PLAN RADA

Osvežavanje i provera znanja

Predavanja

Ilustracija: Plan komunikacije promena u ŽTP Beograd, Promene dolaze u Poljsku, Ultimste Office products

Pauza

Simulacija: Zatvaranje filijale

SPROVODJENJE PROMENA

Iniciranje

Dijagnoza

Kreiranje vizije

Planiranje promena

Motivisanje za promene

Sprovodjenje promena

Upravljanje strukturom moći

Upravljanje personalnom

tranzicijom Stabilizacija promena

Praćenje i kontrola promena

FAZA ODMRZAVANJA FAZA POKRETA FAZA ZAMRZAVANJA

PROCES UPRAVLJANJA ORGANIZACIONIM PROMENAMA

PRINCIPI SPROVODJENJA PROMENA

Obezbediti promene kako formalnih tako i

neformalnih komponenti organizacije

Obezbediti što širu participaciju zaposlenih ali

uz čvrsto vodjstvo sa vrha organizacije

Zaposlenima dozvoliti značajnu ali ograničenu

autonomiju

Sprovodjenje promena mora biti čvrsto ali i

fleksibilno

FAZE SPROVODJENJA PROMENA

Planiranje sprovodjenja promena

Sprovodjenje promena u prvom ciklusu

Ostvarivanje i korišćenje početnih uspeha

Sprovodjenje sledećih ciklusa promena

Praćenje promena

Podrška i ubrzavanje promena

PLANIRANJE SPROVODJENJA PROMENA

Detaljno operativno (dnevno) planiranje

√ kada će se doneti potrebne odluke,

√ ko će obaviti koju aktivnost,

√ koliko resursa je potrebno izdvojiti za realizaciju odredjenih aktivnosti

Operativnim planiranjem promena, generalni plan promena se operacionalizuje i prilagodjava novim uslovima obzirom na vreme proteklo od faze planiranja promena

SPROVODJENJE PROMENA U PRVOM CIKLUSU

Ciklični karakter promena

√ Od dva, tri do desetak ciklusa promena

√ Od nedelju, dve do godinu, dve

√ Prvi ciklusi su najintenzivniji

√ “Ako moras da progutas zabu, nemoj mnogo da je gledas progutaj je odmah”, “Ako moras da progutas vise zaba, najvecu progutaj prvu”

Prednosti ciklicnog sprovodjenja promena

√ Istovremeno izvodjenje svih promena nije moguće usled prirodnog toka promena

√ kapacitet organizacije da izvodi promene nije takav da dopušta previše promena odjednom

SPROVODJENJE PROMENA U PRVOM CIKLUSU

√ Samo na taj način može se kreirati brzi početni uspeh

√ Nejednaka vaznost svih elemenata promena

Kako definisati sadrzaj prvog ciklusa promena √ Ciklus promena obuhvata sve potrebne promene u

jednom organizacionom delu – pilot projekat Prednost: omogućuje proces učenja i smanjuje rizik,

generisanje sposobnih agenata promena

Nedostatak: početak primene promena u čitavoj organizaciji se odlaže

√ Ciklus promena obuhvata promene samo jedne komponente organizacije ali u čitavoj organizaciji Promeniti ‘’sisteme visokog uticaja’’

Realni i simbolicki znacaj promena

KREIRANJE I KORIŠĆENJE POČETNIH USPEHA

''Ništa ne uspeva tako dobro kao uspeh''.

Brzi pocetni uspeh uklanja neizvesnost i

podize energiju za promene

Odrzava visoku tenziju potrebnu za promene

U manjim organizacijama na prve uspehe ne

bi se smelo čekati duže od 3-6 meseci a u

velikim 6-12 meseci.

KREIRANJE I KORIŠĆENJE POČETNIH USPEHA

Prvi ciklus

promena

Sledeći

ciklusi

promena

Zamrzavanje

promena

Početni

uspeh

Motivisanje

promena

Iniciranje

promena,

dijagnoza

Kreiranje i

širenje

vizije

Nivo

motivacije i

energije za

promene

Kritični nivo

motivacije za

promene Nema

početnog

uspeha

ULOGE POCETNIH USPEHA

Motivišu za promene

Pomažu da se fino podesi vizija i plan

promena

Slabi otpor promenama

Pretvara pasivne u aktivne pomagače

promena

Obezbedjuje podršku višeg rukovodstva

KARAKTERISTIKE POCETNIH USPEHA

Uspesi moraju biti vidljivi

Uspesi su jasni i nedvosmisleni - bez

''nameštanja rezultata''

Uspesi su jasno povezani sa promenama

UPOZORENJE:

√ Postizanje brzih početnih uspeha nikako ne znači manipulaciju i ''gimnastiku''

√ Kada se ostvari početni uspeh, organizacije ne smeju da stanu sa promenama

SPROVODJENJE PROMENA U SLEDEĆIM CIKLUSIMA

Novih ciklusa promena može biti jedan ili više u zavisnosti od dubine i širine promena

Opasnost da se promene zaustave posle prvog ciklusa zbog:

√ samozadovoljstva učinjenim promenama

√ medjusobne zavisnosti komponenti organizacije (princip: ‘’ne možeš menjati ništa dok ne promeniš sve’’)

SPROVODJENJE PROMENA U SLEDEĆIM CIKLUSIMA

Promene su sve šire i uključuju sve veći broj elemenata kroz nove projekte promena i nove inicijative za promene

