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Mirna Barrios Aguirre. Jeremy HaggarMirna Barrios Aguirre. Jeremy Haggar

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Centro Agronómico Tropical de Investigación y Enseñanza (CATIE)Managua, Nicaragua • Abril 2011.

Mirna Barrios Aguirre. Jeremy HaggarMirna Barrios Aguirre. Jeremy Haggar

CATIE (Centro Agronómico Tropical de Investigación y Enseñanza) es uncentro regional dedicado a la investigación y a la enseñanza de posgrado enagricultura, manejo, conservación y uso sostenible de los recursos naturales.Sus miembros son el Instituto Interamericano de Cooperación para la Agricultura (IICA), Belice, Bolivia, Colombia, Costa Rica, El Salvador,Guatemala, Honduras, México, Nicaragua, Panamá, Paraguay, República Dominicana, Venezuela, España y el Estado de Acre en Brasil.

CréditosAutores:Mirna Barrios Aguirre, Jeremy P. HaggarEdición: Pascal ChaputRevisión: Ricardo SaraviaDiseño: Enmente Impresión: EDISA, Tiraje: 3,000 ej.Foto de portada: Parte de los miembros de la cooperativa 19 de Julio-SOPPEXCCAFoto de contraportada: Cafetal de Etanislao Valle. Blanca García, hija de un socio de la cooperativa La Unión-Pueblo Nuevo.

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Índice¿Qué es la planificación financiera?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

¿Por qué tenemos que gerenciar el manejo de nuestros cafetales? . . . . . . . . 3

¿Cuáles son nuestras metas financieras? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Medio para alcanzar la meta financiera prevista . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

¿Qué papeles desempeñan los miembros de la familia en el manejo delos cafetales? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

¿Cómo nos fue en la cosecha pasada? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

¿Cómo sabemos si ganamos o perdimos en la cosecha pasada? . . . . . . . . . . . 9

Los registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10-16

Procesamiento y consolidación de la información de costos e ingresos. . 17-18

¿Qué nos indica el balance que obtuvimos? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19-22

¿Qué vamos a hacer con las ganancias? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

El presupuesto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Pautas para avanzar hacia la meta financiera . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25-26

Plan de manejo del cafetal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27-28

Plan de inversión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29-32

Importancia de un aprendizaje continúo para mejorar mis capacidades . . . 33

Significado de algunos conceptos usados en este cuaderno. . . . . . . . . . . 34-35

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¿Qué es la planificación financiera?

Las finanzas estudian la obtención y uso eficaz del dinero. La planeaciónfinanciera es un proceso que implica diversas decisiones:

1) Cuánto gastar, 2) cuánto ahorrar, 3) cuánto pedir prestado, 4) cuánto invertir, 5) cuánto riesgo correr.

¿Por qué es necesaria la planificación financiera de mis cafetales?

� Para saber adonde voy (la dirección, meta u objetivo)

� Para reducir la incertidumbre

� Para minimizar el desperdicio de los recursos

� Para fijar las normas a cumplir

Marque con una X los aspectos que usted considere útiles de hacer laplanificación financiera.

La planificación financiera es parte de la gerencia de los cafetales.

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¿Por qué tenemos que gerenciar el manejo de nuestros cafetales?

Para generar ingresos que nos permitan sostener a la familia.

Para mejorar el cafetal y aumentar los ingresos (producción y/o calidad).

Para desarrollar la familia y contribuir al desarrollo de la comunidad.

Marque con una X lo que usted considera básico para avanzar hacia unabuena gerencia de su finca cafetalera.

¿Cuáles son nuestras metas?Hay muchas maneras de visualizar las metas, por ejemplo con dibujos oescribiéndolas. Cada persona hace el ejercicio pensando en sus condiciones yhacia donde quiere llegar.

Identifique su(s) meta(s) y anótelas en el cuadro.

¿Cuáles son sus metas financieras?

La meta financiera es el objetivo que queremos alcanzar usando de la mejormanera el dinero que obtenemos producto del trabajo individual o familiaren la finca o fuera de ella.

