curso lotus notes 7 basico

Lotus Notes R 7

Copyright – Claudio Farias Página 1

CAPÍTULO 1 .................................................................................................................... 4

CONCEITOS GERAIS DO LOTUS NOTES ..................................................................... 4

Visão Geral do Lotus Notes .................................................................................... 5

Iniciando o Lotus Notes .......................................................................................... 5

Botões de Navegação Universais ............................................................................ 7

Barra de Status ....................................................................................................... 7

Ícones da Barra de Indicadores ............................................................................... 8

Pastas de Indicadores .............................................................................................. 8

Mas quando abro um banco de dados, parece estar diferente ................................... 9

Como obter ajuda: Iniciar a Ajuda do Notes durante o trabalho no programa ........ 10

Usar a Barra de Ferramentas para concluir as tarefas de modo mais rápido ........... 11

Componentes de uma Base de Dados Notes .......................................................... 12

Tipos de Bases de Dados ...................................................................................... 13

Encerrando o Notes .............................................................................................. 13

CAPÍTULO 2 .................................................................................................................. 15

O CORREIO DO NOTES ................................................................................................ 15

Usando o correio do Notes.................................................................................... 16

Ler suas mensagens .............................................................................................. 16

Criar uma mensagem de correio ........................................................................... 17

Campos do Documento de correio ........................................................................ 18

O Botão Delivery Options (Opções de Entrega) .................................................... 19

Como adicionar uma assinatura padrão ................................................................. 21

Responder a uma mensagem recebida ................................................................... 22

Repassar uma mensagem para outros usuários ...................................................... 23

Excluir mensagens ................................................................................................ 24

Selecionando várias mensagens de uma só vez ..................................................... 26

Movendo dentro de uma Visão ou Documento ..................................................... 27

Movendo direto entre documentos ........................................................................ 27

Criando uma nova mensagem usando o Quick Notes ............................................ 28

Salvar as mensagens recebidas ............................................................................. 29

Exibir mensagens em pastas e visões diferentes .................................................... 31

Classificar as mensagens para facilitar a localização ............................................. 33

Acompanhando as mensagens (Follow Up) .......................................................... 34

Como habilitar a caixa de diálogo de aviso de nova mensagem ............................. 37

Visualizando as Mensagens não lidas ................................................................... 38

O ADDRESS BOOK DO NOTES ................................................................................... 39

O Address Book do Notes .................................................................................... 40

Como acessar o seu Address Book Pessoal ........................................................... 40

Criando Contatos .................................................................................................. 42

Criando uma lista de Destinatários de e-mail (Mailing list) ................................... 44

Trabalhar com indicadores.................................................................................... 46

Abrir e fechar um banco de dados ......................................................................... 47

Ler documentos em um banco de dados ................................................................ 48

Lotus Notes R 7


Ler documentos sem abri-los ................................................................................ 49

Ver os documentos em pastas e visões diferentes .................................................. 50

Exibir um arquivo anexado a um documento ........................................................ 51

Verificar a ortografia ............................................................................................ 52

CAPÍTULO 4 .................................................................................................................. 54

MELHORANDO A FORMATAÇÃO DOS DOCUMENTOS ......................................... 54

Aprimorar a aparência dos documentos ................................................................ 55

Alterar a fonte do texto e o tamanho do texto ........................................................ 56

Alterar a cor e o estilo do texto ............................................................................. 57

Recuar um parágrafo para a direita ....................................................................... 58

Alterar o espaço entre parágrafos .......................................................................... 58

Criar uma lista numerada ...................................................................................... 59

Criar uma lista com marcadores ............................................................................ 60

CAPÍTULO 5 .................................................................................................................. 61

ADICIONANDO INFORMAÇÕES EXTERNAS A UM DOCUMENTO ....................... 61

Adicionar informações de outras fontes aos documentos ...................................... 62

Anexar um arquivo a um documento .................................................................... 63

Adicionar uma figura a um documento ................................................................. 65

Adicionar um link de URL a um documento ......................................................... 66

CAPÍTULO 6 .................................................................................................................. 67

ORGANIZANDO E PESQUISANDO SEUS DOCUMENTOS ....................................... 67

Criar uma nova pasta ............................................................................................ 69

Mover documentos entre pastas ............................................................................ 70

Atualizar uma visão para mostrar novos documentos e como dimensionar painéis de

visualização .......................................................................................................... 71

Pesquisar palavras ou frases específicas nos documentos ...................................... 73

Localizar uma palavra ou frase em um documento................................................ 74

Localizar todos os documentos que contenham uma palavra específica................. 75

CAPÍTULO 7 .................................................................................................................. 76

A IMPRESSÃO DE DOCUMENTOS NO NOTES ......................................................... 76

Imprimir informações ........................................................................................... 77

Adicionar cabeçalhos e rodapés aos documentos .................................................. 78

Imprimir um documento durante sua leitura .......................................................... 79

Imprimir títulos de documentos a partir de uma pasta ou visão ............................. 80

CAPÍTULO 8 .................................................................................................................. 81

A AGENDA DO NOTES ................................................................................................ 81

Controlar sua programação usando o Notes .......................................................... 82

Abrir a agenda do Notes ....................................................................................... 82

Abrir a agenda do Notes ....................................................................................... 83

Configurar a agenda do Notes ............................................................................... 83

Adicionar um compromisso à agenda ................................................................... 84

Adicionar um evento à agenda .............................................................................. 86

Adicionar um aniversário à agenda ....................................................................... 87

Criar um convite de reunião .................................................................................. 88

Exibir a agenda de maneiras diferentes ................................................................. 89

Lotus Notes R 7


Abrir uma página específica da agenda ................................................................. 90

Excluir uma entrada na agenda ............................................................................. 90

Criar e controlar tarefas ........................................................................................ 91

CAPÍTULO 9 .................................................................................................................. 93

USANDO O CHAT (INSTANT MESSAGING) ........................................................... 93

Fazendo o Login no Chat (Instant Messaging) do Notes ....................................... 94

Configurando a sua Instant Contact List (Lista de Contatos) ................................. 94

Visualizando o Online Status ................................................................................ 99

Usando o Chat (Batendo Papo) ........................................................................... 100

Trabalhando com Instant Meetings (Reuniões Imediatas) .................................. 102

CAPÍTULO 10 .............................................................................................................. 105

RECURSOS AVANÇADOS DO NOTES ..................................................................... 105

Sincronizando sua senha de Windows com sua senha do Notes (Single Login) ... 106

Mudando a senha sincronizada ........................................................................... 107

Marcando as mensagens com cores e ícones “To/cc” .......................................... 109

Configurando Cores na Inbox, para identificar remetentes específicos ................ 109

Mudar o timbre em suas mensagens de correio ................................................... 113

Gerenciando mensagens de SPAM ..................................................................... 114

Trabalhando com Regras nas mensagens ............................................................ 116

Usando a notificação Out of Office (Fora do Escritório) ..................................... 118

Recuperando um documento que foi salvo automaticamente............................... 124

Controlando o Acesso a sua base de correio e Delegação de Acesso ................... 125

Usando o Notes Remotamente ............................................................................ 128

Entendendo o que são usuários móveis ............................................................... 128

Criando Réplicas no Notes ................................................................................. 128

Replicando as bases de dados ............................................................................. 130

Criar e editar uma tabela ..................................................................................... 131

Usar um índice de texto completo para pesquisar documentos ............................ 131

Criar um novo banco de dados ............................................................................ 132

Algumas dicas adicionais ................................................................................... 133

Lotus Notes R 7


CAPÍTULO 1

CONCEITOS GERAIS DO LOTUS NOTES

Objetivos do Curso

Este curso foi desenvolvido para apresentar aos participantes os conceitos básicos e os

mecanismos necessários para se tornar um excelente usuário do Lotus Notes. Com a

utilização do Lotus Notes no curso, você aprenderá a realizar tarefas que vão lhe ajudar no

trabalho diário.

Neste capítulo você vai aprender:

Os conceitos gerais do Lotus Notes.

A iniciar o Lotus Notes

O que são os Botões de Navegação Universais

O que é a Barra de Status

O que são os Ícones da Barra de Indicadores

O que são as Pastas de Indicadores

Como obter ajuda no Notes

Usar a Barra de Ferramentas para concluir as tarefas de modo mais rápido

Quais são os componentes de uma Base de Dados Notes

Quais são os Tipos de Bases de Dados

A encerrar o Notes

Lotus Notes R 7


Visão Geral do Lotus Notes O Lotus Notes é um programa que permite o desenvolvimento de aplicações que mudam a

maneira das pessoas se comunicarem e compartilharem a informação umas com as outras.

O Lotus Notes é de um gênero de programas chamado “Groupware” porque possibilita que

grupos de pessoas trabalhem juntos tornando mais produtivo o trabalho. Ao usar o Lotus

Notes, documentos podem ser compartilhados em uma equipe, possibilitando colaborar em

projetos, rever documentos, distribuir relatórios, participar de discussões, fazer perguntas e

enviar/receber correios.

O Lotus Notes é executado em uma rede local. As bases de dados, que são uma coleção de

documentos “on-line”, são armazenadas em um computador chamado de Servidor Notes.

A sua empresa pode ter vários servidores Notes distribuídos pelas filiais. Estes servidores

podem estar em um mesmo prédio ou em locais bem distantes. A comunicação entre estes

servidores é feita utilizando-se uma linha telefônica ou através de uma rede de

computadores corporativa. Este poderoso recurso do Lotus Notes é chamado de Replicação.

Sua estação de trabalho deve estar conectada ao servidor Notes que está na rede local de

seu departamento, possibilitando que você tenha um acesso contínuo as informações das

bases de dados que estão no servidor Notes. Este acesso contínuo permite que você

adicione ou edite documentos, e o Lotus Notes atualiza instantaneamente na base de dados

que está no servidor.

Entretanto, existem vezes que você pode precisar usar o Lotus Notes remotamente, como

por exemplo, quando estiver trabalhando com seu Notebook fora do escritório. Neste caso,

você deve trabalhar com cópias separadas das bases de dados Notes, ou seja, as bases de

dados devem estar no disco rígido do Notebook. Caso as bases de dados que estão em seu

disco rígido sejam atualizadas, elas vão passar a não estar sincronizadas com as do servidor.

O processo de replicação é fundamental para que elas fiquem sincronizadas entre o seu

computador e o servidor Notes, ou seja, ele faz com que o Lotus Notes atualize as bases de

dados do servidor com as alterações que você fez no seu computador e vice-versa.

Iniciando o Lotus Notes 1. Localize a opção Lotus Notes no menu Iniciar do Windows e clique nela, ou

2. Dê um duplo clique no ícone do Lotus Notes localizado na área de trabalho.

Quando o Notes for iniciado, você verá uma caixa de diálogo solicitando a senha para o seu

arquivo ID. O arquivo ID é a sua chave de acesso ao ambiente do Notes.

Lotus Notes R 7


Após digitar a senha, será apresentada a página de Boas-vindas padrão do Notes.

Inicialmente, ela inclui links para: ler e criar mensagens, exibir a agenda, criar novos

compromissos, exibir a lista A Fazer, criar itens A Fazer, exibir os contatos e criar novos

contatos.

A página de Boas-vindas é personalizável, portanto, ela pode ter uma aparência diferente. A

tabela abaixo descreve os itens que estão indicados na figura.

Item Objetivo

Menu Permite a seleção dos comandos do Notes. (Às vezes, os comandos do

menu mudam, dependendo do que você estiver fazendo.)

Botões de

navegação

universais

Permitem navegar em bancos de dados ou páginas da Web ou ir para

o local anterior. Você também pode interromper determinadas ações

que estão sendo processadas, atualizar a página ou visão exibida,

localizar ou pesquisar informações e abrir um URL.

Barra de

Ferramentas

Permite a seleção dos comandos do Notes com um clique sobre o

ícone. (Às vezes, os ícones exibidos pelo Notes mudam, dependendo

do que você estiver fazendo.)

Ícones da barra

de indicadores

Permitem abrir rapidamente os componentes usados com mais

freqüência no Notes: correio, agenda, notícias, lista A Fazer e lista

de endereços.

Pastas de

indicadores

Permite armazenar, acessar e gerenciar os indicadores.

Lotus Notes R 7


Barra de status Permite a alteração de algumas definições, a abertura do banco de dados

de correio e a exibição de algumas informações atuais sobre o Notes.

Abas das

Janelas abertas

dentro do Notes

(Botão de

tarefas)

Permitem alternar entre as diversas janelas abertas dentro do Notes

Botão Close

(Fechar)

Permite fechar cada janela isoladamente

Botões de Navegação Universais

Botão Nome Descrição

Voltar para

(Go Back)

Retorna a página, documento ou tarefa anterior. Dê um clique na seta da

direita para acessar um menu drop-down, o qual vai apresentar as opções de retorno.

Avançar (Go

Forward)

Avança para a página, documento ou tarefa, após ter clicado no botão

Voltar para. Dê um clique na seta da direita para acessar um menu drop-down, o qual vai apresentar as opções de avanço.

Parar (Stop) Interrompe a atividade que está sendo executada no momento.

Atualizar

(Refresh)

Atualiza o documento atual, página ou visão, com as informações mais

atuais.

Pesquisar (Search)

Abre a barra de pesquisa. Dê um clique na seta da direita para acessar um menu drop-down, o qual vai apresentar outras opções. Você pode

pesquisar em uma visão, um documento ou página da internet.

Barra de Status

São apresentadas na Barra as informações do contexto atual. Abaixo temos um exemplo,

quando se está com uma Base de Dados aberta:

Acesso à Rede - mostra um Raio quando a sua estação de trabalho está se comunicando

com o servidor Notes

Idioma – Quando estiver em modo de edição de um texto, pode-se selecionar o idioma

Mensagem de Status - mostra as mensagens de Status do Notes. Clique no ícone para

ver as últimas mensagens.

Nível de acesso - mostra o nível de acesso que você tem na base de dados ativa.

Lotus Notes R 7


Assinado/Criptografado – Indica quando uma mensagem recebida, foi assinada

digitalmente e/ou criptografada.

Localidade - mostra se o Notes está configurado para o trabalho no escritório (Office),

em casa (Home) e outros tipos de localidades (Locations).

Acesso Rápido ao correio – indica quando uma nova mensagem é recebida e possui

opções de leitura e criação de novas mensagens.

Ícones da Barra de Indicadores

Botão Ação

Abre a sua Base de correio.

Abre a sua Agenda, onde pode gerenciar os seus compromissos e reuniões.

Abre o seu Address Book pessoal, onde você vai manter as informações dos seus

contatos e grupos pessoais.

Abre a sua Lista de Tarefas (To do).

Abre a sua conexão Sametime, onde você pode ver a lista de contatos do Instant

Messaging (Chat).

Abre a página de Replicação, que é a ferramenta que você vai usar quando estiver

trabalhando remoto ou desconectado do servidor Notes.

Pastas de Indicadores

Abre a página dos Indicadores Favoritos. Esta página contém links para as Bases

de Dados e páginas da WEB que utiliza com freqüência.

Abre a página de Indicadores de Banco de Dados.

Abre uma página onde podem ser criados indicadores adicionais.

Abre a página de Histórico, onde você pode ver as páginas da Web e dos bancos

de Dados, que foram visualizadas anteriormente. Se você está abrindo o Notes

pela primeira vez, esta pasta estará vazia.

Abre o navegador Internet Explorer.

Lotus Notes R 7


Mas quando abro um banco de dados, parece estar diferente

Quando você abre um banco de dados, o Notes pode ter esta aparência:

A tabela abaixo descreve os itens que estão indicados na figura.

Item Objetivo

Barra de ações Contém botões nos quais você pode clicar para executar rapidamente

algumas tarefas comuns. Às vezes, os botões da barra de ações mudam,

dependendo do que você estiver fazendo. Talvez alguns bancos de dados não tenham uma barra de ações.

Botões de

tarefas

Permite alternar rapidamente de uma janela aberta para outra.

Painel de

navegação

Permite a abertura de diferentes pastas e visões.

Painel de visões Permite a seleção e a abertura de documentos.

Painel de

visualização

Permite a leitura do documento realçado no painel de visão sem abrir o

documento.

Alguns bancos de dados podem parecer diferentes, mas o modo de utilização dos itens é o

mesmo.

Lotus Notes R 7


Como obter ajuda: Iniciar a Ajuda do Notes durante o trabalho no programa

Para obter ajuda no Notes, siga estes passos:

1. Pressione F1 ou escolha Help (Ajuda) e Context Help (Ajuda Contextual)

no menu do Notes. O Notes exibe um tópico da Ajuda.

2. Clique em qualquer texto sublinhado em azul para exibir outros tópicos que

deseje ler

3. Se houver tópicos exibidos no painel de visualização, você poderá clicar no

tópico que deseja ler. O Notes exibe esse tópico à direita da visão. Caso haja

um ícone em forma de triângulo ao lado do tópico, clique nele para ler o

documento e expanda a visão para ver tópicos adicionais.

4. Existem duas maneiras para localizar informações na Ajuda do Notes: você

pode deixar o Notes abrir diretamente em um assunto ou procurar o assunto

você mesmo. Se não conhecer bem o Notes, talvez seja melhor deixar o

Notes abrir um assunto. É exatamente sobre isto que trata estes

procedimentos. O próximo irá mostrar como localizar um tópico da ajuda

sozinho.

5. Quando você desejar fechar a Ajuda, escolha File (Arquivo) e, em seguida,

Close (Fechar) no menu do Notes ou pressione ESC.

Lotus Notes R 7


Usar a Barra de Ferramentas para concluir as tarefas de modo mais rápido

A Barra de Ferramentas é um dos atalhos no Notes que fará você economizar tempo e

muitos cliques no mouse. É possível usar a Barra de Ferramentas para realizar múltiplas

ações com um único clique no mouse. As ferramentas podem executar, por exemplo,

comandos de menu que de outra forma necessitariam de vários cliques no mouse.

O Notes exibe a Barra de Ferramentas na parte superior da área de trabalho, mas você

pode movê-los, se quiser. Os ícones exibidos pelo Notes são alterados de acordo com a

tarefa que está sendo executada permitindo, assim, que você sempre tenha acesso as

Ferramentas que precisar.

