cum sa faci rapoarte

7/31/2019 Cum Sa Faci Rapoarte

1/136


2/136


3/136

PATRICKFORSYTH

Cum s` scrii rapoarte[i propuneri

Edi]ia a doua

Traducere: Irina Scheu[an

R&S RENTROP & STRATONGrup de Editur` [i Consultan]` \n Afaceri


4/136

HOW TO WRITE REPORTS & PROPOSALS Patrick ForsythKogan Page LTD

Prima edi]ie 2003

Retip`rit` 2004

Edi]ia a doua 2006

Retip`rit` 2006Patrick Forsyth \[i sus]ine dreptul de a fi considerat autor al acestei opere \n conformitate cu Copyright, Designs andPatents Act 1988.Punctele de vedere exprimate \n aceast` carte \i apar]in autorului [i nu corespund \n mod obligatoriu cu cele ale editoru-lui (Times Newspapers Ltd.).

CUM S~ SCRII RAPOARTE {I PROPUNERI

Edi]ia a doua

2008 RENTROP & STRATON

ISBN: 978-973-722-300-5

Toate drepturile rezervate. Nicio parte din aceast` lucrare nu poate fi reprodus`, arhivat` sau transmis`sub nicio form` [i prin niciun fel de mijloace, mecanice sau electronice, fotocopiere, \nregistrare audio

sau video, f`r` permisiunea \n scris din partea editorului.

Editor-Director General: George StratonTraduc`tor: Irina Scheu[an

Redactor: Manuela }rloaic`Manager editorial: Manuela }rloaic`

Art director: Cristina StratonTehnoredactare: Mirela Vasilescu

Corectur`: Elvira Panaitescu

Descrierea CIP a Bibliotecii Na]ionale a Romniei

FORSYTH, PATRICK

Cum s` scrii rapoarte [i propuneri/Patrick Forsyth;

trad.: Irina Scheu[an. Ed. a 2-a Bucure[ti: Rentrop &

Straton, 2008

ISBN 978-973-722-300-5

I. Scheu[an, Irina (trad.)

65.012.4

Bdul Na]iunile Unite nr. 4, bloc 107 A, sector 5, Bucure[tiTel.: (021) 209.45.45; Fax: (021) 205.57.30

E-mail: [email protected]; Internet: www.rs.ro.

R&S RENTROP & STRATONGrup de Editur` [i Consultan]` \n Afaceri


5/136

CUPRINS

Dedica]ie 7

Introducere: amenin]`ri [i oportunit`]i 9

1. Ce \nseamn` o bun` comunicare \n afaceri? 14Pericolele comunic`rii 14; Serios [i foarte serios 15; De ce s` scriemrapoarte? 17; A[tept`rile cititorilor 18; Perspectiva cititorilor 20;Obi[nuin]e puternice 23; Avantajele lecturii 23; Recompensa exce-len]ei 25; O oportunitate semnificativ` 26

2. Conceperea unui raport de calitate 28Stabilirea unor obiective clare 28; O structur` solid` 30; |n primulrnd, introducerea 33; Mijlocul 35; Sfr[itul 37; Dup` sfr[it 38

3. Preg`tirea pentru scris 41De ce acest raport? 43; Cercetarea dinaintea preg`tirii 45; O abor-dare sistematic` 47

4. Puterea limbajului 59Cultivarea unui stil 59; A[tept`rile cititorilor 60; Ce nu le place citi-torilor 66; Abordarea scriitorului 67; Utilizarea limbajului 69;

Exploatarea limbajului \n propriul avantaj 70; Gre[eli de evitat 72;Respectarea regulilor 75; Stilul 77


6/136

5. Lucrul cu cifrele 79Ajutoare 80; Metode de prezentare clar` a numerelor 81;

Contribu]ia limbajului 85

6. Propuneri conving`toare 89Un proces cumulativ 89; Un stadiu important 91; Tehnici deconvingere 92; Ce nu trebuie f`cut 92; Ce trebuie f`cut 93;Prospecte versus propuneri 96; Alegerea formatului 96; Alegereamomentului sau timing 98; Con]inutul propunerii 100; Lista de

obiective 107; Scrisorile 108; Prezentarea propunerilor 113;C[tigarea aten]iei 114

7. Contribu]ia prezent`rii 117Cum arat` paginile 118; Expunerile 123; Alte op]iuni de inclus125; Ambalarea general` 125

Postfa]` 127


7/136

Dedica]ie

O carte ca aceasta nu poate fi scris` f`r` ajutor. Cu certitudinem-am inspirat mult din experien]a carierei mele profesionale.Dou`zeci de ani de experien]` \n marketing [i training pe marketingmi-au dat mult de scris: rapoarte [i propuneri; memo-uri [i scrisori;noti]e [i articole ([i, \n cazul meu, c`r]i): sunt toate o parte inerent` aactivit`]ii.

La \nceputul carierei mele mi-am dat seama de dou` lucruri \nmunca mea. |n primul rnd, scrisul meu l`sa de dorit. |n al doilearnd, acest lucru conta. Am devenit a trebuit s` devin con[tient decum func]iona procesul de scriere \n afaceri. Mi-am dat seama c` re-gulile [i anumite linii de conduit` fac succesul mai sigur [i mai u[or:a[adar am \nceput s` studiez problema.

Prin urmare, le mul]umesc colegilor mei, care m-au ajutat s` m`

concentrez asupra problemei [i oportunit`]ilor, [i clien]ilor (mai alesacelora care au participat la cursurile mele despre scris) care mi-au datp`rerile lor pe parcursul anilor. Comentarile [i sugestiile lor au con-tribuit la competen]a mea de a aborda asemenea probleme.

Patrick Forsyth


8/136


9/136

Introducere: amenin]`ri

[i oportunit`]iE u[or s` scrii, tot ce trebuie s` faci e s` te ui]i \nne[tire la o coal` alb` pn` \ncep s` ]i se formeze

broboane de snge pe frunte.Gene Fowler

|ntr-o via]` agitat` de afaceri, s` scrii orice poate deveni o povar`.Cu siguran]` sunt [i lucruri mai importante de f`cut. Oameni dev`zut, decizii de luat, activit`]i ce nu suport` amnare. {i totu[i, toateacestea [i multe altele depind de comunicarea scris`. O scrisoare sau unmemo aranjeaz` \ntlnirile, un raport prezint` un caz sau anun]` o

decizie, o propunere insist` pentru o anume ac]iune ce trebuie \ntre-prins` sau o op]iune ce trebuie avut` \n vedere.Totu[i, citirea documentelor de afaceri poate fi o corvoad`, iar

scopul acestor hrtii nu va fi atins pn` cnd nu sunt citite [i \n]elese,a[adar ele trebuie s` g`seasc` un mod de a atrage [i a captiva aten]iacititorului. Ulterior, ele trebuie s`determineo ac]iune.

Probabil c` sunte]i att scriitor, ct [i cititor al documentelor deafaceri. Privi]i scrierea din perspectiva cititorului. Citi]i toate actelecare ajung pe birou? Citi]i cu adev`rat tot? Citi]i cu aten]ie de la


10/136

primul la ultimul cuvnt sau v` arunca]i privirea? Aproape cu certitu-dine, ve]i descoperi c` nu citi]i totul \n mod egal. Unele documente

sunt mai citite dect altele. Bine\n]eles, unele subiecte cer mai mult`aten]ie. Cine poate ignora un mesaj direct de la director? Dar faptul c`unele lucruri trebuie citite nu le face mai interesante sau mai pl`cute.

Un scris atent, ceea ce \nseamn`, nu \n ultimul rnd, ceva u[or decitit [i de \n]eles, va avea \ntotdeauna parte de mai mult` aten]ie dectun scris gr`bit [i neglijent. Totu[i, standardele \n aceast` situa]ie nusunt neap`rat universal valabile. A[ paria c` dac` a[ primi un leu pen-

tru fiecare om care \n acest moment se lupt` s` \n]eleag` un text oare-care, dorindu-[i s` fi fost mai u[or, eu nu a[ mai fi nevoit s` scriu. Cevase \ntmpl` cnd oamenii pun pixul pe hrtie, iar eficien]a comunic`riiare de suferit. |ntr-un hotel din Statele Unite exist` urm`torul semn pefiecare u[` de dormitor, pe interior: |n interes de securitate, asigura]i-v`c` u[a dumneavoastr` este \ncuiat` atunci cnd intra]i sau ie[i]i dincamer`. Este o singur` propozi]ie, complet absurd` (sau o minunat`[mecherie, dac` \]i iese), dar \n orice caz cineva a scris-o, a printat-o [ia afi[at-o, f`r` ca nimeni s`-[i dea seama.

Cum s-a \ntmplat asta? Poate e de vin` educa]ia; sau lipsa ei.Oricum, pu]inul pe care l-am f`cut la [coal` m-a ajutat totu[i \ntr-om`sur` cu scrisul, atunci cnd a trebuit s-o fac \n afaceri. Poate estelipsa criticii; poate managerii sunt prea toleran]i cu ceea ce au \n fa]`.Dac` mai multe documente ar fi respinse [i ar trebui rescrise, atunci cucertitudine s-ar acorda mai mult` aten]ie sarcinilor respective.

Importante sunt [i obiceiurile. To]i avem un stil de a scrie, de carene este greu s` ne desp`r]im. Mai mult, obiceiurile proaste se \nt`rescprin buna practic`. De exemplu, \ntr-o companie de calculatoare undea trebuit s` ]in un curs despre scrierea rapoartelor [i propunerilor, amprimit un num`r mare de propuneri, care mi s-au p`rut neinteligibile.Am \ntrebat cum se f`ceau propunerile \n asemenea mod [i am aflat c`la baz` fusese o propunere care servise drept model alteia; ciclul con-

tinuase timp de [ase ani. |n tot acest timp, nimeni nu se gndise delocla stilul documentelor. A fost nevoie de un nou manager, care s`-[i dea

10 Cum s` scrii rapoarte [i propuneri


11/136

seama c` rata e[ecurilor \n termeni de noi rapoarte era influen]at` pu-ternic spre mai r`u de c`tre standardele foarte joase.

Detalii cruciale

Cu to]ii ne putem da seama de un raport foarte prost, f`r` struc-tur` sau stil, cu un jargon excesiv, propozi]ii complicate, care ridic`\ntrebarea: Ce \ncearc` s` spun`?. Dar asemenea documente nu tre-

buie nep`rat s` fie dezastruoase pentru a nu-[i atinge scopul. Ele suntfragile. Un singur cuvnt prost ales poate diminua \n]elegerea sau eli-mina un efect altfel pozitiv.

Chiar [i o simpl` gre[eal` de ortografie (acestea pot ap`rea) poateavea un efect negativ. Nu voi uita niciodat`, \n primul meu an la ofirm` de consultan]`, cum am avut un mic rol \n alc`tuirea unor pro-puneri \naintate unei firme de lactate. Dup` \ntlniri, deliber`ri [i alte\ntlniri, s-a trimis, \n sfr[it, o propunere scris`. A trecut o s`pt`mn`.Apoi a sosit un plic de la compania \n discu]ie. |n`untru se afla o sin-gur` foaie de hrtie. Era o copie a titlului propunerii [i pe ea erauscrise, cu ro[u, dou` cuvinte: Nu, mul]umim; era [i un cerc ro[u \njurul unui cuvnt. Cuvntul lactate era scris laptate. Mult timpdup` aceea toate documentele scrise au fost verificate mult mai atent.

Ca prim` regul` pe care s-o ]ine]i minte verifica]i, verifica]i, ve-rifica]i. Pre]uiesc tare mult manualul pentru calculator pe care scrie

Informa]iile prezentate \n acest manual cu grij`, referitor la con]inut;nimeni nu este infailibil, dar divaghez.

Indiferent dac` eroarea dintr-un document este mai mic` sau maimare, efectul este acela[i. {i totu[i, chiar dac` \[i dau seama de gre[elilede ortografie din fa]a lor, unii oameni spun c` proastele obiceiuri nu sepot schimba. Nu sunt sigur de ce. Muncesc mult \n traininguri pentruprezent`ri, iar oamenii rar se \ndoiesc c` acestea se pot \mbun`t`]i cu

ajutorul trainingului. Totu[i, nu cred acela[i lucru despre scris.



