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CURSO DE ADMINISTRACIÓN DEL TECNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO DE KINAL/UNIS

El curso de Administración se divide en ocho clases (dos por cada trimestre) 5 de ellas se refieren de forma directa a las

funciones del proceso administrativo: Planeación, organización, integración, dirección y control. Las tres restantes van en este

orden: La primera, Fundamentos de administración sienta las bases sobre las que trabajaremos el resto del curso. La tercera

de las ocho brinda varias herramientas: contables de planeación y mercadeo. Y en la última se pone en práctica el contenido

del curso, sintetizándolo en un plan de negocios.

Cada clase será evaluada en la fecha indicada, la última será mediante un plan en el que deberá reflejar el aprovechamiento

práctico de las clases recibidas.

TRIMESTRE CLASE EXAMEN FINAL

I FUNDAMENTOS DE

ADMIISTRACIÓN

1 de marzo

I PLANEACIÓN Y

MÉTODOS DE

PRODUCCIÓN

5 de abril

II HERRAMIENTAS

CONTABLES, DE

PLANEACION Y

MERCADEO

17 mayo

II ORGANIZACIÓN

21 de junio

III INTEGRACIÓN y RRHH

26 de julio

III DIRECCIÓN Y SERVICIO 30 de agosto

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IV CONTROL Y CALIDAD

4 de octubre

IV PLAN DE NEGOCIO

15 de noviembre

CLASE 1

Introducción, contenido y evolución del pensamiento administrativo

INTRODUCCIÓN:

Existe una discusión sobre si la administración es un arte o una ciencia. Es un arte en cuanto la capacidad de ejecutar lo

propio del administrador; como lo sería el ejecutar un instrumento musical, jugar al futbol o practicar una operación de

corazón. También es una ciencia, pues hay todo un conocimiento organizado que ayuda a la práctica. Ambas: ciencia y arte

se complementan.

Este conocimiento empezó a sistematizarse, como veremos por Frederick Taylor (1856-1915) y desde entonces ha

evolucionado continuamente; uno de últimos maestros reconocidos es Peter Drucker (1909-2005) escribió más de treinta y

cinco obras sobre el tema y asesoró empresas en USA (General Motors) y en Europa.

Estudiaremos esta apasionante materia, en el cuso de Administración a lo largo de cuatro trimestres, donde revisaremos dos

clases en cada uno de ellos. El objetivo es conocer los principios de administración, las funciones del administrador y algunas

herramientas para ponerla en práctica. Con el fin de mejorar nuestro trabajo profesional donde lo desempeñemos; quizá

también pueda servir para que alguno de nosotros se atreva a impulsar la empresa que lleva en mente. De cualquier forma

este curso nos servirá seguro para administrar mejor los recursos propios o ajenos de los que tengamos que responder.

3

EL CONTENIDO

Seguiremos un planteamiento común de organizar la materia en base a las funciones del administrador más el aporte propio

del esquema que se ha venido utilizando desde hace algunos años en el TSU de KINAL/UNIS. Cada trimestre tenderemos dos

clases que son las siguientes:

1. FUNDAMENTOS DE ADMIISTRACIÓN

2. PLANEACIÓN Y MÉTODOS DE PRODUCCIÓN

3. HERRAMIENTAS CONTABLES, DE PLANEACION Y MERCADEO

4. ORGANIZACIÓN

5. INTEGRACIÓN Y DESRROLLO DEL PERSONAL

6. DIRECCIÓN Y SERVICIO

7. CONTROL Y CALIDAD

8. PLAN DE NEGOCIO

En el primer trimestre sentaremos las bases mediante los conceptos fundamentales y nos introduciremos el inicio de todo

proceso administrativo: planear y fijar los objetivos a alcanzar así como los métodos para lograrlo.

En el segundo daremos herramientas contables y de planeación como son: el presupuesto, los planos, el flujo de fondos y

algunos elementos de mercadeo y ventas.

Los siguientes dos trimestres seguiremos con las funciones administrativas con énfasis en el desarrollo de las personas,

elemento primordial en las organizaciones, el servicio que algunos, como Joan Ginebra, consideran otra forma de dirigir y la

calidad como resultado del control.