Para utilizar as Ferramentas no Notes, siga estes passos:

1. Após a localização do ícone que deseja usar, clique nele. O Notes executará a ação

desejada.

2. Para descobrir o que um destes ícones faz, mantenha o ponteiro do mouse sobre ele.

O Notes exibe uma descrição da função do ícone.

Barra de Ferramentas da página de Boas Vindas do Notes (Welcome Page)

Barra de Ferramentas apresentada ao se abrir um banco de dados

A Barra de Ferramentas varia conforme o contexto do Notes

Lotus Notes R 7


Componentes de uma Base de Dados Notes

Para trabalhar com o Notes deveremos conhecer alguns conceitos que serão usados ao

longo da utilização efetiva desse curso.

Formulário de Entrada

(Form)

Todas as informações armazenadas em uma base de dados

Notes são organizadas através de um formulário de entrada,

que deve apresentar um layout voltado a facilitar sua

manipulação pelos usuários. Assim todas as informações

armazenadas em uma base de dados estão vinculadas ao

Formulário que serviu de meio de entrada. Cada base de

dados possui seus formulários definidos conforme a

necessidade e utilização. Eles são identificados por um

título foi definido pelo seu criador. A entrada de

informações através de um formulário da origem a um

Documento.

Documento O documento é a unidade de armazenamento de uma base

de dados, como os registros o são para os bancos de dados

convencionais. Esses documentos apresentam informações

estruturadas em Campos.

Campos Os campos são as unidades de armazenamento para um

documento, nos quais são armazenadas as informações. Nas

aplicações em Notes, os campos servem para identificar um

grupo de informações de mesma espécie geradas por um

formulário de entrada específico. Uma diferença dos

campos do Notes para os dos bancos de dados

convencionais é que os campos nem sempre apresentam

tamanho fixo.

Visões (Views) As visões são responsáveis pela visualização das

informações contidas nos campos de um arquivo de base de

dados. Uma visão é estruturada em colunas, nas quais são

colocadas as informações dos campos, assim, cada coluna

mostra as informações de um campo específico, ou uma

fórmula, pertencente a um ou vários formulários. As

colunas são identificadas através de um título. As visões e

as informações que elas mostram são específicas para cada

aplicação criada em Notes. Outra característica das visões é

que servem de filtro na exposição de informações, isto é,

selecionam apenas informações que satisfazem alguns

critérios definidos no projeto da base de dados.

Lotus Notes R 7


Tipos de Bases de Dados Apesar da grande variedade de informação que se pode armazenar numa base de dados,

podemos dividir essas informações em três tipos de bases de dados Notes:

Biblioteca de Documentos

Armazena informações escritas que de outra forma estariam

em papel. Você pode criar bases de dados para guardar

relatórios, instruções de uso, pedidos de dispensa, ou seja,

quase qualquer tipo de formulário ou documento que seja

escrito em papel.

Bases de Discussão Provavelmente o tipo de base de dados mais comum. Ela

permite que você e seus colaboradores participem de

reuniões escritas, nas quais podem ser discutidos assuntos de

interesse comum. Esse tipo de base de dados é usado para

compartilhar idéias, soluções de problemas, e manter-se em

contato com colaboradores de um mesmo trabalho.

Serviços de Informação Permite que você obtenha informações recentes sobre as-

suntos importantes. Quadros de aviso em Notes, análise de

mercado, manual de qualidade, etc...

Algumas bases de dados merecem uma atenção especial, pelo nível de informação que elas

armazenam:

Correio É à base de dados em que o Notes armazena todas as men-

sagens que você recebe e envia. Neste curso temos um capí-

tulo sobre o correio do Notes.

Address Book Livro de Endereço, é a base de dados que contém informa-

ções sobre todas as pessoas que estão usando o Notes em sua

empresa.

Bases de Dados Exemplo

e Templates (Modelos)

O Notes vem com bases de dados que você pode usar para

guardar suas informações ou como modelo para desenvolver

novas bases.

Encerrando o Notes Quando terminar o seu trabalho no Notes e desejar encerrá-lo, pode fazê-lo de diversas

maneiras, que são as seguintes:

1. Selecione no menu File, a opção Exit Notes.

2. Dê um clique no botão Close (Fechar), que é o (X) na direita da barra de título do

Notes.

Aparecerá uma caixa de diálogo, perguntando se tem certeza que quer sair. Escolha Yes,

caso deseje sair, ou No, se desejar continuar trabalhando no Notes. Se não quiser que esta

mensagem seja apresentada nas próximas vezes que for encerrar o notes, marque a caixa de

verificação In the future, exit without prompting, antes de fechar a caixa de diálogo.

Lotus Notes R 7


Lotus Notes R 7


CAPÍTULO 2

O CORREIO DO NOTES


Usar o correio do Notes

Ler suas mensagens

Criar uma mensagem de correio

Quais são os campos do Documento de correio

Pa ra que serve o Botão Delivery Options

Como adicionar uma assinatura padrão

Responder a uma mensagem recebida

Repassar uma mensagem para outros usuários

Excluir mensagens

Selecionar várias mensagens de uma só vez

Mover dentro de uma Visão ou Documento

Mover direto entre documentos

Criar uma nova mensagem usando o Quick Notes

Salvar as mensagens recebidas

Exibir mensagens em pastas e visões diferentes

Classificar as mensagens para facilitar a localização

Acompanhar as mensagens usando o Follow Up

Habilitar a caixa de diálogo de aviso de nova mensagem

Lotus Notes R 7


Usando o correio do Notes O Notes permite que você envie correspondência eletronicamente. O melhor de tudo é que

você nunca vai precisar sair debaixo de chuva para enviar sua correspondência!

Escrever uma mensagem no Notes é como escrever uma carta normal, só que a mensagem

chega muito mais rápido ao seu destino. Além disso, você pode criar mensagens com uma

aparência melhor no Notes, pois ele permite a alteração do estilo e da cor de qualquer parte

do texto. Sua mensagem pode incluir tabelas, gráficos e informações de outros programas

de computador. Além disso, você pode enviar a mesma mensagem simultaneamente para

vários usuários - sem precisar comprar mais selos.

O Notes armazena as mensagens no seu banco de dados de correio pessoal. Quando você

recebe uma mensagem, o Notes a coloca na pasta Caixa de Entrada do seu banco de dados.

Depois de ler a mensagem, você pode salvá-la, excluí-la, repassá-la para outro usuário ou

enviar uma resposta.

Você pode trocar mensagens, com os usuários que estejam na mesma rede local (LAN), em

uma rede remota (WAN) ou na Internet. Se você não estiver conectado a uma rede, quando

estiver em casa ou em um hotel, por exemplo, leia e envie sua correspondência usando um

modem e um telefone.

Ler suas mensagens

O melhor em receber uma mensagem de correio é abri-la e ler seu conteúdo, principalmente

se houver boas notícias. Para ler as mensagens do Notes, você precisa, em primeiro lugar,

abrir o correio. Enquanto o correio estiver aberto, você pode criar novas mensagens,

classificar as existentes, respondê-las e movê-las para pastas a fim de torná-las mais fáceis

na localização.

Para ler suas mensagens no Notes, siga estes passos:

1. Abra o correio clicando no ícone de correio . Esse ícone é a figura de um

envelope e fica localizado na Barra de Indicadores..

2. Clique duas vezes no título da mensagem que deseja ler.

Lotus Notes R 7


3. Para fechar a mensagem que você estiver lendo, escolha File (Arquivo) e, em

seguida, Close (Fechar) no menu do Notes ou pressione ESC. (Pressione ESC

novamente se desejar fechar o correio.)

Dica: Uma mensagem não lida tem uma estrela à sua esquerda no painel de visualização e seu título pode ter uma cor diferente (geralmente vermelha).

Criar uma mensagem de correio

Para se comunicar com os usuários através do correio do Notes, você precisa criar e enviar

mensagens. Você pode enviar uma mensagem para qualquer usuário que esteja conectado à

rede do Notes e, muitas vezes, para usuários fora de sua rede também. Pode formatar suas

mensagens para torná-las mais atraentes.

Para criar sua mensagem no Notes, siga estes passos:

1. Com o banco de dados de correio aberto, escolha Create (Criar) e, em seguida,

Memo (Memorando) no menu do Notes. Pode-se usar o botão

(Novo Memorando) para criar uma nova mensagem de correio.

2. Na linha To (Para), digite o nome do usuário para quem deseja enviar a

mensagem. Se quiser enviá-la para mais de um usuário, digite nomes adicionais

separados por vírgulas.

3. À medida que você digita, o Notes exibe os nomes dos usuários do seu servidor.

Se o Notes sugerir um nome que você desejar, pressione ENTER para aceitá-lo.

Caso contrário continue digitando o nome desejado.

4. Clique na linha Subject (Assunto) e digite uma breve descrição sobre o

conteúdo de sua mensagem. A descrição informa aos destinatários do que se

trata a mensagem antes de abri-las para ler.

5. Clique entre os colchetes abaixo da linha Subject (Assunto) e digite o corpo da

sua mensagem. Você pode digitar o que quiser.

Lotus Notes R 7


6. Quando a mensagem estiver pronta para ser enviada, clique no botão

(Enviar).

Dica: Para escolher nomes em uma lista de usuários na rede do Notes, clique no botão Address

(Endereçar).

Campos do Documento de correio

Nome do Campo Descrição

To: O(s) usuário(s) para quem você deseja enviar o memo de correio.

O seu preenchimento é obrigatório.

cc: O(s) usuário(s) para quem você deseja enviar uma cópia do

memo de correio.

bcc: O(s) usuário(s) para quem você deseja enviar uma cópia cega do

memo de correio, ou seja, os nomes que estão no campo bcc:,

serão omitidos dos usuários que receberam o original ou outras

cópias, porém os usuários do campo bcc: vão receber uma cópia.

From: O nome do autor e a data do memo de correio. Estes campos são

preenchidos automaticamente.

Subject: Um resumo da descrição do memo. Ele é apresentado na maioria

das visões da base de dados de correio.

Body (sem nome) Onde a mensagem é digitada. Este é um campo Rich Text (um

campo que pode incluir vários formatos de texto, gráficos e texto

importado de outras aplicações).

O Notes salva todas as mensagens que envia na pasta Sent (Enviados). Dê um clique na

pasta Sent (Enviados), para visualizar as mensagens que enviou.

Lotus Notes R 7


O Botão Delivery Options (Opções de Entrega)

Você pode controlar como e quando cada mensagem enviada vai ser entregue ao seu

destinatário, usando o botão (Opções de Entrega) na Barra de Ações da

nova mensagem.

Se você está enviando uma mensagem através da Internet para usuários Não-Notes,

algumas das opções não vão funcionar. Estas opções estão marcadas com um asterisco (*)

na tabela a seguir:

Importance * Você pode dizer ao Notes para mostrar um ícone próximo de

mensagens importantes. Se selecionar High, o Notes mostra este

ícone junto com a mensagem.

Delivery Report Campo tipo Palavra-chave (Keyword) de preenchimento opcional

que determina qual o relatório de notificação de um envio de

mensagem você deseja. A opção Only on failure (Somente se

falhar) é a padrão. Ela envia um relatório somente se a sua

mensagem não pôde ser entregue ao destinatário. A opção Confirm

delivery (Confirmar entrega) sempre vai enviar um relatório tanto

para o memo que conseguiu enviar como para o que não conseguiu.

A opção Trace entire path (Traçar o caminho inteiro) verifica o

caminho e mostra o caminho percorrido pela mensagem. A opção

None (Nenhum) inibe qualquer relatório.

Lotus Notes R 7


Delivery Priority Marca a mensagem como Normal, High (Alta) ou Low Priority

(Baixa Prioridade)

A prioridade indica com que velocidade a mensagem deve ser

entregue. Quando você envia uma mensagem para um usuário no

mesmo servidor Notes, não é necessário escolher a prioridade, pois

a mensagem é entregue automaticamente.

Prevent Copying * Você pode evitar que os seus destinatários possam imprimir,

responder com o texto original ou passar a frente a sua mensagem,

inclusive não será possível a cópia para a área de transferência.

Return Receipt * Opção de preenchimento opcional que determina se deseja ou não

um Aviso de Recebimento (AR). A opção desmarcada é a padrão e

determina que você não vá receber uma confirmação do

recebimento do seu memo enviado. Já a quando a opção está

marcada, permite que você tenha uma confirmação de que o(s)

seu(s) remetente(s) receberam o seu memo. Esta confirmação é

enviada somente quando o remetente abre a sua mensagem.

Auto Spellcheck Faz a verificação ortográfica da mensagem automaticamente, antes

do seu envio.

Do not notify me if

recipient(s) are

running Out of

Office

Quando um usuário do Notes está com o recurso Out of Office

habilitado, respostas são geradas automaticamente para os

remetentes. Se você marcar esta opção, o Notes vai rejeitar

automaticamente qualquer mensagem de Out of Office que retornar

para você.

Sign O Notes permite que você inclua uma assinatura digital na suas

mensagens. Esta assinatura assegura aos destinatários que você foi a

pessoa que enviou a mensagem.

Encrypt Você pode configurar o Notes para automaticamente criptografar

todas as mensagens que você enviar.

Save these security

options as the

default

Se você marcar as opções Sign e/ou Encrypt, e marcar esta opção,

todas as mensagens serão assinadas digitalmente e criptografadas

automaticamente.

Mood Stamp * Você pode indicar se sua mensagem é particular, se é uma

lembrança, um agradecimento, etc... . O Notes mostra o ícone junto

a mensagem para informar o seu tipo.

Lotus Notes R 7


Como adicionar uma assinatura padrão

É uma boa prática incluir uma Assinatura no final da sua mensagem, especialmente se

trabalha com clientes. A sua assinatura pode ter informações identificando o seu nome,

telefone e empresa ou setor.

Para incluir uma assinatura padrão, siga estes passos:

1. Abra a caixa de correio.

2. Dê um clique no botão e selecione Preferences.

3. Na caixa de diálogo Preferences, dê um clique na aba Signature.

4. A opção Use Text deve estar selecionada.

5. Na caixa de edição, pressione a tecla <ENTER> duas ou três vezes, para que a sua

assinatura não fique colada no texto da mensagem.

6. Digite o texto da sua assinatura.

7. Se desejar que esta assinatura apareça em cada mensagem que for enviar, selecione a

caixa de opção Automatically append a signature to the bottom of my outgoing

mail messages.

8. Dê um clique no botão OK.

Se você não selecionar a opção para incluir automaticamente a assinatura em todas as

mensagens, poderá adicionar a assinatura, seguindo estes passos:

1. Com a mensagem aberta, coloque o cursor no final do corpo do texto.

2. Selecione o botão e escolha a opção Insert Signature.

Lotus Notes R 7


Responder a uma mensagem recebida

Depois de ler uma mensagem que alguém lhe enviou, você talvez queira respondê-la. Em

vez de criar uma mensagem nova desde o começo, você pode criar uma resposta que já

inclui o endereço do usuário que lhe enviou a mensagem original e o assunto da mensagem.

Além disso, é possível incluir a mensagem original na sua resposta. Para isso, basta digitar

o texto da sua resposta e enviar.

Para responder uma mensagem no Notes, siga estes passos:

1. Ao ler uma mensagem, clique no botão (Responder). Escolha uma das

seguintes opções:

2. Digite a mensagem. Se você quiser que outras pessoas recebam a mensagem,

digite os devidos endereços nas linhas Para, cc ou cco.

3. Quando a mensagem estiver pronta para ser enviada, clique no botão Enviar.

Dica: Para enviar sua resposta para todos os usuários que receberam a mensagem original, você

pode clicar em (Responder a Todos)

Reply Cria um documento vazio com o remetente da

mensagem como destinatário

Reply with History Cria um documento com o texto original da mensagem,

com o remetente da mensagem como destinatário

Reply without Attachement(s) Cria um documento de resposta sem o anexo (caso a

mensagem original tenha vindo com um anexo)

Reply with Internet-Style

History

Cria um documento com o texto original da mensagem,

colocando um sinal de “maior >” na frente de cada

linha.

Lotus Notes R 7


Repassar uma mensagem para outros usuários

Depois de ler uma mensagem, você talvez queira que outros usuários leiam essa mesma

mensagem. Em vez de criar uma nova mensagem desde o começo, você poderá repassá-la.

Além disso, é possível adicionar seus próprios comentários à mensagem.

Para repassar suas mensagens no Notes, siga estes passos:

1. Ao ler uma mensagem ou realçar um título de mensagem no painel de visão,

clique no botão (Repassar).

2. Se quiser adicionar seu próprio comentário à mensagem, insira-o acima da

mensagem que está repassando.

3. Enderece a mensagem da mesma maneira que endereçaria qualquer outra

mensagem nova.

Lotus Notes R 7


4. Quando a mensagem estiver pronta para ser enviada, clique no botão

(Enviar).

Excluir mensagens

A exclusão de mensagens desnecessárias facilita a localização das mensagens realmente

necessárias, além de economizar espaço em disco no servidor Notes que contém seu

correio.

Para excluir mensagens, você precisa seguir duas etapas. A primeira é informar ao Notes

quais as mensagens que deseja excluir. O Notes colocará uma marca ao lado dessas

mensagens. A segunda é informar ao Notes que realmente exclua as mensagens marcadas.

Para excluir suas mensagens no Notes, siga estes passos:

1. Selecione a mensagem no painel de visões e clique no botão (Excluir). O

Notes coloca a mensagem na pasta (Lixeira).

2. Para recuperar uma mensagem excluída, vá para a pasta Trash, selecione a

mensagem e clique no botão (Recuperar). Para recuperar todas as

mensagens excluídas, clique no botão (Recuperar Todos).

3. Você também pode excluir uma mensagem seguindo o passo e pressionando a

tecla DEL.

4. Caso tenha excluído muitas mensagens, e tenha certeza que não precisa mais

delas, vá para a pasta Trash e clique no botão (Esvaziar Lixeira).

Quando você exclui mensagens, elas são enviadas para a pasta Trash (Lixeira). As

mensagens excluídas, vão ficar na pasta Trash por um período de tempo específico, antes

de serem removidas permanentemente. Para configurar o tempo limite de permanência das

mensagens excluídas na pasta Trash, com a caixa de correio aberta, escolha as opções de

menu Tools, Preferences na Barra de Ações. O tempo padrão de permanência é 48 horas.