12/136

O adev`rat` oportunitate

Nu conteaz`. Oricare ar fi motivele scrierii slabe, e de ajuns s` spunc`, dac` standardele sunt joase, e o adev`rat` [ans` pentru cei mai susde aceste standarde. Cu att mai mult pentru cei \n top. Scrisul \n afa-ceri e ceea ce eu numesc un talent de carier`. Nu e important doarla serviciu [i \n sarcinile pe care acesta le implic` [i care, la rndul lor,produc efecte , ci [i \n via]a personal`. Rapoartele slabe se vor \ntoarces` te bntuie [i, ca [i \n cazul altor talente personale, progresul \ntr-oorganiza]ie sau \ntr-o carier` poate depinde de calitatea minim` a\ndeplinirii sarcinii.

Recent, am f`cut un comentariu asupra entuziasmului unui grupde la un curs d\ntr-o companie, referitor la aceast` problem`, iar ma-nagerul companiei, care [i organizase evenimentul, mi-a spus: |naceast` organiza]ie nimeni nu este promovat dac` nu poate face oprezentare bun` [i nu scrie un raport bun. De bun-sim] [i, cred, din

ce \n ce mai r`spndit.A[adar, scrisul \n afaceri [i \n special scrierea unor documente mai

lungi rapoartele [i propunerile despre care vorbim \n aceast` carte constituie o calitate absolut necesar`. S-ar putea ca foarte multe lucruris` depind` de un document, care trebuie s` aib` efectul scontat odecizie, o vnzare, un rezultat financiar, reputa]ia personal`. Pentru ceicare se perfec]ioneaz` \n acest domeniu exist` multe oportunit`]i. Cu

ct mai mult trebuie s` scrii [i cu ct e mai important documentul pecare \l ai de scris, cu att este mai adev`rat` propozi]ia anterioar`.E destul de simplu: dac` scrii bine, cel mai probabil \]i vei atinge

obiectivele \n afaceri.Acest lucru nu poate fi \ndeajuns accentuat. O foaie de hrtie poate

nu schimb` lumea, dar bine scris` poate influen]a multe ac]iuni\ntr-un fel care va schimba rezultatele [i pe cei care scriu.

{i po]i scrie bine. Poate nu to]i ne dorim sau reu[im s` scriem unmare roman, dar cei mai mul]i pot ajunge s` scrie bine documente de



13/136

afaceri o scriere care se pliaz` bine pe inten]ie [i poate aduce rezul-tatul scontat. Aceast` carte recapituleaz` cteva abord`ri care pot u[ura

scrierea rapoartelor [i propunerilor, o pot face mai rapid` (un c[tig detimp, \n sine) [i, cel mai important, determin` o mai mare [ans` desucces.

O bun` scriere de afaceri nu este neap`rat dificil`. Se poate \nv`]acu studiu [i exerci]iu. E necesar ceva efort [i \n mod clar practic`, darse poate [i mai r`u. Somerset Maugham a spus: Sunt trei reguli pen-tru a scrie bine. Din nefericire, nimeni nu le cunoa[te. Scrisul \n afa-

ceri nu depinde de creativitate, de[i aceasta e bine-venit`, [i se supuneanumitor reguli. Regulile sunt, bine\n]eles, f`cute pentru a fi \nc`lcate.Dar sunt utile ca \ndrumare. Aceast` carte explic` cum s` te descurcicu scrisul [i, \n parte, cnd s` respec]i regulile [i cnd s` le \ncalci.

Multe dintre punctele care urmeaz` se refer` [i la rapoarte, [i lapropuneri, iar orice referire legat` de natura persuasiv` a propunerilorbeneficiaz` de propriul capitol; orice omisiune este inten]ionat`.

Patrick ForsythTouchstone Training & Consultancy

28 Saltcote MaltingsMaldon

Essex CM9 4QPUnited Kingdom



14/136

Ce \nseamn` o bun`comunicare \n afaceri?

|n ciuda pronosticurilor referitoare la birourile f`r` hrtie, p`remmai \nconjura]i scufunda]i? de hrtie ca niciodat`. |ntr-adev`r, dinmoment ce documenta]ia este \n principiu doar o form` de comuni-care, probabil, lucrurile a[a vor [i r`mne. Oricum s-ar prezenta uncaz, chiar dac` nu este deloc pe hrtie, cum e situa]ia e-mailurilor, el

trebuie scris.Cnd nu exist` comunicare, organiza]ia are de suferit. F`r` comu-nicare, nu se \ntmpl` prea multe. Comunicarea cea eficient` ungero]ile activit`]ii organiza]ionale [i faciliteaz` ac]iunile. Acest lucru esteadev`rat [i \n cazul celui mai simplu memo, cu att mai mult \n ceeace prive[te scrierile lungi [i complexe, cum sunt rapoartele.

Pericolele comunic`rii

Comunicarea tinde inerent s` nu fie chiar absolut sincer`.Probabil e prea pu]in spus: comunicarea poate fi de-a dreptul dificil`.{tim cu to]ii acest lucru [i tr`im experien]a zilnic. Ct de des la voi \nbirou spune cineva: Ce vrei s` spui?, De ce n-ai spus a[a de la\nceput?, Chiar nu \n]elegi nimic?, Ascult`, pentru numele lui

Dumnezeu, ascult`. Confuzia, \n toate formele sale, pnde[te tot tim-pul.

1


15/136

Confuzia poate ap`rea dup` primele cuvinte. Ce \nseamn` maiexact servicii non-stop, cnd nu exist` alte explica]ii? Cnd ne putem

a[tepta ca o persoan` s` fac` ceva ce a spus c` va face imediat? Cndne\n]elegerile apar \n comunic`ri a[a scurte, ct poten]ial de eroare seafl` \n rapoarte de 25 de pagini?

O mare parte din confuzia ce se na[te din comunic`rile neclare sedatoreaz` lipsei de gndire. |n discu]ii, vechea zical` de a gndi \naintede a deschide gura are un rost. |n conversa]ii po]i m`car s`-]i orga-nizezi gndurile. Po]i \ntreba, po]i da o l`murire, iar conversa]ia va

deveni apoi mai clar` pentru toat` lumea. |n comunic`rile scrise, peri-colul e ca neclarit`]ile s` r`mn`. Nu exist` neap`rat oportunitateaimediat` de a verifica (scriitorul poate fi la 100 de kilometri dep`rtare),iar o ne\n]elegere ap`rut` la pagina 3 poate denatura \ntregul mesajdintr-un raport.

Serios [i foarte seriosOdat` ce un lucru este scris, orice eroare devine permanent`, cel

pu]in pentru un timp. Pericolele confuziilor din scris variaz`:

Poate ap`rea o gre[eal`, dar \n]elesul s` fie totu[i clar. De exem-plu, un semn foarte vizibil pe terenul de golf: A nu se plimbasau antrena cini pe teren \n afara jocului. Adic`, se joac` golf[i se antreneaz` [i cinele? Acest aviz, de[i amuzant, va fi, desi-gur, \n]eles. Nu e nicio problem`, de[i, \n afaceri, orice gre[eal`indic` posibilitatea unor alte gre[eli mai mari.

Poate \ncerca din greu s` fie politicos, l`snd totu[i o impresieproast`. |ntr-un hotel, Renaissance, \n care am stat de curnd,era un afi[ pe m`su]ele de cafea, pe care scria: V` oferim posibi-litatea de a alege. Conceptul [i simbolistica posibilit`]ii de a ale-

ge reflect` filosofia secular` care permite existen]a diferen]elor,acceptnd faptul c` acestea pot coexista \n armonie. Posibi-

Ce \nseamn` o bun` comunicare \n afaceri? 15


16/136

litatea de a alege vine \n \ntmpinarea preferin]elor fiec`rui in-divid, oferind zone [i de fum`tori, [i pentru nefum`tori, \n spiri-

tul convie]uirii [i al respectului reciproc.

O polite]e exagerat` face \n final ca mesajul s` sune nepoliticos acest restaurant are zone [i pentru fum`tori, [i pentru nefum`tori, iardac` e[ti nefum`tor [i te-ai a[ezat lng` un fum`tor, cu att mai r`upentru tine. Conteaz`.

Poate fi a[a de \ncurcat \nct s` nu mai \n]elegi nimic (cu o ima-gine confuz`). De exemplu, magazinele de \nchiriat caseteBlockbuster comunicau de curnd cu clien]ii lor, dup` cumurmeaz`:

Timp limitat. |nchirierile nereturnate pn` la prnz \n data-limit` vor fievaluate pentru o tax` extins` de vizionare pe baza perioadei de

\nchiriere. |nchirierile de 5 zile sunt acum de o s`pt`mn`, [i dac` nusunt \napoiate pn` la prnz \ntr-a 9-a zi, ele vor fi evaluate pentru otax` extins` de vizionare egal` cu pre]ul ini]ial pentru fiecare perioad`suplimentar` s`pt`mnal` de \nchiriere, cu men]iunea c` politicataxei extinse de vizionare poate varia de la magazin la magazin.Regulile pentru membri se aplic` \nchirierilor. |n magazinele partici-pante, pentru un timp limitat. Verifica]i la magazinele participantedetaliile [i politicile pentru taxa de vizionare extins`.

Clar? M` \ndoiesc. Enervant? Foarte probabil, [i dac` nu respec]iregulile [i cineva te apostrofeaz` c`: Era totul scris foarte clar, este [imai enervant.

Poate fi de-a dreptul d`un`tor. Un comunicat de pres` este cevafoarte important. Am observat a[a ceva \n presa na]ional`, de

curnd, trimis de grupul de consultan]` Accenture. Articolulcomenta faptul c` Accenture previziona: O lume \n care activi-



17/136

tatea economic` este ubicu`, nerestric]ionat` de defini]iiletradi]ionale ale comer]ului [i universalit`]ii.

Da sau, mai degrab`, nu. Articolul se referea nu la con]inutulcomunicatului, ci doar la faptul c` afirma]ia era att de confuz` \nctnu avea niciun \n]eles. Este trist cnd scrierea e att de proast` \nct nuse ajunge nic`ieri.

Poate fi un nonsens: ca formularul care \nso]e[te detaliile pentru

cei care vor s` deschid` un cont de economii la ING Direct, carele cere aplican]ilor s`-[i specifice sexul ca masculin, feminin saunecunoscut. Sau oferta de vnz`ri CD-uri gratis cu reducere.Evident c` o gre[eal` a[a de grosolan` va fi observat` imediat, darnumai prezen]a ei va sc`dea credibilitatea scriitorului [i a \ntregiiorganiza]ii.

Cred c` lista s-ar putea continua, cu tot cu limbajul super pre-scurtat al mesajelor. Ideea e clar`: e foarte u[or s` nu te faci \n]eles \nscris. Sunt sigur c` tot ce-am scris mai sus a fost obiectul gndirii [i alverific`rii, dar nu suficient. Pune]i pixul pe hrtie [i ve]i p`[i pe unteren periculos.

A[adar, prima cerin]` a unei scrieri bune \n afaceri este claritatea.{i nu m` scuz pentru attea repet`ri pe parcursul c`r]ii. Un bun raporttrebuie verificat pentru claritate [i nu trebuie niciodat` presupus de la

\nceput c` totul va fi evident \n ceea ce am scris.Probabil c` vom acorda toat` aten]ia cuvenit` clarit`]ii [i ne vom

str`dui s` ne facem \n]ele[i, dac` ne este clar scopul scrierii noastre.

De ce s` scriem rapoarte?

E important motivul scrierii unui raport. Poate p`rea evident, darmajoritatea rapoartelor sunt \n leg`tur` cu subiectul lor. Scopul lor



18/136

nu este clar. F`r` o inten]ie clar`, raportul are tendin]a s` divagheze [inu va ajunge la o concluzie.

Rapoarte se scriu din multe motive, cum ar fi: s` informeze; s` recomande; s` motiveze; s` explice sau s` dezbat`; s` conving`; s` impresioneze;

s` \nregistreze; s` sublinieze sau s` dezvolte o situa]ie sau o credin]` deja exis-

tente; s` explice.

|n plus, ele pot avea [i obiective mai complexe, cum ar fi schim-barea atitudinii oamenilor. Mai mult, ace[ti factori nu se exclud reci-proc. S-ar putea s` fie nevoie s` face]i mai multe lucruri simultan. Saus-ar putea s` face]i unele lucruri pentru un grup, [i altele pentru altgrup. Un raport destinat s` explice o schimbare organiza]ional`, s` sta-bileasc` implementarea, trebuie s` nasc` [i s` dezvolte o situa]ie de careseniorii au aflat, dar ceilal]i habar n-au. Primii sunt deja convin[i c`acea schimbare e bun` [i a[teapt` detalii. Ceilal]i pot fi chiar b`nuitori.