EVOLUCIÓN DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO:

Antes de ver hablar de las personas que han influido en el desarrollo de la administración revisemos, a la luz del libro de

Harold Koontz: Administración, una perspectiva global, algunos conceptos importantes:

4

1. ADMINISTRACIÓN Y ADMINISTRADORES: Proceso de diseñar y mantener un ambiente donde personas que trabajan

juntos, en grupos, cumplen metas específicas de manera eficiente.

El administrador no debe perder de vista, según esta definición, ni los objetivos que persigue ni las personas con quienes los

logrará.

En la página: es.wikipedia.org/wiki/administración la definen como una ciencia social y técnica que planifica, organiza,

integra, dirige y controla recursos humanos, financieros, materiales, tecnológicos y de conocimiento; de una organización.

Con el fin de obtener el máximo beneficio posible.

Consideraremos, en el curso que no existe diferencia entre gerentes, ejecutivos, coordinadores, administradores y

supervisores pues todos llevan a cabo en su labor una o varias funciones de administración; aunque se comprende que la

mezcla entre funciones directivas, organizativas y de planeación varía según las personas ocupen un puesto más alto en la

jerarquía organizacional. También variará el porcentaje de trabajo que requiera habilidades conceptuales y de diseño,

habilidades humanas y de relación y habilidades técnicas siendo mayores las primeras en la alta dirección, mientras que en el

grupo de supervisión serán más necesarias las técnicas.

2. PRODUCTIVIDAD: Relación de salidas/insumos dentro de un periodo considerando la calidad

3. EFECTIVIDAD: Logro de objetivos

4. EFICIENCIA: Alcanzar los objetivos con el mínimo de recursos

CLASE 2

ESCUELAS DE ADMINISTRACIÓN

5

PERSONAJES IMPORTANTES EN LA EVOLUCIÓN DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO

1. FREDERICK TAYLOR (1856-1915):

Ingeniero y economista estadounidense. Se le considera el padre de la administración científica. Su deseo era: Elevar la

productividad por medio de la eficiencia productiva, lograr una mejor paga a trabajadores (aplicando el método

científico: tiempo de ejecución vinculado a la remuneración) y crear ambientes de estudio, armonía y desarrollo. El

enfoque de sus estudios se centraba en el esfuerzo, tiempo y movimientos que los trabajadores tenían que realizar así

como en el método y uso de herramientas para producir; en una época de gran demanda de productos.

2. HENRY FAYOL (1841-1925) Ingeniero y teórico de la administración. Dividió las actividades industriales en seis grupos:

Técnico, comercial, financiero, seguridad, contabilidad y gerencia. Reconoció la necesidad de enseñar administración y

formuló 14 principios de administración:

PRINCIPIO Qué expone

1 División del trabajo Mas especialización

mayor eficiencia

2 Autoridad Formal, técnica.

Legitimidad

3 Disciplina Respeto de reglas y

convenios.

sanciones

4 Unidad de Dirección Un solo plan un

solo administrador

5 Unidad de mando Recibe

instrucciones sólo

de uno

6 Bien común sobre individual Siempre y en todo

7 Remuneración Equitativa.

Accionistas

6

8 Centralización Responsabilidad

con suficiente

autoridad

9 Jerarquía Organigrama

10 Orden Personas y cosas

cargo posiciones

11 Equidad Justicia y amistad

12 Estabilidad No alta rotación

13 Iniciativa Dar libertad

14 Espíritu de grupo Unidad.

comunicación

3. ELTON MAYO (1880-1949) Teórico social, sociólogo y psicólogo industrial especializado en teoría de las

organizaciones y las relaciones humanas.

Los hallazgos de Mayo, basados en parte en las ideas concebidas por Wilfrido Pareto, tendrían un efecto importantísimo

en el pensamiento administrativo. La modificación de la iluminación del grupo de prueba, la realización de cambios en

los períodos de descanso, la reducción de la jornada de trabajo y la aplicación de variantes en los sistemas de pago de

incentivos no parecieron explicar los cambios en la productividad. Concluyendo que eran otros factores responsables.