Identifique su meta financiera

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Ejemplos de metas financieras.� Aumentar ingresos de la familia en 20% mejorando la productividad del cafetal� Aumentar los ingresos de la finca en 20%, diversificando los cultivos agrícolas� Aumentar en _________C$ los ingresos haciendo trabajos fuera de la finca.

Dependiendo de cual sea la meta que nos fijemos, tendremos diversosfactores que pueden afectarla.

En el caso de las familias cafetaleras, los principales factores que incidendirectamente sobre la meta financiera son:� La productividad del cafetal� El precio del café � El aumento de los costos de producción (aumento del precio de los insumosy costo de mano de obra, principalmente)

� El aumento de los costos de vida (costos de alimentos, servicios básicos, etc.)

De los cuatro factores, hay tres que son externos y sobre los cuales lasfamilias cafetaleras no tienen ningún control. El precio del café esdeterminado por el mercado mundial. De igual manera, el precio de algunosinsumos usados en el cafetal. El aumento de los costos de vida, estárelacionado con el aumento en el precio del petróleo y sus derivados, asícomo, con la pérdida de valor de la moneda nacional. Sobre estos factoreslas familias cafetaleras no tienen el control. Si podemos incidir en laproductividad del cafetal.

¿En cuánto tiempo podemos alcanzar la meta financiera propuesta?Dependiendo de la meta que nos fijemos, podemos tener diferentesperiodos de tiempo para alcanzarla en función del “camino” que elijamos.

El aumento de ingresos de la familia cafetalera podría lograrse mejorando la estructura productiva de los cafetales actuales (resembrando, recepando,regulando la sombra) o aumentado el área de café (siembras nuevas).

Considerando la reflexión anterior ¿Qué hará usted y su familia?

Medio para alcanzar la meta financiera propuesta.

En el caso de las familias cafetaleras, el principal medio para alcanzar las metasfinancieras son los cafetales. Primero, visualizemos los cambios que queremoshacer en el cafetal partiendo de la situación actual y respondamos ¿Cómo nosimaginamos el cafetal de aquí a cinco años? Además de identificar los cambiosa lograr, pensamos en los pasos y el tiempo que nos tomará concretarlos paraalcanzar la meta financiera propuesta: aumentar los ingresos de la familia.

Ejemplo de cambios en el cafetalMapa del cafetal soñado.

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¿Qué papeles desempeñan los miembros dela familia en el manejo de los cafetales?

¿Qué ventajas o limitantes tiene el involucrar a los miembros de la familia en el manejo de los cafetales y en la toma de decisiones?

¿Qué podemos hacer para integrar mejor a los miembros de la familia en el manejo de los cafetales y en la toma de decisiones?

Ventajas Limitantes

Padre Madre Hijas HijosOtros

familiares

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¿Cómo nos fue en la cosecha pasada?

¿Ganamos o perdimos en la cosecha de café que acaba de terminar?Consulte con el grupo y anote:

¿Qué implicaciones tiene haber obtenido ganancias o pérdidas para lafamilia cafetalera?

¿Qué implica manejar el cafetal como una empresa?

Familias que ganaron Familias que perdieron Familias que no saben

88

Nota: Buscamos obtener ganancias, para lograrlo requerimos entre otrascosas, producir más y reducir costos de producción donde sea posible.

¿Cómo sabemos si ganamos o perdimos en la cosecha?

¿Qué necesitamos saber para hacer las cuentas de lo que pasó en el ciclo cafetalero que acaba de terminar?

Para calcular los costos de producción necesitamos seguir tres pasos:1. Registrar los datos 2. Procesar y consolidar los datos registrados3. Analizar o interpretar lo que dicen los datos

¿Por qué tenemos que hacer cuentas de lo que hacemos durante el ciclo cafetalero?

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Nota: Necesitamos saber cuanto estamos ganando. Los ingresos netos son la base para alcanzar la meta financiera y garantizarel mantenimiento de la finca

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Los registros

¿Qué entendemos por registros?

