cuevas, vilma - triana, mónica - entregable n° 3 - proyecto final
TRANSCRIPT
NUCLEAR 2011
FUNDAMENTOSFUNDAMENTOSGUÍA DE TRABAJO Nº GUÍA DE TRABAJO Nº 33
GESTORAS DE C.O. GESTORAS DE C.O. VILMA NOHEMÍ CUEVAS QUIROS VILMA NOHEMÍ CUEVAS QUIROS (200820300)(200820300)
MÓNICA MARÍA TRIANA QUINTERO MÓNICA MARÍA TRIANA QUINTERO (200820828)(200820828)
JOANNA PAOLA PRIETO RUIZJOANNA PAOLA PRIETO RUIZ
GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓNGESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN
UNIVERSIDAD EANUNIVERSIDAD EAN FACULTAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA -FACULTAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA -
MERCADEOMERCADEO
BOGOTÁ D.C.BOGOTÁ D.C.
2
NUCLEAR 2011
20201111
3
NUCLEAR 2011
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN 4
RESUMEN 5
OBJETIVOS 6
NUCLEAR 7
Casa BETANIA 7
Plan Estratégico de Comunicación Organizacional 14
Auditoría y Control Estratégico del Plan de Comunicación
Organizacional 20
Matrices CEMC 21
CONCLUSIONES 27
ANEXOS 28
BIBLIOGRAFÍA 29
4
NUCLEAR 2011
INTRODUCCIÓN
En mundo tan saturado de
productos de información
como el de hoy, es
importante que las
organizaciones desarrollen y
ejecuten planes estratégicos
de comunicación tanto a
nivel interno como externo
para obtener
COMUNICACIÓN con sus
stakeholders. En nuestra tercera guía desarrollaremos un plan estratégico de
comunicación para la empresa Casa BETANIA, donde se tendrá en cuenta
para su desarrollo aspectos como la cultura organizacional (misión, visión,
valores, principios corporativos), la elaboración de un presupuesto que
permitirá conocer los gastos que se tendrán en la implementación del plan de
comunicación y los aspectos que conllevan un CEMC, el cual permite concluir
con una medición que nos indica si se están cumpliendo los objetivos
corporativos y del plan o si por el contrario estamos fracasando en el
planteamiento y/o ejecución de las estrategias. Por lo que se identificarán los
indicadores de gestión comunicativa y las matrices que permitan evidenciar el
CEMC.
5
NUCLEAR 2011
RESUMEN
La ejecución de un plan estratégico de comunicación establece las tácticas a
utilizar y los recursos (lenguaje, presupuesto, cronograma, mensaje y medios
con los que se desarrollará el plan). Es importante además hacer un análisis
estratégico del entorno competitivo para poder comprender el medio en el cual
se desenvuelve la actividad económica de la organización; el entorno de una
empresa posee factores externos donde encontramos factores políticos,
económicos, tecnológicos, sociales, jurídicos y culturales y factores internos
donde encontramos: proveedores, clientes, competidores y empleados, este
tipo de factores no son estáticos por el contrario al igual que las empresas van
evolucionando cada día. Para lograr desarrollar un buen análisis del entorno es
necesario seguir ciertos pasos, entre estos tenemos: Estudiar la oferta, la
demanda y el comportamiento futuro. Existen cinco principales fuerzas que
guían la competencia en el entorno y las cuales las organizaciones deben
evaluar: amenazas de entradas de nuevos competidores, rivalidad entre los
competidores, poder de negociación de los proveedores y los compradores y
amenazas de ingreso de productos sustitutos.
La constitución de barreras de entrada permite defenderse de los nuevos
competidores en el mercado algunas de estas barreras de entrada son: las
economías de escala, diferenciación del producto, inversiones de capital,
políticas gubernamentales y acceso a los canales de distribución.
Además la implementación de un control estratégico y mejoramiento continuo
de la comunicación organizacional (CEMC) el cual permite evaluar las
estrategias, tácticas y acciones empleadas en el plan de comunicación, y la
eficiencia que estas ofrecen al cumplimiento de los objetivos de la organización
.
6
NUCLEAR 2011
OBJETIVOS
Identificar los factores
que contemplan un plan
estratégico de comunicación
para una empresa, en este
caso Casa BETANIA.
Analizar los factores que
dinamizan la cultura
organizacional y como esto
influye en su comunicación.
Identificar los indicadores
de gestión comunicativa de
la empresa Casa BETANIA.
Implementar un plan
estratégico de comunicación
organizacional en la
empresa, donde se
encuentren soluciones a
posibles inconvenientes
comunicativos.
7
NUCLEAR 2011
Analizar los factores que intervienen en el control
estratégico y mejoramiento continuo de la organización
(CEMC).
PLAN DE COMUNICACIÓN PLAN DE COMUNICACIÓN CASACASA BETANIA BETANIA
Casa BETANIA es un proyecto de empresa
que ofrece un portafolio de productos de
decoración para el hogar con un valor
agregado, donde nuestra principal
estrategia es estar innovado en las
diferentes técnicas que se puedan aplicar a
la lencería del hogar (patchwork, bordados, pirograbado, pintura en tela, etc.) con
diseños personalizados y adaptados a las diferentes épocas del año.