Problema scrierii unui raport rezonabil este, pe de o parte, com-plex`. Recunoa[terea [i \n]elegerea acestei complexit`]i, pe de alt`

parte, [i vederea conflictelor inerente care afecteaz` receptarea raportu-lui sunt primii pa[i pentru a putea produce bine rezultatele dorite.

A[tept`rile cititorilor

Dac` un raport e s` fie bine primit, atunci trebuie s` \mplineasc`

a[tept`rile cititorilor. |nainte s` intr`m \n subiect, s` vedem de ce suntcondi]ionate aceste a[tept`ri. Psihologii vorbesc de ceea ce ei numesc



19/136

costuri cognitive. Este cel mai u[or de explicat prin exemple. Imagi-na]i-v` c` vre]i s` programa]i videoul. E ceva ce nu intr` \n rutin`, a[a

c` lua]i manualul de utilizare. Mare gre[eal`. |l deschide]i (\ncerca]i, \lpute]i deschide la \ntmplare) [i cele dou` pagini \]i strig` \n fa]`: O s`fie greu!. Acest document are un cost cognitiv mare [i nu e chiar atr`-g`tor, chiar o privire fugar` fiind suficient` pentru a alunga cititorul.

Oamenii [tiu acest lucru. Privesc orice document a[teptndu-se s`fie greu. Dac` \[i dau seama c` este mai u[or [i mai atr`g`tor dect aucrezut (un cost cognitiv sc`zut), \l vor citi cu mai mult entuziasm. Mai

mult, efectul poate fi puternic: o claritate adev`rat` chiarsurprinz`toare aduce bile albe. Citind printre rnduri, oamenii con-sider` c` aceast` claritate \nseamn` mai multe lucruri: c` cineva s-astr`duit [i c` se vede experien]a impresionant` a scriitorului.

|n ansamblu, ce le d` oamenilor senza]ia, [i la prima citire, [i pem`sur` ce avanseaz` \n document, c` acesta nu trebuie evitat din prin-cipiu? |n nicio ordine anume, cititorilor le place un document, dac` este:

Scurt: evident, ceva mai scurt pare mai u[or de citit dect cevalung, dar ceea ce conteaz` este ca un raport s` fie de lungimeapotrivit` cu topica [i scopul s`u. Poate cel mai bun cuvnt estesuccint la obiect, suficient de lung s` spun` ce trebuie, [i numai mult. Un raport poate avea 10 pagini sau 50 [i \n continuares` se \ncadreze \n aceast` descriere.

Clar: cititorul trebuie s`-l poat` \n]elege. Cu alte cuvinte, trebuie

s` fie clar scris (s` nu fie \nclcit) [i s` foloseasc` limbajul adec-vat nu trebuie s` sim]i c` ai nevoie tot timpul de dic]ionar.

Precis: s` spun` ce e necesar, nu s` divagheze \n permanen]`, f`r`niciun scop.

S` foloseasc` cuvintele noastre: cu alte cuvinte, la un nivel [i\ntr-un stil care s`-l fac` inteligibil pentru cititorul mediu, \n modevident.

Simplu: evitnd complexitatea inutil` (subiect la care vom reveni\n capitolul 4).



20/136

Bine structurat: s` decurg` logic, \ntr-o secven]` clar` [i ra]ional`care s` transmit` mesajul.

Descriptiv: din nou, vom reveni \n capitolul 4, aici fiind sufi-cient s` spunem c`, dac` trebuie f`cut` o schem`, documentultrebuie s` o explice att de bine \nct cititorul s` o reproduc` f`r`s` o fi v`zut efectiv.

Toate aceste caracteristici au \n comun faptul c` ele fac documen-tul mai u[or de citit. Mai mult, func]ioneaz` cumulativ. Adic`, cu ct

mai multe dintre ele sunt bine f`cute, fiecare \n felul ei, cu att mai clarva fi raportul la final. Dac` la[i impresia c` ai dat aten]ie \n mod activraportului t`u, pentru a face cititorului via]a mai u[oar`, este cu attmai bine.

Exerci]iu

Ambii factori de mai sus trebuie personaliza]i, \n func]ie de oameniic`rora trebuie s` le scrie]i. Chiar dac` e un document intern (even-tual colegi), chiar dac` este extern (clien]i sau colaboratori), trebuies` le spune]i clar ce vre]i [i ce a[tept`ri ave]i de la ei. De exemplu,un inginer poate avea alte a[tept`ri dect un medic [i poate arenevoie de mult mai multe detalii, [i mult mai exacte, pentru a i sep`rea acceptabil.Face]i-v` o list` cu cititorii standard ai documentelor voastre [i cu

scopul lor, \n general, [i ]ine]i-o lng` voi atunci cnd scrie]i.

Perspectiva cititorilor

E logic, dup` ce am spus \n acest capitol, c` un raport bun trebuies` urm`reasc` nevoile cititorului. Scrierea rapoartelor nu poate fi

tratat` superficial. Nu este doar o oportunitate pentru autor s` spun`ce vrea. |n ultim` instan]`, doar cititorii pot spune c` un raport e bun



21/136

sau nu. Astfel, perspectiva lor este punctul de pornire [i, ca scriitori derapoarte, trebuie s` v` gndi]i cine v` sunt cititorii, cum gndesc, cum

privesc subiectul raportului, ce experien]` au \n respectiva problem` [icum vor reac]iona la ceea ce le ve]i spune. Urm`toarele studii de cazclarific` importan]a evalu`rii propriilor voastre inten]ii, pe lng` punc-tul de vedere al celorlal]i, \nainte de a comunica.

Studiu de caz

O agen]ie de turism este \n esen]` o afacere de servicii pentruoameni. |ntr-o anume firm`, cu un lan] de 30 de magazine \n maimulte ]`ri, afacerea era \n c`dere. Pia]a respectiv` nu era \n acelmoment \n recesiune, iar pierderile se datorau activit`]ii concuren]ei,fiind un lucru pe care o abordare mai activ` [i mai orientat` pevnz`ri l-ar fi putut \mbun`t`]i. Ini]ial, abordarea problemei a fost dea atrage aten]ia asupra ei la fiecare nivel. S-au trimis memo-uri per-sonalului. Cifrele exprimate venitul planificat din vnz`ri [i sumeleprovenite din vacan]e, zboruri etc. erau sume substan]iale. Chiarminusurile valorau cteva sute de mii de lire.

Rezultatul? Graficul vnz`rilor \n niciun caz nu a crescut. Dar moraluloamenilor a c`zut. Au \nceput s` cread` c` lucreaz` nu pentru oorganiza]ie de succes, cum credeau la \nceput, ci, \n cel mai r`u caz,

una care se scufunda; [i sim]eau c` li se arunc` \n crc` vina. Cifrelenu \nsemnau mare lucru pentru tinerii de la magazine fiind sumefoarte mari, la care nici nu se puteau raporta din punct de vedere per-sonal.

Nevoia de a redresa situa]ia devenea tot mai acut`, ceea ce a dus laplanificarea unei noi strategii. S-a trimis un nou document (\naintea

unei conferin]e de vnz`ri). Sc`derile masive erau amortizate [iprezentate ca o serie de cifre mai mici una pe ramur`. Aceste cifre



22/136


23/136

|n al doilea rnd, mul]i oameni printre ei [i tu, poate s-au apu-cat de scris rapoarte doar din nevoie. |ntr-o zi, cineva a cerut un raport,

[i te-ai str`duit s` g`se[ti ceva similar pe care l-ai putea folosi ca un felde cadru. Foarte bine dac` ai reu[it s` g`se[ti ceva de calitate; dac` nu,e[ti ca chiorul \n ]ara orbilor.

Obi[nuin]e puternice

Rezultatul oric`rei experien]e ini]iale proaste pot fi obiceiurileproaste. Noul scriitor de rapoarte cap`t` repede un mod anume de aprezenta materialele, mult din acest mod fiind reflex. Acest lucru poate\nsemna automat e[ecul. Rapoartele nu mai \nf`]i[eaz` un caz clar, iaroamenilor li se par greu de citit [i frustrante, [i orice [i-ar propunerapoartele s` fac` (s` prezinte o decizie, eventual), nu se va realiza \n final.

Obi[nuin]a [i presiunea constant` a afacerilor se combin` pentru adetermina oamenii s` scrie pe pilot automat. Uneori, dac` critici ceea

ce chiar tu ai scris sau ce a ie[it din departamentul t`u, \]i dai seamaimediat c` ceva nu e \n ordine. O propozi]ie nu are sens, o idee nu e\n]eleas` sau o descriere mai mult \ncurc` dect s` descurce. De regul`,motivul din care se \ntmpl` acest lucru nu este c` scriitorul a crezut c`aceasta era cea mai bun` propozi]ie, [i pur [i simplu a scris-o gre[it. Maidegrab`, gndirea \n sine a fost inadecvat`; sau n-a fost deloc.

Obiceiurile sunt greu de schimbat, iar rezultatul final poate fi un

exces de material care se plimb` de colo-colo prin organiza]ie, a[ezat \ntr-unfel de jargon pe care unii \l numesc termeni de specialitate. Exempluldin Figura 1.1 este o caricatur` a acestui fel de comunicare, dar preamulte scrieri \n circula]ie se apropie prea mult de acest exemplu.

Avantajele lecturii

Morala este clar`. Scrierea unui raport bun nu se \ntmpl` pur [isimplu. E nevoie de gndire [i efort ([i ceva studiu spre care se tinde cu



24/136

aceast` carte). Acest proces necesit` mult` munc`, dac` vre]i ca rezul-tatul s` fie cel scontat, iar munca trebuie s` fie serioas`.

RAPORT DE PROGRES STANDARD(pentru persoanele care nu \nregistreaz` progrese \n cazul rapoartelor)

|n timpul perioadei de studiu, care s-a terminat la data de 14 febru-arie, s-a \nregistrat un progres considerabil \n stadiul preliminar alstabilirii activit`]ilor ini]iale. (Suntem preg`ti]i s` \ncepem, \ns` nu am

f`cut nimic \n acest sens). S-au verificat informa]iile de fond, iar struc-tura de func]ionare a diverselor p`r]i componente ale proiectului s-aadaptat resurselor umane corespunz`toare. (Am studiat proiectul [iam decis ca George s` fie liderul acestuia.)

Am \ntmpinat dificult`]i \n alegerea metodelor [i a abord`rii optime,\ns` aceast` problem` a fost dezb`tut` viguros [i ne astept`m cafaza de dezvoltare s` \nainteze la o calitate satisf`c`toare. (Georgecite[te rezumatul.)Pentru a pre\ntmpina duplicarea inutil` a efortuluidepus anterior \n acela[i domeniu, a fost necesar` stabilirea uneiechipe de proiect, format` din oameni care au lucrat \n mai multedepartamente relevante pentru studiu. (George [i Mary au avut oexperien]` interesant` vizitnd pe fiecare dintre ace[tia.)

Comitetul Steering [i-a ]inut \ntrunirile obi[nuite [i a considerat destul

de important` dezbaterea problemelor de politic`, cu privire lanivelurile organiza]ionale globale ale liniei, [i a responsabilit`]ilor carerevin personalului, asociat cu atribu]ii specifice, rezultnd din variatelemodalit`]i de func]ionare. (Ceea ce \nseamn`...?)Se presupune c` rataprogresului va continua s` creasc`, deoarece personalul indispensabil

\[i va juca rolul \n discu]iile care ]in de luarea deciziilor. (Vom \ntreprindeceva ct mai curnd \n cazul \n care exist` aceast` posibilitate.)

Fig 1.1 De la avizierul companiei



25/136

Obiceiurile bune sunt la fel de puternice ca [i cele rele. Trecerea dela unele la celelalte este posibil`, iar recompensa \n acest caz face ca

jocul s` merite a fi jucat. Gndi]i-v` ce abilit`]i de scriere se pot ob]ine\n cazul unui raport.

Recompensarea excelen]ei

Ocazional, rapoartele pot fi redactate doar pentru a fi \nregis-

trate. Nu li se acord` o importan]` sau o valoare deosebit`. Totu[i, \ncele mai multe din cazuri, dac` se depune efort pentru redactarea unuiraport, \nseamn` c` acesta a avut un scop adev`rat. Rapoartele se\ntocmesc pentru a conduce la ac]iune, pentru a face ca lucrurile s` se\ntmple sau pentru a juca un rol \n aceasta. Comunicarea influen]eaz`oamenii, iar aici inten]ia e clar`: un raport prezint` un caz, unul careva ac]iona astfel \nct s` aib` un rol \n ra]ionamentele care urmeaz`. O

decizie se ia \n parte [i datorit` modului \n care a fost prezentat cazul\ntr-un raport.Pn` aici totul e clar, rapoartele pot influen]a ac]iunile. Dar, de

asemenea, au rolul de a crea o imagine asupra autorului. |n interiorulunei organiza]ii de orice fel, oamenii interac]ioneaz` prin intermediulcomunic`rii. Ace[tia \[i trimit memorii, se organizeaz` \n adun`ri saucomitete, fac conversa]ie pe sc`ri sau cnd \mpart dejunul la pauza deprnz; [i toate aceste ac]iuni trimit semnale. Ace[ti oameni spun lumii,sau cel pu]in organiza]iei, ceva depre ei. Sunt ace[tia inteligen]i, com-peten]i, exper]i, persoane u[or de abordat, sunt decisivi le-ai urmasfatul, le-ai urma sau le-ai sprijini cauza?