Lotus Notes R 7


Aparece a seguinte tela:

Se desejar alterar para mais ou menos horas, digite o novo número de horas e clique no

botão OK.

Lotus Notes R 7


Selecionando várias mensagens de uma só vez

Muitas vezes você pode desejar copiar, mover ou excluir diversas mensagens em uma

mesma visão. Para facilitar esta tarefa, pode-se usar a Margem de Seleção.

Para selecionar uma ou mais mensagens, siga estes passos:

1. Posicione a seta do mouse na margem de seleção e na linha da mensagem que deseja

selecionar.

2. Dê o clique com mouse. Observe que vai aparecer um (Check Mark), conforme

apresentado na figura.

3. Após a seleção, execute a tarefa que deseja, como copiar, mover ou excluir as

mensagens.

Lotus Notes R 7


Movendo dentro de uma Visão ou Documento

Para Teclado Mouse

Mostrar a página anterior

em uma visão ou

documento

Pressione a tecla <PgUp> Clique na parte superior da

barra de rolamento

Mostrar a próxima página

de uma visão ou

documento

Pressione a tecla <PgDn> Clique na parte inferior da

barra de rolamento

Selecionar o primeiro

documento em uma visão

Pressione as teclas <Ctrl> +

<Home>

Arraste a caixa de

rolamento até em cima na

barra de rolamento

Selecionar o último

documento em uma visão

Pressione as teclas <Ctrl> +

<End>

Arraste a caixa de

rolamento até em baixo na

barra de rolamento

Movendo direto entre documentos

Para Teclado Mouse

Mostrar o próximo

documento diretamente

Enquanto está visualizando o

documento pressione a tecla

<Enter>. O próximo

documento listado na visão

será mostrado

Enquanto está visualizando

o documento, clique na

Ferramenta

Mostrar o documento

anterior diretamente



<BackSpace>. O documento

anterior listado na visão será

mostrado



Ferramenta

Mostrar o próximo

documento não lido



<Tab>



Ferramenta

Mostrar o documento

anterior que ainda não foi

lido


documento pressione as teclas

<Shift> + <Tab>



Ferramenta

Lotus Notes R 7


Criando uma nova mensagem usando o Quick Notes

O Quick Notes permite que você crie rapidamente uma nova mensagem, contato ou

lembrete, diretamente da página de Boas Vindas do Notes. Para ativar o Quick Notes, dê

um clique no triângulo azul, que está localizado no lado direito da página de Boas Vindas.

Após clicar no Triângulo Azul, aparece a seguinte tela:

Lotus Notes R 7


Salvar as mensagens recebidas

Salvar uma mensagem significa ler seu conteúdo novamente mais tarde. Para salvar suas

mensagens, basta deixá-las na pasta Caixa de Entrada, onde o Notes as coloca inicialmente.

Contudo, o número de mensagens pode aumentar tanto que dificultaria a localização de

mensagens específicas. Por isso, é aconselhável movê-las para outras pastas. Você pode

criar quantas pastas quiser.

Para salvar suas mensagens em pastas no Notes sigas estes passos:

1. Ao ler uma mensagem, clique no botão (Pasta) e escolha Move to

Folder (Mover para Pasta).

2. Se o Notes exibir o nome da pasta desejada, clique nele. Caso contrário, clique

no botão (Criar Nova Pasta).

Lotus Notes R 7


3. Clique no nome da pasta nova que acabou de criar.

4. Clique em Move (Mover) ou Add (Adicionar).

5. O primeiro botão move a mensagem para a nova pasta, removendo-a da pasta

original. Já o segundo coloca a mensagem na pasta nova, deixando-a na pasta

original.

Dica: Você pode exibir as mensagens de uma pasta, clicando no nome da pasta no painel de

navegação.

Exemplo de um Folder (Pasta) criado com o nome Customers, que contém Sub-Folders

(Sub-Pastas) criadas dentro dele, a sub-pasta Active e a Inactive..

Para excluir um Folder, dê um clique da direita sobre o nome do Folder e escolha a opção

Remove Folder. Ao fazer esta ação, além de estar excluindo o Folder, você estará

excluindo todas as mensagens dentro do mesmo.

Lotus Notes R 7


Exibir mensagens em pastas e visões diferentes

Seu correio contém várias pastas e visões que permitem consultar as mensagens de

maneiras diferentes. O grupo de mensagens exibido em uma pasta ou visão depende do

objetivo da pasta ou visão. Dessa maneira, você localiza as mensagens que deseja de modo

mais fácil. Por exemplo, você pode criar visões contendo documentos apenas de uma

pessoa (como seu chefe) e criar pastas contendo apenas os documentos pertencentes a um

projeto especial (como um relatório orçamentário trimestral).

Para exibir as mensagens em pastas e visões no Notes, siga estes passos:

1. Abra o banco de dados de correio.

2. Clique na pasta ou visão desejada. O Notes exibe as mensagens dessa pasta ou

visão no painel de visões.

Lotus Notes R 7


A tabela a seguir descreve as pastas e visões de seu correio:

Pasta ou Visão Objetivo

Inbox (Caixa de

Entrada)

Armazena automaticamente todas as mensagens que você

recebe.

Drafts (Rascunhos) Armazena automaticamente todas as mensagens que você salva

sem enviar. Você pode editar e enviar essas

mensagens mais tarde.

Sent (Enviadas) Armazena automaticamente todas as mensagens que você salva

quando as envia.

Follow Up

(Acompanhamento)

Agrupa as mensagens criadas como Follow UP e apresenta por

ordem cronológica.

Trash (Lixeira) Armazena as mensagens que você marcou para exclusão (ou

colocou diretamente nesta pasta). Você pode excluir essas

mensagens ou guardá-las.

Junk Mail (SPAM) Armazena as mensagens indesejadas, para as quais são criadas

regras de recebimento. Utilizado para recebimento de SPAMS

Views (Visões) Contém as visões All Documents e Mail Threads, explicadas

abaixo.

Folders (Pastas) Contém todas as pastas criadas para armazenamento das

mensagens.

Tools (Ferramentas) Contém ferramentas para criação de regras de recebimento de

mensagens.

All Documents (Todos

os Documentos)

Mostra todas as mensagens contidas no momento no seu banco

de dados de correio

Mail Threads (Linhas

de Discussão)

Mostra mensagens agrupadas com suas respectivas respostas.

Isso permite que você exiba uma conversa inteira.

Lotus Notes R 7


Classificar as mensagens para facilitar a localização

A classificação das mensagens pode facilitar a localização de uma mensagem específica.

Como padrão, o Notes classifica as mensagens por data, em ordem crescente. Mas,

opcionalmente, pode classificá-las por data em ordem decrescente ou alfabeticamente de

acordo com os nomes dos usuários que lhe enviaram as mensagens (ou para quem você as

enviou). Se você souber o remetente da mensagem ou a data aproximada de recebimento,

poderá localizar a mensagem mais facilmente.

Observe que existem pequenos triângulos ao lado dos nomes das colunas Quem e Data.

Isso significa que você pode clicar nos nomes dessas colunas para classificar os títulos dos

documentos. Ao fazer isso, o triângulo daquela coluna específica muda de cor. Se você

clicar no nome da coluna novamente, o Notes retornará os títulos dos documentos à ordem

original e o triângulo à cor original.

Para classificar as mensagens em pastas e visões no Notes, siga estes passos:

1. Abra uma pasta ou visão de correio, como a visão Inbox (Caixa de Entrada) ou

All Documents (Todos os Documentos).

2. Para classificar as mensagens por data, em ordem crescente, clique em

(Data) na parte superior da coluna de datas.

3. Para classificar as mensagens por nome, em ordem crescente, clique em

(Quem) na parte superior da coluna de nomes.

4. Para classificar as mensagens por assunto, em ordem crescente, clique em

(Assunto) na parte superior da coluna de

Assuntos das mensagens.

Lotus Notes R 7


Dica: Para que as mensagens retornem à ordem original, clique no nome da coluna classificada novamente.

Acompanhando as mensagens (Follow Up)

Algumas mensagens que você recebe, necessitam de um acompanhamento. Para facilitar a

lembrança deste acompanhamento, você pode criar um Follow Up da mensagem. Para criar

um Follow Up (Acompanhamento) da sua mensagem, siga estes passos:

1. Dê um clique no botão (Acompanhamento), que está localizado na Barra

de Ações.

A opção Quick Flag (Flag Rápido), adiciona imediatamente uma bandeira verde ao

cabeçalho da mensagem. Esta opção configura automaticamente a prioridade Normal para

o Follow Up

Lotus Notes R 7


A opção Add or Edit Flag... (Adiciona ou Edita um Flag), adiciona uma bandeira para a

mensagem ou permite que você edite os atributos de um Follow Up já criado, conforme

apresentado na figura a seguir:

A opção Remove Flag (Remove Flag), remove as Bandeiras (Flags) que você atribuiu à

uma mensagem.

Lotus Notes R 7


Você pode definir a data e hora em que deseja receber um alarme, para se lembrar de

acompanhar a mensagem que está marcada para o Follow Up.

Para configurar outras opções de Follow Up (Acompanhamento), siga estes passos:

1. Abra a sua caixa de correio.

2. Selecione a opção de menu Actions > Tools > Preferences.

3. Será apresentada a caixa de diálogo

4. (Opcional) Marque a opção Set default Follow Up date e digite o número de dias,

semanas ou meses que deseja configurar para o acompanhamento.

5. (Opcional) Marque a opção Set default Follow Up time e selecione em que horário do

dia, você deseja que seja iniciado o Acompanhamento.

6. Marque a opção Set an alarm (Configurar um Alarme).

7. (Opcional) Marque a opção Also use these alarm settings for Quick Flag, se deseja

configurar o alarme quando estiver usando o Quick Flag.

8. Especifique o tempo que o alarme deve ser desligado, na opção Alarm will go off

relative to Follow Up date and time.

9. Na seção When alarm goes off, selecione uma das duas opções:

Selecione Play sound e escolha um som na lista. Dê um clique no ícone de Som

icon para escutar o som.

Selecione Send mail notification with subject, e digite o seu nome. Se desejar

incluir outros destinatários, dê um clique no ícone Address Book para

selecionar os nomes dos destinatários.

10. Selecione as opções que deseja e dê um clique no botão OK.

Lotus Notes R 7


Como habilitar a caixa de diálogo de aviso de nova mensagem

Muitas vezes estamos com o Notes aberto, porém podemos estar trabalhando com o editor

de textos ou com uma planilha no momento. Nesta situação, pode chegar uma nova

mensagem e não observarmos.

Para identificar que uma nova mensagem chegou na Inbox (Caixa de Entrada), podemos

habilitar uma caixa de diálogo de aviso de nova mensagem (New Message).

Para habilitar a mensagem de aviso de nova mensagem, siga estes passos:

1. No menu do Notes, selecione File > Preferences > User Preferences.

2. Será apresentada a caixa de preferências do usuário.

3. Dê um clique no sinal de mais (+) na seção Mail, para expandir a seção.

Lotus Notes R 7


4. Na opção General (Geral), selecione a opção Show a pop-up (Mostrar um pop-up) e

dê um clique no bota OK.

5. Após ter habilitado esta opção, toda vez que uma nova mensagem chegar em sua caixa

de entrada, a caixa de diálogo de nova mensagem será apresentada.

Visualizando as Mensagens não lidas

Você pode visualizar na Inbox da sua caixa de correio, somente as mensagens não lidas.

Isto pode ser feito usando o botão View Unread (Ver Não Lidas). Esta ação o permite que

você alterne entre a exibição de mensagens não lidas e a exibição de todas as mensagens.

Lotus Notes R 7


CAPÍTULO 3

O ADDRESS BOOK DO NOTES


O que é o Address Book do Notes

Como acessar o seu Address Book Pessoal

Criar Contatos

Criar uma lista de Destinatários de e-mail (Mailing list)

Trabalhar com indicadores

Abrir e fechar um banco de dados

Ler documentos em um banco de dados

Ler documentos sem abri-los

Ver os documentos em pastas e visões diferentes

Exibir um arquivo anexado a um documento

Verificar a ortografia

Lotus Notes R 7


O Address Book do Notes Como a sua Base de Correio, o Address Book (Livro de Endereços) é uma base de dados

Notes. Nesta base de dados podem ser armazenadas informações como endereços de e-mail

e números de telefone dos seus contatos. O Notes disponibiliza dois Address Books para

você utilizar, o Address Book da sua empresa e o pessoal. O da empresa fica localizado no

servidor e o local fica localizado na sua estação de trabalho. O Address Book do servidor, é

também é chamado de Domino Directory ou Public Address Book.

Como acessar o seu Address Book Pessoal Para acessar o seu Address Book Pessoal, siga estes passos:

1. Dê um clique no ícone Address Book na Barra de Indicadores, ou

2. Dê um clique no ícone Contacts (Contatos) na Página de Boas Vindas.

3. Após clicar para acessar o seu Address Book Pessoal, é apresentada a tela do Address

Book.

Lotus Notes R 7


No Address Book Pessoal, são apresentadas as seguintes Visões:

Lotus Notes R 7


Visão Objetivo

Contacts (Contatos)

Apresenta em ordem alfabética os contatos cadastrados no seu

Address Book Pessoal.

Contact By

Category

(Contato por

Categoria)

Apresenta os mesmos contatos visualizados na visão Contacts,

sendo que classificados pelas categorias criadas por você na criação

do contado.

Groups (Grupos) Lista os grupos de contatos/pessoas cridos por você, para o envio de

e-mail.

Birthdays and

Anniversaries (Datas de

Nascimento e

Aniversários)

Lista as datas de nascimento e aniversários dos contatos.

Advanced

(Avançado)

Visões que normalmente você não vai acessar. Elas servem para

configurações do administrador do sistema.

Criando Contatos

A informação que você armazena de um contato, como Nome, Sobrenome, Endereço,

Telefone, e-mail, etc.., ficam armazenadas no documento do contato.

Para criar um novo contato, siga estes passos:

1. Dê um clique no botão (Novo) e escolha a opção Contact (Contato).

Lotus Notes R 7


2. Aparece a seguinte tela:

Os seguintes campos, descrevem um novo contato:

No topo do formulário, existem campos para digitar o nome, cargo, tratamento e e-mail.

O campo Lastname (Sobrenome é obrigatório). Os demais campos são opcionais.

Na aba Business (Negócios) do contato, deve ser informada a informação da empresa,

cargo, etc...

Na aba Personal (Pessoal) do contato, devem ser informadas as informações pessoais

do contato.

Na aba Briefcase do contato, você pode colocar fotos e anexos para o seu contato.

Na aba Advanced (Avançado) do contato, você pode categorizar o seu contato para

poder visualizá-lo em uma categoria na visão Contacts by Category.

Quando terminar de digitar as informações, dê um clique no botão (Salvar

e Fechar), que fica localizado na barra de ações.

Lotus Notes R 7


Criando uma lista de Destinatários de e-mail (Mailing list) Para enviar uma mensagem à mais de um destinatário, você pode digitar cada endereço de

correio, separados por uma vírgula, ou pode criar uma lista de destinatários.

Para criar uma lista de destinatários, siga estes passos:

1. Com o Address Book Pessoal aberto, dê um clique na visão Groups (Grupos).

2. Dê um clique no botão (Novo) e escolha a opção Group (Grupo).

3. Na aba Basics (Básicos) do documento de grupo, digite o nome do grupo e como

Group Type (Tipo de grupo), deixa a opção Multi-purpose (Mútiplo-propósito). As

outras opções Access Control List Only, e Servers only, são para uso do seu

administrador Notes..

4. No campo Description (Descrição), digite uma breve descrição do que se destina o

grupo.

5. No campo Members (Membros), dê um clique na seta , para selecionar os membros

do Address Book do servidor.

Lotus Notes R 7


6. Quando tiver selecionado todos os membros que deseja, dê um clique no botão

(Salvar e Fechar), que fica localizado na barra de ações.

Após ter criado um grupo, você pode usá-lo para enviar mensagens aos diversos

destinatários inclusos no mesmo.

Alguns grupos são criados somente para um determinado projeto ou momento. Neste caso,

se quiser excluí-los posteriormente, selecione o nome do grupo na visão Groups e clique no

botão (excluir Grupo) que fica localizado na barra de ações.

Dica: Para enviar uma mensagem para um grupo, você pode abrir o Address Book Pessoa,

selecione o nome do grupo na visão Groups e clique no botão (Escrever Mensagem) que fica localizado na barra de ações.

Criando uma entrada no Address Book Pessoal a partir de uma mensagem recebida

Talvez você deseje adicionar o nome de um destinatário que lhe enviou uma mensagem,

para a sua Lista Pessoal de Endereços. Dessa forma, da próxima vez que você começar a

digitar o nome da pessoa ou do grupo na linha de endereços, o Notes preencherá o resto do

nome para você.

Para adicionar um nome na sua lista de endereços, siga estes passos:

1. Ao ler uma mensagem, escolha Actions (Ações) e, em seguida, Tools (Ferramentas)

e Add Sender to Address Book (Adicionar Remetente à Lista de Endereços) ou

clique direto no botão e escolha Add Sender to Address Book.

Lotus Notes R 7


Trabalhar com indicadores

Os indicadores são usados no Notes para abrir bancos de dados, documentos. Depois que

você indicar um local, ele estará disponível futuramente. Para abrir um indicador, basta

clicar nele. Todos os indicadores podem ser personalizados e organizados de modo a

atender suas necessidades e gostos pessoais. Por exemplo, você pode organizar os

indicadores em grupos lógicos de trabalho e colocar esses indicadores na ordem em que

melhor se ajustarem. O Notes é fornecido com alguns indicadores básicos, como indicador

de contatos ou correio, mas você pode adicionar mais indicadores quando necessário.

Para adicionar um indicador de banco de dados, siga estes passos:

1. Escolha File (Arquivo), Database (Banco de Dados) e, em seguida, Open (Abrir).

2. Clique no banco de dados que deseja indicar e no botão (Indicador).

3. Na caixa de diálogo Add Bookmark (Adicionar Indicador), aceite o nome do indicador

na caixa Name (Nome) ou digite outro nome.