¿Qué tipos de registros conocemos? Nota: Ejemplificar (registro de nacimientos, notas de clase, listas demiembros de la cooperativa, registro de productores de café, registros de costos de producción, etc.)

¿Para qué nos pueden servir los registros?Nota: Ejemplificar con experiencia de las personas

¿Qué miembros de la familia pueden ayudarnos a llevar mejores registros decostos de producción del café?

Hay muchos tipos de registros, pero en este cuaderno nos vamos aconcentrar en los de costos de producción de café.

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El registro de los costos de producción

¿Qué entendemos por costos de producción?

Nota: En el proceso de producción del café, intervienen: las personas, latierra, los insumos, las herramientas y equipos, y el dinero para pagar oadquirir lo anterior.

¿Para qué nos sirve conocer y analizar los costos de producción?

¿Qué datos necesitamos registrar para saber si ganamos o perdimos en cadacosecha de café?Nota: Enfatizar en los costos que cambian año con año (costos de mano deobra e insumos)

¿Cómo registramos los costos de producción? Nota: Ver las muestras de los formatos de registro disponibles e indicarsimilitudes o diferencias entre ellas

Diferentes tipos de “cuadernos” de registros queestán usando actualmente las familias cafetaleras

No importa qué formato o cuaderno use, siempre registre los datos de costos.

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Conozcamos mejor los formatos para el registrode costos e ingresos

A) Registro de costos

� Registro de costos en formatos predefinidos (cuando la organización tiene)Nota: Leer y explicar lo que significa cada término empleado en los títulosy las casillas de los cuadros.

� Registro de costos en cuadernos en blancoNota: Acordar con el grupo qué información se anotará y la frecuencia del registro.

Además de la mano de obra y de los insumos, los siguientes elementos son parte de los costos: el transporte de los insumos y del café al acopio, los intereses que pagamos por el crédito obtenido, los impuestos, las reparaciones en el beneficio, la certificación, el tiempo invertido en las gestiones (crédito, entrega de café, compra de insumos, etc.).

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Ejercicio de registro

Cada persona registra, en su cuaderno, las actividades que ha realizado en el último mes en su cafetal.

¿Qué dificultades han tenido al llevar los registros de costos?

¿Qué hicieron para solucionar esta dificultad?

Anote la cantidad de mano de obra contratada y familiar usada en cadalabor. Si la mano de obra es familiar y la paga en efectivo, se incluye como

mano de obra contratada.

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B) Registro de ingresos

¿Qué productos del cafetal vendemos?

¿Qué cantidad vendemos? ¿Cuánto dinero obtenemos por esta venta?

¿Qué cantidad de este producto usamos para el consumo de la familia?

Tener registros de costos e ingresos completos permite disponer de datos más confiables al momento de analizar la información

para tomar decisiones de manejo.

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1616

Ejemplos de registros de la información

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Procesamiento y consolidación de la informaciónde costos e ingresos

¿Qué entendemos por consolidar datos?

¿Cómo vamos a consolidar la información?

1. Sumamos los costos de cada labor realizada en cada mes y los insumosusados en la misma.

2. Totalizamos los costos por cada mes y al final del ciclo (después de lacosecha).

3. Sumamos los ingresos obtenidos por la venta de productos del cafetalcada mes. (bananos, naranjas, leña, café, etc.).

4. A los ingresos mensuales, le restamos los costos, esto nos da el balancemensual. Hacer las cuentas de esta manera nos permite visualizar enque momento tenemos balances positivos y negativos. Nos ayuda aplanificar los momentos donde requerimos créditos u otras formas definanciamiento para mejorar el cafetal.

5. También tenemos que hacer el balance al final del ciclo. Sumamos eltotal de ingresos durante todo el ciclo, a esta suma le restamos el totalde costos del ciclo y obtenemos el balance general del ciclo.

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Ejemplos de procesamientos de datos realizados por caficultores de diferentes zonas de Nicaragua

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¿Qué nos indica el balance que obtuvimos?

Si el balance es positivo: los ingresos por ventas son superiores a los costos.

Si el balance es negativo: los ingresos fueron menores a los costos.