Toate modalit`]ile diferite prin care oamenii rela]ioneaz`ac]ioneaz` \mpreun`, cumulativ [i progresiv, pentru a crea [i a men]ineo imagine a fiec`rui individ \n parte. Unele modalit`]i pot juca un roldispropor]ionat, iar redactarea unui raport se num`r` printre acestea.

Exist` dou` motive pentru care acest efect este important. |n primulrnd, rapoartele, spre deosebire de alte mijloace de comunicare tranzi-



26/136

torii, pot fi de durat`. Acestea au fost popularizate, fiind considerate [ir`mnnd consemnate; cu att mai mult cu ct trateaz` probleme

importante. |n cel de-al doilea rnd, deoarece nu toat` lumea poateredacta un raport de calitate, oamenii pot fi impresiona]i de abilitateade a exprima un ra]ionament [i de a-l materializa \n scris.

Astfel, rapoartele reprezint` o oportunitate sau, de fapt, dou` opor-tunit`]i. Rapoartele cel pu]in cele de calitate pot fi folositoare \nstimularea ac]iunii; ac]iune pe care, ipotetic, o dori]i. Acestea sunt, deasemenea, importante \n crearea profilului vostru. Acestea relateaz`

ceva despre modul \n care sunte]i [i ce fel de coleg de serviciu sunte]i.|ntr-un anumit fel, exist` situa]ii \n care vre]i s` fi]i siguri c` anumitecalit`]i personale sunt subliniate. Spre exemplu, un caz poate fi prezen-tat de un raport, fiind clar c` este prezentat de o persoan` care dàten]ie detaliilor.

Pe un termen mai lung, p`rerea unui superior despre un angajatpoate fi influen]at` prin citirea cu regularitate a ceea ce consideràce[tia a fi rapoarte de calitate. A[adar, data urm`toare, cnd sunte]iner`bd`tori s` finaliza]i un raport \n aparen]` dificil, considera]i-l cape echivalentul \n afaceri al unui obiectiv [i nu uita]i c` ar putea s` vàfecteze [ansele de promovare.

O oportunitate semnificativ`

Rapoartele necesit` munc` am`nun]it`. Preg`tirea acestora poateuneori s` par` obositoare. Acestea necesit` timp alocat adecvat. Dar, deaceea este [i zicala: dac` o treab` merit` s` fie f`cut`, atunci trebuief`cut` bine. Realizarea unui raport de calitate nu dureaz` mai mult carealizarea unuia care nu este de calitate. |ntr-adev`r, urm`torul capitolsus]ine c` o abordare sistematic` \]i poate \mbun`t`]i stilul.

|n cazul \n care rapoartele sau alte astfel de documente sunt clare,

am`nun]ite [i expuse pentru a c[tiga o lectur`, acestea sunt cel maiprobabil cele care \[i vor atinge scopul. |n acest caz, acestea sunt cel mai



27/136

probabil cele care ac]ioneaz` pozitiv pentru a pune \n valoare profilulautorului. Ambele rezultate merit` efortul. |ns` efortul tot trebuie

depus, cuvintele tot trebuie s` fie scrise pe hrtie [i confruntate cu ofoaie de hrtie goal` (sau \n zilele noastre de un ecran), aceasta poate fio sarcin` care s` v` intimideze. (Eu [tiu \n acest moment \nc` maiam [ase capitole de conceput!) Pentru a face ca redactarea s` fie maiu[oar`, \ncepe]i cu preg`tirea, [i cu aceasta trece]i la urm`torul capitol.

Puncte-cheie Nu uita]i, comunicarea prezint` pericole inerente; comunicarea

neechivoc` trebuie s` fie analizat` am`nun]it. Rapoartele \[i vor atinge scopul numai \n cazul \n care autorul

este sigur de ceea ce urm`re[te s` ob]in`. Cititorul este mai important dect autorul; scrie]i pentru al]ii, nu

pentru voi \n[iv`. Aten]ie la vechile obiceiuri rele [i exersa]i pentru a stabili unelebune.

Rapoartele sunt poten]ial unelte puternice puternice \n termenide ac]iune [i puternice \n contribuirea la construirea profiluluipersonal.



28/136

Conceperea unui

raport de calitate|n acest capitol, pe lng` considera]iile cu privire la procesul de

aranjare a cuvintelor pe hrtie, ne vom ocupa [i de construc]ia forma unui raport de calitate. |n acest caz exist` dou` considera]ii:

Ce anume \l intereseaz` pe cititor?Ce anume va veni \n ajutor pentru a-l compila repede [i u[or?

Din cele dou`, prima este cea mai important`, \ns` factorii impli-ca]i, din fericire, ac]ioneaz` pozitiv \n ambele cazuri. Pentru ra]iona-ment, punctul de pornire este clar \n acest caz.

Stabilirea unor obiective clare

Cel mai important lucru care trebuie stabilit ini]ial este simplu,care este motivul pentru care redact`m raportul. Care este scopulaces-tuia? Doar cteva rapoarte au \ntr-adev`r un subiect. Bine\n]eles,acestea pot avea inten]ii diverse de a informa, de a motiva [i a[a mai

departe, a[a cum am men]ionat \n capitolul anterior , \ns` cea maimare importan]` o au obiectivele globale. {i aceasta, \n schimb,

2


29/136

\nseamn` c` trebuie s` [ti]i exact care dori]i s` fie rezultatul final dup`predarea [i citirea raportului.

Spre exemplu, este impropriu s` nume[ti obiectiv clar urm`toareaaser]iune despre posibilitatea de relocalizare a biroului. Poate fi con-siderat valid un raport despre explicarea motivelor pentru care aceast`relocare este necesar`, comparnd meritele relative ale diferitelor solu]ii[i recomandnd cea mai bun` op]iune. Chiar [i aceasta poate necesitamai multe detalii, cum ar fi men]ionarea avantajelor/dezavantajelorpentru diferite grupuri ca: personalul, clien]ii etc., care pot fi afecta]i

\n diferite moduri.Obiectivele trebuie definite \n func]ie de punctul de vedere al citi-torului. Trebuie s` lua]i \n considerare urm`toarele:

cui se adreseaz` raportul \n special; dac` grupul este omogen sau trebuie \ntrunite nevoi multiple; motivele pentru care ace[ti oameni au nevoie de raport; ce doresc ace[tia s` con]in` raportul [i ct de am`nun]it trebuie s` fie; ce nu doresc s` con]in` raportul; rezultatul la care se a[teapt` (ce doresc s` clarifice, ce

inten]ioneaz` s` \ntreprind` sau ce decizie doresc s` ia).

Rezult` c` v-ar putea fi de folos s` cunoa[te]i cte ceva despre des-tinatarul raportului pe care \l scrie]i. Exist` posibilitatea s` \i cunoa[te]ichiar bine; spre exemplu, pot fi colegi de serviciu cu care lucra]i \n

mod curent. |n caz contrar, \ntreba]i-v`:

Ce fel de oameni sunt? (b`rbat/femeie, tn`r/\n vrst`) Ct de bine \i cunoa[te]i? Ce experien]` au cu privire la subiectul raportului? Care este nivelul acestora de cuno[tin]e cu privire la subiectul

raportului?

Care este atitudinea lor vizavi de subiectul raportului? (primi-toare/ostil`?)

Conceperea unui raport de calitate 29


30/136

Care este implicarea lor personal`? (\n ce sens \i afecteaz` subiec-tul?)

Cum clasific` importan]a subiectului? G`sesc subiectul interesant?Ac]ioneaz` ca rezultat al citirii raportului?

Tot ceea ce urmeaz`, ceea ce scrie]i, modalitatea \n care o face]i [icum ve]i aranja raportul depind de prima premis` un obiectiv clareste funda]ia de baz` a unui raport. Vom reveni asupra acestui subiect,

[i \n special asupra stabilirii unui astfel de obiectiv, analiznd preg`tireapentru redactare din urm`torul capitol. |ntre timp revenim asupraformei raportului.

O structur` solid`

Cea mai simpl` structur` pe care ne-o putem imagina o reprezint`:introducerea, con]inutul [i \ncheierea. |ntr-adev`r, acestea sunt ele-mentele pe care trebuie s` le con]in` un raport, \ns` argumentul saucazul prezentat poate fi ceva mai complex. Se va \mp`r]i \n patru p`r]i:

Stabilirea situa]iei. Descrierea implica]iilor. Recapitularea posibilit`]ilor. Face]i o recomandare.

Cele dou` structuri pot coexista confortabil, a[a cum am prezentatgrafic \n Figura 2.1.

Un exemplu v` va ajuta s` v` explica]i logica prin care un argumenttrebuie s` fie prezentat, dac` este s` fie prezentat clar. Imagina]i-v` oorganiza]ie cu anumite probleme de comunicare, iar un raport care s`

fac` sugestii pentru corectarea problemelor poate s` aib` urm`toareasuccesiune:



31/136

Situa]ia: aceasta se poate referi att la cantitatea, ct [i la impor-tan]a comunic`rii scrise, att din interiorul, ct [i din exteriorul

organiza]iei. De asemenea, la faptul c` abilit`]ile de scriere suntde calitate slab` [i c` nu exist` standarde de func]ionare sau c`nu s-a organizat nici un curs de formare pentru dezvoltarea aces-tor abilit`]i, nu li s-a f`cut leg`tura cu modelele recunoscute cares` fie acceptate de organiza]ie.

Implica]iile: acestea se pot clasifica de la lipsa productivit`]ii(datorit` timpului \ndelungat aferent conceperii documentelor,

care au necesitat constant o revenire asupra lor, pentru clarifi-care) pn` la ineficien]a sau rezultatele proaste din cauza comu-nic`rii gre[ite. De asemenea, poate include atenuarea sau\nrùt`]irea imaginii, din cauza documentelor de proast` calitatecare circul` \n afara organiza]iei, la clien]i.

Posibilit`]ile: \n acest caz, ca [i \n cazul oric`rui argument, pot fimai multe cì posibile de a ac]iona, toate cu argumente pro saucontra. Pentru a continua exemplul, se pot clasifica \n redactarealimitat` de rapoarte, la un grup mic de oameni care s` reduc`munca administrativ` complet sau prin stabilirea unui programde training [i a unui sistem de monitorizare ulterior pentru a seasigura unele \mbun`t`]iri \n acest sens.

Recomandarea: \n acest caz trebuie stabilit` cea mai bunòp]iune. Sau, \n cazul unor anumite rapoarte, num`rul de op-]iuni din care ceilal]i pot alege trebuie verificat. Recomand`rile

trebuie s` fie specifice: spunnd exact ce urmeaz` a se \ntre-prinde, de cine, cnd, pe lng` aceste detalii [i cele legate de cos-turi [i logistic`.

|n toate stadiile trebuie evitat` generalizarea. Rapoartele trebuie s`con]in` fapte evidente [i suficient capitol [i vers pentru ca aceia care intr`\n posesia lor s` le considere ca baz` adecvat` pentru decizie [i ac]iune.

Avnd forma complet` a argumentului clar \n minte, putem s`privim mai \n detaliu forma raportului \n sine. Modalitatea \n care este



32/136

prezentat de la \nceput pn` la final inten]ioneaz` s` sus]in` argumen-tul, s` \l fac` mai u[or de urm`rit, de citit [i, de asemenea, s` \l fac`

interesant, att ct este necesar, pe tot parcursul citirii.Cele trei p`r]i se potrivesc, \n mod nesurprinz`tor, cu vechea [i

folositoarea maxim` despre comunicare abreviat` de regul` \n: zi-le,zi-le, zi-le. F`r` a fi abreviat`, aceasta zice: Spune oamenilor ceinten]ionezi s` le zici introducerea, spune-le \n am`nunt con]inutulraportului, [i apoi spune-le ce le-ai spus deja sau rezum`.