Casa BETANIA, quiere trabajar con mujeres (entre los 30 y 60 años de edad)
que tienen experiencia en las técnicas implementadas para la producción y que
estarán en constante capacitación de acuerdo a las exigencias del mercado.
Los productos pasarán por un rígido control de calidad y nos caracterizaremos
por un excelente servicio que escucha y atiende al cliente.
En la labor somos un equipo, donde la colaboración y la comunicación
transparente son claves para solucionar problemas, atender solicitudes y
nuevas ideas de nuestro equipo de trabajo, quienes son motivadas por medio
de incentivos para presentar ideas innovadoras a la empresa.
8
NUCLEAR 2011
CCULTURAULTURA ORGANIZACIONALORGANIZACIONAL
La cultura de Casa BETANIA estará compuesta por las subculturas de mujeres
emprendedoras de varias regiones del país, donde se evidencia el orden, la
colaboración, el amor por la organización y la armonía que resplandece dentro
de ella.
MMISIÓNISIÓN YY VISIÓNVISIÓN – – CASACASA B BETANIAETANIA
PPRINCIPIOSRINCIPIOS YY VALORESVALORES CORPORATIVOSCORPORATIVOS
Honestidad en todo lo que hacemosRespeto e interés por la integridad de los stakeholdersLabor y ordenCumplimiento en todo lo propuestoSensibilidad ante diferentes situaciones organizacionales y socialesTransparencia en nuestros actosGenerar confianza
9
MMISIÓNISIÓN
“Ofrecer a nuestros clientes un excelente servicio, variedad de productos de la mejor calidad e
innovación constante en sus diseños, comunicación fluida y amor de sus empleados por la
organización”.
VVISIÓNISIÓN
“Ser líderes en la producción y distribución de productos innovadores de lencería para el hogar”.
NUCLEAR 2011
OOBJETIVOSBJETIVOS
Estar en constante innovación de nuestros productos de acuerdo a las exigencias del target.Establecer un ambiente de armonía y generar confianza en el lugar de trabajo.Lograr por medio de la comunicación un mayor provecho del tiempo laboral y mayor productividad.Emplear mujeres adultas que se caractericen por su desempeño y creatividad.Lograr por medio de las estrategias de negocio, de mercadeo y de comunicación y la misión el logro de la visión organizacional.Ofrecer un excelente servicio al cliente, escuchar y solucionar las sugerencias e inquietudes de nuestros públicos.
AANÁLISISNÁLISIS DOFA DOFA
POSITIVO NEGATIVO
FORTALEZASFORTALEZAS
Innovación Rapidez y atención en el servicio Personalización de los diseños
de acuerdo al cliente Confianza entre los empleados y
directivas de la organización Implementación de herramientas
virtuales para agilizar el flujo de comunicación
DEBILIDADESDEBILIDADES Falta de compromiso de los empleados Falencias de comunicación. Capital insuficiente Retrasos de producción Capacitación constante a
empleados Materia prima y mano de obra
costosa.
OR
IGEN
INTER
NO
Atrib
uto
s de la
em
pre
sa
OPORTUNIDADESOPORTUNIDADES
Posibilidades de exportar Adoptar la Pre – venta Implementación de social media Desarrollo del mercado Posibilidad de desarrollar
nuevos productos
AMENAZASAMENAZAS
Competencia fuerte Pago de impuestos Capacitación constante a
empleados Precio alto del producto Respaldo financiero
sostenible.
OR
IGEN
EX
TER
NO
Atrib
uto
s del
am
bie
nte
10
NUCLEAR 2011
De acuerdo al anterior diagnóstico empresarial, podemos decir que la
comunicación en el ámbito organizacional es clave para lograr el cumplimiento
de los objetivos y lograr sinergia dentro y entre el ambiente interno y externo,
pues, de no ser así casa BETANIA se sostendrá por un periodo corto debido a
que cada empleado buscará sus propios intereses.
EESTRATEGIASTRATEGIA DEDE NEGOCIO: NEGOCIO:Casa BETANIA en la cadena de valor de productos de lencería para el hogar
innovará en técnicas y diseños para que nuestros productos sean únicos;
además, en algunos casos se implementará post-venta, obteniendo de esa
manera capital y/o utilidades adelantado, permitiéndonos adelantar
producción; la empresa también utilizará social media como
valor agregado, pues, por no facilita el flujo de comunicación
entre el medio interno y externo que afecta directa o
indirectamente la compañía, sobra decir que también se
venderá y se dará garantía virtualmente. La organización
fomentará el trabajo en equipo y la transparencia en la
comunicación integral.
ESTRATEGIA DE MERCADEO:
Nuestro target serán mujeres (en edades aproximadas de los 20 años en
adelante) de estratos socioeconómicos 2, 3, 4, 5 y 6, las cuáles buscan un
hogar único y armónico, por eso nuestro lema es: “diseño y armonía para tu
hogar”, además se les prestará un servicio amable, oportuno y personalizado.
También, si es posible, se firmarán alianzas con almacenes de cadena, para
abarcar una distribución nacional. El producto, como ya se mencionó
11
NUCLEAR 2011
anteriormente, con diseños únicos, se promocionará por social media, voz a
voz y en centros comerciales que frecuenten nuestro publico objetivo. El precio
de introducción no será muy alto, pero luego se deberá incrementar, pues, la
materia prima y la mano de obra es costosa.
ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN:
Nuestra principal estrategia de comunicación es la claridad del mensaje. Se
analizará el lenguaje del receptor para evitar que el mensaje se distorsione en
el camino, se hablará de nuestra cultura organizacional, del producto que
ofrecemos y se motivará el público para que nos retroalimente. Ahora, para
nuestro público interno se implementará una comunicación integral
personalizada, sin perder la autoridad, donde los empleados confíen en sus
superiores y entre ellos mismos en comunicar. Lo anterior se logrará con el
plan de comunicación propuesto en este documento.
12
NUCLEAR 2011
PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIÓNPLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONALORGANIZACIONAL
ESTRATEGIA SITUACIONAL POR CONDICIONES ESESTRATEGIA SITUACIONAL POR CONDICIONES ESXXCC
El plan estratégico de comunicación para casa BETANIA, está sostenido por
los siguientes conceptos:
MISIÓN DEL PLAN
La comunicación integral con los diferentes públicos se logrará utilizando
medios personalizados, audiovisuales, físicos y virtuales, con un lenguaje y
mensaje claro para cada receptor.
VISIÓN DEL PLAN
Lograr sinergia entre los departamentos de la organización, aumentando la
producción, dando armonía al clima organizacional y con nuestro esfuerzo
lograr que el target recuerde y le sea fiel a la marca.
13
NUCLEAR 2011
I.I. IDENTIFICACIÓNIDENTIFICACIÓN
I.1 ObjetivoLograr sinergia entre los departamentos de la organización, para el logro de
objetivos, afianzar la cultura organizacional de manera que se refleje en la
armonía, en la producción y en el posicionamiento de la marca, así lograr
comunicación integral con todos los públicos, por medio de herramientas
virtuales y tradicionales.
I.2 Públicos del plan
I.3 SituaciónLos niveles de producción se reducen, hay retraso en el pedido de
materiales, los cuales se solicitan a la persona encargada por medios
físicos escritos. Además, los empleados se muestran rígidos a la presencia
de sus directivos y no comunican las falencias presentadas. Las anteriores
situaciones causan retrasos en los pedidos post-venta, generando una mala
impresión del público externo y pérdida de los mismos, los cuales no tienen
recordación de la marca y son infieles a ella, además la competencia toma
fuerza mientras que hay un déficit en nuestros ingresos.
14
Públicos
InternosEmpleados
Personal Administrativo
Externos
Clientes
Proveedores
Medios de Comunicación
Grupos de interés
NUCLEAR 2011
II.II. SOLUCIÓNSOLUCIÓN
II.1 Creación
Táctica Operativa
Implementar un software de intranet sencillo, para que de esa manera
lleguen los informes de stock a la persona encargada de realizar los
pedidos a proveedores, la cual debe estar en constante comunicación
con el personal de producción para que el inventario esté al día.
Adicionar a la intranet la posibilidad de tener contacto directo virtual con
proveedores.
El personal administrativo debe de comunicar abiertamente, inspirar y
dar confianza a los empleados y hacerles tomar conciencia de la cultura
organizacional donde se trabaja por los mismos objetivos, de esa forma
el personal empleado iniciará una comunicación ascendente y horizontal
para mantener la sinergia. También se implementará un buzón de
sugerencias para las personas que quieran mantener sus opiniones en
el anonimato.
La comunicación visual dirigida a los clientes tanto por social media
como por otros medios debe ser de un gran impacto visual y nuestro
servicio al cliente debe ser excelente para de esa manera retener a los
clientes.
Táctica argumental
Slogan: “diseño y armonía para tu hogar” – para él público externo.
Para el publico interno se utilizarán argumentaciones como: “eres parte
de la familia casa Betania”, “nuestra cultura es tu cultura”, “la
15
NUCLEAR 2011
comunicación agiliza y dinamiza tu labor”, somos lo que somos por tu
labor”, entre otras.
16
Herramientas
Las herramientas a utilizar serán: orales, escritas y audiovisuales, para
cada una de ellas y dependiendo del público al que se quiera comunicar
en las diferentes etapas del plan serán individuales y masivas.
Público
Herramienta
CoberturaOral Escrita
Audio visual
INTERNOMasiva
Individual
EXTERNOMasiva
Individual
En la siguiente matriz se podrá observar el análisis de los medios de comunicación basados en tecnología que están dentro
del plan inicial, los que se consideran que ayudarían al éxito del mismo y cómo se anexarían dentro del plan estratégico de
comunicaciones.
MEDIOS DE COMUNICACIÓN BASADOS EN TECNOLOGÍAMEDIOS DE COMUNICACIÓN BASADOS EN TECNOLOGÍA
MEDIOPLAN ES CLAVE PARA EL PLAN DE COMUNICACIÓN
SE ANEXA AL PLANSí No Sí No ¿Por qué?
SITIO WEB Este medio sería clave para la comunicación con el público externo y para ventas on-line, muestra de portafolio, personalización de productos por medio de un software sencillo para conocer los diseños que desean los clientes, exponer nuestra cultura organizacional y publicar información sobre eventos.
Se podría anexar al plan para la comunicación con clientes externos, posibles clientes y proveedores, pero se debe examinar el presupuesto.
SITIO INTRANETEstá contemplado dentro del plan, pues, es una herramienta que facilita la sinergia entre departamentos y la comunicación ágil con el público interno, permitiendo una profunda retroalimentación; además no es muy costoso.