4. Clique na pasta em que deseja armazenar o indicador.

5. Clique no botão OK.

6. Repita os passos anteriores e adicione alguns bancos de dados como indicadores.

Dica: Os indicadores são acessados através do botão , que fica na coluna vertical na esquerda da tela do Notes.

Lotus Notes R 7


Abrir e fechar um banco de dados

Após criar indicadores para alguns bancos de dados nos quais deseja trabalhar, você poderá

abrir os bancos de dados para ler os documentos contidos neles. Você também poderá

adicionar novos documentos e editar os documentos existentes, dependendo do seu nível de

acesso ao banco de dados. Você pode deixar o banco de dados aberto enquanto trabalha em

outros bancos de dados.

Para abrir um banco de dados, siga estes passos:

1. Clique na pasta que contém o indicador do banco de dados . Clique no indicador

que deseja abrir. O banco de dados é aberto e exibe uma lista de pastas e documentos

que estão no banco de dados.

2. Quando você desejar fechar o banco de dados ou documento, clique no "X" à direita do

Botão de Tarefa que contém o nome do documento ou banco de dados. Se o

documento ou banco de dados que deseja fechar for exibido pelo Notes, você poderá

escolher File (Arquivo) e Close (Fechar) ou pressionar ESC para fechá-lo.

Dica: Se você fechar um banco de dados, os documentos abertos desse banco de dados não serão

fechados. Feche-os separadamente.

Dica: Os botões Tarefa são apresentados como abas acima do Painel de Visões.

Lotus Notes R 7


Ler documentos em um banco de dados

Você lê os documentos em um banco de dados para obter informações sobre o assunto

de seu interesse. Se quiser ler um documento que não esteja localizado na pasta ou

visão atualmente aberta, poderá abrir uma pasta ou visão diferente para procurá-lo.

O Notes oferece dois métodos de leitura de um documento. Você pode abrir o

documento ou exibi-lo no painel de visualização.

Este procedimento ensina como ler um documento, abrindo-o primeiro.

1. Abra o banco de dados desejado clicando no seu indicador.

2. Clique duas vezes no título do documento que deseja ler.

3. (Opcional) Para ler documentos em outras pastas ou visões, clique em uma pasta

ou visão no painel de navegação. Em seguida, clique duas vezes no documento que

deseja ler.

4. Quando desejar fechar o documento, clique no "X" à direita do Botão de Tarefa

que contém o nome do documento.

Dica: Uma estrela vermelha na coluna mais à direita de uma visão, indica que você ainda não abriu

aquele documento. No Notes essa estrela é chamada de marcador de documento não lido (unread marker). Quando você lê o documento, o Notes remove esse marcador.

Dica: Para fechar o documento que você estiver lendo e abrir o próximo documento no banco de

dados, pressione ENTER.

Lotus Notes R 7


Ler documentos sem abri-los

Você pode querer pesquisar rapidamente os documentos de um banco de dados, mas

perderia muito tempo ao abrir um documento de cada vez. Em vez disso, você pode exibir

cada documento em um painel especial chamado painel de visualização. Esse painel está

localizado na parte inferior da tela.

Quando você exibe um documento no painel de visualização, pode tratá-lo como se

estivesse aberto. Pode percorrer o documento inteiro, clicar nos botões e até editá-lo, se

tiver o acesso apropriado para isso. O procedimento seguinte ensina como ler um

documento no painel de visualização.

1. Se o painel de visualização não estiver aberto, escolha View (Exibir), Document

Preview (Visualizar Documento) e, em seguida, Show Preview (Mostrar

Visualização) no menu do Notes. Esse painel é aberto e exibe o documento cujo

título está realçado. Pode-se clicar também no botão , que está

localizado na parte de baixo do painel de visões.

2. Para ver um documento diferente no painel de visualização, clique no título do

documento.

Dica: Para fechar o painel de visualização, escolha View (Exibir), Document Preview (Visualizar

Documento) e Show Preview (Mostrar visualização) novamente.

Lotus Notes R 7


Ver os documentos em pastas e visões diferentes

Os bancos de dados podem conter muitas pastas e visões. O grupo de documentos que você

vê em uma pasta ou visão depende da finalidade da pasta ou visão. Isso ajuda você a

localizar documentos que lhe interessam.

Para ver um documento em pastas e visões diferentes, siga estes passos:

1. Abra o banco de dados que deseja exibir.

2. Clique na pasta ou visão que deseja ver. O Notes exibe os documentos dessa pasta ou

visão no painel de visões.

Lotus Notes R 7


Exibir um arquivo anexado a um documento

Você pode receber uma mensagem de correio ou ler um documento que possui um arquivo

anexado. Se alguém, por exemplo, criar uma mensagem sobre o orçamento, poderá anexar

um arquivo de planilha que mostre o orçamento atual. Nesse caso, o Notes irá exibir um

ícone no documento para representar o arquivo anexado. Você pode ver diversos tipos de

arquivos sem sair do Notes.

Para exibir um arquivo anexado, siga estes passos:

1. Clique duas vezes no ícone de anexo. O Notes exibe uma caixa de propriedades.

2. Para exibir o anexo, clique no botão View (Exibir).

3. Para retornar ao documento do Notes, escolha File (Arquivo) e Close (Fechar) no menu

do Notes ou pressione ESC.

Dica: Para copiar o arquivo anexado para a unidade de disco rígido, clique em Save (Salvar) em

vez de clicar em View (Exibir) conforme sugerido no passo 2. O Notes solicita que você forneça um nome e local para o arquivo. Para excluir o anexo clique em Delete (Excluir).

Lotus Notes R 7


Verificar a ortografia

Quando estiver criando um documento, você talvez não queira parar só para corrigir os

erros ortográficos. Às vezes, é mais fácil e rápido continuar digitando e fazer uma

verificação ortográfica no final da digitação. Além disso, se você é um ser humano normal

(e quem não é?), comete erros ortográficos que passam despercebidos. Se quiser, peça ao

Notes para verificar a ortografia e sugerir alternativas para as palavras detectadas como

incorretas.

Para fazer a verificação ortográfica em um documento, siga estes passos:

1. Ao criar ou editar um documento, escolha Edit (Editar) e Check Spelling (Verificar

Ortografia) no menu do Notes.

2. Se o Notes realçar uma palavra com erro de ortografia, corrija o erro na caixa Replace

(Substituir) ou clique na ortografia correta se esta aparecer na caixa Suggest (Sugerir).

(Se o Notes realçar uma palavra que não tenha erro de ortografia, clique no botão

Ignorar.)

Lotus Notes R 7


3. Se você corrigiu uma palavra na Etapa 2, clique no botão Replace (Substituir). O

Notes corrigirá a palavra com erro de ortografia no documento.

4. Repita as Etapas 2 e 3 até que o Notes informe o fim da verificação ortográfica. Em

seguida, clique em Close.

Dica: Se qualquer texto do documento estiver realçado quando você iniciar a verificação

ortográfica, o Notes irá verificar apenas aquele texto. Do contrário, o Notes irá verificar o documento todo.

Dica: Se você clicar em Add to Dictionary (Adicionar) quando o Notes realçar uma palavra, o Notes

irá adicioná-la ao dicionário e não a reconhecerá mais como uma ortografia incorreta.

Lotus Notes R 7


CAPÍTULO 4

MELHORANDO A FORMATAÇÃO DOS DOCUMENTOS


Como aprimorar a aparência dos documentos

Alterar a fonte do texto e o tamanho do texto

Alterar a cor e o estilo do texto

Recuar um parágrafo para a direita

Alterar o espaço entre parágrafos

Criar uma lista numerada

Criar uma lista com marcadores

Lotus Notes R 7


Aprimorar a aparência dos documentos

Ler uma sucessão de parágrafos de texto comum pode ser entediante. Se não houver

variedade em seus documentos, os leitores podem perder o interesse rapidamente. Nesta era

de informações instantâneas e efeitos especiais deslumbrantes, torna-se cada vez mais

difícil prender a atenção das pessoas por muito tempo. O que você pode fazer para que não

percam o interesse?

Se ainda estiver lendo este livro, possivelmente, algumas figuras e piadinhas poderiam

ajudar. Mas você pode fazer muito mais, como alterar a fonte ou o estilo do texto para

enfatizá-lo ou dar um significado especial. Além disso, é possível alterar a cor ou o

tamanho do texto para realçá-lo e alterar o alinhamento ou espaçamento de certos

parágrafos. Você pode adicionar títulos às seções dos documentos e colocar listas de itens

numeradas ou com marcadores. Em outras palavras, você pode fazer o que quiser para

tornar seus documentos mais interessantes, com uma aparência melhor e de mais fácil

leitura.

Lotus Notes R 7


Alterar a fonte do texto e o tamanho do texto

A alteração da fonte do texto pode dar ao documento uma aparência e impressão diferente.

Algumas fontes atribuem um aspecto mais formal ao seu documento, enquanto outras

proporcionam uma leitura mais fácil.

Além disso, você pode alterar a fonte de parte do texto para realçá-la em relação ao resto do

documento ou para diferenciar um tipo específico de informação. É possível usar uma fonte

diferente para as informações particularmente importantes. Quando você altera a fonte de

parte do texto, talvez queira alterar o tamanho do texto também.

Para fazer a alteração da fonte de um texto, siga estes passos:

1. Ao criar ou editar um documento, realce o texto que deseja alterar.

2. Clique na lista de fontes na barra de Ferramentas. O Notes exibe uma lista de fontes

que você pode usar.

3. Clique no nome da fonte que deseja usar. A fonte do texto realçado será alterada

para a nova fonte no documento.

Você pode alterar o tamanho do texto para torná-lo mais fácil de ler. Você também pode

alterar o tamanho de uma parte específica do texto para diferenciá-la do restante do texto no

documento. Se você estiver digitando um rodapé, por exemplo, poderá usar um tamanho

menor, se quiser.

Para fazer a alteração do tamanho de uma fonte, siga estes passos:


2. Clique na lista de tamanhos da barra de SmartIcons. O Notes exibe uma lista com os

tamanhos em pontos que você pode usar.

3. Clique no tamanho que você deseja usar. O tamanho da fonte do texto realçado será

alterado para o novo tamanho.

Lotus Notes R 7


Alterar a cor e o estilo do texto

Você pode alterar a cor do texto de um documento para torná-lo visualmente mais atraente

e realçá-lo do restante do documento. Talvez você queira, por exemplo, colocar cores

diferentes nos títulos das seções para defini-las mais claramente. Além disso, quando você

fizer comentários em um documento escrito por outra pessoa, é aconselhável colocá-los em

uma cor diferente para diferenciá-los do texto original.

Apesar das cores serem úteis quando um usuário exibe um documento na tela, é bom

lembrar que muitos não possuem impressoras em cores. Se você estiver criando um

documento para ser impresso, pode querer usar outro método para diferenciar o texto

especial.

Para fazer a alteração da cor de um texto, siga estes passos:


2. Escolha Text (Texto) e Color (Cor) e, em seguida, a cor que deseja usar no menu

do Notes

Dica: Se você escolher Other (Outras), o Notes exibirá uma Caixa de Informações que

permitirá escolher uma grande variedade de cores.

Você pode alterar o estilo do texto para destacá-lo do restante do documento. Um texto em

negrito, itálico ou sublinhado , por exemplo, chama a atenção. Esse recurso também poderá

ser útil se você quiser definir palavras em um documento. Quando você usa um termo pela

primeira vez, pode querer usar um estilo diferente.

Para fazer a alteração do estilo de um texto, siga estes passos:


2. Escolha Text (Texto) no menu do Notes e, em seguida, o estilo desejado: Italic

(Itálico), Bold (Negrito) ou Underline (Sublinhado).

Dica: Para remover os estilos do texto, escolha Normal Text (Texto Normal) no menu

Text (Texto).

Lotus Notes R 7


Recuar um parágrafo para a direita

O recuo de um parágrafo para a direita pode realçá-lo do restante do documento. Além

disso, recuar um parágrafo para a direita também faz com que pareça um sub-tópico ou uma

explicação do texto que o antecede.

Este procedimento explica uma forma rápida de recuar um parágrafo com uma distância

pré-ajustada. (Você também pode usar as Propriedades do Texto do procedimento anterior

para recuar um parágrafo o quanto desejar.)

Para recuar um parágrafo, siga estes passos:

1. Ao criar ou editar um documento, clique no parágrafo que deseja recuar para a

direita. (Você pode clicar em qualquer ponto do parágrafo.)

2. Escolha Text (Texto) e, em seguida, Ident (Recuar à Direita) no menu do Notes ou

pressione F8.

3. (Opcional) Repita a Etapa 2 até recuar o parágrafo da maneira desejada.

Dica: Se você recuar um parágrafo muito para a direita, poderá escolher Text (Texto)

e, em seguida, Outdent (Recuar à Esquerda) no menu do Notes

Alterar o espaço entre parágrafos

A inclusão de espaço entre parágrafos pode tornar a aparência do documento menos

compacta e facilitar sua leitura.

Lotus Notes R 7


Este procedimento ensina a você um modo rápido para alterar o espaçamento entre

parágrafos.

Para alterar o espaço entre os parágrafos, siga estes passos:

1. Para alterar o espaçamento entre dois parágrafos ao criar ou editar um documento,

clique no parágrafo superior. (Você pode clicar em qualquer ponto do parágrafo.)

2. Escolha Text (Texto) e Spacing (Espaçamento) e, em seguida, o espaçamento a ser

usado no menu do Notes. O Notes coloca o número de espaços escolhidos abaixo do

parágrafo que você clicou.

Criar uma lista numerada

O Notes permite que você crie uma lista numerada rapidamente. Numerar os itens em uma

lista facilita a sua leitura e torna as informações mais compreensíveis. Além disso, como os

números se destacam do texto, tornam a aparência da lista mais atraente. A numeração

permite que você liste os itens em seqüência ou pela sua ordem de importância.

Para criar uma lista numerada, siga estes passos:

1. Posicione o cursor no ponto do documento onde deseja que a lista comece.

2. Escolha Text (Texto), List (Lista) e Number (Número) no menu do Notes.

3. Digite o texto para o primeiro item na lista.

4. Pressione ENTER para criar o próximo item e, em seguida, digite o texto desse

item. Siga essa etapa para cada item na lista.

5. (Opcional) Para adicionar mais texto ao documento, após ter completado a lista,

pressione ENTER para criar uma linha adicional. Em seguida, escolha Text

(Texto), List (Lista) e Number (Número) no menu do Notes para interromper a

numeração.

Dica: Para numerar parágrafos já digitados, realce os parágrafos, escolha Text

(Texto), List (Lista) e Number (Número) no menu do Notes.

Lotus Notes R 7


Criar uma lista com marcadores

Você talvez queira enfatizar os itens em uma lista sem numerá-los. Em vez de números,

você pode colocar um marcador ao lado de cada item. Assim como no caso da numeração,

colocar marcadores nos itens de uma lista facilita a sua leitura e compreensão, além de

torná-la mais atraente.

Para criar uma lista com marcadores, siga estes passos:

1. Posicione o cursor no local do documento onde deseja que a lista comece.

2. Escolha Text (Texto), List (Lista) e Bullet (Marcador) no menu do Notes.

3. Digite o texto para o primeiro item na lista.

4. Pressione ENTER para criar o próximo item e, em seguida, digite o texto. Siga essa

etapa para cada item na lista.

5. (Opcional) Para adicionar mais texto ao documento depois de você concluir a lista,

pressione ENTER para criar uma linha adicional. Escolha Text (Texto), List

(Lista) e Bullet (Marcador) no menu do Notes para interromper a marcação.

Dica: Para adicionar marcadores a parágrafos já digitados, realce os parágrafos e

escolha Text (Texto), List (Lista) e Bullet (Marcador) no menu do Notes.

Lotus Notes R 7


CAPÍTULO 5

ADICIONANDO INFORMAÇÕES EXTERNAS A UM DOCUMENTO


Adicionar informações de outras fontes aos documentos

Anexar um arquivo a um documento

Adicionar uma figura a um documento

Adicionar um link de URL a um documento

Lotus Notes R 7


Adicionar informações de outras fontes aos documentos

No momento, as informações estão em todo lugar. Algumas dessas informações são

encontradas nos bancos de dados do Notes e outras em locais diferentes. Ao criar um

documento, você pode querer referir-se a essas outras informações. Se a informação estiver

em outro documento do Notes, você pode deixar que o leitor veja esse documento enquanto

ainda estiver lendo o seu documento. Se a informação estiver em um arquivo de

computador, você pode anexar o arquivo ao seu documento para que os leitores possam

exibi-lo ou copiá-lo para as suas unidades de disco rígido. Se a informação estiver em uma

figura, você pode copiá-la para dentro do seu documento de modo que os leitores possam

vê-la. Você também pode copiar figuras somente para tornar seus documentos mais

agradáveis de ler e olhar, mesmo que as figuras não adicionem informações novas ao

documento.

Lotus Notes R 7


Anexar um arquivo a um documento

Você pode "anexar" um ou mais arquivos a um documento para que os usuários que

estejam lendo o documento possam ver os arquivos ou copiá-los para seus próprios

computadores. Isso permite a você compartilhar informações de outros programas de

computador e permite que os usuários utilizem a informação dos arquivos como quiserem.

Quando você anexa um arquivo a um documento, o Notes exibe um ícone no documento

para representar o arquivo anexado. Para usar o arquivo, o leitor clica duas vezes no ícone.

Para anexar um arquivo em um documento, siga estes passos:

1. Ao criar ou editar um documento, posicione o cursor onde deseja que o Notes exiba

o ícone que representará o anexo do arquivo.

2. Escolha File (Arquivo) e, em seguida, Attach (Anexar) no menu do Notes.

3. Se o arquivo desejado não estiver na unidade de disco exibida pelo Notes na caixa

de diálogo Create Attachments (Criar Anexo(s)), escolha uma unidade de disco

diferente.

4. Se o Notes não realçou o diretório (ou pasta) que contém o arquivo que você deseja,

escolha um diretório diferente (ou pasta).

5. Clique no nome do arquivo que você deseja anexar.

6. Clique no botão Create (Criar).

Lotus Notes R 7


Criar links com outros documentos

Quando você cria um documento, pode querer fazer referência a informações em outro

documento do Notes. Seria útil se o leitor pudesse realmente ver essas informações

enquanto estivesse lendo seu documento.