Figura 2.1 Cele dou` structuri ale unui raport


IntroducereSitua]ie

Implica]ii

Posibilit`]i

Recomandare|ncheiere

Con]inut


33/136

|n primul rnd, introducerea

Aceasta trebuie s` \nceap` prin adresarea atitudinii c`tre cititori. Cevor crede ace[tia \n momentul \n care vor \ncepe s` citeasc` raportul? Va fi interesant? Lizibil? |mi va fi de ajutor? E important? \i va dis-trage de la orice alt` activitate, f`cndu-i s` se concentreze astfel \ncts` \i acorde toat` aten]ia cuvenit`?

Ace[tia au fiecare ordinea de zi proprie, dorind ca raportul s` fiesuccint etc., a[a cum am men]ionat anterior; \n mod esen]ial, ace[tia \ivor acorda considera]ia adecvat` \n cazul \n care \l vor g`si inteligibil,interesant [i potrivit pentru situa]ia lor. Nu doresc s` fie nepotrivit. Nutrebuie s`: \i z`p`ceasc`, \i agaseze cu termeni [tiin]ifici/tehnici sau jar-gon, s`-i plictiseasc` cu o structur` de nep`truns (sau prin absen]aacesteia) sau s` utilizeze cuvinte prea simple.

P`rerile se formeaz` foarte repede. Din primele rnduri, seformeaz` o opinie care \i \nso]e[te pe timpul parcurgerii \ntregului

raport. Prima impresie conteaz`, a[a cum spune o veche zical`, a[adar,aceast` faz` este foarte important` [i poate necesita gndiredispropor]ionat` pentru a o concepe [i construi cum se cuvine.

|nceputul trebuie s` aib` rolul unei introduceri, care trebuie s`:

fixeze scena (aceasta poate \nsemna conexiunea cu termenide referin]` sau discu]ii anterioare care au dus la redactarea rapor-

tului); enun]e subiectul [i tema ([i poate [i modalitatea de abordare); traseze clar obiectivele; intre \n subiect, prin crearea unui punct de leg`tur` care s` v`

ajute s` introduce]i cititorul \n prima parte a con]inutului rapor-tului;

s` asigure pozi]ionarea adecvat` a acestuia pentru cititori (carenu trebuie s` se simt`, a[a cum se poate \ntmpla, spioni, rapor-tul fiind adresat altora).



34/136

|n acela[i timp, introducerea va spune \n mod inevitabil cevadespre scriitor, [i astfel trebuie s` reflecte orice dori]i s` simt` cititorii

(c` sunte]i expert, profesionist sau orice altceva) [i s` nu deconcerta]iprin mesaje nepotrivite (prea mult jargon poate s` spun` aceast` per-soan` nu \n]elege nevoile cititorilor). Astfel \nct se va renun]a la unastfel de element, subiect asupra c`ruia vom reveni \n capitolul 4.

Dac` inten]ia este aceea de a c[tiga audien]a, un raport trebuie s`ajung` repede la subiect. Aceasta nu exclude fixarea scenei. Un raportpoate s` \nceap` cu: Acest raport dore[te s` demonstreze modalitatea

\n care organiza]ia poate s` reduc` costurile cu 10 procente, f`r` a sa-crifica calitatea. Dup` aceasta, [i probabil \nc` ceva, cititorii vor vreas` [tie cum; poate trebuie s` face]i a[a \nct raportul s` reflecte analizacheltuielilor curente. Dar oamenii [tiu unde se \ndreapt` raportul vor trece prin raport mai u[or, dac` au hot`rt c` \[i doresc asta.

Tonalitatea unui raport trebuie s` se \ntrevad` \nc` din prima faz`a lui. A[a cum profesorii/trainerii trebuie s` stabileasc` un raport cuauditoriul, tot a[a un raport prime[te o aten]ie continu` dac` acesta sedovede[te ca necesar, de folos, scris cu un anume scop [i convingere decineva pe care cititorii [i-ar dori s`-l asculte [i peste toate scris cu\n]elegere [i preocupare pentru cititori. De cele mai multe ori, un startbun te ajut` pe parcurs \n ceea ce faci. Acest lucru se asigur`, desigur,[i scrisului. Avnd sentimentul c` ai \nceput bine, aceasta \]i va da\ncredere \n ceea ce va urma. Tot a[a cu cititul: dac` un document\ncepe bine, oamenii citesc mai departe, spernd ca [i restul s` fie la fel

de bun ca prima parte. Sunt multe cazuri de frustr`ri \ntr-o corpora]ie,iar ceva ce se dore[te a face via]a un pic mai u[oar` este foarte repederecunoscut [i apreciat. Unul din motivele pentru care a[a-numitulrezumat (un sumar care este plasat mai degrab` la \nceput dect lasfr[it) are deseori succes este pentru c` \ntrune[te multe din criteriile\nceputului men]ionate mai sus. Capteaz` interesul cititorului carecite[te mai departe, s` descopere detaliile [i s` vad` cum [i de ce s-a

ajuns la concluziile din sumar. |ntreb`rile legate de aceste rezumatesunt rev`zute \n capitolul 6.



35/136

Mijlocul

Acesta este inima documentului. Este locul unde cele mai multeinforma]ii de con]inut sunt de g`sit [i de aceea trebuie o aten]iedeosebit` la structurarea [i organizarea acestuia. Punctele-cheie sunt:

detalia]i mesajul principal al raportului; men]ine]i, dezvolta]i interesul; asigura]i o claritate [i o manier` apropiat` cititorului.

Poate este necesar s` merge]i chiar mai departe. Aici ar fi locul caraportul s` aduc` elemente de sus]inere sau, din contr`, afirma]ii caredovedesc dezacordul ori resping ideile acestuia. |n acela[i timp, oricecomplexitate trebuie ]inut` \n limite controlabile. S` faci asta nu nece-sit` dect experien]a de a prezenta punct cu punct. |n \ncercarea de aexersa ce am enun]at sunt cteva idei menite s` p`streze partea central`

a documentului pe linia stabilit`.

Ad`ugnd con]inutul

Structur` logic`: selectnd [i descriind cititorilor o cale princon]inut (de exemplu: descrierea \n ordine cronologic`).

Indicatoare: cunoscnd \n mare ce are s` vin` ([i de ce) face lec-

tura mai u[oar`. De aceea, multe documente au nevoie de opagin` de con]inut, dar care pot fi de asemenea realizate chiar \ntext. Vom analiza proiectul \n privin]a a trei factori-cheie:timp, cost [i aprovizionare. Pentru \nceput timpul... (probabilurmat de titlul Timp). Este dificil de dep`[it claritatea pe careacesta o imprim` [i sentimentul c` este citit \n contextul a ceeace urmeaz` s` se \ntmple este apreciat.

Folosirea alineatelor ([i subalineatelor) nu este numai o form`

efectiv` de semnalizare, \ntrerupe textul \n mod vizual [i-l facemai u[or de parcurs de-a lungul paginii (compara]i stilul unei



36/136

lucr`ri moderne de afaceri, cum e aceasta, cu cele cu care nechinuiam \n timpul [colii cu scrisul mic [i dens).

Limbajul potrivit: acesta este important la fiecare etap` (vezicapitolul 4)

Folosirea graficii (dispozitive de grafic` vizual`): aceasta acoper`dou` tipuri de factori: am`nunte ca scrisul \ngro[at, litere marietc. [i ilustra]ii incluznd grafice, tabele, h`r]i etc. Ambii aducclaritate [i sunt men]iona]i \n capitolul 7.

C[tignd \ncredereaAcesta este un ]el subtil [i poate fi sus]inut \n cteva moduri, ca de

exemplu:

Adresa]i-v` unor grupuri specifice: ideile generale [i argumentelear putea s` nu fie foarte repede acceptate ca acelea ce se adreseaz`unui grup specific. N-ar fi niciun motiv pentru care nu le-arputea face pe amndou` cu anumite paragrafe sau idei adresate\n general [i altele adresate: celor noi din organiza]ie, sau celordin departamentul de vnz`ri... etc.

Aduce]i dovezi. Cu siguran]`, dac` acceptarea este dorit`, estenecesar s` oferi]i altceva dect propriile spuse, mai ales dac`sunte]i v`zut ca avnd un oarecare interes. A[a c` elemente caopinii, cercet`ri, statistici [i teste din alte surse v` vor \nt`ri

sus]inerile. }ine]i minte, este o leg`tur` \ntre gradul de accep-tabilitate a unei surse [i gradul \n care aceasta v` sus]ine, a[a c`ar trebui s` vi le alege]i cu mare aten]ie.

Anticipa]i obiec]iile. Nu sunt de ignorat obiec]iile pe care sigurle ve]i ridica \n mintea cititorilor pe m`sur` ce raportul este citit,altfel riscnd ca ace[tia pur [i simplu s` invalideze ceea ceprezint` el. Acestea sunt cel mai bine \ntlnite la \nceput, bine

semnalizate: unii se vor \ntreba cum, a[a c` \n urm`toarele treiparagrafe voi explica exact asta.



37/136

Partea de mijloc a raportului trebuie s` fie vizibil legat` de \nceput[i de sfr[it. Trebuie s` plece clar de la ideile f`cute \n introducere, mai

ales dac` pe acestea este cl`dit raportul (acestea vor fi \n am`nunturm`rite) [i, de asemenea, s` fie legat \n acela[i mod de sfr[it. Asta\nseamn` c` ideea con]inutului trebuie s` \[i fac` drum prin \ntregulraport cu cele trei mari segmente.

Rezultatul final poate fi redat ca f`r` sens. Con]inutul prezentat\n lucrare curge de-a lungul raportului [i \ntreaga structur` maidegrab` \l vasus]inedect s` \l concureze. Rezultatul final poate fi redat

\n \ntregime [i, de asemenea, u[or de urm`rit.Un singur punct merit` a fi adùgat \nainte de a trece la discu]iidespre final: este de apreciat dac` la finalul unei etape textul \ndreapt`cititorul c`tre final cu o fraz` de genul: |n \ncheiere un ultim punct\nainte de concluzii...

Sfr[itulCteva pericole: Sunt rapoarte care par s` \l evite. Partea de mijloc dep`[e[te

structura. E[ueaz` \ntr-o repeti]ie de genul: [i \nc` ceva. Acestlucru este distractiv [i \n acela[i timp enervant.

Evita]i falsele finaluri. Am v`zut un raport nu de mult caremen]iona cuvntul \n final u[or schimbat \n trei locuri \n para-grafele de \ncheiere.

Fi]i aten]i la structur`: bjbind la ultimul titlu, nu ve]i reu[i sàjunge]i la finalul sec]iunii. Aceasta poate adùga un paragraf saualte cteva pagini constnd \ntr-o repeti]ie f`r` folos.

Deci, ce pute]i face bine aici? Finalul are trei obiective proprii: S` ajung` la [i s` prezinte o concluzie (aceasta reflect` tipul docu-

mentului implicat [i natura argumentului pe care eventual \lprezint`).



38/136

S` adune [i s` concluzioneze con]inutul. S` \ncheie pozitiv, \ntr-o not` \nalt` sau \nfloritor. {i dac` acest

lucru nu ar fi adecvat (multe din rapoarte analizeaz` mai multprobleme de rutin` dect unele cu adev`rat interesante), s`\ncheie cu dovada de autoritate, cel pu]in.

S` concluzionezi succint [i la obiect nu este un lucru u[or. Tocmai deaceea reprezint` o oportunitate deosebit`. Dac` este f`cut` bine, impre-sioneaz`. Ironic, aceasta ajut` la ob]inerea aten]iei pe care raportul o

merit`. Ca s` fim reali[ti, trebuie s` recunoa[tem c` mult` lume arunc`o privire la sfr[it \nainte de a decide s` citeasc` raportul. Dac` concluziaeste o bun` mostr` a ceea ce are s` vin`, atunci asta va ajuta la luareadeciziei. O concluzionare dezvolt` con]inutul mult mai u[or dac`secven]a [i structura au fost sensibile, profunde [i logice. Altfel spus, unsumar este, pn` la urm`, concluzia natural` a mai multor cazuri.

Orict ai concluziona, este inerent s` men]ii aceast` parte a rapor-tului \ntr-o form` relativ scurt`/prescurtat`. Aceasta nu \nseamn` c`un raport trebuie s` con]in` cteva rnduri, multe din rapoarte nece-sitnd sumare lungi [i complexe lucrul important este c` con-cluzionarea apare [i este potrivit` ca m`rime \n compara]ie cu \ntreagalucrare. S` facem un sumar [i s` surprindem esen]a con]inutului [i aconcluziilor e dificil de realizat f`r` a depune un anume efort.

