suivi des actions

correctives 3 04/12/2007 P. MAGNASCO G. BAUDRY

DOC-ACQ-01 Description et utilisation du JAQ


DOC-ACQ-02 Calendrier des audits internes

4 27/04/2006 Mis à jour le 14/02/2007


DOC-ACQ-03 Rendez-vous d’audit 1 22/09/2005 P. MAGNASCO G. BAUDRY DOC-ACQ-04 Questionnaire d’audit 1 22/09/2005 P. MAGNASCO G. BAUDRY DOC-ACQ-05 Rapport audit 1 22/09/2005 P. MAGNASCO G. BAUDRY DOC-ACQ-06 Calendrier du SMQ 2 19/03/2007 P. MAGNASCO G. BAUDRY DOC-ACQ-07 Fiche de fonction des

relais qualité 2 10/04/2006 P. MAGNASCO G. BAUDRY

DOC-ACQ-08 Rôle des différents acteurs du SMQ


DOC-ACQ-09 Fiche de liaison des actions correctives et préventives


DOC-ACQ-10 Enquête de satisfaction interne