Ya está anexado.
MENSAJERÍA INSTANTÁNEA
Facilita la comunicación entre el público interno, pero podría llegar a salirse de control, disminuyendo la productividad.
De anexarse sería al sitio intranet.
Sería muy útil pues le permite a la organización Se podría anexar a la
NUCLEAR 2011
CORREO ELECTRÓNICO comunicarse con los stakeholders de manera
personal y/o masiva, permitiendo privacidad entre los interesados. Deben plantearse normas donde quede claro que es solo para uso organizacional.
intranet y/o página web, pagando el dominio al servidor de Gmail.
TELEFONÍA IP Es una herramienta que simplifica la infraestructura de comunicación agiliza la atención de los públicos y la solución de inconvenientes.
Se agregaría a servicio al cliente.
FOROS Y CHARLAS (Chats)
Los foros serían muy productivos comunicativamente, pues, se podría conocer la opinión de los públicos internos y externos sobre un tema específico, además la organización podría hacerse pasar por alguien del público para defender la organización de ataques sin fundamento.Los chats se utilizarían exclusivamente para resolver dudas de los clientes externos.
Se implantarían ambos dentro de la página web.
VIDEOCONFERENCIA Este medio agiliza la comunicación con públicos
internos, pero para esta etapa de la empresa no es necesaria; se consideraría para un plan estratégico de comunicación futuro, donde Casa BETANIA sea más madura.
No aplica
19
NUCLEAR 2011
BLOGEstá propuesto dentro del plan, pues, es una herramienta que permite interacción con el público externo, donde se publica información de la empresa y aunque es muy similar a la página web, permite mayor socialización.Su costo es relativamente bajo.
Está anexado en social media.
ELEFONÍA MÓVIL SMS y MMS
Es clave para brindar información a clientes externos fieles de la organización, para enviarles información sobre el estado de su envío y para el público interno sobre novedades de la empresa.Se debe tener precaución, pues el público puede sentir invasión de su privacidad, además es costoso.
Se podría anexar como un ítem adicional para el envío de información.
SOCIAL MEDIA
Está contemplado dentro del plan, pues, es un factor clave para el éxito del plan de comunicaciones, que permite la difusión de información amplia y un feedback casi inmediato.
Está anexado
COMUNICACIÓN 2.0
Este factor no está planteado como tal, pero se aplica dentro de las redes sociales y blog, pues, la comunicación se efectúa dentro de ellas con el público externo, donde se puede influir sobre su decisión de compra y ellos a la vez descubren y redescubren la empresa y sus valores corporativos.Este medio es clave para el éxito del plan, pues, permite una relación más íntima con el público.
Se anexaría al factor Social Media, al blog y la web.
20
II.2 Condicionantes
El lenguaje
Público Interno: Lenguaje formal y/o técnico para el personal
administrativo y para los proveedores y lenguaje sencillo y claro para los
demás empleados.
Público externo: Lenguaje de campaña publicitaria, sencillo pero con
alto significado y recordación.
Recursos
El recurso humano: esencial para este plan sería: el gerente de
comunicación con apoyo del personal administrativo, quien dará a
conocer el plan, lo ejecutará, motivará a los públicos, lo evaluará y de
ser necesario lo corregirá, promotores para evento en centro comercial y
un publicista, que será el encargado de modificar y realizar el
lanzamiento de la publicidad.
En cuanto al recurso financiero debe ser de bajo costo para empezar
debido al escaso presupuesto, pero además se debe realizar un
préstamo en alguna entidad soportado con los niveles de producción
que se lograrán con este plan.
NUCLEAR 2011
22
PRESUPUESTO
ÍTEM COSTO VALOR ($)PRÉSTAMO
Sí No
INTRANET – Capacitación e instalación
Medio 2’000.000.00 X
Pagina WebBajo/MedioPor 5 meses inicialmente
100.000.00 X
Blog Servicio gratuito 0.00 X
Redes socialesSolo el servicio gratuito
0.00 X
Eventos centros comerciales
Bajo/ Medio 1’500.000.00 X
Recurso Humano Medio 4’000.000.00 X
Impresión de recursos publicitarios
Medio 2’000.00000 X
Gastos imprevistos 500.000.00 X
TOTAL 10’100.000.00
TOTAL PRÉSTAMO A REALIZAR 8’000.000.00
RECURSOS CON QUE SE CUENTAN 2’100.000.00
NUCLEAR 2011
El tiempo: instalación de intranet (1 semana),
capacitación intensiva y simulacro (1 semana),
adaptación (aprox. 7 días después), eventos para
públicos externos (4 meses) y actividades para tomar
conciencia de la cultura organizacional debe realizarse el
tiempo que dure el plan, pero no debe ser muy
saturado porque se pierde el efecto.
Este ítem se encuentra más detallado en el
cronograma.
Terreno el plan se desarrollará
físicamente en la organización y
en centros comerciales para el
público externo.
Este plan no está en contra de
ninguna política o Ley.