Você pode conseguir isto criando um link que exiba o outro documento. Ao fazer isso, o

Notes coloca um ícone no documento que você está criando para representar o documento

vinculado. Os leitores podem clicar no ícone para ver o documento vinculado. Quando os

leitores tiverem acabado de ler o documento vinculado, podem retornar ao seu documento

original clicando no botão Tarefa correspondente ou pressionando ESC.

Neste procedimento, você abre o banco de dados ao qual deseja vincular-se e cria um link.

Em seguida, retorna ao documento que está criando e cola o link no documento.

Para criar links (vínculos) com outros documentos, siga estes passos:

1. Durante a criação de um documento, abra o banco de dados ao qual você deseja

vincular um documento.

2. Clique no título do documento para o qual deseja criar um link.

3. Escolha Edit (Editar) e Copy as Link (Copiar como Link) e, em seguida, escolha

Document Link (Link de Documento) no menu do Notes.

4. Retorne ao documento que está sendo criado clicando no botão de Tarefa

correspondente.

5. Coloque o cursor no local em que deseja que o Notes exiba o ícone de link. Escolha

Edit (Editar) e, em seguida, Paste (Colar) no menu do Notes.

O link de documento é representado pelo seguinte ícone:

Lotus Notes R 7


Adicionar uma figura a um documento

Freqüentemente, as figuras explicam melhor do que as palavras. Além disso, figuras tornam

seus documentos mais atraentes e mais agradáveis de ler. Este procedimento explica como

copiar uma figura de um outro documento ou programa e colá-la no documento que você

está criando.

Para adicionar uma figura em um documento, siga estes passos:

1. Ao criar um documento, abra o arquivo ou o documento que contém a figura que

você deseja copiar. (O arquivo pode estar em outro programa.)

2. Realce a figura que deseja copiar. Talvez você precise clicar na figura para

selecioná-la.

3. Escolha Editar e, em seguida, Copiar no menu do programa que você está usando.

4. Retorne ao documento que você está criando e posicione o cursor onde deseja que a

figura apareça.

5. Escolha Edit (Editar) e, em seguida, Paste (Colar) no menu do Notes.

Lotus Notes R 7


Adicionar um link de URL a um documento

Você pode criar um link em seu documento que abrirá outro documento quando os usuários

clicarem no link. Normalmente, o link é o nome do documento que você deseja que seja

aberto quando se clicar nele. O link geralmente estará em azul no documento. Os links são

normalmente criados para exibir páginas a partir de um site da Web.

Para adicionar um link de URL em um documento, siga estes passos:

1. Durante a criação ou edição de um documento, coloque o cursor onde deseja criar

um link.

2. Digite um nome descritivo para o link. Por exemplo, se o site contiver notícias

sobre sua empresa, você poderá digitar "Clique aqui para as últimas notícias da

empresa!".

3. Realce o texto do link que você acabou de digitar e escolha Create (Criar), Hotspot

(Ponto de Acesso) e, em seguida, Link Hotspot (Vincular Ponto de Acesso).

4. Clique no URL do tipo de link que deseja na caixa de propriedades HotSpot

Resource Link (Link de Recurso de Ponto de Acesso).

5. Digite o endereço exato da página da Web na caixa Valor.

6. Clique no "X" na parte superior da caixa de propriedades quando estiver concluído.

O link será exibido em azul no documento.

Lotus Notes R 7


CAPÍTULO 6

ORGANIZANDO E PESQUISANDO SEUS DOCUMENTOS


Criar uma nova pasta

Mover documentos entre pastas

Atualizar uma visão para mostrar novos documentos e como dimensionar painéis de

visualização

Pesquisar palavras ou frases específicas nos documentos

Localizar uma palavra ou frase em um documento

Localizar todos os documentos que contenham uma palavra específica

Lotus Notes R 7


Organizar os documentos e exibi-los de formas diferentes

Você já tentou contar as jujubas num jarro grande? Pode ser difícil. Também pode ser

difícil encontrar uma jujuba de certo tamanho e cor no meio de tantas. Mas se essas jujubas

estivessem divididas em grupos menores, seria mais fácil para você encontrá-las. E se você

pudesse ver essas jujubas automaticamente na forma que desejasse, seria ainda mais fácil.

Por exemplo, você poderia agrupá-las por cor, tamanho, fabricante, conteúdo de açúcar ou

qualquer combinação desses fatores.

Bem, o Notes não vai ajudá-lo a classificar as jujubas, mas o ajudará na visualização de

documentos de formas diferentes. Quando existem muitos documentos em um banco de

dados, pode ser difícil encontrar a informação que você deseja. O Notes facilita esta tarefa

ao permitir que você veja a informação de maneiras diferentes e armazene documentos em

quantas pastas quiser.

Lotus Notes R 7


Criar uma nova pasta

As pastas ajudam você a organizar e categorizar documentos em um banco de dados. Você

pode criar quantas pastas quiser. Em um banco de dados sobre peixes, por exemplo, você

pode ter pastas para peixes de água doce, peixes do mar, peixes tropicais, peixes

comestíveis e peixes venenosos. Se um documento pertencer a mais de uma categoria, você

poderá colocá-lo em mais de uma pasta.

Para criar uma pasta, siga estes passos:

1. Abra a caixa de correio

2. Escolha Create (Criar) e, em seguida, Folder (Pasta) no menu do Notes.

3. Digite um nome para a pasta na caixa Folder Name (Nome da Pasta).

4. Clique em uma opção na caixa Folder Type (Tipo de pasta). Pastas particulares só

podem ser vistas por você. Pastas compartilhadas podem ser vistas por outros que

estejam compartilhando o banco de dados.

5. (Opcional) Se você desejar colocar a nova pasta em uma pasta existente (criar uma

subpasta), clique na pasta existente na caixa e selecione uma localidade para a nova

pasta.


Lotus Notes R 7


Mover documentos entre pastas

Você pode decidir que um documento colocado em uma pasta, na verdade, pertencia a

outra pasta. Ou você pode decidir que um documento deveria estar em mais de uma pasta.

Pode adicionar um documento há quantas pastas quiser. Isso permite que você veja o

documento ao abrir qualquer uma das pastas que o contiver.

Apesar de poder adicionar um documento em mais de uma pasta, o Notes guarda somente

uma cópia do documento no banco de dados. Se você quiser remover um documento de

uma pasta sem, no entanto, removê-lo do banco de dados, escolha Actions (Ações) e, em

seguida, Delete (Excluir) no menu do Notes. Tenha cuidado para não excluir

acidentalmente um documento do banco de dados, quando você apenas desejar removê-lo

de uma pasta.

Para mover documentos entre pastas, siga estes passos:

1. Abra a pasta ou visão que contém o documento que você deseja mover ou adicionar

a outra pasta.

2. Escolha Actions (Ações), Folder Options (Pasta) e, em seguida, Move (Mover)

para Pasta no menu do Notes.

3. Clique no documento que deseja mover ou adicionar a outra pasta.

4. Clique na pasta para a qual deseja mover ou adicionar o documento.

5. Clique no botão Move (Mover) para mover o documento ou no botão Add

(Adicionar) para adicioná-lo à nova pasta.

Dica: Você só pode mover documentos para fora das pastas e não poderá movê-los

para fora das visões.

Dica: Para mover um documento para uma pasta, arraste seu título do painel de

visualização para a pasta no painel de navegação. Para adicionar o documento, em vez

de movê-lo, mantenha pressionada a tecla CTRL enquanto o arrasta.

Lotus Notes R 7


Atualizar uma visão para mostrar novos documentos e como dimensionar painéis de visualização

Enquanto você está consultando as informações em um banco de dados, outros usuários

podem criar novos documentos naquele banco de dados. A atualização de uma visão mostra

qualquer novo documento que tenha sido adicionado ao banco de dados desde que você

iniciou sua consulta.

Para atualizar uma visão e mostrar novos documentos, siga estes passos:

1. O painel de visões deve estar ativo. Caso você não tenha certeza se o painel está

ativo, clique em qualquer documento do painel.

2. Escolha View (Exibir) e, em seguida, Refresh (Atualizar) no menu do Notes ou

pressione F9.

A alteração do tamanho do painel permite a você determinar quanto do conteúdo de cada

painel será visto de uma vez. Quando você tem diversos painéis abertos, isso facilitará a

visualização de mais informação em um painel específico.

Você pode fechar um painel tornando-o tão pequeno de modo a não ser mais visto na tela.

Você pode querer fechar um painel caso interfira na exibição do conteúdo de um outro

painel. Além disso, você pode querer fechar o painel de visualização para acelerar a

rolagem dos títulos dos documentos. Mesmo após ter fechado um painel, você ainda poderá

redimensioná-lo para abri-lo novamente.

Para dimensionar os painéis, siga estes passos:

1. Para dimensionar o painel de visões, posicione o ponteiro do mouse sobre a borda

esquerda do painel até que o ponteiro se transforme em duas setas, como mostrado

na figura a seguir. Em seguida, arraste a borda para a esquerda ou direita.

Lotus Notes R 7


Lotus Notes R 7


Pesquisar palavras ou frases específicas nos documentos

Imagine que você tenha outro jarro grande com somente três jujubas vermelhas dentro dele.

De repente, sente uma vontade imensa de comer uma jujuba vermelha, mas você não está

vendo nenhuma. Como irá encontrá-la? Bem, se não tiver ninguém olhando, você pode

colocar a mão no jarro e remexer até que as jujubas vermelhas apareçam. Mas não seria

melhor se você tivesse algo que fizesse as jujubas vermelhas pularem automaticamente para

o topo do jarro?

Bem, como você já aprendeu, o Notes não pode ajudá-lo com as jujubas, mas pode ajudá-lo

a localizar palavras específicas em documentos em um banco de dados. Também pode

ajudá-lo a substituir aquelas palavras por palavras diferentes. (Agora, se conseguirmos

fazer com que substitua as jujubas verdes por vermelhas.)

Lotus Notes R 7


Localizar uma palavra ou frase em um documento

Existem diversas razões para você querer procurar uma palavra ou frase específica em um

documento. Por exemplo, você pode querer ver o que o documento diz sobre um

determinado assunto e você sabe que a seção sobre aquele assunto contém uma palavra em

particular. Ou você pode querer editar parte de um documento que contenha aquela palavra.

Quando você informa ao Notes que localize uma palavra ou frase, o Notes começa a

pesquisá-la a partir do ponto, no documento, onde o cursor se encontra, naquele momento.

Se você quiser pesquisar desde o início do documento, coloque o cursor nesse local.

Para localizar uma palavra ou frase em um documento, siga estes passos:

1. Ao ler ou criar um documento, escolha Edit (Editar) e, em seguida, Find/Replace

(Localizar/Substituir) no menu do Notes.

2. Na caixa Find (Localizar), digite o texto que deseja localizar. Em seguida, clique no

botão Find Next (Localizar Próxima). O Notes realça a primeira ocorrência do

texto.

3. Se quiser localizar outra ocorrência do texto, clique no botão Find Next (Localizar

Próxima) novamente. Terminada a procura, clique em Close (Fechar).

Dica: Clique no botão Find Options (Opções) para modificar como o Notes pesquisará

uma palavra.

Lotus Notes R 7


Localizar todos os documentos que contenham uma palavra específica

Existem diversas razões para você querer procurar todos os documentos que contenham

uma certa palavra ou frase. Por exemplo, você pode querer localizar todos documentos

sobre certo assunto. Você também pode querer alterar uma frase digitada em diversos

documentos ou querer localizar um documento específico e o único que contém uma

determinada frase.

Para localizar todos os documentos que contenham um texto específico, digite-o na barra de

pesquisa. Trata-se de uma longa caixa retangular que o Notes exibe justamente para esse

objetivo. Depois de localizar os documentos desejados, poderá editá-los ou lê-los para

localizar a informação desejada.

Para localizar todos os documentos que contém uma palavra ou frase, siga estes passos:

1. Ao ver os títulos dos documentos no painel de visualização, escolha View (Exibir)

e, em seguida, Search this view (Barra de Pesquisa) no menu do Notes. O Notes

exibirá a barra de pesquisa abaixo dos SmartIcons.

2. Na barra de pesquisa, digite o texto que deseja localizar na caixa Search for

(Procurar).

3. Clique no botão Search (Pesquisar). (O Notes exibirá somente os títulos de

documento que contêm o texto procurado.)

4. Para exibir todos os títulos dos documentos novamente, clique no botão Clear

Results (Limpar Resultados).

5. Para fechar a barra de pesquisa, clique no botão X no canto superior direito da

barra.

Dica: Você pode salvar uma palavra ou frase de pesquisa para ser usada

posteriormente. Depois de digitá-la, clique no botão Mores (Mais) e em Save search

(Salvar pesquisa). Digite um nome para esta pesquisa na caixa Nome e clique em OK.

Lotus Notes R 7


CAPÍTULO 7

A IMPRESSÃO DE DOCUMENTOS NO NOTES


Imprimir as informações

Adicionar cabeçalhos e rodapés aos documentos

Imprimir um documento durante sua leitura

Imprimir títulos de documentos a partir de uma pasta ou visão

Lotus Notes R 7


Imprimir informações

O Notes permite a você exibir e criar muitas informações on-line. Algumas vezes, você

pode querer imprimir algumas destas informações. A impressão fornece cópias para serem

distribuídas entre outros usuários ou para serem colocadas em seu arquivo.

Ao imprimir, você pode querer adicionar um cabeçalho à parte superior de cada página ou

um rodapé à parte inferior. Você, também, pode querer imprimir mais de um documento.

Você pode querer imprimir somente os títulos dos documentos em um banco de dados em

vez de imprimir os documentos inteiros.

Lotus Notes R 7


Adicionar cabeçalhos e rodapés aos documentos

Você pode adicionar um cabeçalho e um rodapé a um documento específico ou a todos os

documentos que você imprime a partir de um banco de dados. O cabeçalho e o rodapé

permitem que você repita informações na parte superior e inferior de cada página impressa.

No cabeçalho e no rodapé, você pode adicionar números de página, data e hora atual, o

título do documento ou qualquer outra informação que você achar importante.

Para adicionar cabeçalhos e rodapés aos documentos, siga estes passos:

1. Com o banco de dados aberto, escolha Edit (Editar) e, em seguida, Properties

(Propriedades) no menu do Notes. O Notes exibe uma Caixa de Informações.

2. Clique na seta para baixo e escolha Document (Documento) ou Database (Banco

de Dados) se você desejar que o cabeçalho e o rodapé sejam impressos somente no

documento selecionado no momento ou em todos os documentos impressos a partir

do banco de dados.

3. Clique na divisória da (impressora) da Caixa de Informações.

4. Se desejar inserir texto no Cabeçalho, clique em Cabeçalho e insira o texto do

cabeçalho na caixa de texto.

5. Em seguida, clique no botão Marca de seleção à esquerda da caixa de texto para

mantê-la. Clique no botão para apagar as alterações e iniciar novamente.

6. Se desejar inserir números de página, data, hora ou o título de cada documento, use

os botões abaixo da caixa de texto. (Quando você clicar em um botão, o Notes usa

um símbolo para representar a ação desejada.)

7. Se você desejar inserir um rodapé, clique em Footer (Rodapé) e, em seguida, insira

o texto do rodapé. Você também pode usar os botões abaixo da caixa de texto,

conforme descrito na Etapa 6.

8. Clique no que está canto superior direito da Caixa de Informações para fechá-la.

Lotus Notes R 7


Imprimir um documento durante sua leitura

Algumas vezes é mais fácil ler um documento longo se você imprimi-lo. Outras vezes, você

pode querer imprimir um documento para dá-lo a outra pessoa ou para colocá-lo em seu

arquivo. Pode imprimir e ler um documento ao mesmo tempo ou imprimir enquanto estiver

vendo seu título numa pasta ou visão. Você também pode imprimir múltiplos documentos a

partir de uma pasta ou visão. Este tópico explica como imprimir um documento durante sua

leitura.

Para imprimir um documento, siga estes passos:

1. Ao ler um documento, escolha File (Arquivo) e, em seguida, Print (Imprimir) no

menu do Notes ou pressione CTRL+P.

2. (Opcional) Se a impressora exibida na caixa Impressora não for a que você deseja,

clique na caixa de texto Name (Impressora) e escolha uma impressora diferente na

lista que o Notes exibe.


Dica 1: Para selecionar páginas específicas para imprimir, clique e insira os

intervalos de página nas caixas From page (Da Página) e To (Até)

Dica 2: Você pode visualizar as páginas que irá imprimir clicando no botão Preview

(Visualizar).

Lotus Notes R 7


Imprimir títulos de documentos a partir de uma pasta ou visão

Você pode querer imprimir todos os títulos de um banco de dados ou de uma pasta ou visão

específica. Isso fornece a você um resumo impresso do conteúdo do banco de dados. Você

poderá usá-lo como um índice caso imprima todos os documentos de uma determinada

pasta ou visão.

Para imprimir títulos de documento a partir de uma visão, siga estes passos:

1. Abra a pasta ou visão cujos títulos você deseja imprimir. (Para imprimir todos os

títulos no banco de dados, abra a visão All Documents (Todos os Documentos) se o

banco de dados contiver alguma.)

2. Escolha File (Arquivo) e, em seguida, Print (Imprimir) no menu do Notes.

3. Na seção What to print da caixa de diálogo, clique em Selected View (Imprimir

visão).

4. (Opcional) Se a impressora exibida na caixa Impressora não for a que você deseja,

clique na caixa de texto Name (Impressora) e escolha uma impressora diferente na

lista que o Notes exibe.


Lotus Notes R 7


CAPÍTULO 8

A AGENDA DO NOTES


Controlar sua programação usando o Notes

Abrir a agenda do Notes


Configurar a agenda do Notes

Adicionar um compromisso à agenda

Adicionar um evento à agenda

Adicionar um aniversário à agenda

Criar um convite de reunião

Exibir a agenda de maneiras diferentes

Abrir uma página específica da agenda

Excluir uma entrada na agenda

Criar e controlar tarefas

Lotus Notes R 7


Controlar sua programação usando o Notes

No momento, parece cada vez mais difícil manter o controle de todas as tarefas diárias. Só

no trabalho, você precisa participar de reuniões, encontrar informações, dar telefonemas,

escrever memorandos, participar de seminários e concluir projetos. Se você também tiver

uma vida pessoal, corre o risco de ficar sobrecarregado ao gerenciar tudo de uma só vez.