Sec]iunea final` este acea parte a raportului unde poate fi util s`verific`m \ntinderile \n timp [i s` edit`m. Bine\n]eles, ar fi o pierdere

de vreme cu un raport lung care, \ntr-un anumit punct, \[i pierde cursulsau chiar e distrus de slaba aten]ie acordat` unei etape importante.

Dup` sfr[it

Nimic din ce nu poate fi \n rezumat nu are valoare. Cu alte

cuvinte, pot exista alte pagini ce succed rezumatului [i concluziilor.Primele din acestea sunt anexele, care pot fi folosite pentru a analiza



39/136

detalii discrete ale p`r]ii principale din con]inutul lucr`rii. Aceasta per-mite analiza \n detaliu, dar rolul principal al acestor pagini este mai

mult s` ]in` partea de mijloc sub control, \n limite rezonabile, evitn-du-se ca punctele-cheie s` se piard` \n detalii.

Studiu de caz

George nu fusese prea \ncntat s`-i fie \ncredin]at` reorganizareabiroului, chiar dac` era alegerea cea mai bun`. Cre[terea [i profitul

mai mare \nsemnau mai mul]i oameni, \n special \n departamentul declient service. {tia c` mul]i oameni sunt pu]in \ngrijora]i deschimb`rile ce \i vor afecta [i era hot`rt s` duc` lucrurile la bunsfr[it, hot`rt s` se r`zbune.Poate nu de altceva, dar era con[tiincios. A m`surat fiecare camer`,a ]inut cont de tot ce a mutat [i a catalogat. A f`cut o schi]` a firelorelectrice [i [i-a notat cine [i ce echipament folose[te. Apoi s-a a[ezat

s` scrie un raport a ceea ce g`sise [i sugestiile sale.

Uimit de ct de mult era de scris, a avut bunul-sim] s`-[i verifice cior-na cu colegii. Au fost \ngrozi]i. Oamenii vor reac]iona negativ, au afir-mat ei: oamenii nu vor attea detalii, mie mi-a luat 10 minute s`g`sesc unde o s` stau [i \nc` nu [tiu de ce m` mut trebuie s` teui]i la ei din punctul lor de vedere .

Temperat, George se duse \napoi la masa de lucru. A rescris rapor-tul \ncepnd cu o privire de ansamblu despre cum vor ajutaschimb`rile organiza]ia. A f`cut o scurt` [i clar` descriere a moduluicum fiecare departament va fi afectat, subliniind avantajele. A spusclar ce trebuie f`cut, de cine [i cnd se vor implementa schimb`rile.

Trei s`pt`mni mai trziu, bine\n]eles c` existau cteva dubii [i sus-

piciuni, unii chiar au fost nedumeri]i c` au fost muta]i degeaba, de[itotul mergea bine. Era ca o mare schimbare.



40/136

Punctele-cheie

Orice raport bun are stipulate obiective clare. Perspectiva cititorului este mai important` dect a scriitorului. Trebuie s` argument`m printr-o structur` clar` [i logic` (situa]ii,

implica]ii, posibilit`]i, recomand`ri). Trebuie s` aib` o form` bine definit` (\nceput, mijloc, sfr[it). Rezultatul trebuie s` fie curg`tor, cite] [i f`r` cusur.



41/136

Preg`tirea

pentru scris|n continuare, ne vom referi asupra modului \n care v` a[eza]i s`

scrie]i, \ntr-un fel care s` fac` raportul eficient, [i anume cum s`\ncepe]i. Oamenii pot r`spunde diferit cnd [tiu c` trebuie s` scrie unraport, \l amn` sau scriu rapid partea de mijloc, \naintea restului

pentru c` [tiu eu.Orice ai face acum, oricare ar fi obiceiurile, s-ar putea s` vrei s` iei \n

considerare exerci]iul de mai jos \nainte de a continua cu acest capitol.

Exerci]iu

Ar fi folositor \n acest punct s` ave]i lng` voi ceva ce a]i scris ante-rior [i s` v` gndi]i \n mod special la cum a fost scris. Cu alte cuvinte,ce proceduri [i ac]iuni, \n ce ordine au survenit \n scriere. Po]i faceasta \n trei moduri:

A[tepta]i pn` ce apare o sarcin` [i, dup` ce o \ndeplini]i, p`stra]io noti]` despre cum a]i procedat [i ]ine]i-o aproape cnd citi]i.

Scrie]i ceva (sau cel pu]in \ncepe]i) ca un exerci]iu [i folosi]i noti]aca pe un ghid al stilului [i practicii voastre.

3


42/136


43/136

De ce acest raport?

Ca attea altele \n afaceri, un raport are nevoie de obiective clare.S` l`murim asta! Obiectivele nu sunt ceea ce vrei s` spui, ci ceea ce vreis` ob]ii. Sarcina nu este de a scrie despre noua politic`, ci pentru a neasigura c` oamenii \n]eleg schimb`rile propuse [i cum anume se vorface. Aceasta, \n schimb, are ca scop asigurarea c` oamenii accept`necesitatea schimb`rii [i sunt gata s`-[i \nceap` munca \ntr-un noumod care s` fie conform noii politici.

Odat` ce acest lucru ne este clar, scrisul va fi deja mai u[or [i putemtrece la specificarea celor cinci subiecte principale necesare unui raport:

Motiva]ie pentru schimbare. Explica]ie a necesit`]ii lui (probabil subliniind lucrurile bune

c`tre care v` aduce). Exact cum [i \n ce mod va func]iona. Efectele asupra fiec`rei persoane. Ce ac]iuni sunt necesare.

Cu o situa]ie mai clar` \n minte (poate subiectul pe care l-ai luat \nexerci]iul de mai sus), obiectivele pot fi stabilite precis urmnd bine-cunoscutul acronim SMART, care \nseamn`:

Specific M`surabil

Accesibil Realist Timp definit.

Ca un exemplu, imagina]i-v` c` preg`ti]i un curs de training petema complet`rii rapoartelor/propunerilor. Ce obiective v` ve]i stabili?Urm`toarele adopt` principiul SMART.

Cursul va trebui: S` permit` participan]ilor s` se asigure c` viitoarele rapoarte vor

fi f`cute \n form` scris`, \n maniera \n care va fi perceput` de

Preg`tirea pentru scris 43


44/136

cititori, dup` caz, informativ [i, mai presus de toate, interesant(specific).

S` garanteze c` ac]iuneam`surabilàre loc \n urma sesiunii deexemplu, proiectele urm`toare ar putea fi m`surate prin num`-rul de beneficiari care ulterior [i-au dat acordul.

S` fie adecvat pentru grupul ales de exemplu, un grup neexpe-rimentat ar putea avea nevoie de un program mai lung [i maidetaliat dect unul format din persoane cu mai mult` experien]` [i, astfel, s` aib` obiective realizabile.

S` nu fie doar realizabil, ci [i realist de exemplu, aici timpuldeparte de serviciu ar putea fi comparat cu rezultatele poten]ialeale cursului pentru a asigura c` prezen]a a fost dorit`.

S` fie sincronizat: cnd are loc seminarul? |ntr-o lun` sau \n 6luni? {i ct timp va dura? 1 zi? 2 zile? Rezultatele nu pot ap`reapn` cnd acesta nu are loc.

Suplimentar, obiectivele trebuie prezentate mai mult din punctulde vedere al cititorilor dect din cel al scriitorului [i, \n general,urm`toarele dou` \ntreb`ri trebuie s` aib` un r`spuns clar:

De ce scriu aceasta?Ce \ncerc s` realizez?

Pentru a verifica dac` r`spunsul la oricare dintre ele este prea vag

pentru a fi folositor, adùga]i ceea ce \nseamn` c`... [i observa]i dacàceasta duce la o afirma]ie mai precis`. De exemplu, pute]i spune doarc` un astfel de curs este destinat pentru \mbun`t`]irea abilit`]ilor deredactare a rapoartelor. Pn` aici totul este bine; dar ce \nseamn` aceas-ta? Aceasta \nseamn` c` documentele vor necesita mai pu]in timp pen-tru a fi preg`tite dect \n trecut, vor fi orientate mai mult spre cititor[i mult mai potrivite pentru a atinge obiectivele. Aceast` linie a

gndirii poate fi urm`rit` pn` \n momentul \n care obiectivele suntabsolut clare.



45/136

Din moment ce obiectivele sunt stabilite \n mod satisf`c`tor, pute]idemara activitatea \n sine de a pune ceva pe hrtie, cu toate c`, re]ine]i,

aceasta nu \nseamn` s` \ncepe]i de la \nceput [i s` scrie]i pn` la final.

Cercetarea dinaintea preg`tirii

Este important s` v` asigura]i c` v` afla]i \n pozi]ia de a scrie rapor-tul \nainte s` \ncepe]i. Aceasta poate \nsemna cteva cercet`ri. |n anu-

mite situa]ii, acesta este un cuvnt prea somptuos. Ave]i nevoie doar decteva minute pentru a v` aduna gndurile, poate pentru a pune cap lacap un num`r de hrtii [i pentru a demara cu ceea ce v` trece prinminte.

Exist` pericolul ca acesta s` fie singurul lucru pe care-l face]i (dac`este a[a), \n timp ce cercetarea trebuie, de fapt, s` semnifice ceva maielaborat [i ceva ce necesit` mai mult timp. Dar nu face]i nicio gre[eal`,

dac` trebuie f`cut, trebuie f`cut. Ecua]ia timpului este foarte binedemonstrat` aici, mai mult timp petrecut pentru cercetare [i preg`tire\nseamn` mai pu]in timp petrecut la scris \ntruct scrisul decurgemai u[or. {i alternativa ar fi un raport mai pu]in eficient dect dori]isau care nu \[i \ndepline[te scopul.

A[adar, s` vedem care sunt cercet`rile necesare care trebuie f`cute,ca un aspect specific al preg`tirii generale. |ntrebarea-cheie cu care amputea \ncepe este una de informare, \ntrebndu-v`:

Ce trebuie s` [ti]i pentru a \ntocmi un raport?

Apoi, pentru a aduna informa]iile, trebuie s` ]ine]i cont de surse.Aceasta poate implica chiar [i o list`. Astfel, de exemplu, \ntreba]i-v`:

Care sunt persoanele pe care trebuie s` le consulta]i (\n cadrul

sau \n afara organiza]iei)? La care din sursele publicate sau scrise trebuie s` face]i referire?



46/136

(Acestea pot include orice dintr-un raport anterior, un studiu decercetare, o carte, o revist` sau o simpl` \nsemnare).

De asemenea, este posibil s` fie nevoie s` pune]i \n ordine sau s`specifica]i o ordine a importan]ei \n ecua]ie. Cu siguran]`, nu esteindicat ca primul pas \nainte de a scrie ceva s` fie f`cut \n [ase luni dediscu]ii, documenta]ie [i noti]e. Numai un num`r finit de materiale vafi folositor, dar s-ar putea s` ave]i nevoie s` renun]a]i la l`rgimea net`ini]ial`, cel pu]in \n ceea ce prive[te luarea \n considerare a ceea ce ar

putea fi folositor.|n acest fel pute]i avea informa]iile chiar lng` voi: p`rere, fapte,cifre, noti]e, rezumate etc. de care ve]i avea nevoie \n momentul \n care\ncepe]i s` scrie]i.

Avnd toate informa]iile culese [i pe cele de prisos selectate, trebuies` le organiza]i. Cel mai u[or mod este aranjarea \n subgrupe cores-punz`toare: tot ceea ce are leg`tur` cu costurile sau cu sincronizarea,afirma]ie, \n func]ie de subiectul general. Aceasta \ndepline[te sarcinade a revizui materialele mai u[or de \ndeplinit, apoi pute]i continua cuun set ordonat de materiale la \ndemn`, dect cu un teanc mare [idezordonat.

Studiu de caz

Mary are de scris un raport [i un termen foarte scurt. Ea [tie, deasemenea, c` este important [i c` nu poate face lucrarea f`r` cer-cetare. La \ntrevederea altor presiuni [i la termenul de predare totmai prezent, ea opteaz` pentru un num`r minim de verific`ri ante-rioare [i se apuc` de scris.

La jum`tatea drumului, ea realizeaz` c` planul iese de pe [ine.

Trebuie s` se opreasc` pentru a c`uta mai multe referin]e, pentru adiscuta din nou cu unul sau mai mul]i colegi [i pentru a petrece timp



47/136

la telefon cu o agen]ie extern`. Rezultatul este c` lucrarea este\ntocmit` cu ajustaje [i \ncepe. Cursul este men]inut cu greu [i, \n

ciuda con]inutului corect care a fost inclus, datorit` termenului-limit`care o apas`, trebuie s` trimit` documentul, fiind con[tient` c` ar fiputut fi mai bun.