Descubrieron que, en general, el aumento de la productividad se debía a factores sociales como la moral de los

empleados, la existencia de satisfactorias interrelaciones entre los miembros de un grupo de trabajo, como el sentido

de pertenencia. Un administrador capaz de comprender el comportamiento humano, especialmente el comportamiento

grupal, y de favorecerlo mediante habilidades interpersonales como la motivación, la asesoría, la dirección, y la

comunicación, tiene más posibilidades de alcanzar los objetivos que se proponga. Este fenómeno, producto sobre el

hecho de que se pusiera atención a las personas, se conoce como efecto Hawthorne; por el cual Mayo es muy conocido.

Conclusiones del experimento de Hawthorne

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1. El nivel de producción no está determinado por la capacidad física o fisiológica del trabajador, sino por las normas

sociales y las expectativas que lo rodean.

2. El comportamiento del individuo se apoya por completo en el grupo. Los trabajadores no actúan ni reaccionan

aisladamente como individuos.

3. Los obreros que producían muy por encima o muy por debajo de la norma socialmente determinada, perdían el afecto y

el respeto de los compañeros. El comportamiento de los trabajadores está condicionado por normas y estándares sociales.

4. En Hawthorne los investigadores se concentraron en los aspectos informales de la organización. La empresa puede ser

una organización social compuesta por grupos sociales informales, cuya estructura no siempre coincide con la formal.

5. En la organización es muy importante tener en cuenta los aspectos y las decisiones que tienen los empleados para

enfocar y establecer las relaciones humanas.

6. Elton Mayo llegó a la conclusión de que a mayor interacción, mayor capacidad productiva.

7. Cualquier cambio produce una reacción en el personal.

8. Gracias a este experimento se pudo comprobar que cuando el trabajador se siente bien, es más productivo.

4. PETER DRUCKER (1909-2005) Abogado y tratadista austríaco, quien es considerado el mayor filósofo de la

administración en el siglo XX. Fue autor de más de 35 libros, y sus ideas fueron decisivas en la creación de la

Corporación moderna.

8

Tabla 1 HISTORIA DE LAS ESCUELAS DE ADMINISTRACIÓN

Año Escuela Administrado

r

Que propone Consecuencias Hombre

como

1910 Científica

Frederick

Taylor

Medir tiempos

y movimientos

Racionalización

y división del

trabajo

Económicus

(salario)

1920 Clásica Henry Fayol Estructura de

la

organización

Relaciones

humanas

14 principios Mecanicus

1950 Humana Elton Mayo Estado leyes

seguros social

sindicatos

Factor Humano

motivación

Socialis

1960 Neoclásic

a

Peter Drucker Orientar dirigir

controlar logro

objetivos

Líneas de

organización y

staff. Funciones

Funcionalis

1989 Sistémica Desde 1940 Macro sistema

y

microsistemas.

Causa y efecto

Sinergia Integral

EJERCICIOS DE COMPLEMENTO:

1. Haga una tabla comparativa de las teorías de administración X,

Y y Z quien es su autor, en qué consiste cada teoría. ¿Todavía se

aplican? ¿Cuál de ellas considera es la mejor’

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CLASE 3

COMPETENCIAS ADMINISTRATIVAS.

Como alumno del TSU de Kinal está leyendo este documento para obtener o mejorar sus capacidades administrativas; porque

quiere llenar de mejor manera el perfil de un administrador, que requiere entre otras, las siguientes capacidades:

Visión de conjunto

Pensamiento estratégico

Capacidad de aprender

Capacidad de análisis

Capacidad de decidir

Visión clara del trabajo

Capacidad para trabajar y hacer trabajar en equipo

Obtener resultados planeados

¿Capacidades o competencias? Por la comprehensión del término, que explicamos adelante, hablaremos en delante de

competencias y estas pueden clasificarse en Personales, interpersonales e instrumentales.

10

Entre las personales: Capacidad para aprender y aplicar dichos conocimientos a la práctica. Capacidad de flexibilidad y

anuencia al cambio razonable, compromiso con la calidad y trabajo autónomo o auto impulsado.