(Falando nisso, você se lembrou de que hoje é seu décimo quinto aniversário de

casamento?)

Claro que não teria tocado nesse assunto se o Notes não tivesse uma solução para este

problema. A solução é a agenda e o controlador de tarefas do Notes.

A agenda permite que você programe e controle suas atividades, além de lembrá-lo onde

precisa ir e quando. O controlador de tarefas permite a criação e o controle da lista "A

Fazer". Você pode também exibir itens da lista "A Fazer" na agenda. Os recursos, a agenda

e o controlador de tarefas estão disponíveis no banco de dados de correio do Notes.

Você pode adicionar os seguintes tipos de entrada à sua agenda:

Compromissos, são entradas que possuem uma horário de início e de término, como

reuniões, tele-conferências e consultas médicas.

Lembretes, são entradas que lembram você sobre as tarefas que precisa realizar,

como dar um telefonema, enviar uma mensagem ou comprar pão no caminho do

trabalho para casa.

Eventos, abrangem um ou mais dias, como convenções, aulas e férias.

Aniversários, lembram você sobre datas importantes, como aniversários comuns e

de casamento ou qualquer outro dia especial. Em geral, os aniversários se repetem

regularmente, no mínimo uma vez por ano.

Convites, são entradas que convidam pessoas a participarem de uma reunião em um

horário e local específicos. Se a sua empresa implementou o recurso de pesquisa por

horário livre do Notes, você pode ter acesso às agendas de outras pessoas e marcar a

reunião em um horário que todos estejam livres.

Lotus Notes R 7



Você precisa abrir a agenda para usá-la. (Aposto que já sabia disso).

Para abrir a agenda do Notes, siga estes passos:

1. Clique no indicador da Calendar (Agenda) .

2. Exiba a agenda.

Configurar a agenda do Notes

Na verdade, você não precisa configurar a agenda do Notes - ela já está configurada.

Entretanto, você pode querer alterar algumas definições padrão. Elas estão contidas no

documento Perfil da Agenda.

O documento Perfil da Agenda informa ao Notes sobre algumas de suas preferências de

agenda, como o tempo padrão para programar uma reunião e se você deseja que o Notes lhe

avise antes das reuniões. A maioria das outras definições no Perfil da Agenda refere-se ao

Lotus Notes R 7


sistema de horário livre, que permite a você acessar a agenda de outras pessoas e saber qual

é o melhor horário para se marcar uma reunião. Se a sua empresa implementou o sistema de

horário livre e você deseja saber mais sobre as outras definições no Perfil da Agenda,

pressione F1 enquanto o documento Perfil da Agenda estiver aberto.

Para configurar a agenda do Notes, siga estes passos:

1. Com a agenda aberta, escolha Actions (Ações), Tools (Ferramentas) e, em seguida,

Preferences (Preferências) no menu do Notes.

2. Clique na divisória Calendar (Agenda) para abrir as preferências da agenda.

3. Faça as alterações que deseja clicando em uma das divisórias. (Muitas pessoas

ativam as notificações de alarme e aceitam as outras definições padrão).


Dica: Para alterar as opções feitas nas Preferências da Agenda, você pode seguir as

etapas neste procedimento novamente.

Adicionar um compromisso à agenda

Você pode criar um Compromisso para lembrar-se de uma reunião à qual precisa

comparecer ou de algo que precisa fazer. Os compromissos possuem um horário de início e

de término. (Não esqueça de programar um horário para o almoço).

Para adicionar um compromisso na agenda do Notes, siga estes passos:

1. Com a Agenda aberta, clique no botão (Novo) e escolha Appointment

(Compromisso).

2. Na caixa Subject (Assunto), descreva brevemente o objetivo do compromisso. Na

caixa Location (Local), descreva o local do compromisso. Se você desejar

adicionar mais detalhes, adicione-os na área Description (Descrição).

3. Digite a data do compromisso nas caixas Starts (Início) e Ends (Término) ou clique

nos botões de data e selecione a data na agenda popup.

Lotus Notes R 7


4. Digite os horários de início e término nas caixas Horário ou clique nos botões de

horário e arraste o indicador de horário para o horário desejado. Quando acabar de

arrastar, clique em qualquer parte do formulário para aceitar o horário.

5. Clique no botão (Salvar e Fechar).

Dica 1: Para criar um novo compromisso (ou outra entrada na agenda que seja

padrão) em outras visões no banco de dados de correio. Para fazer isso, escolha

Create (Criar) e Calendar Entry (Entrada na Agenda) no menu do Notes.

Dica 2: Você pode clicar em Notify me (Me notificar) e definir um horário para que o

Notes exiba um lembrete sobre este compromisso.

Adicionar um lembrete à agenda

Às vezes, você pode precisar de um lembrete para realizar alguma tarefa, como dar um

telefonema ou comprar leite. Além disso, é possível adicionar um lembrete à agenda para

que não se esqueça do que precisa fazer.

Para adicionar um lembrete na agenda do Notes, siga estes passos:

1. Com a visão Agenda aberta, clique no botão (Novo) e escolha Reminder

(Lembrete).

2. Na caixa Subject (Assunto), descreva brevemente o objetivo do lembrete. Na caixa

Location (Local) descreva o local do lembrete. Se você desejar adicionar mais

detalhes, adicione-os na área Descrição.

3. Na caixa Starts (Início), digite a data de sua tarefa ou clique no botão de data e

selecione a data na agenda popup.

4. Na caixa Horário, digite o horário de sua tarefa ou clique no botão de horário e use

o mouse para arrastar o indicador de horário para o horário desejado. Quando

terminar de arrastar, clique em qualquer parte do formulário para aceitar o horário.

Lotus Notes R 7



Dica 1: Você pode criar um Lembrete (ou outra entrada na agenda) clicando duas

vezes em qualquer data na agenda.

Dica 2: Você pode clicar em Notify me e definir um horário para que o Notes exiba

um lembrete sobre esta entrada na agenda.

Adicionar um evento à agenda

Você pode adicionar um Evento à agenda para reservar horários para tipos especiais de

eventos que envolvem o dia inteiro, como seminários, aulas, shows comerciais e férias.

Para adicionar um evento na agenda do Notes, siga estes passos:

1. Enquanto a visão Agenda estiver aberta, clique no botão (Novo) e escolha

All Day Event (Evento).

2. Digite a data do Evento nas caixas Starts (Início) e Ends (Término) ou clique nos

botões de data e selecione a data na agenda popup.

3. Na caixa Subject (Assunto), descreva brevemente o objetivo do evento. Na caixa

Location (Local), descreva o local do evento. Se você desejar adicionar mais

detalhes, adicione-os na área Descrição.


Dica: Você pode clicar em Definições de alarme na divisória Opções e definir um

horário para que o Notes exiba um lembrete sobre este evento.

Lotus Notes R 7


Adicionar um aniversário à agenda

Um aniversário é um evento que ocorre regularmente todo ano. Pode ser um aniversário de

casamento, um aniversário comum ou qualquer outro dia especial, como o dia em que você

finalmente compra um carro novo. Você pode adicionar um aniversário à agenda para

lembrar-se do dia especial.

Para adicionar um aniversário na agenda do Notes, siga estes passos:

1. Enquanto a visão Agenda estiver aberta, clique no botão (Novo) e escolha

Anniversary (Aniversário).

2. Digite a data do aniversário na caixa Início ou clique no botão de data e selecione

uma data na agenda popup.

3. Na caixa Subject (Assunto), descreva brevemente alguma informação sobre o

aniversário. Na caixa Location (Local), descreva o local do aniversário. Se você

desejar adicionar mais detalhes, adicione-os na área Description (Descrição).

4. Clique em (Repetir). Nas listas drop-down de Freqüência, escolha a

freqüência que deseja repetir este aniversário, como Anualmente e todo ano. Insira o

intervalo de tempo que deseja repetir o aniversário, por exemplo, durante 10 anos.

Em seguida, clique em OK para fechar essa caixa de diálogo.


Dica: Você pode clicar em Notify me e definir um horário para que o Notes exiba um

lembrete sobre este aniversário.

Lotus Notes R 7


Criar um convite de reunião

Se você estiver organizando uma reunião, poderá enviar um convite às pessoas que desejar.

Ao criar um convite, você pode controlar as respostas dos convidados. Você pode consultar

a visão Reuniões para ver quem aceitou e quem recusou seu convite. Se a sua empresa

configurou o recurso de busca por horário livre do Notes, este poderá consultar as agendas

de outros usuários e sugerir o melhor horário para realizar a reunião. Esse recurso

economiza seu tempo na tentativa de escolher o horário ideal para todos os usuários.

Para criar um convite de reunião na agenda do Notes, siga estes passos:

1. Enquanto a visão Agenda estiver aberta, clique no botão

(Programar uma Reunião).

2. Digite a data da reunião nas caixas (Starts) Início e Ends (Término) ou clique nos

botões de data e escolha uma data na agenda popup.

3. Na caixa Subject (Assunto), descreva brevemente o objetivo da reunião. Na caixa

Location (Local), descreva o local da reunião. Se você desejar adicionar mais

detalhes, adicione-os na área Description (Descrição).

4. Digite os horários de Início e Término nas caixas de horário ou clique nos botões de

horário e arraste o indicador de horário para o horário desejado. Quando terminar de

arrastar, clique em qualquer local do formulário e aceite o horário.

5. (Opcional) Digite nomes de pessoas ou grupos que não são precisam comparecer,

mas devem ser informados nas caixas cc ou cco.

6. Clique na área Invitees (Convidados) e digite todos os nomes que deseja incluir.

7. Preencha as áreas necessárias e clique no botão (Salvar e

Enviar Convites) para convidar todos os participantes ou clique no botão

(Salvar como Rascunho) para salvar e fechar o documento sem enviar

convites.

Lotus Notes R 7


Exibir a agenda de maneiras diferentes

A exibição de uma agenda de maneiras diferentes facilita a localização das informações

desejadas. Se você exibir somente dois dias de cada vez, por exemplo, verá tudo o que

precisa ser feito naquele dia e no dia seguinte. A exibição de um mês de cada vez permite

que você faça um planejamento a longo prazo, o que talvez seja útil na programação de

férias ou de aulas.

As opções de exibição da agenda do Notes são as seguintes: um dia de cada vez, dois dias

de cada vez, uma semana de cada vez, duas semanas de cada vez e um mês de cada vez.

Para alterar o modo de exibição da agenda do Notes, siga estes passos:

1. Para alterar o modo de exibição da agenda, clique na opção correspondente ao

período.

2. Day (Dia) mostra a visão do dia com seus horários.

3. Week (Semana) mostra uma visão da semana com os seus dias.

4. Month (Mês) mostra uma visão de todos os dias do mês.

5. Clique nas 3 opções para visualizar a agendas das 3 maneiras.

Lotus Notes R 7


Abrir uma página específica da agenda

Às vezes, você pode querer ver a programação futura ou passada. O Notes permite que

você abra qualquer página da agenda.

Para abrir uma página na agenda do Notes, siga estes passos:

1. Enquanto a visão Agenda estiver aberta, escolha View (Exibir) e Go to date (Ir para

Data) no menu do Notes.

2. Digite a data desejada na caixa de data ou clique no botão de data e escolha uma

data na agenda popup.


Excluir uma entrada na agenda

Se uma reunião for cancelada, é preciso removê-la da agenda. Você também pode excluir

as entradas antigas para tornar a agenda menos confusa e economizar espaço em disco. (Na

Lotus Notes R 7


verdade, as entradas na agenda são documentos do Notes. Além disso, estão listadas na

visão Todos os Documentos no banco de dados de correio.)

Assim como as mensagens de correio normais, as entradas de agenda são excluídas em

duas etapas. A primeira é informar ao Notes as entradas que deseja excluir. O Notes coloca

uma marca ao lado dessas entradas. Em seguida, é preciso informar ao Notes para excluir

as entradas marcadas.

Para excluir uma entrada na agenda do Notes, siga estes passos:

1. Na agenda, clique na entrada que deseja excluir.

2. Pressione a tecla DEL.

Criar e controlar tarefas

A maioria das pessoas possui tarefas que precisam ser concluídas. Em geral, criam uma

lista "A Fazer" que exibe essas tarefas e mostra as tarefas mais importantes. Você pode

criar e priorizar sua lista "A Fazer" diretamente no Notes. O Notes inclui uma visão

especial, a visão A Fazer, que permite acompanhar o progresso das tarefas que precisam ser

concluídas. O Notes também permite criar tarefas pertencentes a um grupo de trabalho e

permite que você envie uma cópia da tarefa a esse grupo.

Quando você acessa a visão A Fazer, o Notes exibe as tarefas que ainda precisam ser

concluídas, as que já estão concluídas e as que estão atrasadas.

Para controlar tarefas no Notes, siga estes passos:

1. Clique no indicador To Do (A Fazer) para abrir a visão.

2. Clique no botão (Novo Item A Fazer).

3. Na caixa Subject (Assunto), descreva brevemente a tarefa. Se você desejar

adicionar mais detalhes, adicione-os na área Description (Descrição).

4. Na caixa Start by (Inicia), digite a data na qual deseja iniciar o trabalho na tarefa ou

clique no botão de data e selecione-a na agenda popup.

Lotus Notes R 7


5. Na caixa Due By (Prazo), digite a data em que deseja concluir a tarefa ou clique no

botão de data e selecione-a na agenda popup.


Dica 1: Se você inseriu uma Data de Início, a tarefa será exibida nessa data na agenda.

Se inseriu um Prazo Final e nenhuma Data de Início, a tarefa será exibida no Prazo

Final na agenda.

Dica 2: É possível informar quando concluir uma tarefa. Para fazer isso, abra a tarefa

To Do (A Fazer) e clique no botão Concluído.

Lotus Notes R 7


CAPÍTULO 9

USANDO O CHAT (INSTANT MESSAGING)


Fazer o Login no Chat do Notes

Configurar a sua Lista de Contatos

Visualizar o Online Status

Usar o Chat (Bate Papo)

Trabalhar com Reuniões Imediatas

Lotus Notes R 7


Fazendo o Login no Chat (Instant Messaging) do Notes

O Chat ou Instant Messaging do Notes, permite que você converse com colegas de trabalho

que estão Online no mesmo momento em que você está usando o Notes.

O Chat abre uma janela de conversação em tempo real. É a maneira perfeita para se obter

uma resposta de forma rápida, de um colega que está ao telefone ou de verificar quando

pode ligar para o seu colega. Você também pode salvar a transcrição da sua conversação

através do Chat.

Quando o cliente do Lotus Notes foi instalado na sua estação de trabalho, uma das opções

da instalação determina como você vai se conectar ao Chat no Notes. Se a opção At Notes

Logon foi selecionada, a conexão com o Chat será feita automaticamente após a carga do

Notes. Se a opção Manually foi selecionada, para entrar no Chat do Notes, você terá que

escolher a opção de menu File > Instant Messaging > Log On Instant Messaging.

Quando você faz o login através das opções de menu, a seguinte caixa de diálogo é

apresentada.

1. Selecione a caixa Save your password, para que esta caixa de diálogo não seja

apresentada no próximo login.

2. Se desejar desconectar do Chat, mas deseja continuar no Notes, você deve escolher a

opção de menu File > Instant Messaging > Log Off Instant Messaging.

Configurando a sua Instant Contact List (Lista de Contatos)

A sua Lista de Contatos, mostra uma lista de usuários (pessoas) que você quer manter

contato regularmente, através do Chat.

Para mostrar a lista, siga estes passos:

1. Selecione a opção de menu File > Instant Messaging, > Show/Hide Instant Contact

List.

2. Dê um clique no botão Instant Messaging na Barra de Status e escolha Show/Hide

Instant Contact List no menu pop-up que é apresentado.

Lotus Notes R 7


3. Dê um clique no botão , que está localizado na Barra de Ações e selecione a

opção Show/Hide Contact List.

4. Dê um clique no ícone Show/Hide Instant Contact List , que está localizado na

Barra de Ferramentas de Mensagens.

5. Pressione simultaneamente as teclas Ctrl+Shift+C.

6. Dê um clique no ícone Sametime Connect , que está localizado na Barra de

Indicadores.

Lotus Notes R 7


A Lista de Contatos é apresentada em uma janela separada, conforme apresentado na tela a

seguir:

Para adicionar pessoas à sua Lista de Contatos, siga um destes passos:

1. Dê um clique no botão Add to Instant Contact List , que está localizado no topo da

janela Instant Contact List, ou

2. Selecione a opção de menu File > Instant Messaging > Add to Instant Contact List,

ou

3. Dê um clique no ícone Add to Instant Contact List, que está localizado na Barra de

Ferramentas de Mensagens.

Lotus Notes R 7


4. A caixa de diálogo é apresentada.

5. Selecione Add a person to the instant contact list, e escolha o nome da pessoa no

campo Name (Nome)

6. Na lista drop-down do campo Add to private group, selecione o nome do grupo

particular com o qual deseja que a pessoa seja apresentada na sua lista.

Grupos particulares em sua lista de contatos são usados para organizar a sua lista. Você

pode querer organizar as pessoas por departamentos ou equipes de projetos.

Para criar novos grupos particulares, dê um clique no botão (Novo) na caixa de

diálogo Add Person or Group e pressione o botão OK.

Dica: Uma pessoa pode estar em mais de um grupo.

O seu administrador do Notes, já criou uma lista de todos os usuários de sua empresa nos

grupos públicos.

Para adicionar um grupo público, siga estes passos:

1. Na caixa de diálogo Add Person or Group, selecione Add a public group to the

instant contact list.

2. Selecione o grupo na lista e clique em Add (Adicionar).

3. Para remover um nome da lista, dê um clique da direita do mouse sobre o nome, e

escolha no submenu a opção Remove (Remover).

Por padrão, o Notes apresenta o nome completo do usuário como o domínio. Também é

apresentada a lista completa de contatos, independente se estão Online ou não. Os contatos

também são apresentados na lista na ordem em que os adicionou. Você pode alterar as

preferências do Chat.