De fapt, lec]ia nu este aceea c` mai multe revizuiri suplimentare ar fifost de ajutor, ci aceea c`, avnd mai mult timp \n fa]`, ar fi redus tim-pul de scriere efectiv` [i ar fi dus la un rezultat final mai bun, atingnd

[i termenul-limit`. Data viitoare ea va [ti mai bine cum s` procedeze.

O abordare sistematic`

Rar \ntlnim persoane care pot \ntocmi un raport bun f`r` a-[i facecteva noti]e mai \nti [i, sincer, complexitatea multora din aceste do-

cumente necesit` ceva mai mult dect att. Cteodat`, poate c` tot ceeste necesar sunt zeci de cuvinte pe spatele plicului legendar, dar tre-buie s` fi]i foarte siguri c` nu pierde]i nimic din vedere. Dac` nusunte]i bine preg`ti]i, ave]i [anse ca tot ceea ce elabora]i ca o schi]`ini]ial` s` fie cumva \n afara obiectivului [i ve]i petrece apoi mult timpcu redresarea [i prelucrarea lor pentru a le pune \n ordine.

Un alt pericol const` \n termenele-limit`. {i cine nu lucreaz` \ntermene mai scurte dect [i-ar dori s` fie? Adesea, reducnd preg`tirea,\n combina]ie cu \nfruntarea unui termen presant, scriitorul trebuie s`examineze un raport, fiind con[tient c` o revizuire suplimentar` [i oprelucrare l-ar ajuta mai mult s`-[i fac` treaba bine.

A[adar, pentru a cuprinde toate posibilit`]ile [i gradele de comple-xitate, urm`toarea abordare \n [ase pa[i stabile[te o metodologie careva acoperi orice tip de document. (Acesta este [i modul \n care a fost\nceput` aceast` carte.) Este recomandat` numai prin practicabilitatea

ei. Func]ioneaz`. Va face munca mai rapid` [i mai sigur`. Poate insta-la deprinderile corecte [i devine rapid ceva cu care pute]i lucra, folosin-



48/136

du-i metodele mai mult sau mai pu]in multilateral, \n func]ie desitua]ie.

Cei [ase pa[i sunt acum revizui]i pe rnd, al`turi de un exemplu.Pentru a prezenta un exemplu simplu [i u[or pentru toat` lumea,imagina]i-v` c` trebuie s` scrie]i ceva despre munca voastr`. Pentrua-l face mai interesant [i pentru a-i conferi un obiectiv specific, ima-gina]i-v` c` ceea ce trebuie s` fie scris trebuie s` atrag` candida]iiexterni pentru a aplica pentru postul vostru; \ntruct (ne putem ima-gina ceea ce ne place) vei fi promovat de \ndat` ce va fi g`sit un con-

curent de succes.

Pasul 1: Enumerare

Acest pas const` \n ignorarea tuturor gndurilor despre ordine saustructur` [i enumerarea tuturor oric`rui punct semnificativ care arputea fi dorit sau necesar a fi inclus (]innd totu[i cont de tipul deraport [i nivelul detaliilor implicate).

Pasul 1 : Enumerare

Calific`ri

Experien]a titlu departament

(dimensiune, scop,

reputa]ie, dezvoltare)Tipul de persoan` ce pot face

ce vor face

Salariu C`l`torii

Beneficii

(ex. ma[ina)



49/136

Ac]iune: r`spuns

c.v.fotografie

interviuri

termen-limit`

Caracteristici speciale:

carnet de conducere f`r` antecedente limba francez` fluent

capabil de a redacta un raport bun

Titlul postului

Obiectivele postului

Principalele sarcini/responsabilit`]i -

-

Cursuri de preg`tire

Acesta este un proces care se apropie de ceea ce numim cteodat`

reprezentare mintal` [i ob]ine toate elementele implicate pe hrtie.Ar putea necesita mai mult de o sesiune pentru a-l completa, cu sigu-ran]` ve]i observa c` un gnd v` va duce la un altul, a[a cum esteprezentat [i \n imagine. Exist` mai multe persoane care consider` c`este mult mai util s` adapteze imaginea de desf`[urare pentru a adop-ta o abordare liber` dect s` elaboreze o list` ordonat` \n josul paginii.

Astfel, punctele sunt notate aproape la \ntmplare, \n jurul hrtiei.Aceasta v` permite s` finaliza]i prin vizualizarea tuturor noti]elordintr-o privire, deci, dac` este necesar, pute]i folosi o foaie de dimen-



50/136

siune mai mare dect A4. De asemenea, este mai bine s` o trasa]i pehrtie, nu pe ecran (urm`torii pa[i vor clarifica motivul).

C`su]a pasului 1 relateaz` acest pas ca un exemplu pentru a ar`taceva din ceea ce este realizat.

Pasul 2: Sortare

Apoi, pute]i continua prin rearanjarea noti]elor voastre \ntr-ologic` [i organizare pe care s` v` sprijini]i. Acest proces poate ridica

anumite \ntreb`ri, la fel ca [i alte r`spunsuri, a[adar, nu v` ofer` \nc`forma final` a raportului. Acest pas este adesea cel mai bine realizat ([icel mai rapid) prin adnot`ri la lista original`. O a doua culoare ar puteaajuta acum, \ntruct \ncepe]i s` pune]i lucrurile \n ordine, s` face]igrup`ri logice [i conexiuni, dar v` [i permite s` ad`uga]i sau s` scoate]ianumite puncte [i s` perfec]iona]i \ntreaga imagine.

Exemplul continu` \n c`su]a pasului 2.

Pasul 3: Aranjare

Acest pas v` aranjeaz` noti]ele \ntr-o form` final` a con]inu-turilor, [i aici v` pute]i decide asupra \n[iruirii precise [i aranja-mentelor pe care le ve]i urma pentru raportul \n sine. De dragul acu-rate]ii [i pentru a v` oferi vou` \n[iv` o linie clar` pe care s` o urm`ri]ipe m`sur` ce avansa]i, merit` adesea s` rescrie]i foaia la care a]i r`mas

la pasul 2 (\ntr-adev`r, acum multe persoane lucreaz` direct cu tastatu-ra [i ecranul, acesta este momentul pentru a-l transfera \n acest mod,dac` dori]i, \ntruct ceea ce crea]i \n acest moment este o list`secven]ial`).



51/136

Pasul 2: Sortare

1. Titlu 3. Departament(dimensiune, scop,

reputa]ie, dezvoltare + viitor)

5.Tipul de persoan` ce pot face ce vor face

6. Caracteristici speciale:carnet de conducere f`r` antecedente

limba francez` fluentcapabil de a redacta un raport bun2. Titlul postului


8. Ac]iune: r`spunsc.v.fotografieinterviuritermen-limit`

15 nov+decizie

+semn bunscos din func]ie

Calificri

Experien]`

7. SalariuBeneficii

(ex. ma[in`)

C`l`torii biroul din

Paris

Cursuri depreg`tire

Oportunit`]i

4. Obiectivele postului _________________________________

Principalele sarcini/responsabilit`]i______________________


52/136

|n acest pas v` pute]i forma o privire [i nota mai ales eviden]ierilecare vor fi f`cute. De exemplu: Ce este cel mai important? Unde este

nevoie de majoritatea detaliilor? Ce are nevoie de ilustra]ii (aceastapoate implica orice mijloc, de la un grafic pn` la o adnotare)? Careeste partea care va ocupa cel mai mult spa]iu? Ce, dac` exist` ceva, vamerge la o anex`?

Cteodat` exist` teama c` nu este material suficient. Conducereasau oricine altcineva a[teapt` o cantitate de analize, considera]ii saucuget`ri reprezentate [i ne \ngrijor`m c` vom \ntmpina greut`]i \n

umplerea a trei pagini. De obicei, se \ntmpl` reversul, [i acesta estepasul la care se reduce, dac` este necesar, astfel \nct ceea ce este incluss` fie bine ales, dar nu exagerat de lung.

Acest fapt este valabil pentru toate nivelurile. Con]ine num`rul depuncte care trebuie atinse [i ceea ce trebuie spus despre fiecare.Bine\n]eles, trebuie s` scrie]i suficient material pentru a v` sus]inecauza, dar nu risca]i s` v` afunda]i \ntr-o pledoarie a detaliilor irele-vante sau a punctelor subsidiare care sunt, de fapt, digresiuni inutile.

Pasul 4: Revizuire

La acest punct ave]i o ultim` privire asupra a ceea ce planifica]iacum s` face]i s` revizui]i linia aranjat`. Va fi mai u[or [i mai rapids` face]i amendamentele finale acum dect atunci cnd imprima]i \nfinal 20 sau 30 de pagini din proiect. V-ar putea ajuta dac` a]i trece

mai repede, desf`[urnd o revizuire final`, distan]ndu-v` de ceea cea]i f`cut pn` \n acest moment, cel pu]in pentru o clip`. Ajunge]i attde aproape de ceva la care lucra]i din greu, \nct nu vede]i p`durea decopaci. Unul dintre lucrurile de care dori]i s` fi]i convins este imagineacuprinz`toare dac` acesta este corect, apoi detaliile vor decurge multmai u[or.

Nu v` face]i griji dac` \nc` dori]i s` mai face]i modific`ri la acest

pas. Ad`uga]i lucruri, [terge]i lucruri, reorganiza]i lucrurile (rescrie]iplanul, dac` este necesar) dar asigura]i-v` c` atunci cnd continua]i



53/136

s` scrie]i ceva o face]i \ntr-un mod \ncrez`tor, astfel \nct planul s`reprezinte viziunea voastr` asupra con]inutului, [i el va fi luat drept un

ghid folositor.Se merit` ca aici s` face]i pauz` pentru a recapitula, cel pu]in \n ceea

ce prive[te comentariile despre procesul desf`[urat pn` \n acestmoment. Pentru multe persoane, un document, acest proces (adic`pa[ii 1-4) va lua numai cinci sau zece minute, [i acesta este un timp binealocat, \ntruct va reduce timpul care va trece din momentul \n care ve]i\ncepe s` scrie]i. Pe m`sur` ce v` dezvolta]i propriul stil al acestui tip de

preg`tire, ve]i observa c` ve]i putea scurta pu]in procesul, cu cteva do-cumente care pot fi scrise din lista de prima mn`. Dac` este implicat`o adev`rat` complexitate, bine\n]eles c` s-ar putea s` dureze mai mult.Este, de asemenea, o procedur` care func]ioneaz` bine, \n cazul \n careeste necesar` o dezbatere [i o consultare \ntre colegi. Pasul 1 poate fi\ntodeauna realizat \n grup, cu un panou de prezentare sau un proiec-tor folosit pentru a colec]iona primele gnduri.

Cu tot ceea ce a fost f`cut mintal, acum este momentul s` scrie]i.

Pasul 5: Scrie]i

Ce ar mai fi de spus? Acest pas se refer` la scriere. L`snd deopartedetaliile despre folosirea limbajului (pentru capitolul 4), exist`, de fapt,cteva puncte de f`cut aici \n conformitate cu planul meu!

Mai \nti, merit` s` spunem un cuvnt sau dou` despre metod`.

Scrie]i, tip`ri]i sau ce? Ar fi o mic` alegere aici. |n multe organiza]ii,calculatorul a \nlocuit secretara. Tu e[ti cel care \l tasteaz`. |]i va luapu]in timp pentru a te obi[nui cu asta, dar \n cazul de fa]` este unadev`rat avantaj cel pu]in pentru anumite tipuri de scrieri [iafecteaz` productivitatea [i flexibilitatea. Laptopurile au extins posi-bilit`]ile aici [i orice persoan` care c`l`tore[te \n interes de afaceripoate, dac` dore[te, s` lucreze \n mi[care (o parte din prima schi]` a

acestei c`r]i a fost tastat` \ntr-o duminic`, \ntre dou` cursuri de instru-ire \n Singapore, [i o alt` parte, \n timpul c`l`toriei).



54/136

Ca o \ndoial` considerabil` \n momentul \n care au \nceput toateacestea este semnul c` schimbarea este posibil` deoarece mi se pare mai

dificil s` scriu ceva de orice lungime \n scriere obi[nuit` dect atuncicnd tastez. |n ciuda deprinderilor mele de tastare, care sunt departe dea fi perfecte, gndirea mea este acum obi[nuit` cu tastatura [i ecranul.