Entre las interpersonales: Trabajo en equipo, trato exigente pero amable, empatía con los colaboradores y los jefes, ser

optimista y gozar de su trabajo.

Entre las instrumentales: Capacidad de análisis y síntesis para resolver problemas. Habilidad para el manejo de la

información, capacidad para planificar y organizar.

La competencia en general se considera como la capacidad para responder exitosamente en una situación compleja o llevar a

cabo una actividad, según criterios de desempeño definidos de antemano. En la definición de competencia encontramos la

asociación de tres elementos, conocimientos, habilidad y actitud. Podemos relacionarlos mediante la siguiente fórmula:

C= K+H+A

En donde C es la competencia, K el conocimiento, H la habilidad y A la actitud

a) El conocimiento. Para lograrlo ponemos en juego nuestras facultades intelectuales para descubrir la naturaleza,

cualidades y relaciones de las cosas. En una actividad de trabajo allí se comprende la teoría del asunto.

b) La Habilidad. Considerada como el talento o capacidad para poner dicho conocimiento en práctica; para realizar una

acción.

c) La actitud. Donde entra en juego la conducta de la persona al hacer lo que la competencia reclama. En este punto es

muy importante lo que motiva a la persona a hacer las cosas.

COMPETENCIA = CONOCIMIENTO K + HABILIDAD H + ACTITUD A

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Por lo anterior se deduce que las competencias que debe tener un administrador son múltiples, entre otras las

interpersonales que le ayuden a que los grupos humanos realicen actividades de forma organizada para alcanzar los

objetivos de la empresa o grupo.

Además deberá ser competente para cumplir con las funciones de la empresa: Planificar, organizar, dirigir y controlar.

Como ejemplo podemos hablar de tres competencias indispensables que debe tener un administrador: de planear, tomar

decisiones y liderar. Analicémoslas:

Competencia 1

Planeación

Definición de la Competencia: Determinar eficazmente las metas y prioridades institucionales, identificando las acciones, los

responsables, los plazos y los recursos requeridos para alcanzarlas.

Conductas Asociadas

Anticipa situaciones y escenarios futuros inciertos

Establece objetivos claros y concisos estructurados y coherentes con las metas organizacionales

Traduce los objetivos estratégicos en planes prácticos y factibles

Busca soluciones a los problemas

Distribuye el tiempo con eficiencia

Establece planes alternativos de acción.

Competencia 2

Toma de Decisiones

Definición de la Competencia: Elegir entre una o varias alternativas para solucionar un problema o atender una situación,

comprometiéndose con acciones concretas y consecuentes con la decisión.

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Conductas Asociadas

Elige con oportunidad entre muchas alternativas los proyectos a realizar

Efectúa cambios en sus actividades o en las funciones que tiene asignadas cuando detecta problemas o dificultades

para su realización. Se compromete.

Decide bajo presión

Decide en situaciones de complejidad e incertidumbre

Competencia 3

Liderazgo

Definición: Guiar y dirigir, manteniendo la unidad los integrantes de la empresa para alcanzar los objetivos propuestos.

Conductas Asociadas

Mantiene la motivación en sus colaboradores

Fomenta la comunicación clara, directa y concreta

Crea y mantiene grupos de trabajo con un desempeño conforme a los estándares fijados

Promueve la eficacia del equipo

Genera un clima positivo y de seguridad en sus colaboradores

Fomenta la participación de todos en los procesos de reflexión y de toma de decisiones

Unifica esfuerzos hacia objetivos y metas institucionales

EJERCICIOS DE COMPLEMENTO:

Haga un pequeño resumen del principio de Pareto 80/20 y su

relación con la toma de decisiones en la empresa. Ponga un

ejemplo real.

Explique brevemente que es un análisis FODA y que le parece

interesante de este método de análisis.

13

CLASE 4

QUÉ ES LA EMPRESA

Que es la empresa y cuál es su función:

En términos generales se define la empresa como la unidad económica de producción, en contraposición a la familia que es la

unidad básica de consumo.