Lotus Notes R 7


Para alterar as preferências do Chat, siga estes passos:

1. Selecione a opção de menu File > Preferences > User Preferences.

2. Dê um clique na seção Instant Messaging e escolha Options. Será apresentada a

seguinte tela:

Nesta caixa de diálogo, são apresentadas as seguintes opções:

Show online people only - Selecione esta opção para mostrar somente as pessoas que

estão Online no momento.

Show short names – Selecione esta opção se desejar visualizar somente o Nome do

usuário.

Show list sorted - Selecione esta opção se desejar visualizar os nomes dos contatos

e/ou grupos classificados em ordem alfabética.

Bring the message window to the front – Selecione esta opção se desejar que a janela

do Chat seja apresentada no topo da área de trabalho do Notes. Com esta opção

selecionada, qualquer texto que esteja digitando em outro programa, vai aparecer na

janela do Chat. O texto só será enviado após clicar no botão Send (Enviar).

Blink the message window - Selecione esta opção se desejar que a sua janela de Chat

pisque quando existir uma atividade na janela, ou seja, se alguém está enviando uma

conversa de Chat para você.

Play a sound – Selecione esta opção se desejar que quando existir uma atividade na

janela de Chat, seja emitido um som. Para selecionar um som, dê um clique no botão

(Navegar).

Lotus Notes R 7


Você pode configurar o padrão de gravação das conversas de Chat nesta caixa de diálogo,

com as opções da seção Chat Transcripts (Conversas no Chat).

Do not save transcripts automatically – Esta é a opção padrão e a recomendada. As

conversas não serão gravadas.

Prompt to save transcripts – Selecione esta opção se deseja ser perguntado se quer ou

não gravar as conversas.

Always save transcripts - Selecione esta opção se deseja que todas as suas conversas

do Chat sejam gravadas.

Visualizando o Online Status

O seu Online Status (Status de Online), mostra na barra de Status o seguinte:

I Am Active – Significa que você está Online e pode receber Chats.

I Am Away – Significa que o seu computador está Online, mas que no momento você

não está sentado na frente do mesmo. As pessoas podem enviar um Chat para você, mas

não ficam esperando uma resposta imediata. A janela de Chat vai ficar na sua tela e

você vai poder responder todas as conversas quando retornar a mesa de trabalho.

Do Not Disturb Me – Significa que está Online, mas não quer que ninguém envie uma

conversa através do Chat.

Disconnected – Significa que você não está Online no momento.

Tabela com os Status de Online do Chat

Ícone Status Mensagem Padrão

Ativo I am active.

Ativo (Usuário Remoto) I am active.

I Am Away (Fora do

computador)

I am away.

Do Not Disturb (Não

Perturbe)

Do not disturb.

Lotus Notes R 7


Usando o Chat (Batendo Papo)

Você pode iniciar uma conversa usando a lista de contato, uma mensagem de correio de

correio, a sua agenda, etc...

Para abrir a janela de Chat (Bate Papo) em diversos locais no Notes, faça um do seguinte:

1. Com a lista de contatos aberta, selecione o nome de um contato e clique no ícone de

Chat na Barra de Ferramentas. Você também pode clicar como o botão direto do mouse

sobre o nome da pessoa e escolher Chat with (Conversar com) no submenu.

2. Quando você tem uma mensagem de correio aberta, você pode conversar com o

remetente clicando o botão de Chat que está localizado na Barra de Ação e escolhendo

a opção Chat with Sender. Escolha a opção Chat with All para ter todos os usuários

Online, incluídos na conversa.

3. Se você tem uma visão de correio aberta, como por exemplo a Inbox, selecione uma

mensagem da pessoa que deseja conversar, e então clique o botão Chat na Barra de

Ação. Escolha a opção Chat with para abrir a janela de conversa.

4. Na visão da Agenda, você pode conversar com o solicitante de uma reunião marcada.

Selecione o documento de reunião, clique no botão Chat na Barra de Ação, e escolha

Chat with.

5. Em seu Address Book (Livro de Endereço) Pessoal, abra um documento de contato e

clique no botão Chat with Contact.

6. Escolha na opção de menu File > Instant Messaging > Chat. Digite o nome da pessoa

você quer conversar na caixa de diálogo Choose Name to Start a Chat, e dê um clique

no botão OK.

Dica: Você só pode conversar com pessoas que estão ativas (Online). Se o usuário estiver fora, a janela de Chat será aberta na tela dele, mas permanecerá inativa até que ele retorne e responda. Você não pode tentar iniciar Chats com pessoas que estão desconectadas ou que fixaram o estado para Do Not Disturb (Não Perturbe)

Lotus Notes R 7


7. Depois que você começa uma conversa, a janela Send Message (Enviar Mensagem) é

aberta. Digite a sua mensagem, e dê um clique no botão Send (Enviar), ou pressione a

tecla <ENTER>).

A janela Send Message (Enviar Mensagem) se expande para fornecer espaço para a pessoa

que está respondendo, poder escrever uma resposta. Quando a pessoa clica no botão Send

(Enviar), a mensagem aparece no topo da janela e assim você pode visualizá-la. Você pode

então responder digitando um texto na janela abaixo, o qual não será visto pelo destinatário,

até que você dê um clique no botão Send (Enviar).

8. Para terminar a conversa, dê um clique no botão Close (Fechar)

9. Você pode manter uma cópia de sua conversa. Na janela do Chat, escolha a opção de

menu Meeting > Save As File (Reunião > Salvar Como Arquivo). Na caixa de diálogo

Save As (Salvar Como), um nome padrão é atribuído ao arquivo. O nome padrão inclui

a data e a hora, como por exemplo 3232005.904 PM.txt. Você pode substituir o nome

antes de clicar no botão Save (Salvar).

Lotus Notes R 7


Trabalhando com Instant Meetings (Reuniões Imediatas)

Você quer trazer outra pessoa para a conversa?

Para colocar outra pessoa na sua conversa, siga estes passos:

1. Dê um clique no botão (Convidar Outros), na janela do Chat.

2. A caixa de diálogo Invite Others to a Meeting (Convide Outros para uma Reunião )

aparece, conforme figura a seguir:

3. Dê um clique no botão (Adicionar Convidados). A caixa de diálogo

Add to Invitation é apresentada:

4. Nesta caixa de diálogo, faça uma das seguintes ações:

Digite o nome da pessoa que você quer que se junte a sua reunião imediata. Dê um

clique no botão Add (Adicionar). Repita estes passos para adicionar outra pessoa,

ou dê um clique no botão Close (Fechar) quando você tiver adicionados todas as

pessoas que deseja.

Você pode selecionar o nome no Address Book Público, clicando no botão à direita

do campo de Nome do Usuário. Selecione o nome que você quer e clique em Add

(Adicionar). Repita estes passos para adicionar outra pessoa, ou dê um clique no

botão Close (Fechar) quando você tiver adicionados todas as pessoas que deseja.

Lotus Notes R 7


5. Após ter selecionado os nomes que deseja, dê um clique no botão Send (Enviar).

Se eles estiverem Online, os convidados podem responder em um dos seguintes modos:

Aceitar o convite clicando no botão Join (Unir), no convite de reunião.

Declinar e fechar o convite, clicando no botão Close (Fechar). A pessoa que emitiu

o convite não recebe uma nota de que o convidado recusou.

Conversar reservadamente com o remetente do convite, clicando no botão Respond

(Responder). Neste caso, o convite fica na tela e assim o convidado pode se unir

depois à conversa..

Quando os convidados se juntarem à reunião, eles podem participar da conversa. Os

comentários da conversa são identificados pelo nome da pessoa.

6. Você também pode começar as reuniões imediatas, escolhendo a opção de menu File >

Instant Messaging e selecionando Start Instant Audio Meeting, Start Instant Video

Meeting, Start Instant Shared Meeting, ou Start Instant Collaboration Meeting.

Lotus Notes R 7


7. Quando você usa estes métodos, a caixa de diálogo Start Instant Meeting aparece:

Siga estes passos:

1. Digite um título de reunião ou assunto no campo de Tópico, ou deixe o tópico padrão.

2. No campo de Mensagem, digite uma mensagem de convite nova, ou deixe a mensagem

padrão.

3. Para acrescentar as pessoas à lista de convidados, dê um clique no botão Add Invitees.

Então faça um do seguinte:

Digite o nome da pessoa que você quer que se junte a sua reunião imediata. Clique

em Add. Repita este passo para adicionar outra pessoa, ou clique em Close.

Para selecionar o nome do Address Book, dê um clique no botão à direita do

campo User Name (Nome de Usuário). Selecione o nome que você quer e clique

em Add. Repita este passo para cada usuário que você quer convidar. Clique em

Close.

4. Na seção Meeting Tools (Ferramentas de Reunião), selecione as ferramentas que você

quer usar em sua reunião:

Chat - denota um texto multi-pessoa de mensagem de reunião.

Screen sharing - permite que outros convidados vejam o que está acontecendo em sua

tela de computador.

Whiteboard - Fornece uma área na qual pode desenhar, digitar, ou exibir arquivos,

como apresentações,

Audio - permite os participantes falar e escutar pelos seus próprios computadores.

Video - permite aos participantes que se vejam um ao outro.

5. Se você quer estar seguro de que sua reunião é confidencial, selecione Secure meeting

(Reunião Segura) para criptografar/codificar sua reunião e ter certeza de que ninguém

fora da reunião pode ler as mensagens que você está enviando ou está recebendo.

6. Dê um clique no botão Send para enviar os convites. Os convidados, vão se juntar à

reunião ou declinar.

Lotus Notes R 7


CAPÍTULO 10

RECURSOS AVANÇADOS DO NOTES


Sincronizar sua senha de Windows com a do Notes (Single Login)

Mudar a senha sincronizada

Marcar as mensagens com cores e ícones “To/cc”

Configurar Cores na Inbox, para identificar remetentes específicos

Mostrar ícones quando o seu nome está no campo To: ou cc:

Mudar o timbre em suas mensagens de correio

Gerenciar as mensagens de SPAM

Trabalhar com Regras nas mensagens

Usar a notificação Out of Office (Fora do Escritório)

Recuperar um documento que foi salvo automaticamente

Controlar o Acesso a sua base de correio e Delegação de Acesso

Usaro Notes Remotamente

Entender o que são usuários móveis no Notes

Criar Réplicas no Notes

Replicar as bases de dados

Criar e editar uma tabela

Usar um índice de texto completo para pesquisar documentos

Criar um novo banco de dados

Algumas dicas adicionais

Lotus Notes R 7


Sincronizando sua senha de Windows com sua senha do Notes (Single Login)

Para sincronizar a senha do Windows com a do Notes, você tem que selecionar o recurso

Login to Notes using your operating system login (Login no Notes usando o seu login do

sistema operacional).

Para habilitar o Single Login (Login Único), siga estes passos:

1. Selecione no menu a opção File > Security > User Security.

2. A caixa de diálogo Lotus Notes é apresentada:

3. Digite a sua senha atual do Notes.

4. A caixa de diálogo User Security (Segurança do Usuário) é apresentada:

5. Marque a opção Login to Notes using your operating system login.

Lotus Notes R 7


Quando você mudar a sua senha do Notes para sincronizar com a do Windows, você deve

fechar o Notes e reiniciar o seu computador. Quando o Windows solicitar a senha de login

no sistema operacional, digite a senha do Windows. Quando você iniciar o Notes, você não

vai precisar digitar a senha do Notes, pois ele assu,e a senha digitada no login do Windows.

Mudando a senha sincronizada

Quando a sincronização está habilitada, você pode mudar a sua senha sincronizada a

qualquer hora. Você pode mudar a sua senha através do Windows ou do Notes. Após a

mudança, as senhas são sincronizadas, e da próxima vez que você fizer o login no Windows

ou no Notes, a nova senha deverá ser usada.

Para mudar a senha no Notes, siga estes passos:

1. Selecione no menu a opção File > Security > User Security.



4. A caixa de diálogo User Security (Segurança do Usuário) é apresentada:

Lotus Notes R 7


5. Dê um clique no botão (Mudar a senha) que está localizado

na seção Your Login and Password Settings.



8. A caixa de diálogo Change Password (Mudar a senha) é apresentada:

9. Na caixa de diálogo Change Password, digite uma nova senha no campo Enter new

password, e redigite a senha novamente no campo Re-enter new password.

10. Para confirmar a alteração da senha, dê um clique no botão OK.

Dica: Como a sua senha fica armazenada em seu arquivo User ID, não se esqueça de atualizar as suas cópias backup deste arquivo, com a senha alterada.

Lotus Notes R 7


Marcando as mensagens com cores e ícones “To/cc”

Você pode especificar que mensagens de certas pessoas sempre aparecem em sua Inbox

(Caixa de Entrada) em cores que você escolhe. Você pode especificar uma cor para o

primeiro plano e outra para o fundo. Por exemplo, você pode usar uma combinação de cor

para identificar os colegas de trabalho em um projeto importante, outra para seu gerente, e

outras para mensagens pessoais de amigos.

Você também pode selecionar opções para exibir ícones nas visões de correio, indicando o

quanto cada mensagem é importante para você. Baseado no número de destinatários nos

campos To: (Para:) e cc (Cópia Carbono) - por exemplo, se você é o único destinatário de

uma mensagem.

Configurando Cores na Inbox, para identificar remetentes específicos

As combinações de cores que você configurou aparecem na Inbox, na Visão All

Documents, e qualquer outra pasta que você criou depois, baseada no modelo da Inbox.

Cores diferente de vermelho aparecem em mensagens não lidas, mas as estrelas vermelhas

continuam sendo apresentadas nas mensagens não lidas;.

Lotus Notes R 7


Para configurar cores na sua caixa de correio, siga estes passos:



3. Na seção Mail (Correio), dê um clique na aba Message Marking (Marcar Mensagens).

4. Na aba (Remetentes), dê um clique na caixa de texto abaixo de

Sender names (Nomes dos Remetentes)

5. Digite o(s) nome(s) da(s) pessoa(s), que deseja que as mensagens apareçam na primeira

combinação de cores. Separe os nomes, pressionado a tecla <ENTER>. Para selecionar

os nomes do Address Book, dê um clique na seta que está abaixo e a direita.

6. Defina uma cor para o fundo (Background) e para o texto.

Lotus Notes R 7


7. Quando acabar de escolher as combinações de cores para as pessoas, dê um clique no

botão OK.

Para remover as cores configuradas, siga estes passos:

1. Abra a sua caixa de correio


3. Na seção Mail (Correio), dê um clique na aba Message Marking (Marcar Mensagens)

4. Na aba (Remetentes), dê um clique no botão

.


Mostrando ícones quando o seu nome está no campo To: (Para) ou cc: (Cópia Carbono)

Os ícones são exibidos em visões de Correio, nas mensagens enviadas para você. Se você

também quer exibir os ícones para o seu endereço internet, você tem que especificar esse

endereço.

Para configurar a apresentação de ícones na sua caixa de correio, siga estes passos:



3. Na seção Mail (Correio), dê um clique na aba Message Marking (Marcar Mensagens).

4. Na aba (Destinatários), dê um clique na caixa de texto abaixo de

Sender names (Nomes dos Remetentes)

Lotus Notes R 7


5. Selecione o tipo de ícone que será apresentado, de acordo com as seguintes situações:

• Um círculo sólido, quando você é o único destinatário de uma mensagem.

• Um círculo meio-sólido, quando seu nome é um de dois ou mais nomes dentro do

campo To:

• Um círculo vazio quando, seu nome está no campo cc (e você não é o único

destinatário), ou, se você selecionar o círculo meio-sólido na opção anterior, quando

seu nome é um além dos nomes que você especificou para o campo To:.


7. As mensagens são apresentadas desta forma:

Lotus Notes R 7


Mudar o timbre em suas mensagens de correio

O Notes permite que você escolha entre mais de 30 timbres para colocar na parte superior

das mensagens de correio que você criar. Os timbres tornam sua mensagem mais elaborada

e informam algo de pessoal sobre você. (Hmm... é melhor ter cuidado com o que você

escolher.)

Para mudar os timbres, escolha Actions (Ações), Tools (Ferramentas) e, em seguida,

Preferences (Preferências) no menu do Notes. Clique na divisória Mail (Correio) e em

Letterhead (Timbre). Selecione o timbre desejado e clique no botão OK.

Lotus Notes R 7


Gerenciando mensagens de SPAM

Em plena era de Internet comercial, o spam é uma das principais perturbações para os

usuários, administradores de redes e provedores, de tal forma que o abuso desta prática já

se tornou um problema de segurança de sistemas. Além disso, é também um problema

financeiro, pois vem trazendo perdas econômicas para uma boa parte dos usuários e lucro

para um pequeno e obscuro grupo.

Originalmente, SPAM foi o nome dado a uma marca de presunto picante (SPiced hAM, em

inglês, de onde surgiu a sigla) enlatado da Hormel Foods, uma empresa norte-americana

que vende o produto desde 1937.

Uma ferramenta do Notes que pode ajudá-lo a controlar e diminuir as mensagens spam em

sua caixa de correio, é a ferramenta de bloqueio de mensagens indesejadas.

Para bloquear mensagens de um remetente específico, siga estes passos:

1. Dê um clique no botão , que está na Barra de Ação.

2. Escolha a opção Block Mail from Sender.

3. Aparece a caixa de diálogo Blocked Senders List.

4. Você pode escolher Block all mail from the specified sender (Bloqueia mensagens de

um usuário específico) ou Block mail from any address that ends with (Bloqueia

mensagens de um domínio específico).

5. Escolha o que deseja bloquear e clique no botão OK.

Após dar o clique no botão OK, todas as mensagens de um remetente ou domínio

específico, serão movidas da sua Inbox (Caixa de entrada) para a visão Junk Mail. Todas

as futuras mensagens que receber deste usuário ou domínio, vão ser colocadas

automaticamente na visão Junk Mail, para que não precise se preocupar com estas

mensagens na sua Inbox.

Posteriormente, você pode acessar a visão Junk Mail, para decidir o que fazer com as

mensagens. Dependendo do que desejar fazer com a mensagem, escolha um dos botões da

Barra de Ação.

http://www.spam.com/ci/ci_in.htm

Lotus Notes R 7


Delete - remove todas as mensagens selecionadas e as coloca da pasta Trash, Ela

continuará aparecendo na visão All Documents e Trash, até que seja removida da

lixeira.