23
NUCLEAR 2011
II.3 Contingencias
La intranet de bajo costo con el incremento de la producción y el mal
uso que podría dársele, colapsaría, causando un daño peor. Por eso el
personal debe de estar preparado, pues si esto sucede se debe recurrir
a la comunicación tradicional (cartas, carteleras, memorandos teléfono,
etc.). En cuanto a comunicación integral y el factor confianza entre
directivos y empleados, debe manejarse con precaución, pues, es
posible que los subordinados pierdan el respeto a sus superiores.
Es probable que los mensajes de social media no lleguen a todo el
público objetivo y que este mismo en los eventos externos se muestre
sin interés por el producto, por eso el
evento debe ser llamativo y de acuerdo
al target.
También puede haber rechazo del
crédito, por lo que se debe presentar
solicitud ante diferentes entidades.
24
NUCLEAR 2011
III.III. EL PLAN DE COMUNICACIÓNEL PLAN DE COMUNICACIÓN
III.1 Objetivos
Lograr por medio del presente plan un aumento en la productividad a corto plazo
PúblicoInterno
Acciones ColaboradoresImplantación de la intranet, con su debida capacitación para el manejo de herramientas virtuales que permitan agilizar los procesos.
Encargado de comunicación
Aumentar los niveles de comunicación horizontal y ascendente por medio de la confianza, creando una sinergia benéfica para la
organización
PúblicoInterno
Acciones ColaboradoresEquipos de trabajo para resolución.Planes de motivación. Mensajes en la intranet. Reuniones.Cartas.Jornada de puertas abiertas.
Encargado de comunicación y personal administrativo
Transmitir la misión, visión y los valores de la organización, para obtener la fidelidad de nuestros públicos
PúblicoInterno
Acciones ColaboradoresPublicaciones en carteleras. Fondos de pantalla de los computadores con texto e imágenes alusivas 3 veces por semana.Envío de correos electrónicos.Mensajes en la intranet.
Encargado de comunicación y personal administrativo
25
NUCLEAR 2011
PúblicoExterno
Instalaciones que reflejen nuestra cultura - LobbyExcelente servicio.Folletos con nuestros productos donde muestre la cultura.
Encargado de comunicación, publicista y empleados.
Posicionar la marca positivamente en la mente del consumidor por medio de eventos publicitarios
PúblicoExterno
Acciones ColaboradoresEventos en centros comerciales.Folletos y demás papelería de la organización.Blog de Casa Betania.Página web.Participación activa en social media.
Encargado de comunicación y publicista.
COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA
Variables INTERNA EXTERNA
TIPOS DE COMUNICACIÓN
Comunicación Integral (ascendente, descendente
y horizontal)Comunicación comercial
MEDIOS DE COMUNICACIÓN
Interpersonales y audio-visuales
Visuales, virtuales e interpersonales
ELEMENTOS PROMOCIONALE
S
Carteleras, intranet, reuniones, capacitaciones,
jornada de puestas abiertas, videoconferencias, encuestas, instalaciones y
cartas.
Promoción en centros comerciales, folletos,
tarjetas de presentación, promoción en social
media y merchandising.
I.1 Detalles de la comunicación
26
I.2 Cuadro de AUDIENCIAS y TÁCTICAS
AUDIENCIAS
TA
RG
ET OBJETIVO MEDIOS
TONO Y LENGUAJE
TÁCTICAS
RESPONSABLE
ENTREGABLE
INSUMOS REQUERIDO
S
RECOMENDACIONES/
OBSERVACIONES
Per
son
al O
per
ativ
o
Aumento de la productividad.Afianzar la comunicación.Transmitir la cultura organizacional.
IntranetReunionesAudiovisualesCarteleraBuzón de sugerencias Jornada de puertas abiertas.
Lenguaje sencillo.La cultura organizacional y la comunicación armonizan tu labor
Equipos de trabajo para resolución, motivación, mensajes en la intranet, capacitación,Jornada de puertas abiertas.
Encargado de comunicacionesPersonal administrativo.
EncuestaInforme de productividad
Informes anteriores de la compañía.Información de cada empleado.
Mujeres adultas (entre los 30 y 60 años), madres, organizadas, estrictas y de lenguaje sencillo, tradicionales y conservadoras, pero creativas y emprendedoras, con nivel de educación técnico. Estratos socioeconómicos 1 y 2.
Per
son
al D
irec
tivo Lograr sinergia
con los demás departamentos. Afianzar la comunicación.Transmitir la cultura organizacional.
IntranetReuniones CarteleraBuzón de sugerencias.Reuniones.
Lenguaje formal y/o técnico, donde se incentive la ayuda a la organización e implementación de medios tecnológicos.
Equipos de trabajo, mensajes en intranet, planes de motivación, reuniones.
Encargado de comunicacionesNotas y flashes informativos
EntrevistasInforme de productividad encuestas
Informes anteriores de la compañía.Bases de datos.
Personal adulto, profesionales, emprendedores y de lenguaje técnico. Estratos socioeconómicos 3 en adelante. Personas que se interesan por el desarrollo de la organización.
NUCLEAR 2011
Pro
veed
ore
s Agilizar el flujo de comunicación, para la entrega oportuna de los pedidos y afianzar la comunicación.
IntranetInternetMedios tradicionales
Lenguaje técnico y/o sencillo cuando se requiera
Mensajes virtualesCartasinstalaciones
Encargado de comunicaciones y personal administrativo.
Informe de pedidos y materiales en inventario
Informe de pedidos anteriores y datos de proveedores
Personal técnico calificado, le interesa el rendimiento de la empresa, pues de ello depende su labor.