Sánchez Gili

indica como caracteres definitorios de la misma:

1. Es una unidad autónoma de producción

2. Que utiliza trabajo ajeno además del empresario

3. Que no produce para el autoconsumo sino para el mercado

4. Su actividad la motiva el lucro (para que la empresa pueda “hacer dinero” es necesario que tenga clientes satisfechos”ii

)

5. Poseedora en diversa forma y grado de capital

6. Sometida al riesgo

7. En la que existe la innovación

Dentro de la empresa se da el proceso administrativo cuyas funciones principales son: Planear, decidir, organizar, comunicar,

motivar, dirigir (guiar, aconsejar) medir (evaluar, controlar), recoger información, sintetizar información y de nuevo a planear.

El engranaje central estará compuesto por tres piezas: Innovar, coordinar y desarrollar el personal.

Los fines propios de la empresa son:

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1. Entregar un producto o servicio

2. Generar valor agregado (Para sueldos, prestaciones y dividendos) Como generar valor agregado está relacionado

directamente con la rentabilidad de la empresa, se comprende que una de las competencias del administrador es la de

cuidar el dinero. Algo que vernos en su momento por la importancia que tiene.

3. Desarrollo del personal y

4. Auto sostenibilidad de la empresa o permanencia en el mercado

Todos los que estamos tomando este curso reconocemos nuestra propia contribución a la empresa de la que formamos

parte.

Visión, Misión Objetivos:

Visión se define como la meta a la cual se dirige la empresa y sirve de rumbo y aliciente para orientar las decisiones

estratégicas de crecimiento y competitividad.

No basta con establecer claramente que se está haciendo el día de hoy en la empresa. Debemos ver el futuro, los cambios

necesarios y la dirección a largo plazo. También considerar qué deberá hacer la compañía para satisfacer las necesidades de

sus clientes el día de mañana y cómo deberá evolucionar la configuración de negocios para que pueda crecer y prosperar. Por

consiguiente, los administradores están obligados a ver más allá del negocio actual y pensar estratégicamente en el impacto

de las nuevas tecnologías, de las necesidades y expectativas cambiantes de los clientes y de la aparición de nuevas

condiciones del mercado.

Deben hacer algunas consideraciones fundamentales acerca de hacia dónde quieren llevar a la compañía y desarrollar

una visión de la clase de empresa en la cual creen que se debe convertir.

15

En síntesis, la visión indica claramente hacia dónde se dirige la empresa a largo plazo y en qué se deberá convertir, tomando

en cuenta el impacto de las nuevas tecnologías, de las necesidades y expectativas cambiantes de los clientes, de la aparición

de nuevas condiciones del mercado, etc.

Misión:

La misión es el motivo, propósito, fin o razón de ser de la existencia de una empresa u organización porque define la que

pretende cumplir mediante ciertas acciones que estarán dirigidas a los clientes.

Diferencias Entre Misión y Visión:

Hay muchas diferencias entre misión y visión. Por ejemplo:

1. Algunos dicen que la visión es más genérica que la misión y, por lo tanto, que es menos precisa.

2. Otros creen que la visión es algo que yace en la mente de una persona y por lo tanto es más subjetiva.

3. En contraparte, suele pensarse que la misión es mucho más precisa, específica, y que es algo de lo cual ya se tiene

alguna certeza.

En todo caso, conocer el sitio adonde se va allana considerablemente el camino, y desde este punto de vista, el concepto

de misión es más usual y suele ser definido como el modo en que los empresarios, líderes y ejecutivos deciden hacer realidad

su visión.

Sin embargo, cabe señalar que existen otros puntos de vista acerca de las diferencias entre la misión y visión, y que se

pueden resumir en los siguientes conceptos:

Lo que es ahora el negocio es la misión.

Lo que será el negocio más adelante es la visión.