Delete All – Faz a mesma ação que o botão Delete, sendo que para todas as mensagens

da visão Junk Mail.

Unblock – Para de bloquear as mensagens do remetente da mensagem selecionada

(você será perguntado se confirma a remoção do bloqueio). Após escolher este botão, as

mensagens deste destinatário serão recebidas novamente na Inbox.

Manage List – Abre a lista de remetentes bloqueados, a qual mostra os endereços de

todos os remetentes que bloqueou. Selecione o endereço de qualquer remetente que

você deseja remover, e dê um clique no botão Remove (Remover). Para remover todos

de uma única vez, dê um clique no botão Remove All (Remover Todos) para remover

todos os endereços da lista.

Lotus Notes R 7


Trabalhando com Regras nas mensagens

As regras determinam como o Notes vai tratar as mensagens que chegam a sua caixa de

correio. A criação de regras está dividida em dois passos. Primeiro você cria a regra e

depois você a ativa. O Notes atua com as regras nas mensagens que chegam à sua caixa de

correio. Se as condições definidas pela sua regra forem encontradas, o Notes toma a ação

que você definiu.

Para criar uma regra na sua caixa de correio, siga estes passos:

1. Abra a sua base de correio

2. Dê um clique na pasta Tools e em seguida na pasta Rules.

3. Dê um clique no botão , que está localizado na Barra de Ações.

4. A caixa de diálogo New Rule é apresentada.

Lotus Notes R 7


5. Selecione a opção Condition e escolha as opções de cada caixa de lista. Os elementos

podem ser sender, subject, body, importance e Delivery priority. Na outra caixa de

lista, os elementos podem ser contains, does not contain, is, e is not. Na caixa de

texto, digite o texto ou valor que deseja colocar como condição.

6. Dê um clique no botão Add (Adicionar).

7. Em Specify Actions, defina que ação deseja que seja tomada. Na caixa de lista escolha

a opção que atende a sua vontade, como por exemplo Move to folder ou Delete.

Dependendo da ação, você deve dar um clique no botão Select.

8. Dê um clique no botão Add Action (Adicionar Ação).

9. Após definir todas as suas condições e ações, dê um clique no botão OK.

As regras são executadas na ordem em que aparecem na lista, do topo para baixo.

Lotus Notes R 7


Usando a notificação Out of Office (Fora do Escritório)

A notificação Out of Office responde automaticamente as mensagens que chegam à sua

caixa de correio, enquanto você estiver ausente do escritório. Esta é uma boa ferramenta

para ser usada quando estiver de férias ou viajar a trabalho por um período, sem poder estar

acessando o seu correio remotamente.

Para criar uma mensagem de Out of Office (Fora do Escritório), siga estes passos:

1. Abra a sua base de correio.

2. Dê um clique no botão e escolha a opção Out of Office.

3. A caixa de diálogo Out of Office é apresentada. Nesta caixa existem quatro abas.

4. Na aba de Datas, digite as datas de saída (Leaving) e de retorno (Returning).

5. Na aba Out of Office Message (Mensagem de Fora do Escritório), digite a mensagem

de aviso de que está ausente do escritório. Esta mensagem será enviada para todos os

remetentes de mensagens no período que estiver ausente e sem acesso à sua caixa de

correio.

Lotus Notes R 7


6. (Opicional) - A aba Special Message, permite que crie uma mensagem especial para

uma pessoa ou um grupo de pessoas. Para selecionar as pessoas ou grupos, dê um

clique na seta próxima a caixa de texto To (Para) . Quando a caixa de diálogo com a

lista das pessoas do Address Book aparece, selecione a(s) pessoa(s) e digite a sua

mensagem.

Lotus Notes R 7


7. Na aba Exceptions, indique as pessoas e grupos que não devem receber nenhuma

notificação de ausência. Neste caso estas pessoas não vão receber a sua notificação de

ausência. Para selecionar as pessoas ou grupos, dê um clique na seta próxima da

primeira caixa de texto .

8. Enquanto estiver ausente, pode desejar que mensagens enviadas para grupos em que

você faz parte, não retornem uma mensagem de Out of Office. Para selecionar as

pessoas ou grupos, dê um clique na seta próxima da segunda caixa de texto .

9. Enquanto estiver ausente, pode desejar que mensagens enviadas para um mailing list

que você faz parte, não retornem a mensagem de Out of Office. Neste caso coloque

qual o texto Assunto (Subject), você recebe destes mailing lists.

10. Caso receba muitas mensagens externas pela Internet, e não deseje que seja enviada

uma mensagem de Out of Office, selecione o campo Do not automatically reply to

Internet addresses.

11. Após configurar o que deseja, dê um clique no botão Enable/Disable, para concluir a

ativação/desativação do Out of Office (Fora do Esxritório). Aparecerá a caixa de

diálogo Out of Office. Dê um clique no botão Yes, para confirmar a ativação do agente.

Lotus Notes R 7


12. Você receberá a seguinte mensagem de confirmação.


14. Retorne ao agente de Out of Office, e observe que o Current Status (Situação Atual),

está como sendo apresentado como Enabled (Ativado).

O agente do Out of Office, é executado no servidor uma vez ao dia e na madrugada. Desta

forma, ao ativar o Out of Office para uma ausência de um dia, não é uma boa idéia.

Somente utilize o Out of Office, se for ficar ausente por dois ou mais dias.

Quando retornar ao escritório, é necessário desativar o Out of Office. Para fazer esta tarefa,

siga estes passos:

1. Abra a sua caixa de correio

2. Escolha a opção de menu Tools > Out of Office.

3. Será apresentada a caixa de Out of Office. Nesta caixa de um clique no botão

Enable/Disable (Ativar/Desativar).

4. Será apresentada a seguinte mensagem.

Lotus Notes R 7


5. Dê um clique no botão Yes..

6. Você receberá a seguinte mensagem de confirmação.


8. Será apresentada a seguinte mensagem.

9. Dê um clique no botão Yes..

Lotus Notes R 7


Configurando a Autosave de documentos no Notes Enquanto você está editando um documento no Notes, pode salvá-lo automaticamente, com

um recursos chamado de AutoSave (Auto Gravação). Com este recurso habilitado, o Notes

salva o documento em uma base de dados local. Isto o ajuda a recuperar mensagens no caso

de uma falta de energia ou falha no sistema operacional. O Notes descarta estas mensagens

ou documentos quando a mensagem é enviada, salva ou descartada.

Para usar este recursos, você precisa habilitar o AutoSave em suas preferências de usuário.

A caixa de diálogo de Preferências de Usuário, possui uma opção para habilitar o

AutoSave, e para fixar o intervalo de tempo que o documento que está sendo editado deve

ser salvo.

Para habilitar a mensagem de aviso de nova mensagem, siga estes passos:

6. No menu do Notes, selecione File > Preferences > User Preferences.

7. Será apresentada a caixa de preferências do usuário.

8. Na seção Basics > Startup Options, dê um clique na opção AutoSave every __

minutes.

Lotus Notes R 7


Recuperando um documento que foi salvo automaticamente

Quando você está editando um documento no Notes e a estação congela, não é possível

salvar o documento através do menu. Com a opção AutoSave habilitada, o Notes salva

automaticamente os documentos abertos.

Se passar por um problema de congelamento do computador ou falta de energia, siga estes

passos:

1. Quando você reiniciar o seu cliente de Notes depois de uma falha, aparecerá uma caixa

de diálogo informando que existe(m) documento(s) não salvos.

2. Para recuperá-los, dê um clique no botão Yes (Sim).

Se você escolher Yes (Sim), será apresentada uma caixa de diálogo com os documentos que

você está querendo recuperar. Nesta caixa de diálogo, aparecem várias opções de

recuperação:

Opção Descrição

Recover Recupera o documento selecionado e o remove da lista.

Recover All Recupera todos os documentos, e se nenhum erro ocorrer, fecha a caixa

de diálogo.

Delete Apaga este documento do banco de dados local do AutoSave, e não

faz nenhuma mudança no documento original.

Delete All Apaga todos os documentos do banco de dados local do AutoSave, e

não faz nenhuma mudança aos documentos originais.

Lotus Notes R 7


Controlando o Acesso a sua base de correio e Delegação de Acesso

As preferências de Acesso e Delegação são divididas em três páginas: Access to Your

Mail and Calendar (Acesso ao seu Correio e Agenda), Access to Your Schedule (Acesso

ao seu Horário), e Shortcuts to Others' Mail (Atalhos para Outras' opções de Correio).

Nestas páginas você determina quem pode acessar o seu correio, quem pode acessar seu

tempo livre, quem pode ver suas entradas de Agenda, quem podem criar entradas na sua

Agenda e assim sucessivamente. Se você não faz nenhuma mudança e aceita os padrões do

Notes, ninguém pode acessar seu correio e todo o mundo tem acesso a seu tempo livre (mas

não podem ver os detalhes ou as entradas em sua Agenda), e você não tem direito de

acessar os bancos de dados de correio de outras pessoas.

Para configurar o acesso e as preferências de delegação, siga estes passos:


2. Dê um clique no botão e escolha a opção Preferences (Preferências)

3. Selecione a aba Access & Delegation (Accesos & Delegação).

4. Na página Access to Your Mail & Calendar (Acesso ao seu Mail & Agenda), dê um

clique no botão Add Person or Group (Adicionar Pessoa ou Grupo).

5. Selecione a pessoa ou grupo que você deseja permitir acesso ao seu correio ou agenda.

Lotus Notes R 7


6. Escolha o nível de acesso você quer dar para os itens do seu Correio, Agenda, e A

Fazer. Na tabela a seguir, é apresentada uma explicação detalhada de cada nível de

acesso.

Se no

passo 2

você

escolher

Opção

selecionada

Nível de Acesso

All Mail,

Calendar

and To Do

Read any

document

Permite a pessoa ou grupo que você designou, ler seu

e-mail (mas não mensagens criptografadas), entradas

da agenda (mas não detalhes de entradas marcadas

como privadas), e itens A Fazer (mas não os que

foram marcados como privado).

Read and create

any document,

send mail on

your behalf

Igual à seleção anterior, sendo que eles também

podem enviar mensagens de correio usando o seu

banco de dados. Quando eles enviarem uma

mensagem de correio usando o seu banco de dados, o

correio é identificado aos destinatários como uma

mensagem criada pelo usuário que foi delegado (By

Jane Kirkland on behalf of Dorothy Burke).

Read, edit, and

create any

document, send

mail on your

behalf

Igual à seleção anterior, sendo que também permite ao

delegado, a edição das mensagens de seu correio.

Lotus Notes R 7


Read, edit,

create, and delete

any document,

send mail on

your behalf


delegado, apagar qualquer documento em seu banco

de dados de correio.

Read and create

any document,

delete any

document they

created

Restringe ao delegado, somente apagar os documentos

que ele criou em seu banco de dados.

Only

Calendar

and To Do

Read any

Calendar Entry

or To Do

Permite ao delegado ler sua Agenda e A Fazer, mas

não o seu e-mail e itens da agenda que você marcou

como privado.

Read, create,

edit, and delete

any Calendar

Entry or To Do


delegado editar e apagar itens da Agenda e A Fazer.

None Nenhuma opção

apresentada

7. Dê um clique no botão OK para confirmar as opções que escolheu.

Dica: Você não tem que fornecer sua senha para outros acessarem seu correio ou informação de

agenda. Se você conceder acesso a um usuário ou grupo, não é necessário informar a senha do seu arquivo ID.

Lotus Notes R 7


Usando o Notes Remotamente

Entendendo o que são usuários móveis Um usuário móvel é o que trabalha em múltiplos locais e às vezes trabalha no Notes

desconectado da rede. Usuários não móveis Nota entram no Notes e nem se preocupam em

precisar saber como fazer para conectar a um servidor Notes.

Se você usa um computador no trabalho e um outro em casa, você tem que pensar em como

você manterá os Address Books Pessoais atualizados.

Como um usuário móvel, você pode ter que ter certeza do seguinte (especialmente se você

estará viajando):

Os seus documentos de Location (Localidade) e Connection (Conexão) estão

configurados.

Você tem réplicas das bases de dados que usa com freqüência no servidor

Os documentos de Location (Localidade) e Connection (Conexão), devem ser

configurados pelo Administrador Notes, ou com ajuda dele.

Criando Réplicas no Notes Quando você precisa trabalhar em bancos de dados que estão armazenados no servidor no

seu escritório, mas você está trabalhando longe do escritório, você vai precisar ter réplicas

locais dos bancos de dados. É uma boa idéia criar as réplicas enquanto você ainda estiver

no escritório, com uma conexão de rede rápida. Em uma conexão remota, a criação da

réplica da base de dados pode ser demorada.

O banco de dados mais importante para se ter uma réplica local é seu banco de dados de

correio. Para descobrir se uma réplica já está criada em seu computador, dê um clique da

direita do mouse sobre o Indicador da sua base de correio . Escolha a opção Open

Replica (Abrir Réplica) Se a opção Local aparecer na lista de réplicas, você já tem uma

réplica em seu computador/laptop.

Caso não tenha uma réplica da base de correio em sua estação, siga estes passos para criar

uma réplica Local:

1. Abra a sua base de correio e escolha a opção de menu File > Replication > New

Replica

2. A caixa de diálogo Create Replica for Database [Título da base de dados] é

apresentada:

Lotus Notes R 7


3. Tenha certeza que no campo Server (Servidor) esta sendo exibido Local. O Notes

preenche o caminho do arquivo do Banco de dados automaticamente. Você pode mudar

o caminho para colocar o arquivo em um local diferente, se você quiser.

4. Dê um clique no triângulo que está à esquerda da seção Replica Settings

(Configurações de Réplica).

5. Após o clique, a seção é expandida.


Lotus Notes R 7


Replicando as bases de dados

Tendo criado réplicas locais de bancos de dados, periodicamente você tem sincronizá-las

com as do servidor. Para fazer isso, você pode usar a página de Replication (Replicação).

A página de Replication (Replicação) é um local central onde você controla todas suas

necessidades de replicação. Usando os recursos disponíveis na página de Replicação, você

pode definir opções para controlar a replicação do seu correio e qualquer outro banco de

dados.

Acesse a página Replication clicando no Indicador Replication (Replicação) .

Quando você criar uma réplica local de qualquer banco de dados, O Notes acrescenta uma

entrada para aquele banco de dados na sua página de Replicação. Além disso, pode haver

mensagens de correio a serem enviadas. A figura a seguir apresenta a página de Replicação:

Para replicar os bancos de dados, dê um clique em (Comece Agora). Para

replicar somente o banco de dados de correio e iniciar o envio de mensagens, clique na seta

da direita do botão e selecione Start Mail Only Now (Comece Agora

Somente o Correio).

Lotus Notes R 7


Criar e editar uma tabela

Você pode adicionar tabelas aos documentos do Notes. As tabelas freqüentemente tornam a

informação mais fácil de ser lida e compreendida.

Para criar uma tabela em um documento que estiver criando ou editando, escolha Create

(Criar) e, em seguida, Table (Tabela)

no menu do Notes. Clique em um dos botões de tipo de tabela e aceite ou digite outro

número para as linhas e colunas desejadas. Em seguida, clique no botão OK. Quando você

cria a tabela, o Notes adiciona o comando Table (Tabela) ao menu do Notes para ajudá-lo a

personalizar sua tabela. Sempre que o cursor estiver na tabela, o Notes irá exibir o comando

Table (Tabela) no menu.

Usar um índice de texto completo para pesquisar documentos

Se um banco de dados tiver um índice de texto completo, você poderá fazer pesquisas mais

avançadas. Por exemplo, você pode pesquisar bancos de dados para encontrar documentos

criados por um determinado autor ou que tenha sido criado antes de uma determinada data.

Também pode criar fórmulas complexas de pesquisa usando vários critérios para localizar

documentos específicos em bancos de dados.

Lotus Notes R 7


Para descobrir se um banco de dados possui índice de texto completo, exiba a barra de

pesquisa (escolha View (Exibir) e Search this view (Barra de Pesquisa) no menu do

Notes). Se a palavra Indexed (Indexado) aparecer na parte superior direita da barra de

pesquisa, você poderá usar o índice para realizar uma pesquisa mais detalhada.

Para criar um índice de texto completo, exiba a barra de pesquisa, clique no botão More

(Mais) e no botão Criar Índice. (Se o banco de dados estiver em um servidor,

você precisará ter acesso Designer ou Gerente ao banco de dados para criar um índice de

texto completo.)

Criar um novo banco de dados

O Notes oferece muitos modelos para ajudá-lo a criar novos bancos de dados. Um modelo

inclui os elementos estruturais básicos de um banco de dados, assim como formulários,

visões e pastas. Para criar um banco de dados, escolha File (Arquivo), Database (Banco de

Dados) e New (Novo) no menu do Notes. Escolha o modelo que você quer usar, dê um

título ao banco de dados e clique no botão OK.

Lotus Notes R 7


Algumas dicas adicionais

Você pode ter notado algumas delas ao trabalhar com o Notes, mas mesmo assim

mencionarei estas dicas.

1. Quando você clica em um objeto ou localidade no Notes e, em seguida, clica com o

botão direito do mouse, o Notes exibe um menu relacionado ao objeto ou localidade

clicada.

2. Ao ler um documento em um banco de dados, você pode pressionar ENTER para

fechar o documento atual e exibir o próximo documento do banco de dados ou

pressionar TAB para exibir o próximo documento não lido do banco de dados.

3. Sempre que você quiser criar algo de novo em um banco de dados, como um novo

documento, tabela ou pasta, consulte o menu Create (Criar). Os itens no menu são

alterados dependendo de qual banco de dados você estiver usando e qual parte do

banco de dados estiver ativa.

4. Os itens no menu Actions (Ações) também são alterados, dependendo de qual

banco de dados você estiver usando e qual parte do produto estiver ativo.

curso lotus notes 7 basico

Documents

dados notes

encerrando o notes

iniciando o lotus notes

lotus notes r

o address book

usando o correio

uma mensagem recebida

criar uma mensagem