Per
son
al E
xter
no
Generar un buen posicionamiento de la marca y la fidelidad del cliente.
Social mediaFolletosPublicidad visual y promoción en centros comerciales.Merchandising.
Lenguaje de campaña publicitaria, sencillo pero con alto significado y recordación:. “diseño y armonía para tu hogar”,
Página web, redes sociales y medios virtuales (blog), stand en centros comerciales,Buzón de sugerencias,InstalacionesPuntos de venta. Folletos y demás.
Publicista.Encargado de comunicacionesPromotores en puntos de venta.
Encuestas EntrevistasInforme de ventas, miembros de redes sociales.Informes socialesCRM
Informe de ventas, miembros de redes sociales.Informes socialesCRM de años anteriores.
Público exigente, mujeres de los 20 años en adelante, de varios estratos socioeconómicos, con niveles educativos profesionales, pertenecientes a una familia, obsesionadas por estar bien arregladas físicamente y mantener su hábitat limpio, armonioso y llamativo y sociables.
28
NUCLEAR 2011
I.3 Cronograma
ACCIÓN HERRAMIENTAMES
1 2 3 4 5
Comunicación, explicación y solicitud de colaboración a la organización por medio de reunión acerca del nuevo plan de comunicación.
Gerente de comunicaciones
Medios interpersonales
Medios visuales
Instalación de Hardware, software y redes de la intranet.
Ingeniero de sistemas
Capacitación del personal
Capacitador Ingeniero de sistemasGerente de comunicaciones Medios interpersonales y audiovisuales
Concientización de la importancia de la cultura organizacional y la comunicación
Personal administrativo
Personal operativo
Evento en centros comerciales y campaña publicitaria en social media, web, blog y puntos de venta
Promotores
Gerente de comunicaciones
Verificación del cumplimiento y acogida del plan. Aspectos a corregir.
Gerente de comunicaciones
29
II.II. EJECUCIÓNEJECUCIÓN
II.1 Lanzamiento
Se debe realizar con liderazgo y seguridad, para
poder generar consenso en las personas que
serán decisivas para el desarrollo de la estrategia.
Se debe realizar en una reunión junto con todos
los empleados donde se resolverán dudas y se
recibirán opiniones y aportes al plan y debe ser
apoyado por las directivas para motivar a los
públicos.
El gerente de comunicaciones es quien dá luz verde para ejecutar cada
acción de acuerdo al cronograma y está al tanto de todos los
movimientos que se realicen.
II.2 Seguimiento
Un rígido seguimiento a cada
uno de los recursos para
verificar que todo marche
como se planeó, se debe
revisar el cronograma
diariamente. El encargado de
comunicaciones es el
principal actor en este factor,
el cual debe de estar rindiendo informes a las directivas de la
organización realizando encuestas al final de cada acción.
NUCLEAR 2011
II.3 Cierre
Se estará informando a los
públicos cuando se aproxime el
cierre del plan, pues, se
necesitará el apoyo de todo el
personal de Casa BETANIA
para lograr los resultados
esperados y dar un cierre
exitoso al plan, donde el gerente de comunicaciones deberá rendir un
informe final con todos los detalles del plan. De no obtener los
resultados esperados se debe revisar, modificar e iniciar de nuevo el
plan de comunicación, pero de ser exitoso se seguirá trabajando sobre
el mismo, pero adecuándolo según las necesidades de comunicación
con y para el público.
31
NUCLEAR 2011
III.III. EVALUACIÓNEVALUACIÓN
Auditoría y control estratégico del planAuditoría y control estratégico del plan
III.1 Indicadores de gestión comunicativa
El logro de los objetivos corporativos está basado en la cultura
organizacional de cada empresa, para este caso, Casa BETANIA la
cual utiliza una serie de indicadores de gestión de comunicación que le
permite medir los resultados que contribuyen al cumplimento de sus
objetivos corporativos y del plan de comunicación.
Indicadores de eficiencia: Para Casa BETANIA un indicador de
eficiencia no es únicamente la correcta y rápida elaboración de los
productos, es también lograr que nuestras colaboradoras le den el
mayor grado de aprovechamiento a cada uno de los recursos con
los que cuentan para el desarrollo de su tarea, dando como
resultado el umbral de productos elaborados en las diferentes
técnicas con unos costos mínimos.
Indicadores de eficacia: Nuestras operadoras además deben
cumplir con un número de productos elaborados por cada una de
ellas en un tiempo determinado y siendo eficientes a la hora de
aprovechar la materia prima que tiene a sus disposición, también se
evalúa la calidad de los productos y para que cumplan con los
estándares de calidad, requerimientos, gustos y necesidades que
requieren los consumidores.
32
NUCLEAR 2011
Indicadores de productividad: Casa BETANIA, es consciente que
un buen clima organizacional es la base de la productividad de sus
colaboradoras, pues, genera en ellas compromiso, dedicación,
espíritu de trabajo en equipo, aprovechamiento de recursos y tiempo
empleado en la elaboración de los productos.