16

Un ejemplo de lo anterior en la siguiente gráfica:

17

PLANEACIÓN Y MÉTODOS DE PRODUCCIÓN

CLASE 5

PLANIFICACIÓN

Antes de entrar en materia, revisemos este otro concepto de administración:

La Administración moderna enfoca la

organización en las necesidades del cliente. Y

pone énfasis en la estrategia

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Es la ciencia social y técnica que se ocupa de la planificación, organización, dirección y control de los recursos (humanos,

financieros, materiales, tecnológicos, del conocimiento, etc.) de la organización, con el fin de obtener el máximo beneficio

posible; este beneficio puede ser económico o social, dependiendo esto de los fines que persiga la organización.

Descomponiendo la definición tenemos los siguientes componentes:

Planificar: Es el proceso que comienza con la visión y la misión continua

con fijar objetivos, estrategias y políticas

organizacionales. Teniendo en cuenta las

fortalezas/debilidades de la organización y las

oportunidades/amenazas del contexto: Análisis FODA

Organizar e integrar: Responde a las preguntas de, ¿Quién? va a

realizar la tarea, implica diseñar el organigrama de la organización

Visión Misión

Estrategia

FINACIERAMENTE

PROCESOS INTERNOS

APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO

CLIENTES

FINANCIERAMENTE: Cómo debe vernos el inversionista

CLIENTES: Cómo debemos ser vistos por el cliente

APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO: Para el logro de la misión

PROCESOS INTERNOS: Que debemos resaltar para el cliente

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definiendo responsabilidades y obligaciones; ¿cómo? se va a realizar la tarea; ¿cuándo? se va a realizar; mediante el diseño

de proceso de negocio, la forma en que se deben realizar las tareas y en que secuencia temporal; en definitiva organizar es

coordinar y sincronizar.

Dirigir: Es la influencia, que se ejerce por medio del líder sobre los individuos para la consecución de los objetivos fijados:

decidiendo.

Controlar: Es la medición del desempeño de lo ejecutado, comparándolo con los objetivos y metas fijados; se detectan los

desvíos y se toman las medidas necesarias para corregirlos. El control se realiza a nivel estratégico, nivel táctico y a nivel

operativo; también se contratan auditorías externas, donde se analizan y controlan las diferentes áreas funcionales de la

organización.

El objeto de estudio de la Administración son las organizaciones, aplican las empresas públicas y privadas, como los

organismos estatales, etc. Incluso familias y hogares

Áreas funcionales de estudio de la Administración

20

Matriz de relaciones Funciones de un administrador y los cursos que llevaremos en el año

AD

MIN

IST

RA

CIÓ

N

CU

RSO

S

PR

OG

RA

MA

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FU

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étodos de

Producción

IN

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L Y

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PLA

N D

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OC

IO

FUNCIONES

PLANEAR

ORGANIZAR

INTEGRAR

PERSONAL

DIRIGIR

CONTROLAR

FUNCIONES DE LOS GERENTES:

Conceptos tomados de: Administración una perspectiva global y empresarial. Koontz, Weijrich y Cannige. Décimo tercera edición.

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Las funciones de los gerentes proporcionan una estructura útil para el estudio de los conocimientos sobre la administración.

1. PLANEAR es seleccionar misiones y objetivos así como acciones y decisiones para seguirlos. No existe un plan

verdadero hasta que no se toma una decisión. Antes de tomar una decisión lo que existen son estudios, análisis y

propuestas. Aquí es donde el administrador determina su método de producción

2. ORGANIZAR Establece una estructura intencional de roles para que las personas alcancen el objetivo propuesto. Se

espera que las personas sean las más idóneas para alcanzar el propósito del grupo.

El propósito de la estructura organizacional es crear un ambiente para el desarrollo humano, es una herramienta

administrativa no un fin en sí misma, nunca se debe perder de vista al estructurarla las motivaciones y habilidades de las

personas disponibles.

3. INTEGRACION DE PERSONAL Requiere cubrir y mantener cubiertas las posiciones en la estructura de la organización. Se

logra al identificar los requisitos de la fuerza de trabajo, listar a las personas disponibles; y reclutar, seleccionar,

colocar, promover, evaluar y planear las carreras, compensar y capacitar en una palabra desarrollar a los candidatos u

ocupantes de los puestos para que puedan hacer su tarea de forma eficaz y eficiente.