Promene uključuju sve veći broj menadžera i izvršilaca – omasovljavanje promena

Ključnu ulogu u vodjenju promena dobijaju srednji i niži menadžeri

Ključ za uspeh promena u sledećim ciklusima jeste koordinacija i kontrola vise samostalnih projekata promena

Promene u ciklusima moraju ići do nivoa radnog mesta odnosno pojedinca i njegovih zadataka

PRAĆENJE PROMENA

Top menadžment organizacije moraju imati stalnu kontrolu nad procesom

Neophodan sistem izveštavanja o toku procesa promena koji obuhvata

√ Predmet izveštavanja: aktivnosti i rezultati

√ Subjekt i primalac izveštavanja: agent promena i timovi za izvodjenje promena

√ Forma izveštaja

√ Procedura i organizacija prikupljanja podataka

PRAĆENJE PROMENA

Korišćenje sistema izveštavanja o toku

procesa promena

√ Prikupljanje i obrada podataka o toku promena,

efektima i rezultatima promena

√ Prezentiranje podataka o efektima promena

√ Preduzimanje korektivnih akcija

KOMUNICIRANJE PROMENA

Komuniciranje - esencijalni zadatak top menadžmenta i agenta promena tokom čitavog procesa organizacionih promena

Ciljevi procesa komunikacije

√ Obezbediti zaposlenima informacije o toku procesa promena i ostvarenom napretku

√ Umanjiti osećaj nesigurnosti i neizvesnosti kod zaposlenih

√ Upoznati sve zaposlene sa dostignućima i uspesima pojedinaca i grupa u procesu promena

√ Obezbediti podršku procesu promena od strane stejkhodlera iz okruženja

KOMUNICIRANJE PROMENA

Komunikacija tokom procesa promena mora biti planirana i organizovana

Obrnuta proporcionalnost formalnog i neformalnog komuniciranja tokom promena

Plan komunikacije: autor informacije, sadržaj informacije, metu informisanja, vreme i kanal komuniciranja (vidi plan komuniciranja u ZTP)

Izvor informacija ili subjekt komuniciranja √ Top menadžment √ Agent promena i timovi za promene √ Srednji i niži menadžeri √ Tim za komuniciranje √ PR menadžer

KOMUNICIRANJE PROMENA

Meta informisanja ili objekat komuniciranja

Sadržaj informacija

√ informacije o uzrocima i potrebi promena,

√ informacije o dijagnozi stanja,

√ informacije o viziji i planu promena,

√ informacije o dosadašnjem toku sprovodjenja

√ informacije o sledećim koracima i aktivnostima

√ informacije o problemima i rešenjima

√ informacije o rezultatima, efektima i uspesima

KOMUNICIRANJE PROMENA

Zaposlenima je u informacijama potrebno

ponuditi ne samo šta se dešava već i zašto se

to dešava

Zaposlenima je potrebno prezentirati i ''veliku

sliku'' i detaljnu sliku promena

Da li i u kojoj meri treba prezentirati ''loše

vesti'' odnosno informacije o problemima,

teškoćama, lošim rezultatima?

Ne treba sugerisati emocije

KOMUNICIRANJE PROMENA

Oblik informacije

Vremenski rok

Kanal ili medijum komuniciranja

√ Verbalno komuniciranje

Sastanci

Neposredna verbalna komunikacija ili ubedjivanje

Pisano komuniciranje: interne novine, elektronska

komunikacija, oglasne table, izložbeni salon

√ Neverbalno komuniciranje – ponašanje menadžera

PODRŠKA I UBRZAVANJE PROMENA (FACILIATING AND ACCELERATING)

Vodjstvo organizacije i agent promena moraju da igraju aktivnu ulogu i to kroz √ podržavanje procesa promena (faciliating)

√ Ubrzavanje procesa promena (accelerating)

Neophodno konstantno prisutstvo agenta promena u procesu promena i blagotvorno delovanje na njegovo odvijanje √ Proces promena uvek nailazi na neočekivane

teškoće i probleme koji nisu bili planirani

√ Zahtevi za resursima se povećavaju

√ Ključni igrači iznenada odlaze iz organizacije ili menjaju stanovište postajući od saradnika protivnici promena.

Vodjstvo organizacije i agent promena moraju √ da konstantno da prate odvijanje promena i da

koriguju pravac promena ako je to neophodno

√ da deluju krajnji izvor rešenja za iznenadne teškoće i probleme na koje se nailazi

√ da deluju kao model za oponašanje, kao izvor ideja i mišljenja

√ da obezbedjuju potrebne resurse za promene

√ da daju podršku zaposlenima i menadžerima u samostalnom pronalaženju novih ideja i rešenja

√ da rešavaju konflikate i arbitriraju u toku procesa

√ da podsećaju i osvežavaju fokus promena kako se energija ne bi rasipala na druge strane

PODRŠKA I UBRZAVANJE PROMENA (FACILIATING AND ACCELERATING)

√ da se aktivno brine o funkcionisanju struktura za promene ustanovljenih u fazi planiranja i organizovanja promena

√ da iniciraju ''sporedne'' promene kao podršku ciljnim promenama

√ da rade sa ljudima: da brinu o njihovoj personalnoj tranziciji, otkrivaju i savladavaju otpore promenama, prate strukturu moći i uticaja i menjaju je tako da ona favorizuje a ne sprečava promene, prate potrebe za treningom i obukom zaposlenih i iniciraju ih, stalno komuniciraju sa zaposlenima

PODRŠKA I UBRZAVANJE PROMENA (FACILIATING AND ACCELERATING)