Ce altceva a]i mai putea face? Mul]i \nc` scriu de mn` [i apoifolosesc pe altcineva la introducerea pe calculator. Nu este nimic r`u \nasta. Un sfat: l`sa]i mult spa]iu. Pentru majoritatea muritorilor, nimicnu este perfect de la \nceput. Ve]i dori s` reveni]i, s` face]i cteva

modific`ri, s` ad`uga]i sau s` muta]i anumite sec]iuni, deci l`sa]i-v`spa]iu pentru a o face \ntr-o acurate]e rezonabil` secretara dumnea-voastr` va aprecia acest lucru [i va putea lucra din el mult mai u[or. Deasemenea, trebuie s` ave]i o modalitate clar` de a marca modul \n caredori]i s` \l aranja]i. Este destul de u[or s` indica]i un nou paragraf, darexist` o gam` de al]i factori, cum ar fi tip`rirea \ngro[at`, paragrafe cualineat [i a[a mai departe, care trebuie specificate \n mod precis.

Ca o alternativ`, \l pute]i dicta. |n cazul unui document lung, acestlucru nu este chiar bun pentru productivitate [i nu toat` lumea sepoate concentra suficient pentru a func]iona bine; dar aceast` moda-litate este potrivit` pentru anumite persoane, iar acest lucru este ceeace conteaz`. Programul de recunoa[tere a vocii este \nc` departe de a fiperfect (de[i sunt persoane care sus]in c` \l folosesc cu succes). Pentrumulte persoane, restric]ia \n ceea ce prive[te timpul \n care pot termi-na lucrul este aceea legat` de ct de repede se pot decidece s` scrie!

Probabil c` \ntr-o zi vor ap`rea calculatoare att de sofisticate \nctnu vom face dect s` vorbim cu ele, s` ap`s`m o tast` [i vom avearaportul tip`rit \n timp ce \l rostim. Sistemele sunt disponibile [ireprezint` un pas \n aceast` direc]ie. Vom vedea; dar atunci cnd vorfunc]iona [i pre]ul va fi corect, voi fi primul la rnd.

Totu[i, opta]i s` lucra]i, munca \nseamn` s` pune]i cuvintele pehrtie. Acesta este un strop cu cel mai mare element al sarcinii \n el.

Dar trebuie f`cut [i planul pe care vi l-a]i creat prin preg`tireaminu]ioas`, acesta va u[ura [i accelera procesul. Cteva trucuri pot fi



55/136

de ajutor: mai \nti, alege]i-v` momentul. Sunt convins c` exist`momente cnd nu par s`..., cnd sunt inutil..., cnd este dificil... s` leg

dou` fraze coerente \mpreun` de la un cap`t la cel`lalt. Exist` altemomente cnd totul curge cnd nu \ndr`zne[ti s` te opre[ti \n cazul\n care fluxul face la fel [i cnd nu po]i pune cuvintele pe hrtie \nacela[i ritm cu gndurile tale.

Dac` este posibil, termenele-limit` pot avea un efect aici nu \lsuprapune]i cu precedentul. Dac` scrierea chiar nu decurge l`sa]i-odeoparte. Opri]i-v`. Pentru un moment, peste noapte sau ct v` plim-

ba]i \n jurul blocului, ct face]i o cafea. Multe persoane confirm` c`atunci cnd cuvintele pur [i simplu nu curg, o pauz` chiar ajut`.Dar, de asemenea, aloca]i timp suficient: de vreme ce sunte]i pe

drum [i cuvintele v` apar ca pe roate, procesul se poate sup`ra dac` \lp`r`si]i. Dac` sim]i]i c` ave]i nevoie de o or` f`r` \ntreruperi sau demai mult, \ncerca]i s` v` organiza]i lucrurile \n aceast` direc]ie. Sepoate s` economisi]i timp [i s` v` ajute s` elabora]i un raport mai bun.

Pe de alt` parte, nu v` opri]i \n momentul \n care v` \mpotmoli]ide un detaliu poate important. Acesta este cel de-al doilea truc nuv` l`sa]i distra[i de cteva mici suspensii. Spune]i c` ave]i nevoie de untitlu, acesta trebuie s` fie clar, concis [i s` trezeasc` lumea la realitate,s` \l observe [i s` doreasc` s`-l citeasc`. Nu v` pute]i gndi doar launul. L`sa]i-l [i scrie]i. V` pute]i \ntoarce oricnd la el ([i cnd o face]i,cine [tie, cteodat` v` gndi]i doar la ceea ce dori]i \n acel moment).

Exist` pericolul ca \n schimb s` ezita]i, s` v` bate]i capul, s` irosi]i

timp, s` nu ajunge]i nic`ieri, dar s` deveni]i att de prins \nct s`pierde]i tot ce a]i avut \n minte cu privire la forma general` a raportu-lui sau a sec]iunii acestuia la care lucra]i. Acest lucru este valabil pen-tru cuvinte, expresii, fraze [i chiar sec]iuni \ntregi. Marca]i \n mod evi-dent acolo unde este nevoie s` reveni]i (astfel \nct s` nu uita]i nicio-dat` s` verifica]i din nou!).

Acestea fiind spuse, munca aici const` \n punerea pe hrtie.

Probabil nu va fi perfect`, dar nu ar trebui s` v` sim]i]i prost dinaceast` cauz`; un num`r surprinz`tor de mic de persoane pot crea un



56/136

document cuvnt cu cuvnt a[a cum [i-l doresc, de prima dat`.Practica v` va aduce mai aproape [i mai aproape, [i lucrurile cu care

sunte]i obi[nui]i vor fi mai u[oare dect ceva ce este nou pentru voi sauceva ce v` for]eaz` cuno[tin]ele [i expertizele la maximum.

Totu[i, revizuirea este de obicei necesar`; merge]i c`tre urm`torulpas.

Pasul 6: Edita]i

Dac` v-a]i preg`tit [i a]i scris bine, acest pas poate fi adesea consi-derat, comparativ, simplu. |n cazul \n care este ceva nou sau complex,revizuirea este necesar`. Exist` un num`r de puncte aici care v` ajut`s` face]i acest pas practic, dar nu prelungit:

Dac` este posibil, l`sa]i o schi]` o vreme \nainte de a-l reciti.Ajunge]i foarte aproape de ceva [i, f`r` o pauz`, \ncepe]i s` vede]inumai ceea ce a[tepta]i (sau spera]i) s` fie acolo. Este adesea mairapid s` termina]i ceva \n acest mod dect \ncercnd s` v`asuma]i \ntreaga munc`, de la un pas anterior la urm`torul.

Citi]i ceea ce a]i scris, cu voce tare ar fi cel mai bine. Ve]i auzicum sun` anumite lucruri, [i aceasta reflect` ceea ce vor sim]icititorii \n timp ce citesc. Cnd ve]i face acest lucru, ve]i obser-va c` anumite chestiuni cum ar fi frazele foarte lungi sar \neviden]` foarte clar (\n acest caz nu mai pute]i respira).

Da]i-i unui coleg s` \l citeasc`. O privire proasp`t` aduce adesealumina \n zonele \n care era]i convin[i c` sunt bune, pentru simplulmotiv c` nu g`sea]i o modalitate mai simpl` de a exprima materi-alul. Exist` persoane care obi[nuiesc s` fac` acest lucru pe baza uneisl`biciuni. |ntruct se irose[te timpul, ace[tia solicit` vizualizareaunui lucru \n schimbul aceluia[i gest pentru altcineva. Aceastapoate func]iona bine; mai bine dac` o face]i \n mod regulat.

Grija pentru detaliu. Oscar Wilde spunea: Lucram la corecturaunuia dintre poemele mele toat` diminea]a [i am scos o virgul`.



57/136

Dup`-amiaz` am pus-o \napoi. De fapt, detaliile cele mai micisunt importante. De exemplu, pute]i crea un impact mai mare

\mp`r]ind o fraz` \n dou`, cu una scurt` urmnd dup` cea lung`.Aceasta face un punct s` fie mai puternic.

{i, \n final, dac` procesa]i cuvintele \ntr-un calculator, nu v` \ncrede]isut` la sut` \n verificatorul scrierii. O mai mare acurate]e de-a lungulmajorit`]ii documentului este marcat` de tendin]a gre[elilor \n cuvinte,cum ar fi numele. De asemenea, trebuie s` vede]i cuvintele foarte apropi-

ate ca scriere: there/their (acolo/a lor), effect/affect (efect/afecta) [i alteleasemenea, \ntruct acestea nu vor fi depistate de majoritatea sistemelor(s-ar putea s` fi ales cuvntul gre[it, dar s`-l fi scris corect).

Editarea este un pas important. Exist` o poveste despre un cnt`re]de oper`, invitat s` cnte la un concert de gal`, foarte devreme \n cari-era sa. Acesta a fost emo]ionat c` se afl` acolo [i flatat s` observe c`,dup` ce [i-a cntat aria personal`, a fost chemat \napoi pentru maimulte bisuri. Aceasta a \nsemnat att de mult pentru directorul descen`, \nct a fos \mpins pe scen` a patra oar`. Nu, nu, domnule is-a spus, mi-e team` c` v` vor cere din nou [i din nou pn` cnd ove]i face cum trebuie! A[a se \ntmpl` [i cu editarea. Dac` este nevoies` o citi]i de trei ori, a[a s` face]i.

Bine\n]eles, poate c` a]i putea continua s` face]i schimb`ri la nes-fr[it, dar \n final trebuie s` l`sa]i ceva s` mearg` \nainte. Dar mai multde o privire poate \nsemna dividende, [i dac` finalul atinge rezultatul

dorit, procesul se justific`.Am obsevat c` timpul petrecut pentru preg`tire v` reduce timpul

de scriere. |n mod asem`n`tor, este mai eficient din punct de vedere altimpului s` urma]i o schi]` [i apoi s` face]i cteva schimb`ri, dect s`munci]i la lucrare \ncercnd s` face]i fiecare rnd perfect, scriind-o dinprima. Ca majoritatea lucrurilor implicate aici, obiceiul \[i joac` roluls`u. Ceea ce este important este s` v` g`si]i o abordare care s` vi se

potriveasc` [i care s` ac]ioneze pe parcursul lucrului astfel \nct s` pro-duc` rezultatul final pe care \l dori]i.



58/136

Exerci]iu

La acest punct ar merita s` privim \napoi la orice raport al vostru pecare l-a]i avut \n minte sau la care a]i lucrat dac` a]i f`cut o pauz`pentru exerci]iu la \nceputul acestui capitol. Lua]i-v` timp pentru arevizui procesul de preg`tire, urm`rind abordarea sistematic` pecare a]i desf`[urat-o acum. Ve]i putea descoperi c`, dac` \l ve]i par-curge din nou, ve]i produce un plan care va reprezenta mai bine

inten]iile voastre ([i un obiectiv mai clar?) dect \n cazul \n care meto-da voastr` anterioar` era mai mult ad hoc.

Puncte-cheie

Asigura]i-v` de cescrie]i [i stabili]i obiective clare.

P`stra]i cititorul \n minte tot timpul procesului. Trata]i preg`tirea sistematic, mergnd de la o privire de ansamblu

asupra con]inutului posibil pn` la un plan strns care va fi urm`ritpe m`sur` ce scrie]i.

|ncerca]i s` scrie]i f`r` \ntreruperi. Nu v` teme]i s` edita]i (sau \ncerca]i s` o face]i pe seama altei per-

soane).



59/136

Puterea limbajului

Dac` v` asuma]i producerea tuturor sensurilor care corespundcunoa[terii celorlalte \ncercnd s` extrage]i o comunicare din con-]inutul pe care \l afi[a]i \ntr-un raport, exist` o mai mare probabilitateca o ac]iune ulterioar` s` fie ceea ce v` dori]i.

Ave]i dreptate. Acesta nu este un \nceput bun. Dac` dori]i s`spune]i: Dac` scrii bine, lumea va \n]elege [i este probabil s`reac]ioneze a[a cum \]i dore[ti \n acest caz ar trebui s` spune]i doaracest lucru. Dar este un punct bun cu care s` \ncep acest capitol.Limbajul [i modul \n care este folosit conteaz`. Exact modul \n carea[ezi lucrurile va avea un suport direct \n modul \n care vor fi perce-pute; [i aceasta, la rndul ei, are un rezultat direct \n modul \n care unraport \[i atinge obiectivele.

Cultivarea unui stil

Este clar c` limbajul face diferen]a. Dar aceasta este o afirma]ieneconving`toare grav`; limbajul poate face o diferen]` foarte conside-rabil`. {i acesta face diferen]a \n multe moduri diferite, a[a cum vademonstra acest capitol.

Modul \n

cum sa faci rapoarte

Documents