4. DIRIGIR Es influenciar a las personas para que contribuyan a las metas organizacionales y de grupo; tiene que ver con

el aspecto interpersonal de administrar. Los problemas más importantes surgen de las personas, sus deseos y

actitudes, asi como de su comportamiento individual y grupal. Los gerentes efectivos necesitan ser líderes efectivos ya

22

que el liderazgo implica capacidad para ser seguido y esto se logra satisfaciendo las necesidades y deseos, sabiendo

motivar a los deben cooperar al logra de los objetivos del grupo.

5. CONTROLAR Es medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los sucesos se conformen

a los planes. Incluye medir el desempeño contra metas y planes, mostrar donde existen desviaciones de los estándares

establecidos y ayudar a corregirlas. En suma controlar facilita el cumplimiento de los planes. Algunos de los medios de

control más conocidos son: el presupuesto de gastos, registros de inspección, registro de horas pedidas, etc. Todos

ellos miden si los planes se están cumpliendo. Pero para corregir las desviaciones debemos conocer quién es el

responsable de que se alcancen los resultados esperados.

En el cuadro siguiente, se esquematiza como es el proceso de Planeación incluyendo los tres niveles de las organizaciones:

TIPOS DE PLANEACION

ALCANCE NIVELES TIPO DE PLANEACION OBJETO

Largo plazo Institucional Estratégica Elaboración del mapa ambiental para evaluación.

Debilidades, oportunidades, fortalezas y

amenazas. Incertidumbre.

Mediano plazo Intermedio Táctica Conversión e interpretación de estrategias en

planes concretos en el nivel departamental.

Corto plazo Operacional Operacional Subdivisión de planes tácticos de cada departamento en planes

operacionales para cada tarea.

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Cuadro No. 1. Fuente: Administración "Procesos Administrativos" – Idalberto Chiavenato. Segunda . 1998

CLASE 6

Antes de iniciar la clase 6 un alumno preguntó por qué en algunas organizaciones

la definición de Administración como “crear un ambiente en el que las personas y

los grupos puedan trabajar”, no se cumplía.

Los comentarios de los participantes y del profesor llevó al tema de la Motivación

para el trabajo.

Se revisaron los siguientes aspectos que a todos los participantes se les aconseja

estudiar:

1. Motivación extrínseca, intrínseca y trascendente y ejemplos de ella

2. Teoria “X”, “Y” y “Z” de administración

3. Clima Organizacional

4. Endomarketing o Mercadeo interno

24

PLANIFICACIÓN

Para planear lo primero son los objetivos

Un objetivo Cumplir con los presupuestos: calendarización

Para ilustrar lo que es un objetivo y su importancia capital en el proceso de planificación lo haremos mediante un Taller de

objetivos. Que tendrá como objetivo: Que usted sea capaz de determinar un objetivo de su área de trabajo. Identificando

correctamente la acción, las condiciones y los criterios de rendimiento deseados.

Lo anterior significa que el objetivo debe ser específico en cuanto a lo que desea lograr, el logro debe ser medible mediante

un criterio y debe indicar las condiciones para alcanzarlo.

INSTRUCCIONES:

a) Escriba un objetivo deseable en su campo de trabajo

b) Continúe la lectura:

• Un objetivo debe indicar una acción específica a seguir, por ejemplo: Ser capaz de cantar o desarrollar

confianza. La primera es específica, la segunda general.

• A continuación listo una serie de acciones, ponga a la par si es específica (E) o General (G)

• Resolver un problema matemático

• Conocer a su enemigo

• Enhebrar una aguja

• Encontrar al gato

• Pensar

• Sonreír al dirigirse al colaborador

• Un objetivo debe tener un criterio de medición. Subraye en los siguientes ejemplos el criterio de medición:

• Diseñar y probar un programa para calcular medias aritméticas, al menos en dos lenguajes informáticos.