La persona de este ejemplo, obtuvo ganancias en el ciclo de trabajo.

2020

¿Cómo fue el balance de este año respecto a ciclo anterior? ¿A qué se debenlas diferencias?

¿Qué implicaciones tiene a corto y mediano plazo el haber obtenido este balance para la familia cafetalera y el cafetal?

Implicaciones para la familia cafetalera Implicaciones para el cafetal

Nota: Balance = ingresos - egresos.

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Fenología

Conc

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Año 201_

Año 201_

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Ejem

plo de formato para hacer el balance del ciclo cafetalero pasado. G

anam

oso perdimos en la finca cafetalera durante el ciclo 201___ - 201___.

Fuente primaria del cuadro: SOPPEXCCA- Proyecto café MAGFOR/AECID.

2222

Análisis de la información de balance, costos e ingresos

¿Qué labores tienen mayores y menores costos?

¿En que meses tuvimos mayores y menores costos?

¿Cuál fue el costo de los insumos que usamos?

¿Cuál fue el costo de la mano de obra en la cosecha?

¿Cuáles son las principales diferencias entre los costos e ingresos de este cicloy el pasado?

Nota: Balance = ingresos - egresos.

2323

¿Qué vamos a hacer con las ganancias?

Las respuestas de los participantes podrían introducir conceptos “nuevos”tales como: ahorro, inversión, cubrir necesidades básicas de la familia. Es necesario aclarar estos conceptos.

¿Qué entendemos por ahorro?

¿Qué entendemos por inversión?

¿Qué entendemos por plan?

Para avanzar hacia la meta financiera, necesitamos usar diversas herramientas cómo: presupuesto,

planes de manejo e inversión, etc.

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El presupuesto

¿Qué entendemos por presupuesto?

¿Por qué es importante un presupuesto?Entre otras cosas, el presupuesto ayuda a: usar el dinero de forma másordenada, dicidir en qué podemos gastar o cuánto ahorrar, planificar elfuturo y alcanzar las metas financieras.

¿Cuáles son los pasos para elaborar un presupuesto?Aunque hay diversas maneras de hacer un presupuesto, los pasos básicos son:

� Definir nuestra meta financiera y el plazo para lograrla

� Conocer el costo de las metas

� Conocer los ingresos que tenemos, es la base para alcanzar la meta

� Clasificar cómo está el balance entre el dinero que entra (ingreso) y eldinero que sale (egreso)

� Identificar qué costos o gastos podemos reducir

� Identificar cuánto podemos ahorrar

� Ajustar el presupuesto.

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Pautas para avanzar hacia la meta financieraRecordemos que el o los cafetales son nuestro medio principal para avanzarhacia la meta financiera.

¿Cuáles son los aspectos prioritarios para avanzar hacia el cafetal soñado? Revisar la meta de cada familia productora.

Algunas pautas para decidir que inversiones hacer en el cafetal son lassiguientes: � Necesidades en los cafetales/el beneficio húmedo según mi meta� Monto requerido para la inversión y plazo de recuperación� Ganancias obtenidas� Posibilidad de acceso a crédito (monto, plazo intereses, requisitos)� Otras.

Para conocer las necesidades de los cafetales nos auxiliamos de otrosregistros como: diagnóstico productivo, inventario de árboles, nivel desombra, recuentos de plagas, etc.

También, tenemos que hacerun cálculo de cuanto nospuede costar cada actividad yel efecto que puede tener enla productividad del cafetal.

Finalmente, en función de losrecursos que tenemos(dinero, mano de obrafamiliar, materiales de lafinca) o podemos gestionar(créditos) tomamos ladecisión sobre lo que vamos ahacer.

2626

¿Cuáles son las fuentes de financiamiento paramejorar mi cafetal?

Para hacer frente a las inversiones tenemos usualmente dos fuentesprincipales de financiamiento:

1. Fuentes propias de cada familia: ganancias y/o recursos existentes en lafinca.

2. Fuentes externas: proveedores de microcrédito (cooperativa,microfinancieras, proyectos, programas de gobierno, etc.).

Independientemente de la fuente de financiamiento es importante saber enqué plazo logramos recuperar la inversión.