Indicadores de efectividad: La comunicación organizacional es la
base para que los indicadores de eficacia, eficiencia y productividad
arrojen buenos resultados una correcta comunicación entre todos
los miembros de la organización en este caso BETANIA, hacen que
cada una de las colaboradoras se sienta comprometida con la
empresa, por tal motivo en Casa BETANIA, trimestralmente se
realizan encuestas de opinión donde las colaboradores tiene la
posibilidad de expresar su grado de satisfacción con la
comunicación que se brinda por parte de cada una de las áreas de
la empresa.
Todas las áreas de la empresa deben mantener una buena
comunicación ya que de cada uno de ellos depende el éxito en el
cumplimiento de los objetivos corporativos obteniendo así claridad
en:
Numero de pedidos.
Cantidad de productos e inventario.
Límite de tiempo en la elaboración de productos.
Características, diseños y materiales de los productos.
33
NUCLEAR 2011
III.2 Matrices de doble entrada MEDICIÓN DE PARTICIPACIÓN
MATRICES (CEMC)
Todo plan estratégico dentro de la organización debe contar con una
medición la cual nos permite reconocer si se están cumpliendo con los
objetivos corporativos o si por el contrario se esta fallando en la
implementación del plan, estableciendo el grado de avance y el
resultado que se esta generando en cada actividad.
MATRIZ DE DOBLE ENTRADA MEDICIÓN DE PARTICIPACIÓN
Es de vital importancia que en cada organización evalué el grado de
participación que tienen sus miembros en las diferentes actividades propuestas
por la misma y la interacción que tengan con los planes y los demás miembros
de la organización. Para esto se realiza a continuación una matriz de doble
entrada, donde evaluaremos el grado de participación que tienen los
integrantes de Casa BETANIA, en las actividades y reuniones que se plantean
34
PARTICIPACIÓN
NÚMERO DE TRABAJADORES
EN EL ÁREA ADMINISTRATIVA
NÚMERO DE TRABAJADORES
EN EL ÁREA OPERATIVA
NÚMERO DE TRABAJADORES
EN EL ÁREA COMERCIAL
ALTAMENTE PARTICIPATIVOS 1 5 2
PARTICIPATIVOS PASIVOS 1 4 0
MODERADAMENTE PARTICIPATIVOS 0 2 0
DESINTERESADOS 0 0 0
NO PARTICIPATIVOS 0 0 0
NUCLEAR 2011
para el desarrollo de los objetivos corporativos y del plan estratégico de
comunicación.
MATRIZ DE DOBLE ENTRADA GRADO DE PARTICIPACIÓN DE LOS EMPLEADOS
La siguiente matriz de doble entrada nos permite analizar si existe una
correcta comunicación en Casa BETANIA y como ésta afecta positiva o
negativamente el desarrollo de los objetivos planteados. Se realizó una
encuesta a los 15 miembros que conforman la empresa para poder
medir si se está implementada la estrategia de comunicación correcta.
MATRIZ DE COMPARACIÓN DE OBJETIVOS PLANTEADOS Y FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO
La gestión organizacional está basada en la comunicación, tanto de
forma interna como externa, donde aspectos como: imagen, reputación
y las habilidades comunicativas que posea el líder de la organización
reflejan si existe una buena comunicación dentro de la organización, en
el desarrollo de la siguiente matriz se podrá apreciar como la gestión
de comunicación satisface los factores críticos de éxito.
35
PERTINENCIA DE LA INFORMACIÓN
SI NOTOTAL DE
ENCUESTADOS
Considera apropiada la información que recibe en boletines, reuniones, carteleras y demás medios
13 2 15
Utiliza la información recibida en la toma de decisiones para el cumplimiento de sus tareas.
11 4 15
NUCLEAR 2011
36
INDICADORES
Objetivos / variables y acciones
VALORACIÓN EFICIENCIA EFICACIA EFECTIVIDAD PRODUCTIVIDAD
LIDERES EN PRODUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN
AtributosAprovechamiento de
los recursos
Eficiencia y eficacia en todos los proceso
de producción
Cumplimiento a cabalidad de los
objetivos
Capacidad de manejo de maquinaria y trabajo humano
IMPACTO EN LAS AUDIENCIAS
Resultados positivos y negativos obtenidos
Evitando desperdicios de tiempo y materia
prima
Satisfacción cliente, calidad y precio de los
productos
Aceptación del mensaje por parte de
los públicos
Cantidad de productos frente a cantidad de insumos utilizados
MEDIOS EMPLEADOSBoletines
Encuentras
Mínima cantidad de recursos
desperdiciadosServicio a los clientes
Implementación de la información obtenida
Lograr una producción exitosa
ATRIBUTOS DE IMAGEN
Rentabilidad Reducción de costos SatisfacciónEficaz y eficiente a la
vezRentabilidad
DISTRIBUCIÓN Tiempos, calidad.Tiempos empleados
adecuadamente
Satisfacción en los almacenes y
consumidores
Cumplimiento de todos los pedidos, a
su tiempo
Cumplir con los pedidos en tiempos
determinados
CONTENIDOS Factores críticos de éxito
Valores y atributos ParticipaciónGestión de
comunicación efectivaRentabilidad
TABLA DE COMPARACIÓN ENTRE UN GRUPO DE CONTROL Y UNO EXPERIMENTAL
En la siguiente tabla se muestra la medición preliminar para la elaboración de un producto por una persona, analizándolos en un grupo experimental y uno de control:
GRUPO 1 GRUPO 2
1. Medición preliminar productividad Grupo 1.
= 1unidad24horas
2. Se realizaron 2 reuniones de grupo informativas sobre los mecanismos de control y mejoramiento continuo a emplearse en los próximos meses.