• Discutir e ilustrar principios y técnicas de programación informática

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• Un objetivo se alcanza mediante ciertas condiciones. Subraye en el ejemplo siguiente las condiciones para lograr

el objetivo:

• Escribir una carta en la computadora, utilizando microsoftword. Con todas las palabras escritas

correctamente sin faltas de gramática

• En el mismo ejemplo identifique la acción, las condiciones y el criterio de rendimiento. Hágalo también en el

siguiente ejemplo:

• Hacer consecutivamente 30 sentadillas, 30 abdominales y 30 flexiones, sin utilizar aparatos

c) Si llego hasta aquí correctamente usted sabe redactar objetivos.

TIPOS DE PLANES:

1. Misión, Proyectos o propósitos: Propósito básico, función o tareas de la empresa o una parte de ella

2. Objetivos o metas: Fines hacia los que la actividad se dirige

3. Estrategias: Objetivos básicos a largo plazo. Implementación de cursos de acción y asignación de recursos

4. Políticas: Declaraciones que guían el pensamiento en la toma de decisiones

5. Procedimientos: Planes que establecen un método necesario para el manejo de actividades futuras

6. Reglas: Establecen acciones u omisiones específicas, donde la discreción no se permite

7. Programas: Complejo de metas, políticas, procedimientos, reglas, tareas, pasos a seguir, recursos a emplear, para

realizar un curso de acción

8. Presupuestos: Previsión de resultados expresados en términos numéricos

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9. Cronogramas: Previsión de resultados expresados en términos de tiempo

A continuación veremos un ejemplo de este último plan utilizando para su realización diagramas de Gantt.

CLASE 7

DIAGRAMAS DE GANTT

1. ¿Para qué sirve?

Muestra las actividades, los responsables de su ejecución y los tiempos de inicio y término de cada una hasta la conclusión

del proyecto.

Muestra con claridad la secuencia de las actividades y las tareas que se pueden realizar simultáneamente.

Por medio del diagrama, los participantes en el proyecto observan la importancia de su participación oportuna y su

responsabilidad para el alcance de las metas programadas.

Se utiliza para dar seguimiento a las actividades

2. TALLER: Elabore un diagrama de Gantt

• Reúna a los miembros del equipo, que tengan conocimientos y capacidad de decisión adecuadas al proyecto. En este caso

cada participante hace el suyo

• Elabore una lista detallada de las actividades que deben realizarse y el responsable de cada una de ellas.

• Determine el orden de las actividades (pueden haber actividades simultáneas).

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• Seleccione la unidad de medida para las actividades: días, semanas, meses

• Defina el tiempo necesario para realizar cada actividad.

• En una hoja de papel o electrónica elabore una lista progresiva de las actividades y responsables, utilizando las

primeras tres columnas

• En las siguientes columnas grafique con barras horizontales los tiempos programados para cada actividad.

Si desea ir un paso más allá realice su diagrama en excell de office, puede ver un video de ayuda en:

http://www.youtube.com/watch?v=KRFet8XlFyg

Cristhian Eduardo Cárcamo

E032B

PROYECTO APERTURA DE TIENDA UNIDAD DE TIEMPO FECHA DE INICIO

ACTIVIDAD NOMBRE DIAS INICIO A planos 10 01/09/2008 B licencia 30 11/09/2008 C financiación 15 11/09/2008 D decoración 30 31/10/2008

28

E publicidad 60 31/10/2008 F proveedor 10 30/12/2008 G electrodomésticos 15 04/01/2009 H inauguración 2 19/01/2009

PLANIFICACION

29

FASE ACTIVIDADES DEL

PROYECTO DIAS

MES 1 MES 2 MES 3 MES 4

SEMANA SEMANA SEMANA SEMANA

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

PLANOS Creación de los planos de

construccion 10

LICENCIA sacar la licencia de

construccion y venta respectivas

30

FINANCIACION conseguir un préstamo

bancario 15

DECORACION decoración de la tienda 30

PUBLICIDAD publicidad en radio y

televisión 60

PROVEEDOR sacar la licencia de

construccion respectiva 10

ELECTRODOMESTICOS conseguir un préstamo

bancario 15

INAUGURACION 10 2

30

i En el articulo relacionado a empresa en la GER tomo 8 ii Joan Ginebra “Dirección por servicio” la otra calidad

31