Cuadros de Mando

El todo es más que

la suma de las partes

@salvador_ramos

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Cuadros de Mando

El todo es más que la suma de las partes

Cuadros de Mando

“Es una interfaz de presentación de la

Información que recoge los principales

Indicadores y los presenta de un modo

claro y útil”Stephen Few

Cuadros de Mando

Objetivos

Informar de un solo vistazo

Centrarse en información fundamental

Mostrar datos

Sintetizados

Comparables

Contextualizar información

vs Presupuestos, vs Objetivos

Evolutiva (vs Periodos Anteriores)

Cuadros de Mando

Dimensiones

Cuadros de Mando

Medidas

Cuadros de Mando

KPIs

Cuadros de Mando

Retos

Destacar la información más importante

Condensar información

Que sea entendida sin esfuerzo

Cuadros de Mando

Características

Fiabilidad

Contextualización

Visualización que comunique

Clara

Precisa

Instantánea

En una pantalla (scroll)

Cuadros de Mando

Tipos

Estratégicos

Tácticos

Operacionales

Cuadros de Mando Estratégicos

Orientados al personal ejecutivo

Orientados al personal ejecutivo

Gestión del rendimiento, permiten

Controlar y ejecutar la estrategia

Modificar comportamientos de la organización

Predominan los elementos gráficos

Información altamente resumida

Cuadros de Mando Estratégicos

Cuadros de Mando Tácticos

Orientados a jefes de área y

mandos intermedios

Gestión de su área y empleados, permiten

Controlar estado, evolución y objetivos

Modificar comportamiento

Se componen de gran variedad de informes

Predominan los elementos gráficos

Información segmentada y resumida

Cuadros de Mando Tácticos

Cuadros de Mando Operacionales

Orientados a empleados de la base

de la pirámide

Monitorizan procesos concretos

Hay un mayor número de informes

Predominan elementos numéricos

Información segmentada y más detallada

Frecuentemente filtrada

Cuadros de Mando Operacionales

Cuadros de Mando

Elementos Fundamentales

El diseño

La Calidad del dato

Cuadros de Mando

El diseño

Cuadros de Mando

La Calidad del dato

Cuadros de Mando

KPIs

Según los objetivos a cumplir

Consecución

Ventas, Beneficios

Reducción

Costes, Tiempo de producción

Entre mínimo y máximo

Horas productivas

KPIs

Atributos

Nombre Ventas

Valor 19 millones

Objetivo 21 millones (presupuesto)

Estado

Tendencia

Diferencia 2 millones

% Diferencia 9,52%

KPIs

Un KPI plasma el resultado con respecto a un

objetivo

Se podrá filtrar por la dimensión Fecha

Se indicarán rangos de rendimiento

<40%, entre 40% y 85%, >85%

<14m, entre 14m y 18m, >18m

KPIs

Un KPI plasma el resultado con respecto a un

objetivo

Suele haber distintos objetivos por periodo

Cada mes, trimestre, año

El objetivo no siempre es un valor prefijado

Es frecuente que sea un cálculo dependiente del Tiempo

Periodo anterior, Mismo periodo AA

Medias móviles (30 días, 200 días, …)

Hay que tener en cuenta la estacionalidad

No confundir

con la tendencia

KPIs

Es frecuente que estén en cascada

En base a unas reglas de cálculo

Los KPIs superiores se calculan en base a los

inferiores

Es frecuente ponderar

KPIs

Los KPIs se basan en expresiones de cálculo,

pero según sean los datos de origen

los clasificamos en:

Cuantitativos

Los datos de origen son objetivos

Ejemplo: importe venta, beneficio, nº de llamadas

Cualitativos

Los datos de origen están basados en interpretaciones

Ejemplo: Encuestas (grado satisfacción clientes)

KPIs

Es muy frecuente obtener un gran número de

medidas y KPIs … pero

¿Cuántos debemos tener?

¿Cuáles son los fundamentales?

¿Quién debe controlar cada KPI?

KPIs

Para uso en Cuadros de Mando debemos:

Priorizar

Normalizar

Deben ser:

Limitados

Simples (Fáciles de entender)

Fiables

Cuadros de Mando

Pasos para el diseño

1. Definir los objetivos del Cuadro de Mando

Comprender y documentar los objetivos iniciales

Aunque evolucionarán a lo largo del tiempo

Definir las preguntas que debe responder

Cuadros de Mando

Pasos para el diseño

1. Definir los objetivos del Cuadro de Mando

¿Cuál es el ticket medio?