3. Se realizó una nueva medición después de cada reunión que arrojo los siguientes resultados :
Productividad 1, Grupo 1 = 1unidad24horas
=0,04
Productividad 2, Grupo 1 ¿2unidades24horas
= 0, 08
Productividad 3, Grupo 1 ¿3unidade s24 horas
= 0,125
1. Medición preliminar productividad Grupo 2.
= 1unidad24horas
2. Se entregaron 2 memorandos informativos sobre los mecanismos de control y mejoramiento continuo a emplearse en los próximos meses.
3. Se realizó una nueva medición después de cada memorando, los cuales arrojaron los siguientes resultados.
Productividad 1, Grupo 1 = 1unidad24horas
= 0,04
Productividad 2, Grupo 1 ¿3unidades24horas
= 0,125
Productividad 3, Grupo 1 ¿3unidade s24 horas
= 0,125
CONCLUSIONES
La comunicación y la cultura organizacional son el punto de partida para
que cualquier organización pueda cumplir sus objetivos corporativos. La
ejecución de un plan estratégico de comunicación para Casa BETANIA,
permite que sus clientes tanto internos como externos tengan clara la
cultura organizacional de la empresa, sus productos y servicios.
El control estratégico y el mejoramiento continuo de la comunicación
organizacional permiten hacer una medición donde se indica si la
organización está cumpliendo con sus objetivos corporativos o si el por
el contrario no se están implementando adecuadamente las distintas
tácticas y estrategias para el desarrollo corporativo de la organización.
El realizar un análisis estratégico del entorno competitivo puede ser una
ventaja que las empresas pueden aprovechar, pues, por medio de este
la organización puede conocer sus fortalezas (fuerzas positivas o de
ayuda) y sus amenazas (fuerzas negativas o de riesgo).
Dentro del plan estratégico hay factores que nos permiten identificar la
naturaleza de las variables y atributos que determinan y dan como
resultado la implementación de estrategias en la organización, entre
estas tenemos los factores críticos de éxito, eficacia, eficiencia,
productividad y la rentabilidad.
BIBLIOGRAFÍA Y PÁGINAS WEB CONSULTADAS
Centro de investigaciones de la comunicación corporativa
organizacional CICCO. (2007).Comunicación empresarial. Plan
estratégico como herramienta gerencial. Capítulos 3 y 4.
Aguilera, J. (2008) Gerencia integral de comunicaciones. Bogotá:
Ecoe Ediciones.
La Comunicación Organizacional En La Empresa Moderna
Comunicación estratégica
Estrategias de comunicación corporativa
Plan Estratégico de Comunicación
Planeación Estratégica y Estrategia de Negocios 2 - Definición y
planeación estratégica
NUCLEAR 2011
ANEXOSANEXO 1 – ENCUESTA DE SATISFACCIÓN EMPLEADOS Y PÚBLICO INTERNO
41
NUCLEAR 2011
FECHAAPELLIDOS NOMBRES
CARGO C.C.Encuestador
5 4 3 2 1 OBSERVACIÓN
GERENTE DE COMUNICACIONESCasa BETANIA
Usted se siente parte de casa BETANIA
Muchas gracias por su tiempo, su opinión es muy importante para nosotros y para seguir mejorando casa BETANIA
ENCUESTA DE SATISFACCIÓN PLAN DE COMUNICACIÓN CASA BETANIA - EMPLEADOS
Es usted más productivo con estas herramientasMejoró la comunicación con sus colegas
Usted tiene buena comunicación con el área administrativa
En general el plan de comunicación cómo lo consideraUsted vela por cumplir la misión y visión de la organizaciónEn usted se reflejan los valores corporativos
Utilizó usted en los último meses herramientas virtuales
Tiene los conocimientos suficientes para manejar la intranet de la organización
Considera usted que las herramientas de comunicación que se utilizan en la organización hacen más fácil y dinámica su labor
Responda las soguientes preguntas de manera individual y cómo usted las considere, siendo el mejor puntaje 5 y el peor 1:
PREGUNTA
ANEXO 2 – ENCUESTA DE SATISFACCIÓN
CLIENTES EXTERNOS
42
NUCLEAR 2011
FECHA EDADAPELLIDOS NOMBRES
CARGO C.C.OCUPACIÓN SEXO
Encuestador
5 4 3 2 1 OBSERVACIÓN
Si__ No__
Que opina de nuestro personalUsted se comunica o lo haría con nosotros
Muchas gracias por su tiempo, su opinión es muy importante para nosotros y para seguir mejorando casa
GERENTE DE COMUNICACIONESCasa BETANIA
Conoce nuestra página WEB
Ha comprado sus productosQué opina del servicioLe han cumplido con sus pedidos
Es usted miembro de las redes socialesEs usted miembro de nuestro blog
Responda las soguientes preguntas de manera individual y cómo usted las considere, siendo el mejor puntaje 5 y el peor 1:
PREGUNTAConocía usted casa BETANIAPor qué medio se enteró
ENCUESTA DE SATISFACCIÓN PLAN DE COMUNICACIÓN CASA BETANIA - PÚBLICO EXTERNO
43