Por ejemplo si es repoblación o renovación, sabemos que pasarán tres añoshasta que empiece a cosechar. Sabemos que en tres años todo serán costos yhasta el tercero tendremos algunos ingresos. Tenemos que tener un planpara que el trabajo avance.

¿Para qué actividades puedo obtener financiamiento?

¿Qué tengo que valorar para saber cuanto crédito puedo manejar bien?� Bienes que poseo� Cantidad de cosecha esperada (usualmente puede prendarse)� Monto del crédito, tasas de interés y plazo para pagarlo

Para mejorar la planificación financiera de nuestro cafetal, ya sea confinanciamiento propio o con fuentes externas, necesitamos hacer un plan de manejo y un plan de inversión.

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Ejemplo de un plan manejo de un cafetal

2828

Ejercicio:¿Cuál es el plan de manejo de su cafetal este año?

Cada persona elabora el plan de manejo de su cafetal.

(*) La fenología se refiere a cómo el clima afecta las diferentes etapas por lasque pasa el café. Para ser eficiente en el manejo de los cafetales esnecesario hacer las labores acorde a las necesidades del café y no acuando nosotros podemos. La fenología nos ayuda a identificar losmomentos oportunos para hacer las labores.

Actividad Fenologíadel café (*)

Mes

Mano deobra

familiar (día-persona)

Mano deobra contra-

tada (día-persona)

Insumoscantidad y costos

¿Cuándo la haré? ¿Qué necesito?

2929

Ejemplo de un plan de inversión

Para implementar el plan de inversión, Ermid Molina hizo lo siguiente:

Solicitó un préstamo de C$ 6,200.00 a su cooperativa y complementó sus

necesidades con fondos propios. El crédito fue por un año. La prenda por el

crédito fue parte de su cosecha de café.

Ejemplo de un formato para elaborar el plan deinversión. ¿Cuál es su plan de inversión?

Actividad

Área (mz)

Plantas:

metros de

obras

Mes de

ejecución

Costo de

mano de

obra

Costo de

insumos

Costo total

de la

actividad

Costo total de la inversión en C$

3030

Después que haya elaborado su plan de inversión, reflexione sobre lo siguiente:

¿Qué capacidad de inversión con fondos propios tengo?

¿Cuánto puedo invertir solicitando un crédito y pagándolo con la cosecha?

Nota: Para los productores y productoras de pequeñas áreas de café, esfundamental hacer inversiones cada año, aunque sean montos pequeños.Las actividades más importantes para dirigir las inversiones son lassiguientes: renovación, recepo, repoblación, regulación de sombra yfertilización. Así puede mantener un cafetal productivo por largo tiempo yque este sea una fuente de ingreso constante para mantener a la familia.

¿Qué acciones realizará en este ciclo?

3131

¿Cuáles son los riesgos de mi plan de inversión? Nota: Retomar experiencia de productores/as. Algunos riesgos podrían serlas siguientes: caída de precios del café, poca/exceso de lluvia afecta lacosecha/plantación de café, fuerte incidencia de plagas, emergenciasfamiliares, etc.

¿Qué acciones puedo hacer para reducir ese riesgo? Retomar la experienciade las productoras y productores

¿Qué apoyo requiero de mi familia para poner en práctica el plan inversiónde nuestro cafetal?

¿Qué apoyo requiero de mi organización para que mi plan de inversión seauna realidad?

3232

Importancia de un aprendizaje continuo paramejorar mis capacidades

¿Qué necesito para mejorar mis capacidades de gerencia?

¿Cómo apoyo la formación y participación de los diferentes miembros de lafamilia en la toma de decisiones en cuanto a manejo del cafetal?

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Significado de algunos conceptos usados en este cuaderno

Ahorro: Reservar parte del dinero que se dispone. Cantidad de ingresosmonetarios no consumidos.

Balance general: Es el estado contable que refleja la situación del patrimoniode una empresa o finca en un momento determinado.