¿Lo puedo analizar por …?

Priorizar por … Tienda, Fecha, Subfamilia

¿Puedo ver su evolución en el tiempo?

¿Puedo analizarlo tanto en cantidad como en

importe?

Cuadros de Mando

Pasos para el diseño

2. Definir los análisis e informes

¿Qué análisis lo componen?

¿Qué informes lo componen?

¿Cómo es la navegación?

Es primordial definir de qué tipo de Cuadro de Mando

se trata: Estratégico, Táctico u Operacional

Cuadros de Mando

Pasos para el diseño

2. Definir los análisis e informes

Cuadro de Mando Táctico “Ticket Medio”

Cumplimiento de objetivos anuales

Evolución mensual

Desglose por: Subfamilia, Zona geográfica, Tamaño de

tienda, Tienda

Análisis por importe y por cantidad, a ser posible que

se pueda comparar

Cuadros de Mando

Pasos para el diseño

3. Identificar Dimensiones, Medidas y KPIs

Dimensiones y atributos

Por los que filtrar

A utilizar en tablas y gráficos

Medidas a mostrar

KPIs

Valores, Objetivos, Umbrales, Gráfico a mostrar

Cuadros de Mando

Pasos para el diseño

3. Identificar Dimensiones, Medidas y KPIs

Filtrar por

Tienda, Fecha, Subfamilia

Medidas

Ticket Medio (por importe)

Ticket Medio (por cantidad)

KPIs

Con respecto al objetivo anual fijado

Y umbrales definidos

Cuadros de Mando

Pasos para el diseño

4. Aplicar las normas de diseño definidas

Han de ser homogéneos (unos con otros)

Cuadros de Mando

Pasos para el diseño

5. Desarrollar el cuadro de mando

Utilizar las herramientas seleccionadas

Recordar que es un proceso cíclico

Cuadros de Mando

Pasos para el diseño

5. Desarrollar el cuadro de mando

Cuadros de Mando

Demo

Ticket Medio

Cuadros de Mando

Realidad actual

Proyectos de BI -> Continuo aprendizaje

Evolución de los Requisitos a medida que se

utilizan las soluciones

Aumenta la capacidad de definir mejores soluciones

Se piden múltiples cambios

Se plantean cuestiones más complejas

Cuadros de Mando

Realidad actual

Las herramientas actuales permiten

Implementaciones rápidas

Cambios ágiles

Cuadros de Mando. Implementaciones

TradicionalÁgil

Requerimientos

Análisis

Diseño

Desarrollo

Pruebas

Mantenimiento

Requisitos

Diseño

ImplementaciónUso

Aprendizaje

Ágil

Cuadros de Mando

Implementaciones ágiles

Ciclos cortos

Ciclos continuos

Iniciamos Prueba de Concepto (PoC)

Aprendamos de ella (TI y usuarios)

Apliquemos lo aprendido en el nuevo ciclo

Repliquemos N ciclos

PoC

Ciclo 1

Ciclo 2

…

Ciclo N

Ayuda a la definición de requerimientos

Definir objetivos

Escribir cuestiones acerca de objetivos

Definir indicadores que las resuelvan

Describir metas y objetivos

Describir procesos que controlan cada indicador

Chequear disponibilidad de datos para cada KPI

Asegurarse de que los KPIs producen la respuesta esperada

Asignar un responsable para cada KPI

Cuadros de Mando

Errores habituales

Extenderlo más allá de la pantalla (scroll)

Mostrar información no contextualizada

Elegir tablas o tipos de gráficos inadecuados

Mala disposición y distribución en pantalla

Cuadros de Mando

Errores habituales

Demasiada información superflua

No hacer suficiente énfasis en lo importante

Falta de simplicidad

Exceso de gráficos sin números

Cuadros de Mando

Buenas prácticas

No cometer los errores citados

Simplificar, simplificar, simplificar … y

Eliminar todos los elementos superfluos

Logos, imágenes, fondos, etc…

Cuadros de Mando

Buenas prácticas

Unificar el diseño de los diversos elementos

Colores, fuentes, tipos de gráficos, distribución, etc…

Facilitar el filtrado y la búsqueda

Buena navegación

Cuadros de Mando. Bibliografía

Gracias

@salvador_ramos

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