Costo: Es el valor monetario que representa la producción o fabricación decualquier producto o servicio, como por ejemplo el café. En un sentidogeneral, costo es lo que hay que entregar para conseguir algo.

Costos de producción: Son los que se generan en el proceso de transformarlas materias primas en productos terminados.

Crédito: Se trata del dinero, materiales o insumos que se entregan a unapersona u organización donde esta se compromete a devolver la cantidadentregada en un tiempo (plazo) definido y con las condiciones establecidas(intereses, otros costos asociados).

Egreso: Es todo lo que es salida de dinero. Los egresos incluyen gastos ycostos.

Empresa: Organización o institución dedicada a actividades con fineseconómicos o comerciales.

Gasto: Es el valor económico usado para la adquisición de un bien o servicio,derivado de la operación normal de cada empresa u organización. Los gastosimplican el desembolso de dinero (en efectivo, cheques u otros medios).Usualmente, se considera que los gastos no se relacionan directamente con el bien que producimos o fabricamos.El costo tiene la potencialidad de generar ingresos en el futuro, el gasto no.

Gerencia: Es el proceso que implica la coordinación de todos los recursosdisponibles en una organización (recursos humanos, físicos, tecnológicos,financieros), para que, a través de los procesos de planificación, organización,dirección y control, se logren los objetivos previamente definidos.

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Gerenciar: Se refiere a llevar adelante el trabajo de organización yplanificación en cualquier tipo de espacio (la finca, un taller, una fábrica).

Ingreso: Son fondos en efectivo que se reciben para “operar/trabajar”.En el caso de los cafetales, los ingresos se obtienen por la venta del café,guineos, leña, madera u otros productos de la finca. También, se puedenobtener ingresos por la venta de servicios, por ejemplo cuando trabajamosen otras fincas.

Inversión: Es el uso de recursos financieros para la creación, renovación,ampliación o mejora de la capacidad de trabajo de la empresa o finca. Alinvertir, tenemos expectativas de obtener beneficios en un determinadotiempo (dependiendo de la inversión).

Plan: Un plan es una intención o un proyecto. Es un documento donde seplasman los detalles antes de realizar una acción, con el objetivo de dirigirlay encausarla.

Planificación financiera: proceso que implica diversas decisiones sobre: 1) Cuánto gastar, 2) cuánto ahorrar, 3) cuánto pedir prestado, 4) Cuánto invertir, 5) cuánto riesgo correr.

Presupuesto: Es una lista que refleja nuestos ingresos (entrada de dinero) ynuestros egresos (salida de dinero). El presupuesto es una herramienta deplanificación que nos ayuda a alcanzar las metas financieras.

Registro: Es la colección de datos que brindan información sobre un tema oasunto particular. Existen muchos tipos de registros. Algunos de los másrelacionados con el ambiente cafetalero son las siguientes: el listado de losmiembros de una organización cooperativa o asociación, las planillas decorte/cosecha, el formato de control de asistencia a eventos de capacitación,la aportación de los socios en caso de una cooperativa, los costos de manode obra, los costos de insumos, las deudas adquiridas, el control del caféentregado al acopio, etc.

Riesgo: variación que se puede producir en los resultados esperados de unasituación dada dentro de un período determinado. Probabilidad de unevento adverso y sus consecuencias.

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CATIE (Centro Agronómico Tropical de Investigación y Enseñanza) esun centro regional dedicado a la investigación y a la enseñanza deposgrado en agricultura, manejo, conservación y uso sostenible delos recursos naturales. Sus miembros son el Instituto Interamericanode Cooperación para la Agricultura (IICA), Belice, Bolivia, Colombia,Costa Rica, El Salvador, Guatemala, Honduras, México, Nicaragua,

Panamá, Paraguay, República Dominicana, Venezuela, España y el Estado de Acre en Brasil.

Sede Central: CATIE 7170, Cartago, Turrialba 30501, Costa RicaTel.: (506) 2558-2000 • Fax: (506) 2558-2060 • www.catie.ac.cr